Guía del Usuario Aprobación de Entradas de Diario Compañías GL

GUÍA DE USUARIO Cliente Decameron All Inclusive Hotels and Resorts Nombre del proyecto: Somos+ ERP UNA SOLUCION QUE NOS INTEGRA Fase de implementación: Diseño Equipo de proyecto: Elisa García Francy Angulo Fátima Mejía Nidia Alarcón Zaida Angarita Yanina Silva Jackson Suárez Versión: 1.0 Fecha: 09 de Mayo de 2019 1

CONTENIDO CONTENIDO ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2 Aprobación de entrada de diario estándar ----------------------------------------------------------------------------------- 3 2

Aprobación de entrada de diario estándar Proceso Aprobación de entrada de diario estándar El proceso Aprobación de Entrada de Diario estándar permite la aprobación del documento por parte del supervisor del empleado creador del comprobante, de manera que los asientos contables registrados sean contabilizados en el Libro Mayor. NOMENCLATURA DEL DOCUMENTO Tipo Descripción Transacciones Una transacción es cualquier intercambio financiero entre su negocio y sus clientes o proveedores. Las transacciones se crean a partir de registros o Entidades se introducen en formularios. Cada transacción genera un flujo de dinero entre ciertas cuentas y se registra en libros diarios y mayores contables. Se define como entidad cualquier Cliente, Cliente potencial, Cliente Interesado, Empleado, Proveedor creado en el sistema. Información adicional que permite tener un mejor entendimiento del proceso que se va a detallar. Especificaciones técnicas que se recomienda seguir para un mejor manejo del sistema. Roles involucrados en cada uno de los procesos. Símbolo de Recordatorios. Se mostrará una ayuda (Tip) para facilitar el manejo dentro de la herramienta. * Símbolo que identifica que un campo es obligatorio, si no se llenan estos campos el sistema no me permitirá continuar con el proceso. Marcar o desmarcar un campo de verificación (check box). Glosario: definiciones o explicaciones de los campos que se encuentran en NetSuite. Campo de selección única. Símbolo que hace referencia a poder editar el registro. Identifica que un campo es de lista, se podrá seleccionar un valor dentro de esa lista. 3

Dentro de los formularios podemos encontrar campos de fecha, este símbolo indica que el sistema muestra un calendario para facilitar la selección de la fecha. Identifica que un campo es de lista, se podrá dar click y hacer una búsqueda del valor de lista por el nombre. Identifica la creación de nuevos valores de lista, únicamente los roles con el permiso de creación de valores de lista podrán visualizar este símbolo. Link a un registro, se abrirá el registro en modo Ver. Pasos a seguir 1. Ubicar el diario la consulta GL_Diarios Pendientes por Aprobar. La anterior consulta debe estar dentro de la sección Recordatorios de la pantalla principal de NetSuite: 2. La búsqueda traerá las Entradas de Diario pendientes por aprobar en un listado de datos: 4

Se debe dar click sobre cualquier de los datos marcados en azul para abrir el comprobante a aprobar. 3. La Entrada de Diario aparecerá con estado APROBACIÓN PENDIENTE, y su contabilización se presentará con valor NO, lo que quiere decir que aún no aparece en el Libro Mayor de la contabilidad. Ubicados en el comprobante de diario, ubicamos el botón Approve en la parte superior de la pantalla para aprobar, si la decisión es rechazar entonces daremos click en el botón Reject: 4. Si la decisión es Rechazar la Entrada de Diario, NetSuite activará el botón Resubmit for Approval que indica que el documento fue rechazado y está listo para Editar de acuerdo a la indicación del usuario Aprobador: 5

Una vez realizada la modificación se procederá a guardar el documento, NetSuite mostrará el aviso de Confirmación de guardado, el documento quedará en estado Aprobación Pendiente, daremos click al botón Resubmit for Approval para activar nuevamente los botones Approvee y Reject: 6

5. El usuario aprobador procederá a realizar la aprobación de la Entrada de diario, el estado ahora será Aprobado para Contabilización y la contabilización quedará en estado SI: Una vez aprobado el documento: El estado de la transacción será Aprobado para Contabilización 7

Una vez aprobado el comprobante de diario no es posible de modificar. Si existe es necesario modificar un comprobante de diario ya aprobado, se deberá crear una transacción idéntica de reversión. 8