Guía Creación de Entrada de Diario Recurrente

GUÍA DE USUARIO Cliente Decameron All Inclusive Hotels and Resorts Nombre del proyecto: Somos+ ERP UNA SOLUCION QUE NOS INTEGRA Fase de implementación: Diseño Equipo de proyecto: Elisa García Francy Angulo Fátima Mejía Nidia Alarcón Zaida Angarita Yanina Silva Jackson Suárez Versión: 1.0 Fecha: 18 de Febrero de 2019 1

CONTENIDO CONTENIDO ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2 Creación de entrada de diario recurrente ------------------------------------------------------------------------------------ 3 2

Creación de entrada de diario recurrente Proceso Creación de entrada de diario recurrente El proceso Creación de entrada de diario recurrente permite la creación los comprobantes de diario memorizados para ser registrados de manera automática, sin necesidad de ejecutar todos los pasos de creación de una nueva transacción. NOMENCLATURA DEL DOCUMENTO Tipo Descripción Transacciones Una transacción es cualquier intercambio financiero entre su negocio y sus clientes o proveedores. Las transacciones se crean a partir de registros o Entidades se introducen en formularios. Cada transacción genera un flujo de dinero entre ciertas cuentas y se registra en libros diarios y mayores contables. Se define como entidad cualquier Cliente, Cliente potencial, Cliente Interesado, Empleado, Proveedor creado en el sistema. Información adicional que permite tener un mejor entendimiento del proceso que se va a detallar. Especificaciones técnicas que se recomienda seguir para un mejor manejo del sistema. Roles involucrados en cada uno de los procesos. Símbolo de Recordatorios. Se mostrará una ayuda (Tip) para facilitar el manejo dentro de la herramienta. * Símbolo que identifica que un campo es obligatorio, si no se llenan estos campos el sistema no me permitirá continuar con el proceso. Marcar o desmarcar un campo de verificación (check box). Glosario: definiciones o explicaciones de los campos que se encuentran en NetSuite. Campo de selección única. Símbolo que hace referencia a poder editar el registro. Identifica que un campo es de lista, se podrá seleccionar un valor dentro de esa lista. 3

Dentro de los formularios podemos encontrar campos de fecha, este símbolo indica que el sistema muestra un calendario para facilitar la selección de la fecha. Identifica que un campo es de lista, se podrá dar click y hacer una búsqueda del valor de lista por el nombre. Identifica la creación de nuevos valores de lista, únicamente los roles con el permiso de creación de valores de lista podrán visualizar este símbolo. Link a un registro, se abrirá el registro en modo Ver. Pasos a seguir 1. Ubicados en el comprobante de diario a Memorizar, con estado APROBACIÓN PENDIENTE desplegamos el campo Acciones y seleccionamos la opción Memorizar: 2. NetSuite mostrará la pantalla Transacción Memorizada, allí diligenciaremos los siguientes campos: - Nombre: Nombre de la transacción memorizada. - Recordarme/Automático: Definición para el registro de la transacción, con advertencia al usuario o de forma automática por NetSuite. 4

- Frecuencia: Indicación de las veces a registrarse la transacción memorizada en un período de tiempo. - Anular Fecha de Contabilización: se activa si no se desea que la operación se contabilice en la fecha de creación. - Siguiente fecha: Introduzca o seleccione la próxima fecha en la que desea que se produzca esta operación. - Permitir Contabilización en Período Cerrado: Desactivado. - Actualizar Direcciones: Marque esta casilla si prefiere que cada operación memorizada utilice el correo electrónico, el fax y la dirección vigentes a la fecha de creación de la operación. - Actualizar Precios: Marque esta casilla si prefiere que cada operación memorizada utilice los precios de venta que están vigentes a partir de la fecha de creación de la operación. Una vez revisados todos los datos configurados damos click en el botón Guardar: 3. Para ejecutar las Transacciones Memorizadas seguimos la ruta: Transacciones, Gestión, introducir transacciones memorizadas, Lista; ubicamos la transacción a ejecutar y damos click sobre la opción Introducir: 5

4. Aparecerá la pantalla con el documento a guardar: 5. Una vez revisados todos los datos damos click en el botón Guardar: 6

6. La Entrada de Diario quedará lista para aprobar: 7