Guias Teletrabalho

MUDAM-SE OS ESCRITÓRIOS, MANTÊM-SE AS ROTINAS. Teletrabalho no BPI Um Guia Prático

1 2 3 4 5 6 Bem-vindo Ready, set, go! Os nossos A vida O que nos une Mente sã ao novo mundo aliados aos quadradinhos em corpo são

1 BEM-VINDO AO NOVO MUNDO. O teletrabalho na era do distanciamento social.

Bem-vindo ao novo mundo O TELETRABALHO NA ERA DO DISTANCIAMENTO SOCIAL. Há mais de uma década que o teletrabalho é apontado como uma Se somos todos das tendências emergentes do mundo laboral, com benefícios claros parte da solução, para profissionais e empresas. Mas ninguém esperaria que, da noite o nosso setor, e o para o dia, parte da população global passaria a trabalhar a partir de BPI em particular, suas casas. tem um papel importante nesta Nestes tempos incertos, desafiantes, temos que nos unir e integrar fase da vida das o teletrabalho no nosso dia a dia. Por uma causa nobre. Ficar em pessoas. casa, e deixar as ruas livres para quem não o pode fazer – incluindo para alguns de nós que saem de casa, todos os dias, para garantir que estamos cá para os nossos Clientes – contribui para salvar vidas. Parece tão pouco, mas não se deixem enganar: o desafio é complexo e vai colocar-nos à prova. Se todos somos parte da solução, o nosso setor, e o BPI em particular, tem um papel importante nesta fase da vida das pessoas. Não podemos parar. Não iremos parar. Em nossas casas, como nos balcões ou no escritório, temos uma missão nobre. Fazemo-lo pelo nosso bem-estar, pela saúde das nossas famílias e amigos. Pelos nossos vizinhos e pela comunidade que nos acolhe. Pelos nossos Clientes, a razão da nossa existência. Pelos nossos colegas, a quem deveremos prestar uma atenção especial nos próximos tempos. E por quem arrisca a vida por nós. Quando tudo acabar, regressaremos mais fortes e com uma experiência que mudará de modo profundo a nossa vida. E dará um novo significado aos abraços que temos reservados para esse dia. 4

2 READY, SET, GO! Primeiro estranha-se, depois entranha-se.

Ready, set, go! PRIMEIRO S epare o espaço de trabalho e o espaço ESTRANHA-SE, comum com a família. Se conseguir, DEPOIS feche a porta do seu “escritório” ENTRANHA-SE. U se auscultadores Mantenha-se contactável O teletrabalho vai enriquecer a sua para minimizar ruídos através do computador vida. Se é a primeira vez que trabalha e outras distrações com acesso ao e-mail a partir de casa, não há razão para do exterior e via telemóvel ansiedade: primeiro estranha-se, depois entranha-se. Estas pequenas dicas de organização vão tornar o teletrabalho mais prazeroso, intuitivo e produtivo. 1.E NCONTRE A SUA G aranta acesso ZONA DE CONFORTO. aos documentos e materiais que Escolha um local luminoso precisa para e com poucas distrações. desempenhar Os próximos dias de o seu trabalho trabalho serão passados ali. 6

2.VIVA AS ROTINAS! Estabeleça limites Ready, set, go! entre o trabalho No teletrabalho, como no escritório, as rotinas são bem-vindas. Para que tudo e o lazer E vite trabalhar decorra com normalidade, é fundamental manter-se disponível durante o de pijama ou horário de trabalho. Lembre-se: os nossos clientes e colaboradores continuam fato de treino a depender do nosso bom trabalho! Acorde à mesma T ome um bom hora e cumpra pequeno-almoço. o seu horário de Se tiver filhos, trabalho faça-o em família M antenha contacto N ão descure regular com os a higiene diária colegas de trabalho Mantenha a hora de N as reuniões de equipa, partilhe almoço e aproveite a sua experiência de teletrabalho, este tempo para os principais desafios e feitos relaxar, ir à varanda completados ou janela apanhar um pouco de ar e sol B eba muita água (~1,5 litros por dia) 7

3. ORGANIZAÇÃO, ORGANIZAÇÃO, ORGANIZAÇÃO. Ready, set, go! Prepare o dia e a semana de trabalho com antecedência. Liste e identifique as tarefas prioritárias. Aqui Na véspera, deixe Estabeleça objetivos deve incluir as chamadas, a sua secretária e expectativas videoconferências arrumada e preparada de trabalho e e-mails para o novo dia Clarifique, com a equipa, as tarefas Rentabilize o uso da Defina os tempos urgentes e as que VPN: utilize-a apenas para a realização podem esperar quando necessitar de de reuniões, aceder a informação videoconferências e e aplicações chamadas telefónicas Abuse das reuniões de equipa 8

4. É GESTOR DE EQUIPA? Ready, set, go! ESTAS DICAS SÃO PARA SI. Defina um Garanta a disponibilidade dos meios técnicos necessários para a sua calendário de equipa poder desempenhar o seu trabalho remotamente atividades, com Defina as funções e tarefas da sua equipa e estabeleça objetivos para prazos, objetivos cada membro e tempo para C omunique regularmente e abertamente com a sua equipa brincar. E stimule e crie desafios de bem-estar P romova o equilíbrio entre o trabalho e a vida pessoal 5. TEM CRIANÇAS EM CASA? Os desafios do teletrabalho não se resumem à alteração do espaço físico ou das rotinas profissionais. E quem tem filhos em idade escolar sabe muito bem disso. De repente, pais e filhos passaram a trabalhar e a estudar na mesma casa e durante o mesmo horário. Se está nesta situação, saiba que o segredo é a organização. Encare a realidade: crianças são crianças Os seus filhos vão exigir a sua atenção e não compreendem porque tem que estar “sempre a trabalhar”. Fale com eles e tente explicar-lhes que haverá tempo para tudo. Crie um horário, atribua-lhes tarefas e tempo para brincar. 9

Ready, set, go! Crie calendários de atividades Se tem filhos em idade escolar, É importante tentar manter o dia dos seus filhos o mais assegure que os rotineiro possível e aproximado do horário escolar. Defina um tempos de estudo calendário de atividades, com prazos e objetivos. Experimente, são respeitados. por exemplo, criar desafios em que só é possível passar ao nível seguinte quando completar o anterior. Se tiver filhos adolescentes, estimule-os a experimentar novas atividades, como aprender a tocar guitarra, uma nova língua ou até a completar um cubo mágico: no mínimo demora quatro dias a resolver e é uma excelente atividade cerebral. Mantenha a rotina de estudos Se tem filhos em idade escolar, assegure que os tempos de estudo são respeitados. Além da realização das tarefas diárias partilhadas pelos professores, existem diversas plataformas que podem servir de suporte aos estudos e ajudar a manter a rotina: Aula Digital, Leya Escola Virtual, Porto Editora Khan Academy Santillana 10

3 OS NOSSOS ALIADOS O software certo para um dia produtivo

Os nossos aliados O SOFTWARE Vamos 1 2 CERTO PARA começar? UM DIA Ligue a rede wi-fi PRODUTIVO. Não tem wi-fi ? 3 Aceda ao menu no Trabalhe através No teletrabalho, o sotfware e outras canto inferior direito da ligação GSM Aceda à VPN e selecione a opção ferramentas digitais aproximam-nos “Network”, que Introduza o cartão Para comunicar com os dos nossos colegas e aumentam a abrirá a lista de redes SIM no lado direito sistemas do Banco em produtividade. Tudo o que precisa para disponíveis. Escolha do equipamento e segurança: trabalhar a partir de casa pode ser a rede pretendida e aceda ao menu do encontrado neste capítulo. guarde-a canto inferior direito. C lique no ícone do Windows Selecione a opção no canto inferior esquerdo Check-list SISTEMAS BPI 4 “Cellular” do ecrã Digite “VPN” ou “Cisco TEM OS B PI GoBanking Reencaminhe as chamadas 5 AnyConnect Secure Mobility EQUIPAMENTOS Intranet (acesso do telefone fixo Client” QUE PRECISA? a contactos, Selecione “Cisco novidades e toda Para o telemóvel: Através do Jabber, selecione AnyConnect Secure Mobility Portátil ou híbrido a informação da a opção “Forward call to 9XX XXX XXX” Client” e conecte-se (e carregador) oferta do banco) P ara o computador: Através do Jabber, E -mail selecione a opção “Use my computer for calls” Se precisar de gravar chamadas Telemóvel do P ortal (apenas com um Cliente, pode fazê-lo com o telemóvel Banco transações que do Banco. Durante a chamada, deve: não alterem o C omunicações: património S elecionar a opção “Nova chamada” (iOS) rede wi-fi/ GSM dos Clientes) ou “Adicionar chamada” (android) e VPN* D igitar “8009898” (número que ativa o serviço) *Para evitar uma utilização massiva dos recursos de infraestrutura e aguardar pela gravação que confirma que a do Banco, restrinja os acessos às plataformas de streaming, com chamada passará a ser gravada os equipamentos de trabalho, entre as 08h00 e as 16h00. Quando S elecionar “Agrupar” (iOS) ou “Juntar” (android). necessário, utilize os equipamentos pessoais para estes acessos. Neste momento, gestor e cliente ouvem a mensagem de que a chamada será gravada 12

Os nossos aliados VPN, UM BEM COMUM FERRAMENTA DE (E ESCASSO) SISTEMÁTICA COMERCIAL. A utilização responsável e ponderada da VPN Cockpit é essencial para que todos tenham acesso G estão de carteira de Clientes a esta rede. G estão de Ações Comerciais Aceder a Desligue a VPN Pesquisa documentos quando utiliza de tópicos do banco em o computador para segurança fins pessoais ou Seleção customizada de Tópicos acede ao Outlook, (Campanhas, Agendamentos, PIC, Word, Excel, Alertas, etc.) Powerpoint e serviços de streaming Comunicação com Cliente/Gestor Importante Mensagens e troca de documentos Use a VPN apenas quando necessitar. Autorizações remotas Não use sempre o mesmo endereço, vá alternando entre estes três: V PN BPI Lisboa (pvpn01.bancobpi.pt) VPN BPI Porto (pvpn01dr.bancobpi.pt) VPN Contingencia (pvpn03.bancobpi.pt) No caso dos híbridos GoBanking, utilize: p vpn01dr.bancobpi.pt/gobanking p vpn03.bancobpi.pt/gobanking Na primeira vez que acede à VPN, esta pode desligar-se e voltar a ligar-se sozinha. Depois deste episódio, fica estável. 13

4 A VIDA AOS QUADRADINHOS. As melhores plataformas para reuniões virtuais.

AS MELHORES PLATAFORMAS A vida aos quadradinhos PARA REUNIÕES VIRTUAIS. Como? “Alô, está a ver-me? Abra o Cisco Jabber E agora?” Se já passou S elecione a opção “Use por esta situação, my computer for calls”. sabe que comunicar com Verifique no pop-up os colegas e Clientes do canto inferior esquerdo é um dos grandes desafios se essa opção está do teletrabalho. Saiba como selecionada adaptar as comunicações Atenção: se não selecionar diárias ao mundo virtual. a opção “Use my computer for calls”, o som da As nossas chamada irá sair no telefone ferramentas de fixo e, como tal, não vai comunicação ouvir os intervenientes digital. 1 Jabber Deverá ter instalado, no seu portátil, o Cisco Jabber. Através desta ferramenta pode receber e realizar chamadas telefónicas, enviar mensagens e fazer videoconferências 15

Cisco WebEx Meetings 2 Conferências web A vida aos quadradinhos Versão mobile Recebeu um user para para a realização de 3 Telemóvel conferências web via WebEx? Siga as dicas Através do telemóvel para iniciar este processo: também pode iniciar conferências com os A bra o Cisco S e pretender seus colegas. Para WebEx Meetings marcar uma isso, deve: (ou aceda à reunião, deve página escolher a opção R ealizar uma bancobpi.webex. “Agendar”, indicar chamada telefónica com e escolha o “Tópico da D epois da chamada a opção Cisco Reunião”, “Data e estabelecida, WebEx Meetings) Hora” e adicionar selecionar “Nova os convidados chamada” Faça Sign in com Escolher o o user que lhe foi destinatário e ligar atribuído Depois de estabelecida a nova Escolha a opção chamada, selecione “Iniciar uma “Agrupar/Unir” reunião” e espere que entrem todos os intervenientes (deverá enviar os dados da conferência aos participantes) Nota: Se tiver dúvidas, veja, no CampusBPI, o documento que detalha a forma como deve utilizar o Cisco WebEX Meetings 16

4 Agendar conferências telefónicas Se é o organizador: Se é participante A vida aos quadradinhos Se pretender agendar conferências telefónicas, deve enviar um e-mail para D efina a ferramenta a Mantenha o microfone DICAS PARA UMA [email protected] com o dia e hora utilizar, privilegiando as desligado. Ligue-o TELECONFERÊNCIA da conferência, tempo de duração e o conferências telefónicas apenas quando precisar PERFEITA número de intervenientes. Quando o de falar processo estiver concluído, receberá um Convide apenas as N ão descure e-mail com um código de acesso. pessoas necessárias Não interrompa: siga a apresentação e envie-lhes uma as regras definidas pelo E scolha um local Esta convocatória (Outlook) organizador e tome com poucas reunião com os dados de notas das perguntas que distrações visuais e podia ser acesso. No caso de pretende colocar quando de ruído marcações recorrentes, for oportuno Utilize o telemóvel um e-mail ! faça-o para toda a série e auriculares Se estiver a usar o Prepare a O cartoon do The New Yorker ganhou asas e tornou-se A ntes da reunião, telemóvel e receber informação um ícone do teletrabalho. “Por vezes, os e-mails são partilhe os documentos uma chamada, saia da necessária e mais produtivos que as reuniões presenciais ou virtuais.” necessários com os conferência e volte a assegure que tem Mas atenção: se tem dúvidas, perguntas e comentários participantes juntar-se mais tarde. Não material para tirar rápidos, o chat do Cisco Jabber é a solução ideal. Assim, coloque a conferência notas envie e-mails apenas quando tem questões, sugestões R eserve os primeiros em modo de espera Seja pontual, aceda ou comentários estratégicos e que necessitem de textos 5 minutos da reunião 1 a 2 minutos antes alongados. para que todos possam Q uando precisar da reunião chegar de apresentar um A presente-se. documento, indique a Se a reunião Apresente os temas página e faça referência já estiver a decorrer, que vão ser tratados e à informação que está não interrompa identifique alguém para nos slides Não fale ao partilhar as notas no mesmo tempo do final da reunião F aça pausas entre slides interlocutor e pergunte se há dúvidas Exponha o tema A pós a reunião, partilhe de modo claro, no os próximos passos com menor espaço de todos os participantes tempo 17

5 O QUE NOS UNE. Valorizar a cultura BPI no teletrabalho.

A paixão pelo Utilize a regra O QUE O que nos une que fazemos, 1-3-5. Todos os NOS UNE o nosso interesse dias, escreva uma 1 Seja comum e o grande missão Valorizar empático. modo como para o dia, três a cultura BPI compreendemos objetivos médios no teletrabalho O contacto virtual os nossos colegas e cinco pequenas impossibilita a linguagem e equipas tarefas. Priorize o 19 corporal, o tom e nuance ultrapassa que é importante das nossas conversas. Para a distância física. e foque-se evitar desentendimentos, Para que o no rumo que deve partir do princípio teletrabalho seja delineou que o seu colega tem boas “mais um dia intenções. no escritório”, devemos nutrir as 2 Seja nossas relações e transparente. comprometermo- -nos nas regras Assegure que a informação que permitem ao é partilhada com toda sistema funcionar a equipa e colegas. como um todo. Faça pontos de situação constantes, chats regulares e reuniões diárias. E não deixe ninguém de fora. 3 Seja autónomo. Mas promova a colaboração. Não tenha medo de tomar a iniciativa. Mas ser proativo não é o oposto de ser cooperante. Os dois mundos podem coexisitr.

O que nos une 4 Seja 7 Explore UMA OPORTUNIDADE responsável. o Campus BPI. PARA O BPI Tempos exigentes merecem Zele pela sua O teletrabalho tem respostas superlativas. equipa e promova um cordão umbilical Aproveite o teletrabalho a responsabilidade à tecnologia e novo para renovar os laços de individual e coletiva. ecossistema digital. amizade e camaradagem Todos, com as nossas Explore os vídeos com os seus colegas. ações pessoais, formativos, webinars A nossa cultura sairá contribuímos para o todo. ou outras ferramentas a ganhar. digitais do Campus BPI 5 Aceite e aprenda ao seu ritmo, a diferença. de forma diversificada e integrada com os outros Nem todos trabalhamos Colaboradores. de forma igual no escritório e em casa. 8 Promova E nem todos, em nossa a confiança. casa, temos as mesmas condições de trabalho. Promova a confiança Adapte-se ao momento e Confie nas equipas que permita que os outros se lidera e nos colegas adaptem a si. com quem trabalha diariamente. Acredite: 6 Esteja atento. estamos todos a fazer o nosso melhor. No teletrabalho, como no escritório, há dias melhores e piores. Esteja especialmente atento aos seus colegas de trabalho e apoie-os nos bons e maus momentos. 20

6 MENTE SÃ EM CORPO SÃO. Quando tudo passar, vamos ficar todos bem.

Mente sã em corpo são QUANDO TUDO Arrume a Aproveite a cultura. A hora do café PASSAR, secretária e só Instituições como a Não deixe que velhos VAMOS FICAR regresse no dia Gulbenkian e hábitos fiquem obsoletos TODOS BEM. seguinte a Casa da Música por causa partilham diversos do teletrabalho. Marque Acabou o dia de trabalho? D edique tempo concertos online. cafés virtuais com os Desligue e relaxe. Nestes tempos de qualidade à sua Já no Teatro seus colegas e aproveite de quarentena, faça da casa família Nacional D. Maria para falar de tudo - o seu ginásio, cinema, parque II e no Teatro exceto trabalho. infantil e museu. E cuide da sua E stabeleça Viriato pode assistir saúde mental. atividades para gratuitamente a Encontre um C rie um projeto a as crianças, com peças ou, se preferir hobby - aprender realizar num futuro horários certos: filmes, espreite uma nova língua, próximo. Torne- estudo, diversão e o cinema Nimas desenhar ou até -se “especialista” tarefas domésticas - há três sessões costurar - e nos numa área que gratuitas por próximos dias gosta muito, e que Agende cafés semana dedique algum até agora nunca com familiares e tempo a esta tinha conseguido amigos via Skype, O s maiores palácios, atividade desenvolver Google Meets ou mosteiros e museus outra plataforma. portugueses, Mexa-se: o Solinca como a Fundação e o Holmes Place Serralves, o Museu disponibilizam de Arte Antiga e a exercícios diários Casa da Arquitetura no YouTube. permitem visitas Se gosta mais virtuais. E através de dançar, do Google Arts experimente & Culture pode o Jazzy Dance conhecer os maiores Studios museus do mundo sem sair do sofá 22

A SUA APPY HOUR. Mente sã em corpo são Enquanto faz uma pausa ou O momento kit kat durante o fim de semana, aproveite Tire um momento para ler o livro que sempre quis do dia para si: ou aprender uma nova atividade. podem ser 10 Opções não faltam. minutos ou uma hora. Respire fundo 1 Audio books 3 Cursos e reduza o stress, Já conhece a plataforma Aprenda aquela a app Calm ajuda-o Audible.com? Aqui especialidade que encontra uma grande anda a adiar há anos nesta tarefa com variedade de livros em por falta de tempo. diferentes sugestões formato áudio. Nestas plataformas de meditação. tem acesso a vários Lembre-se: renovar “ Everything is 2 Revistas cursos que vão energias é essencial figureoutable”, aumentar as suas para contrabalançar Marie Forleo Lá por não sair à rua, competências. com a tensão de um não quer dizer que dia de trabalho. “ Stilness is the key”, não possa ler as suas Udemy.com Ryan Holiday revistas preferidas. Na Zinio ou na Skillshare.com “ Getting things done”, Issuu tem acesso a David Allen várias publicações, Coursera.com algumas pagas “Remote, Office not outras gratuitas. Masterclass.com required”, Jason Fried, E a Time Out é agora David Hansson digital e gratuita. Domestika.com “Control your life”, S otheby’s Institute Mel Robbins of Art Linkedin Learning 23

VAMOS A ISSO?

OS DESAFIOS DE LIDERAR À DISTÂNCIA. Um Guia para descomplicar o teletrabalho de um gestor de equipas.

O PRIMEIRO DIA O REMOTE MANAGER SER MAESTRO O DESCANSO DO RESTO DAS EM AÇÃO. DA ORQUESTRA. DO GUERREIRO. NOSSAS VIDAS. Além da espuma Há vida além O negócio na cabeça, 50% MacGyver, dos dias. do (tele)trabalho. as pessoas no coração. 50% Churchill.

1 O PRIMEIRO DIA DO RESTO DAS NOSSAS VIDAS. O negócio na cabeça, as pessoas no coração. 3

O NEGÓCIO O primeiro dia do resto das nossas vidas NA CABEÇA, AS PESSOAS Em poucas semanas, parte da população NO CORAÇÃO. mundial viu-se obrigada a recorrer ao teletrabalho para garantir a rotina e os negócios das suas empresas. Uma nova realidade que veio para ficar e que, não obstante os inúmeros e inquestionáveis benefícios, traz momentos desafiantes para todos. Se é importante estarmos cientes da transformação digital que protagonizamos, é ainda mais relevante evitar que as incertezas inerentes à mudança se apoderem de nós. Pelo contrário. É imperioso ultrapassar as dificuldades e olhar para o futuro. Apenas uma visão estratégica, focada em objetivos, poderá levar nossa missão a bom porto. “O negócio na cabeça, as pessoas no coração”, gostava de dizer Francesc Moragas, fundador do La Caixa. É uma frase intemporal e que funde de modo perfeito a cultura BPI com esta transformação nas nossas vidas. Porque nas alturas mais exigentes, os grandes líderes aparecem. Desde logo, para cuidar da segurança mental e física das pessoas que compõem a sua equipa. Mas também para ajudá-las a compreenderem e a superarem os desafios, 4

O primeiro dia do resto das nossas vidas promovendo, com a sua experiência, uma comunicação clara e tranquila. Na liderança à distância, as palavras ganham vida: entrelaçam-se como as mãos, fixam-se como os olhares, sorriem como as maçãs do rosto e abraçam-se como os corpos. Seja criterioso na sua escolha. Os grandes líderes destacam-se nos momentos difíceis. São eles que, com as suas ações e decisões, garantem o conforto no dia a dia e enquadram as suas equipas numa perspetiva de longo prazo. Porque o mundo está em transformação. Este sentimento de esperança é fundamental para uma transição suave do antigo para o novo normal e cabe ao líder ter a visão de longo prazo que se ajusta ao bem-estar de cada um dos membros da equipa. Para que isso aconteça, é necessário olhar para o futuro. Sair do túnel e focarmo-nos na pessoa, na equipa, no líder que emergirá desta nova realidade. Os grandes líderes destacam-se nas crises. 5

Um líder capaz de coordenar a O primeiro dia do resto das nossas vidas gestão de equipas dispersas, no tempo e no espaço, na (nova) era do teletrabalho. Não é preciso ser um Churchill. Seja um líder transparente, leal, comunicativo, resiliente e honesto. Não tenha medo de mostrar a vulnerabilidade humana que é comum a todos nesta fase das nossas vidas. É tempo de incorporamos as novas tecnologias como parte do processo e reconhecer a sua importância estratégica para a agilidade das empresas. Um dia, quando olharmos para os desafios dos primeiros momentos em teletrabalho, recordaremos os nomes, os discursos, as palavras amigas e os conselhos de quem esteve connosco. Pronto para transformar o nosso mundo? 6

2 O REMOTE MANAGER EM AÇÃO. 50% MacGyver, 50% Churchill. 7

O remote manager em ação 50% MACGYVER, DÊ FERRAMENTAS À SUA EQUIPA 50% CHURCHILL. Disponibilize Defina as Prepare-se para O teletrabalho reforça o papel do líder o equipamento ferramentas todos os cenários de equipa. Além de gerir os projetos necessário de comunicação que podem ocorrer em mãos, é preciso assegurar que a durante uma equipa tem os materiais, ferramentas  Certifique-se de  É fundamental videochamada: e informações necessárias para o que a sua equipa manter o contacto uma quebra desempenho das tarefas, garantindo tem o equipamento com as suas momentânea de que os níveis de motivação se necessário para equipas. Faça-o internet, uma mantêm elevados. o desempenho regularmente e ausência de som remoto das suas abertamente. ou vídeo. Quanto tarefas. Pode, por exemplo, mais rápida realizar check-ins e clara for a  V erifique se todos diários. conversa, menor têm equipamentos é a probabilidade informáticos  D efina e de atritos na em bom disponibilize comunicação. funcionamento, ferramentas para bem como a realização de dispositivos videochamadas, móveis, software quer para e, até, uma boa comunicar com a ligação à Internet. equipa, quer para acompanhar os Clientes. 8

O remote manager em ação PLANEIE PRIMEIRO, EXECUTE DEPOIS Na era das Defina o horário Estabeleça Delegue Crie objetivos, videochamadas, de trabalho prioridades responsabilidades defina timings os e-mails e e estime horas telefonemas  Trabalhar  Assegure reuniões  Evite concentrar correm o risco de remotamente a regulares com a todas as tarefas  D ivida as tarefas ficar relegados para partir de casa não sua equipa. em si. Isto porque, e atribua-as aos segundo plano. é igual a estar num ambiente membros da sua Não caia nesta fisicamente no  A tribua funções virtual, uma equipa, garantindo tentação. Assuntos escritório. Por isso, e tarefas à sua estrutura de poder uma distribuição rápidos merecem é essencial: equipa, estabeleça centralizada pode equitativa da carga plataformas de • D efinir um horário objetivos para cada revelar-se menos de trabalho. comunicação mais de “entrada” e membro e defina eficaz. ágeis, mesmo “saída”; prioridades.  Estime as horas que pareçam já • E stabelecer e  E xperimente de cada tarefa antiquadas. incentivar a  P ermita que a alterar a gestão e estabeleça sua equipa a equipa saiba a de um trabalho prazos para a sua fazer pausas e tarefa que cada entre os membros conclusão. intervalos para elemento está a da equipa. No refeições e desempenhar, teletrabalho, Abuse da descanso; de forma a todos os dias comunicação • P romover o todos poderem são desafiantes equilíbrio entre o coordenar-se e devem ser  S empre que trabalho e a vida melhor. Deste ajustados ao bem possível, agarre no pessoal. modo, cada comum. telefone e fale com membro sabe os Colaboradores. quem está É totalmente indisponível e diferente de concentrado quando o faz por noutras tarefas. e-mail ou chat. 9

O remote manager em ação DEFINA O RITMO CONFIE E INCENTIVE PARA O SUCESSO. Mantenha uma rotina  D emonstre  S eja  M ais franqueza,  M otive matinal. Em vez de confiança compreensivo menos carisma se sentar à secretária e flexível Se a equipa imediatamente após Evite cair no Seja honesto e está habituada acordar, levante-se à hora erro de tentar A situação transparente e não a trabalhar no habitual, tal como se fosse controlar a atual pode tenha medo de escritório, é para o escritório. equipa, vigiando-a trazer diversos mostrar o seu lado natural que os Faça exercício físico continuamente. desafios, medos mais vulnerável ou Colaboradores e beba muita água. Mostre que confia e ansiedades à sensível. Estamos vejam a sua na equipa e na sua equipa e isso todos no mesmo motivação alterada. responsabilidade pode afetar a sua barco. Um líder é Envie mensagens individual de cada capacidade de também alguém positivas para Colaborador. resposta. É uma que nos é leal. que a equipa não boa oportunidade desmotive durante para repensar o  T enha uma atitude o período de significado de positiva teletrabalho. produtividade e ser mais flexível. A comunicação  V alorize Permita que os com os e recompense Colaboradores Colaboradores é trabalhem essencial para Crie dinâmicas de quando são mais manter o bom trabalho positivas. produtivos, dentro fluxo de trabalho. Recompense do horário que Faça-o com uma a qualidade e permite manter atitude construtiva, a eficiência e a colaboração e objetiva e reponha as horas coordenação entre assertiva, e da trabalhadas a mais todos. forma mais clara ao longo do dia. possível. 10

O remote manager em ação  R evitalize  D esenvolva  E stimule a  Incentive COFFEE BREAK a resiliência dinâmicas aprendizagem a utilização Mantenha os hábitos de equipa da intranet do escritório. Embora não À medida que e bem-estar O teletrabalho estejam no mesmo espaço, o teletrabalho também pode Mantenha os a pausa para o café deverá se torna parte Crie um espaço ser uma boa Colaboradores ser sagrada. Agora em da rotina, é virtual, como um oportunidade atualizados videochamada. normal que a blogue interno, para aprender. sobre a vida do distância entre em que cada Motive os seus Banco, através Promova encontros Colaboradores Colaborador poderá Colaboradores das informações pontuais alargados se faça sentir. e deverá partilhar a aprofundarem partilhadas pela aos familiares Mantenha-se experiências assuntos do Comunicação dos elementos atento e, assim profissionais e seu interesse. Interna na intranet. da sua equipa. que o dia chegar, pessoais. Estimule O Campus BPI Incentive-os a Estes momentos injete resiliência o desenvolvimento disponibiliza consultarem este ajudam ao espírito na sua equipa. de novas dezenas de espaço pelo menos de grupo e dinâmicas como, formações úteis, uma vez por dia. podem permitir a  A ssinale datas por exemplo, um quer sobre temas partilha de ideias, especiais breakfast team do dia a dia, quer brincadeiras e ou uma happy sobre matérias trabalhos entre Não se esqueça hour. Este espaço úteis a qualquer os mais novos e de celebrar datas permitirá que as profissional. convívio para festivas, como o equipas continuem os mais velhos. aniversário dos próximas Colaboradores da e envolvidas. sua equipa. Crie alertas para que, nesses dias, se lembre de enviar uma mensagem especial. 11

3 SER MAESTRO DA ORQUESTRA. Além da espuma dos dias. 12

Ser maestro da orquestra ALÉM  A prenda a gerir  C oncentre-se  C omunique  A companhe DA ESPUMA expectativas nos resultados, de forma clara e dê feedback DOS DIAS. não na atividade e objetiva A jude a equipa Esteja lado a lado O teletrabalho pode ser positivo a perceber o Compreenda que Não faça com a sua equipa tanto para as empresas como para que deve fazer e não é possível gerir suposições sobre e certifique- os Colaboradores. O desafio surge crie expectativas todos os aspetos temas que podem -se de que não quando se tentam manter equipas realistas para do trabalho parecer óbvios e existem dúvidas robustas, capazes de comunicar cada trabalho ou realizado por uma garanta que todos relacionadas com eficiência, preservando a projeto. Esta regra equipa remota e entenderam as com as tarefas cultura da empresa. aplica-se não distribuída por tarefas que têm de a desempenhar só às tarefas da diferentes locais. realizar. Questione e procure sua equipa como Nem tudo vai ser e procure receber perceber quais ao seu trabalho perfeito, haverá feedback para as dificuldades enquanto gestor. imprevistos e se certificar que e/ou aspectos é preciso estar as diretrizes a melhorar. consciente disso. transmitidas foram Experimente, por Por isso, em vez de compreendidas. exemplo, realizar se concentrar na questionários atividade ou nas Um dia de anónimos à equipa horas trabalhadas, teletrabalho pode sobre os desafios concentre-se nos ser uma montanha- do teletrabalho. resultados da -russa de emoções. equipa. Seja um líder nos bons e maus momentos e não deixe que estes últimos passem para a equipa. 13

Ser maestro da orquestra SEJA UM 1 Dê o exemplo 5 Envolva a sua equipa VERDADEIRO LÍDER. Faça os possíveis para manter a coerência Não deixe que os membros da sua equipa TODOS ESPERAM entre o que diz e o que faz, de modo se sintam isolados. Todas as semanas, ISSO DE SI. a que a sua equipa se sinta motivada a dedique algum do seu tempo para contactar seguir o exemplo. Por isso, se ficou de enviar individualmente com cada Colaborador para Assuma o papel de inspirar um email até às 16h, cumpra-o. perceber quais os maiores desafios sentidos e a equipa e incentive os Colaboradores como poderá ajudar a ultrapassá-los. a focarem-se nos aspetos que 2 Partilhe toda a informação podem controlar, em contraponto às 6 Relaxe e converse sobre preocupações e questões que não Esforce-se para manter os Colaboradores outros temas podem resolver. Seja empático e informados de alterações na empresa, dos não tenha medo de assumir as suas novos projetos, mas também dos sucessos e Tente dedicar algum do seu tempo para fraquezas. Somos todos humanos. insucessos da organização. falar sobre outros assuntos, além do trabalho. Mostre que se importa com Fale regularmente 3 Esteja disponível o bem-estar da sua equipa e faça-lhes com outros líderes de perguntas sobre gostos pessoais, equipa, exponha os Os Colaboradores precisam de saber a família ou até quais as dificuldades seus desafios e partilhe que têm o seu apoio e podem contar com que estão a sentir. as boas práticas de a sua ajuda para qualquer esclarecimento trabalho. Uma boa ideia de dúvidas. Mantenha-se disponível CELEBRE AS VITÓRIAS é-o em qualquer altura e contactável, dentro do horário Valorize os seus das nossas vidas. de trabalho. Colaboradores e dê-lhes os parabéns pelos 4 Seja autêntico resultados positivos. É normal que não se sinta sempre Faça-o através do e-mail, confiante e seguro, tal como os seus colegas. Não tenha medo de assumir a sua ou mensagem privada, vulnerabilidade e seja o mais autêntico e inclua um GIF divertido. possível. 14

4 O DESCANSO DO GUERREIRO. Há vida além do (tele)trabalho. 15

O descanso do guerreiro HÁ VIDA ALÉM Consulte o DO TELETRABALHO. documento “11 artigos de como Acabou o dia de trabalho? dormir melhor”, Desligue, relaxe e incentive a sua disponível na equipa a fazer o mesmo. biblioteca do Quem trabalha em casa, tende desenvolvimento a prolongar o horário de trabalho pessoal no e a diminuir as pausas ao longo Campus BPI do dia, mas é muito importante contrariar esta tendência. Pela sua  A rrume a secretária e só saúde física e mental. regresse no dia seguinte  D edique tempo de qualidade à sua família  P onha o sono em dia  E xperimente a meditação. Apps como o Calm, Headspace, Stop Breathe & Think e The Mindfulness podem ajudá-lo a tranquilizar o seu dia.  A proveite o fim de semana. Se puder, faça passeios higiénicos com a sua família. E almoce regularmente com os seus familiares, por videochamada. São momentos diferentes mas que ajudam a limpar a alma. 16

O descanso do guerreiro  N ão descure a forma física. Faça pausas durante o dia e realize os pequenos exercícios que são sugeridos no curso de trabalho à distância no Campus BPI. Também pode consultar os treinos do Solinca, Holmes Place, Fitness Hut ou o Ginásio Clube Português.  C ante e dance. As artes performativas ajudam-nos a respirar melhor.  C rie um projeto a realizar num futuro próximo. Torne-se “especialista” numa área que gosta muito, e que até agora nunca tinha conseguido desenvolver. 17

O descanso do guerreiro Enquanto faz uma pausa ou durante o fim de Documentários Podcasts semana, aproveite para ler o livro que sempre quis ou o filme de que todos falam. Existem muitas obras  T he Last Dance  No Ego que contam o percurso dos líderes carismáticos em  Harvard Business Review Ideacast épocas complexas. Inspire-se nelas para criar o seu (2020, sobre Michael Jordan)  Lead to Win próprio caminho.  Revisionist History  M adam C. J. Walker: O MOMENTO ZEN  M oney, Money, Money Todos os dias, guarde Uma vida empreendedora (2020) 30 minutos para si. Coloque (Jornal Expresso) a tocar um dos álbuns  Man on wire (2012)  How to fail with Elizabeth Day favoritos da sua adolescência  Eco Insider e regresse ao passado. Em  B est worst thing that ever could breve, os dias da quarentena estarão no baú das nossas have happened (2016) memórias e a vida seguirá o seu percurso normal.  How to survive a plague (2012)  The times of Harvey Milk (1984) Livros Filmes  O alquimista, Paulo Coelho  O discurso do rei (2010)  Good to great, Jim Collins  Invictus (2009)  Delivering Happiness, Tony Hsieh  Erin Brockovich (2000)  Start with why, Simon Sinek  Os condenados de Shawshank (1994)  Tribes, Seth Godin  Moneyball - Jogada de Risco (2011)  A rede social (2010)  H ow to win friends and influence people,  Elementos secretos (2016)  Em busca da felicidade (2006) Dale Carnegie  O diabo veste Prada (2006)  The Effective Executive, Peter Drucker  H ow will you measure your life, Clayton M. Christensen  N o one is too small to make a difference, Greta Thunberg 18

VAMOS A ISSO?