Office2016

Office 365 ส�ำ หรบั งานธุรกจิเลอื ก Office ใหเ้ หมาะกบั การใช้งานและขนาดองค์กรของคุณเพอ่ื ความคุม้ ค่าสงู สุด Office 365 Office 365 Office 365 Office 365 Enterprise/ Home or Business Business Premium Government/ Personal Essentials Education/Non-Profit ผู้ใช้ Consumer SME 1–300 SME 1-300 Enteprrise >300 บรกิ าร บรลิกกู าครา้ สทำ�่วั หไปรบั บรกิ ารสำ�หรบั ลูกคา้ องคก์ ร Office Home & Office Home & Office Office Student 2016 Business 2016 Standard 2016 Professional Plus 20164

สารบัญ 2 4 เลอื ก Office 2016 ทเี่ หมาะกับคุณ 6 Office 365 ส�ำหรบั งานธรุ กิจ 10 Office 2016 Quick Guide 12 ประโยชนแ์ ละขั้นตอนการสมคั รบญั ชีไมโครซอฟท์ (Microsoft Account) 13 Office 2016 for Windows 20 • Outlook 37 • Word 43 • Excel 50 • PowerPoint 56 • OneNote 57 Office 2016 for Mac 63 • Outlook 68 • Word 74 • Excel 79 • PowerPoint • OneNote 84 Office 2016 & Office 2013 เปรยี บเทียบคุณลกั ษณะใหม่ ทีเ่ พม่ิ เขา้ มาระหว่าง Office 2016 และ Office 2013 สำ� หรับเคร่ืองพซี ี 85 Office 2016 for Windows & Mac เปรียบเทียบคณุ ลักษณะใหม่ ระหวา่ ง Office 2016 for Windows และ Office 2016 for Mac 86 Office 2016 for Mac & Office 2011 for Mac เปรยี บเทยี บ คุณลกั ษณะใหม่ระหว่าง Office 2016 และ Office 2011 for Mac 5

Office 2016 Quick GuideOเวfอfiรc์ชeนั 2ถ0ัด1ไ6ปทเป่ีจน็ ะอชอดุ กโปตร่อแกจรากมเวOอfรficช์ eนั 2013 Office 2016 เวอร์ชันใหมท่ ี่จะออกมานี้ Office Lens ที่จะเข้ามาตอบโจทย์การท�ำงานมาพร้อมคณุ สมบัตใิ หมท่ ี่มีความน่าสนใจ ทีห่ ลากหลายมากยิง่ ขึ้นอกี ด้วยในหลายๆ ด้าน เช่น ความสามารถในการทำ� งานไดจ้ ากทกุ ๆ ทีผ่ ่านระบบคลาวด์ มอี ะไรใหมบ่ น Office 2016หรือความสามารถในการทำ� งานขา้ มแพลตฟอรม์ ไม่วา่ จะท�ำงานบนพซี ี ส่งไปยงั ไมโครซอฟท์เนน้ การพฒั นาชดุ โปรแกรมiPad และแทบ็ เลต็ Android รวมถงึ บน ให้ตอบโจทยก์ ารใช้งานของผู้ใชใ้ ห้มากที่สุดMac ก็ไดเ้ ช่นกัน และดว้ ยความปลอดภยั โดย Office 2016 เวอร์ชันนไ้ี ด้มีการปรบั ปรงุทมี่ มี ากขึน้ กว่าเดมิ ท�ำให้เหมาะสมอย่างย่งิ ในหลายๆ ดา้ น เนน้ ทค่ี วามทนั สมยั สามารถกับการใช้งานในระดบั องค์กร นอกจากนี้ ตอบสนองการทำ� งานของผใู้ ชด้ ้วยเคร่ืองมือยังมีความสามารถใหม่ๆ อย่าง Sway และ ทห่ี ลากหลาย โดยเฉพาะการทำ� งานผ่าน ระบบคลาวด์ ท่จี ะชว่ ยเปิดมิติใหม่ใน6

การท�ำงานเป็นทีม เหมาะกบั การท�ำงาน เรียลไทม์ ช่วยให้ข้อมูลมีความทันสมยั อยู่ตง้ั แต่ระดบั บคุ คลท่ัวไป ไปจนถงึ การทำ� งาน ตลอดเวลา นอกจากนี้ ยังมีความยืดหยุ่นเปน็ ทีมในองค์กรใหญ่ๆ ทำ� ให้ทกุ คนสามารถ ในการใช้งานเน่ืองจากรองรบั การใช้งานบนน�ำเอาคณุ สมบตั เิ หลา่ นมี้ าประยกุ ตใ์ ชใ้ ห้ อุปกรณท์ ห่ี ลากหลายอีกดว้ ยเกดิ ประโยชนไ์ ดอ้ ยา่ งยอดเย่ยี ม เรียนรู้ลกั ษณะนสิ ยั ของผใู้ ช้ทำ� งานรว่ มกนั ได้ แตล่ ะคนได้ไมว่ า่ จะนง่ั อยทู่ ใ่ี ด ผ้ใู ช้แตล่ ะคนยอ่ มมลี ักษณะการท�ำงานที่ เปิดมติ ใิ หม่ของการทำ� งานในยุคสมัย แตกตา่ งกนั ออกไป ดงั น้ันใน Office 2016 น้ีทีง่ านของเราไม่จำ� เป็นต้องอยูบ่ นโต๊ะทำ� งาน เราจงึ ได้พฒั นาใหซ้ อฟตแ์ วรข์ องเราสามารถอกี ตอ่ ไป ดว้ ยการเชอื่ มต่อท่ีมคี วามเร็วมากข้นึ เรียนรู้ลกั ษณะการใช้งานของผู้ใชใ้ นขณะท่ีผนวกกบั อปุ กรณต์ า่ งๆ ทม่ี อี ยหู่ ลากหลาย และ ท�ำงานได้ ชว่ ยให้สามารถท�ำงานได้อยา่ งมีการนำ� ระบบคลาวดม์ าใชร้ ว่ มกบั Office 2016 ประสิทธภิ าพมากขน้ึ และรวดเรว็ ยิง่ ขึ้น โดยใช้ท�ำให้ผใู้ ชแ้ ต่ละคนสามารถเรยี กใชง้ าน เคร่ืองมอื ใหมๆ่ เชน่ ฟงั ก์ชนั Clutter ซึ่งเปน็เอกสารไดจ้ ากทุกท่ีโดยใช้ OneDrive ซึ่ง ฟงั ก์ชันใหม่ใน Exchange ที่จะชว่ ยจดั การท�ำหนา้ ทเ่ี ปน็ ศนู ยก์ ลางในการจัดเก็บเอกสาร ส่งิ ตา่ งๆ ใน Outlook โดยใชก้ ลไกการเรยี นรู้ผู้ใช้แต่ละคนสามารถสรา้ ง เรยี กดู หรือแกไ้ ข เพื่อวเิ คราะห์รูปแบบของอีเมล และจดั การเอกสารได้จากทกุ ที่พรอ้ มๆ กนั รวมไปถึงการ กล่องขาเข้าดว้ ยการย้ายข้อความที่มคี วามแชรเ์ อกสารไดอ้ ย่างงา่ ยดายจาก Outlook ส�ำคัญนอ้ ยไปไว้ในโฟลเดอร์ใหมท่ ี่ช่ือว่าทเ่ี ชื่อมตอ่ กับ OneDrive โดยตรง เช่น Clutter ทำ� ใหผ้ ู้ใชง้ านไม่ตอ้ งเสยี เวลากับคณุ สามารถทำ� งานแลว้ บันทกึ ไฟลน์ �ำเสนอ การจดั ระเบียบอีเมลตา่ งๆ ด้วยตนเองเวอร์ชันลา่ สดุ ผ่าน OneDrive จาก Office สามารถคน้ หาอเี มลท่ีมคี วามส�ำคัญในเวลา2016 บนพซี ี จากนั้นจึงใหเ้ พื่อนร่วมงาน หนึ่งๆ ไดอ้ ยา่ งทนั ท่วงที ธรุ กิจกด็ �ำเนินการตอ่ของคุณท่ีเดินทางไปต่างจังหวดั เข้ามาใช้ไฟล์ ไปไดไ้ มส่ ะดดุ หยดุ ชะงกั หรอื Smart Lookupน�ำเสนอซ่ึงมกี ารอปั เดตลา่ สดุ ไปแสดงใหล้ กู ค้า ซึ่งท�ำงานร่วมกบั Bing เพื่อชว่ ยค้นหาข้อมูลดไู ด้ทันที หรอื ในกรณีทป่ี ลายทางตอ้ งการ ตามบริบทจากเวบ็ ไซตท์ ผ่ี ใู้ ชเ้ คยใชง้ านอัปเดตข้อมลู กส็ ามารถเข้ามาแก้ไขได้แบบ ชว่ ยยน่ ระยะเวลาในการท�ำงานลงได้อย่างมาก 7

แผนผงั และกราฟแบบใหม่ ข้อมูลที่จะทำ� ให้เหน็ ภาพใหญ่ของธรุ กจิ ได้ทท่ี ง้ั เชอื่ มโยง สร้างแบบ ใช้ประโยชนจ์ ากฟังก์ชนั ทใ่ี ช้งานงา่ ยในจ�ำลอง และวิเคราะห์ข้อมูล การชว่ ยวิเคราะหก์ ารจัดกลุม่ อตั โนมตั ิไดอ้ ย่างมีประสทิ ธภิ าพ และคุณสมบตั ิอน่ื ๆ จาก PivotTable และ PivotChart ซง่ึ ขณะนมี้ คี วามสามารถ ใน Office 2016 เวอรช์ ันน้ี คณุ สามารถ ในการคำ� นวณข้อมลู ได้ถึงกว่า 100 ล้านแถวใช้รูปแบบ TreeMap, Sunburst, Waterfall, และด�ำเนินการวเิ คราะหเ์ ชงิ ลกึ ไดด้ ว้ ยBox & Whisker และ Histogram & Pareto ความเร็วสูงท่มี อี ยภู่ ายใน Excel ชว่ ยในการน�ำเสนอและวเิ คราะห์ขอ้ มลู ให้ดสู วยงามและมคี วาม การจดั การดา้ นความนา่ สนใจมากยง่ิ ขนึ้ ได้ การนำ� เสนอ ปลอดภัยและการเขา้ ถึงข้อมลูProfessional มากขึ้น การปรับปรงุ ในสว่ นของการแสดงผลข้อมูลน้นั ชว่ ยใหผ้ ู้ใชง้ าน ความปลอดภยั ของขอ้ มลู เปน็ อีกเร่อื งสามารถทำ� งานเชงิ วิเคราะห์ และจ�ำลอง ทท่ี างไมโครซอฟทใ์ หค้ วามส�ำคญัขอ้ มลู ได้อยา่ งมีประสิทธิภาพมากขึน้ โดยใช้ โดย Office 2016 ไดป้ ฏบิ ัตติ ามข้อกำ� หนดคณุ สมบตั ิของ Power Pivot ท่ีเปน็ สว่ นหนึ่ง ความปลอดภยั และพฒั นาคุณสมบัตใิ หม่ๆของ Excel ในการจัดกล่มุ ขอ้ มลู ที่แตกต่างกนั เพือ่ รองรับการใช้งานในรูปแบบตา่ งๆด้วยการลากแล้วปล่อย แลว้ สรา้ งรูปแบบ โดยเฉพาะกับการใช้งานในองคก์ ร ให้ทำ� งาน ได้อย่างปลอดภัย และมีความน่าเชอื่ ถือ คณุ ไม่ต้องกงั วลวา่ จะมคี นอ่นื นอกเหนือ จากทีมของคุณเข้ามาใชง้ านไฟลข์ องคณุ เชน่ คุณลักษณะ Information Rights Management (IRM) ทช่ี ว่ ยจัดการสทิ ธ์ิ ในข้อมูลบน Visio ชว่ ยป้องกนั ข้อความ และไฟลแ์ นบในอเี มลท่ีเป็นเอกสาร และไดอะแกรมของ Visio ท้งั แบบออนไลน์ และออฟไลน์ เม่อื ผทู้ ่ีไมเ่ กี่ยวขอ้ งเข้าถึงขอ้ มลู ไมไ่ ด้ ข้อมูลส�ำคัญของคณุ กไ็ มม่ ีการรว่ั ไหล8

นอกจากนี้ ผูจ้ ัดการระบบยังสามารถ ฟังก์ชัน ConfigMgr ท�ำให้เกิดความสะดวกตัง้ นโยบาย รวมถงึ จัดการการเข้าถงึ ไฟล์ และรวดเร็วในการทำ� งาน ไมจ่ �ำเปน็ ต้องของพนักงานแตล่ ะคน ก�ำหนดไดว้ ่าใคร เสียเวลาอัปเกรดทลี ะเคร่ืองคนใด สามารถอา่ นอยา่ งเดยี ว หรอื แก้ไขได้โดยใช้ Data Loss Protection (DLP) นอกจากนี้ ในเร่ืองของการอัปเกรดซึ่งจะคอยจดั การการใชง้ านเอกสารร่วมกันได้ ผู้ดแู ลระบบไม่เพียงแตจ่ ะอัปเกรดผลติ ภณั ฑ์ซง่ึ จะมีอยใู่ นโปรแกรม Word, Excel และ ได้ แตย่ ังสามารถแกไ้ ขข้อผดิ พลาดตา่ งๆPowerPoint ทำ� ให้ผูด้ แู ลระบบสามารถ ด้วยตนเองได้ด้วย โดยในระหวา่ งการแกไ้ ขควบคุมจดั การ และบังคับใช้นโยบายต่างๆ ข้อผิดพลาด ก็ยังสามารถอัปเกรดสว่ นอ่ืนๆในการใช้งานเอกสารร่วมกันได้อย่างปลอดภยั ทีไ่ มเ่ กี่ยวขอ้ งได้ เชน่ เรอื่ งของความปลอดภยัและยงั มี Outlook Multi-factor หรือ เปน็ ตน้ ทส่ี �ำคัญยังสามารถจัดการเครอื ข่ายนโยบายการรักษาความปลอดภัยด้วยการ ไดด้ ีข้นึ โดยใช้ Background Intelligenceยนื ยนั ตัวบุคคลแบบหลายข้ันตอน ด้วยการ Transfer Service (BITS) ซึ่งเขา้ มาช่วยเข้าสูร่ ะบบแบบสตรมี ไลน์ ผา่ นทาง Active จัดการ และปอ้ งกันแบนด์วดิ ธบ์ นเครือข่ายDirectory Authentication Library (ADAL) ทำ� ให้ปรมิ าณการรับสง่ ข้อมลู บนเครือข่ายเพอ่ื ความสะดวกและความปลอดภยั ทม่ี ากข้ึน เกิดประโยชนส์ งู สุด ท้ังหมดนเ้ี ปน็ เพียง ส่วนหนง่ึ จากความสามารถท้ังหมดท่ีมอี ยใู่ นการอปั เกรดดูแลระบบทำ� ได้ Office 2016 ท่ีชว่ ยตอบสนองการท�ำงานอยา่ งงา่ ยดาย ในด้านต่างๆ ของผู้ใชใ้ ห้สามารถท�ำงาน ไดอ้ ย่างอสิ ระ ครอบคลุมทกุ ความต้องการ ในโปรแกรม Office 2016 จะเน้น และพรอ้ มใชง้ านไดท้ นั ที ทกุ ท่ี ทกุ เวลาการใชง้ านทงี่ า่ ยดายและความสามารถที่ ทีต่ อ้ งการ พรอ้ มปรับเปลี่ยนการท�ำงานหลากหลายมากกวา่ เดิม เปดิ โอกาสใหผ้ ู้ดแู ล เข้าสยู่ คุ ของ Internet of Thingsระบบสามารถเข้ามาจัดการส่วนตา่ งๆ ได้ ไดอ้ ย่างเต็มรปู แบบมากขน้ึ มคี วามยืดหยนุ่ สูงขน้ึ สามารถจดั การส่วนต่างๆ ไดเ้ อง เชน่ ในกรณีทีม่ กี ารอปั เกรดOffice ผ้ดู ูแลระบบสามารถเลือกอปั เกรดและกระจายไปยังเคร่อื งตา่ งๆ ในคร้ังเดยี วโดยใช้ 9

ปไมรโะคโยรชซนอ์แฟลทะข์ (นั้ MตiอcrนoกsาoรftสมAคัccรoบuัญnชt)ีOffice 2016 เปน็ ชุดโปรแกรม Officeเวอร์ชนั ใหม่ลา่ สุด บัญชีไมโครซอฟท์ (Microsoft Account) ของซอฟต์แวรแ์ ละบริการที่คุณใชอ้ ยู่เปรียบเสมอื นศูนย์กลางท่จี ะช่วยให้สามารถ เมอื่ ซ้ืออปุ กรณใ์ หม่ ทันทที ่ีลงชือ่ เขา้ ใช้ดว้ ยเข้าถงึ ผลติ ภัณฑแ์ ละบรกิ ารของไมโครซอฟท์ บัญชีไมโครซอฟท์ การตั้งค่าต่างๆ จะถกู ดึงได้อยา่ งสะดวกและงา่ ยดายขนึ้ ท้งั ยังรองรบั กลับมาตดิ ตงั้ ให้โดยอัตโนมตั ิ ชว่ ยให้สามารถการเชื่อมโยงการทำ� งาน หรือข้อมูลต่างๆ กลับเขา้ ส่สู ภาพแวดล้อมเดิมทใี่ ชอ้ ยูก่ อ่ นจะระหว่างกนั แชร์ไฟลเ์ อกสารข้ึนไปไว้บน เปล่ียนเคร่ืองได้ ดว้ ยเหตุน้ี บัญชีไมโครซอฟท์คลาวด์ ใหค้ นในองค์กรเขา้ มาทำ� งานร่วมกัน จึงเป็นส่ิงจ�ำเป็นทค่ี วรจะลงทะเบียนสมคั รไว้หรือการรบั ส่งอเี มลจาก outlook.com กอ่ นเรม่ิ ใชง้ าน Office 2016 เพื่อให้สามารถท่ีสามารถดึงไฟล์รูปภาพ และเอกสารจาก เขา้ ถงึ คณุ ลักษณะใหมๆ่ ของ Office 2016OneDrive ไดโ้ ดยตรงโดยที่ไม่ตอ้ งดาวนโ์ หลด ได้อย่างเตม็ ประสทิ ธิภาพมาเกบ็ ไว้ในเครือ่ ง รวมถึงเก็บการต้งั คา่ ต่างๆ10

วธิ กี ารสมัครน้นั สามารถทำ� ไดส้ องวธิ ี เมอื่ กรอกข้อมูลต่างๆ ในแบบฟอรม์คือลงทะเบียนสมคั รใช้งานผา่ นเว็บไซต์ หรอื เรยี บรอ้ ยแลว้ ขนั้ ตอนสดุ ท้ายใหค้ ลิกท่ีปุ่มลงทะเบียนสมคั รใช้งานผ่านแอปพลิเคชัน สรา้ งบญั ชตี ามภาพด้านล่างOffice 2016 โดยตรง โดยส่งิ ที่ต้องมกี ่อนคืออีเมลท่ใี ช้อยูเ่ ปน็ ประจ�ำ ไมว่ ่าจะเป็นOutlook.com, Gmail หรือ Yahoo ก็ได้ ขน้ั ตอนแรก ให้คลกิ ท่ีลิงก์ http:// จากน้ันระบบจะส่งเมลเข้าไปยงั กล่องgo.microsoft.com/fwlink/p/?LinkID= ขาเขา้ ของอเี มลทคี่ ุณใชใ้ นการลงทะเบียน238657 จากนัน้ คลกิ ปุ่ม ลงทะเบียนเดยี๋ วน้ี เพอ่ื ให้คณุ ยืนยันว่าอเี มลทใี่ ช้นน้ั เปน็ ของจรงิ(Sign in) เพ่อื เข้าไปกรอกข้อมูลดังภาพ เม่ือคณุ ยืนยันอเี มลเรยี บร้อยแลว้ บัญชี ไมโครซอฟท์ของคุณกพ็ ร้อมใชง้ านได้ทนั ที เมอ่ื คณุ สมคั รบญั ชไี มโครซอฟทแ์ ลว้ คณุ จะ สามารถใช้ OneDrive ซง่ึ เปน็ บรกิ ารจดั เกบ็ ขอ้ มลู บนคลาวดไ์ ด้ สำ� หรบั ผใู้ ชท้ วั่ ไปจะไดพ้ นื้ ทใี่ นการ เก็บขอ้ มูล 15GB ซึง่ คณุ สามารถนำ� พ้ืนท่ีฟรีใส่ สว่ นนมี้ าไวส้ ำ� หรบั เกบ็ ไฟลเ์ อกสาร รปู ภาพ หรอื งานอน่ื ๆ และใชร้ ว่ มกบั Microsoft Office 2016 ได้ และสำ� หรบั ผทู้ ส่ี มคั รใชง้ าน Office 365 จะได้ รบั สทิ ธก์ิ ารใช้ OneDrive for Business ซง่ึ จะมี ความจใุ ห้คุณมากถงึ 1TB พรอ้ มระบบรักษา ความปลอดภัยที่เหนอื กว่า 11

Office 2016 for Windows12

13

Outlook 2016for WindowsOutlook 2016 ใหม่มีการปรับปรุงในหลายๆ สว่ น เช่น การทำ� งานร่วมกบั คลาวด์ได้อย่างมปี ระสทิ ธภิ าพมากขนึ้ ปรบั ปรงุ สว่ นของการค้นหาตา่ งๆ ที่มีความสะดวกรวดเรว็ ขน้ึ รองรับอปุ กรณ์ทหี่ ลากหลายพร้อมประสบการณ์ใช้งานในรปู แบบเดยี วกนัไมว่ า่ จะเป็นบนแท็บเลต็ โทรศพั ท์มือถอื หรอื โนต้ บุ๊ก ก่อนเร่มิ ใชง้ าน Outlook 2016 จะตอ้ งมีการตง้ั ค่าอีเมลเสยี ก่อน ดงั นี้ 2 กรอกข้อมลู ที่จำ� เปน็ ให้ครบ เชน่ บัญชี เข้าใช้ รหสั รวมถึงค่าต่างๆ ของเซริ ์ฟเวอร์ท่ี 1 จำ� เปน็ (ภาพที่ 3) เปดิ โปรแกรม Outlook 2016 จะปรากฏ 3ตัวช่วยสรา้ งเมลขึ้นมา ซง่ึ ขน้ึ อยูก่ ับชนิดของระบบเมลท่ีคณุ ใช้ (ภาพท่ี 2)14

เมอื่ เสร็จสิน้ ขั้นตอนในการตง้ั คา่ อเี มลแลว้ การใช้งานรว่ มกันระหวา่ งผ้รู บั และผสู้ ่งอีเมลอีเมลจะถูกดงึ เขา้ มาไว้ในกล่องขาเขา้ (Inbox) เพ่อื ให้ไดใ้ ช้งานไฟล์ล่าสุดอยตู่ ลอดเวลาทนั ที (ภาพที่ 4) เม่ือต้องการใช้ Cloud Attachment 4 ให้เลอื ก New Email แล้วเลอื ก Attach File จากนน้ั ให้เลือกวางไฟลแ์ นบไว้บน OneDriveModern Productivity แลว้ จงึ คลิก Send เพอื่ สง่ อีเมลท่ตี อ้ งการ เพียงเทา่ นี้ ผู้รบั อเี มลปลายทางกจ็ ะสามารถCloud Attachment เขา้ ไปแกไ้ ขไฟล์แนบได้โดยทีผ่ ูส้ ง่ เองก็จะ ทราบถงึ การแกไ้ ขเน้อื หาในไฟล์แนบนนั้ ได้ ความสามารถที่ส�ำคัญทคี่ ่อนข้างจะมี ทนั ทีด้วยตามภาพที่ 5ประโยชนม์ ากใน Outlook 2016 คอื CloudAttachment ซึง่ จะช่วยใหก้ ารแนบไฟล์ 5(Attachment) สะดวกและงา่ ยดายขน้ึตามปกติแล้ว เมื่อเราแนบไฟลไ์ ปกบั อเี มล Modern Attachไฟลท์ แี่ นบจะฝงั ไปกับอีเมลฉบบั น้ันและหากมีการเปลีย่ นแปลงหรือแก้ไขเนอ้ื หา การเลอื กไฟล์เพอ่ื ใชเ้ ป็นไฟล์แนบนัน้ในไฟล์ กจ็ ะตอ้ งส่งอเี มลและแนบไฟลไ์ ปใหม่ กม็ ีการพัฒนาเพ่ือให้ผู้ใชส้ ะดวกสบายข้ึนอกี ครง้ั ท�ำให้ผรู้ ับอีเมลอาจเกิดความสบั สน โดยสามารถเลอื กไฟลท์ จี่ ะแนบไดจ้ าก Recentวา่ ไฟล์ใดเป็นไฟลท์ อ่ี ปั เดตล่าสุด Items ซง่ึ จะแสดงรายช่ือไฟล์ทเ่ี ปิดใช้งาน ลา่ สุดขน้ึ มาให้เลอื กไดท้ นั ที (ตามภาพท่ี 6) ปญั หานจ้ี ะหมดไปใน Outlook 2016 6เน่ืองจากเราสามารถเลือกไดว้ ่าจะให้ไฟล์แนบนัน้ อปั โหลดข้ึนไปเกบ็ ไวบ้ น OneDrivefor Business หรือไม่ เป็นการให้ทางเลอื กใน 15

Clutter 7 อีกปัญหาหนงึ่ ท่ผี ใู้ ชอ้ ีเมลประสบอยู่ 8ในทุกวันนี้คือ แต่ละวันจะมีอีเมลจากเพอ่ื นร่วมงาน ลูกค้า หรอื เพือ่ นสมยั เรียนเขา้ มา Skype Meetingมากมาย นอกจากน้ี ยังมจี ดหมายขา่ วตา่ งๆทส่ี มัครเปน็ สมาชิกไว้ รวมถงึ อเี มลสแปม ในเร่ืองของการจัดการประชมุ Outlookท่ไี ม่ได้สมคั รไวอ้ ีก ดังน้ัน Outlook 2016 2016 ยงั ผสานรวมเขา้ กบั Skype for Businessเวอร์ชันใหม่นจี้ งึ เขา้ มาชว่ ยยา้ ยอเี มลท่มี ี เพ่ือช่วยจัดตารางนัดหมายการประชุมผ่านความสำ� คญั ตำ่� (Low Priority) ไปไวใ้ น Skype for Business ไดอ้ ยา่ งสะดวกและโฟลเดอร์ทชี่ อ่ื ว่า Clutter เพอ่ื ใหอ้ เี มลใน งา่ ยดาย โดยผเู้ ขา้ รว่ มประชมุ แตล่ ะคนจะตอ้ งมีกล่องขาเข้า เก็บเฉพาะอีเมลทสี่ �ำคญั ๆ เท่านัน้ บัญชี Skype for Business ดว้ ยจงึ จะเข้าร่วมโดย Outlook 2016 จะวิเคราะหพ์ ฤตกิ รรม ประชมุ ด้วยกนั ได้ วิธกี ารคอื ใหค้ นทต่ี ้องการการใชง้ านของผ้ใู ชเ้ องว่าอเี มลลกั ษณะใด นดั หมายการประชมุ ไปท่ีหนา้ ต่าง Calendarทไ่ี มค่ อ่ ยใช้งาน และอีเมลลักษณะใดท่ีมกั จะ จากนนั้ คลกิ ทไ่ี อคอน New Skype Meetingไมใ่ ชง้ าน ซึง่ อเี มลในกลมุ่ หลังนีจ้ ะถกู ย้ายไป เพอื่ นดั หมายการประชมุ ผา่ น Skype forอยใู่ นโฟลเดอร์ Clutter ท�ำใหโ้ ฟลเดอร์กลอ่ ง Business ไดท้ นั ที (ภาพท่ี 9) ชว่ ยใหท้ กุ คนขาเข้า มแี ต่อีเมลทใี่ ห้ความสำ� คัญและใชง้ าน สามารถประชมุ กนั ได้ แม้จะไม่ได้อยู่ท่ีเดียวกันบ่อยๆ เท่าน้นั ชว่ ยใหก้ ลอ่ งขาเขา้ ของเราเปน็ ระเบยี บ และจัดการงานตา่ งๆ ไดง้ า่ ยขึน้ 9New conversations view นอกจากการจดั ระเบยี บอเี มลดว้ ย Clutterแล้ว Outlook 2016 ยังมี ConversationView ทช่ี ่วยจดั กลุ่มอเี มลตามช่อื เรือ่ ง(Subject) เดยี วกันให้ดว้ ย ช่วยให้สะดวกในการค้นหาเน้อื หาอเี มลท่ีคยุ ในเร่อื งเดียวกันอยู่ไดง้ า่ ยข้ึนอกี ด้วย (ตามภาพท่ี 7 และ 8)16

Business Intelligence 12Search Suggestions เมอ่ื ตอ้ งการคน้ หาอเี มลจากผสู้ ง่ หวั จดหมาย หรือกรองเฉพาะอเี มลท่มี ีไฟล์แนบ ให้คลกิ ที่ ความสามารถในการค้นหาขอ้ มลู ใน ไอคอน Has Attachment ส่วนไอคอนเลก็ ๆOutlook 2016 กไ็ ด้รับการพฒั นาเพมิ่ ข้นึ เป็นทางเลือกรอง เช่น กรองเฉพาะอเี มลที่ยังเพ่ือให้การค้นหาอีเมลกลายเปน็ เรอื่ ง ไมไ่ ดอ้ า่ น กรองจากรายช่อื ของบคุ คลทีเ่ ราส่งทงี่ า่ ยดายข้ึน อีเมลไปให้ หรอื อีเมลที่สง่ ไปในช่วงสัปดาหน์ ้ี จากภาพ ทีเ่ มนูด้านบนเหนอื รายช่อื อเี มล หรือหากตอ้ งการค้นหาท่ลี ะเอยี ดขึน้ในกลอ่ งขาเข้า (ภาพท่ี 10 และ 11) ใหค้ ลิกท่ี ใหค้ ลกิ ทไ่ี อคอน Search Tools > Advancedช่องคน้ หา แลว้ Ribbon ทมี่ ที างเลือก Find เพื่อตั้งคา่ ในการค้นหาอย่างละเอยี ดได้เกย่ี วกับการค้นหา รวมท้ัง Search Tools ตามรูปที่ 13 และ 14ต่างๆ ปรากฏขึ้น (ภาพ 12 Ribbon ทัง้ แถบ)ใหเ้ ลอื กเกณฑ์การคน้ หาตามตอ้ งการ ดงั ภาพ 13 10 1411 Tell Me ส�ำหรบั คณุ ลักษณะใหม่ท่ีมีประโยชน์และ อ�ำนวยความสะดวกใหก้ บั ผูใ้ ช้งาน Outlook 17

2016 คือ Tell Me ซง่ึ เป็นคุณลักษณะ 16การคน้ หาวิธกี ารใชง้ านภายในโปรแกรมเพียงพมิ พ์สิ่งท่ีตอ้ งการดำ� เนนิ การลงไปในชอ่ งค้นหา Tell Me จะแสดงทางลัดไปยังส่ิงที่คุณตอ้ งการใหท้ นั ที ไม่ต้องไปคน้ หาทลี ะขั้นตอนจากเมนแู บบในเวอร์ชนั กอ่ น (ภาพท่ี 15) 15 เบอื้ งตน้ ตา่ งๆ เช่น ชือ่ กลุม่ ส่วนช่อง Group ID ให้ใสช่ ่ืออะไรกไ็ ดท้ ี่ไม่ซ้�ำกับอเี มลอนื่ ๆIT Control & Manageability ทีม่ ีอยใู่ นองค์กร ดา้ นล่างจะเป็นการก�ำหนด คา่ ความเปน็ สว่ นตวั (Privacy) วา่ ตอ้ งการให้Connect seamlessly across เห็นเฉพาะกลมุ่ ท่สี ่งค�ำเชิญ หรอื จะให้คนในnetwork องค์กรเหน็ ด้วย จากนน้ั คลกิ OK คณุ ลกั ษณะใหม่ท่ีเขา้ มาช่วยอ�ำนวยความ 17สะดวกในการทำ� งานร่วมกัน คือการสรา้ งกลมุ่เฉพาะเพื่อใชค้ ุยหรอื ติดตอ่ สื่อสารกันภายในทมี โดยจะทำ� งานแบบผสานรวมทุกฟงั ก์ชนัเขา้ ด้วยกัน ไมว่ ่าจะเปน็ อเี มล ตารางนดั หมายตารางงาน เพื่อตดิ ตามความคืบหน้าและอัปเดตต่างๆ ผ่านฟังกช์ นั ที่เรียกว่า Group วิธกี ารคอื ใหไ้ ปทแ่ี ท็บ Home จากนน้ั หน้าถัดไป คือ หนา้ จัดการกลุ่ม ในหน้าน้ีคลิกทไ่ี อคอน New Items เลือกไปท่ี Group จะต้องพิมพช์ อื่ บุคคลทต่ี อ้ งการให้เข้ารว่ มตามภาพท่ี 16 Group ลงไปในช่อง Add people โดย Outlook 2016 จะใช้ชือ่ ท่ีมจี ากรายชอื่ จะปรากฏหน้าตา่ ง Create Group ผตู้ ดิ ตอ่ ในอเี มล นอกจากน้ี ยงั สามารถอปั โหลดขนึ้ มา (ภาพท่ี 17) ใหก้ รอกรายละเอียด ภาพ Group เพ่ือความสวยงามลงไปด้วยกไ็ ด้18

18 แสดงให้ทราบทนั ทีวา่ ช่วงเวลาดังกล่าวมี ใครทไี่ มว่ า่ งเข้ารว่ มประชมุ บา้ ง สถานะของ จากนน้ั บุคคลท่ีถูกเชิญเข้ารว่ ม Group จะได้ ห้องประชุมในชว่ งเวลาดงั กลา่ วเปน็ อยา่ งไรรบั เมลเชิญเขา้ ร่วมตามภาพท่ี 19 และอธบิ ายวา่ (ภาพท่ี 20) รวมถึงการพยากรณอ์ ากาศในสามารถทำ� อะไรไดบ้ า้ ง ชว่ งเวลาดังกล่าวด้วยหากการนัดหมายน้นั เป็นการนัดหมายนอกสถานท่ี คณุ ลกั ษณะ นรี้ องรับการท�ำงานรว่ มกนั จากหลากหลาย แพลตฟอร์ม ไมว่ ่าในทมี งานของคุณจะใช้ Office บน Mac หรือบน Windows กส็ ามารถใชง้ านร่วมกนั ไดโ้ ดยไม่มปี ัญหา แต่อย่างใด 20 19 ในทมี ยงั แชรไ์ ฟล์เพ่อื ใช้งานร่วมกันใน ทีมผ่านคลาวด์ได้ด้วยดงั ภาพด้านล่าง ข้อดขี องคุณลักษณะนีค้ ือ เม่ือใครสักคนในในทีมสรา้ งตารางนัดหมาย Outlook 2016 จะ 21 19

20

Word 2016for WindowsWord 2016 ช่วยให้การทำ� งานร่วมกนั เป็นเร่ืองทส่ี ะดวกมากขน้ึเชน่ การท�ำงานรว่ มกนั ผ่านคลาวด์ ตดิ ตาม และแก้ไขไฟลเ์ อกสารไดอ้ ยา่ งงา่ ยดาย และยังมีคุณลักษณะ Tell Me ทชี่ ่วยใหเ้ ขา้ ถึงฟงั ก์ชันใหม่ๆ ได้งา่ ยขึ้น รองรับการท�ำงานรว่ มกบั แทบ็ เลต็ และการใสข่ อ้ มลู ดว้ ยอปุ กรณส์ มยั ใหม่ เชน่ ปากกาอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ เปน็ ตน้Modern Productivity 1Get Start Tell Me เมือ่ เปิดโปรแกรม Word 216 จะปรากฏ คุณลกั ษณะเดน่ ที่ถกู เพมิ่ เข้ามาใน Wordหนา้ แรกทแี่ สดงแมแ่ บบหรือเทมเพลตตา่ งๆ 2016 คอื Tell Me หรอื คณุ ลกั ษณะการคน้ หา(ภาพท่ี 1) ให้เลือกตามรปู แบบของเอกสารที่ ทฉี่ ลาดข้ึนกวา่ เดมิ โดย Tell Me นีจ้ ะปรากฏต้องการสร้าง ใหค้ ลิกเลือกแม่แบบท่ตี ้องการ อยู่ในต�ำแหนง่ ขวาสดุ ของแถบเมนู เพียงระบุใช้หรือเลอื กเอกสารเปลา่ เพ่ือเร่ิมตน้ ใชง้ าน ลงสง่ิ ท่ตี ้องการทำ� ลงไปในชอ่ งคน้ หา Tell Me จะแสดงทางลัดไปยังฟังกช์ นั ทต่ี อ้ งการใหท้ นั ที นอกจากนี้ ในชอ่ งคน้ หาดา้ นบน ยงั มตี วั เลอื ก ชว่ ยประหยดั เวลาในการคน้ หาว่าสิง่ ทต่ี ้องการแบบเฉพาะเจาะจงสำ� หรบั แมแ่ บบแตล่ ะแบบ ทำ� นนั้ อยูใ่ นเมนูใดเชน่ ถา้ พมิ พค์ ำ� วา่ Purchase Order แลว้ คลกิ ปมุ่คน้ หา Word 2016 จะโหลดแมแ่ บบทเ่ี กยี่ วกบัPurchase Order ใหเ้ ลอื กมากมาย เมอื่ ไดแ้ บบทถ่ี กู ใจแลว้ สามารถโหลดแมแ่ บบมาใชไ้ ดท้ นั ที 21

24 พมิ พส์ งิ่ ทค่ี ณุ ตอ้ งการเขา้ ไปในชอ่ ง จากนน้ั Tell Me เปน็ ฟังกช์ นั ทเ่ี หมาะสำ� หรบั ผใู้ ช้Tell Me จะเลือกกลมุ่ ของงานทีเ่ กีย่ วขอ้ ง Office ทคี่ นุ้ เคยกบั เวอรช์ นั กอ่ นๆ ใหส้ ามารถใช้แสดงขึน้ มาให้ดทู ันที (ภาพที่ 2) เวอร์ชนั ใหม่ได้งา่ ยไม่ต้องเรม่ิ เรยี นรใู้ หม่ ช่วย ให้ผู้ใช้งานสามารถเข้าถงึ ฟงั กช์ ันหลากหลาย 3 ทีม่ อี ย่ใู นชุด Office 2016 เพอื่ ใชท้ �ำงานได้ อย่างประสทิ ธิภาพ ตวั อยา่ งเช่น หากตอ้ งการแก้ไขหวั เอกสารใหพ้ มิ พ์คำ� ว่า Edit Header ลงไป Tell Me Real-time co-authoringจะเลอื กสิ่งทีเ่ กีย่ วขอ้ งกบั หัวเอกสารทสี่ ามารถท�ำได้ขึน้ มาใหท้ นั ที เม่อื เอาเมาสไ์ ปวางไวท้ ่ี ชุดโปรแกรม Office 2016 น้ีเน้นAdd a Header ก็จะเปน็ การเข้าไปยังฟงั กช์ ัน การทำ� งานร่วมกนั บนคลาวด์เพื่อใหเ้ กิดน้นั โดยท่ีไม่ต้องเขา้ ไปกดเลอื กในสว่ นของ ประสทิ ธิภาพสงู สดุ โดยนำ� มาใช้ควบคกู่ ับRibbon (ภาพที่ 3 และ 4) การแชรไ์ ฟลเ์ อกสารไปยังเพื่อนร่วมงาน 5 วิธีการคือคลกิ ที่ไอคอนรปู คนที่อยู่มุม ขวาบนของจอภาพ (ตามภาพที่ 5)22

เกี่ยวกับข้อมูลบางอยา่ งในไฟล์ ผู้ทเ่ี ขา้ รว่ ม แกไ้ ขไฟล์ กส็ ามารถตอบคำ� ถามไดท้ นั ที6 จากภาพ จะเหน็ วา่ ผ้รู ว่ มงานคนใดบา้ งท่ี กำ� ลงั แกไ้ ขไฟลเ์ อกสารอยู่ (ภาพท่ี 8 และ 9) จากนัน้ จะปรากฏหนา้ ตา่ งขน้ึ มาเพือ่ 8ให้เราอปั โหลดไฟลท์ ่ตี อ้ งการแชรเ์ ข้าไปยงัOneDrive ตามภาพท่ี 6 ให้จดั การอปั โหลดให้เรยี บร้อย เม่ืออัปโหลดเสร็จจะปรากฏหนา้ ต่างส�ำหรบั แชรข์ ้ึนมา ใหค้ ุณใส่อีเมลของผ้ทู เ่ี กี่ยวข้อง จากนน้ั ให้กด Share หลงั จากคลิกท่ปี ุ่ม Share แล้ว อีเมลจะถกู ส่งไปยังบุคคลนนั้ ให้สามารถเข้ามาแกไ้ ขงานผ่านทาง OneDrive ได้ (ภาพที่ 7) 9 7 เมื่อมขี ้อสงสยั ก็สามารถเอาเมาสไ์ ปวาง บนช่อื ของคนทีต่ อ้ งการพดู คุยดว้ ย จะปรากฏ เมอ่ื แชรเ์ อกสารแล้ว ทงั้ เจ้าของไฟล์และ เมนขู อง Skype for Business ข้ึนมาเพือ่ ใช้บุคคลท่ีเชิญเข้ามาร่วมแกไ้ ขข้อความในไฟล์ รว่ มกบั Skype for Business ใน Office 365จะสามารถส่ือสารกนั ได้ทันทใี นแบบเรยี ลไทม์ เปน็ ตัวกลางในการปรกึ ษาแบบเรยี ลไทมไ์ ด้เชน่ เจ้าของไฟลอ์ าจสอบถามความคดิ เหน็ ทนั ที (ภาพที่ 10) ดว้ ยการเชอ่ื มโยงกบั Word 2016 อย่าง ลงตวั ชว่ ยใหก้ ารทำ� งานรว่ มกนั ในทมี สะดวกขน้ึ 23

และช่วยให้งานสำ� เรจ็ ลลุ ่วงได้อย่างรวดเรว็ 12ขนึ้ ดว้ ย เมอ่ื มีการแกไ้ ขลบตวั อกั ษร 13 10 เมอื่ มีการเพมิ่ คอมเมน้ ต์Improved Version History ให้สงั เกตขีดมารก์ อปั ดา้ นหน้าของบรรทดั(Track Change) ท่ีมีการแก้ไข เพ่ือชว่ ยให้มองเห็นได้ทันทีว่า ในหนา้ นีม้ บี รรทัดใดบ้างทม่ี ีการแกไ้ ขหรอื การตรวจสอบการเปล่ยี นแปลงเปน็ อีก เปลย่ี นแปลง และเพอ่ื ความสะดวกยิ่งขนึ้คณุ ลกั ษณะทมี่ ปี ระโยชน์มากสำ� หรับการใช้ อาจใชฟ้ ังกช์ ัน Track Change ทำ� งานรว่ มกบัWord 2016 ให้คลิกทีแ่ ท็บ Review จากนน้ั การใส่ขอ้ คิดเห็น (Comment) เป็นการเพ่ิมคลิกท่ีไอคอน Track change ที่เมนูหลน่ ลง ช่องทางในการส่ือสาร ใส่คำ� อธบิ าย รวมถึงใส่ทางด้านขวา ใหเ้ ลอื ก All Markup จากนัน้ หมายเหตุในจุดต่างๆ ประกอบเอกสารไดอ้ ีกให้พมิ พง์ านหรอื แก้ไขตามปกติ (ภาพที่ 11) ด้วย เพอื่ ใหช้ ว่ ยกันตรวจสอบ (ภาพที่ 14) 11 14 เมอ่ื เปิดฟงั กช์ นั นแ้ี ลว้ เมอื่ มีใครพิมพ์ เจ้าของไฟลเ์ อกสารสามารถยอมรบัขอ้ ความใหมล่ งไป Word จะแสดงตวั อกั ษร การแกไ้ ข หรอื ปฏิเสธการแก้ไขได้จากไอคอนดังกล่าวเปน็ ตัวหนงั สอื สีแดงพร้อมขีดเส้น Accept (ยอมรบั ) และ Reject (ปฏเิ สธ) โดยใตไ้ ว้ สำ� หรบั ขอ้ ความท่ถี ูกลบออกจะเปน็ ตัว จะเป็นการเลอื กตรวจไปทีละจดุ (ภาพท่ี 15)หนงั สอื สแี ดงพรอ้ มเสน้ ขดี ฆา่ ตรงกลาง (ภาพที่12 และ 13)24

ออกมาเป็นสมการท่ีถกู ตอ้ ง จากนัน้ ให้กด15 Insert เพื่อใส่สมการดังกล่าวลงไปในเอกสารPen and Ink 16 สง่ิ สำ� คัญอีกสงิ่ หนึ่งท่ถี กู เพิม่ เขา้ มาใน Business IntelligenceWord 2016 คอื การทำ� งานร่วมกบั อปุ กรณ์ยุคปัจจุบนั ไดอ้ ย่างกลมกลืนและเปน็ ธรรมชาติ Smart Lookupมากขน้ึ โดยเฉพาะอปุ กรณ์แท็บเล็ตที่รองรับการท�ำงานรว่ มกบั ปากกาอเิ ล็กทรอนิกส์ Smart Lookup เปน็ อกี หนง่ึ คณุ ลกั ษณะเชน่ Microsoft Surface เป็นต้น โดยความ ทีช่ ่วยใหส้ ามารถเขา้ ถงึ แหล่งขอ้ มลู อ่นื ๆสามารถดงั กล่าวจะมชี ่ือวา่ Pen and Ink ทเี่ ก่ยี วข้องกบั คำ� หรอื เรือ่ งนน้ั ๆ ได้อย่างซงึ่ จะปรากฏขน้ึ มาเมื่อชุดโปรแกรม Office งา่ ยดาย ตัวอยา่ งเชน่ การท�ำงานกับเอกสาร2016 ตรวจสอบฮารด์ แวร์ในเครื่องแลว้ พบวา่ เฉพาะทาง เชน่ เอกสารดา้ นการเงินมอี ุปกรณ์ เช่น ปากกาอิเลก็ ทรอนกิ ส์ ใช้งาน การธนาคาร หรอื เอกสารเกีย่ วกับขอ้ มูลอยู่ แล้วฟังกช์ นั ที่เก่ยี วกบั ปากกาก็จะถูกเปดิ ทางการแพทย์ ทอ่ี าจมศี พั ท์ มขี อ้ ความทเี่ ฉพาะใช้งานทนั ที ตวั อยา่ งฟงั กช์ นั ทใ่ี ช้งานรว่ มกบั เจาะจง ท�ำใหต้ อ้ งการค้นหาขอ้ มูลเพิ่มเติมปากกาอเิ ลก็ ทรอนิกส์ เช่น Ink to Math Smart Lookup จะชว่ ยคน้ หาคำ� ศัพท์ ประโยชนข์ อง Ink to Math คือความ หรอื ข้อความบางอย่างเกยี่ วกบั คำ� น้นัสามารถในการแปลงลายมอื ให้เปลี่ยนเป็น โดยการแสดงข้อมลู เพม่ิ เตมิ ในหน้าตา่ งทางอกั ขระพเิ ศษทางคณติ ศาสตร์ ซ่ึงมีประโยชน์ ขวา โดยดงึ ข้อมูลเพ่มิ เติมจากในอนิ เทอร์เน็ตมากโดยเฉพาะกับการเขียนสมการทาง มาแสดงให้ดูใน Word 2016 ไดโ้ ดยไม่ตอ้ งคณิตศาสตร์ หรือการเขยี นสตู รตา่ งๆ เปดิ หนา้ ต่างเบราวเ์ ซอรแ์ ยกตา่ งหาก จากภาพดา้ นลา่ ง จะเปน็ ตวั อยา่ งการเขยี นสมการลงไปในชอ่ งตรงกลางด้วยลายมอืจากนัน้ Word 2016 จะแปลงลายมือเขียน 25

วธิ กี ารคอื ให้ไฮไลต์ขอ้ ความที่ต้องการ 18ค้นหาขอ้ มลู เพมิ่ เติม จากนัน้ คลกิ ขวาแล้วเลือก Smart Lookup (ภาพท่ี 17) 17 จากนน้ั จะปรากฏหน้าตา่ ง Insights ทางดา้ นขวา ซ่ึงจะแสดงขอ้ มลู จากการคน้ หาของBing (ภาพที่ 18)My Add-ins Document Cloud ได้ เป็นต้น นอกจากนย้ี ัง มี Add-in ท่นี า่ สนใจอกี มากมาย ไมว่ า่ จะเปน็ ความพิเศษอกี ประการในชดุ โปรแกรม สว่ นเสรมิ ที่ชว่ ยในการนำ� พิกดั แผนท่มี าใสไ่ ว้Office 2016 คอื Add-in หรือผชู้ ว่ ยทเ่ี ปน็ ในไฟลเ์ อกสารได้ หรือแมก้ ระท้งั Add-inประโยชนส์ �ำหรับเพิ่มขดี ความสามารถให้กบั ทช่ี ่วยดึงเอาสถานะรูปภาพจาก FacebookWord 2016 โดย Add-in จะเปรียบเสมือน มาแสดงใน Word 2016 กไ็ ด้ เปน็ ต้นโปรแกรมยอ่ ยๆ ทีเ่ ข้ามาเป็นส่วนเสรมิ การทำ� งานรว่ มกันโปรแกรมตา่ งๆ ในชดุ โปรแกรม คลกิ ทแ่ี ท็บ Insert จากนั้นคลกิ ทปี่ มุ่Office 2016 หากตอ้ งการค้นหา Add-in Store คน้ หา Add-in ทต่ี อ้ งการ (ภาพท่ี 19)ท่ีเปน็ ประโยชนแ์ ละตรงกับความต้องการ ให้คลกิ ท่ไี อคอน Store ท่อี ยใู่ นแท็บ Insert โดยAdd-in น้ันจะมาจากบริษัทอืน่ ๆ ไม่วา่ จะเปน็Adobe เพอ่ื ชว่ ยใหใ้ ชง้ านรว่ มกบั ระบบ Adobe26

19 22 หลงั กจากนนั้ ใหเ้ ลอื ก Add-in ที่ต้องการ ผใู้ ชส้ ามารถเลอื กเปดิ /ปดิ Add-ins เมอื่ ใดจากใน Store (ภาพที่ 20) ก็ไดท้ ่ตี ้องการ จากภาพท่ี 25 จะเห็น Add-in 2 ตวั ทถ่ี ูกใส่เข้ามา คือ Translation และ 20 Wikipedia โดยความสามารถของ Translation เมอ่ื เลือก Add-ins ทต่ี ้องการไดแ้ ลว้ นน้ั เพยี งแคไ่ ฮไลต์ตวั อักษรในไฟลเ์ อกสารให้คลกิ ปุม่ Insert จากนนั้ Add-in ท่ีเลือก ขอ้ ความท่ีถกู ไฮไลต์ก็จะถกู แปลเปน็ ภาษาท่ีจะถูกตดิ ตงั้ และปรากฏอยใู่ นรายช่อื ก�ำหนดโดยอตั โนมัติ Add-in - WikipediaMy Add-ins (ภาพที่ 21) จะชว่ ยให้คน้ หาขอ้ มูลจาก Wikipedia จาก ใน Word 2016 และน�ำขอ้ มลู หรอื รปู ภาพ 21 มาใช้งานประกอบไฟล์เอกสารไดท้ นั ที โดย ไมจ่ �ำเป็นต้องสลบั การท�ำงานไปมาระหวา่ ง Word และเบราว์เซอร์ จากภาพจะเหน็ Add-in ตวั อย่าง 2 ตวั 23ทีต่ ิดต้ังเข้ามา เมอ่ื ตอ้ งการใชง้ าน ใหก้ ดปุม่Insert (ภาพท่ี 22) 27

IT Control & ManageabilityData Loss prevention การปกปอ้ งเอกสารสามารถทำ� ไดห้ ลายวิธี เช่น การเขา้ รหสั ท่ีไฟล์ หรือกำ� หนดรายละเอยี ดในการแกไ้ ขใหก้ บั คนที่เกยี่ วข้องโดยวิธกี ารคอื ไปที่ Info จากนนั้ คลกิ ที่ไอคอนProtect Document เมอ่ื เมนูหล่นลง (dropdown) ปรากฏข้ึนใหเ้ ลอื ก Encrypt with Password (ภาพที่ 24) 24 กรอกรหัสผา่ น เพอื่ เข้ารหสั ไฟล์ หลังจากนน้ั ไฟลน์ จ้ี ะไม่สามารถเปดิ ได้จนกวา่ จะใส่รหสั ผ่านทถ่ี ูกตอ้ งลงไป (ภาพที่ 25) 2528

นอกจากนี้ ยงั สามารถก�ำหนดใหไ้ ฟล์น้ี 27แก้ไขได้เฉพาะบางจุด ดว้ ยการคลิกท่ีไอคอนRestrict Editing (ภาพที่ 26) ไดด้ ว้ ย 29 26 หนา้ ต่างแสดงรายละเอยี ดจะเปดิ ขน้ึท่ดี ้านขวา พร้อมชอ่ งใหเ้ ลือกรายละเอียดจากนนั้ ให้ตั้งค่าตามตอ้ งการ เช่น อนญุ าตให้แก้ได้เฉพาะขอ้ ความ ไม่สามารถแก้ไขรปู แบบของเอกสารได้ รวมไปถงึ การต้ังสิทธ์ิให้บางคนเทา่ นัน้ ท่แี ก้ไขได้ท้งั เอกสาร เปน็ ตน้(ภาพที่ 27) เมื่อตงั้ คา่ เรยี บร้อยแลว้ ให้คลกิ ท่ีStart Enforcing Protection เพอ่ื บนั ทกึและเริ่มการปกป้องเอกสาร

30

Excel 2016for WindowsExcel 2016 เวอรช์ ันใหม่น้ีได้รับการปรับอินเทอรเ์ ฟซให้มคี วามทันสมัยมากขนึ้ ผสานรวมเขา้ กับการท�ำงานแบบออนไลน์ เพิ่มความสามารถในการปกปอ้ งขอ้ มลู ใหป้ ลอดภยั มากขน้ึ ดว้ ย Data LossPrevention มีการเพมิ่ ความสามารถใหก้ บั Power Query เพมิ่รปู แบบของแผนภมู เิ พอื่ การแสดงผลขอ้ มลู ไดส้ วยงามระดบั มอื อาชพีModern Productivity ตวั อย่างให้ผ้ใู ช้น�ำไปประยุกตใ์ ช้งานไดท้ นั ที อกี ดว้ ย ตามภาพที่ 1Get Start 1 Excel 2016 เวอรช์ นั ลา่ สดุ นม้ี แี มแ่ บบหรอืเทมเพลตมากมายใหเ้ ลอื กใช้ เพอ่ื ความสะดวก Tell Meรวดเรว็ ในการสรา้ งเอกสารขอ้ มลู ทนี่ า่ ประทบั ใจ คุณลักษณะ Tell Me ช่วยใหค้ ้นพบส่ิง เมอ่ื ต้องการสรา้ งสเปรดชตี ใหค้ ลิก New ทีต่ อ้ งการได้อย่างรวดเร็วข้นึ เพียงพิมพส์ ่ิงที่แลว้ ตวั เลอื ก Theme ต่างๆ จะปรากฏขึ้น ต้องการทราบลงในชอ่ งคน้ หาของ Tell Meเชน่ แผ่นงานสำ� หรับการจัดแผนการท่องเทยี่ ว ทีอ่ ยูด่ ้านบนของหน้าจอ จากน้ัน Tell Me จะแผน่ งานสำ� หรับบันทกึ คา่ ใช้จ่ายในการจดั งาน แสดงรายการของส่งิ รอ้ งขอขึน้ มาใหเ้ ลือกใช้แต่งงาน แผน่ งานสำ� หรบั คำ� นวณรายรบั /จ่ายที่เชือ่ มต่อกบั PayPal ซ่ึงแม่แบบเหล่านี้จะเป็นประโยชนอ์ ยา่ งมากสำ� หรบั คนทีท่ �ำธรุ กจิ แบบออนไลน์ นอกจากน้ี ยังมชี ุดขอ้ มลู 31

2 ของข้อมลู เปน็ ลำ� ดบั ชนั้ ใชก้ ับข้อมูลได้ หลายรูปแบบ เชน่ การน�ำไปใช้ทำ� ตวั อย่างเชน่ เมอ่ื ตอ้ งการสร้าง Pivot แผนผังการบงั คับบัญชาของบุคคลTable ให้พิมพ์คำ� ว่า Pivot ลงไปใน Tell Me ในองค์กร หรือตวั เลขซ้ือขายหรอืตามภาพที่ 3 จากนน้ั จะมีรายการทีเ่ กี่ยวข้อง ยอดรายได้ของแต่ละแผนกในบรษิ ัทกบั หวั ข้อ Pivot ให้เลอื กคณุ ลักษณะที่ตอ้ งการจากตวั เลือกทีป่ รากฏ • Treemap การแสดงผลข้อมลู บนพ้นื ที ่ ส่ีเหล่ียม โดยแบง่ ขนาดข้อมูลตาม 3 ขนาดของพนื้ ที่สเ่ี หลีย่ ม อาจใช้โทนสี เปน็ ตัวก�ำหนดชุดหรือประเภทของ แผนภูมิรปู แบบใหม่ ข้อมลู เพ่อื ให้ดงู ่ายขึ้น ใช้กับข้อมูล ไดห้ ลากหลาย เช่น ยอดขาย ปริมาณ คุณลกั ษณะการทำ� แผนภมู ิหรือกราฟเปน็ ของจำ� นวนสินค้าในคลงั ทอ่ี ยตู่ ามสาขา สิง่ ทจ่ี ะขาดไมไ่ ด้สำ� หรบั Excel ดงั น้นั ใน ต่างๆ วา่ ไปกระจกุ อย่ทู ่ีใดทห่ี นง่ึExcel 2016 เวอร์ชันใหมน่ ี้ จงึ ได้เพม่ิ รปู แบบ มากน้อยเพียงใดของแผนภมู ใิ หมๆ่ เขา้ มาเพื่ออ�ำนวยความสะดวกในการแสดงผลข้อมลู ทส่ี มบรู ณแ์ บบ 4มากขึน้ โดยเฉพาะกราฟสามมิติ (3D)และยงั มรี ูปแบบใหม่ทีเ่ พ่มิ เข้ามา เชน่ • Box & Whisker ซงึ่ เปน็ แผนภูมทิ ่ี ในการใชง้ าน ตัวอยา่ งเช่น เมือ่ นำ� ข้อมลู เกี่ยวกับการทำ� ตวั เลข หรอื สถติ เิ กี่ยวกับ ราคาของตลาดหลักทรัพยม์ าใส่ในตาราง งานดา้ นวิทยาศาสตร์ตา่ งๆ เราสามารถก�ำหนดให้ Excel พล็อตเปน็ Stock Charts (หรอื ท่เี รียกว่าแผนภมู ิ • Sunburst พัฒนาอีกขัน้ ของแผนภมู ิ แทง่ เทียน) เพอ่ื การวิเคราะหข์ ้อมลู ราคาได้ วงกลม ซ่ึงชว่ ยใหม้ องเห็นความสมั พันธ ์32

ขน้ั ตอนแรก ให้เปดิ ชุดข้อมลู ที่เป็น แล้วเลือก Water Fall แล้วแผนภูมทิ เ่ี กดิ จากราคาหนุ้ ท่ีสนใจขนึ้ มา โดยชุดข้อมลู จะตอ้ ง ชดุ ข้อมูลทเ่ี ลอื กจะปรากฏขึน้ เลอื กรปู แบบตรงตามขอ้ กำ� หนดของแผนภมู นิ ั้นๆ เชน่ ทีต่ อ้ งการ เพื่อการวเิ คราะห์ขอ้ มูลทงี่ า่ ยดายการท�ำ Stock Charts ชดุ ข้อมูลจะต้อง ขน้ึ (ภาพท่ี 6 และ 7)ประกอบดว้ ย วนั ท่ี ราคาสูงสดุ ราคาตำ่� สุดราคาปดิ เปน็ หลกั (ภาพท่ี 5) ถ้าชุดข้อมลู 6ตรงตามข้อก�ำหนด Excel จะพลอ็ ตแผนภมู ิStock ใหท้ ันที 7 5 ในกรณีทไี่ มแ่ นใ่ จว่าชุดข้อมลู ทม่ี อี ยคู่ วร ใช้แผนภูมแิ บบใดจึงจะเหมาะสม Excel หากต้องการสรา้ งแผนภูมิ Water 2016 ก็สามารถเลือกกราฟให้ไดแ้ บบอตั โนมัติFall รูปแบบอืน่ เพอ่ื ใชก้ บั ชดุ ขอ้ มูลใน วธิ ีการคอื ให้ลากคลุมชดุ ขอ้ มลู ท่กี �ำลังตลาดหลกั ทรพั ย์ ใหล้ ากคลุมชุดข้อมูลท่ี ท�ำงานอยู่ แลว้ ไปท่ีแท็บ Insert คลิกไอคอนตอ้ งการท�ำแผนภูมิ จากนนั้ ไปทแ่ี ทบ็ Insert Recommended Charts (ภาพท่ี 8) 8 33

Excel จะเลือกแผนภูมิทเี่ หมาะสมและ ให้คลิกที่ไอคอน Share with Peopleเขา้ กบั ชุดข้อมลู ท่ีเลอื กใหท้ ันทีตามภาพท่ี 9 เมอ่ื หน้าต่าง Share ปรากฏข้ึน (ภาพท่ี 11) ใหใ้ สอ่ ีเมลของผทู้ ี่ต้องการแชร์เอกสารดว้ ย แลว้ กดปุ่ม Share เม่อื ผู้รับได้อเี มลเชญิ ก็จะสามารถเขา้ ดไู ฟล์หรอื แก้ไขไฟลไ์ ด้ โดยมี OneDrive เปน็ ศนู ย์กลาง 9 11Co-authoring Business Intelligence คณุ ลกั ษณะส�ำคญั อีกประการหนงึ่ คอื Power Queryการใชไ้ ฟลข์ อ้ มลู ร่วมกนั ได้ในแบบเรียลไทม์วธิ กี ารคือ ใหไ้ ปที่แท็บ Files > Share Power Query เป็นคุณลักษณะภายในจากนน้ั คลกิ ท่ี Share with People Excel ทชี่ ่วยในการวิเคราะห์ข้อมูล โดยแล้วคลกิ ทไี่ อคอน Save to Cloud Power Query จะชว่ ยเชอื่ มตอ่ รวบรวมเพ่อื อปั โหลดไฟล์เขา้ ไปไว้ในโฟลเดอรบ์ น และปรับปรงุ ขอ้ มูลบนฐานขอ้ มูลหลายๆ แหง่OneDrive เสยี กอ่ น หลงั จากน้ัน ไอคอน ที่อาจมโี ครงสร้างและล�ำดบั ความสัมพันธ์Save to Cloud จะเปลย่ี นเป็นไอคอน ทแ่ี ตกตา่ งกนั ชว่ ยจัดการทำ� แบบสอบถามShare With People แทน (ภาพที่ 10) หรอื Query ท�ำใหก้ ารคน้ หาและวิเคราะห์ ขอ้ มูลภายในองค์กรไมใ่ ช่เรอ่ื งยงุ่ ยากซับซอ้ น 10 อกี ต่อไป วธิ ีการคอื ให้คลกิ ทแ่ี ทบ็ Data จากน้นั เลือก New Query จะปรากฏเมนหู ลน่ ลง34

(dropdown) ใหเ้ ลอื ก Query ตามฐานข้อมูลทใ่ี ช้อยู่ในภาพท่ี 12 12 14 การเชื่อมต่อกับฐานข้อมูลน้ันจะรองรับ 3D Map (Power Map)ตงั้ แต่ Azure, SQL, Oracle, IBM DB2,Exchange ไปจนถงึ Facebook และอ่ืนๆ อีกหนึ่งคุณลักษณะใหมใ่ น Excel 2016(ภาพท่ี 13) เม่ือเลอื กฐานขอ้ มูลทอ่ี งค์กร คอื 3D Map ซึง่ เปน็ คุณลกั ษณะทจ่ี ะชว่ ยให้ใชไ้ ด้แลว้ ใหใ้ ส่ค่าตา่ งๆ ตามตอ้ งการ สามารถนำ� ขอ้ มลู จากในไฟลไ์ ปพลอ็ ตบนแผนท่ี ในแบบสามมติ ไิ ด้ สามารถบนั ทกึ วดิ โี อเพอ่ื ใช้ 13 ประกอบการทำ� งานนำ� เสนอบน PowerPoint กำ� หนดชดุ ขอ้ มลู ผสานรวมกบั ขอ้ มลู พกิ ดั แผนที่ เมื่อนำ� เข้าขอ้ มลู เสรจ็ สมบรู ณ์แล้ว เชน่ ละตจิ ดู ลองตจิ ดู รหสั ไปรษณยี ไ์ ด้ เปน็ ตน้ข้อมูลจะถกู สง่ เขา้ สู่ Query Editorเพ่อื ใชง้ านตอ่ ไป (ภาพที่ 14) ตัวอยา่ งเช่น จากข้อมลู การขายจากร้าน สาขาแตล่ ะแหง่ ท่กี ระจายอยทู่ ่ัวโลก 3D Map จะชว่ ยก�ำหนดใหช้ ุดขอ้ มลู สำ� หรบั ประเทศ อิตาลีไปแสดงบนแผนทป่ี ระเทศอติ าลี ส่วน ข้อมลู ของประเทศออสเตรเลยี ก็ขนึ้ ไปแสดง อยู่บนแผนทีข่ องออสเตรเลียได้ เพอื่ ความ สวยงามในการนำ� เสนอ วิธีการคือ ใส่ชื่อ เมอื งหรือประเทศลงไปในเซลล์ เพือ่ ระบวุ ่า ข้อมลู เหลา่ นัน้ เป็นขอ้ มูลของเมอื งใดหรือของ ประเทศอะไร จากนน้ั 3D Map จะรับทราบ โดยอตั โนมัตวิ า่ ตัวเลขดังกล่าวจะถูกวางไวท้ ี่ใด บนแผนท่ีโลก 35

ข้นั ตอนแรก ให้เลอื กข้อมลู ทตี่ อ้ งการ 17นำ� ไปแสดงผล (ภาพท่ี 14) จากน้นั คลกิ ที่แท็บ Insert แล้วคลิกทีไ่ อคอน 3D Map ในชอ่ งความสงู (Height) ในภาพที่ 18(ภาพที่ 15) หลังจากนัน้ Excel จะปรากฏ จะเป็นข้อมูลประกอบตารางข้อมลู เช่นหนา้ ต่าง ซงึ่ มรี ูปโลก 3D ขึ้นมา จากตัวอยา่ ง จะเป็นขอ้ มูลของตัวเลขผูใ้ ช้ อนิ เทอรเ์ น็ต วทิ ยุ เกม และทวี แี ยกตาม 14 เมอื ง ใหค้ ลิกที่ Add Field เพ่อื น�ำเข้าขอ้ มลู ทต่ี ้องการ จากน้ัน จะเหน็ ข้อมูลทเี่ ลือกไป 15 ปรากฏเปน็ แผนภูมิแท่งอยบู่ นรปู โลกสามมิติ (ภาพท่ี 19) เมอ่ื หนา้ ตา่ งพรอ้ มแผนทโ่ี ลกแบบสามมติ ิ 18ปรากฏขึน้ ตามภาพที่ 16 ท่ีแถบด้านขวา(ภาพท่ี 17) ใน Layer 1 ให้กำ� หนดส่วนของสถานท่ี (Location) วา่ จะให้ข้อมลู ในส่วนนี้ไปแสดงบนแผนทโี่ ดยองิ จากอะไร เชน่ องิ จากทอ่ี ยู่ ละตจิ ดู ลองตจิ ดู เมอื ง หรอื จงั หวดั เปน็ ตน้ 16 1936

หากไม่ต้องการแสดงผลขอ้ มลู เปน็ แผนภมู ิ สามารถเช่ือมโยงและวเิ คราะหข์ อ้ มูลไดอ้ ย่างแทง่ ใหเ้ ลอื กรปู แบบของขอ้ มลู (Data) มีประสทิ ธิภาพมากขนึ้ในภาพที่ 20 เพื่อเปลย่ี นรูปแบบการน�ำเสนอของแผนภมู ิ ตามภาพที่ 21 ดา้ นลา่ ง กอ่ นเรม่ิ ใชง้ าน หากตดิ ต้ัง Power Pivot แล้ว ทแี่ ถบ Ribbon จะมี Power Pivot 20 ปรากฏขนึ้ หากไม่พบและต้องการตดิ ต้งั ให้ ใช้ฟงั กช์ นั Tell Me ในการคน้ หาและติดต้ัง 21 โดยพิมพ์ค�ำวา่ Power Pivot ลงในช่องคน้ หา ของ Tell Me จากน้ัน คลกิ ท่ี Go to Power Pivot Windows แลว้ ดำ� เนนิ การตามขั้นตอน เพ่อื ดาวน์โหลดและติดตั้ง Power Pivot ลงใน Excel 2016 (ภาพที่ 22) หรอื อาจเลอื กการแสดงผลแบบตา่ งๆ 22ตามทต่ี ้องการ จะช่วยใหก้ ารแผนภูมสิ ามมติ ิมีความน่าสนใจและสวยงามมากข้นึPower Pivot เมอื่ ตดิ ตงั้ Power Pivot แลว้ จากตวั อยา่ ง จะใชฐ้ านข้อมลู หลายตารางจาก Access ทกุ วนั นลี้ กั ษณะของขอ้ มูลมีความซับซอ้ น (สามารถดาวน์โหลดฐานขอ้ มูลตวั อยา่ งเพอื่ ใช้มากขึ้นเร่ือยๆ คุณลักษณะ Power Pivot งานรว่ มกบั Power Pivot รูปแบบอื่นๆ ได้ท่ีจะเป็นเครอ่ื งมือช่วยวิเคราะห์ขอ้ มลู จาก http://powerpivotsdr.codeplex.com)ตารางท่ีมมี ากกว่าหนง่ึ ตาราง หรอื อาจเชอื่ มโยงขอ้ มูลจากฐานขอ้ มูลหลายๆ แหล่ง เตรียมข้อมูลแล้ว ใหไ้ ปทแ่ี ท็บ Powerโดยแต่ละแหล่งอาจมีความสมั พนั ธ์กบั ขอ้ มูล Pivot จากนน้ั คลกิ ไอคอน Manage แล้วในทางใดทางหน่งึ ดังนั้น Power Pivot จงึ หนา้ ต่าง Power Pivot จะปรากฏขน้ึ ตามเปรยี บเสมอื นตัวกลางในการประสานข้อมลู ภาพท่ี 23 และ 24ดงั กล่าว แลว้ นำ� มาคำ� นวณ เพอื่ ช่วยให้ 37

23 26 24 จาก Select Tables and View ในหน้า Power Pivot จะแสดงให้เห็นว่าฐานขอ้ มูลท่ี จากนัน้ คลกิ ไอคอน From Database นำ� เข้ามาน้นั มีตารางข้อมูลใดอยู่บา้ ง สามารถท่แี ทบ็ Home ในเมนูหล่นลงที่ปรากฏขน้ึ เลอื กนำ� เข้าทง้ั หมด หรอื จะเลือกเฉพาะตารางใหเ้ ลอื ก From Access ตามภาพที่ 25 ท่ีสำ� คญั เท่าน้นั กไ็ ด้ หลังจากเลอื กตารางแล้ว(สามารถน�ำเขา้ ข้อมลู รูปแบบอืน่ ได้ เช่น ให้คลกิ Finish เพอื่ เรมิ่ น�ำเขา้ ข้อมลู ส�ำหรับข้อมูลตารางจาก Excel หรือฐานข้อมลู การวิเคราะห์ล�ำดบั ตอ่ ไป (ภาพที่ 27 และ 28)จาก SQL Server กไ็ ด้) 27 25 28 จากนัน้ เลือกไฟล์ฐานข้อมลู ที่ตอ้ งการนำ� เข้า คลกิ เปิด แลว้ กดปุ่ม Nextเพ่ือด�ำเนนิ การต่อ (ภาพท่ี 26)38

ในหน้าหลกั ของ Power Pivot ให้ คอลมั นท์ ม่ี ชี ุดขอ้ มลู เดียวกนั ทเี่ ชอื่ มโยงกนัตรวจสอบความสัมพนั ธ์ของขอ้ มูลในแตล่ ะ ขน้ึ มาให้ตารางท่ีนำ� เขา้ มาด้วยการคลิกไอคอนDiagram View ที่อยมู่ ุมบนขวาตามภาพท่ี 29 ตวั อย่างเชน่ หากต้องการทราบว่าตาราง FactSales กบั ตาราง DimProduct มีขอ้ มูล 29 ในคอลัมน์ใดบา้ งทเ่ี ช่ือมโยงกนั ใหว้ างเมาส์บน ลกู ศร Power Pivot จะไฮไลต์ ProductKey จากนน้ั จะเหน็ การเชอ่ื มโยงกันระหวา่ ง ขนึ้ มาให้ หมายความว่าตารางสองตารางนี้ข้อมลู ในแตล่ ะตารางของฐานข้อมูลที่น�ำมาใช้ มขี อ้ มลู ทส่ี มั พันธ์กนั คือ ProductKey เป็นตน้ซ่ึงถา้ Power Pivot พบวา่ ข้อมูลในตารางใด (ภาพที่ 31)เปน็ ขอ้ มลู ชนิดเดียวกนั มคี วามสมั พันธ์กันก็จะเชื่อมโยงใหโ้ ดยอัตโนมัติ (ภาพท่ี 30) 31 30 เมื่อได้ความสมั พนั ธร์ ะหว่างขอ้ มลู ของ แต่ละตารางแล้ว กจ็ ะสามารถนำ� ข้อมลู หากต้องการตรวจสอบว่า Power Pivot ดงั กลา่ วมาวเิ คราะห์ใน PivotTable ได้ โดยเช่อื มโยงขอ้ มลู ของแต่ละตารางโดยใชข้ ้อมลู ใหค้ ลกิ ท่ีไอคอน PivotTable (ภาพที่ 32)ในคอลัมนใ์ ด ใหว้ างเมาสบ์ นลูกศรของ จากนน้ั คลกิ ทปี่ ุม่ New Worksheet เพื่อสลับไดอะแกรม แล้ว Power Pivot จะไฮไลต์ กลับมาที่หน้าของ Excel ที่แถบดา้ นขวา จะ เหน็ หนา้ ต่าง PivotTable Fileds ซ่ึงจะมีชุด ขอ้ มลู ทน่ี ำ� เขา้ โดยใช้ Power Pivot (ภาพที่ 33) 32 39

ลงมาไวใ้ นช่อง Rows ตัวเลขกจ็ ะแสดงขนึ้ มาวา่ แต่ละปนี น้ั ผ้ผู ลติ แต่ละรายลดราคา ให้มากเทา่ ใด (ภาพที่ 36 และ 37) 33 34 35 ให้ใช้ความสัมพันธ์ของขอ้ มลู แตล่ ะตารางทเ่ี ช่ือมโยงกันในขน้ั ตน้ มาใชใ้ นการคำ� นวณหาตัวเลข ยอดขาย ก�ำไร ช่องทางการขายท่ที �ำกำ� ไร หรืออื่นๆ ที่ต้องการ (ขึ้นอยู่กับรปู แบบขอ้ มลู ที่นำ� เขา้ ) ในทน่ี ้ี เราต้องการทราบว่าโปรโมชนั ที่ผา่ นมา สนิ ค้าจากผจู้ ดั จ�ำหน่ายรายใดทีล่ ดราคาท�ำให้คนตัดสนิ ใจซื้อมากท่ีสุด ตวั เลขนสี้ ามารถค�ำนวณไดด้ ว้ ยการไปท่ตี ารางทมี่ ีชือ่ วา่ DimProductแล้วลากคอลมั นท์ ่มี ีชอื่ ว่า Manufacturerมาใส่ในช่อง Rows จากนนั้ ใหไ้ ปทีต่ ารางFactSales แล้วลากคอลมั นท์ ่มี ชี ่ือว่าDiscount Amount ไปไว้ในชอ่ ง Sumตามภาพที่ 34 จะเห็นไดว้ า่ สนิ ค้าจากผู้ผลิตรายใดลดราคาให้มากทส่ี ุดตามภาพที่ 35 หรือหากต้องการทราบรายละเอียดมากข้ึนวา่ ในแตล่ ะปีนนั้ ผผู้ ลิตแตล่ ะรายท�ำโปรโมชันลดราคามากน้อยเพยี งใด ใหไ้ ปท่ีตาราง DimDate เลือกคอลมั น์ FiscalYear40

36 วิเคราะห์ขอ้ มลู ในรปู แบบอ่ืนๆ ไดอ้ กี มากมาย37 ซึง่ หากใช้งานอย่างเชย่ี วชาญแลว้ จะชว่ ยให้ สามารถน�ำข้อมลู จากหลายแหลง่ ทีม่ อี ยู่มา ใชก้ ับธุรกจิ ทำ� ให้มองเหน็ จดุ ออ่ นจุดแขง็ ใน หลายๆ ดา้ นเพื่อให้สามารถปรับตวั เข้ากบั โลก ธรุ กิจในปจั จบุ ันได้อย่างรวดเรว็ IT Control & Manageability Protect Workbook ในแง่ของการรกั ษาความปลอดภยั ของ ข้อมลู นน้ั ไมโครซอฟทก์ ็ให้ความสำ� คัญเช่นกัน โดยใน Excel 2016 เวอร์ชนั ใหมน่ ี้สามารถ ท�ำได้หลายระดบั 1. ระดับปอ้ งกนั สมดุ งาน (Workbook) คลกิ ที่แท็บ Files > Info แล้วคลกิ ไอคอน Protect Workbook เมนู หลน่ ลงจะปรากฏตัวเลอื กต่างๆ ให้เลอื กใช้ (ภาพท่ี 38) 38 ทั้งหมดนี้เปน็ เพยี งรูปแบบการใช้งานเบื้องต้นของ Power Pivot เท่านนั้ PowerPivot ยังสามารถเอาไปประยกุ ตใ์ ช้ในการ 41

พมิ พร์ หสั ผา่ นทต่ี อ้ งการ บคุ คลทไี่ มม่ ี เปล่ียนโครงสร้างของแผน่ งานน้ไี ด้รหสั ผา่ นกจ็ ะไมส่ ามารถเปดิ สมดุ งานนไ้ี ด้ ตามภาพที่ 40 ด้านล่าง(ภาพท่ี 39) 39 40 2. ระดบั ป้องกนั แผน่ งาน (Sheet) หากไมไ่ ด้รบั สทิ ธิ์ในการเปลีย่ นแปลง การปอ้ งกนั ในระดบั ยอ่ ยลงมาอีก คือ ขอ้ มูล จะปรากฏหนา้ ตา่ งแจ้งเตอื น การป้องกันการเปลย่ี นแปลงขอ้ มูล ดงั ภาพ 41 ภายในแผ่นงาน โดยจะมหี นา้ ตา่ ง ขึ้นมาใหก้ �ำหนดไดว้ า่ ข้อมลู หรอื 41 ส่วนใดของตารางทีห่ า้ มเปลีย่ นแปลง รวมไปถงึ การกำ� หนดไม่ใหบ้ ุคคลอ่นื 42

43

PowerPoint 2016for Windowsซอฟต์แวรส์ ำ� หรบั สรา้ งงานน�ำเสนอ PowerPoint 2016 นี้มาพร้อมกบั ความสามารถใหม่ๆ ทน่ี ่าสนใจโดยส่งิ ท่ีมกี ารพัฒนาใหด้ ีขน้ึ กวา่ เดิมอย่างเหน็ ได้ชดั คอื การทำ� งานแบบออนไลน์หรือการท�ำงานร่วมกันเปน็ ทมี ท่ที ำ� ไดอ้ ย่างง่ายดายและไมซ่ ับซ้อนModern Productivity Tell MeMore Themes ในกรณีท่ีไม่ทราบว่าจะเร่มิ ใช้งาน PowerPoint ทีจ่ ุดใด คุณลักษณะ Tell Me เมือ่ ลงชอ่ื เข้าใช้งานดว้ ยบัญชไี มโครซอฟท์ สามารถช่วยได้ โดยพมิ พ์สิ่งทตี่ ้องการหลงั จากเปดิ PowerPoint 2016 แลว้ จะชว่ ยให้ ทำ� ในชอ่ ง Tell Me (ภาพที่ 2)สามารถเลอื ก Theme ในการสรา้ งงานนำ� เสนอไดม้ ากขึน้ โดยในแต่ละ Theme จะมีตัวเลอื ก 2แตกต่างกันไป เช่น บาง Theme มี 4 สี ชว่ ยให้การออกแบบมีความหลากหลายมากขึ้นไมจ่ �ำเจ (ภาพท่ี 1) 1 Tell Me ช่วยให้เขา้ ถงึ ฟังกช์ ันต่างๆ อกี ทง้ั ยงั ตอบข้อสงสยั ผา่ นระบบช่วยเหลือ44

ของ Office 2016 ไดอ้ กี ดว้ ย และถา้ ลงชดุ นอกจากนี้ เมือ่ น�ำเสนองานเรียบร้อยแลว้โปรแกรมนีเ้ ป็นภาษาไทย ก็จะสามารถ ยังสามารถเลอื กได้วา่ จะล้างสงิ่ ต่างๆ ท่ีเขียนถามสง่ิ ที่ตอ้ งการเป็นภาษาไทยเข้าไปในชอ่ ง หรอื ไฮไลต์ไว้ หรือจะบนั ทกึ เกบ็ ไว้ดใู นTell Me ได้เชน่ กัน ภายหลงั ก็ไดเ้ ชน่ กนั (ภาพท่ี 4)Ink Annotation 4 ส�ำหรบั ผทู้ ี่ใช้ PowerPoint เป็นประจ�ำ Presentation Onlineในเวอรช์ ันใหม่น้จี ะมีคณุ ลกั ษณะใหมท่ ่เี รียกวา่ Ink Annotation ท่ีจะท�ำงานรว่ มกบั Office 2016 เวอร์ชันใหมน่ ้รี องรับการแท็บเล็ตทีใ่ ช้ปากกาอิเล็กทรอนิกส์ได้ เพือ่ ใช้ ท�ำงานเป็นทีมแบบออนไลนม์ ากขึ้น ดงั นน้ัเปน็ ไฮไลต์ เลเซอรพ์ อยนเ์ ตอร์ หรือปากกาได้ ใน PowerPoint นีก้ ็จะมีคุณลกั ษณะท่ีเรยี กอยา่ งสะดวกสบาย (รองรบั การทำ� งานรว่ มกับ ว่า Present Online ซ่งึ ใหค้ ณุ ประโยชนอ์ ยา่ งเมาสด์ ้วยเชน่ กัน) มาก โดยเฉพาะในการแสดงงานน�ำเสนอให้ กับทมี งานหรือลกู คา้ ท่ไี มไ่ ด้อยู่ทเ่ี ดียวกนั หรือ เมือ่ เปิดโหมด Presentation ทีม่ ุมล่าง อยู่คนละซีกโลก โดยเร่ิมจากการนัดหมายการดา้ นซา้ ย ใหค้ ลิกทไ่ี อคอนรปู ปากกา แลว้ เลือก ประชมุ ล่วงหน้า ใช้ Presentation Onlineตวั เลอื กตามฟังกช์ นั ทต่ี อ้ งการใช้ เช่น เลเซอร์ Service ของไมโครซอฟท์ หรอื อาจให้ทมี งานพอยนเ์ ตอร์ ปากกา (ส�ำหรบั เขียนข้อความ) เตรยี มขอ้ มูลงานนำ� เสนอล่าสุด จากน้นัปากกาไฮไลต์ ซง่ึ ฟังกช์ ันน้ชี ่วยใหส้ ามารถ จงึ เดนิ ทางไปหาลูกคา้ เพือ่ ปดิ การขายเลอื กเปลยี่ นสหี มกึ ของปากกาไดด้ ว้ ย (ภาพที่ 3) โดยใชง้ านน�ำเสนอทม่ี ขี อ้ มูลอัปเดตลา่ สุด จากเพอ่ื นร่วมงานจากอกี ฟากหนงึ่ ของโลก3 วธิ กี าร คือ ไปที่แท็บ File จากนน้ั เลอื ก Share > Presentation Online หรอื 45

อาจคลกิ ที่ Enable Remote Viewer to ท่ีมุมบนขวาของจอภาพ ให้คลิกท่รี ูปคนdownload the presentation ในกรณีท่ี พรอ้ มเคร่อื งหมายบวกตามภาพท่ี 7ต้องการใหผ้ ู้เขา้ ร่วมประชมุ ดาวนโ์ หลดไฟล์งานนำ� เสนอไปเกบ็ ไวไ้ ด้ จากนัน้ คลกิ ที่ไอคอน 7Present Online (ภาพที่ 5) 5 PowerPoint จะเรม่ิ บันทกึ ไฟล์ดงั กลา่ ว ไปยัง OneDrive กอ่ น เมอ่ื บันทึกเรยี บรอ้ ย ในหน้าตา่ งจะปรากฏลงิ ก์ ให้น�ำลิงกท์ ่ีได้ แลว้ จะปรากฏหน้าต่างขน้ึ มาทางขวา ให้มานส้ี ่งไปยงั อเี มลของบุคคลท่ีตอ้ งการใหเ้ ข้า กรอกอเี มลของผู้ท่ตี อ้ งจะให้เขา้ มาแกไ้ ขลงไปมาดูหรอื คัดลอกไฟล์ จากนน้ั คลกิ Start ในช่องนี้ โดยสามารถก�ำหนดสทิ ธิ์ได้ว่าจะให้Presentation เพือ่ เร่ิมการบรรยายแบบ เข้ามาดไู ดอ้ ย่างเดียว หรือจะใหแ้ กไ้ ขไดด้ ว้ ยออนไลน์ (ภาพท่ี 6) จากนนั้ ใหค้ ลกิ Share (ภาพที่ 8) 6 8Co-Authoring Presentation PowerPoint จะสง่ อีเมลพรอ้ มลงิ ก์ไปยงั บุคคลนนั้ เพอื่ ใหเ้ ขา้ มาแก้ไขได้ ไฟล์น�ำเสนอสามารถแบ่งปันกบั คนอ่ืนใหเ้ ข้ามาช่วยแกไ้ ขหรอื ตรวจทานได้ Business Intelligenceโดยมวี ธิ ีงา่ ยๆ ดงั น้ี Online Pictures เพอ่ื ใหง้ านน�ำเสนอมคี วามน่าสนใจ และ สร้างความประทบั ใจให้กบั ผู้ชม การน�ำเอา46

รูปภาพมาใชก้ ม็ สี ว่ นส�ำคัญ ใน PowerPoint เมอ่ื คน้ หาใน Bing จนไดร้ ปู ทถี่ กู ใจแลว้2016 มเี ครอื่ งมือทช่ี ว่ ยให้คณุ ค้นหารปู ภาพ ใหค้ ลกิ ทร่ี ปู นน้ั แลว้ คลกิ Insert รูปจะถูกใส่หรอื วดิ ีโอจากอนิ เทอร์เน็ตตลอดจนสอ่ื สงั คม เข้ามายงั ไฟลง์ านนำ� เสนอทันที (ภาพท่ี 11)ออนไลนม์ าใชง้ านนำ� เสนอไดง้ า่ ยขน้ึ โดยคน้ หาไดโ้ ดยตรงจากเครอื่ งมอื ใน PowerPoint 2016 เม่ือตอ้ งการใสร่ ูปเพอ่ื ตกแตง่ ลงในเอกสาร 11ใหค้ ลิกทแี่ ทบ็ Insert จากน้นั คลกิ ท่ไี อคอนOnline Pictures (ภาพที่ 9) 9 สว่ นการคน้ หาจาก Facebook หรอื Flickr ตอ้ งลงชื่อเข้าใช้งานเสียกอ่ น แล้วจงึ จะเหน็ ตัวเลือกของแหล่งคน้ รูป ซ่งึ ค้นหารูปภาพจากในบญั ชี Facebook ผา่ นปัจจบุ ันจะมอี ยู่ 4 ตวั เลอื กตามภาพท่ี 10 คือ ฟังกช์ ัน Online Pictures ได้ (ภาพที่ 12) • ค้นหารูปผ่าน Bing 12 • นำ� รูปจาก Facebook มาใสใ่ นเอกสาร • ใช้ภาพจาก OneDrive • น�ำภาพจาก Flickr Online Video Insert เม่ือตอ้ งการเพ่ิมไฟลว์ ิดโี อออนไลน์ ใหเ้ ริม่ ตน้ ด้วยการคลกิ ทไี่ อคอน Video >10 Online Video จากนัน้ จะมีหนา้ ต่างปรากฏ ขึ้นมาดังภาพท่ี 13 47

13 ตำ� แหนง่ ไดต้ ามตอ้ งการ โปรดสงั เกตวา่ การนำ� เขา้ วดิ โี อจาก Youtube น้ันจะเปน็ ในหนา้ ตา่ งท่ปี รากฏตามภาพท่ี 14 จะมี การน�ำเขา้ ในลกั ษณะท่เี ป็น Streamingตัวเลอื กใหท้ ้งั หมด 4 ตวั เลอื ก ไมใ่ ชเ่ ป็นการโหลดไฟลจ์ าก Youtube มาเกบ็ ไว้ทเี่ ครื่อง ดงั นนั้ เมอ่ื แสดงงาน • การน�ำไฟลว์ ิดีโอจากบญั ชี Facebook นำ� เสนอ จงึ ต้องเชอ่ื มตอ่ อินเทอรเ์ นต็ มาใช้ ขณะเลน่ วดิ โี อด้วย (ภาพที่ 15) • น�ำไฟล์วิดีโอจาก OneDrive ผ่านบญั ช ี 15 ไมโครซอฟท์ Instant Screenshot • คน้ หาวดิ โี อจาก Youtube พมิ พ์ ค�ำสำ� คญั ท่ตี อ้ งการค้นหาลงไปใน PowerPoint 2016 ชว่ ยอ�ำนวย ช่องคน้ หา ความสะดวกให้ใส่รูปภาพ Screenshot ของหนา้ จอแอปพลเิ คชนั อืน่ ๆ ทเ่ี ปดิ อยู่ • น�ำโคด้ ทฝี่ งั ไว้ (Embedded Code) มาใส่ในไฟลง์ านนำ� เสนอได้ จากบริการฝากไฟล์วดิ โี ออน่ื ๆ มาใส่ ในช่องทจี่ ัดให้ ทแี่ ทบ็ Insert ใหค้ ลกิ ไอคอน Screenshot จากน้นั ท่ีดา้ นลา่ งจะปรากฏรูปขนาดยอ่ 14 (Thumbnail) ของหน้าจอแอปพลิเคชนั อนื่ ที่เปิดอยใู่ นขณะนัน้ ใหค้ ลกิ เลือกภาพ เลือกท่วี ดิ ีโอท่ีต้องการ แลว้ คลิก Insert ท่ีต้องการ แลว้ หนา้ จอน้ันจะถูกใส่เขา้ มาวิดีโอจาก Youtube เพ่อื น�ำไปแสดงใน ในงานน�ำเสนอทันที (ภาพที่ 16)เอกสารทนั ที โดยสามารถยอ่ ขยายหรือปรับ48

18 16 คลกิ ตกลงเพือ่ สน้ิ สดุ ขัน้ ตอน หลงั จากนน้ั ถา้ มีการเปดิ หรอื แก้ไขไฟล์น�ำเสนอ กจ็ ะตอ้ งIT Control & Manageability ใชร้ หัสผ่านในการเปดิ ไฟลเ์ สยี ก่อนProtect Presentation นอกจากน้ี PowerPoint 2016 ยังมที าง เลือกอ่นื อีก เช่น Mark as Final เพ่ือเตือนว่า ไฟล์งานนำ� เสนอสามารถปอ้ งกนั ไมใ่ หม้ ี เอกสารดงั กลา่ วเปน็ เอกสารทถี่ ูกต้อง ผ่านการการแกไ้ ขทไ่ี ม่อนุญาตไดอ้ ยา่ งง่ายดาย ตรวจสอบเรียบรอ้ ยแล้ว (ภาพที่ 19)โดยทำ� ตามขนั้ ตอนดงั ตอ่ ไปนี้ ทีแ่ ทบ็ File ให้คลกิ ที่ Info จะเห็นไอคอนทเ่ี ขียนวา่ Protect Presentation จากนั้นจะปรากฏแถบเมนเู ล่อื นลงมา ใหค้ ลกิ ท่ีEncrypt with Password (ภาพที่ 17)17 19 จะมีหนา้ ตา่ งปรากฏขึน้ มา เพ่ือใหใ้ สร่ หัส หากมีใครนำ� ไฟล์งานนำ� เสนอนไ้ี ปเปิดใช้ท่ีต้องการ (ภาพท่ี 18) จะมีแถบแจ้งเตือนขึ้นมาดา้ นบนวา่ เอกสาร ดังกล่าวเป็นเวอรช์ นั สุดทา้ ย เป็นการปอ้ งกนั การแกไ้ ขโดยไมต่ งั้ ใจได้ 20 49

50