Creación del Libro Contable Primario

GUÍA DE USUARIO Cliente Decameron All Inclusive Hotels and Resorts Nombre del proyecto: Somos+ ERP UNA SOLUCION QUE NOS INTEGRA Fase de implementación: Diseño Equipo de proyecto: Elisa García Fátima Mejía Nidia Alarcón Zaida Angarita Yanina Silva Jackson Suárez Versión: 1.0 Fecha: 05 de Abril de 2019 1

CONTENIDO CONTENIDO ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2 Proceso Creación del Libro Contable Primario------------------------------------------------------------------------- 3 2

Creación de Libro Contable Primario Proceso Creación del libro primario Libro Contable Primario: es el registro del libro de contabilidad tal como está antes de habilitar la función Contabilidad Multi-libro. El libro contable primario es el libro operacional diario donde se registran y se visualizan todas las transacciones contables, éste se configura y activa automáticamente. Cuando se habilita la contabilidad de varios libros, el libro primario se vuelve visible por separado de otros libros de contabilidad. NOMENCLATURA DEL DOCUMENTO Tipo Descripción Transacciones Una transacción es cualquier intercambio financiero entre su negocio y sus clientes o proveedores. Las transacciones se crean a partir de registros o Entidades se introducen en formularios. Cada transacción genera un flujo de dinero entre ciertas cuentas y se registra en libros diarios y mayores contables. Se define como entidad cualquier Cliente, Cliente potencial, Cliente Interesado, Empleado, Proveedor creado en el sistema. Información adicional que permite tener un mejor entendimiento del proceso que se va a detallar. Especificaciones técnicas que se recomienda seguir para un mejor manejo del sistema. Roles involucrados en cada uno de los procesos. Símbolo de Recordatorios. Se mostrará una ayuda (Tip) para facilitar el manejo dentro de la herramienta. * Símbolo que identifica que un campo es obligatorio, si no se llenan estos campos el sistema no me permitirá continuar con el proceso. Marcar o desmarcar un campo de verificación (check box). Campo de selección única. Símbolo que hace referencia a poder editar el registro. Identifica que un campo es de lista, se podrá seleccionar un valor dentro de esa lista. 3

Dentro de los formularios podemos encontrar campos de fecha, este símbolo indica que el sistema muestra un calendario para facilitar la selección de la fecha. Identifica que un campo es de lista, se podrá dar click y hacer una búsqueda del valor de lista por el nombre. Identifica la creación de nuevos valores de lista, únicamente los roles con el permiso de creación de valores de lista podrán visualizar este símbolo. Link a un registro, se abrirá el registro en modo Ver. Pasos a seguir 1. Creación del Libro Contable Primario Ruta: Configuración, Contabilidad, Libros Contables: 2. Al dar click sobre la opción crear se despliega la pantalla de Libro contable donde el usuario debe completar los siguientes campos: - Nombre: corresponde al campo donde se asigna el nombre del libro contable, este nombre estará disponible para aparecer en campos y listas cuando este disponible la opción de libro contable. 4

- Subsidiaria: Corresponde a las subsidiarias que se pueden asociar al libro contable que se va a crear - Es principal: Este checkbox solo se puede habilitar una única vez para la creación del libro primario, una vez definido el libro primario, el campo se deshabilita para los libros secundarios. - Habilitar consolidación: Este checkbox se encuentra señalado de manera predeterminada cuando se está creando el libro primario. 3. En la pantalla Libros Contables NetSuite mostrará los libros contables creados, su estado y el comentario si es Primario o no: 5

4. Todas las transacciones creadas en NetSuite afectan automática e inmediatamente el Libro Contable Primario, posteriormente afectarán los libros contables secundarios: Transacciones del Negocio Resultados en el Libro Contable Primario Resultados en el Libro Contable Secundario El libro primario es asignado de forma automática y natural a todas las subsidiarias creadas en la cuenta de NetSuite y su estado siempre va a ser Activo. El libro contable primario es único transaccional. Lo anterior quiere decir que los libros secundarios se basan únicamente en registros contables con origen en el libro primario. Para afectar el libro fiscal se requieren crear entradas de diario específicas de libro, donde se señala que solo se afecte el libro fiscal, por lo tanto, no habrá ningún impacto en el libro primario. La Ruta de acceso es: Transacciones>>Financiero>>Realice entradas de diario específicas de libro. 6