vdo

E-Activity ระบบอนุมัตเิ อกสารออนไลน์ ใบเบกิ ค่าเดนิ ทาง

วตั ถุประสงค์ มรี ะบบ ทเ่ี ป็ นมาตรฐาน และทนั สมยั ลดข้นั ตอนในการทางาน ลดกระดาษ ลดเวลา ดาเนินการง่าย สะดวก รวดเร็ว ถูกต้อง ครบถ้วน

ประโยชน์ทไ่ี ด้รับ ประหยดั - ลดเวลา ลดข้นั ตอน - ลดการใชก้ ระดาษ ง่าย - สร้าง และอนุมตั ิไดท้ ุกท่ี - ส่งตอ่ และแจง้ เตือนอตั โนมตั ิ สะดวก - ตรวจสอบ และติดตาม รวดเร็ว - บนั ทึกขอ้ มูลเอกสาร เขา้ -ออก

E-Act Feature Self Activity Approve service Form E-Act Dashboard Report Budget

Workflow Create Document Approve Follow Status 1 2 3

กระบวนการทางานของระบบ User Approve E-mail Reject ผ้ตู รวจสอบ E-mail ผู้สร้างเอกสาร ผ้บู งั คบั บัญชา ลงนาม E-mail E-mail E-mail แผนกบคุ คล E-mail ผ้อู นุมัต(ิ HC) ผ้ตู รวจสอบ ผู้บันทกึ (HC) (HC) E-mail E-mail เจ้าหน้าทก่ี ารเงนิ E-mail แผนกบญั ชีการเงิน (ปร๊ินใบเบกิ เงินสดย่อย) ผู้ตรวจสอบใบเบิก ผ้อู นุมัตใิ บเบิกเงนิ ผู้รับเอกสาร เงนิ สดย่อย(บญั ชี) สดย่อย(บญั ชี) เจ้าหน้าทบ่ี ุคคล (บญั ชี) (ปร๊ินใบเบิกค่าเดินทาง)

การบนั ทึกและสถานะเอกสาร Document Status Act No. Edit Save as Cancel - - -- - Save Draft Close - Draft - Submit - รออนุมตั ิ - Reject - Approve - - อนุมตั ิ - ไม่อนุมตั ิ Delete - ยกเลิก

ทำควำมรู้จกั ระบบและสว่ นประกอบตำ่ งๆ

Website เข้าใช้งานระบบ http://thaibevss.com/eact/

การเข้าใช้งานระบบ Username : รหสั พนกั งาน Password : รหสั เขา้ e-mail Outlook

เมนเู พ่ือสร้างและเข้า หน้าDashboard สามารถตรวจสอบเอกสาร อนมุ ตั ิเอกสาร ของตวั เองได้โดยสามารถคลิกIconนนั้ ได้เลย

DASH BOARD เอกสารทผ่ี ้เู ข้าใช้งาน เอกสารท่รี อผ้เู ข้าใช้งาน เอกสารทผ่ี ้เู ข้าใช้งาน เอกสารที่รอผ้เู ข้าใช้งาน สร้างทงั้ หมด อนมุ ตั ิ อนมุ ตั ิเรียบร้อยแล้ว อนมุ ตั นิ านเกิน 2 วนั (มeี mailแจ้งเตือนทกุ เช้า)

MENU  เมนู “Home” คือ หน้าหลกั สามารถตรวจสอบ Dashboardได้  เมนู “HC Forms” คือ เมนสู าหรับเข้าสร้างเอกสารใบ เบกิ คา่ เดนิ ทาง  เมนู “Documents” คอื เมนสู าหรับตรวจสอบสถานะ เอกสารของตวั เองและแก้ไขเอกสารกรณีเอกสารไมอ่ นมุ ตั ิ  เมนู “Approve” คอื เมนเู พื่อเข้าอนมุ ตั เิ อกสาร

ข้ันตอนกำรสรำ้ งเอกสำร แบบฟอร์มใบเบกิ ค่ำเดนิ ทำง

ข้นั ตอนการสร้างเอกสาร 1> คลกิ ที่ HC Forms 2> คลกิ ที่ expense travelling

เลอื กวนั ที่สร้างเอกสาร กรอกรหสั พนกั งานผ้เู บกิ (สามารถสร้างให้ผ้อู ่ืนได้) ระบบจะขนึ ้ ข้อมลู พนกั งานให้ Auto เลือกภาค(เฉพาะนายคุ ) กรอกหมายเลขโทรศพั ท์ติดต่อ กรอกตามคาสง่ั ผ้บู งั คบั บญั ชา

กรอกรายละเอียดการเดินทาง จานวนวนั และเวลา

ตรวจสอบสทิ ธิ์คา่ เบกิ กรอกรายละเอียดการเดินทาง กรอก วา่ ถกู ต้องหรือไม่ จานวนวนั ตามการ กรอกจานวนเงิน เดินการจริง ระบบจะรวมเงินให้Auto ***ตรวจสอบสทิ ธ์ิค่าเบกิ ตามระดบั งานกรณีเบกิ เกินสทิ ธ์ิต้องทาเอกสารหนงั สอื ขออนมุ ตั ิ

สร้างเอกสาร เอกสารแนบ (ไมเ่ กนิ 5 ไฟล์ ไฟลล์ ะไมเ่ กนิ 10 MB) กดบนั ทกึ

สร้างเอกสาร ขน้ึ ตัวอยา่ งเอกสารให้ ตรวจสอบอกี คร้ัง สว่ นหนงั สอื ขออนมุ ตั ิ

สร้างเอกสาร ขน้ึ ตัวอยา่ งเอกสารให้ ตรวจสอบอกี ครง้ั สว่ นใบเบิกเงินสดยอ่ ย

สร้างเอกสาร เมื่อตรวจสอบเอกสารแลว้ จะมีป่มุ ด้านลา่ ง3ปุ่ม Draft/แกไ้ ขเอกสาร Saveเอกสารเปน็ PDF ส่งอนมุ ัติ

Document ตรวจสอบสถานะเอกสารทงั้ หมดและสถานะ ของเอกสารท่เี คยสร้างไว้ คน้ หำเอกสำร เอกสำรทง้ั หมด

ข้นั ตอนกำรอนมุ ตั ิเอกสำร

E-mail แจ้งอนุมตั ิ Email แจ้งอนมุ ตั จิ ะชอ่ื T&D Sales Support เอกสารใบเบกิ ค่าเดินทางและเอกสารแนบ สามารถปร๊ินเอกสารได้ ข้อมลู ในเอกสารและเลขทีเ่ อกสาร linkระบบE-Act เพ่ือเข้าอนมุ ตั ิ เอกสาร(ผ่านChrome เท่านนั ้ )

Approve form 1> คลิกท่ี Apprave 2> คลกิ ที่ Approve Form 3> หาเอกสารท่ตี ้องการอนมุ ตั ิ และกดท่ปี ่ มุ Approve

ตวั อย่างเอกสาร เอกสารแนบ ดปู ระวตั ิการอนุมตั ิ เหตุผลเพมิ่ เติมกรณีไมอ่ นุมัติเอกสาร ลายเซ็นผู้อนมุ ตั ิ อนุมตั ิเอกสาร

ขั้นตอนเพิ่มลำยเซน็ กรณีไมม่ ลี ำยเซ็นในระบบ

เข้าไปท่ี Signature แล้วกด Create Signature

สามารถเพิ่มลายเซ็นได้2 วธิ ีคือ 1. ใช้เม้าท์เป็นปากกา แล้วเซน็ ในกรอบสเ่ี หลย่ี ม และกดCreate

2. กดทC่ี hoose file แล้วเลอื กไฟลล์ ายเซ็น(.JPG/.PNGเทา่ นนั้ ) กดOpen และกดCreate

เจ้ำหนำ้ ทแี่ ผนกบคุ คลสำมำรถแก้ไข ยอดเงินได้(เฉพำะสถำนะรอผู้บนั ทกึ อนมุ ัตเิ ท่ำนัน้ )

แก้ไขจานวนเงนิ 1> คลิกท่ี Documents 2> คลกิ ท่ี Documents HC 3> คลกิ ที่ Edit

แก้ไขจานวนเงนิ สามารถแก้ไข จานวนเงินได้ *****จากนนั้ ให้เข้าหน้าApprove กดบนั ทึก เพื่ออนมุ ตั เิ อกสาร

เจ้ำหนำ้ ท่ีแผนกบญั ชีสำมำรถใส่GLใน ใบเบิกเงนิ สดย่อยได้(เฉพำะสถำนะรอ ผูต้ รวจสอบใบเบิกเงนิ สดยอ่ ยอนุมัตเิ ท่ำน้นั )

แก้ไขจานวนเงนิ 1> คลิกท่ี Documents 2> คลกิ ท่ี Documents HC 3> คลกิ ที่ Edit

ใส่GLในใบเบกิ เงินสดย่อย กรอกGLคา่ ใช้จา่ ย ในใบเบิกเงินสดยอ่ ย *****จากนนั้ ให้เข้าหน้าApprove กดบันทึก เพ่ืออนมุ ตั เิ อกสาร

เจำ้ หนำ้ ที่แผนกบญั ชีกดรับเอกสำร เมื่อได้รบั เอกสำรPaperครบ

E-mail แจ้งอนุมตั ิ Email แจ้งอนมุ ตั จิ ะชอ่ื T&D Sales Support เอกสารใบเบกิ ค่าเดินทางและเอกสารแนบ สามารถปร๊ินเอกสารได้ ข้อมลู ในเอกสารและเลขทีเ่ อกสาร linkระบบE-Act เพ่ือเข้าอนมุ ตั ิ เอกสาร(ผ่านChrome เท่านนั ้ )

Approve form 1> คลิกท่ี Apprave 2> คลกิ ที่ Approve Form 3> หาเอกสารท่ตี ้องการอนมุ ตั ิ และกดท่ปี ่ มุ Approve

ตวั อย่างเอกสาร เอกสารแนบ ดปู ระวตั ิการอนุมตั ิ เหตุผลเพมิ่ เติมกรณีไมอ่ นุมัติเอกสาร ลายเซ็นผู้อนมุ ตั ิ อนุมตั ิเอกสาร

Approve form เมอ่ื เอกสารอนมุ ตั ิครบแล้วจะได้Email แจ้งการอนมุ ตั ิสง่ ไปหาผ้เู บกิ

THANK YOU 02-785-5744,061-3857262 #MKT-SSS-DevSupport