การจัดการระบบสารสนเทศ

1

2 การจดั การระบบสารสนเทศ ความหมายการจดั การสารสนเทศ การจัดการสารสนเทศ หมายถึง การทำกิจกรรมหลัก ต่างๆ ในการจัดหา การจัดโครงสร้าง (organization) การควบคุม ผลติ การเผยแพร่และการใช้สารสนเทศที่เกยี่ วข้องกับการดำเนินงานขององค์การ ทุกประเภทอย่างมีประสิทธิผล ซึ่งสารสนเทศในที่นี้หมายถึงสารสนเทศทุกประเภทที่มีคุณค่าไม่ว่าจะมี แหล่งกำเนิดจากภายในหรือภายนอกองค์การ (Wilson 2003 อ้างใน Kirk, 2005, p.21) การจดั การสารสนเทศ หมายถึง กระบวนการดำเนินงาน เชน่ ทำดรรชนี การจัดหมวดหมู่ การจัดแฟ้ม การทำรายการเพอื่ การเข้าถึงเอกสารหรอื สารสนเทศท่ีมีการบนั ทึกไวใ้ นรปู แบบต่างๆ ต้งั แต่จดหมายเหตุ (archive) เชงิ ประวัติ ถงึ ขอ้ มูลดจิ ทิ ลั (Middleton, 2002, p.13) การจัดการสารสนเทศ หมายถึง การดำเนินการกับสารสนเทศในระดับองค์การ ได้แก่ การวางแผน การ จดั สรรงบประมาณ การจดั โครงสรา้ งองค์การ การจัดเจา้ หน้าท่ี การกำหนดทิศทาง การฝึกอบรม และการ ควบคุมสารสนเทศ (Bent, 1999 อา้ งใน Myburgh, 2000, p.10) กล่าวโดยสรุป การจัดการสารสนเทศ ความหมายถึง การผลิต จัดเก็บ ประมวลผล ค้นหา และ เผยแพร่ สารสนเทศโดยจัดใหม้ ีระบบสารสนเทศ การกระจายของสารสนเทศ ทั้งภายในและภายนอกองคก์ าร โดยมีการนำเทคโนโลยีต่างๆ โดยเฉพาะเทคโนโลยีสารสนเทศ และการสื่อสารมาใช้ในการจัดการ รวมทั้งมี นโยบาย หรอื กลยทุ ธร์ ะดับองคก์ ารในการจัดการสารสนเทศ ความสำคญั ของการจดั การสารสนเทศ การจัดการสารสนเทศในสภาวะที่สังคมมีสารสนเทศเกิดขึ้นมากมาย ในลักษณะสารสนเทศท่วมท้น การจัดการสารสนเทศ โดยจัดเป็นระบบสารสนเทศต่างๆ เพื่อการใช้ประโยชน์ได้อย่างเหมาะสมกับ ความต้องการ เป็นความจำเป็นและมีความสำคัญทั้งต่อบุคคลในด้านการดำรงชีวิตประจำวัน การศึกษา และ การทำงาน และมีความสำคัญต่อองค์การในหลายด้าน คือ ด้านการบริหารจัดการ การดำเนินงาน และ กฎหมาย ดงั น้ี 2.1 ความสำคญั ของการจัดการสารสนเทศตอ่ บคุ คล การจัดการสารสนเทศมีความสำคัญต่อบุคคลในด้านการดำรงชีวิตประจำวัน การศึกษา และการ ทำงานประกอบอาชีพ ต่างๆ การจัดการสารสนเทศอย่างเป็นระบบ โดยการจัดทำฐานข้อมูลส่วนบุคคล รวบรวมทั้งข้อมูลการดำรงชีวิต การศึกษา และการทำงานประกอบอาชีพต่างๆ ในการดำรงชีวิตประจำวัน บุคคลย่อมต้องการสารสนเทศหลายด้านเพื่อใช้ชีวิตได้อย่างราบรื่น มีความก้าวหน้า และมีความสุข อาทิ ต้องการสารสนเทศเพอ่ื การดูแลรักษาสุขภาพ ต้องจดั การค่าใชจ้ ่ายในครอบครัว คา่ ใชจ้ า่ ยส่วนบคุ คล การดูแล อาคารที่อยู่อาศัยต่างๆ ตลอดจนการเลี้ยงดูคนในครอบครัวให้เป็นบุคคลท่ีมีคุณภาพ มีความรู้ความสามารถที่ ทำคุณประโยชน์แก่สังคม จึงจำเป็นต้องคัดกรองสารสนเทศที่มีอยู่มากมายจากหลายแหล่งเพื่อจัดเก็บ จัดทำ ระบบ และเรียกใช้ได้อย่างสะดวกและรวดเร็วความสำคัญในด้านการศึกษา การจัดการสารสนเทศด้านระบบการศึกษา เออ้ื อำนวยให้บุคคลสามารถเลือก ระบบการศึกษา การเรียนรู้ได้อย่างเหมาะสมกับบุคคลแต่ละคน สามารถ เรียนรู้และศึกษาได้ตลอดเวลาตามความสนใจเฉพาะตน โดยไม่จำเป็นต้อง สอบเข้าศึกษาตามสถาบันการศึกษาที่จัดระบบที่มีชั้นเรียนตลอดไป บุคคล สามารถเลือกศึกษาโดยใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในการศึกษา ติดต่อกับ สถาบนั การศกึ ษาในระบบเปิดหรือเรียนทางระบบออนไลน์ และเลือกเรียนได้ ทุกระดับการศึกษา ทุกวัย นับเป็นปรัชญาการศึกษาตลอดชีวิต ความสำคัญ

3 ในด้านการทำงาน บุคคลจำเป็นต้องใช้สารสนเทศทั้งที่เกี่ยวข้องกับองค์การ ภาระหน้าที่ ประกอบการทำงาน ทั้งระดับบริหารและระดับปฏิบัตกิ าร การจัดเกบ็ สารสนเทศที่เกีย่ วขอ้ งกับความรับผิดชอบตามภารกจิ สว่ นตน ชว่ ยสนับสนุนใหส้ ามารถทำงานให้ประสบความสำเรจ็ ได้ทันการณ์ ทันเวลา 2.2 ความสำคัญของการจดั การสารสนเทศตอ่ องคก์ าร การจัดการสารสนเทศมีความสำคัญต่อองค์การในด้านการบริหารจัดการ การดำเนินงาน และ กฎหมาย ดังน้ี 1) ความสำคัญด้านการบริหารจัดการ การบริหารจัดการในยุคโลกาภิวัตน์เป็นการบริหารภายใต้ สภาวะที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว และมีการแข่งขันกันทางธุรกิจสูง ผู้บริหารต้องอาศัยสารสนเทศที่ เกี่ยวข้องทั้งกับสภาพแวดล้อมภายในและภายนอกองค์การ เพื่อวิเคราะห์ปัญหา ทางเลือกในการแก้ปัญหา การตัดสินใจ การกำหนดทิศทางขององค์การ ให้สามารถแข่งขันกับองค์การคู่แข่งต่างๆ จึงจำเป็นต้องได้รับ สารสนเทศ ท่ีเหมาะสม ถูกตอ้ ง ครบถว้ น ทันการณ์ และทันสมัย เพ่ือใชป้ ระกอบภารกิจตามหน้าที่ ตามระดับ การบริหาร การจัดการสารสนเทศจึงนับว่ามีความสำคัญ ความจำเป็นที่ต้องมีการออกแบบระบบการจัดการ สารสนเทศที่มีประสิทธิภาพ การเลือกใช้เครื่องมือ เทคโนโลยี รวมทั้งกำหนดนโยบาย กระบวนการและ กฎระเบยี บ เพอื่ จัดการสารสนเทศให้เหมาะกับสภาพการนำสารสนเทศไปใช้ในการบริหารงาน ในระดับตา่ ง ๆ ไม่ว่าจะเป็นระดับต้นหรือปฏิบัติการ ระดับกลาง และระดับสูง ให้สามารถบริหารงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และประสิทธิผล 2) ความสำคัญด้านการดำเนินงาน สารสนเทศนับมีความสำคัญต่อการดำเนินงานในหลายลักษณะ เป็นทั้งการเพิ่มประสทิ ธิภาพและความคล่องตัวในการดำเนินงาน และหลักฐานที่บันทึกการดำเนินงานในด้าน ต่างๆ ตามที่หน่วยงานดำเนินการ การจัดการสารสนเทศช่วยให้การใช้สารสนเทศเพื่อรองรับการปฏิบัติงาน ตามกระแสงานหรือขั้นตอน จึงสามารถเพิ่มประสิทธิภาพและความคล่องตัวในการดำเนินงาน เอื้อให้เข้าถึง และใช้สารสนเทศได้อย่างสะดวก การเป็นหลักฐานที่บันทึกการดำเนินงานเช่น สัญญาการตกลงลงนามร่วม กิจการระหว่างองค์การ รายงานทางการเงินประจำปี เป็นต้น เป็นสารสนเทศที่หน่วยงานผลิตและใช้ ประกอบการดำเนินงานตาม ภาระหน้าที่ ตามข้อกำหนด ระเบียบ และแนวปฏิบัติในองค์การ สารสนเทศ เหล่านี้ต้องมีการรวบรวม ประมวล และจัดอย่างเป็นระบบเพื่อให้มีความเป็นปัจจุบัน ถูกต้อง ครบถ้วนและ เหมาะสมกับงานนั้น และในการจัดการ สารสนเทศที่แม้สิ้นสุดกระบวนการปฏิบัติงานแล้ว โดยเฉพาะ สารสนเทศทีม่ คี ณุ คา่ ยงั ตอ้ งมีการจัดเกบ็ เป็นจดหมายเหตุเพอื่ การใชป้ ระโยชน์ 3) ความสำคัญด้านกฎหมาย การจัดการสารสนเทศเพื่อการดำเนินงาน จำเป็นต้องสอดคล้องกับ กฎหมาย กฎ ระเบียบและข้อบงั คับท้ังในระดับภายในและภายนอกองค์การ โดยเฉพาะสารสนเทศท่ีเกีย่ วขอ้ ง กับการเงนิ และบญั ชีท่ีต้องรวบรวมจัดเก็บอย่างต่อเนื่อง เป็นระบบ รวมท้งั มีการตรวจสอบความถูกต้องทั้งจาก หน่วยงานภายในองค์การ หรือจากหน่วยงานภายนอกตามกฎหมาย เช่น ผู้ตรวจสอบบัญชีตามกฎหมายของ หน่วยงานราชการ เช่น กรมสรรพากร กรมสรรพสามิต และหน่วยงานเอกชน เป็นต้น เพื่อเป็นการแสดง สถานะทางการเงินขององค์การอย่างถูกต้อง และเป็นไปตามกฎหมายและข้อบังคับต่างๆ อย่างครบถ้วน ทั้งน้ี เนือ่ งจากการไมป่ ฏิบตั ติ ามกฎหมายหรือระเบยี บข้อบังคบั ตอ้ งมบี ทลงโทษ

4 พัฒนาการของการจดั การสารสนเทศ นักวิชาการด้านสารสนเทศศาสตร์บางคนได้กล่าวไว้ว่า การถกเถียงอภิปรายถึงความหมายของคำว่า สารสนเทศ จะไม่เกิดคุณค่าใดๆ หากไม่พิจารณาความหมายลึกลงไปในแง่การปฏิบัติงานกับสารสนเทศ หรือ คือ การจัดการสารสนเทศ ทั้งนี้เพราะการศึกษาสารสนเทศศาสตร์ ในแง่มุมหนึ่งคือการประยุกต์ด้านการ ปฏิบัติงานเพื่อการจัดการสารสนเทศ และการจัดการสารสนเทศก็เป็นสิ่งที่มนุษย์ได้กระทำมาเป็นระยะเวลา ยาวนานนับแต่รู้จักคิดค้นการขีดเขียน บันทึกข้อมูล การจัดการสารสนเทศโดยทั่วไป แบ่งอย่างกว้างๆได้เป็น 2 ยุค เปน็ การจดั การสารสนเทศดว้ ยระบบมอื และการจัดการสารสนเทศโดยใชค้ อมพิวเตอร์ 3.1 การจัดการสารสนเทศด้วยระบบมอื การจัดการสารสนเทศเริ่มต้นเมือ่ มีการสร้างอารยธรรมในด้านการบันทึกความรู้ ราว 2,000 – 8,000 ปีก่อนคริสตศักราช อียิปต์โบราณใช้กระดาษปาปิ รัสเขียนบันทึกข้อมูล หอสมุดอเล็กซานเดรีย (Library of Alexandria) สร้างโดยพระเจ้าปโทเลมีที่ 1 ในช่วง 285 ปีก่อนคริสตศักราช เป็นคลังความรู้ที่ยิ่งใหญที่สุดใน โลกยุคโบราณ จัดเก็บกระดาษปาริรัสที่เขียนบันทึกวิชาการแขนงต่างๆ ถึง 7 แสนกว่าม้วนไว้ในกระบอกทรง กลม และต่อมาในได้มีการใช้หนังสัตวเ์ ยบ็ เป็นรูปเล่มหนังสือ เรียกว่าโคเด็กซ์ (codex) ในสมัยของเปอร์กามมั (Pergamum)แห่งกรีก ในช่วง 197-159 ปีกอ่ นครสิ ตศักราช ช่วงศตวรรษที่ 12 เกิดสถาบันการศึกษาที่เป็นทางการ ห้องสมุดของสถาบันการศึกษา เช่น มหาวิทยาลัยออกซ์ฟอร์ด และมหาวิทยาลัยเคมบริดจ์ ยังคงจัดระบบหนังสือในลักษณะเดียวกับห้องสมุดวัด นอกจากจัดหนังสือตามสาขาวิชาแล้ว ยังจัดตามขนาด และเลขทะเบียนหนังสือ หนังสือที่สำคัญมากยังคงถูก ล่ามโซ่อยู่กับโต๊ะในคริสต์ศตวรรษที่ 15 โยฮานน์ กูเต็นเบิร์ก (Johannes Gutenberg) ชาวเยอรมันคิด เครอ่ื งพิมพข์ ้ึน พิมพห์ นังสอื เลม่ แรกของยโุ รปคือ ไบเบิลในภาษาละตนิ เมอ่ื การพมิ พ์แพร่ จึงมีการพมิ พ์หนังสือ ทั้งตำรา สารคดีบันเทิงคดี พัฒนาเป็นวารสาร หนังสือพิมพ์ จุลสาร กลางศตวรรษที่ 15 กิจการพิมพ์หนังสือ มีอยู่ในเมอื งใหญ่ๆ ทว่ั ยโุ รป ศตวรรษที่ 16 กิจการการค้าหนังสือแพร่จากทวีปยุโรปสู่ทวีปอื่นทางเส้นทางการค้าและพัฒนาเป็น ธุรกิจขนาดใหญ่ ส่งผลให้หนังสือจัดเป็นส่วนหนึ่งของชนทุกชั้น ลักษณะของหนังสือเปลี่ยนไป ขนาดเล็กลงใช้ สะดวกขึ้น ไม่มสี ือ่ ประเภทใดท่เี ป็นเครื่องมือคน้ ส่ือที่จัดเก็บแลเผยแพร่ได้อย่างมีประสทิ ธิภาพเทยี บเท่าหนังสือ เป็นระยะเวลายาวนาน (Feather 2002 : 24) การจัดการสารสนเทศในระยะแรก สื่ออยู่ในรูปของสื่อสิ่งพิมพ์ การจัดการสารสนเทศเน้นระบบมือ โดยรวบรวมรายชื่อหนังสือที่มีการผลิตและเผยแพร่ และเทคนิคในการจัดเก็บเอกสารระยะแรกเ เป็นการ จัดเรียงตามขนาดของรูปเล่มหนังสือ ตามสีของปก ตามลำดับอักษรชื่อผู้แต่ง ชื่อเรื่องหนังสือ เลขทะเบียน ตามลำดับก่อนหลังของหนังสือที่ห้องสมุด หน่วยงานได้รับ และรวมทั้งการกำหนดสัญลักษณ์ขึ้นเป็นตัวเลข และ/หรือตวั อกั ษรเพ่ือแทนเน้ือหาสาระของส่ิงพิมพ์ แสดงให้ทราบวา่ จะค้นส่ือที่ต้องการจากทีใ่ ด ฉบบั ใด หรือ จากหนา้ ใดในการค้น มีการจดั ทำบัญชีรายการหนงั สอื เอกสาร เปน็ เล่มเพอื่ ใช้ค้นและเปน็ บัญชคี ุมหนงั สอื และ เอกสารด้วย ต่อมายังมีการจัดทำเป็นแคตาล็อก (catalog) หรือบัตรรายการหนังสือ ในระยะแรกเป็นเพียง บัญชีรายชอ่ื อย่างหยาบๆ ต่อมามีรายละเอียดของหนังสือมากขึ้น และบอกเนื้อหาไว้ในบัญชรี ายชื่อด้วย โดยมี การควบคุมบรรณานุกรม (bibliographic control) เป็นการรวบรวมจัดทำบรรณานุกรมหรือรายการ ทรัพยากรสารสนเทศ เพื่อใช้เป็นเครือ่ งมอื ค้นหา ค้นคืนสื่อรูปแบบต่างๆ ทั้งหนังสอื สื่อบันทึกเสียง ภาพ และ อน่ื ๆ ท่ปี ระดิษฐ์ข้นึ ในช่วงศตวรรษที่ 19 การจัดเก็บสารสนเทศ ยังมีพัฒนาการระบบการจัดหมวดหมู่ (classification scheme) ใน ค.ศ. 1876 มีการคิดระบบการจัดหมวดหมู่หนังสือระบบทศนิยมดิวอี้ (Dewey Decimal Classification – DDC)

5 เปน็ การวเิ คราะห์เนือ้ หาสารสนเทศเพ่อื กำหนดเป็นหมวดหม่ใู หญ่ ย่อย ลดหลั่นจากเน้อื หากว้างๆ จนถงึ เนื้อหา เฉพาะเพื่อให้สัญลักษณ์แทนเนื้อหาสารสนเทศเป็นตัวเลข และต่อมามีการพัฒนาการจัดหมวดหมู่โดยการใช้ ตวั อกั ษรผสมตวั เลข หรือเครอ่ื งหมายอ่ืนๆ แทนเนื้อหาของสารสนเทศ เป็นการจัดเก็บสิ่งพิมพ์อย่างเป็นระบบ และใชเ้ ครอ่ื งมอื ค้นจากแคตาล็อก สำหรับการจัดการสารสนเทศในสำนักงาน ระบบดั้งเดิม ใช้ระบบมือ หรือกำลังคนเป็นหลัก การจัดการเอกสารซึ่งใช้กระดาษระยะแรกจัดเก็บตามการรับเข้า และส่งออกตามลำดับเวลา มีการจัดทำ ทะเบียนเอกสารรับเข้า – ส่งออกในสมุดรบั – ส่งและจัดทำบัญชรี ายการเอกสารด้วยลายมือเปน็ รูปเล่ม ต่อมา พัฒนาเป็นจัดเก็บเอกสารโต้ตอบเฉพาะเรื่องไว้ในแฟ้มเรื่องเดียวกันในตู้เก็บเอกสาร โดยพัฒนาเป็นหมวดหมู่ ของระบบงานสารบรรณเอกสาร การจัดเก็บ อาจจัดเรียงตามลำดับอักษรชื่อหนว่ ยงาน ชื่อบุคคล ตามเนื้อหา ตัวเลข ตวั อกั ษรผสมตวั เลข ลำดับเวลา และตามรหัส และมกี ารทำดรรชนี กำหนดรหัสสี มีการทำบตั รโยงในตู้ เกบ็ เอกสาร เปน็ ต้น เพือ่ ความสะดวกในการค้นหา มกี ารทำบญั ชรี ายการสำหรบั ค้นเอกสารสารบรรณ ท่ีต่อมา ใชเ้ ครอ่ื งพิมพด์ ีดแทน การเขยี น 3.2 การจดั การสารสนเทศโดยใช้คอมพิวเตอร์ การจัดการสารสนเทศเกิดขึ้นโดยใช้คอมพิวเตอร์ เมื่อสารสนเทศมีปริมาณมากมาย รูปลักษณ์ หลากหลายคอมพิวเตอร์มีพัฒนาการของจากอดีตถึงปัจจุบัน ปรับเปลี่ยนอย่างรวดเร็ว ในระยะแรก ตั้งแต่ ค.ศ. 1946 มีการประดิษฐ์คอมพิวเตอร์ขนาดใหญ่ที่ใช้เทคโนโลยีหลอดสูญญากาศ ใช้ในงานค้นคว้าทาง วิทยาศาสตร์ การสำรวจสำมะโนประชากร ซึ่งต่อมา เครื่องคอมพิวเตอร์พัฒนามาใช้เทคโนโลยีทรานซิสเตอร์ มีขนาดเล็กลง และนำมาใช้ในงานทางด้านคณติ ศาสตรแ์ ละวศิ วกรรม ช่วงทศวรรษที่ 1960 คอมพิวเตอรเ์ ริ่มใช้ แผงวงจรรวมหรือไอซี และแผงวงจรรวมขนาดใหญ่ และนำมาใชง้ านการสื่อสารข้อมูล และงานฐานขอ้ มลู เพื่อ ลดภาระงานประจำโดยทรัพยากรอยู่ในรูปของกระดาษ เห็นได้ว่าคอมพิวเตอร์ถูกพัฒนานำมาใช้งานตาม สมรรถนะที่เพม่ิ ขึน้ ในระยะต่อมาเป็นการนำมาใชพ้ ัฒนาเปน็ ระบบสารสนเทศในงานเฉพาะทางตา่ งๆ เช่น ระบบหอ้ งสมุด มีการใช้คอมพิวเตอร์ในการทำบัตรรายการเป็นเครื่องมือช่วยค้นทรัพยากรสารสนเทศทั้งสื่อสิ่งพิม พ์ และสื่อ โสตทัศนประเภทต่างๆ ระบบงานเอกสารสำนักงานปรับปรุงระบบการทำงานให้เป็นอัตโนมัติมากขึ้นในช่วง ค.ศ.1970 จึงนำมาจัดเก็บข้อมูลซึ่งเป็นข้อมูลจากกระดาษ จัดเก็บในลักษณะแฟ้มข้อมูล ต่อมา ได้เริ่มพัฒนา ระบบจดั การฐานข้อมลู เพอื่ เออื้ ตอ่ การจัดการสารสนเทศไดอ้ ย่างสะดวก รวดเร็ว และลดความซำ้ ซอ้ นขน้ึ พฒั นาการของคอมพวิ เตอร์ในระยะหลังเปน็ ไปอย่างรวดเรว็ และเพิ่มสมรรถนะขึ้นอย่างมากมายตาม ยคุ ตา่ งๆ ในยคุ หลงั ๆ จงึ ใชใ้ นงานท่สี ามารถหาเหตุผลด้วยวิธีการต่างๆ รวมทงั้ เลียนแบบวธิ ีคดิ ของมนษุ ย์ ช่วงค.ศ. 1980 เป็นต้นมาพัฒนาการคอมพวิ เตอร์ก้าวหน้าขนึ้ อาทิ ไมโครคอมพิวเตอร์แม้มีขนาดเล็ก ลงแต่มีสมรรถนะมากขึ้น มีการใช้คอมพิวเตอร์จัดการสารสนเทศในงานต่างๆ ทั้งการศึกษา การแพทย์ ธุรกิจ เป็นต้น โดยจัดทำระบบฐานขอ้ มูลช่วยงานด้านต่างๆทั้งการบริหาร การ ตัดสินใจที่ใช้ง่ายและดีกว่าเดิม ระบบสารสนเทศมุ่งตอบสนองทั้งความ ต้องการส่วนบุคคลของผู้ใช้ และการตอบสนองความต้องการในการ ทำงานตามหน้าทีใ่ นองค์การมากขนึ้ และเปลีย่ นจากเพิ่มประสิทธิผลไปสู่ การใช้งานเชิงกลยทุ ธ์ การใช้คอมพิวเตอร์ในระยะตั้งแต่ ค.ศ. 1990 เป็นต้นมาการ พัฒนาระบบเครือข่ายโดยใช้เทคโนโลยีการสื่อสารเชื่อมโยงระบบ ฐานข้อมลู และการใช้อนิ เทอรเ์ นต็ ทำให้การจัดการระบบฐานข้อมลู ผ่าน

6 ระบบออนไลน์อย่างกว้างขวาง ขยายการทำงาน การบริการ การค้า ธุรกิจ การคมนาคม การแพทย์ เป็นต้น กระทำได้อย่างกว้างขวางในลกั ษณะเครือขา่ ยความร่วมมือใชส้ ารสนเทศร่วมกนั สอ่ื สารสารสนเทศทั้งตัวอักษร ภาพ เสียงเพอื่ การดำเนินงานระหว่างองคก์ ารของทั้งหน่วยงานภาครฐั และเอกชน การจัดการสารสนเทศ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ถูกต้องน่าเชื่อถือ สามารถนำไปใช้งานได้อย่างมี ประสิทธิภาพนั้น จะต้องมีขั้นตอนการจัดการที่ดีและเป็นระบบ โดยเริ่มตั้งแต่ การรวบรวมข้อมูล การ ตรวจสอบข้อมูล การประมวลผลข้อมูล และการดแู ลรกั ษา ซึ่งจะแยกเปน็ รายละเอียดดงั ต่อไปน้ี 1) การรวบรวมข้อมลู การเก็บรวบรวมข้อมูลซึ่งมีจำนวนมาก จะต้องมีการดำเนินการที่รอบคอบและเป็นระบบ ข้อมูล บางอย่างต้องเก็บให้ทนั เวลา เชน่ การลงทะเบียนเรียนของนักเรียน ประวตั ินักเรียน ผลการเรยี นของนกั เรียน การมาเรียน ความประพฤติ การยืมคืนหนังสือห้องสมดุ ซึ่งใน ปัจจุบันจะมีการนำเทคโนโลยดี ้านคอมพิวเตอร์ มาช่วยในการจัดเก็บ โดยการนำข้อมูลที่กรอกลงในแบบกรอกข้อมูลที่เป็นกระดาษมาป้อนข้อมูลเข้ าเครื่อง คอมพิวเตอร์ หรือการอ่านข้อมูลจากบัตรประจำตัวนักเรียนที่มีรหัสแท่งเพื่อลงเวลามาเรียน ใช้ในการยืมคืน หนงั สือ การปอ้ นขอ้ มลู ความประพฤติของนักเรียนเกบ็ ไวใ้ นระบบคอมพวิ เตอร์ 2) การตรวจสอบขอ้ มลู เม่ือมกี ารเกบ็ รวบรวมขอ้ มลู แลว้ จำเป็นต้องมีการตรวจสอบข้อมูล เพอ่ื ตรวจสอบความถกู ต้อง ขอ้ มูล ที่เก็บเข้าในระบบจะต้องมีความเชื่อถือได้ หากพบที่ผิดพลาดต้องแก้ไข ทั้งนี้ข้อมูลที่ถูกต้องจะส่งผลทำให้ สารสนเทศที่ได้มคี วามถูกตอ้ งน่าเชอื่ ถือ นำไปใชง้ านไดอ้ ย่างมปี ระสทิ ธภิ าพ 3)การประมวลผลขอ้ มูลให้กลายเป็นสารสนเทศ การจัดข้อมูลเป็นหมวดหมู่ตามลักษณะของข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บจะต้องมีการแบ่งแยกกลุ่ม เพื่อเตรียมไว้สำหรับการใช้งาน เช่น ข้อมูลนักเรียนในโรงเรียนมีการแบ่งเป็นแฟ้มทะเบียนประวัตินักเรียน และแฟ้มรายวิชาที่ลงทะเบียนเรียน แฟ้มความประพฤตินักเรียน แฟ้มการมาเรียน ข้อมูลในห้องสมุด ก็มีการ แบ่งเป็น แฟ้มหนังสือ แฟ้มสมาชิกห้องสมุด แฟ้มการยืมคืนหนังสือ ทั้งนี้การจัดข้อมูลให้เป็นหมวดหมู่ ก็เพื่อ สะดวกในการค้นหา สืบค้น เพื่อนำข้อมูลมาใช้งาน หรือประมวลผลให้เป็นสารสนเทศต่างๆตามที่ต้องการ แนวทางในการประมวลผลขอ้ มูลมดี ังนี้ - การจัดเรียงข้อมูล การจัดเรียงข้อมูลส่วนใหญ่จะมีการจัดเรียงตามลำดับ ตัวเลข หรือตัวอักษร หรือเพื่อให้เรียกใช้งานได้งา่ ยประหยัดเวลา ข้อมูลที่จัดเก็บไม่ว่าจะเป็นระบบงานขอ้ มูลดา้ นใดกต็ าม จะมีการ จัดเรียงข้อมูลไว้เพื่อช่วยในการค้นหาข้อมูลเสมอ เช่น การจัดเรียงบัตรข้อมูลผู้แต่งหนังสือในตู้บัตรรายการ ของห้องสมุดตามลำดับตัวอักษร การจัดเรียงชื่อคนในสมุดรายนามผู้ใช้โทรศัพท์ การจัดเรยี งรายชื่อนกั เรยี น ตามเลขประจำตัว ตามหมายเลขหอ้ ง ตามเลขทข่ี องนกั เรียน เปน็ ต้น - การสรุปผล ข้อมูลท่ีปริมาณมากๆ อาจมคี วามจำเป็นต้องสรุปผลหรือสร้างรายงานย่อ เพื่อนำไปใช้ ประโยชน์ ทั้งนี้การสรุปผลจะขึ้นอยู่กับความต้องการใช้ สารสนเทศว่าต้องการแบบได้ ข้อมูลที่สรุปก็จะสรุปตามความ ต้องการนั้นๆ เช่น จำนวนนักเรียนแยกตามชั้นเรียนแต่ละชั้น และเพศ สรุปการมาเรียนของนักเรียนแต่สัปดาห์ สรุปรายงาน คะแนนความประพฤติของนักเรียน สรุปรายชื่อนักเรียนที่ยืม หนงั สอื เกินกำหนด

7 - การคำนวณ ข้อมูลบางส่วนเป็นข้อมูลตัวเลขที่สามารถนำไปคำนวณเพื่อหาผลลัพธ์บางอย่างได้ สารสนเทศบางอย่างจะต้องมีการคำนวณข้อมลู เหลา่ นั้นดว้ ย เช่น การหาค่าผลการเรียนเฉลีย่ ของนักเรียนราย ภาคเรยี น หรือ รายปี - การค้นหาข้อมูล บางครั้งในการใช้ข้อมูลจะต้องมีการค้นหาข้อมูลที่ต้องการเท่านั้น ดังนั้นการ ประมวลผลจะต้องมีการออกแบบการจัดเก็บข้อมูลให้สามารถค้นหาข้อมูลได้โดยจะต้องค้นได้ถูกต้อง แม่นยำ และรวดเรว็ เช่นการค้นหาข้อมูลหนังสือของห้องสมดุ 4)การดแู ลรกั ษาสารสนเทศ การดูแลสารสนเทศเพื่อการใช้งาน ประกอบด้วย การเก็บรักษาข้อมูล เมื่อมีการบันทึกข้อมูลไว้ใน ระบบแล้วจะต้องมีการดูแลเก็บรักษาข้อมูลเหล่านั้นไว้เพื่อมิให้สูญหาย เพราะถ้าดูแลรักษาไม่ดี จะต้องมีการ รวบรวมใหม่ซงึ่ หมายถึงการสูญเสยี เวลาในการทำงาน การดแู ลรักษาขอ้ มลู จะตอ้ งมีการ การนำข้อมูลมาบันทึก เก็บไว้ในส่ือบนั ทึกตา่ งๆ เชน่ แผ่นบันทึกขอ้ มูล และทำสำเนาขอ้ มูล เพ่อื ใหใ้ ชง้ านตอ่ ไปได้ 5)การสอื่ สาร ข้อมูลที่จัดเก็บจะต้องกระจายหรือส่งต่อไปยังผู้ใช้งานที่ห่างไกลได้ง่าย การส่ือสารข้อมูลจึงเป็นเรื่อง สำคัญและมีบทบาทที่สำคัญยิ่งที่จะทำให้การส่งข่าวสารไปยังผู้ใช้ทำได้รวดเร็วและทันเวลา เช่น การสืบค้น ข้อมูลหนังสือห้องสมุดผ่านระบบเครือข่าย ระบบสอบถามผลการเรียน การรายงานผลการเรียนของนักเรียน ผา่ นระบบเครอื ข่าย เปน็ ตน้ แนวคดิ เกี่ยวกับการจัดการสารสนเทศ การจัดการสารสนเทศ (information management) ในอดีตมักมุ่งที่การจัดเก็บสารสนเทศเพื่อการ เรยี กใชอ้ ย่างง่าย เปน็ การจดั เก็บจดั เรยี งตามประเภทส่อื ท่ีใชบ้ ันทึก หรือตามขนาดใหญเ่ ลก็ ของเอกสาร รปู เล่ม หนังสือเป็นต้น และต่อมา เมื่อสารสนเทศมีปริมาณเพิ่มมากขึ้น มีหลายรูปแบบ การใช้ประโยชน์ในหลาย วงการ ทั้งวงการธุรกิจ ภาครัฐ วิชาการและวิชาชีพต่างๆ ประกอบกับเทคโนโลยีสารสนเทศทำให้การจัดการ สารสนเทศมีความซับซ้อนมากยิ่งขึ้น การจัดการสารสนเทศเป็นทั้งการจัดการการผลิต รวบรวม จัดเก็บ และ การคน้ เพื่อใชไ้ ดอ้ ยา่ งสะดวก มีระบบท่ีมปี ระสิทธิภาพ และประสทิ ธิผล 4.1 ขอบเขตของการจัดการสารสนเทศ เป็นการใช้หลักของการจัดการเพื่อการจัดหา การจัดโครงสร้างการควบคุม การเผยแพร่และการใช้ สารสนเทศดำเนินงานตามข้ันตอนหรือกระบวนการท่ีเกยี่ วข้องอยา่ งมปี ระสิทธภิ าพ สารสนเทศท่ีนำมาจัดการ ในทน่ี ้หี มายถึง สารสนเทศทุกประเภทท้งั จากแหล่งกำเนิดภายในและจากภายนอกองค์การ จากแหลง่ ผลิตเพ่ือ การเผยแพร่ทั้งจากภาครัฐและเอกชน รวมท้ังแหล่งทรัพยากรในลักษณะข้อมูล ระเบยี นข้อมูล และแฟ้มข้อมูล ฐานข้อมลู และทรพั ยากรสารสนเทศรูปแบบต่างๆ ทงั้ สงิ่ พิมพ์ในรูปกระดาษ และสง่ิ พิมพอ์ ิเล็กทรอนิกส์ ที่ผลิต ข้นึ เพอื่ ประโยชน์ที่เกีย่ วข้องอาทิ ในการปฏิบัตงิ านตามหนา้ ทต่ี ่างๆ ของบคุ ลากร การจัดการสารสนเทศ ก็เพื่อ จัดเข้าระบบ เพิ่มคุณค่า คุณภาพ เพื่อการใช้ และความปลอดภัยของสารสนเทศ เกี่ยวข้องกับกระบวนการ จดั การสารสนเทศ และปจั จัยสำคญั ของการจัดการสารสนเทศ ดงั น้ี กระบวนการจัดการสารสนเทศ ถ้าพิจารณาตามกระบวนการที่เกี่ยวข้อง ประกอบด้วยการรวบรวม สารสนเทศ การจัดหมวดหมู่สารสนเทศ การประมวลผล และการบำรุงรักษา ดังนี้ (สมพร พุทธาพิทักษ์ผล 2546: 16-17)

8 - การรวบรวมสารสนเทศ (collecting) เป็นการรวบรวม จัดเก็บสารสนเทศในรูปกระดาษหรือส่ือ อิเล็กทรอนิกส์จากแหล่งต่างๆ ทั้งภายในและภายนอกองค์การ ในการรวบรวม เป็นกำหนดเกณฑ์ หรือแนว ปฏบิ ัตวิ า่ สารสนเทศใดจำเป็นต้องรวบรวม และคดั เลอื กนำเข้าสู่ระบบการจัดการสารสนเทศ การนำเขา้ สูร่ ะบบ มีวิธีการดำเนินการต่างๆ เช่น การแปลงสารสนเทศที่อยู่ในรูปแอนะล็อกให้อยู่ในรูปดิจิทัลโดยวิธีการพิมพ์ เปน็ ต้น - การจัดหมวดหมู่ (organizing) เป็นการนำสารสนเทศที่ได้รวบรวมและนำเข้าสู่ระบบมาจัด หมวดหมู่เพื่อการใช้ประโยชน์ การจัดหมวดหมู่เนื้อหาครอบคลุมการจัดทำดรรชนี (indexing) การจำแนก ประเภท (classifying) รวมทั้งการจัดทำลิงค์เพื่อเชื่อมโยงจุดเข้าถึงข้อมูลจากแหล่งต่างๆ เช่น จากฐานข้อมูล ขององค์การเพ่อื ให้ผู้ใชส้ ามารถเข้าถงึ สารสนเทศได้ - การประมวลผล (processing) เป็นการค้นหาและเข้าถึงทรัพยากรสารสนเทศที่ได้รวบรวมและ จัดเก็บไว้ เพื่อจัดกลุ่ม จัดเรียง สรุปและวิเคราะห์ตามความต้องการ โดยการจัดเก็บทรัพยากรสารสนเทศอาจ รวบรวมจากแหล่งต่างๆ เช่น หนังสือ ตำรา เอกสาร หรือสารสนเทศจากระบบสารสนเทศ อาทิ ระบบ สารสนเทศด้านการตลาด ฐานข้อมูลบุคลากร การประมวลผลเป็นการประมวลทรัพยากรสารสนเทศหรือ จากฐานข้อมูลในองคก์ าร เป็นต้น - การบำรุงรักษา (maintaining) เป็นการนำสารสนเทศที่จัดการไว้กลับมาใช้ซ้ำ (reuse) เพ่ือ หลีกเลี่ยงการเก็บสารสนเทศเดียวกันหลายครั้งโดยไม่จำเป็น การปรับปรุงฐานข้อมูลทรัพยากรสารสนเทศให้ ทันสมัยและถูกต้องตรงตามระยะเวลา เพื่อให้ผู้ใช้ได้ใช้ทรัพยากรสารสนเทศที่ดีที่สุด รวมทั้งการประเมินค่า ของสารสนเทศเพื่อจัดเก็บ เอกสาร สารสนเทศในอดีตหรือท่ีสิ้นกระแสการปฏิบัติงาน แต่ยังมีคุณค่าในการใช้ เป็นหลกั ฐานอ้างอิง หรอื ในรูปของจดหมายเหตุ ปัจจัยสำคัญของการจัดการสารสนเทศ ในการจัดการสารสนเทศ ยังต้องคำนึงถึงปัจจัยสำคัญ 4 ด้าน คอื เทคโนโลยี คน กระบวนการ และการบริหารจัดการดงั นี้ (สมพร พุทธาพทิ กั ษ์ผล 2546: 12-16) เทคโนโลยี มุ่งเน้นเทคโนโลยีสารสนเทศ เป็นปัจจัยสำคัญในการจัดการด้านฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ คอมพิวเตอร์เพื่อการประยุกต์ในงานต่างๆ การจัดการเทคโนโลยีต้องสัมพันธ์กับการจัดการสารสนเทศ เพ่ือ เชื่อมโยงผู้ปฏิบัติงานในระดับต่างๆ ให้สามารถติดต่อ สื่อสารและเข้าถึงสารสนเทศทั้งภายในและภายนอก องค์การ เป็นการจัดการระบบคอมพิวเตอร์และเครือข่ายสนับสนุนการปฏิบัติงานของบุคลากร การบริหาร จัดการของผู้บริหารระดับต่างๆ การดำเนินงานตามกระบวนการทางธุรกิจ รวมทั้งสนับสนุนให้เกิดความคิด สรา้ งสรรคแ์ ละนวตั กรรมในงาน - คน ในฐานะองค์ประกอบของทุกหน่วยงาน เป็นปัจจัยสำคัญในการจัดการสารสนเทศ ครอบคลุม ทง้ั ผบู้ รหิ ารและผู้ปฏิบัติงานท่เี กย่ี วข้องกับการใชส้ ารสนเทศ การจัดการสารสนเทศ จึงควรสร้างวฒั นธรรมหรือ ค่านิยมของคนในการใช้สารสนเทศเพื่อประโยชน์ของสว่ นรวม หน่วยงาน และระบบงานเปน็ สำคญั โดยการยึด หลักคุณธรรม เช่น การไม่ใช้สารสนเทศเพื่อประโยชน์ส่วนตน การแบ่งปันสารสนเทศเพื่อประโยชน์ในการ ดำเนินงานของหน่วย ฝ่ายต่างๆ การควบคุมการเผยแพร่สารสนเทศไปยังผู้เกี่ยวข้องอันจะส่งผลต่อการ ดำเนินงานและภารกิจโดยรวม และร่วมกันหาทางแก้ไขปัญหาการใช้สารสนเทศอย่างสร้างสรรค์ เพื่อให้ ผู้ปฏิบตั งิ านทุกคนได้สารสนเทศที่มคี ณุ ภาพ ถกู ตอ้ ง เชอ่ื ถือได้และทันการณม์ าใชป้ ระกอบการปฏิบตั ิงาน - กระบวนการ เป็นปัจจัยสำคัญที่เกี่ยวข้องกับมาตรฐาน แนวปฏิบัติ วิธีการที่ใช้ในการจัดการ สารสนเทศ เช่น นโยบายการจัดการสารสนเทศ ระบบแฟ้มและดรรชนีควบคุมสารสนเทศ แผนการกู้ สารสนเทศเมอื่ ประสบปัญหา เป็นต้น รวมทั้งต้องมีการบำรงุ รกั ษา เช่น การปรับปรุงดรรชนคี วบคุมสารสนเทศ ใหอ้ ยู่ในสภาพการใชง้ านทีเ่ หมาะสม

9 - การบริหารจัดการ เป็นปัจจัยสำคัญของการจัดการสารสนเทศที่ดีและมีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะ การจัดการในระดับกลยุทธ์ ในการจัดการสารสนเทศจำเป็นต้องเข้าใจถึงภารกิจและวัตถุประสงค์ ของ หนว่ ยงาน จงึ จะสามารถพัฒนาระบบใหส้ อดคล้องและสนับสนุนภารกิจน้ันได้ โดยต้องได้รับการสนับสนุนจาก ผบู้ รหิ ารระดบั สงู อย่างจริงจัง ซ่ึงจะชว่ ยให้สามารถกำหนดทศิ ทางนโยบายทชี่ ัดเจน รวมทั้งการไดร้ ับทรัพยากร สนับสนุนในการดำเนินงานการจัดการสารสนเทศ เป็นการดำเนินงานกับสารสนเทศทั้งภายในและภายนอก องค์การ เพอ่ื สนับสนุนภารกิจขององคก์ ารในด้านตา่ งๆ โดยใช้หลักการจัดการ โดยเฉพาะเทคโนโลยีสารสนเทศ ดำเนินการตามกระบวนการ การรวบรวมสารสนเทศ การจัดหมวดหมู่สารสนเทศ การประมวลผล และการ บำรุงรักษา โดยคำนึงถงึ ปจั จยั สำคัญ 4 ดา้ น คอื เทคโนโลยี คน กระบวนการ และการบรหิ ารจัดการ การจัดการสารสนเทศยังครอบคลุมถึงการจัดการความรู้ จากช่วงปลายทศวรรษ 1990 การแข่งขัน และการพัฒนาประสิทธิภาพและประสิทธิผลของหน่วยงาน องค์การต่างๆ ทำให้เกิดการแสวงหา การเห็น คุณค่าของความรู้ ทั้งความรู้เด่นชัดท่ีเป็นความรู้ในรูปแบบที่เป็นเอกสาร ตำราวิชาการ คู่มือปฏิบัติงาน มีการ รวบรวมและประมวลไว้เป็นหมวดหมู่ เป็นระบบ และความรู้ซ่อนเร้นหรือความรู้ฝังลึก ที่แฝงอยู่ในตัวคน ใน สติปัญญาของแต่ละบุคคลหรือกลุ่มงาน เป็นประสบการณ์ที่สั่งสมมายาวนาน เป็นภูมิปัญญานับได้ว่าความรู้ ต่างๆ ของบุคลากรเปรียบได้กับทุนทางปัญญา (intellectual capital) การนำความรู้จากบุคคลหรือกลุ่มงาน มาใช้ประโยชน์แก่หน่วยงานจึงต้องมีการจัดการอย่างเป็นระบบ เป็นการจัดการความรู้ วงการวิชาการด้าน สารสนเทศจงึ มีการกำหนดความหมายของการจดั การความรไู้ วด้ งั น้ี การจัดการความรู้ หรือ เคเอ็ม (Knowledge Management — KM) หมายถึง การมุ่งรวบรวม ประมวลและจัดความรู้ เพื่อสร้างสภาพแวดล้อมที่เอื้อต่อการสร้างและการแบ่งปันความรู้ระหว่างบุคลากร เหล่านั้น อันก่อให้เกิดการเรียนรู้และท้ายสุดนำไปสู่ประโยชน์ต่อองค์การ (สมพร พุทธาพิทักษ์ผล 2546: 30) โดยสรปุ การจดั การความรู้จึงเป็นกระบวนการในการมุ่งรวบรวม ประมวล และจดั การความรู้ทั้งความรู้เด่นชัด และความรซู้ ่อนเร้นหรอื ความร้ฝู งั ลกึ เพ่ือสรา้ งสภาพแวดลอ้ มท่เี ออื้ ต่อการสรา้ งและการแบ่งปนั ความรรู้ ะหว่าง บุคลากร อันกอ่ ให้เกิดการเรียนรู้ และทา้ ยสุดนำไปสูป่ ระโยชนใ์ นการขับเคล่ือนประสทิ ธิภาพการดำเนินงานต่อ องคก์ ารน้ันๆ การจดั การสารสนเทศอย่างมปี ระสิทธิภาพ ความต้องการที่จะปรับปรุงการจัดการสารสนเทศเป็นที่สนใจในหลายๆ องค์กร โดยอาจถูกผลักดัน จากหลากหลายปัจจัย ไม่ว่าจะเป็น ความต้องการที่จะปรับปรุงประสิทธิภาพของกระบวนการทางธุรกิจ การ ปรับปรุงเพื่อให้ถกู ต้องตามกฎระเบียบท่ีวางไว้ รวมถึงความตอ้ งการท่ีจะเปดิ ใชบ้ ริการใหมๆ่ ในหลายกรณี การ จัดการสารสนเทศ หมายถึง การนำเอาเทคโนโลยีใหม่ๆ มาใช้ เช่น ระบบจัดการเนื้อหาหรือเอกสาร ระบบ คลังข้อมูล ระบบเว็บไซด์ทา่ โครงการเหล่าน้ีน้อยรายทีจ่ ะประสบความสำเร็จ การสร้างการจัดการสารสนเทศ ทม่ี ปี ระสิทธิภาพนนั้ ไมใ่ ช่เรอ่ื งง่าย มหี ลายประเด็นตอ้ งคำนงึ ถงึ เชน่ การเชอื่ มตอ่ ระบบต่างๆ เข้าดว้ ยกนั ความ ต้องการทางธุรกิจที่หลากหลาย รวมถึงความซับซ้อนของโครงสร้างและวัฒนธรรมองค์กร ปัจจัยที่นำไปสู่ ความสำเรจ็ ของโครงการการจัดการสารสนเทศ ตอ้ งมีแบบแผนและหลักการท่ีสามารถนำไปใช้เป็นแนวทางใน การวางแผนและพัฒนาระบบได้ การจัดการสารสนเทศ เป็นคำกว้างๆ ที่ครอบคลุมระบบและกระบวนการ ทั้งหมดในองค์กรที่ใช้ในการสร้างและใช้งานสารสนเทศในองค์กร ในเชิงเทคโนโลยีการจัดการสารสนเทศ ประกอบดว้ ยระบบต่างๆ (ศักดา, 2550) ดังต่อไปน้ี การ จัดการ เน้ือหาใน เว็บไซต์ (web content management – CM) · การจดั การเอกสาร (document management – DM) · การจดั การด้านการจัดเก็บบันทกึ (records management – RM)

10 · โปรแกรมจดั การทรพั ย์สินดิจทิ ลั (digital asset management – DAM) · ระบบการจดั การเรียนการสอน (learning management systems – LM) · ระบบการจัดเนือ้ หาการสอน (learning content management systems – LCM) · ความรว่ มมือ (collaboration ) · การค้นคืนสารสนเทศในองค์กร ( enterprise search) · และอื่นๆ การจัดการสารสนเทศนั้นไม่ได้เน้นแค่เพียงเรื่องของเทคโนโลยีที่สำคัญไม่แพ้กันคือกระบวนการทาง ธุรกิจและการปฏิบัติที่จะวางรากฐานการสร้างและการใช้งานสารสนเทศ รวมทั้งยังเกี่ยวพันถึงตัวสารสนเทศ เองด้วย ไม่ว่าจะเป็น โครงสร้างของสารสนเทศ คำอธิบายข้อมูล คุณภาพของเนื้อหา ฯลฯ ดังนั้น การจัดการ สารสนเทศ จึงประกอบด้วย คน กระบวนการ เทคโนโลยี และเนื้อหา ซึ่งแต่ละหัวข้อต้องถูกระบุรายละเอียด ใหช้ ัดเจน การจดั การสารสนเทศจงึ จะประสบความสำเร็จ