ข้อพิจารณาฝ่ายอำนวยการte

ขอ้ พิจารณาฝ่ายอานวยการ Staff Study พ.ท.เกรยี งไกร จนั ทะแจม

วตั ถุประสงค์ ให้ นทน. มคี วามรูค้ วามเข้าใจเบอ้ื งตน้ ใน : การทาบนั ทึกเสนอผ้บู ังคบั บญั ชา การใชข้ ้อพจิ ารณาของ ฝอ. การจัดทาหนงั สือราชการแบบตา่ ง ๆ

ขอบเขตการบรรยาย - กล่าวนา - ขอ้ พจิ ารณาของฝา่ ยอานวยการ / บันทึก ความเห็น - รูปแบบของขอ้ พจิ ารณาฯ/บนั ทึกความเหน็ - การเขียนขอ้ พิจารณาของฝ่ายอานวยการ - ตัวอยา่ งการเขียนขอ้ พิจารณาฝา่ ย อานวยการ

ทดสอบก่อนเรียน ข้อพิจารณาฝา่ ยอานวยการ

กลา่ วนา  ใครคือฝ่ายอานวยการ ?

งานในหน้าท่รี ่วมของฝา่ ยอานวยการ ให้ขา่ วสาร กากับดูแล ประมาณการ ทาแผน / คาสง่ั ให้ข้อเสนอ 6

กล่าวนา  การส่อื ความหมาย  การพูด  การบรรยายสรปุ  การเขียน  การทาบนั ทึกเสนอ  การทาข้อพิจารณาของฝา่ ยอานวยการ

กลา่ วนา  การแก้ปัญหาทางทหาร (Military problem solving)  วิธแี กป้ ัญหาอย่างมีระเบียบซึ่งทางทหารใชอ้ ย่เู สมอ  ได้แก่  การประชุมตกลงใจ  การทาบนั ทึกเสนอ / ขอ้ พจิ ารณาของฝ่ายอานวยการ  การปฏิบัติตามลาดับการปฏิบตั ิงานของ ผบ. - ฝอ. / กระบวนการแสวงข้อตกลงใจทางทหาร

การประชุมตกลงใจ (Decision Meeting)  ปญั หาไม่ยุง่ ยากสลบั ซบั ซ้อน  ผู้บงั คับบัญชา สามารถประชุมส่ังการว่า จะให้  ใช้เทคนิคการประชมุ แบบต่างๆ ใคร ? ทาอะไร ? เมือ่ ไร ? ท่ไี หน ? ทาไม ? อยา่ งไร ?

การปฏิบัตติ ามลาดับการปฏิบัตงิ านของ ผบ. และ ฝอ. (Decision Making Process)  กระบวนการแสวงข้อตกลงใจ  9 ข้ันตอน  4 กลุ่มงาน

การพัฒนาของกระบวนการแสวงขอ้ ตกลงใจ กอ่ นปี2535 ( 9 ข้ัน ) ประมาณการณ์/ ปจั จุบนั ( 4กลุม่ งาน ) นส. 101-5 ประมาณสถานการณ์ นส.100-9 ฉบบั ปรับปรงุ 1. ภารกิจ 5 ข้อ • วิเคราะห์ 2. ข่าวสารขั้นต้น ภารกิจ 3.วิเคราะห์ภารกิจ 1. ภารกิจ 2. สถานการณ์ • พฒั นา ห/ป 4. ประมาณการ 3. วเิ คราะห์ ห/ป ส5ถ.าปนรกะามราณณ์ 4. เปรียบเทียบ ห/ป • วิเคราะห์ ห/ป 6. ทาแผน/คาสัง่ 5. ข้อเสนอ/ตกลงใจ • ตกลงใจ 7. อนมุ ตั ิแผน/คาสง่ั 8. แจกจ่ายแผน/คาส่ัง 9. กากับดแู ล * มีการบรรยายสรปุ แต่ละขั้นตอน ตาม หลักฐาน นส.100-9 ฉบับปรบั ปรุงฯ

ข้อพิจารณาของฝ่ายอานวยการ(Staff study)  เปน็ เอกสารราชการที่รวบรวมการวิเคราะห์ ปัญหา อยา่ งถูกต้องรดั กุม และใหข้ อ้ เสนอแนะวิธีการแก้ปัญหานัน้ ไวด้ ้วย

ขอ้ พิจารณาของฝ่ายอานวยการ  เอกสารของ ฝสธ.อย่างเป็นทางการ ซึ่งมีการ วิเคราะห์ปัญหา  อยา่ งถูกตอ้ ง รัดกมุ  ใหข้ ้อเสนอแนะวิธีการแกป้ ัญหานนั้ ไวด้ ว้ ย  มี ๖ ข้อ คอื ปัญหา, ขอ้ เทจ็ จริง, สมมตุ ิฐาน, ข้อพิจารณา, ขอ้ สรปุ และ ขอ้ เสนอ

ข้อพิจารณาของฝา่ ยอานวยการ(Staff study)  เปน็ เอกสารทีผ่ ู้ใต้บังคับบญั ชา(ฝอ.) เสนอ ผบู้ งั คบั บัญชา  เพือ่ แสดงความเห็น หรือเสนอแนะแนวทาง พิจารณาวนิ ิจฉัย  หรอื ดาเนินการในเรือ่ งที่เสนอ

ข้อพิจารณาของฝ่ายอานวยการ(Staff study)  อาจใช้เทคนิคในการแก้ปัญหาโดยทัว่ ไป  แล้วนาคาตอบมาเขียนเรียบเรียง

วตั ถุประสงค์ (Objective)  ชว่ ย ผบ. ในการตกลงใจ  เปน็ เคร่อื งมือของ ฝอ. ในการแกป้ ัญหาอยา่ งมี เหตผุ ล มีระเบียบ  เปน็ ส่อื ความคิดในการตกลงใจ และทาความเขา้ ใจ

แผนผงั ชนดิ หนงั สือราชการ หนังสือภายนอก หนังสือ หนังสือ ภายใน ประทบั ตรา - ภายนอกทใ่ี ช้ภายนอก กห. - ภายนอกที่ใชภ้ ายใน กห. หนงั สือส่งั การ หนังสือประชาสัมพนั ธ์ หนังสือทีเ่ จา้ หนา้ ทีจ่ ัดทาขึน้ รับไว้เปน็ - คาสั่ง - ประกาศ หลักฐานในราชการ - ระเบียบ - แถลงการณ์ - หนงั สือรับรอง - ข้อบังคับ - ข่าว - บนั ทกึ - รายงานการประชุม - หนงั สืออื่น 17

อะไรคือบนั ทึกเสนอ หนังสือรบั รอง รายงานการ  หนงั สือราชการ ประชุม บันทึก  หนังสอื ภายนอก อืน่ ๆ  หนงั สอื ภายใน  หนงั สือประทับตรา  หนังสือส่ังการ  หนังสอื ประชาสัมพนั ธ์  หนังสอื ที่เจา้ หนา้ ท่จี ดั ทาขึน้

ครฑุ - เป็นสัญลักษณ์แรกสดุ ท่สี ือ่ ว่าเอกสารน้นั เปน็ เอกสารทาง ราชการ - ไทยได้รับลทั ธิเทวราชจากอินเดีย กษัตริยค์ ืออวตารของพระ นารายณ์ - ครุฑ ผมู้ ฤี ทธ์มิ ากและเปน็ พาหนะของพระนารายณ์ - ครุฑมี ๒ ขนาด (ขนาดสูง ๓ ซม. และ ขนาดสูง ๑.๕ ซม.) (วดั จากปลายปีกถึงปลายหาง)

นับจากปีกถงึ หาง ๓ ซม. ๑.๕ ซม. 20

หนังสือภายนอก มี ๒ ชนิด ๑.หนงั สือภายนอกทีใ่ ชภ้ ายนอก กห. ๒.หนงั สือภายนอกทีใ่ ช้ภายใน กห.

หนังสือภายนอกที่ใช้ภายนอก กห.  หนงั สือตดิ ตอ่ ราชการที่เป็นแบบพิธี  เปน็ หนงั สือติดต่อระหวา่ งสว่ นราชการหรือส่วนราชการมีถึง หน่วยงานอื่นใดซึง่ มใิ ช่สว่ นราชการหรือที่มีถงึ บคุ คลภายนอก  ใชก้ ระดาษตราครุฑ

๑.ที่หนงั สือ เสมอกบั เทา้ ครฑุ และทีอ่ ยู่สว่ นราชการ ๒.ระยะห่างระหว่าง รหัสไปรษณีย์กบั วันที่ ๑ Ent. + Bf.๖ ๓.ระยะห่างระหวา่ ง วนั ที่ กับ เรือ่ ง ๑ Ent. + Bf.๖ ๔.ระยะห่างระหวา่ ง เรือ่ ง,เรียน,อา้ งถึง, สิง่ ที่สง่ มาด้วย ๑ Ent. + Bf.๖ ๕.ระยะห่างระหว่าง สิ่งที่สง่ มาด้วย กบั เนื้อเรือ่ ง ๑ Ent. + Bf.๖ ๖.ระยะหา่ งระหวา่ ง เนื้อเรือ่ ง กบั ภาคสรุป ๑ Ent. + Bf.๖ ๗.ระยะห่างระหวา่ ง ภาคสรุป กบั ขอแสดง ความนับถือ ๑ Ent. + Bf.๑๒ ๘.ระยะหา่ งระหวา่ ง ขอแสดงความนับถอื กับ พลตรี ๓ Ent. 23

๑.ระยะก้ันหนา้ ๓ ซม. ๑.๕ ซม. ๒.ระยะกั้นด้านบน ๑.๕ ซม. ๓.ระยะกัน้ หลัง ๒ ซม. ๓ ซม. ๒ ซม. 24

25

๑.๕ ซม. ๑ Ent + Bf.๖ ๑ Ent + Bf.๖ ๑ Ent + Bf.๖ ๒.๕ ซม. ๒ ซม. ๑ Ent + Bf.๖ 26 ๑ Ent + Bf.๖ ๓ ซม. ๑ Ent + Bf.๑๒ ๓ Ent. ๑ Ent.

บนั ทึก  คือ การเขยี นขอ้ ความราชการ  เพอ่ื เสนอต่อผบู้ ังคบั บญั ชา หรอื  ผู้บงั คับบัญชาสั่งการแกผ่ ใู้ ต้บังคบั บญั ชา หรือ  ระหว่างหนว่ ยราชการในกระทรวง ทบวง กรม เดียวกนั ติดต่อกนั

ประเภทการบนั ทึก โดยปกตกิ ารบนั ทกึ แบ่งออกเปน็ ๕ ประเภท คอื ๑) บนั ทกึ ยอ่ เรื่อง ๒) บนั ทกึ รายงาน ๓) บันทกึ ความเห็น ๔) บนั ทกึ ส่งั การ ๕) บนั ทกึ ติดตอ่ 28

บนั ทึกความเหน็  คอื ข้อความทีเ่ ขียนหรือพิมพ์แสดงความรู้สึกนกึ คิด ของ ตนเกี่ยวกบั เรื่องทีบ่ ันทึกวา่  อะไร เมอ่ื ไร ทีไ่ หน ใคร ทาไม อยา่ งไร เร่อื งใดเร่อื งหน่งึ  เพอ่ื ชว่ ยการประกอบการพิจารณาสั่งการ  ใชก้ ระดาษบนั ทึกขอ้ ความ  มี ๔ ขอ้ คอื ปัญหา, ขอ้ เทจ็ จริง, ข้อพิจารณา, ขอ้ เสนอ

ขอ้ พิจารณาฝา่ ยอานวยการ VS บนั ทึกเสนอ ขอ้ พิจารณาของฝ่ายอานวยการ  การทาบันทึกความเหน็ ปญั หา 1) ปญั หา สมมตุ ิฐาน 2) ข้อเทจ็ จริง ข้อเท็จจริง 3) ขอ้ พจิ ารณา ข้อพิจารณา 4) ข้อเสนอ ขอ้ สรุป ข้อเสนอ

รปู แบบ (Form)  แตกตา่ งกนั ไปตามลักษณะหน่วยงาน  นิยมปฏิบตั ิ ๓ ลกั ษณะ คือ ตอ่ ทา้ ยเรือ่ งเดิม (Appending) ปะหน้าเรือ่ งเดมิ (Covering) ตั้งเรือ่ งขึ้นใหม่ (Arranging)

ตอ่ ท้ายเรื่องเดิม (Appending)  กรณีทใ่ี ช้  หนว่ ยงานอื่นมีหนงั สือหรอื บันทกึ เสนอเขา้ มา  เขียนบันทึกต่อทา้ ยหนังสอื หรือบนั ทึกเรือ่ งเดิมที่มีมานน้ั (บริเวณทีว่ ่าง) โดยขอ้ ความทีบ่ ันทกึ ไม่ยาวมากและมี หน้ากระดาษพอที่จะบนั ทึกตอ่ ทา้ ยได้  ผู้เสนอมคี วามใกลช้ ดิ กบั ผู้บังคบั บัญชา เช่น ตาแหน่ง เลขานกุ าร หรอื ฝ่ายเสนาธกิ าร  ใช้นาเรยี นผู้บังคบั บญั ชา หรอื เวยี นทราบภายในหนว่ ยเทา่ น้นั

ต่อทา้ ยเรือ่ งเดิม (Appending)  รูปแบบ ตัวอย่าง  ไมม่ ชี ือ่ เรื่องและไมม่ คี าลงทา้ ย  คาขึ้นต้น “เรียน” หรือตามฐานะของ ผบ.  สรุปเรือ่ งเดิมให้สั้น ครอบคลมุ 5 W(ใคร, ทาอะไร, เมื่อไร, ที่ไหน และทาไม/ในกรณีเรื่องเดิมส้ันหรือกระชับอยู่แล้ว ไมต่ ้องสรุปก็ ได้  เพิ่มเติมความคิดเหน็ หรือข้อมูลทีเ่ กย่ี วกับการในหน้าท่ขี องตน  ข้อเสนอแนะวา่ ควรทาอย่างไรต่อไป เพื่อให้บรรลุภารกิจ  ลงชือ่ ผู้ทาบนั ทึก (ไมม่ วี งเลบ็ ชื่อเต็ม), ลงตาแหน่งผู้บันทกึ ใน บรรทดั ต่อมา และ ลงวันเดือนปีทีบ่ ันทกึ ในบนั ทึกสดุ ท้าย

ปะหน้าเรื่องเดิม (Covering)  กรณีทใ่ี ช้  คล้ายกับแบบต่อท้ายเรือ่ งเดิม (หน้ากระดาษไมพ่ อที่จะบนั ทึก ต่อท้ายได)้  ฝ่ายอานวยการมีขอ้ มลู หรือข้อคิดเหน็ ทีห่ ลากหลาย เพิ่มเติม  ใชน้ าเรียนผู้บังคบั บญั ชา หรือเวียนทราบภายในหน่วย เช่นเดียวกับแบบต่อท้ายเรือ่ งเดิม

ปะหน้าเรือ่ งเดิม (Covering)  รูปแบบ ตัวอย่าง  เช่นเดียวกบั บันทึกความเหน็ แบบต่อท้ายเรื่องเดิม แต่ใช้ กระดาษบันทึกขอ้ ความแผ่นใหม่  ส่วนหัวเรื่องของกระดาษบนั ทึกข้อความ ให้เว้นไว้ หรืออาจเขียน ได้โดย คดั ลอกเฉพาะส่วนหวั เรื่องของเรื่องเดิม เท่าน้ัน (สบ.ทบ. ให้ข้อแนะนาวา่ ควรจะเขียน)  เนื้อเรื่องมี ๔ ข้อ ได้แก่ ปัญหา, ข้อเทจ็ จริง, ข้อพิจารณา และ ข้อเสนอ ซ่งึ อาจมคี รบท้ัง ๔ ข้อ หรือไมค่ รบกไ็ ด้

ตงั้ เรื่องขึ้นใหม่ (Arranging)  กรณีทีใ่ ช้  เพื่อพิจารณาหาแนวทางปฏบิ ตั จิ ากเรื่องเดิม หรือ หนงั สือจากหน่วยอื่น  จากความริเริ่มของ ฝสธ. เกีย่ วกบั ภารกิจ หรือ เหตกุ ารณ์ใหม่ๆ เชน่ ขออนุมัติหลกั การ หรือ โครงการใหม่  มีเรือ่ งที่ตอ้ งพิจารณาอย่างรอบคอบ/ใช้ข้อมลู ประกอบมาก

ตั้งเรือ่ งขึ้นใหม่ (Arranging)  รปู แบบ  ใช้รูปแบบหนงั สือภายใน ประกอบด้วยโครงสร้าง ๔ ส่วน 1. หัวเรื่อง (Heading) 2. เนื้อเรือ่ ง (Body) 3. จดุ ประสงค์ (Objective) 4. ท้ายเรือ่ ง (Ending)

แบบฟอรม์ หนงั สือภายใน หัวเรือ่ ง เนื้อเรือ่ ง จุดประสงค์ ทา้ ยเรอ่ื ง

ต้งั เรื่องข้ึนใหม่ (Arranging)  เนื้อเรื่อง ขอ้ พิจารณาของฝ่ายอานวยการ แบบสมบูรณ์มี ๖ ขอ้ คือ  การทาบันทึกความเหน็ ปญั หา  ปัญหา สมมุติฐาน  ขอ้ เท็จจริง ขอ้ เท็จจรงิ  ขอ้ พิจารณา ขอ้ พิจารณา  ขอ้ เสนอ ขอ้ สรุป ขอ้ เสนอ

ต้งั เรือ่ งข้ึนใหม่ (Arranging) สามารถกาหนดได้ ๕ แบบ ( 5 Formats) ตาม ระเบียบ บก.ทท.

หวั เรื่อง สว่ นราชการ ............................................................................................................... ที่ ..................................................... วันที่ .................................................. เรื่อง ................................................................................................................ (คาขึน้ ตน้ ) ..................................................................................................... แบบที่ ๑ ๑. ปัญหา ๒. สมมุติฐาน เนือ้ เรือ่ ง ๓. ข้อเท็จจรงิ ๔. ขอ้ พจิ ารณา ๕. ขอ้ สรุป ๖. ข้อเสนอ จดุ ประสงค์ จึง ........................................... (ลงชือ่ ) .......................................................... ท้ายเรือ่ ง (พมิ พ์ช่อื เตม็ ) (ตาแหนง่ )

หวั เรื่อง สว่ นราชการ ............................................................................................................... ที่ ..................................................... วันที่ ................................................................. เรือ่ ง ........................................................................................................................... (คาขึ้นต้น) ..................................................................................................... ๑. ปัญหา แบบที่ ๒ ๒. ข้อเท็จจรงิ เนื้อเรือ่ ง ๓. ขอ้ พจิ ารณา ๔. ข้อเสนอ จดุ ประสงค์ จึง ........................................... (ลงชื่อ) .......................................................... ท้ายเรอ่ื ง (พมิ พช์ ่อื เตม็ ) (ตาแหนง่ )

หวั เรื่อง สว่ นราชการ ............................................................................................................... ที่ ..................................................... วันที่ ................................................................. เรื่อง ........................................................................................................................... (คาขึ้นต้น) ..................................................................................................... ๑. ...(ปญั หา)... แบบที่ ๓ ๒. ขอ้ เทจ็ จรงิ เนื้อเรือ่ ง ๓. ข้อพจิ ารณา ๔. ขอ้ เสนอ จดุ ประสงค์ จึง ........................................... (ลงชือ่ ) .......................................................... ท้ายเรื่อง (พมิ พ์ชอ่ื เตม็ ) (ตาแหน่ง)

หวั เรื่อง สว่ นราชการ ............................................................................................................... ที่ ..................................................... วันที่ ................................................................. เรือ่ ง ........................................................................................................................... (คาขึน้ ต้น) ..................................................................................................... ๑. ...(ปัญหา)... แบบที่ ๔ ๒. ...(ขอ้ เทจ็ จริง)... เนื้อเรือ่ ง ๓. ...(ขอ้ พิจารณา)... ๔. ข้อเสนอ จดุ ประสงค์ จึง ........................................... (ลงชื่อ) .......................................................... ท้ายเรื่อง (พมิ พ์ช่อื เต็ม) (ตาแหน่ง)

หวั เรื่อง สว่ นราชการ ............................................................................................................... ที่ ..................................................... วนั ที่ ................................................................. เรือ่ ง ........................................................................................................................... (คาขึน้ ต้น) ..................................................................................................... แบบที่ ๕ ๑. ...(ปญั หา หรอื ปัญหา + ข้อเท็จจรงิ )... เนื้อเรือ่ ง ๒. ...(ข้อเทจ็ จริง+ขอ้ พจิ ารณา หรอื ข้อพจิ ารณา)... ๓. ข้อเสนอ จดุ ประสงค์ จึง ........................................... (ลงชือ่ ) .......................................................... ท้ายเรื่อง (พมิ พ์ช่อื เต็ม) (ตาแหน่ง)

หวั เรื่อง สว่ นราชการ ............................................................................................................... ที่ ..................................................... วันที่ ................................................................. เรื่อง ........................................................................................................................... (คาขึน้ ต้น) ..................................................................................................... แบบที่ ๖ ๑. ...(ปัญหา + ข้อเทจ็ จริง + ข้อพจิ ารณา)... เนือ้ เรื่อง ๒. ขอ้ เสนอ จดุ ประสงค์ จึง ........................................... (ลงชือ่ ) .......................................................... ท้ายเรื่อง (พมิ พช์ อ่ื เต็ม) (ตาแหนง่ )

รูปแบบขอ้ พิจารณา ฝอ./บนั ทกึ ความเห็น ระเบียบงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๕๕ บันทึกมี ๓ กรณี คือ ๑) ไม่ใช้กระดาษบนั ทึกขอ้ ความ (บันทึกต่อเนอ่ื ง)ต่อทา้ ยเรือ่ งเดิม ๒) ใชก้ ระดาษบนั ทึกข้อความ ปะหนา้ เรือ่ งเดิม ๓) ใช้รปู แบบหนังสือภายใน ต้งั เรื่องขึ้นใหม่

การเขยี นข้อพิจารณาของฝ่ายอานวยการ  ความยาว  ไม่มีการกาหนดตายตัว ขึ้นอยู่กับผู้บังคบั บญั ชาวา่ มีความชอบ และต้องการอย่างไร  ปกติไม่ควรเกิน ๒ หน้า  รายละเอียดให้ทาเป็นผนวก อนผุ นวก ใบแทรก ใบแนบ ประกอบ  หากมคี วามจาเปน็ อาจเขียน ๓-๔ หน้ากไ็ ด้ แต่ไม่ควรเขียน ๕- ๖ หน้า

หัวเร่อื ง (Heading) บนั ทึกข้อความ สว่ นราชการ ............................................................................................................... ที่ ..................................................... วนั ท่ี ................................................................. เรอ่ื ง ...............ก...า..ร..ต..้งั..ช...ือ่ .............................................................................................. (คาขน้ึ ตน้ ) .............ต...อ้ ..ง..ใ..ห..ต้...ร..ง..ก...ับ..เ..ร..ือ่ ..ง..ท...จี่ ..ะ...เ.ข..ยี...น...........................................  ต้องเปน็ การพัฒนาความคิดของคนอ่าน  ต้องเขยี นใหบ้ รรลจุ ุดมุง่ หมายอยา่ งน้อย ๒ ประการ คือ  ให้รใู้ จความที่ย่อสัน้ ทีส่ ุดของหนงั สือ  ใหส้ ะดวกแกก่ ารเกบ็ คน้ อ้างอิง

หวั เรือ่ ง (Heading)  การตั้งชือ่  ต้องให้ตรงกับเรื่องทีจ่ ะเขียน  ต้องเป็นการพัฒนาความคิดของคนอา่ น  ต้องเขียนให้บรรลจุ ดุ มุ่งหมายอยา่ งนอ้ ย ๒ ประการ คือ ใหร้ ใู้ จความทีย่ ่อส้ันทส่ี ุดของหนงั สือ ใหส้ ะดวกแกก่ ารเกบ็ คน้ อา้ งอิง