Elementy pracy biurowej w logistyce

a kopie przesyła się do wymienionych w rozdzielniku adresatów, przy czymw rozdzielniku należy podkreślić adresata, do którego dana kopia jest wysyłana.Postępowanie takie podyktowane jest tym, że wysyłanie do któregoś z adresatóworyginału byłoby wyróżnieniem go i zarazem nietaktem wobec pozostałych, np.Rozdzielnik:1. Zespół Szkół Zawodowych nr 1 w Kępnie. Kurator Oświaty Olaf Mały2. Zespół Szkół Zawodowych nr 2 w Kępnie. Olaf Mały3. Liceum Ogólnokształcące w Kępnie. /dr Olaf Mały/ Jeśli pismo podpisują dwie osoby, informacje dodatkowe umieszcza sięw odległości 2 – 3 skoków maszyny poniżej podpisów (też przy lewym marginesie).4.4 Korespondencja za pomocą poczty elektronicznej – zasady List elektroniczny (nazywany najczęściej e-mailem), mimo że jest dość jużrozpowszechnioną formą korespondencji, nie ma w języku polskim dostateczniewykształconych stylistycznych cech gatunkowych. Oznacza to, że w praktyce formae–maila nawiązuje do dwóch przeciwstawnych wzorców: do wzorca listu tradycyjnego,bądź do wzorca bezpośredniej (czy telefonicznej) rozmowy. Istotne jest, że w tymsamym e–mailu znajdujemy najczęściej oba te wzorce: początek e–maila odwzorowujena ogół rozmowę, zakończenie zaś – list. Takie bowiem formy rozpoczynające, jak:Cześć, Dzień dobry, Witam – typowe są dla kontaktów twarzą w twarz. Mówimy tak,gdy spotykamy kogoś znajomego. Natomiast formy kończące e–maile w większościprzypominają formuły grzecznościowe umieszczane w listach: Pozdrawiam (takżemłodzieżowe: Pozdro, Pzdr), Serdeczne pozdrowienia, Z wyrazami szacunku,Z poważaniem. Omawiany typ korespondencji charakteryzuje się więc rozchwianiem wzorca,co zdarza się wtedy, gdy jakaś forma komunikacji wchodzi dopiero do użytku, będącalbo formą zapożyczoną z obcej nam kultury (i dostosowuje się do nowych warunkówużycia), albo kształtuje się na gruncie kultury rodzimej. W wypadku e–maili mamy doczynienia raczej z sytuacją pierwszą. Z racji krótkiej tradycji e–maile stwarzają wiele problemów grzecznościowych. Przede wszystkim nie do wszystkich, których adresy e–mailowe są nam znane,e–maila wysyłać wypada. Wchodząc na stronę internetową jakiejś firmy, częstomożemy poznać adresy osób wymienionych z imienia i nazwiska (oraz funkcji). Nieoznacza to jednak, że dostajemy tym sposobem przyzwolenie na korespondowaniez nimi. Jeżeli jednak odważymy się na wysłanie e–maila do takich osób, powinniśmyzadbać o jego stronę graficzną. E–mail jest szybką formą korespondencji, ale nieoznacza to, że szybko pisaną. Szybko piszący nadawca robi błędy literowe, częstoortograficzne, pomija zwykle interpunkcję i polskie znaki diakrytyczne. Kreuje w tensposób własny wizerunek osoby zapracowanej, którą czekają wyłącznie wielkie czyny,ale nie wizerunek osoby szanującej partnera komunikacji4.4 czytelnia.pwn.pl/grzecznosc_w_komunikacji/ Kurs: Elementy pracy biurowej w logistyce 11

Korespondencja służbowa jest wizytówką firmy i ma duże znaczeniew kontakcie z klientami czy kontrahentami firmy. Wiadomości mailowe mają takiesamo znaczenie jak oficjalna korespondencja wysyłana drogą tradycyjną. Należy więczachować wszystkie zasady, jakich trzeba przestrzegać podczas pisania tradycyjnegolistu:  wpisz tytuł wiadomości, który poinformuje odbiorcę o jej zawartości;  zadbaj o odpowiednie powitanie. Używaj bezpiecznych i sprawdzonych sformułowań – „Szanowny Panie” lub ewentualnie „Dzień dobry”. Popularne i często używane „Witam” najlepiej wyrzuć ze słownika – jest ono uważane za bezosobowe i w korespondencji mailowej niezbyt dobrze widziane. Błędy, literówki, brak podpisu czy tematu wiadomości są w korespondencjimailowej niedopuszczalne. Podobnie jak długa, skomplikowana treść. Mail ma byćprosty, jasno sformułowany, konkretny. Należy pisać go standardową czcionką, nienadużywać wielkich liter i znaków interpunkcyjnych wyrażających emocje (np.wykrzyknik). Źle widziane są też emotikony. Należy zadbać też o właściwą treśćwiadomości, sprawdzić czy nie ma w niej błędów ortograficznych, pamiętać, bykażdego maila podpisywać imieniem i nazwiskiem. Przy używaniu stopki, należyzadbać, by znalazły się w niej informacje o Twoim stanowisku i firmowe danekontaktowe.Buziaczek@... nie brzmi zawodowo Pamiętaj również, by maile związane ze sprawami zawodowymi wysyłaćz firmowej poczty elektronicznej. Jedynie w przypadku, gdy w firmie zdarzy się awariaserwerów, możesz sobie pozwolić na wysłanie oficjalnej wiadomości z prywatnegoadresu mailowego. Musi on być jednak poważny – najlepiej, jakby zawierał w nazwieTwoje imię i nazwisko i był na poważnej domenie (onet, wp, gmail, interia). Nazwyzdrobniałe, śmieszne czy nieeleganckie na domenach typu buziaczek.pl gwarantują, żeżaden klient nie potraktuje Cię poważnie5.4.5 Bibliografia4.5.1 Literatura obowiązkowa  Bogusławski T., Praca biurowa – cz. 2. Praca w nowoczesnym biurze. Wydawnictwo REA, Warszawa 2003;  Wiśniewska-Sobolewska M., Witek E., Technika biurowa, Wydawnictwo eMPi2, Poznań 2002, s. 71.4.5.2 Literatura uzupełniająca  Fuchsel H., Korespondencja w firmie, Wydawnictwo Poltext, Warszawa 2013;  Kienzler I., Biuro i korespondencja, Wydawnictwo Ivax, Gdynia 2001;5 http://praca.wm.pl/121828,Jaka-powinna-byc-korespondencja-sluzbowa.html#axzz2dfj7jqo5 Kurs: Elementy pracy biurowej w logistyce 12

 Ryba J., Praktyczne zasady sporządzania korespondencji i innych prac biurowych, Wydawnictwo ODDK, Warszawa 2009.4.5.3 Netografia  http://czytelnia.pwn.pl/grzecznosc_w_komunikacji/;  http://niedlatelewizjin.blox.pl/tagi_b/442585/nkontaktnpl.html;  http://praca.gratka.pl/poradnik/art/zasady-w-korespondencji-sluzbowej- 11069.html;  http://praca.wm.pl/121828,Jaka-powinna-byc-korespondencja- sluzbowa.html#axzz2dfj7jqo5;  http://slownik.intensys.pl/definicja/201/interlinia/;  http://turystykawinternecie.pl/zalety-i-wady-poczty-elektronicznej/;  http://widoczni.org/jak-walczya-ze-spamem/;  http://www.cik.uke.gov.pl/najczesciej-zadawane-pytania/internet/66-spam- niechciana-korespondencja;  http://www.cotojest.info/instytucja_66.html;  http://www.definicja.org/Objasnienie-jezykowe/akapit.php;  http://www.podatki.egospodarka.pl/85169,Ordynacja-podatkowa-doreczanie- pism,1,65,1.html;  http://e-banki1.blogspot.com/2012/10/wady-i-zalety-e-bankow.html.4.6 Spis rysunkówRysunek 4.1 Pisanie listu ...........................................................................................................................2Rysunek 4.2 Sortownia poczty ................................................................................................................3Rysunek 4.3 Urzędowy list gratulacyjny .............................................................................................5Rysunek 4.4 List gratulacyjny podpisany przez dwie osoby .......................................................94.7 Spis treści4 Korespondencja służbowa...............................................................................................................2 4.1 Pojęcie korespondencji ...............................................................................................................................2 4.2 Zasady redagowania pism służbowych................................................................................................3 4.3 Rodzaje blankietów ......................................................................................................................................4 4.4 Korespondencja za pomocą poczty elektronicznej – zasady....................................................11 4.5 Bibliografia....................................................................................................................................................12 4.5.1 Literatura obowiązkowa .........................................................................................................................................12 4.5.2 Literatura uzupełniająca .........................................................................................................................................12 4.5.3 Netografia.......................................................................................................................................................................13 4.6 Spis rysunków..............................................................................................................................................13Kurs: Elementy pracy biurowej w logistyce 13

Źródło: http://pl.fotolia.com/KURS Elementy pracy biurowej w logistyceMODUŁ Zasady redagowania pism służbowychKurs: Elementy pracy biurowej w logistyce 1

5 Zasady redagowania pism służbowych5.1 Standardy korespondencji służbowej W komunikowaniu się wewnątrz organizacji szczególną rolę odgrywakomunikacja werbalna występująca w formie pism i dokumentów. Pismo wysyła się,gdy ustne przekazanie sprawy (osobiste lub telefoniczne) nie jest możliwe, bądź teżniewystarczające z uwagi na wagę sprawy. Wysyłane i otrzymywane pisma sąrejestrowane i archiwowane przez obie strony – stanowią zatem dokumenty opisującewzajemne relacje. Z tego też powodu znajomość zasad redagowania pism jestniezwykle ważna. Sposób przygotowania korespondencji pisanej świadczy o nadawcypisma, jego profesjonalizmie administracyjnym (lub jego braku), wpływa też naprawidłowość i termin załatwienia sprawy.5.1.1 Zasady redagowania pism Forma pisma decyduje o jego pierwszym wrażeniu, jakie zrobi na odbiorcy. Jestto niezwykle ważne, jednak treść pisma jest niewątpliwie najważniejsza. Pismapowinny być zrozumiałe dla odbiorcy, jasne i jednoznaczne. Poza tym powinny byćmożliwie krótkie. Sposób zredagowania pisma powinna cechować:  zwięzłość – pewne części pisma można ujmować w formie punktów;  jasność i zrozumiałość – przewaga zdań pojedynczych rozwiniętych nad złożonymi;  konkretne sformułowania – przedmiot sprawy powinien być jednoznacznie określony, można posługiwać się gotowymi formułami, które występują w pismach handlowych (umowach i ofertach) oraz w protokołach;  uprzejma forma – w granicach i życzliwości można utrzymać nawet bardzo stanowcze stanowisko czy negatywną decyzje. Nie wolno stosować słów obraźliwych lub pogróżek. Dozwolone są jedynie groźby legalne, prawnie uzasadnione, np. „Jeżeli do dnia.... nie zostanie uregulowana należność w kwocie..... to zgodnie z obowiązującymi przepisami sprawa zostanie skierowana do sądu administracyjnego”;  starajmy się nie używać zwrotów naiwnych lub przestarzałych, np.: „Za pozytywne załatwienie mojej prośby z góry dziękuję” lub „Zwracam się z uprzejmą prośbą” (Zwracam się z prośbą – wystarczająco grzeczny zwrot);  kompletność – w piśmie muszą być zawarte wszystkie istotne informacje.  poprawność – pod względem językowym i typograficznym;  sugestywność dla odbiorcy – oparcie na faktach, uzasadnienie zajętego stanowiska i właściwa argumentacja;  autorskie przekonanie o słuszności prezentowanego stanowiska;  wczucie się w sposób myślenia i reagowania odbiorcy.Kurs: Elementy pracy biurowej w logistyce 2

Ponadto należy pamiętać, że:  pismo powinno dotyczyć tylko jednej sprawy;  można używać skrótów tylko powszechnie znanych;  ważne treści pisma należy specjalnie zaakcentować lub wyróżnić (nie należy przesadzać w liczbie wyróżnień1. Treść pisma powinna być sformułowana poprawnie pod względem logicznymi kompozycyjnym. W pismach urzędowych, podobnie jak w pracach pisemnychobowiązuje zasada podziału na stałe elementy.5.2 Funkcje składowe pisma Wstęp (wprowadzenie) Jest to najważniejszy element pisma. Od niego zależy, czy odbiorca będzie jedalej czytał, czy tylko przejrzy. Ma na celu zorientowanie odbiorcy w sprawie, którązamierzamy w liście omówić. Podajemy najważniejsze dane w jednym lub kilkuzdaniach. Jeżeli w danej sprawie była już wymiana pism, to powołujemy się napoprzednią korespondencje, np. „Odpowiadając na Pani pismo z dnia...” lub„W związku z pismem dotyczącym...” albo „W odpowiedzi na Państwa pismo nr......z dnia...”. Jeśli w piśmie powołujemy się na przepisy prawa, to we wstępieumieszczamy: Na podstawie art. xx, § xx, ust. xx, … ustawy (rozporządzenia,zarządzenia itp.) z dnia xx.xx.xxxx r. w sprawie … (pełna nazwa aktu prawnego, Dz.U.z xxxx r., nr. xx, poz. xxx – pełny adres publikacyjny). Przedstawienie zagadnienia Jest to część, w której przedstawiane są szczegóły dotyczące przedmiotowejsprawy. Powinna być zredagowana krótko i zwięźle, ale bez zbędnej przesady.Powinna być przede wszystkim zrozumiała, a więc zawierać wszystkie niezbędneinformacje. Zatem powinna być również wyczerpująca, precyzyjna i jednoznaczna. Uzasadnienie Jest to część przekonująca – nadawca pisma przekonuje adresata o słusznościswojego stanowiska. Część ta zawiera więc motywy i szczegółowe uzasadnieniezwiązane z przedmiotem sprawy. Może być przedstawiona w punktach. W decyzjach administracyjnych mogą wystąpić uzasadnienia faktycznei prawne. Uzasadnienie faktyczne wskazuje, które fakty przyjmujemy za udowodnionei na podstawie jakich dowodów, np. „Na podstawie protokołu… sporządzonego przez…stwierdzam, że straty związane z powodzią zostały usunięte do dnia….”; Uzasadnienie prawne zawiera podstawę prawną i umotywowaną podwzględem prawnym oceną stanu faktycznego, np. „Na podstawie.... stwierdzamy, żepostąpiła Pani zgodnie z prawem”.1Komosa A, Technika biurowa, Wydawnictwo Ekonomik s.c., Warszawa 1999. Kurs: Elementy pracy biurowej w logistyce 3

W uzasadnieniu wszystkie argumenty powinny być przedstawione przejrzyście,logicznie i konsekwentnie. Ta część pisma powinna być bardzo przekonująca,wyczerpująca i prowadzić do wniosków końcowych. Wnioski Nie jest to stały składnik pisma, może jednak stanowić rzeczowepodsumowanie całości. W zależności od rodzaju pisma końcowa jego część ma na celu:  spowodowanie określonego działania;  wywołanie określonego stanowiska lub postawy;  wywarcie na adresacie określonego wrażenia;  sformułowanie wniosków. Nie każde pismo musi zawierać wszystkie wymienione części, np. pismoprzekonujące może zawierać dwie części: przedstawienie zagadnienia i uzasadnienie. Oczywiście podział ten jest tylko podziałem logicznym i nie musi być w tekściewyróżniony w sposób szczególny, a już tym bardziej nagłówkami. Jedyny zalecanynagłówek to „Uzasadnienie”. Wyżej opisane zasady dotyczą standardowych pism sporządzanych przez różneinstytucje i osoby prywatne. Istnieje duża grupa pism szczególnych, których formai treść jest regulowana przepisami prawa, a pominięcie jakiegoś elementu skutkujenieważnością pisma z powodu wad prawnych. Do takich pism nalezą pozwy, wnioski,umowy, akty notarialne i wiele innych. Rysunek 5.1 Budowa treści pismaŹródło: Bryś J.: Podstawy biurowości. Format-Ab, Warszawa 1999.Kurs: Elementy pracy biurowej w logistyce 4

5.3 Rodzaje pism służbowych5.3.1 Rodzaje pismPisma przewodnie Mają charakter porządkowy. Zawierają krótką, często jednozdaniową,informację o przesłanych dokumentach. Pismo przewodnie dołącza się do dokumentów wtedy, gdy mogą one byćniezrozumiałe dla odbiorcy, lub gdy wymagają dodatkowych informacji. Rysunek 5.2 Pismo przewodnie Źródło: www.kocham-biuro.plListy grzecznościowe Są to pisma okazjonalne stosowane między instytucjami a osobami fizycznymi.Forma listów grzecznościowych zbliżona jest do listów prywatnych. Mogą to byćgratulacje, podziękowania, kondolencje itp.Kurs: Elementy pracy biurowej w logistyce 5

Rysunek 5.3 List grzecznościowy – gratulacje Źródło: www.kocham-biuro.plPisma informacyjne Jest to najczęstszy rodzaj pism wykonywanych w instytucjach. Zadaniem ich jestprzekazanie w najprostszej, ale całkowicie zrozumiałej i jednoznacznej formieinformacji na określony temat. Pisma te powinny zawierać wyczerpujące informacje,a jednocześnie być zwięzłe i krótkie. W przypadku, gdy sprawa jest skomplikowananajlepiej pewne szczegółowe informacje zawierać w załącznikach, by nadmiernie nieprzedłużać pisma. Przykładem pism informacyjnych są, np.: zawiadomienia, notatki,komunikaty, sprawozdania, protokoły itp.Pisma transakcyjne Inaczej zwane korespondencją handlową. Podstawową cechą ich jest to, żewiodą one za sobą określone skutki prawne. Przykłady pism transakcyjnych:  zapytanie o ofertę – prośba o przesłanie oferty sprzedaży towarów lub wykonania usługi, pismo nie powoduję żadnych skutków prawnych;  oferta – warunki sprzedaży towarów lub wykonania usługi. Oferta zobowiązuje oferenta do przeprowadzenia transakcji wg proponowanych warunków;  zamówienie – po złożeniu zamówienia zamawiający jest zobowiązany do odebrania towaru i uiszczenia należności, a dostawca ma podstawę do realizacji zamówienia.Kurs: Elementy pracy biurowej w logistyce 6

Rysunek 5.4 Zapytanie o ofertę Źródło: www.kocham-biuro.plUmowa W treści znajdują się: informacje dotyczące osób zawierających umowę, miejscazawarcia umowy i daty, opis przedmiotu umowy oraz warunków, do jakichzobowiązują się obie strony. Treść umowy sporządzana jest w formie punktów lubparagrafów.Decyzje lub postanowienia Pisma te mają ściśle określoną formę i zawartość treściową wynikającąz przepisów prawa. Zawierają:  datę wydania;  nazwę organu wydającego;  dane dotyczące osoby (podmiotu), do której są skierowane;  tytuł („Decyzja”, „Postanowienie”);  treść rozstrzygnięcia dotyczącą przedmiotu decyzji lub postanowienia;  uzasadnienie z powołaniem się na podstawę prawną;Kurs: Elementy pracy biurowej w logistyce 7

 pouczenie o trybie odwoławczym;  terminy wniesienia odwołania lub zażalenia.5.3.2 Wewnętrzne akty normatywne Są to pisma wydawane przez kierownictwo instytucji. Należą do nich, np.zarządzenia dyrektora, okólniki, regulaminy. Rodzaje listów i pism: pisma instytucji do instytucji, pisma instytucji do osobyprywatnej, pisma osoby prywatnej do instytucji.5.3.3 Części składowe pism Pisma urzędowe sporządzane są w następujących układach:  układ blokowy;  układ z wcięciem akapitowym (a linea). W Polsce przyjęto jako podstawowy układ blokowy. Układ a linea dostosowanyjest do mechanicznych maszyn do pisania i uważany jest za przestarzały. W ostatnichlatach, wraz ze wzrostem ilości korespondencji z innymi krajami oraz postępemautomatyzacji w sporządzaniu i wysyłaniu pism, dozwolone są też inne układy pism,np. francuski, angielski, niemiecki czy amerykański.Kurs: Elementy pracy biurowej w logistyce 8

Rysunek 5.5 Wzór szablonu pisma w układzie blokowym Źródło: klikpracownia.blog.pl Kurs: Elementy pracy biurowej w logistyce 9

Rysunek 5.6 Wzór szablonu pisma w układzie a linea Źródło: klikpracownia.blog.pl Powyżej, na rysunku, przedstawiono schemat pisma urzędowego wykonanegow układzie blokowym. Poszczególne bloki pisma zostały zaznaczone owalnymiobwódkami oraz oznaczone liczbami. W pismach urzędowych nie zawsze występująwszystkie bloki.Kurs: Elementy pracy biurowej w logistyce 10

Nagłówek – dane nadawcy pisma Zawiera nazwę i adres nadawcy pisma. Rozpoczynamy go od pierwszegowiersza pisma. Można w nim umieścić również dodatkowe informacje o nadawcy, takiejak: numer telefonu, faksu, konta bankowego itd. Nagłówek znajduje się w lewymgórnym rogu blankietu lub w jego górnej części. Pisząc adres nadawcy pisma, nienależy oddzielać dodatkowym odstępem nazwy od jego siedziby. Blok ten może byćzastąpiony pieczęcią firmową. Miejscowość, data W prawym górnym rogu (w pierwszym wierszu) wstawia się datę pismapoprzedzoną nazwą miejscowości. Blok zawierający nazwę miejscowości oraz datęumieszczany jest w pierwszym wierszu i wyrównywany jest do prawego marginesu.Należy pamiętać o prawidłowym zapisie daty. W tym zakresie obserwuje się mnóstwobłędów wynikających bądź z nieznajomości zasad, bądź z nieporozumień. Zielona Góra dnia 22.04.2014 r. lub Zielona Góra dnia 15 Maja 2014 r. Jeżeli pismo wykonywane jest na blankiecie korespondencyjnym, adresnadawcy najczęściej wpisany jest na stałe i jest pomijany. Pomijana jest również dataz nazwą miejscowości. Dane odbiorcy pisma Nazwa i adres odbiorcy pisma umieszczone w polu adresowym. Każdy składniknazwy i adresu odbiorcy należy pisać w osobnym wierszu, w układzie blokowym,pamiętając o dodatkowym odstępie między odbiorcą a jego siedzibą. Uwaga! Przedadresem nie należy używać słowa „Do”. Podobnie należy uczynić, adresując kopertydo polskich odbiorców. Adresujemy zawsze w pierwszym przypadku, stosującpojedynczy odstęp. W adresie odbiorcy nie stosuje się skrótów, wyjątki to: „ul.” – ulica,„m.” – mieszkanie, skróty stopni oraz tytułów naukowych i zawodowych, np. „prof.” –profesor, „dr” – doktor, „mgr” – magister, „inż.” – inżynier. Kolejność poszczególnych elementów adresu jest następująca:  nazwa odbiorcy pisma (nazwa firmy lub imię i nazwisko adresata);  powiększona interlinia po nazwie odbiorcy;  ulica i numer domu, ewentualnie numer mieszkania;  kod pocztowy i nazwa miejscowości, którą można napisać pismem wyróżnionym. Poniżej podano przykłady adresów2.  przedstawiono adresowanie kierowane do osoby dyrektora;  adresowanie kierowane do dyrektora jako organu zarządzającego organizacja.2Kalinowski J. R., Problematyka kadr, jakości i organizacji pracy biurowej. Zarys wykładów, PaństwowaWyższa Szkoła Zawodowa w Płocku. Instytut Nauk Ekonomicznych, Płock 2007.Kurs: Elementy pracy biurowej w logistyce 11

W adresowaniu do osoby prywatnej nie stosuje się tytułów naukowych,z wyjątkiem osób powszechnie znanych o uznanym dorobku. Czy stosować w adresie:  słowo Pan/Pani (pisane wielką literą) – tak, jeśli pismo kierowane jest do konkretnej osoby, a nie instytucji. Słowa Pan/Pani używamy tylko przed imieniem i nazwiskiem, natomiast nie używamy przed nazwą stanowiska, np. Pan Dyrektor ... (nazwa instytucji), Pan Dyrektor .... (nazwisko). Obie formy są przestarzałe i prymitywne, niestety nadal używane. Oczywiście w rozmowie można używać słowa pan/pani z dodatkiem nazwy stanowiska, ale tylko przy zwracaniu się bezpośrednio do osoby pełniącej tę funkcję;  tytuły naukowe – tak, ale tylko w przypadku, gdy tytuły te mają istotna rolę, np. na wyższych uczelniach, placówkach naukowych;  zwroty grzecznościowe typu Szanowny Pan – zdecydowanie NIE w pismach do instytucji, raczej nie w pismach do osób prywatnych. Wystarczająco grzeczną jest forma „Pan” / „Pani”. Znaki powoławcze Często pismo jest odpowiedzią na wcześniejszą korespondencję, wobec tegowyraźne nawiązanie do pisma wcześniejszego ma duże znaczenie. W tym celu nablankietach korespondencyjnych znajdują się nadruki znaków powoławczych. Znaki temogą mieć różną formę i treść. Informacja o treści pisma Krótka informacja o treści pisma pozwala odpowiednio dekretować pismo.Informacja zaczynająca się od słowa „Sprawa” powinna być napisana małą literą (podwukropku) w pierwszym przypadku3. Treść informacji zawierająca zwięzłeokreślenie treści pisma można napisać pismem wyróżnionym. Ponieważ jest to tytułpisma, na końcu nie należy stawiać kropki. Zwrot grzecznościowy Nie jest konieczny. Można go stosować, jeśli pismo kierowane jest do osobypełniącej daną funkcję. Jeśli pismo kierowane jest do organu (dyrektor, rektor, prezes,naczelnik, kierownik itd.) zwrotu grzecznościowego, nie wolno używać (możemynawet nie wiedzieć, czy dyrektor to pan, czy pani). Nie wolno przesadzać w tytułach.Wystarczająco grzecznie jest użyć: Szanowny Panie Dyrektorze. Po zwrociegrzecznościowym należy wstawić przecinek, a pierwszy akapit treści rozpocząć małąliterą. Szczególnie elegancką formą zwrotu grzecznościowego jest pozostawieniewolnego miejsca i wpisanie go pismem ręcznym (koniecznie piórem, nie długopisem). Treść pisma Treść pisma powinna się zaczynać w odległości 6 – 10 pt poniżej wyrazu„Sprawa” lub zwrotu grzecznościowego (jeśli użyto). Treść pisma powinna być3ISO (International Organization for Standardization), Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna —organizacja pozarządowa zrzeszająca krajowe organizacje normalizacyjne. Sposób zapisu daty i czasuokreśla norma ISO 8601:2004. Kurs: Elementy pracy biurowej w logistyce 12

wyrównana do lewego marginesu. Justowanie nie jest konieczne, a w krótkich pismachwręcz niedopuszczalne. Akapity powinny być wyróżniane wcięciem akapitowym lubpowiększonym odstępem po akapicie. Wcięcie powinno mieć wartość 2 – 5 odstępów –spacji, a dodatkowy odstęp po akapicie 3 – 6 pt Nie należy stosować obu sposobówwyróżniania jednocześnie i jeżeli rozpocznie się pisanie w którymś z układów, tonależy stosować go konsekwentnie do końca. Nie należy stosować wcięć przyrozpoczynaniu akapitu pierwszego, jednowierszowego lub dwuwierszowego,w którym drugi wiersz jest krótki. Lewy margines powinien wynosić od 25 mm do 30mm, a prawy od 15 mm do 25 mm (przyjmuje się, że suma marginesów powinna byćrówna 50 mm). Obowiązuje to przy sporządzaniu listów, zestawień, tabel, wykazów,list obecności itp. Jeżeli treść pisma przenosi się na następną (odwrotną) stronę należyw prawym dolnym rogu strony postawić znak „/” . Korespondencja reprezentacyjna,pisma specjalne powinny być pisane jednostronnie, a wszystkie inne, pozostałe pismabiurowe – mogą być pisane dwustronnie. Górne marginesy kolejnych stron pisma powinny wynosić ok. 30 mm, zaś nadole przynajmniej 20 mm. Jeżeli występuje konieczność przeniesienia części pisma nadrugą stronę, powinny się tam znaleźć przynajmniej 3 – 4 wiersze tekstu i podpisy.Niedopuszczalne jest umieszczanie na następnej stronie wyłącznie podpisówi załączników lub rozdzielnika. Przystępując do pisania pism, należy odpowiednio dostosować format papierudo długości tekstu. Treść pisma powinna wypełnić całe środkowe pole wybranegoblankietu. Przyjmuje się, że treść pisma od nagłówka do podpisu powinna zajmowaćminimum 75% strony. Interlinię i rozmiar czcionki pisma dobierać należyodpowiednio do długości pisma i rozmiaru papieru. Ogólna zasada mówi, że rozmiarczcionki pisma jest odwrotnie proporcjonalny do jego długości. Nie należy jednakstosować rozmiarów większych niż 14 pt i mniejszych niż 11 pt. Formuła zakończeniowa W przypadku formuły zakończeniowej zasada jest podobna jak przy zwrociegrzecznościowym rozpoczynającym treść pisma. Jeśli pismo ma charakter uroczystyi kierowane jest do osoby, należy jej użyć. W zwykłych pismach nie należy stosowaćzbyt wyszukanych formuł, w zupełności wystarczy:  z poważaniem;  łączę wyrazy szacunku;  z wyrazami szacunku. W pismach do osób, którym należy się szczególny szacunek lub w dyplomacjimożna użyć zwrotów:  z wyrazami najgłębszego szacunku;  z wyrazami wdzięczności. W smutnych okolicznościach są stosowane zwroty:  z wyrazami współczucia;  z wyrazami żalu.Kurs: Elementy pracy biurowej w logistyce 13

Pisma przewodnie i inne pisma pospolite nie wymagają formułyzakończeniowej, a nawet jej użycie będzie wyglądać sztucznie. Można co najwyżej użyćsłowa „pozdrawiamy”. Szczególnie eleganckie jest wpisanie formuły zakończeniowej ręcznie (piórem). Podpis Poziomo podpis umieszcza się pośrodku prawej połowy pisma. Podpis składasię z trzech części:  stanowiska służbowego osoby podpisującej pismo napisanego wersalikami, tj. wielkimi literami;  właściwego podpisu tej osoby wykonanego piórem lub długopisem (mniej elegancko);  tytułu naukowego lub zawodowego, imienia i nazwiska. Drukowane części podpisu powinny być wyrównanie względem swoichśrodków. Podpis powinien być pełny. Parafa, czyli skrót podpisu jest dopuszczalny nakopiach. Jeżeli pismo podpisują dwie osoby, to osoba zajmująca wyższe stanowisko lubodpowiedzialna za załatwienie sprawy podpisuje je z prawej strony, a druga osobapodpisująca pismo, robi to z lewej strony na tej samej wysokości. Załączniki Wykaz załączników umieszcza się zawsze przy lewym marginesie. Jeżeliw treści pisma wymieniono załączniki, wystarczy pod treścią pisma, przy lewymmarginesie, na wysokości stanowiska służbowego osoby podpisującej pismo, umieścićinformacje o ich liczbie. Jeżeli pismo podpisują dwie osoby, to osoba zajmująca wyższe stanowisko lubodpowiedzialna za załatwienie sprawy podpisuje je z prawej strony, a druga osobapodpisująca pismo robi to z lewej strony, na tej samej wysokości. Rozdzielnik Jest to informacja, o tym, kto powinien zapoznać się z treścią pisma. Wpisuje sięte informacje z lewej strony, pod „Załącznikami”. Po wyrazach „Otrzymują” lub „Dowiadomości”, wpisuje się informacje o tym, kto otrzymuje pismo, kto powinien sięzapoznać z jego treścią. Z treścią tego wpisu nie należy przechodzić poza oś symetriistrony, by nie wchodzić z tekstem na podpis. Instytucje lub osoby należy wpisywaćwedług ważności w hierarchii służbowej, lub kolejności alfabetycznej. Powyżejprzedstawiono ujednolicony układ listu najczęściej występujący w korespondencjibiurowej. Ujednolicony układ stosuje się nie tylko w odniesieniu do listów, ale równieżprzy sporządzaniu większości innych pism. Mniej więcej jednakową formę i układ mająprotokoły, notatki, sprawozdania, listy obecności, zaproszenia, listy motywacyjne,podania czy też CV.Kurs: Elementy pracy biurowej w logistyce 14

Rysunek 5.7 Części składowe pisma Źródło: http://slideplayer.pl/slide/817710/5.4 Literatura5.4.1 Literatura obowiązkowa  Jaronicki A., ABC MS Office 2013 PL, Wydawnictwo Helion, 2013;  Praca zbiorowa pod redakcją E. Mitury, Organizacja pracy biurowej, Wydawnictwo Difin, 2009  Stefaniak-Piasek E., Technika pracy biurowej. Część 2. Praca biurowa, Wydawnictwo WSiP, 2007;  Tomaszewska A., ABC Word 2013 PL, Helion, 2013.5.4.2 Literatura uzupełniająca  Bryś J.: Podstawy biurowości. Format-Ab, Warszawa 1999;Kurs: Elementy pracy biurowej w logistyce 15

 ISO (International Organization for Standardization), Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna – organizacja pozarządowa zrzeszająca krajowe organizacje normalizacyjne. Sposób zapisu daty i czasu określa norma ISO 8601:2004;  Kalinowski J. R., Problematyka kadr, jakości i organizacji pracy biurowej. Zarys wykładów, Państwowa Wyższa Szkoła Zawodowa w Płocku. Instytut Nauk Ekonomicznych, Płock 2007;  Komosa A., Technika biurowa, Wydawnictwo Ekonomik s.c., Warszawa 1999;  Maćkiewicz J., Jak dobrze pisać. Od myśli do tekstu, Wydawnictwo naukowe Pwn, Warszawa 2010;  Pawelec R., Zdunkiewicz-Jedynak D., Poradnik Jak pisać – Langenscheidt, Warszawa 2007;  Podel W., Wzory umów i pism w działalności gospodarczej. Wydanie 5 + CD, Wydawnictwo Difin, Warszawa 2011;  Teksty i pisma biznesowe. Osobisty mentor, Harvard Business School Press, Helion, Gliwice 2008.5.5 Spis rysunkówRysunek 5.1 Budowa treści pisma .........................................................................................................4Rysunek 5.2 Pismo przewodnie..............................................................................................................5Rysunek 5.3 List grzecznościowy – gratulacje ..................................................................................6Rysunek 5.4 Zapytanie o ofertę...............................................................................................................7Rysunek 5.5 Wzór szablonu pisma w układzie blokowym ..........................................................9Rysunek 5.6 Wzór szablonu pisma w układzie a linea................................................................ 10Rysunek 5.7 Części składowe pisma .................................................................................................. 155.6 Spis treści5 Zasady redagowania pism służbowych......................................................................................2 5.1 Standardy korespondencji służbowej...................................................................................................2 5.1.1 Zasady redagowania pism .........................................................................................................................................2 5.2 Funkcje składowe pisma ............................................................................................................................3 5.3 Rodzaje pism służbowych..........................................................................................................................5 5.3.1 Rodzaje pism....................................................................................................................................................................5 5.3.2 Wewnętrzne akty normatywne...............................................................................................................................8 5.3.3 Części składowe pism ..................................................................................................................................................8 5.4 Literatura.......................................................................................................................................................15 5.4.1 Literatura obowiązkowa .........................................................................................................................................15 5.4.2 Literatura uzupełniająca .........................................................................................................................................15 5.5 Spis rysunków..............................................................................................................................................16Kurs: Elementy pracy biurowej w logistyce 16

Źródło: http://pl.fotolia.com/KURS Elementy pracy biurowej w logistyceMODUŁ Organizacja spotkań służbowychKurs: Elementy pracy biurowej w logistyce 1

6 Organizacja spotkań służbowych6.1 Wprowadzenie Rysunek 6.1 Spotkanie służbowe Źródło: http://pl.fotolia.com/id/53921830 Spotkania biznesowe są nieodłącznym elementem pracy każdej z firm. Stanowiąjedną z ważniejszych form komunikacji interpersonalnej. Różnią się jednak od spotkańprywatnych stopniem sformalizowania i wytyczonymi celami. Używając terminuspotkanie biznesowe, mamy na myśli zaplanowane, przewidziane w określonym miejscui czasie kontakty przynajmniej dwóch stron, które reprezentują swoje interesy i dążą doosiągnięcia zaplanowanego celu. Organizacja spotkań służbowych – to proces planowania i realizowaniaw określonym miejscu i czasie spotkania przynajmniej dwóch stron – podmiotów, którereprezentują swoje interesy, a zatem mają na celu osiągnięcie zaplanowanego celu –realizację transakcji. Cel biznesowy – to rezultat spotkania. Może być materialny (tj.zakup, sprzedaż, obrót gotówkowy) i niematerialny (np. wspólne działania promocyjne,patronat medialny)1. Spotkania takie organizuje się zazwyczaj w biurze, restauracji lub salikonferencyjnej.1 Szykuła S., Organizacja spotkań służbowych, 2010 Kurs: Elementy pracy biurowej w logistyce 2

Spotkania służbowe oprócz wymiany informacji między większą liczbą osób spełnia również funkcję komunikacji i edukacji. Istnieją różne cele organizowania zebrań:  rozwiązywanie problemów – najbardziej skomplikowane problemy firmy są zwykle udziałem wielu wydziałów, a ich rozwiązywanie wymaga dopuszczenia do głosu specjalistów z różnych dziedzin;  podejmowanie decyzji – przychodzi taka chwila, kiedy właściwy organ firmy, np. zarząd lub komisja, musi się zebrać po to, aby rozważyć warianty działania i podjąć wiążącą decyzję w sprawie przyszłych działań;  autopsja szkód albo mądry Polak po szkodzie – najlepsze firmy doskonale zdają sobie sprawę z tego, jak wiele się można nauczyć na własnych błędach. Gwarancją przyszłych sukcesów jest szczegółowa analiza sytuacji i zdarzeń, które doprowadziły do osiągnięcia pożądanych wyników lub zakończyły się niepowodzeniem czy wręcz klęską;  praca twórcza lub burza mózgów – aby dotrzymać kroku dynamicznym zmianom we współczesnym świecie, wyprzedzając przy tym konkurencję, nowoczesne firmy muszą stale tworzyć nowe produkty i usługi oraz modyfikować sposoby ich prezentacji. Zebrania są doskonałym forum, na którym twórcy nowych pomysłów mogą nie tylko je przedstawić, lecz także poddać konstruktywnie krytycznej ocenie. Zebranie nie musi służyć wyłącznie, jako forum ścierania się poglądów jego uczestników. Można je z równym powodzeniem wykorzystać do jednoosobowego przekazywania informacji. Aby jednak zachować odpowiednią formę zebrania, a przede wszystkim nie tracić czasu, należy przestrzegać zasad dotyczących zebrania nazywanego „odprawą”;  omówienie postępu prac – niektóre sprawy wymagają omawiania w regularnych odstępach czasu, np. w trakcie wykonywania konkretnego projektu. Zebrania odbywają się wówczas regularnie, a ich uczestnikami są członkowie zespołu lub komisji projektowej. Celem takich zebrań jest poinformowanie całego zespołu o postępie prac poszczególnych sekcji;  wyborcze – jeżeli zachodzi konieczność, wybrania nowych władz, np. zarządu lub komisji2.6.2 Plan spotkania służbowego Spotkania biznesowe mogą być organizowane wewnątrz firmy. Służą wówczas dowymiany opinii, wzajemnego poznania się pracowników czy też rozwiązywaniatrudnych problemów. Celem spotkań o charakterze zewnętrznym, na które zapraszamyklientów, przedstawicieli firm, zarówno krajowych, jak i zagranicznych, jestnawiązywanie cennych kontaktów biznesowych. Od ich przebiegu zależy czy firmapodpisze ważny kontrakt, zlecenie itd. Dlatego tak ważne jest, aby być do nich dobrzeprzygotowanym. Zarówno, gdy jesteśmy organizatorem takiego spotkania, jak i jegouczestnikiem.2 http://darsa.pl/edukacja/1/14/Technik_administracji_343[01]_Z3.05_u.pdf Kurs: Elementy pracy biurowej w logistyce 3

Sposób przeprowadzenia spotkania biznesowego może zaważyć na losach całejfirmy. Osiągnięcie zaplanowanych celów biznesowych nie jest zadaniem łatwym, dlategopowinniśmy się do niego starannie przygotować. Opracowanie planu takiego spotkaniawymaga od organizatora dużej wiedzy i doświadczenia, warto, więc skorzystać z jużistniejących publikacji, chociażby z porad zawartych w tym artykule. Oto, jak krok pokroku należy zabrać się za organizację spotkania biznesowego: W pierwszej kolejności zdefiniuj cel spotkania. Zastanów się, co chceszosiągnąć? Zaprezentować firmę, przeprowadzić negocjacje, zintegrować pracowników,a może poznać partnera i przedstawić mu swoją ofertę? Odpowiedź na to pytanie pomoże Ci w określeniu, jaką formę powinnoprzybrać nasze spotkanie. Możliwości jest wiele. Ustal, czy ma się ono odbyć w firmie,czy raczej będzie to spotkanie zewnętrzne. Zastanów się nad jego postacią – czybędzie to spotkanie wstępne, mające za zadanie jedynie poznanie partnera, czy jużprojektowe; czy ma charakter integracyjny, czy przybierze formę negocjacji. Czy będą towarsztaty, konferencja? Typowy porządek zebrania obejmuje:  otwarcie obrad i ewentualny wybór przewodniczącego;  przyjęcie protokołu poprzedniego zebrania;  sprawozdanie z wykonania uchwał, postanowień i wniosków;  wypowiedzi wprowadzające do dyskusji;  dyskusja;  podsumowanie dyskusji i ewentualne podjęcie uchwał;  wolne wnioski;  zamknięcie obrad. Dokładnie zaplanuj listę gości. Niezbędne będą ich dane kontaktowe, któreprzydadzą Ci się później do wysłania zaproszeń oraz potwierdzenia obecności. Zbierz informacje o uczestnikach spotkania (zajmowane stanowisko,preferencje żywieniowe, upodobania). Pozwoli to zapobiec ewentualnymnieprzyjemnościom, np. w momencie, gdy okaże się, że menu, które wybierzesz,kompletnie nie pasuje gościom, którzy są wegetarianami. Zaplanuj dokładnie budżet. Oszacuj wstępne koszty, sprawdź dostępnefundusze. Postaraj się zminimalizować wydatki związane z organizacją takiegowydarzenia poprzez wyszukiwanie najekonomiczniejszych rozwiązań. Wiedząc, jakąkwotę możesz przeznaczyć na spotkanie biznesowe, znacznie łatwiej będzie Cizaplanować jego pozostałe elementy. Wybierz miejsce spotkania. Może się ono odbyć w restauracji, kawiarni,w gabinecie szefa czy w sali konferencyjnej. Wybór zależy od charakteru spotkania(formalne czy mniej oficjalne), a także od liczby osób, które się na nim pojawią. Ustalającmiejsce, weź pod uwagę między innymi estetykę wnętrza, wielkość sali, ilość krzeseł,menu, klimatyzację. Sprawdź, czy lokal udostępnia odpowiednią ilość miejscKurs: Elementy pracy biurowej w logistyce 4

parkingowych. W przypadku szkolenia czy konferencji należy również zadbaćo odpowiednie wyposażenie – projektor, mikrofon, rzutnik multimedialny, dostęp doInternetu, komputer itd. Ustal termin spotkania i zarezerwuj salę. Im szybciej tego dokonasz, tymlepiej. W okresie, gdy konferencje odbywają się z większym nasileniem, należy zająć siętym już ok. 2 miesiące wcześniej. Przydziel zadania – ustal, które osoby będą odpowiedzialne za poszczególneczynności, np. kto zajmie się wykonywaniem zaproszeń. Jeśli zadań jest zbyt wiele,możesz część z nich zlecić firmie zewnętrznej. Ustal harmonogram spotkania. Nie wystarczy określenie godziny rozpoczęcia,przerw i zakończenia. Harmonogram musi zakładać odpowiednią ilość czasu na każdypunkt spotkania. Pamiętajmy! Spotkanie nie powinno być zbyt długie, aby nie zanudzićuczestników. Zaplanuj kolejność omawianych kwestii. Jeśli w pierwszych minutachspotkania poruszymy zbyt trudne problemy, dyskusja może utkwić w martwym punkciei porozumienie nie będzie możliwe. Dlatego warto pokusić się o opracowaniescenariusza spotkania biznesowego, a także przewidzieć hipotetyczne pytania i zarzuty,z którymi wyjdzie do nas rozmówca i przygotować się do odpowiedzi na nie. Zadbaj o odpowiednie zaproszenie gości – możesz tego dokonać w formiepisemnej, tworząc specjalne zaproszenia, bądź telefonicznie. Jeśli uczestnikamispotkania będą osoby spoza naszej firmy, w dobrym tonie jest poinformowanie icho spotkaniu 2 tygodnie wcześniej. Poproś o potwierdzenie udziału. Zaproszenie powinno zawierać następujące informacje:  kto zaprasza;  kogo zaprasza;  określenie formy spotkania;  temat;  miejsce i czas spotkania;  porządek dzienny lub program. Ustal menu (posiłki, poczęstunki, napoje, alkohol). Tu przydać Ci się mogąwcześniej uzyskane informacje na temat gości i ich preferencji żywieniowych. Przygotuj materiały dla gości, np. harmonogram, spis poruszanych tematów,materiały pomocnicze. Bardzo miłym akcentem będzie przygotowanie firmowegopodarunku na zakończenie spotkania (kalendarz, notes, długopis), nawiązującego dojego tematyki3.3 http://www.kocham-biuro.pl/wiedza/spotkania-i-zebrania/66-przygotowanie-i-obsluga-spotkan-biznesowychKurs: Elementy pracy biurowej w logistyce 5

6.3 Rodzaje spotkań służbowych4Rodzaje spotkań służbowych Ze względu na różnorodność omawianych na zebraniu spraw możemy wymienićnastępujące typy zebrań:  odprawa – stosunkowo często zwoływane krótkie zebranie dla małego grona osób, którym przełożony przekazuje pilne informacje i polecenia do szybkiej realizacji (np. cotygodniowa odprawa u dyrektora);  narada – zebranie pracowników komórki organizacyjnej w celu przedyskutowania aktualnych problemów i ustalenia środków realizacji;  posiedzenie – obejmuje dłuższy odcinek czasu. Poświęcone jest konkretnym sprawom i obejmuje dyskusję (np. posiedzenie Rady Pedagogicznej na temat klasyfikacji semestralnej uczniów);  seminarium – zebranie mające charakter szkolenia poświęcone określonemu tematowi, trwające kilka godzin lub kilka dni;  zgromadzenia – odbywają się rzadziej niż zebrania, zwykle kilka razy w ciągu roku. Dotyczą ważniejszych spraw i zwykle podejmowane są na nich kolegialne decyzje, obowiązek ich zorganizowania wynika z przepisów (np. walne zgromadzenie akcjonariuszy spółki w celu zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego i podziału zysku);  konferencja – zebranie przedstawicieli nauki w celu wymiany poglądów, może mieć wymiar międzynarodowy, trwa kilka dni (np. sympozjum lekarzy na temat nowych metod leczenia chorób serca);  kongres – określenie najwyższego organu partii politycznej lub zgromadzenie naukowców, polityków lub specjalistów określonej dziedziny. Może trwać kilka dni;  zjazd – np. partii politycznej, przedstawicieli licznej grupy zawodowej, organizowany rzadko, np. raz na 5 lat5.6.3.1 Organizacja spotkań w gabinecie szefa Czynności, o których musisz pamiętać przed organizacją spotkania biznesowegow gabinecie szefa:  potwierdzenie listy gości (najlepiej tydzień przed spotkaniem);  przyjście do biura przed spotkaniem, co najmniej godzinę wcześniej i sprawdzenie, czy wszystko jest, jak należy, czy niczego nie brakuje;  wyznaczenie osoby, która przywita gości przy samym wejściu, a po zakończeniu spotkania odprowadzi ich do szatni;4 http://darsa.pl/edukacja/1/14/Technik_administracji_343[01]_Z3.05_u.pdf5 http://darsa.pl/edukacja/1/14/Technik_administracji_343[01]_Z3.05_u.pdf Kurs: Elementy pracy biurowej w logistyce 6

 przygotowanie materiałów merytorycznych dla gości;  przygotowanie przyborów do pisania;  usadzenie gości po jednej stronie, a po drugiej gospodarzy;  przygotowanie na stole wody mineralnej (najlepiej niegazowanej, podanej w niewielkich szklanych butelkach, wraz ze szklankami do wody i otwieraczem);  umieszczenie świeżych kwiatów w gabinecie – unikajmy kwiatów o intensywnym zapachu, najlepiej niskie i stojące z boku lub na środku stołu, tak aby nie utrudniały rozmowy i nie zasłaniały twarzy rozmówców. Najmniej kłopotliwe (niebrudzące, nieuczulające) będą, np. tulipany, lilie, róże;  kawa, herbata podane w termosach z oznaczeniami; napoje, takie jak sok, czy woda powinny być serwowane w dzbankach (szklanych) najlepiej w oddzielnym pomieszczeniu lub (jeżeli nie ma takiej możliwości) na stoliku z boku;  podanie kanapek i innych przekąsek w czasie przerwy, zamówienie posiłku w sprawdzonej firmie cateringowej (idealna firma cateringowa oferuje różnorodność potraw oraz uwzględnia preferencje żywieniowe, takie jak np. narodowość).6.3.2 Spotkanie służbowe w sali konferencyjnej6 Zapoznaj się z videocastem pt. „Spotkanie służbowe w sali konferencyjnej”.Najczęściej wykorzystywany sprzęt to:  projektor multimedialny – urządzenie optyczne służące do powiększonych obrazów na ekranie;  ekran – przeznaczony jest do prezentacji obrazów z projektora lub rzutnika. W zależności od zastosowania mogą być rozwijane elektrycznie lub ręcznie ekrany ramowe, lub przenoszone na statywie;  rzutnik – to aparat projekcyjny dostosowany do wyświetlania pojedynczych obrazów: diapozytywów, slajdów;  wizualizer – to miniaturowa kamera na wysięgniku w zależności od opcji (z górnym, dolnym i bocznym) podświetleniem, która po podłączeniu do projektora lub monitora umożliwia pokaz druków i małych form przestrzennych, zastępując w ten sposób tradycyjne rzutniki;  komputer z dostępem do Internetu;  magnetowid, telewizor;  nagłośnienie sali – mikrofony stacjonarne i przenośne;  tablica magnetyczna;  stojaki z arkuszami papieru (flip charts), mazaki.6 Füchsel H., Sekretariat, czyli centrum informacyjne firmy, Poltext, Warszawa 2004 Kurs: Elementy pracy biurowej w logistyce 7

Oto kilka wskazówek Schemat przebiegu spotkania:  otwarcie zebrania – przywitanie gości przez moderatora spotkania;  ustalenie zasad prowadzenia rozmów (kolejność wystąpień, udzielanie głosu etc.), przedstawienie prelegentów oraz harmonogramu spotkania;  dyskusja;  przerwy;  zakończenie;  przekazanie uczestnikom materiałów (dot. podsumowania spotkania, szczegółów omawianego projektu, informacji o firmie), miłym akcentem będzie także wręczenie drobnych, eleganckich upominków nawiązujących do tematyki spotkania;  podziękowanie za przybycie.6.4 Savoir–vivre podczas spotkań służbowych Zapoznaj się z audiocastem pt. „Savoir–vivre podczas spotkań służbowych”.6.5 Zaproszenie na zebranie Aby zawiadomić wszystkich uczestników o spotkaniu, należy wysłać do nichzaproszenie, pismo informujące lub zawiadomienie. Zaproszenie powinno być takzredagowane, aby przekazać konkretne informacje i jednocześnie dzięki ciekawej szaciegraficznej zachęcić do udziału w spotkaniu. Powinno zawierać: kto zaprasza, kogo(można zostawić wolne miejsce na wpisanie nazwiska), kiedy, na co, gdzie orazinformacje dodatkowe, tj.: prośba o potwierdzenie przybycia, gdzie można uzyskaćdodatkowe informacje. Bardziej eleganckie zaproszenie opracowuje się w formie kartskładających się z dwóch do czterech stron.  strona zawiera napis „Zaproszenie”, logo firmy i jej nazwę;  strona przeznaczona jest na program zebrania;  strona zawiera informacje: kto zaprasza, kogo, na co (rodzaj i temat zebrania), termin i miejsce zebrania;  strona może zawierać dokładny adres organizatora, informacje o tym, jak dojechać na zebranie, ewentualnie dopisek, kto udziela szczegółowych informacji i prośba o potwierdzenie udziału. Pismo informujące i zawiadomienie są pismami sporządzonymi na blankieciekorespondencyjnym. Niekiedy przepisy prawne wymagają sporządzenia zawiadomieniaw formie ogłoszenia prasowego, jak to ma miejsce w przypadku zawiadomieniao walnym zgromadzeniu akcjonariuszy.Kurs: Elementy pracy biurowej w logistyce 8

Rysunek 6.2 Przykładowe zaproszenie Źródło: http://konfederacjalewiatan.pl/kalendarium/2013/1/1/konferencja_worklife_balance_w_biznesie Zaproszenie powinno być wysyłane, o ile nie ma innych uwarunkowań, na2 tygodnie przed terminem. Materiały informacyjne Każdy z uczestników zebrania powinien otrzymać, łącznie z zaproszeniem,materiały informacyjne, do których należą: tezy wykładów, pisma intencyjne,szczegółowy program zebrania, druki i referaty. Wręczenie uczestnikom materiałóww czasie zebrania uniemożliwia im zapoznanie się z nimi, co wyklucza lub ogranicza ichudział w dyskusji. Źle to także świadczy o umiejętnościach w zakresie organizacji osobyprzygotowującej zebranie.Kurs: Elementy pracy biurowej w logistyce 9

Prowadzenie zebrania spotkanie rozpoczynamy punktualnie, o wyznaczonej godzinie. Upewni to uczestników, że spotkanie będzie przebiegało zgodnie z ustalonym wcześniej porządkiem; po przywitaniu uczestników prowadzący zebranie powinien przedstawić poszczególnych uczestników zebrania, chyba że nie jest to pierwsze zebranie w takim składzie osobowym. W przypadku spotkań powyżej 20 osób sprawę doskonale rozwiązują plakietki z nazwiskiem, rozdawane uczestnikom przed wejściem na salę konferencyjną; prowadzący krótko omawia program spotkania. Informuje, jeśli w ostatniej chwili zaszły zmiany w programie. Przypomina cel spotkania i czym spotkanie powinno się zakończyć; jeśli uczestnicy nie mają pytań organizacyjnych, prowadzący przechodzi do omawiania pierwszego tematu lub przedstawia pierwsza osobę, która rozpocznie spotkanie; prowadzący zebranie czuwa nad efektywnością wykorzystania czasu. Może on odebrać głos tym uczestnikom zebrania, którzy nie mówią na temat lub przekroczyli limit czasowy swojego wystąpienia. Musi to zrobić w sposób taktowny i stanowczy. Ogłasza przerwę i informuje o czasie wznowienia obrad; spotkanie kończy się podsumowaniem. Prowadzący wymienia tematy, które były omawiane, co zostało ustalone, kto będzie odpowiedzialny za realizację poszczególnych zadań i do kiedy powinny się zakończyć. Określa również termin, kiedy zostanie rozesłana notatka ze spotkania i dziękuje wszystkim za udział. Jeśli z przebiegu zebrania sporządzany jest protokół, to wszyscy uczestnicy mają prawo do zapoznania się z nim. Protokół powinien być przekazany uczestnikom w ciągu kilku dni, nie później jednak niż na następnym zebraniu.Kurs: Elementy pracy biurowej w logistyce 10

6.6 Wizytówki Rysunek 6.3 Spotkanie służbowe Źródło: http://pl.fotolia.com/id/44333641 Ważnym punktem spotkań biznesowych jest wymiana wizytówek. Podczasspotkań służbowych wręcza się je zazwyczaj na początku, natomiast podczas zwykłychrozmów na końcu – w ten sposób dajemy sygnał, że chcemy kontynuować znajomość.Wizytówkę podajemy tak, aby nasze nazwisko było łatwe do odczytania (tekstem doosoby, której ją wręczamy). Jeśli podajemy ją Japończykowi, trzymamy ją w obudłoniach, a przy wypuszczaniu z rąk lekko się kłaniamy. Otrzymaną wizytówkę najpierwczytamy i kierujemy kilka ciepłych słów do osoby, która ją wręcza. Potem odkładamy nastół lub chowamy do służbowego notesu. Ewentualne dopiski robimy na wierzchuwizytówki (na odwrocie można je dokończyć). Kurs: Elementy pracy biurowej w logistyce 11

6.7 Przyczyny organizacji spotkań służbowych Spotkania biznesowe możemy podzielić na te wewnętrzne, organizowane przezfirmę wśród jej pracowników, w celu omówienia bieżących spraw. Możemy też wyróżnićspotkania zewnętrzne, organizowane, np. z innymi formami, równieżmiędzynarodowymi. Niektóre z przyczyn organizowana spotkań biznesowych, to:  chęć uzyskania dodatkowych informacji;  konsultacje przed podjęciem ważnych decyzji;  chęć rozwiązania sytuacji kryzysowej;  opracowanie strategii rozwoju i reklamy;  chęć tworzenia nowych produktów, usług i sposobów ich prezentacji;  współpraca z firmami zewnętrznymi, np. usługi outsourcingowe;  analiza finansów firmy w celu minimalizacji kosztów i zwiększenia zysków;  przygotowanie szkoleń i kursów dla pracowników7.6.8 Przebieg spotkania Istotne jest to, aby spotkanie zacząć punktualnie. Pozytywnie wpłynie to nawizerunek firmy, a dodatkowo utwierdzi uczestników w przekonaniu, że przebiegnieono zgodnie z planem. Prowadzący spotkanie powinien przedstawić jego uczestników,a gdy ich liczba jest zbyt duża, warto skorzystać z plakietek z nazwiskami. Nie mapotrzeby przedstawiania wszystkich również w przypadku, gdy spotkanieorganizowane jest już nie po raz pierwszy. Prowadzący powinien zaprezentowaćprogram spotkania, jego cel i oczekiwany wynik. Osoba pełniąca tę funkcję powinnarównież czuwać nad czasowo odpowiednim przebiegiem spotkania oraz organizowaćstosowne przerwy. Na koniec natomiast, jej zadaniem jest dokonanie odpowiedniegopodsumowania, w którym wspomni o omawianych kwestiach, podjętych ustaleniach,o tym, kto będzie odpowiedzialny za realizację poszczególnych zadań i do kiedy mająbyć one ukończone. Po spotkaniu należy:  opracować protokół (protokołu nie sporządzamy, np. po konferencji);  rozliczyć finansowo konferencję;  wysłać protokół do osób biorących udział w zebraniu;  opracować wnioski i zalecenia wynikające z protokołu;  wydać polecenia dotyczące realizacji uchwał i kontrolować ich wykonanie8.7 Jaszczyk T., Sołtysiak M., Organizowanie spotkań służbowych, Instytut Technologii Eksploatacji –Państwowy Instytut Badawczy, Radom 2006Kurs: Elementy pracy biurowej w logistyce 12

6.9 Znaczenie spotkania służbowego Jeśli spotkanie biznesowe zostanie dobrze zorganizowane, wszystkie punktyobrad zrealizowane, a sama jego struktura i przebieg nie zmęczą zanadto uczestników,jest ono w stanie przynieść firmie wiele korzyści. Do istotniejszych należą:  poprawa wizerunku firmy;  poszerzenie działalności na inne rynki (regionalne, zagraniczne);  współpraca z firmami z większym doświadczeniem, od których można się uczyć;  odnalezienie nowych źródeł finansowania, np. poprzez współpracę ze sponsorami;  poznanie konkurencji;  redukcja strat;  poprawa polityki finansowej firmy. Niektóre przyczyny porażek spotkań służbowych to:  brak przygotowania merytorycznego;  niejasne reguły podziału ról i obowiązków;  manipulacja, arogancja i poczucie o własnej nieomylności;  upieranie się dla zasady przy drugorzędnych kwestiach, uleganie przy kwestiach kluczowych;  odwoływanie się do drażliwych spraw;  ciągłe poprawianie partnera, zarzucanie kłamstwa, braku profesjonalizmu itp.9;  brakuje sprzętu pokazowego lub nie funkcjonuje on prawidłowo;  na tablicy korkowej nadal wiszą kartki obrazujące burzę mózgów poprzednich uczestników spotkania10.8 Jaszczyk T., Sołtysiak M., Organizowanie spotkań służbowych, Instytut Technologii Eksploatacji –Państwowy Instytut Badawczy, Radom 20069 Wieke T., Organizacja spotkań biznesowych, Onepress, Gliwice 200810 Szykuła S., Organizacja spotkań służbowych, 2010Kurs: Elementy pracy biurowej w logistyce 13

Literatura6.9.1 Literatura obowiązkowa  Füchsel H., Sekretariat, czyli centrum informacyjne firmy, Poltext, Warszawa 2004;  Jaszczyk T., Sołtysiak M., Organizowanie spotkań służbowych, Instytut Technologii Eksploatacji – Państwowy Instytut Badawczy, Radom 2006;  Szykuła S., Organizacja spotkań służbowych, 2010;  Wieke T., Organizacja spotkań biznesowych, Onepress, Gliwice 2008.6.9.2 Literatura uzupełniająca  Kacperczyk R., Laboratorium logistyczno-spedycyjne, Difin, Warszawa 2010;  Organizacja pracy biurowej, pod red. E. Mitury, Difin, Warszawa 2009;  Stefaniak-Piasek E., Technika pracy biurowej. Część 2. Praca biurowa, WSiP, Warszawa 2007.6.9.3 Netografia  http://www.kocham-biuro.pl/wiedza/spotkania-i-zebrania/66-przygotowanie-i- obsluga-spotkan-biznesowych;  http://konfederacjalewiatan.pl/kalendarium/2013/1/1/konferencja_worklife_bal ance_w_biznesie;  http://darsa.pl/edukacja/1/14/Technik_administracji_343[01]_Z3.05_u.pdf.6.10 Spis rysunkówRysunek 6.1 Spotkanie służbowe..............................................................................................................2Rysunek 6.2 Przykładowe zaproszenie ..................................................................................................9Rysunek 6.3 Spotkanie służbowe........................................................................................................... 116.11 Spis treści6 Organizacja spotkań służbowych ....................................................................................................2 6.1 Wprowadzenie...................................................................................................................................................2 6.2 Plan spotkania służbowego..........................................................................................................................3 6.3 Rodzaje spotkań służbowych ......................................................................................................................6 6.3.1 Organizacja spotkań w gabinecie szefa ...................................................................................................................6 6.3.2 Spotkanie służbowe w sali konferencyjnej............................................................................................................7 6.4 Savoir–vivre podczas spotkań służbowych...........................................................................................8 6.5 Zaproszenie na zebranie................................................................................................................................8 6.6 Wizytówki.........................................................................................................................................................11 6.7 Przyczyny organizacji spotkań służbowych.......................................................................................12 6.8 Przebieg spotkania........................................................................................................................................12 Kurs: Elementy pracy biurowej w logistyce 14

6.9 Znaczenie spotkania służbowego ...........................................................................................................13Literatura ........................................................................................................................................................................ 14 6.9.1 Literatura obowiązkowa .............................................................................................................................................14 6.9.2 Literatura uzupełniająca.............................................................................................................................................14 6.9.3 Netografia ..........................................................................................................................................................................146.10 Spis rysunków.................................................................................................................................................14Kurs: Elementy pracy biurowej w logistyce 15

Źródło: http://pl.fotolia.com/id/58805405KURS Elementy pracy biurowej w logistyceMODUŁ Obsługa spotkań służbowychKurs: Elementy pracy biurowej w logistyce 1

7 Obsługa spotkań służbowych 7.1 Porządek zebrania Porządek zebrania gwarantuje sprawny przebieg zebrania. Jest to schemat, zgodnie, z którym przewodniczący prowadzi zebranie. Ułatwia on przygotowanie się uczestników, przygotowanie materiałów i protokołowanie zebrania. Powinien być tak ułożony, aby nie spowodować zbytniego przemęczenia uczestników i zagwarantować realizację wcześniej założonych celów. Czas między jedną przerwą a drugą nie powinien przekraczać trzech godzin, przy czym należy go zweryfikować w zależności od formy zebrania – praca w grupach lub dyskusja może trwać dłużej, słuchanie referatów krócej. Na krótką przerwę wystarczy 15 do 20 min, na przerwę obiadową należy przeznaczyć do 2 h. Sprawy różne lub wolne wnioski umieszcza się na końcu obrad, gdyż jest to punkt zebrania, nad którym nie zawsze udaje się zapanować czasowo. Można opracować porządek spotkania (np. konferencja, seminarium) z podaniem czasu trwania poszczególnych punktów lub tylko godzinę rozpoczęcia i „planowany czas zakończenia”. PRZYKŁADOWY PROJEKT PORZĄDKU ZEBRANIA PORZĄDEK DZIENNY ZEBRANIA SPRAWOZDAWCZO-WYBORCZEGO OGNISKA ZNP W ................................1. Otwarcie zebrania.2. Wybór przewodniczącego zebrania.3. Wybór protokolanta.4. Przyjęcie porządku zebrania.5. Uchwalenie regulaminu zebrania.6. Wybór komisji mandatowej i uchwał.7. Sprawozdanie prezesa ogniska z działalności.8. Sprawozdanie komisji mandatowej.9. Dyskusja nad sprawozdaniem.10. Udzielenie absolutorium ustępującemu prezesowi ogniska – głosowanie.11. Wybory: prezesa ogniska i wiceprezesa ogniska.12. Wybór komisji skrutacyjnej /bezpośrednio po zamknięciu listy zgłoszeń kandydatów/, przypomnienie zebranym zasad głosowania.13. Przedstawienie projektu programu działania ogniska ZNP na następną kadencję.14. Dyskusja programowa.15. Ogłoszenie wyników wyborów – sprawozdanie komisji skrutacyjnej.16. Sprawozdanie komisji uchwał i wniosków.17. Głosowanie nad programem – planem działania Ogniska ZNP na nową kadencję.18. Przyjęcie uchwał zebrania.19. Zamknięcie zebraniaKurs: Elementy pracy biurowej w logistyce 2

Jednak nie wszystkie z powyższych punktów muszą być realizowane na każdymspotkaniu służbowym, a w szczególności wybór przewodniczącego zebrania, gdyżzazwyczaj szef firmy występuje w tej roli. Przyjęcie protokołu poprzedniego zebrania,jak i sprawozdania z wykonania uchwał, wniosków i postanowień – należą donajistotniejszych punktów porządku obrad.7.2 Prowadzenie zebrania Zapoznaj się z audiocastem pt. „Prowadzenie zebrania”.7.3 Wyposażenie sali konferencyjnej1 Podczas zebrania służbowego nie można zapomnieć o przygotowaniu stołówi krzeseł w odpowiedniej liczbie (nieco więcej niż uczestników) oraz o optymalnym ichułożeniu. Ważnym elementem jest odpowiednie nagłośnienie, uzależnione od wielkościsali i osób uczestniczących w zebraniu. Przed rozpoczęciem należy sprawdzić gotowośćdo użycia wszystkich wykorzystywanych podczas zebrania urządzeń audiowizualnychoraz odpowiedniego zaciemnienia i temperatury sali konferencyjnej. Aby uniknąćniepotrzebnego wydłużania spotkania, przed jego rozpoczęciem należałoby rozłożyć nastołach materiały konferencyjne i napoje. Istnieje kilka sposobów ustawienia stołu i krzeseł, które można wykorzystać przyaranżowaniu wnętrza sali, stosownie do celu zebrania.  Panelowe (teatralne) – ustawienie stołu prezydialnego i krzeseł jest stosowane przy dużej liczbie uczestników. W takim układzie krzesła zwrócone są w stronę prowadzącego, który stoi twarzą do wszystkich uczestników zebrania. Zapewnia to maksimum kontaktu prowadzącego z poszczególnymi uczestnikami spotkania. Taki układ stosujemy, np. na konferencjach; Rysunek 7.1 Ustawienie panelowe (teatralne) Źródło: http://www.hybryda.com.pl/1 Fűchsel H., Sekretariat czyli centrum informacyjne firmy, Poltext, Warszawa 2004 Kurs: Elementy pracy biurowej w logistyce 3

 Stół w kształcie litery T – jest ustawiany przy organizowaniu zebrań niezbyt licznych, ale o charakterze oficjalnym; Rysunek 7.2 Stół w kształcie litery T Źródło: http://www.hybryda.com.pl/ Stół w kształcie koła (okrągły stół) – jest stosowany przy zebraniach o niewielkiej liczbie uczestników, gdzie są do rozwiązania pewne kwestie sporne (tutaj jest dobra słyszalność w każdym miejscu i każdy może być z jednakową uwagą wysłuchany). Układ „okrągły stół” sprzyja otwartej dyskusji i powstawaniu twórczych pomysłów. Umożliwia pełny kontakt wzrokowy i tworzy klimat przyjazny wszystkim uczestnikom zebrania, zachęcający do swobodnych wypowiedzi. Może być wykorzystany na spotkaniach typu „burza mózgów”; Rysunek 7.3 Okrągły stółŹródło: http://tapeta.info/przy-okraglym-stole-tapeta.htmlKurs: Elementy pracy biurowej w logistyce 4

 Stół w kształcie litery U (podkowa) – jest ustawiany na spotkaniach o charakterze oficjalnym w licznym gronie. Klasyczny układ miejsc umożliwia bezpośredni kontakt uczestników twarzą w twarz. Ten układ wykorzystujemy na zebraniach typu szkolenie; Rysunek 7.4 Stół w kształcie litery U Źródło: www.hybryda.com.pl Stół w kształcie dwóch liter L – często spotykany, kiedy zabranie liczy dużą liczbę członków;Rysunek 7.5 Stół w kształcie dwóch liter L Źródło: www.hybryda.com.plKurs: Elementy pracy biurowej w logistyce 5

 Stoły ustawione w kształcie placu – odpowiednie są przy każdym rodzaju zebrania; Rysunek 7.6 Stoły ustawiony w kształcie placu Źródło: www.hybryda.com.pl Zanim zebranie zostanie zorganizowane, należy się zastanowić, jaki rodzajustawienia będzie najlepszy w konkretnej sytuacji oraz jak zaaranżować salękonferencyjną, aby zebranie spełniało funkcję komunikacyjną i edukacyjną. Powinno sięwziąć pod uwagę potrzeby wszystkich uczestników i preferencje prowadzącego. Może się zdarzyć, że określony układ miejsc jest z góry narzucony albo przezwielkość sali konferencyjnej, albo przez meble. Dlatego mając do wyboru różne modele,należy znaleźć najlepsze rozwiązanie. Sala konferencyjna powinna być wyposażona w sprzęt multimedialny, którydobieramy w zależności od rodzaju spotkania i potrzeb. Aby zebranie odbyło się bezzakłóceń, sprzęt powinna obsługiwać osoba znająca się na nim. 7.4 Dokumentacja zebrania Do dokumentacji zebrania zalicza się:  zaproszenie;  zawiadomienie;  szczegółowy program zebrania;  listę obecności;  protokół i inne dokumenty.Kurs: Elementy pracy biurowej w logistyce 6

Protokół zebrania jest dokumentem opisującym przebieg zebrania oraz podjętepodczas niego uchwały. Protokolant winien znać zasady redagowania protokołów, jaki posiadać umiejętności szybkiego pisania, odróżniania spraw istotnych i tych małoistotnych, jak i orientacji w schemacie obrad. Budowa protokołu zebrania:  określenie rodzaju protokołu;  określenie rodzaju zebrania;  data i miejsce sporządzenia protokołu;  nazwisko przewodniczącego, jak i protokolanta;  nazwiska uczestników, a w przypadku jej dużej liczby dołączyć listę obecności;  porządek obrad;  przebieg obrad;  uchwały;  podpis zarówno przewodniczącego, jak i protokolanta. Protokoły można tworzyć w formie dosłownego odtwarzania przebiegu zebrania,streszczonej jej formie poszczególnych wypowiedzi, jak i uproszczonej wersji,polegającej na zredagowaniu części informacji. Jednak podjęte uchwały podczaszebrania służbowego muszą być podane dosłownie, bez względu na charakterprotokołu. Ze względu na układ opisu przebiegu zebrania wyróżnić można:  układ chronologiczny – odzwierciedlający kolejność wypowiedzi;  układ tematyczny – systematyzujący wypowiedzi tego samego tematu;  układ mieszany – łączący cechy obydwu powyższych układów. Jednak do najpowszechniejszych protokołów zaliczany jest protokół w formiestreszczonej w układzie tematycznym, a część zasadniczą stanowi rozwinięcie porządkuzebrania. Do protokołów przeważnie dołącza się załączniki, tj. sprawozdania, referaty,uchwały oraz aneksy.Kurs: Elementy pracy biurowej w logistyce 7

Rysunek 7.7 Protokół z zebraniaŹródło: http://klebarkwielki.pl/uploads/images/Robert/ug_purda/Protokol_z_zebrania_str_1.jpgKurs: Elementy pracy biurowej w logistyce 8

W przypadku zebrań roboczych nie jest konieczne tworzenie protokołu,wystarczy sporządzenie notatki podpisanej przez uczestnika narady. Notatki takie,mimo swojej prostoty, powinny jednak zawierać informacje o uczestnikach zebrania,poruszanych sprawach, jak i wnioskach i postulatach. Notatka z narady Europejskiego Stowarzyszenia Asystentek – Polska odbytej w dniu 15 kwietnia 2006 r. w siedzibie StowarzyszeniaW naradzie uczestniczyły : − przewodnicząca – Ewa Chynowska, − sekretarz – Magda Sędzińska, − skarbnik – Joanna Krzysztosek, − rzecznik prasowy – Hanna Chotomska − oraz członkowie Stowarzyszenia.Podczas narady podsumowano wyniki pracy Stowarzyszenia w pierwszym kwartale br.,które nie nastrajają optymistycznie do pracy w następnych kwartałach. Zwracając uwagęna pewne niedociągnięcia występujące w pracy Stowarzyszenia: nieregularność zebrań,opóźnienia w płaceniu składek, brak wpływu na integrację ze środowiskiempostulowano:1) zwoływanie zebrań członkowskich przynajmniej dwa razy w miesiącu (pierwszy i ostatni czwartek miesiąca o godzinie 18.30),2) zobowiązanie wszystkich członków do regularnego uczestnictwa w zebraniach (stosowanie kar regulaminowych w razie nieusprawiedliwionej nieobecności),3) zobowiązanie członków do terminowego wnoszenia składek, aby nie przekraczać terminu wysyłania składek do Funduszu centralnego w Danii,4) zobowiązanie rzecznika prasowego Stowarzyszenia do częstszych wystąpień na forum publicznym w szeroko pojętym interesie wszystkich sekretarek,5) zorientowanie się w możliwościach zaproszenia do Polski kilkunastoosobowej grupy sekretarek z różnych krajów europejskich. Notatkę sporządziła, Hanna Chotomska Rysunek 7.8 Notatka z narady Źródło: Fűchsel H., Sekretariat czyli centrum informacyjne firmy, Poltext, Warszawa 2004, s. 237 Notatka prasowa jest to krótka informacja przekazywana prasie na tematzorganizowanym seminarium czy konferencji. Informacje zawarte w notatce prasowejpowinny zawierać informacje o organizatorach i celu konferencji. Celem tworzenianotatki prasowej, jest zawiadomienie czytelników o konferencji, jak i o podjętej podczasniej postanowieniach.Kurs: Elementy pracy biurowej w logistyce 9

Rysunek 7.9 Przykładowa notatka prasowa Źródło: www.pi.gov.pl Lista obecności tworzona jest w postaci tabeli, dla jej przejrzystości. Zawieraćpowinna imiona i nazwiska uczestników, instytucję oraz podpisy osób uczestniczącychw spotkaniu. Jeśli organizator nie posiada niektórych wiadomości dotyczących danychosobowych lub reprezentującej instytucji uczestników, powinien pozostawić pustemiejsce.Lp. Imię i nazwisko Instytucja Podpis1 Jolanta Bocian Liceum Ogólnokształcące nr Jolanta Bocian2 Bonifacy Dudek3 Marlena Sarbak 3 w Zielonej Górze Zespół Szkół Technicznych Bonifacy Dudek w Sulechowie Zespół Szkół Elektrycznych Marlena Sarbak w Warszawie Kurs: Elementy pracy biurowej w logistyce 10

7.5 Literatura7.5.1 Literatura obowiązkowa  Fűchsel H., Sekretariat, czyli centrum informacyjne firmy, Poltext, Warszawa 2004.7.5.2 Literatura uzupełniająca  Barker A., Prowadzenie zebrań, Dom Wydawniczy Bellona, Warszawa 2001;  Hoffmann K., Prowadzenie zebrań i prezentacji, BC Edukacja, Warszawa 2008;  Jaszczyk T. Sołtysiak M., Organizowanie spotkań służbowych, ITE-PIB, Radom 2006;  Morgan N., Prowadzenie spotkań biznesowych, One Press, Gliwice 2007;  Pittampalli A., Biurowa rewolucja, czyli sztuka organizowania efektywnych zebrań, One Press, Gliwice 2013;  Wieke T., Organizacja spotkań biznesowych, One Press, Gliwice 2008.7.5.3 Netografia  http://www.krzynowlogamala.pl/files/647/507f9a05255e8/Protokol%20z%20p osiedzenia%20komisji.pdf.7.6 Spis rysunkówRysunek 7.1 Ustawienie panelowe (teatralne)....................................................................................3Rysunek 7.2 Stół w kształcie litery T .......................................................................................................4Rysunek 7.3 Okrągły stół..............................................................................................................................4Rysunek 7.4 Stół w kształcie litery U.......................................................................................................5Rysunek 7.5 Stół w kształcie dwóch liter L ...........................................................................................5Rysunek 7.6 Stoły ustawiony w kształcie placu ..................................................................................6Rysunek 7.7 Protokół z zebrania...............................................................................................................8Rysunek 7.8 Notatka z narady....................................................................................................................9Rysunek 7.9 Przykładowa notatka prasowa...................................................................................... 107.7 Spis treści7 Obsługa spotkań służbowych............................................................................................................2 7.1 Porządek zebrania ...........................................................................................................................................2 7.2 Prowadzenie zebrania....................................................................................................................................3 7.3 Wyposażenie sali konferencyjnej ..............................................................................................................3 7.4 Dokumentacja zebrania .................................................................................................................................6 7.5 Literatura..........................................................................................................................................................11 7.5.1 Literatura obowiązkowa .............................................................................................................................................11 7.5.2 Literatura uzupełniająca.............................................................................................................................................11 7.5.3 Netografia ..........................................................................................................................................................................11 Kurs: Elementy pracy biurowej w logistyce 11

7.6 Spis rysunków.................................................................................................................................................11Kurs: Elementy pracy biurowej w logistyce 12

Źródło: http://pl.fotolia.com/id/47187567KURS Elementy pracy biurowej w logistyceMODUŁ Zasady zachowania tajemnicy służbowej i przepisy dotyczące ochrony danych osobowych Kurs: Elementy pracy biurowej w logistyce 1

8 Zasady zachowania tajemnicy służbowej i przepisy dotyczące ochrony danych osobowych 8.1 Definicja tajemnicy służbowej Rysunek 8.1Strzeż tajemnicy państwowej Źródło: http://olgierd.bblog.pl/i/blog/users/156/files/Image/tajemnica_Panstwowa.jpg Definicja tajemnicy służbowej zawarta została w art. 2 pkt 2 ustawy z dnia 22stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2005 r. Nr 196,poz. 1631 z późn. zm.). Jest to informacja niejawna, niebędąca tajemnicą państwową, uzyskanaw związku z czynnościami służbowymi albo wykonywaniem prac zleconych, którejnieuprawnione ujawnienie mogłoby narazić na szkodę interes państwa, interespubliczny lub prawnie chroniony interes obywateli albo jednostki organizacyjnej. Tajemnica, o której mowa, to raczej tajemnica pracodawcy, a więc informacje,których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę majątkową. Obowiązkiempracownika wyrażonym w art. 100 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodekspracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) jest dbanie o dobro zakładupracy, chronienie jego mienia oraz zachowanie w tajemnicy informacji, którychujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.Kurs: Elementy pracy biurowej w logistyce 2

8.2 Zasady zachowania tajemnicy służbowej Zapoznaj się z audiocastem pt. „Tajemnica służbowa”. Rysunek 8.2 Zakaz fotografowania Źródło: http://tech.wp.pl/kat,1009787,title,Zakaz-fotografowania-jest- nielegalny,wid,12432224,wiadomosc.html Nieprzestrzeganie przez pracownika określonego w przepisach wewnętrznychobowiązku przestrzegania tajemnicy może stać się podstawą do wypowiedzeniapracownikowi stosunku pracy. Rozwiązanie z tego powodu umowy o pracę w trybieokreślonym w art. 52 Kodeksu pracy, a więc bez wypowiedzenia, zależeć będzie odokoliczności konkretnego przypadku, które powinny być zbadane dokładnie. Chodzi tuprzede wszystkim o to, czy pracownik naruszył swoje podstawowe obowiązki oraz, czynaruszenie to miało charakter ciężki. Z zasady zarządzenia pracodawcy, jak również jego obwieszczenia, komunikatyi wytyczne są jawne. Jeżeli pracodawca chce, aby treść wydawanych przez niegodokumentów ujawniana była tylko określonej grupie pracowników, powinien towyraźnie zaznaczyć i przewidzieć, np. poprzez wprowadzenie w regulaminie pracyzarządzeń oznaczonych, jako poufne, których treść adresaci mają obowiązek zachowaćw tajemnicy. Pracodawca powinien jednak pamiętać, że żadne wydawane przez niegodokumenty nie mogą być sprzeczne z prawem, np. naruszać zasady równegotraktowania w zatrudnieniu, ponieważ wówczas nie korzystają z ochrony prawneji zgodnie z art. 9 § 4 Kodeksu pracy są nieważne, a pracownik nie ma obowiązku ichprzestrzegania1.1 Gotkowska A., Ekspert Serwisu Prawo i Zdrowie, WoltersKluwer Polska, www.abc.com.pl Kurs: Elementy pracy biurowej w logistyce 3

8.3 Rodzaje informacji poufnych  tajemnica państwowa i służbowa – uregulowane są w ustawie o ochronie informacji niejawnych. Ich ochronę uzasadnia szeroko rozumiany interes publiczny. Sankcje mają charakter karny;  tajemnica pracodawcy (wyodrębniana na podstawie art. 100 § 2 pkt 4 Kodeksu pracy) – stanowi, że pracownik zobowiązany jest zachować w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Tajemnicę pracodawcy rozumiemy, jako każdą wiadomość związaną z działalnością pracodawcy, której ochrona jest uzasadniona jego ekonomicznym interesem. Zachowanie dyskrecji w stosunku do informacji, których ujawnienie może wyrządzić pracodawcy szkodę, jest podstawowym obowiązkiem pracownika, obwarowanym wszystkimi sankcjami przewidzianymi w kodeksie pracy, do zwolnienia dyscyplinarnego włącznie. W przypadku wyrządzenia pracodawcy szkody w grę wchodzi odpowiedzialność odszkodowawcza;  tajemnica przedsiębiorstwa (zdefiniowana w art. 11 ust. 4 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji) – rozumie się ją jako nieujawnione do informacji publicznej informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności. Ustawa zobowiązuje pracownika do nieujawniania i niewykorzystania informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa pracodawcy przez okres 3 lat po ustaniu stosunku pracy, chyba że umowa stanowi inaczej lub ustał stan tajemnicy. W przypadku naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa, pracodawcy przysługuje cały wachlarz środków cywilnoprawnych z prawem żądania naprawienia wyrządzonej szkody na czele, ale warto pamiętać także o sankcji karnej (zagrożenie karą grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2). 8.4 Tajemnica pracodawcy a tajemnica przedsiębiorstwa Zapoznaj się z videocastem pt. „Tajemnica – nie zawsze oznacza to samo”. 8.5 Świadczenia pracowników o zachowaniu poufności Istotnym elementem zdecydowanej większości klauzul poufności jest mniej lubbardziej szczegółowe określenie zakresu informacji podlegających ochronie. Jest todziałanie pożądane, jeżeli konkretyzuje ustawowe pojęcie tajemnicy pracodawcy(przedsiębiorstwa), umieszczając je w praktycznych realiach danej firmy. Ryzykownemoże być jednak usiłowanie nadmiernego poszerzenia zakresu poufnych informacjiponad potrzebę ochrony uzasadnionych interesów pracodawcy, czyli zobowiązywaniedo zachowania w tajemnicy informacji nieistotnych, niezwiązanych z działalnościąpracodawcy lub powszechnie dostępnych. W stosunkach pracodawca-pracownik takiepróby będą uznane za nieskuteczne i mogą być nawet zakwalifikowane jakoszykanowanie pracownika.Kurs: Elementy pracy biurowej w logistyce 4