โปรแกรมตารางทำงาน ม.5/2

20204-2103 โปรแกรมตารางงาน ตรงตามหลกั สตู รประกาศนยี บัตรวิชาชีพ (ปวช.) พุทธศักราช 2562 สงวนสขิ สิทธต์ิ ามพระราชบญั ญตั ิลขิ สทิ ธิ์ 2558 จัดพิมพ และ จําหนา‹ ยโดย เรียบเรยี งโดย บรษิ ัท ซัคเซส มีเดีย จํากัด อ. ชษิ ณพุ งศ ธญั ญลักษณ การศกึ ษา 1000/19-20 อาคารลเิ บอรต พ้ี ลาซา ชน้ั 12A • ปริญญาตรี คณะครุศาสตรอตุ สาหกรรมบัณฑติ ซอยสขุ มุ วิท 55 (ทองหลอ ) แขวงคลองตนั เหนอื สาขาวิชาอเิ ลก็ ทรอนิกสแ ละคอมพิวเตอร สถาบัน เทคโนโลยีพระจอมเกลาเจา คุณทหารลาดกระบงั เขตวฒั นา กรุงเทพ 10110 โทร. 0-2780-2782 โทรสาร 0-2780-2781 ประวัตกิ ารทาํ งาน • บรรณาธิการและผูเขียน ฝา ยผลติ หนงั สอื E-mail : [email protected] คอมพวิ เตอร มปี ระสบการณก ารเขียนหนงั สอื www.successmedia.com คอมพวิ เตอรกวา 10 ป • วทิ ยากรรบั เชิญบรรยายคอมพิวเตอรใหกบั ขอ มลู บรรณานุกรม หนว ยงานภาครฐั และเอกชน ชษิ ณพุ งศ ธญั ญลักษณ. ประสบการณก ารทํางาน โปรแกรมตารางงาน (20204-2103).--กรุงเทพฯ : • พัฒนาระบบการเช็คสถานะบุคคลดวย ซัคเซส มีเดีย , 2562. ไมโครคอนโทรเลอร 200 หนา. -- (แบบเรียน ปวช). • โปรแกรมเมอรผลิตมลั ติมเี ดยี สือ่ การเรียน 1. ไมโครซอฟตเอก็ เซล. I. ชือ่ เรือ่ ง. การสอน เกมฝก ทักษะสําหรบั เด็กประถม 005.54 ISBN 978-616-205-481-5 พมิ พครง้ั ที่ 1 ป พ.ศ. 2562 จํานวน 3,000 เลม ราคา 149 บาท

คํานาํ หนงั สือแบบเรยี นวชิ า โปรแกรมตารางงาน รหัสวิชา 20204-2103 มี 3 หนว ยกติ 4 ชว่ั โมง ตอ สปั ดาห ซงึ่ เรยี บเรยี งเนอื้ หาตรงตามจดุ ประสงคร ายวชิ า มาตรฐานรายวชิ า และคาํ อธบิ ายรายวชิ า ในหลักสูตรประกาศนียบัตรวชิ าชพี (ปวช.) พุทธศกั ราช 2562 ของสาํ นักงานคณะกรรมการการ อาชีวศึกษา หนงั สอื แบบเรยี นเลม นี้ ประกอบดว ยเนอื้ หา 10 บท ไดแ ก ความรพู น้ื ฐานของโปรแกรมตาราง งาน การสรา งและแกไ ขขอ มลู การตกแตงตารางขอ มูล การจดั การเกีย่ วกบั ไฟลขอมลู การใชสูตร คํานวณ การใชฟงกชันการคํานวณ การสรางรายงานในรูปแผนภูมิ ตารางวิเคราะหขอมูล Pivot Table การสราง Macro การพิมพเ อกสารทางเครื่องพิมพ นอกจากนี้ยังมแี บบฝก หดั และใบงานฝก ปฏิบัติในสว นทา ยของแตละบท ซ่ึงชว ยวดั ผลการเรยี นรู และฝกการเรยี นรูไดด วยตนเอง คณะผูเรียบเรยี งหวังเปนอยา งย่ิงวา หนงั สือแบบเรียนเลม นี้ จะเปน หนงั สอื ประกอบการเรยี นที่ เปนประโยชนตอการสอนของคณะอาจารย และการเรียนรูของนักเรียน เพ่ือใหการศึกษาทัดเทียม กบั ระดบั สากล ชิษณพุ งศ ธญั ญลักษณ วิธกี ารใชŒหนังสือเรยี น Success Smart Media * ดาวนโ หลดแอพพลเิ คชนั สาํ หรบั อา‹ น QR Code หรอื QR Scan หรือ QR Reader ลงในสมารทโฟนหรืออปุ กรณ IT หรือใชŒฟ˜งกชันการเพิ่มเพื่อน (Add Friends) ผ‹าน QR Code ในแอพพลิเคชัน Line เพ่ือดวู ิดีโอไดŒ ทนั ที โดยไมต‹ อŒ งดาวนโหลดแอพพลเิ คชัน เพ่ิมเตมิ ชมวดิ โี อไบดนทŒ ี่Youtube ** ดูผา‹ น Youtube โดยคนŒ หาตามชือ่ หัวขŒอทปี่ รากฏใตŒแถบ QR Code Access2016 ch0802

จุดประสงค สมรรถนะ และคําอธบิ ายรายวิชา โปรแกรมตารางงาน รหสั วชิ า 20204-2103 2-2-3 จุดประสงคร ายวิชา เพอ่ื ใหŒ 1. เขาใจหลกั การทํางานของโปรแกรมตารางงาน 2. เขาใจเกี่ยวกับสวนประกอบเครอ่ื งมือของโปรแกรมตารางงาน 3. สามารถใชเครื่องมือ และคําสงั่ ของโปรแกรมตารางงาน 4. สามารถใชสตู รคํานวณและฟง กชันตา งๆ Pivot Table Macro ของโปรแกรมตารางงาน 5. มีเจตคติและกิจนสิ ัยที่ดีในการปฏิบัตงิ านคอมพิวเตอรดว ยความละเอยี ดรอบคอบ และถูกตอ ง สมรรถนะรายวิชา 1. แสดงความรเู ก่ียวกบั หลกั การทํางานของโปรแกรมตารางงาน 2. แสดงความรเู กีย่ วกบั หลักการการใชเ คร่ืองมือของโปรแกรมตารางงาน 3. ใชเคร่อื งมอื และคําสงั่ เพอ่ื จดั การเกี่ยวกบั ตารางทําการ 4. สรปุ จดั ทาํ รายงาน และแสดงผลขอมลู ในรูปตารางและแผนภูมิตามลกั ษณะงาน คาํ อธิบายรายวิชา ศึกษาและปฏิบัติเกี่ยวกับหลักการทํางานของโปรแกรมตารางงาน หลักการใชเคร่ืองมือและคํา ส่ังของโปรแกรมในการสราง แกไขและตกแตงขอมูล จัดการเก่ียวกับไฟลขอมูล การใชสูตรคํานวณ และฟงกชันตาง ๆ การสรางรายงานในรูปแผนภูมิและตารางวิเคราะหขอมูล Pivot Table Macro และการพิมพเอกสารทางเครื่องพิมพ

หนว‹ ยการเรียนรวูŒ ชิ า โปรแกรมตารางงาน รหัสวิชา 20204-2103 หมวดวิชาชีพ วชิ าชีพสาขางาน ประกาศนยี บัตรวชิ าชพี (ปวช.) จํานวน 3 หนว‹ ยกิต 4 ชว่ั โมง/สัปดาห รวม 72 ช่ัวโมง สปั ดาหที่ หนว ยท่ี หนวยการสอน จาํ นวนชวั่ โมง 1 1 หลกั การทํางานของโปรแกรมตารางงาน 4 8 2-3 2 การสรางและแกไขขอมูล 8 8 4-5 3 การตกแตง ตารางขอ มูล 8 8 6-7 4 การจดั การเก่ียวกับไฟลขอ มูล 8 8 8-9 5 การใชส ูตรคํานวณ 4 4 10-11 6 การใชฟง กช ันการคาํ นวณ 4 12-13 7 การสรางรายงานในรูปแผนภมู ิ 14-15 8 ตารางวิเคราะหข อ มูล Pivot Table 16 9 การสราง Macro 17 10 การพมิ พเ อกสารทางเคร่ืองพมิ พ 18 ประเมินผล

สารบญั 1 บทท่ี 1 หลกั การทาํ งานของโปรแกรมตารางงาน 3 4 1.1 หลักการทํางานของโปรแกรมตารางงาน 6 1.2 คุณสมบตั ิของโปรแกรมตารางคาํ นวณ 8 1.3 หนาจอหลกั ของโปรแกรมตารางงาน 18 1.4 การทํางานกบั ชองตาราง แบบทดสอบทายหนว ยที่ 1 21 บทที่ 2 การสรŒางและแกŒไขขŒอมลู 22 24 2.1 การสรา งเอกสารใหม 27 2.2 การปอ นขอมูลในเซลล 32 2.3 การแกไ ข ยาย คัดลอก และวางขอมลู 35 2.4 การแทรกขอมูล 36 2.5 การลบขอมลู ในเซลล แบบทดสอบทา ยหนวยที่ 2 39 บทที่ 3 การตกแต‹งตารางขอŒ มูล 40 45 3.1 กําหนดรปู แบบการแสดงขอ มูล 46 3.2 กําหนดรปู แบบและขนาดตัวอกั ษรในตาราง 48 3.3 กาํ หนดขอมลู ใหแสดงเปนตวั หนา ตัวเอน และขีดเสนใต 50 3.4 กําหนดรูปแบบการแสดงขอ มลู ตามเงอื่ นไขที่ตอ งการ 50 3.5 จดั ขอ มลู ใหอยูก ่งึ กลาง ชดิ ซา ย ชิดขวาในแตละเซลล 53 3.6 การวางแนวตวั ขอ มูลในเซลล 56 3.7 แสดงขอ มลู ใหค รบในเซลล 57 3.8 ตกแตงขอมลู โดยการใชส ี 58 3.9 การขีดเสน ตาราง แบบทดสอบทา ยหนวยที่ 3 65 บทที่ 4 การจัดการเกย่ี วกบั ไฟลข อŒ มลู 66 68 4.1 การจดั เกบ็ ขอ มลู ในโปรแกรม Excel 74 4.2 การทํางานกับ Worksheet 4.3 การตรงึ แถวหรือคอลัมนเพ่ือดูขอมลู ปรมิ าณมาก

สารบัญ 75 79 4.4 การทํางานกบั ไฟลขอมลู (Workbook) แบบทดสอบทา ยหนวยที่ 4 83 บทที่ 5 การใชสŒ ตู รคาํ นวณ 84 84 5.1 เขา ใจการใชสูตรคํานวณ 88 5.2 เร่ิมตน ปอนสูตรคาํ นวณ 89 5.3 การแกไ ขสตู รคํานวณ 92 5.4 การยา ยและคดั ลอกสูตร 94 5.5 การอา งองิ เซลลโดยใชชอื่ หวั คอลมั น 96 5.6 ใชสตู รกบั ขอ มูลที่อยตู า ง Worksheet และ Workbook แบบทดสอบทา ยหนว ยที่ 5 103 บทที่ 6 การใชฟŒ ˜งกช นั การคาํ นวณ 104 104 6.1 แนะนําสวนประกอบของฟง กช นั 107 6.2 การเขยี นฟง กช นั 109 6.3 การใช Paste Function สรางฟง กชันทีต่ องการ 118 6.4 แนะนําฟงกช นั ที่สําคญั 120 6.5 การแกไ ขฟงกช ัน 122 6.6 การใช AutoSum 125 6.7 แสดงขอผดิ พลาดจากการเขยี นสูตรและฟง กชนั ผดิ แบบทดสอบทายหนว ยท่ี 6 131 บทที่ 7 การสราŒ งรายงานในรปู แผนภมู ิ 132 132 7.1 สว นประกอบของกราฟ 133 7.2 กราฟประเภทตา งๆ 134 7.3 สรา งกราฟ 136 7.4 เคลื่อนยาย เปล่ยี นขนาด และลบรปู กราฟ 137 7.5 การเปลย่ี นชนิดและรูปแบบของกราฟ 142 7.6 การปรบั แตง รายละเอยี ดตางๆ ของกราฟ 144 7.7 การปรับแตงสว นประกอบยอ ยในกราฟ แบบทดสอบทายหนวยที่ 7

สารบัญ 147 บทท่ี 8 ตารางวเิ คราะหขŒอมูล Pivot Table 148 158 8.1 แนวทางการใช Pivot Table 162 8.2 การหาผลรวมขอมลู 163 8.3 การกรองขอ มูล Pivot Table ดว ย Slicer แบบทดสอบทา ยหนว ยที่ 8 167 บทท่ี 9 การสราŒ ง Macro 168 170 9.1 การสรางแมโคร 171 9.2 เรยี กใชแ มโคร 173 9.3 วธิ ีลัดในการเรียกใชแมโคร 174 9.4 การลบแมโคร แบบทดสอบทายหนว ยที่ 9 177 บทที่ 10 การพิมพเ อกสารทางเครอื่ งพิมพ 178 179 10.1 การตรวจสอบงานพิมพ 180 10.2 การพมิ พง าน 187 10.3 กําหนดรายละเอียดเกย่ี วกบั การพมิ พ แบบทดสอบทา ยหนวยท่ี 10 191 บรรณานุกรม

1หนว‹ ยท่ี หลกั การทํางานของโปรแกรมตารางงาน สาระสาํ คญั โปรแกรมตารางงาน นับเปนพ้ืนฐานสําหรับการเก็บขอมูลเพ่ือการวิเคราะห และนาํ ไปประยกุ ตใช เปน โปรแกรมทถี่ กู สรา งขน้ึ ในลกั ษณะตาราง ทม่ี คี วามสามารถ ในการคาํ นวณ และการแสดงผลในรปู แบบแผนภาพ ปจ จบุ นั มกี ารพฒั นารปู ลกั ษณ ของโปรแกรมใหใ ชง านไดง า ย มสี ว นตดิ ตอ กบั ผใู ชท ถี่ กู รวบรวมอยา งเปน หมวดหมู เพอื่ ความสะดวกในการใชง านมากยิ่งขึน้ สาระการเรยี นรŒู 1. หลกั การทาํ งานของโปรแกรมตารางงาน 2. คณุ สมบัติของโปรแกรมตารางงาน 3. หนาจอหลักของโปรแกรมตารางงาน 4. การทํางานกับชอ งตาราง วัตถุประสงค 1. อธิบายหลักการทํางานของโปรแกรมตารางานได 2. อธิบายคณุ สมบัติทส่ี าํ คญั ของโปรแกรมตารางงานได 3. บอกและอธบิ ายหนา ที่ สว นประกอบตา งๆ ของโปรแกรมได 4. สามารถใชคําสงั่ ตา งๆ ทาํ งานกบั ชองตารางได

01 หลกั การทํางานของโปรแกรมตารางงาน โปรแกรมตารางงาน คอื โปรแกรมทม่ี ีลกั ษณะการทาํ งานในเชิงคาํ นวณ โดยโปรแกรม ไดถ กู สรา งขน้ึ มาเพอ่ื วตั ถปุ ระสงคห ลกั ในการชว ยกรอกขอ มลู จดั เกบ็ ขอ มลู ในลกั ษณะตาราง และทําการคํานวณขอมูลในแผน คาํ นวณ ตลอดจนสามารถจัดกลมุ จดั เรียง วเิ คราะหข อ มูล สรางรายงานและแผนภูมิในรูปแบบตางๆ สามารถนําไปประยุกตใชงานไดทั้งในชีวิตประจํา วนั และการทาํ งานในแทบทกุ สาขาอาชพี ตวั อยางการใชงานโปรแกรมตารางงาน 1. บุคคลทั่วไปใช บันทึกรายรบั -รายจา ยในครวั เรอื น ในชวี ิตประจาํ วัน 2. นกั บัญชีใชคาํ นวณรายรับ-รายจา ย ในงบการเงนิ 3. นกั วเิ คราะหก ารตลาด ใชส รปุ ขอ มลู แบบสอบถามจาํ นวนมากๆ เพอื่ หาชอ งทางการ ตลาดในรูปแบบใหมๆ 4. นกั วางแผน สามารถใชข อ มลู เพอื่ ทดลอง ไดว า เกดิ เหตกุ ารณอ ะไรตามมา ถา ตวั แปร บางตวั เปลย่ี นไป 5. ครอู าจารย สามารถคาํ นวณเกรดของนักเรียนนักศกึ ษา ฯลฯ โปรแกรมตารางคํานวณที่ใชกันอยูในปจจุบันมีหลายโปรแกรม เชน ซุปเปอรแคล (SuperCalc) วิสิแคล(VisiCalc) โลตัส 1-2-3 (Lotus 1-2-3) โอเพนออฟฟสแคล (OpenOffice Calc) และไมโครซอฟทเอ็กเซล (Microsoft Excel) แตโ ปรแกรมทมี่ ชี ื่อเสยี ง และ นิยมใชก ันมากทสี่ ุด คือ โปรแกรม Microsoft Excel ซ่งึ ถูกผลติ และพฒั นาโดยบรษิ ทั ไมโครซอฟท โปรแกรมน้ีจึงมักถกู เรยี กส้นั ๆ วา “โปรแกรม Excel” หรอื “Excel” สําหรับ ในหนงั สือน้จี ะอธิบายการทํางานดวยโปรแกรม Excel 2016 ภาพท่ี 1.1 ตวั อยา งโปรแกรมตารางงาน 2

01หลักการทํางานของโปรแกรมตารางงาน 1.1 หลกั การทาํ งานของโปรแกรมตารางงาน โปรแกรมตารางงาน มีลักษณะการทํางานในรูปแบบตาราง เริ่มจากการบันทึกขอมูล (โดยเฉพาะขอมลู ท่ีเปนตัวเลข) ลงในแตล ะชองตารางท่เี รียกวา เซลล (Cell) หลังจากนน้ั จึง เรียกใชหรือสรางคําสั่งตางๆ ของโปรแกรมเพ่ือนําขอมูลเหลานั้นมาคํานวณวิเคราะห โดย อางอิงจากตําแหนงของเซลลและใชกระบวนการทางคณิตศาสตรมาคํานวณหาผลลัพธโดย อตั โนมตั ิ ทงั้ นี้ พนื้ ทก่ี ารทาํ งานของโปรแกรมตารางงาน มลี กั ษณะเปน ชอ งตาราง มชี อื่ เรยี ก อางอิงดังน้ี 1. คอลัมน (Column) คือ แถวแนวตั้ง แตละคอลัมนถูกกํากับดวยตัวอักษรภาษา อังกฤษ A,B,C…., Z ,AA,AB,…. (ในโปรแกรม Excel 2016 มีจํานวนไมน อยกวา 16,384 คอลมั น) 2. แถว(Row) คอื แถวแนวนอน แตล ะแถวถกู กบั ดว ยตวั เลข1,2,3,……..(ในโปรแกรม Excel 2016 มีจํานวนไมนอ ยกวา 1,048,576 แถว) 3. เซลล (Cell) คือ ชองแตล ะชอ งในตาราง อา งองิ โดยดูจากตําแหนง ของคอลัมนแ ละ แถวทีม่ าตัดกนั เชน เซลล C3 หมายถึง เซลลท ี่อยูในตาํ แหนง คอลมั น C แถวท่ี 3 4. เวริ ค Worksheet (Worksheet) คือ พื้นทที่ าํ งานในตาราง โดยในหนง่ึ ไฟลข อง Excel สามารถมเี พยี งหน่งึ หรือหลายเวริ ค Worksheet ได 5. เวิรคบุค (Workbook) คือ ไฟลหน่ึงไฟลของ Excel ภายในประกอบดวยเวิรค Worksheet เพยี งหน่งึ หรือหลายเวิรค Worksheet มารวมกนั เปรียบเสมือนสมดุ 1 เลม ทม่ี หี นา กระดาษอยหู ลายๆ แผน นนั่ เอง แถว (ROW) คอลมั น (Column) เวริ ค ชที (Worksheet) เซลล (Cell) ภาพที่ 1.2 ตวั อยา งแสดงพนื้ ทกี่ ารทาํ งานของโปรแกรมตารางในหนงึ่ เวริ ค บคุ 3

01 หลักการทาํ งานของโปรแกรมตารางงาน 1.2 คณุ สมบัตขิ องโปรแกรมตารางคํานวณ โปรแกรมตารางงาน Excel มีคณุ สมบตั ิและลักษณะพเิ ศษในการจดั การกับขอมูลทเี่ ปน ตวั เลขในปรมิ าณมากๆ โดยสามารถคาํ นวณขอ มลู ในตารางไดอ ยา งแมน ยาํ การใชส ตู รทาํ ให การคาํ นวณในตารางสะดวก, งายและรวดเรว็ ข้นึ และใหผลลัพธทถ่ี ูกตองเสมอ ตัวอยา งคณุ สมบตั ิเดนๆ ไดแ ก จัดเกบ็ ขŒอมลู อย‹างเปšนระบบระเบยี บ โปรแกรม Excel สามารถจัดเก็บขอมูลอยางเปนระบบระเบียบ ในลักษณะของตาราง ขอ มลู งา ยตอ การใชงานและการนาํ ไปประมวลผล ภาพที่ 1.3 ตวั อยา งการจดั เกบ็ ขอ มลู บน Excel นําเสนอขŒอมลู ในรูปของกราฟประเภทตา‹ งๆ โปรแกรมExcel สามารถนาํ ขอ มลู ทจ่ี ดั เกบ็ ไวม านาํ เสนอขอ มลู ในรปู ของกราฟแบบตา งๆ ไดอ ยา งรวดเรว็ เพื่อใหส ามารถเห็นความแตกตา งของขอมูลและทาํ ความเขาใจไดงา ยขึน้ ตวั อยา งการนาํ เสนอ ขอ มลู ในรปู ของกราฟ 4

01หลักการทํางานของโปรแกรมตารางงาน บริหาร/จัดการขอŒ มลู อยา‹ งเปšนระบบ โปรแกรม Excel ชว ยจัดเรยี งขอมลู และคัดเลอื กขอมลู เฉพาะที่เราตอ งการได (กรอง ขอมูล) ทําใหเราเห็นขอมูลเฉพาะที่เราตองการ เพ่ือชวยในการเปรียบเทียบและตัดสินใจ เก่ียวกบั งานตางๆ ไดง า ยและแมนยํา ตวั อยา งการจดั เรยี งขอ มลู เฉพาะทต่ี อ งการได คํานวณขอŒ มลู /ใชŒฟ˜งกชนั พเิ ศษ โปรแกรม Excel สามารถคาํ นวณขอ มลู ในตาราง โดยใชส ตู รและฟง กช นั การคาํ นวณ ทงั้ สามารถนาํ ขอ มลู ทอ่ี ยใู นแตล ะแผน งาน มาคาํ นวณรว มกนั ได และการบรหิ ารขอ มลู ทมี่ ปี รมิ าณ มากๆ ได ตวั อยา งการใชส ตู รและ ฟง กช นั ชว ยในการคาํ นวณ สรŒางเปนš แบบฟอรมรปู แบบต‹างๆ โปรแกรม Excel ชว ยสรา งแบบฟอรมเอกสารตา งๆ ในองคก ร เชน กรณขี องบริษัท โปรแกรมสามารถสราง เปนใบเสนอราคา ใบเสรจ็ รับเงิน ใบส่งั ซ้อื ใบสมัครงาน ใบสมคั รสมาชกิ แบบสํารวจความพงึ พอใจ ฯลฯ ตวั อยา งการสรา ง ฟอรม ใบเสนอราคา 5

01 หลักการทํางานของโปรแกรมตารางงาน และเลือก All 1.3 หนŒาจอหลกั ของโปรแกรมตารางงาน การเขาใชงานโปรแกรม Excel สามารถทําไดโดยคลิกเมาสท่ีปุม Programs->Excel 2016 เพือ่ เขาสโู ปรแกรม Microsoft Excel 2016 2. คลกิ ท่ี Blank workbook 1. คลกิ เมาส Start->All Program แลว เลอื กโปรแกรม Excel 2016 3. ปรากฏหนา ตา งการทาํ งานของ โปรแกรม Excel 2016 ส‹วนประกอบของโปรแกรม Excel เมอื่ เปด โปรแกรมเขาสู Excel แลว พบหนาตางแสดงดังภาพดานลา ง ท่ีมีสว นประกอบ สําคญั ดงั นี้ 6

01หลักการทาํ งานของโปรแกรมตารางงาน แถบเครอื่ งมอื ดว น (Quick Access Toolbar) แถบชอื่ หวั เรอ่ื ง (Title Bar) 1 2 34 Cell Box (กรอบเซลล) แสดงตาํ แหนง หรอื ชอื่ กลมุ เซลล 5 พนื้ ทแี่ ผน งาน (Worksheet Area) เปน พนื้ ที่ สาํ หรบั ปอ นขอ มลู แทบ็ แผน งาน (Sheet Tab)แสดงชอ่ื แผน งานตา งๆ แถบสถานะ (Status Bar) แถบเลอ่ื นแนวนอน (Horizontal Scroll Bar) ใชเ ลอ่ื นจอภาพซา ยหรอื ขวา 1 แทบ็ File 4 แถบสูตร (Formula Bar) 2 ริบบอน (Ribbon) 5 แถบเล่ือนแนวตัง้ (Vertical Scroll Bar) 3 กลองช่อื (Name Box) ใชเ ลอ่ื นจอภาพขนึ้ หรือลง แถบเมนูการทาํ งาน หนาทก่ี ารทาํ งาน แถบช่อื หัวเร่ือง แสดงชือ่ ไฟลท ่ถี ูกใชงานในขณะน้ัน แถบเครื่องมอื ดวน แสดงปมุ คาํ ส่งั ทเี่ ราใชบอ ยและเพิ่มเขามาเพ่อื เรยี กใชไ ดอ ยาง รวดเรว็ แทบ็ File รวบรวมคาํ ส่งั ท่ีใชง านกบั ไฟลท งั้ หมด ริบบอน แถบเครือ่ งมอื ใหมทรี่ วบรวมคําสงั่ ทต่ี ดิ ตอกับผใู ช รบิ บอนแบง เคร่ืองมอื เปนแท็บและมีปมุ คําส่ังภายใตใหเราคลิกเพ่อื ใชงานได กลอ งช่อื ทันที แถบสูตร แสดงชอ่ื เซลลห รือกลุมเซลลท เ่ี ราทํางานอยู ใชแสดง หรอื แกไขขอมลู ในชองตาราง รวมทง้ั ระบุสตู รท่ีใชใน แถบสถานะ ชอ งตารางทเ่ี ลอื ก แสดงสถานะการทาํ งาน 7

01 หลักการทํางานของโปรแกรมตารางงาน 1.4 การทาํ งานกับชอ‹ งตาราง Worksheet ถกู แบง เปน ชอ งๆ ตามแนวแถว (row) และแนวคอลมั น (column) ชอ งเหลา น้ีสามารถเกบ็ ขอ มูลได และมีชื่อเรียกวา “เซลล” (cell) สาํ หรับเซลลที่มกี รอบเสนดําทึบลอม รอบคอื เซลลทพ่ี รอ มรับขอ มลู ทีเ่ ราพมิ พจ ากคียบ อรด 1.4.1 เลือกชอ‹ งเซลลในตาราง เมอ่ื ตอ งการปอ นขอ มลู ในเซลลใด ตอ งเลอื่ น Active Cell ไปทเ่ี ซลลน นั้ กอ นโดยใชเ มาส หรือคยี บอรด เลือกเซลลโดยใชเŒ มาส คลกิ เมาส การเลือกเซลลดวยวิธีนี้ทําไดงายๆ โดยใชเมาสคลิกท่ี ชองเซลลน้ัน เลอื กเซลลโดยใชŒคยี บ อรด สามารถเล่อื น Active Cell ไปยังเซลลทต่ี องการได โดย ใชปุมเหลาน้บี นคยี บ อรด ใชค ยี บ อรด เลอ่ื นมายงั เซลลท ต่ี อ งการ   เลอื่ น Active Cell ไปทางซา ย ขวา บน หรอื ลา ง 1 เซลล <Home> เลือ่ นเซลลไปคอลมั น A ในแถวน้ันๆ <Ctrl>+<Home> เลอ่ื นเซลลไปคอลัมน A แถวท่ี 1 <Ctrl>+<End> เลือ่ นเซลลไปท่ีแถวและคอลมั นสดุ ทา ยท่ีมขี อมลู <Page Up> เล่ือนจอภาพขน้ึ 1 จอภาพ <Page Down> เล่ือนจอภาพลง 1 จอภาพ <Ctrl>+<Page Up> เปลย่ี นแผน งานท่ีใชง านเปน แผน งานทอ่ี ยถู ดั ไปทางซา ย <Ctrl>+<Page Down> เปลย่ี นแผน งานท่ีใชง านเปน แผน งานทอ่ี ยถู ดั ไปทางขวา 8

01หลักการทํางานของโปรแกรมตารางงาน เลอื กเซลลโดยใชคŒ ําส่ัง Go To ตาํ แหนง คอลมั น C เซลลแตละชองในตารางสามารถอางอิงได ตาํ แหนง แถวที่ 2 โดยใชช อ่ื แถว และคอลมั นท ตี่ ดั กนั ทเี่ ซลลน น้ั เชน เซลล C2 คือเซลล ณ ตําแหนงท่ีคอลัมน C และ แถว 2 ตัดกัน ถาทราบตําแหนงอา งอิงของเซลลท ่ีตองการเลอื ก ใหคลกิ ปุม Find & Select และเลือก คาํ สงั่ Go To (ไปท)่ี และระบชุ อ งเซลลเ พอ่ื เลอื่ น Active Cell ไปทเี่ ซลลน น้ั ไดท นั ที วธิ นี เ้ี หมาะ สําหรับเลือกเซลลท ี่อยไู กลมาก ทําใหไ มต องเสียเวลาเลื่อนหนา จอหาเซลลนนั้ 1. คลกิ ปมุ Find & Select และเลอื ก Go To 2. พมิ พต าํ แหนง อา งองิ และคลกิ ปมุ OK 1.4.2 การเลอื กเซลลห รอื กลม‹ุ เซลล เมอ่ื ตอ งการใชค าํ สง่ั ทม่ี ผี ลกบั ขอ มลู ในเซลล เชน คาํ สงั่ แกไ ขขอ มลู หรอื คาํ สง่ั ลบขอ มลู ตอ งระบุเซลลห รอื กลุม เซลลที่ทาํ งานดวยกอ นใชค ําสัง่ เหลา น้ัน มีหลายวิธีดงั ตอ ไปนี้ เลอื กเฉพาะเซลลช‹องใดช‹องหนึ่ง โดยคลิกเมาสในเซลลท ี่ตองการ หรอื กดคยี ล กู ศรแลว เลอ่ื นไปยงั เซลลนั้น คลกิ เมาสเ ซลลท ต่ี อ งการ 9

01 หลกั การทํางานของโปรแกรมตารางงาน เลือกเซลลทั้งแถวในตาราง เปนการเลือกเซลลทุกเซลลที่อยูในแถวนั้น ทําไดโดยเล่ือนเมาสไปท่ีหัวแถวท่ีตองการ เม่ือมีสัญลักษณลูกศร  แลว คลกิ เลอื กแถวนนั้ เกดิ แถบสแี สดงวา เซลลท ง้ั แถวถกู เลอื กแลว คลกิ เมาสเ ลขแถวทต่ี อ งการ เกดิ แถบสที แี่ สดงวา เซลลท งั้ แถวถกู เลอื กแลว เลอื กเซลลทั้งคอลมั นในตาราง การเลือกลกั ษณะน้เี ปน การเลือกเซลลท กุ เซลลท อ่ี ยูในคอลมั นนัน้ ทําไดโ ดยเลอ่ื นเมาส ไปทหี่ วั คอลมั นท่ีตองการ เม่ือมีสัญลักษณลูกศร  แลวคลิกเลือกคอลัมนนั้น เกิดแถบสี แสดงวาเซลลทั้งคอลัมนถูกเลือกแลว คลกิ เมาสห วั คอลมั นท ต่ี อ งการ เกดิ แถบสตี ลอดแนวคอลมั นน นั้ แสดงใหท ราบวา เซลลท งั้ คอลมั นถ กู เลอื กแลว 10

01หลกั การทาํ งานของโปรแกรมตารางงาน เลือกหลายเซลลท อี่ ยูต‹ ดิ กันในตาราง สามารถเลอื กกลมุ เซลลท อ่ี ยตู ดิ กนั ในตาราง โดยระบเุ ซลลท อี่ ยมู มุ บนซา ยสดุ และเซลล ที่อยูมุมลางขวาสดุ เพอ่ื กาํ หนดขอบเขตของกลมุ เซลล เชน ถา ตอ งการเลอื กกลมุ เซลล 20 เซลล ใหค ลกิ ทเี่ ซลลเ รมิ่ ตน และลากเมาสไปยงั เซลลส ดุ ทาย เกิดแถบสีในกลมุ เซลลท ่ีเลือก 1. คลกิ เมาสท เี่ ซลลเ รม่ิ ตน 2. ลากเมาส 3. เกดิ พนื้ ทสี่ ฟี า แสดงกลมุ เซลลท ถ่ี กู เลอื ก TIP หากไมใชเมาส มีวิธีที่สามารถเลือกหลายเซลลท่ีอยูติดกันในตารางได ดัง ตัวอยางใหคลิกเมาสเ ซลลมมุ บนซายสุด (A6) และใหกดปุม <Shift> ในขณะทค่ี ลกิ เมาสเ ซลลม ุมลางขวาสุด (F10) ใหผลลัพธอ ยางเดยี วกนั กบั การลากเมาส เลือกหลายเซลลในตารางท่ีไม‹ไดอŒ ยูต‹ ิดกัน บางครั้งเซลลที่ตองการเลือกอาจไมอยูติดกันในตาราง เชน ถาตองการเลือกเซลล 2 กลมุ ดงั ตัวอยางเลอื กเซลลก ลมุ แรกกอน และกด <Ctrl> คางไว จากนั้นจึงเลือกเซลลกลุม ท่ีสอง 1. ลากเมาสเ ลอื กกลมุ เซลลท อ่ี ยตู ดิ กนั 2. กด <Ctrl> + คลกิ เมาส เพอื่ เลอื กเซลลท ไ่ี มไ ดอ ยตู ดิ กนั 3. เกดิ พน้ื ทแี่ สดงกลมุ เซลลท ถ่ี กู เลอื ก 11

01 หลกั การทาํ งานของโปรแกรมตารางงาน 1.4.3 ตัง้ ชอื่ เซลลห รือกลมุ‹ เซลลทต่ี อŒ งใชŒบอ‹ ย หากมีเซลลห รือกลมุ เซลลท ต่ี อ งใชบอย การเลอื กเซลลโดยวิธีที่ผานมาไมสะดวก วิธที ่ี ดีกวาคือ การต้ังชื่อเซลลหรือกลุมเซลลดวยช่ือท่ีส่ือความหมาย และนํามาใชในการอางอิง ซึ่งสะดวกกวาการใชตําแหนงเซลล เพราะชื่อเซลลจ ดจําไดงายกวา เชน เม่อื ตอ งการอางอิง กลมุ เซลลท เี่ กบ็ ขอ มลู จาํ นวนเงนิ ดงั รปู แทนทตี่ อ งอา งองิ โดยใชต าํ แหนง F6 ถงึ F10 สามารถ ตง้ั ช่ือเซลลกลุม น้ีวา “รวมงบ” และนาํ มาใชอ า งอิงไดแทน (ตอ งไมมชี อ งวางระหวา งชือ่ ) 2. คลกิ เมาสแ ละพมิ พช อ่ื กลมุ เซลลท ต่ี อ งการแลว กด <Enter> 1. คลกิ เมาสเ ลอื กกลมุ เซลล สามารถตง้ั ชอ่ื เซลลไดย าวถงึ 255 ตวั อกั ษรและสามารถใชต วั อกั ษร ตวั เลข จดุ ทศนยิ ม หรอื เคร่อื งหมาย “_” ได แตช่ือเซลลต อ งขึ้นตน ดวยตวั อกั ษรหรอื “_” โดยเมื่อมชี องวางใน ชื่อท่ีใชไมไดและโปรแกรม Excel ถือวาชื่อที่ประกอบดวยตัวอักษรพิมพใหญหรือพิมพเล็ก นัน้ เหมอื นกัน เชน ช่ือเซลล “SALARY” และ “Salary” เปน ช่อื เดยี วกัน TIP สามารถตง้ั ชอื่ เซลลห รอื กลมุ เซลลไดอ กี วธิ ี คอื คลกิ เมาสเ ลอื กเซลลห รอื กลมุ เซลล ท่ีตอ งการจากนน้ั เลอื กแทบ็ Formulas (สูตร) คลิกปมุ Define Name (กําหนดชอ่ื ) ซง่ึ แสดงหนาตา งยอยใหปอนชอื่ กลมุ เซลลท่ีตองการ 1. คลกิ เมาสเ ลอื กเซลล 3. พมิ พช อื่ กลมุ เซลลท ต่ี อ งการ 2. ไปทแี่ ทบ็ Formulas และเลอื ก Define Name (กาํ หนดชอ่ื ) 4. คลกิ เมาส 12

01หลักการทาํ งานของโปรแกรมตารางงาน เลือกเซลลห รือกลมุ‹ เซลลทีต่ ั้งช่ือไวŒ หลงั จากท่ีไดก ําหนดชอื่ กลมุ เซลล ครั้งตอไปที่ตองการเลือกกลมุ เซลลน น้ั ใหค ลิกเมาส ชื่อกลมุ เซลลจ ากชองแสดงช่ือเซลลไดเ ลย 1. คลกิ เมาส 2. เลอื กชอื่ กลมุ เซลล ปรากฏแถบสแี สดงกลมุ เซลลท เ่ี ลอื ก ลบช่อื กลุ‹มเซลลท ต่ี ง้ั ถา ตอ งการยกเลกิ การตงั้ ชอื่ กลมุ เซลลท ่ีไดต ง้ั ไปแลว ใหเ ลอื กแทบ็ Formulas(สตู ร) คลกิ ปมุ NameManager(ตวั จดั การชอื่ ) แลว คลกิ เลอื กชอ่ื เซลลท ตี่ อ งการลบ คลกิ เมาสป มุ Delete เพอื่ ลบชอื่ 3. คลกิ เมาส 1. คลกิ เลอื ก Name Manager (ตวั จดั การชอื่ ) 2. คลกิ เลอื กชอ่ื กลมุ เซลลท ต่ี อ งการลบ 13

01 หลักการทํางานของโปรแกรมตารางงาน 1.4.4 การปรับขนาดของชอ‹ งตาราง ปรับความกวŒางของช‹องตาราง (ปรับความกวŒางของคอลัมน) ขอความท่ีมีความยาวเกินขนาดความกวางของเซลล ทําใหขอความนั้นลนออกมากิน พ้ืนท่ีของเซลลท่ีอยูติดทางขวาถาเซลลท่ีอยูทางขวาน้ันวาง แตถาเซลลท่ีอยูทางขวามี ขอมูลอยูแลว เซลลไมสามารถแสดงขอ มลู ทลี่ น ออกมาได สําหรบั กรณีท่ีขอมลู เปนตวั เลข ถาจํานวนหลักและทศนิยมมีความยาวมากกวาความกวางของเซลล โปรแกรมแสดง ######## แทนตัวเลขจํานวนนั้น ที่จริงแลวขอมูลไมไดหายไปไหนเพยี งแตโ ปรแกรมไม สามารถนาํ มาแสดงได เพราะความกวา งของเซลลน น้ั นอ ยเกนิ ไป วธิ แี กค อื ปรบั ความกวา งของ คอลมั นน น้ั เพม่ิ ขน้ึ วธิ ีที่ 1 ปรบั ความกวŒางของคอลมั นโดยใชเŒ มาส 1. เลอ่ื น ไปยังชอื่ คอลัมนท่ตี องการปรับความกวา ง ใหชี้ไปทเ่ี สน แบงคอลมั นท าง ขวา เกดิ เครอ่ื งหมาย 2. คลกิ เมาสค า งไว และลากเมาสไปทางขวาหรือซายเพอ่ื ปรับขนาดคอลัมน 3. เม่ือไดความกวางที่ตองการใหปลอยเมาส ขนาดของคอลัมนเปล่ียนไปตามที่เรา กาํ หนด 1. เลอื่ นตวั ชเ้ี มาสท เ่ี สน แบง คอลมั น แลว คลกิ เมาส 2. ลากเมาสป รบั ความกวา งคอลมั น 3. ปลอ ยเมาส 14

NOTE 01หลกั การทํางานของโปรแกรมตารางงาน ถา ตอ งการใหโ ปรแกรมปรบั ขนาด 1. นาํ เมาสไ ปวางเหนอื ชอ งคอลมั น จนเปน คอลัมนโดยอัตโนมัติใหมีขนาดพอ สญั ลกั ษณ แสดงขอมูลในทุกๆ เซลลที่อยูใน คอลมั นน ้ัน ใหทาํ ตามข้ันตอนที่ 1 และ ดบั เบล้ิ คลิกเมื่อเกิดเครือ่ งหมาย ถาตองการปรับความกวางหลาย 2. ดบั เบลิ้ คลกิ เพอื่ ใหม กี ารปรบั ขนาดคอลมั น คอลัมนทีเดียวพรอมกัน ในข้ันตอนท่ี อตั โนมตั ิ 1 ใหคลิกเมาสชื่อคอลัมนท้ังหมดที่ ตองการปรับความกวางและเล่ือน ไปท่ีเสนแบงคอลัมนใดที่เลือกไวได เมอื่ ปรบั ขนาดของคอลมั นเ มอ่ื มผี ลกบั คอลมั นท ัง้ หมดท่เี ลือกไว คอลมั นถ กู ปรบั ขนาดใหพ อดกี บั ขอ มลู วิธที ี่ 2 กาํ หนดความกวาŒ งของคอลมั นท่ีตอŒ งการโดยระบขุ นาด วิธีน้เี หมาะสําหรบั ในกรณที ี่ตอ งการกําหนดความกวางของคอลมั นอ ยา งเจาะจง 1. คลกิ เมาสเ ลอื กคอลมั นท ต่ี อ งการ 2. เลอื กคาํ สง่ั Format->Column Width... (รปู แบบ->ความกวา งคอลมั น. ..) 3. กาํ หนดความกวา ง ของคอลมั น 4. คลกิ เมาส ความกวา งเปลยี่ นไปตามทเ่ี รากาํ หนด 15

01 หลักการทาํ งานของโปรแกรมตารางงาน NOTE แนะนําการดูขŒอมูล กรณที ย่ี าวเกินขนาดคอลัมน ในกรณีท่ีปอนขอมูลท่ีเปนตัวเลขลงไปในชองเซลล มากเกินกวาความกวางของ เซลล โปรแกรมกแ็ สดงตัวเลขเหลาน้นั แทนดวย #### และถา ตองการทราบคา ตวั เลข เหลา นั้น สามารถทําไดโ ดยการนาํ ตวั ชีเ้ มาสไปวางในชอ งเซลลท ่ตี องการ นาํ ตวั ชเ้ี มาสไ ปวางเพอ่ื ดตู วั เลขในชอ งเซลลท ต่ี อ งการ ปรับความสงู ของตาราง (ปรับความสูงของแถว) การเปล่ียนขนาดตัวอักษรในแถว อาจทําใหความสูงของแถวมีขนาดนอยหรือมากเกิน ไปสําหรบั การแสดงขอมลู น้นั ใหปรบั ขนาดความสงู ของแถวดังน้ี วิธีท่ี 1 ปรบั ความสูงของแถวโดยใชเŒ มาส 1. เลอื่ นตวั ชเ้ี มาสท เ่ี สน แบง แถวแลว คลกิ เมาส และลากเมาสป รบั ความสงู ของแถว 2. ปลอ ยเมาส ผลลพั ธท ไี่ ดเ มอื่ มคี วามสงู มากขน้ึ 16

01หลกั การทาํ งานของโปรแกรมตารางงาน TIP ถาตอ งการใหโปรแกรม Excel ปรบั ความสงู ของแถวโดยอตั โนมตั ิ ใหมขี นาดพอ แสดงขอความในทกุ ๆ เซลลท ีอ่ ยูในแถวนน้ั ใหท ําตามขั้นตอนที่ 1 และดบั เบิ้ลคลกิ เม่ือ เกดิ เครอ่ื งหมาย ถา ตอ งการปรับความสงู หลายแถวทีเดยี วพรอ มกัน ในขนั้ ตอนท่ี 1 ใหค ลิกเมาสช ่อื แถวทงั้ หมดท่ตี อ งการปรบั ความสงู และเลอื่ น ไปทเ่ี สนแบงแถวใดท่ี เลือกไวได เมอื่ ปรับความสูงของแถวเมื่อมผี ลกบั แถวทง้ั หมดท่เี ลือกไว 1. นาํ เมาสไ ปวางเหนอื ชอ งแถว จนเปน สญั ลกั ษณ 2. ดบั เบลิ้ คลกิ เพอื่ ใหม ี การปรบั ขนาดแถว อตั โนมตั ิ แถวถกู ปรบั ความสงู ใหพ อดกี บั ขอ มลู วธิ ที ่ี 2 กาํ หนดความสูงของแถวโดยการระบขุ นาดเจาะจง วธิ ีน้ีเหมาะสําหรับในกรณที ต่ี องการกาํ หนดความกวา งเจาะจง 1. เลอื กแถวทตี่ อ งการปรบั ขนาด เลอื กคาํ สง่ั Format->Row Height... (รปู แบบ->ความสงู ของแถว...) ความสงู ของแถวทเ่ี ลอื ก 3. กาํ หนดความสงู ของแถว เปลยี่ นไปตามทกี่ าํ หนดไว 4. คลกิ เมาส 17

01 หลักการทํางานของโปรแกรมตารางงาน สรปุ โปรแกรมตารางงาน มีลกั ษณะการทาํ งานในเชิงคํานวณ การกรอกขอ มลู จดั เก็บ ขอมูลในลกั ษณะตาราง และทาํ การคาํ นวณขอมูลในแผนคาํ นวณ สามารถจดั กลุม จดั เรียง วิเคราะหขอมูล สรางรายงานและแผนภูมิในรูปแบบตางๆ หลักการทํางานเร่ิม จากการบันทึกขอมลู ลงในตาราง ใชคาํ สง่ั ตางๆ ในการคาํ นวณ วิเคราะหข อ มูล โดย อา งองิ ตาํ แหนง ดว ย คอลมั น แถว เซลล เวริ ค Worksheet เวริ ค บคุ และใชก ระบวนการ ทางคณิตศาสตรในการคํานวณหาผลลัพธ นอกจากน้ียังสามารถปรับขนาดของชอง ตารางใหเ ปนไปตามความตอ งการใชง านได แบบทดสอบทาŒ ยหน‹วยที่ 1 ตอนที่ 1 เลือกคาํ ตอบทถี่ กู ตอŒ งทสี่ ดุ เพยี งขŒอเดยี ว 1. โปรแกรม Excel เปนโปรแกรมทอ่ี ยูในกลุมใด ก. Microsoft Office ข. Windows Explorer ค. Microsoft OneDrive ง. Windows Media Player 2. คุณสมบตั เิ ดน ทสี่ ุดของโปรแกรม Excel คอื ขอ ใด ก. สามารถใชคาํ สงั่ จัดการตกแตงรูปภาพไดด ี ข. เปน โปรแกรมทเ่ี หมาะสมทส่ี ดุ ในการนาํ เสนอ ค. สามารถใชสูตรในการคาํ นวณขอ มลู ไดอ ยางแมนยาํ ง. เปนโปรแกรมที่เหมาะในการสรา งจดหมายตดิ ตอลูกคา 3. เมนทู ่ีใชแ สดงปุมคําสง่ั ท่ีใชบอ ยไดอยา งรวดเร็วเรยี กวา อะไร ก. Formula bar ข. Office Botton ค. Vertical Scroll bar ง. Quick Access Toolbar 18

01หลักการทํางานของโปรแกรมตารางงาน 4. แท็บ Formulas เปนแท็บทเ่ี กย่ี วขอ งกบั คําส่งั ในขอ ใดตอ ไปน้ี ก. Format->Row Height… ข. PivotTable->PivotChart ค. More Functions->Cube ง. Freeze Panes->Freeze Top Row 5. ในโปรแกรม Excel คาํ วา “เซลล” มคี วามหมายตรงกบั ขอใด ก. แถวและตาราง ข. แถวและคอลัมน ค. ตารางและกราฟ ง. สมดุ งานและตาราง 6. ปมุ ใดบนคียบอรดทเ่ี กย่ี วขอ งกบั การเลือกเซลลห ลายเซลลที่อยตู ิดกันในตาราง ก. ปุม <Ctrl> ข. ปุม <Shift> ค. ปมุ <Insert> ง. ปมุ <Delete> 7. การตงั้ ชือ่ เซลลท ่ตี อ งใชบ อยมีประโยชนอ ยา งไร ก. สามารถจดจาํ เซลลน น้ั ไดง า ย ข. สามารถทําการคัดลอกไดอยางรวดเร็ว ค. สามารถนําไปคาํ นวณกับเซลลอ ื่นไดง า ย ง. สามารถนําไปคาํ นวณกับสมุดงานอ่นื ไดง าย 8. คําสั่งใดไมเ กย่ี วของกับการตง้ั ชอ่ื กลุมเซลล ก. Define Name ข. Use in Formula ค. Show Formulas ง. Create from Selection 19

01 หลักการทํางานของโปรแกรมตารางงาน 9. ขอใดคอื การปรบั ขนาดความกวา งหลายคอลัมนพรอ มกัน ก. เลือกแถวทง้ั หมดแลวเลื่อนไปตามตองการ ข. เลือกคอลมั นท ง้ั หมดแลวเลอ่ื นไปตามตองการ ค. เลือกแถวท้งั หมดทีต่ อ งการแลวเลื่อนไปตามตองการ ง. เลอื กคอลมั นทง้ั หมดท่ีตองการแลว เล่อื นไปตามตองการ 10. ชื่อใดไมส ามารถนาํ มาตั้งเปน ชื่อเซลลได ก. love.dog ข. love_dog ค. Love Dog ง. LOVEDOG ตอนที่ 2 ตอบคําถามต‹อไปนี้ 1. Microsoft Excel เปนโปรแกรมท่มี ลี กั ษณะเดนในดา นใด 2. แถบสูตร คอื อะไร มปี ระโยชนอ ยางไร 3. แท็บ Insert เปน คาํ ส่งั เกีย่ วกับอะไร 4. การปรับขนาดชอ งของตาราง มวี ิธกี ารปรับก่ีวิธี อะไรบา ง 5. จากรปู หนา ตา งของโปรแกรม จงระบชุ ่อื ของสวนประกอบโปรแกรม ตามหมายเลข ที่กาํ หนด 1 2 4 6 3 10 59 11 7 8 20

2หนว‹ ยท่ี การสรŒางและแกŒไขขอŒ มูล สาระสําคัญ การใชโ ปรแกรม Excel ใหค วามสะดวกกวา การบนั ทกึ ขอ มลู ในกระดาษมาก เพราะการแกไ ขขอ มลู มคี วามสะดวกรวดเรว็ กวา แมข อ มลู ในตารางเมอื่ มปี รมิ าณ มากเทา ใดกต็ าม ในบทนี้ไดร จู กั กบั หลกั การสรา งและแกไ ขขอ มลู ทปี่ อ นในตาราง เพ่ือใชงานไดอยางเหมาะสม สาระการเรียนรูŒ 1. การสรา งเอกสารใหม 2. การปอนขอมูลในเซลล 3. การแกไข ยาย คัดลอก และวางขอ มลู 4. การแทรกขอ มลู ในเซลล 5. การลบขอ มลู ในเซลล วัตถุประสงค 1. สามารถสรางเอกสารใหม ทั้งแบบเอกสารเปลาและเอกสารจากแมแบบได 2. สามารถปอนขอ มลู ในเซลลไดอยา งถกู ตอง 3. สามารถแกไ ข ยาย คดั ลอก และวางขอ มลู ได 4. สามารถแทรกขอมูลในเซลลได 5. สามารถลบขอ มูลในเซลลได

02 การสรางและแกไ ขขอ มูล กอ นการสรา งขอ มลู ในตาราง จะเปน ตอ งมกี ารกาํ หนดเปา หมายในการใชโ ปรแกรมExcel ทาํ งานใหช ดั เจนวา ทาํ สงิ่ ใดในตาราง ขอ มลู ทจี่ ะสรา งเปน ขอ มลู แบบไหน ตอ งจดั เรยี งขอ มลู อยา งไร ใหส อดคลอ งกบั วตั ถปุ ระสงคก ารใชง าน ขน้ั ตอนนอี้ าจใชก ารรา งรปู แบบตารางในกระดาษ ครา วๆ เมอื่ ไดร ปู แบบครา วๆ แลว จงึ ลงมอื ปฏบิ ตั งิ านจรงิ 2.1 การสรŒางเอกสารใหม‹ เมอื่ ตอ งการสรางเอกสาร (Workbook) ใหม สามารถเลอื กสรา งเอกสารเปลา หรือสราง เอกสารจากแมแ บบท่ีโปรแกรม Excel เตรียมไวใหไ ด ในการสรา งเอกสารใหมน ้ัน ใหคลิก เมาสท แี่ ท็บ File และเลือกคําส่ัง New (สรา ง) จากน้ันเลือกวาจะสราง Workbook เปลา หรอื สรา งจากแมแบบ สราŒ ง Workbook เปล‹า หากตอ งการสราง Workbook ทว่ั ไป หรือกาํ ลังทาํ งานกับ Workbook หนึ่งอยู และ ตอ งการสรา งWorkbook ใหมข นึ้ มา หรอื เพงิ่ เรม่ิ ตน ใชง านโปรแกรมExcel และอยากทดลอง สรา ง Workbook งา ยๆ ไมต อ งการรปู แบบทซี่ บั ซอ น การเลอื กสรา งเอกสารใหมแ บบเอกสาร เปลานา จะเปน ตัวเลอื กทนี่ ํามาใช 1. คลิกที่แทบ็ File ทแี่ ถบเครอื่ งมือ แลวเลือก New 2. ดบั เบิล้ คลิกที่ Blank Worksheet เพอื่ เลอื กสรางเอกสารใหมแบบเอกสารเปลา 3. ได Workbook เปลา มาใชงาน 1. คลกิ ทแ่ี ทบ็ File และเลอื ก New (สรา ง) 2. ดบั เบลิ้ คลกิ ที่ Blank workbook (สมดุ งานเปลา ) 22

02การสรา งและแกไ ขขอ มูล 3. Blank workbook (สมดุ งานเปลา ) เอกสารใหมท ไ่ี ด สราŒ ง Workbook ใหมจ‹ ากแมแ‹ บบ การสรา ง Workbook จากแมแบบ จะชว ยใหเ ร่มิ ตนพมิ พขอมลู ทต่ี อ งการลงไปไดทันที เพ่อื เปน การประหยดั เวลาในการตกแตง Workbook เองท้งั หมด โดยสามารถทําไดต ามขัน้ ตอนดงั นี้ 1. คลิกท่แี ทบ็ File และเลอื ก New 2. ดบั เบ้ลิ คลิกเลอื กแมแบบท่ีตอ งการใชง าน 3. คลิกปุม Create เพื่อสราง Workbook ใหม 4. ได Workbook ใหมต ามแมแ บบทเี่ ลือก 1. คลกิ ทแ่ี ทบ็ File และเลอื ก New 2. ดบั เบล้ิ คลกิ เลอื กแมแ บบทตี่ อ งการ 23

02 การสรา งและแกไ ขขอ มูล 3. คลกิ ปมุ Create 4. แสดงแมแ บบใหมท สี่ รา งขนึ้ 2.2 การป‡อนขอŒ มูลในเซลล สามารถปอนขอมูลในตารางได โดยเลื่อน Active Cell มาตรงชอ งเซลลท ีต่ อ งการ และ พิมพข อ มลู เขาไปไดทนั ทีเสรจ็ แลวใหกดปุม <Enter> หรอื ปมุ ลูกศร  /  เพ่ือเล่อื น ไปยังเซลลอ ื่นๆ หากตองการยกเลิกการปอนขอมูลใหกด <Esc> 1. คลกิ เมาสเ ลอื กเซลลท ต่ี อ งการปอ นขอ มลู 2. พมิ พข อ ความและกด <Enter> หรอื เลอ่ื นไป เซลลอ นื่ ทต่ี อ งการ 24

02การสรา งและแกไขขอมูล TIP ในกรณีท่พี มิ พผดิ ไมส ามารถกด  หรอื  บนแปนพมิ พเ พ่ือแกไ ขตัวอกั ษร ไดเ พราะExcel จะเขา ใจวา เปน การเลอ่ื นกรอบเซลลไปชอ งอน่ื ในตาราง ในกรณนี สี้ ามารถ แกไ ขขอความไดโ ดยใชป ุม <BackSpace> เทา นั้น การป‡อนขŒอมลู ท่ซี ้าํ กันดวŒ ย AutoComplete ถา พบวา ตอ งปอ นขอ มลู ทซี่ าํ้ กบั ทเ่ี คยปอ นมาแลว สามารถใช AutoComplete ชว ยปอ น ขอมูลใหโดยอัตโนมัติเม่ือเทียบจากขอมูลท่ีเคยปอนมากอนแลว วิธีนี้ชวยใหสามารถปอน ขอ มูลท่ซี ํา้ ๆ กันในตารางไดอยางรวดเรว็ ดังตัวอยาง ถาตองการพิมพคําวา “ประถมศึกษา” ซ่ึงตรงกับคําท่ีเคยพิมพมาแลวใน คอลมั นน้ี เมื่อพิมพคําวา “ป” โปรแกรม Excel นําตวั อกั ษรทพ่ี มิ พไปเทยี บกับขอมลู ทเ่ี คย พมิ พม ากอ นแลว ในคอลมั นน ้ี เมอื่ พบวา มแี นวโนม ทก่ี าํ ลงั พมิ พค าํ วา “ประถมศกึ ษา” โปรแกรม Excel เพมิ่ ตวั อักษรทีย่ ังขาดอยูท ี่ยังไมไ ดพ มิ พใหโดยอตั โนมัติ สว นที่ Microsoft Excel เตมิ ให กด <Enter> ถา ตอ งการเตมิ คาํ ทแี่ สดงอตั โนมตั ิ ยอมรับ : หากกําลังพิมพคํานอ้ี ยูพอดี ก็ใหก ด <Enter> เพอื่ ใหโ ปรแกรม Excel ปอ นขอมูลในสว นที่เหลอื ในเซลลให พิมพค าํ อื่น : หากตอ งการพมิ พคาํ อ่ืนแทน เชน “ประถมศึกษาปที่ 2” ก็ใหพ มิ พต อ จากคํา “ประถมศึกษาปท”่ี ทีพ่ ิมพไปแลว 25

02 การสรางและแกไ ขขอมูล พมิ พต วั อกั ษรทเี่ หลอื ของขอ มลู ทต่ี อ งการ เมอ่ื ไดค าํ ทตี่ อ งการใหก ด <Enter> NOTE AutoComplete ไมสามารถใชกับขอมูลท่ีเปนตัวเลขหรือวันท่ีได นอกจากน้ี ลักษณะการปอนขอมูลตองติดกับเซลลท่ีมีขอมูลอยูกอนแลวในคอลัมนเดียวกัน AutoComplete จงึ ทํางาน ยกเลิกการทํางานของ AutoComplete ถา ขอ มลู ทปี่ อ นนน้ั คลา ยแตไ มค อ ยซาํ้ กนั อาจตอ งการยกเลกิ การทาํ งานของAutoComplete เปน การชั่วคราว เพ่อื ไมใหม ีการเพม่ิ คาํ ท่ีไมตอ งการโดยอตั โนมัติในเซลลท ก่ี าํ ลงั ปอ นขอ มลู ดงั น้ี 1. คลกิ เมาสแ ทบ็ File->Options (แฟม->ตวั เลอื ก) 2. คลิกเมาสท่ี Advanced (ข้ันสงู ) 3. คลกิ เมาสยกเลกิ Enable AutoComplete for cell values (เปด การใชงานการทําให สมบรู ณอ ัตโนมตั สิ ําหรับคาในเซลล) 1. คลกิ เมาสแ ทบ็ File->Options (แฟม ->ตวั เลอื ก) 26

02การสรางและแกไขขอมูล 2. คลกิ เมาสท ่ี Advanced (ขน้ั สงู ) 3. คลกิ เมาสย กเลกิ Enable AutoComplete 4. คลกิ เมาส for cell values (เปด การใชง านการทาํ ให สมบรู ณอ ตั โนมตั สิ าํ หรบั คา ในเซลล) 2.3 การแกŒไข ยŒาย คดั ลอก และวางขอŒ มลู หากตอ งการแกไ ขขอ มลู ทป่ี อ น สามารถทาํ ไดโ ดยดบั เบลิ้ คลกิ ทเ่ี ซลลน นั้ หรอื คลกิ ทชี่ อ ง เซลลแ ละกดปุม <F2> จากนัน้ ใช  หรอื  บนแปน พิมพเล่ือนเคอรเ ซอร ไปตรง ตําแหนง ท่ตี อ งการแลว แกไ ขจากนน้ั กดปุม <Enter> 1. ดบั เบลิ้ คลกิ หรอื กดปมุ <F2> เซลลท ต่ี อ งการ 2. แกไ ขขอ มลู และกด <Enter> หรอื เลอ่ื นไปทเ่ี ซลลอ น่ื การแกŒไขขŒอมลู และการทํางานของแทบ็ สตู ร (Formula Bar) ในขณะท่ีกําลังทําการแกไขขอมูลใน สามารถแกไ ขขอ มลู ผา นแถบสตู รไดโ ดยตรง เซลล ขอมูลในเซลลน้ันปรากฏในแถบสูตร ซึ่ ง ส า ม า ร ถ แ ก  ไ ข ข  อ มู ล ใ น ช  อ ง เ ซ ล ล  ไ ด  โดยตรง หรือคลิกเมาสท่แี ถบสูตรและแกไข ขอมลู จากที่น่ีได 27

02 การสรา งและแกไ ขขอมลู การยาŒ ยขŒอมลู ในเซลล ถา พิมพขอ มูลในตารางผิดชองก็ไมตองลบขอมูลและพิมพใหมใหเสียเวลา แตส ามารถ ยายขอ มูลทีพ่ มิ พไปยังเซลลอ นื่ ไดเลย มี 2 วธิ ีท่สี ามารถเลอื กใช คือ การยา ยขอมูลโดยใช เมาส และ การยา ยขอ มลู โดยใชปุมบนแถบเครื่องมอื การยา ยขอมูลโดยการใชเมาส วิธเี หมาะกับขอ มลู ทีอ่ ยูใกลกัน หรอื มีระยะหา งในการ ยายไมมากนัก โดยมีขน้ั ตอนดังตอ ไปน้ี 1. ลากเมาสเ ลอื กเซลลท ตี่ อ งการยา ย(ถา ตอ งการยา ยทลี ะหลายเซลลใหเ ลอื กกลมุ เซลล ดวยวธิ ที ่ีไดกลา วมาแลว ) 2. เลอ่ื น ไปท่ขี อบของเซลลหรอื กลุม เซลลท ี่เลอื กเหน็ วา เปล่ียนเปน 3. คลกิ เมาสค างไว และลากเมาสไปยังเซลลท ่ตี องการวางขอ มูล 4. ปลอยเมาส ขอมูลท่ีเลอื กไวถูกยายไปที่ตําแหนง ใหม 1. ลากเมาส เลอื กเซลลท จี่ ะยา ย 2. เลอ่ื นตวั ชไี้ ปทขี่ อบกลมุ เซลล 3. ลากเมาสเ พอ่ื เลอ่ื นไปตาํ แหนง ใหม 4. และปลอ ยเมาส ขอ มลู จะยา ย มาทต่ี าํ แหนง ใหม 28

02การสรา งและแกไ ขขอ มูล การยา ยขอ มูลโดยใชแ ถบเคร่อื งมือ เหมาะสําหรับขอ มลู ตน ทางและปลายทางทีอ่ ยหู า ง กนั มาก หรอื อาจอยูในคนละแผน งาน หรอื คนละไฟล วธิ กี ารทาํ ไดโ ดย คลกิ เมาสท เี่ ซลล หรอื เลอื กกลมุ เซลลท ่ีตอ งการยา ย คลกิ เมาสท ปี่ มุ Cut (ตดั ) ในแท็บ Home (หนาแรก) หลังจาก นนั้ คลกิ เมาสทเ่ี ซลลเ ริ่มตน ที่ตองการใหข อ มูลยายมา แลวคลิกเมาสท ป่ี มุ Paste (วาง) เพ่อื วางกลุมเซลล การคัดลอกและวางขŒอมลู ในเซลล ถา ตอ งปอ นขอ มลู ซา้ํ ๆ กนั ควรใชว ธิ คี ดั ลอกขอ มลู จากเซลลห นงึ่ ไปยงั เซลลอ นื่ ในตาราง จะเรว็ กวาวธิ ีคัดลอกขอ มลู จะคลา ยกบั การยา ยขอมลู ในเซลล มี 2 วิธที ่สี ามารถเลอื กใช คือ การคดั ลอกขอมลู โดยใชป ุม บนแถบเครอื่ งมอื และการคดั ลอกขอมูลโดยใชเมาส การคัดลอกขอมูลโดยใชแถบเครื่องมือ เหมาะสําหรับขอมูลตนทางและปลายทางท่ีอยู หา งกนั มาก โดยมีขัน้ ตอนดังตอไปน้ี 1. คลกิ เมาสท เ่ี ซลลหรือเลอื กกลมุ เซลลท ี่ตอ งการคดั ลอก 2. เลือก Copy (คัดลอก) ในแท็บ Home (หนาแรก) เกดิ เสนประรอบๆ ขอมลู ท่เี ลือก 3. คลิกเมาสเ ลือกเซลลท ีต่ องการคัดลอกขอ มลู ไปไว 4. เลือก Paste (วาง) ขอมลู ถกู คัดลอกมาทีต่ าํ แหนงใหมดงั ตองการ 1. คลกิ เมาสเ ลอื กเซลลท จี่ ะคดั ลอก 2. คลกิ เมาสป มุ Copy (คดั ลอก) 4. คลกิ เมาสป มุ Paste (วาง) 3. คลกิ เมาสเ ลอื กเซลลท ต่ี อ งการ คดั ลอกขอ มลู ไปไว 29

02 การสรางและแกไขขอมลู ขอ มลู ถกู คดั ลอกมาทตี่ าํ แหนง ใหม การคัดลอกขอมูลโดยใชเมาส เหมาะสําหรับขอมูลตนทางและปลายทางท่ีอยูใกลกัน วิธกี าร คือ คลิกเมาสเลือกเซลล หรือกลุม เซลลทต่ี องการคดั ลอก เลอื่ น ไปทข่ี อบของ เซลล หรือกลมุ เซลลที่ไดเ ลือกไวเ ห็นวา เปล่ยี นเปน กดปมุ <Ctrl> พรอ มกบั คลิก เมาสคางไว และลากเมาสไปยงั เซลลทีต่ อ งการคัดลอกขอมลู ปลอ ยเมาส ขอมูลทีเ่ ลอื กไว ถกู คดั ลอกมาทต่ี าํ แหนง ใหม การวางขอŒ มลู ในการวางขอมูลที่ทําการคัดลอกมาแลว สามารถเลือกการวางไดหลายรูปแบบ และ ยังมีคุณสมบัติที่เรียกวา Live Preview เปน การแสดงขอมลู ตวั อยา งที่ไดเมอ่ื เลอื่ นเมาสไป วางบนรูปแบบการวางทต่ี อ งการ ทาํ ใหมองเห็นผลลัพธท ่ีไดก อ นการวาง 2. คลกิ ที่ Copy (คดั ลอก) 1. คลกิ เมาสเ ลอื กเซลลท ต่ี อ งการ 4. คลกิ ท่ี Paste (วาง) เพอ่ื เลอื กรปู แบบการวาง 3. เลอื กเซลทต่ี อ งการวาง 30

02การสรางและแกไ ขขอมูล รูปแบบในการวางขŒอมลู รปู แบบการวางขอ มลู มมี ากมาย สามารถเลอื กการวางไดต ามความเหมาะสมในการ ใชง าน โดยศกึ ษาจากรายละเอียดดงั ตอไปน้ี Paste วางทุกอยาง ทัง้ รปู แบบ สี เสนกรอบ สวนสตู รถกู เปล่ียนตาํ แหนง อา งองิ ตามเซลลปลายทาง Formulas คดั ลอกเฉพาะสตู ร โดยไมน ําเอารปู แบบของเซลลเ ดิมไปดว ย Formulas & Number Formatting วางเฉพาะสูตรและรปู แบบตัวเลข ตวั อยา งการวางสตู รการบวกและรปู แบบตวั เลข จากเซลล C7 ไปยงั เซลล F7 Keep Source Formatting เกบ็ รปู แบบตนฉบับไว No Borders คัดลอกขอมูล ยกเวน เสนขอบ Keep Source Column Widths คัดลอกขอมูล รวมถึงความกวางคอลัมน ตนแบบไว ตวั อยา งการวางสลบั แนวขอ มลู จากแนวตงั้ เปน แนวนอน Transpose สลับแนวขอ มูลจากแนวต้ังเปน แนวนอน จากแนวนอนเปน แนวตั้ง Values วางขอ มูลลงไปเฉพาะคา โดยไมมีสูตรหรือการจดั รูปแบบของเซลล เดิม เหมาะสาํ หรบั การคัดลอกเฉพาะคา ไปใช ตวั อยา งการวางขอ มลู เฉพาะคา จากเซลล B3 ไปยงั เซลล D3 31

02 การสรางและแกไ ขขอมูล Value Formatting คา และการจัดรูปแบบ Value & Source Formatting คาและการจดั รปู แบบตามตน ฉบบั ทุกอยา ง ตวั อยา งการวางเฉพาะคา ตวั อยา งการคา และการจดั รปู แบบตาม และการจดั รปู แบบ ตน ฉบบั ทกุ อยา ง Formatting เมือ่ วางขอ มูลไมเกดิ อะไรข้ึน แตเมือ่ พิมพขอมลู ลงไปเมอ่ื มรี ูปแบบ ของขอ มลู เหมือนทีค่ ัดลอกมา Paste Link เปน การลงิ กข อ มลู ไปยงั เซลลท ค่ี ดั ลอกมา เหมอื นกบั เขยี นสตู ร=เซลล เพ่ือไปเอาขอ มูลในเซลลท ี่ตองการออกมา Picture วางไดเปน รูปภาพ Linked Picture วางไดเ ปนรปู ภาพ และเม่ือดบั เบลิ้ คลกิ ภาพท่ีไดนี้ Active Cell จะเลือ่ นไปยังเซลลท่คี ดั ลอกมา 2.4 การแทรกขŒอมูล หากตองการแทรกขอมูลเพ่ิมทั้งแถวหรือทั้งคอลัมน หรือเฉพาะบางเซลลในตาราง สามารถทําไดด ังนี้ การแทรกขอมลู ท้ังแถว การแทรกขอมูล 1 แถวในตารางท่ีมีขอมลู อยแู ลว ตอ งเรม่ิ โดย การเพมิ่ แถววางขน้ึ มากอ นแลว จงึ คอ ยปอ นขอ มูลเขาไป 1. เลอื กแถวที่ ตอ งการ คลกิ ขวา และเลอื ก Insert (แทรก) 32

02การสรางและแกไขขอ มูล 2. แสดงแถววา งเพม่ิ ขนึ้ มา การแทรกขอมูลทั้งคอลัมน สามารถทําข้ันตอนแบบเดียวกับการแทรกขอมูลทั้งแถว เพยี งแตเ ปล่ียนจากการเลอื กแถว มาเปนการเลือกคอลัมทเทา น้ัน NOTE สามารถแทรกแถวขอ มลู ไดอีกวิธีหนง่ึ โดยคลิกแถวทต่ี องการเพม่ิ คลิกท่ปี ุม คาํ ส่งั Insert และเลอื ก Insert Sheet Rows ดงั นี้ 2. เลอื กคาํ สง่ั Insert->Insert Sheet Rows 1. คลกิ เมาสเ ลอื กแถวทตี่ อ งการแทรก (แทรก->แทรกแถวในแผน งาน) แสดงแถววา งเพม่ิ ขนึ้ มา สามารถแทรกคอลมั นข อ มลู ไดอ กี วธิ หี นง่ึ โดยคลกิ คอลมั นท ตี่ อ งการเพม่ิ คลกิ ทีป่ ุมคําสัง่ Insert และเลอื ก Insert Sheet Columns แทน 33

02 การสรา งและแกไขขอมูล การแทรกขอŒ มลู บางเซลล นอกจากการแทรกขอ มลู ทงั้ แถวหรอื ทงั้ คอลมั นแ ลว ยงั สามารถแทรกขอ มลู เฉพาะบาง เซลลไดด ว ย สาํ หรบั ตารางทม่ี ขี อ มลู อยแู ลว การแทรกขอ มลู เฉพาะบางเซลลต อ งมกี ารเลอ่ื น ขอ มลู เดมิ ทอ่ี ยูในเซลลเ หลา นนั้ ไปทางขวา หรอื ลงลา งกอ น เพอื่ ใหเ กดิ พนื้ ทวี่ า งสาํ หรบั ปอ น ขอ มูลเชน เดยี วกับการแทรกขอ มูลวิธอี ่ืนท่ีไดกลา วมา 1. คลกิ เมาสเ ลอื กเซลลห รอื กลมุ เซลลท ต่ี อ งการใหข ยบั ไป เพอื่ ใหเ กดิ พนื้ ทสี่ าํ หรบั แทรก ขอ มูล 2. คลกิ เมาสเ ลือกแท็บ Home คลิกปมุ Insert->Insert Cells… (แทรก->แทรกเซลล) 3. เลือก Shift cells down (เล่อื นเซลลล ง) ถา ตองการใหเซลลท ีเ่ ลือกขยบั ลงลาง หรือ Shift cells right (เลื่อนเซลลไปทางขวา) ถาตองการใหเ ซลลท เ่ี ลอื กขยบั ไปทางขวา 4. คลกิ เมาสป ุม OK ขอ มูลในเซลลทเ่ี ลอื กไวจะเลือ่ นไปตามท่กี ําหนด 5. ปอ นขอมลู ทต่ี องการแทรกในเซลลท่ีวา ง 3. เลอื กการขยบั ขอ มลู 4. คลกิ เมาส 1. คลกิ เมาสเ ลอื กเซลล 2. คลกิ เมาส Insert->Insert Cells... (แทรก->แทรกเซลล) หรอื คลกิ ขวาทเ่ี ซลล และเลอื ก Insert (แทรก) 5. ปอ นขอ มลู ในเซลลท วี่ า ง NOTE ในขนั้ ตอนที่ 3 ถา เลือก Entire row (ทงั้ แถว) จะเปนการเพ่มิ แถวใหม 1 แถวโดย แถวขอ มลู ของเซลลทเี่ ลอื กถูกขยบั ลงลาง และถา เลือก Entire column (ท้งั คอลมั น) จะ เปนการเพ่มิ คอลัมนใหมโดยคอลมั นข องเซลลที่เลอื กถูกขยับไปทางขวา 34

02การสรา งและแกไ ขขอ มูล 2.5 การลบขŒอมลู ในเซลล เมอ่ื เราพมิ พข อ มลู ผดิ หรอื ไมต อ งการใชข อ มลู ในบางเซลลอ กี ตอ ไป มกี ารลบขอ มลู อยู 2 วธิ ที สี่ ามารถทาํ ไดคอื การลบเฉพาะขอ มลู ในเซลล หรือการขยับขอ มูลในเซลลอน่ื ที่อยูตดิ กนั มาแทนที่ ลบเฉพาะขŒอมูลในเซลลเ ท‹านน้ั วิธนี ้ีเปนการลบเฉพาะขอ มลู ในเซลลเทาน้นั เหลือที่วา งไว 2. ขอ มลู ทอี่ ยภู ายในเซลลถ กู ลบ 1. คลกิ เมาสเ ลอื กเซลลท ต่ี อ งการลบ และกดปมุ <Delete> ลบขŒอมลู ในเซลลและเล่อื นขŒอมูลในเซลลข Œางๆ มาแทนท่ี วธิ กี าร คือ เลือกขอมูลท่ตี อ งการลบ เชน ขอ มูลทัง้ แถว ขอมูลท้งั คอลมั น และขอ มูล เฉพาะสว นทีต่ องการลบ คลิกเมาสข วาทีข่ อมลู เท่เี ลอื ก และเลือกคําสั่ง Delete ผลท่ีไดจะ แตกตางกันไป ดังนี้ 1. กรณีลบทง้ั แถว ขอ มูลทีอ่ ยแู ถวลา งจะเล่ือนข้ึนมาแทนที่ 2. กรณีลบท้งั คอลัมน ขอ มลู ท่ีอยคู อลมั นท างขวาจะเล่อื นมาแทนที่ 3. กรณีลบเฉพาะสว นท่ตี องการ เมื่อมีวิธีการเลื่อนขอ มลู มาแทนทด่ี ังน้ี • Shift Cells Left เซลลท่ีอยูทางดานขวาจะขยับมา แทนที่ • Shift Cells Up เซลลท ีอ่ ยูดานลางจะขยบั มาแทนท่ี • Entire Row แถวทอ่ี ยูดา นลางจะขยับมาแทนท่ที ้ังแถว • Entire Column คอลมั นที่อยูดานขวาจะขยับมาแทนที่ ทั้งคอลัมน 35

02 การสรา งและแกไขขอ มูล สรปุ การสรา งเอกสารใหมในโปรแกรมตารางงาน สามารถสรา งไดท ง้ั แบบทเ่ี ปน เอกสาร เปลา และการสรา งจากแมแบบ การปอ นขอมูลในตาราง สามารถทาํ ไดท ้งั แบบทปี่ อน ขอ มลู ทลี ะชอ งและการปอ นขอ มลู ทซี่ า้ํ กนั โดยอตั โนมตั นอกจากนยี้ งั สามารถแกไ ข ยา ย แทรก ลบ คัดลอกและวางขอ มูล ซง่ึ สามารถทาํ ไดทง้ั ทีละเซลล ทีละแถว ทีละคอลัมน หรอื ทง้ั Worksheet ได แบบทดสอบทาŒ ยหนว‹ ยท่ี 2 ตอนท่ี 1 เลือกคาํ ตอบทถี่ ูกตอŒ งที่สุดเพยี งขŒอเดยี ว 1. ปมุ หมายถึงการกระทําในขอ ใด ข. การยาย ก. การลบ ง. การคดั ลอก ค. การแทรก 2. หากตอ งการวางดวยการรักษาการจดั รปู แบบตามเซลลท คี่ ัดลอกมา ตองคลิกท่ีปุมใด ก. ข. ค. ง. 3. การคลิกเมาสเลอื กเซลลเพอื่ แทรกขอ มลู เปนการแทรกแบบใด ก. แทรกขอมูลท้ังแถว ข. แทรกขอ มลู ท้งั เซลล ค. แทรกขอมลู บางเซลล ง. แทรกขอมูลบางคอลัมน 4. การกดปุม <BackSpace> ท่ีแปน พิมพเปน การกระทําใดในโปรแกรม Excel ก. เปน การแกไขขอมูลในเซลลท พี่ มิ พผ ิด ข. เปนการบันทกึ ขอมลู ลงในตาํ แหนง ทีต่ องการ ค. เปน การพมิ พตัวอกั ษรลงไปในเซลลท ีต่ อ งการ ง. เปน การจดั การกับขอ มลู ท่ีมีอยูในแผนงานนั้นๆ 5. คาํ สัง่ AutoComplete ไมส ามารถใชกบั ขอมลู ประเภทใดได ก. วนั ท่ี ข. รปู ภาพ ค. ขอความ ง. กราฟ 36

02การสรางและแกไขขอ มลู 6. การใชคําสัง่ AutoComplete เปน คาํ สงั่ ที่ใชงานในดานใด ก. เปน การยกเลิกการทํางานของสตู รคาํ นวณ ข. เปนการชว ยในการปอ นสตู รซาํ้ กนั ไดอยา งรวดเรว็ ค. เปนการชว ยในการปอ นขอ มูลซา้ํ กันไดอยา งรวดเรว็ ง. เปนการชว ยในการยกเลิกขอ มูลซา้ํ กนั ไดอ ยางรวดเร็ว 7 . การกดปมุ <Alt>+  หมายถึงคําส่ังใด ข. Insert Comment ก. Format Cells… ค. Clear Contents ง. Pick From Drop-down List จงใชรปู แบบการวางขอมลู ตอ ไปน้ีตอบคาํ ถามขอ 8-10 a) Values b) Transpose c) Formatting d) Formulas & Number Formating 8. ขอใดเปนรปู แบบการวางขอ มลู แบบสลับแนวจากแนวตัง้ เปน แนวนอน จากแนวนอนเปน แนวต้งั ก. ขอ a ข. ขอ b ค. ขอ c ง. ขอ d 9. หากตอ งการวางเฉพาะขอมลู เฉพาะสูตร และรปู แบบตัวเลข โดยไมตอ งวางสี และ เสน กรอบ ควรใชร ูปแบบการวางในขอใด ก. ขอ a ข. ขอ b ค. ขอ c ง. ขอ d 10. เมอ่ื วางขอ มลู ไมม อี ะไรเกดิ ขนึ้ แตเ มอ่ื พมิ พข อ มลู ลงไปจะรปู แบบของขอ มลู เหมอื นทค่ี ดั ลอกมา คือ การวางขอ มลู ในแบบใด ก. ขอ a ข. ขอ b ค. ขอ c ง. ขอ d 37

02 การสรางและแกไขขอ มูล ตอนที่ 2 จงตอบคาํ ถามต‹อไปนี้ 1. จงอธบิ ายวิธแี ทรกขอ มูลท้งั คอลัมน อยา งคราวๆ 2. รูปแบบการวางภาพ แบบ Picture และ Linked Picture ตางกันอยา งไร จงอธิบาย 3. การยา ยขอ มลู ในเซลล สามารถทําไดกี่วิธี อะไรบาง 4. จงปอนขอมูลลงใน Excel ตามตัวอยา งท่กี ําหนดให 5. จงแกไ ขขอมลู ในตาราง ขอ 4 ดงั นี้ “Volumn / month” เซลล A4 แกไ ขขอ มูลเปน “89%” เซลล B5 แกไขขอ มูลเปน “8875.35” เซลล B13 แกไ ขขอ มลู เปน “Operation month” เซลล A9 แกไขขอ มูลเปน “1,767,450” เซลล C10 แกไขขอมูลเปน “60.4” เซลล C16 แกไ ขขอ มูลเปน “75” เซลล B15 แกไขขอ มูลเปน 38

3หนว‹ ยท่ี การตกแตง‹ ตารางขŒอมูล สาระสําคัญ การตกแตง ตารางขอ มลู ใหด สู วยงาม โดยการใชส ี และรปู แบบตวั อกั ษรตา งๆ เพอ่ื เนน สว นทส่ี าํ คญั และการจดั ขอ มลู ใหด เู ปน ระเบยี บเรยี บรอ ย สามารถชว ยเพม่ิ ความนา สนใจใหกับงานได สาระการเรียนรŒู 1. กําหนดรูปแบบการแสดงขอ มลู 2. กําหนดขนาดตวั อักษรในตาราง 3. กําหนดขอมูลใหแสดงเปน ตัวหนา ตวั เอน และขดี เสน ใต 4. กําหนดรูปแบบการแสดงขอมลู ตามเงือ่ นไขทเี่ ราตอ งการ 5. จดั ขอ มูลใหอ ยูก ึง่ กลาง ชดิ ซา ย ชดิ ขวาในแตละเซลล 6. การวางแนวตวั ขอ มลู ในเซลล 7. แสดงขอ มลู ใหครบในเซลล 8. ตกแตงขอมูลโดยการใชส ี 9. การขีดเสน ตาราง วัตถุประสงค 1. กาํ หนดรูปแบบการแสดงขอมูลแบบตางๆ ได 2. กาํ หนดรปู แบบอกั ษรและขนาดอกั ษรที่แสดงในตารางได 3. กําหนดขอ มลู ใหแสดงเปนตัวหนา ตัวเอนและขีดเสนใตไ ด 4. กาํ หนดรปู แบบการแสดงขอ มูลตามเงือ่ นไขได 5. จดั ขอ มูลใหอ ยกู ึ่งกลาง ชดิ ซา ย ชิดขวาได 6. วางแนวตัวขอ มลู ในเซลลได 7. แสดงขอมลู ใหครบในเซลลได 8. ตกแตง ขอ มลู โดยการใชส ไี ด 9. ขดี เสนตารางตามตอ งการได

03 การตกแตงตารางขอ มลู โปรแกรม Excel ถกู ออกแบบมาเพอื่ ใชง านขอ มลู ในรปู แบบตาราง ในการใชง านในภาค ปฏบิ ตั ติ องมีการตกแตงตารางใหดูเขาใจงาย สวยงามและนาสนใจ ซ่ึงการตกแตงตาราง นี้ทําไดโดยการจัดรูปแบบขอความ เชน แบบอักษร สี ตําแหนงของขอความ การจัดเรียง ตลอดจนการกําหนดรูปแบบการแสดงขอมูล ใหเหมาะสมกับการใชงาน 3.1 กําหนดรปู แบบการแสดงขŒอมูล ขอมูลท่ีปอนในตารางสามารถแบงออกไดเ ปน 3 ประเภทหลักๆ ชมวิดีโอบน Youtube ไดแ ก ตัวเลข, วนั ท่ี และขอความ ควรกาํ หนดรปู แบบการแสดงขอมูล ไดŒท่ี ท้งั 3 ประเภทนี้ใหเหมาะกบั งาน เชน ใหจํานวน 13545.47 แสดงเปน ฿13,545.47 เพอื่ ใชใ นงานบญั ชหี รอื กาํ หนดใหข อ ความทต่ี อ งการมรี ปู แบบเปน ตวั หนา เชน สรปุ ปริมาณสินคาคงคลัง และจัดใหอยูกึ่งกลาง หนากระดาษ เพื่อใชเปนหัวเรื่องรายงานสามารถทําไดโดยงาย การกําหนดรปู แบบการแสดงตวั เลข Excel2016 ch0401 สามารถกาํ หนดใหก ารแสดงตวั เลขในตารางมรี ปู แบบทต่ี อ งการได เชน ใหม เี ครอื่ งหมาย Comma (,) คน่ั ทกุ ๆ 3 หลกั หรือใหลงทายดว ยเคร่ืองหมาย Percent (%) 1. คลกิ เมาสเลือกขอ มูลท่ตี อ งการกาํ หนดรูปแบบ 2. ทแ่ี ท็บ Home (หนา แรก) ในกลมุ คาํ สง่ั Number (ตวั เลข) ใหค ลกิ เมาสเลอื กกาํ หนด รปู แบบดงั นี้ รปู แบบ ความหมาย เพอื่ แสดงคาในเซลลโดยใหมเี ครือ่ งหมายสกลุ เงนิ นาํ หนา ถาตอ งการแปลงคาในเซลลท ีเ่ ลือกทั้งหมดใหเ ปน % เพอ่ื ใหม เี ครอื่ งหมาย, คน่ั ตวั เลขทเ่ี ลอื กทกุ ๆ3 หลกั และมที ศนยิ ม 2 ตําแหนง เพอื่ เพิม่ จํานวนหลักทศนยิ ม 1 หลัก เพอ่ื ลดจาํ นวนหลกั ทศนิยม 1 หลกั 40

03การตกแตงตารางขอมูล 2. คลกิ เมาสเ ลอื กรปู แบบทต่ี อ งการ 1. คลกิ เมาสเ ลอื กขอ มลู ท่ี รปู แบบเปลย่ี นตามทกี่ าํ หนด ตอ งการกาํ หนดรปู แบบ กําหนดรูปแบบการแสดงตวั เลขโดยใชŒ Format Cells สามารถกาํ หนดรูปแบบการแสดงตวั เลขทีเ่ จาะจงกวาน้ีได เชน ใหมเี ครอ่ื งหมาย ฿ นํา หนา หรือแสดงตัวเลขที่มีคาติดลบเปนสีแดง โดยเลือกขอมูลท่ีกําหนดรูปแบบ และท่ีกลุม คําสั่ง Cells (เซลล) ใหค ลกิ ท่ปี มุ Format (รปู แบบ) และเขาไปกาํ หนดรปู แบบตามตองการ 1. คลิกเมาสเลอื กขอ มลู ทีต่ องการกําหนดรปู แบบใหใหม 2. เลอื ก Format->Format Cells (รูปแบบ->จัดรปู แบบเซลล) 3. คลกิ เมาสเ ลือกรูปแบบการแสดงตวั เลขในกรอบ Category (ประเภท) เชน ใหแสดง เปน % (Percent) หรือแบบ Currency (สกุลเงิน) เปนตน 41

03 การตกแตง ตารางขอมลู 4. คลิกเมาสท่ีตัวเลือกอ่ืนเพ่ือกําหนดรายละเอียดการแสดงขอมูล เชน จํานวนหลัก ทศนยิ ม การใชส แี ดงเมื่อจาํ นวนตดิ ลบ โดยชอ ง Sample (ตวั อยา ง) แสดงตวั อยา ง การแสดงขอ มลู ทเี่ ลอื ก ตอ งกาํ หนดวา • จะใชจ าํ นวนทศนยิ มก่ีหลกั ในชอ ง Decimal places (ตําแหนงทศนยิ ม) • ใหม ีสัญลักษณ ฿ นาํ หนา ตัวเลขหรือไม ในชอง Symbol (สญั ลกั ษณ) • แสดงคาที่เปน ลบอยางไร ในชอ ง Nagative numbers 5. คลกิ เมาสปมุ OK รปู แบบการแสดงตัวเลขเปลีย่ นไปตามทเ่ี รากาํ หนด 1. คลกิ เมาสเ ลอื กขอ มลู ทต่ี อ งการกาํ หนดรปู แบบ 3. คลกิ เมาสเ ลอื กรปู แบบการแสดงตวั เลข 2. เลอื ก Format->Format Cells... (รปู แบบ->จดั รปู แบบเซลล) 5. คลกิ เมาส 4. คลกิ เมาสเ พอื่ กาํ หนดรายละเอยี ดอน่ื ๆ 42