หน่วยที่่ 2 ชนิดและแบบหนังสือราชการ

หนว่ ยท่ี 2 ชนดิ และประเภทของหนงั สอื ราชการ จตพุ ร ชาตบิ วั หลวง Cr. FB:ดอกบัวใต้เสาชงิ ชา้

หนังสือราชการ เอกสารที่เป็น หลักฐานในราชการ 2

ไดแ้ ก่ หนงั สือท่ีมไี ปมาระหวา่ งส่วนราชการ หนงั สือท่สี ่วนราชการมไี ปถงึ หน่วยงานอ่นื ซงึ่ มใิ ชส่ ่วนราชการ หรอื ทม่ี ีไปถงึ บุคคลภายนอก หนังสือท่หี น่วยงานอนื่ ใดซงึ่ มใิ ช่สว่ นราชการ หรือที่ บุคคลภายนอกมมี าถึงส่วนราชการ เอกสารท่ีทางราชการจัดทาข้ึนเพื่อเปน็ หลักฐานในราชการ เอกสารทท่ี างราชการจดั ทาขน้ึ ตามกฎหมาย ระเบียบ หรอื ขอ้ บังคับ ข้อมลู ขา่ วสารหรอื หนงั สอื ทไี่ ดร้ บั จากระบบสารบรรณ อิเลก็ ทรอนกิ ส์ 3













■ ที่ ใหใ้ ส่รหสั ด้วยพยญั ชนะ (ตัวยอ่ ส่วนราชการ) เลขประจาของเจา้ ของเรื่อง / เลขทะเบยี นหนังสือส่งออก เรยี งตามลาดบั จนสิน้ ปปี ฏิทนิ แลว้ เรม่ิ นับใหม่ ในปีต่อไป

■ สว่ นราชการเจา้ ของหนงั สอื ใหใ้ สช่ ื่อส่วนราชการ สถานท่ี ราชการ หรอื สานักงานคณะกรรมการ ที่เปน็ เจา้ ของหนังสอื น้นั พร้อมทีอ่ ยู่ของสว่ นราชการไวด้ า้ นขวามอื ของหนังสือ เช่น กระทรวงพาณิ ชย์ 44/100 ถนนนนทบรุ ี 1 อ.เมอื ง จ.นนทบรุ ี 11000



■เร่ือง ใหใ้ ส่เรอ่ื งยอ่ ทีเ่ ปน็ ใจความสัน้ ทส่ี ุดของหนังสอื ฉบบั น้นั ในกรณีทเ่ี ปน็ หนังสอื ต่อเนอ่ื ง โดยปกติใหใ้ ส่ เรื่องของหนงั สือฉบับเดิม เชน่ เรื่อง เลื่อนเงินเดือนข้าราชการ เรอ่ื ง การระบเุ ลขหมายโทรสารในหนังสือราชการ

■ คาขนึ้ ต้น ใหใ้ ชค้ าขน้ึ ตน้ ตามฐานะของผ้รู ับหนังสอื ตามดว้ ยชอื่ ตาแหนง่ ของผู้ลงนามในหนังสอื ที่มมี าถึง หรอื ช่ือ บคุ คลโดยตรง กรณที ่มี ถี ึงตวั บุคคลไมเ่ ก่ียวกับตาแหนง่ หนา้ ท่ี เชน่ กราบเรียน นายกรฐั มนตรี เรียน ผอู้ านวยการวิทยาลยั พณิชยการธนบรุ ี นมสั การ พระธรรมสิงหบรุ าจารย์ ในกรณีทมี่ ีถงึ ตวั บคุ คลไม่เกีย่ วกบั ตาแหน่งหน้าท่ี ให้ลงชอ่ื บคุ คลที่หนังสอื นน้ั มถี ึง เช่น เรียน นางสาวสภุ าภรณ์ เลอเลิศวณิชย์

■อา้ งถึง (ถา้ มี) ให้อา้ งถงึ หนังสอื ท่เี คยมี ตดิ ต่อกันเฉพาะหนังสือทสี่ ว่ นราชการผรู้ บั หนงั สือ ได้รบั มากอ่ น โดยให้ลงชื่อส่วนราชการเจา้ ของ หนังสือ เลขท่ีหนงั สือ วันท่ี เดือน ปี ของหนังสอื น้นั ถา้ หนงั สอื ทอ่ี า้ งถึงมที ้งั ชน้ั ความลบั และช้ัน ความเร็วในฉบับเดยี วกัน ให้ระบุช้นั ความลบั ก่อน ช้นั ความเรว็



■ สงิ่ ที่สง่ มาดว้ ย (ถ้ามี) ให้ระบสุ งิ่ ของ หรอื เอกสาร ท่ีสง่ ไปพรอ้ มกับหนงั สือนัน้

หากจะให้ชดั เจน และสะดวกในการตรวจนับ ควรระบจุ านวนเอกสาร ส่ิงที่ส่งมาด้วย รา่ งระเบยี บสานัก นายกรฐั มนตรี ว่าด้วยรถราชการ พ.ศ. ..... จานวน ๗๐ ชดุ

สิ่งที่ส่งมาด้วย สาเนาระเบยี บสานัก ว่าด้วย นายกรฐั มนตรี งานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และที่แก้ไขเพ่ิมเติม จานวน ๑๒๐ แผน่

หากไม่สามารถใส่ไปในซองเดียวกนั ได้ ให้แจ้งด้วยว่าส่งไปทางใด สิ่งที่ส่งมาด้วย ช้างจานวน ๑ เชือก ส่งโดยทางรถไฟ

■ ข้อความ ใหล้ งสาระสาคญั ของเรื่องใหช้ ดั เจนและเขา้ ใจ ง่าย หากมคี วามประสงคห์ ลายประการใหแ้ ยกเปน็ ขอ้ ๆ ย่อหน้าแรกเปน็ ภาคเหตุ ย่อหน้าทส่ี อง เปน็ ภาคความประสงค์ ยอ่ หน้าสุดทา้ ย เป็นภาคสรุป

■ คาลงท้าย ให้ใชค้ าลงทา้ ยตามฐานะของผรู้ บั หนังสอื ตามระเบียบงานสารบรรณ เช่น บคุ คลธรรมดา ใช้คำว่ำ ขอแสดงความนับถอื พระภิกษุสงฆท์ วั่ ไป ใชค้ ำว่ำ ขอนมสั การด้วยความ เคารพ







■ส่วนราชการเจ้าของเรอ่ื ง ใหใ้ สช่ ื่อส่วนราชการ เจ้าของเรอื่ งหรอื หนว่ ยงานท่อี อกหนงั สอื เชน่ งานทะเบยี น ฝา่ ยบรหิ ารทรัพยากร แผนกวชิ าบญั ชี ฝ่ายวิชาการ

■โทรศัพท์ ให้ใสห่ มายเลขโทรศพั ท์ โทรสาร ของสว่ น ราชการเจา้ ของเร่ือง หรือหน่วยงานทอ่ี อกหนังสือ และ หมายเลขภายใน (กรณีทเี่ ปน็ สายต่อ) ไว้ดว้ ย หากมี ไปรษณีย์อเิ ล็กทรอนิกส์ เว็บไซต์ ก็ใหใ้ สเ่ พ่มิ ไวด้ ว้ ย เชน่ โทรศพั ท์ 0 2467 5138 ต่อ 713 โทรสาร 0 2457 9727 Website: http://www.panitthon.ac.th E-mail: [email protected]





■ ส่วนราชการเจา้ ของเร่อื ง หรอื หน่วยงานทอี่ อกหนงั สือ ถ้าสว่ นราชการ ทอี่ อกหนังสืออย่ใู นระดับกรมขนึ้ ไป ใหใ้ ส่ช่ือสว่ นราชการ ทั้งระดบั กรมและสานกั /กอง ถา้ สว่ นราชการทอ่ี อกหนังสืออยตู่ ่ากว่ากรม ลงมา ใหใ้ สช่ ่ือสานกั /กอง พร้อมท้งั หมายเลขโทรศัพท์ โทรสาร และ หมายเลขภายใน (ถา้ ม)ี เชน่ สานักอานวยการ โทร. 0 2281 5555 กล่มุ งานสิทธิประโยชน์และข้อมลู บคุ คล โทร. 0 2281 5555 ต่อ 1607



■ท่ี ให้ใสร่ หสั ดว้ ยพยัญชนะ (ตวั ยอ่ สว่ นราชการ) เลขประจาของเจ้าของเร่อื ง และเลขทะเบียนหนงั สือส่ง เรียงตามลาดบั จนสิน้ ปปี ฏิทินแลว้ เร่มิ นับใหมใ่ นปีต่อไป เช่น ที่ พณ 0201/0056 เช่นเดียวกับหนังสือภายนอก

■วันที่ ใหใ้ ส่ตัวเลขของวันท่ี ชื่อเตม็ ของเดือน และตวั เลข ของปพี ุทธศักราช ทอ่ี อกหนงั สอื เชน่ 16 เมษายน 2556 เช่นเดยี วกับหนงั สือภายนอก



■เรอ่ื ง ใหใ้ สเ่ ร่อื งยอ่ ทเ่ี ปน็ ใจความสน้ั ทส่ี ุดของหนงั สือ ฉบบั นัน้ ในกรณีทีเ่ ปน็ หนงั สือต่อเนือ่ งโดยปกตใิ ห้ลง เร่ืองของหนังสอื ฉบบั เดมิ เชน่ เดียวกับหนังสือ ภายนอก

■คาขนึ้ ต้น ให้ใชค้ าขน้ึ ต้นตามฐานะของผู้รับหนงั สอื (รายละเอียดกาหนดไวท้ า้ ยภาคผนวก 2 ของระเบียบ งานสารบรรณ) ตามดว้ ยชอื่ ตาแหน่งของผลู้ งนามใน หนังสือท่ีมีมาถึง หรอื ชื่อบคุ คลโดยตรง กรณีท่ีมถี งึ ตัว บคุ คลไมเ่ ก่ียวกับตาแหนง่ หนา้ ที่ เช่นเดียวกบั หนังสือ ภายนอก

■ข้อความ ให้มีสาระสาคัญของเรอ่ื งให้ชดั เจนและเข้าใจงา่ ย ประกอบไปด้วย ➢ต้นเรือ่ งหรือเรอ่ื งเดิม กรณีเป็นเรื่องใหมย่ งั ไมเ่ คยมีการ ดาเนินการในเร่อื งนั้นมาก่อนให้ใช้ “ต้นเร่อื ง” ถา้ เรื่องน้นั มี การดาเนนิ การมาก่อนแล้วให้ใช้ “เร่ืองเดิม” โดยสรุปความ เป็นมาของเร่ืองเดิมอย่างย่อว่าเป็นมาเปน็ อย่างไร ➢ขอ้ เท็จจริง เปน็ การอธิบายใหท้ ราบถึงเหตกุ ารณ์ท่ีเป็นอยใู่ น ปจั จุบัน ซ่งึ เปน็ ผลสืบเน่ืองหรอื มีความเก่ยี วข้องกบั เร่อื งเดมิ

➢ขอ้ กฎหมาย (ถา้ มี) เป็นการอธิบายเนอ้ื หาของกฎหมายท่ี เกี่ยวข้องโดยสงั เขป โดยไมต่ อ้ งคดั ลอกมาทง้ั หมดเป็นราย มาตรา แตใ่ นกรณที ่ไี มม่ ขี ้อกฎหมายก็ไมต่ อ้ งมีข้อนี้ ➢ขอ้ พิจารณา เปน็ การสรุปข้อสงั เกตท่สี าคญั ทีค่ วรหยบิ ยก มาให้ผูบ้ งั คับบญั ชาพิจารณาประกอบการตดั สนิ ใจ กรณีทเ่ี ปน็ เรือ่ งท่ีไมย่ งุ่ ยากซบั ซ้อน ➢ขอ้ เสนอ เป็นการชี้ประเดน็ ให้ผู้บังคบั บัญชาพิจารณาสง่ั การ เช่น เพ่ือทราบ เพ่อื ให้ความเห็นชอบ เพือ่ อนุมตั ิ เพ่ือลงนาม ฯลฯ

■การลงชื่อและตาแหนง่ ให้ลงลายมือช่อื เจา้ ของ หนงั สอื และให้พิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือช่อื ไว้ใต้ ลายมอื ชอื่ ส่วนตาแหน่งใหล้ งตาแหน่งของเจ้าของ หนงั สอื



ทส่ี่ว.ม.น.ท.ร.ช.า.๐.้นัช.๒..คก..๐าว..ร๑า...ม/....ก๔เ..ร..ร..๗็.ว.ะ.....ท.....ร....ว....บ.ง........นั.ช....ว.้.นทั..น.ั .คึก.ท.ว.ขก.่ี..า..ร.อ้ม...๕.ม.คล......บ.ัว....ม....า...ก...ม.....ร......า.....ค........ม.............๒...........๕.........๔..โ....๗ท......ร......................................... เร่ื อง..ข...อ..อ...น..ุม...ตั ..ิเ.ด...ิน...ท..า..ง..ไ..ป...ร..า.ช...ก..า..ร................................................. คาข้ึนตน้ ระดบั กระทรวง ขอ้ ความ ......................................................... ......................... (ลงช่ือ) (พมิ พช์ ื่อเต็ม) ปลดั กระทรวง............ ช้นั ความลบั

ทส่่ีว...น..นร.ช..าร.้นัช..๐.คก.๒.าว..รา.๐..ม..๕..ก.เ..ร./ร..็.ว.ม๔........๗..................บ.......นั.ชว..้สนนทั.ั ..าคทึก..นว.่ี.ข..กั.า...อ้ม./..๕.ก.คล...อ..บัว...งม...า...ก...ม.....ร......า....ค.........ม............๒............๕.........๔........๗.โ....ท.....ร......................................... เร่ื อง..ข...อ..อ...น..ุม...ตั ..ิเ.ด...ิน...ท..า..ง..ไ..ป...ร..า.ช...ก..า..ร................................................... คาข้ึนตน้ ขอ้ ความ.......................ร..ะ.ด...บ.ั ..ก...ร..ม................................... (ลงช่ือ) (พมิ พช์ ื่อเต็ม) อธิบดีกรม................. ช้นั ความลบั

สท่ี่ว...น.อ.ร.ยช..า.้นัช๐...คก๐..าว๑..รา.๖..ม.จ./...เ.ง๔ั.ร..ห.็.ว.๗...ว....ด.ั...............บ........นั.ช....้.นทั..ส...ค.ึก..า..ว.นวข..าน.ักัอ้ม..งท.คล.า.่ี.บัว.น.....า......ม๕...............ม.........ก......ร......า......ค.......ม.......โ....๒.ท.....ร๕........๔.........๗................................ เร่ื อง..ข...อ..อ...น..ุม...ตั ..ิเ.ด...ิน...ท..า..ง..ไ..ป...ร..า.ช...ก..า..ร................................................... คาข้ึนตน้ ขอ้ ความ......................................................................... ระดบั จงั หวดั (ลงชื่อ) (พมิ พช์ ื่อเต็ม) ผวู้ า่ ราชการจงั หวดั ................. ช้นั ความลบั

สท่ี่ว...น..ร.ช.ส.า.้นัช.ข..คก..าว..รา...ม.อ../..เ.ง.ร...ค็.ว....ก์....า....ร....บ....บ.ร....ิ.หนั.ชว..า้นนทั.ั .ร.คทึก.ส.ว.ี่.่ขว...า.น..อ้ม...๕.ต.คล....า.บัว..บ.ม...า..ลก..ม....ร......า....ค.........ม..........๒....ส....๕..า...น.๔.....กั.๗....................โ....ท.....ร..................... เร่ื อง..ข...อ..อ...น..ุม...ตั ..ิเ.ด...ิน...ท..า..ง..ไ..ป...ร..า.ช...ก..า..ร................................................... คาข้ึนตน้ ขอ้ ความ...................................................... (ลงช่ือ) (พมิ พช์ ่ือเต็ม) นายกองคก์ ารบริหารส่วนตาบล................ ช้นั ความลบั

ทเสร่่ีว.ื่อ.น.นง..ร.ร..ช...า๐..้นั.ช...๑ข..คก..๐อ..าว...๕.อร.า....นม../......เุม...รส.๔....ต็ั.ว...า.๗..ิเ..น.ด.......ิกนั......./.ท...ก...บ...า.อ....ง.นั.ช.งว..ไ...้นนทั.ั..ป......คทึก.ร...ว.าี่..ข...ช.าส.....อ้ม...ก่ว.๕...คล..าน......รบัว.../.ม..ฝ...า...่ก.า..ม...ย.ร.......า.......ค.......โ...ม...ท......ใ...ร๒...ช......๐...๕ต้.........๒ิด๔.........ต๗๒.......่อ...๘.....ภ....๒.....า......ย...๒....ใ......๖น........๙...ก..๔รมเดียวกนั คาข้ึนตน้ ขอ้ ความ.......................ร..ะ.ด....บั..ส...า..น...กั../...ก...อ...ง................... (ลงชื่อ) (พมิ พช์ ื่อเต็ม) ผอู้ านวยการสานกั /กอง............ ช้นั ความลบั

เทสร่่ีว.่ือ..นนง...ร.ร.ช...า..้น๐ั.ช...ข.๒.คก..อ..าว..๐..อร.า..๕..นม......./.เุม...ร.๔..ส..ต็ั.ว....๗.า.ิเ...ด.น......ิน..กั......ท./....ก.บ...า...อ..ง.นั.ช.ว.ง.ไ..้นนทั..ั.ป......คทึก..ร....ว.า่ี..ข...ช.าก.....อ้ม...กร.๕...คล..มา......รบัว......ม......า....ก....ม......ร........า..โ...ค....ทต.....ม...ิดร.......ต..๒.๐.....่อ......๕๒ต.......า่..๔๒...ง......๗ก..๘.....ร.....๒...ม......ใ...๒...น.......๖..ก......๙ร.......ะ๔......ท. รวงเดียวกนั คาข้ึนตน้ ขอ้ ความ........................ร..ะ.ด....บั..ส...า..น...กั../...ก...อ...ง................... (ลงช่ือ) (พมิ พช์ ื่อเต็ม) ผอู้ านวยการสานกั /กอง............ ช้นั ความลบั

 ช้นั ความลบั ทส่ี่ว.น.น.ร.ช.รา..้นัช.๐..คก.๑.าว.๐.รา..๖.ม..../.เ..ร.ว..็.วค...๔..ณ.....๗.ะ....ก.....บร.....ร.นั...ม...ท..ก....ึก.า..วร.ข.น..ั ..อ้..ท....ค..่ี.....ว........า......ม.................................................................โ.....ท.....ร........................................... เรื่อง.............................................................................................. ทคะาเขบ้ึนียตนน้ กองเจา้ ของเรื่อง (ลงช่ือ) (พมิ พช์ ื่อเต็ม) ตาแหน่ง ประธานกรรมการ........... ช้นั ความลบั

ช้นั ความลบั ทส่่ีวน.น..รร.ช..า(.้นอัช..ก.คก..มาว..รา)..๐.ม....๑.เ..ร..๐.็.วฝ...๖่..า.../ย....วเ..ล....๔.ข.บ....า๗..นั.น.....ท.ุก.....าึก...รว.ข.คน.ั .อ้ณ.ท..ค.ะี่...ว.อ.....าน....ม.ุ.ก....ร....ร....ม......ก....า....ร....ฝ....่.า...ย....ก.....ฎ.....ห......ม.....า...ย.......โ....ท....ร.............. เร่ือง.............................................................................................. คทาะขเ้ึนบตียน้นกองเจา้ ของเร่ือง (ลงชื่อ) (พมิ พช์ ื่อเต็ม) ตาแหน่ง เลขานุการคณะอนุกรรมการฝ่ ายกฎหมาย ช้นั ความลบั