การใช้โปรแกรมสำเร็จรูปในงานสำนักงาน

การใช้งานโปรแกรมสาเรจ็ รปู ในงานสานักงาน เสนอ อาจารยจ์ ฑุ ามาส รัตนะพนั ธ์ จัดทาโดย นางสาวหฤทยั สขุ ขวญั เลขที่ 16 นางสาวหสั ฐยา สุขขวญั เลขที่ 17 นางสาวอารยา ขาวสวี เลขท่ี 20

คานา หนังสอื เล่มนมี้ ีเนอื้ หาเก่ียวกับ การใชโ้ ปรแกรม สาเร็จรูปในงานสานกั งานเพื่อนาไปใช้งานในสานกั งาน ใน หนงั สือมเี นื้อหาเกย่ี วกับ ใชโ้ ปรแกรม Microsoft Word ดา้ น การจัดการเอกสารประยุกต์ใช้โปรแกรม Microsoft Word ใน ดา้ นการจัดการเอกสารรจู้ ักกบั Microsoft Excel ใชง้ าน โปรแกรม Microsoft Excel เพอ่ื คานวณข้อมูลตา่ ง ๆ ใชง้ าน โปรแกรม Microsoft Excel เพ่อื ออกแบบและตกแตง่ ขอ้ มูล นาเสนอข้อมลู ด้วยโปรแกรม Microsoft PowerPoint การ สรา้ งงานพรีเซนเตชนั่ การสืบค้นขอ้ มลู สารสนเทศ อินเทอรเ์ นต็ โดยใชก้ ารสร้างหนังสืออเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ (E-Book) เพอ่ื ใหน้ กั เรยี น นักศึกษาเกิดความรู้ ความเขา้ ใจและมีทักษะใน การใช้โปรแกรมเหล่านี้

สารบัญ เร่ือง หนา้ ใช้โปรแกรม Microsoft Word ดา้ นการจดั การเอกสาร 1 ประยกุ ตใ์ ช้โปรแกรม Microsoft Word ในดา้ นการจัดการเอกสาร 7 ร้จู กั กบั Microsoft Excel 15 ใช้งานโปรแกรม Microsoft Excel เพ่อื คานวณขอ้ มลู ตา่ ง ๆ 40 ใช้งานโปรแกรม Microsoft Excel เพื่อออกแบบและตกแตง่ ข้อมลู 49 นาเสนอข้อมลู ดว้ ยโปรแกรม Microsoft PowerPoint 55 การสร้างงานพรีเซนเตชนั่ 61 การสบื ค้นข้อมูลสารสนเทศ 67 อนิ เทอรเ์ นต็ 71

หน่วยท่ี 1 ใชโ้ ปรแกรม Microsoft Word ดา้ นการจดั การเอกสาร

การใชโ้ ปรแกรมสาเรจ็ รปู ในงานสานักงาน 1 ความเปน็ มาของโปรแกรมประมวลผลคา ปจั จบุ นั คอมพวิ เตอรเ์ ข้ามามบี ทบาทในการทางานท้ัง ภาครฐั เอกชน และทกุ สาขาวชิ าชพี ในงานสานกั งานไดม้ กี าร นาโปรแกรมจัดพิมพเ์ อกสารหรือโปรแกรมประมวลผลคามาใช้ ในการสร้างเอกสาร บันทึกข้อความ ประกาศ แบบฟอร์ม เอกสารทางธุรกิจและรายงานตา่ ง ๆ เนื่องจากความกา้ วหน้า ของเทคโนโลยคี อมพิวเตอร์ ประสทิ ธิภาพการทางานของเคร่อื ง และความรวดเรว็ ในการประมวลผลประกอบกบั ในปจั จุบนั เคร่ืองคอมพิวเตอรม์ รี าคาถกู ลง แตม่ ปี ระสิทธภิ าพสงู ขน้ึ ทาให้ สานกั งานต่าง ๆ หันมาใช้คอมพวิ เตอรช์ ว่ ยในการทางาน ซ่ึง การนาโปรแกรมจดั พิมพเ์ อกสารหรอื โปรแกรมประมวลผลคา มาใช้ทาใหส้ ามารถจัดการด้านเอกสารไดอ้ ย่างรวดเรว็ โดย สามารถเลือกแบบอกั ษร คัดลอก แก้ไข แทรกจัดรปู แบบ ขอ้ ความ จดั รูปแบบเอกสาร ตงั้ ค่าหนา้ กระดาษ รวมท้ัง ในการ พิมพ์สามารถตรวจดูเอกสารกอ่ นท่จี ะพิมพ์เอกสารจริงออกมา อีกทั้งยังสามารถเกบ็ ข้อมลู ในรปู แบบของไฟล์เอกสาร

การใช้โปรแกรมสาเรจ็ รปู ในงานสานักงาน 2 ความสามารถของโปรแกรม โปรแกรม Microsoft Word เป็นโปรแกรมสาหรับ สร้างและจัดการเอกสารทกุ รูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นเช่น หนังสือ ราชการ จดหมาย นามบัตร แผน่ พบั ประวตั ิย่อ และเอกสาร ทางธุรกจิ เปน็ ตน้ โดยมีระบบอตั โนมตั ิท่ีช่วยในการจดั ทา เอกสาร เชน่ การตรวจสอบไวยากรณ์ การใส่ขอ้ ความอตั โนมัติ ซงึ่ ความสามารถของโปรแกรม Microsoft Word มีดงั นี้ 1. สร้างเอกสารที่ตอ้ งการไดส้ ะดวก รวดเรว็ Microsoft Word สามารถชว่ ยสร้างเอกสารในรปู ต่าง ๆ เช่น หนังสอื ราชการ จดหมาย นามบัตร แผน่ พบั ประวตั ยิ ่อ และเอกสาร ทางธรุ กจิ เปน็ ตน้ เนือ่ งจากมแี ม่แบบการสร้างเอกสารตา่ ง ๆ ไวใ้ ห้เลือกใช้งานท าให้การสรา้ งงานเอกสารทาได้อยา่ งสะดวก รวดเรว็ 2. การจดั รูปแบบเอกสารทาได้ง่ายและรวดเร็ว เนอ่ื งจากมเี คร่ืองมือช่วยในการจดั รูปแบบเอกสาร จึงทาใหก้ าร จดั รูปแบบเอกสารทาไดง้ ่ายและรวดเร็ว

การใช้โปรแกรมสาเรจ็ รูปในงานสานักงาน 3 ความสามารถของโปรแกรม 3. นาเสนอข้อมลู ดว้ ยตารางและกราฟ สามารถสร้าง ตารางขอ้ มลู และกราฟได้อย่างรวดเร็วเพอ่ื นนาเสนอข้อมลู ใน รปู แบบทเี่ ขา้ ใจง่าย รวมทัง้ การแทรกผังองค์กรและไดอะแกรม แบบอ่ืน ๆ ด้วย 4. ทางานกับไฟล์ข้อมลู รูปแบบอื่น สามารถใช้งาน Microsoft Word 2016 ร่วมกับโปรแกรมอน่ื ในชดุ Microsoft Office ไดอ้ ยา่ งสะดวก เช่น สามารถดึงข้อมลู ในโปรแกรม MicrosoftExcel มาใชใ้ นเอกสาร Microsoft Word หรือนาขอ้ มูล จากโปรแกรม Microsoft Word ในลกั ษณะโครงร่างไปสร้างงาน นาเสนอในโปรแกรม Microsoft PowerPoint เป็นตน้ 5. ใชไ้ ฟลเ์ อกสารบนอนิ เทอร์เน็ต สามารถแปลงเอกสาร ทสี่ รา้ งจาก Microsoft Word เปน็ เว็บเพจ เพือ่ เผยแพรบ่ น อนิ เทอรเ์ นต็

การใชโ้ ปรแกรมสาเร็จรูปในงานสานกั งาน 4 การพมิ พน์ ามบตั ร การทานามบตั รจากโปรแกรม Microsoft Word สาหรับ ทา่ นทต่ี อ้ งการทานามบตั รไว้ใชเ้ อง หรือ ผู้ประกอบการSMEs ที่ อยากทานามบตั รได้เอง ดังนี้ 1. Start/เปิด Microsoft Word 2. เมอ่ื เปดิ Microsoft Word มาแล้ว ใหเ้ ลอื กแท็บ ดา้ นบนท่ชี อ่ื วา่ Mailings แล้วเลอื กไปท่ี Labels (หากเป็น ไมโครซอฟทเ์ วอร์ช่ันเกา่ จะอยู่ท่ี Tools แลว้ เลือก Envelops and Labels) 3. เมอ่ื เปดิ มาแลว้ จะเหน็ กล่อง Envelopes and Labels ใหเ้ ลือกแท็บชื่อ Labelsแล้วกด Options 4. จะพบกล่อง Label Options…ใหม้ าที่ Label vendors ดร็อปดาวน์แลว้ เลือก [Avery A4/A5] และมาอกี รายการเลือก [ L7419 ] จะได้นามบตั รทม่ี ีขนาด 9 x 5.4 cm >> แลว้ กด OK 5. จะกลับมาท่หี นา้ Labels พรอ้ มแบบทเ่ี ราเลือกไวค้ อื Avery A4/A5, L7419 Business Card ใหก้ ด New Document

การใชโ้ ปรแกรมสาเร็จรปู ในงานสานกั งาน 5 การพมิ พน์ ามบตั ร 6. Template for Business Card 9 x 5.4 cm (เปน็ เลยเ์ อาท์สาหรบั เคร่อื งตดั นามบัตรไฟฟ้ารุ่นมดี เดีย่ ว RTCT900A 7. พมิ พ์ ชือ่ -นามสกลุ , ตาแหนง่ , ช่อื หนว่ ยงาน, ท่อี ยู่, และรายละเอยี ดต่างๆ ของท่าน การใสโ่ ลโก้ หรือ ไฟล์รูปภาพ สามารถใชเ้ มนู Insert แล้วเลือกภาพ (images) แล้วจัดวาง ตามตอ้ งการ 8. เมอื่ ไดจ้ ดั วางไดแ้ บบท่ีต้องการแล้ว ใหก้ ดคลิก๊ ขวาท่ีกากบาท ลูกศรมุมบนซ้าย จะมเี มนดู ร็อปดาวนล์ งมาใหเ้ ลอื ก [ Copy ] แลว้ จงึ คล๊ิกขวาอีกครงั้ เลอื ก [ Paste as Nested Table ] 9. เลือกเมนู Margins กาหนดค่า Top 1.35cm / Bottom 0cm / Left 1.5cm / Right 1.5cm แลว้ ส่งั ปริน้ ท์ได้ เลย

การใช้โปรแกรมสาเร็จรปู ในงานสานกั งาน 6 การพมิ พแ์ ผ่นพบั แผ่นพับคอื สอื่ สิ่งพิมพป์ ระเภทหน่ึง ทม่ี กี ารพมิ พภ์ าพ ขอ้ ความ โลโก้ ภาพสนิ คา้ และองคป์ ระกอบอ่นื ๆลงไป เพอ่ื ใช้ใน การเผยแพรข่ อ้ มลู ข่าวสาร โฆษณา ประชาสมั พนั ธ์ หรือเพอื่ วัตถุประสงคอ์ ่นื ๆ แผน่ พับมรี าคาตน้ ทุนต่อแผน่ ประหยัด เข้าถงึ กลุม่ ลกู คา้ ไดง้ า่ ย เปน็ ที่นยิ มกันมาก โดยแผน่ พับสามารถใส่ รายละเอียดไดท้ ั้งสองด้าน อาจจะมีขนาดA4 โดยงานสาเรจ็ จะ พับให้มขี นาดเลก็ ลง เพือ่ สะดวกกับการใช้งาน 1. เริ่มต้นสร้างไฟลใ์ หม่ กาหนดกระดาษแบบแนวนอน หรือ Landscape 2. แบง่ เปน็ 3 คอลมั น์ 3. พมิ พข์ ้อความหรือวางภาพลงไป จากตวั อย่างตรง กลางเป็นดา้ นหน้า สว่ นดา้ นขา้ งจะพบั เขา้ ดา้ น ในและดา้ นหลัง 4. ในตัวอยา่ งน้เี ปน็ การสรา้ งแผ่นพบั อยา่ งง่ายๆ การ สร้างเพอ่ื ใชง้ านจรงิ นิยมใช้โปรแกรมระดบั มอื อาชพี อย่าง PageMaker มากกวา่

คาถามทา้ ยหนว่ ยท่ี 1 1. ความสามารถของโปรแกรม Microsoft word มีอะไรบ้าง 2. สาหรบั ทา่ นท่ตี ้องการทานามบัตรไวใ้ ชเ้ อง นิยมใชโ้ ปรแกรมใด 3. การพิมพแ์ ผ่นพบั นิยมใช้โปรแกรมระดบั ใด

หน่วยท่ี 2 ประยกุ ตใ์ ชโ้ ปรแกรม Microsoft Word ในด้านการจดั การเอกสาร

การใชโ้ ปรแกรมสาเร็จรูปในงานสานกั งาน 7 การแทรกสญั ลกั ษณท์ างคณติ ศาสตร์ แทรกสญั ลักษณท์ างคณิตศาสตร์ลงในสมการหรอื ขอ้ ความโดยใชเ้ ครือ่ งมอื สมการ 1. บนแท็บ แทรก กลุ่มสญั ลกั ษณ์ คลกิ ลูกศรภายใต้ สมการ แลว้ แทรกสมการใหม่ 2. ใตเ้ ครือ่ งมอื สมการ บนแท็บ ออกแบบกลุ่ม สัญลักษณ์ ให้คลกิ ลกู ศร เพ่มิ เติม 3. คลกิ ลกู ศรที่อย่ถู ดั จากชือ่ ของชดุ สัญลักษณแ์ ลว้ เลอื ก ชุดสัญลกั ษณ์ท่ตี อ้ งการแสดง 4. คลกิ ทสี่ ญั ลักษณท์ ค่ี ณุ ตอ้ งการแทรก

การใช้โปรแกรมสาเร็จรปู ในงานสานักงาน 8 การจดั การรปู ภาพ คลิกที่รปู ภาพท่สี รา้ งไว้ จะปรากฏแถบ Ribbon ให้ กาหนดรายละเอียด

การใช้โปรแกรมสาเร็จรูปในงานสานักงาน 9 การสรา้ งจดหมายเวยี น จดหมายเวยี น ก็คอื การทาจดหมายหลาย ๆ ฉบับโดยมี เน้อื ความเหมอื นกนั แต่มีช่อื และที่อยขู่ องผู้รับที่ไม่เหมือนกนั เท่านนั้ ซ่งึ แทนทจี่ ะต้องพิมพจ์ ดหมายแตล่ ะฉบับสาหรับผู้รับ แต่ละราย กเ็ พียงแต่สรา้ งไฟลท์ เ่ี ก็บชอ่ื และทอ่ี ยูไ่ ว้ก่อน และ สร้างไฟล์ท่ีเกบ็ ข้อความในจดหมายไวอ้ กี ไฟลห์ นึ่งแยกจากกัน แลว้ จงึ นาขอ้ มลู ท้ังสองไปรวมหรือผนวกกนั ทาใหไ้ ด้จดหมายท่ี มรี ปู แบบและขอ้ ความทเ่ี หมอื นกนั หมด เว้นแตช่ อื่ และทอ่ี ยขู่ อง ผรู้ บั เท่านั้น เม่อื ต้องการทาจดหมายเวยี นในลักษณะน้อี กี ก็ เพียงสรา้ งไฟลท์ ่เี ก็บข้อความในจดหมายใหม่ แล้วนาไฟล์ รายช่อื ของผู้รับท่ีไดส้ ร้างไว้แล้วมาใชอ้ ีก ชว่ ยทาใหท้ างานเร็ว ขนึ้ โดยจดหมายหน่งึ ฉบับกบั ผคู้ นหลายคนกลายเปน็ จดหมายหลายฉบับโดยช่อื ของผูร้ ับจะเปลีย่ นไปตามข้อมูลผู้รบั กรณตี ัวอยา่ ง มีไฟลจ์ ดหมายเปน็ ไฟลเ์ อกสารเวริ ด์ และมไี ฟล์ รายช่อื เป็นไฟล์ excel

การใชโ้ ปรแกรมสาเร็จรูปในงานสานักงาน 10 การสรา้ งจดหมายเวยี น 1. เปดิ ไฟลจ์ ดหมาย 2. แท็บ Mailings 3. เลอื กเคร่อื งมอื Start Mail Merge 4. เลอื กคาส่ัง Step by Step Mail Merge Wizard…

การใช้โปรแกรมสาเรจ็ รปู ในงานสานกั งาน 11 การสรา้ งจดหมายเวยี น 5. คลิก Next: Starting document 6. เลือก Use the current document (เพื่อใชเ้ อกสาร ปจั จบุ นั เป็นจดหมาย) 7. คลิก Next: Select recipients

การใช้โปรแกรมสาเร็จรปู ในงานสานกั งาน 12 การสรา้ งจดหมายเวยี น 8. คลิก Browse… (เพื่อเลอื กไฟลร์ ายชอื่ ผู้รับ) 9. เลือกตาแหน่งทีเ่ ก็บข้อมลู ไฟล์รายชอื่ 10. เลือกชอื่ ไฟล์ 11. คลกิ ปมุ่ Open 12. เลอื กชีท 13. คลกิ ปุม่ OK 14. คลิกปุม่ OK 15. คลกิ Next: Write your letter

การใชโ้ ปรแกรมสาเรจ็ รูปในงานสานกั งาน 13 การสรา้ งจดหมายเวยี น 16. คลิกเมาส์วางตาแหนง่ ที่จะใสช่ ื่อ 17. คลิก More Items… (เพื่อเลือกข้อมลู ท่จี ะมาวาง) 18. คลกิ เลือกฟลิ ์ดช่อื 19. คลกิ ปมุ่ Insert 20. คลิกปมุ่ Close 21. คลิก Next: Preview your letters 22. แสดงชอื่ คนในเอกสาร 23. คลิกเพ่ือเลื่อนดขู อ้ มลู อืน่ ๆ 24. คลกิ Next: Complete the merge

การใช้โปรแกรมสาเร็จรปู ในงานสานักงาน 14 การสรา้ งจดหมายเวยี น 25. คลกิ Edit individual letters… (เพื่อผนวก จดหมายเข้ากบั รายชื่อ) 26. เลอื ก All (เพ่อื ผนวกทัง้ หมด หรือเลือกหัวข้ออ่นื แล้วแต่กรณี) 27. คลิกปุ่ม OK 28. แสดงจดหมายหลายฉบบั โดยรายชื่อเปล่ยี นไป

คาถามท้ายหน่วยที่ 2 1. การทาจดหมายหลายฉบับโดยมีเน้ือหาเหมือนกัน เรยี กวา่ อะไร 2. การสร้างจดหมายเวยี นมีก่ีชนิด 3.สิ่งแรกที่ต้องทากอ่ นสร้างหนังสอื เวียนคอื อะไร

หน่วยท่ี 3 ร้จู ักกบั Microsoft Excel

การใช้โปรแกรมสาเรจ็ รูปในงานสานักงาน 15 ความหมายของโปรแกรมเพอ่ื การวเิ คราะห์ขอ้ มลู Microsoft Excel เป็นโปรแกรมประเภท สเปรดชีต (Speadsheet) หรือโปรแกรมตารางงาน ซง่ึ จะเกบ็ ข้อมลู ต่าง ๆ ลงบนแผ่นตารางงาน คลา้ ยกับการเขียนขอ้ มูลลงไปในสมุดที่มี การตชี อ่ งตารางทง้ั แนวนอนและแนวตงั้ ซึง่ ช่องตารางแตล่ ะ ชอ่ งจะมีช่อื ประจาแตล่ ะชอ่ ง ทาใหง้ ่ายตอ่ การปอ้ นข้อมูล การ แก้ไขขอ้ มลู สะดวกต่อการคานวณและการนาข้อมูลประยกุ ต์ใช้ สามารถจัดขอ้ มูลตา่ ง ๆ ไดอ้ ยา่ งเป็นหมวดหมแู่ ละเป็นระเบียบ มากยง่ิ ขึน้

การใชโ้ ปรแกรมสาเรจ็ รูปในงานสานักงาน 16 การเขา้ สโู่ ปรแกรม เข้าสูก่ ารใชง้ านโปรแกรมMicrosoft Excel 1. คลกิ ทปี่ มุ่ start 2. เล่ือนเมาสไ์ ปชค้ี าสัง่ All program 3. เล่ือนเมาสไ์ ปท่ี Microsoft office 4. เลือ่ นเมาสไ์ ปที่Microsoft office Excel คลกิ

การใช้โปรแกรมสาเรจ็ รูปในงานสานักงาน 17 หนา้ ตา่ งโปรแกรม หนา้ ตา่ งของโปรแกรม Microsoft Excel 2013 นัน้ มี ส่วนประกอบที่สาคญั อยหู่ ลายสว่ นด้วยกัน ดงั นี้ 1. แถบชอื่ เรอ่ื ง (Title Bar) = เปน็ สว่ นทีใ่ ช้แสดงช่อื โปรแกรม และรายชือ่ ไฟล์ท่ีไดเ้ ปดิ ใชง้ าน 2. แถบเครื่องมือด่วน (Quick Access) = เป็นสว่ นทใ่ี ช้ ในการแสดงคาสัง่ ท่ใี ชง้ านบ่อย 3. ปมุ่ แฟม้ (File) = เป็นสว่ นทใ่ี ช้ในการจดั เกบ็ คาสงั่ การทางานในโปรแกรม เช่น New Open, Save และคาส่ัง Print เป็นตน้

การใชโ้ ปรแกรมสาเร็จรูปในงานสานักงาน 18 หนา้ ตา่ งโปรแกรม 4. ปมุ่ ควบคุม = เป็นสว่ นที่ใชค้ วบคุมการเปดิ หรือปดิ หนา้ ต่างโปรแกรม 5. รบิ บอน (Ribbon) = เป็นส่วนทีใ่ ช้แสดงรายการ คาสั่งตา่ ง ๆ ท่ีใช้ในการทางานกับเอกสาร 6. พ้ืนที่การทางาน = เปน็ ส่วนที่ใชใ้ นการแสดง รายละเอยี ดตา่ ง ๆ ขน้ั ภายในเอกสาร 7. แถบสถานะ (Status Bar) = เป็นสว่ นท่ใี ชแ้ สดง จานวนหนา้ กระดาษ และจานวนตวั อักษรทีใ่ ชใ้ นเอกสาร 8. Name Box = เปน็ ชอ่ งท่ใี ชแ้ สดงชอ่ื เซล์ทีใ่ ช้งานอยู่ ในขณะนนั้ เชน่ ถ้ามกี ารใช้งานขอ้ มูลในเซลล์ A1 รายชอื่ เซลล์น้ี ก็จะไปแสดงอยู่ในชอ่ ง Name Box 9. แถบสูตร (Formula Bar) = เป็นช่องท่ใี ชแ้ สดงการ ใช้งานสตู รการคานวณต่าง ๆ

การใชโ้ ปรแกรมสาเรจ็ รปู ในงานสานกั งาน 19 หนา้ ต่างโปรแกรม 10. เซลล์ (Cell) = เป็นช่องตารางที่ใช้สาหรับบรรจุ ขอ้ มูลตา่ ง ๆ ซง่ึ ชอ่ งเซลลแ์ ตล่ ะชอ่ งนั้นจะมีช่ือเรยี กตามตาแหน่ง แถว และคอลมั นท์ แ่ี สดงตาแหนง่ ของเซลล์ เช่น เซลล์ B1 จะอยู่ ใน คอลมั น์ B ในแถวที่ 1 เป็นต้น 11. คอลมั น์ (Column) = เปน็ ชอ่ งเซลลท์ เ่ี รียงกันใน แนวตัง้ ของแผน่ งาน (Worksheet) 12. แถว (Row) = เปน็ ชอ่ งเซลลท์ ่ีเรียงกนั ในแนวนอน ของแผน่ งาน 13. Sheet Tab = เป็นแถบทใี่ ช้แสดงจานวนแผน่ งานที่ เปิดขน้ึ มาใช้งาน

การใชโ้ ปรแกรมสาเร็จรปู ในงานสานักงาน 20 การสรา้ งสมดุ งาน ไฟล์ Excel ประกอบดว้ ยแผน่ งานหลาย ๆ แผ่นงาน ไฟล์ 1 ไฟล์ เราเรียกวา่ เปน็ สมดุ งาน หรือ Workbook ใน สมดุ งาน จะประกอบไปดว้ ยแผ่นงาน แตล่ ะแผน่ งาน เรยี กวา่ แผน่ งาน หรือ Worksheet โปรแกรม Excel มแี มแ่ บบไวใ้ ห้ เลือก เพื่อใหส้ ะดวกในการทางาน แมแ่ บบแต่ละอยา่ ง จะมี รปู แบบ และมีฟังก์ชนั ท่ีเตรยี มไว้ใหพ้ ร้อมใชง้ าน สามารถ ปรบั เปลย่ี นได้ แม่แบบบางแม่แบบต้องดาวนโ์ หลดมาจาก เว็บไซตข์ อง Microsoft ดงั น้ัน เครอื่ งคอมพวิ เตอรท์ ี่ใช้ จาเป็นตอ้ งตอ่ เชอ่ื มเขา้ กับอินเทอรเ์ น็ต จงึ จะใชแ้ มแ่ บบ ดงั กลา่ วได้ ในตัวอย่างน้ี จะเปน็ การเปดิ ใช้งาน โดยไมใ่ ช้ แม่แบบ ซ่ึงมีวิธีการดงั นี้

การใช้โปรแกรมสาเรจ็ รปู ในงานสานกั งาน 21 การสรา้ งสมดุ งาน 1. เปิดโปรแกรม Microsoft Excel 2010 2.ไปทีแ่ ฟม้ > สร้าง > สมดุ งานเปลา่ แลว้ คลกิ สรา้ ง 3. จะเปิดหน้าจอแรกของโปรแกรม เป็นหน้าจอว่างเปล่า โปรแกรม Excel จะตง้ั ชื่อสมดุ งานที่เปิดใชง้ านคร้ังแรกว่า สมุดงาน 1 ซึง่ ผใู้ ช้สามารถเปลยี่ นชือ่ ไดภ้ ายหลงั

การใช้โปรแกรมสาเร็จรูปในงานสานกั งาน 22 การปอ้ นขอ้ มลู การป้อนข้อมลู ลงในเวิรก์ ชตี ของ Excel นน้ั สามารถ ทาไดง้ า่ ยๆโดยไมม่ ีขนั้ ตอนทว่ี ุน่ วายซับซอ้ น แตอ่ ย่างใดเพราะ Excel ไมไ่ ด้มรี ูปเหมอื น word หรอื PowerPoint เพียงแต่ คุณเลอื กตาแหนง่ เซลล์ ทีจ่ ะใสข่ ้อมูลจากนน้ั ก็พิมพ์ข้อมูลท่ี ตอ้ งการแล้วกดปมุ่ Enter หรอื กดปมุ่ ลกู ศร เพื่อนาข้อมูล ลงในเซลล์ได้เลย

การใชโ้ ปรแกรมสาเรจ็ รูปในงานสานกั งาน 23 การป้อนขอ้ มลู (ตอ่ ) เทคนคิ การป้อนขอ้ มลู ที่เร็วคอื ให้พิมพ์ขอ้ ความเสรจ็ แล้วกดปุ่มลูกศร เพื่อไปรอรบั ค่าที่จะป้อนในเซลลถ์ ดั ไป ใน ทศิ ทางทีค่ ุณตอ้ งการได้ เช่น จะป้อนลงตอ่ เนอ่ื งก็กดลกู ศรลง ได้เลย ข้อมูลทเ่ี ปน็ วนั ที่(Date) เรืม่ ต้นโปรแกรมจะต้งั ค่าการ ป้อนเปน็ เดือน-วนั -ปี (mm-aa-yy) และเปน็ ปี ค.ศ. เช่น 12/25/13 คอื วันท่ี 25 เดือนธนั วาคม ปี2013 หรือจะป้อน 12-25-13 เม่อื กดป่มุ Enter โปรแกรมจะแสดงเปน็ 12/25/2013 แตค่ ณุ สามารถจดั รูปแบบวนั ทใ่ี ห้เปน็ แบบไทย เช่น 25 ธ.ค. 56 ภายหลงั ได้

การใช้โปรแกรมสาเรจ็ รปู ในงานสานกั งาน 24 การตกแตง่ เซลล์ เครื่องมือจดั รูปแบบขอ้ มลู Microsoft Excel 2007 มเี ครอื่ งมือทสี่ นับสนนุ การ กาหนดรูปแบบเซลล์และข้อมลู ใหต้ รงกบั ความต้องการของงาน แตล่ ะงานไดเ้ ป็นอยา่ งดีทาให้เอกสารทไ่ี ด้มคี วามถกู ต้อง สวยงาม งา่ ยตอ่ การใชง้ าน ส่วนใหญ่แลว้ เคร่ืองมอื ตา่ งๆ ใน Microsoft Excel 2007 นน้ั มกี ารทางานเหมอื นกับเวอรช์ ่นั กอ่ นหน้าน้เี พียงแตถ่ ูกนามา จดั วางในส่วนตดิ ต่อกบั ผู้ใชใ้ หม่เพ่ือให้สามารถเขา้ ถึงเครอื่ งมอื ต่างๆ โดยไดร้ วบรวมเครอ่ื งมือที่สาคญั ในการจัดรปู แบบขอ้ มูลไว้ ท่แี ท็บ Home ซึง่ แต่ละกลุ่ม เครอื่ งมือมี รายละเอียดดงั น้ี

การใช้โปรแกรมสาเร็จรปู ในงานสานักงาน 25 การตกแตง่ เซลล์ - Font : จดั การเก่ียวกบั แบบ ขนาด ลักษณะ สพี น้ื หลงั ของตัวอักษร และของเซลล์ - Alignment : จดั การเกย่ี วกับตาแหนง่ ของตัวอักษร หรือขอ้ ความในเซลล์ - Number : จัดการเกีย่ วกับการแสดงผลของตวั เลข - Style : จดั การรปู แบบเซลล์อัติโนมัติรูปแบบตาราง รูปแบบการแสดงผลตามเงอื่ นไข - Cell : จดั การรูปแบบของเซลลใ์ น Worksheet - Editing : จัดการข้อมลู ใน Worksheet เชน่ ใสส่ ูตร อยา่ งงา่ ย กรอง หรอื คน้ หาขอ้ มลู

การใช้โปรแกรมสาเรจ็ รูปในงานสานักงาน 26 การตกแตง่ เซลล์ การจดั รูปแบบตวั อกั ษร เพอื่ ให้ข้อความที่กรอกไว้ในเซลลต์ ่างๆบนเวิรก์ ชตี สามารถจัดรปู แบบให้เหมาะสมตามความต้องการ ซึ่งนอกจาก จะทาใหเ้ กดิ ความสวยงามแล้ว ยงั ใชเ้ พื่อเน้นถึงความสาคญั ของ ข้อมลู ดว้ ย เชน่ การทาหัวข้อรายการเป็นตวั หนา และใหญก่ ว่า เนื้อหาปกตเิ ป็นต้น ซงึ่ การจัดการรปู แบบข้อความสามารถทาได้ ดงั นี้ 1. เลอื กเซลลล์ ์ช่วงของเซลลข์ ้อความ หรืออักขระที่คุณ ต้องการจัดรูปแบบ 2. บนแทบ็ หน้าแรก ในกลมุ่ แบบอักษร ให้ทา ดังต่อไปนี้ 2.1 เมือ่ ตอ้ งการเปล่ียนแบบอักษร ใหค้ ลิกแบบ อักษรที่ต้องการในแบบอกั ษร 2.2 เม่อื ต้องการเปลยี่ นขนาดแบบอกั ษร ใหค้ ลิก ขนาดแบบอักษรที่คณุ ต้องการในกลอ่ ง ขนาดแบบอกั ษร

การใช้โปรแกรมสาเร็จรูปในงานสานกั งาน 27 การตกแตง่ เซลล์ การวาดเส้นกรอบเซลล์ การวาดเสน้ กรอบเซลล์สามารถทาไดโ้ ดยทาตามขน้ั ตอน ต่อไปนี้ 1.เลือกเซลล์หรือกลม่ เซลลท์ ่ตี ้องการจดั รูปแบบ 2.เลือกเคร่อื งมือ Border แลว้ เลอื กรูปแบบเสน้ กรอบ ตามทีต่ ้องการ

การใช้โปรแกรมสาเร็จรปู ในงานสานักงาน 28 การตกแตง่ เซลล์ แทรกรูปภาพ และรปู ทรง การแทรกรูปภาพนอกจากการจัดการขอ้ มูล และเซลล์ให้ ดูเปน็ ระเบยี บสวยงามแลว้ Microsoft Excel 2007 สามารถ แทรกรูปภาพท่เี ราตอ้ งการเพอ่ื จัดการหนา้ เอกสารให้ตรงกับ ความต้องการของเราได้อกี ด้วย ซ่ึงการแทรกรูปภาพท่เี รา จดั เตรียมมา สามารถทาไดด้ งั ขัน้ ตอนต่อไปนี้ 1. เลือกตาแหน่งท่ตี อ้ งแทรกรปู ภาพ 2. เลอื กแทบ็ Insert เลอื กคาสง่ั Picture และเลอื กไฟล์ ที่ตอ้ งการ

การใชโ้ ปรแกรมสาเรจ็ รูปในงานสานักงาน 29 การตกแตง่ เซลล์ การแทรก Clip Art คลปิ อาร์ต คอื ภาพสาเรจ็ รูปท่ี Microsoft Office ได้ จัดเตรียมไว้เบื้องตน้ อยแู่ ล้ว โดยรปู ภาพเหลา่ นี้ถูกจัดเกบ็ เปน็ หมวดหมูก่ ารแทรกคลิปอารต์ สามารถทาได้ดงั ข้นั ตอนตอ่ ไปนี้ 1. เลอื กตาแหนง่ ที่ต้องแทรกคลิปอารต์ 2. เลอื กแท็บ Insert เลือกคาสงั่ Clip Art และเลือก ภาพที่ตอ้ งการ

การใช้โปรแกรมสาเรจ็ รูปในงานสานักงาน 30 การตกแตง่ เซลล์ การแทรก SmartArt SmartArt คอื กลุ่มของรูปทรงสาเร็จรูปอกี ประเภทหนง่ึ ทช่ี ว่ ยในการนาเสนอข้อมลู โดย SmartArt ทถ่ี กู เตรยี มไวม้ ี หลายรปู แบบให้เลอื กใชใ้ หต้ รงตามความต้องการในการใช้งาน ซงึ่ SmartArt แต่ละรปู แบบจะมีคาอธิบายประกอบการใช้งาน บรรยายไวใ้ ต้กลมุ่ ของรปู ทรงน้ัน และการแทรก SmartArt สามารถทาได้ ดังข้ันตอนต่อไปนี้ 1. เลือกแท็บ Insert เลือกคาส่ัง SmartArt และเลอื ก กลุ่มของรูปทรงท่ตี อ้ งการ 2. ลากรปู ทรงทตี่ อ้ งการลงบน Worksheet 3. ปรบั แต่งข้อความ หรือกลมุ่ ของรปู ทรงตามท่ี ต้องการ

การใช้โปรแกรมสาเรจ็ รปู ในงานสานักงาน 31 การบนั ทกึ ขอ้ มลู 1. การบนั ทกึ สมดุ งานใหม่ เม่ือเปดิ สมดุ งานคร้งั แรก โปรแกรมจะตัง้ ชอ่ื ใหเ้ ปน็ สมุด งาน...และตามดว้ ยเลขลาดับ เมือ่ ตอ้ งการบันทกึ โปรแกรม Excel จะใชห้ น้าจอ บนั ทกึ เป็น เพ่ือใหร้ ะบุตาแหนง่ ของสมดุ งาน และเปล่ียนชอ่ื สมดุ งานตามต้องการ วิธีการบันทกึ มีดังนี้ 1. ไปท่ี แฟ้ม > บันทึก 2. โปรแกรมจะเปดิ หนา้ จอ บันทึกเปน็ ใหค้ ลิกระบุ ตาแหน่งของสมุดงานท่ตี อ้ งการบนั ทกึ ดังภาพ

การใช้โปรแกรมสาเร็จรูปในงานสานกั งาน 32 การบนั ทกึ ขอ้ มลู 3. เปล่ียนช่อื สมดุ งาน ชือ่ ของสุมดงานควรสอดคลอ้ ง กับข้อมลู ในสมุดงาน ถา้ ไมใ่ สน่ ามสกลุ (File extension) โปรแกรม Excel 2010 จะเพ่ิมใหเ้ อง เป็นนามสกลุ xlsx 4. กดปุม่ บนั ทึก เป็นอันเสรจ็ สิน้ การบนั ทกึ สมุดงาน ใหม่ จะสงั เกตท่ี Title bar ด้านบน จะมีชอื่ สมุดงานทบ่ี นั ทึก แล้ว แทนชือ่ สมดุ งาน เดิม

การใชโ้ ปรแกรมสาเร็จรูปในงานสานกั งาน 33 การบนั ทกึ ขอ้ มลู 2. การบันทึกขอ้ มลู ตามปกติ การบนั ทกึ ขอ้ มูลตามปกติ เปน็ การบนั ทึกข้อมูลหลังจาก การบันทกึ ขอ้ มูลครงั้ แรก หรือ เป็นการบันทึกขอ้ มลู จากไฟล์ งานทเี่ ปดิ ใชง้ านจากไฟล์เกา่ การบันทึกสมดุ งานทเี่ คยใชง้ านแล้ว หรอื สมุดงานเกา่ ทเี่ ปดิ มาใช้งาน โปรแกรมจะบันทึกข้อมลู ที่ เปล่ียนแปลง เปน็ ปจั จุบนั ณ ขณะใช้งานขณะนน้ั ๆ โดยไม่เปิด กล่องโต้ตอบ (Dialog box) ใด ๆ ท้งั สน้ิ การบันทกึ ข้อมลู มี วธิ ีการบนั ทึกได้ หลายวธิ ี ดงั น้ี 1. ใช้แถบเมนดู ว่ น ซึ่งตามปกติ จะอย่ดู า้ นบนสดุ โดย คลกิ ทรี่ ูปแผน่ ขอ้ มูล ดังภาพ

การใช้โปรแกรมสาเรจ็ รูปในงานสานกั งาน 34 การบนั ทกึ ขอ้ มลู 2. ใช้ Keyboard shortcut โดยกดปุม่ Ctrl + S 3. ไปที่ แฟม้ > บนั ทกึ ดงั ภาพ 3. การบันทึกข้อมูลเพือ่ เปลย่ี นชอ่ื หรือตาแหนง่ ของไฟล์ เมอ่ื ต้องการเปล่ยี นช่อื สมุดงาน หรือตาแหนง่ ของ สมดุ งานในขณะทางาน ใหท้ าดังนี้ 1. ไปท่ี แฟม้ > บนั ทกึ เปน็ 2. จะเปดิ หน้าจอ บนั ทึกเป็น ใหร้ ะบตุ าแหน่งของสมุด งาน และช่ือสมุดงาน 3. คลกิ ป่มุ บนั ทกึ

การใช้โปรแกรมสาเรจ็ รูปในงานสานกั งาน 35 การออกจากโปรแกรม เมือ่ ตอ้ งการยกเลิกทางาน Microsoft Excel แลว้ ต้องการออกจากโปรแกรม หรือปดิ โปรแกรม อันดบั แรกควร ตรวจสอบแฟม้ ขอ้ มลู ที่เปดิ อยวู่ า่ มกี ารบนั ทกึ และปิดแฟม้ ขอ้ มูล เรยี บรอ้ ยแล้วหรือไม่เมื่อตรวจสอบเรยี บรอ้ ยแลว้ ใหท้ าตาม ขน้ั ตอนดงั นี้ 1. เลอื กเมนู File (แฟ้ม) 2. เลอื ก Exit (จบการทางาน) หรอื ปมุ่ ท่ีมุม ขวาจอภาพ

การใช้โปรแกรมสาเร็จรูปในงานสานักงาน 36 การเปดิ แฟ้มขอ้ มลู เดมิ เม่ือต้องการอ่านหรือเรียกแฟม้ ข้อมลู ที่เคยบนั ทกึ ไวแ้ ล้ว กลับคนื มาจากไดรฟ์ และโฟลเดอรท์ ี่บนั ทึกมีขน้ั ตอนดังนี้ 1. เลือกเมนูแฟม้ (File) เลอื กเปดิ (Open) หรอื คลิกบน แถบเคร่ืองมอื ดว่ น 2. ระบุ Drive และระบุ Folder ทจ่ี ัดเกบ็ ข้อมลู ท่ีต้องการ เปดิ ท่ีชอ่ งมองหาใน 3. เลือก ชือ่ แฟม้ ขอ้ มลู ทต่ี ้องการ แล้วเลอื กเปดิ (Open)

การใชโ้ ปรแกรมสาเรจ็ รูปในงานสานกั งาน 37 การพมิ พข์ อ้ มลู ออกทางเครอื่ งพมิ พ์ การนาข้อมลู จากชตี หรอื แฟ้มขอ้ มลู Excel ออกทา กระดาษพิมพ์บนเครอ่ื งพมิ พ์ทเี่ ลือกโดยก่อนจะนาขอ้ มลู ไปพมิ พ์ จะตอ้ ง มีการต้งั ค่าหน้ากระดาษโดยกาหนดรายละเอียดท่ี สาคัญ เชน่ ขนาดกระดาษ ขอบกระดาษ หวั กระดาษ/ท้าย กระดาษ ฯลฯ ขณะทก่ี าหนดสามารถขอดูเอกสารบน หน้ากระดาษไดท้ ี่ ภาพก่อนพิมพ์ เมือ่ กาหนดเรยี บร้อยแลว้ จะตอ้ งเข้าสู่เมนพู ิมพเ์ พอื่ นาออกทางเครือ่ งพมิ พใ์ นลาดบั สดุ ท้าย 1. การตั้งค่าหน้ากระดาษ ในกรณที ี่จะเริ่มพิมพ์งานจากชีตเป็นครง้ั แรก ควรจะ เข้าไปกาหนดการต้ังค่าหนา้ กระดาษเสียกอ่ นเพือ่ จะไดเ้ กบ็ เปน้ ขอ้ กาหนดในการพมิ พ์ออกทางกระดาษพมิ พ์ มีข้ันตอนดงั น้ี

การใชโ้ ปรแกรมสาเร็จรูปในงานสานกั งาน 38 การพมิ พข์ อ้ มลู ออกทางเครอ่ื งพมิ พ์ 1.1 เลื่อนไปยงั ชีตท่ตี อ้ งการพิมพ์ 1.2 เลอื กเคา้ โครงหนา้ กระดาษ (Page Layout) เลอื กต้งั คา่ หน้ากระดาษ (Page Setup) เลอื กจะปรากฏเมนูการต้งั คา่ หน้ากระดาษพร้อมเมนูหลกั 4 เมนูโดยปรากฏหนา้ จอภาพดงั น้ี

การใช้โปรแกรมสาเรจ็ รปู ในงานสานักงาน 39 การพมิ พข์ อ้ มลู ออกทางเครอื่ งพมิ พ์ 2. ตัวอยา่ งกอ่ นพิมพแ์ ละพมิ พ์ เป็นภาพเหมอื นจริงของเอกสารทเ่ี ราจะพิมพอ์ อกทาง กระดาษพิมพอ์ อกทางกระดาษพิมพ์ โดยจาลองให้ตรวจสอบ กอ่ นจะพมิ พข์ อ้ มูลจริงจะถูกใช้ประกอบระหวา่ งเมนู การตัง้ คา่ หนา้ กระดาษ และเมนูการพิมพ์โดย3เมนคู าสงั่ นจ้ี ะทางาน รว่ มกัน ข้นั ตอน เลือกเมนูแฟม้ เลอื กพิมพ์(หรอื คลิก บนแถบ เครื่องมือดว่ น) จะปรากฏหน้าหนา้ จอภาพ

คาถามท้ายหนว่ ยท่ี 3 1. Microsoft Excel เป็นโปรแกรมประเภทใด 2. โปรแกรม Microsoft Excel เป็นโปรแกรม เหมาะสาหรับใช้งานประเภทใด 3. อธิบายการเขา้ สโู่ ปรแกรม Microsoft Excel พอเขา้ ใจ

หน่วยท่ี 4 ใช้งานโปรแกรม Microsoft Excel เพื่อคานวณขอ้ มลู ตา่ งๆ

การใชโ้ ปรแกรมสาเรจ็ รูปในงานสานักงาน 40 การสรา้ งตาราง 1. เลอื กเซลล์ใดๆ ในช่วงของเซลลท์ ีต่ อ้ งการรวมไว้ใน ตาราง 2. บนแทบ็ Home ใหค้ ลกิ สไตล์ > จดั รูปแบบเปน็ ตาราง > เลือกสไตลท์ ่ีตอ้ งการจากตาราง แกลเลอรีสไตล์ 3. Excel จะเนน้ ช่วงขอ้ มูลของตารางของโดยอัตโนมัติ และจะแสดงทอ่ี ยชู่ ว่ งในสว่ นโต้ตอบ จัดรูปแบบเป็นตาราง แต่ คณุ สามารถปรบั ช่วงได้ถ้าจาเป็น ถา้ แถวบนสดุ ของช่วงทีเ่ ลอื กมี ขอ้ มลู ทีต่ ้องการใชเ้ ป็นส่วนหัวของตาราง ใหเ้ ลือกกลอ่ ง ตาราง ของฉนั มสี ว่ นหัวของตาราง ถา้ คณุ ไมเ่ ลอื กกล่อง ตารางของฉนั มีสว่ นหวั ของตาราง สว่ นหวั ของตารางทีม่ ีชือ่ เริม่ ตน้