คู่มือ Google Application 1

1 Google Driveกรอบแนวคิด Google Drive เป็นการให้บริการพ้ืนท่ีสาหรับการสร้างและจัดการเอกสารของ Google ท่ีทาให้สามารถใช้ไฟล์ แบ่งปันไฟล์และแก้ไขไฟล์ร่วมกันได้จากทุกท่ี ที่มีสัญญาณอินเทอร์เน็ตด้วยอุปกรณ์ท่ีหลากหลาย ซึ่งสามารถนามาประยุกต์ใชใ้ นการปฏิบัติงานของครู เช่น การจัดทา e-Portfolio ของนักเรียน การจัดเก็บไฟล์ข้อมูลผลการเรยี น การแบง่ ปันไฟล์และเผยแพร่เอกสารประกอบการสอนหรอื แผนการสอนวตั ถปุ ระสงค์ 1. เพอื่ ให้ผเู้ ข้ารบั การอบรม รู้ และเขา้ ใจลักษณะการทางานของ Google Drive 2. เพื่อใหผ้ ู้เข้ารับการอบรมสมคั รและใชง้ าน Google Drive ได้ 3. เพอ่ื ใหผ้ เู้ ข้ารับการอบรมสามารถจดั การไฟลใ์ น Google Drive ได้เนอื้ หา 1. การติดตั้ง Google Drive 2. การจดั การไฟล์ใน Google Drive 2.1 การเพ่ิมไฟล์ 2.2 การอัปโหลดไฟล์ 2.3 การสรา้ งไฟล์ 2.4 การลบไฟล์ 2.5 การแบ่งปันไฟล์สื่ออปุ กรณ์ 1. อินเทอรเ์ น็ตความเร็วสูง 2. เคร่ืองคอมพิวเตอรแ์ บบต้ังโต๊ะ (PC) หรือ Notebook 3. เว็บไซต์ Google Drive เพ่ือเขา้ ใชง้ านที่ http://drive.google.com 4. โปรแกรม Chrome Browser 5. LCD Projector 6. ใบงาน 7. ใบความรู้เวลา 1.30 ชัว่ โมง

4 ใบความรู้ที่ 1 การตดิ ตงั้ Google Drive 1. การติดตั้ง Google Drive เร่ิมจากการเข้าเว็บไซต์ของ Google Drive ท่ี http://drive.google.comโดย Login ด้วย email และ รหสั ผ่านทีไ่ ด้สมัครไว้กบั Gmail 1. คลกิ ท่ี Icon Apps 2. คลกิ ท่ี Drive Login ดว้ ย email และรหสั ผ่านทไี่ ดส้ มัครไว้กับ Gmail

2. การดาวน์โหลดไดรฟ์ เพื่อตดิ ตั้งสาหรบั PC 5 1. คลกิ setting 3. เลอื ก Download 2. คลิก Mac and PC Download 4. คลกิ Drive accept and5. เลือกทจี่ ดั เกบ็ แลว้ Save Install 6. ดบั เบ้ิลคล๊ิก ไฟล์ท่ดี าว โหลดเพอื่ ตดิ ตง้ั

6 3. เรม่ิ ใช้งาน Google Drive ด้วยการลงช่ือเขา้ ใชง้ านโดยการกรอก อเี มล์ และรหสั ผ่าน ท่ไี ด้สมัครไว้กับทาง Gmail ด้วยขนั้ ตอนตามขอ้ 1 4. ต้ังค่าการใช้งาน (ไม่บงั คับ จะเลือกหรอื ไม่กไ็ ด้) ด้วยการเข้าส่หู น้าจอ My Drive เพ่ือตั้งค่า ในการต้ังค่าข้อมลู ทว่ั ไปและการจัด การ Apps ตามข้ันตอนดังนี้ 1 เลอื ก Settings 2 เลือกเพื่อให้ Drive แปลงไฟลเ์ อกสารที่ uploads เป็น เอกสารรปู แบบของ Google 3 ตัง้ คา่ ภาษา 4 เลอื กเพือ่ ใหส้ ามารถแก้ไขเอกสารแบบออฟไลน์ได้

11 ใบความรทู้ ี่ 2 การจัดการไฟลใ์ น Google Drive 1. การเพม่ิ ไฟลเ์ ข้า Google Drive 1.1 การเพม่ิ ไฟลเ์ ขา้ Google Drive ด้วยการ copy ไฟล์ หรอื โฟลเดอร์ไปวางไวใ้ น Folder ของGoogle Drive ไฟล์หรือโฟลเดอร์ทงั้ หมดกจ็ ะถูก Sync เข้ากับ Google Drive เองโดยอัตโนมตั ิ ซงึ่ มวี ิธีการ ดังน้ี 2. คลิก copy1. เลือกไฟล์ท่ีจะเพ่ิม 3. เปิดโฟลเดอรข์ อง Google Drive จะเลอื กจากที่ Favorites หรือจาก Shortcut ทหี่ น้า Desktop ก็ได้ 4. จากนน้ั ให้ Past เพ่ือวางไฟลไ์ ว้ใน Google Drive ไฟลห์ รอื โฟลเดอร์ท่ีอยใู่ น Google Drive จะถูกอปั โหลดเข้าไปที่ Server ของ Google Drive ให้เองโดยอัตโนมัติ

12 1.2 การ Sync ข้อมลู กบั เคร่ืองคอมพิวเตอร์ทท่ี าการติดตั้ง Google Drive ไวแ้ ล้ว การ Sync ข้อมูลกับเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ทาการติดตั้ง Google Drive ไว้แล้ววิธีการ คือ ลากไฟล์ หรือ โฟลเดอร์ให้ไปอยู่เหนือ My Drive ให้เกิดแถบสีน้าเงินขึ้น แล้วปล่อยมือ จะเป็นการย้ายไฟล์หรือ โฟลเดอร์ท่ีถูกแบ่งปันให้ทางานร่วมกับ GoogleDrive และ Sync ข้อมูลกับเครื่องท่ีติดตั้ง GoogleDrive ไว้ในเครื่องแล้ว ทาให้ไฟล์ หรือ โฟลเดอร์จะถูกอัปเดตจากเจ้าของตลอด หากมีการอัปเดต ไฟล์หรอื โฟลเดอรน์ ้ันก็จะถูกอัปเดตให้โดยอตั โนมัติ 2. การอปั โหลดไฟล์เข้า Google Drive ในการใชง้ านจรงิ ๆ นน้ั จะมีบ้างที่บางครัง้ เราอาจจะไปใช้เคร่ืองอน่ื ที่ไม่ไดต้ ดิ ตั้ง Google Drive หรอื Google Drive ไม่ใช่ Account ของเรา หากจะต้องติดตั้ง Google Drive ในเคร่ืองคนอ่ืน คงไมส่ ะดวกแน่ ทาง Google Drive จงึ ทาฟังกช์ ั่นสาหรับให้อัปโหลดไฟล์หรือโฟลเดอร์ โดยผ่านหนา้ เวบ็ ได้เลย วธิ กี ารก็คอื เขา้ สูห่ นา้ จอ My Drive แล้วปฏบิ ัตติ ามขัน้ ตอนดังนี้1. ให้คลกิ ท่ี NEW 3. เลือก File หรอื Folder ใน ตวั อย่างเลอื กไฟล์ สถานะ Internet 2. เลือกการ อปั โหลดเปน็ File หรือ Folder เพยี งเท่าน้ีก็สามารถอปั โหลดไฟล์ หรอื 4. คลกิ ที่ปมุ่ Openโฟลเดอรเ์ ขา้ Server ของ Google Drive ไดแ้ ลว้ไฟล์หรือ โฟลเดอรท์ ี่อปั โหลดขน้ึ ไป กจ็ ะไป Sync กบัเคร่อื งที่ติดตัง้ Google Drive ให้เองอัตโนมัติ

13 3. การสรา้ งไฟลใ์ น Google Drive Google Drive มีความสามารถในการจัดการโฟลเดอร์ จดั การไฟล์ สรา้ งแบบสอบถาม งานเอกสารงานนาเสนอ สเปรดชตี ภาพประกอบ และอนื่ ๆ อีกมาก เร่มิ ต้นดว้ ยการ คลกิ ทป่ี ุ่ม NEW จะมีให้เลือกวา่ จะสร้างอะไรดงั น้ี Folder จะเปน็ การสรา้ งโฟลเดอรส์ าหรับเกบ็ ไฟล์ File upload สาหรับอปั โหลด File ต่างเขา้ สู่ Drive Folder uploads สาหรับอปั โหลด Folder เขา้ สู่ Drive Google Docs เปน็ Apps สรา้ งเอกสารคล้ายกับ Microsoft Word Google Sheets เป็น Apps สร้างตารางคานวณ คล้ายกบั Microsoft Excel Google Slides เปน็ Apps สร้างเอกสารนาเสนอ คลา้ ยกบั Microsoft PowerPoint Google Forms เป็น Apps สร้างแบบฟอร์ม แบบสอบถาม Google Drawing เป็น Apps วาดภาพ ลักษณะ คลา้ ย Paint Brush Google My Maps เป็น Apps สรา้ งแผนที่แบบ ปรับแต่งเองบน Google Maps Connect more apps เปน็ การเชอ่ื มต่อ Apps อนื่ ๆกบั Drive ตามที่ผู้ใช้ตอ้ งการการใช้งาน Apps ต่างๆ ใน Google Drive สามารถดูวธิ ีใชไ้ ด้จาก Help ของเรื่องนัน้ ๆ ซึ่งจะอยู่ในเมนู Setting

14 4. การลบไฟลใ์ น Google Drive การลบไฟล์ออกจาก Google Drive กท็ าในลกั ษณะคลา้ ย ๆ การอัปโหลดไฟล์ ซง่ึ สามารถลบจากFolder ทีเ่ กบ็ ไฟล์ หรอื โฟลเดอรข์ อง Google Drive ไดโ้ ดยตรง ไฟล์ท่ีถูกลบไปน้ี กจ็ ะ Sync กบั Server ของGoogle Drive และจะลบไฟล์น้ใี น Server ออกให้โดยอตั โนมัติหรืออีกวิธหี นง่ึ สามารถลบไฟล์ หรือโฟลเดอร์ได้จากหนา้ เวบ็ ไดเ้ ลย วธิ กี ารก็คือ เข้าสู่หนา้ My Drive แลว้ ปฏบิ ตั ิดงั นี้ 2. คลิกที่ icon รปู ถงั ขย2ะ. คลกิ ที่ icon รปู ถังขยะ 1. คลกิ เล1ือ. กคไลฟิกลท์ หี่ไฟรือลโ์ หฟรลอืเดโฟอลร์ทเดี่ตออ้ รง์ทกีต่ า้อรลงกบารลบ 3. ไฟล์ หรือ โฟลเดอร์กจ็ ะถูกลบออกจาก Server ของ Google Drive แล้ว และไฟล์ หรือ โฟลเดอร์ ใน Google Drive ท่ีจดั เก็บในเคร่ืองก็จะถกู ลบออกไปโดยอัตโนมัติ 5. การแบ่งปนั ไฟลใ์ น Google Drive การแบ่งปันไฟล์หรือโฟลเดอร์ของ Google Drive สามารถประยุกต์การแบง่ ปนั ไฟลห์ รือโฟลเดอร์ ไปกบัการสง่ อเี มล์ทีต่ อ้ งการแนบไฟล์ขนาดใหญ่ ๆ ได้ รวมไปถึงสามารถอปั เดตไฟลห์ รือโฟลเดอร์ ต่าง ๆ ที่ต้องการแบง่ ปนั ให้กับบุคคลอืน่ ซง่ึ ไฟล์หรือโฟลเดอรท์ ี่แบ่งปันนน้ั จะถกู อปั เดตตลอดเวลา 5.1 การแบง่ ปันไฟล์ หรือโฟลเดอร์ โดยเขา้ เว็บของ Google Drive แลว้ Login ดว้ ยอเี มลท์ ่ไี ด้สมัครไวซ้ ่งึ มีข้ันตอน ดังน้ี 2. คลกิ รูป Icon ใช้งานร่วมกัน 1. เลือกไฟล์ หรือ โฟลเดอรท์ ่ีต้องการจะแบง่ ปนั

155. คลิก 3. การแบง่ ปนั ไฟล์หรอื โฟลเดอร์Done เพือ่ ใหก้ บั บคุ คลอนื่ ใหร้ ะบชุ ่อื หรืออีเมล์ลงยนื ยันการตัง้ ในชอ่ ง ป้อนช่อื หรือท่ีอยู่อเี มล์คา่ 4. ตง้ั ค่าการแบ่งปนั วา่ จะแบง่ ปนั แบบไหน จะใหส้ ามารถแกไ้ ขได้ (Can edit) หรือว่า สามารถแสดงความเหน็ ได้ (Can comment) หรอื ดูได้อย่าง เดยี ว (Can view) 5.2 กรณีตอ้ งการนาลงิ ค์ไปแชร์ต่อผ่านทาง Gmail, Google +, Facebook ,Twitter หรือเครือขา่ ยสังคมอื่นสามารถ ดาเนินการได้ ดงั น้ี 1. คลกิ ท่ี Get shareable link เพ่ือรบั ลิงค์ 2. เลือก Advanced เพ่ือ ตัง้ ค่าการแชร์

16 6. สามารถนาลงิ คไ์ ปแชร์ในการแบง่ ปนั 3. คลกิ Change เพ่ือต้ังคา่ 4. ตงั้ คา่ การแบง่ ปันไฟล์ หรอื โฟลเดอร์ 5. เลือก Saveเพอ่ื ยืนยัน การตงั้ คา่ การแบง่ ปันไฟล์ หรือ โฟลเดอร์ ต้งั ค่าได้ดังน้ี On-Public on the web หมายถงึ ผ้ใู ช้งานทุกคนบนอนิ เตอร์เนต็ สามารถค้นหาไฟล์ และโฟลเดอร์ท่ีเราแบ่งปนั นไี้ ด้ สามารถคน้ หาเจอจากระบบคน้ หาของ Google หรอื ระบบคน้ หาจากทางอนิ เตอรเ์ นต็ ได้ โดยผใู้ ช้งานไมจ่ าเป็นต้องมี Google Account ก็สามารถใชง้ านไฟล์ หรอื โฟลเดอร์น้ันได้ ตัวเลือกนีเ้ หมาะสาหรบัเอกสารทตี่ ้องการเผยแพร่สูส่ าธารณะ ไม่เปน็ เอกสารปกปิด On-Anyone with the link หมายถึง ผูใ้ ช้งานสามารถเขา้ ถงึ ไฟล์ หรอื โฟลเดอรน์ ี้ได้ โดยการได้รบั ลิงค์จากเจ้าของไฟล์ หรือ โฟลเดอรส์ ง่ ให้เท่าน้ัน สว่ นคนอ่ืนท่ีไมม่ ีลงิ คห์ รือไม่ไดร้ บั ลงิ ค์ก็ไม่สามารถเข้าถึงได้ ผูเ้ ข้าใช้งานไมจ่ าเปน็ ตอ้ งมี Google Account กส็ ามารถเขา้ ใช้งานได้ เพยี งแค่มีลงิ คท์ ่ีถูกต้องก็สามารถเข้าใช้ได้ ตวั เลอื กน้ีจึงเหมาะสาหรบั การแชรไ์ ฟล์ หรอื โฟลเดอร์ให้เฉพาะบคุ คล เชน่ การส่งอีเมล์ พรอ้ มแนบลิงคข์ องไฟล์ หรือโฟลเดอรน์ ี้ เป็นตน้ Off-Specific people หมายถึง ผ้ใู ชต้ อ้ งมี Google Account และถูกระบชุ ือ่ จากเจา้ ของไฟล์เทา่ น้ันถงึ จะเขา้ ใช้ได้ ตัวเลือกนีเ้ หมาะสาหรบั เอกสารทีต่ ้องการแบ่งปันเฉพาะบุคคลเท่าน้ัน