2

ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส บทที่ 3 INFOMA : WebFlow การใชง านเอกสาร 3. หากสรางตน แบบกลมุ ผูรับไว กดปมุ ผใู ชสามารถดรู ายละเอียดวา สง ถึงใครบาง โดยเลอื กชอ่ื กลมุ แลว กดปมุ ดรู ายละเอียด ดังภาพ Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.3-23

ระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส บทที่ 3 INFOMA : WebFlow การใชงานเอกสาร  เร่ืองและรายละเอียด ดึงขอ มลู จากระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส ผใู ชส ามารถพิมพแ กไ ข หรือลบได เชน ไมตองการแสดงบนั ทกึ งานไปกับ message ของ e-mail ก็ลบท้ิงได  ขอ ความ ผใู ชสามารถพมิ พขอความเพ่ิมเติมได เปน สวน message ของ e-mail  เอกสารแนบในระบบ เปน attachment ของ e-mail ผใู ชส ามารถเลอื กไมส ง attachment ได โดยต๊ิกออก  เม่ือกรอกขอ มลู เรียบรอยแลว สามารถสง หรือเลือกเก็บรูปแบบกลุมผูรบั ได สาํ หรับเรียกใชในภายหลัง  กดสง เพ่ือสง e-mail  กด บนั ทกึ รูปแบบกลุม ผูรับ E-mail เพอื่ บนั ทึกเกบ็ ไว ระบบจะใหต ้ังชอ่ื กลุม  กรณกี ด บันทกึ รูปแบบกลุมผรู บั E-mail ระบบจะยงั ไมส ง e-mail ให ใหผ ใู ชเลอื กปมุ ตน แบบ แลวเลอื ก ช่ือกลมุ ที่สรา งไวมาเพอ่ื สง e-mail ตอไป Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.3-24

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส บทที่ 3 INFOMA : WebFlow การใชงานเอกสาร การปด งาน เอกสารเร่ืองทไ่ี ดดาํ เนนิ การเสร็จเรียบรอ ยแลว หรอื สง ไปยงั หนวยงานอืน่ ๆ ท่เี กยี่ วของดําเนินการ โดยไมเกี่ยวขอ งกบั หนว ยงานของผใู ชแลว ผูใชสามารถส่ังปดงานได โดยเลือกเรอื่ งที่ตองการปด กดลกู ศรที่ เลขทะเบียนจะเขาไปท่หี นา จอรายละเอียด ปด งาน กดปุม ปดงาน ระบบจะแสดงรายละเอยี ดเบ้ืองตนใหผใู ชทราบ จากนัน้ กดปุม ตกลง เพื่อยนื ยันการ ปดเรือ่ ง ระบบจะแสดงขอ ความแจง ดังภาพ หมายเหตุ ระบบจะเปลย่ี นสัญลักษณจ ากเดมิ เปน รปู ซองจดหมายกับเครอ่ื งหมายถกู สําหรบั เร่อื งท่ปี ดงานไปแลว ผใู ชสามารถนาํ มาดาํ เนินการตอ ไดตามปกตเิ ชน บันทกึ การทํางาน, แกไขรายละเอยี ด รวมท้ังเรียกมาเพอื่ สงตอไปยงั หนวยงานอ่ืนได Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.3-25

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส บทที่ 3 INFOMA : WebFlow การใชงานเอกสาร การตรวจสอบงาน การตรวจสอบตามลักษณะนห้ี มายถงึ หนว ยงานหรอื ผูใชตองการระงบั เรื่องไวก อน โดยทไ่ี มตอ ง สง ไปยังหนว ยใดๆเพ่ือตรวจสอบเอกสารใหถกู ตองชัดเจนอกี ครง้ั ในกรณีนี้ผูใชตองทาํ สัญญาลกั ษณเ พอื่ ตรวจสอบเรอื่ งหรือส่ังระงับเรือ่ งทง้ั หมดไวก อนโดยผูใชเลอื กเร่อื งท่ี ตองการตรวจสอบแลว ใหกดลกู ศรช้ีลงท่ีเลขทะเบยี นจะเขาไปท่ีหนา จอรายละเอียด ตรวจสอบเอกสาร จากนนั้ กดปมุ ตกลง เร่อื งทีเ่ ลือกจะไมส ามารถ แกไ ข สงตอ หนวยงานใดๆ ได จนกวาผใู ชจะส่ัง สน้ิ สุดการตรวจสอบเรื่อง โดยสังเกตสถานะของเรอ่ื งทีส่ ่ังตรวจสอบ เปน สญั ลักษณ ( ) เรม่ิ ตนตรวจสอบ ทุกหนวยงานที่เกี่ยวขอ งกบั เอกสาร สามารถสง่ั ตรวจสอบเอกสารได Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.3-26

ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส บทท่ี 3 INFOMA : WebFlow การใชงานเอกสาร สนิ้ สดุ การตรวจสอบ เมือ่ การขอตรวจเอกสารเสร็จส้นิ แลว กอ นท่ีผใู ชจะดําเนินการใดๆ ตอเอกสารเร่ืองนั้นผใู ชจะตอ งทาํ การ สิน้ สุดการตรวจสอบเสียกอนจึงจะดาํ เนินการได ผูใชเ ลอื กเรื่องท่ีมีดาวสเี ขยี ว จากน้นั คล๊ิกท่ีปมุ สิ้นสดุ การตรวจสอบ ระบบจะแสดงภาพมาทหี่ นา สน้ิ สุดการตรวจสอบ กดปุม สิน้ สดุ การตรวจสอบ และตอบ ตกลง เพ่ือยืนยันการยุตกิ ารตรวจสอบเอกสารระบบจะ เปล่ียนเรอื่ งเปน สถานะเดมิ กอ นการสัง่ ตรวจสอบ และสามารถดําเนนิ การใดๆตอเร่อื งน้ันไดตามปกติ Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.3-27

ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส บทที่ 3 INFOMA : WebFlow การใชงานเอกสาร การยกเลกิ เอกสาร กรณที ่ีผใู ชไดด ําเนนิ การสรา งเร่ืองเอกสารเขา ระบบแลว แตต องการสัง่ ยกเลกิ เรื่อง ซ่ึงผูที่สามารถ ส่งั ยกเลิกเรื่องได จะตองเปนหนว ยงานที่สรางเอกสารเร่อื งน้เี ทานัน้ สวนหนว ยงานอน่ื ๆที่รบั เรื่องตอ จะไม สามารถส่ังยกเลกิ เรอื่ งนไ้ี ด การยกเลิกเร่ืองระบบจะสั่งยกเลกิ ใหทุกหนว ยงานท่ีเกย่ี วขอ งกบั เอกสารโดยอัตโนมตั ิ ซง่ึ การยกเลิก เอกสารเรื่องนี้ จะไมถ กู ลบออกจากระบบโดย ผใู ชต ลอดจนผทู ่เี กีย่ วของ ยังสามารถคน หารและตรวจสอบเร่ือง ไดแตจ ะไมสามารถสง่ั การใดๆไดอีกในการยกเลกิ เอกสารตน เรื่อง กดปุม ยกเลิกเอกสาร ยกเลิกเอกสาร จากนั้นตอบ ตกลง เพ่ือเปน การยืนยันการยกเลิก จากน้นั ระบบจะทาํ การตรวจสอบขอ กําหนดกอ น การยกเลิกเชน ผูทสี่ ่งั ยกเลิกเปนเจา ของเร่ืองหรอื ไม หากเปน ผสู รางเรือ่ งระบบจะดําเนินการให โดยเปลีย่ น เคร่ืองหมาย เปน หามดําเนนิ การ สว นกรณีทไี มใชตนเรื่อง ระบบจะแจง ขอความใหทราบ และไมอนุญาตใหส่ังยกเลกิ Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.3-28

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส บทท่ี 3 INFOMA : WebFlow การใชง านเอกสาร การลบเอกสาร ผูใชสรา งเอกสารเขา ในระบบ ภายหลงั ไมตอ งการเรือ่ งนี้ และตองการลบเอกสารออก จากระบบ ซงึ่ ในการสัง่ ลบ จะตา งจากยกเลกิ ตรงทีเ่ อกสาร หรอื เรอื่ งท่ตี อ งการลบจะตอง ยังไมถกู สงไป หนว ยงานอ่ืน (เรื่องท่ีสรางข้ึน หรือ บันทกึ ใหม ยังอยูเฉพาะหนว ยงานตนเองเทานั้น) หากสงไปแลว จะไม สามารถลบได ระบบจะอนญุ าตเพียงส่ังยกเลิกเร่ืองเทา น้นั ผูใ ชเ ลือกรายการท่ีตอ งการลบ จากนน้ั กดปมุ ลบเอกสาร ในหนารายละเอยี ด ลบเอกสาร การลบเอกสารออกจากระบบน้ีจะไมส ามารถเรียกคน หรอื ดูรายละเอียดเอกสาร ตดิ ตาม ขน้ั ตอนการทาํ งานใดๆ ทเ่ี กีย่ วกับเอกสารน้ีไดอีก ผูใช ซ่งึ เปน เจา ของเรอ่ื ง ตอบ ตกลง เพือ่ ยืนยันการลบ เอกสารออกจากระบบ Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.3-29

ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส บทที่ 3 INFOMA : WebFlow การใชงานเอกสาร การยมื คนื เอกสาร กรณีที่มีการขอยืม-เรอื่ ง ระหวางหนว ยงาน หรือบคุ คลมาขอยืม ระบบสามารถบนั ทึกรายการของผู ยมื ได ( ไมใชเ ปน การสง เอกสาร) ผใู ชเลือกเรื่องคลิกเมาสท ีป่ มุ ยืมคนื ยมื คนื ระบบจะแสดงหนาจอการยมื คนื ซงึ่ ผูใชสามารถบันทึกขอมลู การยืมคนื เร่อื งได โดยกดทอี่ ักษร A, E หรือ D เริ่มการยืมคืนเอกสาร การเพมิ่ ขอมูลการยมื ผูใชต องการเกบ็ รายละเอียดการยมื โดยกดท่ีอักษร A (ADD) ระบบจะใหผ ูใชป อนรายละเอยี ด บันทกึ ขอมูลการยืมเอกสาร รายละเอยี ดการปอน ขอมูล วนั ท่ียืม : ระบบจะแสดงวนั ปจจบุ ันใหก อ น หากตอ งการเปลี่ยนสามารถกดเลอื กวนั ท่ไี ด จากปุมดานทา ย ชอื่ ผยู มื : ผใู ชปอ นชอื่ ผมู ายืมเอกสาร สังกัดหนวยงาน : ปอ นชื่อหนวยงาน หรอื เลือกชือ่ หนวยงาน ดวยกดปุมดา นทายและเลอื กชอ่ื หนวยงาน วนั ท่ีจะคนื : เปน วนั ท่สี ําหรบั คาดวา จะคืนเทาน้นั วนั ทค่ี นื : สําหรบั ปอ นวันท่ี คืนเอกสาร โดยขั้นตอนการยืมไมตองปอ น เวน วา งไว หมายเหตุ : ปอ นขอ มูลเพิ่มเติม จากนน้ั กดปุม ตกลง เพือ่ ยืนยัน การยมื ระบบจะกบั มาหนาจอรายละเอยี ดการยมื คนื เอกสาร ใหผใู ชตรวจสอบความถูกตองอีกคร้ัง Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.3-30

ระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส บทที่ 3 INFOMA : WebFlow การใชง านเอกสาร ปรบั ปรงุ ขอ มลู การยมื หรือ การคืนเร่อื ง ผใู ชเลือกรายการทต่ี อ งการแก หรือทาํ คืนเร่อื ง โดยกดที่อักษร “E” (EDIT) หนา รายการท่ีตอ ง ปรับปรงุ ระบบจะแสดงรายเอยี ด ผูใ ชส ามารถปรบั ปรงุ การ หรอื ปอนวนั ทคี่ ืน กดตกลง เพ่ือยนื ยันการ ปรบั ปรุง การลบรายการยมื คืน ผูใ ชเลอื กรายการทต่ี องการลบ โดยกดทอ่ี ักษร “D” (DELETE) หนา รายการท่ีตองการ กดปุม ตกลง ยืนยันการลบขอมลู การยืมเอกสาร Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.3-31

ระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส บทท่ี 4 INFOMA : WebFlow คาํ ส่ังพิเศษ คาํ สงั่ พเิ ศษ ในการทาํ งานเอกสาร หากตองการสง เอกสาร หรอื ปด งานเปน ชดุ (มากกวา 1 รายการ) แทนที่จะเขา หนา รายการเอกสารและกดทเี่ ลขทะเบียนเพอื่ ส่งั การ ผใู ชสามารถเขา มาทีห่ นา หลกั และใชเ มนูคาํ สงั่ พิเศษได เมื่อผูใ ชงานกดเมาสท ค่ี ําส่ังพิเศษ จะพบเมนูการทาํ งาน 5 รายการ คอื Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved Ch.4-1

ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส บทที่ 4 INFOMA : WebFlow คําส่ังพิเศษ  สง งานตามเลขทะเบียน สาํ หรับสงงานครั้งละหลายเรือ่ งได  ปดงานตามเลขทะเบยี น สําหรับปดงานครัง้ ละหลายเรอื่ งได  คาํ เหมอื น สาํ หรบั กาํ หนดคาํ ศัพทควบคุม เพือ่ ประโยชนใ นการคนหา  พิมพรายงานสถิติ สําหรบั พมิ พผ ลการทํางานเอกสาร เชน - สถติ ิการสรา งเอกสาร - สถติ ิสถานะเอกสาร - สถติ ิการดําเนนิ งานเอกสาร - สถิติการรับ-สงเอกสาร  พิมพร ายงาน KPI เมนูนี้มีไวส ําหรับการพมิ พร ายงานสถติ ิ เก่ยี วกบั - รายงานการรับ-สง เอกสาร - ระยะเวลาดาํ เนินงานเอกสาร - รายงานเชิงวเิ คราะห Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved Ch.4-2

ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส บทที่ 4 INFOMA : WebFlow คาํ สัง่ พเิ ศษ 1. สง งานตามเลขทะเบยี น เปน เมนสู าํ หรบั เลือกเรอื่ งที่ตองการสงครั้งละหลายเรอ่ื ง เพ่ือสง ไปปลายทาง เดยี วกนั ซ่งึ ในการสงครัง้ นจี้ ะเปนท่เี ดียว หรือ หลายท่ีก็ได มีวธิ กี ารสงงานดงั น้ี  ผูใ ชงานเลอื กประเภทเอกสาร  ใสเลขทะเบียนท่ตี องการ โดยใสเ ลขทะเบียนเปน ชว ง เชน 1-5 หรือใสทลี ะเลขในชอง ดังตัวอยา ง  เลือกหนว ยงานผรู ับเชน การสง งานปกติ โดยการเลอื กหนวยงานแลว กดปมุ ยา ยเขา , คน หา หรอื เลอื กจาก กลุม ผรู บั ทสี่ รา งไว  กดปมุ ยืนยนั สง เมอ่ื ตองการสง งาน หรอื ถา ไมต องการสงงานใหก ดปมุ ยกเลกิ  เมอ่ื สงงานเรยี บรอ ยแลว ระบบจะทาํ การแจง ขอ ความดงั ภาพ ใหผูใชงานกดปุม OK ระบบจะกลับมาที่หนาสง งานตามเลขทะเบยี นเหมอื นเดิม Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved Ch.4-3

ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส บทที่ 4 INFOMA : WebFlow คาํ สั่งพิเศษ 2. ปด งานตามเลขทะเบยี น สําหรับใหผูเ ลอื กเรื่องคร้งั ละหลายเรอ่ื ง และสงปดงานในคร้งั เดยี ว ใหผูใชง านเลือก ประเภทเอกสาร หรอื ใสว ันที่ และใสเ ลขทะเบียนที่ตองการ จากนั้น กดปุม ตกลง เม่อื ตอ งการปดงาน หมายเหตุ ¾ การสง งานหรอื การปด งานทุกครั้ง จะตอ งเลือกประเภทเอกสารกอ น วาเปนเอกสารประเภทใด และตอ ง กาํ หนดเลขทะเบียน หากไมกรอก ระบบจะแสดงขอความ ดังภาพ ถาไมไดเลือกประเภทเอกสารกอ น ระบบจะมีขอความเตือนใหเ ลอื กประเภทเอกสารกอ นทกุ ครงั้ ประเภทเอกสารแบง ออกเปน 3 ประเภทหลักใหเ ลือก คือ เอกสารรบั เขา, เอกสารสงภายใน, เอกสาร ภายนอก และมเี อกสารพเิ ศษอ่ืนๆ (หากที่ตะกรา งานมีเพมิ่ ) เชน คําสั่ง - เอกสารรับเขา หมายถงึ เอกสารทไ่ี ดทาํ การลงทะเบยี นรับเขา หรอื รบั On Line จากหนวยงานอื่น - เอกสารสงภายใน หมายถึง เอกสารที่สรา งขนึ้ เอง จากการสรางเอกสารสง ภายใน - เอกสารภายนอก หมายถงึ เอกสารท่ีสรางสงออกไปภายนอก จากการสรางเอกสารสงภายนอก ¾ การสง งาน หรือ การปดงานโดยการใชโ ปรแกรมในสงนเ้ี ปนเคร่ืองมอื ชว ยใหผใู ชทาํ งานใหรวดเรว็ ขึน้ เทานัน้ ซึ่งผลของการใชง านเหมือนกบั การสง งาน หรอื ปด งานตามปกติ (สง หรือปดงาน ครงั้ ละ 1 เร่ือง Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved Ch.4-4

ระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส บทท่ี 4 INFOMA : WebFlow คาํ สงั่ พิเศษ 3. เมนูคําเหมอื น ผูใ ชสามารถกําหนดใหค นหาคาํ ทต่ี องการไดสําหรับการคนหาเอกสารในเมนู คนหาปญ หาสวน ใหญข องการคน หาเอกสาร หรอื การติดตามงาน เนือ่ งจากการสืบคน ใสขอ ความท่ีไมต รงกบั ขอ มูลท่บี นั ทึกใน ระบบ ทง้ั นอี้ าจเกิดจากความผดิ พลาดทง้ั ของผสู ราง และของผคู นขอมูล เนือ่ งจากผคู น และผูบ นั ทึกขอมูลอาจ ไมใชคนเดียวกนั หรือผบู ันทึกขอ มลู อาจใสข อ มูลในแตล ะครง้ั ไมเ หมอื นกัน เชน บรษิ ัทเทเลคอมเอเชีย จาํ กัด ผูบันทกึ ขอ มูลบันทกึ คาํ วา บ.เทเลคอมเอเชีย, Telecom Asia, TA ลงในระบบ ผสู บื คนขอ มลู ใชคาํ วา บรษิ ทั เทเลคอมเอเชยี ดังน้ัน ผลทีไ่ ดจากการสบื คน ขอ มูลจึงไมต รงกับความตองการของผูค น เมนูคาํ เหมือน เปนเมนทู ่บี ันทกึ ขอ มูลสําหรับคําทีม่ ีความหมายในทาํ นองเดียวกัน หรอื คําที่สามารถใชแทนกนั จึงชว ยใหผูบ นั ทกึ ขอ มลู และผูสืบคน ขอ มูลสามารถส่ือความหมายไดต รงกันมากข้นึ วิธกี ารสรา งชดุ คําเหมือน ทําไดโ ดยหลกั การแนบเอกสารแนบในเอกสาร คอื ใช A (Add) แกไ ขชดุ คําเหมอื น ใช E (Edit) หรอื ลบชุดคําเหมือน ใช D (Delete) Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved Ch.4-5

ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ ส บทที่ 4 INFOMA : WebFlow คาํ ส่งั พเิ ศษ 4. พมิ พร ายงานสถิติ เมนูนี้มไี วส ําหรับการพมิ พรายงานสถติ ิ เกยี่ วกบั - สถิติการสรา งเอกสาร - สถิตสิ ถานะเอกสาร - สถิตกิ ารดําเนินงานเอกสาร - สถิตกิ ารรับ-สงเอกสาร  สถติ ิการสรางเอกสาร สาํ หรับสรา งรายงานสถิตกิ ารสรา งเอกสารของหนวยงานผใู ช ผใู ชส ามารถเลือกชอื่ ผูใชเ พื่อสรา งสถติ กิ ารสรางเอกสารแตละประเภท (เอกสารรบั เขา สรา งสงภายใน และสรา งสงภายนอก) เปน รายบุคคล หรือเลือกทุกคนในหนว ยงานได จากน้นั กาํ หนดชว งวันที่ท่ีตองการ และเลือกรูปแบบรายงาน โดยหาก เลือกรปู แบบ INFOMA: WebReport ผูใชจ ะตอ งติดตัง้ โปรแกรม INFOMA: WebReport กอ น (สามารถ download ไดจ ากหนาหลัก เมนู ติดตั้งโปรแกรม) กรอกวันท่ี หรือ เลอื กวนั ที่จากปฏทิ ิน เม่อื กาํ หนดเง่ือนไขของขอ มลู ที่ตองการแลว กดปุมตกลง ระบบจะแสดงรายงานออกมา ซงึ่ ผใู ชสามารถส่งั พิมพไ ด โดยปุมเครอ่ื งพิมพ ดังภาพ Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved Ch.4-6

ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส บทท่ี 4 INFOMA : WebFlow คาํ สัง่ พเิ ศษ  สถติ ิสถานะเอกสาร สาํ หรบั สรา งรายงานสถิติการทํางานเอกสาร ตามสถานะเอกสาร (ระหวางดําเนินการ สง ปด ฯลฯ) ผใู ชส ามารถกําหนดเง่อื นไขชวงวันท่ีเอกสารที่ตองการ และเลือกรูปแบบรายงานได โดยหากเลอื กรปู แบบ INFOMA: WebReport ผูใชจ ะตองติดต้ังโปรแกรม INFOMA: WebReport กอ น (สามารถ download ไดจากหนาหลกั เมนู ตดิ ต้ัง โปรแกรม) กรอกวนั ที่ หรือ เลือกวันทจ่ี ากปฏทิ ิน เมื่อกาํ หนดเงอ่ื นไขของขอมูลที่ตอ งการแลว กดปมุ ตกลง ระบบจะแสดงรายงานออกมา ซึง่ ผูใชสามารถสัง่ พิมพได โดยปมุ เครือ่ งพมิ พ ดังภาพ Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved Ch.4-7

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส บทที่ 4 INFOMA : WebFlow คาํ สงั่ พเิ ศษ  สถติ ิการดําเนนิ งานเอกสาร งานใดที่กาํ หนด วนั ทดี่ ําเนินการแลว เสร็จในรายละเอยี ดเอกสาร ระบบจะนาํ มา คาํ นวณเพ่ือวัดผลวา ดาํ เนนิ การเสรจ็ ทันกาํ หนดหรอื ไม โดยแสดงเปน จํานวนเอกสาร ผูใชสามารถสรางรายงานสถิติ เอกสารเชนนีไ้ ดจากปุมสถติ กิ ารดาํ เนนิ งานเอกสาร โดยกําหนดชว งวนั ทเ่ี อกสาร และเลือกรปู แบบรายงานท่ีตองการ โดยหากเลอื กรูปแบบ INFOMA: WebReport ผใู ชจ ะตองติดตงั้ โปรแกรม INFOMA: WebReport กอน (สามารถ download ไดจ ากหนาหลัก เมนู ตดิ ต้งั โปรแกรม) กรอกวันที่ หรอื เลอื กวันท่ีจากปฏทิ ิน เมอ่ื กาํ หนดเงอ่ื นไขของขอมลู ท่ีตอ งการแลว กดปุมตกลง ระบบจะแสดงรายงานออกมา ซ่ึงผูใชส ามารถส่ัง พิมพได โดยปุมเคร่ืองพิมพ ดังภาพ Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved Ch.4-8

ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส บทท่ี 4 INFOMA : WebFlow คาํ ส่งั พเิ ศษ  สถติ กิ ารรบั -สงเอกสาร สถิตกิ ารลงรบั -สรา งเอกสาร สรางไดจ ากปมุ สถติ ิการสรา งเอกสาร สาํ หรบั เอกสาร อืน่ ๆ ทก่ี ดลงทะเบยี นรับ online เขามาในตะกรา งาน และการสงเอกสาร (เอกสารทีล่ งรับเอง-กดรับ, สรา งสงภายใน, สรา งสง ภายนอก) สามารถสรางรายงานสถิติ ไดเ ชน กนั โดยใชปมุ สถติ ิการรับ-สง เอกสาร ผใู ชกาํ หนดเง่ือนไขการคาํ นวณขอ มูลสถติ ิ เชน กาํ หนดผใู ชง านในตะกรา งาน หรือเลอื กทุกคนในตะกรา งาน กาํ หนดชว งวนั ที่เอกสารท่ตี อ งการ และเลอื กรูปแบบรายงาน โดยหากเลอื กรูปแบบ INFOMA: WebReport ผูใช จะตอ งตดิ ต้ังโปรแกรม INFOMA: WebReport กอ น (สามารถ download ไดจ ากหนา หลัก เมนู ตดิ ตั้งโปรแกรม) กรอกวันท่ี หรือ เลอื กวันที่จากปฏทิ ิน เม่ือกําหนดเง่อื นไขของขอมลู ท่ีตองการแลว กดปุมตกลง ระบบจะแสดงรายงานออกมา ซ่ึงผูใชส ามารถสั่ง พมิ พไ ด โดยปมุ เคร่อื งพมิ พ ดังภาพ Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved Ch.4-9

ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส บทที่ 4 INFOMA : WebFlow คําส่งั พิเศษ 5. พิมพรายงาน KPI เมนนู ี้มไี วสําหรับการพิมพรายงานสถติ ิ เกี่ยวกับ - รายงานการรับ-สงเอกสาร - ระยะเวลาดาํ เนนิ งานเอกสาร - รายงานเชิงวเิ คราะห  รายงานการรับ-สง เอกสาร เปน รายงานท่คี าํ นวณเวลาท่ใี ชในการดาํ เนินงาน นบั ตัง้ แตเ วลาลงรบั เอกสาร จนถงึ การปดงาน-สง งานของเอกสารแตละรายการ สามารถกําหนดเงือ่ นไขเอกสารทีต่ อ งการได เมอ่ื กดปุมตกลงแลว ระบบจะแสดงรายงานออกมาเชนนี้ Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved Ch.4-10

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส บทท่ี 4 INFOMA : WebFlow คาํ ส่ังพเิ ศษ  ระยะเวลาดําเนนิ งานเอกสาร เปน รายงานเอกสารรายการท่ีมีกําหนดระยะเวลาดาํ เนนิ การ โดยคาํ นวณ เวลาที่ใชในการดําเนินการ สามารถกําหนดเง่อื นไขรายงานทีต่ องการได เม่อื กดปมุ ตกลงแลว ระบบจะแสดงรายงานในรูปแบบดังน้ี Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved Ch.4-11

ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ ส บทที่ 4 INFOMA : WebFlow คําสงั่ พิเศษ  รายงานเชิงวิเคราะห คอื รายงานวเิ คราะหจ าํ นวนเอกสารทร่ี ับเขา ทม่ี กี ารสง งานตอ โดยนับเปนรอยละ และ วเิ คราะหความเรว็ ในการทาํ งาน (performance) เมือ่ กาํ หนดเงื่อนไขและตอบตกลง ระบบจะแสดงรายงาน ดังน้ี Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved Ch.4-12

ระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส บทท่ี 5 INFOMA : WebFlow การติดตามงาน การตดิ ตามเอกสาร/ ตดิ ตามการทาํ งาน การทาํ งานระบบสารบรรณ ในแตละข้ันตอน ที่ผูใชดาํ เนินการในข้ันตอนตา งๆ ระบบจะเกบ็ ขอมลู ประวตั ิของเร่ืองตามข้นั ตอนการดําเนนิ การตา งๆไว ผูใ ชสามารถตดิ ตามเอกสารไดจ ากหนา จอแสดงรายการ เอกสาร (เอกสารระหวา งดาํ เนินการ,เอกสารรอลงทะเบยี น,ทะเบียนงาน) หรอื จากหนา จอรายละเอียดเอกสาร หนาแสดงรายการเอกสาร ซ่งึ รายการเอกสารทแี่ สดง จะมาจากหนา จอ ทะเบียนงาน หรอื ทะเบียนคุมเอกสารประเภทตา งๆ ผลลัพธการคน หาเอกสาร ผใู ชสามารถกดท่ี เอกสารเลขที่ เพ่อื ติดตามการทํางานได ทกุ หนา จอ หรอื กดท่ี เลขที่เอกสาร ทีแ่ สดงบนหนา จอส่งั การตางๆ เชน บันทึกการทาํ งาน ,สง , ปดงาน,ตรวจสอบ, ยกเลกิ , ลบ เอกสาร เปนตน รายละเอยี ดเอกสาร Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.5 -1

ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส บทท่ี 5 INFOMA : WebFlow การตดิ ตามงาน กดทีเ่ ลขท่เี อกสาร จากหนา แสดงรายการเอกสาร หรอื จากหนารายละเอยี ด เม่ือกดที่เลขทเ่ี อกสารแลว ระบบจะ แสดงรายการใหผ ใู ช ทราบที่มา ทไ่ี ป หรอื ขั้นตอนการสงเอกสาร ตามลําดบั วนั ท่ีท่ีเกิดเอกสารโดยเรียงจากวนั ที่เกาไปวันที่ปจ จบุ ัน ที่ดําเนินการ ซ่ึงผใู ชสามารถกดดรู ายละเอียด เพ่มิ เติมไดอีก 4 แบบ คือ 2 123 4 หนาติดตามงานเอกสาร Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.5 -2

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส บทที่ 5 INFOMA : WebFlow การติดตามงาน 1 ดบู ันทึกการปฏิบัติงานในหนว ยงาน ระบบจะแสดงขอมูลการทํางานของหนวยงาน การลงรบั /สรา งเอกสาร – รบั ตน ฉบบั บันทึกงาน ดังตวั อยา ง 2 ดบู นั ทึกการปฏบิ ตั ิงาน หรือ กดทเี่ ลขท่ีเอกสาร ระบบจะแสดงขอมลู การทาํ งานใหท กุ ข้นั ตอนที่เอกสารผา น รวมท้ังการแกไ ขขอมูลเอกสารที่เกดิ ,บนั ทกึ การทํางาน ,บนั ทึกคําสัง่ การ ซ่ึงในการแสดงผลระบบจะแจง วันท่แี ละเวลา โดยเรียงลําดับเหตุการณทเี่ กิด กอ นหลัง รวมทั้งผดู ําเนนิ การในแตละเหตุการณ ดงั ตัวอยา ง Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.5 -3

ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส บทท่ี 5 INFOMA : WebFlow การตดิ ตามงาน 3 ดูบนั ทกึ แบบตาราง ระบบจะแสดงขอมูลการทาํ งานของหนวยงาน การลงรบั /สรา งเอกสาร – รับตน ฉบับ บันทกึ งาน ดบู ันทึกแบบตาราง 4 ดูบันทึกการปฏิบัตงิ าน หรอื กดท่วี ันที่สง/สรา งเอกสาร ระบบจะแสดงขอมูลการทาํ งานระหวา งหนว ยงานทรี่ ับ-สงเอกสาร ดังตวั อยา ง แสดงรายละเอียดการสง-รบั ตน ฉบับ และการทํางานของหนว ยงานน้นั ๆ Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.5 -4

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส บทที่ 6 INFOMA : WebFlow การดงึ กลับเอกสาร การดึงกลบั เอกสาร การสง เอกสารระหวา งหนว ยงาน หลังจากเสร็จสิน้ ขน้ั ตอนการสง ผูสง อาจทราบภายหลังกรณีที่สง เอกสารไปผิดหนว ยงาน ผสู ง สามารถดงึ เร่อื งกลบั มายงั หนว ยงานของตนเองได แตจะตอ งดึงเอกสาร คืนกลบั มา กอ นท่ีหนว ยงานผูร ับจะทาํ การลงรับเอกสาร และใหเ ลขทะเบียน การดึงกลับเอกสารผใู ช สามารถทาํ ได 2 วิธี คอื 1. ตรวจสอบรายการสงไดจากเมนู งานสงถึง ในหนา หลกั หนาหลกั หลังจากเลอื กหัวขอ ระบบจะแสดงรายการเรื่องท่สี งไปแลว ยังหนวยงานตา งๆ สงั เกตไดวาผใู ชอยูท่ีเมนรู ายการสงเอกสาร โดยแสดงเลขทะเบยี นรับของผูรับ สงั เกตวาหากเอกสาร 1 รายการสงถึงผรู บั หลายหนว ยงาน ระบบจะระบหุ นวยงานผรู ับทชี่ องเร่ือง Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.6-1

ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส บทท่ี 6 INFOMA : WebFlow การดงึ กลับเอกสาร 2. ใชเมนคู น หา > คนหางานสง ออก หนาคนหางานสงออก เพ่อื ติดตามสถานการรบั เอกสารไปดาํ เนินงานตอ หรอื เพอื่ ดึงเอกสารกลับ เม่อื กําหนดเงอ่ื นไขการคนแลว ระบบแสดงผลการคน หา โดยแสดงเปนรายการสงเอกสาร ผลการคน หารายการสง เอกสารออก สังเกตวาอยใู นmode การคนหา เลอื กหนว ยงานที่สถานะเปนรปู กระดาษ (ผรู บั ยงั ไมล งรบั เอกสาร) สวนรายการทม่ี เี ลขทะเบยี น หมายถงึ หนวยงานผูรับไดลงรบั เอกสาร รายการนัน้ ไปแลว (ไมส ามารถดึงกลบั ได) ผูใชก ดที่ รปู กระดาษ ในรายการท่ตี องการดึงกลบั ระบบจะแสดงหนาจอรายละเอียดเอกสาร Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.6-2

ระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส บทท่ี 6 INFOMA : WebFlow การดึงกลับเอกสาร เมอ่ื กดท่รี ูปกระดาษ แสดงหนา รายละเอียดเชน เดียวกบั การกดเลขทะเบียนกอน Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.6-3

ระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส บทท่ี 6 INFOMA : WebFlow การดงึ กลับเอกสาร จากนั้น กดปมุ ดึงกลับ กดตกลง เพ่ือดงึ กลบั เอกสาร กดปุม ตกลง เพือ่ ดึงกลบั เอกสาร ระบบจะแสดงขอความตอบรับดังภาพ หมายเหตุ เอกสารที่ดงึ กลับแลว ระบบจะลบรายการออกจากหนา จอรายการ งานสงถงึ พรอ มทัง้ ลบ รายการในหนา จอ เอกสารรอลงทะเบยี นทางดา นผูรบั ดว ย โดยหากดงึ เอกสารกลับ ท้งั ชุดการสง คร้ัง เดยี วกัน เชน สงเอกสาร วันที่ 10/11/2549 เวลา 10:25 จํานวน 10 หนวยงาน ดึงกลับ 10 หนวยงาน เอกสารของผใู ชจ ะกลับไปมีสถานะเอกสารเปน เอกสารระหวางดําเนนิ การ ใหผูใ ชไ ปเลอื กสง /ปดงานใหม Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.6-4

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส บทที่ 6 INFOMA : WebFlow การดึงกลับเอกสาร การตรวจสอบประวัติการดงึ กลับเอกสาร ผูใ ชสามารถตรวจสอบประวตั ิการดงึ กลับไดจากการตดิ ตามงาน ไดจ ากการตดิ ตามรายละเอียดการ รบั -สงเอกสาร โดยกดที่รายการผูสง หรือดูบันทกึ แบบตาราง ดังภาพ แสดงรายละเอยี ดการดึงกลับเอกสาร และชอื่ ผสู งเอกสารกอนการดึงกลบั Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.6-5

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส บทท่ี 7 INFOMA : WebFlow การจัดเก็บเอกสาร การจัดเกบ็ เอกสาร เม่ือผใู ชด าํ เนนิ การกบั เอกสารเรยี บรอ ยแลว (สง หรอื ปดงาน) สามารถนาํ เอกสารท่ีอยูในระบบสาร บรรณโอนเขาสูระบบจดั เก็บเอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกสได เพอ่ื สะดวกในการคน หาในภายหลงั ซึ่งผใู ชจ ะตองทําการ ปดงานใหเรยี บรอ ยกอ น (สงั เกตสัญลักษณร ูปซองเอกสารที่ปด แลว เปนสีเหลือง) จากภาพดานบน เปนการปดงานเรยี บรอ ยแลว จากนัน้ ใหผูใชกดท่เี ลขทะเบียนน้ันๆ เพือ่ เขาสู หนา จอรายละเอยี ด จากนัน้ ใหก ดปมุ เมนู จดั เก็บ จากนัน้ ระบบจะแสดงหนาจอโอนขอ มูลจากระบบงานสารบรรณเขาสูตูเ อกสาร ท่เี ปนใบปะหนา เอกสาร เพอ่ื ใหผ ูใ ชกรอกขอมลู ลงชอ งตาง ๆ Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.7- 1

ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส บทที่ 7 INFOMA : WebFlow การจดั เก็บเอกสาร หมายเหตุ ถา ผูใชทําการกดปมุ ตกลง โดยไมไดทําการเลือกแฟม เอกสาร ระบบจะมขี อความเตอื น ดงั นัน้ ผใู ชตอ งทาํ การเลือกแฟมเอกสารทกุ คร้ัง พรอมทงั้ กดปมุ ตกลง ระบบจะแจงขอ ความใหท ราบ วาไดโ อนขอมูลจากระบบงานสารบรรณเขา สูตเู อกสารเรียบรอยแลว Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.7- 2

ระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส บทที่ 7 INFOMA : WebFlow การจัดเกบ็ เอกสาร เมือ่ โอนเอกสารมาเรยี บรอยแลว ผูใชสามารถทาํ การคน หาเอกสารทีจ่ ดั เก็บไดจ ากระบบจัดเกบ็ เอกสาร อิเล็กทรอนิกส โดยทําการเลือกกดที่เมนู คน หา เมือ่ กดทสี่ ัญลักษณภ าพสแกน ระบบจะแสดงภาพเอกสาร ดังน้ี พรอ มทงั้ สามารถทจี่ ะดูภาพเอกสารได โดยการกดสญั ลักษณดูภาพ ระบบจะแสดงภาพเอกสารให โดยผูใชส ามารถยอ-ขยายภาพ, หมุนภาพไปทางซา ย-ขวา หรือเลอื ก ดูภาพหนาถัดไปได ตามความตองการ Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.7- 3

ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ ส บทท่ี 8 INFOMA : WebFlow การคนหาเอกสาร การคนหาเอกสาร เอกสารที่หนวยอ่นื ๆ สงเขา มาในหนวยงาน หรอื ผูใชใ นหนวยงานลงรับเอกสารเร่อื งใหม ตลอดจน สรางเอกสารแบบตา งๆ ขึน้ เองเพอื่ ทําการสงเวียนหนวยงานอื่นๆ เมอื่ ตอ งการคนหาเอกสารในตะกรา หนวยงานของตนเอง สามารถทําไดโดยการกด เมนู “คน หา” ระบบเปด หนาจอ คน หาทัว่ ไปซึง่ ผใู ชส ามารถ เลอื กการคน หาดว ยหวั ขออ่ืน ๆ ดงั นี้ 1. คนหาเอกสาร 2. คนหาเอกสารตามเงื่อนไข 3. คน หาตามประเภทเอกสาร คนหาเอกสาร เปนหนาจอสาํ หรบั คนหาเอกสารเร่อื งท่ีสรางเอง หรือรับจากหนว ยงานอื่น โดยเรือ่ งท่ีคน จะ เปน เรื่องทีผ่ า นตะกรา งาน ขอผูใชเ ทา นัน้ ระบบจะแสดงการคน หาเฉพาะขอมูลคน ที่ใชบ อยๆ คนหาเอกสาร โดยในหัวขอ การคนหา ผใู ชส ามารถคน หาขอ มูลไดจ ากคําคน - เลขทะเบยี นรับเขา หรือทะเบยี นออกเลขที่ - เลขท่ีเอกสาร - วันที่เอกสาร หรือ ลงรบั /สรางวันท่ี - จาก หรือ ถงึ - เรอื่ ง หรือ รายละเอียด ซึ่งผูใชสามารถ กําหนดเงอื่ นไข และ ,หรือ หมายเหตุ ระบบจะทํางานคน หารายการเอกสารตามขอ กําหนดที่ผูใชตองการ ซง่ึ อาจเปนรายการทมี่ าจากเมนู งานระหวา งดาํ เนนิ การ, งานรอลงทะเบยี น, งานตีกลบั ดึงกลับ , ทะเบียนคุมงานรบั เขา , ทะเบียนคมุ งานสรา ง สง ภายใน, ทะเบยี นคุมงานสงออกนอกองคก ร (เฉพาะรายการท่ีหนวยงานของผูใชอ อกเลขทภ่ี ายนอกเทานน้ั สว นเลขท่อี ่นื ๆ ทีไ่ มไ ดขอออก ระบบจะไมสามารถคนหาได) Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.8-1

ระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส บทที่ 8 INFOMA : WebFlow การคน หาเอกสาร คนหาเอกสารตามเงือ่ นไข เปนการคน หาเรอื่ งท่ีผา นเขา มาในตะกรางานของหนว ยงาน ซงึ่ สามารถคนหาได หลายตวั เลือก คนหาเอกสารตามเงอ่ื นไข โดยปอนขอมลู เอกสารสวนหนง่ึ สว นใด หรือ ผสมหลายสวนของขอมูลท่ีทราบซึ่งขอ มูลทค่ี น ถือวาเก่ยี วของ กนั แบบ “AND , OR Condition in SQL Query ” ซง่ึ ผใู ชจะตองกาํ หนดเง่ือนไขเองตอนทา ย กรณีไมกาํ หนด ระบบคงทไ่ี วท ่ีเงื่อนไข และ ใหกอน รายละเอียดของเอกสาร เปน การคน หาขอมูลในรายละเอียดของเอกสาร เชน เลขทะเบียน ปอ นชวงของลาํ ดับเลขทะเบียน รบั /ออก ที่ตองการ เลขทเ่ี อกสาร ปอ นเอกสารเลขที่ไดเ ตม็ 50 ตัวอักษร หรอื บางสว น โดยปกติการคนเรอื่ ง จะคนทุกๆ เรื่องทมี่ ีในหนว ยงาน แตถ า ผูใช ตอ งการเลือก คนเฉพาะบางประเภท สามารถเลือกได ประเภท เอกสาร หมวดเอกสาร เลือกหมวดเอกสาร ประเภทเอกสาร เลือกประเภทจากรายการ การลงนาม เลือกวิธกี ารลงนาม วนั ท่ี ปอนชว งวันท่ีท่ีตองการคน หา โดยผูใชคลิกสเลือก วันท่ี ที่ตอ งการ - เอกสารวนั ที่ หมายถึง วนั ที่ ทรี่ ะบใุ นเอกสารตามจริง - ลงรับ/สรางวนั ท่ี หมายถงึ วนั ท่ี ท่ีลงรับ/สรางเอกสารในหนวยงาน - สง ออกวนั ท่ี หมายถงึ วันท่ีที่สงเอกสารไปหนว ยงานอ่นื ๆหรอื ปด งาน เวลา ปอนชว งเวลา ทีต่ อ งการคนหา ตามชวงวนั ที่ท่ีระบุ แตการคนหาดว ย เวลาตอ งเลือกชว งเวลาทีระบบกําหนดให เฉพาะหัวขอ ลงรับ/ สรา งวนั ที่ หรือ สงออกวันที่ Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.8-2

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส บทที่ 8 INFOMA : WebFlow การคน หาเอกสาร อา งถงึ ปอนรายละเอียดของขอมลู อา งถงึ สิ่งท่ีสงมาดวย ปอ นรายละเอียดของส่ิงที่สงมาดว ย จาก คนขอมูลตน เร่ือง หรอื แหลง ที่มาของเอกสาร ตามขอมลู จรงิ ระบุใน เอกสาร ถงึ คนขอ มูลหนว ยงานแจงถึง ท่รี ะบใุ นเอกสาร เรอ่ื ง/รายละเอยี ด คน หาขอ มลู ในขอ ความชื่อเรอ่ื ง หรือรายละเอียดทบ่ี นั ทกึ ไว ชั้นความเรว็ , ชนั้ ความลบั , ผใู ชเ ลอื กตามรายการทีป่ รากฏ วตั ถุประสงค, สถานะงาน เสนอ/ผปู ฏบิ ตั ิ คนหาขอมลู ทบี่ ันทกึ สวนของผูท่เี สนอเร่ืองให หรอื ผดู ําเนนิ เรือ่ ง ทีเ่ กบ็ เอกสาร คนหาเอกสาร จากขอ มูลแหลงทีเ่ กบ็ เอกสารฉบบั จริง ดาํ เนนิ การเสรจ็ ภายใน ผูใ ชเ ลอื กคนหาเอกสารท่มี ีการกาํ หนดวันที่ เสร็จงาน วันท่ี เอกสารหมดอายภุ ายใน คน หาเอกสารท่ีหมดอายใุ นชวงวันทท่ี ีต่ อ งการ วันท่ี หมายเหตุ คนหาขอ ความในสว นของหมายเหตุ เอกสารท่ีตอ งติดตาม เลือก สําหรับคน หาเอกสารสถานะตองติดตาม รับ/สงเอกสาร คน หาตามขั้นตอนการเดินของเอกสาร ระหวางหนวยงานภายใน สง มาจาก คลิก ที่ปมุ ดานหนา จะปรากฏช่อื หนวยงานในชอง “สง ถึง” สง ถึง คลิก ทป่ี มุ ดานหนา จะปรากฏชอ่ื หนวยงานในชอ ง “สง มาจาก” กําหนด เงอื่ นไข ท่ีใชในการคนหา โดยเลอื กระหวา ง และ ,หรือ ทีป่ รากฏ กรณที ไ่ี มเ ลือกระบบจะ กําหนดใหเปน การคน หาเง่ือนไขแบบ และ หลงั จากปอ นขอมูลทต่ี อ งการคน หาแลว ผูใชก ดปุม ตกลง เพือ่ สง่ั การใหร ะบบเร่มิ คน หา ซง่ึ ถา มขี อมูลเขาตามขอกําหนดท่ีคนหา ระบบจะแสดงรายการท่ีพบใหทราบ Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.8-3

ระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส บทท่ี 8 INFOMA : WebFlow การคน หาเอกสาร คน หาตามประเภทเอกสาร เปนการคนหาเอกสารตามขอ กําหนดทต่ี องการ โดยการจะคน ใหจากทกุ หนว ยงาน แตผ ูคน จะคน ไดเ ฉพาะ ประเภทเอกสาร ทห่ี นวยงานของตนเอง สามารถเปด ไดเทาน้ัน คนหาตามประเภทเอกสาร ระบบจะกําหนดใหผูใชค น หา ไดเ ฉพาะประเภทท่ีสามารถเปดไดเ ทา นนั้ โดยสามารถคนหาไดจ าก - ประเภทเอกสารของหนว ยงาน - หมวดเอกสาร - เลขทเี่ อกสาร - การลงนาม - เอกสารลงวนั ที่ - เรือ่ ง/ รายละเอียด - สรา งจากหนว ยงาน - สรา งวันที่ - เสนอ/ผูลงนาม - หมายเหตุ ผูใชส ามารถปอ นเฉพาะคําคนที่ทราบ จากน้ัน กดปมุ ตกลง เพ่ือใหร ะบบเรม่ิ คน หาเอกสารตามขอกําหนด หมายเหตุ หากผูใชไมไ ดต ๊ิก หนวยงานที่สรางเอกสาร ระบบจะแสดงผลการคน หา เอกสารทกุ รายการในทุก หนวยงานท่ไี ดร ับเอกสารนนั้ ๆ Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.8-4

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส บทที่ 8 INFOMA : WebFlow การคนหาเอกสาร การคน หาเอกสาร, คน หาเอกสารตามเงอ่ื นไข และคน หาตามประเภทเอกสาร ระบบจะแสดงผล การคนหา ดังภาพ ผลการคน หาเอกสาร การคนหางานสงออก เปนการคน หาเอกสารที่สง ออกไปหนวยงานตา งๆ เชน เดยี วกับการแสดงรายการ เอกสารในเมนู รายการสงเอกสารในหนา หลัก แตเ มนนู ้ี เมนคู น หางานสง ออกน้ี เปน เหมอื นการคนหาเอกสาร ในเมนูรายการสงเอกสาร คนหางานสง ออก การแสดงผลการคนหา ระบบจะแสดงรายการเชน เดยี วกับในเมนรู ายการสง เอกสาร เลขทะเบียนที่ เห็น เปนเลขทะเบยี นของผูรับ ผลการคน หางานสงออก Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.8-5

ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส บทท่ี 9 INFOMA : WebFlow การสง่ั พมิ พรายงาน การสัง่ พิมพรายงาน กอนการส่งั พมิ พรายงาน เครื่องท่ีสั่งพิมพจ ะตองตดิ ต้ังโปรแกรมเพิ่มเตมิ กอนการสัง่ โดยโปรแกรมที่ตดิ ตงั้ นี้ จะชวยจัดการเรื่องการพมิ พตามรูปแบบทกี่ าํ หนดไว ผใู ชเ ลอื ก เมนู พมิ พรายงาน ระบบจะแสดงหนาจอสําหรับเลือก ประเภทของรายงาน รวมแบบฟอรม ปอน ขอ มลู สําหรับใชเปน ขอกาํ หนดในสง่ั พมิ พรายงาน พมิ พร ายงาน รปู แบบรายงาน ตามเมนูท่ีปรากฏ หนังสอื รับ พมิ พรายงาน เรื่องท่ี เปนเอกสารรับเขา หรอื ลงรบั เขา มาในหนวยงาน หนังสอื สง ออกภายใน พมิ พรายงาน เรื่องท่ี หนวยงานสราง หรอื ออกเลขท่ีภายใน หนังสอื สงออกเพื่อเซ็นรับ พิมพร ายงาน เรื่องท่ี สงไปยงั หนว ยงานตางๆ ภายในองคกร หนังสอื สงภายนอกองคก ร พิมพรายงาน เรื่องท่ี สรา งหรอื ออกเลขที่สงภายนอกองคก ร พิมพรายงานตามประเภทเอกสาร พิมพรายงานเฉพาะประเภททก่ี ําหนดเพม่ิ เติม สวนขอกาํ หนดในการสั่งพิมพ สามารถกําหนดไดตามชองปอ นขอ มูลทผ่ี ูใ ชตอ งการรายการ และ เลอื ก ผลลพั ธข องขอ มูล ใหพมิ พอ อกทางเครอ่ื งพิมพ หรอื โปรแกรม Microsoft Word ได โดยระบบจะกาํ หนดคาเริ่มตนให รูปแบบรายงานเปน Microsoft Word จากน้นั ตอบ ตกลง เพอื่ สงพิมพร ายการของขอมลู Ch.9-1 Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved

ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ ส บทท่ี 9 INFOMA : WebFlow การสั่งพิมพร ายงาน หมายเหตุ กาํ หนด เงือ่ นไข ท่ใี ชใ นสง่ั พมิ พร ายงาน โดยเลือกระหวา ง และ, หรอื ทปี่ รากฏ กรณที ไ่ี มเ ลือกระบบจะ กําหนดใหเ ปน การส่งั พมิ พด วยเง่ือนไขแบบ และ หลังจากปอ นขอ มลู ท่ีตองการพมิ พแลว ผูใ ชก ดปุม ตกลง เพื่อ สง่ั การใหร ะบบเริม่ คน หา และจดั หนา จอเพอื่ การสัง่ พมิ พรายงาน ซงึ่ ถา มขี อมูลเขาตามขอกาํ หนด ระบบจะแสดงรปู รายงาน ตามที่เลือกใหบ นจอภาพ กรณีเลอื กพมิ พร ายงานรปู แบบ Microsoft Word ผูใชสามารถปรบั แตงความกวางของ cell หรือปรบั font ได ผูใชสามารถตรวจสอบความถกู ตอง ในหนาจอกอ นการส่ังพิมพ และบนหนา จอแตล ะคอลัมนสามารถใชเ มาสคลกิ เลื่อน ใหค วามกวา งของคอลัมนมีความยาวพอทจ่ี ะแสดงผลขอ มลู ได Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved Ch.9-2

ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ ส บทท่ี 9 INFOMA : WebFlow การส่งั พิมพร ายงาน กรณเี ลือกการพมิ พรายงานโดยใช INFOMA: Web Report จะตองติดต้ังโปรแกรม INFOMA: WebReport กอ น ในการแสดงผล ระบบจะแสดงรปู แบบรายงานในดวยโปรแกรม INFOMA: WebReport ดังภาพ อธิบายปุมสง่ั การทาํ งาน รายละเอียดการสงั่ การในหนาจอพมิ พรายงาน กดรปู DIKS สําหรบั ตองการสาํ รองขอมลู เปน ไฟลชนิด HTML เก็บไวที่ ทปี่ ลอดภัย กดรูป Printer สําหรบั ส่ังพิมพรายงานบนหนา จอ ออกเปน กระดาษทางเครือ่ งพิมพ กด รูปกระดาษ และ ลูกศร ซา ยขวา สาํ หรับสั่ง พลกิ หนา ในขน้ั ตอนแสดงผลรายงานบนหนาจอ โดยสัง่ เปดหนา ถัดไป หรือ พลิกยอนกลับ ตามหนาทแ่ี สดงในชองท่ปี รากฏ จากนนั้ ตอบ ตกลง เพ่อื สงพิมพรายการของขอมลู Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved Ch.9-3

ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส บทที่ 10 INFOMA : WebFlow การโอนเอกสารขา มป การโอนเอกสารขามป เพ่ือประสิทธิภาพในการทาํ งาน ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส ไดรับการออกแบบใหเกบ็ ขอมลู เปน ปเชนเดียวกบั สมดุ ทะเบียนรับสงเอกสาร ทีแ่ ยกสมุดรบั -สง เปนป เม่อื ข้นึ ปใหม ทานจะสงั เกตเหน็ ปฐ านขอ มูลใหเ ลือก ดังภาพ หากเขา สูระบบ โดยเลอื กปฐานขอมูลปเกา (ในท่ีนี้ คอื ป 2547) ทา นจะพบวาเมนสู าํ หรับการลงทะเบยี นรบั -สง หายไป เนื่องจากการลงรบั เอกสาร-ออกเลขท่ี ใหใชเ ลขทะเบยี นในปปจจบุ ันเทาน้ัน Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.10-1

ระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส บทที่ 10 INFOMA : WebFlow การโอนเอกสารขามป เม่อื กดเขาไปสง่ั การทํางานเอกสาร ทานจะเหน็ วาเมนสู ั่งการ เปดใหทา นบันทึกงาน-ปดงานเทาน้ัน หากตองการสง เอกสาร ใหท านทําการ โอนงาน โดยกดปุมโอนงาน ดงั ภาพ ระบบจะแสดงปฐานขอ มูลปปจ จุบัน ดังภาพ ใหทานกดปมุ ตกลง เพอื่ โอนงานไปยงั ปฐานขอมูลดังกลาว ระบบจะตอบรับดงั ภาพ Ch.10-2 Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved.

ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส บทที่ 10 INFOMA : WebFlow การโอนเอกสารขา มป เหตใุ ดจงึ ไมส ามารถสง เอกสารในฐานขอ มลู ปเ กาได เนอื่ งจากปฐ านขอมลู ปเกา มกั มผี ูเขาใชงานนอ ยกวาฐานขอมูลปป จจุบัน ซึง่ จะใชลงทะเบยี นรบั -ออกเลขที่ –สง เอกสารเปน หลัก เพื่อความสะดวกในการใชง าน และรอรบั เอกสารทีเ่ มนูเอกสารรอลงทะเบียนเพยี งจุดเดยี ว เอกสารในปเกาทยี่ ัง ตอ งมีการสง จึงใหโอนมาปปจ จุบนั กอ นแลวจึงทําการสง ตามปกติ การโอนงานขามปค ืออะไร การโอนงาน เปนการ copy ขอมูลจากฐานขอมูลปเ กา มายังฐานขอ มูลปป จจุบัน ดงั นั้น ในฐานขอมูลปปจ จุบันจะมี ขอ มูลเอกสารที่ลงรับ-ออกเลข ในปปจจบุ นั และเอกสารทีย่ งั ดําเนินการไมแ ลวเสรจ็ ในปเกา บางสว น โดยเอกสารปเ กา จะแสดง ปเอกสารนาํ หนาเลขทะเบียน ดังภาพ ตองโอนงานเม่ือใด โอนงานเฉพาะรายการท่ีตองการ “สง” ไปยังหนวยงานในองคกรเทา น้นั รายการอื่นๆ ทา นสามารถบันทึกงานและปด งาน รวมถึง จัดเก็บ ไดในฐานขอมูลปเกา โดยไมตอ งโอนงาน Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.10-3

ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส บทท่ี 10 INFOMA : WebFlow การโอนเอกสารขา มป ใครควรเปน ผูโอนงาน ผูท่ีตองการสงเอกสาร เปน ผโู อน โดยเม่อื กดปมุ โอนขอมูลแลว รายการเอกสารของผูท ่เี กี่ยวของทุกรายการ จะเปลี่ยน สถานะเปน “โอนงาน” ดว ย ดังภาพ หากทานไมใชผูโอนเอกสาร แตพบวาเอกสารของทานมีสถานะ “โอนงาน” ดังภาพ ทา นสามารถตดิ ตามชอื่ ผูโอนได โดยกดดูบนั ทึกงาน ดังภาพบนนี้ และหากตองการสงเอกสาร หรอื ดาํ เนินการตอ ใหเปลย่ี น ฐานขอมูลมาปปจจบุ ันกอน แลวไปทเี่ ลขทะเบยี นนั้นๆจากเมนูเอกสารระหวางดําเนินการ / ทะเบียน / คน หา* แลว ดําเนินการ ตามปกติ * ดเู พิม่ เติมหนา Ch.10-7 Ch.10-4 Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved.

ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ ส บทท่ี 10 INFOMA : WebFlow การโอนเอกสารขา มป วิธีการโอนเอกสารขามป 1. ผใู ชจะตองเขาฐานขอมูลระบบสารบรรณปที่ผา นมา จากนน้ั เลอื กเอกสารเรอ่ื งท่ีตองการโอนขามป หรือ สามารถใชวธิ กี ารคน หาเอกสารเร่ืองทต่ี องการ 2. เมื่อผูใชพบเอกสารเรื่องทต่ี อ งการใหก ดท่เี ลขทะเบยี น ดังภาพ กดคลกิ ทเ่ี ลขทะเบยี น 3. ใหผ ูใชงานกดปมุ โอนงาน และทาํ การเลอื กฐานขอมูล โดยเลือกเปน ฐานขอ มูลระบบสารบรรณปป จจบุ นั จากนัน้ ใหผใู ชง านกดปุม ตกลง เพ่ือทําการโอนเอกสารเรื่องทต่ี องการไปปป จ จบุ ัน Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. คลกิ ทปี่ มุ โอนงาน Ch.10-5

ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส บทที่ 10 INFOMA : WebFlow การโอนเอกสารขา มป 4. เมอ่ื โอนขามปเรยี บรอ ยแลว ระบบจะแจง ขอความวา “โอนงานขา มปเรยี บรอย” จากนั้นใหผใู ชก ดปมุ OK ระบบจะแสดงเอกสารเรื่องทีโ่ อนขา มปเปน เครื่องหมาย “โอนเอกสารขา มป” 5. สาํ หรับเอกสารทส่ี งมาคา งไวทีเ่ มนเู อกสารรอลงทะเบียน ทา นสามารถโอนมากดรับเอกสารในปป จ จบุ นั 6. สาํ หรบั เรอ่ื งท่โี อนเอกสารขามปไ ปแลว ระบบจะเปลี่ยนสถานะของเอกสารเรื่องที่ทาํ การโอนในฐานขอมูลปเกา เปนเคร่อื งหมาย “โอนเอกสารขามป” หมายเหตุ การโอนเอกสารขา มป เปนการสาํ เนาเรือ่ งจากฐานขอ มลู ระบบสารบรรณปเกา มายังปป จ จุบัน ดงั นน้ั ผใู ชง าน สามารถคน หาเอกสารเรื่องเดิมไดท ้งั ระบบสารบรรณปเกา และปป จ จบุ ัน Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.10-6

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส บทท่ี 10 INFOMA : WebFlow การโอนเอกสารขา มป วิธีการตรวจสอบเอกสารท่โี อนไปแลว 1. ใหก ลบั มาทหี่ นาหลกั เพอ่ื เปลีย่ นฐานขอมลู เปนป 2548 2 1 2. เมือ่ กลบั มาทปี่ ฐานปจ จบุ ันแลว ตรวจสอบเอกสารทโ่ี อนมา ดังน้ี Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.10-7

ระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส บทที่ 10 INFOMA : WebFlow การโอนเอกสารขา มป เอกสารทีเ่ มนูเอกสารรอลงทะเบียน เอกสารทโ่ี อนมา ใหเ พื่อกดรับตน ฉบบั ตามปกติ วนั ทส่ี ง เอกสาร เปน ป 2547 เอกสารที่อน่ื ที่ลงทะเบยี นแลว จะอยทู ี่เมนเู อกสารระหวา งดาํ เนินการ / ทะเบียนรวม (หากเปน เอกสารท่ีลงทะเบยี นไม เกนิ …. วัน) โดยเลขทะเบียนจะมี 47/xx เพอื่ ใหทราบวา เปนเลขทะเบียนของเอกสารในป 2547 ดังภาพ หากกดทเี่ ลขท่ีเอกสารเพอื่ ติดตามงาน จะปรากฏการดาํ เนนิ งานเอกสาร โดยเลขทะเบียน จะแสดงเปน 47/xxx ใหก บั ทุกหนว ยงาน ดังภาพ ทา นสามารถตรวจสอบผโู อนงาน Ch.10-8 ได โดยกดดบู ันทึกงาน Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved.

ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส บทท่ี 10 INFOMA : WebFlow การโอนเอกสารขา มป กรณเี ปนเอกสารเกากวา … วัน ผูใชส ามารถใชการคนหา เพื่อเรยี กเอกสารขึ้นมาดําเนนิ การตอ โดยปอ น 47/xx นําหนา เลขทะเบยี นเอกสารที่โอนมา ดงั ตวั อยางในภาพ เมอื่ คนหาเอกสารไดแ ลว ดาํ เนินการเอกสารตามปกติ Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.10-9