การจัดเอกสารในรูปแบบวิทยานิพนธ์

การจัดเอกสารในรูปแบบวทิ ยานิพนธ์ ฝ่ ายฝึ กอบรม สานกั บริหารเทคโนโลยีสารสนเทศ

สารบัญเรื่อง หน้าบทท่ี 1 การกาหนด Styles ของเอกสาร.................................................................................................................................1 1.1 การกาหนด Style ของเอกสาร...............................................................................................................................1 1.1.1 การกาหนดรูปแบบตวั อกั ษร................................................................................................................................5 1.1.2 การกาหนดยอ่ หนา้ ...............................................................................................................................................7 1.1.3 การกาหนดเลขลาดบั หวั ขอ้ เอกสาร.....................................................................................................................10 1.1.4 การแทรกเลขหนา้ ................................................................................................................................................13 1.1.5 การแบ่ง Section ของเอกสาร............................................................................................................................16 1.2 การเก็บบนั ทึกรูปแบบเอกสาร....................................................................................................................................18 1.3 การนาตน้ แบบเอกสารท่ีสร้างไวม้ าใชง้ าน..................................................................................................................20บทที่ 2 การใส่ช่ือและคาอธิบายใหก้ บั รูปภาพ และตาราง.....................................................................................................23 2.1 การใส่คาอธิบายใหก้ บั รูปภาพ....................................................................................................................................23 2.2 การใส่คาอธิบายใหก้ บั ตาราง......................................................................................................................................27 2.3 การอา้ งถึงรูปภาพหรือตาราง......................................................................................................................................32บทที่ 3 การสร้างสารบญั .......................................................................................................................................................34 3.1 การสร้างสารบญั ของเน้ือหา.....................................................................................................................................34 3.2 การสร้างสารบญั จากรูปภาพหรือตาราง..................................................................................................................36 3.3 การแกไ้ ขสารบญั .....................................................................................................................................................38 ฝ่ ายฝึ กอบรม สานักบริหารเทคโนโลยีสารสนเทศ

สารบัญรูปรูป หน้ารูป 1.1 เมนูสาหรบั สร้าง STYLES เอกสาร……………………………………………………………………………….2รูป 1.2 แสดงหนา้ ตา่ งของ ลกั ษณะ………………………………………………………………………………………. 2รูป 1.3 การสร้างหรือแกไ้ ขรูปแบบเอกสาร………………………………………………………………………………...3รูป 1.4 หนา้ ตา่ งการแกไ้ ขรูปแบบเอกสาร………………………………………………………………………………….4รูป 1.5 เมนูการกาหนดรูปแบบตวั อกั ษร…………………………………………………………………………………...5รูป 1.6 กาหนดรูปแบบตวั อกั ษร……………………………………………………………………………………………6รูป 1.7 เมนูการกาหนดยอ่ หนา้ ……………………………………………………………………………………………..7รูป 1.8 กาหนด ยอ่ หนา้ ……………………………………………………………………………………………………8รูป 1.9 ปรับเปลี่ยนลกั ษณะ………………………………………………………………………………………………..10รูป 1.10 ลาดบั เลขและสญั ลกั ษณ์แสดงหวั ขอ้ ยอ่ ย ลาดบั เลข……………………………………………………………..11รูป 1.11 กาหนดรูปแบบลาดบั เลขใหม…่ …………………………………………………………………………………12รูป 1.12 สญั ลกั ษณ์แสดงหวั ขอ้ ยอ่ ย………………………………………………………………………………………..13รูป 1.13 การแทรกหมายเลขหนา้ …………………………………………………………………………………………..13รูป 1.14 เลือกตาแหน่งของเลขหนา้ ………………………………………………………………………………………..14รูป 1.15 แสดงเลขหนา้ ที่แทรกเขา้ มา………………………………………………………………………………………15รูป 1.16 เมนูในการแบ่ง SECTION ……………………………………………………………………………………… 16รูป 1.17 เอกสารท่ีแบ่ง SECTION ………………………………………………………………………………………..17รูป 1.18 แสดงแท็บ DESIGN………………………………………………………………………………………………17รูป 1.19 การบนั ทึกรูปแบบเอกสาร…………………………………………………………………………………………18รูป 1.20 หนา้ ต่างบนั ทึก TEMPLATE………………………………………………………………………………………19รูป 1.21 แสดงเมนู WORD OPTION……………………………………………………………………………………….20รูป 1.22 หนา้ ตา่ ง WORD OPTION………………………………………………………………..………………………21รูป 1.23 แสดงแท็บ DEVELOPER…………………………………………………………….…………………………..21รูป 1.24 หนา้ ต่างในการเลือก TEMPLATE……………………………………………………….……………………….22รูป 2.1 การแทรกรูปภาพ……………………………………………………………………………………………………23รูป 2.2 เมนูในการ INSERT CAPTION……………………………………………………………………………………24รูป 2.3 เมนูการสร้าง LABEL ใหม…่ ……………………………………………………………………………………..24รูป 2.4 กรอกช่ือ LABEL ใหม…่ …………………………………………………………………………………………..25 ฝ่ ายฝึ กอบรม สานักบริหารเทคโนโลยีสารสนเทศ

สารบัญรูป (ต่อ)รูป หน้ารูป 2.5 คาอธิบายภาพ………………………………………………………………………………………………………25รูป 2.6 ลาดบั เลขของคาอธิบายภาพ……………………………………………………………………………………….26รูป 2.7 การแทรกคาอธิบายใหก้ บั รูปภาพ.............................................................................................................................27รูป 2.8 เมนูการแทรกตาราง…………………………………………………………………………………………….…28รูป 2.9 การกาหนดขนาดของตาราง……………………………………………………………………………………….28รูป 2.10 แสดงตารางท่ีแทรกเขา้ มา……………………………………………………………………………………..…29รูป 2.11 เมนูการแทรกคาอธิบายตาราง……………………………………………………………………………………29รูป 2.12 คาอธิบายตาราง…………………………………………………………………………………………………..29รูป 2.13 การสร้าง LABEL………………………………………………………………………………………………..30รูป 2.14 เมนูคาอธิบายตาราง………………………………………………………………………………………………30รูป 2.15 กาหนดลาดบั เลขของคาอธิบายตาราง…………………………………………………………………………….31รูป 2.16 แสดงการแทรกคาอธิบายตาราง…………………………………………………………………………………..31รูป 2.17 เมนู UPDATE ลาดบั เลข หรือตาราง.....................................................................................................................32รูป 2.18 เมนูการแทรก CROSS-REFERENCES………………………………………………………………………….32รูป 2.19 เมนูการอา้ งอิงโยง………………………………………………………………………………………………...33รูป 2.20 การอา้ งอิงโยงของรูปภาพ………………………………………………………………………………………...33รูป 3.1 เมนูในการแทรกสารบญั ……………………………………………………………………………………………34รูป 3.2 การกาหนดรูปแบบสารบญั …………………………………………………………………………………………35รูป 3.3 แสดงสารบญั ท่ีสร้างข้ึนมา………………………………………………………………………………………….36รูป 3.4 เมนูสาหรับแทรกสารบญั ภาพหรือตาราง…………………………………………………………………………...36รูป 3.5 เมนูในการกาหนดสารบญั ภาพหรือตาราง…………………………………………………………………………..37รูป 3.6 แสดงภาพหรือตารางท่ีสร้างข้ึน……………………………………………………………………………………..37รูป 3.7 แกไ้ ขสารบญั ภาพ ภาพหรือตาราง………………………………………………………………………………….38รูป 3.8 ปรบั ปรุงสารบญั ภาพ ภาพหรือตาราง……………………………………………………………………………....39 ฝ่ ายฝึ กอบรม สานกั บริหารเทคโนโลยีสารสนเทศ

บทที่ 1 การกาหนด Styles ของเอกสาร1.1 การกาหนด Styles ของเอกสาร การกาหนดตน้ แบบของเอกสาร คือการสร้าง Template หรือตน้ แบบของเอกสารนน่ั เอก ซ่ึงการกาหนด Template น้ีจะทาใหร้ ูปแบบตวั อกั ษร ขนาดตวั อกั ษร การยอ่ หนา้ หรืออ่ืนๆ ของเอกสารเป็ นไปในรูปแบบเดียวกนั เมื่อตอ้ งการแกไ้ ข Style ของรูปแบบใด กเ็ พียงแตแ่ กไ้ ขที่ Styles น้นั เท่าน้นั ท้งั เอกสารที่ใช้ Styles น้ีกจ็ ะเปลี่ยนแปลงตามท้งั หมด ซ่ึงถา้ ไม่มีการกาหนด Styles ของเอกสารอาจจะทาใหเ้ อกสารมีลกั ษณะท่ีเรียกวา่ “ถูกผีสิง” นน่ั คือรูปแบบของตวั อกั ษรอาจจะเปลี่ยนไปเปล่ียนมา หรือบางทีอาจจะเป็ นตวั หนา ตวั บางสลบั กนั มว่ั ไปหมดหรือบางทีเมื่อนาเอกสารท่ีสร้างไวไ้ ปเปิ ดที่เคร่ืองอื่น อาจจะทาใหร้ ูปแบบที่กาหนดไวเ้ พ้ียนไปหมด ทาใหเ้ วลาตอ้ งการจะแกไ้ ขตอ้ งมานงั่ ไล่แกไ้ ปทีละบรรทดั ทีละส่วน ซ่ึงจะทาให้เสียเวลาโดยไมจ่ าเป็น ดงั น้นั ในบทน้ีจึงเสนอวธิ ีการกาหนดรูปแบบเอกสารในรูปแบบตา่ งๆ เช่น Heading 1 , Heading 2 , หรือส่วนท่ีเป็น BodyText เพอื่ ใหร้ ู้วธิ ีการกาหนดเพือ่ นาไปประยกุ ตใ์ ชใ้ นการกาหนดรูปแบบอื่นๆตอ่ ไป ซ่ึงการสร้าง Styles ของเอกสารจะแบ่งออกเป็ นหวั ขอ้ ดงั น้ี 1. การกาหนดรูปแบบตวั อกั ษร 2. การกาหนดยอ่ หนา้ 3. การกาหนดเลขลาดบั เลขหวั ขอ้ เอกสาร 4. การแทรกเลขหนา้ 5. การแบ่ง Section ของเอกสารที่จะกล่าวถึงต่อไปน้ีคือการเขา้ สู่เมนูการสร้างตน้ แบบเอกสร มีดงั น้ี ฝ่ ายฝึ กอบรม สานักบริหารเทคโนโลยีสารสนเทศ

1. จากรูป 1.1 ไปที่แทบ็ Home (หมายเลข 1 ) ส่วนของกลุ่ม Styles ( หมายเลข 2 ) คลิกท่ี ( หมายเลข 3 )เพอื่ แสดงหนา้ ตา่ งของ Styles หรือจะกดป่ ุม Alt + Ctrl + Shift + s บนคียบ์ อร์ดพร้อมกนั ก็ได้ รูป 1.1 เมนุสาหรับแสดง Styles เอกสาร2. จากน้นั ทางดา้ นขวามือจะปรากฏแท็บ “Styles” ดงั รูป 1.2รูป 1.2 แสดงหนา้ ตา่ งของลกั ษณะ ฝ่ ายฝึ กอบรม สานกั บริหารเทคโนโลยีสารสนเทศ

 กรณีตอ้ งการสร้างหวั ขอ้ ใหก้ บั เอกสารของ Heading 1, Heading 2 และ Heading 3 ตามลาดบั โดยแกไ้ ข รูปแบบของตวั อกั ษรและหมายเลขลาดบั ตามที่ตอ้ งการ  กรณีที่เป็ นเน้ือหาของเอกสารควรใชล้ กั ษณะท่ีเป็ น Normal หรือสร้าง Styles ใหมข่ ้ึนมาเช่น Body Text เป็ นตน้3. ในรูป 1.3 คลิกท่ีป่ ุม ( หมายเลข 1 ) เพ่ือสร้าง Styles ของเอกสารใหม่ หรือคลิกท่ี Styles ท่ีมีอยแู่ ลว้ ( หมายเลข 2 ) เลือกเมนู “Modify” ( หมายเลข 3 ) เพอ่ื แกไ้ ขรูปแบบเอกสารเดิมที่มีอยแู่ ลว้ รูป 1.3 การสร้างหรือแกไ้ ขรูปแบบเอกสาร ฝ่ ายฝึ กอบรม สานกั บริหารเทคโนโลยีสารสนเทศ

4. ปรากฏหนา้ ตา่ ง “ Modify Styles” เพอื่ แกไ้ ขรูปแบบเอกสาร ดงั รูป 1.4 รูป 1.4 หนา้ ต่างการแกไ้ ขรูปแบบเอกสาร ฝ่ ายฝึ กอบรม สานกั บริหารเทคโนโลยีสารสนเทศ

1.1.1 การกาหนดรูปแบบตวั อกั ษร 1. จากรูป 1.5 คลิกท่ีป่ ุม “ Format ” ( หมายเลข 1 ) และเลือกเมนู “ Font ” ( หมาย เลข 2 ) เพื่อกาหนดรูปแบบของ ตวั อกั ษร รูป 1.5 เมนูการกาหนดรูปแบบตวั อกั ษร ฝ่ ายฝึ กอบรม สานกั บริหารเทคโนโลยีสารสนเทศ

2. จะปรากฏหนา้ ตา่ ง “Font” เพ่ือกาหนดรูปแบบตวั อกั ษร ดงั รูป 1.6 รูป 1.6 กาหนดรูปแบบตวั อกั ษรจากรูป 1.6  หมายเลข 1 คือแทบ็ การจดั การเกี่ยวกบั Font ของตวั หนงั สือ  หมายเลข 2 คือการกาหนดรูปแบบตวั อกั ษร และขนาด ของภาษาองั กฤษ  หมายเลข 3 คือการกาหนดรูปแบบตวั อกั ษร และขนาด ของอกั ษรภาษาไทย  หมายเลข 4 คือการกาหนดลกั ษณะอื่นๆ ของตวั อกั ษร เช่น สีตวั อกั ษร การขีดเสน้ ใต้ หรือ อ่ืนๆ ซ่ึงการกาหนดส่วนน้ี จะใชท้ ้งั ภาษาไทยและภาษาองั กฤษ ฝ่ ายฝึ กอบรม สานกั บริหารเทคโนโลยีสารสนเทศ

1.1.2 การกาหนดยอ่ หนา้ ในส่วนของการกาหนด ยอ่ หนา้ จะเป็ นการกาหนดยอ่ หนา้ ของเน้ือหาของเอกสาร หรือหวั ขอ้ เช่น ส่วนที่เป็ นเน้ือหาให้ยอ่ หนา้ เขา้ ไป 1.5 ซม. เป็ นตน้ ซ่ึงมีวธิ ีการกาหนดดงั น้ี 1. จากรูป 1.7 คลิกที่ป่ ุม “ Format ” ( หมายเลข 1 ) แลว้ เลือกท่ีเมนู “ Paragraph ” ( หมายเลข 2 ) รูป 1.7 เมนูการกาหนดยอ่ หนา้ ฝ่ ายฝึ กอบรม สานกั บริหารเทคโนโลยีสารสนเทศ

2. จากน้นั จะปรากฏหนา้ ต่างการกาหนด “ Paragraph ” ดงั รูป 1.8 รูป 1.8 กาหนด ยอ่ หนา้จากรูป 1.8  หมายเลข 1 คือการเลือกแทบ็ ในการกาหนด Paragraph  หมายเลข 2 คือการกาหนดค่าการชิดซา้ ย ชิดขวา และรูปแบบของ Styles O Alignment คือ การกาหนดการชิดซา้ ย ชิดขวา ก่ึงกลาง เป็ นตน้ O Outline level คือ การกาหนดวา่ เป็ น Styles ของ Body Text หรือ Heading 1-9  หมายเลข 3 คือ การกาหนดการยอ่ หนา้ วา่ งตอ้ งการใหห้ ่างจากขอบซา้ ยและขวาขนาดเท่าใด O Left คือ การกาหนดใหห้ ่างจากขอบซา้ ย O Right คือ การกาหนดใหห้ ่างจากขอบขวา O Special คือ การกาหนดลกั ษณะการยอ่ หนา้ เพ่ิมเติม มีการกาหนดคา่ อยู่ 3 ลกั ษณะ คือ ฝ่ ายฝึ กอบรม สานักบริหารเทคโนโลยีสารสนเทศ

 None คือไมม่ ีกาหนดลกั ษณะพเิ ศษพเิ ศษเพ่ิมเติม First Line คือการกาหนดใหบ้ รรทดั แรกของ Paragraph ยอ่ หนา้ เขา้ มาเท่าที่ กาหนดในช่อง BY ส่วนบรรทดั อ่ืนๆห่างจากขอบซา้ ยและขวา ตามค่าท่ีกาหนดใน Left, Right  Hanging คือการกาหนดใหบ้ รรทดั แรกของ Paragraphยดึ ตามขอบซา้ ย-ขวาท่ี กาหนดในช่อง Left, Rightส่วน บรรทดั ต่อๆมา ยอ่ หนา้ เขา้ มาตามค่าที่กาหนดในช่อง BY  .หมายเลข 4 คือการกาหนดระยะห่างระหวา่ งบรรทดั ของขอ้ ความ O Beforeคือการกาหนดขนาดระยะห่างของขอ้ ความกบั บรรทดั ดา้ นบน O คือการกาหนดขนาดระยะห่างของขอ้ ความกบั บรรทดั ดา้ นลา่ ง O Line Spacingคือการกาหนดระยะห่างระหวา่ งบรรทดั ซ่ึงกาหนดไดว้ า่ ห่างแค่ 1 บรรทดั 1.5 หรือ 2บรรทดั เป็นตน้ ฝ่ ายฝึ กอบรม สานักบริหารเทคโนโลยีสารสนเทศ

1.1.3การกาหนดเลขลาดับหัวข้อเอกสาร ในหวั ขอ้ น้ีจะกล่าวถึงวธิ ีการกาหนดหมายเลขบท เลขลาดบั หวั เอกสารลาดบั ต่างๆ ซ่ึงมีวธิ ีการดงั ตอ่ ไปน้ี 1. จารูป 1.9 คลิกที่ป่ ุม “Format” (หมายเลข 1 ) แลว้ เลือกเมนู ”Numbering” ( หมายเลข 2 ) รูป 1.9 ปรับเปลี่ยนลกั ษณะ2.ปรากฏ หนา้ ตา่ ง”Numbering and Bullets” เพือ่ กาหนดรูปแบบของเลขลาดบั ดงั รูป 1.10 ฝ่ ายฝึ กอบรม สานกั บริหารเทคโนโลยีสารสนเทศ

รูป 1.10 ลาดบั เลขและสญั ลกั ษณ์แสดงหวั ขอ้ ยอ่ ย ลาดบั เลข .หมายเลข1 คือแทบ็ ของการกาหนดเลขลาดบั ที่เป็นตวั เลข หรือตวั อกั ษร .หมายเลข 2 เลือกรูปแบบของเลขลาดบั ที่ตอ้ งการหรือถา้ ไม่มีท่ีตอ้ งการก็กดท่ีป่ ุม “Define New Number Format” .(หมายเลข 3 ) เพ่อื สร้างเลขลาดบั ใหม่ .หมายเลข 3 กรณีที่ไม่มีเลขลาดบั ในรูปแบบท่ีตอ้ งการ และตอ้ งการกาหนดรูปแบบของเลขลาดบั เอง ใหเ้ ลือกที่ ป่ ุม “Define New Number Format” (หมายเลข 3) ดงั รูป 1.10 ซ่ึงสามารกาหนดรูปแบบของเลขลาดบั เพมิ่ เติมจากท่ีมีอยไู่ ดเ้ ช่น ตอ้ งการรูปแบบของเลขลาดบั เป็ น ก ,ข,ค, ...เป็ นตน้ และสามารถกาหนดขอ้ ความลง ไปไดใ้ นเลขลาดบั เช่น ใน Heading 1 . ใส่ขอ้ ความวา่ “บทที่”เวลาท่ีใชง้ าน Style ที่เป็ น Heading 1 จะปรากฏ ขอ้ ความวา่ “บทที่1” , “บทท่ี2” ,…..ไปเรื่อยๆ ฝ่ ายฝึ กอบรม สานกั บริหารเทคโนโลยีสารสนเทศ

ยกตวั อยา่ งการกาหนดเลขลาดบั ใหม่เพ่มิ เติมจากท่ีมีอยแู่ ลว้ ดงั รูป 1.11 โดย  . หมายเลข 1 คือกาหนดรูปแบบของเลขลาดบั เช่น 1, 2, 3.....หรือA, B,C,…..เป็ นตน้  . Number Format คือการกาหนดรูปแบบของตวั เลข เช่น ถา้ กาหนดเลขบท อาจจะใส่คาวา่ “บทที่”เขา้ ไปดว้ ย  Alignment คือกาหนดของตาแหน่งเช่น ชิดซา้ ย ชิดขวา หือก่ึงกลาง เป็ นตน้ รูป 1.11 กาหนดรูปแบบลาดบั เลขใหม่3 กรณีที่ไมต่ อ้ งการเลขลาดบั เป็ นตวั เลขหรือตวั อกั ษร ก็สามารถกาหนดเป็ นสญั ลกั ษณ์ต่างๆ ไดด้ งั น้ีในรูปแบบ 1.12 โดย  . หมายเลข1 คลิกท่ีแทบ็ “Bullets” เพือ่ เลือกเลขลาดบั เป็นสญั ลกั ษณ์  .หมายเลข 2คือการเลือกสญั ลกั ษณ์ท่ีตอ้ งการ  .หมายเลข3 ป่ ุม “Define New Bullet…”คือการกาหนดรูปแบบสญั ลกั ษณ์ใหม่ กรณีที่เราไม่ตอ้ งการสญั ลกั ษณ์ที่มีอยแู่ ลว้ ฝ่ ายฝึ กอบรม สานกั บริหารเทคโนโลยีสารสนเทศ

รูป 1.12สญั ลกั ษณ์แสดงหวั ขอ้ ยอ่ ย 1.1.4 การแทรกหน้า การแทรกเลขหนา้ ของเอกสารมีวธิ ีการแทรก ดงั น้ี1.เลือกท่ีแทบ็ “Insert” ในกลุ่ม “Header & Footer” ใหค้ ลิก “Page Number” ดงั รูป 1.13 รูป 1.13 การแทรกหมายเลขหนา้2.จากน้นั จะปรากฏหนา้ ตา่ งใหเ้ ลือกตาแหน่งของเลขหนา้ วา่ ตอ้ งการใหแ้ สดงท่ีดา้ นบนของหนา้ ดา้ นล่างอิงหนา้ หรือก่ึงกลางของหนา้ ดงั รูป 1.14 ฝ่ ายฝึ กอบรม สานกั บริหารเทคโนโลยีสารสนเทศ

รูป 1.14 เลือกตาแหน่งของเลขหนา้จากรูป 1.14  .หมายเลข 1 คลิกท่ีแทบ็ Insert เพื่อเลือกเมนุสาหรับแทรกหนา้  .หมายเลข 2 เมนุสาหรับแทรกหนา้  .หมายเลข 3 เลือกแหน่งของเลขหนา้ วา่ ตอ้ งการเอาไวด้ ่านบน หรือดา้ นล่าง ของเอกสาร  .หมายเลข 4 คือเลือกรูปแบบของเลขหนา้ ที่ตอ้ งการ3.จากน้นั จะปรากฏหนา้ ที่จะแทรกเขา้ มา ดงั รูป 1.15 ฝ่ ายฝึ กอบรม สานักบริหารเทคโนโลยีสารสนเทศ

รูป 1.15 แสดงเลขหนา้ ท่ีแทรกเขา้ มา ฝ่ ายฝึ กอบรม สานักบริหารเทคโนโลยีสารสนเทศ

1.15 การแบ่ง Section ของเอกสาร ในกรณีอาจจะตอ้ งมีการแทรกเลขหนา้ ท่ีแตกต่างกนั เช่นในส่วนของคานา สารบญั สารบญั ภาพสารบญั ตาราง ตอ้ งการแทรกเลขหนา้ เป็น ก ข ค ...เป็ นตน้ ส่วนของเน้ือหาจึงจะแสดงเป็ นเลขลาดบั 1.2.3...และในแต่ละบท ไมต่ อ้ งมีการแสดงเลขหนา้ ในหนา้แรกของแต่ละบทจะตองใชว้ ธิ ีแบ่งส่วนของเอกสารออกเป็นส่วนๆ หรือการเรียกวา่ การแบ่ง Section เช่นส่วนของคานา สารบญัเป็ น Section ท่ี 1 ส่วนของบทที่ 1 เป็ น Section ที่ 2 และส่วนของบทที่ 2 เป็ น Section ที่ 3 ไปเรื่อยๆ แบบน้ี ซ่ึงวธิ ีการแบ่ง Section น้ีจึงจะสามารถกาหนดเลขหนา้ ท่ีแตกต่างกนั ดงั ที่กลา่ วขา้ งตน้ ได้ ซ่ึงวธิ ีการแบ่ง Section ของเอกสารมีวธิ ีการแบ่งดงั น้ี 1.คลิกที่หนา้ ท่ีตอ้ งการแบง่ Section 2.จาก รูป1.16 ไปท่ีแท็บ “Page Layout” (หมายเลข 1) จากน้นั ส่วนของ Page Setup เลือกเมนู “Breaks” (หมายเลข 2) รูป 1.16 เมนูในการแบ่ง Section3.จากน้นั จะปรากฏ pop up ในการแบ่ง Section ใหเ้ ลือกท่ีเมนู “Next Page” เพ่อื แบง่ Section ของเอกสาร4.เม่ือแบ่งส่วนของเอกสารเรียบรอ้ ยแลว้ เม่ือคลิกท่ีหวั กระดาษ หรือทา้ ยกระดาษ จะเห็นวา่ เอกสารแบ่งเป็ น Section ดงั ในรูป 1.17 ฝ่ ายฝึ กอบรม สานกั บริหารเทคโนโลยีสารสนเทศ

รูป 1.17 เอกสารที่แบ่ง Sectionจากรูป  .หมายเลข1 คือส่วนของ Section 1  .หมายเลข2 คือส่วนของ Section 2  .หมายเลข 3 คือการแทรกเลขหนา้ ของ Section 1 เป็นแบบ ก.ข.ค  .หมายเลข4 คือการแทรกเลขหนา้ ของ Section 2 เป็ นเลขลาดบั 1.2.3ถา้ ตอ้ งการใหเ้ ลขหนา้ แสดงในทกุ หนา้ ของบท ยกเวน้ หนา้ แรกของแต่ละบทสามารถทาไดโ้ ดย 1 ดบั เบิ้ลคลิกท่ีส่วนหวั (Header) ของเอกสารท่ีแบ่ง Section ไวแ้ ลว้ 2 จะปรากฏแทบ็ “Designs”ดงั รูป 1.18 ใหเ้ ลือกท่ีช่อง “Different First Page” (หมายเลข 2 ) จะทาใหไ้ มแ่ สดงเลขหนา้ ที่หนา้แรกของแต่ละบท รูป 1.18 แสดงแทบ็ Desigon ฝ่ ายฝึ กอบรม สานกั บริหารเทคโนโลยีสารสนเทศ

1.2 การเกบ็ บนั ทกึ รูปแบบเอกสาร ในหวั ขอ้ น้ีจะเป็นการบนั ทึกรูปแบบของเอกสารที่สร้างไวเ้ ป็ น Template เพื่อใหส้ ามารถนารูปแบบเอกสารที่สร้างไวก้ ลบ้มาใชง้ านไดอ้ ีก โดยไมต่ อ้ งมานง่ั จดั รูปแบบ Style เอกสารใหมซ่ ่ึงมีวธิ ีการบนั ทึกเพอ่ื นาไปใชง้ านดงั น้ี 1. จากรูป 1.19 ใหค้ ลิกที่ป่ ุมสญั ลกั ษณ์ของ Microsoft off (หมายเลข 1)จากน้นั เลือกเมนู “ Save As” ( หมายเลข 2 )จากน้นั จะปรากฏ pop up ข้ึนมาใหเ้ ลือกท่ี Word Template (หมายเลข 3) รูป 1.19 การบนั ทึกรูปแบบเอกสาร 2. จากน้นั จะปรากหนา้ ต่างในการบนั ทึก Template ของเอกสารดงั รูป 1.20 โดยใหเ้ ลือกตาแหน่งท่ีตอ้ งการบนั ทึกไฟลไ์ ว้ ตามที่ตอ้ งการ จากน้นั กรอกชื่อไฟลใ์ นช่อง File Name (หมายเลข 1) และเลือกประเภทของเอกสารในช่อง Save As type เป็ น Word Template (*.dotx ) 3. จากน้นั กดป่ ุม Save เพอื่ บนั ทึกรูปแบบ Template ของเอกสาร ฝ่ ายฝึ กอบรม สานกั บริหารเทคโนโลยีสารสนเทศ

รูป 1.20 หนา้ ตา่ งบนั ทึก Template ฝ่ ายฝึ กอบรม สานักบริหารเทคโนโลยีสารสนเทศ

1.3 การนาต้นแบบเอกสารทสี่ ร้างไว้มาใช้งาน หวั ขอ้ ที่ผา่ นมาไดก้ ลา่ วถึงการสร้างและเก็บบนั ทึกแบบเอกสารเอาไวใ้ ชง้ านแลว้ ในหวั ขอ้ น้ีจะกล่าวถึงการนาตน้ แบบเอกสารที่สร้างไวม้ าใชง้ าน ซ่ึงมีข้นั ตอนดงั น้ี 1. เปิ ดเอกสารที่มีอยแู่ ลว้ และตอ้ งการนา Template น้ีไปให้ หรือจะเป็นเอกสารเปล่ากไ็ ด้ 2. จากน้นั ไปท่ีสญั ลกั ษณ์ของ Microsoft Offiec (หมายเลข1) จากน้นั เลือกที่ป่ ุม “ Word Options “ (หมายเลข2) รูป 1.21 แสดงเมนู Word Option 3.จากน้นั จะปรากฏหนา้ ต่าง Word Options ข้ึนมาดงั รูป 1.22 ใหเ้ ลือกเมนู “Popular” (หมากเลข1) และเลอื กท่ีช่อง “Show Developer tab in the Ribbon” (หมายเลข2) แลว้ คลิกป่ ุม “OK” เพือ่ บนั ทึกการทางาน ฝ่ ายฝึ กอบรม สานักบริหารเทคโนโลยีสารสนเทศ

รูป 1.22 หนา้ ตา่ ง Word Option4จากน้นั ปรากฏแทบ็ “Developer”ข้นึ มาดงั รูป 1.23 ใหเ้ ลือกคลิกเมนู “Document Template” (หมายเลข2) รูปที่ 1.23 แสดงแทบ็ Developer5 จากน้นั ปรากฏหนา้ ต่าง “Templates and Add-ins “ ข้ึนมา ใหก้ ดป่ ุม “Attach” (หมายเลข1) ใหเ้ ลือกไฟล์ Template ท่ีไดบ้ นั ทึกไว้ จากน้นั คลิกเลือกที่ช่อง “ Autmatically update documents style “ (หมายเลข2) เพ่ือให้ Apply Template อตั โนมตั ิ แลว้ กดป่ ุม “OK” เพือ่ บนั ทึกการต้งั ค่า ฝ่ ายฝึ กอบรม สานกั บริหารเทคโนโลยีสารสนเทศ

รูป 1.24 หนา้ ต่างในการเลือก Template6 จากน้นั จะสามารถใช้ Style ต่างๆ ใน Template ท่ีเพมิ่ เขา้ มาไดต้ ามปกติ ฝ่ ายฝึ กอบรม สานักบริหารเทคโนโลยีสารสนเทศ

บทท่ี 2 การใส่ชื่อและคาอธิบายให้กบั รูปภาพ และตาราง การใส่คาอธิบายรูปภาพ คาอธิบายตารางหรือท่ีเรียกวา่ Caption น้นั ควรจะสร้างใหส้ ามารถใส่คาอธิบายไดโ้ ดยอตั โนมตั ิ ไม่ควรนง่ั พิมพท์ ี่ละรูป หรือที่ละตาราง เน่ืองจากถา้ ตอ้ งมานงั่ พมิ พท์ ีละรูปหรือทีละตารางน้นั อาจจะทาใหเ้ กิดขอ้ ผดิ พลาดได้ เช่นลาดบัท่ีของรูปขา้ มไป หรือถา้ กรณีที่มกี ารแทรกรูปหรือตาราง เขา้ มาเพมิ่ ในเอกสาร กจ็ ะทาใหต้ อ้ งมานง่ั ไลแ่ กล้ าดบั ของรูป และตารางใหม่ ซ่ึงทาใหเ้ สียเวลาและอาจจะแกไ้ ดไ้ ม่หมด ดงั น้นั ในบทน้ีจึงจะเสนอวธิ ีการแทรกคาอธิบายรูปและตารางที่เป็นอตั มตั ิ เมื่อมีการแทรกรูปหรือตารางเขา้ มาในตารางก็สามารถแกไ้ ขหมายเลขเองไดโ้ ดยอตั โนมตั ิ ซ่ึงมีวธิ ีการใส่คาอธิบายหรือตารางดงั น้ี 2.1 การใส่คาอธิบายให้กบั รูปภาพ 1. แทรกรูปภาพมนเอกสารและจดั ใหอ้ ยใู่ นตาแหน่งท่ีตอ้ งการ ดงั รูป 2.1 จากน้นั เคาะ “ Enter” ลงมา ดา้ นล่างของรูปภาพ รูป 2.1 การแทรกรูปภาพ ฝ่ ายฝึ กอบรม สานกั บริหารเทคโนโลยีสารสนเทศ

2 จากรูป 2.2 เลือกแทบ็ “References” (หมายเลข 1) ในส่วนของ Caption เลือกเมนู “Insert Caption” (หมายเลข 2 ) รูป 2.2 เมนูในการ Insert Caption 3. จากน้นั จะปรากฏหนา้ ตา่ ง “Caption” ดงั รูป 2.3 รูป 2.3 เมนูสร้าง Label ใหม่ 4. จากน้นั เลือกที่ป่ ุม “New Label…” จะปรากฏหนา้ จอ ดงั รูป 2.4 5. จาก รูป 2.4 จะปรากฏหนา้ ตา่ ง “New Label “เพอ่ื สร้าง Label ใหม่ ใหก้ รอกช่ือ Label เขา้ ไปตามท่ีตอ้ งการ เช่น รูป ภาพหรือ ภาพประกอบ เป็นตน้ ฝ่ ายฝึ กอบรม สานกั บริหารเทคโนโลยีสารสนเทศ

รูป 2.4 กรอกชื่อ Label ใหม่ 6. เม่ือสร้างป้ ายช่ือใหมเ่ สร็จแลว้ จะปรากฏหนา้ ตา่ งดงั รูป 2.5 โดยที่ช่อง Label จะแสดงช่ือ Label ที่เราสร้างข้ึน (หมายเลข 1)จากน้นั ทาการกาหนดลาดบั เลขของรูปภาพโยคลิกที่ป่ ุม “Numbreing … “ (หมายเลข 2 ) เพื่อกาหนดการรันเลขลาดบั ของรูปภาพ รูป 2.5 คาอธิบายภาพ 7.จะปรากฏหนา้ ต่าง “Caption Numberiog ” ดงั รูปจากน้นั กาหนดรูปแบบ ของเลขลาดบั  Format คือการกาหนดรูปแบบของเลขลาดบั เช่น 1,2,3...หรือA,B,C…เป็ นตน้  Inclube chapter number คือการกาหนดวา่ จะใหร้ วมหมายเลขบทเขา้ ไปดว้ ย หรือไมใ่ นลาดบั ภาพ ถา้ รวมหมายเลขบนเขา้ มา ดว้ ย เลขลาดบั ของบทที่ 1 จะเป็น 1.1,1.2,1.3...ส่วนบทท่ี 2 จะเป็ น 2.1,2.2,2.3..เป็ นตน้ ฝ่ ายฝึ กอบรม สานักบริหารเทคโนโลยีสารสนเทศ

 Chapter start with style คือการกาหนดวา่ เลขบทที่จะนามาสร้างเป็ นหมายเลขลาดบั ภาพ จะเป็ น style ใด User separator คือการกาหนดเคร่ืองหมายท่ีคน่ั ระหวา่ งเลขบทกบั ลาดบั ภาพ เช่น . ,- หรือ : เป็ นตน้ เช่นถา้ เลือกเป็ น . จะ แสดงเลขลาดบั เป็ น 1-1,1-2,.... เป็ นตน้ รูป 2.6 ลาดบั เลขของคาอธิบายภาพ 8.จากน้นั คลิกท่ีป่ ุม”OK” เพ่อื บนั ทึกการทางาน 9.จากน้นั คลิกป่ ุม”OK” ของหนา้ ต่าง Caption อีกคร้ัง เพือ่ แทรกทาอธิบายใหก้ บั รูปภาพ จะไดด้ งั รูป 2.7 ฝ่ ายฝึ กอบรม สานกั บริหารเทคโนโลยีสารสนเทศ

รูป 2.7 การแทรกคาอธิบายใหก้ นั รูปภาพ2.2 การใส่คาอธิบายให้กบั ตารางการแทรกคาอธิบายตารางก็ทาในลกั ษณะเดียวกนั กบั รูปภาพ 1. แทรกตารางเขา้ ไปในเอกสารโดยไปที่แทบ็ “Insert ” (หมายเลข 1) ในกลุ่มของ Table คลิกท่ีเมนู “Table”(หมายเลข 2 ) แลว้ สามารถเลือนขนาดของตารางไดเ้ ลย หรือเลือกเมนู “Insert Table” (หมายเลข 3 ) ดงั รูป 2.8 เพอื่ กาหนดขนาดของตารางเอง ฝ่ ายฝึ กอบรม สานักบริหารเทคโนโลยีสารสนเทศ

รูป 2.8 เมนูการแทรกตาราง2. ถา้ เลือกเมนู “Insert Table “ เพอ่ื กาหนดขนาดของตารางเอง จะปรากฏหนา้ ตา่ งในการกาหนดตารางรูป 2.9 รูป 2.9 การกาหนดขนาดของตาราง ฝ่ ายฝึ กอบรม สานักบริหารเทคโนโลยีสารสนเทศ

3. จากน้นั จะไดต้ ารางสร้างดงั รูป 2.10 รูป 2.10 แสดงตารางที่แทรกเขา้ มา4. จากน้นั แทรกคาอธิบายตารางโดยไปท่ีเมนู “ Reference” (หมายเลข 1 ) ส่วนของ “Captions ” เลือก “Insert Caption” (หมายเลข 2 ) ดงั รูป 2.11 รูป 2.11 เมนูการแทรกคาอธิบายตาราง5. จะปรากฏหนา้ ต่าง “Captions ” ดงั รูป 2.12 ใหค้ ลิกท่ีป่ ุม “New Label “ เพ่อื สร้าง Label ใหม่ รูป 2.12 คาอธิบายตาราง ฝ่ ายฝึ กอบรม สานักบริหารเทคโนโลยีสารสนเทศ

6. สร้างคาอธิบายตารางใหม่ โดยเลือกท่ีป่ ุม “New Label…” จะปรากฏหนา้ ต่าง ดงั รูป 2.13 ใหก้ รอกชื่อ Label ท่ีตอ้ งการลงไป เช่น ตาราง เป็ นตน้ รูป 2.13 การสร้าง Label7. เม่ือกดป่ ุม ”OK” จะไดห้ นา้ ตา่ งแสดง Label ที่สร้างข้ึนใหม่ ดงั รูป 2.14 รูป 2.14 เมนูคาอธิบายตาราง8. กาหนดลาดบั เลขของตารางโดยกดป่ ุม “numbering …. ” จะปรากฏหนา้ ตา่ งดงั รูป 2.15 เพอ่ื กาหนดรูปแบบของการใส่ลาดบั เลขตาราง Format คือการกาหนดรูปแบบของลาดบั เลขลาดบั เช่น 1,2,3 ... หรือ A,B,C … เป็ นตน้ Inclube chapter number คือการกาหนดวา่ จะใหร้ วมหมายเลขบทเขา้ ไปดว้ ย หรือไมใ่ นลาดบั ภาพ ถา้ รวมหมายเลขบนเขา้ มา ดว้ ย เลขลาดบั ของบทที่ 1 จะเป็น 1.1,1.2,1.3...ส่วนบทที่ 2 จะเป็ น 2.1,2.2,2.3..เป็ นตน้ Chapter start with style คือการกาหนดวา่ เลขบทท่ีจะนามาสร้างเป็ นหมายเลขลาดบั ภาพ จะเป็ น style ใด ฝ่ ายฝึ กอบรม สานกั บริหารเทคโนโลยีสารสนเทศ

.User sseperator คือการกาหนดเคร่ืองหมายที่คน่ั ระหวา่ งเลขบทกบั ลาดบั ตาราง เช่น .,- หรือ : เป็นตน้ เช่นถา้ เลือกเป็น . จะแสดงเลขลาดบั ตารางเป็ น 1.1,1.2 หรือถา้ เลือกเป็ น – จะแสดงเลขลาดบั เป็ น 1-1,1-2,...เป็นตน้ รูป 2.15 กาหนลาดบั เลขของคาอธิบายตาราง 8. จากน้นั กดป่ ุม “OK” เพอ่ื บนั ทึกการกาหนดเลขลาดบั และเมื่อกดป่ ุม “OK” ของ หนา้ ตา่ ง “Caption” จะไดส้ ร้างคาอธิบายตารางที่สร้างดงั รูป เมื่อมีการแทรกภาพหรือตารางเพม่ิ เขา้ มาในเอกสาร สามารถ Update เลขที่ลาดบั ภาพและตารางได้โดยการกด Ctrl+A เพอ่ื เลือกเอกสารท้งั หมด แลว้ คลิกขวา จะข้ึน pop up ดงั รูป 2.17 ข้ึนมา ใหเ้ ลือกเมนู“Update Field” เพ่ือ update เลขลาดบั ภาพและตารางท้งั หมด รูป 2.17 เมนู Update ลาดบั เลขหรือตาราง ฝ่ ายฝึ กอบรม สานกั บริหารเทคโนโลยีสารสนเทศ

2.3 การอ้างถึงรูปภาพหรือตาราง เมื่อในเอกสารมีการแทรกภาพหรือตารางเขา้ มาในเอกสาร ตอ้ งมีการกล่าวถึงภาพหรือตารางน้นัเช่นการกล่าวถึงตารางเพ่ืออธิบายตารางเป็นตน้ ซ่ึงมานงั่ พิมพเ์ ลขตารางเอง อาจจะทาใหผ้ ดิ พลาดได้ และถา้ หากมีการเพม่ิ ภาพหรือตารางเขา้ มาในเอกสาร ตอ้ งมานงั่ แกท้ ้งั เอกสาร ทาใหเ้ สียเวลาเป็นอยา่ งมาก ซ่ึงมีวธิ ีที่ทาไดโ้ ดยอตั โนมตั ิโดยไมต่ อ้ งมานง่ั พิมพท์ ีละภาพ ดงั น้ี 1. ส่วนของแทบ็ “References” (หมายเลข 1) ส่วนของ Captions เลือกเมนู “Cross-refence” (หมายเลข 2) ดงั รูป 2.18 รูป 2.18 เมนูแทรก Cross-references 2. จากเลือกชนิดของการอา้ งอิงในช่อง “References type”(หมายเลข 1) เช่นถา้ ตอ้ งการอา้ งอิงถึงรูป กเ็ ลือก รูป แต่ถา้ ตอ้ งการอา้ งองถึงตาราง กเ็ ลือกตาราง 3. จากน้นั เลือกวา่ ตอ้ งการแทรกการอา้ งอิงโยงแบบไหน แบบเอสเฉพาะตวั เลขลาดบั หรือคาอธิบาย ได้ (ตามหมายเลข 2) จากน้นั ในช่อง “For which caption”จะแสดงรูปหรือตารางที่มี Caption ตามที่เรา เลือกในหมายเลข 1 ท้งั หมดในเอกสารออกมา 4. เลือกรูปหรือตารางท่ีตอ้ งการอา้ งอิงถึง แลว้ กดป่ ุม Insert เพอื่ เพ่ิมการอา้ งอิงโยงถึงรูปหรือตาราง ฝ่ ายฝึ กอบรม สานักบริหารเทคโนโลยีสารสนเทศ

รูป 2.19 เมนูอา้ งอิงโยง5. เม่ือแทรกการอา้ งอิงแลว้ จะไดด้ งั รูป 2.20 รูป 2.20 การอา้ งอิงโยงของรูปภาพ ฝ่ ายฝึ กอบรม สานักบริหารเทคโนโลยีสารสนเทศ

บทท่ี 3 การสร้างสารบญั การสร้างสารบญั สามารถสร้างสารบญั ดว้ ยการเลือกลกั ษณะหวั ขอ้ เร่ือง ตวั อยา่ งเช่น Heading 1Heading 2 และ Heading 3 หรือ Style อ่ืนๆ ที่ตอ้ งการ ซ่ึงจะทาการแทรกสารบญั ใหโ้ ดยอตั โนมตั ิ โดยที่ไม่ตอ้ งมานงั่ นบั หวั ขอ้ จดหมายเลขหนา้ และเคาะจุดไขป่ ลาใหย้ งุ่ ยากและเสียวเวลาตอ่ ไป แต่การจะแทรกสารบญัอตั โนมตั ิไดน้ ้นั เอกสารน้นั จะตอ้ งมีการจดั Style ท่ีถูกตอ้ ง ตามท่ีไดก้ ล่าวมาในบทที่ 1 และ 2 ไมอ่ ยา่ งน้นั กจ็ ะไท่สามารถแทรกสารบญั ได้ ซ่ึงถา้ หากสร้าง Style ของเอกสารถูกตอ้ งแลว้ สามารถสร้างสารบญั อตั โนมตั ิไดท้ ้งัสารบญั เน้ือหา สารบญั ภาพ และสารบญั ตาราง ซ่ึงวธิ ีสร้างสารบญั โดยอตั โนมตั ิมีวธิ ีดงั น้ี3.1 การสร้างสารบัญของเนื้อหา รูป 3.1 เมนูการแทรกสารบญั ฝ่ ายฝึ กอบรม สานกั บริหารเทคโนโลยีสารสนเทศ

1. จากรูป 3.1 ที่แทบ็ “References” (หมายเลข 1) กลุ่มของ “Table of Content” (หมายเลข 2) จากน้นั เลือกที่เมนู “Insert Table of Content ” (หมายเลข 3)2. จากน้นั จะปรากฏหนา้ ต่าง “Table of Content” ดงั รูป 3.2 รูป 3.2 การกาหนดรูปแบบสารบญั จากรูป 3.2  หมายเลข 1 คือการกาหนดวา่ จะใหแ้ สดงหมายเลขหนา้ ของเอกสารหรือไม่  หมายเลข 2 คือการกาหนดวา่ จะใหแ้ สดงเลขหนา้ ในดา้ นขวาของหนา้ หรือไม่  หมายเลข 3 คือการกาหนดสัญลกั ษณ์ท่ีจะเช่ือมระหวา่ งหวั ขอ้ กบั หมายเลขหนา้  หมายเลข 4 คือการกาหนดระดบั Level ของ Heading ที่ตอ้ งการนามาสร้างเป็ น สารบญั โดยทวั่ ไปจะใชไ้ มเ่ กิน 3 ระดบั3. จากน้นั จะปรากฏสารบญั ท่ีสร้าง ดงั รูป 3.3 ฝ่ ายฝึ กอบรม สานกั บริหารเทคโนโลยีสารสนเทศ

รูป 3.3 แสดงสารบญั ท่ีสร้างข้ึนมา3.2 การสร้างสารบัญจากรูปหรือตาราง จาก 1. รูป 3.4 ที่แทบ็ “References” (หมายเลข 1) กลุ่มของ “Captions” จากน้นั เลือกที่เมนู “Insert Table of Figures” (หมายเลข 2) รูป 3.4 เมนูสาหรับแทรกสารบญั ภาพหรือตาราง 2. จากน้นั จะปรากฏหนา้ ต่าง “Table of Contents” ดงั รูป 3.5 ฝ่ ายฝึ กอบรม สานกั บริหารเทคโนโลยีสารสนเทศ

รูป 3.5 เมนูการกาหนดสารบญั ภาพหรือตารางจากรูป 3.2  หมายเลข 1 คือการกาหนกวา่ ไมแ่ สดงหมายเลขหนา้ ของเอกสารหรือไม่  หมายเลข 2 คือการกาหนดวา่ จะใหแ้ สดงเลขหนา้ ในดา้ นขวาของหนา้ หรือไม่  หมายเลข 3 คือการกาหนดสัญลกั ษณ์ที่จะเชื่อมรหวา่ งหวั ขอ้ กบั หมายเลขหนา้  หมายเลข 4 คือการกาหนดวา่ จะสร้างสารบญั ของภาพหรือตาราง ตามท่ีเราสร้าง Caption ไวใ้ นเอกสาร 3. จากเมื่อกดป่ ุม “OK” จะไดส้ ารบญั ท่ีไดส้ ร้างมาจาก รูปหรือตาราง ดงั รูป 3.7 รูป 3.6 แสดงภาพหรือตารางที่สร้างข้ึน ฝ่ ายฝึ กอบรม สานกั บริหารเทคโนโลยีสารสนเทศ

3.3 การแก้ไขสารบญั เม่ือมีการสร้างสารบญั แลว้ ไม่วา่ จะเป็นสารบญั เน้ือหา สารบญั รูป หรือสารบญั ตารางก็ตาม เม่ือมีการแทรกเน้ือหา หรือแทรกรูป แทรกตาราง เขา้ มาในเอกสารกจ็ ะทาใหเ้ ลขหนา้ หรือเน้ือหาเปล่ียนไป ตอ้ งมีการปรับปรุง แกไ้ ขสารบญั ท้งั หมดใหม่ ซ่ึงวธิ ีการปรับปรุงสารบญั โยอตั โนมตั ิมีวธิ ี ดงั น้ี 1. คลิกขวาท่ีสารบญั จะข้ึน pop up เมนูข้ึนมา ให้เลือกที่เมนู “Update Field” ดงั รูป 3.7 เพ่ือ ปรับปรุงสารบญั รูป 3.7 แกไ้ ขสารบญั ภาพภาพหรือตาราง ฝ่ ายฝึ กอบรม สานกั บริหารเทคโนโลยีสารสนเทศ

2. จากน้นั จะแสดง pop up ดงั รูป 3.8 ใหเ้ ลือกวา่ ตอ้ งการ update สารบญั แบบใด โดยมีใหเ้ ลือก 2 แบบคือ  -Update page numbers only คือ update เฉพาะหมายเลขหนา้ ไม่ update เน้ือหาสารบญั กรณีท่ีมีการเพ่ิมเน้ือหา รูป หรือตารางใหมเ่ ขา้ มา กจ็ ะไมม่ ีการเพิม่ เขา้ มาในสารบญั  -Update entire taple คือ update ท้งั เลขหนา้ และเน้ือหา ถา้ มีการเพิ่มเน้ือหา รูปภาพ หรือตารางเขา้ มาใหมก่ ็จะเพม่ิ เขา้ มาในสารบญั ดว้ ย รูป 3.8 ปรับปรุงสารบญั ภาพภาพหรือตาราง ฝ่ ายฝึ กอบรม สานกั บริหารเทคโนโลยีสารสนเทศ