Gestionar Factura de Venta Manual

GUÍA DE USUARIO GESTIÓN FACTURA DE VENTA MANUAL EN NETSUITE Cliente Decameron All Inclusive Hotels and Resorts Nombre del proyecto: Somos+ ERP UNA SOLUCION QUE NOS INTEGRA Fase de implementación: Diseño Equipo de proyecto: Elisa García Francy Angulo Fátima Mejía Nidia Alarcón Jackson Suarez Zaida Angarita Yanina Silva Versión: 1.0 Fecha: Febrero 28 de 2019

Contenido GESTIÓN FACTURA DE VENTA MANUAL............................................................................................ 3 CREAR FACTURA DE VENTA MANUAL............................................................................................ 3 EDITAR FACTURA DE VENTA MANUAL .......................................................................................... 7 REVISAR IMPACTO CONTABLE DE LA TRANSACCIÓN.................................................................... 9 DESCARGAR LISTADO SEGÚN VISTA ............................................................................................ 11

GESTIÓN FACTURA DE VENTA MANUAL CREAR FACTURA DE VENTA MANUAL Las facturas de venta manuales que deben ser generadas por los usuarios parten de la funcionalidad de Ventas para su gestión en Netsuite. Ingresos Pasos a seguir: Para la gestión de facturas ingrese a la siguiente ruta: Transacciones>>Ventas >>Crear Factura. 1

El sistema desplegará en pantalla el listado de las facturas registrados hasta la fecha y con la opción principal de crear una transacción , las opciones secundarias (a nivel de cada registro) de Editar y Ver; y la opción de exportar el listado de las facturas de acuerdo a la vista seleccionada. Para ingresar directamente a crear una Factura puede seleccionar la opción Crear Factura desde el menú 2

En la creación de una factura el sistema presenta en pantalla un formulario “Dec-Factura manual Netsuite” con los siguientes datos a diligenciar: Panel Información Primaria ▪ Factura No.: Número de la factura asignada por Netsuite de acuerdo a un consecutivo y la subsidiaria de la transacción. ▪ Cliente/Trabajo: Seleccione el cliente para esta factura. Campo obligatorio. ▪ Número identificación cliente: El sistema trae de acuerdo al cliente seleccionado su número de identificación. ▪ Fecha: NetSuite introduce la fecha de hoy para la fecha de envío de esta factura. Puede escribir o elegir otra fecha. Campo obligatorio. 3 ▪ Fecha de vencimiento: Escriba o elija la fecha de vencimiento para esta factura. Si no asigna una fecha de vencimiento, esta se establece de manera predeterminada en la fecha que figura en el campo Fecha. Además, si no asigna una fecha de vencimiento, esta factura aparecerá en los informes de vencimientos. ▪ Nota: Introduzca una nota opcional para describir esta factura y poder distinguirla fácilmente de otras de este cliente. Panel Clasificación ▪ Subsidiaria: Este campo muestra la subsidiaria asociada con esta operación. ▪ Clase: Si lo desea, seleccione la clase que corresponde a esta factura. Campo obligatorio. ▪ Segmento Ubicación: Seleccione la ubicación donde se origina la factura. Campo obligatorio. ▪ Segmento Departamento: Seleccione el departamento donde se origina la factura. Campo obligatorio. ▪ Clase Destino: Aplica para Intercompañía. Clase a la que corresponde generar la factura de compra de la intercompañía.

▪ Ubicación Destino: Aplica para Intercompañía. Ubicación a la que corresponde generar la factura de compra de la intercompañía. ▪ Departamento Destino: Aplica para Intercompañía. Departamento al que corresponde generar la factura de compra de la intercompañía. ▪ Importe en Letra: Presenta el valor total de la factura en letras. Sublista Artículos Permite registrar los artículos que se van a facturar al cliente. ▪ Artículo: Ítem a facturar. Campo obligatorio. ▪ Cantidad: Número de artículos a facturar. Campo obligatorio. ▪ Tasa: Valor unitario del artículo. Campo obligatorio. ▪ Código de impuesto: El impuesto es heredado del artículo y puede ser modificado. Campo obligatorio. ▪ Tercero: Cliente de facturación. Campo obligatorio. ▪ Ubicación: Seleccione la ubicación donde se factura el artículo. Campo obligatorio. ▪ Departamento: Seleccione el departamento donde se factura el artículo. Campo obligatorio. Diligencie tantas líneas como artículos requiera facturar en la transacción. 4 Una vez ingresada toda esta información seleccione la opción para almacenar la factura de venta en el sistema. Una vez ingresada toda la información del cliente seleccione la opción para almacenar la 4.1. factura de venta y posteriormente el sistema despliegue un nuevo formulario en blanco listo para su diligenciamiento.

EDITAR FACTURA DE VENTA MANUAL Para la edición de una Factura valide que se encuentre creada previamente en el sistema. Ingresos Pasos a seguir: Para la gestión de facturas ingrese a la siguiente ruta: Transacciones>>Ventas >>Crear Factura. 1 El sistema desplegará en pantalla el listado de las facturas registrados hasta la fecha y con la opción a nivel de registro de Editar una transacción. 2

Al seleccionar la opción Editar, el sistema despliega en pantalla el formulario de registro de la factura con la 3 información diligenciada en la creación, con las opciones Guardar, Guardar y Nuevo. Vaya al paso 3 del flujo de Creación de Factura de Venta Manual para validar toda la información de la 3.1 transacción a editar. 4 Una vez ingresada toda esta información seleccione la opción para almacenar la factura en el sistema. Una vez ingresada toda la información de la factura seleccione la opción para almacenar 4.1. la transacción y posteriormente el sistema despliegue un nuevo formulario en blanco listo para su diligenciamiento.

REVISAR IMPACTO CONTABLE DE LA TRANSACCIÓN Todas las transacciones en Netsuite con efecto contable presentan la opción para visualizar el impacto generado en los libros contables de la organización. Ingresos Pasos a seguir: Para la gestión de facturas ingrese a la siguiente ruta: Transacciones>>Ventas >>Crear Factura. 1 El sistema desplegará en pantalla el listado de facturas registrados hasta la fecha y la opción Ver a nivel de registro. Seleccione una transacción. 2

El sistema presenta una visual no editable de la factura con las opciones: Aceptar Pago y Crédito. Adicionalmente presenta el menú de Acciones con la opción Ver Impacto LM 3 Seleccione Ver Impacto LM. El sistema despliega la pantalla con todo el impacto contable que ha generado la transacción de venta. 3.1 Puede seleccionar el libro contable que requiera revisar para la transacción con los campos: Cuenta, Débito, Crédito, Moneda Base, Contabilización (confirma si ya se contabilizó o no la transacción), Nota, Nombre del cliente, Subsidiaria, Clase, Ubicación y Departamento. Puede exportarlo en CSV y en Excel. 4 Para mayor información de la opción Aceptar Pago, vaya al manual Aceptar Pago Ingresos en NetSuite. 5 Para mayor información de la opción Crédito, vaya al manual Gestionar Notas Crédito Manual en NetSuite.

DESCARGAR LISTADO SEGÚN VISTA Todas las listas disponibles de facturas pueden ser exportadas de Netsuite para realizar una gestión de apoyo en la operación. Verifique que los campos de la lista sean los requeridos, ya que el archivo baja con todas las columnas de la lista y todos los registros. Ingresos Pasos a seguir: Para la gestión de facturas ingrese a la siguiente ruta: Transacciones>>Ventas >>Crear Factura. 1

El sistema desplegará en pantalla el listado de facturas registrados hasta la fecha y las opciones de descarga del listado en CSV, Excel y PDF. 2 Seleccione la lista de la parte superior de la pantalla y la opción Descargar 3 El sistema descarga a la carpeta local de su computador este archivo en CSV para su revisión. 3.1 4 Seleccione la lista de la parte superior de la pantalla y la opción Descargar

4.1 El sistema descarga a la carpeta local de su computador este archivo en Excel para su revisión. Seleccione la lista de la parte superior de la pantalla y la opción Descargar 5 5.1 El sistema abre una nueva pestaña con el visor del archivo en PDF para su revisión y descarga.