Podstawy logistyki w jednostkach gospodarczych i administracyjnych

Plantacja Elearningu http://plantacjaelearningu.pl Elementy/Podstawy logistyki w jednostkach gospodarczych i administracyjnychObszar kształcenia AZawód: technik logistykSpis treści:1. Zadania poszczególnych jednostek gospodarczych.2. Dokumentacja procesów logistycznych jednostki gospodarczej.3. Organizacja pracy w jednostkach gospodarczych zgodnie z zasadami logistyki.4. Przetwarzanie informacji na potrzeby działalności logistycznej w jednostcegospodarczej.5. Gospodarka odpadami.6. Przepływ zasobów i informacji pomiędzy komórkami struktury organizacyjnej.E-zasoby projektu „Model systemu wdrażania i upowszechniania kształcenia na odległośćw uczeniu się przez całe życie” realizowanego przez Krajowy Ośrodek WspieraniaEdukacji Zawodowej i Ustawicznej.E-zasoby udostępniane są na otwartej licencji.Projekt: Elearning w Edukacji Opracowanie wersji online: Piotr Halama (http://halamaplus.pl)

KURS Źródło: http://pl.fotolia.com/ Elementy/Podstawy logistyki w jednostkach gospodarczych i administracyjnychMODUŁ Zadania poszczególnych jednostek gospodarczychKurs: Elementy/Podstawy logistyki w jednostkach gospodarczych i administracyjnych 1

1 Zadania poszczególnych jednostek gospodarczych1.1 Pojęcie, cechy, typy i modele organizacji1.1.1 Pojęcie organizacji J. Zieleniewski termin organizacja rozpatruje w trzech znaczeniach: rzeczowym,atrybutowym i czynnościowym. Organizacja w znaczeniu rzeczowym jest to „rzeczzorganizowana”, czyli „rzecz, której przysługuje cecha zwana (…) organizacją”.Organizacja w znaczeniu atrybutowym jest „to pewien szczególny rodzaj stosunkówczęści do siebie i do złożonej z nich całości; stosunek ten polega na tym, iż częściwspółprzyczyniają się do powodzenia całości”. Organizacja w znaczeniuczynnościowym – to tworzenie lub przekształcanie zorganizowanych całości(organizacji rozumianej rzeczowo, jako instytucja), czyli organizowanie. Organizacja wg Chestera Barnarda to „system świadomie skoordynowanychdziałań lub sił dwu lub więcej ludzi”. Organizacje wg Amitai Etzioni’ego są jednostkami społecznymi (lub grupamiludzi), rozmyślnie tworzonymi i przekształcanymi dla realizacji określonych celów.Obejmują one: przedsiębiorstwa, armie, szkoły, szpitale, więzienia. Nie obejmują:plemion, klas, grup etnicznych, grup przyjacielskich i rodzin. Organizacje charakteryzują się:  podziałem pracy, władzy i przepływu informacji, który nie jest przypadkowy ani tradycyjny, lecz rozmyślnie zaplanowany, aby służył realizacji określonych celów;  obecnością jednego lub więcej ośrodków władzy;  substytucyjnością personelu. Organizacje są pewną kategorią grup społecznych, ale nie każda grupa społeczna(np. rodzina) jest organizacją (w terminologii socjologicznej organizacja oznaczarównież rodzinę). Organizacja wg. R. Ackoffa jest systemem zachowującym się rozmyślnie,posiadającym co najmniej dwa podsystemy zachowujące się także rozmyślnie i mającewspólne zamierzenia (cele), które zmuszają do wprowadzenia podziału pracy, a systeminformacyjny i komunikacyjny umożliwia interakcje między względnie autonomicznymipodsystemami, przy czym przynajmniej jeden z tych podsystemów pełni funkcjęregulacyjno-sterującą w systemie.1.1.2 Cechy organizacji:  organizacje są tworami człowieka (artefaktami), stworzonymi dla wykonania określonego celu (celów), a zatem są celowo zorientowane;  w skład organizacji wchodzą ludzie, stanowiący ich niezbędny element oraz rzeczowe środki (aparatura), którymi ci ludzie posługują się w swych działaniach; Kurs: Elementy/Podstawy logistyki w jednostkach gospodarczych i administracyjnych 2

 organizacje są systemami zachowującymi się rozmyślnie, zdolnymi do korygowania, a nawet zmiany pierwotnie wyznaczonych celów;  organizacje są wyodrębnione z otoczenia, a równocześnie otwarte; czerpią z otoczenia: ludzi, materię, energię, informacje i wartości; przekazują do otoczenia: dobra, usługi, informacje, wartości;  organizacje są strukturalizowane i zhierarchizowane w podwójnym znaczeniu: zawierania się podsystemów w systemie (inkluzji) oraz podporządkowania jednych ludzi i komórek organizacyjnych innym;  organizacje mają wyodrębniony człon kierowniczy sterujący ich funkcjonowaniem i rozwojem;  organizacje utrwalają sposoby zachowania ludzi i zasady ich współdziałania (strukturę) w drodze formalizacji;  organizacje są systemami samoorganizującymi się, zdolnymi do podnoszenia stopnia swego wewnętrznego uporządkowania (negatywnej entropii);  organizacje są stabilne, zdolne do utrzymywania równowagi dzięki procesom homeostazy lub ekspansji;  organizacje są ekwifinalne, zdolne do osiągania tych samych rezultatów różnymi drogami, wychodząc z różnych stanów początkowych.1.1.3 Typy organizacjiPodział organizacji według roli jaką spełniają w zaspakajaniu potrzebspołecznych:  organizacje gospodarcze (z ang. profit organizations, np. przedsiębiorstwa produkcyjne, handlowe, usługowe);  organizacje użyteczności publicznej (z ang. non-profit organizations, np. szkoły, szpitale, fundacje);  organizacje administracyjne (np. urzędy i instytucje na poziomie rządowym i samorządowym);  organizacje militarne i policyjne (np. policja, straż pożarna, wojsko);  organizacje społeczne (np. partie polityczne, związki zawodowe);  organizacje religijne (np. kościoły, zakony).A. Etzioni dokonał podziału organizacji na1:  przymusowe (władza oparta jest na przymusie);  utylitarne (władza wynika z możliwości dysponowania środkami na nagrody dla uczestników);  normatywne (władza wynika z norm moralnych i przekonań ludzi, a porządkowanie ma charakter moralny i wiąże się z osobistym zaangażowaniem w sprawy organizacji).1 Bielski M., Podstawy teorii organizacji i zarządzania, Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2004, s. 29-52. Kurs: Elementy/Podstawy logistyki w jednostkach gospodarczych i administracyjnych 3

1.1.4 Modele organizacji Model to teoria skonstruowana w taki sposób, aby można było operatywniemanipulować zmiennymi wchodzącymi w jego skład. Najbardziej znany jest model organizacji zaproponowany przez H. J. Leavitta.Według niego każdą organizację można ukazać jako układ czterech podstawowychelementów: ludzi, zadań, struktury i technologii. Wszystkie elementy wzajemnieoddziałują na siebie oraz na otoczenie organizacji. Ludzie i zadania określają społecznycharakter organizacji. Natomiast technologia i struktura określają jej aspekt techniczny. Rysunek 1.1 Model organizacji według Leavitta Źródło: opracowanie własne na podstawie: Bielski M., Podstawy teorii organizacji i zarządzania, Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2004 Mimo swej popularności model ten ma wadę, ponieważ nie uwzględnia członukierowniczego organizacji. Bielski uwzględnił człon kierowniczy w systemowym modeluorganizacji. W modelu tym wejścia i wyjścia organizacji są adresowane doposzczególnych podsystemów, linie przerywane pokazują wzajemne relacje międzypodsystemami. Celowo nie zaopatrzono ich w strzałki, nie zawsze są to oddziaływania.Relacje te mogą odnosić się do cech (właściwości) podsystemów, np.: odpowiedniościmiędzy stosowaną techniką i technologią a kwalifikacjami ludzi.Kurs: Elementy/Podstawy logistyki w jednostkach gospodarczych i administracyjnych 4

Rysunek 1.2 Model organizacji według Bielskiego Źródło: opracowanie własne na podstawie: Bielski M., Podstawy teorii organizacji i zarządzania, Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2004 Mintzberg definiuje strukturę organizacyjną bardzo szeroko, określając tympojęciem zestaw wszystkich sposobów, przy użyciu których rozdziela się zadaniaorganizacji między jej różnorodne elementy (stanowiska, komórki i inne wewnętrznejednostki organizacyjne), a następnie doprowadza do ich skoordynowania, by zapewnićsprawne funkcjonowanie organizacji.Teoria opiera się na następujących wyróżnieniach2:  pięciu głównych części organizacji;  pięciu podstawowych mechanizmów koordynacyjnych;  dziewięciu parametrów (charakterystyk projektowych);  struktury organizacyjnej;  czterech grup uwarunkowań. Zapoznaj się z prezentacją pt. „Model organizacji wg H. Mintzberga”, abydowiedzieć się więcej na ten temat.2 Bielski M., Podstawy teorii organizacji i zarządzania, Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2004, s. 29-52. Kurs: Elementy/Podstawy logistyki w jednostkach gospodarczych i administracyjnych 5

Rysunek 1.3 Model organizacji według Mintzberga Źródło: opracowanie własne na podstawie: Bielski M., Podstawy teorii organizacji i zarządzania, Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 20041.2 Zasady funkcjonowania działalności gospodarczej3 Działalnością gospodarczą według prawa polskiego, jest zarobkowa działalnośćwytwórcza, handlowa, budowlana, usługowa oraz poszukiwanie, rozpoznawaniei eksploatacja zasobów naturalnych, jeżeli jest wykonywana w sposób zorganizowanyi ciągły. Oznacza to, że działalność gospodarcza zawsze skierowana jest na osiągnięciezysku, a ten, kto ją wykonuje powinien działać jako jednostka zorganizowana i stalezajmująca się wykonywaniem działalności gospodarczej. Pojęcie działalnościgospodarczej jest ograniczone do niektórych tylko dziedzin aktywności:  produkcji;  budownictwa;  handlu;  świadczenia usług;  rozpoznawania i eksploatacji zasobów naturalnych.3 http://m.e-prawnik.pl/artykuly/jak-rozpoczac-prowadzenie-dzialalnosci-gospodarczej-porada-nie-uwzglednia-zmian-wynikajacych-z.html Kurs: Elementy/Podstawy logistyki w jednostkach gospodarczych i administracyjnych 6

Tak pojmowaną działalność gospodarczą może w Polsce prowadzić każdy.Oznacza to, że przedsiębiorcą może być zarówno osoba fizyczna, prawna a takżeniemająca osobowości prawnej spółka prawa handlowego, która zawodowo, wewłasnym imieniu podejmuje i wykonuje działalność gospodarczą. Za przedsiębiorcówuznaje się także wspólników spółki cywilnej w zakresie wykonywanej przez nichdziałalności gospodarczej. Zatem przedsiębiorcą nie jest sama spółka cywilna, leczosobno wszyscy jej wspólnicy. Zasadnicze formy prawne prowadzenia działalności gospodarczej na grunciepolskiego prawa przedstawiają się w następujący sposób:  forma indywidualnej działalności gospodarczej;  spółka cywilna;  spółka jawna;  spółka partnerska;  spółka komandytowa;  spółka komandytowo-akcyjna;  spółka z ograniczoną odpowiedzialnością;  spółka akcyjna. Tak więc spośród wyżej wymienionych form, można wyróżnić trzy podstawowegrupy form prowadzenia działalności:  osoba fizyczna;  spółka cywilna;  spółka prawa handlowego. W ramach spółek prawa handlowego wyróżnia się spółki osobowe oraz spółkikapitałowe.Spółki osobowe:  spółka jawna;  spółka partnerska;  spółka komandytowa;  spółka komandytowo-akcyjna.Spółki kapitałowe:  spółka z ograniczoną odpowiedzialnością;  spółka akcyjna. Podstawową i najprostszą formą prowadzenia działalności gospodarczej jestforma indywidualnej działalności gospodarczej. W przypadku każdej formyprowadzenia działalności gospodarczej można mówić o pewnych zaletach i wadach. TakKurs: Elementy/Podstawy logistyki w jednostkach gospodarczych i administracyjnych 7

też jest w przypadku indywidualnej działalności gospodarczej. Wśród mocnych stronindywidualnej działalności gospodarczej można wymienić:  łatwość założenia, ewentualnej likwidacji;  niższe koszty założenia i prowadzenia działalności od strony administracyjnej niż w przypadku spółek;  cały zysk trafia do kieszeni przedsiębiorcy;  samodzielność w podejmowaniu decyzji;  proste zasady księgowości. Pewne minusy, które również muszą być brane pod uwagę przy rozpoczynaniudziałalności w tej formie, przedstawiają się następująco:  brak osobowości prawnej;  ograniczenia na pewnym etapie w rozwoju firmy;  „musisz liczyć wyłącznie na siebie”;  odpowiedzialność majątkowa za zobowiązania, np. w przypadku zobowiązań podatkowych. Niemniej jednak w przypadku osób, które po raz pierwszy myślą o założeniuwłasnej działalności gospodarczej, forma indywidualnej działalności gospodarczejbędzie najdogodniejsza. Rozpoczęcie działalności musi być dobrze przemyślane – nie tylko sam pomysł,pierwsze kroki w działalności firmy, ale również kwestie formalne związanez rejestracją. W szczególności należy dobrze przemyśleć4:  oznaczenie przedsiębiorcy;  przedmiot działalności;  siedzibę firmy;  datę rozpoczęcia działalności. Oznaczenie przedsiębiorcy to firma (potocznie nazwa) przedsiębiorcy zewskazaniem formy prawnej. Jest to o tyle ważne, iż za chwilę będziemy z nią kojarzeniw obrocie gospodarczym. Ciekawa i przyciągająca uwagę nazwa będzie pierwszymelementem, z którym będziemy identyfikowani po rozpoczęciu działalności. Pewnąciekawostką może być to, iż w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność,nazwą firmy jest przede wszystkim jej imię i nazwisko, a dodatkowy oznacznik, którywidnieje dla identyfikacji, jest w zasadzie uzupełnieniem do naszego imienia i nazwiska. Przedmiot działalności firmy jest związany z dopasowaniem tzw. kodów PolskiejKlasyfikacji Działalności, do zakresu działalności gospodarczej, którą zamierzamyprowadzić. Ważną zasadą jest to, iż cały zakres działalności, którą będziemy prowadzićpowinien znaleźć odzwierciedlenie w ramach kodów PKD.4 Bielski M., Podstawy teorii organizacji i zarządzania, Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2004, s. 29-52. Kurs: Elementy/Podstawy logistyki w jednostkach gospodarczych i administracyjnych 8

Siedziba firmy jest podstawowym miejscem wykonywania działalności, np.świadczenia usług. W przypadku indywidualnej działalności gospodarczej – najczęściej będzie tomiejsce zamieszkania, zameldowania. W związku z rozpoczynaniem działalnościpowinniśmy posiadać tytuł prawny do lokalu, czyli być jego właścicielem lubwspółwłaścicielem. W przypadku braku tytułu prawnego – gdy nie jesteśmy co najmniejwspółwłaścicielem – możliwym rozwiązaniem jest sporządzenie z właścicielem lokaluumowy najmu, w związku z planowanym rozpoczęciem prowadzenia działalnościgospodarczej. Wraz ze zgłoszeniem działalności zawsze podajemy oznaczenie miejscazamieszkania i adresu przedsiębiorcy, a jeżeli stale wykonujemy działalność pozamiejscem zamieszkania – również wskazujemy ten adres i adres zakładu głównego,ewentualnie oddziału.1.3 Rodzaje działalności w łańcuchach dostaw Organizacja logistyczna przedsiębiorstwa zależy głównie od specyfiki jegodziałalności. Ona determinuje rodzaj i charakter występujących w nim strumienifinansowych, materiałowych oraz informatycznych. W logistyce, ogólnie rzecz ujmując,wyróżnia się trzy rodzaje działalności gospodarczych, jako ogniw (uczestników) szerokopojmowanego zewnętrznego łańcucha dostaw: działalność handlowa i usługowa orazprzemysłowa (wytwórcza). W przedsiębiorstwie wytwórczym na rzeczowy strumień dostaw składają sięmateriały podstawowe, czyli surowce, elementy i zespoły kooperacyjne, oraz materiałypomocnicze zwykle używane w toku produkcji, nabywane na rynku dóbr przemysłowych.W wyniku realizacji procesów logistycznych i przetwórczych powstają wyroby gotowe,wypełniające kanały sprzedaży. Wyroby te są przedmiotem dystrybucji zapośrednictwem przedsiębiorstw handlowych i usługowych, na rynek dóbrkonsumpcyjnych lub przemysłowych. Brak funkcji produkcyjnych stanowi zasadniczą różnicę międzyprzedsiębiorstwami wytwórczymi a handlowymi i usługowymi. Przedsiębiorstwahandlowe są zasilane towarami, które odsprzedają swoim odbiorcom, oraz materiałamipomocniczymi. Odbiorcami produktów sprzedaży przedsiębiorstw dystrybucji handlowejmogą być odbiorcy końcowi czyli indywidualni klienci, na rynku dóbr konsumpcyjnychlub inne przedsiębiorstwa produkcyjne, na rynku dóbr przemysłowych. Jednostkamihandlowymi obsługującymi te ostatnie, są zwykle duże hurtownie stali,znormalizowanych elementów metalowych, sprzętu elektrycznego itp. W przypadku przedsiębiorstw usługowych na rzeczowy strumień dostaw składająsię jedynie wszelkiego rodzaju materiały pomocnicze, a produktem sprzedaży są szerokorozumiane usługi niemateriałowe np. transportowe, informatyczne, księgowe itp. W każdym z wymienionych typów przedsiębiorstw, zakres rzeczowychi informacyjnych procesów logistycznych jest inny, co sprawia, że obok typowych funkcjii czynności, występują w nich często funkcje specyficzne lub unikalne. Wywołuje towówczas konieczność doboru odpowiednich rozwiązań organizacyjnych i tworzenia Kurs: Elementy/Podstawy logistyki w jednostkach gospodarczych i administracyjnych 9

właściwej im infrastruktury procesów logistycznych. Niemniej, mimo różnej specyfikiomawianych systemów logistycznych, znaczna liczba realizowanych w nich typowychfunkcji, takich jak: zakup, transport, magazynowanie, gospodarka zapasami czy sprzedażjest podobnych i wiele omawianych dalej metod, systemów i modeli logistycznegozarządzania przepływami rzeczowymi (materialnymi) jest wspólnych dla każdego z nich.Stąd, do analizy omawianych zagadnień, używa się pojęcia „zarządzanie operacjami”, jakokierowanie sprawami związanymi z realizacją procesów rzeczowych dowolnegoprzedsiębiorstwa. Celem uproszczenia terminologii w dalszej części używane będązamiennie pojęcia „zarządzanie działalnością operacyjną” lub „zarządzanie produkcją”zakładając, że każda organizacja wytwarza produkt mogący obejmować dobra materialne,wyroby i usługi.1.4 Logistyka i zarządzanie logistyczne w przedsiębiorstwie Logistykę i zarządzanie logistyczne w przedsiębiorstwie, jako narzędzieinformacyjno-decyzyjne, integrujące trzy podstawowe przepływy: materiałów, informacjii pieniędzy, należy rozpatrywać w dwóch aspektach: integracji funkcji zarządzania; integracji obszarów zarządzania. Integracja funkcji zarządzania polega na spójnym, usystematyzowanymi równoczesnym sprawowaniu: planowania, organizowania i koordynowania, kierowaniai motywowania oraz kontroli procesów logistycznych zachodzących w przedsiębiorstwie.Ta zamknięta „pętla” zarządzania powinna być realizowana zarówno na poziomiestrategicznym jak i operacyjnym, w poszczególnych fazach realizacji procesówlogistycznych przedsiębiorstwa. Integracja obszarów zarządzania polega natomiast na zintegrowanympodejściu do kształtowania i regulowania wszelkich przepływów materiałowychi informacyjnych, obejmujących cały cykl wytwarzania, począwszy od określenia popyturynku na produkty finalne, poprzez zakupy i produkcję, a skończywszy na dostawachproduktów do odbiorców. W strukturze tych przepływów wyodrębnia się trzypodstawowe fazy: sfera zaopatrzenia, produkcji i dystrybucji. W ewolucji procesów integrujących obszary i funkcje zarządzania w łańcuchachlogistycznych można wyróżnić pięć poziomów (etapów), odniesionych do działańintegracyjnych dotyczących zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych łańcuchówdostaw. Są to:  poziom 0 – izolacja funkcjonowania; Przy braku integracji wewnętrznych procesów logistycznych, różne działyfunkcjonalne przedsiębiorstwa koordynują i kontrolują, w formie rozproszonej, różneczęści przepływów materiałowych. Obsługa administracyjna i informacyjna tychprocedur, wspomagana jest nierzadko drogą wykorzystania autonomicznych rozwiązańi własnych systemów informatycznych. Izolacja taka prowadzi, w wieluprzedsiębiorstwach, do niepotrzebnego powielania i nadmiaru realizowanych procedurlogistycznych oraz powstawania interfunkcjonalnych konfliktów celów.  poziom I – integracja wewnętrzna funkcjonalna; Kurs: Elementy/Podstawy logistyki w jednostkach gospodarczych i administracyjnych 10

Integracja funkcjonalna obejmuje procesy i czynności logistyczne działówpokrewnych, realizowane wewnątrz trzech podstawowych faz przepływówmateriałowych: zaopatrzenia, produkcji i dystrybucji. Prowadzi to do tworzeniapodsystemów zarządzania zaopatrzeniem, produkcją i dystrybucją. Obsługaadministracyjna i informacyjna każdego z nich wspomagana jest drogą wykorzystanianiezależnych rozwiązań i systemów informatycznych.  poziom II – integracja wewnętrzna interfunkcjonalna (etap 1); W pierwszym etapie wewnętrznej integracji interfunkcjonalnej następuje zwyklepołączenie procedur i czynności logistycznych realizowanych w ramach podsystemówzaopatrzenia i produkcji. Tworzony jest w ten sposób wspólny podsystem zarządzaniamateriałowego, odpowiedzialny za planowanie, koordynację i kontrolę dopływumateriałowego do przedsiębiorstwa oraz jego przepływu wewnątrz przedsiębiorstwa,którego obsługa administracyjna i informacyjna wspomagana jest drogą wykorzystaniajednolitych rozwiązań i systemów informatycznych.  poziom III – integracja wewnętrzna interfunkcjonalna (etap 2); W drugim etapie wewnętrznej integracji interfunkcjonalnej następuje zespolenieprocedur i czynności logistycznych realizowanych w ramach podsystemów zarządzaniamateriałowego i dystrybucji. Prowadzi to do utworzenia jednego, spójnegowewnętrznego systemu zarządzania logistycznego, integrującego wszystkie obszaryi funkcje zarządzania w wewnętrznym łańcuchu dostaw i obsługiwanegoadministracyjne przez jednolite procedury oraz informacyjnie przez jeden zintegrowanysystem informatyczny.  poziom IV – integracja zewnętrzna (etap 1); Czwarty i piąty poziom rozwoju procesów integracyjnych dotyczy integracjizewnętrznej, w której firma postrzegana jest jako zintegrowany element zewnętrznegołańcucha dostaw. W pierwszym jej etapie następuje zwykle zacieśnienie współpracyprzedsiębiorstwa z bezpośrednimi jego dostawcami i odbiorcami, i tworzenie ta drogąjednego, spójnego, zewnętrznego systemu zarządzania logistycznego. Po wykształceniuodpowiednich relacji i zasad współpracy z partnerami następuje sprzężenie systemówinformatycznych i wymiana informacji, w układzie powiązań poziomych, międzyokreślonymi obszarami współpracujących jednostek.  poziom V – integracja zewnętrzna (etap 2); Ostatnia faza rozwoju procesów integracyjnych zakłada administracyjnei informacyjne sprzężenie wszystkich ogniw i faz przepływów materiałowychzewnętrznego łańcucha dostaw, począwszy od surowców, poprzez fazy pośrednie, aż dokońcowego konsumenta. Prowadzi to do kształtowania spójnego systemu zarządzaniapełnym łańcuchem logistycznym, którego uczestnicy są zintegrowani przez wspólnedziałanie i wartości, celem skutecznego i efektywnego zaspokajania potrzeb ostatecznegoodbiorcy. Kurs: Elementy/Podstawy logistyki w jednostkach gospodarczych i administracyjnych 11

1.5 Charakterystyka działalności produkcyjnej1.5.1 Typy produkcji5 Typ produkcji przedsiębiorstwa najogólniej określa prawidłowość i częstotliwośćzmiany wytwarzanych przez nie produktów. W skrajnych wypadkach z jednej stronyistnieją firmy wytwarzające tylko jeden rodzaj produktu bez żadnych zmian. z drugiejzaś, są firmy realizujące pojedyncze projekty, które rzadko wytwarzają ten sam produktdwa razy. Między wymienionymi przypadkami skrajnymi znajduje się, dominującew praktyce gospodarczej, szerokie spektrum pośrednich typów produkcji, w którymwyróżnia się: produkcję masową, seryjną oraz jednostkową. Podstawowymi czynnikamije różnicującymi są: wielkość produkcji oraz jej zróżnicowanie asortymentowe. Produkcja masowa opiera się na równomiernym i wysokim popycie na produkt.Cechuje ja wytwarzanie w dłuższych okresach dużej liczby takich samych produktówprzy niewielkim i stałym ich zróżnicowaniu asortymentowym. Stąd częstotliwość zmianwytwarzanych produktów jest bardzo mała, dotycząca zazwyczaj kilku wariantówi odmian podstawowego modelu produktu. Dla tego typu produkcji charakterystycznejest grupowanie współpracujących stanowisk wg kryterium przedmiotowego, w linieprodukcyjne lub montażowe, o prostych układach sprzężeń szeregowych, co znacznieupraszcza związaną z tym strukturę przepływów materiałowych. Dzięki wykorzystaniuefektu ekonomii skali, jednostkowe koszty produkcji masowej są niskie. Produkcja seryjna jest szczególnie przydatna przy średnich rozmiarach produkcji,gdzie przewidywane potrzeby rynku są znane z wyprzedzeniem. Charakteryzuje sięwytwarzaniem mniej lub bardziej ustalonego asortymentu wyrobów, w określonychilościach i składowanie ich w magazynie do czasu, aż wystąpi na nie zapotrzebowanie.Wielkość jednorazowej produkcji, jak i szerokość asortymentu wytwarzanych produktówi częstotliwość jego zmiany jest zróżnicowana, w zależności od potrzeb rynku oraz profiludziałalności przedsiębiorstwa i jego polityki ekonomicznej. Mówimy wówczas o produkcjimało-, średnio- lub wielkoseryjnej, charakteryzującej się większymi lub mniejszymikosztami przestawiania produkcji i jednostkowymi kosztami wytwarzania. Cechą produkcji jednostkowej jest wytwarzanie jednego, lub niewielkiej liczbyróżnorodnych wyrobów, przy szerokim ich asortymencie. Proces wytwarzania jest naogół niepowtarzalny, a wyroby, wykonywane wg opisu klienta, różnią się pod względemrozmiarów, konstrukcji, wyposażenia itp. Ponadto dla tego typu produkcjicharakterystyczne jest grupowanie stanowisk wg kryterium technologicznego. Czynnikite znacznie różnicują i komplikują związaną z nimi strukturę przepływówmateriałowych, przebiegających w zmiennych i skomplikowanych układach różnorakichsprzężeń między współpracującymi komórkami. Duża zmienność asortymentowawymaga ponadto sporej elastyczności i częstego przestawiania produkcji, cow połączeniu z małymi jej rozmiarami wpływa na wysokie jednostkowe kosztywytwarzania. 5 Balter J.F., Zbroja T., Zarządzanie logistyczne w przedsiębiorstwie, CL Consulting i Logistyka Oficyna Wydawnicza NDiO, Wrocław 2008, s. 15 – 26. Kurs: Elementy/Podstawy logistyki w jednostkach gospodarczych i administracyjnych 12

1.5.2 Procesy produkcyjne Rysunek 1.4 Procesy produkcyjne Źródło: http://pl.fotolia.com/ Proces produkcyjny jest uporządkowanym ciągiem działań, w wyniku któregomateriały wejściowe (wyroby i usługi) przekształcane są w produkty gotowe.Warunkiem koniecznym jego zaistnienia jest zatem ruch w procesie wytwarzania lubinaczej mówiąc, przepływ materiałów, czynników energetycznych oraz informacji. Każde przedsiębiorstwo, w zależności od charakteru popytu rynku nawytwarzane produkty oraz typu produkcji i struktury procesów produkcyjnych,funkcjonuje w określonym środowisku produkcyjnym. Właściwe jego dostosowanie docharakteru zmian zachodzących w obrębie rynku producenta i odbiorcy, stają sięobecnie jednym z wyznaczników postępu w sferze projektowania struktury systemówlogistycznych i zarządzania przepływami materiałowymi przedsiębiorstwa. Środowisko produkcyjne najogólniej oznacza relację typu „przedsiębiorstwo –klient” i jest określane punktem w procesie przypływów materiałowych, dla któregoprzypisuje się zamówienie klienta. Podstawę różnicowania w tym zakresie warunkówfunkcjonowania przedsiębiorstw w otoczeniu rynkowym, jak również adekwatnych immetod logistycznego zarządzania stanowiły dość długo dwie klasyczne relacje:produkcja na magazyn PNM oraz produkcja na zamówienie PZN. Produkcja na magazyn PNM (Make to Stock – MTS)Cechą charakterystyczną produkcji na magazyn jest występowanie bufora (magazynu)rozdzielającego firmę od odbiorców w relacji „przedsiębiorstwo – klient”, z któregozaspokajane są potrzeby odbiorców. Produkcja na zamówienie PNZ (Make to Order – MTO)Cechą charakterystyczną produkcji na zamówienie jest występowanie bezpośredniegopowiązania firmy z odbiorcami w realizacji „przedsiębiorstwo – klient”, umożliwiającegoindywidualne traktowanie każdego wpływającego zamówienia. Kurs: Elementy/Podstawy logistyki w jednostkach gospodarczych i administracyjnych 13

Konstrukcja na zamówienie KNZ (Engineering to Order – ETO)Konstrukcja na zamówienie stanowi rozszerzenie środowiska produkcji na zamówienieo procedury technicznego przygotowania produkcji, realizowane na podstawiespecyficznych wymagań klienta. Montaż na zamówienie MNZ (Assembly to Order – ATO)Środowisko montaż na zamówienie, stanowiące rozwiązanie pośrednie między produkcjąna magazyn i na zamówienie, utożsamiane jest z możliwością tworzenia dużej liczbymożliwych konfiguracji wyrobów końcowych. Wykończenie na zamówienie WNZ (Finish to Order – FTO)Specyficzne środowisko pośrednie między produkcją na magazyn a montażem nazamówienie. W relacji tej uruchomiony na podstawie prognoz zużycia przepływmateriałowy jest sfinalizowany do zapasu bazowych wyrobów gotowych, bez fazywykończeniowej, która realizowana jest na konkretne zamówienie klienta6.1.6 Literatura1.6.1 Literatura obowiązkowa  Balter J.F., Zbroja T., Zarządzanie logistyczne w przedsiębiorstwie, CL Consulting i Logistyka Oficyna Wydawnicza NDiO, Wrocław 2008;  Bielski M., Podstawy teorii organizacji i zarządzania, Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2004;  Blaik P., Logistyka, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa 2010;  Krawczyk S., Tubis A., Kobyłt A., Burghardt A., Logistyka w przedsiębiorstwie, CL Consulting i Logistyka Oficyna Wydawnicza NDiO, Wrocław 2007.1.6.2 Literatura uzupełniająca  Kisperska-Moroń D., Krzyżaniak S. (Red.), Logistyka, Biblioteka Logistyka, Poznań 2009.1.6.3 Netografia  http://m.e-prawnik.pl/artykuly/jak-rozpoczac-prowadzenie-dzialalnosci- gospodarczej-porada-nie-uwzglednia-zmian-wynikajacych-z.html.1.7 Spis rysunkówRysunek 1.1 Model organizacji według Leavitta.................................................................................4Rysunek 1.2 Model organizacji według Bielskiego ............................................................................5 6 Balter J.F., Zbroja T. – Zarządzanie logistyczne w przedsiębiorstwie, CL Consulting i Logistyka Oficyna Wydawnicza NDiO, Wrocław 2008, s. 15 – 26. Kurs: Elementy/Podstawy logistyki w jednostkach gospodarczych i administracyjnych 14

Rysunek 1.3 Model organizacji według Mintzberga ..........................................................................6Rysunek 1.4 Procesy produkcyjne......................................................................................................... 131.8 Spis treści1 Zadania poszczególnych jednostek gospodarczych .................................................................2 1.1 Pojęcie, cechy, typy i modele organizacji................................................................................................2 1.1.1 Pojęcie organizacji ............................................................................................................................................................2 1.1.2 Cechy organizacji: .............................................................................................................................................................2 1.1.3 Typy organizacji.................................................................................................................................................................3 1.1.4 Modele organizacji............................................................................................................................................................4 1.2 Zasady funkcjonowania działalności gospodarczej ...........................................................................6 1.3 Rodzaje działalności w łańcuchach dostaw...........................................................................................9 1.4 Logistyka i zarządzanie logistyczne w przedsiębiorstwie ...........................................................10 1.5 Charakterystyka działalności produkcyjnej.......................................................................................12 1.5.1 Typy produkcji ................................................................................................................................................................12 1.5.2 Procesy produkcyjne ....................................................................................................................................................13 1.6 Literatura..........................................................................................................................................................14 1.6.1 Literatura obowiązkowa .............................................................................................................................................14 1.6.2 Literatura uzupełniająca.............................................................................................................................................14 1.6.3 Netografia ..........................................................................................................................................................................14 1.7 Spis rysunków.................................................................................................................................................14 Kurs: Elementy/Podstawy logistyki w jednostkach gospodarczych i administracyjnych 15

Źródło: http://pl.fotolia.com/id/53639999 Elementy/Podstawy logistykiKURS w jednostkach gospodarczych i administracyjnychMODUŁ Dokumentacja procesów logistycznych jednostki gospodarczejKurs: Elementy/Podstawy logistyki w jednostkach gospodarczych i administracyjnych 1

2 Dokumentacja procesów logistycznych jednostki gospodarczej2.1 Zasady sporządzania dokumentów Ustawa Prawo przewozowe1 szczegółowo charakteryzuje podstawowy dokumentobowiązujący w transporcie towarowym, tj. list przewozowy. Zgodnie z nią przesyłkętowarową stanowią rzeczy przyjęte do przewozu na podstawie jednego listuprzewozowego. W liście przewozowym nadawca przesyłki zamieszcza następująceinformacje:  dane nadawcy i przewoźnika (wraz z podpisem);  miejsce przeznaczenia przesyłki;  nazwę i adres odbiorcy;  określenie zawartości i wielkości przesyłki;  sposób jej opakowania i oznaczenia;  inne wskazania i warunki umowy. W ustawie Prawo przewozowe pojawia się również pojęcie dokumentuprzewozowego, czyli pisemnego dowodu zawarcia umowy o przewóz przesyłek lubosób. Pozostawia ona poszczególnym przewoźnikom swobodę w zakresie ustalaniawzorów dokumentów przewozowych, w ramach wydanych przez siebie regulaminówlub w innym trybie. Poszczególni przewoźnicy mogą określić jeden uniwersalny wzórdokumentu przewozowego lub wiele różnych wzorów odnoszących się do odmiennychkategorii przewozów lub rodzajów przesyłek. Proces transakcyjny pomiędzy przewoźnikiem i klientem obejmuje najczęściejnastępujące fazy przygotowania konkretnych dokumentów transportowych:  składanie przez klienta zapytania ofertowego – zapytanie ofertowe ma charakter rozpoznawczy i fakultatywny; nie jest ono wiążące, gdyż nie zawiera oświadczenia woli (forma ustna lub pisemna); najczęściej zapytanie ofertowe składane jest telefonicznie lub drogą elektroniczną (e-mail, standardowa formatka na stronie internetowej przewoźnika);  przedstawienie przez przewoźnika oferty transportowej (przewozowej) – oferta transportowa może występować w postaci ogólnodostępnego katalogu, cennika, stanowiącego uniwersalną propozycję dla szerszego grona potencjalnych klientów (udostępniona w gazecie, Internecie, w postaci broszury); może mieć również charakter zindywidualizowany i dotyczyć obsługi przewozowej konkretnego klienta i/lub przewozu określonej przesyłki; oferta jest oświadczeniem woli wyrażającym chęć zawarcia umowy transportowej i w związku z tym jest wiążąca; oferta zindywidualizowana jest składana najczęściej w postaci pisemnej (e-mail, faks, przesyłka pocztowa);1 Ustawa z dnia 15 listopada 1984. Prawo przewozowe, Dz. U. z 2000 r. Nr 50, poz. 601 Kurs: Elementy/Podstawy logistyki w jednostkach gospodarczych i administracyjnych 2

 wystawienie przez klienta zlecenia przewozowego – zlecenie przewozowe może przyjąć dowolną formę, lecz zalecana jest forma pisemna (e-mail, faks, przesyłka pocztowa), gdyż ułatwia ona postępowanie dowodowe; w zleceniu przewozowym powinny znaleźć się następujące informacje: dane klienta i przewoźnika, przedmiot usługi przewozowej i charakterystyka przesyłki, wymagania dotyczące pojazdu, miejsce i termin załadunku i wyładunku, stawka za przewóz oraz sposób zapłaty; zawarcie umowy o przewóz pomiędzy klientem (zleceniodawcą) i przewoźnikiem (zleceniobiorcą) – w umowie (zawartej w formie ustnej lub pisemnej) przewoźnik zobowiązuje się do przewiezienia za wynagrodzeniem określonych rzeczy lub osób, natomiast klient przyjmuje zobowiązanie do uregulowania należności za zrealizowaną usługę przewozową; w umowie powinny znaleźć się następujące informacje: miejsce załadunku i adres odbiorcy, termin realizacji przewozu, oznaczenie przesyłki według rodzaju, wielkość przesyłki i sposób opakowania oraz wartość rzeczy szczególnie cennych; na żądanie przewoźnika wysyłający przesyłkę powinien wystawić list przewozowy zawierający wszystkie dane dotyczące przewozu oraz najważniejsze postanowienia umowy; wystawienie listu przewozowego – list przewozowy jest dokumentem potwierdzającym umowę przewozu; może on być wystawiony przez wysyłającego ładunek (list jednostronny) lub wysyłającego ładunek i przewoźnika (list dwustronny); list przewozowy powinien zawierać dane określone w ustawie o prawie przewozowym; list przewozowy ułatwia postępowanie dowodowe i umożliwia posiadaczowi listu dysponowanie przesyłką; sporządzenie protokołu szkodowego – protokół szkodowy to dokument inwentaryzujący zauważone uszkodzenia ładunku, będące rezultatem realizacji przewozu; sporządzenie tego dokumentu należy do obowiązków przewoźnika, który może to zrobić z własnej inicjatywy lub na żądanie osoby uprawnionej (odbiorcy).Kurs: Elementy/Podstawy logistyki w jednostkach gospodarczych i administracyjnych 3

Rysunek 2.1 Przykład listu przewozowego Źródło: http://image.ceneo.pl/data/products/5751323/i-list-przewozowy-a4.jpg&imgrefurlDokumenty w poszczególnych rodzajach transportu2:  transport kolejowy – CIM, SMGS;  transport drogowy – CMR;  transport lotniczy – AWB lub spedytorski lotniczy list przewozowy;  żegluga śródlądowa – konosament żeglugi śródlądowej;  transport morski – kwit sternika, konosament, morski list przewozowy;  transport multimodalny – FIATA Multimodal Transport Bill of Lading lub zaświadczenie spedytorskie FCT lub FCR.2Kisperska-Moroń D., Krzyżaniak S., Logistyka, Instytut Logistyki i Magazynowania, Poznań 2009,s. 169-171 Kurs: Elementy/Podstawy logistyki w jednostkach gospodarczych i administracyjnych 4

Rysunek 2.2 Przykład listu przewozowego CMRŹródło: http://www.4truck.pl/index.php?p187,druki-cmr-16-kompletow-miedzynarodowy-list-przewozowy- a4-4-1 Spośród wymienionych dokumentów transportowych, szczególne znaczenie maumowa o przewóz, która z definicji jest rodzajem umowy konsensualnej, czyli takiej,która dochodzi do skutku na podstawie samego porozumienia stron, bez koniecznościumacniania tego porozumienia aktem rzeczowym w postaci przekazania przewoźnikowiprzesyłki. Przekazanie paczki może być elementem wykonania umowy, ale nie jestprzesłanką jej zawarcia. Przewóz należy do kategorii umów o świadczenie usług i w tym sensie różni sięod dokumentu najmu, który również stosowany jest w transporcie. W większościprzewozów dominuje forma najmu środka transportowego wraz z obsługą (załogą).Dotyczy to zarówno transportu drogowego: wynajem samochodu ciężarowego lubautobusu wraz z kierowcą, jak i transportu wodnego, czy lotniczego – czarter statku lubsamolotu wraz z załogą.2.2 Przygotowanie dokumentów logistycznych Aby zyskać pewność, iż towar, który chcemy przetransportować, będzie przezcały czas trwania procesu transportowego bezpieczny oraz że trafi legalnie Kurs: Elementy/Podstawy logistyki w jednostkach gospodarczych i administracyjnych 5

w odpowiednie miejsce i w odpowiednim czasie, należy dopilnować, aby dokumentacjazwiązana z przewożeniem towaru była kompletna i dokładna. Może pojawić się problemw przypadku towarów przeznaczonych na eksport lub importowanych, gdyż transportmiędzynarodowy wiąże się z większą ilością formalności do załatwienia i jest bardziejskomplikowany. Rysunek 2.3 Przykład listu spedycyjnego Źródło: http://image.ceneo.pl/data/products/5751323/i-list-przewozowy-a4.jpg&imgrefurl Kurs: Elementy/Podstawy logistyki w jednostkach gospodarczych i administracyjnych 6

2.3 Sporządzenie korespondencji handlowej Korespondencja handlowa dotyczy głównie transakcji kupna – sprzedaży, którepolegają na tym, że dostawca przenosi na odbiorcę własność swojego towaru, a odbiorcapłaci za towar określoną cenę. Transakcja dochodzi do skutku po ustaleniu przedmiotudostawy i jej warunków (rodzaj towaru, ilość, jakość, opakowanie, cena, warunkii termin dostawy, sposób i termin zapłaty) – te ustalenia dokonuje się przez wymianępism. Wymiana handlowa toczy się między dostawcą (sprzedającym), a odbiorcą(kupującym). Ma ona zawsze ten sam przedmiot: towar lub usługę – opisuje się ichasortyment, nazwę, ilość, ceny, jakość, rodzaj opakowania itp. Obejmuje ona równieżwarunki i termin dostawy oraz warunki i termin zapłaty. Pełna korespondencja w sprawach handlowych obejmuje następujące fazy:  propozycję kupna-sprzedaży;  zamówienie;  dostawę;  weryfikację dostawy. Nie wszystkie fazy są obligatoryjne, ponieważ korespondencja ogranicza się dotrzech pierwszych. Czasem pomijana jest też pierwsza, a nawet druga faza. W fazie „propozycja kupna-sprzedaży” korespondencja prowadzona jestpomiędzy potencjalnymi dostawcami i odbiorcami. W pierwszej fazie sporządza siępismo informacyjne oraz zapytanie o ofertę. Jego nadawcą jest potencjalny dostawca,wysyłający je do różnych odbiorców. Opisuje on tam towary, które chce sprzedać – ichilość, jakość, opakowanie, ceny, warunki dostawy i płatności. Pismo to nie ma charakteruwiążącego, więc dostawca nie musi sprzedać tych towarów, a odbiorca nie musi ichkupić. Pismo to zawiera trzy podstawowe i obowiązkowe elementy: opis towarów,warunki i terminy dostawy oraz warunki i terminy płatności. Pismo to wysyłapotencjalny odbiorca do dostawcy. Chce on w ten sposób zorientować sięw asortymencie towarów, cenach, oferowanych ilościach, jakości, opakowaniu,warunkach dostawy i płatności. Jak wynika z nazwy pisma, zawiera ono również prośbęo przesłanie aktualnej oferty. Zapytanie to nie ma charakteru wiążącego. Oferta jest pismem o charakterze wiążącym. Nadawcą może być dostawca lubodbiorca (oferta kupna, sprzedaży). Jako dokument wiążący, musi ona zawierać terminważności. Wyróżnia się oferty:  wiążące – zawierające termin ważności;  wywołane – złożone na wniosek, np. w odpowiedzi na zapytanie o ofertę;  warunkowe – zawierające warunki, od spełnienia których uzależnione jest zawarcie transakcji, np. uzyskanie licencji, pozwolenia na sprzedaż itp.;  uzupełniające – zgłaszane w trakcie negocjacji.Kurs: Elementy/Podstawy logistyki w jednostkach gospodarczych i administracyjnych 7

Jeśli oferta została przyjęta w terminie w niej określonym i odpowiedź na niązostała wysłana na piśmie, to obie strony nie mają już możliwości wycofania sięz transakcji.Treść oferty powinna zawierać:  dokładne informacje o oferowanych towarach – nazwę, jakość, cenę, ilość, opakowanie itp.;  warunki i terminy dostawy;  warunki i terminy płatności;  terminy składania zamówień;  formę zamówień;  ilość i częstotliwość dostaw;  termin ważności oferty. Przyjęcie oferty może wiązać się z negocjowaniem warunków, w trakcie któregoprzedstawia się propozycję i kontrpropozycję, stawia nowe warunki, dochodzi się dokompromisu. Celem negocjacji jest osiągnięcie porozumienia. W wypadku, gdykontrahent chce zawrzeć umowę, a nie odpowiadają mu warunki oferty, może wystąpićz kontrofertą. W ofertach w polu nagłówkowym należy umieścić jak najwięcej informacjio firmie tj. numer telefonu, rachunku bankowego, NIP, REGON, e-mail.List intencyjny Listy intencyjne wykształciły się w praktyce gospodarczej StanówZjednoczonych. Stosowane są zwykle w fazie wstępnej, a ich zadaniem jestpoinformowanie drugiej strony o chęciach i gotowości podjęcia negocjacji. Listy testosuje się także w trakcie trwania negocjacji, służą wtedy podjęciu ich na nowo.  listy intencyjne są przydatne w długotrwałych negocjacjach przy zawieraniu poważnych i skomplikowanych umów, w które oprócz zainteresowanych stron, zaangażowane są zwykle również inne podmioty, np. podwykonawcy, poręczyciele, kredytodawcy oraz w sytuacjach, gdy powodzenie transakcji zależne jest od czynników zewnętrznych, np. uzyskania pozwolenia na budowę, uzyskania kredytu, uzyskania gwarancji itp.;  list intencyjny, podobnie jak pismo informacyjne i zapytanie o ofertę, nie ma charakteru wiążącego i dlatego dla żadnej ze stron nie wynikają z niego zobowiązania. Jest on szczególnym rodzajem jednostronnego oświadczenia woli, skierowanego w formie pisemnej przez jedną stronę przyszłej transakcji;  list intencyjny sporządza się co najmniej w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej z negocjujących stron. Oba egzemplarze wysyła się drugiej stronie w celu podpisania. Gotową kopię przesyła się nadawcy.Kurs: Elementy/Podstawy logistyki w jednostkach gospodarczych i administracyjnych 8

Jeżeli pismo ma charakter listu:  powinno być zaadresowane imiennie do szefa firmy;  stosuje się w nim zwroty grzecznościowe;  przed podpisaniem należy użyć w nim zwrotu pożegnalnego. Kolejna faza to „zamówienie”, które składane jest po uzgodnieniu przedmiotuoraz warunków transakcji. Jest zobowiązaniem się odbiorcy do zakupieniawyszczególnionych w nim towarów po określonej cenie, na podanych warunkachdostawy i płatności. Zamówienie jest więc pismem wiążącym, przy czym początkowozobowiązuje wyłącznie odbiorcę. W polu nagłówkowym podaje się, poza danymiogólnymi, NIP niezbędny dostawcy do wystawienia faktury VAT. Zaleca się sporządzać zamówienie w trzech egzemplarzach – oryginał i kopięwysyła się dostawcy, drugą zostawia się sobie jako dowód wysłania zamówienia.Treść zamówienia powinna zawierać:  dokładne określenie towarów;  ogólną sumę do zapłaty podaną cyframi i słownie (zawsze zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku;  warunki i terminy zapłaty. Dostawca może przyjąć zamówienie do realizacji lub odmówić jego przyjęcia.Potwierdzenie jest jednoznaczne z zawarciem umowy sprzedaży, na mocy którejodbiorca zobowiązuje się do zakupienia wymienionego w nim towaru, a dostawca dojego dostarczenia. Potwierdzenia można dokonać dwoma sposobami: adnotacją z datą, pieczątkąi podpisem na kopii zamówienia lub oddzielnym krótkim pismem o treści podobnej doadnotacji, rozszerzonej o numer zamówienia. W fazie „dostawa towaru” mogą wystąpić dwa dokumenty: zawiadomienieo odbiorze towaru i awizo. Zawiadomienie o odbiorze towaru wystawiane jest, gdy ten, do którego zostałoskierowane, sam przyjmuje towar. To krótkie pismo informujące odbiorcę o:  dacie i numerze zamówienia;  rodzaju towaru, który należy odebrać;  miejscu, dacie i godzinie odbioru. Awizo wystawiane jest, jeśli dostawca sam wysyła towar, transportem własnymlub obcym. W piśmie tym informuje o wysyłce towaru.Treść awiza zawiera:  datę wysyłki;  przewidywaną datę dotarcia towaru;  miejscowość nadania i przeznaczenia; Kurs: Elementy/Podstawy logistyki w jednostkach gospodarczych i administracyjnych 9

 numery dokumentów przewozowych;  numery środków transportu;  określenie towaru, rodzaju i charakterystyki opakowań. Gdy towar dostarczany jest partiami, towarzyszy mu często specyfikacjawysyłkowa oraz dowód dostawy, Wz (wydanie zewnętrzne). Dokumenty te są podstawądo wydania towaru z magazynu. Ich oryginały wraz z kopią wysyła się razem z towaremdo odbiorcy. Kopia po potwierdzeniu na niej odbioru, wraca do dostawcy. Na podstawiepotwierdzonych kopii wystawia się fakturę.Zarówno specyfikacja jak i dowód dostawy powinny zawierać:  numer;  miejsce i datę sporządzenia;  informacje o dostawcy i odbiorcy;  informacje o towarze;  podpisy. Odbiorca w momencie dostarczenia towaru może sporządzić dowód przyjęcia –stwierdzający faktyczną zgodność otrzymanej przesyłki z zamówieniem w sytuacji, gdywraz z towarem nie dostarczono żadnych dokumentów lub gdy dostarczono dowód, alew jednym egzemplarzu i po potwierdzeniu odbioru, zabiera go przedstawiciel dostawcy.Na sporządzenie tego dokumentu należy uzyskać akceptację swojego przełożonegoi dostawcy. Przyjęcia dokonuje się wtedy komisyjnie. W przypadku stwierdzenia brakówilościowych lub jakościowych, sporządza się protokół różnic, który jest podstawą doreklamacji. Dokumentami związanymi z dostawą i sprzedażą towarów są również:  faktura;  faktura korygująca;  nota korygująca. Fakturę korygującą wystawia sprzedawca towaru lub usługi, jeżeli powystawieniu faktury pierwotnej stwierdzono błędy w: cenach, stawkach podatku VAT,kwotach podatku lub jeśli podwyższono cenę, sprzedawca udzielił rabatu, nabywcazwrócił sprzedawcy towar, zwrócono nabywcy zaliczki, przedpłaty. Notę korygującą sporządza nabywca towaru lub usługi w wypadku, gdystwierdził pomyłkę w podanych na fakturze informacjach dotyczących: danychosobowych, nazwy nabywcy lub sprzedawcy, adresu którejkolwiek ze stron, oznaczeńtowaru, daty, numeru faktury lub numeru NIP, symbolu klasyfikacji statystycznej. Weryfikacja dostawy – czasami zdarza się, że w dostawie towaru występująniezgodności z zamówieniem lub umową, które mogą polegać na brakach ilościowychlub jakościowych towaru. Wtedy sporządza się reklamację. Podstawę do wniesieniareklamacji stanowi zwykle odpowiedni protokół (protokół różnic, uszkodzenia, Kurs: Elementy/Podstawy logistyki w jednostkach gospodarczych i administracyjnych 10

kradzieży). Reklamacja to pismo, w którym odbiorca określa swoje zastrzeżenia i uwagioraz wysuwa żądania wobec dostawcy. Reklamacja powinna być dobrze uzasadniona.Treść reklamacji powinna zawierać:  zgłoszenie uwag i zastrzeżeń do dostarczanego towaru;  zgłoszenie żądań związanych z tymi uwagami i zastrzeżeniami, które mogą przybrać formę: − przy wadach ilościowych: dostarczenia brakujących towarów, − przy wadach jakościowych: usunięcia wady, wymiany towaru, obniżenia ceny towaru;  uzasadnienie: − faktyczne (powołanie się na protokół); − prawne (powołanie na umowę dostawy, przepisy).2.4 Dokumentacja procesów logistycznych w języku obcym Spedycja międzynarodowa polega w dużej mierze na gromadzeniu wymaganejdokumentacji. W przypadku różnych gałęzi transportu, różne będą dokumenty wymaganew spedycji międzynarodowej. Istnieje jednak kilka rodzajów, które pojawią sięw każdym przypadku. Pierwszym z takich typów jest zlecenie spedycyjne, wystawioneprzez eksportera bądź importera i przyjęte przez spedytora. Przypisany mu numeridentyfikacyjny pojawia się kolejno na wszystkich dokumentach związanych z realizacjątego zlecenia. Jeszcze wcześniej mogą pojawić się dwa inne dokumenty: zapytanieofertowe oraz tzw. kwotowanie spedycyjne. W chwili, gdy zapewniony jest już środek transportu, sporządzanazostaje instrukcja wysyłkowa, międzynarodowy list przewozowy oraz wzór specyfikacjitowarowej. Następnie gromadzone są wszelkie dokumenty niezbędne przy odprawiecelnej, w tym – formularz SAD. Na samym końcu skomplikowanego procesutransportowego, spedytor wystawia rozliczenie procesu transportowo-spedycyjnego. Przygotowywanie i gromadzenie innych dokumentów związanych ze spedycjąmiędzynarodową, uzależnione jest od rodzaju transportu, jaki został wybrany doprzewozu towarów. W transporcie morskim wymagana jest nota bukingowa (w żegludze liniowej)lub umowa czarterowa (żegluga trampowa). Nota bukingowa jest pisemnympoświadczeniem, w którym stwierdza się, iż określony towar będzie przyjęty na danystatek i dostarczony do konkretnego portu przeznaczenia na podstawie określonejstawki frachtowej. Mamy tu do czynienia także z konosamentem, czyli dokumentem,który reguluje stosunek prawny między armatorem, a prawnym posiadaczemkonosamentu. W transporcie lotniczym spotkamy się z międzynarodowym lotniczym listemprzewozowym AWB, który musi zostać sporządzony aż w 9 egzemplarzach. Kurs: Elementy/Podstawy logistyki w jednostkach gospodarczych i administracyjnych 11

W przypadku drobniejszych, pojedynczych przesyłek, które na potrzebytransportu zostały skonsolidowane, wymagany jest jeszcze list lotniczy HAWB, któryzawiera spis pojedynczych przesyłek. Wymienione dokumenty, to jedynie część wszystkich papierów, jakie należyzgromadzić przy organizacji transportu międzynarodowego. Przyjmując, iż spedycjamiędzynarodowa polega nie tylko na zarządzaniu dokumentacją, można zauważyć, żejest to złożony proces, który wymaga fachowej wiedzy i szczegółowości w działaniachspedytorskich. W przypadku przewozów międzynarodowych dokumentacja transportowa jestbardziej złożona, ponieważ transakcję zawierają strony będące przedstawicielamiróżnych krajów. Podstawowymi dokumentami wykorzystywanymi w transporciemiędzynarodowym towarów są:  w transporcie samochodowym – międzynarodowy samochodowy list przewozowy C’MR, potwierdzający zawarcie międzynarodowej umowy przewozowej na podstawie konwencji CMR3;  w transporcie kolejowym – międzynarodowy kolejowy list przewozowy, będący dowodem na zawarcie umowy o przewóz koleją, odbywający się na podstawie jednolitych przepisów OM, będących integralną częścią konwencji COTIF4 lub umowy SMGS (w przewozach z krajami niebędących stronami konwencji COTIF);  w transporcie morskim – morski list przewozowy i konosament;  w żegludze śródlądowej – konosament żeglugi śródlądowej;  w transporcie lotniczym międzynarodowy lotniczy list przewozowy;  w transporcie multimodalnym – międzynarodowy list przewozowy transportu multimodalnego (konosament FIATA). Innymi dokumentami uzupełniającymi, stosowanymi w transporciemiędzynarodowym mogą być: karnet TIR, umożliwiający przewóz towarów bez kontrolicelnej (zgodnie z konwencją celną TIR); formularze SAD i SAD-BIS, będące wnioskamio wszczęcie postępowania celnego; kwit przekazania ICF, stanowiący podstawowydokument w przewozach kontenerowych w systemie intercontamer, świadectwopochodzenia będące certyfikatem potwierdzającym miejsce wyprodukowania danegotowaru; świadectwo przewozowe EUR-I wymagane przy dokonywaniu w obrębie UniiEuropejskiej wymiany handlowej towarów, których wartość przekracza 6000 euro. W przewozach międzynarodowych stosowane są standardowe formułykontraktowe, zapewniające jednorodne i precyzyjne rozumienie wzajemnychobowiązków stron, w tym również w zakresie transportu. Najpopularniejszymstandardem w tym zakresie są formuły handlowe INCOTERMS 2000 oraz INCOTERMS2010, ogłoszone przez Międzynarodową Izbę Handlową (ICC). Formuły te zapisywane sąw postaci trzyliterowych, ogólnie znanych skrótów, typu: EXW Es Works (z zakładu,3 Konwencja CMR,International Consignment Note, o wykonywaniu międzynarodowego transportudrogowego, Dz. U. z 1962 r. Nr 49, poz. 2384 Konwencja COTIF dotycząca międzynarodowego transportu kolejowego, Dz. U. z 1985 r.Nr 34, poz. 158z późniejszymi zmianami Kurs: Elementy/Podstawy logistyki w jednostkach gospodarczych i administracyjnych 12

oznaczone miejsce), FOB – Free on Board (franco statek, oznaczony port załadunku), CIFCost, Insurance and Freigln (koszt, ubezpieczenie i fracht, oznaczony port przeznaczenia).DDU – Delirered Duty Unpaid (dostarczone, cło nieopłacone, oznaczone miejsceprzeznaczenia) 5. Zapoznaj się z prezentacją pt. „INCOTERMS 2000”, aby dowiedzieć sięwięcej na temat formuł handlowych INCOTERMS 2000.2.5 Literatura2.5.1 Literatura obowiązkowa  Kisperska-Moroń D., Krzyżaniak S., Logistyka, Instytut Logistyki i Magazynowania, Poznań 2009, s. 164-175;  Konwencja COTIF dotycząca międzynarodowego transportu kolejowego, Dz. U. z 1985 r. nr 34, poz. 158 z późniejszymi zmianami;  Krawczyk S., Tubis A., Kobyłyłt A., Burghardt A., Logistyka w przedsiębiorstwie, CL Colsulting i Logistyka, Oficyna Wydawnicza NDiO, Wrocław 2007, s. 205-220.2.5.2 Literatura uzupełniająca  Ustawa z dnia 15 listopada 1984, Prawo przewozowe, Dz. U. z 2000 r. nr 50, poz. 601.2.6 Spis rysunkówRysunek 2.1 Przykład listu przewozowego ..........................................................................................4Rysunek 2.2 Przykład listu przewozowego CMR................................................................................5Rysunek 2.3 Przykład listu spedycyjnego..............................................................................................62.7 Spis treści2 Dokumentacja procesów logistycznych jednostki gospodarczej ........................................2 2.1 Zasady sporządzania dokumentów ..........................................................................................................2 2.2 Przygotowanie dokumentów logistycznych .........................................................................................5 2.3 Sporządzenie korespondencji handlowej ..............................................................................................7 2.4 Dokumentacja procesów logistycznych w języku obcym.............................................................11 2.5 Literatura..........................................................................................................................................................13 2.5.1 Literatura obowiązkowa .............................................................................................................................................13 2.5.2 Literatura uzupełniająca.............................................................................................................................................13 2.6 Spis rysunków.................................................................................................................................................135Kisperska-Moroń D., Krzyżaniak S., Logistyka, Instytut Logistyki i Magazynowania, Poznań 2009,s. 171-172 Kurs: Elementy/Podstawy logistyki w jednostkach gospodarczych i administracyjnych 13

Źródło: www.fotolia.com Elementy/Podstawy logistykiKURS w jednostkach gospodarczych i administracyjnychMODUŁ Organizacja pracy w jednostkach gospodarczych zgodnie z zasadami logistykiKurs: Elementy / Podstawy logistyki w jednostkach gospodarczych i administracyjnych 1

3 Organizacja pracy w jednostkach gospodarczych zgodniez zasadami logistyki3.1 Pojęcie organizacji pracy Rysunek 3.1 Pojęcie organizacji pracy Źródło: www.fotolia.com W procesie produkcji biorą udział trzy czynniki: siła robocza, środki pracy(maszyny, narzędzia, sprzęt, urządzenia) i przedmioty pracy, czyli materiały i surowce.Aby wykonać jakąś produkcję, trzeba połączyć te czynniki, zespolić je w pewienspecyficzny sposób, co właśnie nazywamy organizacją pracy. Dobra organizacja pracypolega na osiągnięciu największej wydajności pracy przy użyciu najmniejszychnakładów. Złą organizację stwierdzamy wtedy, gdy przy użyciu dużej ilości nakładówefekt pracy jest stosunkowo mały. Tak więc organizacja pracy jest zła wówczas, gdyrobotnik musi wkładać w nią bardzo dużo czasu i wysiłku, którego można uniknąć, gdyzużywa się zbyt dużo materiałów, gdy maszyny, narzędzia, sprzęt i urządzenia ulegajązbytniemu zużyciu. Praca – jest to celowa działalność człowieka, polegająca na przekształcaniu dóbrprzyrody i przystosowaniu ich do zaspokojenia potrzeb ludzkich. Praca jest atrybutemludzi. Chociaż potocznie mówi się o pracy urządzeń mechanicznych i żywej silepociągowej, podstawową cechą różniącą pracę od czynności wykonywanych przezurządzenie jest jej celowość.Wyróżniamy następujące rodzaje pracy:  kierownicza – polega ona na spowodowaniu takiej działalności podwładnych, by była ona zgodna z celami i wolą przełożonego; Kurs: Elementy / Podstawy logistyki w jednostkach gospodarczych i administracyjnych 2

 nadzorcza – zawiera elementy pracy kierowniczej oraz pracy wykonawczej;  wykonawcza – zlecona przez przełożonego i wykonywana według otrzymanych instrukcji, dyspozycji, poleceń czy przykładów;  fizyczna – niewymagająca większych kwalifikacji, lecz jedynie zasobu sił fizycznych;  umysłowa – wysiłek umysłowy odgrywa większą rolę niż fizyczny;  uprzedmiotowiona – zawarta w formie rzeczowej, w środkach produkcji i przedmiotach spożycia, postęp technologiczny powoduje zmiany w strukturze zasobów i nakładów pracy (żywej) na rzecz pracy uprzedmiotowionej. Organizację należy najogólniej rozumieć, jako wyodrębnione z otoczenialudzkiego działanie, mające formalną strukturę, skierowane na osiąganie jakiegoś celulub celów.Podstawowymi właściwościami każdej organizacji są1:  celowość – istnienie celu lub celów przyjętych do osiągnięcia;  złożoność – z dających się określić części powiązanych ze sobą i tworzących całość organizacji;  odrębność celów i struktury – w stosunku do otoczenia, a jednocześnie powiązanie przez nie z otoczeniem. Definicja organizacji pracy określa, że jest to system zasad, metod i działań,mających na celu zespolenie pracowników, środków pracy i przedmiotów pracyw jej procesie, a także ukształtowanie stosunków wewnętrznych, między jegouczestnikami. Ponieważ jest ona związana z procesem pracy, obejmuje problematykędotyczącą przede wszystkim człowieka, ale także czynników rzeczowych (narzędzia,materiały, wyroby) oraz metod pracy (m.in. kierowanie) 2.Elementy procesów pracy:  operacja – jest to wyodrębniona, stanowiąca pewną spójną całość część procesu pracy, wykonywana w określonym czasie (sezonie);  zabieg – jest to wykonywana określonymi narzędziami część operacji, którą można wyodrębnić i oddzielnie nazwać;  czynność – to zespół prostych i złożonych ruchów roboczych wykonywanych przez człowieka w trakcie realizacji zabiegów produkcyjnych;  ruch roboczy – jest to dający się wyodrębnić najmniejszy i w zasadzie niepodzielny element procesu pracy.1 www.edukacja.edux.pl/p-6132-podstawowe-pojecia-w-teorii-zarzadzania.php2 www.zsewachowiak4.republika.pl/Podstawyorganizacjipracypoprawa.ppt Kurs: Elementy / Podstawy logistyki w jednostkach gospodarczych i administracyjnych 3

3.2 Zasady organizacji pracy Rysunek 3.2 Zasady organizacji pracy Źródło www.fotolia.comWyróżniamy następujące zasady organizacji pracy:  podziału pracy – podzielenie zadania podstawowego na mniejsze fragmenty;  koncentracji – polega na tym, aby w jednym miejscu skupić podobne lub jednakowe czynności;  harmonizacji – polega na tym, aby dobrać odpowiednio pod względem ilościowym czynniki ludzkie i rzeczowe;  ekonomizacji działania (mini-max) – polega na tym, aby przy minimalnych nakładach, mieć maksymalne korzyści;  optymalnego wyniku działania – związana z tym, że po przekroczeniu pewnych parametrów, nasza wydajność spada (zatrudnienie pracownika w odpowiednich dziedzinach);  indywidualizacji – polega na tym, aby dostosować stanowisko pracy i zadania na nim wykonywane do kwalifikacji, umiejętności i zamiłowań pracowników;  intensyfikacji – polega na ciągłym dążeniu do poprawienia efektywności i skuteczności działania. Wyróżniamy następujące zasady planowania pracy:  podziału pracy – praca, powinna być zlecana dla osób najlepiej do niej przygotowanych, wiąże się to ze specjalizacją właściwych wykonawców; Kurs: Elementy / Podstawy logistyki w jednostkach gospodarczych i administracyjnych 4

 właściwej organizacji ludzi – przejawia się ona we właściwym doborze ludzi do poszczególnych prac, właściwym przydziale zadań do wykonania, właściwym rozmieszczeniu pracowników na stanowiskach pracy, zharmonizowaniu poszczególnych zabiegów i czynności;  koncentracji pracy – zaleca się koncentrację ludzi i maszyn, przy wykonywaniu określonych prac na jednym polu;  wiodącego ogniwa – wiąże się ściśle z zasadą koncentracji, polega ona na wyborze zabiegu produkcyjnego, decydującego dla produkcji w danym okresie i zgrupowania przy jego realizacji odpowiednio dużych sił i środków;  zwiększenia efektywnego czasu pracy – realizacja tej zasady pozwala na szybkie, terminowe i oszczędne wykonanie pracy dzięki wzrostowi wydajności pracy.„Dwanaście zasad wydajności” jest zbiorem funkcjonujących zasad pracy, któreokreślone są następująco:  jasno określony cel;  zdrowy rozsądek;  kompetentna rada (doradztwo);  dyscyplina;  sprawiedliwe i uczciwe postępowanie;  niezawodne, natychmiastowe, dokładne i nieustanne sprawdzanie;  porządek przebiegu działania;  wzorce i normy;  warunki przystosowania;  wzorcowe sposoby działania;  instrukcja dla pracy normalnej;  nagroda za wydajność. Obserwacja działań ludzkich pozwoliła na stwierdzenie, że istnieją zależnościmiędzy sposobami działania (organizacją pracy) a ich efektami. W ten sposób ustalono,jakie powinny obowiązywać zasady organizacji pracy3:  ekonomii działania – jak najlepsze wykorzystanie nakładów przy uzyskaniu optymalnego efektu;  optymalnego wyniku działania – zwiększanie nakładów pracy osiąga przy pewnym poziomie optymalny wynik użyteczny, jego przekroczenie powoduje spadek efektu;  podziału pracy – rozłożenie pracy złożonej, na elementy proste do wykonania przez oddzielnych wykonawców. Zwiększa wydajność pracy, ale zbyt daleko idący podział prowadzi do zubożenia treści pracy i zwiększa jej monotonię. Skutkuje zatem obniżeniem wydajności pracy. W każdym wypadku, podział pracy powinien być dostosowany do wymagań i oczekiwań pracującego;3 www.zsewachowiak .republika.pl Podstawyorganizacjipracypoprawa.ppt Kurs: Elementy / Podstawy logistyki w jednostkach gospodarczych i administracyjnych 5

 koncentracji pracy – wykonywania jednorodnych czynności przez tych samych wykonawców, powoduje wzrost wydajności pracy;  ekonomii ruchów – dążenie do minimalizacji zużycia energii pracującego człowieka, tym samym do opóźnienia jego zmęczenia;  pracy bezpiecznej – praca wykonywana w warunkach bezpieczeństwa fizycznego i psychicznego sprzyja wzrostowi wydajności.3.3 Koncepcje i zasady kształtowania organizacji logistyki w przedsiębiorstwieRysunek 3.3 Organizacja logistyki w przedsiębiorstwie Źródło www.fotolia.com Zagadnienie organizacji pojmowane i stosowane jest w teorii i praktyce w sposóbniejednoznaczny. Wielowymiarowość organizacji, jako przedmiotu rozważań, prowadzido wielu teoretycznych koncepcji, których konstytutywne walory powinny byćwykorzystane przy rozwiązywaniu praktycznych problemów w doskonaleniu modeluzarządzania przedsiębiorstwem. Nie wchodząc w bliższe rozważania dotyczące istoty samego pojęcia organizacjii jego możliwych interpretacji oraz zastosowań w praktyce, warto podkreślićodmienność celów przyporządkowanych każdemu z wymienionych wymiaróworganizacji oraz sposobów rozwiązań problemów w zakresie organizacji, w zależnościod przyjętego modelu zarządzania przedsiębiorstwem i specyficznego kontekstu jegouwarunkowań. W literaturze wyróżnia się instytucjonalną, instrumentalną i funkcjonalnąperspektywę ujęcia zagadnienia organizacji.Instytucjonalny sposób pojmowania organizacji dominujew anglo-amerykańskiej literaturze z zakresu zarządzania i socjologii organizacji.Kluczowym problemem rozwiązań organizacyjnych są kwestie ustalenia procesówKurs: Elementy / Podstawy logistyki w jednostkach gospodarczych i administracyjnych 6

decyzyjnych (np. koordynacja celów i zachowań członków przedsiębiorstwa,wykorzystanie zasobów i podział dochodów) i tworzenie „kultury przedsiębiorstwa”,traktowanego jako określony typ organizacji. W sensie instrumentalnym organizacja rozumiana jest jako wyodrębnioneinstrumentarium i mechanizmy regulujące (organizacja jako socjotechnicznypodsystem) podporządkowane w sposób świadomy i realny sprawnej realizacji celówprzedsiębiorstwa. Miernikiem oceny dla sformalizowanych regulacji jestw przedsiębiorstwie racjonalność podziału (przyporządkowanie) zadań i funkcji,względnie ich wpływ na efektywność przedsiębiorstwa. W przypadku instrumentalnegotraktowania pojęcia organizacji, nacisk położony jest na wykorzystanie regulacji dlaosiągania istotnych w ujęciu długofalowym struktur w przedsiębiorstwie. W tym sensiepojęcie organizacji stosowane jest zamiennie z pojęciem struktury organizacyjnej,w rozumieniu organizacyjnego procesu kształtowania infrastruktury dla całościowegosterowania zachowaniami współpracowników przedsiębiorstwa. Instrumentalnepojęcia organizacji dominuje obecnie w nauce o organizacji przedsiębiorstwa. Z perspektywy funkcjonalnego ujęcia organizacji akcent położony jest nadziałalność związaną z organizowaniem obiektu poznania. W procesie kształtowaniaorganizacji można wyróżnić fazę planowania organizacji oraz jej wdrażania i kontroli.Strategiczna koncepcja kształtowania organizacji traktowana jest jako podstawai przejaw rozwoju organizacji (reorganizacji), przy czym uwzględnienie istniejącychinterakcji między współpracownikami, technologią, kulturą organizacji i otoczeniempowinno doprowadzić do modelowych rozwiązań dla przezwyciężania (ograniczania)kompleksowości. W świetle powyższych rozważań należy zauważyć, że eksponowaniew teoretycznych analizach określonego rozumienia pojęcia organizacji powinnouwzględniać zawsze specyfikę kontekstu jego stosowania. W odniesieniu do badanychaspektów organizacji logistyki w przedsiębiorstwie, struktura organizacyjna logistykibędzie traktowana jako podsystem zarządzania i sposób osiągania celówprzedsiębiorstwa. Z warunkiem skoordynowanego osiągania poszczególnych zadań logistycznychi celów przedsiębiorstwa jest związane bezpośrednio zagadnienie wyboru strukturyorganizacyjnej logistyki oraz zorganizowania funkcji i procesów logistycznychw przedsiębiorstwie. Z perspektywy organizacyjnego wymiaru koncepcji logistyki, istotna jestkoncentracja na wkomponowaniu logistyki w system zarządzania przedsiębiorstwemi kształtowaniu w jego ramach optymalnej struktury organizacyjnej logistyki. Przy tymwspomniany proces strukturyzacji należy traktować w sposób dynamiczny i ciągły, jakoproces reorganizacji istniejących struktur organizacyjnych, umożliwiający skutecznewdrażanie nowych koncepcji i strategii logistyki oraz doskonalenie systemu zarządzaniaprzedsiębiorstwem. Poprzez połączenie zadań i kompetencji w określonych jednostkachorganizacyjnych powinno się tworzyć przesłanki do całkowitej optymalizacjiprzepływów towarów i informacji oraz innych kluczowych procesóww przedsiębiorstwie. Podstawowa teza dotycząca organizacyjnej strukturyzacji i kształtowaniakoncepcji logistyki zakłada, że wysoka koncentracja zadań logistycznychw wyodrębnionych jednostkach organizacyjnych ułatwia procesy koordynacyjne Kurs: Elementy / Podstawy logistyki w jednostkach gospodarczych i administracyjnych 7

w sferze logistyki i w skali całego przedsiębiorstwa. Integracja i organizacja sferywspółzależnych decyzji w podsystemach i w całym systemie logistycznym orazwkomponowanie sfery logistyki w strukturę zarządzania przedsiębiorstwem stwarzająnowe i realne możliwości usprawnienia procesu kształtowania i realizacji przepływówtowarowych oraz wzrostu i bardziej efektywnego wykorzystania potencjałuwytwórczego i usługowego w przedsiębiorstwie. Jako argumenty przemawiające za wysokim stopniem koncentracji zadańlogistycznych, w przeciwieństwie do zdecentralizowanego ich zorganizowania(rozproszenia) w wielu różnych – w sensie funkcjonalnym – jednostkachorganizacyjnych (w sferze lub w dziale produkcji, marketingu, finansów itp.), przytaczasię także możliwości4:  ograniczenia konfliktów między poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi, którym są przyporządkowane zadania logistyczne;  uniknięcia sytuacji niedowartościowania lub wręcz dyskryminacji funkcji logistycznych wobec klasycznych sfer funkcjonalnych w przedsiębiorstwie;  eliminowania zakłóceń w procesie przepływów informacji, a tym samym uniknięcia błędnych decyzji i opóźnienia procesów logistycznych itp. Teza przeciwstawna wobec tezy wyżej sformułowanej zakłada natomiast, żeniezbędne dostosowanie jednostek organizacyjnych, którym została powierzonarealizacja zadań logistycznych, może być osiągnięte także (zwłaszcza w przypadkumniejszych przedsiębiorstw) bez organizacyjnej integracji. Wymaga to jednakzastosowania rozbudowanego instrumentarium koordynacji5. G. Persson wyróżnia trzy następujące podejścia do wyjaśnienia zagadnieniawłączania logistyki w strukturę przedsiębiorstwa:  koncepcja jednej drogi — one-way approach;  koncepcja cyklu życia — life-cycle approach;  koncepcja sytuacyjna — contingency approach.4 www.zsewachowiak4.republika.pl/Podstawyorganizacjipracypoprawa.ppt5 http://logistyka.wiedza.diaboli.pl/organizacja-logistyki-w-przedsiebiorstwie Kurs: Elementy / Podstawy logistyki w jednostkach gospodarczych i administracyjnych 8

Rysunek 3.4 Włączanie logistyki w strukturę przedsiębiorstwa Źródło www.fotolia.pl Koncepcja jednej drogi (one-way approach) zakłada, iż najbardziej uzasadnionąkonsekwencją wdrażania koncepcji logistyki jest integracja wszystkich zadańlogistycznych w ramach jednej sfery (działu) logistyki, podporządkowanej bezpośrednioczłonkowi zarządu przedsiębiorstwa. Przy koncepcji cyklu życia (life-cycle approach) wychodzi się natomiastz założenia, że struktura organizacyjna logistyki w przedsiębiorstwie jest kształtowanana kilku etapach (w różnym czasie), jednakże przy wzrastającym stopniu koncentracji.Ostateczny efekt, w sensie „właściwej” struktury organizacyjnej, będzie podobny jakprzy one-way approach, jednakże jej wdrażanie będzie wymagało dłuższego czasu. Zupełnie odmienna jest koncepcja sytuacyjna (contingency approach) w sensiekształtowania i ostatecznego rozwiązania struktury organizacyjnej logistykiw przedsiębiorstwie. Koncepcja ta zakłada, że realne przejawy wdrażania logistykiw strukturę organizacyjną przedsiębiorstwa zależą każdorazowo od wewnętrznychi zewnętrznych czynników i sytuacji. Oznacza to w konsekwencji, że w różnychprzedsiębiorstwach mogą występować obok siebie także różne – lecz sprawne w danymwypadku – przejawy (formy) struktury organizacyjnej logistyki6. W rzeczywistości przy włączaniu logistyki do struktury organizacyjnejprzedsiębiorstwa byłoby zbytnim uproszczeniem ograniczenie się jedynie do problemukoncentracji zadań logistycznych w ramach jednostki organizacyjnej, aczkolwiek aspektten jest dominującym założeniem organizacyjnym, leżącym u podstaw koncepcjilogistyki. Wychodząc od istnienia jednostki organizacyjnej logistyki, należałoby raczejpodzielić problem organizacyjnego wdrożenia logistyki na trzy następujące problemyczęściowe:6 www.logistics-and-transport.eu/index.php/main/article/download/8/7 Kurs: Elementy / Podstawy logistyki w jednostkach gospodarczych i administracyjnych 9

 stopień koncentracji zadań logistycznych (oraz nielogistycznych) w jednostce organizacyjnej logistyki;  hierarchiczne umiejscowienie jednostki organizacyjnej logistyki w strukturze przedsiębiorstwa;  wewnętrzna struktura jednostki organizacyjnej logistyki. Przy wspomnianym podziale nie powinno jednak powstawać wrażenie, żerozwiązanie wyszczególnionych problemów częściowych jest możliwe w sposóbizolowany. Każdorazowe warianty kształtowania organizacyjnego logistyki są bowiemwzajemnie uwarunkowane. Przykładowo, hierarchiczne przyporządkowanie jednostkiorganizacyjnej logistyki zależy od stopnia koncentracji zadań logistycznychw przedsiębiorstwie. Generalnie, chodzi przy tym o istotny problem kompleksowejreorganizacji. W początkowej fazie procesu zmian organizacyjnych z reguły ustala sięi analizuje główne założenia organizacyjne dotyczące sposobu postępowania. Chodzi tuo określone zasady kształtowania organizacji logistyki, zgodne z podstawowymiogólnymi zasadami koncepcji logistyki i zarządzania logistycznego lub zorientowane nanie (Tabela 3.3). Z punktu widzenia analizy i tworzenia nowego porządkuorganizacyjnego w przedsiębiorstwie wymienione zasady kształtowania organizacjilogistyki mogą być różnie interpretowane i rozwijane, a tym samym wykorzystane.Pełne uwzględnienie i przestrzeganie tych zasad może być w praktyce znacznieutrudnione, a właściwie niemożliwe, chociażby ze względu na ich częściowokonkurencyjny wobec siebie charakter. Dlatego mogą one być tylko w takim stopniuuwzględnione w ramach kształtowania i dostosowania organizacji logistyki dokażdorazowych wymagań zintegrowanego zarządzania i gospodarowaniaw przedsiębiorstwie, w jakim jest to możliwe i uzasadnione7. Tabela 3.1 Zasady kształtowania organizacji logistyki7 http://logistyka.wiedza.diaboli.pl/organizacja-logistyki-w-przedsiebiorstwie/ Kurs: Elementy / Podstawy logistyki w jednostkach gospodarczych i administracyjnych 10

Źródło: opracowanie własneDla logistyki można sformułować, jako podstawowe, następujące zasady organizacji:  organizacja logistyki musi być zorientowana na rynek;  logistyka powinna być scentralizowana nie jako całość, lecz w części;  proces logistyczny powinien być kształtowany przy szczególnym uwzględnieniu rynku, konkurencji, rozwoju technologii i zasad efektywnego gospodarowania;  organizacja logistyki powinna stymulować rozszerzanie się logistycznego myślenia w przedsiębiorstwie;  logistyka musi być „wkomponowana” w postaci zintegrowanej sieci w strukturę organizacyjną przedsiębiorstwa. Przytoczone zasady organizacji będą tylko wtedy pozytywnie oddziaływać nadziałalność przedsiębiorstwa, kiedy logistyka będzie traktowana jako czynnikkonkurencji, kiedy zostaną zapewnione integracja i kooperacja poszczególnych działów,kiedy będzie zaangażowany i efektywnie wykorzystany właściwy personel,a zasadniczym celem przedsiębiorstwa będzie całościowe kształtowanie logistyki.3.4 Literatura3.4.1 Literatura obowiązkowa  Blaik P., Logistyka, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa 2010, s. 341-347;  Krawczyk S., Tubis A., Kobyłt A., Burghardt A., Logistyka w przedsiębiorstwie, CL Consulting i Logistyka Oficyna Wydawnicza NDiO, Wrocław 2007, s. 9-29.3.4.2 Literatura uzupełniająca  Kisperska-Moroń D., Krzyżaniak S., Logistyka, Biblioteka Logistyka, Poznań 2009.3.4.3 Netografia  www.edukacja.edux.pl/p-6132-podstawowe-pojecia-w-teorii-zarzadzania.php;  www.logistics-and-transport.eu/index.php/main/article/download/8/7;  www.logistyka.wiedza.diaboli.pl/organizacja-logistyki-w-przedsiebiorstwie;  www.zsewachowiak4.republika.pl/Podstawyorganizacjipracypoprawa.ppt.3.5 Spis tabel i rysunkówRysunek 3.1 Pojęcie organizacji pracy ....................................................................................................2Rysunek 3.2 Zasady organizacji pracy ....................................................................................................4Rysunek 3.3 Organizacja logistyki w przedsiębiorstwie..................................................................6Rysunek 3. Włączanie logistyki w strukturę przedsiębiorstwa .................................................9Tabela 3.1 Zasady kształtowania organizacji logistyki.................................................................. 10 Kurs: Elementy / Podstawy logistyki w jednostkach gospodarczych i administracyjnych 11

3.6 Spis treści3 Organizacja pracy w jednostkach gospodarczych zgodnie z zasadami logistyki..........2 3.1 Pojęcie organizacji pracy...............................................................................................................................2 3.2 Zasady organizacji pracy ...............................................................................................................................4 3.3 Koncepcje i zasady kształtowania organizacji logistyki w przedsiębiorstwie........................6 3.4 Literatura..........................................................................................................................................................11 3.4.1 Literatura obowiązkowa .............................................................................................................................................11 3.4.2 Literatura uzupełniająca.............................................................................................................................................11 3.4.3 Netografia ..........................................................................................................................................................................11 3.5 Spis tabel i rysunków...................................................................................................................................11 Kurs: Elementy / Podstawy logistyki w jednostkach gospodarczych i administracyjnych 12

KURS Źródło: www.fotolia.com Elementy/Podstawy logistyki w jednostkach gospodarczych i administracyjnychMODUŁ Przetwarzanie informacji na potrzeby działalności logistycznej w jednostce gospodarczejKurs: Elementy/Podstawy logistyki w jednostkach gospodarczych i administracyjnych 1

4 Przetwarzanie informacji na potrzeby działalności logistycznejw jednostce gospodarczej4.1 Istota informacji w jednostce gospodarczej1 Informacja traktowana jest coraz częściej we współczesnej gospodarce orazw nowocześnie zarządzanych firmach, obok trzech klasycznych czynników produkcji –ziemi, kapitału i pracy ludzkiej – jako czwarty czynnik produkcji. N. Winer określa informację jako treść zaczerpniętą ze świata zewnętrznegow procesie naszego dostosowywania się do niego i przystosowywania się do niegonaszych zmysłów. C. Berman rozpatruje informację w czterech znaczeniach jako rzecz,wielkość mierzalną, potencjał oraz zmianę. Odpowiednio wykorzystana informacja umożliwia podjąć właściwe decyzjedotyczące sposobu wykorzystania przez organizację posiadanych możliwości, zdolnościdostosowania się do nowych sytuacji i planowania swego ciągłego rozwoju. Rola informacji w przedsiębiorstwie:  informacja jako podstawa decyzji (podejmowanie decyzji na każdym szczeblu zarządzania wymaga posiadania odpowiedniego zasobu informacji);  informacja jako towar (w gospodarce rynkowej informacja może być cenniejsza niż kapitał, gdyż ma ona również bardzo istotny wpływ na wynik finansowy);  informacja jako czwarty czynnik produkcji (obok trzech klasycznych czynników produkcji, informacja coraz częściej traktowana jest jako czynnik produkcji, kształtujący wartość dochodów i kosztów);  informacja jako czynnik wpływający na funkcjonowanie społeczeństwa (informację obok energii i materii, zaczyna się traktować jako element, mający wpływ na społeczeństwo);  informacja o znaczeniu strategicznym (umożliwia scalenie funkcji zarządzania i warunkuje jego skuteczność, zasilając wszystkie sfery funkcjonowania przedsiębiorstwa);  informacja jako zaspokojenie potrzeb i możliwości zarządzania (im szerszym i bogatszym zakresem dysponuje kierownictwo, tym sprawniej może kontrolować rzeczywiste, codzienne potrzeby i możliwości zarządzania);  informacja jako „wartość” dodana (produkt lub usługa ma tym większą wartość „dodaną”, im więcej odbiorca posiada informacji o stadiach tworzenia).1 Bielski M., Podstawy teorii organizacji i zarządzania, Wydawnictwo C. H. Beck, Warszawa 2004,s. 177-216. Kurs: Elementy/Podstawy logistyki w jednostkach gospodarczych i administracyjnych 2

Zarządzanie informacją według T. Davenport to ustrukturalizowany zestawprocesów pracy (work activities), które określają sposób, w jaki przedsiębiorstwapozyskują, dystrybuują i używają informacji oraz wiedzy. Natomiast według C. W. Choojest cyklem procesów, które wspierają uczenie się organizacji: identyfikację potrzebinformacyjnych, pozyskiwanie informacji, organizowanie i przechowywanie informacji,rozwój produktów informacyjnych, dystrybucję informacji oraz jej używanie. Zatempodsumowując, zarządzanie informacją to suma zasad, technik, systemów orazurządzeń, które określają informacyjno-komunikacyjną strukturę przedsiębiorstwa. Istotne znaczenie informacji dla funkcjonowania współczesnych przedsiębiorstwwskazuje na potrzebę wprowadzenia zarządzania informacją, które obecnie traktowanejest jako jeden z podstawowych elementów tworzenia i realizacji strategiiprzedsiębiorstwa.4.2 Rodzaje systemów informacyjnych w jednostkach gospodarczych System informacyjny jest to wyróżniony przestrzennie i uporządkowanyczasowo zbiór informacji, nadawców informacji, odbiorców informacji, kanałówinformacyjnych oraz technicznych środków przesyłania i przetwarzania informacji,których funkcjonowanie służy do sterowania obiektem gospodarczym. Podstawowym celem systemu jest: zbieranie, gromadzenie, przetwarzanie,przechowywanie i przekazywanie decydentom informacji, służących do podejmowaniaprzez nich racjonalnych decyzji i pomocy w sprawnym zarządzaniu. W systemieinformacyjnym procesy przetwarzania danych i procesy komunikacyjne mogą byćrealizowane ręcznie i automatycznie. Różnica pomiędzy systemem informacyjnym a system informatycznym polega natym, że system informacyjny integruje działanie obiektu gospodarczego i obejmujeswoim zasięgiem całą jego działalność, natomiast system informatyczny to systeminformacyjny z zastosowaniem technik komputerowych.Kurs: Elementy/Podstawy logistyki w jednostkach gospodarczych i administracyjnych 3

Rysunek 4.1 Typy systemów informacyjnych. Źródło: opracowanie własne na podstawie: Bielski M., Podstawy teorii organizacji i zarządzania, Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2004. System generowania, przesyłania i przetwarzania informacji ma istotny wpływna przebieg procesów decyzyjnych i trafność podejmowanych decyzji. Procespodejmowania decyzji polega bowiem na przetwarzaniu informacji. Informacjao powstaniu sytuacji decyzyjnej stanowi punkt wyjścia dla tego procesu, informacja jestpodstawą dla projektowania i wyboru rozwiązań, informacją o tym co lub jak należyrobić jest także sama decyzja. Efektywność organizacji zależy w dużym stopniu od tego,czy system informacyjny dobrze czy źle służy procesom zarządzania. Podstawą do decydowania jest zarówno posiadana już wiedza i doświadczenie,jak i dodatkowe informacje związane z konkretnym problemem. Informacje te mogąsygnalizować powstanie problemu (sytuacji decyzyjnej) lub służyć jego rozwiązaniu.Stanem idealnym, pozwalającym podejmować decyzje optymalne, jest zasób informacjidający pełną wiedzę o rozwiązywanym problemie. Zdarza się tak niestety rzadko.Między pełnym czy pożądanym zasobem informacji, a zasobem dostępnym z reguływystępuje mniejsza lub większa luka, zwana luką informacyjną. Im bardziej złożonyi mniej ustrukturalizowany jest problem, tym większa jest luka informacyjna. Głównym zadaniem systemu informacyjnego w organizacji jest ograniczanie tejluki i dostarczanie możliwie pełnego zasobu informacji o stanie organizacji i jejotoczenia. Nie chodzi jednak tylko o liczbę danych, lecz także o ich jakość. Nadmiarinformacji, zwłaszcza informacji nie przetworzonych, może być bardziej szkodliwy dlajakości podejmowanych decyzji, niż ich niedobór. Szkodliwe są też tzw. szumyinformacyjne, czyli informacje zbędne, zakłócenia w procesie przekazywania czy Kurs: Elementy/Podstawy logistyki w jednostkach gospodarczych i administracyjnych 4

odbioru, zniekształcenia informacji i tym podobne zjawiska utrudniające dotarcie dopodmiotu decyzji możliwego do osiągnięcia maksimum informacji służących trafnemurozwiązaniu problemu decyzyjnego. A zatem system informacyjny powinien:  minimalizować lukę informacyjną;  zapobiegać nadmiarowi informacji nie przetworzonych i niemożliwych do opanowania;  eliminować „szumy” informacyjne. Źródłem informacji jest z jednej strony otoczenie organizacji, z drugiej – samaorganizacja. Informacje z otoczenia powinny docierać przede wszystkim do naczelnegokierownictwa. Tam też powinny docierać odpowiednio przetworzone i zagregowaneinformacje o przebiegu procesów transformacji, realizacji zadań i stanie organizacji.Takie informacje, w formie bardziej szczegółowej, powinny docierać także na poziomkierownictwa pośredniego, podejmującego decyzje operacyjne. Na poziom wykonawczyinformacje docierają głównie w postaci zadań. Jest on natomiast istotnymźródłem informacji dla podmiotów decyzji organizacyjnych i kierowniczych. Patrząc na system informacyjny od technicznej strony jego funkcjonowania,można wyróżnić następujące czynności:  zbieranie informacji pierwotnych o stanie organizacji i stanie jej otoczenia;  odpowiednie przetwarzanie danych: segregowanie, klasyfikowanie, obliczanie, agregowanie, wreszcie selekcja czy filtrowanie;  przechowywanie zbiorów informacji;  przesyłanie informacji do i od osób podejmujących decyzje i kontrolujących ich realizację. Szkieletem, na którym oparty został system informacyjny, jest strukturaorganizacyjna: podział pracy, podział władzy i wynikające z nich relacje i zależności. Nieoznacza to jednak, że samo zbudowanie struktury organizacyjnej rozwiązuje problemsystemu informacyjnego. Obok więzi służbowych i funkcjonalnych, służących takżeprzepływowi informacji, niezbędne są więzi czysto informacyjne. Do czasu powstaniainformatyki i zastosowania komputerów, jako narzędzi przetwarzania informacji,zainteresowanie systemem informacyjnym w organizacji było niewielkie, choć już H.Fayol wskazywał na potrzebę tworzenia w strukturach tzw. kładek, czyli bezpośrednichwięzi informacyjnych. Zastosowanie informatyki do przetwarzania danychw organizacjach wymusiło uporządkowanie ich systemów informacyjnych przezokreślenie dla podstawowych i stałych lub powtarzalnych przepływów informacji:  nadawców i odbiorców informacji;  treści informacji, jakie powinny być dostarczane poszczególnym podmiotom podejmowania decyzji;  kanałów przepływu informacji, przez które należy rozumieć zarówno drogi ich przebiegu, jak i środki techniczne służące przesyłaniu. Tak zaprojektowany system jest niezbędny tam, gdzie wykorzystuje sięinformatykę, ale potrzebny jest w każdej organizacji. Jeszcze raz należy podkreślić Kurs: Elementy/Podstawy logistyki w jednostkach gospodarczych i administracyjnych 5

i przypomnieć różnicę między systemem informacyjnym, który jest niezbędny dlaefektywnego funkcjonowania organizacji i musi obejmować całą jej strukturę,a systemem informatycznym, w którym do przetwarzania, przesyłania i przecho-wywania danych wykorzystuje się komputery. Ten ostatni może obejmować większą lubmniejszą część sytemu informacyjnego. Natomiast system informacyjny powinienobejmować całość podstawowych przepływów informacji, niezbędnych do zarządzaniaorganizacją, niezależnie od tego, w odniesieniu do jakiej jego części wykorzystuje sięinformatykę. System informatyczny powinien być zorientowany przede wszystkim napotrzeby użytkowników (podmiotów decyzji), a nie na możliwości posiadanego sprzętui oprogramowania. Nie znaczy to, że wprowadzanie informatyki nie może nic zmienićw systemie informacyjnym. Przeciwnie – z reguły stwarza ona nowe możliwości jegowzbogacenia i usprawnienia. Chodzi o to, aby dzięki zastosowaniu informatykizaprojektować taki system, który pozwoli najlepiej zaspokoić potrzeby informacyjneosób podejmujących decyzje organizacyjne i kierownicze. Intencjonalnie stworzony system informacyjny może objąć tylko zasadniczekanały przepływu informacji i dające się przewidzieć potrzeby informacyjne. Jest onzawsze uzupełniany i wzbogacany przekazem informacji, jaki zachodzi w drodzenieplanowanych i niekontrolowanych kontaktów między ludźmi. Ze względu naracjonalność decyzji jest to z reguły zjawisko pozytywne, bowiem redukuje ograniczeniapoznawcze, choć niekiedy może także rodzić pewne ograniczenia motywacyjne. Tak czyinaczej, nie da się formalnie stworzonym systemem informacyjnym objąć całegoprzepływu informacji wewnątrz organizacji i trzeba sobie zdawać sprawę z istotnej roliuzupełniającej, jaką odgrywa przepływ pozostający poza tym systemem. W każdej jednostce gospodarczej, niezależnie od profilu jej działalności,funkcjonuje system logistyczny obejmujący dwa rodzaje przepływów: zasobówmateriałowych i informacji o zasobach. Wypracowując dobry system logistyczny, niewystarczy uzdrowić sytuację w obszarze prawidłowych przepływów materiałowych.Jest to oczywiście warunek konieczny, ale niewystarczający. Z dobrym systememlogistycznym mamy do czynienia w sytuacji, gdy w jednostce gospodarczej równoleglewystępuje dobry przepływ informacji. System informacyjny, będący integralnymskładnikiem systemu logistycznego, można porównać do układu pompującego świeżeinformacje o fizycznym przepływie wszelkich dóbr. Układ taki utrzymuje równomiernedziałanie całego systemu logistycznego. Nieustannie dostarczana informacja jestpodstawą do podejmowania działań. Mówiąc o informacji – jako o przedmiocie systemuinformacyjnego – musimy z niej wydzielić pojęcie danych. Dane są faktami, oddzielnymipozycjami, którym brak integralności lub uporządkowania, natomiast informacja jestwynikiem organizacji danych. Wynik ten uzyskiwany jest za pomocą systemuinformatycznego – narzędzia służącego do integrowania danych pochodzących z wieluźródeł – w określony strumień informacji. Jeżeli przyjmiemy założenie, że jesteśmy w posiadaniu odpowiednich środkówtechnicznych umożliwiających swobodny dostęp do danych, to w dobrym systemieinformacyjnym nie powinno być żadnych ograniczeń w generowaniu informacji.Natomiast to, jakie informacje mają być w systemie generowane, zależy w głównejmierze od dobrze przygotowanego projektu przetwarzania danych. Istotą znajomości systemu informacyjnego dla logistyki jest orientacjaw: projektowaniu sytemu, znaczeniu logistyki w systemie informacyjnym,Kurs: Elementy/Podstawy logistyki w jednostkach gospodarczych i administracyjnych 6

niezawodności informacji i we wdrożeniu systemu informacyjnego (obraz 4.2). Poniżejomówimy wszystkie te elementy. Rysunek 4.2 Systemy informacyjne – logistyka – przedsiębiorstwo Źródło: opracowanie własne4.2.1 Projektowanie Projektowanie jakiegokolwiek systemu informacyjnego zawsze powinno byćpoprzedzone zdefiniowaniem potrzeb informacyjnych, przeprowadzonym wedługostrych kryteriów kosztów/zysków. Określenie zapotrzebowania na informacje musiwynikać z równowagi między poniesionymi kosztami związanymi z uzyskaniem tychinformacji a ewentualnymi korzyściami. Korzyści te polegają na zmniejszeniu ryzykaw działalności podstawowej (produkcja lub handel), w wyniku otrzymywaniaoczekiwanej informacji we właściwym czasie. Niestety, bardzo często się zdarza, że etap projektowania systemuinformacyjnego jest pomijany. Wdrażanie nowego opartego na wybranym systemieinformatycznym, odbywa się drogą kolejnego wdrażania gotowych jego modułów. Tymsamym, potrzeby informacyjne zaspokajane są przede wszystkim w obszarzedziałalności operacyjnej. Oczekiwanie, że system niejako samodzielnie zrealizujeagregację informacji w górę (na wyższe szczeble zarządzania), prowadzi bardzo szybkodo rozczarowań. Metoda modułowego dochodzenia do dobrego systemu informacyjnegojest oczywiście możliwa do przyjęcia, ale tylko w przypadku dużych, w pełnizintegrowanych systemów informatycznych, ponieważ systemy te funkcjonują jużKurs: Elementy/Podstawy logistyki w jednostkach gospodarczych i administracyjnych 7

w wielu jednostkach gospodarczych od wielu lat. Można mieć wówczas gwarancję, żetaki system w wyczerpujący sposób zaspokoi wszystkie potrzeby informacyjne, gdyżfunkcjonuje w szerokim spektrum przedsięwzięć gospodarczych – jest systemem„doświadczonym”, jeżeli w stosunku do systemu informatycznego można użyć takiegopojęcia. W sytuacji, gdy mamy do czynienia z innymi systemami, stopnie agregacjiinformacji wynikają z koncepcji systemu, która została przyjęta przez twórcówoprogramowania, niestety nie zawsze zgodnie z oczekiwaniami użytkownika. Możemywówczas wyróżnić dwie metody postępowania:  czynniki decyzyjne danej jednostki gospodarczej dostosowują swoją strategię działania do możliwości informacyjnych systemu informatycznego;  czynniki decyzyjne podejmują działania prowadzące do modyfikacji systemu, poprzez opracowanie nowego projektu przetwarzania danych, z uwzględnieniem zdefiniowanych przez siebie wymagań, odnośnie agregacji danych. W sytuacji, gdy system informatyczny opracowano w sposób na tyle uniwersalny,że zaspokaja on wszystkie oczekiwania, ewentualnie gdy nie określono specjalnychwymagań informacyjnych, rozsądnym kierunkiem postępowania będzie rozwiązaniewymienione w punkcie 1. Natomiast gdy przedsiębiorstwo funkcjonuje jak organizm,w którym wszystkie jego elementy pracują na jeden cel – zadowolenie klienta, to systeminformatyczny powinien być traktowany jak narzędzie, a nie jako cel sam w sobie.Dokonanie wyboru odpowiedniego systemu informatycznego, który miałby byćnarzędziem w dobrym systemie informacyjnym, zawsze powinno być poprzedzoneprzeprowadzeniem szczegółowej analizy potrzeb informacyjnych sformułowanychw trakcie tworzenia projektu przetwarzania danych. W ten sposób, systeminformatyczny będzie zwierał tylko niezbędne funkcje występujące na poziomiedziałalności operacyjnej oraz te funkcje, które udostępniać będą przetworzoneinformacje z dołu do góry, kolejno agregując w odpowiedni sposób dane źródłowe. Podstawową zasadą, która powinna obowiązywać podczas projektowaniadobrego systemu informacyjnego, jest umożliwienie zbierania na najniższym szczebluagregacji, odpowiednich danych w odpowiednim miejscu i poddawanie ichsystemowemu przetwarzaniu na tyle sposobów, na ile jest to konieczne. Oczekiwany wynik w każdym wypadku musi być sensowny w kategoriachdecyzji, które mają być na jego podstawie podjęte, co wynika wprost ze zdefiniowanychpotrzeb informacyjnych. Na różnych szczeblach zarządzania występują różne poziomyzapotrzebowania na określone informacje.4.2.2 Informatyka dla logistyki System informacyjny spełnia w logistyce następujące funkcje:  jest mechanizmem inicjującym chronologicznie następne działania, np. przetwarzanie zamówień inicjuje działania w dziedzinie kontroli kredytów, kompletowania zamówień i planowania dostaw;  umożliwia planowanie procesu logistycznego, poprzez prognozowanie zamówień i dostarczanie informacji dla planowania usprawnień;  sygnalizuje i kontroluje procesy w działalności produkcyjnej;Kurs: Elementy/Podstawy logistyki w jednostkach gospodarczych i administracyjnych 8

 koordynuje funkcje dystrybucyjne i łączy je z innymi obszarami działania;  łączy system przedsiębiorstwa z systemami zewnętrznymi klientów, dostawców, przewoźników itp. Typowy logistyczny system informacyjny, obejmujący swym zasięgiemkompletację materiałów, produkcję i wysyłkę produktów, traktowany jest jako dwieproste pętle. Zarówno w działalności produkcyjnej, jak i handlowej, pętla dostawcówobejmuje zakup surowców we właściwym czasie, do właściwego miejsca, po najlepszychkosztach. Natomiast pętla klienta, zainicjowana złożeniem zamówienia, obejmujedziałania związane z przetworzeniem zamówienia, czyli wyprodukowaniem dóbr i ichdostarczeniem do klienta. W wyniku połączenia obu tych pętli, za pomocą narzędziatypu system informatyczny, tworzony jest integralny informacyjny system logistyczny.Dane dostarczane do takiego systemu mogą być przetwarzane za pomocą różnychprogramów komputerowych, nawet pochodzących od różnych producentów. Niestety,największym niebezpieczeństwem autonomicznego stosowania techniki komputerowejw zarządzaniu przedsiębiorstwem jest możliwość kształtowania się licznych,izolowanych i nie dających się wzajemnie dopasować rozwiązań indywidualnych(systemów, podsystemów, programów), z których każde może być efektywne samow sobie, ale które nie dają w sumie efektywnego rozwiązania całej problematykiprzetwarzania danych dla zarządzania przedsiębiorstwem. Konieczne jest wówczaszachowanie zasady, aby wszystkie programy potrafiły w sposób zintegrowany odnosićsię do tych samych danych. Jeżeli programy wchodzące w skład systemu informacyjnegozostały zaprojektowane tak, że w harmonijny sposób obsługują wspólne zbioryz danymi, to mamy do czynienia ze zintegrowanym systemem informacyjnym. Praktykajednak wykazuje, ze osiągnięcie pełnej integracji danych możliwe jest główniew jednolicie zaprojektowanym, kompleksowym systemie informatycznym, najlepiejpochodzącym od jednego producenta. Dobry system informatyczny powinien miećaspiracje do opanowania całego logistycznego systemu informacyjnegow przedsiębiorstwie. Jest to możliwe głównie przypadku zintegrowanych systemówinformatycznych. Jakość systemu informacyjnego weryfikowana jest w sposóbpraktyczny w działających aplikacjach. Jedną z najbardziej złożonych aplikacji systemówinformatycznych realizowanych na poziomie operacyjnym, jest kontrola przepływówmateriałowych. Aplikacje takie integrują przetwarzanie zamówień, kontrolę i lokalizacjęzapasów oraz harmonogramy operacji magazynowych. Dobry system informacyjny„wie” wszystko o wszystkich operacjach przeprowadzonych w całym łańcuchuprzepływu towarów.4.2.3 Niezawodność informacji Wprowadzanie dużej liczby danych operacyjnych zawsze związane jestz ewentualnością wystąpienia błędów na wejściu do systemu informacyjnego. Niezauważony błąd merytoryczny (pomyłka w identyfikacji) może być przyczynąpoważnych perturbacji w następnych chronologicznie etapach przetwarzania danych.Po zrealizowaniu funkcji agregacyjnych błąd taki jest trudny do wykrycia, a znakomiciemoże zniekształcić wyniki. Dlatego też w dobrym systemie informacyjnym kontrolamerytoryczna danych wejściowych powinna stać na bardzo wysokim poziomie.Niekiedy kontrolę tę można prawie całkowicie pominąć, jeśli zostanie wyeliminowanyczynnik ludzki, z natury rzeczy omylny. Ciężar niezawodnego wprowadzania danych dosystemu przesuwany jest z człowieka na urządzenia identyfikujące i wprowadzająceKurs: Elementy/Podstawy logistyki w jednostkach gospodarczych i administracyjnych 9