Configuración de periodos contables

GUÍA DE USUARIO Cliente Decameron All Inclusive Hotels and Resorts Nombre del proyecto: Somos+ ERP UNA SOLUCION QUE NOS INTEGRA Fase de implementación: Diseño Equipo de proyecto: Elisa García Fátima Mejía Nidia Alarcón Zaida Angarita Yanina Silva Jackson Suárez Versión: 1.0 Fecha: 12 de Marzo de 2019 1

CONTENIDO CONTENIDO ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2 Configuración de periodos contables ------------------------------------------------------------------------------------------ 3 2

Configuración de periodos contables Proceso Configuración de periodos contables Este procedimiento permitirá conocer la configuración de los períodos contables y fiscales en NetSuite. Los períodos contables y fiscales se crean una única vez y se comparten entre todas la subsidiarias de la cuenta. NOMENCLATURA DEL DOCUMENTO Tipo Descripción Transacciones Una transacción es cualquier intercambio financiero entre su negocio y sus clientes o proveedores. Las transacciones se crean a partir de registros o Entidades se introducen en formularios. Cada transacción genera un flujo de dinero entre ciertas cuentas y se registra en libros diarios y mayores contables. Se define como entidad cualquier Cliente, Cliente potencial, Cliente Interesado, Empleado, Proveedor creado en el sistema. Información adicional que permite tener un mejor entendimiento del proceso que se va a detallar. Especificaciones técnicas que se recomienda seguir para un mejor manejo del sistema. Roles involucrados en cada uno de los procesos. Símbolo de Recordatorios. Se mostrará una ayuda (Tip) para facilitar el manejo dentro de la herramienta. * Símbolo que identifica que un campo es obligatorio, si no se llenan estos campos el sistema no me permitirá continuar con el proceso. Marcar o desmarcar un campo de verificación (check box). Campo de selección única. Símbolo que hace referencia a poder editar el registro. Identifica que un campo es de lista, se podrá seleccionar un valor dentro de esa lista. Dentro de los formularios podemos encontrar campos de fecha, este 3

símbolo indica que el sistema muestra un calendario para facilitar la selección de la fecha. Identifica que un campo es de lista, se podrá dar click y hacer una búsqueda del valor de lista por el nombre. Identifica la creación de nuevos valores de lista, únicamente los roles con el permiso de creación de valores de lista podrán visualizar este símbolo. Link a un registro, se abrirá el registro en modo Ver. Pasos a seguir Creación de periodos Contables 1. Coloque el puntero del mouse sobre la sección de Configuración, Contabilidad, Administrar Períodos Contables 4

2. NetSuite presenta 4 posibilidades de creación de Períodos Contables: - Establecer todo el año Con esta opción es posible crear el año, trimestres del año y todos los meses del periodo contable anual de forma automática; los campos a diligenciar son: Primer mes contable: Enero Final del año fiscal: número del año a crear. Formato del Período: Meses de calendario para incluir los todos los días del año. Si seleccionamos las opciones de 4 semanas o 4-4-5 semanas los períodos contables solo tendrán de 20 a 30 días. Nombre del año del período: Nombre para el período fiscal. Período de ajuste de cierre de año en un día: Marque esta casilla para incluir un período de ajuste de un día, a final de año, para este año fiscal. Una vez configurado daremos click en el botón , NetSuite mostrará el siguiente mensaje que indica el tiempo que se tomará en la creación del año: 5

El resultado es la creación automática de todos los meses del año: - Solo el año nuevo Con esta opción es posible crear únicamente un año contable, identificado las fechas que abarcará este año, los campos a diligenciar son: Nombre del período: El nombre del período seleccionado. Puede introducir este nombre cuando configure el período por primera vez. Fecha de inicio: Introduzca o seleccione aquí la fecha en la que comienza este período. Fecha de finalización: Introduzca o seleccione aquí la fecha de finalización de este período. 6

Una vez configurado daremos click en el botón . - Solo el trimestre nuevo Con esta opción es posible crear únicamente el trimestre de un año contable, identificado las fechas que abarcará ese trimestre, también se debe incluir el Subperíodo (año) al cual corresponde, los campos a diligenciar son: Nombre del período: El nombre del período seleccionado. Puede introducir este nombre cuando configure el período por primera vez. Fecha de inicio: Introduzca o seleccione aquí la fecha en la que comienza este período. Fecha de finalización: Introduzca o seleccione aquí la fecha de finalización de este período. Subperíodo de: Seleccione el período principal adecuado si existe alguno. Una vez configurado daremos click en el botón . - Período Base Con esta opción es posible crear únicamente un mes de un año contable, identificado las fechas que abarcará ese mes; también se debe incluir el Subperíodo (trimestre) al cual corresponde y si ese mes corresponde a un Período de Ajuste, los campos a diligenciar son: Nombre del período: El nombre del período seleccionado. Puede introducir este nombre cuando configure el período por primera vez. 7

Fecha de inicio: Introduzca o seleccione aquí la fecha en la que comienza este período. Fecha de finalización: Introduzca o seleccione aquí la fecha de finalización de este período. Subperíodo de: Seleccione el período principal adecuado si existe alguno. El Período de Ajuste: Esta casilla se deberá activar si el período corresponde al período de ajuste de cierre anual. Una vez configurado daremos click en el botón . 8

Creación de periodos Fiscales 1. Coloque el puntero del mouse sobre la sección de Configuración, Contabilidad, Administrar Períodos Contables 2. NetSuite presenta 4 posibilidades de creación de Períodos Contables: - Establecer todo el año Con esta opción es posible crear el año, trimestres del año y todos los meses del periodo contable anual de forma automática; los campos a diligenciar son: Primer mes contable: Enero Final del año fiscal: número del año a crear. 9

Formato del Período: Meses de calendario para incluir los todos los días del año. Si seleccionamos las opciones de 4 semanas o 4-4-5 semanas los períodos contables solo tendrán de 20 a 30 días. Nombre del año del período: Nombre para el período fiscal. Una vez configurado daremos click en el botón y NetSuite mostrará un mensaje que indica el tiempo que se tomará en la creación del año. El resultado es la creación automática de todos los meses del año: 10