Modulo 7 contenido

OUTLOOK

Contenido Introducción El programa de Outlook es una agenda electrónica. El programa permite administrar la información que podría guardar libreta de direcciones, agenda de citas, libretas de notas y manejo de correo. No solamente se utiliza para el envío y recibo de mensajes electronicos, sino que pemite que en una oficina se puedea trabajar tecnológicamente de manera más eficiente, eliminando de la misma el derroche de papel que existe. Este programa permite que todas las tareas: citas, visitas, reuniones, proyectos, itinerarios de los empleados en una oficina puedan ser accedidos, revisados, modificados o delegados con el toque de un botón. Además de dar seguimiento a las fechas de cumplimiento de las tareas asignadas. Para que el programa pueda utilizar en su máxima capacidad y ejecute todas las funciones para la cual fue hecho es necesario que el usuario: a. Cree una rutina o costumbre de escribir en el calendario todos los días, hora a hora, las tareas asignadas, reuniones pautadas, citas hechas y otras cosas de interés. b. Entre la información de manera real y precisa, para que no haya confusión con las tareas a realizar. c. Lea continuamente sus correo electrónico y proceda a contestar, almacenar y/o eliminar el que no es necesario, de forma tal que no se llene su espacio. d. Evite enviar y recibir correo electrónico de usuarios de Internet en bloques (forwards). Este tipo de correo podría infectar con virus la computadora. e. Evite sobrecargar su sistema con el envío innecesario de mensajes con archivos incluidos que tengan mucho tamaño. f. Mantenga en un tamaño acecuado su calendario, sus contactos, sus tareas, su bandeja de entrada de forma que no se llene la memoria de la computadora y haga uso adecuado de espacio para el programa. Hay varias formas para accesar el programa de Microsoft Outlook: a través del paquete de Microsoft Office desde el desktop: dar doble clic en el icono de outlook e inmediatamente abrirá y aparecerá una ventana que le preguntará si va a hacer © Ana G. Méndez, 2019. Derechos Reservados.

conexión de internet y lo puede configurar, sino solamente cancela para que pueda usar el programa. La única opción que no podrá utilizar será la del correo electrónico ya que requiere internet. Introducción al calendario electrónico o agenda electrónica 1. Este componente de Outlook se utiliza para administrar el tiempo. En el calendario se puede registrar citas, las cuales puede editar fácilmente. Registrar reuniones, eventos especiales, días feriados y/o eventos recurrentes. Es muy fácil de utilizar. Puedes trabajar el mismo por día, semana o por mes. Puedes crear el estatus de la actividad y crear por colores de interés. Puedes trabajar varios calendarios a la vez por grupos de trabajo en una oficina individualmente. Puedes crear citas desde un mensaje, citas periódicas, citas recurrentes, de un día, editar y cancelar citas. Se pueden imprimir. La pantalla de la agenda está compuesta de una serie de Menú, grupo de opciones y opción. Es muy parecida a las pantallas de los otros programas estudiados anteriormente. Con éstos componentes puede crear citas detalladas, configurar citas periódicas, planificar reuniones y programar las mismas para avisos. Es recomdable mantener el programa abierto todo el día. Además, es bien importante que la fecha y la hora de computadora estén actualizados ya que el programa dependerá de la hora de la computadora. Si la fecha y hora de la computadora están incorrectos, el calendario estará incorrecto y no será de gran ayuda. © Ana G. Méndez, 2019. Derechos Reservados.

Crear una cita Para registrar una cita, primero debes saber para quién es el calendario a trabajar ya que puede ser individual o grupal. Por “default” puedes crear uno, pero si trabajan varios doctores en una oficina y son diferenctes especialidades se recomienda uno para cada doctor. Pasos para crear agenda personalizada 1. En el menú Home escoger la opción Add Calendar 2. Elija opción Create new blank Calendar y escribir el nombre del doctor para la cual va a trabajar el calendario, y seleccionar dónde lo va a ubicar y presiona OK. 3. Automaticamente podrás verlo en el área izquierda de la pantalla del calendario con el nombre que escribió. En la parte de My Calendar podrás ver los © Ana G. Méndez, 2019. Derechos Reservados.

calendarios creados. Puedes seleccionar el calendario y lo tendrás disponible en pantalla. 4. Crear cita Para crear una cita, seleccionar la opción New Appointment y completa los campos solicitados o necesarios. La pantalla cambia para que puedas completar la información solicitada. Puedes crear recurrencia, crear categorías y elegir la importancia. Tan pronto esté creada puedes asegurar la misma en Save & Close y automaticamente lo ves en el calendario creado. Nombre de la persona Fecha y hora para la cita, recordatorio © Ana G. Méndez, 2019. Derechos Reservados.

• Puedes crear una invitación para una cita para que el doctor pueda realizar una reunión con otros colegas que estén en otros lugares sin tener que salir de su oficina y la misma se la puedes enviar como si fuera un correo electrónico. El calendario se puede compartir en el Menú Home, opción Share Calendar. • Se puede crear citas con un mensaje de correo recibido, se selecciona el encabezado de su correo y lo arrastra hacia el icono de Calendario y completa lo solicitado. • Puede registrar citas periódicas. Las mismas son las que se repiten mensualmente con las mismas condiciones de hora y lugar y esto evita el trabajo de configurar las mismas mensualmente. • Puede anotar eventos o citas con más de un día de duración. • Puede editar o cancelar citas: identificar la cita y dar dos click sobre la misma para abrir el cuadro para que puedas editar o eliminar la misma. Es importante asegurar los cambios. © Ana G. Méndez, 2019. Derechos Reservados.