Pre requisitos de cuentas por pagar

GUÍA DE USUARIO Cliente Decameron All Inclusive Hotels and Resorts Nombre del proyecto: Somos+ ERP UNA SOLUCION QUE NOS INTEGRA Fase de implementación: Diseño Equipo de proyecto: Elisa García Francy Angulo Fátima Mejía Nidia Alarcón Zaida Angarita Yanina Silva Versión: 1.0 Fecha: 23 de Febrero de 2019 1

CONTENIDO CONTENIDO ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2 Creación Tipos de Servicio-------------------------------------------------------------------------------------------------- 3 Configuración Matriz Facturas Directas ------------------------------------------------------------------------------ 7 2

CREACIÓN TIPOS DE SERVICIO Creación Tipos de Servicio y Matriz de compras directas En un registro personalizado se crean los diferentes Tipos de Servicio Es importante antes de crear la Matriz de Aprobación de facturas, tener creados todos los Tipos de Servicio Pasos a seguir NOMENCLATURA DEL DOCUMENTO Tipo Descripción Transacciones Una transacción es cualquier intercambio financiero entre su negocio y sus clientes o proveedores. Las transacciones se crean a partir de registros o Entidades se introducen en formularios. Cada transacción genera un flujo de dinero entre ciertas cuentas y se registra en libros diarios y mayores contables. Se define como entidad cualquier Cliente, Cliente potencial, Cliente Interesado, Empleado, Proveedor creado en el sistema. Información adicional que permite tener un mejor entendimiento del proceso que se va a detallar. Especificaciones técnicas que se recomienda seguir para un mejor manejo del sistema. Roles involucrados en cada uno de los procesos. Símbolo de Recordatorios. Se mostrará una ayuda (Tip) para facilitar el manejo dentro de la herramienta. * Símbolo que identifica que un campo es obligatorio, si no se llenan estos campos el sistema no me permitirá continuar con el proceso. Marcar o desmarcar un campo de verificación (check box). 3

Campo de selección única. Símbolo que hace referencia a poder editar el registro. Identifica que un campo es de lista, se podrá seleccionar un valor dentro de esa lista. Dentro de los formularios podemos encontrar campos de fecha, este símbolo indica que el sistema muestra un calendario para facilitar la selección de la fecha. Identifica que un campo es de lista, se podrá dar click y hacer una búsqueda del valor de lista por el nombre. Identifica la creación de nuevos valores de lista, únicamente los roles con el permiso de creación de valores de lista podrán visualizar este símbolo. Link a un registro, se abrirá el registro en modo Ver. Para la creación de cualquier tipo de servicio se debe generar mediante un requerimiento al corporativo. Usuario encargado de realizar la creación de tipos de servicio 1. Ingresar por la sección Personalización >> Listas, Registros y Campos >> Listas 2. Se abre la pantallas con todas las listas creadas 4

3. Se da click sobre la Lista Tipo de Servicio 4. Pantalla con los tipos de servicio creados 5. Dar click sobre el campo para escribir el nombre del Tipo de servicio que se va a crear 6. Se escribe el Tipo de Servicio 7. Se da click en 8. Se da click en 5

9. Para Inactivar un tipo de Servicio, se da click al final en la columna INACTIVO, y se marca el checkbox 10. Click en 6

CONFIGURACIÓN MATRIZ FACTURAS DIRECTAS Configuración Matriz Facturas Directas Se realiza un registro personalizado configurando la Subsidiaria con los Roles y Usuarios autorizados para aprobar Es importante realizar previamente la configuración de la Matriz de Aprobación de Facturas Directas Pasos a seguir NOMENCLATURA DEL DOCUMENTO Tipo Descripción Transacciones Una transacción es cualquier intercambio financiero entre su negocio y sus clientes o proveedores. Las transacciones se crean a partir de registros o Entidades se introducen en formularios. Cada transacción genera un flujo de dinero entre ciertas cuentas y se registra en libros diarios y mayores contables. Se define como entidad cualquier Cliente, Cliente potencial, Cliente Interesado, Empleado, Proveedor creado en el sistema. Información adicional que permite tener un mejor entendimiento del proceso que se va a detallar. Especificaciones técnicas que se recomienda seguir para un mejor manejo del sistema. Roles involucrados en cada uno de los procesos. Símbolo de Recordatorios. Se mostrará una ayuda (Tip) para facilitar el manejo dentro de la herramienta. * Símbolo que identifica que un campo es obligatorio, si no se llenan estos campos el sistema no me permitirá continuar con el proceso. Marcar o desmarcar un campo de verificación (check box). 7

Campo de selección única. Símbolo que hace referencia a poder editar el registro. Identifica que un campo es de lista, se podrá seleccionar un valor dentro de esa lista. Dentro de los formularios podemos encontrar campos de fecha, este símbolo indica que el sistema muestra un calendario para facilitar la selección de la fecha. Identifica que un campo es de lista, se podrá dar click y hacer una búsqueda del valor de lista por el nombre. Identifica la creación de nuevos valores de lista, únicamente los roles con el permiso de creación de valores de lista podrán visualizar este símbolo. Link a un registro, se abrirá el registro en modo Ver. Para la creación de cualquier tipo configuración de matriz de compra directa se debe generar mediante un requerimiento al corporativo. Usuario encargado a realizar el registro de la configuración 1. Coloque el puntero del mouse sobre la sección de Configuración, Compras, Matriz Aprobación facturas directas 8

2. Se abre la lista de las matrices configuradas 3. Dar click en el botón 4. Se selecciona el tipo de servicio 5. Se selecciona la Subsidiaria, únicamente se puede seleccionar una subsidiaria: 9

6. Se selecciona la Clase únicamente una clase: 7. Se selecciona la Ubicación, únicamente se selecciona una Ubicación: 8. Se selecciona el Departamento, Únicamente se selecciona un departamento: 9. Se selecciona la pestaña 10. Se selecciona el primer Nivel de Aprobación 11. Se selecciona el Rol Aprobador del Gasto 10

12. Se selecciona el Aprobador 13. Se selecciona El Rol Aprobador Suplente 14. Se da click en el botón 15. Se selecciona el Segundo Nivel de Aprobación 16. Se selecciona el Rol Aprobador del Área de Contabilidad 17. Se selecciona el Usuario Aprobador del Área de Contabilidad 18. Se selecciona el Usuario Aprobador del Área de Contabilidad Suplente 19. Se da click en el botón 11

20. Se da click en el botón 21. Registro personalizado de la Matriz de Aprobación de Facturas Directas Se debe configurar la Matriz de Aprobación de Facturas Directas previamente a realizar el registro de las facturas En caso de que los usuarios configurados como aprobadores se encuentren en periodo de vacaciones el sistema tomara como aprobador al configurado como aprobador suplente. 12