Kit Pantas Panduan Pengurusan Rekod MOF

KIT PANTASKementerian Kewangan Malaysia KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD i |

kandungan KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD1. PENGENALAN 1 12. TUJUAN 1 BAB I : PEWUJUDAN REKOD 1-7 8-9 1. Penyediaan Surat, Memo dan Emel Rasmi 10-12 1.1 Format Surat Rasmi 13 13 1.2 Format Memo Rasmi 14 15 1.3 Format Emel Rasmi 16 16-17 BAB II : PENDAFTARAN & PENAWANAN REKOD 18 19 1. Klasifikasi Fail 19-20 1.1 Pembangunan Klasifikasi Fail Am dan Fungsian 1.2 Pengharmonian dan Perakuan Klasifikasi Fail 1.3 Pelaksanaan dan Pemakaian Klasifikasi Fail 2. Pendaftaran Memo / Surat Rasmi Yang Diterima / Surat Dihantar Keluar 2.1 Pendaftaran Penerimaan Memo / Surat Rasmi Terbuka dan Terperingkat 2.2 Daftar Memo / Surat Rasmi Keluar 2.3 Memo / Surat Yang Dihantar Dengan Serahan Tangan 2.4 Dokumen Rahsia RasmiKIT PANTAS PENGURUSAN REKOD ii |

BAB III : PENGURUSAN FAIL RASMI KERAJAAN 20 21 1. Keperluan Sumber Pengurusan Fail 24 25-26 2. Penggunaan Kulit Fail 27-30 31-32 3. Penggunaan Kulit Sampul Kecil 33 4. Tatacara Pengendalian dan Penyenggaran Fail 33-34 35-36 5. Penggunaan Kertas Minit 37-38 6. Kawalan Pergerakan Fail 39-40 7. Tatacara Penggunaan Sampul Kecil (Am 435 A– Pin 1/82) 41-42 43-44 i. Fail Tidak Dapat Dikesan Atau Hilang 45-48 ii. Dua Atau Lebih Pegawai Menggunakan Fail 49 Pada Masa Yang Sama 49-51 iii. Sampul Kecil Sebagai Folder Untuk Memo / 52-55 Surat Tandatangan iv. Sampul Kecil Sebagai Folder Untuk Kelulusan Kertas Pertimbangan / Cadangan v. Sampul Kecil Sebagai Folder Mesyuarat vi. Sampul Kecil Sebagai Fail Kes vii. Format Sampul Kecil viii. Tindakan Selepas Menggunakan Sampul Kecil 8. Penutupan Fail 9. Penyimpanan dan Penyenggaraan FailKIT PANTAS PENGURUSAN REKOD iii |

BAB IV : PENGGUNAAN DAN PENYENGGARAAN REKOD 56 56 1. Pengurusan Registri dan Bilik Rekod 57 1.1 Kategori Bilik Registri dan Bilik Rekod 57 58-64 2. Keperluan Bilik Registri dan Bilik Rekod 65 65-69 2.1 Lokasi 2.2 Keluasan dan Ruang 70-72 2.3 Bahan Binaan dan Struktur 72-73 2.4 Peralatan dan Kelengkapan Bilik 73 Registri 73 74 2.5 Peralatan dan Kelengkapan Bilik Rekod 74 2.6 Kawalan Suhu dan Kelembapan Bandingan 75 75-76 Bilik Registri dan Bilik Rekod 2.7 Cahaya 77 2.8 Keselamatan Bilik Registri dan Bilik Rekod 78-83 2.9 Pencegahan Kebakaran 2.10 Pencegahan Dari Agen Perosak 84-85 2.11 Pengendalian dan Penjagaan Rekod 3. Keperluan Sumber Manusia 86-87BAB V : PELUPUSAN REKOD 1. Penyediaan Jadual Pelupusan Rekod Fungsian (JPRF) 2. Permohonan Pelupusan Melalui Jadual Pelupusan Rekod Urusan Am 2013 dan Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan 2008 3. Permohonan Pelupusan Rekod Tanpa Jadual Pelupusan Rekod (JPR) 4. Pemindahan RekodKIT PANTAS PENGURUSAN REKOD iv |

BAB VI : TADBIR URUS REKOD 88 88-89 1. Pengurusan Rekod Penting 90-97 1.1 Kategori Rekod Penting Kerajaan 98 99 1.2 Kaedah Pelaksanaan 99 2. Penyediaan Pelan Tindakan Bencana Rekod 99-100 (PTBR) Kerajaan 100 100 3. Penubuhan Jawatankuasa Pengurusan Rekod 100 (JKPR) 101 3.1 Penubuhan JKPR 102-103 3.2 Peranan dan Tanggungjawab Jawatankuasa 104 Pengurusan Rekod (JKPR) 3.3 Kekerapan Mesyuarat 4. Pelantikan Pegawai Rekod Jabatan (PRJ) 4.1 Pelantikan Pegawai Rekod Jabatan (PRJ) 4.2 Pelantikan Pembantu Tadbir Pegawai Rekod Jabatan (PTRJ) 4.3 Memaklumkan Pelantikan Pegawai Rekod Jabatan (PRJ) Kepada Arkib Negara Malaysia 4.4 Pelantikan Pegawai Rekod Jabatan (PRJ) Bagi Lain-Lain Negeri 4.5 Tanggungjawab Arkib Negara Terhadap Pelantikan Pegawai Rekod Jabatan (PRJ) 4.6 Senarai Tugas Pegawai Rekod Jabatan3. PENUTUPKIT PANTAS PENGURUSAN REKOD v |

1. PENGENALANKit Pantas Pengurusan Rekod Kementerian Kewangan Malaysia (MOF) adalah prosedur dan tatacara pengurusan rekod yang telah diringkaskan dan dipermudahkan daripada Buku Panduan Pengurusan Rekod Sektor Awam yang dikeluarkan oleh Arkib Negara Malaysia 2016. Kit ini telah disesuaikan dan ditambahbaik selaras dengan Panduan / Garis Panduan / Manual / SOP Pengurusan Rekod yang dikeluarkan secara dalaman MOF. Kit ini terbahagi kepada lima (5) bab iaitu Pewujudan Rekod, Pendaftaran dan Penawanan Rekod, Penggunaan dan Penyenggaraan Rekod, Pelupusan Rekod dan Tadbir Urus Rekod Kerajaan. 2. TUJUAN Kit ini dapat membantu warga Perbendaharaan Malaysia merujuk dengan lebih pantas melalui carta-carta aliran prosedur dan tatacara pengurusan rekod yang lebih visual dan mudah difahami untuk pelaksanaan kerja harian. Melalui penjelasan yang ringkas dan mudah difahami, carta-carta aliran prosedur dan tatacara pengurusan rekod ini boleh dipamerkan di Bilik Fail atau sudut informasi. BAB I : PEWUJUDAN REKOD1. Penyediaan surat, memo dan emel rasmi di Kementerian / Jabatan / Agensi Menerangkan penggunaan dan penyeragaman format bagi penyediaan surat, memo dan emel rasmi. 1.1 Format Surat Rasmi Surat rasmi hendaklah dibuat dalam dua (2) salinan dengan bertanda tangan asal bagi surat yang mengandungi kepala surat (letterhead) dan surat tanpa kepala surat untuk dikandung dalam fail. Salinan surat bertanda tangan asal dalam fail adalah bahan / maklumat sahih sekiranya ada keperluan sebagai bukti di mahkamah. Ini kerana surat asal yang pertama dengan tanda tangan asal telah diedar / dihantar kepada agensi (penerima). KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 1 |

Kepala Surat (Letterhead) No.Rujukan Tarikh di ruang atas sebelah kananNama dan Panggilan hormat alamat penerima selepas No.Rujukan. Ruangan tarikh penerima yang kosong hendaklah diisi Tajuk semasa menandatangani Penomboran surat perenggan1 kali Tab selepas nombor perenggan Isi Kandungan Font: Arial, Saiz: 12 - 14 Jarak: Single hingga 1.5Kedudukan teks:Seimbang rata kiri dan kanan Rajah 1.1 (a) : Format Surat Rasmi KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 2 |

1 kali jarak Nombor rujukan surat atas sebelah kirisingle spacing setiap helaian surat 3 kali jarak Pengakhiran suratsingle spacing “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” Nama pengirim ditulis dengan huruf besar dan tebal Nama penyedia dokumen Font: Arial, Saiz: 8 Muka surat di bahagian tengah bawah surat Rajah 1.1 (b) : Format Surat Rasmi (muka surat 2) KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 3 |

 Kata hormat; Gelaran kebesaran; Nama; Gelaran rasmi jawatan; dan Alamat rasmi Rajah 1.1 (c) : Format Surat kepada Ketua Kementerian / Jabatan / AgensiNama Pegawaiyang dihubungi Rajah 1.1 (d) : Surat Kepada Pegawai KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 4 |

1. Kedudukan perkataan “SENARAI EDARAN SEPERTI DI LAMPIRAN” adalah di ruang sebelah kiri sebelum panggilan hormat penerima atau kata sapaan; dan Senarai Edaran yang mengandungi alamat rasmi penerima perlu disertakan bersama dengan surat Rajah 1.1 (e) : Format Surat Dengan Senarai Edaran Atas Nama Ketua Jabatan Tetapi Ditujukan Untuk Pegawai Bertanggungjawab KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 5 |

Penerimaditandakan Rajah 1.1 (f) : Format Penerima Dalam Senarai Edaran Ditandai KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 6 |

Peringkat No.Rujukankeselamatanditaip / cap / tulis pada penjuru kirisebelah atas. HURUF BESAR dantebal. TulisanArial Saiz 14 Peringkat keselamatan ditaip / cap / tulis pada penjuru kanan sebelah bawah. HURUF BESAR dan tebal. Tulisan Arial saiz 14. Rajah 1.1 (g) : Format Surat Terperingkat KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 7 |

1.2 Format Memo Rasmi Memo rasmi disediakan mengikut nama, warna kertas, format tulisan (font) dan saiz tulisan berdasarkan Bahagian di Perbendaharaan Malaysia. Seperti surat rasmi, memo rasmi hendaklah dibuat dalam dua (2) salinan dengan bertanda tangan asal bagi memo yang perlu diedar/dihantar ke Bahagian dan memo yang akan dikandungkan dalam fail. Memo BahagianDasar Saraan danPengurusan (BDSP) Rajah 1.2 (a) : Format Memo Bahagian KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 8 |

Memo Bahagian StrategiKorporat danKomunikasi (BSKK) Rajah 1.2 (b) : Format Memo Bahagian KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 9 |

1.3 Format Emel Rasmi Emel rasmi yang diterima sama ada dalam akaun emel agensi dan emel peribadi hendaklah dicetak dan dikandungkan dalam fail. Seeloknya emel rasmi hendaklah dihantar menggunakan emel rasmi pejabat. Rajah 1.3 (a) : Format Emel Memo Rasmi ke Bahagian KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 10 |

Rajah 1.3 (b) : Format Emel Surat Rasmi ke Agensi Luar KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 11 |

Rajah 1.3 (c) : Format Emel Surat Rasmi ke Agensi Luar (Dengan Kepala Surat) KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 12 |

BAB II : PENDAFTARAN DAN PENAWAN REKOD1. Klasifikasi Fail 1.1 Pembangunan Klasifikasi Fail Am dan Fungsian Klasifikasi Fail (KF) Am dan Fungsian perlu disediakan oleh Kementerian/ Jabatan/ Agensi selaras dengan Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007 – Panduan Pengurusan Pejabat, Bahagian VII, Perkara 7.16, Panduan Pengurusan Rekod Sektor Awam 2016 dan memenuhi keperluan pra syarat penggunaan rekod elektronik. Perbincangan Pembangunan Klasifikasi Fail Penubuhan Pasukan Kerja Klasifikasi Fail Pembangunan Klasifikasi Fail: - Analisa Fungsi dan Aktiviti Bahagian - Susunan Hierarki Klasifikasi Fail - Kawalan Perbendaharaan Kata - Penyediaan Deskripsi Klasifikasi Fail Pengharmonian Klasifikasi Fail Penyediaan Kod Klasifikasi Fail : - Penyediaan Kod - Penyelarasan Tanda Pemisah - Singkatan Nama Agensi/ Bahagian - Penyediaan Manual Klasifikasi Fail Pembangunan Klasifikasi Fail Kemaskini Klasifikasi Fail Sedia Ada Carta 1.1 (a) : Carta Aliran Pembangunan Klasifikasi Fail Am dan Fungsian KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 13 |

1.2 Pengharmonian dan Perakuan Klasifikasi FailTIADA MULA Pengharmonian draf klasifikasi fail Fungsian peringkat Pasukan Petugas Pembangunan Klasifikasi Fail Kementerian/ Jabatan/ Agensi dan Pasukan Pembangunan Klasifikasi Fail ANM Bentangkan draf klasifikasi fail untuk persetujuan pengurusan atasan Kementerian/ Jabatan/ Agensi Pindaan ADA Buat pindaan pada draf klasifikasi Kementerian/ Jabatan/ Agensi Majukan draf klasifikasi fail Kementerian/ Jabatan/ Agensi yang muktamad kepada Jawatankuasa Pengharmonian Klasifikasi Fail Arkib Negara Malaysia untuk perakuan Pindaan Arkib Negara Malaysia kembalikan draf klasifikasi fail kepada Kementerian/ Jabatan/ Agensi untuk pindaan Kementerian/ Jabatan/ Agensi memajukan semula draf klasifikasi fail yang telah dipinda untuk perakuan ANM Arkib Negara Malaysia hantar surat persetujuan pelaksanaan Klasifikasi Fail kepada Pejabat Awam Kementerian/ Jabatan/ Agensi fail yang telah dipinda untuk perakuan Arkib Negara Malaysia TAMATCarta 1.2 (a) : Carta Aliran Pengharmonian dan Perakuan Klasifikasi Fail KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 14 |

1.3 Pelaksanaan dan Pemakaian Klasifikasi FailFAIL AKTIF MULA FAIL TIDAK AKTIF Padankan fail aktif Pisahkan fail aktif Tutup fail tidak aktifdengan klasifikasi baru dan tidak aktif Susun, senarai dan Tutup fail aktif masukkan fail dalam Buka fail baru kotak berdasarkan no.klasifikasi fail baruIkat bersama fail baru Simpan di Bilik Rekod& fail lama yang telah ditutupPerlu rujukfail tutup ?Pisahkan fail tutup darifail baruFail baru simpan di rakkabinet untuk rujukan TUTUPCarta 1.3 (a) : Carta Aliran Kerja Pelaksanaan dan Pemakaian Klasifikasi Fail KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 15 |

2. Pendaftaran Memo / Surat Yang Diterima / Surat Dihantar Keluar 2.1 Penerimaan Memo / Surat Terbuka dan Terperingkat Daripada Kementerian / Jabatan / Agensi dan Bahagian-Bahagian: i. Penerimaan memo / surat melalui pos / hantar serahan tangan hendaklah berpusat di Unit Pengurusan Rekod. ii. Semua surat masuk hendaklah dicap “TERIMA”. Rajah 2.1 (a) : Contoh Cap Terima iii. Memo/ surat yang diterima hendaklah didaftarkan dalam Buku Daftar Surat menyurat (Am 10-Pin.3/80) atau melalui Sistem Pendaftaran Surat atas Talian (online). Pendaftaran secara online hendaklah mengikut format Am 10-Pin.3/80. iv. Semua surat memo/ surat terbuka dan terperingkat yang diterima hendaklah didaftarkan dalam Buku Daftar Am 10- Pin.3/80 secara berasingan. KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 16 |

Rajah 2.1 (b) : Pendaftaran Memo / Surat Masuk Dalam Buku Daftar Surat Menyurat (Am 10-Pin. 3/80) KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 17 |

2.2 Daftar Memo / Surat Keluar Daftar memo / surat keluar hendaklah menggunakan Buku Daftar Surat Keluar seperti berikut:BIL. DIHANTAR TARIKH NOMBOR PERKARA DIRUJUKKAN TARIKH FAIL KEPADA DIHANTARKEPADA SURAT1. JPA 3.4.2017 MOF.500-1/4/1 Permohonan Bahagian 5.4.2017 6.4.2017 MOF.400-3/2/1 Pengisian Pengurusan 10.4.20172. Jabatan Jawatan di Sumber Akauntan MOF Manusia Negara Akaun Bahagian Malaysia Antara Akaun Jabatan MOF3. INTAN, Bukit 7.4.2017 MOF.500-6/2/6 Permohonan Bahagian 10.4.2017Kiara Mengadakan Latihan dan Kursus Exit Pembangunan Policy Sumber Manusia Rajah 2.2 (a) : Format Buku Daftar Surat Keluar KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 18 |

2.3 Memo / Surat Yang Dihantar Dengan Serahan Tangan Surat yang dihantar dengan serahan tangan hendaklah menggunakan Buku Daftar Am 109-Pin.3/82. Rajah 2.3 (a) : Buku Daftar Am 109-Pin.3/822.4 Dokumen Rahsia RasmiDokumen rasmi hendaklah diberi perlindungan keselamatan dan yangbertanda dengan sesuatu peringkat keselamatan sama ada ‘RAHSIABESAR’, ‘RAHSIA’, ‘SULIT’ atau ‘TERHAD’. 2.4.1 Dokumen Rahsi Rasmi yang dikeluarkan oleh Agensi hendaklah dihantar dengan menggunakan serahan tangan atau Pos Berdaftar kepada penerima. Dokumen yang diedarkan perlu didaftar dan direkodkan menggunakan Buku Daftar Am 492dan 492A serta ditandatangani oleh Pegawai Pengelas yang telah dilantik oleh Ketua Jabatan. 2.4.2 Dokumen Rahsia Rasmi yang diterima daripada Agensi luar tidak perlu didaftarkan dalam Buku Daftar Am 492 dan 492A. Memadai hanya daftar dalam Buku Daftar Am 10-Pin.3/82 sahaja. KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 19 |

Rajah 2.4 (a) : Buku Daftar Am 492A2.4.3 Pelekat Keselamatan/ Seal pada Sampul Dokumen Rahsia RasmiDokumen Rahsia Rasmi yang dihantar keluar hendaklah dilekatkan denganpelekat keselamatan pada sampul surat pertama dan kedua demi menjagakerahsiaan Jabatan. 12 3 Rajah 2.4.2 (a) : Dua (2) Lapis Sampul Surat Yang Dilekatkan Pelekat Keselamatan KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 20 |

BAB III : PENGURUSAN FAIL RASMI KERAJAAN1. Keperluan Sumber Pengurusan Fail Pengurusan fail akan memperoleh keberhasilannya yang maksimum apabila keperluan sumber dan kemudahan infrastruktur serta logistik disediakan oleh Kementerian / Jabatan / Agensi. Pelantikan Pegawai Untuk Menguruskan Fail adalah seperti berikut:BIL. JAWATAN SUMBER TUGAS PEGAWAI LANTIKAN UTAMA DILANTIK1. Pegawai Seksyen 2C, Akta Mengelaskan semula KSU, Ketua Pengelasan Semula Rahsia Rasmi dokumen terperingkat Pengarah 1972 yang dimulakan Jabatan2. Pegawai Seksyen 2B, Akta Mengelaskan Ketua-Ketua Pengelasan Jabatan/ Rahsia Rasmi dokumen Bahagian/ Unit 1972 terperingkat3. Pendaftar Rahsia Berdasarkan Para Menguruskan Pegawai Gred 48 42 & 43 pendaftaran dokumen yang berkenaan Buku Arahan Rahsia ke atas Keselamatan4. Jadual Berdasarkan Buku Menguruskan Pegawai yang Keselamatan Berjadual Arahan dokumen Rahsia ke berurusan dengan (JKB) Keselamatan atas dokumen Terperingkat Rahsia dan Rahsia Besar5. Pegawai Rekod Berdasarkan Menyelia pengurusan Pegawai Gred 29 Jabatan (PRJ) Pekeliling fail di Jabatan/ dan ke atas Perkhidmatan Bil. Bahagian/ Unit 5/2007 masing-masing - Panduan Pengurusan Pejabat6. Pembantu Tadbir Berdasarkan Menguruskan Bilik Fail Gred 19 ke atas Rekod Jabatan nasihat Arkib (seorang bagi setiap (PTRJ) Bilik Fail Terbuka dan Bilik Fail Terperingkat) Jadual 1 (a) : Pelantikan Pegawai Dalam Menguruskan Fail KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 21 |

2. Penggunaan Kulit Fail Berdasarkan Arahan Perkhidmatan Tahun 1974, Perkara 3.1, Para 5: Memakai Kulit Fail Yang Sesuai – Kementerian / Jabatan / Agensi hendaklah mengguna pakai kulit-kulit fail seperti yang telah ditetapkan oleh Arkib Negara Malaysia. Penggunaan Kulit Fail Terbuka dan Terperingkat di Kementerian / Jabatan / Agensi adalah seperti berikut : Rajah 2 (a) : Kulit Fail Bertaraf TERBUKA (Am 435 – Pin.1/80) KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 22 |

TERHADRajah 2 (b) : Kulit Fail Terperingkat Bertaraf TERHAD ( Menggunakan Kulit Fail TERBUKA dan capkan TERHAD) Rajah 2 (c) : Kulit Fail Terperingkat Bertaraf SULIT (Am 436) KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 23 |

Rajah 2 (d) : Kulit Fail Terperingkat Bertaraf RAHSIA (Am 437)Rajah 2 (e) : Kulit Fail Terperingkat Bertaraf RAHSIA BESAR (Am 438) KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 24 |

3. Penggunaan Kulit Fail Sampul Kecil Kementerian / Jabatan / Agensi hendaklah menggunakan kulit fail Sampul Kecil (Am 435A-Pin.1/82) seperti rajah di bawah. Rajah 3 (a) : Sampul Kecil 3.1 No. Rujukan Fail Pada Kulit Fail SULITRajah 3.1 (a) : No. Rujukan LAMA pada Fail Sulit Rajah 3.1 (b) : No. Rujukan BAHARU pada Fail Sulit KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 25 |

3.2 Tatacara Pembukaan Kulit Fail SULIT Rajah 3.2 (a) : Hanya No. Rujukan Fail sahaja yang boleh ditatat/ ditulis pada bahagian luar kulit fail SULITRajah 3.2 (b) : Tajuk fail dicatat/ ditulis pada bahagian dalam kulit fail SULIT KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 26 |

4. Tatacara Pengendalian dan Penyelenggaraan Fail Pembukaan Fail Baharu / Jilid MULA (i) Baca dan semak isi kandungan surat/ dokumen. (ii) Semak klasifikasi fail dan daftar fail TIADA ADABuka dan daftar failbaharu dalam Buku Daftar Fail Masukkan surat/ dokumen, catat nombor kandungan surat dan surat/ dokumen yang dikandungan pada kertas minit TAMATCarta 4 (a) : Carta Aliran Proses Pembukaan Fail KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 27 |

5. Penggunaan Kertas Minit Kertas Minit Am 6 digunakan untuk merekodkan aktiviti surat dan catatan. Lubang yang ditebuk di kulit fail, kertas minit, surat / dokumen untuk diikat dengan tali hijau (Green Tag) Tali Hijau Kulit FailKertas Minit ANM. 600-23/2/1 8 Am 6 Surat / Dokumen Rajah 5 (a) : Kertas Minit Yang Digunakan KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 28 |

Nombor Rujukan Fail Nombor Helaian 3.6.14 Kertas6.6.14 Minit 10.6.14 11.6.14 Surat Keluar 16.6.14 P (BPP) Surat Masuk PA (SKL) 1Rajah 5 (b) : Cara Merekodkan Surat Masuk (Dakwat Merah) Dan Surat Keluar (Dakwat Biru/ Hitam) Di Atas Kertas Minit KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 29 |

Rajah 5 (c) : Cara Merekodkan Surat Masuk (Dakwat Merah) Dan Surat Keluar (Dakwat Biru/ Hitam) Di Atas Kertas Minit Menggunakan Cap KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 30 |

6. Kawalan Pergerakan Fail Kementerian / Jabatan / Agensi bertanggungjawab terhadap akses dan kawalan pergerakan fail bagi membolehkan fail dapat dikesan dengan cepat serta mengelakkan kehilangan fail. Kawalan pergerakan fail ini dengan menggunakan kad pergerakan fail.Kertas Minit Kulit Fail Kad Pergerakan Fail Dokumen / SuratANM.200-1/9/27Rajah 6 (a) : Kedudukan Kad Pergerakan Fail Di Dalam Kulit Fail KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 31 |

KAD PERGERAKAN FAIL PERBENDHARAAN MALAYSIADIHANTAR DIHANTAR DIHANTARNO. FAIL : MOF. 200-1/9/27TAJUK FAIL : JAWATANKUASA PEMANTAUAN TANAHTARAF FAIL : TERBUKAP (BKP) 17.6.14 KS (PP) 18.7.14 KEPADA TARIKH KEPADA TARIKHKEPADA TARIKH PA (PP) 6.8.14KS (PP) 14.10.14PA (PP) 6.11.14 KAD HENDAKLAH DIKELUARKAN DARIPADA FAIL SETIAP KALI FAIL HENDAK DIEDARKANGAMBAR 23: CONTOH KAD PERGERAKAN FAIL Rajah 6 (b) : Kad Pergerakan Fail (dicetak dua muka surat) KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 32 |

7. Tatacara Penggunaan Sampul Kecil (Am 435 A-Pin. 1/82) Sampul Kecil digunakan sebagai pengganti kepada fail asal sekiranya hilang atau tidak dapat dikesan berdasarkan perkara berikut: i. Fail Tidak Dapat Dikesan Atau HilangBIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK1. Surat yang diterima memerlukan tindakan Semak fail yang berkaitan segera tetapi fail tidak dapat dikesan / hilang.2. Sampul Kecil dibuka sebagai fail sementara.3. Sampul Kecil dibuka menggunakan nombor Semak nombor dan tajukdan tajuk yang sama dengan fail asal. fail4. Kertas minit disediakan dalam Sampul Kertas minit (Am 6) Kecil.5. Surat dimasukkan dalam Sampul Kecil dan dikandungkan di kertas minit sebagai kandungan pertama.6. Sekiranya fail asal dijumpai, Sampul Kecil Pastikan menggunakan hendaklah dimasukkan ke dalam fail fail asal yang betul sebagai satu kandungan berikutnya.7. Sekiranya fail asal tidak dapat dikesan/hilang dalam tempoh tiga (3) bulan, kulit fail baharu dibuka dan diberi nombor jilid berikutnya.8. Sampul Kecil dimasukkan ke dalam fail baharu sebagai kandungan pertama dalam kertas minit.9. Sekiranya fail asal dijumpai selepas fail baharu dibuka, fail asal hendaklah ditutup dan diikat bersama bagi satu (1) jangka waktu yang bersesuaian sebelum diasingkan untuk tindakan pelupusan. KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 33 |

MULATIDAK BERJAYA DIKESAN Semak fail yang berkaitanDALAM TEMPOH 3 BULAN Sampul Kecil dibuka sebagai fail PENCARIAN sementara FAIL ASAL Sampul Kecil dibuka menggunakan Kulit fail baharu nombor dan tajuk yang sama dengan fail dibuka dan diberi asal nombor jilid berikutnya Kertas minit disediakan dalam Sampul Kecil Surat dimasukkan dalam Sampul Kecil dan dikandungkan di kertas minit sebagai kandungan pertama BERJAYA DIKESAN Sampul Kecil hendaklah dimasukkan ke dalam fail asal sebagai satu kandungan berikutnyaSampul Kecil PENCARIANdimasukkan ke SEMULAdalam fail baharu FAIL ASALsebagai kandunganpertama dalam BERJAYA DIKESAN SELEPAS FAIL BAHARU TELAH DIBUKAkertas minit Fail asal hendaklah ditutup dan TAMAT diikat bersama bagi satu (1) jangka waktu yang bersesuaian sebelum diasingkan untuk tindakan pelupusan Carta 7 (a) : Carta Aliran Fail Tidak Dapat Dikesan/ Hilang KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 34 |

ii. Dua Atau Lebih Pegawai Menggunakan Fail Pada Masa Yang SamaBIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK1. Surat yang diterima memerlukan tindakan segera lebih daripada seorang pegawai pada masa yang sama.2. Fail sedang digunakan oleh pegawai untuk mengambil tindakan.3. Sampul Kecil dibuka untuk kegunaan pegawai yang kedua.4. Kertas minit disediakan dalam Kertas minit (Am 6) Sampul Kecil.5. Surat yang diterima oleh pegawai kedua dibuat salinan dan dimasukkan ke dalam Sampul Kecil dan dan diminitkan sebagai kandungan pertama.6. Pegawai mengambil tindakan kepada surat sehingga selesai dengan menggunakan Sampul Kecil tersebut dalam tempoh 14 hari.7. Selesai tindakan, Sampul Kecil dimasukkan ke dalam fail sebagai satu kandungan berikutnya.Nota: Kes ini belaku sekiranya pegawai pertama dan kedua berada di lokasi bangunan yang berbeza, dan fail sebenar berada di lokasi pegawai pertama. Jika pegawai berada di lokasi yang dekat dengan fail sebenar dan mudah dikongsi, maka surat menyurat pegawai kedua hendaklah menggunakan fail sebenar. KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 35 |

MULA Surat yang diterima memerlukan tindakan segera lebih daripada seorang pegawai pada masa yang samaFail asal Fail sedang digunakan oleh pegawai untuk mengambil tindakan Sampul Kecil dibuka untuk kegunaan pegawai yang kedua Kertas minit disediakan dalam Sampul Kecil Surat yang diterima oleh pegawai kedua dibuat salinan dan dimasukkan ke dalam Sampul Kecil dan dan diminitkan sebagai kandungan pertama Pegawai mengambil tindakan kepada surat sehingga selesai dengan menggunakan Sampul Kecil tersebut dalam tempoh 14 hari Selesai tindakan, Sampul Kecil dimasukkan ke dalam fail sebagai satu kandungan berikutnyaTAMATCarta 7 (b) : Carta Aliran Dua (2) Atau Lebih Pegawai Menggunakan Fail Pada Masa Yang Sama KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 36 |

iii. Sampul Kecil Sebagai Folder Untuk Surat / Memo TandatanganBil. PROSES KERJA SENARAI SEMAK1. Surat / memo untuk tandatangan pengurusan atasan.2. Masukkan surat / memo dalam Sampul Kecil  Sampul Kecil sebagaidan sekiranya terdapat dokumen sokongan folderianya dijadikan lampiran.  Dokumen sokongan sebagai lampiran.3. Surat / memo salinan kedua yang telah ditandatangan berserta dokumen sokongan dikeluarkan daripada Sampul Kecil dan dimasukkan dalam fail sebenar sebagai kandungan berikutnya. Dokumen sokongan hendaklah distapler bersama dengan surat / memo tersebut.4. Sekiranya terdapat minit arahan, makluman dan keputusan, kertas minit / Sampul Kecil tersebut dimasukkan dalam fail sebagai kandungan berikutnya selepas surat/memo bertandatangan.5. Sampul Kecil hendaklah digunakan semula (reuse) atau dibuang (sekiranya ditulis / ditampal tajuk). KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 37 |

MULA Buka Buka Sampul Kecil untuk mendapatkan Sampul Kecil tandatangan pengurusan atasan Masukkan Masukkan surat/memo untuk ditandatangan Surat/Memo dalam Sampul Kecil untuk tandatangan Dokumen Sampingan GAGAL TIADA ADA Dokumen sampinganSurat/memo asal TANDATANGAN Dikepilkan dikepilkandan dokumen bersama surat / bersamasampingan dihantar BERJAYA memo surat/memokepada penerima yang sudah ditandatangan Surat/memo dan Salinan kedua surat/memo yang sudah dokumen sampingan ditandatangan, dimasukkan ke dalam fail asal dimasukkan ke dalam fail asal sebagai kandungan berikutnya YA Kertas Kandungan kertas Minit minit ke dalam fail TIDAK Minit Arahan / Makluman/ Sampul Kecil Keputusan pada Kertas Minit/ Sampul dimusnahkan atau Kecil dimasukkan ke dalam fail digunakan semula sebagai kandungan berikutnya selepas surat/memo yang telah ditandatangan TAMATCarta 7 (c) : Carta Aliran Sampul Kecil Sebagai Folder Untuk Surat / Memo Tandatangan KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 38 |

iv. Sampul Kecil Sebagai Folder Untuk Kelulusan Kertas Pertimbangan / CadanganBIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK1. Kertas pertimbangan / cadangan untuk kelulusan pengurusan atasan.2. Masukkan kertas pertimbangan /  Sampul Kecil sebagai foldercadangan dalam Sampul Kecil dan  Dokumen sokongansekiranya terdapat dokumen sebagai lampiransokongan ianya dijadikan lampiran.3. Kertas pertimbangan / cadanganyang telah diluluskan bersertadokumen sokongan dikeluarkandaripada Sampul Kecil dandimasukkan dalam fail asal sebagaikandungan berikutnya. Dokumensokongan hendaklah distaplerbersama dengan kertaspertimbangan / cadangan tersebut.4. Sekiranya terdapat minit arahan, makluman dan keputusan, kertas minit / Sampul Kecil tersebut dimasukkan dalam fail sebagai kandungan berikutnya selepas kertas pertimbangan / kertas cadangan.5. Sampul Kecil hendaklah digunakan semula (reuse) atau dibuang. KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 39 |

MULA Buka Buka Sampul Kecil untuk mendapatkan Sampul Kecil tandatangan pengurusan atasan Masukkan rekod Masukkan Kertas Pertimbangan/Cadangan untuk kelulusan dalam Sampul Kecil TIDAK DokumenDILULUSKAN Sampingan TIADA ADA LULUS Kepilkan Dokumen dokumen sampingan sampingan dikepilkan bersama sebagai lampiran Kertas Pertimbangan/Kertas Pertimbangan / Cadangan yangtelah diluluskan beserta dokumen Cadangansokongan perlu dikeluarkan daripadaSampul Kecil dan dimasukkan ke dalam Kertas dan dokumenfail asal sebagai kandungan berikutnya sampingan dimasukkan ke dalam fail asal TIDAK YA Kertas Masukkan kertas minit Minit di Sampul Kecil ke dalam fail Sampul Kecil Minit dimusnahkan atau Arahan/Maklum digunakan semula an/ TAMAT Keputusan pada Kertas Minit dimasukkan ke dalam fail sebagai kandungan berikutnya selepas Kertas Pertimbangan /CadanganCarta 7 (d) : Carta Aliran Sampul Kecil Sebagai Folder Untuk Kelulusan Kertas Pertimbangan / Cadangan KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 40 |

V. Sampul Kecil Sebagai Folder MesyuaratBIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK1. Ahli mesyuarat terima SampulKecil Mesyuarat yangmengandungi surat panggilan,agenda, minit, maklumbalas dandokumen berkaitan MesyuaratDalam / Luar Jabatan.2. Sekiranya dokumen dalam Sampul Kecil Mesyuarat Dalam / Luar Jabatan adalah salinan fail, setelah selesai mesyuarat, ianya boleh dirincih atau disimpan sendiri oleh pegawai untuk rujukan dan tindakan.3. Sekiranya dokumen dalam Sampul Kecil Mesyuarat Dalam / Luar Jabatan belum dikandungkan dalam fail, pegawai hendaklah menyerahkan kepada Kerani Fail untuk dikandungkan dalam fail dan Sampul Kecil boleh dirincih atau digunakan semula (reuse). KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 41 |

MULA Buka Buka Sampul Kecil sebagai folder Sampul Kecil mesyuarat Semak dengan Semak dengan fail asal, sekiranya Fail dokumen mesyuarat yang dimasukkan ke dalam Sampul Kecil, salinan yang sama telah dikandung dalam fail Sudah YA dikandungkan? Salinan TIDAK asal fail TIDAK YASerahkan kepada Kerani Kandungkan dalam Sampul KecilFail untuk dikandungkan di fail dimusnahkandalam fail /disimpan Musnah / simpan sendiri oleh Pegawai selepas Sampul kecil selesai mesyuarat dimusnahkan /disimpan TAMATCarta 7 (e) : Carta Aliran Sampul Kecil Sebagai Folder Mesyuarat KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 42 |

VI. Sampul Kecil Sebagai Fail KesBIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK1. Terima surat/dokumen urusan permohonan / isu / siasatan / tindakan susulan.2. Sampul Kecil dibuka dan diberi Tajuk dan nombor fail tajuk dan nombor fail berdasarkan kes seperti berikut: Fail induk – 600-3/1/1/1 Sampul Kecil 1 – 600/3/1/1/2 Sampul Kecil 2 – 600-3/1/1/33. Kertas minit disediakan dalam Kertas Minit (Am 6) Sampul Kecil.4. Surat/dokumen urusanpermohonan / isu / siasatan /tindakan susulan dimasukkandalam Sampul Kecil sebagaikandungan pertama.5. Manakala surat menyurat,penyediaan pelbagai dokumensokongan, kertas pertimbangan /cadangan, kelulusandikandungkan dalam Sampul Kecilsebagai kandungan berikutnya.6. Sampul Kecil yang sama diangkat kepada pengurusan atasan untuk kelulusan.7. Setelah selesai tindakan bagi urusan permohonan / isu / siasatan / tindakan susulan, Sampul Kecil hendaklah ditutup.8. Sampul Kecil disusun dan disimpan bersama dengan fail induk. KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 43 |

MULA Buka Buka sampul kecil berdasarkan kes berikut:Sampul Kecil Contoh: Fail Induk - 600/3/1/1/1 Sampul Kecil (Tajuk Kes) – 600/3/1/1/2 Sampul Kecil (Tajuk Kes) - 600-3/1/1/3Masukkan Kertas minit disediakan dalam sampul kecilKertas Minit Masukkan Surat/dokumen urusan permohonankandungan Pertama /isu/ siasatan/ tindakan susulan dimasukkan ke dalam sampul kecil sebagai kandungan pertama Masukkan Surat-menyurat, penyediaan pelbagai kandungan dokumen sokongan, kertas berikutnya pertimbangan/ cadangan, kelulusanDiangkat untukkelulusan pihak dikandungkan ke dalam Sampul Kecil atasan sebagai kandungan berikutnya Sampul kecil yang sama diangkat kepada pengurusan atasan untuk kelulusanTutup Sampul Kecil Setelah selesai tindakan bagi urusan setelah selesai permohonan/ isu/ siasatan/ tindakan tindakan susulan, sampul kecil hendaklah ditutupSusun dan simpan Sampul kecil disusun dan disimpanbersama fail induk bersama dengan fail induk atau diikat bersekali dengan fail induk TAMATCarta 7 (f) : Carta Aliran Sampul Kecil Sebagai Fail Kes KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 44 |

vii. Format Sampul Kecil Sampul Kecil hendaklah mengandungi perkara-perkara berikut: (a) Nombor rujukan fail induk bagi tujuan pengesanan dan tindakan lanjut yang diperlukan dalam ruangan “NO. KERTAS AM”. (b) Tajuk fail induk dalam ruangan “TAJUK”. (c) Tajuk surat / memo / kertas pertimbangan / kertas cadangan / mesyuarat / kes dalam ruangan “PERKARA”. (d) Nombor lampiran surat / enclosure dalam ruangan “NO. KANDUNGAN”. (e) Makluman / tindakan kepada surat / memo / kertas cadangan / kertas pertimbangan untuk tandatangan / kelulusan atau pergerakan tindakan pegawai dicatat dalam ruangan “MINIT- MINIT”. (f) Lubang di sudut atas sebelah kiri sampul kecil perlu ditebuk 2.5 sm dari penjuru kiri. (g) Kertas minit (Am 6) hendaklah diletakkan di sebelah kiri. (h) Surat / dokumen yang hendak dikandungkan di dalam sampul kecil untuk tindakan hendaklah dikandungkan di sebelah kanan fail menggunakan tali hijau (green tag). Contoh makluman / tindakan kepada surat / memo / kertas cadangan / kertas pertimbangan untuk tandatangan / kelulusan seperti di gambar 7 (g), pergerakan tindakan pegawai di gambar 7 (h), contoh untuk kes menggunakan sampul kecil adalah seperti di gambar 7 (i). KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 45 |