การพิมพ์หนังสือราชการ

2 0 2 1 6 - 2 1 0 1 พิ ม พ์ ไ ท ย ขั้ น พั ฒ น า ด้ ว ย ค อ ม พิ ว เ ต อ ร์ เอกสารประกอบการเรียนการสอน การพิมพ์หนังสือราชการ ครูภิญณภัทร ทัศนะภาค

1 สาระสำคญั หนังสือราชการตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และฉบับแก้ไข เพิ่มเติม หมายถึง เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่ หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ หนังสือที่ส่วน ราชการมไี ปถงึ หน่วยงานอื่นใด มิใชส่ ่วนราชการ หรือทม่ี ีไปถึงบุคคลภายนอก หนังสอื ท่หี นว่ ยงานอืน่ ใดซงึ่ มิใช่ส่วน ราชการ หรอื ที่บคุ คลภายนอกมีมาถึงสว่ นราชการ เอกสารทท่ี างราชการจัดทำข้นึ เพื่อเปน็ หลกั ฐานในราชการ และ เอกสารทท่ี างราชการจัดทำขึน้ ตามกฎหมาย ระเบียบ หรือขอ้ บังคับ มี 6 ชนดิ คือ 1) หนังสือภายนอก 2) หนังสือ ภายใน 3) หนังสอื ประทับตรา 4) หนงั สอื สั่งการ 5) หนงั สือประชาสัมพันธ์ และ 6) หนังสือทีเ่ จ้าหนา้ ทที่ ำขึ้น หรือ รบั ไวเ้ ปน็ หลกั ฐานในราชการ สมรรถนะประจำหนว่ ย 1. แสดงความรเู้ กีย่ วกบั การพมิ พ์หนงั สอื ราชการ 2. พิมพ์หนงั สอื ราชการถกู ตอ้ งตามรูปแบบและรวดเรว็ สาระการเรียนรู้ 1. ความรูท้ ่ัวไปเก่ยี วกบั หนงั สือราชการ 2. หลักปฏบิ ตั ิในการพมิ พ์หนังสอื ราชการ 3. คำขึน้ ตน้ สรรพนาม คำลงทา้ ย ในหนังสอื ราชการ และคำทใี่ ชใ้ นการจ่าหนา้ ซอง 4. การลงชอื่ และตำแหนง่ 5. การทำสำเนาคู่ฉบบั หนงั สือราชการ 6. หนังสือราชการที่มคี วามยาวมากกว่า 1 หนา้ 7. หนังสอื ทตี่ อ้ งปฏบิ ตั ติ ามระเบยี บ วา่ ด้วยการรกั ษาความลบั ของทางราชการ 8. หนงั สือทีต่ ้องปฏบิ ตั ิใหเ้ รว็ กว่าปกติ 9. การกำหนดตวั เลขสำหรับใชเ้ ป็นหวั ข้อ 10. กจิ นสิ ยั ทีด่ ีในการพิมพ์หนังสือราชการ 20216-2101 พมิ พไ์ ทยข้นั พัฒนาด้วยคอมพิวเตอร์ นางภญิ ณภัทร ทศั นะภาค

2 11. การพิมพ์หนงั สือราชการ 11.1 หนังสอื ภายนอก 11.2 หนังสือภายใน 11.3 หนังสือประทบั ตรา 12. การพมิ พห์ นังสือเวียน จดุ ประสงค์การเรยี นรู้ 1. บอกความหมายและชนดิ ของหนังสือราชการได้ถกู ต้อง 2. อธบิ ายหลักปฏบิ ัติในการพิมพห์ นังสอื ราชการไดถ้ ูกต้อง 3. อธิบายคำขน้ึ ต้น สรรพนาม คำลงท้าย ในหนงั สอื ราชการ และคำท่ีใช้ในการจา่ หนา้ ซองไดถ้ กู ต้อง 4. อธิบายการลงชอ่ื และตำแหนง่ ไดถ้ ูกตอ้ ง 5. พมิ พห์ นงั สอื ราชการถกู ตอ้ งตามรปู แบบและรวดเรว็ 6. ทำสำเนาคู่ฉบับหนังสอื ราชการได้ถูกต้อง 7. พิมพห์ นงั สอื ราชการท่มี ีความยาวมากกวา่ 1 หนา้ ขน้ึ ไปไดถ้ กู ต้อง รวดเร็ว 8. อธบิ ายวธิ ีปฏบิ ตั เิ กีย่ วกับหนงั สือประเภท (ลบั ทีส่ ดุ ลับมาก และลบั ) ได้ 9. พิมพห์ นงั สือราชการท่ีต้องปฏิบตั ิให้เรว็ กวา่ ปกติ (ด่วนที่สดุ ด่วนมาก และด่วน) ได้ 10. พิมพ์หนังสือราชการทมี่ ีตัวเลขสำหรับใชเ้ ป็นหัวข้อได้ 11. อธบิ ายกจิ นสิ ยั ทีด่ ีในการพมิ พห์ นังสอื ราชการ 12. พมิ พ์หนงั สือเวียนถูกตอ้ งตามรูปแบบและรวดเรว็ 20216-2101 พิมพไ์ ทยขนั้ พัฒนาด้วยคอมพวิ เตอร์ นางภญิ ณภัทร ทศั นะภาค

3 ความรู้ทั่วไปเกย่ี วกบั หนังสอื ราชการ หนงั สือราชการ คอื เอกสารท่ีเป็นหลกั ฐานในราชการ ได้แก่ 1. หนังสอื ท่มี ีไปมาระหวา่ งสว่ นราชการ 2. หนงั สือท่สี ว่ นราชการมีไปถงึ หนว่ ยงานอนื่ ใด ซง่ึ มใิ ช่ส่วนราชการ หรือทม่ี ีไปถึงบุคคลภายนอก 3. หนังสอื ทห่ี น่วยงานอ่ืนใดซงึ่ มิใช่ส่วนราชการ หรือบคุ คลภายนอกมีมาถึงสว่ นราชการ 4. เอกสารท่ีทางราชการจัดทําข้ึนเพอื่ เป็นหลักฐานในราชการ 5. เอกสารท่ีทางราชการจัดทาํ ขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ หรอื ข้อบังคบั 6. ขอ้ มลู ข่าวสารหรือหนังสอื ที่ได้รับจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ชนิดของหนังสือราชการ ตามระเบียบสำนักนายกรฐั มนตรี วา่ ด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และฉบบั แก้ไขเพ่ิมเติม หนังสือ มี 6 ชนิด คอื 1. หนงั สือภายนอก 2. หนงั สือภายใน 3. หนังสือประทับตรา 4. หนังสอื ส่ังการ 4.1 คำส่งั 4.2 ระเบยี บ 4.3 ข้อบังคับ 5. หนงั สอื ประชาสัมพันธ์ 5.1 ประกาศ 5.2 แถลงการณ์ 5.3 ข่าว 6. หนังสอื ท่ีเจ้าหน้าที่ทำขน้ึ หรือรับไว้เปน็ หลกั ฐานในราชการ 6.1 หนงั สือรับรอง 6.2 รายงานการประชุม 6.3 บนั ทึก 6.4 หนังสอื อ่ืน 20216-2101 พิมพ์ไทยข้นั พัฒนาด้วยคอมพิวเตอร์ นางภญิ ณภัทร ทศั นะภาค

4 หลกั ปฏบิ ตั ิในการพิมพ์หนงั สอื ภายนอก การต้งั คา่ ในโปรแกรมการพมิ พ์ 1. การตั้งระยะขอบหน้ากระดาษ ขอบซ้าย 3 เซนติเมตร ขอบขวา 2 เซนติเมตร ขอบบน 1.5 เซนติเมตร 2. การตง้ั ระยะบรรทัด ให้ใช้คา่ ระยะบรรทดั ปกติ คือ 1 เท่า หรือ Single 3. การก้ันคา่ ไม้บรรทัดระยะการพมิ พ์ อยูร่ ะหว่าง 0-16 เซนติเมตร ขนาดตราครุฑ 1. ตราครฑุ สงู 3 เซนติเมตร ใช้สำหรบั การจดั ทำกระดาษตราครฑุ 2. การวางตราครฑุ ใหว้ างห่างจากขอบกระดาษบนประมาณ 1.5 เซนตเิ มตร คำขึ้นตน้ สรรพนาม คำลงท้าย ในหนงั สือราชการ และคำทใ่ี ชใ้ นการจ่าหน้าซอง คำข้ึนต้น สรรพนาม คำลงท้าย ในหนงั สอื ราชการ และคำทีใ่ ช้ในการจา่ หน้าซอง ผรู้ ับหนงั สือ คำขน้ึ ตน้ สรรพนาม คำลงทา้ ย 1. พระราชวงศ์ ขอเดชะฝา่ ละอองธลุ ี ใต้ฝา่ ละอองธุลพี ระบาท ควรมิควรแลว้ แต่จะทรงพระกรุณา 1.1 พระบาทสมเดจ็ พระเจา้ อยู่หวั พระบาทปกเกล้า โปรดเกล้าโปรดกระหมอ่ ม ขอเดชะ ปกกระหมอ่ ม ขา้ พระพุทธเจา้ (ลงช่ือ) (หรือจะเอา ข้าพระพุทธเจ้า คำวา่ ขอเดชะมาไว้ทา้ ยชอ่ื เจา้ ของ (ออกชื่อเจา้ ของหนังสอื ) หนังสือกไ็ ด้ ขอพระราชทานพระบรม ราชวโรกาสกราบบังคมทลู พระกรุณาทราบฝา่ ละออง ธลุ พี ระบาท 1.2 สมเดจ็ พระบรมราชนิ นี าถ ขอเดชะฝ่าละอองธลุ พี ระ ใต้ฝา่ ละอองธลุ ีพระบาท ควรมคิ วรแล้วแต่จะทรงพระกรณุ า บาทปกเกลา้ ปกกระหม่อม ข้าพระพุทธเจา้ โปรดเกล้าโปรดกระหม่อม ขอเดชะ ข้าพระพทุ ธเจา้ (ออกชื่อ ขา้ พระพุทธเจา้ (ลงช่ือ) (หรือจะเอา เจ้าของหนงั สือ) ขอ คำว่า ขอเดชะมาไว้ทา้ ยชื่อเจา้ ของ พระราชทานพระราช หนงั สอื กไ็ ด้) วโรกาสกราบบงั คมทูล ทราบฝ่าละอองธลุ ี พระบาท 1.3 สมเด็จพระบรมราชนิ ี ขอพระราชทานกราบ ใต้ฝา่ ละอองพระบาท ควรมคิ วรแลว้ แตจ่ ะทรงพระกรณุ า สมเดจ็ พระบรมราชนีนี บังคมทูล (ออกพระนาม) ขา้ พระพทุ ธเจ้า โปรดเกล้าโปรดกระหม่อม สมเด็จพระยุพราช (สยามมกฎุ ราชกมุ าร) ทราบฝ่าละอองพระบาท ขา้ พระพุทธเจ้า (ลงชอ่ื ) สมเดจ็ พระบรมราชกุมารี 20216-2101 พิมพไ์ ทยขน้ั พฒั นาดว้ ยคอมพิวเตอร์ นางภญิ ณภัทร ทศั นะภาค

5 คำข้นึ ตน้ สรรพนาม คำลงท้าย ในหนังสือราชการ และคำทใี่ ชใ้ นการจ่าหนา้ ซอง ผ้รู บั หนังสือ คำข้นึ ต้น สรรพนาม คำลงทา้ ย 1.4 สมเดจ็ เจา้ ฟ้า ขอพระราชทานกราบทลู ใต้ฝ่าพระบาท ควรมิควรแลว้ แต่จะโปรดเกล้าโปรด กระหมอ่ ม ขา้ พระพุทธเจา้ (ลงชอ่ื ) (ออกพระนาม) ขา้ พระพุทธเจ้า 1.5 พระบรมวงศ์ช้นั พระองค์เจ้า ขอประทานกราบทลู ใต้ฝ่าพระบาท ควรมคิ วรแล้วแตจ่ ะโปรดเกลา้ โปรด (ออกพระนาม) ขา้ พระพุทธเจ้า กระหมอ่ ม ขา้ พระพุทธเจา้ (ลงช่ือ) ทราบฝา่ พระบาท 1.6 พระเจา้ วรวงศ์เธอ (ทม่ี ิไดท้ รงกรม) กราบทูล (ออกพระนาม) ฝ่าพระบาท ควรมิควรแลว้ แต่จะโปรด พระอนุวงศช์ ั้นพระวรวงศเ์ ธอ (ท่ีทรงกรม) ทราบฝ่าพระบาท (ชาย) เกลา้ กระหมอ่ ม (หญิง) เกลา้ กระหม่อม ฉนั 1.7 พระอนวุ งศ์ชน้ั พระวรวงศเ์ ธอ (ที่มิไดท้ รงกรม) ทูล (ออกพระนาม) ฝ่าพระบาท ควรมิควรแลว้ แตจ่ ะโปรด ทราบฝ่าพระบาท (ชาย) กระหม่อม (หญิง) หม่อมฉัน 1.8 พระอนวุ งศ์ช้นั หมอ่ มเจา้ ทูล (ออกพระนาม) ฝ่าพระบาท แล้วแต่จะโปรด (ชาย) กระหม่อม 2. พระภิกษุ ขอประทานกราบทูล (หญงิ ) หม่อมฉัน 2.1 สมเดจ็ พระสังฆราชเจา้ (ออกพระนาม) กราบทลู ... ใต้ฝา่ พระบาท ควรมิควรแลว้ แตจ่ ะโปรดเกลา้ โปรด 2.2 สมเดจ็ พระสงั ฆราช ข้าพระพุทธเจา้ กระหม่อม ฝา่ พระบาท ควรมิควรแลว้ แต่จะโปรด (ชาย) เกลา้ กระหมอ่ ม (หญิง) เกล้ากระหม่อม ฉัน 2.3 สมเดจ็ พระราชาคณะ รองสมเดจ็ พระราชาคณะ นมัสการ... พระคุณเจ้า ขอนมสั การด้วยความเคารพอยา่ งยิง่ กระผม-ดฉิ ัน 2.4 พระราชาคณะ นมัสการ... พระคุณท่าน ขอนมัสการดว้ ยความเคารพอยา่ งสูง กระผม-ดิฉัน 2.5 พระภิกษสุ งฆ์ทว่ั ไป นมสั การ... ท่าน ขอนมัสการดว้ ยความเคารพ ผม-ดิฉัน 20216-2101 พิมพ์ไทยขนั้ พัฒนาดว้ ยคอมพิวเตอร์ นางภญิ ณภทั ร ทศั นะภาค

6 คำขนึ้ ต้น สรรพนาม คำลงท้าย ในหนังสอื ราชการ และคำท่ใี ชใ้ นการจา่ หน้าซอง ผูร้ ับหนงั สือ คำขึ้นต้น สรรพนาม คำลงทา้ ย 3. บุคคลธรรมดา 3.1 ประธานองคมนตรี กราบเรยี น ข้าพเจา้ ขอแสดงความนบั ถอื อยา่ งย่งิ นายกรฐั มนตรี เรยี น กระผม ประธานรฐั สภา ผม ประธานสภาผแู้ ทนราษฎร ดฉิ ัน ประธานวฒุ สิ ภา ทา่ น ประธานศาลฎกี า ประธานศาลรัฐธรรมนญู ขา้ พเจ้า ขอแสดงความนบั ถอื ประธานศาลปกครองสงู สดุ ประธานกรรมการการเลอื กตง้ั ประธานกรรมการสิทธิมนุษยชนแหง่ ชาติ ประธานกรรมการปอ้ งกนั และปราบปราม การทุจริตแห่งชาติ ประธานกรรมการตรวจเงินแผน่ ดนิ ประธานผตู้ รวจการแผน่ ดิน หรือผตู้ รวจการแผ่นดิน อยั การสงู สดุ รัฐบรุ ุษ 3.2 บคุ คลธรรมดานอกจาก 3.1 กระผม ผม ดิฉนั ทา่ น การลงชอ่ื และตำแหนง่ การลงช่อื และตำแหนง่ ในหนงั สอื ราชการ ใหป้ ฏิบตั ิดังน้ี 1. หัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป หรือผู้ว่าราชการจังหวัด เป็นผู้ลงชื่อในหนังสือทุกกรณี นอกจากท่ีกำหนดใน 2. ตวั อย่าง ขอแสดงความนับถอื (วางศูนย์) (นายชยันต์ ศิริมาศ) ผู้วา่ ราชการจังหวัดนครสวรรค์ 20216-2101 พิมพ์ไทยขั้นพัฒนาด้วยคอมพิวเตอร์ นางภญิ ณภทั ร ทศั นะภาค

7 การลงชื่อแทน ผู้ลงชื่อแทนจะต้องเป็นผู้ที่ได้รับมอบหมาย หรือมอบอำนาจให้ปฏิบัติหน้าที่แทน รักษาราชการแทน รักษาการแทน ปฏิบัติราชการแทน รักษาการในตำแหน่ง หรือทำการแทน ตามที่มีกฎหมาย กำหนด ตวั อยา่ ง ขอแสดงความนับถือ (วางศูนย์) เรืออากาศโท (สมพร ปานดำ) รองเลขาธิการคณะกรรมการการอาชวี ศึกษา ปฏิบตั ิราชการแทน เลขาธกิ ารคณะกรรมการการอาชีวศึกษา 2. หัวหน้าส่วนราชการระดบั กรมขึ้นไป หรอื ผ้วู า่ ราชการจงั หวัด จะกำหนดใหผ้ ดู้ ำรงตำแหน่งใดลงช่ือ ในหนังสือได้เฉพาะหนังสือที่อยู่ในหน้าที่ของผู้ดำรงตำแหน่งนั้น หรือของส่วนราชการซึ่งอยู่ในบังคับบัญชา ของผู้ดำรงตำแหน่งน้ัน และหนังสือดังกล่าวไม่ก่อให้เกิดนิตสิ ัมพันธ์กบั ส่วนราชการระดบั กรม หรือจังหวดั ผู้ลงชื่อตามวรรคหนึ่งซึ่งเป็นหัวหน้าส่วนราชการระดับต่ำกว่ากรม หรือหัวหน้าหน่วยงาน จะมอบหมายเป็นหนงั สอื ให้ผดู้ ำรงตำแหน่งรองลงไปเปน็ ผูล้ งชือ่ แทนในเรื่องใดกไ็ ด้ 3. การพมิ พช์ ื่อเตม็ ของเจ้าของลายมือชื่อ ใหใ้ ชค้ ำนำนามว่า นาย นาง นางสาว หน้าชอื่ เต็มใต้ลายมือชื่อ ตวั อยา่ ง ขอแสดงความนับถอื (วางศูนย์) (นางสาวศศธิ ารา พชิ ยั ชาญณรงค์) เลขาธิการคณะกรรมการการอาชวี ศกึ ษา 20216-2101 พมิ พ์ไทยขน้ั พฒั นาดว้ ยคอมพิวเตอร์ นางภิญณภัทร ทัศนะภาค

8 เวน้ แตก่ รณดี ังตอ่ ไปนี้ 3.1 ในกรณที เ่ี จา้ ของลายมือช่ือเป็นสตรที ี่ได้รับพระราชทานเคร่ืองราชอสิ ริยาภรณ์ใหใ้ ช้คำนำนาม ตามกฎหมายว่าด้วยการให้ใช้คำนำนามสตรี เช่น สตรีทั่วไปซึ่งมีสามีที่ได้รับพระราชทานเครื่องราชอิสริยาภรณ์ ตั้งแต่ชั้นทุติยจุลจอมเกล้าวิเศษขึ้นไป หรือที่ได้รับพระราชทานเครื่องราชอิสริยาภรณ์ชั้นทุติยจุลจอมเกล้า ตติยจุลจอมเกล้า และจตุตถจุลจอมเกล้า ให้ใช้คำนำนามว่าท่านผู้หญิง หรือคุณหญิง แล้วแต่กรณี หน้าชื่อเต็ม ใตล้ ายมอื ชือ่ ตัวอยา่ ง ขอแสดงความนบั ถือ (วางศูนย)์ (ทา่ นผหู้ ญงิ จรุงจิตต์ ทีระ) ราชเลขาธกิ ารในพระองค์สมเด็จพระบรมราชนิ ีนาถ 3.2 ในกรณีที่เจ้าของลายมือชื่อมีบรรดาศักดิ์ หรือฐานันดรศักดิ์ ให้พิมพ์คำเต็มของบรรดาศักด์ิ หรือฐานนั ครศักด์ิ ไว้ใตล้ ายมือชอ่ื ตัวอยา่ ง ขอแสดงความนับถือ (วางศูนย)์ (พระยามโนปกรณน์ ติ ิธาดา) บรรดาศักด์ิ นายกรฐั มนตรี ขอแสดงความนับถอื (วางศนู ย)์ (หม่อมราชวงศ์จัตมุ งคล โสณกุล) ฐานนั ดรศักด์ิ ปลัดกระทรวงการคลัง 3.3 ในกรณีเจา้ ของลายมือชื่อมยี ศทีต่ ้องใชย้ ศประกอบช่ือ ให้พิมพ์คำเตม็ ของยศไว้หน้าลายมือช่ือ และพิมพ์ช่อื เตม็ ไวไ้ ตล้ ายมอื ชื่อ ตวั อย่าง ขอแสดงความนบั ถือ (วางศนู ย)์ พลเอก (เปรม ตณิ สลู านนท์) นายกรัฐมนตรี 20216-2101 พิมพไ์ ทยขัน้ พฒั นาด้วยคอมพวิ เตอร์ นางภิญณภทั ร ทศั นะภาค

9 3.4 ในกรณีที่มีกฎหมาย หรือระเบียบกำหนดให้ใช้ตำแหน่งทางวิชาการเป็นคำนำนาม ให้ถือ ปฏิบตั ิตามกฎหมาย หรอื ระเบยี บวา่ ด้วยการนนั้ ตัวอย่าง ขอแสดงความนบั ถือ (วางศูนย)์ (ผชู้ ว่ ยศาสตราจารย์ ดร.สรายทุ ธ์ เศรษฐขจร) ผู้ช่วยอธกิ ารบดีฝ่ายงานบัณฑติ ศึกษา 4. การลงตำแหน่งของเจา้ ของหนงั สือ ใหล้ งตำแหนง่ ของเจ้าของหนงั สือ ถา้ ผ้ลู งชอ่ื มใิ ช่เจา้ ของหนังสือ โดยตรง ให้ลงตำแหน่งของผู้ลงชื่อ ส่วนการลงตำแหน่งของราชการทหารให้เป็นไปตามระเบียบข้อบังคับและ แบบธรรมเนียมของกระทรวงกลาโหม ในกรณีที่มีการลงชื่อแทนให้ใช้คำว่า ปฏิบัติหน้าที่แทน รักษาราชการแทน รักษาการแทน ปฏิบัติ ราชการแทน รักษาการในดำแหน่ง หรือทำการแทน แล้วแต่กรณี ตามที่กฎหมายกำหนด ในกรณีที่ไม่มีกฎหมาย กำหนดให้ใชค้ ำวา่ แทน แล้วให้ลงตำแหนง่ ของเจา้ ของหนังสือต่อท้ายคำดังกลา่ ว การเรียงลำดบั การใช้คำนำหน้านาม ให้เรียงตามลำดับก่อนหลัง (ตามระเบยี บสำนักนายกรฐั มนตรี วา่ ด้วย การใชต้ ำแหนง่ ทางวชิ าการเปน็ คำนำหน้านาม พ.ศ. 2536) • ตำแหนง่ ทางวชิ าการ • ยศ • บรรดาศักดิ์ หรอื ฐานนั ดรศักด์ิ • คำนำหนา้ สตรี (ทไี่ ด้รับพระราชทานเครอ่ื งราชอสิ ริยาภรณ)์ ตัวอย่าง ศาสตราจารย์พเิ ศษ พลตรี หมอ่ มราชวงศ์คึกฤทธ์ิ ปราโมช 20216-2101 พิมพ์ไทยขนั้ พฒั นาดว้ ยคอมพวิ เตอร์ นางภิญณภัทร ทัศนะภาค

10 การทำสำเนาคู่ฉบับหนังสือราชการ สำเนา คือ เอกสารท่จี ัดทำขึน้ เหมือนกบั ตน้ ฉบบั ไมว่ า่ จะทำจากต้นฉบบั สำเนาคฉู่ บับ หรือจากสำเนา อีกชั้นหนงึ่ ในกรณีมคี วามจำเปน็ ต้องใช้เอกสารราชการนั้น ๆ เพม่ิ ขึน้ และเอกสารเหล่าน้ันไมไ่ ดจ้ ดั ทำไวห้ ลายฉบับ จำเป็นต้องจัดทำสำเนาขึ้นเพื่อใช้เป็นหลกั ฐานในการประกอบการพิจารณาของทางราชการ การทำสำเนาอาจทำ ไดห้ ลายวธิ ี ดังนี้ 1. วิธคี ดั หรอื ลอกออกจากต้นฉบับ คำตอ่ คำ ให้ถกู ตอ้ งกบั ต้นฉบับเดมิ 2. วิธถี อดหรอื จัดทำพร้อมตน้ ฉบบั เช่น พมิ พต์ ้นฉบับพรอ้ มสำเนาด้วยการใชก้ ระดาษคาร์บอน 3. วธิ ถี ่ายจากตน้ ฉบบั เชน่ การถ่ายด้วยเคร่อื งถา่ ยเอกสาร 4. วธิ อี ัดสำเนา ดว้ ยการทำใหห้ มึกท่กี ระดาษไขต้นฉบบั ติดทก่ี ระดาษสำเนา สำเนาแบ่งออกเปน็ 2 ประเภท คอื 1. “สำเนาคู่ฉบับ” เป็นสำเนาที่จัดทำพร้อมกับต้นฉบับ และเหมือนต้นฉบับ ผู้ลงลายมือช่ือ ในต้นฉบับจะลงลายมือชื่อหรือลายมือชื่อย่อไว้ และให้ผู้ร่าง ผู้พิมพ์ และผู้ตรวจลงลายมือชื่อหรือลายมือชื่อย่อ ไวท้ ขี่ า้ งทา้ ยขอบลา่ งดา้ นขวาของหนังสือ ดังนี้ ผู้ร่าง ผู้พิมพ์ ผู้ตรวจ 2. “สำเนา” เป็นสำเนาที่ส่วนราชการหรือเจ้าหน้าที่จัดทำขึ้น สำเนานี้อาจทำขึ้นด้วยการถ่าย คัด อัดสำเนา หรือด้วยวิธอี นื่ ใด สำเนาชนดิ นโ้ี ดยปกตติ อ้ งมีการรับรอง สำเนาหนังสือให้มีคำรับรองว่า “สำเนาถูกต้อง” โดยให้ข้าราชการพลเรือนหรือพนักงานส่วนท้องถิ่น ประเภทวชิ าการ ระดบั ปฏิบตั กิ าร หรือประเภททว่ั ไป ระดบั ชำนาญงาน ข้นึ ไป หรอื เจ้าหน้าท่ขี องรัฐอืน่ ท่ีเทียบเท่า หรือพนักงานราชการ ซึ่งเป็นเจ้าของเรื่องที่ทำสำเนาหนังสือนั้น ลงลายมือชื่อรับรอง พร้อมทั้งลงชื่อตัวบรรจง ตำแหนง่ และวนั เดอื น ปที ีร่ บั รอง ไว้ท่ีขอบลา่ งของหนังสอื หนังสือที่จัดทำขึ้นโดยปกติให้มีสำเนาคูฉ่ บับเก็บไวท้ ี่ต้นเรื่อง 1 ฉบับ และให้มีสำเนาเก็บไวท้ ีห่ น่วยงาน สารบรรณกลาง 1 ฉบบั 20216-2101 พิมพ์ไทยขั้นพฒั นาดว้ ยคอมพิวเตอร์ นางภญิ ณภทั ร ทศั นะภาค

อกั ษรตวั หนา ขนาด 24 พอยท์ สีดำ สำเนาคู่ฉบบั 11 ตัวอย่างการทำสำเนาคู่ฉบับ ที่ ศธ 0601/737 สำนกั อำนวยการ สำนกั งานคณะกรรมการการอาชวี ศึกษา กระทรวงศกึ ษาธิการ กทม. 10300 31 มนี าคม 2565 เร่ือง ขอความอนเุ คราะห์ข้อมลู ครผู สู้ อน เรียน ผู้อำนวยการสถานศึกษาทกุ แห่ง ส่งิ ท่ีสง่ มาด้วย แบบกรอกข้อมูลครูผู้สอน จำนวน 1 ฉบบั ด้วยสำนักอำนวยการ มีความประสงค์สำรวจข้อมูลครูผู้สอนของสถานศึกษา ทั้งที่เป็นครู อัตราจ้างที่ใช้เงินงบประมาณแผ่นดินและเงินรายได้สถานศึกษา และพนักงานราชการ ตำแหน่งครู ที่มี ระยะเวลาในการปฏิบัติงานการสอน ไม่น้อยกว่า 3 ปี นับถึงวันที่ 31 กรกฎาคม 2565 โดยจำแนกตาม สาขาวิชา เพือ่ เป็นข้อมลู ในการพิจารณากำหนดสัดส่วนตำแหน่งวา่ ง เพอื่ ใชใ้ นการสอบแข่งขันและการคัดเลือก ตามหลกั เกณฑ์และวธิ ีการสอบแข่งขันเพ่ือบรรจแุ ละแต่งตงั้ บุคคลเข้ารบั ราชการเป็นข้าราชการครูและบุคลากร ทางการศึกษา ตำแหน่งครูผู้ช่วย (หนังสือสำนักงาน ก.ค.ศ. ที่ ศธ 0206.6/ว 14 ลงวันที่ 22 พฤษภาคม 2563) ทั้งนี้ ให้ส่งข้อมูลไปยังกลุ่มงานจัดการงานบุคคล 2 สำนักอำนวยการ สำนักงานคณะกรรมการ การอาชวี ศกึ ษา ภายในวนั ที่ 7 เมษายน 2565 ด้วยจะขอบคณุ ยิง่ จงึ เรยี นมาเพือ่ โปรดทราบและดำเนินการ ขอแสดงความนบั ถือ (นายณรงคช์ ัย เจรญิ รุจิทรัพย์) ผอู้ ำนวยการสำนกั อำนวยการ กลุ่มงานจดั การงานบคุ คล 2 โทร. 0 2026 5555 ต่อ 1411 ไปรษณีย์อเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ [email protected] 20216-2101 พมิ พไ์ ทยขน้ั พฒั นาดว้ ยคอมพิวเตอร์ ผ้รู ่าง ผู้พิมพ์ ผูต้ รวจ นางภิญณภทั ร ทศั นะภาค

12 หนงั สอื ราชการทม่ี ีความยาวมากกว่า 1 หน้า การพิมพ์หนังสือที่มีหลายหน้า ต้องพิมพ์เลขหน้า โดยให้พิมพ์ตัวเลขหน้ากระดาษไว้ระหว่าง เครื่องหมายยัตตภิ ังค์ (-) ที่กง่ึ กลางดา้ นบนของกระดาษ หา่ งจากขอบกระดาษด้านบนลงมาประมาณ 3 เซนติเมตร การพมิ พ์หนังสอื ท่มี ีความสำคญั และมีจำนวนหลายหน้า ใหพ้ มิ พ์คำตอ่ เน่อื งของข้อความที่จะยกไปพิมพ์ หน้าใหม่ไว้ด้านล่างทางมุมขวาของหน้านั้น ๆ แล้วตามด้วย ... (จุด 3 จุด) โดยปกติให้เว้นระยะห่างจากบรรทัด สุดท้าย 3 ระยะบรรทัดพิมพ์ และควรจะต้องมีข้อความของหนังสือเหลือไปพิมพ์ในหน้าสุดท้ายอย่างน้อย 2 บรรทดั กอ่ นพิมพค์ ำลงท้าย กระดาษแผ่นแรกใช้กระดาษตราครุฑ พิมพ์ข้อความหนังสือราชการโดยให้มีที่เหลือตอนท้ายก่อนจบ หน้าประมาณ 3 ระยะบรรทดั พมิ พ์ พิมพ์ข้อความประโยคแรกของหน้าถดั ไปไวต้ รงสว่ นลา่ งด้วย เชน่ ขอเปล่ียนแปลง... 20216-2101 พิมพ์ไทยขั้นพัฒนาดว้ ยคอมพิวเตอร์ นางภญิ ณภทั ร ทัศนะภาค

13 ตวั อยา่ งหนงั สือราชการท่ีมมี ากกว่า 1 หนา้ ที่ ศธ 0605/239 สำนกั พฒั นาสมรรถนะครูและบุคลากรอาชีวศกึ ษา ถนนรามอนิ ทรา กม. 5-6 แขวงทา่ แรง้ เขตบางเขน กรงุ เทพมหานคร 10230 1 เมษายน 2565 เร่อื ง ขอประชาสมั พนั ธ์การสมคั รเข้ารับการคัดเลือกเพ่ือเขา้ ศึกษาอบรมหลักสูตรประกาศนียบตั รธรรมาภิบาล ของผบู้ ริหารระดับกลาง รนุ่ ท่ี 24 เรียน ผอู้ ำนวยการสถานศกึ ษา สังกดั สำนักงานคณะกรรมการการอาชวี ศึกษา อ้างถึง หนงั สือสถาบันพระปกเกลา้ ท่ี พป 0009/ว 527 ลงวันที่ 15 มนี าคม 2565 สงิ่ ท่สี ่งมาดว้ ย รายละเอยี ดหลักสูตรประกาศนียบตั รธรรมาภิบาลของผู้บริหารระดับกลาง รนุ่ ที่ 24 จำนวน 1 ชุด ตามทส่ี ำนกั งานคณะกรรมการการอาชวี ศึกษา มอบให้สำนกั พัฒนาสมรรถนะครแู ละบุคลากร อาชีวศึกษา ประชาสัมพันธ์การรับสมัครเพื่อเข้าอบรมหลักสูตรประกาศนียบัตรธรรมาภิบาลของผู้บริหาร ระดับกลาง รุ่นที่ 24 จำนวน 120 คน โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อเสริมสร้างศักยภาพให้กับผู้บริหารระดับกลาง ของหน่วยงานทั้งภาครัฐ รัฐวิสาหกิจ องค์กรอิสระ และภาคเอกชน โดยมีค่าธรรมเนียมการศึกษาตลอด หลักสูตร 69,000 บาท (หกหมื่นเก้าพันบาทถ้วน) ซึ่งสถานศึกษาต้นสังกัดจะต้องเป็นผู้รับผิดชอบ ค่าใช้จ่ายเองทั้งหมด เปิดรับสมัครตัง้ แต่วันที่ 1 เมษายน – 2 มิถุนายน 2565 โดยเรียนทกุ วันจันทร์และวัน อังคาร ระหว่างเวลา 09.00-16.00 น. รวมระยะเวลาการศึกษาอบรมประมาณ 5 เดือน (เดือนสิงหาคม – เดือนธันวาคม 2565) สำหรับคุณสมบัติของผู้เข้ารบั การศกึ ษาต้องสำเร็จการศึกษาไม่ต่ำกว่าปริญญาตรี หรือ เทียบเท่าตามที่สำนักงานคณะกรรมการการอุดมศึกษา หรือ ก.พ. รับรอง และมีคุณสมบัติอย่างใดอย่างหน่ึง ดังต่อไปน้ี 1. ข้าราชการพลเรือนสามัญที่ดำรงตำแหน่งประเภทอำนวยการระดับต้น ตำแหน่งประเภท วิชาการระดับชำนาญการ ระดับชำนาญการพิเศษ ตำแหน่งประเภททั่วไประดับชำนาญงาน ระดับอาวุโส (ระดับ 7-8 เดิม หรือเทียบเท่า) หรือผู้ซึ่งมีความรู้ ความสามารถ และเหมาะสมที่จะได้รับการแต่งตั้งให้ดำรง ตำแหนง่ ผู้บริหารระดับกลาง 2. บุคคลซึ่งสถาบันพระปกเกล้าให้เข้ามาศึกษา เพราะมีผลงานเป็นที่ประจักษ์ในการพัฒนา ประชาธิปไตย หรือเป็นผู้ซึ่งเป็นกำลังสำคัญในการพัฒนาประชาธิปไตย หรือสนับสนุนงานของสถาบัน พระปกเกล้าตอ่ ไป 3. บุคคลที่สามารถสมัครเข้ารับการศึกษาอบรมในหลักสูตร จะต้องไม่เป็นนักศึกษาใน หลักสูตรอื่น ในขณะเดียวกันกับที่ทำการศึกษาอบรมในหลักสูตรประกาศนียบัตรธรรมาภิบาลของผู้บริหาร ระดับกลาง 4. บุคคลที่สามารถสมัครเข้ารับการศึกษาอบรมในหลักสูตร ต้องไม่เป็นผู้ผิดนัดชำระหนี้ ในระบบกองทุนเงนิ ใหก้ ้ยู ืมเพ่อื การศึกษา (กยศ.) 20216-2101 พิมพไ์ ทยข้นั พฒั นาด้วยคอมพวิ เตอร์ โดยผทู้ ีส่ นใจ... นางภิญณภัทร ทศั นะภาค

14 -2- โดยผู้ที่สนใจสมัครเข้ารับการศึกษาอบรมสามารถสมัครผ่านระบบออนไลน์เท่านั้น หากผิดพลาด! การอ้างอิงไฮเปอร์ลิงก์ไม่ถูกต้องติดต่อสอบถามเพิ่มเติมได้ที่ นางสาวสุนิศา ชุดทอง, นายสฤษฎ์ กรวยทอง หมายเลขโทรศัพท์ 0 2141 8537, 0 2141 9545 รายละเอียดตามสง่ิ ทสี่ ง่ มาด้วย จึงเรยี นมาเพือ่ ประชาสมั พันธใ์ หท้ ราบและพิจารณาดำเนินการต่อไป ขอแสดงความนับถือ (นายสุรพงษ์ เอมิ อทุ ัย) ผ้อู ำนวยการสำนกั พฒั นาสมรรถนะครบู คุ ลากรอาชวี ศึกษา กล่มุ พฒั นานักบรหิ ารและขา้ ราชการพลเรอื น โทร. 0 2509 3654 ต่อ 1213 โทรสาร 0 2943 6020 20216-2101 พมิ พไ์ ทยขั้นพัฒนาด้วยคอมพวิ เตอร์ นางภิญณภัทร ทศั นะภาค

15 หนังสือทต่ี อ้ งปฏบิ ตั ติ ามระเบียบว่าด้วยการรกั ษาความลับของทางราชการ เป็นหนังสือหรือเอกสารที่ต้องจัดส่งและดำเนินการทางสารบรรณด้วยความระมัดระวังเป็นพิเศษ ชั้นความลบั ของข้อมลู ข่าวสารลบั แบง่ ออกเปน็ 3 ช้นั คือ 1. ลบั ทส่ี ดุ (TOP SECRET) 2. ลบั มาก (SECRET) 3. ลบั (CONFIDENTIAL) ลับที่สุด หมายความถึง ข้อมูลข่าวสารซึ่งหากเปิดเผยทั้งหมดหรือเพียงบางส่วนจะก่อให้เกิดความ เสียหายแก่ประโยชนแ์ ห่งรัฐอย่างร้ายแรงทส่ี ดุ ลับมาก หมายความถึง ข้อมูลข่าวสารลับซึ่งหากเปิดเผยทั้งหมดหรือเพียงบางส่วนจะก่อให้เกิดความ เสยี หายแก่ประโยชนแ์ ห่งรัฐอยา่ งร้ายแรง ลับ หมายความถึง ข้อมูลข่าวสารลับซึ่งหากเปิดเผยทั้งหมดหรือเพียงบางส่วน จะก่อให้เกิดความ เสยี หายแกป่ ระโยชน์แห่งรฐั การระบชุ นั้ ความลบั ใหจ้ ดั ทำด้วยหมึกสีแดง ขนาดตวั อกั ษรเปน็ ตวั พิมพโ์ ป้งไม่น้อยกว่า 32 พอยท์ การแสดงชน้ั ความลับ ใหป้ ฏบิ ัติดังนี้ 1. ข้อมูลขา่ วสารทีม่ ีสภาพเป็นเอกสารให้แสดงช้ันความลับท่ีกลางหน้ากระดาษทั้งด้านบนและด้านล่าง ของทกุ หนา้ เอกสารนนั้ ถา้ เอกสารเขา้ ปกให้แสดงไว้ทีด่ ้านนอกของปกหนา้ ปกหลังดว้ ย 2. ข้อมูลข่าวสารที่มีสภาพเป็นภาพเขียน ภาพถ่าย แผนที่ แผนภูมิ แผนผัง และสำเนาสิ่งของดังกล่าวนั้น ให้แสดงชน้ั ความลบั ในลกั ษณะเดียวกับข้อ 1 ถา้ เอกสารนนั้ มว้ นหรอื พบั ได้ ใหแ้ สดงชั้นความลับไว้ให้ปรากฎเห็นได้ ขณะทเ่ี อกสารน้นั มว้ นหรือพบั อยูด่ ว้ ย 3. ข้อมูลข่าวสารที่มีสภาพเป็นจานบันทึก แถบบันทึก ฟิล์มบันทึกภาพทุกประเภท หรือสิ่งบันทึก ที่สามารถแสดงผลหรือสื่อความหมายในกรรมวิธีใด ๆ ให้แสดงชั้นความลับไว้ที่ต้นและปลายม้วนฟิล์มหรือต้น และปลายของข้อมูลข่าวสารหรือบนวัสดุหรือบนภาชนะที่บรรจุ ถ้าไม่สามารถแสดงชั้นความลับไว้ในที่ดังกล่าวได้ ให้เกบ็ ในกลอ่ งหรอื หีบหอ่ ซึ่งมีเครื่องหมายแสดงช้นั ความลบั น้ัน 20216-2101 พมิ พไ์ ทยข้ันพัฒนาด้วยคอมพิวเตอร์ นางภิญณภทั ร ทศั นะภาค

16 หนังสอื ท่ีต้องปฏิบตั ิให้เรว็ กวา่ ปกติ หนังสือที่ต้องปฏิบัติให้เร็วกว่าปกติ เป็นหนังสือที่ต้องจัดส่งและดำเนินการทางสารบรรณด้วยความ รวดเร็วเปน็ พิเศษ แบ่งเปน็ 3 ประเภท คอื 1. ดว่ นท่ีสดุ ให้เจ้าหน้าที่ปฏบิ ัตใิ นทนั ทีที่ได้รบั หนงั สอื น้นั 2. ด่วนมาก ใหเ้ จา้ หน้าทป่ี ฏบิ ัตโิ ดยเร็ว 3. ด่วน ให้เจ้าหนา้ ทีป่ ฏิบัตเิ ร็วกวา่ ปกติ เท่าทจ่ี ะทำได้ ให้ระบุชั้นความเร็วด้วยตัวอักษรสแี ดง ขนาดไม่เล็กกว่าตัวพิมพ์โป้ง 32 พอยท์ ให้เห็นได้ชัดบนหนังสือ และบนซอง โดยใหร้ ะบุคำวา่ ด่วนที่สุด ด่วนมาก หรือดว่ น สำหรบั หนังสอื ตามขอ้ 1 ขอ้ 2 และข้อ 3 แล้วแต่กรณี ในกรณที ี่ตอ้ งการให้หนงั สือสง่ ถงึ ผู้รบั ภายในเวลาทก่ี ำหนด ใหร้ ะบุคำวา่ ด่วนภายใน แลว้ ลงวนั เดือน ปี และกำหนดเวลาที่ต้องการให้หนังสือนั้นไปถึงผู้รับ กับให้เจ้าหน้าที่ส่งถึงผู้รับซึ่งระบุบนหน้าซองภายในเวลา ทีก่ ำหนด 20216-2101 พิมพไ์ ทยข้ันพัฒนาดว้ ยคอมพิวเตอร์ นางภิญณภทั ร ทัศนะภาค

17 ตัวอยา่ งหนังสือท่ีมชี น้ั ความเรว็ ดว่ นทีส่ ุด ที่ วธ 0502.5/1056 กรมสง่ เสรมิ วัฒนธรรม เลขที่ 14 ถนนเทยี มร่วมมิตร เขตหว้ ยขวาง กทม. 10310 23 มีนาคม 2565 เร่ือง ส่งแนวทางและมาตรการรณรงคเ์ พ่ือสืบสานคณุ ค่าทางวฒั นธรรมเนื่องในประเพณสี งกรานต์ พทุ ธศักราช 2565 ภายใตแ้ นวคิด “สงกรานตว์ ิถีใหม่ สืบสานวฒั นธรรมไทย” เรียน เลขาธกิ ารคณะกรรมการการอาชวี ศึกษา สิง่ ทส่ี ่งมาดว้ ย แนวทางและมาตรการรณรงค์เพ่ือสบื สานคุณค่าทางวัฒนธรรมในประเพณีสงกรานต์ พุทธศักราช 2565 ภายใตแ้ นวคิด “สงกรานตว์ ถิ ีใหม่ สืบสานวฒั นธรรมไทย” จำนวน 1 ฉบับ ตามที่กระทรวงวัฒนธรรม ได้ดำเนินการจัดประชุมบูรณาการเพื่อกำหนดแนวทางและ มาตรการรณรงค์เพื่อสืบสานคุณค่าทางวัฒนธรรมเนื่องในประเพณีสงกรานต์ พุทธศักราช 2565 ในวัน พฤหัสบดีที่ 17 มีนาคม 2565 ณ ห้องประชุม ชั้น 6 กระทรวงวัฒนธรรม โดยมีนายอิทธิพล คุณปล้ืม รัฐมนตรีว่าการกระทรวงวัฒนธรรมเป็นประธาน และที่ประชุมคณะกรรมการบริหารสถานการณ์แพร่ระบาด ของโรคติดเชื้อไวรัสโคโรนา 2019 ได้รับทราบแนวทางและมาตรการรณรงคเ์ พื่อสบื สานคณุ ค่าทางวฒั นธรรม เนื่องในประเพณีสงกรานต์ พุทธศักราช 2565 ภายใต้แนวคิด “สงกรานต์วิถีใหม่ สืบสานวัฒนธรรมไทย” ของกระทรวงวัฒนธรรม จากการประชุมคณะกรรมการฯ ครั้งที่ 5/2565 ในวันศุกร์ที่ 18 มีนาคม 2565 เวลา 09.30 น. ณ ตึกสันติไมตรี ทำเนียบรัฐบาล โดยมีพลเอกประยุทธ์ จันทร์โอชา นายกรัฐมนตรี และรัฐมนตรีว่าการ กระทรวงกลาโหมเปน็ ประธาน นัน้ จากสถานการณ์การแพร่ระบาดของโรคติดเชื้อไวรัสโคโรนา 2019 (COVID-19) ที่มีการ แพร่กระจายไปยังพื้นที่ต่าง ๆ ทั่วประเทศอย่างต่อเนื่อง กรมส่งเสริมวัฒนธรรม กระทรวงวัฒนธรรม พิจารณาแล้ว เพื่อเป็นการประชาสัมพันธ์และสร้างความเข้าใจที่ถูกต้องต่อประชาชน จึงเห็นควรส่งแนวทางและมาตรการ รณรงค์เพื่อสืบสานคุณค่าทางวัฒนธรรมเนื่องในประเพณีสงกรานต์ พุทธศักราช 2565 ภายใต้แนวคิด “สงกรานต์วิถีใหม่ สืบสานวัฒนธรรมไทย” ไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เพื่อจัดกิจกรรมประเพณีดังกล่าว ตามความเหมาะสมต่อไป จึงเรยี นมาเพ่อื โปรดทราบ ขอแสดงความนับถอื (นายชาย นครชยั ) อธิบดีกรมส่งเสรมิ วัฒนธรรม กล่มุ สบื สานวฒั นธรรม นางภญิ ณภทั ร ทัศนะภาค โทร. 0 2247 0013 ตอ่ 4251-4255 โทรสาร 0 2246 4328 20216-2101 พิมพ์ไทยขัน้ พฒั นาดว้ ยคอมพิวเตอร์

18 การกำหนดตัวเลขสำหรบั ใชเ้ ป็นหวั ขอ้ เพื่อความสะดวกในการอ้างถึงและการค้นหาข้อความที่อ้าง การจำแนกหัวข้อโดยปกติให้ใช้ตัวเลข ล้วน ๆ โดยถอื หลักดังตอ่ ไปนี้ 1. ในกรณีที่ใจความสามารถแบ่งเป็นขอ้ ใหญ่ ๆ โดยแบ่งเป็นเล่ม ภาค ตอน หรือบท ให้ใช้เลขเรียงลำดับ ตั้งแต่ 1 เป็นลำดับไปจนกว่าจะจบเรื่อง หากมีคำนำหรืออารัมภบทก่อนขึ้นต้นเรื่อง จะใช้เลข 0 เป็นเลขกำหนด หวั ขอ้ กไ็ ด้ 2. การจำแนกหัวข้อย่อย ๆ ลงไปนั้น จะแบ่งออกเป็นช่วง ๆ แต่ละช่วงจะแบ่งออกเป็น 4 ชั้น ได้แก่ การจำแนกหัวขอ้ ชั้นตน้ ช้ันลูก ช้ันหลาน และชัน้ เหลน โดยใชเ้ ลขเรียงลำดบั กันไป และใส่จุดระหว่างชั้นน้ัน ๆ 2.1 การจำแนกหัวข้อชว่ งท่ี 1 ใหจ้ ำแนก ดงั นี้ การจำแนกชัน้ ต้น ให้ใช้ตวั เลขเรยี งจาก 1 เป็นลำดับไปจนกว่าจะจบเร่อื ง การจำแนกชั้นลูก ใช้ในกรณีที่มีข้อความที่ต้องจำแนกต่อไปจากชั้นต้น เป็นชั้นที่ 2 ให้ใส่จุด และตัวเลขเรยี งจาก 1 เปน็ ลำดับไป เชน่ 1.1 1.2 1.3 1.4 การจำแนกชั้นหลาน ใช้ในกรณีที่มีหัวข้อย่อยที่จะต้องจำแนกตอ่ ไปจากชั้นลูกเป็นชั้นที่ 3 ให้ใส่ จุดและตัวเลขเรยี งจาก 1 เปน็ ลำดับไปต่อจากชน้ั ลูก เชน่ 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.1.4 การจำแนกชั้นเหลน ใช้ในกรณีที่มีหัวข้อย่อยที่จะต้องจำแนกต่อไปจากชั้นหลานเป็นชั้นที่ 4 ใหใ้ สจ่ ดุ และตัวเลขเรยี งจาก 1 เป็นลำดับไปตอ่ จากชน้ั หลาน เชน่ 1.1.1.1 1.1.1.2 1.1.1.3 1.1.1.4 2.2 การจำแนกหวั ขอ้ ช่วงที่ 2 ใชใ้ นกรณีมหี วั ข้อยอ่ ยท่จี ะต้องแบง่ ต่อไปจากช่วงท่ี 1 อีก ให้ใส่ตัวเลข เรยี งจาก 1 เป็นลำดับไปไว้ในเครื่องหมายวงเล็บ ( ) ต่อจากการจำแนกหัวข้อชว่ งที่ 1 เชน่ 1.1.1.1 (1) 1.1.1.1 (2) 1.1.1.1 (3) ถ้ามีข้อความที่จะแยกเป็นชั้นย่อย ๆ ต่อไปอีก ให้จำแนกเป็น ชั้นลูก ชั้นหลาน และชั้นเหลน โดยถือปฏบิ ัตเิ ชน่ เดยี วกบั การจำแนกหวั ขอ้ ย่อยช่วงที่ 1 ตามข้อ 2.1 แต่ใหอ้ ยุใ่ นเครอ่ื งหมาย ( ) ตวั อย่าง การจำแนกชว่ งที่ 2 ชัน้ ลูก 1.1.1.1 (1.1) 1.1.1.1 (1.2) 1.1.1.1 (1.3) การจำแนกชว่ งที่ 2 ชน้ั หลาน 1.1.1.1 (1.1.1) 1.1.1.1 (1.1.2) 1.1.1.1 (1.1.3) การจำแนกชว่ งที่ 2 ชน้ั เหลน 1.1.1.1 (1.1.1.1) 1.1.1.1 (1.1.1.2) 2.3 การจำแนกหวั ข้อช่วงท่ี 3 ช่วงที่ 4 ... ใช้ในกรณีที่ยังมีหัวข้อย่อยและจะต้องแบ่งต่อไปจากชว่ ง ที่ 2 ช่วงที่ 3 ... แล้วแต่กรณี ให้ถือปฏิบัติเช่นเดียวกับข้อ 2.2 โดยใช้เครื่องหมายวงเล็บ ( ) ในการแบ่งช่วง ตัวอยา่ ง การจำแนกช่วงท่ี 3 ชั้นลูก 1.1.1.1 (1.1.1.1) (1.1) การจำแนกช่วงที่ 4 ชน้ั หลาน 1.1.1.1 (1.1.1.1) (1.1.1) การจำแนกช่วงท่ี 5 ช้ันเหลน 1.1.1.1 (1.1.1.1) (1.1.1.1) (1.1.1.1) (1.1.1.1) 20216-2101 พมิ พไ์ ทยขั้นพฒั นาด้วยคอมพวิ เตอร์ นางภญิ ณภทั ร ทัศนะภาค

19 3. เพ่อื ความสะดวกในการเรียก การจำแนกขอ้ ยอ่ ยในตอนใดตอนหนง่ึ ตามข้อ 2 อาจเรยี กชอื่ ช่วงและช้ัน ประกอบดว้ ยเลขทข่ี องข้อก็ได้ เชน่ การจำแนกชว่ งที่ 2 ชัน้ หลาน ข้อ 8 ไดแ้ ก่ 1.5.3.4 (2.4.8) การจำแนกชว่ งที่ 3 ชนั้ ต้น ข้อ 3 ได้แก่ 1.1.1.1 (1.1.1.1) (3) 4. การจำแนกหัวข้อซึ่งไม่มีการจำแนกหัวข้อย่อยลงไปอีก จะกำหนดหัวข้อ โดยใช้ตัวอักษรแทนตัวเลข กไ็ ด้ เช่น ขอ้ ก. หรอื (ก) 5. ในกรณีที่มีหลักเกณฑ์กำหนดวิธีปฏิบัตเิ กีย่ วกับการใช้ตัวเลขเป็นหัวข้อไว้เป็นอย่างอืน่ ก็ให้นำมาใช้ได้ โดยอนโุ ลม เช่น การกำหนดหัวข้อในเอกสารทางวชิ าการ เป็นต้น กิจนสิ ัยที่ดใี นการพมิ พ์หนังสอื ราชการ การพิมพ์หนังสือราชการเป็นการสื่อสารทีส่ ำคัญมาก ดังนั้นการมีกิจนิสัยที่ดีในการพิมพห์ นังสือราชการ จะชว่ ยใหเ้ ราสามารถสรา้ งเอกสารทม่ี ีคณุ ภาพและส่อื ถงึ เจตนารมณ์ของผรู้ บั เอกสารได้อยา่ งตรงไปตรงมา ดังน้ี 1. ตรวจสอบความถกู ตอ้ งและความสมบรู ณข์ องข้อมูลก่อนพมิ พ์ การตรวจสอบข้อมูลเป็นสิ่งสำคัญ เพราะจะช่วยลดความผิดพลาดในการพิมพ์เอกสาร และทำให้ เอกสารมีความน่าเชือ่ ถือมากย่ิงขนึ้ 2. ใชภ้ าษาทีช่ ัดเจนและเหมาะสม การใช้ภาษาที่ถูกต้องและเหมาะสมในการพิมพ์หนังสือราชการเป็นสิ่งสำคัญ เนื่องจากการใช้ภาษา ไม่เหมาะสมอาจส่งผลต่อการเขา้ ใจและการใช้งานของผอู้ ่าน 3. รกั ษาความเป็นมืออาชีพ การพิมพ์หนังสือราชการต้องรักษาความเป็นมืออาชีพ เช่น การใช้ตัวหนังสือและพิมพ์ให้สม่ำเสมอ การใช้สที เ่ี หมาะสม และการตงั้ หนา้ กระดาษใหเ้ หมาะสมกบั เนอ้ื หา 4. ตรงต่อเวลา การพิมพ์หนังสือราชการต้องไม่ล่าช้าเกินกำหนด เนื่องจากอาจส่งผลกระทบต่อการดำเนินงาน ของหนว่ ยงาน 20216-2101 พิมพไ์ ทยข้ันพฒั นาดว้ ยคอมพิวเตอร์ นางภญิ ณภทั ร ทศั นะภาค

20 เอกสารอ้างองิ ระเบียบสำนกั นายกรฐั มนตรี วา่ ดว้ ยการใช้ตำแหนง่ ทางวิชาการเปน็ คำนำหนา้ นาม พ.ศ. 2536 ระเบยี บสำนักนายกรฐั มนตรี ว่าดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และฉบับแกไ้ ขเพ่มิ เตมิ วรวรรธน์ ศรยี าภัย. การเขียนเพือ่ พัฒนาองค์การ. พิมพ์ครั้งที่ 4 นนทบรุ ี : สมั ปชญั ญะ. 2560. สดุ าทพิ แดงคำ้ คุณ. พมิ พ์ประยุกต์. พิมพ์ครั้งที่ 1 นนทบุรี : บรษิ ัท สำนักพมิ พ์เอมพันธ์ จำกดั . 2563. หนงั สือสำนกั นายกรัฐมนตรี ที่ นร 0106/ว 2019 ลงวันท่ี 30 พฤศจกิ ายน 2553 เรอ่ื ง คำอธบิ ายการพิมพ์หนังสือ ราชการภาษาไทยด้วยโปรแกรมการพิมพใ์ นเครอ่ื งคอมพวิ เตอรแ์ ละตัวอย่างการพิมพ์ 20216-2101 พิมพ์ไทยขั้นพัฒนาด้วยคอมพิวเตอร์ นางภญิ ณภัทร ทศั นะภาค

การพิมพ์หนังสือราชการ