Guia de Usuario Crear Proveedores

GUÍA DE USUARIO CREAR PROVEEDORES Cliente Decameron All Inclusive Hotels and Resorts Nombre del proyecto: Somos+ ERP UNA SOLUCION QUE NOS INTEGRA Fase de implementación: Diseño Equipo de proyecto: Elisa García Carlos Torreblanca Sandra Moreno Francy Angulo Fátima Mejía Diana Triana Emirson Obando Nidia Alarcón Zaida Angarita Yanina Silva Angélica Watts Versión: 1.0 Fecha:

Contenido CREAR PROVEEDOR ............................................................................................................................ 4 Crear Proveedor ......................................................................................................................... 4 INFORMACION PRINCIPAL DEL PROVEEDOR..................................................................................... 5 Información Principal del Proveedor.......................................................................................... 5 PESTAÑA DE SUBSIDIARIAS.............................................................................................................. 19 Información de Subsidiarias ................................................................................................. 19 PESTAÑA DE RELACIONES ................................................................................................................ 21 Información de Contactos...................................................................................................... 21 PESTAÑA DE COMUNICACIÓN ......................................................................................................... 25 Información de Comunicaciones ......................................................................................... 25 PESTAÑA DE DIRECCIÓN................................................................................................................... 27 Información de Dirección....................................................................................................... 27 PESTAÑA FINANCIERA ...................................................................................................................... 36 Información Financiera........................................................................................................... 36 PESTAÑA DE DATOS BANCARIOS ..................................................................................................... 40 Información de Datos Bancarios.......................................................................................... 40 Información del Sistema......................................................................................................... 44

Tipo NOMENCLATURA DEL DOCUMENTO Transacciones Descripción Entidades/Maestros Una transacción es cualquier intercambio financiero entre su negocio y sus clientes o proveedores. Las transacciones se crean a partir de registros o se introducen en formularios. Cada transacción genera un flujo de dinero entre ciertas cuentas y se registra en libros diarios y mayores contables. Se define como entidad cualquier Cliente, Cliente potencial, Cliente Interesado, Empleado, Proveedor creado en el sistema. Información adicional que permite tener un mejor entendimiento del proceso que se va a detallar. Especificaciones técnicas que se recomienda seguir para un mejor manejo del sistema. Roles involucrados en cada uno de los procesos. Símbolo de Recordatorios. Se mostrará una ayuda (Tip) para facilitar el manejo dentro de la herramienta. * Símbolo que identifica que un campo es obligatorio, si no se llenan estos campos el sistema no me permitirá continuar con el proceso. Marcar o desmarcar un campo de verificación (check box). Campo de selección única. Símbolo que hace referencia a poder editar el registro. Identifica que un campo es de lista, se podrá seleccionar un valor dentro de esa lista. Dentro de los formularios podemos encontrar campos de fecha, este símbolo indica que el sistema muestra un calendario para facilitar la selección de la fecha. Identifica que un campo es de lista, se podrá dar click y hacer una búsqueda del valor de lista por el nombre. Identifica la creación de nuevos valores de lista, únicamente los roles con el permiso de creación de valores de lista podrán visualizar este símbolo. Link a un registro, se abrirá el registro en modo Ver.

CREAR PROVEEDOR Cerrar Contrato El maestro de Proveedores incluirá la información requerida para realizar las diferentes transacciones de compra en el sistema. Se registrará información básica del Proveedor, como sus datos de contacto, dirección, moneda en que se transacciona, condiciones de pago, cuenta por pagar o cuenta del gasto que se afectará con las transacciones, entre otras. Pasos a seguir 1 Ir a Listas > Relaciones > Proveedores > Crear 2 Se muestra el formulario de creación del maestro de Proveedores 3 Digitar la Información Principal del Proveedor (se detalla más adelante) 4 Digitar la Información en las siguientes Pestañas (se detallan mas adelante) : • Subsidiarias • Relaciones • Comunicación • Dirección • Financiero • Datos Bancarios • Información del Sistema 5 Definir los archivos que se pueden incluir en el registro de Proveedores. Por ejemplo: RFC, SAT, 6 Guardar el registro del Proveedor

INFORMACION PRINCIPAL DEL PROVEEDOR CERRAR CONTRATO En esta sección del formulario de creación de Proveedores se incluye información básica del Proveedor, como por ejemplo: nombre, documento de identificación, correo electrónico, estados del proveedor, entre otros. ❖ DEC-Creador 1 Ir a Listas > Relaciones > Proveedores > Crear 2 Se muestra el formulario de creación del maestro de Proveedores 3 Incluir el Nombre de la Empresa del Provedor 4 Incluir el tipo de documento de Identificación, el sistema muestra los tipos de documentos configurados para los diferentes países. 5 Incluir el número de Identificación del Proveedor 6 Seleccionar la Categoría del Proveedor: el sistema despliega las categorías configuradas: Local, Regional, Global. 7 Seleccionar el “Estado del Proveedor”, el sistema despliega la lista de estados posibles. 8 Se identifica si el Proveedor es Recurrente o no. 9 Seleccionar el empleado de compras responsable de la actualización de información del Proveedor 10 Seleccionar la fecha de la última actualización del Proveedor 11 Seleccionar el Método de Pago del Proveedor. El sistema despliega los métodos de pago configurados. 12 Seleccionar los Términos acordados con el Proveedor. El sistema despliega los términos configurados. 13 Seleccionar los Incoterm acordados con el Proveedor. El sistema despliega los términos configurados. 14 El Check-box de “Aprobado por Contabilidad” se marca una vez el Proveedor haya sido revisado por el área Contable. 15 Igualmente se diligencia la información del correo electrónico del Proveedor, teléfono principal, teléfono alterno, fax y el correo de información de pagos.

Digitar el nombre de la Empresa

El nombre del Proveedor Digitar el Tipo de Identificación

El sistema despliega el tipo de documentos de Proveedor defindos para cada pais Incluir el Número de Identificación del Proveedor

Número de Identificación del Proveedor Incluir la Categoria del Proveedor

El sistema despliega los valores posibles para la Categoria: Global, Local, Regional Seleccionar el Estado del Proveedor

El sistema despliega los diferentes estados del Proveedor definidos

Se especifica si el proveedor es Recurrente Especificar si el Proveedor es Recurrente o NO

Seleccionar el empleado de compras responsable de actualizar los documentos del Proveedor Se selecciona el responsable del Proveedor

Se incluye la última fecha de actualización del Proveedor El sistema despliega el calendario, para seleccionar la última fecha de actualización

Seleccionar el Método de Pago del Proveedor Seleccionar los términos de pago del Proveedor

El sistema despliega los términos configurados Seleccione los Incoterm acordados con el Proveedor

El sistema despliega los Incoterms configurados Se debe incluir el correo electrónico del Proveedor. Con este correo, el Proveedor podrá accceder al Portal de Proveedores

Incluir el Teléfono del Proveedor

PESTAÑA DE SUBSIDIARIAS Cerrar Contrato En el maestro de Proveedores se incluyen las subsidiarias para las cuales aplique el Proveedor en los procesos de Compra. ❖ DEC-Creador Pasos a seguir: 1 En el Formulario de Creación de Proveedores, aparece la Pestaña “Subsidiarias” 2 Al crear el Proveedor, en la información Principal, se muestra la Subsidiaria en la que está ubicado el Empleado. 3 Esta subsidiaria se asigna como la principal para el Proveedor y puede ser cambiada si el Rol lo permite. 4 En la Pestaña “Subsidiaria” se pueden adicionar otras subsidiarias al Proveedor, si el Rol lo Permite

Se especifica las subsidiarias para las que aplica este Proveedor

PESTAÑA DE RELACIONES Cerrar Contrato En la pestaña de Relaciones del Maestro de Proveedores, se incluye la información de las personas de Contacto en la empresa del Proveedor. ❖ DEC-Creador Pasos a seguir: 1 En el Formulario de Creación de Proveedores, aparece la Pestaña “Relaciones” 2 Incluir el Nombre del Contacto. 3 Escribir la denominación del Puesto de trabajo del Contacto, Ejemplo: Gerente Comercial, Gerente Administrativo. 4 Incluir el correo electrónico del contacto correspondiente 5 Incluir el teléfono del contacto en la empresa del Proveedor 6 El sistema trae la subsidiaria principal del Proveedor, como subsidiaria del Contacto 7 Seleccionar el Rol del Contacto del Proveedor, ejemplo: Contacto Principal, Contacto Aletarnativo, Asesor, Responsable de toma de decisiones 8 Se da click en “Agregar” 9 El sistema crea el nuevo Contacto, en el maestro de Contactos, y queda asociado al maestro de Proveedores. 10 Se pueden crear varios Contactos asociados al Proveedor.

Se Ingresa el (los) Contacto(s) del Proveedor Se ingresa la información del Se ingresa el correo Contacto del Proveedor electrónico del Contacto del Proveedor

Se ingresa el teléfono del Contacto Se ingresa el Rol del Contacto

El sistema despliega los roles configurados Se agrega la información del Contacto

PESTAÑA DE COMUNICACIÓN Cerrar Contrato En la pestaña de Comunicación del Maestro de Proveedores, se pueden incluir archivos con información/documentos del Proveedor. ❖ DEC-Creador sos a seguir: 1 En el Formulario de Creación de Proveedores, aparece la Pestaña “Comunicación” 2 Dar click en el campo “Adjuntar Archivos”. +3 El sistema muestra un símbolo de que permite adicionar archivos que estén cargados en el computador personal. 4 Igualmente se pueden incluir archivos que estén previamente cargados en el sistema. 5 Se debe escoger la carpeta interna del sistema, donde se guardará el archivo adjuntado. 6 Una vez se ha adjuntado el archivo, se da click en “Agregar”, y de esta forma queda adjunto el documento en el registro del Maestro del Proveedor.

En la pestaña de Comunicación se pueden adicionar archivos relacionados con documentación del Proveedor

PESTAÑA DE DIRECCIÓN Cerrar Contrato En la pestaña de Dirección del Maestro de Proveedores, se incluye la información de las diferentes direcciones del Proveedor. ❖ DEC-Creador sos a seguir: 1 En el Formulario de Creación de Proveedores, aparece la Pestaña “Comunicación” 2 Dar click en el Lápiz para editar la información de Dirección 3 El sistema despliega una ventana adicional donde se puede incluir la información de Dirección 4 El sistema hereda el País, de acuerdo con el País de la subsidiaria donde fue creado el Proveedor 5 El usuario debe digitar la información de : Estado, Calle/Número, Colonia, Delegación, Municipio, y código postal 6 El sistema muestra adicionalmente los campos: Municipio Facturación Electrónica y Estado Facturación Eletrónica, los cuales se heredan de los campos anteriormente diligenciados. 7 Una vez diligenciada la información de la Dirección, se da click en OK y se guarda este registro de información. 8 Por último, se da click en “Agregar” para adicionar el registro de la dirección al Proveedor

En la Pestaña de Dirección se adiciona la información detallada de la dirección del Proveedor Se da click en editar la dirección del Proveedor

Se despliegan los diferentes campos a llenar de la dirección Seleccionar el País, el sistema muestra la lista de Países configurados

Se cuenta con 3 campos para llenar la Dirección, digite aquí la primera parte de la dirección Digite el Estado

El sistema muestra los estados configurados Seleccione la Ciudad

El sistema despliega las ciudades configuradas Indique el ZIP

El sistema concatena la información de la Dirección del Proveedor Una vez la información esté completa, guardar la dirección dando click en OK

El sistema muestra la información final de la Dirección del Proveedor Se da click en Botón Agregar para adicionar la dirección

La dirección aparece concatenada de acuerdo a la información ingresada en cada campo

PESTAÑA FINANCIERA Cerrar Contrato En la pestaña Financiera del Maestro de Proveedores, se incluye información Contable, moneda principal en la que transacciona el Proveedor, Nombre Legal de la Empresa (Razón Social), entre otras. ❖ DEC-Creador sos a seguir: 1 En el Formulario de Creación de Proveedores, aparece la Pestaña “Financiero” 2 Incluir el Nombre Legal de la empresa (Razón Social) 3 Incluir la información Contable como : Cuenta por Pagar asociada al Proveedor 4 Incluir la moneda principal en la que se negocia con el Proveedor, este campo es obligatorio 5 En la Subficha “Monedas” , se pueden incluir monedas adicionales en las que se puede negociar con el Proveedor.

Digitar la Cuenta Contable asociada al Se puede incluir el Nombre Proveedor (Cuenta x Pagar) Legal (Razón Social) de la Empresa Se incluye la moneda principal del Proveedor

Se pueden incluir monedas adicionales que maneje el Proveedor Se agrega la moneda adicional

En este caso, el Proveedor maneja US Dollar y Peso Mexicano

PESTAÑA DE DATOS BANCARIOS Cerrar Contrato En la pestaña de Datos Bancarios del Maestro de Proveedores, se incluye la información detallada de las cuentas bancarias del Proveedor, para los respectivos pagos. ❖ DEC-Creador sos a seguir: 1 En el Formulario de Creación de Proveedores, aparece la Pestaña “Datos Bancarios” 2 Ingrese la Subsidiaria de la Cuenta Bancaria 3 Seleccione el Banco. El sistema despliega los Bancos previamente configurados en el sistema. 4 Seleccione la Moneda de la cuenta. El sistema despliega las monedas previamente configuradas 5 Seleccione el Código de la Transacción, Ej: Transferencia Bancaria, Pagos a Cuentas de Terceros. 6 El sistema muestra el código del Banco. 7 Ingrese el Tipo de Cuenta, ejemplo: Cuenta Débito, Cuenta de Cheques 8 Ingrese el Número de Cuenta, la información ingresada debe ser numérica 9 Ingrese la Cuenta Clabe, la información ingresada debe ser numérica 10 Ingrese el Nombre de la Sucursal de la cuenta bancaria 11 Marque el check-box si se trata de la Cuenta Preferida para el Proveedor 12 De click en “Agregar” 13 Se adiciona el registro de datos bancarios al Maestro del Proveedor

Ingrese los Datos Bancarios del Proveedor

Subsidiaria de la Cuenta Bancaria Seleccione el Banco de la cuenta

Seleccione la Moneda de la Cuenta Bancaria Seleccione el Código de la transacción

Seleccione el Tipo de Cuenta Incluya el Número de la Cuenta

Digite la Cuenta Clabe Incluya la Sucursal

Marque la cuenta preferida Está completa la información bancaria

PESTAÑA DE INFORMACIÓN DEL SISTEMA Cerrar Contrato En la pestaña de Información del Sistema, se determina si el Proveedor está Activo o Inactivo, y si se le ha concedido acceso al Portal de Proveedores. Al crear el Proveedor, su estado inicial es “Inactivo” y “Pendiente por Contabilidad” ❖ DEC-Creador sos a seguir: 1 En el Formulario de Creación de Proveedores, aparece la Pestaña “Información del Sistema” 2 En caso de concederle acceso al Portal de Proveedores, se debe marcar el check: Conceder Acceso 3 Ingresar la información de la “Contraseña” y “Confirmar la Contraseña” 4 Asignar el Rol de Acceso al Proveedor: “Dec - Portal Proveedor”

El Proveedor se crea en estado Pendiente por Contabilidad El Proveedor se crea en estado inactivo. Una vez revisado por Contabilidad, se debe activar

Se puede conceder acceso al Portal de Proveedores Se puede asignar una contraseña para el acceso al Proveedor

Se puede asignar una contraseña para el acceso al Proveedor Se agrega el Rol : DEC – Portal de Proveedor Se crea el Proveedor con el nombre asignado y a continuación aparece el documento de indentificación