BRD - Internal System Portal Kita v.1.1

Business Requirement Document Versi : Versi 1.1-u1 Tanggal : Maret 01, 2021 Internal System “PortalKita” PT Bank BTPN Tbk Credential Document – PT. Web Architech Technology| 1

Document Change Control Version Date Authors Summary of Changes 1.0 01-02-2021 PT. Web Architect Technology First Draft 1.1 01-03-2021 PT. Web Architect Technology Update revisi dari BTPN Credential Document – PT. Web Architech Technology| 2

Lembar Persetujuan Disusun oleh : WEBARQ Suci Widi Astuti Abraham Arnold Business Analyst Project Manager Disetujui oleh : PT Bank BTPN Tbk Credential Document – PT. Web Architech Technology| 3

Daftar Isi Daftar Isi ..........................................................................................................................................................4 1. Pendahuluan................................................................................................................................................5 1.1 Tujuan ................................................................................................................................................... 5 1.2 Ruang Lingkup ....................................................................................................................................... 5 2. Sistem Internal “PortalKita” BTPN ...........................................................................................................7 2.1 Deskripsi Fungsional.............................................................................................................................. 7 2.2 Alur...................................................................................................................................................... 12 2.2.1 Use Case.......................................................................................................................................... 12 2.2.1.1 Deskripsi ................................................................................................................................ 13 2.2.1.1.1 Super Admin ..................................................................................................................... 13 2.2.1.1.2 Sub Admin (Admin Divisi) ................................................................................................. 13 8.1.1.1.1 User................................................................................................................................... 13 Credential Document – PT. Web Architech Technology| 4

1. Pendahuluan Dokumen ini menjelaskan mengenai spesifikasi fungsional web aplikasi sistem internal yang dapat membantu penyampaian informasi ke seluruh internal. 1.1 Tujuan Tujuan penulisan BRD (Business Requirement Document) ini adalah untuk memberikan gambaran dan deskripsi lengkap mengenai spesifikasi dan fungsi pada web aplikasi yang digunakan untuk menyebarkan informasi seperti pengumuman, artikel, survey, dan polling di lingkup internal. 1.2 Ruang Lingkup Berikut beberapa informasi yang terdapat di sistem ini. a. Bahasa Bahasa yang digunakan pada web aplikasi adalah bahasa Indonesia. b. Integrasi Sistem Sistem akan terintegrasi dengan active directory BTPN. c. Migrasi Data Terdapat migrasi data dari website lama ke website baru. Data yang dimigrasi berupa dokumen (pdf, word, excel), gambar (jpg, png), serta artikel. Ruang lingkup fungsi-fungsi pada sistem ini dijelaskan pada tabel di bawah ini : No User Fungsi Aplikasi 1. Super Admin (CMS) - Login - Membuat Artikel 2. Admin Divisi (CMS) - Mengatur Jadwal Publikasi Artikel - Membuat Survei - Membuat Polling/Quiz - Membuat E-Magazine - Melihat Hasil Survei/Polling/Quiz - Melihat Laporan Statistik (Dijelaskan di Poin 2.1) - Blast E-newsletter - Unggah Dokumen dan Media (Gambar dan Video) - Login - Membuat Artikel - Mengatur Jadwal Publikasi Artikel Credential Document – PT. Web Architech Technology| 5

3. User - Membuat Survei - Membuat Polling/Quiz - Melihat Hasil Survei/Polling/Quiz - Melihat Laporan Statistik (Dijelaskan di Poin 2.1) - Unggah Dokumen dan Media (Gambar dan Video) - Login - Melihat Artikel, E-Magazine - Mengisi Survei - Mengisi Polling/Quiz - Melihat dan Mengunduh File Dari Dokumen - Menerima Email (E-Newsletter) - Melihat Media Galeri (Foto dan Video) Credential Document – PT. Web Architech Technology| 6

2. Sistem Internal “PortalKita” BTPN 2.1 Deskripsi Fungsional Pada web aplikasi ini terdapat beberapa fungsi yang akan dijelaskan sebagai berikut: 1. Login: yaitu fungsi yang digunakan untuk masuk ke sistem untuk user yang ingin mengunduh file dari document library, mengisi survei, dan mengisi polling/quiz. Rules: a. Terdapat superadmin dan sub-admin divisi yang dapat login di CMS. b. User hanya dapat login di halaman frontend. c. Tidak ada register, karena terintegrasi dengan active directory. d. Login menggunakan user LDAP. e. Admin divisi yang login hanya dapat mengakses menu/fitur sesuai dengan role permission yang diatur oleh super admin. f. Akun user akan dimapping di CMS. 2. E-Newsletter: merupakan fitur dimana user akan mendapatkan informasi berita, pengumuman, dan sebagainya melalui email. Rules: a. Email akan diblast manual by super admin. b. Blasting otomatis dari CMS (perlu smtp). c. Terdapat fitur save draft dimana user dapat melakukan layout tanpa harus langsung di- blast. 3. Artikel: merupakan fitur dimana admin (super admin dan admin divisi) dapat membuat konten artikel yang akan dipublish di halaman frontend agar dapat dibaca oleh user. Rules: a. Dapat melampirkan gambar, video, dokumen, dan link. b. Video dan media galeri data di-play on page. c. Dapat menyesuaikan layout gambar dan tulisan menggunakan WYSWYG editor (disediakan 3 layout). d. Artikel dapat dilike oleh user. Credential Document – PT. Web Architech Technology| 7

e. User dapat melihat jumlah like di setiap artikel. f. Terdapat search by judul artikel dan kategori. g. Terdapat filter by tahun. h. Terdapat kategori yang dapat diset oleh admin di CMS dan ditampilkan di front end. i. Kategori dapat digunakan pada pencarian artikel. Ketika melakukan pencarian, user akan diarahkan ke halaman yang menampilkan daftar artikel yang termasuk dalam kategori yang dicari tersebut. j. Setiap artikel memiliki kategori. k. Terdapat fitur tagging/hashtag yang dapat digunakan pada pencarian artikel. l. Setiap artikel dapat memiliki lebih dari satu tagging. m. Terdapat statistic report di dashboard CMS untuk melihat jumlah artikel yang dikunjungi, jumlah pengunjung unik, jumlah like, dan jumlah share. n. Terdapat fitur share yang dilakukan dengan cara klik tombol share yang ada disetiap artikel, kemudian sistem akan direct ke email aktif yang ada di perangkat dan link artikel akan langsung berada di body email tersebut. o. Terdapat jadwal posting yang diset oleh admin ketika membuat artikel. p. Terdapat suggestion artikel sebanyak 5 yang ditampilkan di homepage berdasarkan yang terbanyak di-like. q. Terdapat rekomendasi artikel di homepage yang ditentukan oleh super admin. 4. Survei: merupakan fitur yang digunakan oleh user untuk mengisi survei yang dibuat oleh admin di CMS. Rules: a. User harus login akun untuk mengisi survei. b. Terdapat limitasi user hanya bisa submit 1x per user. c. Survei dapat ditujukan ke semua user atau user tertentu, admin dapat memilih user tertentu by NIK. d. Terdapat 3 template yang dapat digunakan, yaitu pilihan ganda, essay, pilihan ganda dan alasan. e. Survei dapat dibuat lebih dari 1 kali dalam 1 periode. Credential Document – PT. Web Architech Technology| 8

f. Admin dapat memonitor pergerakan selama periode survei berlangsung. g. Data jawaban diekstrak ke dalam csv. 5. Polling/Quiz: fitur ini digunakan oleh user untuk mengisi polling/quiz yang dibuat oleh admin di CMS. Rules: a. User harus login akun untuk mengisi polling/quiz. b. Terdapat limitasi user hanya bisa submit 1x per polling/quiz. c. Polling dapat dibuat lebih dari 1 kali dalam 1 periode. d. Dapat ditempel (digabung) dalam artikel. e. Hanya terdapat 1 polling di setiap artikel. f. Admin dapat memonitor pergerakan polling selama periode berlangsung. 6. Document library: fitur dimana user dapat mengunjungi / melihat daftar dokumen yang diunggah oleh admin (super admin dan admin divisi). Rules: a. Terdapat kategori pada setiap dokumen. b. Dokumen dapat diunduh oleh user. c. User harus login terlebih dahulu untuk mengunduh atau melihat dokumen. d. Dokumen dapat dilihat, di-share, dan diunduh. e. Terdapat informasi di CMS untuk jumlah dokumen yang diunduh. f. Pengaturan folder dilakukan oleh admin (super admin dan admin divisi) melalui CMS. 7. E-Magazine: merupakan sebuah fitur dimana user dapat membaca majalah online yang dibuat/ditulis oleh admin di CMS. Rules: a. User dapat preview dan membaca majalah. b. Template preview berupa pdf viewer c. Dapat di-share oleh user login. 8. Template page: merupakan fitur berupa pilihan layout yang dapat digunakan oleh admin ketika membuat artikel, newsletter, survei, dan polling. Credential Document – PT. Web Architech Technology| 9

Rules: a. Pilihan layout yang disediakan sebanyak 3 buah per modul. b. Templatenya seperti apa saja? 9. Laporan dan statistik: merupakan sebuah fitur dimana admin dapat melihat data laporan dari beberapa fitur seperti artikel, e-magazine, survei, dan polling/quiz. Rules: a. Admin dapat melihat laporan polling dari user. b. Jawaban survei dan polling dapat diunduh di csv / excel. c. Laporan polling yang ditampilkan adalah jumlah partisipan, hasil polling/survei, dan jenis kelamin partisipan. d. Terdapat laporan analitis untuk artikel berupa jumlah dilihat, dibaca, di-share, dan di-like. e. Terdapat laporan analitis untuk dokumen yang diunduh. Credential Document – PT. Web Architech Technology| 10

Berikut detail mapping fungsi untuk setiap user: Fitur Super Admin FE View Create Update Delete View Cr Login akun -- - -- Artikel -- - -- Survei -- - -- Polling/quiz -- - -- Unduh dokumen -- - -- BE Login CMS ✓- - -✓ Membuat artikel ✓✓ ✓ ✓✓ Membuat survei ✓✓ ✓ ✓✓ Membuat polling/quiz ✓✓ ✓ ✓✓ Membuat e-magazine ✓✓✓✓ - Report statistic ✓- - -✓ Ekstrak report ✓- - -✓ Manajemen E-newsletter ✓✓✓✓ -

Admin User reate Update Delete View Create Update Delete - --✓ - - - - --✓ - - - - --✓ - ✓ - - --✓ - ✓ - - --✓ - - - --- - - - - ✓ ✓✓ - - - - ✓ ✓✓ - - - - ✓ ✓✓ - - - - --- - - - - --- - - - - --- - - - - --- - - - - Credential Document – PT. Web Architech Technology| 11

2.2 Alur 2.2.1 Use Case Credential Document – PT. Web Architech Technology| 12

2.2.1.1 Deskripsi 2.2.1.1.1 Super Admin 1 Super admin dapat melakukan login CMS. 2 Super admin dapat membuat artikel untuk ditampilkan di halaman frontend. 3 Super admin dapat mengatur jadwal publikasi artikel. 4 Super admin dapat membuat survei dan dapat mengirim ke semua user maupun user tertentu. 5 Super admin dapat membuat polling/quiz. 6 Super admin dapat membuat e-magazine. 7 Super admin dapat melihat hasil polling/quiz. 8 Super admin dapat mengunggah dokumen dan media. 9 Super admin dapat blast email e-newsletter. 10 Super admin dapat melihat laporan statistic. 2.2.1.1.2 Sub Admin (Admin Divisi) 1. Sub admin dapat melakukan login CMS. 2. Sub admin dapat membuat artikel untuk ditampilkan di halaman frontend. 3. Sub admin dapat mengatur jadwal publikasi artikel. 4. Sub admin dapat membuat survei dan dapat mengirim ke semua user maupun user tertentu. 5. Sub admin dapat membuat polling/quiz. 6. Sub admin dapat melihat hasil polling/quiz. 7. Sub admin dapat mengunggah dokumen dan media. 8. Sub admin dapat melihat laporan statistic. 8.1.1.1.1 User 1. User dapat login ke portal dengan menggunakan user LDAP. Credential Document – PT. Web Architech Technology| 13

2. User dapat melihat artikel, dan e-magazine. 3. User dapat mengisi survei. 4. User dapat mengisi polling/quiz. 5. User dapat mengunduh dokumen dan e-magazine. 6. User mendapatkan email notifikasi. Credential Document – PT. Web Architech Technology| 14