5 Otras obligaciones

OTRASOBLIGACIONES

ESTRUCTURASINTERNAS

De acuerdo con las diversas disposiciones de caráctergeneral, las Entidades Financieras deberán contar con lassiguientes estructuras internas para poder operar:1. Comité de Comunicación y Control (CCC) Su objetivo es dictar y vigilar el cumplimiento de las medidas y procedimientos de la Entidad para prevenir el Lavado de dinero y el Financiamiento al terrorismo. Deberá estar integrado por al menos tres miembros, pueden ser: ✓ Director general ✓ Miembros del consejo ✓ Funcionarios dentro de las tres jerarquías inmediatas inferiores al DG. El auditor interno o la persona del área de auditoría que él designe, no formará parte del Comité, sin perjuicio de lo cual deberá participar en las sesiones de dicho Comité con voz, pero sin voto.

SUJETO OBLIGADO ¿OBLIGACIÓN DE REQUISITOS INTEGRAR CCC?Instituciones de Crédito Más de 25 EmpleadosAlmacenes Generales de Depósito Si Más de 25 EmpleadosCasas de Cambio Si Más de 25 EmpleadosCentros Cambiarios Si Más de 25 EmpleadosSOFOMES Reguladas Si Más de 25 EmpleadosSOFOMES No Reguladas Si Más de 25 EmpleadosTransmisores de Dinero Si Más de 25 EmpleadosAsesores en Inversiones Si No AplicaCasas de Bolsa No Más de 25 EmpleadosSociedades Financieras SiComunitarias Si Más de 25 EmpleadosSociedades Cooperativas deAhorro y Préstamo Más de 25 Empleados, sin embargo, Si para las SOCAPS Nivel I no esFondos de Inversión obligación integrar CCC.Uniones de Crédito Si Más de 25 EmpleadosFinanciera Nacional de Desarrollo Más de 10 Empleados, más de 500Agropecuario, Rural, Forestal y Si Socios y Activos mayores a 100 millonesPesquero de UDIS Si No Aplica

AVISOS A SHCPLa Entidad deberá comunicar a través del Portal SITI laintegración y cargo de los titulares de dichas áreas, así comode sus respectivos suplentes.Cada Entidad deberá comunicar la designación, adición osustitución de los integrantes del Comité, dentro de los 15días hábiles siguientes a la fecha en que se hayarealizado.

2. Oficial de CumplimientoEn la Guía para una Adecuada Gestión de los RiesgosRelacionados con el BC/FT de Comité de Basilea en2014, se hace menciona las características de estafigura:“El Consejo de Administración y la alta direccióndeberán nombrar un responsable ejecutivo deprevención de Blanqueo de Capitales y FT con lapreparación adecuada para asumir las competenciasgenerales de esa función y con la categoría yautoridad necesarias dentro del banco para que lascuestiones planteadas por este directivo reciban lanecesaria atención del Consejo, la alta dirección y laslíneas de negocio”.

DESIGNACIÓNDeberá recaer en un funcionario independiente delas unidades encargadas de promover o gestionar losproductos financieros.En ningún caso podrá recaer en personas confunciones de Auditoría. En caso de un Grupo Financiero, podrá ser un mismo oficial de cumplimiento para las demás Entidades.

DESIGNACIÓN DE OFICIAL DECUMPLIMIENTO INTERINOEl Comité de cada Entidad o bien, su consejo de administración odirectivo, según corresponda, o director general, nombrará a unfuncionario de la Entidad que interinamente podrá sustituir a suOficial de Cumplimiento en el cumplimiento de sus obligacionesconforme a las presentes Disposiciones, hasta por noventa díasnaturales durante un año calendario, contados a partir de que elfuncionario designado como Oficial de Cumplimiento deje, le searevocado o se encuentre imposibilitado para realizar el encargo encuestión.

AVISOS A SHCPNombre y apellidos del funcionario que haya designado comoOC, así como la demás información prevista, dentro de los 2días hábiles siguientes a la fecha en que se haya efectuado ladesignación correspondiente.La revocación de la designación del Oficial de Cumplimiento,al día hábil siguiente a la fecha en que la misma haya ocurrido.El nombre y apellidos del funcionario que haya designadocomo OC interino, al día hábil siguiente a la fecha en que lamisma haya ocurrido.

CUADRO COMPARATIVO ESTRUCTURAS INTERNAS Inciso Elaborar/ presentar/informar Inciso2 Conocer, aprobar, informar, resolver Oficial de Cumplimiento Comité de Comunicación y Control I Elaborar y someter a la consideración del Comité de I Someter a la aprobación del comité de auditoría el Manual PLD, Comunicación y Control el Manual PLD. así como cualquier modificación al mismo. I Bis Presentar al Comité la metodología elaborada e I Bis Someter a la aprobación del consejo de administración o implementada para llevar a cabo la evaluación de Riesgos, administrador único de la Entidad, la metodología de EBR, así así como los resultados de su implementación. II como los resultados de su implementación. Fungir como instancia de consulta al interior de la Entidad III Fungir como instancia competente para conocer los resultados IV obtenidos por el área de auditoría interna o, en su caso, por el VII respecto de la aplicación de las Disposiciones, así como del V auditor externo independiente respecto a la valoración del VI Manual PLD. Manual PLD. VII VIII Conocer de la celebración de contratos, cuyas características Hacer del conocimiento del CCC la celebración de IX pudieran generar un alto Riesgo para la Entidad. X IV contratos, cuyas características pudieran generar un alto Establecer y difundir los criterios para la clasificación de los Clientes, en función de su grado de Riesgo. Riesgo para la propia Entidad. Asegurarse de que los sistemas automatizados, contengan las listas de Personas Políticamente expuestas. VI Enviar a la SHCP, mediante la CNBV los reportes correspondientes e informar de ello al Comité. Dictaminar las Operaciones que deban ser reportadas a la CNBV. II Verificar la correcta ejecución de las medidas adoptadas Aprobar los programas de capacitación para el personal de la por el CCC, en ejercicio de sus facultades. Entidad en materia de PLD. Informar al área competente de la Entidad, respecto de Coordinar tanto las actividades de seguimiento de conductas realizadas por parte del personal de la entidad que provoquen que esta incurra en infracción a lo previsto en las V Operaciones, como las investigaciones para dictaminarlas, presentes Disposiciones. en su caso, como Operaciones Inusuales u Operaciones Resolver los demás asuntos que se sometan a su consideración, Internas Preocupantes. relacionados con la aplicación de las Disposiciones. VIII Definir las características, contenido y alcance de los Asegurarse de que la Entidad cuente con las estructuras internas programas de capacitación del personal de la Entidad. , de acuerdo con la organización, número de personas, recursos materiales y tecnológicos y resultados de la metodología EBR. Informar al CCC respecto de conductas, actividades o III comportamientos realizados por personas relacionadas con la Entidad, que puedan incurrir en una infracción. Recibir y verificar que la Entidad dé respuesta a los IX requerimientos d e información y documentación de las Autoridades correspondientes. Fungir como enlace entre el CCC, la SHCP y la CNBV, para X los asuntos referentes a la aplicación de las Disposiciones correspon-dientes. Cerciorarse que el área a su cargo reciba directamente y dé XI seguimiento a los avisos emitidos por los empleados y funcionarios de la Entidad.

CAPACITACIÓNY DIFUSIÓN

LAS ENTIDADES DESARROLLARÁNPROGRAMAS DE CAPACITACIÓN Y DIFUSIÓN QUE DEBERÁN CONTEMPLAR LO SIGUIENTE:✓ La impartición de cursos, al menos una vez al año que contemplen, entre otros aspectos, los relativos al contenido de sus documentos de políticas, criterios, medidas y procedimientos.✓ Cada Entidad deberá presentar a la Comisión, por conducto del Oficial de Cumplimiento, dentro de los primeros 15 días hábiles de enero de cada año el informe que contenga el programa anual de cursos de capacitación de ese año.

❑ La Entidad deberá fomentar la impartición de cursos referentes al Manual de PLD/FT o relacionados con el tema.❑ También deberá difundir la legislación aplicable.❑ Se deberán expedir constancias que acrediten la participación del personal en los cursos.❑ Para quienes laboren en el área de Atención al Público o Administración, se les deberá capacitar en la materia previo a su ingreso.

SISTEMAAUTOMATIZADO

Cada Entidad deberá contar con un sistema automatizado queayude a dar seguimiento a las operaciones realizadas por cada unode los clientes. Entre las funciones que el Sistema Automatizadodebe realizar, se encuentran las siguientes:Conservar y actualizar, así como permitir la consulta de los datosrelativos a los registros de la información que obre en el respectivoexpediente de identificación de cada Cliente.Generar, codificar, encriptar y transmitir de forma segura a la SHCP,por conducto de la CNBV, la información relativa a los reportescorrespondientes en los términos y conforme a los plazosestablecidos en las Disposiciones.

Clasificar los tipos de Operaciones o productos financieros queofrezcan las Entidades a sus Clientes o Usuarios, con base en loscriterios que establezca la propia Entidad, a fin de detectar posiblesOperaciones Inusuales.Detectar y monitorear las Operaciones realizadas en una mismacuenta o por un mismo Cliente o Usuario.Ejecutar el sistema de alertas y contribuir a la detección,seguimiento y análisis de las posibles Operaciones Inusuales yOperaciones Internas Preocupantes, considerando al menos lainformación proporcionada por el cliente al inicio de la relacióncomercial.

Conservar registros históricos de las posibles OperacionesInusuales y Operaciones Internas Preocupantes.Servir de medio para que el personal de las Entidades reporte a lasáreas internas que las mismas determinen, de forma segura,confidencial y auditable, las posibles Operaciones Inusuales uOperaciones Internas Preocupantes.Mantener esquemas de seguridad de la información procesada,que garanticen la integridad, disponibilidad, auditabilidad yconfidencialidad de la misma.

Proveer la información que las entidades incluirán en lametodología que deben elaborar conforme a lo establecido en elCapítulo II Bis de las Disposiciones. (EBR)Ejecutar un sistema de alertas respecto de aquellas Operacionesque se pretendan llevar a cabo con personas vinculadas con elterrorismo o su financiamiento, o con otras actividades ilegales, asícomo con Personas Políticamente Expuestas.

RESERVA YCONFIDENCIALIDADDE LA INFORMACIÓN

Los administradores, Confidencialidad sobre lamiembros del Comité, Oficial información relativa a los reportes,de Cumplimiento, directivos, salvo cuando la pidiere la SHCP, por funcionarios, empleados, conducto de la CNBV, y demás apoderados de la Entidad autoridades facultadas para ello.PROHIBICIONES Alertar o dar aviso a sus clientes o usuarios sobre:  Cualquier referencia sobre ellos en los reportes.  Requerimientos de información o documentación en materia de PLD/FT.  La existencia o presentación de las órdenes de aseguramiento en materia de PLD/FT, antes de que sean ejecutadas.  Contenido de la Lista de Personas Bloqueadas.

Además de lo anterior, las personas mencionadastendrán estrictamente prohibido:Alertar o dar aviso a sus Clientes o Usuarios respecto de:➢ Cualquier referencia que sobre ellos se haga en los reportes.➢ Cualquiera de los requerimientos de información o documentación.➢ Sobre la existencia o presentación de órdenes de aseguramiento antes de que sean ejecutadas.

PROCEDIMIENTO YSELECCIÓN DEPERSONAL

Las Entidades deberán adoptarprocedimientos de selección paraprocurar que su personal cuentecon la calidad técnica yexperiencia necesarias, así comocon honorabilidad para llevar acabo las actividades que lecorresponden. Éste debe estarestablecido en Manual PLD.

¡IMPORTANTE!Se deberá obtener una declaración firmada queindique:i. Información relativa a cualquier otra Entidad Financiera en la que haya laborado previamente.ii. El hecho de no haber sido sentenciado por delitos patrimoniales.iii. El no haber sido inhabilitado para ejercer el comercio, o para desempeñar un cargo en el Sistema Financiero Mexicano.

INTERCAMBIO DEINFORMACIÓN ENTREENTIDADES

Grupos Financieros Tratándose de sujetos obligados que formen parte de grupos financieros que celebren entre ellas un convenio, podrán intercambiar los datos y documentos relativos a la identificación del cliente y del usuario, con el objeto de establecer una nueva relación comercial con el mismo.Instituciones de CréditoLas Instituciones de crédito podrán intercambiar información deoperaciones de clientes y usuarios, para lo cual deberán limitarseúnica y exclusivamente a los casos en que se tenga como finalidadfortalecer las medidas para prevenir y detectar actos, omisiones uoperaciones que pudiesen actualizar los supuestos previstos en losartículos 139 Quáter o 400 Bis del CPF.

El intercambio de información podrá ser entre 2 o más Entidades y se llevaráde conformidad a lo siguiente:• El funcionario autorizado, deberá enviar un escrito que especifique el motivo y la clase de información que se requiera.• La información sólo podrá ser utilizada por la Entidad que lo solicitó, salvo que en el escrito se establezca que es información que puede ser compartida.• De forma previa o simultánea la Entidad que comparta la información, deberá dar aviso a la SHCP, a través de la CNBV en los medios electrónicos y en el formato oficial que expida, señalando lo siguiente: ✓ Si existe solicitud o si se comparte de forma espontánea. ✓ La Entidad o Entidades a las que se les entregará la información. ✓ La información que será compartida, así como los fines que se persiguen con la misma.

AUDITORÍA PLD

Al llevar a cabo una auditoría en materia de PLD se deberá verificar elcumplimiento de la totalidad de las obligaciones previstas en lasDisposiciones, por lo que será necesario analizar si durante el periodocomprendido del 1° de enero al 31 de diciembre de cada año si laEntidad:✓ Integró correctamente los expedientes de sus clientes o usuarios.✓ Aplicó las políticas de identificación y Conocimiento de clientes o usuarios.✓ Integró y designó adecuadamente a los miembros del comité de comunicación y control o al oficial de cumplimiento.✓ Capacitó a su personal y difundió el contenido de las Disposiciones, así como técnicas, métodos y tendencias para prevenir operaciones con recursos de procedencia ilícita y financiamiento al terrorismo.✓ Estableció un sistema automatizado.✓ Presentó reportes en tiempo y forma.

El informe de Auditoría deberá ser conservado por la Entidad durante unplazo no menor a 5 años, y remitirse a la CNBV dentro de los 60 díasnaturales siguientes al cierre del ejercicio al que corresponda la revisión,dentro del portal SITI.

PERSONAS QUEEJERCEN EL CONTROL

Las Entidades deberán remitir a la Secretaría, por conducto de laComisión, y a través del formato que para tal efecto de a conocer laSecretaría, información sobre la identidad de la persona o grupo depersonas que ejerzan el control en estos, así como de cualquiercambio de dichas personas, dentro de los 10 días hábiles siguientes aaquel en que los accionistas, socios o dueños respectivos comuniquenesa situación a la persona que se encuentre a cargo de laadministración de la Entidad de que se trate.

➢ Las Entidades deberán prever en sus estatutos sociales la obligación de cada uno de sus accionistas o socios de informar al presidente del consejo de administración o de gerentes, o en su caso, al administrador único sobre el control que, en lo individual o en grupo, ejerzan sobre la Entidad de que se trate, dichos accionistas o socios o la persona o grupo de personas que actúen a través de ellos.➢ Toda Entidad, dentro de los 3 días hábiles siguientes a que dicha sociedad haya inscrito, en el registro señalado en el artículo 128 de la Ley General de Sociedades Mercantiles, la transmisión de cualquiera de sus acciones o partes sociales por más del 2% de su capital social pagado, debe remitir a la Secretaría, por conducto de la Comisión, la información relativa a dicha transmisión a través del reporte que, para tal efecto, expida la Secretaría.

DICTAMEN TÉCNICOPLD/FT

Las Entidades deberán contar con su Dictamen Técnico renovado, elcual tendrá una vigencia de 3 años. En este documento se validaque las entidades solicitantes cuentan con los requisitos mínimosen materia de PLD/FT.Los Sujetos Obligados, es decir, las Entidades deberán presentar lasolicitud para la emisión del Dictamen Técnico mediante elprocedimiento de tramitación vía electrónica a través del SITI,utilizando para ello los formatos publicados por la CNBV.A la solicitud respectiva se deberá acompañar lo siguiente:

Documento de políticas, criterios, medidas yprocedimientos internos que pretendan utilizar(Manual PLD).La designación de las estructuras internas quefuncionarán como áreas de cumplimiento en lamateria.Manifestación bajo protesta de decir verdad de quecuentan o se encuentran en proceso de implementarun sistema automatizado que coadyuve alcumplimiento de las medidas y procedimientosestablecidos en las disposiciones de carácter general.

CUMPLIMIENTOREGULATORIO