ความหมายของงานสารบรรณ

ความหมายของงานสารบรรณ “งานสารบรรณ” คือ งานท่ีเก่ียวกบั การบรหิ ารงานเอกสาร เรม่ิ ตงั้ แต่ การจดั ทาํ การรบั การสง่ การเก็บรกั ษา การยืม และการทาํ ลายเอกสาร ขอบข่ายของงานสารบรรณ จากความหมายของ ”งานสารบรรณ” ทาํ ใหส้ ามารถเห็นถึงขนั้ ตอนและขอบขา่ ยของงานสารบรรณ วา่ เก่ียวขอ้ งกบั เรอ่ื งใดบา้ ง เรม่ิ ตงั้ แต่ 1. การผลติ หรอื จดั ทาํ เอกสาร(พจิ ารณา-คดิ -รา่ ง เขียน ตรวจรา่ ง-พมิ พ์ ทาน สาํ เนา-เสนอ-ลงนาม) 2. การสง่ (ตรวจสอบ-ลงทะเบียน-ลงวนั เดือนปี-บรรจซุ อง-นาํ สง่ ) 3. การรบั (ตรวจ-ลงทะเบียน-แจกจ่าย) 4. การเก็บ รกั ษา และการยืม 5. การทาํ ลาย การปฏิบัตงิ านตามระเบยี บสาํ นักนายกรัฐมนตรีว่าดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 ปัจจบุ นั นี้ การปฏบิ ตั งิ านสารบรรณของสว่ นราชการตา่ ง ๆ ถือปฏิบตั ติ ามระเบียบสาํ นกั นายกรฐั มนตรวี า่ ดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ซง่ึ มีผลบงั คบั ใชต้ งั้ แตว่ นั ท่ี 1 มิถนุ ายน 2526 ระเบยี บฯ นี้ ใชบ้ งั คบั กบั สว่ นราชการอนั ไดแ้ ก่ กระทรวง ทบวง กรมหรอื หน่วยงานอ่ืนของรฐั ทงั้ ท่ีอยใู่ นราชการบรหิ าร สว่ นกลาง(กระทรวง ทบวง กรม) ราชการบรหิ ารสว่ นภมู ภิ าค(จงั หวดั อาํ เภอ) ราชการบรหิ ารสว่ นทอ้ งถ่ิน (กรุงเทพมหานคร เทศบาล องคก์ ารบรหิ ารสว่ นจงั หวดั องคก์ ารบรหิ ารสว่ นตาํ บล(อบต.) เมืองพทั ยา)และ สว่ นราชการท่ีประจาํ อยใู่ นตา่ งประเทศดว้ ย แตไ่ มบ่ งั คบั ใชก้ บั รฐั วสิ าหกิจ ทงั้ นี้ ผรู้ กั ษาการตามระเบยี บฯ ดงั กลา่ ว ไดแ้ ก่ ปลดั สาํ นกั นายกรฐั มนตรี ความหมายของหนังสือราชการ หนงั สอื ราชการ คือ เอกสารท่ีเป็นหลกั ฐานในราชการ ไดแ้ ก่ 1) หนงั สือท่ีมีไปมาระหวา่ งสว่ นราชการ 2) หนงั สอื ท่ีสว่ นราชการมีไปถงึ หนว่ ยงานภายนอกซง่ึ มใิ ชส่ ว่ นราชการหรอื ท่ีมีไปถึงบคุ คลภายนอก 3) หนงั สอื ท่ีหน่วยงานอ่ืนใดซง่ึ มใิ ช่สว่ นราชการหรอื บคุ คลภายนอกมีมาถงึ สว่ นราชการ

4) เอกสารท่ีทางราชการจดั ทาํ ขนึ้ เพ่ือเป็นหลกั ฐานในราชการ 5) เอกสารท่ีทาง ราชการจดั ทาํ ขนึ้ ตามกฎหมาย ระเบียบหรอื ขอ้ บงั คบั รวมถงึ เอกสารท่ีประชาชนท่วั ไปมี มาถงึ สว่ นราชการและเจา้ หนา้ ท่ีรบั ไวเ้ ป็นหลกั ฐานก็จดั วา่ เป็นหนงั สือราชการดว้ ย ชนิดของหนังสือราชการ หนงั สือราชการมี 6 ชนิด คอื 1) หนงั สือภายนอก 2) หนงั สือภายใน 3) หนงั สอื ประทบั ตรา 4) หนงั สือส่งั การ 5) หนงั สอื ประชาสมั พนั ธ์ และ 6) หนงั สอื ท่ีเจา้ หนา้ ท่ีทาํ ขนึ้ หรอื รบั ไวเ้ ป็นหลกั ฐานใน ราชการ 1. หนงั สอื ภายนอก คือ หนงั สอื ตดิ ตอ่ ราชการท่ีเป็นแบบพิธี โดยใชก้ ระดาษ ตราครุฑ เป็นหนงั สือ ตดิ ตอ่ ระหวา่ งสว่ นราชการ หรอื สว่ นราชการมีถึงหนว่ ยงานอ่ืนใดซง่ึ มใิ ช่ สว่ นราชการหรอื ท่ีมีถงึ บคุ คลภายนอก 2. หนงั สอื ภายใน คอื หนงั สอื ตดิ ตอ่ ราชการท่ีเป็นแบบพิธีนอ้ ยกวา่ หนงั สือ ภายนอก เป็นหนงั สือ ตดิ ตอ่ ภายในกระทรวง ทบวง กรมหรอื จงั หวดั เดียวกนั ใชก้ ระดาษบนั ทกึ ขอ้ ความ (การใชห้ นงั สอื ภายใน สว่ นราชการมกั นิยมใชเ้ ฉพาะเรอ่ื งท่ีตดิ ตอ่ ภายในกรมเดียวกนั เป็นสว่ นใหญ่ หากมีหนงั สือไปตา่ งกรมแมอ้ ยู่ ในกระทรวงเดยี วกนั มกั นิยมใชห้ นงั สอื ราชการ ภายนอก) ความแตกตา่ งระหว่างหนังสือภายในกับหนังสือภายนอก ก.หนงั สอื ภายใน มีความเป็นแบบพิธีนอ้ ยกวา่ กลา่ วคอื ไมต่ อ้ งลงท่ีตงั้ ไมม่ ี หวั ขอ้ อา้ งอิง หรอื ส่งิ ท่ีสง่ มา ดว้ ยเป็นหวั ขอ้ แยกออกมาและไมต่ อ้ งมีคาํ ลงทา้ ยโดยถือหลกั ความเป็นกนั เอง เน่ืองจากเป็นการตดิ ตอ่ ระหวา่ งหนว่ ยงานในกระทรวง ทบวง กรมหรอื จงั หวดั เดียวกนั ซง่ึ เป็นท่ีรูจ้ กั กนั ดีอยแู่ ลว้ หรอื เป็นหนว่ ยงาน ในสงั กดั เดียวกนั ข. ขอบเขตการใชห้ นงั สือภายนอก ใชไ้ ดท้ กุ กรณี แตห่ นงั สือภายในจะใชไ้ ดเ้ ฉพาะการตดิ ตอ่ งานของ หนว่ ยงานภายในกระทรวง ทบวง กรมหรอื จงั หวดั เดียวกนั เทา่ นนั้ จะใชห้ นงั สือภายในตดิ ตอ่ กบั หน่วยงาน เอกชนท่ีมใิ ช่สว่ นราชการหรอื กบั บคุ คลภายนอกไมไ่ ด้ 3. หนงั สือประทบั ตรา คอื หนงั สอื ท่ีใชป้ ระทบั ตราแทนการลงช่ือของหวั หนา้ สว่ นราชการระดบั กรม ขนึ้ ไป โดยใหห้ วั หนา้ สว่ นราชการระดบั กองหรอื ผทู้ ่ีไดร้ บั มอบหมายจาก หวั หนา้ สว่ นราชการระดบั กรมขนึ้ ไปเป็นผรู้ บั ผดิ ชอบลงช่ือยอ่ กาํ กบั ตรา หนงั สือประทบั ตราใหใ้ ชไ้ ดท้ งั้ ระหวา่ งสว่ นราชการกบั สว่ นราชการ และระหวา่ งสว่ นราชการกบั บคุ คลภายนอกเฉพาะกรณีท่ีไมใ่ ชเ่ รอ่ื งสาํ คญั

4. หนงั สอื ส่งั การ มี 3 ชนิด ไดแ้ ก่ คาํ ส่งั ระเบยี บ และขอ้ บงั คบั 4.1 คาํ ส่งั คือ บรรดาขอ้ ความท่ีผบู้ งั คบั บญั ชาส่งั การใหป้ ฏบิ ตั โิ ดยชอบดว้ ยกฎหมาย ใหใ้ ช้ กระดาษตราครุฑ 4.2 ระเบียบ คือ บรรดาขอ้ ความท่ีผมู้ ีอาํ นาจหนา้ ท่ีไดว้ างไวโ้ ดยอาศยั อาํ นาจของกฎหมายหรอื ไม่ ก็ได้ เพ่ือถือเป็นหลกั ปฏบิ ตั งิ านเป็นการประจาํ ใหใ้ ชก้ ระดาษตราครุฑ 4.3 ขอ้ บงั คบั คือ บรรดาขอ้ ความท่ีผมู้ ีอาํ นาจหนา้ ท่ีกาํ หนดใหใ้ ช้ โดยอาศยั อาํ นาจของกฎหมายท่ี บญั ญตั ใิ หก้ ระทาํ ได้ ใหใ้ ชก้ ระดาษตราครุฑ 5. หนงั สอื ประชาสมั พนั ธ์ มี 3 ชนิด ไดแ้ ก่ ประกาศ แถลงการณ์ และขา่ ว 5.1 ประกาศ คอื บรรดาขอ้ ความท่ีทางราชการประกาศ หรอื ชีแ้ จงใหท้ ราบ หรอื แนะแนวทาง ปฏิบตั ิ ใหใ้ ชก้ ระดาษตราครุฑ 5.2 แถลงการณ์ คือบรรดาขอ้ ความท่ีทางราชการแถลงเพ่ือทาํ ความ เขา้ ใจในกิจการของทาง ราชการ หรอื เหตกุ ารณ์ หรอื กรณีใด ๆ ใหท้ ราบชดั เจนโดยท่วั กนั ใหใ้ ชก้ ระดาษครุฑ 5.3ขา่ ว คือ บรรดาขอ้ ความท่ีทางราชการเห็นสมควรเผยแพรใ่ หท้ ราบ 6. หนงั สอื ท่ีเจา้ หนา้ ท่ีทาํ ขนึ้ หรอื รบั ไวเ้ ป็นหลกั ฐานในราชการ คอื หนงั สอื ท่ีเจา้ หนา้ ท่ีทาํ ขนึ้ นอกจากท่ีกลา่ วแลว้ ขา้ งตน้ หรอื หนงั สือท่ีหนว่ ยงานอ่ืนใดซง่ึ มใิ ชส่ ว่ นราชการหรอื บคุ คลภายนอกมีมาถึง สว่ นราชการ และสว่ นราชการรบั ไวเ้ ป็นหลกั ฐานของทางราชการ มี 4 ชนิด คือ หนงั สือรบั รอง รายงานการ ประชมุ บนั ทกึ และหนงั สืออ่ืน 6.1 หนงั สือรบั รอง คือ หนงั สอื ท่ีสว่ นราชการออกใหเ้ พ่ือรบั รองแก่บคุ คล นิตบิ คุ คล หรอื หน่วยงานเพ่ือวตั ถปุ ระสงคอ์ ยา่ งหนง่ึ อยา่ งใดใหป้ รากฏแก่บคุ คลโดยท่วั ไป ไมจ่ าํ เพาะเจาะจง ใหใ้ ช้ กระดาษครุฑ 6.2 รายงานการประชมุ คอื การบนั ทกึ ความคดิ เห็นของผมู้ าประชมุ ผเู้ ขา้ รว่ มประชมุ และ มตขิ องท่ีประชมุ ไวเ้ ป็นหลกั ฐาน 6.3 บนั ทกึ คอื ขอ้ ความซง่ึ ผใู้ ตบ้ งั คบั บญั ชาเสนอตอ่ ผบู้ งั คบั บญั ชา หรอื ผบู้ งั คบั บญั ชาส่งั การแก่ผใู้ ตบ้ งั คบั บญั ชา หรอื ขอ้ ความท่ีเจา้ หนา้ ท่ี หรอื หนว่ ยงานระดบั ต่าํ กวา่ สว่ นราชการระดบั กรม ตดิ ตอ่ กนั ในการปฏิบตั ริ าชการ โดยปกตใิ หใ้ ชก้ ระดาษบนั ทกึ ขอ้ ความ

6.4 หนงั สอื อ่ืน คือ หนงั สือหรอื เอกสารอ่ืนใดท่ีเกิดขนึ้ เน่ืองจากการปฏบิ ตั งิ านของ เจา้ หนา้ ท่ีเพ่ือเป็นหลกั ฐานในทางราชการ ซง่ึ รวมถึงภาพถ่าย ฟิ ลม์ แถบบนั ทกึ เสียง แถบบนั ทกึ ภาพดว้ ย หรอื หนงั สือของบคุ คลภายนอกท่ีย่ืนตอ่ เจา้ หนา้ ท่ี และเจา้ หนา้ ท่ีไดร้ บั เขา้ ทะเบียนรบั หนงั สอื ของทาง ราชการแลว้ มีรูปแบบตามท่ีกระทรวง ทบวง กรมจะกาํ หนดขนึ้ ใชต้ ามความเหมาะสม เวน้ แตม่ ีแบบตาม กฎหมายเฉพาะเรอ่ื งใหท้ าํ ตามแบบ เช่น โฉนด แผนท่ี แบบ แผนผงั สญั ญา คาํ รอ้ ง เป็นตน้ หนงั สอื ท่ีจดั ทาํ ขนึ้ โดยปกตใิ หม้ ีสาํ เนาคฉู่ บบั เก็บไวท้ ่ีตน้ เรอ่ื ง 1 ฉบบั และใหม้ ีสาํ เนาเก็บไวท้ ่ี หน่วยงานสารบรรณกลาง 1 ฉบบั สาํ เนาคฉู่ บบั ใหผ้ ลู้ งช่ือลงลายมือช่ือหรอื ลายมือช่ือยอ่ และใหผ้ รู้ า่ ง ผู้ พิมพแ์ ละ ผตู้ รวจ ลงลายมือช่ือหรอื ลายมือช่ือยอ่ ไวท้ ่ีขา้ งทา้ ยขอบลา่ งดา้ นขวาของหนงั สอื หนงั สอื เวียน คือ หนงั สอื ท่ีมีถึงผรู้ บั เป็นจาํ นวนมาก มีใจความอยา่ งเดียวกนั ใหเ้ พ่ิมพยญั ชนะ ว หนา้ เลขทะเบยี นหนงั สือสง่ ซง่ึ กาํ หนดเป็นเลขท่ีหนงั สอื เวียนโดยเฉพาะ เรม่ิ ตงั้ แตเ่ ลข 1 เรยี งเป็นลาํ ดบั ไป จนถึงสนิ้ ปีปฏทิ ิน หรอื ใชเ้ ลขท่ีของหนงั สือท่วั ไปตามแบบหนงั สือภายนอกอยา่ งหนง่ึ อยา่ งใด การปฏิบตั ติ อ่ หนงั สือเวียน เม่ือผรู้ บั ไดร้ บั หนงั สอื เวียนแลว้ เห็นวา่ เรอ่ื งนนั้ จะตอ้ งใหห้ นว่ ยงานหรอื บคุ คลในบงั คบั บญั ชาในระดบั ตา่ ง ๆ ไดร้ บั ทราบดว้ ย ก็ใหม้ ีหนา้ ท่ีจดั ทาํ สาํ เนาหรอื จดั สง่ ใหห้ นว่ ยงานหรอื บคุ คลเหลา่ นนั้ โดยเรว็ การรับและส่งหนังสือ การรบั หนงั สอื การรบั หนงั สือ ไดแ้ ก่ การรบั และเปิดซองหนงั สอื ลงเวลา ลงทะเบยี น และควบคมุ จาํ หนา่ ย หนงั สือท่ีไดร้ บั เขา้ มาจากภายนอก ไปใหเ้ จา้ หนา้ ท่ีผปู้ ฏิบตั งิ านและตดิ ตามเรอ่ื ง ขนั้ ตอนในการรบั หนงั สอื 1. ตรวจสอบหนงั สอื ท่ีเขา้ มา 2. แยกประเภทหนงั สอื 3. จดั ลาํ ดบั ความสาํ คญั และความเรง่ ดว่ นเพ่ือดาํ เนินการก่อนหลงั 4. เปิดซองและตรวจเอกสาร 5. ประทบั ตรารบั หนงั สอื

6. ลงทะเบียนรบั หนงั สือ 7. สง่ หนงั สือไปยงั หน่วยงานท่ีเก่ียวขอ้ งเพ่ือดาํ เนินการ การส่งหนังสือ หนงั สอื ท่ีจะสง่ ออกไปนอกหนว่ ยงาน ไดแ้ ก่ หนงั สอื ท่ีหนว่ ยงานเจา้ ของเรอ่ื งทาํ เสรจ็ เรยี บรอ้ ย แลว้ และนาํ เสนอผบู้ งั คบั บญั ชาผมู้ ีอาํ นาจลงนามเพ่ือดาํ เนินการสง่ ออก ขัน้ ตอนในการส่งหนังสือ 1. หนว่ ยงานเจา้ ของเรอ่ื งตรวจสอบความเรยี บรอ้ ย เช่น ผบู้ งั คบั บญั ชาลงนามเรยี บรอ้ ยแลว้ เอกสารท่ีจะสง่ ไปดว้ ยครบถว้ น เม่ือตรวจสอบความเรยี บรอ้ ยแลว้ ใหส้ ง่ เรอ่ื งให้ หนว่ ยงานสารบรรณกลาง เพ่ือสง่ ออก 2. ลงทะเบยี นสง่ หนงั สือในทะเบียนหนงั สอื สง่ 3. ลงเลขท่ีและวนั เดือนปีในหนงั สอื ท่ีจะสง่ อออก และสาํ เนาคฉู่ บบั ใหต้ รงกบั เลขทะเบยี นสง่ และวนั เดือนปีในทะเบียนหนงั สือสง่ ตามขอ้ 2 4. ตรวจสอบความเรยี บรอ้ ย 5. บรรจซุ อง ปิดผนกึ และจา่ หนา้ ซอง 6. นาํ สง่ ผรู้ บั ทางไปรษณียห์ รอื โดยเจา้ หนา้ ท่ีนาํ สาร 7. คนื สาํ เนาคฉู่ บบั พรอ้ มตน้ เรอ่ื งใหห้ น่วยงานเจา้ ของเรอ่ื งหรอื หน่วยเก็บ การเก็บรักษา และทาํ ลายหนังสือ การเก็บหนงั สือ แบง่ ประเภทการเก็บออกเป็น 3 ประเภท คอื การเก็บระหวา่ งปฏิบตั ิ การเก็บไวเ้ พ่ือใชใ้ นการ ตรวจสอบ และการเก็บเม่ือปฏบิ ตั เิ สรจ็ แลว้ การเก็บระหวา่ งปฏบิ ตั ิ คอื การเก็บหนงั สอื ท่ียงั ปฏบิ ตั ไิ มเ่ สรจ็ ใหอ้ ยใู่ นความ รบั ผิดชอบของ เจา้ ของเรอ่ื ง

การเก็บไวเ้ พ่ือใชใ้ นการตรวจสอบ คอื การเก็บหนงั สือท่ีปฏิบตั เิ สรจ็ เรยี บรอ้ ยแลว้ แตจ่ าํ เป็น จะตอ้ งใชใ้ นการตรวจสอบเป็นประจาํ ไมส่ ะดวกในการสง่ ไปเก็บยงั หน่วยเก็บของ สว่ นราชการตามระเบยี บ สารบรรณ ใหเ้ จา้ ของเรอ่ื งเก็บเป็นเอกเทศ การเก็บเม่ือปฏบิ ตั เิ สรจ็ แลว้ คือ การเก็บหนงั สอื ท่ีปฏิบตั เิ สรจ็ เรยี บรอ้ ยแลว้ และไมม่ ีอะไรท่ี จะตอ้ งปฏบิ ตั ติ อ่ ไปอีก การเก็บหนงั สือประเภทนีเ้ ป็นการเก็บไวเ้ พ่ือรอการทาํ ลายและความถ่ีในการ นาํ มาใชง้ านมีไมม่ ากนกั และเพ่ือเป็นการลดภาระของเจา้ ของเรอ่ื งผปู้ ฏบิ ตั ใิ หม้ ีเวลาทาํ เรอ่ื งท่ียงั ไมส่ นิ้ กระแสการดาํ เนินการ และเพ่ือใหม้ ีหน่วยท่ีทาํ หนา้ ท่ีเรอ่ื งนีโ้ ดยเฉพาะ ระเบียบงานสารบรรณจงึ กาํ หนดใหม้ ี การจดั ตงั้ ศนู ยเ์ ก็บ หรอื หนว่ ยเก็บกลางเพ่ือทาํ หนา้ ท่ีรบั ผิดชอบงานดา้ นนีใ้ หแ้ ก่หน่วยงานในสงั กดั อายุการเกบ็ หนังสือ ระเบยี บงานสารบรรณไดก้ าํ หนดอายกุ ารเก็บหนงั สือไวว้ า่ โดยปกตใิ หเ้ ก็บหนงั สือตา่ ง ๆ ไว้ ไมน่ อ้ ยกวา่ 10 ปี เวน้ แตห่ นงั สอื ดงั ตอ่ ไปนี้ 1. หนงั สอื ตอ้ งสงวนเป็นความลบั ใหป้ ฏิบตั ติ ามระเบยี บวา่ ดว้ ยการรกั ษาความปลอดภยั แหง่ ชาติ 2. หนงั สือท่ีเป็นหลกั ฐานทางอรรถคดี สาํ นวนของศาลหรอื ของพนกั งานสอบสวนหรอื หนงั สอื อ่ืนใดท่ีไดม้ ีกฎหมายหรอื ระเบยี บแบบแผนกาํ หนดไวเ้ ป็นพเิ ศษแลว้ การเก็บใหเ้ ป็นไปตามกฎหมาย และระเบียบแบบแผนวา่ ดว้ ยการนนั้ 3. หนงั สือเก่ียวกบั ประวตั ศิ าสตร์ ขนบธรรมเนียมจารตี ประเพณี สถิติ หลกั ฐานหรอื เรอ่ื งท่ี ตอ้ งใชส้ าํ หรบั ศกึ ษาคน้ ควา้ หรอื หนงั สืออ่ืนในลกั ษณะเดยี วกนั ใหเ้ ก็บไวเ้ ป็นหลกั ฐานทางราชการตลอดไป หรอื ตามท่ีกองจดหมายเหตแุ หง่ ชาติ กรมศลิ ปากรกาํ หนด 4. หนงั สอื ท่ีไดป้ ฏบิ ตั งิ านเสรจ็ สนิ้ แลว้ และเป็นคสู่ าํ เนาท่ีมีตน้ เรอ่ื งจะคน้ ไดจ้ าก ท่ีอ่ืนใหเ้ ก็บ ไวไ้ มน่ อ้ ยกวา่ 5 ปี 5. หนงั สอื ท่ีเป็นเรอ่ื งธรรมดาสามญั ซง่ึ ไมม่ ีความสาํ คญั และเป็นเรอ่ื งท่ีเกิดขนึ้ เป็นประจาํ เม่ือ ดาํ เนินการแลว้ เสรจ็ ใหเ้ ก็บไวไ้ มน่ อ้ ยกวา่ 1 ปี 6. หนงั สอื ท่ีเก่ียวกบั การเงินซง่ึ มิใชเ่ อกสารสทิ ธิ โดยปกตหิ นงั สือทางการเงินตอ้ งเก็บไวไ้ ม่ นอ้ ยกวา่ 10 ปี บางกรณีหรอื บางเรอ่ื งแมจ้ ะครบกาํ หนด 10 ปีแลว้ อาจจะยงั ไมส่ ามารถขอทาํ ลายได้ เน่ืองจากยงั ตอ้ งเก็บไวเ้ พ่ือรอการตรวจสอบหรอื เก็บไวเ้ ป็นหลกั ฐาน อยา่ งไรก็ตาม ในกรณีหนงั สอื ท่ี

เก่ียวกบั การเงินซง่ึ มใิ ช่เอกสารสทิ ธิ หากเห็นวา่ ไมม่ ีความจาํ เป็นตอ้ งเก็บไวถ้ งึ 10 ปี ใหท้ าํ ความตกลงกบั กระทรวงการคลงั เพ่ือขอทาํ ลายได้ การยมื การยืมหนงั สือท่ีสง่ เก็บแลว้ มีหลกั เกณฑใ์ หป้ ฏิบตั ดิ งั นี้ 1. ผยู้ ืมจะตอ้ งแจง้ ใหท้ ราบวา่ เรอ่ื งท่ียืมนนั้ จะนาํ ไปใชใ้ นราชการใด 2. ผยู้ ืมจะตอ้ งมอบหลกั ฐานการยืมใหเ้ จา้ หนา้ ท่ีเก็บ แลว้ ลงช่ือรบั เรอ่ื งท่ียืมไวใ้ นบตั รยืม หนงั สือและเจา้ หนา้ ท่ีรวบรวมหลกั ฐานการยืม เรยี งลาํ ดบั วนั ท่ี เดือน ปี ไวเ้ พ่ือตดิ ตาม ทวงถาม สว่ นบตั ร ยืมหนงั สือนนั้ ใหเ้ ก็บไวแ้ ทนหนงั สอื ท่ีถกู ยืมไป 3. การยืมหนงั สอื ระหวา่ งสว่ นราชการ ผยู้ ืมและผอู้ นญุ าตใหย้ ืมตอ้ งเป็นหวั หนา้ สว่ นราชการ ระดบั กองขนึ้ ไปหรอื ผทู้ ่ีไดร้ บั มอบหมาย 4. การยืมหนงั สอื ภายในสว่ นราชการเดียวกนั ผยู้ ืมและผอู้ นญุ าตใหย้ ืมตอ้ งเป็นหวั หนา้ สว่ น ราชการระดบั แผนกขนึ้ ไปหรอื ผทู้ ่ีไดร้ บั มอบหมาย 5. หา้ มมิใหบ้ คุ คลภายนอกยืมหนงั สือ เวน้ แตจ่ ะใหด้ ู หรอื คดั ลอกหนงั สอื ทงั้ นี้ จะตอ้ งไดร้ บั อนญุ าตจากหวั หนา้ สว่ นราชการระดบั กองขนึ้ ไปหรอื ผทู้ ่ีไดร้ บั มอบหมายก่อน การทาํ ลายหนังสือ หนงั สือราชการท่ีหมดความจาํ เป็นในการใชง้ าน และเก็บไวจ้ นครบอายกุ ารเก็บตามท่ี ระเบียบสารบรรณกาํ หนดแลว้ เพ่ือมใิ หเ้ ป็นภาระแก่สว่ นราชการ จาํ เป็นตอ้ งนาํ ออกไปทาํ ลายเพ่ือช่วยให้ สว่ นราชการตา่ ง ๆ มีสถานท่ีเก็บหนงั สือไดต้ อ่ ไป ขั้นตอนการทาํ ลายหนังสือ 1. ภายใน 60 วนั หลงั จากวนั สนิ้ ปีปฏิทิน ใหเ้ จา้ หนา้ ท่ีผรู้ บั ผดิ ชอบในการเก็บหนงั สือ สาํ รวจท่ีครบกาํ หนดอายกุ ารเก็บในปีนนั้ ไมว่ า่ จะเป็นหนงั สือท่ีเก็บไวเ้ องหรอื ท่ีฝากเก็บไวท้ ่ีกองจดหมาย เหตแุ ห่งชาติ กรมศลิ ปากร แลว้ จดั ทาํ บญั ชีหนงั สอื ขอทาํ ลายเสนอหวั หนา้ สว่ นราชการระดบั กรมเพ่ือ พิจารณาแตง่ ตงั้ คณะกรรมการทาํ ลายหนงั สือ

2. ใหห้ วั หนา้ สว่ นราชการระดบั กรม แตง่ ตงั้ คณะกรรมการทาํ ลายหนงั สือ ประกอบดว้ ย ประธานกรรมการและกรรมการอีกอยา่ งนอ้ ยสองคน โดยปกตใิ หแ้ ตง่ ตงั้ จาก ขา้ ราชการ ตงั้ แตร่ ะดบั 3 หรอื เทียบเท่าขนึ้ ไป คณะกรรมการทาํ ลายหนงั สือมีหนา้ ท่ี ดงั นี้ 2.1 พิจารณาหนงั สือท่ีจะขอทาํ ลายตามบญั ชีหนงั สือขอทาํ ลาย หนงั สอื ท่ีจะทาํ ลายไดต้ อ้ งครบ อายกุ ารเก็บแลว้ ตามประเภทของหนงั สอื นนั้ ๆ ถา้ เป็นหนงั สอื ท่ีมีอายกุ ารเก็บยงั ไมค่ รบกาํ หนด ตอ้ งเก็บไว้ ใหค้ รบอายเุ สียก่อน 2.2 กรณีท่ีหนงั สือนนั้ ครบอายกุ ารเก็บแลว้ และคณะกรรมการมีความเห็นวา่ หนงั สอื นนั้ ยงั ไมค่ วรทาํ ลาย และควรจะขยายเวลาการจดั เก็บไว้ ใหล้ งความเห็นวา่ จะขยายเวลาการเก็บไวถ้ งึ เม่ือใด ในช่อง “การพิจารณา” ของบญั ชีหนงั สอื ขอทาํ ลาย แลว้ ใหแ้ กไ้ ขอายกุ ารเก็บในตรากาํ หนดเก็บหนงั สือ โดย ใหป้ ระธานกรรมการทาํ ลายหนงั สอื ลงลายมือช่ือกาํ กบั การแกไ้ ข 2.3 ในกรณีท่ีคณะกรรมการมีความเห็นวา่ หนงั สอื เรอ่ื งใดควรทาํ ลาย ใหก้ รอก เครอ่ื งหมายกากบาท ลงในชอ่ ง “การพจิ ารณา” 2.4 เสนอรายงานผลการพจิ ารณา พรอ้ มกบั บนั ทกึ ความเห็นแยง้ ของคณะกรรมการ(ถา้ มี) ตอ่ หวั หนา้ สว่ นราชการระดบั กรม หรอื ผวู้ า่ ราชการจงั หวดั แลว้ แตก่ รณีเพ่ือพิจารณาส่งั การ