หน่วยที่ 10 ระบบบัญชีเกี่ยวกับเงินสด ปิยะวัฒน์

หน่วยที่ 10 ระบบบัญชีเกี่ยวกับเงินสด

ระบบการบริหารจัดการเงินสด ระะบบการบริหารจัดการเงินสด(Cash Management System) ช่วยให้กิจการสามารถประมาณการ และจัดการเกี่ยวกับระบบเงินสดได้รวดเร็วขึ้น โดยดูจากข้อมูลของการรับสั่งซื้อสินค้า และจากใบกำกับสินค้าของการซื้อและการขาย นอกจากนี้ยังสามารถดูรายละเอียดเอกสาร ที่เกิดขึ้นใหม่ในแต่ละรายการได้ เช่น เลขที่เอกสาร เงื่อนไขการจ่ายชําระ และสามารถกระทบยอดรายการที่เกิดขึ้นจริงกับรายการ ที่เกิดขึ้นกับธนาคารได้ โดยบันทึกรายการในใบบันทึกรายการ (Statement) ของธนาคาร หรือโอนข้อมูล ในใบบันทึกรายการได้

มาตรฐานการบัญชีฉบับที่ 7 (ปรับปรุง 2562) งบกระแสเงินสด ได้ให้คํานิยามไว้ดังนี้ เงินสด รายการเทียบเท่าเงินสด หมายถึง เงินสดในมือและเงินฝาก หมายถึง เงินลงทุนระยะสั้นที่มีสภาพคล่องสูง ธนาคารที่ต้องจ่ายคืนเมื่อทวงถาม ซึ่งพร้อมเปลี่ยนเป็นเงินสดในจำนวนที่ทราบได้ และมีความเสี่ยงที่ไม่มีนัยสําคัญ ต่อการเปลี่ยนแปลงมูลค่า

การวางระบบบัญชีเกี่ยวกับเงินสดรับ หลักสําคัญในการวางระบบบัญชีและกําหนดวิธีการเกี่ยวกับเงินสดเมื่อมีการรับหรือจ่ายเงินสดคือ จะต้องไม่ให้บุคคลเดียวกันทําหน้าที่ในการรับจ่ายเงินสดและบันทึกรายการ ในกิจการขนาดใหญ่ หน้าที่รับจ่าย เงินสดเป็นของแผนกการเงิน และหน้าที่ในการบันทึกรายการเป็นของแผนกบัญชี ในแผนกการเงิน เจ้าหน้าที่ผู้มีหน้าที่ในการรับเงิน เรียกว่า พนักงานรับเงิน (Cashier) และ เจ้าหน้าที่ผู้มีหน้าที่จ่ายเงิน เรียกว่า พนักงานจ่ายเงิน (Paymaster) สําหรับกิจการอุตสาหกรรมและกิจการขายสินค้าโดยทั่วไปจะมีแหล่งที่มา ของเงินสดรับ 1. ค่าขายสินค้าบริการ 2. การรับชําระหนี้ 3. รายรับอื่น ๆ เช่น การขายหุ้น การกู้ยืม เป็นต้น

เงินสดรับจากค่าขายสินค้าและบริการ กรณีนี้จะเกิดการทุจริตได้ง่ายและเงินที่ยักยอกจากค่าขายแต่ละครั้งถึงแม้จะมีจํานวนน้อย แต่ก็อาจทําให้บ่อยครั้ง แต่อย่างไรก็ตามในการใช้เครื่องบันทึกเงินสดจะช่วยป้องกันการทุจริตได้มาก ในกิจการ ที่เป็นสถานีบริการ การอ่าน เครื่องวัด (Meter) ที่ติดไว้ประจําปั้มนับว่าเป็นการตรวจสอบค่าน้ํามันที่จําหน่าย ได้ในวันหนึ่ง ๆ แต่ก็มีสินค้าหลาย ประเภทที่ขายโดยไม่มีการควบคุม เช่น น้ํามันเครื่องและอื่น ๆ ซึ่งอาจ ตรวจสอบเงินสดรับจากค่าขายและปริมาณสินค้าที่ขายโดยทํารายงานขายและ ท รายงานสินค้าคงเหลือ

เงินสดรับชำระหนี้จากลูกค้า จากการขายสินค้าและบริการเป็นเงินสดแล้ว กิจการยังอาจขายเป็นเงินเชื่อ โดยให้ลูกหนี้ มาชําระด้วยตนเองหรือส่งเงินมาชําระหนี้ทางไปรษณีย์ การรับชําระหนี้จากลูกค้า แต่ละวิธีมีดังนี้ 1. การรับเงินสดโดยลูกหนี้ชําระหนี้เอง 2. การรับชําระหนี้ทางไปรษณีย์ 3. การรับชําระหนี้โดยผ่านทางพนักงานเก็บเงิน

ระบบบัญชีสําหรับเงินสดจ่าย ระบบบัญชีสําหรับเงินสดจ่าย คือ ระบบที่เกี่ยวกับการจ่ายค่าใช้จ่ายต่าง ๆ เช่น การจ่ายชําระ ค่าซื้อสินค้า เครื่องมือเครื่องใช้ เป็นต้น วัตถุประสงค์ของการวางระบบบัญชีสําหรับเงินสดจ่าย การวางระบบบัญชีสําหรับเงินสดจ่ายอย่างมีประสิทธิภาพจะมีลักษณะดังนี้ 1. รายจ่ายทุกรายการ จะต้องได้รับอนุมัติให้จ่ายได้ 2. การทําใบสําคัญจ่าย และการจ่ายเงินค่าซื้อสินค้าต้องแน่ใจว่าเป็นสินค้าที่ได้ซื้อเข้ามาจริง ๆ 3. การควบคุมภายในเงินสดจ่าย หลักสําคัญในการควบคุมเงินสดจ่ายมีดังนี้ 1. รายจ่ายทุกรายการจะต้องจ่ายด้วยเช็ค นอกจากรายจ่ายจํานวนเล็กน้อยให้จ่ายจากเงินสดย่อย ก่อนที่จะทําใบสําคัญจ่าย ต้องให้ผู้มีอํานาจของ แต่ละแผนกอนุมัติเสียก่อน 2. แผนกบัญชีจะต้องตรวจสอบเอกสารต่าง ๆ เพื่อให้แน่ใจว่าครบถ้วนและถูกต้อง แล้วจึงทํา ใบสําคัญจ่าย 3. ผู้อนุมัติการจ่ายเงินขั้นสุดท้ายสําหรับใบสําคัญจ่ายควรเป็นเจ้าหน้าที่ชั้นผู้ใหญ่ 4. ควรแยกหน้าที่ในการทําใบสําคัญจ่าย การเขียนเช็คและการเซ็นสั่งจ่ายเช็คออกจากกัน 5. เช็คที่มีผู้มีอํานาจหน้าที่เซ็นสั่งจ่ายแล้วควรมีการควบคุมไว้เป็นอย่างดี เช่น ทําทะเบียนคุม และควรส่งไปให้ผู้รับโดยเร็วที่สุด 6. เช็คที่ชํารุดหรือใช้ไม่ได้ ควรประทับตรา ยกเลิก และเก็บไว้ในเล่มเพื่อเป็นหลักฐานสําหรับ การตรวจสอบ 7. ไม่ควรจ่ายเช็คเงินสด หรือผู้ถือ และถ้าเป็นไปได้ควรขีดคร่อมขีดทุกรายการ 8. ควรมีการสับเปลี่ยนหน้าที่กันบ้างในส่วนของพนักงานการเงิน

กรณีจ่าย การจ่ายค่าใช้จ่ายจากธนาคารหรือจ่ายเป็นเช็คนั้น มีวิธีการปฏิบัติดังนี้ เป็นเช็ค 1.ตรวจสอบเอกสารหลักฐานและการทําใบสําคัญจ่าย เมื่อผู้ขายมาวางบิล เพื่อเก็บเงินจะนําเอกสารใบวางบิลพร้อมกับแนบสําเนาใบส่งของหรือใบแจ้งหนี้ มาที่แผนกบัญชีแผนกบัญชีจะเซ็นรับวางบิลในเอกสารใบวางบิล 2 ฉบับ ผู้ขายจะให้เอกสารสําเนาใบวางบิลส่วนต้นฉบับใบวางบิลผู้ขายจะนํากลับ หรือกิจการอาจจะมีการทําเอกสารใบรับวางบิลเพื่อรับวางบิลตามรายการที่ผู้ขาย มาวางบิลเอกสาร ใบรับวางบิลนี้จะทําขึ้น 2 ฉบับ ฉบับที่ 1 (ต้นฉบับ) ส่งให้แผนกการเงิน โดยแนบกับเอกสารที่ผู้ขายมาวางบิล เพื่อทําเช็คสั่งจ่าย ฉบับที่ 2 ส่งให้กับผู้ขายไว้เป็นหลักฐานการรับวางบิล

กรณีจ่าย 2. ทําเช็คสั่งจ่าย หลังจากที่แผนกการเงินได้รับเอกสารใบสําคัญจ่ายจาก เป็นเช็ค แผนกบัญชีพร้อมเอกสารประกอบแล้วจะเขียนเช็คสั่งจ่ายตามจํานวนเงิน ที่ระบุในใบวางบิลแล้วส่งเช็คพร้อมเอกสารใบสําคัญจ่ายให้ผู้มีอํานาจ ลงนามสั่งจ่ายเช็คที่ผ่านการลงนามแล้วแผนกการเงินจะนํามาลงรายการ ในทะเบียนคุมเช็คและนําเช็คไปถ่ายสําเนาเพื่อเก็บไว้เป็นหลักฐานการจ่าย ฉบับที่ 1 (ต้นฉบับ) ส่งให้กับผู้ขายเพื่อชําระค่าสินค้า ฉบับที่ 2 เก็บรวมกับใบสําคัญจ่ายไว้เป็นหลักฐานการจ่าย

กรณีจ่าย 3. วิธีชําระด้วยเช็ค ธุรกิจที่มีการควบคุมภายในที่ดีควรจะใช้ระบบใบสําคัญสั่งจ่ายเพื่อ เป็นเช็ค ควบคุม รายการจ่ายเงินโดยกําหนดให้มีการจ่ายด้วยเช็ค กล่าวคือ เมื่อแผนกบัญชีได้ ตรวจสอบใบสั่งซื้อ ใบรับของและใบเสนอราคารวมทั้งเงื่อนไขทั้งหลายแล้วจึงทําใบสําคัญ สั่งจ่ายขึ้น 3 ฉบับ ฉบับที่ 1 (ต้นฉบับ) ส่งให้แผนกการเงิน ฉบับที่ 2 ส่งไปให้กับแผนกบัญชีเพื่อลงบัญชีในสมุดบัญชีแยกประเภทค่าใช้จ่าย ในกรณีจัดให้เป็นบัญชีย่อย ฉบับที่ 3 เก็บไว้ที่แผนกบัญชีเจ้าหนี้เพื่อใช้ลงทะเบียนเช็คหรือสมุดเงินสดจ่าย และเก็บเข้าแฟ้มเรียงไว้ตามเลขที่ ทางแผนกการเงินจะเก็บใบสําคัญจ่าย เรียงตามวันที่ กําหนดชําระ นําเช็คพร้อมทั้งใบสําคัญสั่งจ่ายไปให้ผู้มีอํานาจ เซ็นสั่งจ่าย ซึ่งควรกําหนด ไว้ 2 คน โดยให้เซ็นร่วมกันในเช็คทุกฉบับ แล้วจึงนํารายการในเช็คมาลงทะเบียนเช็คหรือสมุดเงินสดย่อย