หลักสูตรฝกึ อบรมเชิงปฏบิ ตั ิการ เร่ือง “การใช้ Excel 2019 อยา่ งงา่ ย เพ่อื การทำงานอยา่ งมืออาชพี ” ในวันท่ี 17-18 สิงหาคม 2563 ณ สำนักงานเทศบาลเมอื งทงุ่ สง 1 Part 1 องคป์ ระกอบสำคัญของ Excel รู้จักส่วนตา่ ง ๆ ในเวิรค์ ชีท หลังจากเขา้ สโู่ ปรแกรม Microsoft Excel 2019 จะปรากฏชีตเปล่า 1 ชีต ชอ่ื Book1 ก่อนเริม่ การทำงาน บนโปรแกรม Excel จะต้องรู้จักและเข้าใจโครงสร้างหรือองค์ประกอบของโปรแกรม โดยสามารถแบง่ องค์ประกอบของโปรแกรมได้ 9 สว่ นดงั รปู
หลักสตู รฝกึ อบรมเชงิ ปฏิบัติการ เร่ือง “การใช้ Excel 2019 อยา่ งง่าย เพ่ือการทำงานอย่างมอื อาชีพ” ในวันท่ี 17-18 สงิ หาคม 2563 ณ สำนกั งานเทศบาลเมอื งทุง่ สง 2 1. แถบเคร่อื งมือดว่ น (Quick Access) แสดงปุ่มคำส่งั ในรูปไอคอนท่ีมีการเรียกใชบ้ ่อย สามารถเพิ่ม หรือลบคำส่ังได้บนแถบน้ี 2. แสดงชอ่ื แฟ้มข้อมูลท่ีเปดิ อยู่ (Title Bar) สำหรบั แฟม้ งานฉบับนมี้ ีชื่อว่า Book1 3. แถบริบบอน (Ribbon) คำสั่งการทำงานของโปรแกรมทง้ั หมด เรมิ่ ท่ีหน้าแรก (Home) จนกระท้ัง ช่วยเหลือ (Help) ประกอบด้วยชดุ คำส่ังในรปู ไอคอนแทนชุดคำส่งั สำเรจ็ รูปโดยทัว่ ไปแบง่ ได้ 8 แถบ 4. แถบแสดง เซลล์ที่ช้ีอยู่ (Cell Pointer) รวมทั้งการกำหนดตำแหนง่ เซลล์ 5. แถบสูตร (Formula bar) จะแสดงข้อมูลหรือพมิ พส์ ตู ร การทำงาน ฟังกช์ นั ตา่ ง ๆ รวมถึงเรียกใช้ ฟงั ก์ชนั สำเร็จรูป 6. แถบเซลลท์ ี่เลอื กทำงาน (Active Cell) คอื ตำแหนง่ ของเซลลท์ ถ่ี กู โฟกัสอยู่ในขณะน้นั 7. แนวสดมภ์ (Column) คือคอลัมน์ใน Excel นับจากซ้ายไปขวา แสดงด้วยตัวอักษร A ถึง XFD มี ทง้ั หมด 16,384 คอลัมน์ 8. แนวแถว (Row) แถวในตาราง Excel นับจากบนลงลา่ ง แสดงด้วยตวั เลข เรมิ่ ตั้งแต่เลข 1 มที งั้ หมด 1,048,576 แถว 9. ตารางงานหรือชีต (Sheet) เป็นพื้นที่การทำงาน คือช่องตารางที่เป็นชุดตัดระหว่างแถวและ คอลัมน์ ซึ่งจะเรียกชือ่ จากชือ่ คอลัมนต์ ามด้วยหมายเลขแถว เช่น A1, B1 เปน็ ต้น 11. แสดงช่ือชีต ทเ่ี ปดิ ใช้ (sheet1) และแสดงจำนวนชีตทั้งหมดในแฟม้ ข้อมูล 10. แถบสถานะ (Mode) จะแสดงสถานการณท์ ำงานในขณะน้ัน 12. แถบมุมมอง (View Selector) แสดงมมุ มองการทำงานของเวริ ์คชีต สามารถปรบั แตง่ เป็นมุมมอง เพื่อสั่งพิมพ์ (Print) เพื่อง่ายต่อการดูตัวอย่างก่อนพิมพ์ ด้านฝั่งขวาของแถบ เป็นส่วนย่อ-ขยาย (Zoom-In Zoom-Out) ของเวิรค์ ชตี
หลกั สูตรฝึกอบรมเชงิ ปฏิบัตกิ าร เรื่อง “การใช้ Excel 2019 อย่างงา่ ย เพอ่ื การทำงานอยา่ งมืออาชพี ” ในวนั ท่ี 17-18 สงิ หาคม 2563 ณ สำนกั งานเทศบาลเมืองท่งุ สง 3 ส่วนประกอบของเมนู บนแถบ Ribbon ประกอบดว้ ยชดุ คำสงั่ ในรูปไอคอนแทนชดุ คำสั่งสำเร็จรปู โดยทั่วไปแบง่ ได้ 8 แถบ ดงั ตอ่ ไปนี้ เมนู Home (หน้าแรก) เมนู Insert (แทรก) เมนู PageLayout (เค้าโครงหน้ากระดาษ)
หลกั สูตรฝกึ อบรมเชงิ ปฏิบตั ิการ เร่ือง “การใช้ Excel 2019 อยา่ งง่าย เพอ่ื การทำงานอย่างมอื อาชพี ” ในวนั ที่ 17-18 สงิ หาคม 2563 ณ สำนักงานเทศบาลเมอื งทงุ่ สง 4 เมนู Formulas (สตู ร) เมนู Data (ข้อมูล) เมนู Review (ตรวจทาน) เมนู View (มมุ มอง) เมนู Help (ชว่ ยเหลือ)
หลกั สตู รฝกึ อบรมเชิงปฏิบตั กิ าร เร่ือง “การใช้ Excel 2019 อย่างง่าย เพือ่ การทำงานอยา่ งมืออาชพี ” ในวนั ท่ี 17-18 สิงหาคม 2563 ณ สำนกั งานเทศบาลเมืองทงุ่ สง 5 การจัดรปู แบบ Format Cell ปรบั แตง่ ตัวเลข ขอ้ ความ ตวั อักษร ตามตอ้ งการ การจดั รปู แบบตัวอกั ษรหรือขอ้ ความใน Excel ต้องเลอื กเซลล์หรอื กลุม่ เซลล์เปา้ หมายกอ่ น หลังจากน้ัน จึงเลือกคำส่งั จดั รปู แบบไดต้ ามต้องการ โดยมีวิธกี ารดังนี้ ลำดับแรกให้คลิกเลอื กเซลล์หรือกลุ่มเซลลท์ ีต่ อ้ งการจดั รูปแบบตวั อักษรเสยี ก่อน หลังจากน้นั คลิกที่แท็บ Home แลว้ เลอื กการต้ังคา่ ในส่วน Font สามารถตง้ั ค่าตา่ ง ๆ ได้ดงั นี้
หลกั สตู รฝึกอบรมเชงิ ปฏิบัตกิ าร เร่ือง “การใช้ Excel 2019 อย่างง่าย เพ่ือการทำงานอยา่ งมอื อาชพี ” ในวันที่ 17-18 สิงหาคม 2563 ณ สำนักงานเทศบาลเมืองทุ่งสง 6 1. คลกิ ทช่ี อ่ื ฟอนต์ จะมฟี อนตใ์ ห้เลือก ตามท่เี ราได้ตดิ ตงั้ ไว้ในเครอื่ งคอมพวิ เตอรข์ องเรา 2. คลกิ ทต่ี วั เลข เพือ่ เลอื กขนาดฟอนตต์ ามตอ้ งการ 3. คลกิ ท่ีสัญลักษณ์ เพ่ือเพ่มิ ขนาดตวั อักษร 4. คลกิ ที่สญั ลกั ษณ์ เพื่อลดขนาดตวั อักษร 5. คลิกที่สัญลักษณ์ เพอ่ื ทำตวั อกั ษรเปน็ ตัวหนา 6. คลิกทส่ี ญั ลกั ษณ์ เพอ่ื ทำตัวอักษรเป็นตัวเอยี ง 7. คลิกทส่ี ญั ลักษณ์ เพอื่ ขีดเสน้ ใต้ข้อความ โดยคา่ เริ่มตน้ จะเปน็ ขดี เสน้ ใตเ้ สน้ เดียว 8. คลิกทสี่ ญั ลักษณ์ ทอ่ี ยดู่ ้านหลังสญั ลักษณ์ แลว้ เลือก Double Underline เพอ่ื ขีดเสน้ ใต้ข้อความ 2 เสน้ 9. คลกิ ที่สญั ลกั ษณ์ เพื่อเลอื กใสเ่ ส้นขอบใหเ้ ซลลใ์ นรูปแบบตา่ ง ๆ 10. คลกิ ท่ีสญั ลักษณ์ เพื่อเลือกเตมิ สพี ื้นหลังให้เซลล์ 11. คลิกที่สญั ลักษณ์ เพ่อื เลอื กกำหนดสีตวั อักษร แถบเครอื่ งมือเพมิ่ เตมิ
หลกั สูตรฝึกอบรมเชิงปฏบิ ัติการ เร่ือง “การใช้ Excel 2019 อยา่ งง่าย เพ่ือการทำงานอยา่ งมอื อาชพี ” ในวันท่ี 17-18 สงิ หาคม 2563 ณ สำนักงานเทศบาลเมืองทงุ่ สง 7 รูปแบบตวั อักษร เช่น ฟอนต์ ขนาด สีพ้ืนหลงั สีตวั อักษร เป็นตน้ จะเปลย่ี นไปตามที่เรากำหนด
หลักสูตรฝึกอบรมเชิงปฏบิ ตั ิการ เรื่อง “การใช้ Excel 2019 อย่างงา่ ย เพอื่ การทำงานอยา่ งมอื อาชพี ” ในวันท่ี 17-18 สงิ หาคม 2563 ณ สำนกั งานเทศบาลเมืองทุ่งสง 8 การจดั รูปแบบ Format Cell โดยใช้ Styles สำเรจ็ รปู การจัดรูปแบบตัวอักษรหรือข้อความใน Excel โดยใช้ Styles สำเร็จรปู ต้องเลือกเซลล์หรือกลุ่มเซลล์ เปา้ หมายกอ่ น หลงั จากนน้ั จึงเลือกคำสัง่ จดั รูปแบบไดต้ ามตอ้ งการ โดยมวี ธิ ีการดงั นี้ 1. เลอื กกลุ่ม Cell ที่ตอ้ งการ 2. เลอื ก Table Styles เพอ่ื ตอ้ งการปรบั แตง่ ตารางท้ังหมดทเ่ี ลอื ก 3. เลอื ก Cell Styles เพอ่ื ตอ้ งการปรับแตง่ ตวั อักษร หรือตวั เลข
หลกั สตู รฝึกอบรมเชงิ ปฏบิ ตั ิการ เร่ือง “การใช้ Excel 2019 อยา่ งง่าย เพ่อื การทำงานอยา่ งมืออาชพี ” ในวันท่ี 17-18 สงิ หาคม 2563 ณ สำนกั งานเทศบาลเมอื งทงุ่ สง 9 ตวั อยา่ งการเลือกปรับแตง่ Cell Styles 1. เลือก Cell Styles 2. เลอื กรปู แบบ Cell Styles ตามต้องการ
หลกั สตู รฝกึ อบรมเชิงปฏบิ ตั กิ าร เรื่อง “การใช้ Excel 2019 อย่างง่าย เพอ่ื การทำงานอยา่ งมืออาชีพ” ในวันที่ 17-18 สิงหาคม 2563 ณ สำนกั งานเทศบาลเมืองทงุ่ สง 10 ตัวอยา่ งการเลอื กปรับแตง่ Table Styles 1. เลือก Cell Styles 2. เลือกรปู แบบ Table Styles ตามตอ้ งการ ผลลัพธ์ของการปรับแต่ง
หลกั สตู รฝึกอบรมเชิงปฏิบัติการ เร่ือง “การใช้ Excel 2019 อย่างงา่ ย เพ่อื การทำงานอย่างมอื อาชพี ” ในวันที่ 17-18 สิงหาคม 2563 ณ สำนักงานเทศบาลเมอื งทุง่ สง 11 Part 2 การใช้ Function เก่ยี วกบั การคำนวณ หวั ข้อนีเ้ ราจะแนะนำเทคนิคทม่ี ีประโยชนส์ ำหรับการสรา้ งสูตรและฟงั ก์ชันในแบบง่ายๆ โดยการใช้ ฟงั กช์ ัน และใช้เครอื่ งคดิ เลขใน Excel โดยคณุ สามารถที่จะเรียนร้เู ทคนิคต่าง ๆ เพ่มิ เตมิ ไม่ว่าจะเป็นการ ระบชุ อื่ Cell, กำหนดคา่ คงท่ี เปน็ ตน้ ใน Excel คุณสามารถทำการคำนวณได้ อย่างเช่น บวก ลบ คูณ หาร ซึ่งปกติแลว้ จะมี 3 วิธีในการ คำนวณ วิธแี รกคอื การใช้เครือ่ งหมายบวก (+) ลบ (-) คูณ (*) หาร (/) โดยเร่ิมจากการใสเ่ ครื่องหมาย เท่ากับ (=) แล้วใสต่ ัวเลขทค่ี ณุ ต้องการ บวก ลบ คูณ หาร เขา้ ไป โดยตัวเลขแต่ละชุด จะต้องถกู แยกด้วย เคร่อื งหมายบวกลบคณู หาร ยกตวั อยา่ งเช่น = 25+31 แลว้ กด enter โปรแกรม Excel จะทำการคำนวณ ตัวเลขเหลา่ น้ี แลว้ ใสค่ ำตอบลงในเซลล์เดิมที่คุณกรอกไว้
หลักสูตรฝกึ อบรมเชงิ ปฏบิ ตั ิการ เรื่อง “การใช้ Excel 2019 อย่างง่าย เพอ่ื การทำงานอยา่ งมอื อาชีพ” ในวนั ท่ี 17-18 สิงหาคม 2563 ณ สำนักงานเทศบาลเมอื งทุ่งสง 12 การคำนวณดว้ ย Operator ของ Excel 1. ใหค้ ุณพิมพ์เครื่องหมาย = 2. โดยคลกิ เซลล์ทค่ี ุณตอ้ งการคำนวณตวั เลข หรอื พิมพ์ตัวเลขแรกในชอ่ งก่อนกไ็ ด้ 3. ใส่เคร่ืองหมายที่คณุ ต้องการ อย่างเชน่ เครอื่ งหมายบวก (+) ลบ (-) คณู (x) และหาร (/) 4. แล้วคลกิ เซลล์ทคี่ ุณต้องการใสต่ ัวเลข หรอื คณุ อาจจะพิมพเ์ ลขถดั ไปกไ็ ด้ 5. ทำตามขน้ั ตอนท่ี 2 ถงึ 4 อีกครง้ั ในกรณีทจ่ี ำเป็น 6. กด Enter
หลักสูตรฝกึ อบรมเชงิ ปฏิบตั ิการ เร่ือง “การใช้ Excel 2019 อย่างง่าย เพอ่ื การทำงานอย่างมอื อาชพี ” ในวนั ท่ี 17-18 สงิ หาคม 2563 ณ สำนกั งานเทศบาลเมืองท่งุ สง 13 การใช้ใสฟ่ งั ก์ชนั วิธกี ารจะคลา้ ยๆ กับการใสส่ ูตรเอง หลงั จากใสต่ วั เลขที่ตอ้ งการคำนวณแลว้ 1. ให้กดปุ่ม แทรกฟังก์ชนั (หมายเลข 1 ) 2. จะปรากฏหนา้ ต่างหมายเลข 2 ออกมา 3.ให้เลือกฟังก์ชนั ท่ี ต้องการแลว้ กด ok จะปรากฎหนา้ ตา่ ง Function Argument 4. ใหก้ ดปุ่ม ok ไดเ้ ลย
หลกั สตู รฝึกอบรมเชิงปฏิบัติการ เร่ือง “การใช้ Excel 2019 อยา่ งงา่ ย เพื่อการทำงานอยา่ งมืออาชีพ” ในวนั ที่ 17-18 สงิ หาคม 2563 ณ สำนกั งานเทศบาลเมอื งทงุ่ สง 14 ฟังก์ชัน MAX ใชใ้ นการหาค่าจำนวนที่มีค่ามากท่ีสุดจากจำนวนทัง้ หมดท่ีระบุ หรอื จำนวนที่มีอยใู่ นช่วงเซลล์ท้ังหมดท่ี อา้ งองิ โดยผลลัพธจ์ ะถกู สง่ กลบั มา เป็นตวั เลขท่คี า่ มากทีส่ ดุ ในชุดขอ้ มลู น้นั ๆ รปู แบบฟังก์ชัน =MAX(number1,[number2]…) ตัวอย่าง 1.กำหนดช่อง ที่ต้องการให้ผลลพั ธแ์ สดง 2. เลือกฟงั ก์ชัน MAX 3.กดปุ่ม OK 4. คลมุ กลุ่มเซลล์ทีต่ อ้ งการ 5. หรอื เลือกพมิ พ์ทีต่ อ้ งการ 6. กด OK
หลักสูตรฝกึ อบรมเชงิ ปฏบิ ัตกิ าร เรื่อง “การใช้ Excel 2019 อยา่ งง่าย เพือ่ การทำงานอย่างมืออาชพี ” ในวนั ที่ 17-18 สงิ หาคม 2563 ณ สำนักงานเทศบาลเมอื งทงุ่ สง 15 ฟังกช์ ัน MIN ใช้ในการหาคา่ จำนวนทม่ี ีคา่ น้อยท่ีสุดจากจำนวนทงั้ หมดทร่ี ะบุ หรือ จำนวนที่มอี ยใู่ นชว่ งเซลลท์ ง้ั หมดท่ี อ้างอิงโดยผลลัพธ์จะถกู สง่ กลับมา เปน็ ตวั เลขที่ค่านอ้ ยทีส่ ุดในชดุ ขอ้ มลู นน้ั ๆ รูปแบบฟังก์ชัน =MIN(number1,[number2]…) ตวั อยา่ ง 1.กำหนดช่อง ทต่ี อ้ งการให้ผลลัพธแ์ สดง 2. เลอื กฟังก์ชัน MIN 3.กดปุ่ม OK ผลลพั ธ์
หลักสตู รฝกึ อบรมเชิงปฏบิ ตั ิการ เรื่อง “การใช้ Excel 2019 อย่างงา่ ย เพ่อื การทำงานอยา่ งมืออาชีพ” ในวนั ท่ี 17-18 สงิ หาคม 2563 ณ สำนกั งานเทศบาลเมอื งทงุ่ สง 16 ฟังกช์ ัน COUNT และ COUNTA ฟังก์ชัน COUNT จะนับจำนวนเซลล์ที่มีตัวเลขและนับจำนวนภายในรายการอาร์กิวเมนต์ ใช้ ฟังก์ชัน COUNT ในการหาจำนวนรายการในเขตข้อมูลตัวเลขที่อยู่ในช่วงหรืออาร์เรย์ของตัวเลข ตวั อยา่ งเชน่ คุณสามารถใส่สตู รดังตอ่ ไปนีเ้ พอื่ นับจำนวนในชว่ ง A1:A20 ตัวอยา่ ง รูปแบบฟงั ก์ชัน COUNT(value1, [value2], ...) 1. กำหนดเซลลแ์ สดงผลลัพธ์ 2. เลือกฟังก์ชันจากหน้าตา่ ง Insert Function 3. แหล่งทีม่ าของข้อมลู 4. กดปมุ่ OK 5. เลอื กช่วงข้อมลู ที่ต้องการ 5.1 หรือพมิ พ์ช่วงข้อมูล 6. กดปมุ่ OK 7. ผลลัพธค์ อื การนบั เซลล์เฉพาะตัวเลข ฟงั ก์ชนั COUNTA
หลักสตู รฝกึ อบรมเชิงปฏิบตั ิการ เรื่อง “การใช้ Excel 2019 อยา่ งง่าย เพื่อการทำงานอย่างมืออาชพี ” ในวันที่ 17-18 สงิ หาคม 2563 ณ สำนกั งานเทศบาลเมอื งท่งุ สง 17 COUNTA() นับจำนวนเซลล์ท่มี ขี ้อมูล ในช่วงเซลล์ที่ระบุ โดยไม่นับเซลล์ท่ีไม่มขี ้อมูล รูปแบบฟังก์ชัน COUNTA(value1, [value2], ...) ตวั อย่าง 1. กำหนดเซลล์แสดงผลลพั ธ์ 2. กดป่มุ ฟงั ก์ชนั จากหนา้ ต่าง Insert Function 3. เลือกฟงั ก์ชัน ConutA 4. กดปมุ่ OK 5. เลือกช่วงขอ้ มลู ทตี่ อ้ งการ 5.1 หรือพมิ พช์ ว่ งขอ้ มูล 6. กดปุ่ม OK 7. ผลลพั ธ์คือ การนบั เซลลเ์ ฉพาะตวั เลข
หลกั สูตรฝกึ อบรมเชงิ ปฏิบตั กิ าร เร่ือง “การใช้ Excel 2019 อย่างง่าย เพือ่ การทำงานอยา่ งมอื อาชีพ” ในวันที่ 17-18 สงิ หาคม 2563 ณ สำนกั งานเทศบาลเมอื งทุง่ สง 18 ฟังกช์ นั BAHTEXT คือฟังก์ชันที่ใชแ้ ปลง ตัวเลข เป็น จำนวนเงินทีเ่ ขียนด้วยภาษาไทย มักใช้กับเอกสารที่ต้องระบุ จำนวนเงินเป็นตัวหนงั สือ เช่น ใบเสนอราคา ใบแจ้งหน้ี ใบเสร็จรบั เงนิ เชน่ ตอ้ งการแปลงตัวเลข 123.45 ให้เปน็ หนง่ึ รอ้ ยยี่สิบสามบาทสีส่ บิ ห้าสตางค์ ตวั อย่าง 1. เลอื กเซลลท์ ีต่ อ้ งการแสดงผล กดปมุ่ Fx (function) 2. เลอื กฟังก์ชัน BAHTEXT 3. กดปนุ่ OK 4. เลือกเซลล์อา้ งองิ 5.กดปุ่ม OK 6. ผลลพั ธจ์ ะแสดง เปน็ ตวั หนังสอื
หลกั สตู รฝกึ อบรมเชิงปฏิบัตกิ าร เร่ือง “การใช้ Excel 2019 อย่างงา่ ย เพอื่ การทำงานอย่างมืออาชีพ” ในวันท่ี 17-18 สงิ หาคม 2563 ณ สำนกั งานเทศบาลเมืองท่งุ สง 19 การกรองข้อมูล (filter) ในการทำขอ้ มลู ต่าง ๆ ใน Microsoft Excel โดยถ้าเราตอ้ งการทำกรองข้อมลู หรือการทำ Filter ข้อมูลๆตา่ ง ๆ Excel เพื่อเอาไว้ดูได้ง่ายๆ ในกรณีทีต่ ้องทำการกรองข้อมูล อาทิเช่น การทำกรองข้อมูล ของผลิตภณั ฑ์ เพื่อใหด้ ูง่ายๆในการนำเสนอผบู้ ริหาร โดย อาทิเช่น ถ้ามมี ี Product ทั้งหมด 10 ช้ิน แต่ เราตอ้ งการแสดงขอ้ มูลมาบางสนิ้ คา้ เรากส็ ามารถใช้ Function Filter บน Microsoft Excel ได้ เลอื กข้อมลู ที่ต้องทำการกรอกข้อมูล เลือกเมนู sort&filter > เลอื กเมนู Filter ถ้าเราไมเ่ ลอื กคอลมั นไ์ หนเลย การ filter จะกำหนด ให้ทกุ คอลมั น์
หลักสตู รฝกึ อบรมเชิงปฏิบตั ิการ เรื่อง “การใช้ Excel 2019 อย่างงา่ ย เพอ่ื การทำงานอยา่ งมอื อาชพี ” ในวันท่ี 17-18 สงิ หาคม 2563 ณ สำนักงานเทศบาลเมืองทุ่งสง 20 ตวั อยา่ งการใช้งานฟังก์ชัน Filter 1. เลอื กคอลมั น์ทตี่ ้องการกรอก 2. คลิกลกู ศรชล้ี า่ งท่ี คอลมั น์ A 3. เลอื กพนักงานทีช่ ่อื กติ ตพิ งศ์ 4.กดปมุ่ OK ผลลพั ธ์
หลกั สูตรฝึกอบรมเชิงปฏิบตั ิการ เรื่อง “การใช้ Excel 2019 อยา่ งงา่ ย เพอ่ื การทำงานอย่างมอื อาชพี ” ในวันที่ 17-18 สงิ หาคม 2563 ณ สำนกั งานเทศบาลเมืองทงุ่ สง 21 Part 3 การทำงานกับขอ้ มูลท่ีมเี ง่อื นไข เพอื่ ช่วยในการจดั การกับขอ้ มูลจำนวน มาก ๆ ให้งา่ ยขนึ้ ❖ ฟงั ก์ชนั การทำงานเกย่ี วกับวันท่ี ได้แก่ Now, Date, Month เปน็ ตน้ โดยฟังก์ชนั ใน Excel ที่เกย่ี วกับวนั เวลา ทใี่ ช้บ่อย มีอยู่ 2 ฟงั ก์ชนั คือ ฟงั ก์ชนั ความหมาย Now() แสดง วนั และเวลา เชน่ 29/7/2020 10.01 Date() แสดงเฉพาะวนั เดอื น ปี เช่น 29/7/2020 ท่านสามารถทดสอบฟังก์ชันทั้งสองได้โดยการคลิกที่ช่อง A1 และพิมพ์ =Now() ในช่อง formula bar หรอื แถบสูตร จากนน้ั กด Enter จะได้ ดังภาพ
หลกั สูตรฝึกอบรมเชิงปฏิบตั ิการ เรื่อง “การใช้ Excel 2019 อย่างง่าย เพ่ือการทำงานอยา่ งมืออาชพี ” ในวันท่ี 17-18 สงิ หาคม 2563 ณ สำนกั งานเทศบาลเมอื งทงุ่ สง 22 ท่านสามารถทดสอบฟังก์ชันทั้งสองได้โดยการคลิกท่ีช่อง A1 และพิมพ์ =Date(2020,7,29) ใน ชอ่ ง formula bar หรือแถบสูตร จากนั้นกด Enter จะได้ ดังภาพ ในกรณีท่ีท่านต้องการเฉพาะวัน หรือเดือน หรือปี หรือเวลา ท่านสามารถใช้ฟังก์ชันอ่ืนมาชว่ ย เสริม ดังนี้ ฟังกช์ นั ความหมาย Day() แสดง วนั เช่น Day(Now()) จะไดเ้ ฉพาะวันที่ปัจจุบัน Month() แสดง เดือน เช่น Month(Now()) จะได้เฉพาะเดอื นปจั จบุ ัน Year() แสดง ปี เช่น Year(Now()) จะได้เฉพาะปปี จั จุบัน Hour() แสดง จำนวนชั่วโมง เช่น Hour(serial number) จะได้เฉพาะจำนวนชั่วโมง ปัจจบุ ัน ท่านสามารถทดสอบฟังก์ชันทั้งสองได้โดยการคลิกที่ช่อง A1 และพิมพ์ =Day(Now()) ในช่อง formula bar หรือแถบสูตร จากนั้นกด Enter จะได้ ดังภาพ **หากท่านต้องการเปลี่ยน format หรือ รูปแบบของ Cell ต้องเลือกเป็นแบบทั่วไป หรือ General โดยการกำหนดรูปแบบของ Cell ให้คลิก Format Cells… แล้วเลือกแถบ Number แล้วดทู ่ี Category แล้วเลือกรปู แบบที่ต้องการ
หลักสูตรฝึกอบรมเชงิ ปฏิบตั ิการ เร่ือง “การใช้ Excel 2019 อยา่ งงา่ ย เพื่อการทำงานอย่างมืออาชีพ” ในวนั ท่ี 17-18 สิงหาคม 2563 ณ สำนกั งานเทศบาลเมืองทงุ่ สง 23 ❖ สูตรการทำงานแบบมีเงอ่ื นไข ได้แก่ IF, SUMIF(), COUNTIF(), VLOOKUP() เปน็ ตน้ โดยมี รปู แบบ ดงั ตอ่ ไปนี้ สูตร การใชง้ าน COUNT() =COUNT(Value1, Value2,….) ทำหนา้ ท่นี ับขอ้ มลู เฉพาะตวั เลข COUNTA() =COUNTA(Value1, Value2,…) ทำหน้าท่นี ับขอ้ มลู ท้ังตัวเลข ขอ้ ความ และ สญั ลักษณท์ ่ีอยใู่ นเซลลท์ กุ เซลล์ STDEV() =STDEV(Number1, Number2,…) ทำหนา้ ทหี่ าค่าเบยี่ งเบนมาตรฐาน ROUND() =ROUND(Number, Num_digits) ทำหน้าที่ปัดค่าตัวเลข Number เป็น ตวั เลข Num digits เป็นจำนวนหลกั ทศนิยมเท่ากบั ท่ีระบไุ ว้ VLOOKUP() =VLOOKUP(Lookup_Value, Table_array, Col_index_num, Range_lookup) ทำหนา้ ทีค่ น้ หาและแสดงขอ้ มลู IF() =IF(Logical, Value_if_true, Value_if_false) ทำหน้าที่ตรวจสอบเงื่อนไข หาคา่ จรงิ หรือเท็จแลว้ ตัดสินใจในการประมวลผล SUMIF() =SUMIF(Range, Criteria, Sum_rang) ทำหน้าทีห่ าผลรวมแบบมีเงือ่ นไข COUNTIF() =COUNTIF(Range, Criteria) ทำหน้าท่นี ับจำนวนแบบมเี งือ่ นไข BATHTEXT() =BATHTEXT(Number) ทำหน้าที่แปลงตัวเลขใหเ้ ป็นตวั อกั ษร
หลกั สูตรฝกึ อบรมเชิงปฏบิ ัตกิ าร เร่ือง “การใช้ Excel 2019 อยา่ งงา่ ย เพือ่ การทำงานอย่างมืออาชพี ” ในวนั ที่ 17-18 สงิ หาคม 2563 ณ สำนกั งานเทศบาลเมอื งทุ่งสง 24 ตวั อย่างการใช้ฟงั กช์ ันแต่ละฟังก์ชัน ดังนี้ ฟงั ก์ชนั Count() ทา่ นสามารถทดสอบฟังก์ชันท้งั สองไดโ้ ดยการคลิกท่ีชอ่ ง D7 และพิมพ์ =Count(A2:A6) ในช่อง formula bar หรอื แถบสูตร จากนัน้ กด Enter จะได้ ดังภาพ
หลกั สตู รฝึกอบรมเชงิ ปฏบิ ัตกิ าร เรื่อง “การใช้ Excel 2019 อยา่ งง่าย เพือ่ การทำงานอยา่ งมืออาชีพ” ในวนั ที่ 17-18 สงิ หาคม 2563 ณ สำนักงานเทศบาลเมืองทงุ่ สง 25 ฟงั ก์ชัน Counta() ท่านสามารถทดสอบฟังก์ชันทั้งสองได้โดยการคลิกที่ช่อง D7 และพิมพ์ =Counta(C2:C6) ใน ชอ่ ง formula bar หรือแถบสตู ร จากน้นั กด Enter จะได้ ดงั ภาพ
หลักสูตรฝึกอบรมเชงิ ปฏบิ ตั ิการ เรื่อง “การใช้ Excel 2019 อยา่ งง่าย เพอ่ื การทำงานอยา่ งมอื อาชีพ” ในวันที่ 17-18 สงิ หาคม 2563 ณ สำนกั งานเทศบาลเมอื งทงุ่ สง 26 ฟงั กช์ ัน COUNTIF() ท่านสามารถทดสอบฟังก์ชันทั้งสองได้โดยการคลิกที่ช่อง D7 และพิมพ์ =Countif(D2:D6,2.5) ในช่อง formula bar หรือแถบสตู ร จากน้ันกด Enter จะได้ ดงั ภาพ
หลกั สูตรฝึกอบรมเชงิ ปฏบิ ัติการ เรื่อง “การใช้ Excel 2019 อย่างงา่ ย เพื่อการทำงานอย่างมอื อาชีพ” ในวันท่ี 17-18 สิงหาคม 2563 ณ สำนักงานเทศบาลเมอื งทุง่ สง 27 ฟงั ก์ชัน STDEV() ท่านสามารถทดสอบฟงั กช์ ันทั้งสองได้โดยการคลกิ ทชี่ อ่ ง D7 และพิมพ์ =Stdev(D2:D6) ในช่อง formula bar หรอื แถบสูตร จากน้ันกด Enter จะได้ ดังภาพ
หลักสตู รฝกึ อบรมเชงิ ปฏิบตั ิการ เรื่อง “การใช้ Excel 2019 อยา่ งงา่ ย เพอื่ การทำงานอย่างมืออาชพี ” ในวนั ท่ี 17-18 สิงหาคม 2563 ณ สำนักงานเทศบาลเมืองทงุ่ สง 28 ฟงั กช์ นั SUMIF() ท่านสามารถทดสอบฟังก์ชันทั้งสองได้โดยการคลิกที่ช่อง D7 และพิมพ์ =Sumif(C2:C6,” ฟ้า”,D2:D6) ในช่อง formula bar หรือแถบสตู ร จากนนั้ กด Enter จะได้ ดังภาพ
หลักสตู รฝึกอบรมเชงิ ปฏิบตั ิการ เรื่อง “การใช้ Excel 2019 อยา่ งงา่ ย เพอื่ การทำงานอย่างมอื อาชพี ” ในวันที่ 17-18 สิงหาคม 2563 ณ สำนักงานเทศบาลเมืองทุง่ สง 29 ฟงั กช์ ัน IF() ท ่ า น ส า ม า รถท ดสอ บฟ ั งก์ ชั น ทั ้ งสอ งได ้ โด ย กา ร คล ิก ที ่ ช่ อง D7 แ ล ะ พ ิ ม พ์ = =IF(D2<=49,\"F\",IF(D2<=59,\"D\",IF(D2<=69,\"C\",IF(D2<=79,\"B\",\"A\")))) ในช่อง formula bar หรอื แถบสตู ร จากนน้ั กด Enter จะได้ ดงั ภาพ
หลกั สูตรฝึกอบรมเชงิ ปฏิบตั ิการ เร่ือง “การใช้ Excel 2019 อยา่ งง่าย เพอื่ การทำงานอยา่ งมืออาชพี ” ในวันท่ี 17-18 สิงหาคม 2563 ณ สำนกั งานเทศบาลเมอื งทุ่งสง 30 ฟงั กช์ นั VLOOKUP() ท ่ า น ส า ม า ร ถท ด ส อ บ ฟ ั ง ก ์ ช ั น ท ั ้ ง ส อ ง ไ ด ้ โ ด ย ก า ร ค ล ิ ก ท ี ่ ช ่ อ ง G9 แ ล ะ พ ิ ม พ์ =VLOOKUP(Receipt!F9,Product!A2:C11,2,FALSE) ในช่อง formula bar หรือแถบสูตร จากน้ันกด Enter จะได้ ดงั ภาพ
หลักสูตรฝึกอบรมเชงิ ปฏบิ ัตกิ าร เรื่อง “การใช้ Excel 2019 อย่างง่าย เพือ่ การทำงานอยา่ งมอื อาชพี ” ในวันที่ 17-18 สงิ หาคม 2563 ณ สำนกั งานเทศบาลเมอื งทงุ่ สง 31 ฟงั ก์ชัน ROUND() ท่านสามารถทดสอบฟงั กช์ นั ทั้งสองได้โดยการคลกิ ที่ช่อง J16 และพิมพ์ =ROUND(J14+J15,1) ในชอ่ ง formula bar หรือแถบสตู ร จากนัน้ กด Enter จะได้ ดงั ภาพ
หลกั สูตรฝกึ อบรมเชิงปฏบิ ัติการ เร่ือง “การใช้ Excel 2019 อย่างง่าย เพ่ือการทำงานอยา่ งมืออาชพี ” ในวันท่ี 17-18 สิงหาคม 2563 ณ สำนกั งานเทศบาลเมอื งทงุ่ สง 32 ฟงั ก์ชัน BATHTEXT() ทา่ นสามารถทดสอบฟังกช์ นั ท้ังสองไดโ้ ดยการคลกิ ท่ีช่อง G16 และพมิ พ์ =BAHTTEXT(J16) ใน ชอ่ ง formula bar หรอื แถบสูตร จากนนั้ กด Enter จะได้ ดังภาพ
หลักสตู รฝึกอบรมเชิงปฏบิ ัตกิ าร เร่ือง “การใช้ Excel 2019 อย่างงา่ ย เพอ่ื การทำงานอยา่ งมอื อาชพี ” ในวนั ท่ี 17-18 สงิ หาคม 2563 ณ สำนักงานเทศบาลเมอื งทุง่ สง 33 ❖ Workshop 3 การสรา้ งฟอรม์ และเตมิ ข้อมลู ตามรายการทเ่ี ลอื ก Workshop 3 การสรา้ งใบเสร็จรับเงิน ให้ท่านสร้างฐานข้อมูลสินค้าของบริษัท ทุ่งสงเฟอร์นิเจอร์ จำกัด และออกแบบฟอร์ม ใบเสร็จรบั เงิน ดังต่อไปน้ี ลำดับท่ี รหัสสินค้า รายการ หนว่ ยละ จำนวน 1 B001 เบาะขนาด 6 ฟตุ 15,000 3 2 12,000 2 3 B002 เบาะขนาด 5 ฟตุ 9,000 5 4 58,000 3 5 B003 เบาะขนาด 3 ฟตุ 55,000 2 6 38,000 5 B004 เตียงไมส้ ักทอง ขนาด 6 ฟตุ B005 เตียงไม้สักทอง ขนาด 5 ฟตุ B006 เตียงไม้สกั ทอง ขนาด 3 ฟตุ โดยใชฟ้ ังกช์ ัน ดังต่อไปน้ี • VLOOKUP ใชค้ ้นหารายการสินคา้ และหน่วยละ • ROUND ใช้ในการยอดรวมสุทธิ • BAHTTEXT ใช้ในการแปลงคา่ ยอดรวมสทุ ธใิ ห้เปน็ ตัวอกั ษร • Sum ใช้ในการหายอดรวม • Vat 7% ใช้ในการหาภาษมี ลู คา่ เพม่ิ
หลักสูตรฝึกอบรมเชิงปฏบิ ตั กิ าร เรื่อง “การใช้ Excel 2019 อยา่ งงา่ ย เพ่ือการทำงานอย่างมืออาชีพ” ในวนั ท่ี 17-18 สิงหาคม 2563 ณ สำนักงานเทศบาลเมืองทุง่ สง 34 ใบเสรจ็ รบั เงิน ชอ่ื ลูกค้า คุณแสงมณี สุวฒั นากิจ เลขทใี่ บเสรจ็ 5471 ที่อยู่ลูกค้า คณะเทคโนโลยีการจัดการ มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัย วิทยาเขต นครศรธี รรมราช (ไสใหญ่) โทรศัพท์ 075-773-303 รหัสสินคา้ รายการสินคา้ จำนวน หนว่ ยละ ราคารวม หมายเหตุ ตัวอกั ษร ยอดรวม ภาษมี ลู คา่ เพิ่ม ยอดรวมสทุ ธิ เมอ่ื ใสส่ ตู รครบทกุ ชอ่ งแลว้ ให้ท่านใสค่ า่ เพ่อื ให้ข้อมูลปรากฎบนใบเสร็จรบั เงนิ โดยกำหนดให้ ใส่ขอ้ มลู คอลัมน์รหัสสินค้า กำหนดใหใ้ ส่ 5 แถว ใสข่ ้อมูลคอลัมนจ์ ำนวนตามรายละเอยี ดดังตาราง
หลักสตู รฝกึ อบรมเชงิ ปฏิบัติการ เร่ือง “การใช้ Excel 2019 อยา่ งงา่ ย เพือ่ การทำงานอยา่ งมอื อาชีพ” ในวนั ท่ี 17-18 สิงหาคม 2563 ณ สำนกั งานเทศบาลเมืองทุง่ สง 35 Part 4 การสร้างแผนภูมิ หรอื Chart ใน MS Excel Microsoft Excel มีความสามารถในการแผนภูมิได้อย่างง่ายดาย มีหลากหลายให้เลือก โดยในแต่ละ Version มคี วามสามารถทีเ่ พิ่มขน้ึ มาเร่อื ย ๆ ทง้ั ความสามารถและรปู แบบให้เลือกใชง้ าน โดยในการสรา้ ง แผนภูมิเพื่อแสดงข้อมูลในการทำรายงาน ต้องเลือกใช้แผนภมู ทิ ีม่ คี วามเหมาะสม ก่อนอื่นควรทราบถงึ แผนภูมิแต่ละชนิดก่อน โดยจะต้องทราบถึงชนิดและจุดประสงค์ของการสื่อหรือการสร้างแผนภูมิ1 ดัง รายละเอียดตอ่ ไปน้ี 1 https://www.nstda.or.th/th/nstda-knowledge/2642-excel-chart
หลักสูตรฝกึ อบรมเชงิ ปฏบิ ัตกิ าร เร่ือง “การใช้ Excel 2019 อยา่ งงา่ ย เพ่ือการทำงานอยา่ งมืออาชีพ” ในวนั ท่ี 17-18 สิงหาคม 2563 ณ สำนักงานเทศบาลเมอื งทงุ่ สง 36 1. ชนดิ ของข้อมลู (เชิงคณุ ภาพและเชิงปริมาณ) ข้อมลู เชงิ คุณภาพ เปน็ ข้อมูลสามารถแบ่งประเภทแต่ไมส่ ามารถวัดได้ เช่น สี ความพอใจ สามารถแบง่ ได้ เป็น 1. ข้อมลู เชงิ คณุ ภาพไม่สามารถจัดเรยี งลำดบั สอื่ ความหมาย (Nominal data) เช่น สีฟ้า สีเหลือง สี แดง สีดำ 2. ขอ้ มลู เชิงคณุ ภาพสามารถจดั เรียงลำดบั สอื่ ความหมาย (Ordinal data) เชน่ พอใจมาก พอใจ ไม่ พอใจ ไมพ่ อใจมาก หรือ ไม่ชอบมาก ไมช่ อบ ชอบ ชอบมาก ข้อมูลเชิงปริมาณ เป็นข้อมูลสามารถวัดได้ เช่น ความสูง น้ำหนัก ลูกค้า 5 คน สามารถแบ่งได้เป็น 1. ขอ้ มลู เชิงปริมาณไม่ต่อเน่ืองแสดงเป็นค่าชัดเจน (Discrete data) เช่น ลกู ค้า 10 คน จำนวน 17 จุด 12 ขน้ั ตอน 2. ข้อมูลเชิงปริมาณต่อเนื่องแสดงเป็นค่าในช่วงมีขอบเขตหรือไม่มีขอบเขต (Continuous data) เชน่ ความสงู นำ้ หนกั ซง่ึ เราสามารถสรุปขอ้ มูลเชิงคุณภาพในรูปแบบตารางด้านลา่ ง 1. ตารางความถ่ี Observation Frequency (%) Yellow 47 Blue 20 Green 10 Black 5 Red 18
2. แผนภูมวิ งกลม หลกั สูตรฝกึ อบรมเชงิ ปฏบิ ัตกิ าร เร่ือง “การใช้ Excel 2019 อยา่ งงา่ ย เพอ่ื การทำงานอย่างมืออาชีพ” ในวันท่ี 17-18 สิงหาคม 2563 ณ สำนักงานเทศบาลเมอื งท่งุ สง 37 Frequency (%) Yellow Blue Green Black Red 3. แผนภมู ิคอลมั น์ (Column chart) 50 Frequency (%) Red 45 40 Blue Green Black 35 30 25 20 15 10 5 0 Yellow นอกจากทราบว่าข้อมูลของเราเป็นแบบไหนแล้ว เรื่องความสัมพันธ์ของข้อมูลก็เป็นสิ่งที่จะต้อง ทราบเช่นเดยี วกัน 2. ตอ้ งการแสดงความสมั พนั ธร์ ะหวา่ งขอ้ มลู
หลักสูตรฝึกอบรมเชิงปฏิบัตกิ าร เร่ือง “การใช้ Excel 2019 อยา่ งงา่ ย เพื่อการทำงานอยา่ งมืออาชพี ” ในวันที่ 17-18 สิงหาคม 2563 ณ สำนกั งานเทศบาลเมอื งทงุ่ สง 38 ทีม่ า: https://www.optimizesmart.com/how-to-select-best-excel-charts-for-your-data- analysis-reporting/ แผนภูมิการกระจาย (Scatter chart) ข้างบนแสดง 15 จุดข้อมูล (data points) และ 2 ชุดข้อมลู (data series) พยายามทำใหเ้ ขา้ ใจความสมั พนั ธร์ ะหว่าง 2 ตวั แปร ไดแ้ ก่ AOV (average order value) และ sales ว่าเป็นเส้นตรงคอื ในขณะที่คา่ ของ AOV เพมิ่ ขนึ้ คา่ ของ sales กเ็ พม่ิ ข้ึนดว้ ย พิจารณาใชแ้ ผนภูมิการกระจายเมือ่ 1. กำลังวเิ คราะหแ์ ละรายงานความสัมพนั ธร์ ะหวา่ ง 2 ตัวแปร 2. เมอื่ ต้องการแสดง 'ทำไม' ตวั อยา่ งเชน่ ทำไมรายได้สมั พนั ธก์ บั average order value 3. มีจุดข้อมลู มากกวา่ 10 จุดบนแกนนอน (horizontal axis) ยิ่งมจี ดุ ข้อมูลมากย่ิงดีสำหรับแผนภูมิ การกระจาย ในขณะที่จุดข้อมูลน้อย (5 หรือ 6 จุดข้อมูล) ไม่เหมาะสมสำหรับการสร้างแผนภูมิการ กระจาย 4. มี 2 ตัวแปรซึง่ สมั พนั ธ์กนั 3. เม่อื ต้องการเปรยี บเทยี บขอ้ มลู เพื่อแสดงการเปรยี บเทียบตัวแปร 2 ตวั หรือมากกวา่ แผนภมู เิ หมาะสมท่ีสุด ได้แก่ แผนภูมิคอลัมน์ แผนภมู ิแท่ง แผนภมู ิเสน้ และแผนภมู ิผสม (Combination chart) แผนภูมิคอลัมน์
หลกั สตู รฝึกอบรมเชงิ ปฏบิ ตั ิการ เรื่อง “การใช้ Excel 2019 อย่างงา่ ย เพอ่ื การทำงานอยา่ งมอื อาชพี ” ในวนั ที่ 17-18 สิงหาคม 2563 ณ สำนกั งานเทศบาลเมืองทุ่งสง 39 เป็นแผนภูมิที่นิยมใช้อย่างมากในการเปรียบเทียบข้อมูล ในแผนภูมิประเภทของตัวแปร (categories) จะ plot ตามแกนนอนและค่าของตวั แปรจะ plot ตามแกนตั้ง (vertical axis) ท่มี า: https://www.optimizesmart.com/how-to-select-best-excel-charts-for-your-data- analysis-reporting/ แผนภมู ิคอลมั นข์ ้างบนนี้เปน็ การเปรยี บเทยี บจำนวนของ branded keywords และ non branded keywords ระหวา่ งเดือนกรกฎาคมและพฤศจิกายน โดยขา้ งล่างเปน็ ตัวอยา่ งแผนภมู ิคอลัมน์ไมค่ วรสร้าง
หลักสูตรฝกึ อบรมเชิงปฏิบตั ิการ เรื่อง “การใช้ Excel 2019 อย่างงา่ ย เพอ่ื การทำงานอยา่ งมืออาชีพ” ในวนั ท่ี 17-18 สิงหาคม 2563 ณ สำนักงานเทศบาลเมอื งทุ่งสง 40 ที่มา: https://www.optimizesmart.com/how-to-select-best-excel-charts-for-your-data- analysis-reporting/ พจิ ารณาใช้แผนภมู คิ อลมั นเ์ มื่อ 1. กำลังเปรยี บเทยี บตัวแปร 2 ตัว หรือมากกว่าซึ่งมีหน่วยเดียวกนั และมคี ่าเปรียบเทียบกันได้ คือ คา่ ของตวั แปรไม่แตกต่างกันมาก (the values of one variable does not dwarf the values of the other variables) 2. ต้องการแสดง 'เท่าไร' ตัวอย่างเช่น มี organic visits เท่าไรเปลี่ยนแปลงใน 3 เดือน ดังน้ัน แผนภมู ิคอลมั น์สามารถแสดงการเปล่ียนแปลงข้อมูลในชว่ งเวลาหนง่ึ 3. จำนวนประเภทของตวั แปรนอ้ ยกวา่ 5 4. ตอ้ งการแสดงค่าต่ำสดุ และค่าสงู สดุ
หลกั สตู รฝกึ อบรมเชิงปฏิบตั กิ าร เร่ือง “การใช้ Excel 2019 อย่างง่าย เพื่อการทำงานอย่างมืออาชพี ” ในวันที่ 17-18 สิงหาคม 2563 ณ สำนกั งานเทศบาลเมืองท่งุ สง 41 แผนภูมแิ ทง่ แผนภูมิแท่งคล้ายแผนภูมิคอลัมน์ยกเว้นค่าของตัวแปรของแผนภูมิแท่ง plot ตามแกนนอนและ ประเภทของตัวแปร plot ตามแกนตง้ั ขา้ งลา่ งเป็นตวั อย่างแผนภูมิแท่งแสดงชอ่ื เว็บไซต์ plot บนแกนตั้ง และคา่ เปน็ ตวั เลข plot บนแกนนอน ท่มี า: https://www.optimizesmart.com/how-to-select-best-excel-charts-for-your-data- analysis-reporting/ พิจารณาใช้แผนภมู แิ ท่งเมื่อ 1. ช่อื เรยี กบนแกน (axis labels) ยาวเกินไปไมเ่ หมาะสมกบั แผนภูมคิ อลมั น์ 2. จำนวนประเภทของตวั แปรอยรู่ ะหว่าง 5 และ 8 3. กำลงั เปรยี บเทียบตัวแปร 2 ตวั หรือมากกว่าซ่งึ มหี น่วยเดียวกนั และมคี ่าเปรยี บเทยี บกันได้ 4. ต้องการแสดงปริมาณ 5. ต้องการแสดงค่าตำ่ สดุ และค่าสูงสดุ โดยเราจะใช้ Column Chart and Bar chart เพื่อเน้นการเปรียบเทียบโดยสามารถมีกลุ่มข้อมูล เปรยี บเทยี บไดม้ ากกวา่ 1 เรื่อง ตวั อยา่ งของงานที่จะใช้ ไดแ้ ก่ • กราฟเปรียบเทียบยอดขายแตล่ ะกลมุ่ สินค้า (Sales Performance by Product Category) • กราฟเปรยี บเทียบจำนวนประชากรในแตล่ ะประเทศ • กราฟยอดขายของแตล่ ะแผนก ในแต่ละไตรมาส
หลักสูตรฝึกอบรมเชิงปฏบิ ตั กิ าร เรื่อง “การใช้ Excel 2019 อยา่ งง่าย เพอ่ื การทำงานอย่างมืออาชพี ” ในวันที่ 17-18 สิงหาคม 2563 ณ สำนักงานเทศบาลเมืองทงุ่ สง 42 แผนภูมิเส้น แผนภูมิเส้นเหมาะที่สุดสำหรับแสดงแนวโน้มของข้อมูล (data trends) โดยเฉพาะอย่างยิ่งใน ช่วงเวลายาวนาน ข้างล่างเป็นตัวอย่างแผนภูมิเส้นแสดงจำนวนของ Organic Visits และ PPC Visits ในชว่ งเดือนกรกฎาคมถงึ มีนาคม ทีม่ า: https://www.optimizesmart.com/how-to-select-best-excel-charts-for-your-data- analysis-reporting/ พจิ ารณาใช้แผนภูมิเส้นเมื่อ 1. ต้องการแสดงแนวโน้มของขอ้ มูลในช่วงเวลายาวนาน 2. มจี ำนวนประเภทของตัวแปรมากกวา่ 8 3. มจี ดุ ขอ้ มูลจำนวนมาก ซง่ึ ไมเ่ หมาะสมจะใชแ้ ผนภมู ิคอลมั น์หรือแผนภูมแิ ทง่ 4. ตอ้ งการแสดง 'เทา่ ไร' ทม่ี ีการเปล่ียนแปลงในช่วงเวลาหน่งึ ตัวอย่างของการนำเสนอข้อมูลด้วย Line chart คือ เน้นการแสดงแนวโน้ม การเปลี่ยนแปลง ตาม ชว่ งเวลา ตัวอยา่ งของงานที่จะใช้ ได้แก่ • กราฟแสดงราคาหนุ้ ในแตล่ ะชวั่ โมง แต่ละวนั แตล่ ะเดอื น • กราฟเทียบอุณหภมู ใิ นแตล่ ะเดอื น • กราฟแสดงผลการดำเนนิ งาน ยอดขาย กำไร ในแต่ละไตรมาส แผนภูมิผสม
หลกั สตู รฝึกอบรมเชิงปฏิบัติการ เร่ือง “การใช้ Excel 2019 อยา่ งงา่ ย เพอ่ื การทำงานอยา่ งมอื อาชพี ” ในวนั ท่ี 17-18 สิงหาคม 2563 ณ สำนกั งานเทศบาลเมอื งทุ่งสง 43 เปน็ แผนภูมริ วมแผนภมู ิ 2 แผนภูมหิ รอื มากกว่า ตัวอยา่ งเชน่ แผนภมู ผิ สมประกอบด้วยแผนภูมิ คอลัมน์และแผนภมู เิ ส้น พิจารณาใชแ้ ผนภมู ผิ สมเมอ่ื ตอ้ งการเปรียบเทียบตวั แปร 2 ตัวหรอื มากกวา่ ซึง่ มหี น่วยต่างกันและ หรอื มีคา่ ต่างกัน ตวั อยา่ งเช่น ทมี่ า: https://www.optimizesmart.com/how-to-select-best-excel-charts-for-your-data- analysis-reporting/ ขา้ งบนเปน็ แผนภูมผิ สมไดจ้ ากขอ้ มูลเดยี วกัน สิง่ ตา่ งกันคือว่าแผนภมู ทิ ีห่ น่งึ รวมแผนภูมิคอลัมน์ กับแผนภูมิเส้น ส่วนในแผนภูมิที่สองเพียง plot ตัวแปร bounce rate บนแกนเพิ่มขึ้นมา (แสดง เปอร์เซน็ ต)์ 4. องค์ประกอบของขอ้ มูล พิจารณาใช้แผนภูมิวงกลม แผนภูมิคอลัมน์แบบวางซ้อนกัน (Stacked Column Chart) แผนภูมิ พน้ื ที่แบบวางซ้อนกัน (Stacked Area Chart) เมือ่ ต้องการแสดงการแบ่งข้อมลู ออกเปน็ ส่วนประกอบ แผนภูมิวงกลม แผนภูมิวงกลมมีประโยชน์อย่างมากเมื่อมีเพียง 1 ชุดข้อมูล (data series) มีน้อยกว่า 5 ประเภท ของข้อมูล (categories) หรือจดุ ขอ้ มูลเพือ่ plot และตอ้ งการแสดงส่วนประกอบของขอ้ มลู ตัวอย่างแผนภูมวิ งกลมขา้ งล่างแสดงการแบ่ง traffic sources ออกเป็นสดั สว่ นต่าง ๆ ประกอบดว้ ย 4 ประเภทของขอ้ มลู (search traffic referral traffic direct traffic และ campaigns) เพ่อื plot
หลกั สตู รฝึกอบรมเชิงปฏบิ ัตกิ าร เร่ือง “การใช้ Excel 2019 อย่างง่าย เพอ่ื การทำงานอยา่ งมืออาชีพ” ในวันที่ 17-18 สงิ หาคม 2563 ณ สำนกั งานเทศบาลเมืองทงุ่ สง 44 ทีม่ า: https://www.optimizesmart.com/how-to-select-best-excel-charts-for-your-data- analysis-reporting/ ซงึ่ ชนดิ Pie, Donut, Treemap, Sunburst เนน้ เปรยี บเทียบสดั ส่วนจากทง้ั หมด ได้แก่ • กราฟแสดง Market Share ของบรษิ ทั เทียบกบั ตลาด • กราฟแสดงสดั สว่ นยอดขายของกลมุ่ สินคา้ ในบรษิ ัทในแตล่ ะแบรนด์ พิจารณาใชแ้ ผนภูมิวงกลมเมอื่ 1. ต้องการแสดงการแบ่งขอ้ มลู เป็นส่วนประกอบ 2. มเี พียง 1 ชดุ ขอ้ มลู 3. มนี อ้ ยกวา่ 5 จุดขอ้ มลู เพอื่ plot 4. จุดขอ้ มลู เปน็ สว่ นหน่ึงของวงกลม 5. องค์ประกอบมีสัดส่วนเปรียบเทียบกันได้ (value of one constituent does not dwarf the values of other constituents) แผนภมู คิ อลมั นแ์ บบวางซอ้ นกนั แผนภมู ิคอลมั น์แบบวางซ้อนกนั มปี ระโยชนอ์ ยา่ งมากเมอื่ มี 5 ถึง 8 ประเภทของข้อมลู หรือจุดข้อมลู เพือ่ plot และตอ้ งการแสดงส่วนประกอบของขอ้ มูล ข้างล่างเปน็ ตัวอยา่ งแผนภมู คิ อลมั นแ์ บบวางซ้อนกันแสดงการแบง่ website traffic เป็น new และ returning visits
หลักสตู รฝึกอบรมเชงิ ปฏิบตั กิ าร เรื่อง “การใช้ Excel 2019 อย่างงา่ ย เพื่อการทำงานอย่างมอื อาชีพ” ในวนั ท่ี 17-18 สงิ หาคม 2563 ณ สำนักงานเทศบาลเมอื งท่งุ สง 45 ที่มา: https://www.optimizesmart.com/how-to-select-best-excel-charts-for-your-data- analysis-reporting/ พจิ ารณาใชแ้ ผนภูมิคอลมั น์แบบวางซอ้ นกันเมอ่ื 1. ต้องการแสดงการแบ่งขอ้ มลู เป็นองค์ประกอบ 2. มี 5 ถงึ 8 จุดขอ้ มลู เพอ่ื plot 3. จดุ ขอ้ มลู เปน็ ส่วนหน่ึงขององคป์ ระกอบท้ังหมด 4. องคป์ ระกอบมีสดั สว่ นเปรียบเทยี บกันได้ แผนภูมพิ ืน้ ทีแ่ บบวางซ้อนกนั แผนภมู ิพ้นื ที่แบบวางซ้อนกันมปี ระโยชนอ์ ยา่ งมากเม่อื มมี ากกวา่ 8 ประเภทของข้อมูลหรอื จุดขอ้ มลู เพอื่ plot และต้องการแสดงแนวโน้มขององคป์ ระกอบข้างล่างเป็นตวั อย่างของแผนภูมพิ ้ืนที่แบบวางซอ้ น กัน
หลกั สูตรฝึกอบรมเชิงปฏิบัตกิ าร เรื่อง “การใช้ Excel 2019 อยา่ งง่าย เพ่ือการทำงานอย่างมอื อาชพี ” ในวันท่ี 17-18 สิงหาคม 2563 ณ สำนกั งานเทศบาลเมอื งทุ่งสง 46 ทม่ี า: https://www.optimizesmart.com/how-to-select-best-excel-charts-for-your-data- analysis-reporting/ พจิ ารณาใชแ้ ผนภูมพิ ืน้ ท่ีแบบวางซอ้ นกันเมื่อ 1. ต้องการแสดงแนวโน้มขององค์ประกอบ 2. ต้องการเน้นขนาดของการเปลีย่ นแปลงในหน่งึ ช่วงเวลา 3. มมี ากกวา่ 8 จุดข้อมลู เพอื่ plot 4. จดุ ข้อมลู เปน็ สว่ นหนึง่ ขององคป์ ระกอบทัง้ หมด 5. องคป์ ระกอบมสี ัดส่วนเปรยี บเทียบกันได้ 5. การกระจายของข้อมลู พิจารณาใชแ้ ผนภูมิคอลมั น์ แผนภูมิแท่ง แผนภูมิการกระจาย หรือ histogram เมื่อต้องการแสดง การกระจายของขอ้ มูล ข้างล่างเป็นตวั อย่าง histogram
หลักสตู รฝกึ อบรมเชิงปฏบิ ตั กิ าร เรื่อง “การใช้ Excel 2019 อย่างง่าย เพ่ือการทำงานอยา่ งมืออาชีพ” ในวนั ที่ 17-18 สงิ หาคม 2563 ณ สำนกั งานเทศบาลเมอื งทุ่งสง 47 ท่มี า: https://www.optimizesmart.com/how-to-select-best-excel-charts-for-your-data- analysis-reporting/ 6. การซอ้ นกนั ของข้อมูล พิจารณาใช้ Venn diagrams เมื่อต้องการแสดงการซ้อนกันของข้อมูลข้างล่างเป็นตัวอย่าง Venn diagram ท่มี า: https://www.optimizesmart.com/how-to-select-best-excel-charts-for-your-data- analysis-reporting/ ที่ผ่านมาไดก้ ลา่ วถึงแผนภูมิทคี่ วรเลือกใช้ แตม่ ีแผนภมู ิบางชนิดซึง่ ไม่ควรนำมาใช้ดังข้างลา่ งน้ี
หลกั สูตรฝกึ อบรมเชงิ ปฏิบัตกิ าร เร่ือง “การใช้ Excel 2019 อย่างงา่ ย เพ่อื การทำงานอยา่ งมอื อาชีพ” ในวันท่ี 17-18 สิงหาคม 2563 ณ สำนกั งานเทศบาลเมอื งทุง่ สง 48 ทม่ี า: https://www.optimizesmart.com/how-to-select-best-excel-charts-for-your-data- analysis-reporting/ ท่ีมา: How to select best Excel Charts for Data Analysis & Reporting. Retrieved February 15, 2016, from https://www.optimizesmart.com/how-to-select-best-excel-charts-for-your- data-analysis-reporting/
หลกั สูตรฝึกอบรมเชงิ ปฏบิ ัติการ เรื่อง “การใช้ Excel 2019 อย่างงา่ ย เพ่อื การทำงานอยา่ งมืออาชีพ” ในวันท่ี 17-18 สิงหาคม 2563 ณ สำนักงานเทศบาลเมืองทงุ่ สง 49 ตวั อย่างการเลอื กแผนภมู ิท่ีไมถ่ กู ตอ้ ง จากภาพเปน็ กราฟ Sales Trends เพื่อดแู นวโนม้ ของยอดขาย แต่เลือกเป็นกราฟวงกลม (Pie Chart) ซ่ึง ไม่เหมาะสม ควรจะเลือกเป็นกราฟเส้น (Line Chart) โดยให้แกนนอนเป็น เดือน และ แกนตั้งเป็น ยอดขาย แทน กราฟด้านซ้ายเป็นกราฟทีส่ ร้างจาก Excel เพื่อเปรียบเทียบยอดขายสนิ ค้าในแต่ละจังหวัด ซึ่งดูซบั ซ้อน มากๆ โดยกราฟด้านขวา เป็นกราฟทีเ่ รียบง่าย มีการจดั กลุ่มขอ้ มูล และมีการเน้นในกราฟทีต่ ้องการจะ นำเสนอดว้ ย
Search
