2

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส บทที่ 2 INFOMA : WebFlow การแกไขเอกสารแนบ กรณีลบเอกสารแนบเพมิ่ เติม หนา กดตวั D ที่หนารายการทต่ี อ งการลบ รายละเอียดเอกสาร ผูใช ตอบ OK เพอื่ ยืนยนั การลบเอกสาร หรือ ตอบ Cancel เมอ่ื ไมตองการลบ หมายเหตุ การแกไ ข หรือ ลบเอกสารแนบทายจะตองเปน ผูสรางเอกสารแนบเทาน้นั โดยระบบจะแสดงตัวอักษร E และ D ใหเขาทาํ งาน กรณที ี่ทําการปดงานแลว ระบบยงั สามารถใหเพ่ิม, แกไ ข หรอื ลบเอกสารแนบได นอกจากน้ี ระบบจะเก็บประวตั ิการลบ แสดงเปนตัวอักษรสีแดงในการตดิ ตามเอกสาร ดูบนั ทึกงาน ดงั ภาพ Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.2- 20

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส บทที่ 2 INFOMA : WebFlow การลงรับเอกสารตน ฉบับ 2. การลงรบั เอกสาร โดยรับเอกสารผานระบบ (รับเอกสารตน ฉบับ) เปน การลงรบั เอกสาร อีกวิธีทร่ี ะบบชวยลดข้นั ตอนการปอนรายละเอยี ดเร่อื ง ซ่ึงใหผูใชทาํ งานงา ย และ รวดเรว็ ขน้ึ ผใู ชไ มตองปอนรายละเอียดเอกสาร เพียงแตเอกสารทจี่ ะลงรับ ตองเปน เอกสารทหี่ นวยงานภายใน องคกร ไดใ ชระบบสารบรรณ สงเร่ืองผานมาใหหนวยงานของผูรบั โดยตวั เรอ่ื งทีส่ งมาจะรวมอยภู ายใต หนา หลัก เมนูหนังสือรอดาํ เนินการ (สงั เกตจาํ นวนเรื่องมาใหม ใตเ มนงู านรอลงทะเบียน) ผใู ชส ามารถตรวจสอบ เอกสารไดสะดวก หนาหลกั การเขา หัวขอ งานรอลงทะเบียน/งานรอปฏิบตั ิ ผใู ชอาจกดที่เมนใู น หนา หลกั หรอื เลอื กจากทางลัด เมนดู านบนของบางหนาจอ และในหนา หลัก ผใู ชสามารถตรวจสอบจาํ นวนเอกสารใหม ไดจาก ขอความแจง จาํ นวนภายใตเมนู งานรอลงทะเบยี น จากตัวอยา ง ระบบแจงมเี อกสารใหม จาํ นวน 5 รายการ และเมอื่ เลอื กเมนู ระบบจะแสดงรายการเอกสารใหม ระบบแจงจํานวนเอกสาร ในสว นรายละเอียดผูใชง าน และเมนลู ดั รายการเอกสารใหม รอ ลงทะเบยี น ชอ งเลข ทะเบยี นเปน รูปกระดาษ ดงั ท่ี Tool Tip ชว ยอธบิ าย การใชงาน เมื่อกดเขา มาจากเมนู ระบบแสดงรายการเอกสารใหม รอลงทะเบียน (ยังไมม ีเลขทะเบียน) ระบบจึง กาํ หนดสญั ลักษณเลขทะเบยี นเปน รปู กระดาษ โดย กระดาษ “สฟี า” แสดงรายการที่จะมีเอกสารฉบับจริงสงมาใหด ว ย เมื่อไดร ับตน ฉบับแลว จงึ จะลงทะเบียน “สีสม ” แสดงรายการทีไ่ มมีเอกสารฉบบั จรงิ สง มา โดยผูส ง ใหผ ูรบั อานเอกสารแนบจากระบบ Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.2- 21

ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส บทท่ี 2 INFOMA : WebFlow การลงรบั เอกสารตนฉบบั ในหนาจอ เอกสารรอลงทะเบียน ผูใ ชสามารถตรวจสอบรายละเอียดตางๆ เชน อา นเอกสารแนบ ,ดู รายละเอียดหรือ ติดตามขน้ั ตอนการทาํ งาน กอนการลงรับเอกสารผานระบบโดยกดท่เี คร่ืองหมาย กระดาษ ท่ี รายการทีต่ องลงรับ ระบบจะแสดงหนา จอรายละเอียดของเรื่อง รายละเอยี ดเอกสาร ผูใชก ดปุม รบั ตนฉบับ เพื่อเริ่มขึน้ ตอนการลงรบั เอกสาร หรอื กดปุม << กลับ สําหรับไปหนาจองาน รอลงทะเบียน หากยังไมตองการรบั เอกสารตอนนี้ ลงรบั เอกสารตนฉบับ หลังจากผใู ชกดปมุ รบั ตน ฉบบั ระบบจะแสดงหนา จอพรอม ท้งั แจง วันท่แี ละเวลา เลขทะเบยี นลา สุดให กอน ผใู ชสามารถเปลยี่ นแปลงเลขทะเบียนไดเอง เชน อาจะเปลย่ี นเปน 5.10 (เปนเลขทศนยิ ม 2 หลัก) หรือ กด ตกลง เพ่อื รับเลขทะเบียนทรี่ ะบบกาํ หนดมาให และแสดงหนา ผลการลงรับเอกสาร ดงั ภาพ ผลการลงรับเอกสาร ระบบจะแจง เลขทะเบยี น ,วันท่ี,เวลา ทีร่ ับเอกสารตามจรงิ ใหท ราบ (ผใู ชสามารถนําเลขที่ทะเบียน,วนั ท่ี เวลา ท่ีระบบแจงใหทราบ เขยี นในตาประทับในเอกสารไดเอง) ผูใ ชสามารถเลอื กดาํ เนนิ การตอโดย เลือก ทํางานกดปุม  รบั ตน ฉบับ เมือ่ ตอ งการกลับไปหนาจอ เอกสารรอลงทะเบยี น สําหรับเลอื กลงรับรายการ ใหม อน่ื ๆ หรือ กดปุม ดําเนินการตอ  เมอ่ื ตอ งการดาํ เนินการตอ กับเอกสารเร่อื งน้ใี นข้ันตอนอนื่ ๆ หรือใช เมนูลดั เพือ่ ไปลงรบั เอกสาร แบบปอ นเอง หรอื สรา งเอกสารสรางสง ภายใน-สรางสง ภายนอกก็ได Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.2- 22

ระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส บทที่ 2 INFOMA : WebFlow การลงรบั เอกสารตน ฉบบั การตีกลบั เอกสาร ในกรณที ผ่ี ใู ช ตรวจสอบพบวารายการเอกสารบางรายการในหนา เอกสารรอลงทะเบยี น ไมใ ช เอกสารของหนว ยงานตน หรอื ผสู ง สง เอกสารมาผิดหนว ยงาน ผูใ ชสามารถสงเร่ืองคนื หรอื ตเี อกสารกลับคนื หนว ยงานตนทาง โดยกดทเ่ี คร่ืองหมาย กระดาษ ในหนารายการงานรอลงทะเบยี น และ กดปุม ตกี ลับ ในหนา รายลเอยี ดเอกสาร กดทกี่ ระดาษ หนา รายละเอยี ดเอกสาร กดปุม ตกี ลับ ระบบจะแสดงหนาจอการตีกลับเอกสาร ผใู ชจะตอ งปอน เหตผุ ลของการตีกลบั เอกสาร ในชอง บนั ทกึ การตกี ลบั โดยระบบจะนาํ ขอ ความท่ปี อ นไปแจงหนวยงานผสู ง ใหทราบถงึ เหตผุ ลของทานที่ตกี ลับเนื่องจาก อะไร จากน้นั กดปุม ตกลง เพ่ือยืนยนั การตีกลบั เอกสาร หนา ตีกลับเอกสาร กรอกขอ ความถงึ ผูส ง Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.2- 23

ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ ส บทที่ 2 INFOMA : WebFlow การลงรับเอกสารตนฉบบั ระบบจะแสดงขอความ ดังภาพ หลังจากสั่งตีกลับเรื่องไปแลว ระบบจะลบรายการ ออกจากหนาจองานรอลงทะเบยี นของ ผรู ับพรอม กลับไป หนาจอ งานรอลงทะเบียน สาํ หรับ เลอื กรายการอนื่ ตอ ไป หมายเหตุ เอกสารท่ีสามารถตกี ลับได จะตอ งอยูใ นหนา จอ งานรอลงทะเบยี น เทานัน้ หรือ เอกสารจะตองยังไมม ี เลขทะเบยี น ซ่ึงหลังจากตกลงคืนเอกสารไปแลว ผูใชจะไมส ามารถคน หาหรือตดิ ตามเอกสารเรอื่ งน้ีได การติดตามเอกสารตีกลับท่ีหนา จอผสู ง ระบบจะสง เรอ่ื งคืนผสู ง โดยแสดงท่ีหนาหลกั เมนู เอกสารสงคืน ดัง รปู เม่ือกดเขามา จะพบรายการเอกสารที่สงคืน ระบบจะเกบ็ ประวัตกิ ารรับ-สง และตีกลับ พรอ มขอความไว สาํ หรับติดตามเอกสารในหนาติดตามเอกสาร ดังนี้ หนา จอแสดงรายการเอกสารของผสู ง จากหนา รายการเอกสารของผสู ง สถานะเอกสารเปน “ตีกลับ” เม่อื กดติดตามเอกสาร (กดทเ่ี ลขท่ีเอกสาร) ที่หนา ตดิ ตามเอกสาร สามารถตรวจสอบประวตั กิ ารตีกลบั -ดึงกลบั ได 2 วิธี คือ Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.2- 24

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส บทที่ 2 INFOMA : WebFlow การลงรบั เอกสารตน ฉบับ 2 1 1 กดทด่ี บู นั ทึกแบบตาราง หนา ติดตามงาน ดูบนั ทึกแบบตาราง 2 กดท่วี นั ที่สง ของผสู ง จะเห็นประวัตเิ ชนเดียวกัน หนาตดิ ตามงาน กดท่วี นั ทีเ่ พอ่ื ดกู ารรับ-สง บันทึกงานเฉพาะรายการ Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.2- 25

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส บทท่ี 2 INFOMA : WebFlow การออกเลขทีเ่ อกสาร การออกเลขท่เี อกสาร การออกเลขที่เอกสาร สามารถกําหนดเปนประเภทใหญได 2 ประเภท 1. ออกเลขที่เอกสารภายในองคกร ซ่ึงสวนมากมักเปน บันทึก ลงนามโดยหวั หนา งานของฝา ยงาน สาํ หรบั ติดตอประสานงานภายใน หรอื หนวยงานภายนอก 2. ออกเลขท่ีเอกสารภายนอกองคกร ซึง่ สว นมากมักลงนามโดยผูบริหาร ระดบั สูงของ สําหรับ ตดิ ตอ ประสานงานกับองคกรอน่ื ๆ ภายนอก 1. การออกเลขที่เอกสารสง ภายในองคก ร หรอื เอกสารระดับหนว ยงาน (ฝา ยตางๆ) กรณที ่ีหนวยงานของผใู ช สรา งเรอ่ื งหรือ ออกเลขที่เอกสาร อาจเปนบันทึก หรอื เรอ่ื งเพอื่ แจงเวียนกบั หนวยงานอ่นื ภายใน องคก รที่เกย่ี วของ หรอื สงหนว ยงานภายนอก องคก ร โดยเอกสารเรื่องน้ีมหี วั หนา งานเปนผู ลงนาม ระบบจะนับเลขทะเบยี นเรยี งลําดบั เฉพาะหนว ยงานของตนเองเทา น้ัน ขน้ั ตอนการออกเลขทเี่ อกสาร ผใู ชเ ลอื กเมนู สรา ง/ทะเบียนเอกสารสง ภายใน จากเมนูหนา หลกั หรือ เรียกหวั ขอทเี่ ปนทางลดั เมนู ที่ปรากฏในบางขน้ั ตอนการทํางาน เมนูหลัก ระบบจะแสดงแบบฟอรม การปอนขอ มลู ท่ตี อ งการออกเลขท่ีภายใน ผใู ชส ามารถเลอื กประเภทเอกสาร ท่ีมีการ กําหนดเพอ่ื ใชเปนเกณฑใ นการออกเลขที่เอกสาร ระบบจะแยกลําดบั ทะเบยี นนบั ให ของแตละประเภททเี่ ลอื ก Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.2- 26

ระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส บทที่ 2 INFOMA : WebFlow การออกเลขที่เอกสาร รายละเอียดเอกสาร ที่บนั ทกึ (Document Index) ไดแก ประเภทเอกสาร ผูใ ช กดลกู ศรชี้ลงแลว เลือก ประเภทเอกสารที่ตองการออกเลขที่ 21 3 2 2 ออกเลขท่ีเอกสารภายใน สําหรับ กรณีที่มีการกาํ หนดประเภทเลขทเ่ี อกสารไวหลายประเภท หากฝายงานใดไมม กี ารกําหนด ประเภทไว ระบบจะมปี ระเภทเดียวคอื เอกสารออกภายใน เม่ือผูใชเลอื ก ระบบจะแสดงคํานําหนาเลขที่ ท่กี ําหนดไวกอน ในชอ งเลขที่เอกสาร เชน เอกสารประเภท เอกสารออกภายใน กาํ หนดคํานําหนาเปน ทม.13XX/ สว นประเภทอ่นื ๆ เชน คาํ สั่ง เม่อื เลือกแลว ระบบก็จะเปล่ยี นคาํ นําหนา เลขทเ่ี อกสารใหอ ตั โนมัติ รหสั นําหนาเอกสารเปลยี่ นใหอ ัตโนมตั เิ ม่ือเลือกประเภทเอกสารอ่ืน เลขทะเบยี น : เลขทะเบยี นออกภายใน (เวนวา งไวร ะบบจะนบั เลขทะเบยี นลําดบั ตอไปให อัตโนมตั ิ หรอื ปอ นเลขทะเบยี นท่ีตองการ ระบบจะนาํ เลขท่ไี ปเปนเลขทะเบียน ออก และกาํ หนดเปนเลขที่เอกสาร และ จะไมน บั เลขทะเบยี นลาํ ดบั ตอไปให ซึ่งกรณที ี่ปอ นเลขทะเบียน ขอใหใ ชเ ปน กรณพี ิเศษสําหรับออกเลขท่ยี อนหลัง) Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.2- 27

ระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส บทที่ 2 INFOMA : WebFlow การออกเลขท่ีเอกสาร เลขทเ่ี อกสาร : เลขท่เี อกสารตามจรงิ สามารถปอ นได 50 ตวั อกั ษรในเบ้อื งตน ระบบกําหนดคาํ นําหนาหนงั สอื ตามประเภทเอกสารทอ่ี อกเลขทใี่ หอ ยูแลว สวนเลขท่ีลาํ ดับ ปลอ ยวางไวร ะบบจะกาํ หนดใหอ ัตโนมตั ิ หรอื ระบบจะรับเลขทะเบียนทป่ี อน มากําหนดเปน สว นหนงึ่ ของเลขทเ่ี อกสาร (ผใู ชส ามารถเพ่มิ เติม หรอื เปลยี่ นแปลงคาํ นําหนา เลขที่ไดตามตองการ) หมายเหตุ หากมกี ารเก็บตนแบบของเร่อื งไว ระบบจะแสดงปุมสเี หล่ียม ดานทา ยชองเลขท่ีเอกสาร เมื่อ ผูใชเลือกดาํ เนินการระบบจะปรากฏ รายการเร่ืองตน แบบ สาํ หรับการออกเลขท่ี ทีม่ ีเน้ือหาคลายกัน แต คนละเลขที่ วธิ ีเลอื กตน แบบเรอ่ื ง เริม่ จากผใู ช กดปุม ( 1 ) ทา ย ชอ งเลขทเี่ อกสาร ระบบจะแสดงรายการตน แบบเรื่องใหเลือก กดปุมสัญลกั ษณ เพอื่ เลือกขอ ความตน แบบ จากนั้นผใู ชเลือกชอื่ เรอ่ื งที่ตองการ สงั เกตแถบสนี ํ้าเงิน จากนนั้ กดปุม ตกลง เพือ่ ยืนยนั การเลือก หรอื ยกเลกิ กรณที ีไ่ มตอ งการ หรอื ลบรายการตน แบบเรื่อง รายการใดๆ ใหเลอื กรายการ กดปุม ลบ ระบบจะลบรายการ ตนแบบเรื่องทไ่ี มต องการออกจากระบบ วนั ท่ี และ เวลารับ : วนั เวลารับเอกสาร ระบบจะขน้ึ ใหอ ัตโนมตั ิ Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.2- 28

ระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส บทท่ี 2 INFOMA : WebFlow การออกเลขทเี่ อกสาร ลงวันที่ : ปอ นวันที่ ท่รี ะบใุ นเอกสาร โดยระบบจะปรากฏวันปจจบุ นั ใหก อ น ผูใ ช สามารถปอ นวันที่ ทต่ี อ งการให หรือ เลือกวันท่ีจากปฏทิ ิน โดยกดปุม ดานทาย ชองวนั ท่ี ( 2 ) กดสัญลกั ษณ เพ่ือเลอื กปฏิทนิ อธบิ ายปมุ การทํางาน กด ลูกศร เพอ่ื ถอยหลงั ไปเดอื นทีผ่ านมา กดลูกศร เพ่ือเล่อื นไปเดือนถัดไป ตัวเลขตวั เขม แสดงวันท่ปี จจบุ ัน (วนั ท่สี รา งเอกสาร) จากนั้นเลือกวันที่ โดยกดวันท่ีท่ตี องการ ชั้นความเร็ว : เอกสารตอ งการระบคุ วามเรง ดวน ในการทาํ งาน สามารถเลือกไดโดยกด ลกู ศรช้ีลง เพ่ือเลือกความเรงดวน ปกติ ดวน ดวนมาก ดว นทส่ี ุด Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.2- 29

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส บทที่ 2 INFOMA : WebFlow การออกเลขทีเ่ อกสาร ช้นั ความลับ : เอกสารเร่ืองท่ีปอนตอ งการกําหนด ช้ันความลบั ในการเปดเอกสาร เชน ปกติ ลับ ลับมาก ลบั ที่สดุ หมวดเอกสาร : เลอื กชนดิ ของเอกสารทเี่ คยกําหนดไว หากไมเ ลือกระบบจะ กาํ หนดให เปน เอกสารทวั่ ไป อา งถงึ : ปอ นขอ มูลอางถงึ กรณีท่ีตองการอา งเอกสารตนทางซ่งึ ปอ นได 100 ตวั อักษร ส่ิงท่สี ง มาดว ย : ปอนรายละเอียดของ ส่ิงท่ีสงมาดว ยปอ นได 100 อกั ษร Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.2- 30

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส บทท่ี 2 INFOMA : WebFlow การออกเลขที่เอกสาร จาก : ระบบกาํ หนดใหเ ปน ชอ่ื หนวยงาน ของผูใช (สามารถพมิ พเพิ่มเติมได) ถงึ : ปอ นชือ่ หนว ยงานท่สี งมาให โดยปอ นได 100 ตวั อกั ษร หรอื เลือกรายช่ือหนวยงาน โดย - กดปมุ 3 ดานทา ยชอ ง จาก เพอ่ื แสดงรายชอ่ื หนว ยงานภายใน ทีใ่ ชระบบ สารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส INFOMA: WebFlow ปอนคาํ คนแลวกดปุมคน หา หรอื กด ปมุ คนหาเลย ระบบจะแสดงชื่อหนวยงานทั้งหมด กดทีห่ นวยงานที่ตอ งการเพื่อเลอื ก คนหาหนว ยงานแลว เลอื กหนว ยงานถงึ เร่อื ง : ปอ น ชอ่ื เรอ่ื งของเอกสาร สามารถปอนได 255 ตัวอักษร รายละเอียด : รายละเอยี ดเพ่ิมเตมิ หรือเน้ือเร่อื งสรุป วธิ กี ารรบั สง : เลอื กวธิ ีการรับสง วัตถุประสงค : กดลูกศรชี้ลงเพ่ือเลือก วตั ถุประสงคข องเร่ืองทร่ี บั มา Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.2- 31

ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส บทท่ี 2 INFOMA : WebFlow การออกเลขที่เอกสาร อายุเอกสาร : กาํ หนดอายุของเอกสาร สําหรับการสืบคน สามารถพมิ พว ันทอี่ ายเุ อกสาร หรือ กด ปุม สเี่ หลย่ี มดานทา ย ระบบจะแสดงปฏิทินใหเ ลอื ก ซ่งึ หลักการทํางานจะเหมอื น การเลือกวันที่เอกสาร 2 ตดิ ตามผลการทํางาน : ผูบันทึกทําสัญลักษณไว เพื่อใหส ะดวกตอการรวบรวมเอกสารตอง ตดิ ตามภายใตเมนู เอกสารทตี่ องตดิ ตามที่หนาหลัก ผูลงนาม : บันทกึ เพ่มิ เติมเกี่ยวกบั ผปู ฏิบตั งิ าน หรอื สงเรอื่ งเสนอผบู ังคับบญั ชา การลงนาม : เลือกวิธกี ารลงนาม เชน ปกติ ปฏบิ ัติราชการแทน รักษาการแทน ทเ่ี ก็บเอกสาร : ผูบนั ทกึ ขอมลู สามารถปอน สถานที่เกบ็ เอกสารตน ฉบับตามจรงิ เพ่อื ใชอางอิง ดําเนนิ การเสร็จวันท่ี : ปอน หรอื เลอื กวนั ทเี่ พอ่ื กําหนดวนั ท่ี ทตี่ องดาํ เนนิ งานเสรจ็ 2 หมายเหตุ : ขอ ความที่ตอ งการบันทกึ เพ่ิม สรา งเอกสารสง ภายใน เมือ่ ปอ น รายละเอยี ดจนสมบรู ณแ ลว ระบบจะใหผใู ชเลือกดําเนินการตอ โดยเลอื กปมุ ทํางาน อธบิ ายปมุ การทํางาน กดปุม สรา ง เพ่ือบนั ทึกเรื่องเขา สูระบบ กดปมุ ยกเลิก เม่อื ตอ งการยกเลกิ เรอ่ื ง โดยระบบจะลา งขอมูลตามชอ งปอน ตา งๆ ใหวา ง และอยหู นา จอการสรา งเอกสารเดมิ เพอ่ื รอผใู ชปอนขอ มูลใหม หรอื ดําเนินงานในหวั ขอ อ่ืนตอ ไป กดปุม สรางและเกบ็ ตน แบบขอความ เมือ่ ตอ งการบนั ทึกเร่ืองเขา สรู ะบบ พรอ มท้ังใหระบบ เก็บรายละเอียดขอ มลู ตนแบบไว ใชเ ลอื กเปน ตนแบบในภายหลัง Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.2- 32

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส บทท่ี 2 INFOMA : WebFlow การออกเลขท่เี อกสาร หมายเหตุ 1. การออกเลขท่ีเอกสารใหม ระบบจะตรวจสอบ ชอ งปอ นขอ มูลทจ่ี ะตอ งมขี อ มลู ความ มี ลงวันท่,ี จาก, ถึง, เรอื่ ง สว นรายละเอยี ดอ่ืนๆ นอกจากนน้ั สามารถเวน วา งไวได สว นเลขท่ีเอกสารระบบจะแสดงคํา นาํ หนา หนงั สือให ผใู ชสามารถเพม่ิ เติมเปลี่ยนแปลงคาํ หนาใหเ อง สวนลาํ ดบั เลขทห่ี นงั สอื ไมตองปอน เวนวา งไว ระบบจะกาํ หนดลาํ ดับ เลขท่ีเอกสารใหเ อง 2. ระบบจะใหล าํ ดับของเอกสารเลขที่ เรียง 1,2,3,… เฉพาะของหนว ยงานเทานน้ั และแยกนบั ตาม ประเภทท่ีเลือกออกเลขที่ เมอ่ื ผใู ชตอบ สรางเอกสาร ระบบจะถามใหตอบยืนยันอกี ครง้ั ซ่ึงขน้ั ตอนคลา ยการลงรบั เอกสาร โดย การปอ น จากนนั้ ระบบจะแสดงผลลัพธ การออกเลขทใ่ี หผใู ชตรวจสอบ สงั เกต ขนั้ ตอนการทํางาน ผลลพั ธก ารออกเลขท่ี  กรณีที่ตอ งการแนบเอกสาร (Attach File) สามารถเลือกได 2 วธิ ี ตามชนิดของเอกสารท่ตี องการแนบ 1. แนบไฟลข อ มลู สําเร็จรูปชนิดตางๆ ดว ยวิธี Browse… 2. แนบขอมลู ท่เี ปน กระดาษ ดวยวิธี Scan Scan…  กรณี ไมตองการแนบเอกสาร ผูใ ชส ามารถเลือกขน้ั ตอนการทํางานตอ ได 2 วิธี ดงั นี้ 1. กดปุม เมอ่ื ตองการกลับไปหนา จอลงรับเอกสาร เพื่อปอนขอมูล เรื่องใหมตอ ไป 2. กดปมุ เมอื่ ตองการสั่งการทาํ งานเอกสารตอไป กับเรื่องท่ีออก เลขนใ้ี หเปนไปตามขัน้ ตอนที่ตองการ เชน แกไขขอ มลู , บันทึกการทํางาน, หรือ สง เอกสารตอ หมายเหตุ ผูใชส ามารถดูแผนผงั ขนั้ ตอนการทาํ งานในสวนรายละเอียดผใู ชงานได เพอ่ื เลือกกลบั ไปปอนเรื่องใหม หรอื ดาํ เนินการตอเพ่ือดูรายละเอยี ด/แกไข บันทึกการทํางาน แนบเอกสารเพ่ิมเตมิ สงงาน/ปดงานได Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.2- 33

ระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส บทท่ี 2 INFOMA : WebFlow การออกเลขท่เี อกสาร การออกเลขที่เอกสารจากการโอนสรา งเอกสารในองคกร ผใู ชสามารถสรางเอกสารจากการโอนรายละเอียดของเอกสารที่มอี ยูในตะกรางานได (เชน กรณีเอกสาร รับเขา ท่ีผูใชอ อกบนั ทกึ ปะหนา และออกเลขท่ี กอ นสงใหห นว ยงานอ่ืนๆ) ผูใ ชไ ปทห่ี นา รายละเอยี ดของเอกสาร จากหนา แสดงรายการเอกสาร (จากหนาหลกั > ทะเบียนรวม, เอกสารระหวางดําเนนิ การ, การคนหา แลวกดท่ี เลขทะเบยี น) กดที่เลขทะเบียนเอกสาร จากหนา แสดงรายการเอกสาร กดปุม โอนสรา งเอกสารในองคกร หนาจอรายละเอยี ด กดปุมโอนสรางเอกสารในองคก ร Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.2- 34

ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส บทที่ 2 INFOMA : WebFlow การออกเลขท่ีเอกสาร ระบบจะนํารายละเอยี ดทมี่ อี ยมู าเตมิ ให ผใู ชส ามารถแกไ ขรายละเอยี ดเพิม่ เติมได หนาโอนสรางเอกสารในองคกร แกไขรายละเอียดเพม่ิ เติมตามตองการได แลว กดสรา ง กดสรา ง ยกเลิก หรือสรา งและเก็บตน แบบขอ ความเชนเดียวกับการสรา งเอกสารปกติ หนาแสดงผลการสรา งเอกสาร สําหรบั แนบเอกสารได Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.2- 35

ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส บทท่ี 2 INFOMA : WebFlow การออกเลขทเ่ี อกสาร หากกดดําเนนิ การตอ จะแสดงรายละเอียด และรายละเอยี ดของการเชอ่ื มโยงเอกสารทัง้ สอง ในสว นเอกสารแนบ หนารายละเอยี ดเอกสาร ระบบแสดงการเช่อื มโยงเอกสารในสว นเอกสารแนบ ระบบจะทําการปด งานของเอกสารตนเรอื่ งใหโดยอัตโนมัติ ดงั แสดงในภาพ ระบบปดงานเอกสารตน เรอ่ื งให Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.2- 36

ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส บทท่ี 2 INFOMA : WebFlow การออกเลขทเ่ี อกสาร 2. การออกเลขท่ีเอกสารสง ภายนอกองคกร หรอื เอกสารระดบั องคก ร กรณีท่หี นวยงานตองการออกเอกสาร สงภายนอกองคก ร โดยตดิ ตอ ประสานงานระหวางองคกร/องคก ร เอกสารเรื่องทีอ่ อกลงนามโดยผูบริหาร และ ทงั้ องคก รนบั ลําดับเลขทีเ่ อกสารเรียงรว มกนั หมดเพื่อใหทราบ จาํ นวนเร่อื งทีอ่ อกเลขท่ีท้ังหมดที่ตดิ ตอ กับหนวยงานภายนอก ผูใ ชในหนวยงานตางๆ สามารถขอเลขที่ไดจาก ระบบได โดยเลือก เมนสู ราง/ทะเบยี นเอกสารสง ภายนอก ในเมนหู นา หลกั เมนูหนา หลกั หลังจากเลอื กเมนู ระบบจะแสดงหนาจอแบบฟอรมใหป อ นขอมลู รายละเอยี ดเอกสาร ที่ตอ งการขอเลขท่ี สงออกภายนอก องคก ร 1 2 34 2 2 การออกเลขที่เอกสารสงนอกองคกร Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.2- 37

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส บทท่ี 2 INFOMA : WebFlow การออกเลขท่เี อกสาร รายละเอยี ดเอกสาร ที่บันทกึ (Document Index) อืน่ ๆไดแ ก ประเภทเอกสาร : เลือกประเภทเอกสารจากรายการทกี่ าํ หนด ระบบจะแสดงคาํ นาํ หนาเลขทเี่ อกสาร ตามประเภทที่เลอื กออกเลขที่ ตามจอภาพ (ซงึ่ การทาํ งานเบอ้ื งตน ไมต องเลือก ประเภทเอกสาร เนอื่ งจาก ระบบกําหนดไวประเภทเดียวเทาน้ัน) เลขทะเบียน : เลขทะเบยี นออกเอกสารสงออก (เวนวางไวร ะบบจะนบั เลขทะเบียนลาํ ดับตอ ไป ใหอตั โนมัติ หรอื ปอนเลขทะเบียนทต่ี องการ ระบบจะรับเลขที่ ท่ปี อนและ ไม นบั เลขทะเบยี นลําดับตอไปให สําหรับการปอ นเลขทะเบียน จะมีผลตอ การ กําหนดเลขทเี อกสาร ดังนนั้ หากปอ นเองควรเปน กรณี ท่ตี อ งการออกเลขท่ี ยอนหลังเทา นั้น ซ่ึง ผใู ชปอ นเลขทะเบียน และเปลี่ยนวนั ท่ีระบุในเอกสารได ) เลขทีเ่ อกสาร : เลขทเ่ี อกสารตามจรงิ สามารถปอนได 50 ตัวอักษรในเบอื้ งตนระบบกาํ หนด คํานาํ หนาหนงั สอื ตามประเภทเอกสารทีอ่ อกเลขท่ใี หอยแู ลว สว นเลขที่ลําดับ ปลอยวา งไวระบบจะกาํ หนดเลขท่ี ใหอตั โนมตั ิ (ผใู ชส ามารถเพม่ิ เตมิ หรอื เปลยี่ นแปลงคาํ นาํ หนาเลขท่ไี ดตามตอ งการ) หมายเหตุ หากมีการเก็บตน แบบของเร่อื งไว ระบบจะแสดงปุม สีเหลย่ี ม 3 ดา นทา ยชอ งเลขท่ี เอกสาร เม่ือผูใชเลอื กดาํ เนนิ การระบบจะปรากฏ รายการเรื่องตนแบบ สาํ หรับการออกเลขที่ ทมี่ ีเนอ้ื หา คลา ยกนั แตค นละเลขที่ วิธเี ลือกตน แบบเรอื่ ง เร่มิ จากผูใช กดปมุ สีเ่ หล่ยี มทา ย ชอ งเลขท่ีเอกสาร ระบบจะแสดงรายการตนแบบเรือ่ งใหเ ลือก กดปุม สญั ลักษณ เพ่ือเลือกขอความตนแบบ จากน้นั ผูใชเ ลอื กช่อื เร่อื งท่ีตอ งการ สงั เกตแถบสีนํา้ เงิน จากนั้นกดปมุ ตกลง เพอ่ื ยืนยนั การเลอื ก หรือ ยกเลกิ กรณีทไ่ี มต องการ หรอื ลบรายการตนแบบเรื่อง รายการใดๆ ใหเ ลือกรายการ กดปมุ ลบ ระบบ จะลบรายการตนแบบเรอ่ื งทไ่ี มตอ งการออกจากระบบ วนั ท่ี และ เวลา : วันเวลา การออกเลขที่เอกสาร ระบบจะขึ้นใหอ ัตโนมตั ิ Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.2- 38

ระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส บทที่ 2 INFOMA : WebFlow การออกเลขทเ่ี อกสาร ลงวนั ที่ : ปอนวันท่ี ทีร่ ะบุในเอกสาร ระบบจะปรากฏวันปจ จบุ นั ใหก อ น ผใู ช สามารถปอ นวันที่ ทีต่ องการให หรอื เลอื กวันท่จี ากปฏทิ นิ โดยกดปุมดา นทาย ชองวันท่ี 2 อธิบายปมุ การทํางาน กด ลกู ศร เพ่อื ถอยหลังไปเดือนที่ผา นมา กดลูกศร เพ่ือเลอ่ื นไปเดือนถดั ไป ตัวเลขตวั เขม แสดงวนั ทป่ี จจบุ ัน (วันที่สรา งเอกสาร) จากนั้นเลอื กวันท่ี โดยกดวันท่ที ต่ี องการ ชัน้ ความเร็ว : เอกสารตองการระบุความเรง ดวน ในการทํางาน สามารถเลือกไดโ ดยกด ลูกศรชล้ี ง เพ่ือเลอื กความเรง ดวน ปกติ ดวน ดวนมาก ดว นท่ีสุด Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.2- 39

ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส บทที่ 2 INFOMA : WebFlow การออกเลขท่เี อกสาร ชนั้ ความลับ : เอกสารเรื่องที่ปอนตองการกําหนด ช้นั ความลับในการเปด เอกสาร เชน ปกติ ลับ ลบั มาก ลบั ที่สดุ หมวดเอกสาร : เลือกชนดิ ของเอกสารท่ีเคยกาํ หนดไว หากไมเ ลอื กระบบจะ กาํ หนดให เปน เอกสารทัว่ ไป อา งถึง : ปอ นขอมลู อา งถึง กรณีมีระบใุ นเอกสารซ่ึงปอนได 100 ตวั อักษร ส่งิ ทสี่ งมาดวย : ปอ นรายละเอียดของ สิ่งท่ีสงมาดว ยปอนได 100 อกั ษร จาก : ระบบกาํ หนดใหเ ปนช่ือหนว ยงาน ของผใู ช (สว นมากจะเปน ชื่อองคก ร) พิมพแ กไ ข ได หรือสามารถ - กดปุม 3 ดานทา ยชอง จาก เพ่อื แสดงรายช่ือหนวยงานภายใน ท่ีใชร ะบบ สารบรรณอิเล็กทรอนิกส INFOMA: WebFlow ปอนคําคน แลว กดปุมคน หา หรอื กด ปุมคน หาเลย ระบบจะแสดงชอ่ื หนวยงานท้งั หมด กดท่ีหนวยงานทตี่ องการเพ่ือเลอื ก - กดปมุ 4 ดานทายชอ ง จาก เพือ่ แสดงรายชอ่ื หนวยงานภายนอกที่ติดตอ ดว ยบอย และไดสรางชอื่ ไวใ นระบบ จากเมนู ควบคมุ ระบบ ผูใชสามารถปอนคําคน แลว กดปุม คนหา หรอื กดปมุ คน หาเลย ระบบจะแสดงชอื่ หนวยงานท้ังหมด กดท่ี หนว ยงานท่ตี อ งการเพ่อื เลอื ก Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.2- 40

ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส บทที่ 2 INFOMA : WebFlow การออกเลขทีเ่ อกสาร เลอื กหนว ยงานจากปมุ หนวยงานภายใน หรอื ปุมหนว ยงานภายนอก ถึง : ปอนชอื่ หนวยงานทต่ี องการ ระบุถงึ ในเอกสาร ปอนได 100 ตวั อกั ษร หรอื เร่อื ง - กดปมุ เพื่อคน หาชอ่ื หนว ยงานภายนอกไดเชน กนั รายละเอียด วิธกี ารรบั สง : ปอ น ช่ือเรือ่ งของเอกสาร สามารถปอนได 255 ตวั อักษร : รายละเอยี ดเพ่ิมเติม หรือเน้อื เร่ืองสรปุ : เลอื กวธิ กี ารรับสง Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.2- 41

ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส บทท่ี 2 INFOMA : WebFlow การออกเลขท่เี อกสาร วตั ถุประสงค : กดลูกศรช้ีลงเพือ่ เลือก วตั ถปุ ระสงคข องเรื่องทีร่ บั มา อายุเอกสาร : กาํ หนดอายุของเอกสาร สําหรับการสืบคน สามารถพมิ พวันทอี่ ายเุ อกสาร หรือ กด ปุมสเี่ หล่ยี มดานทาย ระบบจะแสดงปฏิทนิ ใหเ ลอื ก ซง่ึ หลกั การทาํ งานจะเหมือน การเลือกวนั ที่เอกสาร 2 ติดตามผลการทํางาน : ผบู นั ทึกทําสัญลกั ษณไว เพ่ือใหส ะดวกตอ การรวบรวมเอกสารตอง ติดตามภายใตเมนู เอกสารท่ตี องติดตามท่ีหนาหลัก ผูลงนาม : บันทกึ เพ่ิมเติมเกี่ยวกับผปู ฏิบตั งิ าน หรือสงเรอ่ื งเสนอผบู ังคับบญั ชา การลงนาม : เลือกวธิ กี ารลงนาม เชน ปกติ ปฏบิ ตั ิราชการแทน รักษาการแทน ทีเ่ ก็บเอกสาร : ผบู นั ทกึ ขอมูลสามารถปอ น สถานที่เกบ็ เอกสารตน ฉบบั ตามจรงิ เพ่ือใชอางอิง ดําเนนิ การเสร็จวันที่ : ปอ น หรอื เลือกวนั ท่ีเพ่อื กําหนดวันท่ี ทีต่ อ งดําเนนิ งานเสร็จ 2 หมายเหตุ : ขอความทต่ี อ งการบนั ทกึ เพ่ิม Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.2- 42

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส บทท่ี 2 INFOMA : WebFlow การออกเลขทเ่ี อกสาร เม่ือปอ น รายละเอยี ดจนสมบรู ณแ ลว ระบบจะใหผูใชเลือกดําเนินการตอ โดยเลือกปมุ ทาํ งาน การออกเลขทส่ี งภายนอก อธิบายปุม การทาํ งาน กดปุม สราง เพอื่ บนั ทกึ เรอ่ื งเขาสูระบบ กดปุม ยกเลิก เม่ือตองการยกเลกิ เรอ่ื ง โดยระบบจะลา งขอมูลตามชอ งปอ น ตา งๆ ใหวาง และอยูห นาจอการสรางเอกสารเดิม เพื่อรอผูใชปอ นขอ มลู ใหม หรือ ดาํ เนนิ งานในหัวขอ อ่นื ตอไป กดปมุ สรา งและเกบ็ ตน แบบขอ ความ เมือ่ ตอ งการบันทึกเรื่องเขาสรู ะบบ พรอ มทั้งใหระบบเก็บ รายละเอยี ดขอมลู ตนแบบไว ใชเลือกเปน ตน แบบในภายหลัง หลังจากกดปมุ สราง หรือ สรางและเกบ็ ตนแบบขอ ความ ระบบจะแสดงหนาจอผลลัพธของขอเลขท่ี เอกสารใหท ราบโดยระบบจะแจง ลําดบั เลขที่เอกสาร วันที่-เวลาออกเอกสาร (ผใู ชส ามารถใชเ ลขทีเอกสารที่ระบบ แจง เขยี นที่ เอกสารไดท นั ที) ผลการออกเลขท่ีภายนอกองคกร Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.2- 43

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส บทที่ 2 INFOMA : WebFlow การออกเลขที่เอกสาร  กรณีที่ตองการแนบเอกสาร (Attach File) สามารถเลอื กได 2 วธิ ี ตามชนิดของเอกสารทตี่ อ งการแนบ 1. แนบไฟลข อ มูลสาํ เรจ็ รูปชนิดตา งๆ ดวยวธิ ี Browse… 2. แนบขอมลู ทีเ่ ปน กระดาษ ดว ยวิธี Scan Scan…  กรณี ไมต องการแนบเอกสาร ผใู ชส ามารถเลอื กข้นั ตอนการทาํ งานตอ ได 2 วิธี ดังน้ี 1. กดปมุ เมอื่ ตอ งการกลับไปหนา จอออกเลขท่ีภายนอก เพ่ือปอน ขอ มูลเรอื่ งใหมตอ ไป 2. กดปุม เมอื่ ตอ งการสั่งการทํางานเอกสารตอ ไป เชน แกไ ขขอ มูล หมายเหตุ ผใู ชส ามารถดแู ผนผงั ขั้นตอนการทาํ งานในสว นรายละเอยี ดผูใชง านได เพอื่ เลือกกลับไปปอ นเรื่องใหม หรอื ดาํ เนนิ การตอ เพอ่ื ดูรายละเอียด/แกไ ข บนั ทกึ การทํางาน แนบเอกสารเพ่ิมเตมิ สง งาน/ปดงานได ทงั้ นี้ เอกสารที่ออกเลขทีส่ งออกภายนอก ระบบจะไมเกบ็ เรอื่ งเปน เรื่องตองดาํ เนนิ การในเมนูงานระหวางดาํ เนินการ เชนเดียวกบั เอกสารรับเขา -สรางสงภายใน หมายเหตุ 1. การออกเลขที่เอกสาร ระบบจะตรวจสอบ ชอ งปอ นขอมูลที่จะตอ งมขี อมูลความ มี ชอ งเลขทเ่ี อกสาร, ลงวันที่, จาก, ถึง, เร่อื ง สว นรายละเอยี ดอนื่ ๆ นอกจากนัน้ สามารถเวน วางไวได 2. ชองเลขที่เอกสาร สว นมากระบบจะกาํ หนดคาํ นําหนา หนังสอื ใหกอ นผใู ชปอนรหัสฝา ยงานของตน สว นเลขท่ีไมตอ งปอ น ระบบจะกําหนดลาํ ดับเลขทอี่ อกใหเ อง 3. ระบบจะใหล ําดับของเอกสารเลขท่ี เรยี ง 1,2,3,… โดยนับเลขท่ีรว มกันทั้งองคกร (หนว ยธุรกิจ) โดย ฝา ยงานใดขอเลขท่ีกอนไดเ ลขทะเบยี นลาํ ดับตน และเลขที่ลาํ ดับตอไป ตามลาํ ดับฝา ยงานขอเลขที่ ซ่งึ จะเรยี งลาํ ดบั กอ นหลงั ตามการขอเลขท่ี 4. หลังจากออกเลขท่แี ลว ผูใ ช ยกเวนการแกไ ข นอกนั้นผูใชไ มตอ งดาํ เนนิ การใดเนื่อง จากเร่ืองที่ออก จะตอ งถกู จดั สงออกนอก ผูใชอาจกดทห่ี นาหลัก เพ่อื ดาํ เนนิ งานในสวนอ่นื ตอ สว นรายการเร่ืองทขี่ อง เลขท่ีสง ภายนอก ระบบจะรวมไวใ หทีเ่ มนู ทะเบยี นรวม | เอกสารออกภายนอก Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.2- 44

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส บทท่ี 2 INFOMA : WebFlow การออกเลขทีเ่ อกสาร การออกเลขทเี่ อกสารจากการโอนสรางเอกสารออกนอกองคก ร ผูใชสามารถสรางเอกสารจากการโอนรายละเอียดของเอกสารที่มอี ยใู นตะกรา งานได (เชน กรณเี อกสาร รับเขา แลว ตองการตอบรับเอกสารสงคืนภายนอก หรอื กรณหี นวยงานภายใต สงเอกสารมาเพ่ือออกเลขท)่ี ผูใช ไปทีห่ นารายละเอยี ดของเอกสารจากหนาแสดงรายการเอกสาร (จากหนาหลกั > ทะเบยี นรวม, เอกสารระหวาง ดาํ เนินการ, การคน หา แลว กดทีเ่ ลขทะเบียน) หนา แสดงรายการเอกสาร กดที่เลขทะเบยี น ทีห่ นา รายละเอียดเอกสาร กดปมุ โอนสรางเอกสารสงออกนอกองคก ร หนารายละเอยี ดเอกสาร กดปมุ โอนสรา งเอกสารออกภายนอกองคก ร Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.2- 45

ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส บทท่ี 2 INFOMA : WebFlow การออกเลขท่ีเอกสาร ระบบนาํ ขอ มลู เอกสารเดิมมาเติมให ผูใชสามารถแกไ ขรายละเอียดเพมิ่ เตมิ ได จากนน้ั เลือกกดสราง ยกเลิก หรอื สรางและเก็บตนแบบไดเชน เดียวกบั การสรางเอกสารปกติ หนา สรา งเอกสาร แกไ ขรายละเอียดเพมิ่ เตมิ ได แลวกดสราง ระบบแสดงผลการสรางเอกสาร ผูใชส ามารถแนบเอกสารได หนา แสดงผลการสรางเอกสาร สาํ หรับแนบเอกสารได Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.2- 46

ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ ส บทที่ 2 INFOMA : WebFlow การออกเลขทเ่ี อกสาร หนารายละเอียดเอกสาร ระบบสรางเอกสารท่ีเกี่ยวของและเช่ือมโยงใหโดยอัตโนมตั ิ ดังแสดงในภาพ หนารายละเอยี ดเอกสาร ระบบแสดงการเชือ่ มโยงเอกสาร ระบบปดงานเอกสารตน ทางใหโดยอตั โนมัติ ระบบปด งานเอกสารตน เร่ืองใหโดยอตั โนมตั ิ Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.2- 47

ระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส บทท่ี 3 INFOMA : WebFlow การใชง านเอกสาร การส่ังการดาํ เนนิ งานเอกสาร / เรือ่ ง เม่ือลงรับเอกสาร หรือออกเลขทแ่ี ลว ผูใชสามารถดาํ เนนิ งานเอกสารตอไปได เชน การบันทึกงาน/คาํ สง่ั การ การปฏบิ ตั ิ สงเอกสารตอ หรือ ปดงาน จากขั้นตอนการลงรับ-ออกเลขทเ่ี อกสาร หรือจากหนา แสดงรายการ เอกสาร ซ่งึ สามารถเขา ถึงหนา แสดงรายการเอกสารทรี่ วบรวมเอกสารในลักษณะตางๆไดหลายวธิ ี อันไดแก หนา ทะเบียนรวม หนา งานระหวา งดําเนินการ และหนา ผลการคน หา โดยจากหนาแสดงรายการเอกสาร ใหกดทเ่ี ลข ทะเบยี น เพื่อส่ังการทาํ งาน ลงรับ/ออกเลขท่ี Æ แนบเอกสาร/ดําเนนิ การตอ Æ หนา รายละเอียด Æ เลือกคาํ ส่ังการ หนา แสดงรายการเอกสาร Æ กดทีเ่ ลขทะเบียน Æ หนา รายละเอียด Æ เลอื กคําสั่งการ วิธีการแตละวธิ ี ทาํ ไดด ังนี้ หนา รายละเอียด Æ เลือกคาํ สัง่ การ 1. ลงรับ/ออกเลขที่ กดสรา ง แนบเอกสาร กดแนบเอกสาร หนารายละเอียด Æ เลือกคาํ สง่ั การ ลงรบั /ออกเลขท่ี กดสราง กดดาํ เนนิ การตอ หนาจอใหเลขทะเบียนจากการลงรับเอกสาร หนา จอใหเลขทะเบียนจากการออกเลขที่ เลอื กการทํางานอยา งใดอยางหน่งึ (แนบเอกสาร กดปุม แนบเอกสาร หรอื หากไมแนบเอกสาร กดปมุ ดาํ เนินการตอ) จะมาหนา รายละเอียด ดังภาพ หนา รายละเอยี ด เลอื กสงั่ การทํางานตามตองการ Ch.3-1 ผูใชสามารถเลือกสง่ั การทาํ งานทํางานไดต ามตองการ เชน บันทกึ งาน สง ปด งาน เปนตน Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved.

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส บทท่ี 3 INFOMA : WebFlow การใชงานเอกสาร 2. ทะเบยี นรวม (เอกสารรับเขา , เอกสารสรา งในหนว ยงาน) Æ กดเลขทะเบยี น Æ หนารายละเอยี ด Æ เลอื ก คําสงั่ การอื่นๆ งานที่ลงรับเอง หรอื กดรับตนฉบบั งานที่สรางเพอ่ื ออกเลขท่หี นงั สือภายใน งานทส่ี รา งเพอื่ ออกเลขท่หี นังสือภายนอก เมอ่ื มาท่ีหนาแสดงรายการเอกสารแลว กดทีเ่ ลขทะเบียนท่ีตองการดําเนนิ การเอกสาร หนาเอกสารรับเขา สงั เกตดูแผนท่กี ารทํางานดานบน หนา เอกสารในหนวยงาน สงั เกตดแู ผนทก่ี ารทาํ งานดานบน สามารถกดเพ่ือขา มไปทะเบยี นอืน่ ๆในเมนูเดียวกันได ผใู ชส ามารถเลือกสง่ั การทาํ งานทาํ งานไดต ามตองการ เชน บันทึกงาน สง ปดงาน เปน ตน Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. หนา รายละเอยี ด เลือกสัง่ การทํางานตามตอ งการ Ch.3-2

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส บทท่ี 3 INFOMA : WebFlow การใชง านเอกสาร 3. งานระหวางดาํ เนนิ การ Æ กดเลขทะเบียน Æ หนา รายละเอียด Æ เลือกคําส่ังการอืน่ ๆ เมนูงานระหวา งดาํ เนินการ จะรวบรวมเอกสารรับเขา (ลงรับเอง + กดรับตนฉบับ) และเอกสารภายใน หนวยงาน เฉพาะทมี่ ีสถานะเปนงานระหวา งดําเนินการ เชน งานทเ่ี พิ่งลงรับ-กดรับ-ออกเลขท่ี แลว ยังไมไ ด สง หรอื ปด งาน ผใู ชสามารถเขาเมนูน้ีได เพอื่ ความสะดวก งานทลี่ งรบั เอง หรือกดรบั ตน ฉบบั + งานออกเลขท่ภี ายใน (ไมม งี านออกเลขทีภ่ ายนอก) ที่มีสถานะระหวา งดาํ เนนิ การ เมื่อกดเขามาแลว ระบบจะแสดงรายการเอกสารที่ลงทะเบียนรบั แลว และงานออกเลขที่ภายใน (สังเกต สัญลกั ษณป ระเภทเอกสาร วงกลมสีเขียว) กดท่ีเลขทะเบียน เพื่อสั่งการดําเนินงาน หนางานระหวา งดําเนนิ การ แสดงรายการเอกสารรับเขา และออกเลขท่ี ซึ่งมีสญั ลักษณเ ปน วงกลมสีเขยี ว ผใู ชส ามารถเลือกสัง่ การทํางานทํางานไดต ามตองการ เชน บันทึกงาน สง ปดงาน เปน ตน Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. หนา รายละเอยี ด เลอื กสัง่ การทํางานตามตอ งการ Ch.3-3

ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส บทที่ 3 INFOMA : WebFlow การใชง านเอกสาร 4. คนหาเอกสาร (หนา ผลลพั ธ) Æ กดเลขทะเบียน Æ หนา รายละเอียด Æ เลือกคําสง่ั การอ่ืนๆ ผูใชสามารถคนหาเอกสาร โดยกาํ หนดเงื่อนไขการคน หา จากเมนู เม่ือระบบแสดงผลการ คนหาแลว กดที่เลขทะเบยี นที่ตอ งการส่ังการดําเนินงานเอกสาร หนา แสดงรายการเอกสาร จากเมนูคนหา ผูใชสามารถเลือกส่งั การทํางานทาํ งานไดต ามตองการ เชน บนั ทกึ งาน สง ปดงาน เปนตน หนารายละเอยี ด เลอื กส่งั การทาํ งานตามตอ งการ Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.3-4

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส บทที่ 3 INFOMA : WebFlow การใชงานเอกสาร รายละเอียดเอกสาร เมนูรายละเอียด เปน เมนูแรกในชุดเมนดู ําเนนิ การเอกสาร โดยจะแสดงขอมูลเปน 2 สวน คอื 1. สว นรายละเอียดขอมูลเอกสาร ตามทป่ี อนในการลงรับ-ออกเลขที่ และ 2. สวนของเอกสารแนบ 1 รายละเอยี ด เอกสาร เอกสารแนบ 23 4 ในหนาน้ี ผใู ชส ามารถตดิ ตามดูรายละเอียดเอกสาร – การดําเนินงานอนื่ ๆได ดังนี้ (1.) กดท่ีเลขที่เอกสาร เพอื่ ติดตามงาน ซงึ่ เปนการตดิ ตามขัน้ ตอนการเดนิ เอกสาร (2.) กดทเี่ คร่ืองหมายเอกสารแนบดา นลา ง เพอ่ื อา นเอกสารประกอบแนบเร่ือง (3.) กดทีว่ ันท่ีของหมายเอกสารแนบเพ่ิมดานลา ง เพอ่ื อานประวัตกิ ารเพิ่ม แกไ ข เอกสารแนบเพ่ิม (4.) กดทเี่ ลขที่เอกสารที่เกย่ี วขอ ง ของเอกสารแนบเพิ่มดานลา ง เพือ่ เชื่อมโยงไปยังหนา รายละเอยี ด และ การตดิ ตามงานเอกสารนั้นๆ กดเลขทเี่ อกสาร (หมายเลข 1 ) เพ่ือตดิ ตามขนั้ ตอนการเดนิ เอกสาร Ch.3-5 Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved.

ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส บทท่ี 3 INFOMA : WebFlow การใชงานเอกสาร กดที่เอกสารแนบ (หมายเลข 2) เพ่ือดูเอกสารทแี่ นบมา กดทีว่ นั ท่ีเอกสารแนบ (หมายเลข 3) เพ่อื ประวตั ิการเพม่ิ -แกไ ขเอกสารแนบเพ่ิม กดทเี่ ลขทีเ่ อกสารที่เกยี่ วขอ ง (หมายเลข 4) เพอื่ เช่ือมโยงไปยงั หนา รายละเอยี ดเอกสารนัน้ ๆ และตดิ ตามขั้นตอนการเดินเอกสาร Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.3-6

ระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส บทท่ี 3 INFOMA : WebFlow การใชง านเอกสาร การแกไขเอกสาร ระหวางท่เี อกสาร ยงั ดาํ เนนิ การอยูในหนวยงานของผูใช อาจพบวา มบี างขอ มูลบันทึกผดิ ไปจาก ตน ฉบบั ผใู ชส ามารถสัง่ แกไ ขรายละเอียดตา งๆ ได ซงึ่ การแกไขขอมลู แตละครง้ั ระบบจะเก็บขอมลู กอ นแกไขไว ใหทราบเปนประวตั ิ ในหนา ตดิ ตามงานเอกสาร และตอ งการแกไ ข กดปุม แกไ ข ในหนา รายละเอยี ดระบบจะ แสดงขอ มูล เพ่ือใหผใู ชแกไขรายละเอียดเอกสาร แกไ ขเอกสาร แกไ ขขอ มูล และตรวจสอบความถกู ตอง แลว กดปุม ตกลง เพื่อยนื ยนั การเปลี่ยนแปลงขอมลู ระบบจะใหยืนยัน การแกไขเอกสารอกี ข้นั ตอนหนึ่ง หากตอ งการแกไข กดปุม OK Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.3-7

ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส บทที่ 3 INFOMA : WebFlow การใชง านเอกสาร หมายเหตุ 1. ในการแกไขเอกสารระบบจะเก็บรายละเอียดกอนการแกไข เพ่ือเทยี บกับขอ มูลหลังการแกไ ข (ระบบจะเกบ็ ทุกชอ งท่ีมกี ารแกไ ข) โดยบันทกึ ชื่อ-หนวยงานผแู กไขดว ย จากตวั อยาง ผูใชแ กไข ขอมลู ในชอ งชั้นความดว น ชองเรอ่ื ง และชองดําเนินการเสรจ็ วนั ท่ี 2. ผูใชในหนวยงานท่ีเกี่ยวขอ งกับเอกสารทุกหนว ยงานสามารถแกไขเอกสารได (ยกเวน เอกสารทตี่ ิด สถานะยกเลิกแลว ทกุ หนวยงานไมสามารถเขา ไปแกไ ขได) โดยเปน การแกไขขอ มูลที่ปอนโดย ผูสราง (= แกไ ขขอ มูลรายการเดยี วกัน) หากหนว ยงานใดแกไขขอ มูลเอกสาร ขอมูลในหนว ยงาน อื่นจะถกู แกไขดวย ดังนนั้ จงึ ไมควรแกไ ขขอมูลในลักษณะเปลี่ยนจากเร่ืองหน่ึง เปน อีกเรือ่ งหนึง่ หลงั จากแกไขระบบ จะกลบั มาหนาจอ รายละเอียดเพื่อ รอใหผใู ชส่ังการในหัวขอ ใดๆ ตอ ไปอีก Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.3-8

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส บทท่ี 3 INFOMA : WebFlow การใชงานเอกสาร บนั ทึกการทํางาน เอกสารในแตละรายการท่เี ลอื ก ผูใ ชสามารถบันทกึ ขอ มูลการทํางานเก็บไว เปน เครื่องมือชว ยจํา หรือ บนั ทึกคําส่ังการไปกับเอกสาร ซงึ่ เอกสารแตล ะเรอ่ื งหากผูใชก ดเขา มาตรวจสอบรายระเอียดเร่ือง กส็ ามารถ บันทึกการทาํ งานไดทกุ ขั้นตอน ทกุ สถานะของการทํางานเชน กัน จากหนาจอรายละเอียดผใู ช กดปุม บันทกึ งาน ระบบจะแสดงหนา จอใหผ ูใ ชบนั ทกึ ขอ ความ การบันทึกงาน การบนั ทกึ คาํ สั่งการ หรือ บันทึกการทาํ งาน ในระบบมีเพื่อเกบ็ เปน ประวตั ิการทํางานของเรื่อง และใน ขณะเดยี วกนั หนวยงานที่เก่ียวของกบั เอกสาร กจ็ ะทราบการทํางาน, ทราบที่มาท่ไี ปไดข องเอกสาร อธบิ ายการทาํ งาน คาํ สัง่ พเิ ศษ : เปนการเลือกหวั เรอ่ื งของคาํ สั่งการซึ่งจะมีใหเลือกตามลักษณะการบันทกึ งาน ถอื เปน เคร่ืองมอื สาํ หรับชวยในการคียขอ มลู เทา น้ัน # บันทกึ งาน # อนุมตั ิดาํ เนินการ # ไมอนุมตั กิ าร # สัง่ การ # ขอรายละเอยี ดเพม่ิ เติม นาํ เสนอ/ผปู ฏบิ ัติ : ผูใ ชปอนการปฏบิ ตั ิ เชน เดียวกบั การปฏิบัตใิ นสมดุ ลงรับ-ออกเลขทห่ี นังสือ บันทกึ ปฏิบตั กิ าร : ผูใ ชป อนคาํ สง่ั การ หรือ การบันทึกการทํางาน ทเ่ี กษียรหนังสือมา ตดิ ตามผลการทํางาน : ผใู ชสามารถต๊ิกเลอื กหากตองการใหระบบเก็บเรอ่ื งไวในเมนูเอกสารที่ตอง ติดตามในหนาหลกั ดาํ เนินการเสรจ็ วนั ที่ : ผูใชก รอกวนั ท่ีตองดาํ เนินการเสร็จ หรือเลอื กวนั ท่ีจากปฏทิ นิ เชน เดียวกบั ในหนาลงรบั /ออกเลขทีเ่ อกสาร บนั ทึกงานเดิม : ระบบจะแสดง ขอมลู เดิมที่ไดบ ันทึกไวกอนหนานี้ (เฉพาะของหนว ยงานผูใช) รวมทงั้ ประวัตกิ ารตกี ลบั และ การดงึ เอกสารกลบั Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.3-9

ระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส บทท่ี 3 INFOMA : WebFlow การใชง านเอกสาร ปอนการทํางาน ,ผลการดําเนนิ การ หรอื คําสงั่ การ ลงในชอ ง บันทกึ การปฏบิ ตั ิงาน จากน้นั กดปมุ ตก ลง ระบบจะแจง ขอความผลการบันทกึ (โปรแกรมโตตอบกบั ผใู ช) จากน้ันจะแสดงหนารายละเอยี ดเอกสารอกี คร้ัง เพ่อื ใหผ ใู ชเลือกทาํ งานในหวั ขอตอไป Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.3-10

ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส บทท่ี 3 INFOMA : WebFlow การใชง านเอกสาร การสงเอกสาร เอกสารบางเรอื่ ง อาจปฏิบัติงานแลว จบขน้ั ตอนหรอื เก็บเรอื่ งในหนว ยงานของผูใ ชเอง แตจ ะมเี อกสาร บางเร่ือง ทต่ี อ งเก่ยี วของกับหนว ยงานอนื่ ๆ ภายในองคกรดงั นั้นผูใ ชจะตอ งจัดสงเอกสารไปยังหนวยงานท่ี เกยี่ วของ โดยกดเมนู สง เพอื่ เลือกหนวยงานท่ตี อ งการสงเอกสาร ในการเลือกหนวยงานระบบจะแสดงรายช่ือหนวยงานตามโครงสราง ขององคกรทา นได ซ่งึ ผูควบคุม ระบบไดก ําหนดผงั ไว ใหผใู ชเลอื ก การสง เอกสาร ทาํ ไดห ลายวิธี คอื 45 3 12 สง เอกสาร 1. การเลือกสงเปน หนว ยงาน โดยเลือกจากผงั รายช่อื หนว ยงาน (กดเลอื กที่ชื่อหนว ยงาน) 2. การเลือกสงเปน กลุม โดยเลือกจากผังรายชอื่ หนว ยงาน (กดเลอื กที่ช่อื กลมุ ) 3. การคน หาหนวยงานแลว เลือกสง 4. การสรา งกลุมผรู ับ และเลอื กสงจากกลมุ ผรู ับท่ีสรางไว Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.3-11

ระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส บทท่ี 3 INFOMA : WebFlow การใชง านเอกสาร 1. เลอื กสงเปนหนว ยงาน ผูใ ช กดคลิกทช่ี ื่อกลุมระบบจะเปดหนว ยงานยอยในกลมุ ใหเ ลือก  คลิกหนว ยงานทตี่ องการ จากน้ันกดปมุ ยายเขา เมอื่ ตองการสงถึงหนวยงานทเ่ี ลือก จากนัน้ เลอื กหนว ยงาน อนื่ ตามข้ันตอนเดิม สามารถเลือกหนวยงานเพ่มิ เติมรวมกบั วิธกี ารอื่นๆได เม่ือเลือกแลวกดปุม ยืนยันสง 3 12 2 22 อธบิ ายความหมายชองการยา ยเขา กดปมุ นี้ เพ่อื กดปุม น้ี เพ่ือ เลอื กหนว ยงาน เลอื กหนว ยงาน เขา ชอ ง สงถงึ - เขาชอง สง ถึง-ไม พรอ มสง ตน ฉบับ สงตนฉบับ กดปุมนี้ เพือ่ เลอื ก กดปุมน้ี เพ่ือเลือก หนวยงานเขา ชอ ง หนว ยงานเขา ชอง สําเนาถงึ -พรอมสง สาํ เนาถึง-ไมสง ตน ฉบับ ตนฉบับ สงถงึ -พรอ มสง ตน ฉบับ เปน การสงโดยใหผรู ับ รอเอกสารตน ฉบับ (ตวั กระดาษ) ผูรับจะไดเ อกสารเปน สญั ลกั ษณก ระดาษ “สฟี า” ในเมนเู อกสารรอลงทะเบียน สําเนาถึง-พรอ มสงตน ฉบับ เปนการสงโดยใหผ ูร บั รอเอกสารตน ฉบับ (ตัวกระดาษ) ผูรับจะไดเอกสารเปน สญั ลักษณกระดาษ “สีฟา ” ในเมนูเอกสารรอลงทะเบียน โดยเปนการสง ในลกั ษณะสาํ เนาถงึ หรือ CC เพื่อทราบ สง ถึง-พรอ มสง ตน ฉบับ เปนการสง โดยใหผูรับ ไมร อเอกสารตน ฉบบั (ตัวกระดาษ) ผูรับจะไดเอกสารเปน สัญลกั ษณกระดาษ “สสี ม” ในเมนูเอกสารรอลงทะเบียน สามารถพมิ พเอกสารทแ่ี นบไปกับเรือ่ งแลว ลงรบั ไดเลย Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.3-12

ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส บทที่ 3 INFOMA : WebFlow การใชงานเอกสาร สําเนาถงึ -พรอมสงตนฉบับ เปน การสง โดยใหผรู บั ไมต องรอเอกสารตนฉบับ (ตวั กระดาษ) ผรู ับจะได เอกสารเปนสญั ลกั ษณกระดาษ “สีสม” ในเมนูเอกสารรอลงทะเบยี น และสามารถพิมพเอกสารทแ่ี นบไปกับเร่อื ง แลวลงรับไดเลย โดยเปน การสง ในลกั ษณะสาํ เนาถงึ หรอื CC เพ่อื ทราบ Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.3-13

ระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส บทที่ 3 INFOMA : WebFlow การใชงานเอกสาร 2. เลอื กหนว ยงานเปน กลมุ ผูใช กดคลกิ ทก่ี ลุมของหนว ยงาน สงั เกตเครื่องหมาย + (บวก)  คลิกสท ก่ี ลุม(+บวก) ระบบจะแสดงรายช่อื หนว ยงาน จากนน้ั กดท่ีกลมุ อีกครงั้ จะปดรายชอ่ื หนว ยงาน  กดปุมยายเขา ระบบจะดงึ รายชื่อหนว ยงานท้งั หมด ภายใตก ลุมทเี่ ลอื กแสดงในชอ ง สง ถึง หรือ ชอง สาํ เนาถงึ แบบสงตน ฉบับ หรือแบบไมสง ตน ฉบับ 1 23 กดท่ีกลุมหนวยงานที่ตอ งการ ระบบแสดงรายช่ือหนวยงานในกลมุ กดทช่ี ือ่ กลุมอกี ครง้ั หน่งึ 4 123 เลอื กหนว ยงานและบุคคลทตี่ องการสง สามารถเลอื กกลุมหนวยงานไดอกี หรือจะเลือกหนว ยงานจากวิธีอน่ื ๆ เชน เลอื กทลี ะหนว ยงาน หรอื คน หาหนวยงาน ดังจะกลา วตอไป กไ็ ด  สามารถเลือกหนวยงานเพ่ิมเติมรวมกบั วธิ ีการอ่นื ๆได เมอื่ เลอื กแลวกดปุม ยืนยันสง Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.3-14

ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส บทท่ี 3 INFOMA : WebFlow การใชงานเอกสาร 3. การคน หาหนวยงานแลว เลือกสง ผูใ ชส ามารถคนหาหนว ยงาน แลวเลือกประเภทการสงได ดงั นี้  พมิ พชอื่ ตะกรางาน โดยตองเปน คําคน ทจ่ี ําแนกช่ือหนว ยงานออกจากหนวยงานอนื่ ได (unique) โดยการ คนหาในชอ งน้ี เปน เงอื่ นไขการคน ชอื่ หนว ยงานทม่ี ีคาํ วา (คาํ คน) . เชน จากตวั อยาง คนหาโดยใชคาํ วา ท่ปี รึกษา = คน หาหนวยงานท่มี คี ําวา ที่ปรกึ ษา เปนชื่อตะกรา งาน เปน ตน  เลือกประเภทการสง (สงถงึ -สําเนาถงึ แบบสงตน ฉบับ หรือไมสงตนฉบับ) โดยใหเลือกจากชดุ ปมุ สี เมื่อปอนคําคน แลว ระบบจะใหเลอื กหนว ยงานทีต่ อ งการกอ น ทําใหสามารถระบุคาํ คน คราวๆกอนได 1 4 2 3 เมอ่ื เลอื กหนว ยงานแลว จะปรากฏช่อื หนว ยงานในชอ งประเภทการสง ทเ่ี ลือกไว หมายเหตุ กรณีคําคน ไม unique คอื มชี ่ือตะกรางานทขี่ ึ้นตน ดวยคําคน ท่ีกําหนด มากกวา 1 ตะกรางาน ระบบจะมี รายการที่คน มาใหเลือก  สามารถเลือกหนวยงานเพ่ิมเติมรว มกบั วิธีการอ่ืนๆได เมอ่ื เลอื กแลว กดปุม ยนื ยันสง Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.3-15

ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส บทท่ี 3 INFOMA : WebFlow การใชง านเอกสาร 4. การสรางกลุมผรู ับ และเลือกสงจากกลุมผูรบั ท่ีสรา งไว หากมีกลมุ หนว ยงานทเี่ ลือกเปนชุดสงอยูบอยๆ ผใู ชส ามารถสรางเปนกลุมผรู บั เพ่อื เรยี กใชใ นการสงโอกาสตอๆไปได ผูใชส ามารถสรางกลุมผูรับได ดงั น้ี การสรางกลุมผูรับ  เลอื กหนว ยงาน ดวยวธิ ีการใดๆขางตน  เม่อื เลือกหนว ยงานในชองตา งๆเรยี บรอ ยแลว กดปุม สรา งกลุมผูรับ ระบบจะใหตง้ั ชอ่ื กลมุ ผูรบั กลุมนี้ พมิ พ ชือ่ กลมุ แลวกดปมุ ตกลง หมายเหตุ ขนั้ ตอนน้ี เปน การสรางกลุมใหเทา นน้ั ระบบจะยงั ไมสง เรื่องไปยงั หนว ยงานผูรับ เมื่อสรา งกลมุ แลว ใหผ ใู ชไ ป เลือกกลมุ ท่สี รางไว ดังจะอธบิ ายการใชงานตอ ไป Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.3-16

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส บทท่ี 3 INFOMA : WebFlow การใชงานเอกสาร การเลือกกลมุ ผูรบั  กดปุม เลอื กกลุมผรู บั จะปรากฏชื่อกลุมทส่ี รางไว สามารถกดดู 1 รายละเอียดวา มหี นว ยงานใดในกลุม บา ง 2 ได โดยกดปุม ดรู ายละเอยี ด ระบบจะแสดงชื่อหนวยงานในชอ งประเภทการสง ตามท่ีเลอื กไวในตอนสราง (สง ถงึ -สําเนาถึง แบบ สงตน ฉบบั และไมสง ตนฉบับ) กดปมุ กลับ เพ่อื กลับมาหนารายช่อื กลมุ เมอื่ ตองการเลือกกลุม ใด กดทชี่ อ่ื กลุม แลวกดปุม ตกลง Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.3-17

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส บทท่ี 3 INFOMA : WebFlow การใชงานเอกสาร  กดท่ีชื่อกลมุ เพ่ือเลือกกลมุ ทตี่ องการ แลวกดปุมตกลง 1 2  ระบบจะดึงชอ่ื หนว ยงานมาใสใ นชอ งประเภทการสงตามท่ีสรางไว  สามารถเลอื กหนวยงานเพม่ิ เติมรวมกบั วิธกี ารอื่นๆได หรอื เลือกหนว ยงานออก ดังจะไดกลาวตอ ไป  เม่อื เลือกแลวกดปมุ ยืนยันสง Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.3-18

ระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส บทท่ี 3 INFOMA : WebFlow การใชง านเอกสาร การเลอื กหนวยงานออก 1 หนวยงานที่เลือกไว สามารถเลือกออกได ดงั นี้ กดปุมน้ี เพ่ือเลือก 1. เลอื กออกทีละหนวยงาน หนว ยงานออกจากชอ ง  กดเลือกหนว ยงานแลวกดปุม ยายออก ตามตําแหนง ดังนี้ สง ถึง-ไมส งตนฉบับ กดปมุ น้ี เพ่ือเลอื ก หนวยงานออกจากชอ ง สง ถงึ -พรอมสงตนฉบบั 2 กดปมุ น้ี เพื่อเลือก กดปมุ น้ี เพื่อเลอื ก หนวยงานออกจากชอง หนวยงานออกจากชอ ง สาํ เนาถงึ -พรอ มสงตนฉบับ สําเนาถงึ -ไมสงตนฉบบั 2. เลอื กออกทีละหลายหนว ยงานในชอ งประเภทการสง เดียวกัน  ใชเ มาสล ากคลุมหนว ยงานแลว กดปมุ ยา ยออก ตามตาํ แหนง เชนเดยี วกบั ท่ีอธิบายดา นบน ดังตวั อยาง 1 2 Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.3-19

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส บทท่ี 3 INFOMA : WebFlow การใชงานเอกสาร การสงเอกสาร หลังจากท่ีเลอื กหนว ยงาน โดยวธิ กี ารทงั้ ส่ี (ใชแบบใดแบบหน่ึง หรือใชร ว มกัน) แลว ผูใชสามารถกดปุม ยืนยนั สง เพื่อสงเอกสารไปยังหนวยงานทเี่ ลอื ก ผานระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส ระบบจะแสดงขอความ แจงเวลาในการสงเอกสาร ดงั ตัวอยาง Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.3-20

ระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส บทท่ี 3 INFOMA : WebFlow การใชงานเอกสาร การสงเอกสาร โดยผานระบบ E-mail จากหนา จอสง เอกสารผูส ง สามารถ สงงานผานระบบ E-mail ไดโ ดยกดปมุ E-mail ในหนาจอสง หนาสง E-mail ประกอบดว ยสวนตา งๆ ดังน้ี 6 7 12 3 4 5 Ch.3-21 Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved.

ระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส บทที่ 3 INFOMA : WebFlow การใชงานเอกสาร 1 e-mail ผูร ับ ในการสงแบบ To, CC, BCC สามารถเลอื ก e-mail ของผูใชร ะบบสารบรรณ อิเล็กทรอนกิ สได จากปุม […] หรอื พมิ พเพม่ิ เตมิ เขาไปเองได 2 ปุมเลือกตน แบบกลุม ผรู ับจากการสรา งตนแบบ (จากปมุ หมายเลข 6) 3 ชือ่ เรอื่ ง และบันทึกงานจากระบบ หากไมต อ งการแสดงใน e-mail สามารถลบเองได 4 ขอความ สามารถพิมพเพิ่มเติมเปน สว น Message ของ e-mail ได 5 เอกสารแนบในระบบ จะเปน attachment ไปกบั e-mail 6 ปุม บนั ทึกรูปแบบกลุมผูรบั e-mail เม่อื เลอื ก หรอื กรอกผรู ับแลว สามารถบันทกึ เกบ็ ไวเ รียกใชได 7 สง /ยกเลิก สาํ หรับสง e-mail ผใู ช สามารถสง เอกสารเปน e-mail ได ดงั น้ี  กรอก e-mail ผรู ับ โดย 1. กรอก e-mail ลงไปเอง 2. เลอื กชอ่ื ผรู บั ซ่ึงใชระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส จากปุม […] จะปรากฏหนาตางสําหรบั คน หา e-mail หรอื หากกดปุมคน หาเลย จะแสดงรายชอื่ e-mail ท้ังหมด สามารถเลอื กลบ e-mail ทีไ่ ม ตอ งการสงถงึ ได Copyright © 1992-2006 by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. Ch.3-22