7_การจัดซื้อวัสดุอุปกรณ์สำนักงาน (ธุรการสำนักงาน)

การจดั ซื้อวสั ดุอปุ กรณ์สานักงาน

หลกั ในการจัดซื้อ 1. จดั ซ้ือไดจ้ ากแหล่งที่เหมาะสม (Right Source) 2. จดั ซ้ือไดต้ ามคุณภาพท่ีตอ้ งการ (Right Quality) 3. จดั ซ้ือและสงั่ ใหส้ ่งของไดต้ ามจานวนที่กาหนดไว้ (Right Quantity) 4. จดั ซ้ือจากพอ่ คา้ ท่ีมีความเชื่อถือไดท้ ้งั ระยะเวลาส่งของ วนั ท่ีส่งของ และส่งไปยงั สถานท่ีที่กาหนด (Right Time and Right Place) 5. จดั ซ้ือไดใ้ นราคาที่เหมาะสม (right Price)

สินค้าหรือวสั ดุทจี่ ะจัดซื้อ แบ่งเป็น 4 ประเภท คือ 1.วสั ดุทางตรง (Direct Materials) หรือวตั ถุดิบ (Raw Material) 2. วสั ดุทางออ้ ม (Indirect Materials) 3. วสั ดุหรือสินคา้ ใหม่ท่ียงั ไม่เคยจดั ซ้ือมาก่อน 4. สินคา้ พิเศษ ใบคาขอซ้ือตอ้ งมีขอ้ มูลท่ีสาคญั และจาเป็นไดแ้ ก่ 1. ช่ือของผเู้ ขียนใบคาขอซ้ือ หน่วยงาน ชื่อหรือรหสั ของแผนกทีขอซ้ือลายมือชื่อและ ตาแหน่งผอู้ นุมตั ิ ประเภทของวสั ดุทางตรงหรือทางออ้ ม

ใบคาขอซ้ือตอ้ งมีขอ้ มูลที่สาคญั และจาเป็นไดแ้ ก่ 1. ช่ือของผเู้ ขียนใบคาขอซ้ือ หน่วยงาน ช่ือหรือรหสั ของแผนกทีขอซ้ือลายมือชื่อและตาแหน่ง ผอู้ นุมตั ิ ประเภทของวสั ดุทางตรงหรือทางออ้ ม 2. สเปคหรือมาตรฐาน (Specification or Standard) ของสินคา้ หรือวสั ดุท่ีตอ้ งการซ้ือ 3. รายละเอียดเกี่ยวกบั ชื่อของวสั ดุ (Description) จานวนที่ตอ้ งการกซ้ือ หน่วยในการจดั ซ้ือ 4. เวลาและสถานที่ที่ตอ้ งการใหส้ ่งของ 5. ความตอ้ งการในอนาคต 6. รายละเอียดอ่ืน ๆ หรือคาแนะนา

วธิ ีการจัดซื้อ 1. การจดซื่อวสั ดุทางออ้ ม ทาไดด้ งั น้ี 1.1 จดั ซ้ือโดยใชเ้ งินสด โดยมากเป็นสินคา้ ที่ไม่ตอ้ งเกบ็ สตอ๊ ก มีราคาถูก ช้าจนวนไม่มาก หาซ้ือไดง้ ่ายในทอ้ งตลาด 1.2 จดั ซ้ือโดยใชใ้ บคาขอซ้ือ (Purchase Requisition) และในสัง่ ซ้ือ (Purchase Order) ใชใ้ นการจดั ซ้ือวสั ดุที่มีราคาสูงและเป็นวสั ดุท่ีมีความสาคญั ต่อกระบวนการผลิต มีความจาเป็นตอ้ ง เกบ็ สตอ๊ กใหเ้ พียงพอต่อความตอ้ งการใชอ้ ยตู่ ลอดเวลา

2. การจดั ซ้ือวสั ดุทางตรง เป็นการจดั ซ้ือวตั ถุดิบเพื่อใชใ้ นการผลิต หรือเรียกวา่ วสั ดุทางตรงซ่ึงผจู้ ดั ซ้ือตอ้ งพยายามทาใหร้ าคาต่าสุดเท่าท่ีจะทาได้ เพอ่ื ลดตน้ ทุนวตั ถุดิบ อนั จะนาไปสู่การเพม่ิ ผลกาไรใหอ้ งคก์ าร ซ่ึงแนวทางในการทาใหร้ าคาวสั ดุทางตรงลดลง ทาไดห้ ลายทาง คือ 2.1 ปรับปรุงสัมพนั ธภาพระหวา่ งผซู้ ้ือกบั ผขู้ าย ใหม้ ีลกั ษณะพี่งพาอาศยั กนั มากข้ึน 2.2 เพม่ิ ความช่วยเหลือดา้ นเทคโนโลยี มีการแลกเปลี่ยนขอ้ มูลระหวา่ งกนั ใหม้ ากข้ึน 2.3 การคดั เลือกผขู้ าย (Supplier) โดยการประเมินผลงานในดา้ นต่าง ๆ ที่ผา่ นมาของ ผขู้ าย

การประกวดราคา เป็นวธิ ีการจดั ซ้ือที่เป็นปกติของหน่วยงานราชการ และมีระเบียบกาหนดไวอ้ ยา่ งรัดกมุ ส่วนหน่วยงาน เอกชนไม่นิยมใชก้ ารประกวดราคา เพราะเสียวเวลาและไม่สะดวกในการปฏิบตั ิ กรณีของหน่วยงานเอกชน การประกวดราคาจะใหผ้ ขู้ ายเสนอราคา โดยผซู้ ้ือตอ้ งติดตอ่ ผขู้ ายต้งั แต่ 3รายถึง 8 รายโดยเฉลี่ยเขา้ ร่วมเสนอราคาเพอื่ เลือกรายที่เหมาะสมที่สุด ส่วนการประกวดราคาในหน่วยงานราชการเป็น การเปิ ดประกวดราคาทวั่ ไปไม่สามารถจากดั จานวนผเู้ สนอราคาได้ แตผ่ ซู้ ้ือสามารถกาหนดเงื่อนไขตา่ ง ๆได้ ผู้ เสนอขายรายใดท่ีเสนอสินคา้ หรือวสั ดุไดต้ ามท่ีผซู้ ้ือตอ้ งกาหนดในราคาถูกกวา่ รายอ่ืนจะเป็นผชู้ นะในการ ประกวดราคา

กรณจี ดั ซื้อโดยการประกวดราคาน้ัน ควรเป็ นการจดั ซื้อวสั ดุหรือสินค้าทม่ี ลี กั ษณะ 5 ประการดงั นี้ 1. สินคา้ หรือวสั ดุที่ตอ้ งการซ้ือมีราคาสูงมาก หรือจานวนท่ีสง่ั ซ้ือมีปริมาณสูง เพื่อใหไ้ ดร้ าคาที่เหมาะสมจึงควรใหม้ ีการ ประกวดราคา 2. สินคา้ หรือวสั ดุน้นั มีคุณลกั ษณะหรือมาตรฐานที่ชดั เจน เพ่ือใหผ้ เู้ สนอราราไดร้ ับรู้ถึงลกั ษณะของสินคา้ หรือวสั ดุที่ชดั เจน ตลอดจนระยะเวลาและตวั แปรอื่น ๆ เกี่ยวกบั สินคา้ เพอ่ื จะไดป้ ระเมินตน้ ทุนไดอ้ ยา่ งถูกตอ้ งและตดั สินใจไดว้ า่ จะเสนอราคาเท่าใด 3. ผขู้ ายที่มีความสามารถในการผลิตสินคา้ หรือวสั ดุที่ตอ้ งการ จะตอ้ งมีจานวนมากพอสมควรในตลาดเพือ่ จะไดม้ ีการแข่งขนั กนั เสนอราคาไดแ้ ละจะตอ้ งไม่มีการตกลงสมยอมราคากนั

4. ผขู้ ายท่ีมีคุณสมบตั ิตามท่ีตอ้ งการน้นั ตอ้ งมีความสนใจท่ีจะผลิตและขายสินคา้ ใหก้ บั ผซู้ ้ือ (เพราะบางกรณีผขู้ ายท่ีมีความเหมาะสมอาจไม่สนใจเขา้ ประกวดราคา เน่ืองจากเหตุหลาย ประการ เช่น กาลงั การผลิตไม่เพยี งพอ งานลน้ มือ ) 5. ระยะเวลาในการประกวดราคาตอ้ งนานพอ เพอ่ื ใหผ้ ขู้ ายไดม้ ีเวลาในการคานวณราคาที่ เหมาะสม และกรณีท่ีมีการส่งั ซ้ือเป็นจานวนมากผขู้ ายจาเป็นตอ้ งหาแหล่งผลิต แหลง่ จดั ซ้ือ วตั ถุดิบ ตลอดจนหาผรู้ ับช่วงงานในบางข้นั ตอน ปกติการประกวดราคาจะใชเ้ วลาไม่นอ้ ยกวา่ 30 วนั

กรณีต่อไปนีไ้ ม่เหมาะสมที่จะจดั ซื้อโดยการประกวดราคา 1. กรณีที่ไม่สามารถคานวณหาราคาตน้ ทุนวสั ดุหรือตน้ ทุนสินคา้ ท่ีตอ้ งการซ้ือไดอ้ ยา่ งชดั เจน โดยมากเป็นสินคา้ ที่มีเทคโนโลยสี ูง หรือตอ้ งใชเ้ วลามากในการพฒั นาปรับปรุงการผลิต หรืออยู่ ภายใตค้ วามผนั แปรทางเศรษฐกิจ 2. กรณีท่ีราคาไม่ใช่ประเดน็ สาคญั เพยี งอยา่ งเดียวในการจดั ซ้ือ อาจตอ้ งคานึงถึงคุณภาพสินคา้ เวลาในการส่งมอบและการบริการมากกวา่ ดา้ นราคา 3. ในสถานการณ์ที่ผซู้ ้ืออาจจาเป็นตอ้ งขอเปล่ียนแปลงมาตรฐานสินคา้ หรือขอ้ ความในสญั ญา ซ้ือ การประกวดราคาทาใหผ้ ซู้ ้ือเสียเปรียบและผขู้ ายสามารถฉวยโอกาสแสวงหาประโยชน์จากการ เปลี่ยนแปลงดงั กลา่ วได้

4. เม่ือสินคา้ ท่ีตอ้ งการซ้ือเป็นเครื่องมือหรืออุปกรณ์พิเศษที่มีผผู้ ลิตเฉพาะราย การต่อรองราคา โดยตรงกบั ผผู้ ลิตโดยตรง จะใหผ้ ลประโยชนม์ ากกวา่ การประกวดราคา เม่ือมีการประกวดราคาแลว้ ผเู้ สนอราคาที่สามารถทาไดต้ ามเงื่อนไขของฝ่ ายจดั ซ้ือและเสนอ ราคามาต่ากวา่ รายอ่ืน ยอ่ มเป็นผชู้ นะในการประกวดราคา ท้งั น้ีไม่ควรมีการต่อรองราคากบั ผชู้ นะการ ประกวดราคาอีก เพราะถา้ ยงั มีการต่อรองราคาตามมา ในการประกวดราคาคร้ังต่อไปผขู้ ายจะเสนอ ราคาสูงกวา่ ความเป็นจริง เพอ่ื เผอื่ ไวส้ าหรับการต่อรองราคา

การต่อรองราคา สินคา้ หรือวสั ดุที่ไม่เหมาะสมกบั การประกวดราคา ผจู้ ดั ซ้ือตอ้ งใชว้ ธิ ีการต่อรองราคา เพราะการ ตอ่ รองราคาแตล่ ะคร้ังจะช่วยใหผ้ ซู้ ้ือมีโอกาสทาความเขา้ ใจถึงปัญหาตา่ ง ๆของผขู้ าย รวมท้งั เสนอ ปัญหาของผจู้ ดั ซ้ือเอง ทาใหท้ ้งั สองฝ่ ายไดม้ องเห็นและเขา้ ใจถึงความจาเป็น ความตอ้ งการและปัญหา ของแต่ละฝ่ าย นอกจากน้ีการประกวดราคา หรือการเสนอราคาท่ีมุ่งใหไ้ ดร้ าคาต่าที่สุดน้นั อาจมี ปัญหาเรื่องการลดคุณภาพสินคา้ ใหอ้ ยใู่ นระดบั ต่าสุดที่จะยอมรับได้ หรือตดั การใหบ้ ริการอ่ืน ๆ ไป ซ่ึงจะเป็นผลเสียแก่ผซู้ ้ือเอง

ขอ้ มูลต่าง ๆ ท่ีผจู้ ดั ซ้ือตอ้ งเตรียมไวล้ ่วงหนา้ ก่อนการต่อรองราคา ไดแ้ ก่ 1. ขอ้ มูลทวั่ ไป เช่น ดชั นีเศรษฐกิจ ภาวะตลาดแรงงาน การคมนาคมขนส่ง อตั ราภาษีอากร และปัจจยั ท่ีมี อิทธิพลต่อการจดั ซ้ือน้นั ๆ 2. ขอ้ มูลเก่ียวกบั ผขู้ ายและสินคา้ ที่จะจดั ซ้ือไดแ้ ก่ แหล่งผขู้ ายใหม่ ๆ ขีดความสามารถของผขู้ าย ขีด ความสามารถของผซู้ ้ือรายอ่ืน ๆ ราคาขาย ส่วนลด และเง่ือนไขต่าง ๆ สินคา้ ที่ใชท้ ดแทนกนั ได้ ปัญหาเร่ือง การใชส้ ินคา้ หรือวสั ดุที่ผา่ นมา ปัญหาในการจดั ส่ง 3. ขอ้ มูลเกี่ยวกบั องคก์ ารของฝ่ ายจดั ซ้ือเอง เช่น สถานการณ์สินคา้ ขององคก์ าร การรณรงคก์ ารผลิต การ ส่งเสริมการขาย การพฒั นาผลิตภณั ฑใ์ หม่ ๆ สถานะการเงินขององคก์ าร นโยบายของผบู้ ริหารสูงสุด

การทาสัญญาซื้อขาย ทุกวธิ ีการจดั ซ้ือ เม่ือสามารถตกลงกบั ผขู้ ายในเรื่องสินคา้ หรือวสั ดุที่จะซ้ือขายกนั รวมท้งั ราคาและเง่ือนไขต่าง ๆ ในการส่งมอบไดแ้ ลว้ ตอ้ งมีการทาสญั ญาซ้ือขายกบั ผขู้ าย เพ่อื ป้องกนั การปฏิบตั ิท่ีไม่เป็นไปตามขอ้ ตกลง ไม่วา่ จะเป็น ประเภทของสินคา้ คุณภาพ ปริมาณ ระยะเวลาในการจดั ส่ง หรือเง่ือนไขอื่น ๆ ก่อนทาสญั ญาซ้ือขาย ฝ่ ายจดั ซ้ือควร ตอ้ งพิจารณาถึงขอ้ กฎหมายต่าง ๆ ดงั น้ี 1. วตั ถุประสงคข์ องสญั ญา ตอ้ งไม่เป็นการตอ้ งหา้ มตามกฎหมาย หรือเป็นการพน้ วสิ ยั หรือขดั ขวางต่อความ สงบเรียบร้อย หรือศีลธรรมอนั ดีงามของประชาชน 2. แบบของสญั ญา ตอ้ งเป็นไปตามกฎหมายกาหนด (วตั ถุดิบที่จดั ซ้ือและมีราคาต้งั แต่ 500 บาทข้ึนไป จะตอ้ งมี หลกั ฐานเป็นหนงั สือลงลายมือช่ือฝ่ายที่ตอ้ งรับผดิ หรือวางมดั จาไว้ หรือไดช้ าระหน้ีบางส่วนแลว้ จึงจะฟ้องร้องบงั คบั คดีได)้

3. อานาจทาการ การลงนามในสัญญาซ้ือขาย ผจู้ ดั ซ้ือตอ้ งพจิ ารณาดว้ ยวา่ ผทู้ ี่ลงลายมือชื่อไม่วา่ จะเป็นผซู้ ้ือหรือผขู้ ายเป็นผมู้ ีอานาจทาการ (ถา้ ลงนามในฐานะนิติบุคคลตอ้ งเป็ นไปตามหนงั สือ รับรอง หรือหนงั สือมอบอานาจ) 4. การแสดงเจตนา คู่กรณีตอ้ งมีเจตนาท่ีจะทาการซ้ือขายสินคา้ หรือวสั ดุกนั อยา่ งจริงจงั ไม่ใช่ทา สัญญาซ้ือขายบงั หนา้ โดยไม่มีเจตนาซ้ือขายกนั อยา่ งแทจ้ ริงซ่ึงทาใหส้ ัญญาซ้ือขายน้นั เป็นโมฆะ

กรณีฝ่ ายใดฝ่ ายหน่ึงไม่ปฏิบตั ิตามสญั ญาหรือฝ่ าฝืนขอ้ ตกลง อาจมีการกาหนดเบ้ียปรับไวใ้ น สญั ญาซ้ือขาย ซ่ึงการเรียกเบ้ียปรับจะทาได้ 2 กรณี คือ 1. หากผขู้ ายไม่ส่งมอบสินคา้ ผซู้ ้ืออาจบงั คบั ใหผ้ ขู้ ายส่งมอบสินคา้ ตามท่ีตกลงกนั หรือใชส้ ิทธิ เรียกเบ้ียปรับ หรือจะริบเงินประกนั แทนการรับมอบสินคา้ กไ็ ด้ และหากผซู้ ้ือเกิดความเสียหาย มากกวา่ จานวนเบ้ียปรับที่กาหนดกนั ไวล้ ว่ งหนา้ ผซู้ ้ือมีสิทธิที่จะเรียกค่าเสียหายในส่วนท่ีเกินมากกวา่ จานวนเบ้ียปรับไดอ้ ีก 2. กรณีผขู้ ายส่งมอบสินคา้ ไม่ถูกตอ้ ง เช่นส่งล่าชา้ หรือส่งไม่ครบตามความประสงคท์ ี่แทจ้ ริง กรณีที่ส่งสินคา้ ไม่ครบถว้ น ผซู้ ้ือมีสิทธิเรียกร้องใหผ้ ขู้ ายส่งมอบสินคา้ และยงั มีสิทธิเรียกเบ้ียปรับได้ อีก

การส่งมอบสินคา้ ตอ้ งเป็นไปตามขอ้ ตกลงในสญั ญา ถา้ ถึงเวลาส่งมอบแลว้ ผขู้ ายยงั ไม่ส่งมอบสินคา้ และ ไม่มีขอ้ ยกเวน้ อ่ืน ๆ ระบุในสญั ญา ใหถ้ ือวา่ ผขู้ ายผดิ สญั ญา ผซู้ ้ือมีสิทธิดงั น้ี 1. ถา้ ยงั ไม่ชาระราคา มีสิทธิไม่ชาระราคา 2. ฟ้องบงั คบั ใหผ้ ขู้ ายส่งมอบสินคา้ พร้อมท้งั เรียกค่าเสียหาย 3. บอกเลิกสญั ญาและเรียกคา่ เสียหาย หรือไม่บอกเลิกสญั ญากเ็ รียกสินไหมทดแทนความเสียหายได้ สาหรับสถานท่ีการส่งมอบ ตอ้ งเป็นไปตามที่กาหนดในสญั ญา ถา้ ไม่กาหนดสถานท่ีส่งมอบไวถ้ า้ เป็น ทรัพยเ์ ฉพาะส่ิงใหส้ ่งมอบ ณ สถานที่ท่ีทรัพยน์ ้นั อยใู่ นเวลาก่อใหเ้ กิดสญั ญา แต่ถา้ ไม่ใช่ทรัพยเ์ ฉพาะส่ิง ให้ ส่งมอบ ณ ภูมิลาเนาของผซู้ ้ือ

เมื่อมีการส่งมอบสินคา้ แลว้ ผซู้ ้ือตอ้ งตรวจรับมอบสินคา้ ถา้ เห็นวา่ ผขู้ ายส่งสินคา้ มานอ้ ยกวา่ ที่ตกลงซ้ือขาย ผซู้ ้ือจะ ไม่รับมอบกไ็ ด้ หรือถา้ รับเอาไวก้ ใ็ หร้ าคาตามส่วน หากผขู้ ายส่งสินคา้ มามากวา่ ที่ตกลงกนั ผซู้ ้ืออาจรับเอาไวเ้ พยี งเท่าที่ตก ลงกนั ในสญั ญา หรือไม่รับเสียกไ็ ด้ แต่ถา้ รับท้งั หมดตอ้ งใชร้ าคาท้งั หมด ถา้ ส่งมอบปนเปมากบั สินคา้ อ่ืน ผซู้ ้ือจะรับไว้ เฉพาะท่ีตกลงกนั นอกน้นั บอกปัดเสียหรือจะปัดเสียท้งั หมดกไ็ ด้ กรณีที่รับมอบสินคา้ แลว้ หากต่อมาปรากฏวา่ สินคา้ น้นั มีความชารุดบกพร่อง ซ่ึงทาใหส้ ินคา้ หรือทรัพยน์ ้นั เสื่อม ราคา หรือเส่ือมความเหมาะสมในอนั ท่ีจะใชป้ ระโยชนไ์ ด้ ผขู้ ายตอ้ งรับผดิ ชอบดว้ ย โดยเฉพาะอยา่ งยงิ่ เมื่อความชารุด บกพร่องน้นั มีอยกู่ ่อน หรือมีในขณะส่งมอบและผซู้ ้ือไม่รู้วา่ มีความบกพร่องหรือชารุดอยเู่ มื่อรับมอบ แต่ ผขู้ ายไม่ตอ้ ง รับผดิ ถา้ ความชารุดบกพร่องน้นั เกิดข้ึนภายหลงั ส่งมอบ หรือผซู้ ้ือไดร้ ับรู้ถึงความชารุดบกพร่องน้นั และยงั รับไวโ้ ดยไม่อิด เอ้ือน หรือมีขอ้ ยกเวน้ การรับผดิ ไวใ้ นสญั ญา เม่ือผขู้ ายส่งมอบทรัพยท์ ่ีชารุดบกพร่องเท่ากบั ไม่ชาระหน้ีตามสญั ญา ผซู้ ้ือมีสิทธิเลิกสญั ญาและเรียกค่าเสียหายได้

จรรยาบรรณของนักจดั ซื้อ 1. การไม่รับของขวญั และของกานลั อยา่ งเกินขอบเขต 2. การไม่รับเล้ียงท่ีหรูหราฟ่ ุมเฟื อย 3. การไม่แสดงความสนิทสนมเป็นพิเศษ 4. การไม่มีส่วนไดส้ ่วนเสีย หรือมีผลประโยชน์ขดั กบั องคก์ าร 5. การไม่ใชก้ ระบวนการอนั ไม่ยตุ ิธรรมในการจดั ซ้ือ 6. การไม่ปฏิบตั ิตอ่ ผขู้ ายอยา่ งไม่ใหเ้ กียรติ 7. ยดึ ถือตามนโยบายขององคก์ าร

แบบฝึ กหัด 1. ถา้ นกั ศึกษาเป็นผดู้ าเนินการจดั ซ้ือวสั ดุสิ่งของ ของสานกั งาน จะมีหลกั ในการจดั ซ้ือวสั ดุต่าง ๆ อยา่ งไร? 2. สินคา้ หรือวสั ดุท่ีจะตอ้ งจดั ซ้ือแบ่งไดเ้ ป็นก่ีประเภท อะไรบา้ ง? 3. จงอธิบายวธิ ีการจดั ซ้ือวสั ดุทางตรง และวสั ดุทางออ้ ม 4. สินคา้ หรือวสั ดุที่ตอ้ งจดั ซ้ือโดยการประกวดราคามีลกั ษณะอยา่ งไร? และในกรณีใดท่ีไม่ เหมาะสมท่ีจะใชก้ ารจดั ซ้ือโดยการประกวดราคา 5. จงบอกถึงจรรยาบรรณของนกั จดั ซ้ือ