คู่มือการสร้าง PDF file จาก Adobe Acrobat

สารบญัทาํ ความรจู้ กั PDF File .................................................................................................................. หน้าแนะนําโปรแกรม Adobe Acrobat Professional 7.0 …………………………………………………….... 1 3 สว่ นประกอบของโปรแกรม ................................................................................................. 4 เครอ่ื งมอื พน้ื ฐานในการใชง้ าน ............................................................................................. 5 การดู และการแสดงเอกสาร ................................................................................................ 7การสรา้ ง PDF File ………………………………………………………………………………….….…………….….… 8 การสรา้ ง PDF File จากเคร่ือง Scan …………………………………………….………………………….… 8 การสร้าง PDF File จากไฟลใ์ นตระกลู Ms Office ……………………….……………………………….. 9 การสรา้ ง PDF File จากรปู ภาพ .............................................................................................. 11 การสรา้ ง PDF File จากการรวมไฟล์ ....................................................................................... 12 การสร้าง PDF File จาก Web Page ………………………………………..…………………………………. 13การแกไ้ ข PDF File ……………………………………………………………………………………….………………. 15 การแทรกหนา้ เอกสาร ............................................................................................................. 15 การลบเอกสาร …………............................................................................................................. 16 การหมุนเอกสาร ...................................................................................................................... 16การนาํ ข้อมูลจาก PDF File ไปใชง้ าน ........................................................................................... 17 การนาํ ขอ้ ความไปใช้ ............................................................................................................... 17 การนํารูปภาพไปใช้ ................................................................................................................. 18การทาํ Book Mark …………………………………………………………………………………………….…………. 19การสรา้ ง Link …………………………………………………………………………………………………….……….... 21การใส่ Header และ footer ………………………………………………………………………………….……..… 23การใส่ Watermark ……………………………………………………………………………………………….………. 24การแปลง PDF File เป็น Microsoft word ……………………………………………………………….…….. 25 

  1 ทาํ ความรจู้ ักกับ PDF File ในโลกยุคดิจิทัล หลายสิ่งหลายอย่างได้ถูกแปรเปลี่ยนให้เป็นอิเล็กทรอนิกส์ จากหนังสือท่ีถืออ่านกันอย่างคุ้นเคยในรูปกระดาษก็ได้กลายเป็นส่ืออิเล็กทรอนิกส์กันมากขึ้น ส่ิงที่เราเคยเรียกว่า “book” “paper”“document” กลายเป็น “e-book” “e-paper” และ “e-document” โดยเฉพาะอย่างยิ่งเอกสารท่ีมีให้อ่านหรือdownload กันผ่านเว็บน้ัน ปัจจุบันพบว่านิยมจัดทําเป็นไฟล์แบบ PDF บนเว็บไซต์แทบทุกแห่งจะพบมีไอคอน PDFที่เป็นสัญลักษณ์บ่งบอกให้รู้ว่าไฟล์น้ันต้องเปิดด้วย Adobe Reader ซ่ึงเป็นโปรแกรมท่ีเราสามารถ download มาใชไ้ ด้ฟรีสาํ หรับผู้อ่านทไ่ี มค่ ่อยรู้จกั คนุ้ เคยกบั PDF บทความน้ีจะช่วยให้ท่านรู้จักกับ PDF มากย่ิงขึ้น ท่านจะได้ค้นพบคาํ ตอบสําหรบั คาํ ถามทว่ี ่า ทาํ ไมต้องทําเอกสารเปน็ เป็น e-document แบบ PDF? เอกสาร PDF (Portable Document Format) เป็นเอกสาร e-Book (Electronics Book) รูปแบบหนึ่ง ท่ีได้รับความนิยมอย่างสูงในปัจจุบัน โดยเฉพาะการนําเสนอผ่านอินเตอร์เนท โดยเป็นรูปแบบของเอกสารที่พัฒนาโดยhttp://www.adobe.com/ เนื่องจากเอกสารลักษณะนี้ มีรูปแบบ และการจัดหน้ากระดาษ เหมือนเอกสารต้นฉบับทุกประการ มีขนาดไฟล์ไม่โตมากนัก ทํางานข้ามระบบ (Cross Platform) ได้ ทําให้เอกสารนี้เป็นอิสระจากซอฟต์แวร์ ฮาร์ดแวร์ และระบบปฏิบัติการ (OS) กล่าวคือ เอกสาร PDF สร้างได้ท้ังจากเครื่องคอมพิวเตอร์ระบบMacintosh และ PC และสามารถเรียกดรู ่วมกนั ได้นน่ั เองเอกสาร PDF คอื อะไร Portable Document Format (PDF) คือไฟล์ประเภทหน่ึงในถูกสร้างมาจากโปรแกรม Adobe Acrobatหรือโปรแกรมประเภท PDF Creater ตัวอ่ืนๆ เหมาะสําหรับการทําเอกสารตัวอย่าง, ใบเสนอราคา, Manual,Sample Picture หรือเอกสารอ่ืนๆ ปัจจุบันเป็นที่นิยมมากในการทํา e-Document หรือ e-Paper ต่างๆ เน่ืองจากไฟล์ท่ไี ดม้ ีคุณภาพสงู ไม่ผิดเพีย้ นจากตน้ ฉบับ และผทู้ ี่นําไฟล์ PDF ไปใชง้ าน กไ็ ม่สามารถแก้ไขต้นฉบับของเราได้ด้วยถึงแม้ว่าในปัจจุบันจะมีโปรแกรมออกมาใหม่ เพื่อที่จะแปลงไฟล์ PDF กลับไปเป็นไฟล์ในรูปแบบเดิมก็ตาม แต่จากการทดลองใช้งานแลว้ พบว่า ใช้ไดก้ ับเอกสารภาษาองั กฤษเท่านน้ั สาํ หรบั ภาษาไทยยังไม่สามารถใชง้ านได้ นอกจากน้ียงั รองรับการอ่านขอ้ มลู ผา่ นทาง web page ไดด้ ว้ ยเอกสาร PDF ต่างจากเอกสารอนื่ ๆ อยา่ งไร สําหรบั ท่านทเี่ คยทาํ รายงานโดยใชโ้ ปรแกรม MS Word ไม่ว่าจะรุ่นไหนก็ตาม ปัญหาท่ีจะพบบ่อยท่ีสุดอย่างหนึ่งคือ เม่ือเรานําไฟล์งานที่ทําจากเคร่ืองหน่ึงไปเปิดอีกเครื่องหน่ึง หรือนําไปเปิดกับโปรแกรมคนละรุ่นกัน การแสดงผลออกมาทางหน้าจอ หรืองานที่พิมพ์ออกมาจะไม่เหมือนกัน โดยเฉพาะในเรื่องของรูปแบบที่เราจัดไว้ และแบบตัวอักษร และท่ีสําคัญคือ ถ้าเคร่ืองที่เราไปเปิดอ่านไฟล์น้ัน ไม่มีฟอนต์สวยๆ อย่างที่เราออกแบบไว้ (ใช้ฟอนต์แบบพิเศษที่มีเฉพาะในเครื่องเราเท่าน้ัน) เอกสารน้ัน ก็จะกลายเป็นตัวอักษรประหลาดๆ เต็มไปหมด เราอาจจะเห็นเอกสารที่อ่านไม่เป็นภาษาก็ได้ ซ่ึงเราต้องเสียเวลามาจัดแต่งใหม่อีก ดังนั้น เม่ือเราจัดแต่งเอกสารต้นฉบับให้หรูหราอลังการตามใจชอบแลว้ กค็ วรแปลงไฟล์ดงั กล่าวน้ันใหเ้ ป็นเอกสาร PDF เพอื่ นาํ ไปใช้งานอืน่ ๆ ต่อไป   การจดั ทาํ เอกสารอิเล็กทรอนกิ ส์ ดว้ ย Adobe Acrobat 7.0 Professional | QA MSU  

  2 คุณสมบตั ิของ PDF 1. Adobe Imaging Model PDF File นําเสนอข้อความและรูปภาพ โดยใช้หลักการเดียวกับ PostScrptLanguage คอื การวางรปู ไปบนพ้นื ท่ี ทต่ี ้องการ โดยทรี่ ปู สามารถเปน็ รูปทรงอะไรก็ได้ ขนาดเท่าไรก็ได้ สีอะไรก็ได้ 2. Portability ไฟล์ PDF เป็นไฟล์ไบนารี ขนาด 8 บิต ทําให้มั่นใจว่าสามารถส่งผ่าน non-binarychannel โดยปราศจากความเสียหายใดๆ 3. Compression ไฟล์ PDF สนบั สนนุ มาตรฐานการลดขนาดไฟล์ต่างๆ 4. Font Independence PDF File บรรจุลักษณะรูปแบบตัวอักษร (Font Descriptor) สําหรับแต่ละฟอนต์ที่ใช้ในเอกสาร โดยลักษณะของฟอนต์น้ี ได้รวมช่ือฟอนต์ (Font name) รูปแบบตัวอักษร (Charactermetric) และรปู แบบข้อมลู (Style information) เอาไว้ อนั น้รี ายละเอยี ดจําเปน็ สําหรบั การจาํ ลองฟอนตท์ ีห่ ายไป 5. Single Pass File Generations เนื่องด้วยข้อจํากัดของหน่วยความจํา หรือการไม่สามารถเปิดไฟล์temporary ทําให้ไฟล์ PDF ได้พัฒนาในจุดน้ี โดยในขณะท่ี PDF ต้องการวัตถุที่แน่นอนเพื่อบรรจุจํานวนความยาวท่ีชัดเจน ในหน่วยไบต์ จะมีกลไกจัดเตรียมพ้ืนท่ีสําหรับการ locate หลังวัตถุในไฟล์ แล้วรายละเอียดอื่นๆ อย่างเช่นเลขหน้า กจ็ ะถกู ใส่ลงไปหลังจากหนา้ นน้ั ถกู เขียนเรยี บร้อย 6. Random Access PDF File บรรจุ Cross-reference table ไว้ท้ายไฟล์ เพ่ือการเข้าถึงตําแหน่งต่างๆภายในไฟลไ์ ด้อยา่ งอิสระ ไมท่ ําให้เสยี เวลาในการเรยี กดหู น้าเอกสารทลี ะหน้า 7. Incremental Update PDF File ไม่ต้องเสียเวลาในการเขียนซ้ํา (Rewrite) ที่นาน เพราะเวลาที่มีการปรับปรุง หรือจัดเก็บ จะเป็นการเพิ่มเติมวัตถุ ที่ถูกแก้ไข หรือต่อเติมรวมท้ังปรับปรุง cross-reference tableเท่านนั้ 8. Extensibility สามารถพฒั นาเพิ่มเติมคณุ สมบัตภิ ายหลังได้สะดวก   การจดั ทาํ เอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกส์ ดว้ ย Adobe Acrobat 7.0 Professional | QA MSU  

  3 แนะนําโปรแกรม Adobe Acrobat Professional 7.0 โปรแกรม Adobe Acrobat Professional 7.0 คือโปรแกรมท่ีช่วยในการแปลงเอกสารต่าง ๆ ให้อยู่ในรปู แบบไฟล์ PDF ได้ รวมท้งั มีระบบรกั ษาความปลอดภยั เอกสารด้วยคณุ สมบัติ Comment, Digital Signature และSecurity Lock เพ่ือ Lock ไฟล์ท่ีสําคัญ นอกจากนี้ยังสามารถใส่องค์ประกอบที่เป็นอินเตอร์แอ็คทีฟ อย่างไฮเปอร์ลิงค์และคลิปเสียงลงในเอกสารด้วย ผู้ที่สนใจสามารถดาว์นโหลดโปรแกรมรุ่นทดลอง ได้จากเว็บไซต์http://www.adobe.comความต้องการของระบบ ระบบปฏิบตั กิ าร : Microsoft Windows Xp /2000 Service Pack 2 หรอื สูงกวา่ โปรแกรมทีต่ ้องการ : Microsoft Internet Explorer 5.5 หรือสงู กว่า ความละเอยี ดของจอแสดงผล : 1024 x 768, 16-bit color หรือสงู กว่า หน่วยประมวลผล : Intel Pentium Processor หรอื สูงกว่า หนว่ ยความจํา : ไมน่ ้อยกวา่ 256 MB พน้ื ที่ Hard Disk : ไมน่ ้อยกว่า 460 MB อน่ื ๆ : สามารถตอ่ อนิ เตอร์เนทได้เพ่ือการลงทะเบียน   การจดั ทาํ เอกสารอิเล็กทรอนกิ ส์ ด้วย Adobe Acrobat 7.0 Professional | QA MSU  

  4  Aสว่ นประกอบของโปรแกรม D B  C  E[ A ] : แถบเครอ่ื งมอื และคําสง่ั ต่าง ๆ[ B ] : หน้าต่างชว่ ยเหลอื ในการดเู อกสารสว่ นต่าง ๆ[ C ] : สว่ นแสดงเอกสาร[ D ] : หน้าต่างชว่ ยเหลือ และแนะนําการใชง้ าน[ E ] : แถบแสดงสถานะ   การจัดทําเอกสารอเิ ล็กทรอนิกส์ ดว้ ย Adobe Acrobat 7.0 Professional | QA MSU  

  5 เครอ่ื งมือพนื้ ฐานในการใชง้ านFile Toolbar ประกอบดว้ ยคําสงั่ 1. Open : เปดิ ไฟล์ 2. Create PDF From Web Page : สร้าง PDF File จาก Web Page 3. Save : บนั ทกึ ไฟล์ที่มกี ารแกไ้ ข 4. Print : สัง่ ปร๊ินเอกสาร 5. Organizer : 6. Attach a File : 7. Email : สง่ Email พรอ้ มแนบไฟล์ PDF ทีเ่ ปดิ อยู่ 8. Search : คน้ หาข้อความในเอกสารEdit Toolbar ประกอบด้วยคําสั่ง 1. Spell Check Comments and… : ตรวจสอบคําผิด 2. Undo : ย้อนกลับการกระทาํ ที่ผา่ นมาแล้ว 3. Copy : คัดลอกส่วนที่มีการเลือกTasks Toolbar ประกอบด้วยคาํ สัง่ 1. Create PDF : สร้างเอกสาร PDF 2. Comment & Markup : เพม่ิ ข้อ Comment ลงในเอกสาร 3. Send for Review : 4. Secure : การรกั ษาความปลอดภัยของเอกสาร 5. Sign : 6. Forms : สร้างแบบฟอรม์ ในการกรอกขอ้ มลู ลงในเอกสาร   การจดั ทําเอกสารอิเล็กทรอนกิ ส์ ดว้ ย Adobe Acrobat 7.0 Professional | QA MSU  

  6 Basics Toolbar ประกอบดว้ ยคําส่ัง 1. Hand : เครื่องมอื ช่วยในการดเู อกสารด้วยการคลิก๊ เมาสล์ าก 2. Select : เครื่องมอื ท่ใี ชใ้ นการเลอื กขอ้ ความเพอื่ การคดั ลอก 3. Snapshot : เคร่อื งมือที่ใช้ในการคดั ลอกเอกสารโดยจะได้ข้อความออกมาเป็นรูปภาพZoom Toolbar ประกอบดว้ ยคาํ ส่ัง 1. Zoom In : ขยายการดเู อกสาร 2. Zoom Out : ยอ่ การดูเอกสาร 3. Actual Size : ดเู อกสารแบบพอดกี บั หน้าจอ 4. Fit Page : ดูเอกสารแบบเต็มหน้าความสงู ของเอกสาร 5. Fit Width : ดูเอกสารแบบเตม็ หน้าความกว้างของเอกสารRotate View ประกอบด้วยคําส่งั 1. Rotate Clockwise : หมนุ เอกสารตามเขม็ นาฬกิ า 2. Rotate Counter Clockwise : หมนุ เอกสารทวนเข็มนาฬกิ า   การจัดทําเอกสารอเิ ล็กทรอนกิ ส์ ด้วย Adobe Acrobat 7.0 Professional | QA MSU  

  7 การดู และการแสดงเอกสารการใช้ Navigation TabsNavigation Tabs ช่วยอํานวยในการดูเอกสารโดยไม่ต้องเปิดเอกสารทีละหน้า โดยสามารถดไู ด้จาก Tab Pages และ Tab Bookmarksเลอื กรูปแบบการแสดงเอกสาร โดยใช้ Page Layout buttonsรปู แบบการแสดงเอกสารโดยการใช้ Page Layout buttons จะมีอยู่ 4 รปู แบบคือ 1. Single Page : ดูเอกสารทีละหนา้ 2. Continuous : ดูเอกสารแบบหนา้ ตอ่ เน่อื ง 3. Continuous – Facing : ดเู อกสารหน้าคแู่ บบต่อเน่ือง 4. Facing : ดเู อกสารทีละ 2 หนา้   การจดั ทําเอกสารอเิ ล็กทรอนิกส์ ด้วย Adobe Acrobat 7.0 Professional | QA MSU  

 8 การสรา้ ง PDF File การสร้าง PDF File จากโปรแกรม Adobe Acrobat Professional 7.0 นั้น มีการสร้าง PDF File ได้หลายรปู แบบ ซ่ึงจะนาํ เสนอในรปู แบบทม่ี ีการใช้โดยทว่ั ไป ดงั น้ีการสรา้ ง PDF File จากเครือ่ ง Scan สาํ หรับการสร้าง PDF File จากการใชเ้ ครอ่ื ง Scan นน้ั มีวิธีการและขน้ั ตอนง่าย ๆ ดงั นี้ 1. เม่ือเข้าสู่โปรแกรม Adobe Acrobat Professional 7.0 แล้วให้เลือกการสร้างเอกสารจากเครือ่ ง Scanner โดยเลอื กปุ่ม Create PDF จาก Tasks Toolbar และเลือกรายการยอ่ ย From Scanner 2-3 1  2. เลอื กเครอื่ ง Scanner ทเ่ี ราจะทําการสแกน ซง่ึ เราสามารถต้ังคา่ การสแกน ได้ในส่วนนี้ 3. เมื่อทาํ การต้ังคา่ การแสกนเสรจ็ ใหเ้ ลือกท่ปี ่มุ Scan 4. เครื่อง Scanner จะทําการสแกนเอกสาร เมื่อสแกนเสร็จ จะปรากฏหน้าต่าง Acrobat Scanถามว่าตอ้ งการสแกนหนา้ ต่อไปหรอื ไม่ ถ้าตอ้ งการเลอื กปมุ่ Next ถ้าไมต่ ้องการเลือกปุ่ม Done 4 5. จะปรากฏเอกสารท่ีเราสแกนในโปรแกรม ทําการปรับแต่งเอกสาร เช่น หมุนเอกสาร หรือตัดเอาเฉพาะบางส่วนให้เรยี บรอ้ ย 6. ทําการ Save เอกสาร   การจดั ทําเอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกส์ ดว้ ย Adobe Acrobat 7.0 Professional | QA MSU  

 9 การสรา้ ง PDF File จากไฟล์ในตระกลู Ms Office การสร้าง PDF File จากไฟล์ในตระกูล Ms Office นั้นจําเป็นที่จะต้องลงโปรแกรมในตระกูล Ms Officeและโปรแกรม Adobe Acrobat Professional ตง้ั แต่ Version 6 ข้นึ ไปโดยมขี ั้นตอนการสรา้ ง PDF File ดังนี้ 1. เม่ือเปิดโปรแกรมในตระกูล Ms Office และเปิดไฟล์ท่ีเราต้องการท่ีจะแปลงเป็น PDF File แล้วนนั้ ใหท้ ําการตรวจสอบความเรยี บรอ้ ยและความถูกตอ้ งของไฟล์ 12. ทาํ การแปลงไฟล์โดยเลือกทเี่ มนู File และเลือกทีเ่ มนูย่อย Print 2  3 3. เมอ่ื ปรากฏหนา้ ตา่ งการพิมพ์ ใหเ้ ลือกเคร่อื งพิมพเ์ ป็น Adobe PDF 4. ตรวจสอบการพิมพ์ เช่น หน้าทีจ่ ะพมิ พ์ ไม่มกี ารเลอื กทีช่ ่อง Print to File   การจัดทําเอกสารอิเลก็ ทรอนิกส์ ดว้ ย Adobe Acrobat 7.0 Professional | QA MSU  

  10  4-6 5. ทาํ การตัง้ คา่ การแปลงไฟล์ โดยเลอื กปมุ่ Properties โดยตั้งคา่ ต่าง ๆ ดังนี้ Default Setting : ต้ังค่า มาตรฐาน การแปลงไฟล์ Adobe PDF Security : การตั้งค่าการรักษาความปลอดภัยของไฟล์ Adobe PDF Output Folder : ทอ่ี ยู่ของไฟล์เมอ่ื ทําการแปลงเสร็จ Adobe PDF Page Size : ขนาดกระดาษ 6. เมอ่ื ม่ันใจวา่ การตง้ั ค่าถกู ต้องแล้วให้เลอื กทป่ี ุ่ม OK 7. เม่ือปรากฏหน้าจอ Save PDF File As ให้ตรวจสอบตําแหน่งท่ีจะทําการ Save และกําหนดช่ือไฟล์ตามต้องการ และเลอื กทป่ี ุม่ Save 7 8 8. เม่ือทําการแปลงไฟล์สําเร็จ โปรแกรม Adobe Acrobat Professional 7.0 จะแสดงไฟล์ท่ีทําการแปลงใหเ้ หน็ เพื่อตรวจสอบอกี ครัง้   การจัดทําเอกสารอิเล็กทรอนกิ ส์ ดว้ ย Adobe Acrobat 7.0 Professional | QA MSU  

  11 การสร้าง PDF File จากรูปภาพ สาํ หรบั การสร้าง PDF File จากไฟล์รูปภาพ น้นั มีวิธีการและขัน้ ตอนการทําดงั นี้ 1. เมื่อเข้าสู่โปรแกรม Adobe Acrobat Professional 7.0 แล้วให้เลือกการสร้างเอกสารจากไฟล์รูปภาพโดยเลอื กป่มุ Create PDF จาก Tasks Toolbar และเลือกรายการยอ่ ย From File 2 1  2. เลอื กประเภทของไฟล์รูปภาพท่เี ราจะนาํ มาสรา้ ง PDF File หรือจะเลอื ก All Fileคอื แสดงทกุ ประเภทไฟล์ท่ีสามารถรองรบั ได้เลือกไฟล์ที่ตอ้ งการ และเลอื กปุม่ Open 3. โปรแกรมจะนาํ ภาพทเี่ ลอื กมาแสดง 3  4. ทําการ Save เปน็ PDF File โดยเลอื กปุม่ Save และตั้งชอื่ ไฟล์หมายเหตุ : ขนาดของภาพทเี่ ปน็ PDF File จะมขี นาดเทา่ กบั ภาพตน้ ฉบับที่นาํ มาสร้าง   การจัดทาํ เอกสารอิเลก็ ทรอนกิ ส์ ดว้ ย Adobe Acrobat 7.0 Professional | QA MSU  

  12 การสร้าง PDF File จากการรวมไฟล์ หากเราต้องการสร้าง PDF File โดยนําเอาไฟล์ต่าง ๆ มาร่วมกันเป็น PDF File ไฟล์เดียวจะมีวิธีการและขน้ั ตอนในการสรา้ งดงั นี้ 1. เม่ือเข้าสู่โปรแกรม Adobe Acrobat Professional 7.0 แล้วให้เลือกการสร้างเอกสารจากไฟล์รปู ภาพโดยเลือกปุม่ Create PDF จาก Tasks Toolbar และเลอื กรายการยอ่ ย From Multiple Files 2 1  2. เมื่อปรากฏหนา้ ตา่ ง Create PDF From Multiple Document เลือกทปี่ ่มุ Browse… 4-5 3 3. จะปรากฏหน้าต่างให้เลือกไฟล์ ทําการเลือกไฟล์ที่ต้องการจะนํามารวมเป็นไฟล์เดียว(เลือกหลายไฟล์ในหน้าเดียวกันโดยกดปุ่ม Ctrl ค้างไว้แล้ว Click เลือกไฟล์) โดยเราสามารถเลือกไฟล์ที่เป็นคนละชนิดมารวมกันได้ เมื่อเลือกไฟล์เสร็จให้เลือกปุ่ม Add 4. จะปรากฏไฟล์ท่ีเราเลือกซึ่งสามารถลบ หรือเลื่อนลําดับของเอกสารขึ้นลงได้ โดยเลือกไฟล์แล้วเลือกปุ่ม Remove, Move Up, Move Down   การจดั ทําเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ดว้ ย Adobe Acrobat 7.0 Professional | QA MSU  

  13  5. เมื่อจัดลําดับไฟล์เรียบร้อยแล้วให้เลือกปุ่มOK 6. ตัง้ ชอ่ื และทาํ การ Save 6การสร้าง PDF File จาก Web Page สําหรับการสร้าง PDF File จาก Web Page นั้นจําเป็นท่ีจะต้องมีโปรแกรม Web Browser และโปรแกรมAdobe Acrobat Professional โดยมวี ธิ กี ารและขั้นตอนการทาํ ดังน้ี 1. เขา้ สูโ่ ปรแกรม Web Browser ที่ทา่ นใชง้ าน จากตวั อยา่ งใช้ Microsoft Internet Explorer 2. เข้าส่เู วบ็ ไซต์ท่ตี ้องการแปลงเป็น PDF File1  2-3 3. เลอื กท่ีเมนู File และเลือกรายการยอ่ ย Print   การจัดทาํ เอกสารอิเล็กทรอนกิ ส์ ด้วย Adobe Acrobat 7.0 Professional | QA MSU  

  14  5 4 4. จะปรากฏหน้าต่าง Print และทาํ การเลอื กเครอื่ ง Print เปน็ Adobe PDF และเลือกปุ่ม Print5. จะปรากฏหนา้ ตา่ ง Save PDF File As ทาํ การแกไ้ ขชือ่ ไฟล์ทตี่ อ้ งการ Save 6 6. เมื่อโปรแกรม Adobe Acrobat Professional ทาํ การแปลงไฟลเ์ สร็จจะปรากฏไฟลเ์ อกสารหนา้Web Page ท่ีเราทําการแปลง   การจดั ทาํ เอกสารอเิ ล็กทรอนกิ ส์ ด้วย Adobe Acrobat 7.0 Professional | QA MSU  

  15 การแกไ้ ข PDF Fileการแทรกหนา้ เอกสาร สาํ หรับการแทรกหน้าเอกสารน้นั สามารถทจ่ี ะเอาเอกสารทีไ่ มใ่ ช่ PDF FILE มาแทรกในเอกสารท่ีเราต้องการได้เลยโดยมีวิธีการและข้ันตอนการทาํ ดงั น้ี 1. เมอ่ื เขา้ สู่โปรแกรม Adobe Acrobat Professional 7.0 แล้วให้เปดิ เอกสาร PDF ที่เราต้องการแทรก 2. เลือกทเี่ มนู Document และเลอื กเมนยู อ่ ย Insert Pages 2 3 3. เม่อื ปรากฏหน้าตา่ ง Insert File To Insert ให้เลอื กหาไฟล์ทเี่ ราต้องการและเลือกปุ่ม Select 4. ทําการกําหนดตําแหน่งที่จะแทรกในเอกสาร และเลือกปุ่ม 4  OK   การจัดทาํ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ดว้ ย Adobe Acrobat 7.0 Professional | QA MSU  

  16  3 การลบเอกสาร วิธีการลบเอกสารสามารถทําไดด้ งั นี้ 1. เมือ่ เขา้ สู่โปรแกรม แลว้ ทาํ การเปดิ เอกสาร PDF ท่ีเราตอ้ งการลบ 2. เลือกทีเ่ มนู Document และเลือกเมนยู อ่ ย Delete Pages 2  3. เมอ่ื ปรากฏหนา้ ตา่ ง Delete Pages ให้ระบหุ น้า หรือช่วงหน้าที่ ต้องการลบ และเลือกปุ่ม OK 4. เมอ่ื ลบหน้าท่ตี ้องการลบเรยี บรอ้ ยแลว้ ให้ทาํ การ Saveการหมุนเอกสาร วธิ ีการลบเอกสารสามารถทําไดด้ งั น้ี 1. เมื่อเข้าสู่โปรแกรม Adobe Acrobat Professional 7.0 แล้วทําการเปิดเอกสาร PDF ท่ีเราตอ้ งการแกไ้ ข 2. เลอื กทเี่ มนู Document และเลือกเมนูยอ่ ย Rotate Pages 2  3  3. เม่ือปรากฏหน้าต่าง Rotate Pages ใหต้ ั้งค่าการหมนุ หน้าเอกสาร โดยมีรายละเอียดดงั น้ี - กําหนดทศิ ทางการหมนุ - กําหนดหน้าเอกสารทีต่ ้องการหมุน - กาํ หนดหมุนเอกสารหนา้ คู่หนา้ ค่ี - กาํ หนดหมนุ เฉพาะหนา้ ทเ่ี ปน็ แนวตงั้ หรอื แนวนอน 4. เมื่อต้งั คา่ การหมุนเรยี บรอ้ ยแลว้ ใหเ้ ลือกปุ่ม OK   การจัดทําเอกสารอิเล็กทรอนกิ ส์ ด้วย Adobe Acrobat 7.0 Professional | QA MSU  

  17 การนําข้อมลู จาก PDF File ไปใชง้ านการนําข้อความไปใชง้ านเราสามารถคัดลอกเอาข้อความจาก PDF File มาใช้ได้แต่สําหรับข้อความที่เป็นภาษาไทยยังไม่สามารถคัดลอกมาได้ 100% คือ บางข้อความท่ีคัดลอกมาอาจจะไม่ได้สระมาด้วยหรือพยัญชนะบางตัวจะเป็นเคร่ืองหมายสี่เหล่ยี ม โดยมวี ิธีการคัดลอกขอ้ ความดังนี้ 1. เข้าสโู่ ปรแกรม Adobe Acrobat แลว้ ทําการเปิดเอกสาร PDF ที่เราตอ้ งการคดั ลอกขอ้ ความ 2. เลือกปุ่ม ใน Basic Toolbar แลว้ คลกิ ลากเมาสเ์ พื่อไฮไลทข์ อ้ ความท่เี ราต้องการ2  3. เลอื กเมนู Edit และเลอื กเมนยู ่อย Copy หรอื คลกิ ขวาทเ่ี มาส์แลว้ เลอื ก Copy To Clipboard 3  4. นาํ ข้อความไปวางในเอกสารทเ่ี ราตอ้ งการหมายเหตุ : เอกสาร PDF บางไฟล์เราไม่สามารถคัดลอกข้อความได้เนื่องจากมีการเข้ารหัสหรือมีการป้องกันการคัดลอกจากผจู้ ดั ทํา ทาํ ให้ขอ้ ความทีค่ ัดลอกและนาํ ไปวางนนั้ เป็นภาษาทม่ี ีสามารถอา่ นได้   การจดั ทําเอกสารอิเล็กทรอนกิ ส์ ด้วย Adobe Acrobat 7.0 Professional | QA MSU  

  18 การนํารูปภาพไปใช้งาน เราสามารถนาํ รูปภาพท่ีอยใู่ นเอกสาร PDF ไปใช้งานไดด้ ังน้ี 1. เขา้ สโู่ ปรแกรม Adobe Acrobat แล้วทาํ การเปิดเอกสาร PDF ที่เราตอ้ งการนาํ ภาพมาใชง้ าน 2. เลอื กปมุ่ ใน Basic Toolbar 3. ลากเมาสค์ รอบภาพทเ่ี ราต้องการ 2  34. นาํ ภาพท่เี ลอื กมาวางในเอกสารทีเ่ ราต้องการ 4   การจดั ทาํ เอกสารอเิ ล็กทรอนิกส์ ด้วย Adobe Acrobat 7.0 Professional | QA MSU  

  19 การทํา Book Mark Book Mark คือส่วนประกอบหนงึ่ ของไฟล์เอกสาร PDF ทาํ หนา้ ทคี่ ล้ายกบั สารบญั ของหนังสอื ซง่ึ ชว่ ยใหผ้ ู้ใช้เรียกดูหน้าของเอกสารได้ตามต้องการ โดยไม่ต้องเล่ือนดูทีละหน้า ซึ่งวิธีการสร้างวิธีการทํา Book Mark ในเอกสารPDF สามารถทําได้หลายวิธีดงั นี้ วิธีท่ี 1 1. เข้าสู่โปรแกรม Adobe Acrobat Professional 7.0 แล้วทําการเปิดเอกสาร PDF ท่ีเราตอ้ งการ 2. แสดงสว่ น Navigation Tabs และเลือกหน้าเอกสารทเ่ี ราตอ้ งการทาํ Book Mark และเลือกที่Book Mark Tab 2 3. เลือกที่ปุม่ Create New Bookmark และพิมพ์ชอื่ Book Mark วธิ ีท่ี 2 1. เข้าสู่โปรแกรม Adobe Acrobat Professional 7.0 แล้วทําการเปิดเอกสาร PDF ท่ีเราต้องการ 2. เปดิ หนา้ เอกสารที่ต้องการทาํ Book Mark 3. เลอื ก Select Tool ใน Basic Tool และไฮไลท์ขอ้ ความทเ่ี ราต้องการทํา Book Mark 4. คลกิ ขวาแลว้ เลือกคาํ ส่งั Add Book Mark 3  เมื่อทํา Book Mark เสรจ็ เราสามารถทาํ ให้ Book Mark ท่ีทําเป็นหัวข้อยอ่ ยได้ดังนี้   การจดั ทาํ เอกสารอเิ ล็กทรอนกิ ส์ ด้วย Adobe Acrobat 7.0 Professional | QA MSU  

  20  1. เลอื ก Book Mark ท่ีตอ้ งการ 2. คลกิ เมาสค์ า้ งแล้วลากไปยัง Book Mark ทตี่ อ้ งการใหเ้ ป็นหัวข้อใหญ่ ให้ Cursorเปน็ รปูและเมื่อต้องการลบ Book Mark สามารถทําได้โดยการเลือก Book Mark ท่ีต้องการลบและคลิกขวาเลือกคําส่ังDelete หรอื กดปมุ่ Delete ท่ี Keyboard   การจัดทาํ เอกสารอิเลก็ ทรอนิกส์ ดว้ ย Adobe Acrobat 7.0 Professional | QA MSU  

  21 การสร้าง Link การสร้าง Link ในเอกสาร PDF เราสามารถ Link ไปยังหน้าเอกสารภายในไฟล์เดียวกัน Link ไปยังไฟล์อื่นหรือ Link ไปยงั Webpage ได้ โดยมีวธิ กี ารทําดงั นี้ 1. เขา้ สูโ่ ปรแกรม Adobe Acrobat Professional 7.0 แลว้ ทําการเปดิ เอกสาร PDF ทเี่ ราตอ้ งการ 2. เปิดไปยงั หน้าเอกสารท่ีตอ้ งการสร้าง Link 3. เลอื กปุม่ ( Link Tool ) ใน Advanced Editing Tool 4. ลากเมาสค์ รอบข้อความหรือภาพท่ีเราต้องการทํา Link 45. เม่อื ปรากฏหนา้ ตา่ ง Create Link ใหท้ ําการตง้ั ค่าการ Link โดยมีรายละเอยี ดดังน้ี5 - กาํ หนดใหแ้ สดงกรอบการ Link หรอื ไม่(Link Type) - กําหนดลักษณะเส้นกรอบ (Line Style) - กําหนดรูปแบบของ Link (Highlight Style) - กาํ หนดความหนาของเส้นกรอบ (Line Thickness) 6. ส่วนของ Link Action จะเป็นส่วนของการกําหนดว่าจะให้ Link ไปยังหน้าเอกสารภายในไฟล์เดียวกัน(Go to a page view) Link ไปยงั ไฟล์อืน่ (Open a file) Link ไปยงั เวบ็ ไซต์(Open a web page) 7. เมื่อเลือก Action แบบ Go to a page view แล้ว กด Next จะปรากฏหน้าต่าง Create Go to Viewเลือ่ นหนา้ เอกสารไปยังหนา้ ทต่ี อ้ งการให้ Link ไปแลว้ เลือกปุ่ม Set Link   การจดั ทาํ เอกสารอิเล็กทรอนกิ ส์ ด้วย Adobe Acrobat 7.0 Professional | QA MSU  

  22  8. เมอ่ื เลอื ก Action แบบ Open a file แล้ว กด Next จะปรากฏหน้าต่าง Select File To Open ให้เลือกไฟล์ท่ตี อ้ งการจะเปดิ และเลือกป่มุ Select 9. เม่ือเลือก Action แบบ Open a web page แล้ว กด Next จะปรากฏหน้าต่าง Edit URL ให้กรอกชื่อเว็บไซต์ท่เี ราต้องการ   การจดั ทําเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ดว้ ย Adobe Acrobat 7.0 Professional | QA MSU  

  23 การใส่ Header และ Footer การใส่ Header และ Footer ในโปรแกรม Adobe Acrobat Professional 7.0 สามารถทาํ ได้ดงั น้ี 1. เข้าสู่โปรแกรม Adobe Acrobat Professional 7.0 แล้วทําการเปิดเอกสาร PDF ที่เราต้องการใส่Header และ Footer 2. เลือกท่เี มนู Document และเลอื กเมนยู ่อย Add Header & Footers.. 3. เมื่อปรากฏหน้าต่าง Add Header & Footers ให้ทําการกําหนดค่าของ Header และ Footer โดยมีรายละเอยี ดดังน้ี - ตําแหน่งและข้อความของการแสดง Header และ Footer โดยจะมีให้เลือก 3 ตําแหน่งคือ มุมด้านขวาตรงกลาง และมุมด้านซา้ ย - เลือกทจี่ ะใสเ่ ป็นเลขหน้าหรอื วนั ทีท่ าํ เอกสาร - ขนาดของตวั อักษรท่ีแสดง - หนา้ ทีใ่ ห้แสดง Header และ Footer   การจัดทาํ เอกสารอิเล็กทรอนกิ ส์ ด้วย Adobe Acrobat 7.0 Professional | QA MSU  

  24 การใส่ Watermark Watermark หรือ ลายน้ํา คือ การนําข้อความ หรือรูปภาพมาใส่ไว้บนฉากหลังของเอกสาร โดยจะแสดงในลักษณะจางๆ หรือหลายๆ คนเรยี กวา่ \"ลายนํ้า\" ท้ังนีเ้ พ่อื แสดงความเป็นเจ้าของหรือลิขสิทธ์ิในเอกสารน้ันๆ หรืออาจนําไปใช้แสดงความสําคัญของเอกสารก็ได้เช่นเดียวกัน ซึ่งในโปรแกรม Adobe Acrobat Professional 7.0 มีวิธกี ารทาํ ดงั นี้ 1. เข้าสู่โปรแกรม Adobe Acrobat Professional 7.0 แล้วทําการเปิดเอกสาร PDF ที่เราต้องการใส่Watermark 2. เลอื กทเ่ี มนู Document และเลือกเมนยู อ่ ย Add Watermark & background 2  3  3. เมื่อปรากฏหน้าต่าง Add Watermark & background ให้ทําการต้ังค่าการใส่ Water Mark โดยมีรายละเอยี ดการตั้งคา่ ดังน้ี - เลือกว่าจะใส่เป็น Watermark (จะอยู่ข้างหน้าข้อความ) หรือ Background (จะอยู่ข้างหลังข้อความ) - กาํ หนดว่าจะให้ตัวอกั ษรหรือรูปภาพ ทจี่ ะนํามาทําเปน็ ลายน้ํา - กําหนดตําแหน่งและขนาดของ Watermark & background - กาํ หนดหนา้ ทจ่ี ะใส่ Watermark & background 4. เม่ือกาํ หนดคา่ ท้งั หมดเรียบร้อยแลว้ เลอื กปุม่ OK   การจดั ทําเอกสารอิเลก็ ทรอนกิ ส์ ดว้ ย Adobe Acrobat 7.0 Professional | QA MSU  

  25 การแปลง PDF File เปน็ Microsoft word การแปลง PDF File เป็น Microsoft word ปัจจุบันสามารถแปลงไดโ้ ดยใชโ้ ปรแกรมต่าง ๆ ซึ่งจากตัวอย่างจะใช้โปรแกรม Able2Extract โดยมวี ธิ กี ารใชง้ านเบื้องตน้ ดังนี้ 1. เมื่อเข้าสู่โปรแกรม Able2Extract แล้วทําการเปิดไฟล์ PDF ที่เราต้องการแปลงเป็นไฟล์ Microsoftword 1  2. ทําการเลือกข้อความในสว่ นทีเ่ ราตอ้ งการแปลง หรือเลอื กท้ังหมดโดยกด Ctrl+a 2  3  3. ทําการเลือกประเภทไฟลท์ จ่ี ะใหโ้ ปรแกรมแปลง   การจดั ทําเอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกส์ ดว้ ย Adobe Acrobat 7.0 Professional | QA MSU  

  26 4. เลอื กรูปแบบในการแปลงไฟล์ 45. ทําการ Save ไฟล์ และดเู อกสารท่แี ปลงเสร็จ 5    การจัดทาํ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ด้วย Adobe Acrobat 7.0 Professional | QA MSU