รายงาน.docx 1

1 รายงาน เร่ือง การจดั ทาหนงั สือราชการ จดั ทาโดย นางสาว กิตตมิ า ยาวริ าช ปวส.1/2B เลขท่ี 7 นางสาว พรอุษา คลา้ ยเดช ปวส.1/2B เลขที่ 10 เสนอ อาจารย์ จตพุ ร เมืองมา วทิ ยาลยั การอาชีพเทงิ

2 คานา ผจู้ ดั ทา ไดจ้ ดั ทา e-Book เรื่องการเขียนหนงั สือราชการข้ึน โดยเห็นถึงความสาคญั ของการ เขียนหนงั สือราชการซ่ึงเป็นทกั ษะจาเป็นในการติดต่อสื่อสาร สาหรับขา้ ราชการ และบคุ ลากรภาครัฐทวั่ ไป การศึกษาเรื่องความรู้พ้ืนฐานในการเขียนหนงั สือราชการ น้นั จะชว่ ยใหผ้ ศู้ ึกษาสามารถเขียน หนงั สือติดตอ่ ราชการได้ เพราะงานส่วนใหญจ่ ะเกี่ยวกบั หนงั สือ และปัญหาที่เกิดข้ึนมกั จะเก่ียวกบั หนงั สือ ดงั น้นั การเขียนหนงั สือจึงเป็นหวั ใจสาคญั ของการปฏิบตั ิราชการ ผจู้ ดั ทาหวงั เป็ นอยา่ งยง่ิ ว่า คู่มือน้ีจะเป็นประโยชนส์ าหรับผศู้ ึกษา หากมีขอ้ ผดิ พลาดประการใด คณะผจู้ ดั ทายินดีนอ้ มรับขอ้ เสนอ พร้อมท้งั คาแนะนา เพื่อเป็นแนวทางปรับปรุงให้ดยี งิ่ ข้ึนในโอกาส ตอ่ ไป จดั ทาโดย นางสาว กิตติมา ยาวิราช นางสาว พรอุษา คลา้ ยเดช

สารบญั 3 คานา 2 การเขียนหนงั สือราชการ 4 คุณลกั ษณะท่ีดีของหนงั สือราชการ 5 หนงั สือราชการมีก่ีชนิด 7-20 ตวั อยา่ งเอกสาร 21-27 บรรณานุกรม 28

4 การเขียนหนังสือราชการ งานดา้ นสารบรรณ การจดั ทาหนงั สือราชการเป็นระเบียบปฏิบตั ิอยา่ งหน่ึงของหน่วยราชการที่ ขา้ ราชการและผตู้ ิดตอ่ กบั หน่วยราชการควรทราบ ท้งั น้ีเพ่ือให้เกิดผลดีตอ่ ระบบการปฏิบตั ิงานของ หน่วยราชการ การติดต่อระหว่างหน่วยงานราชการดว้ ยกนั ตลอดท้งั การติดตอ่ ระหวา่ งบคุ คลหรือ องคก์ รเอกชนกบั หน่วยราชการ ซ่ึงการจดั ทาหนงั สือราชการท่ีหน่วยราชการทกุ หน่วยถือเป็นหลกั ใน การปฏิบตั ิ ซ่ึงการจดั ทาหนงั สือราชการที่หน่วยราชการทุกหน่วยถอื เป็นหลกั ในการปฏิบตั ิน้นั ปรากฏ อยใู่ น “ระเบียบสานกั นายกรัฐมนตรี วา่ ดว้ ยงานสรรณ พ.ศ. 2526” “ระเบยี บสานกั นายกรัฐมนตรี วา่ ดว้ ยงานสารบรรณ (ฉบบั ท่ี 2) พ.ศ. 2558” ตลอดท้งั ระเบียบ ประกาศ และหนงั สือทีเ่ กี่ยวกบั ระบบงาน สารบรรณที่ออกโดยสานกั นายกรัฐมนตรีและหน่วยงานที่เกี่ยวขอ้ ง ภายหลวั ปี พุทธศกั ราช 2526 เป็น ตน้ มา หนงั สือราชการ หมายถึง เอกสารท่ีเป็นหลกั ฐานในราชการ ไดแ้ ก่ 1. หนงั สือท่ีมีไปมาระหว่างส่วนราชการ เช่น กระทรวงมหาดไทยมีหนงั สือถึงสานกั งาน ก.พ. กระทรวงศึกษาธิการมีหนงั สือถึงกรมการบินพาณิชย์ เป็นตน้ 2. หนงั สือท่ีส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอ่ืน ซ่ึงมิใชส่ านกั งานราชการหรือไปถึง บคุ คลภายนอก เช่น กรมชลประทานมีหนงั สือถึงนายชูศกั ด์ิ เจริญชยั กรมตรวจบญั ชีสหกรณ์มี หนงั สือถึงร้านสหกรณ์กรุงเทพ จากดั เป็นตน้ 3. หนงั สือท่ีหน่วยงานอื่นใดซ่ึงมิใช่ส่วนราชการหรือท่ีบคุ คลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ เช่น นายสมชาย ชื่นจิต มีหนงั สือถึงกรมวิชาการเกษตร, มูลนิธิ 5 ธนั วามหาราช มีหนงั สือถึงกระทรวง หมาดไทย เป็นตน้ 4. เอกสารท่ีทางราชการจดั ทาข้ึนเพื่อเป็นหลกั ในราชการ เชน่ รายงานการประชุม หนงั สือ รับรอง ใบเสร็จรับเงิน เป็นตน้

5 5. เอกสารท่ีทางราชการจดั ทาข้ึนตามกฎหมาย ระเบียบหรือขอ้ บงั คบั เชน่ คาสงั่ ระเบียบ ขอ้ บงั คบั ประกาศ เป็นตน้ คุณลกั ษณะทดี่ ขี องหนังสือราชการ องคป์ ระกอบของหนงั สือราชการ ไดแ้ ก่ กระดาษท่ีใช้ เป็นกระดาษตราครุฑที่มีขนาดตวั ครุฑสูง 3 เซนติเมตร พิมพด์ ว้ ยสีดาหรือเป็นครุฑดนุ อยทู่ ี่ก่ึงกลางส่วนบนของกระดาษ (ยกเวน้ หนงั สือภายในท่ีมีรูปแบบเฉพาะโดยมีขนาดของตวั ครุฑสูง 1.5 เซนติเมตร และมีขอ้ ความกาหนดเป็นแบบไว)้ ลกั ษณะของกระดาษท่ีมีคณุ ภาพดี คือ กระดาษ ปอนดข์ าว น้าหนกั ไม่นอ้ ยกวา่ 60 กรัมต่อตารางเมตร ขนาด เอ 4 (210 * 297 มิลลิเมตร) สีของหมึกพมิ พ์ ใชห้ มึกพิมพส์ ีดา โดยสีของหมึกพมิ พต์ อ้ งมีระดบั ความเขม็ ที่สม่าเสมอตลอดท้งั ฉบบั รูปแบบของหนงั สือราชการ ในกรณีที่เป็นหนงั มือราชการประเภทจดหมายควรจดั ระยะและ วางตาแหน่งส่วนประกรอบต่างๆ ของจดหมาย เชน่ เลขท่ีและช่ือเรื่องของหนงั สือ ช่ือและท่ีอยสู่ ่วน ราชการเจา้ ของหนงั สือ ส่วนราชการเจา้ ของเร่ือง วนั ที่ออกหนงั สือ คาข้ึนตน้ และคาลงทา้ ย ขอ้ ความ ส่วนราชการเจา้ ของหนงั สือ ฯลฯ ให้ถกู ตอ้ งตามรู้แบบท่ีสานกั นายกรัฐมนตรีไดก้ าหนดเป็นระเบียบ หรือแนวปฏิบตั ิไว้ ท้งั น้ี เพื่อความถูกตอ้ ง ความเป็นระเบียบ และความน่าอ่านของหนงั สือราชการ น้นั ๆ ซอง เป็นซองสีขาวที่มีตราครุฑขนาดสูง 1.5 เซนติเมตร อยดู่ า้ นบนซ้ายของหนา้ ซอง ขนาดของซอง จะตอ้ งมีขนาดท่ีเหมาะสมกบั หนงั สือราชการและส่ิงที่จะส่งไปพร้อมกบั หนงั สือราชการน้นั ขนาด มาตรฐาน 4.25 * 9.50 นิ้ว และจดั พิมพต์ ามรูปแบบท่ีถกู ตอ้ ง

6 ขอ้ ความในหนงั สือ ภาษาและการใชภ้ าษาในหนงั สือราชการน้นั เป็นส่ิงสาคญั ประการหน่ึงที่ตอ้ ง คานึงถึง ขอ้ ความในจดหมายควรมีลกั ษณะดงั น้ี 1.มีความถกู ตอ้ ง ความถกู ตอ้ งในการเขียนหนงั สือราชการ หมายถึง ความถูกตอ้ งของเน้ือหา ประเภทและรูปแบบของหนงั สือ ตวั สะกดการันต์ วรรคตอนและการใชเ้ ครื่องหมายวรรคตอน ตลอด ท้งั ความเหมาะสมในการใชภ้ าษาให้สอดคลอ้ งกบั ผรู้ ับและเน้ือหา 2.มีความกะทดั รัดและชดั เจน หนงั สือราชการท่ีดี ควรเขยี นดว้ ยขอ้ ความท่ีกะทดั รัด ชดั เจน กล่าวคือ เป็นขอ้ ความท่ีมีขนาดส้นั และม่งุ เสนอเฉพาะประเดน็ สาคญั ของเน้ือหา เมื่ออา่ นแลว้ เขา้ ใจได้ ทนั ทีว่าผเู้ ขียนมีจุดประสงคห์ รือตอ้ งการสื่ออะไรใหผ้ อู้ า่ นไดท้ ราบ 3.มีความสมบรู ณ์ เน้ือหาในหนงั สือราชการจะตอ้ งมีสาระสาคญั ครบถว้ น ตามจุดประสงคห์ รือ เจตนาท่ีผเู้ ขียนกาหนดไวอ้ ีกดว้ ย 4.มีความสุภาพ หนงั สือราชการควรมีถอ้ ยคาสุภาพ แสดงถึงการใหเ้ กียรติแก่ผรู้ ับ การเลือกใช้ ภาษาที่แสดงถึงสุภาพน้นั จะข้ึนอยกู่ บั สถานภาพของผลู้ งนามในหนงั สือกบั ผรู้ ับเป็นสาคญั เชน่ การ เขียนขอ้ ความส่วนสรุปเพียงเพอื่ แจง้ ให้ผรู้ ับหนงั สือทราบถึงเร่ืองราวที่เกิดข้ึน หากผใู้ ตบ้ งั คบั บญั ชา บนั ทึกเสนอผบู้ งั คบั บญั ชา จะตอ้ งใชว้ า่ “จึงเรียนมาเพ่ือโปรดทราบ” แตห่ ากเป็นหนงั สือจาก ผบู้ งั คบั บญั ชาแจง้ ไปยงั ผใู้ ตบ้ งั คบั บญั ชา จะตอ้ งใชค้ าว่า “จึงเรียนมาเพื่อทราบ” 5.มีความเป็นเอกภาพ ในการเขียนหนงั สือราชการแตล่ ะคร้ังไม่ควรนาเรื่องราวทเี่ ป็นคนละ เร่ืองไวใ้ นฉบบั เดียวกนั ในหนงั สือราชการแตล่ ะฉบบั ควรนาเสนอเน้ือหาท่ีเป็นเรื่องเดียวกนั ท้งั ฉบบั โดยมีจุดประสงคส์ าคญั ใจความสาคญั หรือประเดน็ สาคญั ท่ีตอ้ งการจะสื่อใหผ้ ูร้ ับไดท้ ราบเพียง ประการเดียว 6.มีสารัตถภาพ การเขียนหนงั สือราชการควรเขียนเนน้ ย้าสาระสาคญั หรือให้รายละเอียดสาคญั ท่ีตอ้ งการใหผ้ อู้ ่านทราบอยา่ งชดั เจน ตรงไปตรงมา ไมว่ กวน หรือออ้ มคอ้ มดว้ ยการใชข้ อ้ ความหรือ อธิบายเรื่องราวทยี่ ืดยาวจนเกินความจาเป็น

7 7.มีสมั พนั ธภาพ ขอ้ ความและเน้ือหาในหนงั สือราชการ ความมีความสัมพนั ธท์ ี่เชื่อมโยงกนั โดยตลอด และมีการลาดบั ความที่ตอ่ เน่ือง ไมส่ ร้างความสบั สนใหแ้ ก่ผอู้ า่ น 8. ความสะอาด ความสะอาดก็เป็นส่ิงที่แสดงถึงความละเอียด รอบคอบ ตลอดจนความต้งั ใจ จริงในการติดตอ่ ส่ือสาร ดงั น้นั ในหนงั สือราชการจึงไม่ควรมีรอยขดุ ขีด ลบ รอบคราบสกปรกตา่ งๆ หรือแมแ้ ต่รอยยบั ยน่ ของกระดาษกไ็ ม่ควรใหม้ ีปรากฏข้นั ตน้ หนงั สือราชการตามระเบียบสานกั นายกรัฐมนตรีวา่ ดว้ ยงานสารบรรณ มี 6 ชนิด คือ 1.หนงั สือภายนอก ใชต้ ิดตอ่ ราชการที่เป็นแบบพิธีระหวา่ งส่วนราชการ หรือส่วนราชการมีถึง หน่วยงานอ่ืนใดซ่ึงมิใชส่ ่วนราชการ หรือที่มีถึงบคุ คลภายนอก 2.หนงั สือภายใน ใชใ้ นการติดต่อราชการภายในกระทรวงทบวงกรม หรือจงั หวดั เดียวกนั 3.หนงั สือประทบั ตรา ใชใ้ นการติดต่อราชการเฉพาะกรณีท่ีไม่ใชเ่ รื่องสาคญั 4. หนงั สือสงั่ การ ไดแ้ ก่ คาสง่ั ระเบียบ และขอ้ บงั คบั 5. หนงั สือประชาสมั พนั ธ์ ไดแ้ ก่ ประกาศ แถลงการณ์ และขา่ ว 6. หนงั สือที่ทาข้ึนหรือรับไวเ้ ป็นหลกั ฐานในราชการ ไดแ้ ก่ หนงั สือรับรอง รายงานการ ประชมุ บนั ทึก และหนงั สืออ่ืน ส่วนประกอบและรายละเอียดของหนงั สือภายนอก มีดงั น้ี 1.ท่ี เป็นส่วนประกอบทอ่ี ยทู่ างดา้ นซ้ายบนสุดของหนงั สือ ซ่ึงหนงั สือทกุ ฉบบั จะมีกาหนดไว้ เพื่อ - เป็นขอ้ อา้ งอิงของฝ่ ายที่ส่งหนงั สือออก ในกรณีที่จะมีการอา้ งถึงหนงั สือฉบบั น้นั ในการ ติดตามเร่ืองหรือเพื่อการติดต่อ โตต้ อบหลงั จากท่ีไดส้ ่งหนงั สือน้นั ออกไปแลว้

8 - เป็นประโยชน์ในการเกบ็ เรื่องระหวา่ งปฏิบตั ิหรือเม่ือเรื่องน้นั ไดด้ าเนินการเป็นท่ีเรียบร้อย แลว้ - เป็นขอ้ อา้ งอิงเมื่อตอ้ งการจะคน้ หาเร่ืองที่ไดเ้ กบ็ ไว้ - เป็นตวั เลขสถิติแสดงปริมาณของหนงั สือท่ีไดม้ กี ารติดตอ่ กบั หน่วยงานต่างๆ ในรอบปี ปฏิทินหน่ึง 2.ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ให้ลงชื่อของส่วนราชการหรือคณะกรรมการทีเ่ ป็นเจา้ ของ หนงั สือน้นั พร้อมท้งั ลงท่ีต้งั ท่ีสามารถติดต่อทางไปรษณียไ์ ดโ้ ดยสะดวกไวด้ ว้ ย สาหรับตาแหน่งของ ส่วนราชการเจา้ ของหนงั สือจะปรากฏอยทู่ างดา้ นขวาสุดของหนงั สือและอยบู่ รรทดั เดียวกบั “ที่” 3. วนั เดือน ปี ให้ลงตวั เลขของวนั ท่ี ช่ือเตม็ ของเดือนและตวั เลขของปี พทุ ธศกั ราชที่ออก หนงั สือ โดยไม่ตอ้ งมีคาว่าวนั ที่ เดือน และ พ.ศ. นาหนา้ สาหรับตาแหน่งตวั เลขของวนั ที่จะ ปรากฏ อยตู่ รงก่ึงกลางหนา้ กระดาษ บรรทดั ตอ่ จากทอ่ี ยสู่ ่วนราชการเจา้ ของเรื่อง 4. เรื่อง ใหล้ งสาระสาคญั ที่เป็นใจความที่ส้นั กะทดั รัดและครอบคลุมเน้ือหาของหนงั สือฉบบั น้นั 5. คาขนึ้ ต้น ระบเุ ฉพาะตาแหน่งของผทู้ ี่หนงั สือน้นั มีไปถึง หือลงชื่อบคุ คล ในกรณีท่ีเป็นการ ติดตอ่ กบั บุคคลโดยไมเ่ กี่ยวกบั ตาแหน่งหนา้ ท่ี (โดยไม่ตอ้ งมีคาว่า “ฯพณฯ” หรือ “ท่าน” นาหนา้ ชื่อ ตาแหน่งหรือชื่อบคุ คล) เช่น เรียน รัฐมนตรีว่าการกระทรวงศึกษาธิการ 6. อ้างถงึ เป็นการอา้ งถึงเอกสารท่ีมีความสมั พนั ธ์เกี่ยวกบั เน้ือหาในหนงั สือหรืออาจเป็น หนงั สือที่เคยมีติดต่อกนั มาก่อน โดยปกติจะอา้ งถึงเฉพาะหนงั สือฉบบั ลา่ สุดที่ติดต่อกนเพียงฉบบั เดียว เวน้ แตม่ ีเร่ืองหรือสาระสาคญั ในหนงั สือฉบบั อื่นที่เกี่ยวขอ้ งและตอ้ งนามาพิจารณา จึงจะอา้ งถงึ หนงั สือฉบบั น้นั ๆ สาหรับการเขียน “อา้ งถึง” น้นั ให้เขียนประเภทส่ิงพิมพ์ ช่ือส่วนราชการเจา้ ของ หนงั สือ เลขที่หนงั สือ และวนั เดือน ปี ท่ีออกหนงั สือ เช่น อา้ งถึง กรมอนามยั ท่ี สธ 0601/163 ลงวนั ท่ี 17 มีนาคม 2560 7. ส่ิงทีส่ ่งมาด้วย ใหล้ งชื่อส่ิงของ เอกสาร หรือบรรณสารท่ีส่งไปพร้อมกบั หนงั สือ หากไม่ สามารถบรรจุใสชองเดียวกนั ได้ ใหแ้ จง้ ดว้ ยว่าส่งไปโดยทางใน การเขยี น สิ่งที่ส่งมาดว้ ย ใหเ้ ขียน

9 ประเภทส่ิงพิมพ์ (ในกรณีท่ีเป็นหนงั สือภายนอก หนงั สือภายใน หนงั สือสงั่ การ ใหร้ ะบชุ ่ือส่วน ราชการเจา้ ของหนงั สือ เลขท่ีหนงั สือ และวนั เดือน ปี ท่ีออกหนงั สือ) พร้อมท้งั จานวนของส่ิงพิมพท์ ่ี ส่งไป เชน่ สิ่งที่ส่งมาดว้ ย 1. สาเนาหนงั สือกระทรวงการคลงั ที่ กค 0103/270 ลงวนั ที่ 10 เมษายน 2560 จานวน 1 ฉบบั 2.เอกสารทางวิชาการเร่ือง ภาษีมลู ค่าเพ่ิม จานวน 500 เล่ม (ส่งทางพสั ดุ ไปรษณีย)์ 8. ข้อความ คือเน้ือหาสาระท่ีตอ้ งการจะให้ผรู้ ับไดท้ ราบ ขอ้ ความในหนงั สือจะตอ้ ง ชดั เจน เขา้ ใจง่าย และมีสาระครบถว้ น ซ่ึงขอ้ ความในหนงั สือราชการแบ่งออกเป็น 3 ส่วน คือ 8.1 เหตผุ ล เป็นขอ้ ความท่ีกลา่ วถงึ สาเหตุท่ีมีหนงั สือไป ซ่ึงอาจกลา่ วในลกั ษณะของการแจง้ ใหผ้ ู้ ทราบว่า หน่วยงานของผเู้ ขียนจะทาอะไร หรือมีเหตกุ ารณ์ใดเกิดข้ึน หากเป็นเรื่องทเ่ี คยติดตอ่ กนั มาแลว้ เน้ือความตอนน้ีมกั เป็นการเทา้ ความเรื่องเดมิ โดยปกติคาที่ใชข้ ้ึนตน้ เน้ือความส่วนน้ีในกรณีท่ี เป็นเรื่องที่ใหม่หรือติดตอ่ เป็นคร้ังแรก มกั ข้ึนตน้ ดว้ ยคาวา่ “ดว้ ย......”. หรือ “ เน่ืองดว้ ย......” หากเป็นเร่ืองท่ีเคยมีการติดต่อกนั มาแลว้ หรือเป็นเรื่องท่ีทราบกนั โดยทวั่ ไปแลว้ มกั จะข้ึนตน้ ดว้ ยคาว่า “ตามที่” แลว้ ตามดว้ ยขอ้ ความในเรื่องเดิมท่ีกระชบั ท่ีสุด และปิ ดทา้ ยยอ่ หนา้ ในส่วนน้ีดว้ ยคาว่า “น้นั ” ในกรณีท่ีเป็นการติดต่อกนั อยา่ งต่อเน่ืองและตอ้ งการท่ีจะกล่าวอา้ งถึงหนงั สือฉบบั เดิมที่เคยติดต่อกนั จะข้ึนตน้ เน้ือหาในส่วนน้ี ว่า “ตามหนงั สือท่ีอา้ งถึง” แลว้ ตามดว้ ยขอ้ ความในเร่ืองเดิมที่กระชบั ท่ีสุด และปิ ดทา้ ยดว้ ย “ ความละเอียดแจง้ แลว้ น้นั ” จุดประสงค์ เป็นขอ้ ความในส่วนท่ีสองท่ีนบั ว่ามีความสาคญั เพราะเน้ือความจะกล่าวถงึ จุดประสงค์ ของหนงั สือฉบบั น้ี ซ่ึงจะตอ้ งเขียนใหช้ ดั เจนเพื่อใหผ้ รู้ ับหนงั สือทราบว่าผเู้ ขียนมีจุดประสงคอ์ ยา่ งไร ในกรณีที่หนงั สือมีจุดประสงคห์ ลายประการ ควรแยกจุดประสงคเ์ ป็นรายขอ้ อยา่ งชดั เจนเพื่อความ สะดวกของผรู้ ับในการทาความเขา้ ใจและการนาไปปฏิบตั ิ

10 สรุป เป็นขอ้ ความในส่วนสุดทา้ ยของหนงั สือที่เนน้ ใหผ้ รู้ ับหนงั สือไดท้ ราบถึงวิธีการปฏิบตั ิเม่ือไดร้ ับ หนงั สือฉบบั น้ีแลว้ ขอ้ ความที่สรุปน้ีจะตอ้ งสมั พนั ธ์กบั จุดประสงคท์ ่ีปรากฏในเน้ือหาตอนตน้ ซ่ึงการ เขียนขอ้ ความสรุปมีวิธีการเขียนโดยทวั่ ไป ดงั น้ี ในกรณที ่ตี ้องการเพยี งให้ผู้รับได้ทราบเร่ืองราวท่ีปรากฏในหนังสือ อาจใช้ว่า 1.จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ 2.จึงเรียนมาเพื่อทราบ ในกรณที ี่ต้องการให้ผ้รู ับดาเนินเรื่องตามข้นั ตอนต่อไป อาจใช้ว่า 1.จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาดาเนินการต่อไป 2.จึงเรียนมาเพื่อทราบและดาเนินการตอ่ ไป ในกรณีทต่ี ้องการให้ผู้รับตดั สินใจในเร่ืองท่ีปรากฏในหนังสือ อาจใช้ว่า 1.จึงเรียนมาเพ่ือโปรดพิจารณา 2.จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาอนุมตั ิ 3.จึงเรียนมาเพ่ือโปรดพิจารณาใหค้ วามอนุเคราะห์ ในกรณที ตี่ ้องการให้ผู้รับนาเร่ืองในหนังสือไปปฏบิ ัติ อาจใช้ว่า 1.จึงเรียนมาเพ่ือทราบและถือเป็นแนวปฏิบตั ิตอ่ ไป การเขียนส่วนสรุปของหนงั สืออาจเขียนในลกั ษณะท่ีเฉพาะเจาะจง ซ่ึงจะตรงตามเจตนารมณ์ของ เน้ือความในหนงั สือ อนั จะทาให้ผรู้ ับมีความรู้สึกท่ีดแี ละเขา้ ใจจุดประสงคข์ องหนงั สือไดอ้ ยา่ งถกู ตอ้ ง เชน่ กรณีที่ประสงค์จะเชิญผู้รับไปร่วมงานหรือกจิ กรรมที่จดั ขนึ้ อาจใช้ว่า 1.หวงั เป็นอยา่ งยง่ิ ว่าคงจะไดร้ ับเกียรติจากทา่ น และขอขอบพระคณุ เป็นอยา่ งสูงมา ณ โอกาสน้ี

11 ในกรณีท่ีประสงคจ์ ะขอความชว่ ยเหลือ เชน่ ขอรับบริจาค ของความร่วมมือ ขอใชส้ ถานท่ีเพื่อจดั กิจกรรม ฯ อาจใชว้ ่า 2.หวงั เป็นอยา่ งยง่ิ ว่าคงจะไดร้ ับความอนุเคราะห์จากทา่ น และขอขอบพระคณุ เป็นอยา่ งสูง มา ณ โอกาสน้ี 9. คาลงท้าย คาลงทา้ ยจะตอ้ งให้สมั พนั ธก์ บั คาข้ึนตน้ เช่น คาข้ึนตน้ คาลงทา้ ย เรียน ขอแสดงความนบั ถือ กราบเรียน ขอแสดงความนบั ถืออยา่ งย่งิ นมสั การ ขอนมสั การดว้ ยความเคารพ 10. ลงช่ือ ให้ลงลายมือชื่อเจา้ ของหนงั สือและพิมพช์ ื่อเตม็ ของเจา้ ของลายมือชื่อไวใ้ นวงเลบ็ ใต้ ลายมือชื่อ ซ่ึงพิมพช์ ื่อเตม็ ของเจา้ ของลายมือชื่อท่เี ป็นบุคคลธรรมดาน้นั ใหค้ านาหนา้ ช่ือวา่ นาย นาง นางสาว หนา้ ชื่อเตม็ ใตล้ ายมือชื่อ ในกรณีเจา้ ของลายมือช่ือมีตาแหน่งทางวิชาการ คือ ศาสตราจารย์ รองศาสตราจารย์ และผชู้ ่วยศาสตราจารย์ ใหพ้ ิมพค์ าเตม็ ของช่ือตาแหน่งทางวิชาการไวห้ นา้ ชื่อเตม็ ใน วงเลบ็ ใตล้ ายมือช่ือ 11. ตาแหน่ง ใหล้ งช่ือตาแหน่งของเจา้ ของหนงั สือไวใ้ ตช้ ่ือเตม็ 12. ส่วนราชาการเจ้าของเรื่อง ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ออกหนงั สือหรือส่วนราชการท่ีเป็น ผรู้ ับผิดชอบดาเนินเรื่องหรือปฏิบตั กิ ารเก่ียวกบั เร่ืองน้นั โดยตรง โดยพิมพไ์ วต้ รงมุมดา้ นลา้ งซ้ายของ หนา้ กระดาษในระดบั บรรทดั ทถ่ี ดั ลงมาจากบรรทดั ชื่อตาแหน่ง 13. โทร. ใหล้ งรหสั ทางไกลหมายเลขโทรศพั ทข์ องส่วนราชการเจา้ ของเรื่อง หมายเลข โทรศพั ท์ ภายใน (ถา้ มี) หมายเลขโทรสาร (ถา้ มี) และไปรษณียอ์ ิเลก็ ทรอนิกส์ (ถา้ มี) ไวใ้ ตช้ ่ือส่วนราชการ เจา้ ของเรื่อง

12 14. สาเนาส่ง (ถ้ามี) ในกรณีที่ไดจ้ ดั ส่งสาเนาหนงั สือไปให้ส่วนราชการหรือผทู้ ่ีเก่ียวขอ้ งและ ประสงคใ์ หผ้ รู้ บั หนงั สือทราบวา่ ไดส้ ่งสาเนาไปให้ผใู้ ดบา้ ง ใหพ้ ิมพช์ ่ือส่วนราชการหรือชื่อบุคคลที่ส่ง สาเนาไปใหแ้ ลว้ ในบรรทดั ต่อจากหมายเลขโทรศพั ทห์ รือโทรสารของส่วนราชการเจา้ ของเรื่อง 2.หนังสือภายใน หนงั สือภายใน เป็นหนงั สือท่ีใชต้ ิดตอ่ ภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจงั หวดั เดียวกนั มีแบบ พิธีนอ้ ยกว่าหนงั สือภายนอก ส่วนประกอบและรายละเอียดของหนงั สือภายในมีลกั ษณะคลา้ ยหนงั สือภายนอก คือ 1.ส่วนราชการ ให้ลงช่ือส่วนราชการเจา้ ของเรื่องหรือหน่วยงานท่ีออกหนงั สือ ถา้ ส่วนราชการ ท่ีออกหนงั สืออยใู่ นระดบั กรมข้ึนไป ให้ลงชื่อส่วนราชการเจา้ ของเรื่องท้งั ระดบั กรมและกอง หรือ ส่วนราชการท่ีออกหนงั สืออยใู่ นระดบั ต่ากว่ากรมลงมา ให้ลงช่ือส่วนราชการเจา้ ของเร่ืองเพียงระดบั กองหรือส่วนราชการเจา้ ของเรื่องน้นั พร้อมท้งั หมายเลขโทรศพั ท์ (ถา้ มี) 2.ท่ี ให้ลงรหสั พยญั ชนะและเลขประจาส่วนราชการเจา้ ของเรื่อง ทบั เลขทะเบียนหนงั สือส่ง 3.วนั ที่ ให้ลงตวั เลขของวนั ที่ ชื่อเตม็ ของเดือน และตวั เลขของปี พุทธศกั ราชท่ีออกหนงั สือ โดย ไมต่ อ้ งใส่คาวา่ เดือน และ พ.ศ. ลงหนา้ ชื่อเดือนและตวั เลขของปี พทุ ธศกั ราช 4.เรื่อง ให้ลงเร่ืองยอ่ ท่ีเป็นใจความสาคญั ของเน้ือหาในหนงั สือฉบบั น้นั ในกรณีที่เป็นเรื่องท่ี ต่อเน่ืองกบั หนงั สือฉบบั อ่ืน จะลงชื่อเร่ืองของหนงั สือฉบบั เดิมก็ได้ 5.คาขนึ้ ต้น ใหใ้ ชค้ าข้ึนตน้ ตามฐานะของผรู้ ับหนงั สือ โดยลงเฉพาะตาแหน่งของผทู้ ่ีหนงั สือ น้นั มีไปถึง หรือลงชื่อบคุ คลในกรณีที่เป็นการติดต่อกบั ตวั บุคคลโดยไมเ่ ก่ียวกบั ตาแหน่งหนา้ ท่ี 6.ข้อความ ให้ลงสาระสาคญั ของเรื่องให้ชดั เจนและเขา้ ใจง่าย ซ่ึงเน้ือหาในหนงั สือภายในแบง่ ออกเป็น 3 ส่วน คือ ส่วนที่เป็นเหตผุ ล ส่วนท่ีเป็นจุดประสงค์ และส่วนสรุป ในกรณีท่ีมีการอา้ งถึง หนงั สือท่ีเคยมีติดต่อกนั หรือมีเอกสารที่ส่งไปพอ้ มกบั หนงั สือ ใหร้ ะบไุ วใ้ นเน้ือหาส่วนใดส่วนหน่ึง ตามความเหมาะสม ท้งั น้ี เพราะรูปแบบของหนงั สือภายในตะไมม่ ี อา้ งถึง และ สิ่งที่ส่งมาดว้ ย การ

13 อา้ งถึงหนงั สือฉบบั ทเ่ี คยติดต่อกนั เอกสารตา่ งๆ ท่ีเก่ียวขอ้ งกบั เน้ือหา ตลอดท้งั การแจง้ ส่ิงที่มาพร้อม กบั หนงั สือ จึงตอ้ งระบชุ ่ือหนงั สือ เอกสาร หรือแจง้ สิ่งท่ีส่งมาดว้ ยลงไปในเน้ือหาเลย 7.ลงชื่อและตาแหน่ง ใหล้ งชื่อและตาแหน่งเช่นเดียวกบั หนงั สือภายนอก ส่วนประกอบพิเศษของหนงั สือภายนอกและหนงั สือภายใน หนงั สือราชการภายนอกและภายในบางฉบบั ยงั มีองคป์ ระกอบบางประการ ซ่ึงจะข้ึนอยกู่ บั ลกั ษณะหรือเน้ือความในหนงั สืออีก ไดแ้ ก่ 1.หนงั สือท่ีตอ้ งปฏิบตั ิให้เร็วกว่าปกติ เป็นหนงั สือทต่ี อ้ งจดั ส่งและดาเนินการทางสารบรรณ ดว้ ยความรวดเร็วเป็นพิเศษ หนงั สือที่มีลกั ษณะดงั กล่าว ระเบยี บสานกั นายกรัฐมนตรี วา่ ดว้ ยงานสาร บรรณ พ.ศ. 2526 กาหนดช้นั ความเร็วไว้ 3 ระดบั คอื 1.1 ด่วนท่ีสุด เป็นหนงั สือท่ีใหเ้ จา้ หนา้ ที่ปฏิบตั ทิ นั ทีที่ไดร้ ับหนงั สือ 1.2 ดว่ นมาก เป็นหนงั สือท่ีให้เจา้ หนา้ ท่ีปฏิบตั ิโดยเร็ว 1.3 ดว่ น เป็นหนงั สือท่ีใหเ้ จา้ หนา้ ท่ีปฏิบตั ิเร็วกวา่ ปกติ การระบุช้นั ความเร็วดงั กล่าวขา้ งตน้ ในระบุดว้ ยตวั อกั ษรสีแดงใหเ้ ห็นชดั เจนบนหนงั สือและซอง สาหรับหนงั สือภายนอกใหร้ ะบไุ วเ้ หนือคาวา่ ท่ี ส่วนหนงั สือภายในให้ระบุไวเ้ หนือคาว่า ส่วน ราชการ โดยใหอ้ ยทู่ างดา้ นขวาของครุฑ ส่วนที่ซอง ใหร้ ะบุไวเ้ หนือส่วนราชการโดยใหอ้ ยดู่ า้ นขวา ของครุฑ 2.หนงั สือท่ีไม่สามารถเปิ ดเผยตอ่ สาธารณชน ซ่ึงจดั เป็นหนงั สือราชการลบั หากเน้ือความใน หนงั สือร่ัวไหลไปถึงบคุ คลอ่ืนที่ไม่มีหนา้ ที่เก่ียวขอ้ ง อาจก่อให้เกิดความเสียหายแก่ประโยชน์แห่งรัฐ ดงั น้นั หนงั สือดงั กลา่ วจะตอ้ งสงวนไวเ้ ฉพาะผมู้ ีหนา้ ที่ท่ีเก่ียวขอ้ ง อนั จะเป็นประโยชน์ต่อการปฏบิ ตั ิ ราชการเทา่ น้นั ตามระเบียบวา่ ดว้ ยการรักษาความปลอดภยั แห่งชาติ พ.ศ. 2552 ซ่ึงไดก้ าหนดช้นั ความลบั ไว้ 3 ระดบั คือ

14 1.ลบั ท่ีสุด หมายความถึง ขอ้ มลู ข่าวสารท่ีมีความสาคญั ท่ีสุด ซ่ึงหากเปิ ดเผยท้งั หมดหรือเพียงบางส่วน จะก่อใหเ้ กิดความเสียหายต่อความมน่ั คงและผลประโยชนแ์ ห่งรัฐอยา่ งร้ายแรงท่ีสุด 2.ลบั มาก หมายความถึง ขอ้ มลู ขา่ วสารที่มีความสาคญั มาก ซ่ึงหากเปิ ดเผยท้งั หมดหรือเพียงบางส่วน จะก่อใหเ้ กิดความเสียหายแก่ประโยชนแ์ ห่งรัฐอยา่ งร้ายแรง 3.ลบั หมายความถึง ขอ้ มลู ขา่ วสารลบั ที่มีความสาคญั ซ่ึงหากเปิ ดเผยท้งั หมดหรือเพยี งบางส่วนจะ ก่อให้เกิดความเสียหายแก่ประโยชนแ์ ห่งรัฐ การแสดงช้นั ความลบั ดงั กล่าว ให้แสดงดว้ ยตวั อกั ษรสีแดงหรือสีอื่นท่ีสามารถมองเห็นไดอ้ ยา่ งเดน่ ชดั และชดั เจนบนหนงั สือและซอง โดยหนงั สือภายนอก ให้ระบไุ วต้ รงก่ึงกลางหนา้ กระดาษดา้ นบน เหนือตราครุฑและก่ึงกลางหนา้ กระดาษดา้ นล่างในแนวตรง ส่วนหนงั สือภายในให้ระไวต้ รงก่ึงกลาง หนา้ กระดาษดา้ นบนเหนือคาวา่ บนั ทึกขอ้ ความ และก่ึงกลางหนา้ กระดาษดานล่างในแนวตรงกนั 3.การทาสาเนาหนงั สือเพื่อเป็นหลกั ฐานทางราชการ แบง่ ออกเป็น 2 ลกั ษณะ คือ 1.สาเนาค่ฉู บบั โดยปกติหนงั สือราชการท่ีจะส่งออกจากหน่วยงานใดๆ จะตอ้ งมีการทาสาเนาไว้ 2 ฉบบั ซ่ึงเรียกวา่ สาเนาคูฉ่ บบั ฉบบั หน่ึงเกบ็ ไวท้ ี่ตน้ เรือง และอีกฉบบั หน่ึงจะเกบ็ ไวท้ ่ีหน่วยงานกลาง ของส่วนราชการ ใบสาเนาค่ฉู บบั จะตอ้ งลงลายมือชือ่ หรือลายมือช่ือยอ่ ของผลู้ งชื่อในหนงั สือเพื่อเกบ็ ไวเ้ ป็นหลกั ฐาน นอกจากน้ีให้ผรู้ ่าง ผพู้ ิมพ์ และผตู้ รวจลงลายมือช่ือไวท้ ่ีส่วนล่างดา้ นขวาของหนงั สือ ดว้ ย 2.สาเนาหนงั สือโดยมีคารับรอง ในกรณีท่จี ะนาสาเนาหนงั สือราชการไปใชเ้ พื่อประโยชนอ์ ยา่ งใด อยา่ งหน่ึง จะตอ้ งรับรองความถกู ตอ้ งของสาเนาหนงั สือ โดยให้ประทบั ตราคาวา่ สาเนาถูกตอ้ ง ท่ีส่วน ดา้ นซ้ายของหนงั สือ แลว้ ให้ขา้ ราชการต้งั แต่ระดบั 2 หรือเทยี บเทา่ ข้ึนไป ซ่ึงเป็นเจา้ ของเร่ืองลง ลายมือชื่อ พร้อมพิมพช์ ่ือ นามสกลุ และตาแหน่งในบริเวณดงั กล่าวดว้ ย สิ่งทค่ี วรพจิ ารณาในการเขียนหนังสือภายนอกและหนังสือภายใน 1.ตราครุฑท่ีปรากฏในหนงั สือราชการ จะตอ้ งมีขนาดตามที่ระเบียบสานกั นายกรัฐมนตรี ว่า ดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 กาหนดไว้ คือ ขนาดของครุฑในหนงั สือภายนอก 3 เซนติเมตร และ ครุฑในหนงั สือภายในสูง 1.5 เซนติเมตร

15 2.ในการติดต่อกบั บุคคลหรือหน่วยงานต่างๆ ดว้ ยหนงั สือภายนอกหรือภายใน จะถอื ว่าเป็น การติดตอ่ ในนามของส่วนราชการ ดงั น้นั สรรพนามบรุ ุษที่ 1 ที่ใชแ้ ทนเจา้ ของหนงั สือจะไมใ่ ชค้ าว่า กระผม ดิฉนั หรือ ขา้ พเจา้ แต่จะใชเ้ ป็นชื่อส่วนราชการท่ีออกหนงั สือน้นั ๆ 3.ในกรณีท่ีเน้ือหาของหนงั สือมีความนาวมากกวา่ 1 หนา้ ให้ใชก้ ระดาษตราครุฑ ซ่ึงตราครุฑ อาจพิมพด์ ว้ ยสีดา หรือทาเป็นครุฑดนุ เพียงหนา้ แรกหนา้ เดียวเท่าน้นั ในหนา้ ต่อไปให้ใชก้ ระดาษขาว ธรรมดาท่ีมีขนาดและคณุ ภาพเทา่ เทียมกบั กระดาษตราครุฑในหนา้ แรก 4.เพ่ือแสดงใหผ้ รู้ ับหนงั สือเห็นวา่ หน่ายงานเจา้ ของหนงั สือรู้สึกซาบซ้ึงและตระหนกั ถึงความ ร่วมมือหรือความชว่ ยเหลือที่จะไดร้ ับ จึงควรใชค้ าทแ่ี สดงความรู้สึกดงั กลา่ วไวท้ ่ีตอนทา้ ยของหนงั สือ ดว้ ย เช่น จึงเรียนมาเพ่ือทราบและดาเนินการต่อไป จะขอบคณุ ยง่ิ จึงเรียนมาเพ่ือโปรดพิจารณาอนุมตั ิ จกั เป็นพระคณุ ยงิ่ หวงั เป็นอยา่ งยง่ิ ว่าคงจะไดร้ ับความอนุเคราะห์จากทา่ น และขอขอบพระคุณมา ณ โอกาสน้ี 5.คาหรือข้อความใด ๆ ท่ีปรากฏในหนงั สือราชการ ตอ้ งเป็นคาหรือขอ้ ความท่ีถูกตอ้ งตามหลกั ไวยากรณ์ มีความหมายที่ชดั เจน ไมค่ วรเขียนโดยใชอ้ กั ษรยอ่ ซ่ึงอาจทาให้ผอู้ า่ นสบั สน เกิด ความคลาดเคลื่อนหรือผดิ พลาดในการส่ือสาร อยา่ งไรก็ตาม หากมีความจาเป็นที่ไมอ่ าจหลกั เล่ียงได้ หรือตอ้ งการใหห้ นงั สือราชการมีขนาดส้นั และกระชบั การใชอ้ กั ษรยอ่ อาจใชไ้ ดใ้ นกรณีดงั ตอ่ ไปน้ี เป็นคาท่ีใชก้ นั อยา่ งแพร่หลาย และเมื่อพิจารณาจากบริบทแลว้ คายอ่ ดงั กลา่ วเป็นที่ทราบ ความหมายโดยทวั่ ไป เชน่ กทม. ยอ่ มาจาก กรุงเทพมหานคร พ.ร.บ. การศึกษาแห่งชาติ ยอ่ มาจาก พระราชบญั ญตั ิการศึกษาแห่งชาติ ศศ.บ. (ปริญญา) ยอ่ มาจาก ศิลปะศาสตร์บณั ฑิต รร. (สถาบนั การศึกษา) ยอ่ มาจาก โรงเรียน

16 มีการกล่าวถึงคาหรือขอ้ ความดงั กลา่ วมาคร้ังหน่ึงแลว้ โดยเขียนเป็นคาหรือขอ้ ความที่ครบถว้ น สมบรู ณ์และตามดว้ ยอกั ษรยอ่ ของคาหรือขอ้ ความดงั กลา่ วในวงเลบ็ เม่ือเขียนคาหรือขอ้ ความน้นั ใน คร้ังต่อมา ก็สามารถใชอ้ กั ษรยอ่ ไดเ้ ลย 6.ในการกล่าวถึงสิ่งใดสิ่งหนึ่ง ซื่อเป็นคาวิสามานยนามและหรือเป็นคาท่ีมีขนาดยาวอาจเขียน คากลา่ วโดยเขียนเป็นชื่อเตม็ เพียงคร้ังแรกทก่ี ลา่ วถึงเพียงคร้ังเดียว สาหรับการกลา่ วถึงสิ่งน้นั ในคร้ัง ต่อไป อาจเขียนในลกั ษณะของการยอ่ คาโดยใชเ้ คร่ืองหมายไปยาลนอ้ ย (ฯ ) กากบั ทา้ ยคาที่เขียนยอ่ น้นั เชน่ “พจนานุกรมฉบบั ราชบณั ฑิตยสถาน พ.ศ. 2542” อาจเขียนยอ่ เป็น “พจนานุกรม ฯ” เป็นตน้ 7.ในการเขียนหนังสือราชการ พึงระลึกไวเ้ สมอวา่ เป็นการเขียนเพื่อให้ผรู้ ับเป็นผอู้ ่านและให้มี ความเขา้ ใจในเน้ือหาหรือขอ้ ความน้นั ๆ การเขียนจึงควรคานึงถึงการใชค้ าโดยยึดผอู้ ่านเป็นหลกั 8.การพมิ พ์หนังสือราชการ ควรยดึ รูปแบบตามท่ีปรากฏในระเบียบสานกนายกรัฐมนตรี วา่ ดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ประกอบหนงั สือสานกั นายกรัฐมนตรี ที่ นร 0106 / ว 2019 ลงวนั ท่ี 30 พฤศจิกายน 2553 ซ่ึงไดอ้ ธิบายวิธีการพิมพห์ นงั สือราชการภาษาไทยดว้ ยโปรแกรมคอมพิวเตอร์ การ พิมพใ์ นเคร่ืองคอมพิวเตอร์ไวอ้ ยา่ งชดั เจน กล่าวคือ พยญั ชนะตน้ อยบู่ รรทดั หน่ึง แต่สระและตวั สะกด ของคาคาเดียวกนั อยใู่ นบรรทดั ตอ่ มา เช่น คาว่า “มหาวิทยาลยั ” ตดั คาเป็น “มหาวิท” อยอู่ ีกบรรทดั หน่ึง และ “ยาลยั ” อยอู่ ีกบรรทดั หน่ึง 9.การลงช่ือตาแหน่งของเจ้าของหนังสือ ในกรณีที่บคุ คล ซ่ึงดารงตาแหน่งที่ตอ้ งลงนามเป็น เจา้ ของหนงั สือ ไดม้ อบหมายให้ผอู้ ื่นลงนามแทน หรือบุคคลน้นั ไมส่ ามารถปฏิบตั ิราชการไดต้ อ้ งให้ ผอู้ ่ืนลงนามแทน การพิมพช์ ื่อตาแหน่ง จะตอ้ งพิมพต์ าแหน่งของผทู้ ่ีลงนามและลกั ษณะของการ ปฏิบตั ิงานแทน เชน่ ปฏิบตั ิราชการแทน รักษาราชการแทน ทาการแทน ฯลฯ ไวบ้ รรทดั เดียวกนั และระบตุ าแหน่งของบคุ คลที่เป็นเจา้ ของเรื่องตวั จริงไวใ้ นบรรทดั ต่อมา เชน่ ลายมือชื่อ (รองศาสตราจารยก์ มล การกศุ ล) รองอธิการบดีฝ่ ายบริหาร ปฏิบตั ิราชการแทน

17 อธิการบดีมหาวิทยาลยั นเรศวร 10. การจ่าหน้าซอง ท้งั ท่ีส่งทางไปรษณียแ์ ละส่งโดยคนเดินสาร จะตอ้ งระบเุ ลขที่หนงั สือ ราชการที่อยใู่ นซองดว้ ย โดยใหเ้ ลขท่ีหนงั สือราชการน้นั อยใู่ นตาแหน่งดา้ นลา่ งของส่วนราชการ เจา้ ของหนงั สือ สิ่งที่ควรทราบในการจดั ทาหนังสือราชการ 1.สิ่งที่มีหนา้ ที่เก่ียวขอ้ งกบั หนงั สือราชการควรทราบ นอกเหนือจากรูปแบบและวิธีการเขียนหนงั สือ ราชการ มีดงั น้ี 2.กระดาษที่ใชส้ าหรับหนงั สือราชการ เป็นกระดาษปอนดข์ าว น้าหนกั ไม่นอ้ ยกวา่ 60 กรัมตอ่ ตาราง เมตร ขนาด 210 มิลลิเมตร * 297 มิลลิเมตร หรือเรียกโดยทว่ั ไปว่า กระดาษขนาดเอ 4 2.1 ขนาดซี 4 เป็นซองที่ทาดว้ ยกระดาษน้าหนกั 120 ปอนด์ ตอ่ ตารางเมตร มีขนาด 229 มิลลิเมตร * 324 มิลลิเมตร 2.2 ขนาดซี 5 เป็นซองท่ีทาดว้ ยกระดาษน้าหนกั 80 ปอนด์ ต่อตารางเมตร มีขนาด 162 มิลลิเมตร * 229 มิลลิเมตร 2.3 ขนาดซี 6 เป็นซองท่ีทาดว้ ยกระดาษน้าหนกั 80 ปอนด์ ต่อตารางเมตร มีขนาด 114 มิลลิเมตร * 162 มิลลิเมตร 2.4 ขนาดดีแอล เป็นซองท่ีทาดว้ ยกระดาษน้าหนกั 80 ปอนด์ ตอ่ ตารางเมตร มีขนาด 110 มิลลิเมตร * 220 มิลลิเมตร 3. การจ่าหนา้ ซอง ในการจ่าหน้าซองหนงั สือราชการน้นั จะข้ึนอยกู่ บั วิธีการส่ง แบง่ ออกเป็น 2 กรณี กรณีท่ีส่วนราชการเป็นผจู้ ดั ส่งหนงั สือโดยมีพนกั งานหรือเจา้ หนา้ ท่ีของส่วนราชการเป็นผนู้ าส่งดว้ ย ตนเอง พร้อมท้งั ใหผ้ รู้ ับหนงั สือลงนามในสมุดส่งหนงั สือไวเ้ ป็นหลกั ฐาน วิธีการจ่าหนา้ ซองใหร้ ะบุ ช่ือส่วนราชการท่ีออกหนงั สือไวท้ ี่มุดบนดา้ นซ้ายของซอง โดยไมต่ อ้ งลงที่ต้งั ของส่วนราชการท่ีออก

18 หนงั สือ ส่วนนามผรู้ ับน้นั ให้ระบไุ วท้ ่ีก่ึงกลางซองโดยไม่ตอ้ งลงชื่อและท่ีต้งั ของส่วนราชการท่ีผรู้ ับ หนงั สือสงั กดั อยู่ กรณีท่ีส่วนราชการจดั ส่งหนงั สือโดยทางไปรษณีย์ ไม่ว่าจะเป็นการจดั ส่งโดยการติดดวงตราไปรษณีย์ หรือจดั ส่งโดยมีขอ้ ตกลงกบั การส่ือสารแห่งประเทศไทย ขอชาระคา่ ฝากส่งเป็นรายเดือน ใหป้ ฏิบตั ิ ดงั น้ี 1.ให้ระบชุ ่ือส่วนราชการ สถานที่ต้งั และเลขท่ีหนงั สือของส่วนราชการท่ีออกหนงั สือไวท้ ่ีมุมบนดา้ น ซอ้ งของซอง ใตต้ วั ครุฑ 2.ติดดวงตราไปรษณีย์ หรือพิมพข์ อ้ ความ “ชาระคา่ ฝากส่งเป็นรายเดือน” ใบอนุญาตท่ี....../..... (ช่ือท่ี ทาการฝากส่ง) ในกรอบสี่เหลี่ยมผืนผา้ แนวนอน ขนาด 2 * 4 เซนติเมตร ที่มุมบนดานขวาของซอง 3.ระบุนามผรู้ ับ พร้อมท้งั ช่ือและท่ีต้งั ของส่วนราชการที่ผรู้ ับหนงั สือสงั กดั ไวท้ ก่ี ลางซอง 4.ให้เจา้ หนา้ ที่ผรู้ ับผิดชอบในการฝากส่ง ลงลายมือช่ือ หรือประทบั ตราลายมือซ่ือกากบั ไวท้ ่ีมุมล่าง ดา้ นซา้ ยของซอง โดยใหพ้ ิมพช์ ื่อเตม็ และตาแหน่งไวด้ ว้ ย ส่วนประกอบของหนังสือประทบั ตรา 1. การขอรายละเอียดเพิ่มเติม 2. การส่งสาเนาหนงั สือ ส่ิงของ เอกสาร หรือบรรณสาร 3. การตอบรับทราบที่ไม่เกี่ยวกบั ราชการสาคญั หรือการเงิน 4. การแจง้ ผลงานที่ไดด้ าเนินการไปแลว้ ให้ส่วนราชการท่ีเกี่ยวขอ้ งทราบ 5. การเตือนเร่ืองที่คา้ ง 6. เร่ืองซ่ึงหวั หนา้ ส่วนราชการระดบั กรมข้ึนไปกาหนดโดยทาเป็นคาสง่ั ใหใ้ ชห้ นงั สือประทบั ตรา

19 โครงสร้าง ประกอบด้วยส่วนสาคญั 3 ส่วน 1.หวั หนงั สือ 2.เหตุและจุดประสงคท์ ่ีมีหนงั สือไป 3.ทา้ ยหนงั สือ 1. ท่ี ให้ลงรหสั ตวั พยญั ชนะและเลขประจาของเจา้ ของเร่ือง ตามท่ีกาหนดไว้ 2. ถึง ให้ลงชื่อส่วนราชการ หน่วยงาน หรือบคุ คลที่หนงั สือน้นั มีถึง เช่น ถึง กรมพฒั นาที่ดิน, นาย ขจร เพียรทา 3. ขอ้ ความ ให้ลงสาระสาคญั ของเร่ืองใหช้ ดั เจนและเขา้ ใจง่าย 4. ชื่อส่วนราชการท่ีส่งหนงั สือออก ให้ลงช่ือส่วนราชการท่ีส่งหนงั สือออก 5. ตราช่ือส่วนราชการ ให้ประทบั ตราช่ือส่วนราชการดว้ ยหมึกแดง และใหผ้ รู้ ับผิดชอบลงลายมือช่ือ ยอ่ กากบั ตรา 6. วนั เดือน ปี ใหล้ งตวั เลขของวนั ที่ ช่ือเตม็ ของเดือนและตวั เลขของปี พุทธศกั ราช ที่ออกหนงั สือ 7. ส่วนราชการเจา้ ของเร่ือง ให้ลงช่ือส่วนราชการเจา้ ของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนงั สือ 8. โทร. หรือที่ต้งั ใหล้ งหมายเลขโทรศพั ทข์ องส่วนราชการเจา้ ของเร่ือง และหมายเลขภายในตสู้ าขา (ถา้ มี) ดว้ ย ในกรณีท่ีไม่มีโทรศพั ท์ ให้ลงชื่อท่ีต้งั ของส่วนราชการเจา้ ของเร่ืองโดยใหล้ งตาบลทอี่ ยู่ ตามความจาเป็น และแขวงไปรษณีย์ (ถา้ มี) 9. ไปรษณียอ์ ิเลก็ ทรอนิกส์ (ถา้ มี) ให้ระบไุ ปรษณียอ์ ิเลก็ ทรอนิกส์ท่ีใชใ้ นการรับส่งขอ้ มูลข่าวสาร อิเลก็ ทรอนิกส์

20 ส่ วนประกอบของหนังสื อสั่งการ 1. คาสงั่ ให้ลงชื่อส่วนราชการ หรือตาแหน่งของผมู้ ีอานาจที่ออกคาสงั่ 2. ท่ี ให้ลงเลขท่ีท่อี อกคาสง่ั โดยเร่ิมฉบบั แรกจากเลข 1 เรียงเป็นลาดบั ไปจนสิ้นปี ปฏิทินทบั เลขปี พทุ ธศกั ราชท่ีออกคาสง่ั เช่น 3/2556 3. เร่ือง ให้ลงชื่อเร่ืองท่ีออกคาสงั่ 4. ขอ้ ความ ให้อา้ งเหตทุ ี่ออกคาสง่ั และอา้ งถึงอานาจท่ีใหอ้ อกคาสง่ั (ถา้ มี) ไวด้ ว้ ย แลว้ จึงลงขอ้ ความ ท่ีสง่ั และวนั ใชบ้ งั คบั 5. สง่ั ณ วนั ท่ี ใหล้ งตวั เลขของวนั ท่ี ข่ือเตม็ ของเดือน และตวั เลขของปี พุทธศกั ราชท่ีออกคาสงั่ ตวั อยา่ ง สง่ั ณ วนั ท่ี 19 สิงหาคม พ.ศ. 2556 6. ลงช่ือ ใหล้ งลายมือชื่อผอู้ อกคาสง่ั และพิมพช์ ื่อเตม็ ของเจา้ ของลายมือช่ือไวใ้ ตล้ ายมือช่ือ 7. ตาแหน่ง ใหล้ งตาแหน่งของผอู้ อกคาสง่ั หนังสือประชาสัมพนั ธ์ แบบประกาศ 1. ประกาศ ใหล้ งชื่อส่วนราชการที่ออกประกาศ 2. เร่ือง ใหล้ งชื่อเรื่องที่ประกาศ 3. ขอ้ ความ ให้อา้ งเหตุผลท่ีตอ้ งออกประกาศและขอ้ ความท่ีประกาศ 4. ประกาศ ณ วนั ท่ี ใหล้ งตวั เลขของวนั ท่ี ช่ือเตม็ ของเดอื นและตวั เลขของปี พุทธศกั ราชที่ออก ประกาศ

21 5. ลงชื่อ ใหล้ งลายมือช่ือออกประกาศ และพิมพช์ ่ือเตม็ ของเจา้ ของลายมือชื่อไว้ใตล้ ายมือช่ือ 6. ตาแหน่ง ให้ลงตาแหน่งของผอู้ อกประกาศในกรณีที่กฎหมายกาหนดใหท้ าเป็นแจง้ ความใหเ้ ปลี่ยน คาวา่ ประกาศ เป็น แจง้ ความ แบบแถลงการณ์ 1. แถลงการณ์ ใหล้ งช่ือส่วนราชการท่ีออกแถลงการณ์ 2. เรื่อง ใหล้ งช่ือเร่ืองท่ีออกแถลงการณ์ 3. ฉบบั ที่ ใชใ้ นกรณีที่จะตอ้ งออกแถลงการณ์หลายฉบบั ในเร่ืองเดียวท่ีตอ่ เนื่องกนั ให้ลงฉบบั ท่เี รียง ตามลาดบั ไวด้ ว้ ย 4. ขอ้ ความ ใหอ้ า้ งเหตุผลที่ตอ้ งออกแถลงการณ์และขอ้ ความที่แถลงการณ์ 5. ส่วนราชการท่ีออกแถลงการณ์ ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ออกแถลงการณ์ 6. วนั เดือน ปี ใหล้ งตวั เลขของวนั ท่ี ชื่อเตม็ ของเดือน และตวั เลขของปี พุทธศกั ราชท่ีออกแถลงการณ์ แบบข่าว 1. ขา่ ว ใหล้ งชื่อส่วนราชการท่ีออกข่าว 2. เรื่อง ใหล้ งช่ือเร่ืองทีอ่ อกขา่ ว 3. ฉบบั ที่ ใชใ้ นกรณีท่ีจะตอ้ งออกข่าวหลายฉบบั ในเรื่องเดียวท่ีต่อเน่ืองกนั ใหล้ งฉบบั ที่เรียง ตามลาดบั ไวด้ ว้ ย 4. ขอ้ ความ ใหล้ งรายละเอียดเก่ียวกบั เรื่องของข่าว 5. ส่วนราชการที่ออกข่าว ให้ลงช่ือส่วนราชการที่ออกขา่ ว 6. วนั เดือน ปี ใหล้ งตวั เลขของวนั ที่ ชื่อเตม็ ของเดือน และตวั เลขของปี พทุ ธศกั ราชท่ีออกขา่ ว

22 หนังสือรับรอง 1. ส่วนราชการท่ีออกข่าว ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ออกขา่ ว 2. เลขท่ี ใหล้ งเลขท่ีของหนงั สือรับรองโดยเฉพาะ เร่ิมต้งั แตเ่ ลข ท่ี 1 เรียงเป็นลาดบั ไปจนถึงสิ้นปี ปฏิทินทบั เลขปี พุทธศกั ราชท่ีออกหนงั สือรับรอง หรือลงเลขท่ีของหนงั สือทว่ั ไปตามแบบหนงั สือ ภายนอกอยา่ งหน่ึงอยา่ งใด 3. ส่วนราชการเจา้ ของหนงั สือ ใหล้ งชื่อส่วนราชการซ่ึงเป็นเจา้ ของหนงั สือน้นั และจะลงสถานที่ต้งั ของส่วนราชการเจา้ ของหนงั สือดว้ ยก็ได้ 4. ขอ้ ความ ใหล้ งขอ้ ความข้ึนตน้ วา่ หนงั สือฉบบั น้ีให้ไวเ้ พอ่ื รับรองวา่ แลว้ ตอ่ ดว้ ยชื่อบุคคล นิติบคุ คล หรือ หน่วยงานที่ทางราชการรับรองในกรณีเป็นบคุ คลใหพ้ ิมพช์ ่ือเตม็ โดยมีคานาหนา้ นาม ช่ือ นามสกลุ ตาแหน่งหน้าท่ี และสงั กดั หน่วยงานที่ผนู้ ้นั ทางานอยอู่ ยา่ งชดั แจง้ แลว้ จึงลงขอ้ ความที่รับรอง 5. ใหไ้ ว้ ณ วนั ที่ ใหล้ งตวั เลขของวนั ที่ ช่ือเตม็ ของเดือน และตวั เลขของปี พุทธศกั ราชท่ีออกหนงั สือ รับรอง6. ลงชื่อ ใหล้ งลายมือช่ือหวั หนา้ ส่วนราชการผอู้ อกหนงั สือหรือ ผทู้ ่ีไดร้ บั มอบหมายและพิมพ์ ชื่อเตม็ ของเจา้ ของลายมือชื่อไวใ้ ตล้ ายมือช่ือ 7. ตาแหน่ง ใหล้ งตาแหน่งของผลู้ งลายมือช่ือในหนงั สือ 8. รูปถ่ายและลายมือช่ือผไู้ ดร้ ับการรับรอง ในกรณีท่ีการรับรองเป็นเรื่องสาคญั ที่ออกใหแ้ ก่บุคคล ให้ ติดรูปถ่ายของผทู้ ี่ไดร้ ับการรบั รอง ขนาด 4 x 6 เซนติเมตร หนา้ ตรง ไมส่ วมหมวก ประทบั ตราชื่อส่วน ราชการที่ออกหนงั สือบนขอบล่างดา้ นขวาของรูปถา่ ยคาบต่อลงบนแผน่ กระดาษ และใหผ้ นู้ ้นั ลง ลายมือช่ือไวใ้ ตร้ ูปถ่าย พร้อมท้งั พิมพช์ ่ือเตม็ ของเจา้ ของลายมือชื่อไวใ้ ตล้ ายมือชื่อดว้ ย

23

24

25

26

27

28

29 บรรณานุกรม https://erp.mju.ac.th/acticleDetail.aspx?qid=708&fbclid=IwAR3Yr- mq2vBGRumxCWbl_lYr9Tkpl8MMtnt6LgOV8qZKRHAj0_P6-6cTRUQ https://sites.google.com/site/thanaphanmakmanee/sara-ka-rngan- khxmphiwtexr?fbclid=IwAR3TkPJvsV06dHw5aNOHL4lONPFSQWm5Ct4f4p9RUIkiCfDKhrHU Mkfk5cc http://trainflix.com/%E0%B8%AA%E0%B8%B2%E0%B8%A3%E0%B8%B0%E0%B8%99%E0 %B9%88%E0%B8%B2%E0%B8%A3%E0%B8%B9%E0%B9%89/%E0%B8%9B%E0%B8%A3 %E0%B8%B0%E0%B9%80%E0%B8%A0%E0%B8%97%E0%B8%82%E0%B8%AD%E0%B8% 87%E0%B8%AB%E0%B8%99%E0%B8%B1%E0%B8%87%E0%B8%AA%E0%B8%B7%E0%B 8%AD%E0%B8%A3%E0%B8%B2%E0%B8%8A%E0%B8%81%E0%B8%B2%E0%B8%A3/