KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD KEMENTERIAN KEWANGAN MALAYSIA

Tajuk Fail Induk (AM 435A – Pin .1/ 82) SAMPUL KECILNo. No. Kertas Am Tajuk No. Kandungan No. kandunganRujukan / EnclosureFail MOF.500-6/2/6 Kursus Pengurusan Rekod 8Induk Perkara :TajukSurat / Memohon Tenaga Pengajar Kursus Pengurusan RekodMemo Perbendaharaan Malaysia Minit – minit Tuan KS(P), Dikemukakan surat memohon tenaga pengajar bagi Kursus Catatan / Pengurusan Rekod untuk tandatangan tuan. tindakan Terima Kasih.Tandatangan, PSU 1singkatan 1/10/2017nama jawatandan tarikh Rajah 7 (g) : Contoh catatan/ tindakan di sampul kecil sebagai folder untuk surat/ memo tandangan KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 46 |

Tajuk Fail (AM 435A – Pin .1/ 82) IndukSAMPUL KECILNo. Kertas Am Tajuk No. Kandungan No. kandungan MOF.100- SISTEM PENGURUSAN REKOD 9 / Enclosure 13/7/2 ELEKTRONIK Perkara : DDMS 2.0 di Kertas Cadangan Pelaksanaan Perbendaharaan Malaysia Minit – minit KU (PR) – 2/3/2016 Catatan pergerakan KS (P) – 3/3/2016 pegawai TSBDSP – 3/3/2016 SBDSP – 4/3/2016Rajah 7 (h) : Contoh Catatan Pergerakan Pegawai di Sampul Kecil sebagai Folder Kertas Pertimbangan / Kertas Cadangan untuk Kelulusan KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 47 |

L S kSuratmenyuratdikandungkan didalamKertasMinit Rajah 7 (i) : Contoh mem

Lubang yang ditebuk di penjuru atas sebelah kiri Lampiran ASampul Kecil. Dokumen dikandungkan di sebelahkanan Sampul Kecil menggunakan tali hijau Surat Kelulusan Memo Pertimbanganmfailkan kes dalam sampul kecil KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 48 |

viii. Tindakan Selepas Menggunakan Sampul Kecil Sampul kecil yang digunakan sebagai fail kes hendaklah dimasukkan dalam fail sebagai satu (1) kandungan dan dicatat dalam kertas minit. Ini bertujuan bagi memudahkan carian dan pengesanan semula maklumat kerana terdapat catatan-catatan atau minit-minit penting yang dicatat dalam sampul kecil tersebut. Bagi urusan yang melibatkan perkara-perkara terperingkat yang dikelaskan sebagai Rahsia Besar / Rahsia / Sulit / Terhad, sampul kecil tersebut hendaklah diuruskan berpandukan Arahan Keselamatan.8. Penutupan Fail Fail hendaklah ditutup apabila telah mencapai 100 kandungan atau ketebalan fail telah mencapai ukuran empat (4) cm. Berikut adalah kaedah penutupan fail: Rajah 8 (a) : Kandungan Telah Mencapai 100 Lampiran Dan Fail Ditutup KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 49 |

Rajah 8 (b) : Ketebalan Fail 4cm BerdasarkanKetinggian Tulang Belakang Atau Spine Kulit FailDan Fail Boleh DitutupKIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 50 |

MULA Pastikan fail memenuhi kriteria penutupan fail Catatkan atau tulis DITUTUP - LIHAT JILID………… (catatkan nombor jilid sambungan) Fail yang ditutup diikat bersama fail baharu selama 3 bulan atau untuk tempoh tertentu bagi rujukan sementara Fail yang ditutup dan tidak digunakan lagi diasingkan daripada fail Jilid baharu TAMATCarta 8 (c) : Carta Aliran Proses Kerja Penutupan Fail KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 51 |

9. Penyimpanan dan Penyelenggaraan Fail 9.1 Penyimpanan Fail Aktif Rajah 9.1 (a) : Bilik Penyimpanan Fail Yang Kemas dan Teratur KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 52 |

Rajah 9.1 (b) : Penyimpanan Fail Urusan Am (Generic) Secara Berpusat Bagi Pelaksanaan DDMS 2.0 Rajah 9.1 (c) : Penyimpanan Fail Tidak Aktif / Fail Tutup KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 53 |

Rajah 9.2 (a) : Cara Penyimpanan Fail Tidak Aktif Yang Betul (√) Dan Tidak Betul (X) Di Dalam Bilik Rekod KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 54 |

Rajah 9.2 (b) : Fail-Fail Yang Telah Ditutup Disimpan Dalam Kotak dan Dilabelkan KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 55 |

BAB IV : PENGGUNAAN DAN PENYENGGARAAN REKOD 1. Pengurusan Registri dan Bilik Rekod Kementerian / Jabatan / Agensi hendaklah menyediakan ruang khusus iaitu Bilik Registri dan Bilik Rekod untuk menyimpan rekod supaya penggunaan, penyenggaraan dan pengawalan fail lebih sistematik. 1.1 Kategori Bilik Registri dan Bilik RekodKATEGORI BILIK REGISTRI BILIK REKOD  Registri berpusat menguruskan rekod  Bilik Rekod berpusat dikendalikan oleh aktif dan mengawal sistem klasifikasi fail serta penggunaan, penjagaan, satu bahagian seperti Bahagian penyimpanan dan pelupusan rekod. Khidmat Pengurusan/Seksyen  Pengawalan dilaksanakan berpusat ke atas sistem pengurusan rekod, Pentadbiran/ Seksyen Pengurusan staf, ruang, peralatan dan kelengkapan. Rekod Kementerian/ Jabatan/ Agensi .  Pengawalan secara berpusat dapat  Pengawalan dilaksanakan berpusat ke memastikan penggunaan ruangBERPUSAT secara optima dan efektif. atas sistem penyimpanan, staf, ruang, peralatan dan kelengkapan.  Pengawalan penyimpanan secara berpusat dapat menggunakan ruang secara optima dan efektif.  Registri tidak berpusat menguruskan  Bilik Rekod tidak berpusat menyimpan rekod urusan am dan fungsian separa rekod aktif. aktif, tidak aktif dan tamat tindakan.  Terdapatnya beberapa lokasi tanpa  Terdapat beberapa lokasi Bilik Rekod di bahagian/ seksyen/ unit. kawalan fizikal daripada satu punca.  Sistem penyimpanan, staf, peralatan Registri terdapat di setiap bahagian/ dan kelengkapan berfungsi secara berasingan di bahagian/ seksyen/ unit TIDAK seksyen/ unit. dan tidak seragam.BERPUSAT  Sistem pengurusan rekod, staf,  Bilik Rekod separa berpusatSEPARA menyimpan rekod separa aktif, tidakBERPUSAT peralatan dan kelengkapan berfungsi aktif dan tamat tindakan. secara berasingan dan tidak  Kombinasi di antara kedua-dua Bilik Rekod di atas. seragam.  Contohnya berpusat untuk menyimpan  Registri separa berpusat rekod urusan am (housekeeping). Tidak berpusat bagi rekod-rekod urusan menguruskan rekod aktif. fungsian yang diurus, dikendali dan disimpan oleh bahagian/seksyen/unit  Kombinasi di antara kedua-dua masing-masing. registri di atas.  Contohnya berpusat bagi urusan surat-menyurat, pengurusan fail urusan am (housekeeping) dan pengurusan fail-fail terperingkat. Tidak berpusat bagi fail-fail urusan fungsian yang diurus, dikendali dan disimpan oleh bahagian /seksyen/unit masing-masing. KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 56 |

2. Keperluan Bilik Registri dan Bilik Rekod 2.1 Lokasi Kementerian / Jabatan / Agensi hendaklah memastikan Bilik Registri dan Bilik Rekod berada di lokasi yang strategik seperti berikut:BILIK REGISTRI BILIK REKOD Berada di Bahagian Khidmat  Berdekatan dengan BahagianPengurusan / Seksyen Khidmat Pengurusan / SeksyenPentadbiran sekurang-kurang di Pentadbiran untuk memudahkanaras 1 dan ke atas (bukan di pemindahan rekod separa aktif,ground floor/ basement). tidak aktif dan tamat tindakan. jauh atau terhindar daripada punca  Sekiranya Bilik Rekod berada di luar bencana seperti kebocoran air, Kementerian / Jabatan / Agensi kebakaran dan sebagainya; dan ataupun dibina secara berasingan, hendaklah mengambilkira perkara- akses kepada Bilik Registri perkara berikut: hendaklah mudah / dekat dan o dibina di kawasan tinggi dan dikawal. selamat daripada banjir kilat/ bermusim; dan* sekiranya Bilik Registri sedia ada o jauh atau terhindar daripada tidak menepati ciri-ciri di atas, punca bencana seperti maka sebarang pengubahsuaian kebocoran air, kebakaran dan minima boleh dibuat. sebagainya. o Bahan binaan bangunan yang berkualiti, mampu menampung beban rekod, kalis api dan sebagainya.  Akses: Kawasan terkawal dan berpagar. * sekiranya Bilik Rekod sedia ada tidak menepati ciri-ciri di atas, maka sebarang pengubahsuaian minima boleh dibuat. KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 57 |

2.2 Keluasan dan RuangKeluasan Bilik Registri dan Bilik Rekod adalah berdasarkan kepadakeperluan Kementerian / Jabatan / Agensi itu sendiri. Ini meliputi jumlahdan jenis rekod yang diuruskan. Kementerian / Jabatan / Agensi bolehmerancang untuk penambahan ruang berdasarkan keperluan semasa.Keperluan ruang untuk bilik registri dan bilik rekod seperti berikut:BILIK REGISTRI BILIK REKOD kaunter terbuka/ terperingkat  ruang penyimpanan untuk menerima surat- o rekod terbuka separa aktif, tidak menyurat dan dokumen. aktif dan tamat tindakan. o rekod terperingkat separa aktif, ruang penyimpanan tidak aktif dan tamat tindakan. o rekod terbuka aktif o rekod terperingkat aktif  mempunyai ruang kerja untuk aktiviti pelupusan (memproses penerimaan, mempunyai dua (2) ruang permintaan dan pelupusan rekod). bekerja iaitu ruang kerja pengurusan mel dan ruang  ruang peralatan pejabat seperti mesin kerja pengurusan fail aktif. perincih. ruang peralatan pejabat.  workstation kakitangan (sekiranya workstation staf. saiz bilik rekod adalah besar dan rekod didaftarkan menggunakan sistem). KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 58 |

Berikut adalah penetapan keluasan dan ruang Bilik Registri dan Bilik Rekod: Rajah 2.2 (a) : Keluasan dan Ruang Bilik Registri KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 59 |

Rajah 2.2 (b) : Pelan Lantai Keluasan Bilik Registri KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 60 |

Rajah 2.2 (c) : Pengiraan Ruang Bilik Rekod KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 61 |

Rajah 2.2 (d) : Pelan Lantai dan Susun Atur Bilik Registri(Pelaksanaan Pengurusan Surat dan Fail Secara Manual) KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 62 |

Rajah 2.2 (e) : Pelan Lantai dan Susun Atur Bilik Registri (Pelaksanaan Sistem Pengurusan Rekod Elektronik) KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 63 |

Rajah 2.2 (f) : Susun Atur di Bilik Registri KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 64 |

2.3 Bahan Binaan dan StrukturBahan-bahan binaan untuk Bilik Registri dan Bilik Rekod mestilahberkualiti, tidak mudah terbakar dan tidak mudah diresapi air. Kekuatanlantai mestilah berkeupayaan menampung beban seberat 1,500 kgbagi satu meter persegi. Bangunan kayu atau kontena tidak sesuai dantidak digalakkan untuk dijadikan bilik rekod. Sekiranya tiada pilihan, makalangkah-langkah keselamatan perlu diambilkira seperti pencegahanpencerobohan, kebakaran yang disebabkan oleh litar pintas, kebocoran airdan sebagainya.2.4 Peralatan dan Kelengkapan Bilik RegistriBIL. PERKARA KUANTITI CATATAN MINIMUM1 Peralatan dan Perkakasan ICT1.1 Mesin pengimbas / scanner 3 Spesifikasi scanner seperti(*bergantung kepada jumlah berikut:surat yang diimbas dankeupayaan mesin pengimbas) Heavy duty, duplex dan berkelajuan tinggi: 1 bersaiz A3 dan 2 bersaiz A4.1.2 Komputer 5 Untuk KPT, PT & PAP1.3 Laptop / Notebook1.4 Pencetak (Printer) menjalankan kerja-kerja 1 pendaftaran surat dan fail, menyediakan laporan dan 2 sebagainya.2 Alat Komunikasi2.1 Telefon 4 1 talian terus dan 3 talian sambungan (berdasarkan kepada jumlah sumber manusia yang ada).2.2 Faksimili 1 1 talian3 Peralatan, Perkakasan dan Kelengkapan di Registri3.1 Rak dan Kabinet3.1.1 Pigeonhole (berkunci) / kabinet 2 Surat-surat yang diterima dan berkunci didaftarkan disimpan di Pigeonhole (berkunci) / kabinet berkunci mengikut Bahagian / Seksyen. KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 65 |

BIL. PERKARA KUANTITI CATATAN MINIMUM3.1.2 Rak Bergerak Berdasar Mengikut keperluan semasa3.1.3  Bilik fail terbuka keperluan bagi simpanan fail aktif sahaja.  Bilik fail terperingkat Berdasar Menyimpan rekod-rekod Rak Statik keperluan berbentuk dokumen seperti rekod kewangan, laporan yang disimpan dalam folder dsbnya.3.1.4 Kabinet Besi Mendatar (Plan Berdasar Menyimpan rekod-rekod Filing Cabinet) keperluan kartografi seperti peta dan pelan.3.1.5 Kabinet besi berpalang dan Berdasar Mengikut keperluan bilik berkunci keperluan terperingkat untuk penyimpanan fail terperingkat (Terhad, Sulit, Rahsia dan Rahsia Besar).3.1.5 Kabinet Besi Berlaci Empat (4) / Berdasar Untuk menyimpan rekod terbuka Gerobok Besi Bertingkat Tiga (3) keperluan dalam kuantiti yang sedikit.3.1.6 Pocket file 20 unit bagi Berdasarkan jumlah fail aktif setiap semasa (sekiranya bay/aras/row menggunakan rak bergerak). 3.2 Peralatan dan Kemudahan Fail Menyimpan fail-fail yang telah3.2.1 Kotak Fail ditutup dan tamat tindakan. Saiz berdasarkan saiz dokumen dan fail.3.2.2 Tangga / stool 2 Tangga lipat – tujuan penyusunan / pengambilan fail di rak yang tinggi.3.2.3 Troli 1 bersaiz kecil Seelok-eloknya yang bertingkat3.2.4 Meja transit & dan bersaiz besar. 3.3 1 bersaiz Tempat sementara fail-fail besar (sebelum disusun semula ke 2 dalam rak bergerak/rak statik). Alat Kawalan Udara dan Suhu Bilik3.3.1 Alat Penghawa Dingin Berpusat Berdasarkan keperluan agensi.3.3.2 Dehumidifier (alat mengawal 1 Berdasarkan keperluan agensi.3.3.3 kelembapan) 1 Berdasarkan keperluan agensi. Thermohygrograph (alat pengukur suhu dan kelembapan) KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 66 |

BIL. PERKARA KUANTITI CATATAN MINIMUM 3.4 Buku, Kad dan Borang Daftar3.4.1 Buku Daftar Surat Menyurat Berdasarkan Merekod surat masuk (terbuka3.4.2 (Am 10-Pin.3/80) keperluan dan terperingkat) yang diterima agensi / dari agensi luar.3.4.3 Buku Daftar Suratan Rahsia Pembelian Rasmi Di Bawah Jadual Dan setahun Merekod surat yang mempunyai3.4.4 Berhubungan Dengannya (Buku Berdasarkan taraf terperingkat di Dalam Daftar Am 492) keperluan Jadual (RAHSIA dan RAHSIA agensi / BESAR). Buku Daftar Suratan Rahsia Pembelian Rasmi Di Luar Jadual Dan setahun Merekod surat yang mempunyai Berhubungan Dengannya (Buku Berdasarkan taraf terperingkat di Luar Jadual Daftar Am 492A) keperluan (SULIT). agensi / Daftar Suratan Rahsia Rasmi Di Pembelian Merekod surat untuk diturun LuarJadual Akta Rahsia Rasmi setahun taraf. 1972 Dan Berhubungan Berdasarkan Dengannya Yang Dikelaskan keperluan (Am 492B) agensi / Pembelian setahun3.4.5 Buku Daftar Fail (Master List) Berdasarkan Merekod fail-fail baru dan3.4.6 keperluan berjilid.3.4.7 Buku Kiriman Surat Dengan agensi /3.4.8 Tangan (Am 109- Pin. 3/82) Pembelian Surat-surat rasmi yang dihantar3.4.9 setahun tangan.3.4.10 Slip Penerimaan (Pers.67-Pin. Berdasarkan 3/87) keperluan Slip ditandatangani oleh agensi / penerima dan cap agensi dan Kad / Buku / Borang Pergerakan Pembelian tarikh. Fail setahun Berdasarkan Merekod peminjaman dan Kulit fail berwarna putih keperluan pemulangan fail. (Am 435 Pin 1/80) agensi / Pembelian Perkara TERBUKA Kulit fail berwarna putih setahun (Am 435-Pin. 1/80) Berdasarkan Perkara TERHAD keperluan agensi / Pembelian setahun Berdasarkan keperluan agensi / Pembelian setahun Berdasarkan keperluan agensi / Pembelian KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 67 |

BIL. PERKARA KUANTITI CATATAN MINIMUM3.4.11 Kulit fail berwarna hijau (Am 436) setahun Perkara SULIT Berdasarkan keperluan agensi / Pembelian setahun3.4.12 Kulit fail berwarna merah jambu Berdasarkan Perkara RAHSIA3.4.13 berpalang merah depan dan keperluan Perkara RAHSIA BESAR belakang (Am 437) agensi / Pembelian Kulit fail berwarna kuning, setahun berpalang merah depan dan Berdasarkan belakang (Am 438) keperluan agensi / Pembelian setahun3.4.14 Kertas minit (Kertas Am 6) Berdasarkan Meminit dan mengkandungkan keperluan surat masuk dan keluar. agensi / Pembelian setahun3.4.15 Sampul Kecil (Am 435A Pin.1/82) Berdasarkan Menggantikan fail yang hilang keperluan agensi / Pembelian setahun3.5 Alat Pengesanan dan Pencegahan Kebakaran3.5.1 Pemadam api 3  Di ruang kerja  Di ruang bilik fail terbuka  Di ruang bilik fail terperingkat3.5.2 Pengesan asap / haba Berdasarkan keperluan3.5.3 Penyembur air / powder / gas 2  Di ruang bilik fail terbuka automatik  Di ruang bilik fail terperingkat3.5.4 Penggera keselamatan Berdasarkan keperluan.3.5.5 Pintu rintangan api Berdasarkan keperluan. 3.6 Peralatan Mesin3.6.1 Mesin Perincih 1 Heavy Duty (untuk fail terbuka dan terperingkat).3.6.2 Mesin Franking3.6.3 Mesin Penyalin 1 1 Heavy Duty (cetakan, scan dan penyalinan). KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 68 |

BIL. PERKARA KUANTITI CATATAN 3.7 Sistem Aplikasi MINIMUM3.7.1 Sistem pendaftaran surat / fail Memudahkan pendaftaran,3.7.2 Sistem Bar Code capaian dan kawalan pergerakan surat dan fail. Memudahkan pendaftaran, capaian dan kawalan pergerakan fail.3.8 Akta / Arahan / Panduan / Garis Panduan / Manual / SOP3.8.1 Akta / Dasar / Pekeliling / Surat Rujukan, dilaksana dan dipatuhi. Pekeliling/ Panduan Pengurusan Rekod - Rujukan daripada Arkib Negara3.8.2 Akta / Pekeliling / Surat Rujukan, dilaksana dan dipatuhi. Pekeliling / Panduan / Garis Panduan Rekod-Rekod Terperingkat3.8.3 Panduan-panduan pengurusan Rujukan, dilaksana dan dipatuhi. rekod yang dikeluarkan secara dalaman oleh agensi3.9 Papan Tanda / Signage3.9.1 Kawasan larangan merokok 1 Ruang kerja, bilik fail terbuka dan terperingkat.3.9.2 Kawasan larangan masuk 1 Bilik Registri.3.9.3 Kawasan larangan makan dan 1 Bilik fail terbuka dan minum terperingkat.3.9.4 Tanda nama pegawai Berdasarkan Ruang kerja, bilik fail terbuka keperluan dan terperingkat. bertanggungjawab3.9.6 Papan Kenyataan 2  pergerakan pegawai dan kakitangan  Statistik jumlah surat dan fail setiap bulan KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 69 |

2.4 Peralatan dan Kelengkapan Bilik RekodBIL. PERKARA KUANTITI CATATAN MINIMUM1 Peralatan dan Perkakasan ICT1.1 Komputer 2 Key-in maklumat fail separa1.2 Pencetak (Printer) aktif/tidak aktif /tamat tindakan dalam Buku Daftar / Sistem Pengurusan Fail (e-file). Untuk KPT, PT & PO menjalankan kerja-kerja penyenaraian dan pendokumentasian fail-fail tutup/ tamat tindakan dan fail lupus.2 Alat Komunikasi2.1 Telefon 1 1 Talian3 Peralatan, Perkakasan dan Kelengkapan di Registri3.1 Rak dan Kabinet3.1.2 Rak Bergerak / Rak statik Berdasar Mengikut keperluan semasa keperluan bagi simpanan fail separa aktif / tidak aktif / tamat tindakan.3.1.4 Kabinet besi berpalang dan berkunci Berdasar Mengikut keperluan bilik keperluan terperingkat untuk penyimpanan fail terperingkat (Terhad, Sulit, Rahsia dan Rahsia Besar). 3.2 Peralatan dan Kemudahan Fail Menyimpan fail-fail yang3.2.1 Kotak Fail telah ditutup dan tamat tindakan. Saiz berdasarkan saiz dokumen dan fail.3.2.2 Tangga / stool 2 Tangga lipat – tujuan penyusunan / pengambilan fail di rak yang tinggi.3.2.3 Troli 1 bersaiz kecil Seelok-eloknya yang & bertingkat dan bersaiz 1 bersaiz besar besar. KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 70 |

BIL. PERKARA KUANTITI CATATAN MINIMUM3.2.4 Meja 2 Tempat sementara fail-fail separa aktif / tidak aktif / tamat tindakan yang dirujuk / dipinjam semula.3.3 Alat Kawalan Udara dan Suhu Bilik3.3.1 Alat Penghawa Dingin Berpusat Berdasarkan keperluan agensi.3.3.2 Dehumidifier (Alat mengawal 1 Berdasarkan keperluan3.3.3 kelembapan) agensi. Thermohygrograph (Alat pengukur suhu dan kelembapan) 1 Berdasarkan keperluan agensi. 3.4 Buku, Kad dan Borang Daftar 13.4.1 13.4.2 Buku Daftar Senarai Fail Tutup Buku Senarai Fail Yang Telah Dilupuskan3.5 Alat Pengesanan dan Pencegahan Kebakaran3.5.1 Pemadam api Berdasarkan keperluan3.5.2 Pengesan asap / haba Berdasarkan keperluan3.5.3 Penyembur air / powder / gas Berdasarkan automatik keperluan3.5.4 Penggera keselamatan Berdasarkan3.5.5 Pintu rintangan api keperluan 3.6 Peralatan Mesin Berdasarkan3.6.1 Mesin Perincih keperluan 3.7 Sistem Aplikasi 1 Heavy Duty (untuk fail terbuka dan terperingkat).3.7.1 Sistem Pengurusan Fail Berdasarkan keperluan3.7.2 Sistem Bar Code/ RFID Berdasarkan keperluan 3.8 Papan Tanda / Signage 1 Bilik rekod terbuka dan3.8.1 Kawasan larangan merokok terperingkat3.8.2 Kawasan larangan masuk 1 Bilik rekod terbuka dan KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 71 |

BIL. PERKARA KUANTITI CATATAN MINIMUM terperingkat3.8.3 Kawasan larangan makan dan 1 Bilik rekod terbuka dan minum terperingkat3.8.4 Tanda nama pegawai Berdasarkan Bilik rekod terbuka dan keperluan terperingkat bertanggungjawab 2.6 Kawalan Suhu dan Kelembapan Bandingan Bilik Registri dan Bilik RekodBIL. FORMAT SUHU / KELEMBAPAN PERALATAN BANDINGAN (RH)1 (a) Kertas  Rak statik / rak besi / • Fail rak bergerak • Kad • Jilidan 20°C • Cetakan berkomputer +/- 2°C dan yang melibatkan •50% • Rak besi atau kabinet RH +/- 5% pelan kertas (b) Kertas • Peta • Pelan • Carta • Tempat penyimpanan mendatar2 Media Fotografi (a) Hitam putih • <18°C • NB glass plates • Filem wayang +/-2°C require stationary • Sheets film shelving and vertical • X-rays • 35% RH storage • Microforms • Glass plate photos Media Fotografi • <5°C (b) Warna • 35% Relative  Freezer / refrigerator Humidity (RH) +/- 5% • Filem wayang • Sheet film • Rekod mesti disesuaikan suhu sebelum dan selepas penyimpanan3 Media Magnetik • 18°C  Rak bukan magnetik • Pita serta cakera +/- 2°C komputer • 35% RH • Pita video +/- 5% • Pita audio • Cakera optikal KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 72 |

BIL. FORMAT SUHU / KELEMBAPAN PERALATAN BANDINGAN (RH)4 Media Optikal • 15 °C – 16 °C  Rak besi • 25% - 45% RH  Cakera padat serta cakera mini  Cakera laser5 Lain-lain • 20°C • Rak stationary • Cakera Gramophone • Cakera Gramophone +/2°C • Models perlu penyimpanan • Objects • 50% RH • Mixed media items +/- 5% menegak 2.7 Cahaya Terdapat dua (2) sumber cahaya iaitu cahaya matahari dan cahaya lampu. Dalam cahaya terdapat beberapa jenis sinaran dan yang paling merbahaya ialah sinaran lampau ungu (UV). Sinaran lampau ungu akan menyebabkan proses oksidasi di dalam kertas. Keadaan ini akan melemahkan ketahanan kertas dan akan menyebabkan kertas bertukar warna (kekuningan). Lampu-lampu yang digunakan hendaklah mempunyai penapis cahaya untuk mengelakkan sinaran lampau ungu. Sekiranya Bilik Registri dan Bilik Rekod sedia ada mempunyai tingkap, ianya hendaklah dipasang langsir atau tingkap berwarna (tinted). 2.8 Keselamatan Bilik Registri dan Bilik Rekod Bilik Registri dan Bilik Rekod menyimpan pelbagai maklumat dan jenis rekod di Kementerian / Jabatan / Agensi. Perkara-perkara berikut perlu diambilkira: i. melantik pegawai yang bertanggungjawab; ii. menjadikan bilik registri dan bilik rekod sebagai kawasan terhad; iii. menyediakan peraturan keluar/ masuk dan penggunaan bilik; iv. menyediakan papan tanda keselamatan; v. kawasan larangan merokok; vi. kawasan larangan makan / minum; vii. mengadakan peraturan dan panduan pengendalian rekod; viii. mengadakan kawalan penggunaan / rujukan rekod; ix. senarai dan jumlah rekod; x. pelan lokasi rekod dipaparkan bagi kemudahan capaian dan pemantauan; dan xi. mengadakan kawalan keselamatan: KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 73 |

 CCTV  Rondaan Perkara di atas boleh dilaksanakan mengikut keperluan dan keupayaan Kementerian / Jabatan / Agensi. 2.9 Pencegahan Kebakaran Bilik Registri dan Bilik Rekod hendaklah dilengkapi dengan peralatan pencegahan dan pemadam kebakaran seperti: i. alat pengesan haba ii. alat pengesan asap iii. alat pengesan api iv. alat pemadam api v. loceng amaran kebakaran vi. salur bantu mula vii. alat semburan automatik viii. pintu rintangan api Kementerian / Jabatan / Agensi boleh mengadakan latihan kebakaran dan menyelamatkan rekod terutama ke atas rekod-rekod penting sekurang- kurangnya sekali setahun sebagai persediaan menghadapi bencana.2.10 Pencegahan dari Agen PerosakRekod-rekod yang disimpan di Bilik Registri dan Bilik Rekod mestilahselamat daripada agen perosak. Pemeriksaan perlu sentiasa dibuat bagimemastikan Bilik Registri dan Bilik Rekod bebas daripada agen perosakbiologikal seperti tikus, lipas, semut, anai-anai dan gegat buku (silver fish).Bagi mengawal agen perosak ini, perkhidmatan kawalan serangga (pest-control) berlesen hendaklah dibuat secara berkala.2.11 Pengendalian dan Penjagaan RekodManusia juga boleh menjadi agen perosak kepada rekod yang disimpan.Ianya terjadi apabila rekod-rekod dikendalikan dengan kasar, tidakdisimpan dengan baik dan tidak dipelihara dengan selamat. Rekod yangdisimpan hendaklah dikendalikan dengan baik dan cermat supaya tidakrosak, tercicir, hilang dan koyak. Sehubungan itu, panduan bagipengendalian rekod (handling of records) hendaklah disediakan untukrujukan pegawai dan kakitangan yang bertanggungjawab menguruskanBilik Registri dan Bilik Rekod.Kebersihan Bilik Registri dan Bilik Rekod hendaklah sentiasa dijagasupaya tidak berhabuk dan kotor. Partikel habuk yang halus dan tajamakan merosakkan kertas, mikrofilem dan pita magnetik. Habuk jugamengandungi bakteria yang merbahaya kepada manusia. Oleh itu, bilik KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 74 |

rekod perlu dibersihkan secara berkala, sama ada harian atau mingguan dan jadual pembersihan perlu ditampal di dinding Bilik Registri dan Bilik Rekod.3. Keperluan Sumber Manusia Perjawatan adalah berdasarkan keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Kerja Pembangunan Organisasi (JKKPO), JPA Bilangan 9 Tahun 2012 - Model Seksyen Pengurusan Rekod. Unit Pengurusan Rekod hendaklah diketuai oleh kader Pegawai Arkib bagi peringkat Kementerian dan Jabatan yang mendapatkan khidmat Pegawai Arkib. Pewujudan jawatan kader Pegawai Arkib adalah secara tukar ganti (trade off) dengan mana-mana jawatan sedia ada. Sekiranya jabatan tidak mempunyai kader Pegawai Arkib, Pegawai Gunasama perlu mengetuai seksyen tersebut sekurang- kurang N29/M41/N41. Keperluan perjawatan Seksyen Pengurusan Rekod yang ideal perlulah mempunyai seorang (1) Penolong Pegawai Tadbir, seorang (1) Ketua Pembantu Tadbir Kanan, dua (2) Pembantu Tadbir dan tiga (3) Pembantu Am Pejabat/ Pencari Fail. Kakitangan di Unit Rekod & Arkib dan Unit Registri/ Pendaftaran adalah menggunakan perjawatan sedia ada. Lampiran di bawah boleh dirujuk oleh Kementerian / Jabatan / Agensi untuk mengadakan perjawatan untuk menguruskan Bilik Registri dan Bilik Rekod. *Rujuk carta di sebelah. KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 75 |

BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSANKADER PEGAWAI ARKIB / PEGAWAI GUNASAMA Model A – S48 Model B – S44 Model C – S41UNIT REKOD & UNIT REGISTRI / ARKIB PENDAFTARAN PPA/ PPT KPT PT(P/O) PT(P/O) PO PO POCarta 1 : Model Seksyen / Unit Pengurusan Rekod KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 76 |

BAB V : PELUPUSAN REKOD ARKIB NEGARA1. Penyediaan Jadual Pelupusan Rekod Fungsian (JPR) MALAYSIA Tatacara penyediaan JPR Fungsian adalah seperti berikut : KEMENTERIAN/ JABATANPerbincangan Awal Di Antara Khidmat Nasihat BagiKementerian/ Jabatan dengan Penyediaan Jadual Arkib Negara Malaysia Pelupusan Rekod Perancangan / Skop Pengumpulan MaklumatPembentukan Pasukan Petugas Menyediakan Khidmat Penyediaan Jadual Pelupusan Nasihat/ Maklumbalas Rekod Semakan Bersama Di Antara Arkib Negara Analisa Rekod Fungsian Penyediaan Inventori Malaysia dengan Penilaian Rekod Kementerian/ Jabatan Penyediaan Draf Jadual Pelupusan Rekod Kemukakan Jadual Pelupusan Rekod yang telah Dimuktamadkan Di Peringkat Kementerian/ Jabatan Jadual Pelupusan Rekod Jadual Pelupusan Dipersetujui Oleh Ketua Rekod Kementerian/ Kementerian/ Jabatan Jabatan Diluluskan Oleh Ketua PengarahPematuhan Penggunaan Jadual Pelupusan Rekod Di Arkib Negara Malaysia Kementerian/ JabatanCarta 1 (a) : Carta Aliran Penyediaan Jadual Pelupusan Rekod di Kementerian / Jabatan KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 77 |

2. Permohonan Pelupusan Melalui Jadual Pelupusan Rekod Urusan Am 2012 dan Jadual Pelupusan Rekod Kewangan & Perakaunan 2008 Rajah 2 (a): Pemadanan Fail dan Tajuk Siri Rekod Dalam Jadual Pelupusan Rekod KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 78 |

Rajah 2 (b) : Contoh Pengisian Maklumat Dalam Borang Permohonan Pemusnahan Rekod Awam (Arkib2/08) KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 79 |

Rajah 2 (c) : Contoh Pengisian Maklumat Dalam Borang Permohonan Pemusnahan Rekod Kewangan dan Perakaunan (Arkib 4/08) KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 80 |

Rajah 2 (d) : Contoh Pengisian Maklumat Dalam Borang Permohonan Pemindahan Rekod (Arkib 11/08) KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 81 |

Asingkan rekod tidak aktif dan A) Urusan Am : telah tamat tempoh simpanan  Pengurusan Pentadbiran (100); Asingkan kumpulan rekod  Pengurusan Tanah, Bangunan dan Infrastruktur mengikut Tajuk Siri (200);  Pengurusan Aset Alih, Hidup dan Stor (300); dan  Pengurusan Sumber Manusia (500).  B) Kewangan dan Perakaunan :  Rekod Kewangan dan Perakaunan (Dokumen Kewangan);  Rekod Am Kewangan dan Perakaunan (Fail Kewangan)  Fungsian :  berdasarkan fungsi teras jabatan Kenal pasti Tindakan  MUSNAH Pelupusan atau  PINDAH ke ARKIB NEGARA MALAYSIA atau  SIMPAN KEKAL di Kementerian/ Jabatan MUSNAH PINDAH SIMPAN KEKAL Borang Arkib 11/08 DI JABATANBorang Arkib 2/08 (Am)Borang Arkib 3/08 (Elektronik)Borang Kewangan 4/08 (Kewangan &Perakaunan) Bagi permohonan  Bagi permohonanpemusnahan rekod, majukan pemindahan rekod, majukan dua (2) salinan borangsatu (1) salinan borang permohonan pemindahanpermohonan pemusnahanberserta surat rasmi ke Arkib berserta surat rasmi ke Arkib Negara MalaysiaNegara Malaysia Carta 2 (e) : Carta Aliran Tatacara Penggunaan Jadual Pelupusan Rekod KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 82 |

Rajah 2 (f) : Fail-Fail Yang HendakDilupuskan Berdasarkan JPRDisusun Mengikut Siri danDisenaraikan Secara RingkasUntuk Simpanan Jabatan. SetelahSelesai DiSenaraikan, FailTersebut Diikat Bundle MengikutSiri Untuk Ukuran Dalam MeterPanjang KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 83 |

3. Permohonan Pelupusan Rekod Tanpa Jadual Pelupusan Rekod (JPR) Fail / Rekod Pengasingan Fail Aktif / Tidak Aktif Penyenaraian Fail Dan Penilaian Oleh Bahagian Dengan Mengisi Borang Permohonan Bagi Pelupusan Yang Tiada Dalam JPR ( BORANG ARKIB 5/08 ) Permohonan Pelupusan Oleh Bahagian Kepada UPR Semakan Dan Penilaian Pada Senarai Dan Fail Fizikal Oleh UPR Penyediaan Dan Pembentangan Laporan Penilaian Pelupusan Rekod Oleh UPR Di Arkib Negara Malaysia Kebenaran Pelupusan Oleh Arkib Negara Malaysia Musnah Simpan/ Pindah i) Simpan Kekal Di Jabatan Pemusnahan Fail/ Rekod ii) Pindah Ke Arkib Negara Dilakukan Dengan Kaedah : Malaysia i) Rincih ii) Bakar Isi Borang Permohonan Pemindahan iii) Tanam Rekod Awam (Borang Arkib 11/08) & Isi Borang Penentusahan Hantar Borang Ke Arkib Negara Pemusnahan Rekod Awam Malaysia (Borang Arkib 12/08) & HantarBorang Ke Arkib Negara Malaysia Pemindahan Fail/ Rekod Ke Arkib Negara MalaysiaCarta 3 (a) : Carta Aliran Pelupusan Rekod Tanpa JPR KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 84 |

Rajah 3 (b): Fail-fail TERBUKA dan TERPERINGKAT Diasingkan dan Disusun Mengikut Turutan Nombor FailRajah 3 (b): Fail-Fail Yang Telah Disusun Mengikut Turutan Nombor Kemudian Disenaraikan Dalam Borang Arkib 5/08 KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 85 |

4. Pemindahan Rekod MULA Terima Surat Kebenaran Pemindahan daripada Arkib Negara Malaysia Hubungi Arkib Negara Malaysia untuk tetapkan tarikh pemindahan rekod Semak rekod dan susun ikut turutan Datang ke Arkib Negara Malaysia pada tarikh dan masa yang ditetapkan Semak rekod berserta senarai bersama kakitangan Arkib Negara MalaysiaTerima Rekod awam yang tiada Rekod awam yang Terima makluman secarakembali dalam senarai tidak dipindahkan bertulis rekod Terima Surat Rekod tidak Serahkan rekod tersebut dalam Akuan dimajukan? tempoh dua (2) minggu Penerimaan Hantar permohonan pembatalan rekod dari senarai pemindahan TAMAT Carta 4 (a) : Carta Aliran Pemindahan Rekod Awam KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 86 |

Rajah 4 (b) : Borang Permohonan Bagi Pemindahan Rekod Awam Borang Arkib 11/08 KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 86 |

CONTOH SURATPERMOHONAN PENANGGUHAN PEMINDAHAN REKOD AWAM Ruj. Kami : __________________ Ruj. Tuan : __________________ Tarikh : __________________Ketua PengarahArkib Negara MalaysiaJalan Tuanku Abdul Halim50568 KUALA LUMPUR.Tuan/Puan,PERMOHONAN PENANGGUHAN PEMINDAHAN REKOD AWAMNO PENERIMAAN: ______________NO.ULANGKAJI : ______________Dengan hormatnya saya merujuk kepada Seksyen 28(3) Akta Arkib Negara 2003[Akta 629] berhubung perkara di atas.2. Dimaklumkan bahawa jabatan ini ingin memohon penangguhan pemindahanrekod tersebut ke suatu tarikh yang ditetapkan oleh Jabatan tuan/puan.3. Permohonan ini diperlukan kerana________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________4. Kerjasama dan perhatian pihak tuan/puan berhubung perkara ini didahuluidengan ucapan terima kasih.Sekian.“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”Saya yang menurut perintah,()__________________________________________________________________ Rajah 4 (c) : Contoh Surat Permohonan Penangguhan Pemindahan Rekod KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 87 |

BAB VI : TADBIR URUS REKOD1. Pengurusan Rekod Penting 1.1 Kategori Rekod Penting Kerajaan Rekod penting kerajaan terbahagi kepada empat (4) kategori utama seperti berikut : 1.1.1 Rekod-rekod yang diperlukan ketika kecemasan / bencana Rekod yang berkaitan dengan rekod ketenteraan, keselamatan, kesihatan, perhubungan dan pengangkutan, sumber tenaga (air, elektrik, gas) bekalan makanan dan sebagainya. 1.1.2 Rekod-rekod yang diperlukan untuk pemulihan selepas bencana Rekod seperti minit mesyuarat dan kertas dasar, akta, arahan dan pekeliling, carta, pelan, peta, lesen, permit, kertas penyelidikan dan sebagainya. 1.1.3 Rekod yang berkaitan dengan hak kerajaan / individu Rekod dan maklumat mengenai kewarganegaraan, perundangan, hasil penyelidikan, hak milik tanah, kontrak, aset serta harta, rekod perkhidmatan dan sebagainya. 1.1.4 Rekod-rekod yang berkaitan dengan isu semasa Rekod-rekod ini termasuklah kertas kerja, minit mesyuarat, perangkaan dan sebagainya yang berkaitan dengan isu yang ditimbulkan seperti perkauman dan perundangan. 1.2 Kaedah Pelaksanaan Kementerian / Jabatan / Agensi perlu melaksanakan pengurusan rekod penting kerajaan seperti di bawah: 1.2.1 Pengumpulan dan penyenaraian rekod penting Kementerian / Jabatan / Agensi perlu menggumpul dan menyenaraikan rekod penting masing-masing. Senarai tersebut hendaklah mengandungi maklumat seperti nombor fail, deskripsi ringkas tentang kandungan rekod, medium atau bentuk rekod, lokasi penyimpanan, salinan pendua dan impak risiko jika rekod tersebut musnah dalam bencana. 1.2.2 Penyediaan salinan pendua rekod penting Kementerian / Jabatan / Agensi perlu membuat salinan pendua semua rekod penting bagi memastikan keselamatan rekod KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 88 |

tersebut. Salinan pendua tersebut boleh dibuatkan sama ada dalam bentuk mikrofom (mikrofilem atau mikrofische) atau digital. 1.2.3 Salinan (back up) bagi rekod digital Kementerian / Jabatan / Agensi perlu menyediakan back up bagi semua rekod yang telah diwujudkan dalam bentuk digital. Semua rekod digital perlu dipastikan data dan maklumat terpelihara. Kaedah paling berkesan untuk melindungi rekod digital adalah dengan menyalin rekod itu dan menyenggarakan salinan tersebut dalam storan luar tapak yang selamat. Selain menyimpan salinan rekod elektronik di luar tapak, Kementerian/ Jabatan / Agensi perlu menyimpan salinan perisian dan dokumentasi sistem dan aplikasi, kod akses, kata laluan, nombor siri dan maklumat lain yang diperlukan bagi pembentukan semula sistem komputer Kementerian / Jabatan / Agensi. 1.2.4 Pengasingan dan pemindahan rekod penting Kementerian / Jabatan / Agensi perlu mengasingkan salinan pendua dengan rekod asal serta dipindahkan ke lokasi penyimpanan rekod yang berasingan. Lokasi tersebut hendaklah selamat sekiranya berlaku bencana di lokasi penyimpanan rekod asal. Penyimpanan salinan pendua boleh dibuat dalam dua cara iaitu penyimpanan di lokasi setempat (on-site storage) atau penyimpanan di lokasi yang berasingan (off-site storage). Penyimpanan secara lokasi setempat (on-site storage) bermaksud rekod disimpan di premis Kementerian/ Jabatan/ Agensi sama ada di aras yang berlainan atau bangunan yang berhampiran. Penyimpanan secara lokasi berasingan (off-site storage) bermaksud rekod disimpan di luar premis Kementerian/ Jabatan/ Agensi sama ada kawasan lain atau pusat rekod agensi atau di Arkib Negara Malaysia. 1.2.5 Ruang Penyimpanan Rekod Kementerian / Jabatan / Agensi perlu memastikan ruang penyimpanan rekod berada di lokasi yang strategik, binaan dan struktur yang berkualiti yang tidak mudah terbakar dan diresapi air. Ruang penyimpanan rekod juga perlu mempunyai peralatan dan kelengkapan yang sesuai serta dilengkapi peralatan pencegahan kebakaran.Kementerian / Jabatan / Agensi perlu mengenalpasti kumpulan Rekod Penting(Vital Records) dan membuat perancangan untuk memelihara rekod tersebutbagi meneruskan kesinambungan fungsi dan perkhidmatan mereka ketika dan KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 89 |

selepas berlakunya kecemasan / bencana. Rekod kerajaan perlu diurus dengan baik supaya tidak musnah atau hilang kerana ia boleh menjejaskan penyampaian perkhidmatan dan tadbir urus yang baik.2. Penyediaan Pelan Tindakan Bencana Rekod (PTBR) Kerajaan 2.1 Punca Bencana seperti berikut: i. Semulajadi Gempa bumi, kebakaran, banjir, tanah runtuh, ribut taufan, tsunami, puting beliung dan sebagainya. ii. Persekitaran Pembuangan kimia larangan, tumpahan minyak, runtuhan bangunan, radiasi kimia perosak, letusan gunung berapi, letupan bahan api, kemalangan kenderaan, debu, jerebu, cahaya lampu, binatang serta serangga perosak. iii. Politik / Provokasi Perbalahan pekerja, rusuhan, mogok, pemberontakan, ancaman bom, membakar dengan sengaja, kecurian, sabotaj, kecuaian dan kelemahan aspek keselamatan serta vandalisme. iv. Teknologi Kegagalan perkakasan atau perisian, virus, gangguan elektromagnetik, kegagalan bekalan kuasa elektrik, aktiviti penggodam, kegagalan sistem penghawa dingin berpusat dan sebagainya. KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 90 |

PELAN TINDAKAN BENCANA REKOD (PTBR) KERAJAAN DISEDIAKAN OLEH: TARIKH: DISEMAK OLEH: TARIKH: DISAHKAN OLEH: TARIKH:2.1 : Format Penyediaan Pelan Tindakan Bencana Rekod (PTBR) Kerajaan KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 91 |

PRAKATA Kata-kata aluan Ketua Organisasi dan penghargaan kepada pasukan yang bertanggungjawab menyediakan PTBR.A LATAR BELAKANG KEMENTERIAN/ JABATAN/ AGENSI Menjelaskan perkara-perkara: • Sejarah Organisasi Kementerian/ Jabatan/ Agensi • Senarai Perjawatan • Lokasi Kementerian/ Jabatan/ Agensi • Pelan Lantai • Kemudahan yang disediakan • Sistem Keselamatan.B PELAN TINDAKAN BENCANA REKOD (PTBR)1 OBJEKTIF • Menghasilkan manual rujukan dan persediaan bagi menghadapi kemungkinan bencana; • Mengenalpasti risiko dan ancaman bencana terhadap Kementerian / Jabatan / Agensi • Mengenalpasti langkah-langkah pencegahan, persediaan, tindakan semasa bencana dan pemulihan ke atas rekod selepas bencana; • Membentuk Pasukan Bertindak Bencana (Disaster Response Team) Kementerian / Jabatan / Agensi; • Menyediakan direktori bencana untuk kegunaan ketika menghadapi bencana; dan • Menambahbaik serta melicinkan aktiviti yang berkaitan dengan pengurusan bencana.2. SKOP Panduan ini hendaklah digunakan oleh semua Kementerian / Jabatan / Agensi dan meliputi rekod awam selaras dengan Bahagian 2, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]. KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 92 |

CONTOH ISI KANDUNGAN3 DEFINISI Menjelaskan istilah-istilah yang berkaitan: • Bencana • Rekod • Rekod Awam • Kementerian / Jabatan / Agensi • Arkib • Pelan Tindakan Bencana Rekod (PTBR) • Pemulihan • Lain-lain (sekiranya berkenaan)4 PUNCA KUASA Menjelaskan akta, pekeliling dan arahan yang berkaitan: • Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629] • Arahan MKN No. 20, Dasar dan Mekanisma Pengurusan dan Bantuan Bencana Negara • Panduan Pengurusan Pejabat Bil. 5/2007 • Pengurusan Kesinambungan Perkhidmatan (PKP) Agensi Sektor Awam 22 Januari 2010. • Arahan Jabatan (sekiranya ada) • Akta-akta, Arahan dan Pekeliling Lain (sekiranya berkenaan)5 PENGGUNAAN PTBR ini adalah terpakai dan diedarkan kepada semua unit, seksyen, bahagian, cawangan Kementerian / Jabatan / Agensi berkenaan.6 PENGEMASKINIAN Pengemaskinian PTBR ini dilakukan setiap lima (5) tahun atau dari semasa ke semasa mengikut keperluan seperti: • Perubahan nama Kementerian, Jabatan dan Agensi kerajaan. • Perpindahan Kementerian / Jabatan / Agensi ke lokasi baru. • Pertukaran keanggotaan dalam pasukan petugas. • Perubahan maklumat direktori pasukan petugas, pembekal, senarai kelengkapan dan sebagainya. KIT PANTAS PENGURUSAN REKOD 93 |