KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD KEMENTERIAN KEWANGAN MALAYSIA

7 PUNCA BENCANA Punca bencana adalah seperti berikut: • Semulajadi - Gempa bumi, kebakaran, banjir, tanah runtuh, ribut taufan, tsunami, puting beliung dan sebagainya. • Persekitaran - Pembuangan kimia larangan, tumpahan minyak, runtuhan bangunan, radiasi kimia perosak, letusan gunung berapi, letupan bahan api, kemalangan kenderaan, debu, jerebu, cahaya lampu, binatang serta serangga perosak. • Politik/provokasi - Perbalahan pekerja, rusuhan, mogok, pemberontakan, ancaman bom, membakar dengan sengaja, kecurian, sabotaj, kecuaian dan kelemahan aspek keselamatan serta vandalisme. • Teknologi - Kegagalan perkakasan atau perisian, virus, gangguan elektromagnetik, kegagalan bekalan kuasa elektrik, aktiviti penggodam, kegagalan sistem penghawa dingin berpusat dan sebagainya.8 PEMBENTUKAN PASUKAN PETUGAS PENYEDIAAN PTBR Penubuhan Jawatankuasa: • Jawatankuasa Pengurusan Bencana • Pasukan Bertindak Bencana9 PENGUMPULAN MAKLUMATMaklumat-maklumat berkaitan dengan penyimpanan dan pemeliharaanrekod seperti:• Bilik Rekod• Jumlah Rekod• Bilik Server• Backup• Pelan Bilik Rekod / Server10 ANALISA RISIKO Kementerian / Jabatan / Agensi hendaklah membuat penilaian risiko dengan: • Mengenalpasti dan menyenaraikan jenis-jenis bencana yang mungkin dihadapi oleh Kementerian / Jabatan / Agensi KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 94 |

11 KAEDAH PENILAIAN RISIKO Kementerian / Jabatan / Agensi hendaklah membuat penilaian risiko dengan kaedah: • Membuat penilaian risiko terhadap rekod di Kementerian / Jabatan / Agensi • Mengenalpasti impak risiko terhadap rekod di Kementerian / Jabatan / Agensi • Mengenalpasti keutamaan risiko dan impaknya kepada rekod di Kementerian / Jabatan / Agensi • Penjelasan punca risiko12 PELAN TINDAKAN BENCANA REKOD (PTBR) • Sebelum Bencana: i. Pencegahan (Preventive) (a) Tindakan yang diambil sebelum berlaku bencana. (b) Tindakan pencegahan dan memupuk kesedaran penjawat awam mengenai bencana. ii. Persediaan (Preparedness) (a) Tindakan proaktif yang dilakukan oleh Pejabat dan Penjawat Awam sebagai persediaan sekiranya berlaku bencana. • Semasa Bencana (Tindakan Proaktif / Response) i. Tindakan proaktif yang perlu dilakukan, sekiranya berlaku bencana di Kementerian / Jabatan / Agensi. • Selepas Bencana: i. Penyelamatan (a) Aktiviti yang perlu dilakukan selepas berlakunya bencana. ii. Pemulihan (Recovery) Kerja-kerja pemulihan rekod yang dilakukan selepas berlakunya bencana: (a) Pemulihan Rekod Akibat Banjir/Air Rekod/Dokumen Kertas Slaid Kaca Gambar Pegun dan Negatif Filem Open Reel dan Pita Magnetik (Kaset dan Pita Rakaman) Piring Hitam Cakera Padat (CD/DVD) Bahan Filem/Mikrofilem KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 95 |

(b) Pemulihan Bahan Yang Ditumbuhi Kulat (c) Pemulihan Bahan Akibat Kebakaran Open Reel dan Pita Magnetik (Kaset dan Pita Rakaman) Bahan Filem/Mikrofilem Rekod/Dokumen Kertas13 SENARAI NAMA PEGAWAI DAN NOMBOR TELEFON • Jawatankuasa Pengurusan Bencana • Pasukan Bertindak Bencana14 SENARAI NAMA AGENSI BERKAITAN BENCANA15 SENARAI NAMA PEMBEKAL BENCANA16 SENARAI PERALATAN BILIK REKOD17 SENARAI PERALATAN PASUKAN BERTINDAK BENCANA18 PENUTUP19 LAMPIRAN: • PELAN LANTAI • LOKASI PENYIMPANAN REKOD • SENARAI SEMAK • CARTA ALIRAN KERJA • GLOSARI/SINGKATAN KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 96 |

2.2 Tatacara Menyelamatkan Rekod Selepas Bencana Banjir / KebakaranCarta 2.2 (a): Carta Aliran Kerja Menyelamatkan Rekod Selepas Bencana Banjir / Kebakaran KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 97 |

3. Penubuhan Jawatankuasa Pengurusan Rekod (JKPR) 3.1 Penubuhan JKPRJawatankuasa Pengurusan Rekod (JKPR) hendaklah ditubuhkan disetiap Kementerian / Jabatan / Agensi. Keanggotaan JKPR diKementerian / Jabatan adalah seperti berikut: KEMENTERIANPengerusi Timbalan Ketua Setiausaha/ Setiausaha BahagianPengerusi Ganti Setiausaha Bahagian/ Timbalan Setiausaha BahagianSetiausaha Unit Pengurusan RekodAhli i. Semua Ketua Bahagian / Seksyen / Unit atau wakil ii. Pegawai-pegawai lain yang sesuai JABATAN/ AGENSIPengerusi Timbalan Ketua Pengarah PengurusanPengerusi Ganti Mana-mana ahli JKPR yang diberi kuasa oleh PengerusiSetiausaha Pengarah Bahagian Khidmat Pengurusan/ Ketua Seksyen / Unit Pengurusan Rekod atau Pegawai Rekod JabatanAhli i. Semua Ketua Bahagian / Seksyen / Unit atau wakil ii. Pegawai-pegawai lain yang sesuai KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 98 |

3.2 Peranan dan Tanggungjawab Jawatankuasa Pengurusan Rekod (JKPR) i. Menentukan dasar, halatuju dan strategi berhubung program pengurusan rekod Kementerian / Jabatan / Agensi; ii. Memantau pelaksanaan program pengurusan rekod bagi memastikan keberkesanannya dan pematuhan kepada Akta, peraturan dan piawaian sedia ada; iii. Membincang dan menyelesaikan isu-isu dasar berkaitan pengurusan rekod; v. Menimbang dan meluluskan deraf Klasifikasi Fail Fungsian dan Jadual Pelupusan Rekod Fungsian Jabatan sebelum dimajukan untuk kelulusan Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia; vi. Memantau penyerahan terbitan rasmi yang diterbitkan ke Arkib Negara Malaysia; dan vii. Memantau penyerahan surat-surat persendirian Perdana Menteri, Timbalan Perdana Menteri, Menteri, Timbalan Menteri dan Penjawat Tinggi Kerajaan ke Arkib Negara Malaysia. 3.3 Kekerapan Mesyuarat JKPR hendaklah mengadakan mesyuarat sekurang-kurangnya dua (2) kali setahun atau mengikut keperluan. Penubuhan Jawatankuasa Pengurusan Rekod Di Kementerian / Jabatan / Agensi ini akan membolehkan penyelarasan dan pemantauan pelaksanaan pengurusan rekod dilaksanakan agar selaras dengan peruntukan undang-undang, peraturan dan piawaian semasa.4. Pelantikan Pegawai Rekod Jabatan (PRJ) 4.1 Pelantikan Pegawai Rekod Jabatan (PRJ) Proses pelantikan PRJ melibatkan dua pihak iaitu Kementerian / Jabatan / Agensi dan Arkib Negara Malaysia. Tanggungjawab Kementerian/ Jabatan/ Agensi Melantik PRJ seperti berikut: i. Ketua Kementerian / Jabatan / Agensi bertanggungjawab melantik Pegawai Rekod Jabatan (PRJ) sekurang-kurangnya Gred 29 atau KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 99 |

setaraf dengannya dan boleh dilantik daripada pelbagai skim perkhidmatan. ii. Ketua Kementerian / Jabatan / Agensi hendaklah mengeluarkan surat pelantikan rasmi kepada PRJ yang dilantik. iii. Kementerian / Jabatan / Agensi yang berskala besar dan mempunyai fungsi yang kompleks boleh melantik PRJ di setiap Bahagian dan Seksyen. iv. Sebarang pertukaran pelantikan PRJ hendaklah dimaklumkan kepada ANM. v. Ketua Kementerian / Jabatan / Agensi hendaklah memastikan PRJ menghadiri kursus pengurusan rekod sama ada di Arkib Negara Malaysia atau secara dalaman (in-house) yang dianjurkan oleh Kementerian/ Jabatan/ Agensi.4.2 Pelantikan Pembantu Tadbir Pegawai Rekod Jabatan (PTRJ) Ketua Kementerian / Jabatan / Agensi boleh melantik pegawai yang dinamakan sebagai PTRJ untuk membantu PRJ dalam melaksanakan tugas-tugas pengurusan rekod. PTRJ yang dilantik membantu PRJ hendaklah sekurang-kurangnya dari Gred 19 atau setaraf dengannya dan boleh dilantik daripada pelbagai skim perkhidmatan.4.3 Memaklumkan Pelantikan PRJ Kepada Arkib Negara Malaysia Ketua Kementerian / Jabatan / Agensi adalah bertanggungjawab memaklumkan pelantikan PRJ kepada Arkib Negara Malaysia dengan menggunakan Borang SKL 8. Pelantikan PRJ Bagi Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur, Putrajaya, Selangor hendaklah mengemukakan borang pelantikan PRJ ke Ibu Pejabat Arkib Negara Malaysia di alamat berikut: Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia Jalan Tuanku Abdul Halim 50568 Kuala Lumpur.4.4 Pelantikan PRJ Bagi Lain-Lain Negeri Kementerian / Jabatan / Agensi yang terletak di Negeri-negeri selain daripada (i) di atas, pelantikan PRJ hendaklah dikemukakan kepada pejabat Arkib Negara Malaysia di negeri masing-masing. KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 100 |

4.5 Tanggungjawab Arkib Negara Malaysia Terhadap Pelantikan PRJ Arkib Negara Malaysia hendaklah mengambil tindakan berikut apabila menerima borang pelantikan PRJ daripada Kementerian/ Jabatan/ Agensi iaitu: i. Membuat Pengesahan Pelantikan PRJ Arkib Negara Malaysia akan mengeluarkan surat pengesahan pelantikan PRJ berserta dengan Senarai Tugas Pegawai Rekod Jabatan kepada Ketua Kementerian/ Jabatan/ Agensi di mana PRJ tersebut berkhidmat. ii. Menyediakan Latihan Pengurusan Rekod Untuk PRJ Arkib Negara Malaysia akan menyediakan latihan melalui kursus pegurusan rekod kepada PRJ sebagai persediaan untuk melaksanakan tugas mengurus rekod di jabatan masing-masing. PRJ dilantik hendaklah membuat permohonan kepada Arkib Negara Malaysia untuk mengikuti kursus tersebut. iii. Mengeluarkan Sijil Pelantikan PRJ Arkib Negara Malaysia akan mengeluarkan sijil pelantikan PRJ kepada pegawai berkenaan setelah pegawai tersebut menghadiri Kursus Pengurusan Rekod Arkib Negara Malaysia. iv. Pelantikan PRJ di Peringkat Negeri Pengarah adalah bertanggungjawab menyediakan surat pengesahan. Selepas itu, Pengarah hendaklah mengeluarkan dan menandatangani sijil pelantikan PRJ serta mengemukakannya kepada PRJ tersebut setelah pegawai berkenaan menghadiri Kursus Pengurusan Rekod Arkib Negara Malaysia. v. Mendaftar Pengesahan Pelantikan PRJ Arkib Negara Malaysia di peringkat Ibu Pejabat dan Negeri bertanggungjawab merekodkan maklumat pelantikan PRJ untuk tujuan rujukan. vi. Memaklumkan Perundangan dan Peraturan Pengurusan Rekod Arkib Negara Malaysia dari semasa ke semasa akan memaklumkan sebarang perubahan berkaitan perundangan dan peraturan pengurusan rekod kepada PRJ / PTRJ di Kementerian / Jabatan/ Agensi. KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 101 |

4.6 Senarai Tugas Pegawai Rekod Jabatan Pelantikan ini berdasarkan kepada Panduan Pengurusan Pejabat, Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007 – Bab 8 Perkara 8.2 (d). PRJ bertanggungjawab ke atas rekod-rekod di pejabatnya dan melaksanakan tugas-tugas berikut: i. Menjadi pegawai perantara dan berhubung dengan Arkib Negara Malaysia bagi mendapatkan maklumat berkaitan pengurusan rekod, undang-undang dan peraturan yang masih berkuatkuasa; ii. Menyelaras aktiviti khidmat konsultansi dan latihan pengurusan rekod dengan kerjasama Arkib Negara Malaysia; iii. Menyelaras dan melaksanakan program dan aktiviti pengurusan rekod jabatan; iv. Memantau penjagaan dan penyimpanan setiap rekod awam di jabatan supaya selamat dan terpelihara mengikut piawaian dan prosedur yang ditetapkan; v. Memastikan aktiviti pelupusan rekod tidak aktif bagi tujuan pemusnahan dan pemindahan dilaksanakan mengikut undang- undang dan peraturan; vi. Menyelia kerja-kerja pelaksanaan pengurusan rekod yang dijalankan oleh PTRJ / Kerani Fail; vii. Mengurus dan melaksanakan pinjaman rekod jabatan dan pemulangannya semula ke Arkib Negara Malaysia; dan viii. Mengurus dan menyelaras kumpulan rekod yang disimpan oleh Pembekal Perkhidmatan Penyimpanan. KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 102 |

MULA Bahagian di Kementerian melantik Pegawai Rekod Jabatan (PRJ) Kementerian mengemukakan surat pelantikan PRJ kepada Arkib Negara Malaysia Arkib Negara Malaysia menerima dan menyediakan surat pengesahan pelantikan PRJ berserta senarai tugas dan mengemukakan kepada Kementerian Arkib Negara Malaysia mendaftar pelantikan PRJ Arkib Negara Malaysia menawarkan kursus pengurusan rekod kepada PRJ dilantik Arkib Negara Malaysia menyediakan dan mengemukakan sijil pelantikan kepada PRJ Kementerian TAMATCarta 4.6 : Carta Aliran Pelantikan Pegawai Rekod Jabatan (PRJ) KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 103 |

3. PENUTUPPenyediaan Kit Pantas Pengurusan Rekod ini adalah komitmen dan inisiatifberterusan bagi memberi penjelasan dan kefahaman kepada warga KementerianKewangan Malaysia (MOF) berkaitan prosedur dan tatacara yang betul sertamematuhi perundangan pengurusan rekod yang sedang berkuat kuasa.Unit Pengurusan Rekod (UPR), Bahagian Dasar Saraan dan Pengurusan (BDSP)berharap warga MOF dapat menggunakan sepenuhnya Kit ini bagi memudahkanrujukan dalam melaksanakan tugasan harian yang melibatkan pengendaliandokumen bertaraf terbuka dan terperingkat. KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 104 |

Hak cipta © 2018Unit Pengurusan Rekod (UPR),Kementerian Kewangan MalaysiaHak cipta terpelihara. Mana-mana bahagian dokumen ini dibenarkan untuk dihasilkansemula dalam apa bentuk sekalipun sama ada secara elektronik, salinan foto atausebagainya.UNIT PENGURUSAN REKOD (UPR)Seksyen Pentadbiran, Bahagian Dasar Saraan dan Pengurusan, Aras 2, Blok Selatan,Kompleks Kementerian Kewangan, Persiaran Perdana, Presint 2, 62592 Putrajaya.Tel : +603 8882 9020/ 9021 Faks : +603 8882 [email protected] KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 105 |