คำนำ หนังสือแบบเรี ยนวิชา เทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อการจัดการอาชีพ รหสั วชิ า 3001 – 2001 มี 3 หน่วยกิต 4 ชว่ั โมงตอ่ สปั ดาห์ ซ่ึงเรียบเรียงเน้ือหาตรงตาม จุดประสงค์รายวิชา มาตรฐานรายวิชา และคาอธิบายรายวิชา ในหลักสูตร ประกาศนียบตั รวิชาชีพช้นั สูง (ปวส.) พทุ ธศกั ราช 2557 ของสานกั งานคณะกรรมการ อาชีวศึกษา หนงั สือแบบเรียนเลม่ น้ีประกอบดว้ ยเน้ือหา 10 บท ไดแ้ ก่ คอมพิวเตอร์ และอปุ กรณ์โทรคมนาคม ระบบเครือขา่ ยและเทคโนโลยสี ารสนเทศ การสืบคน้ ขอ้ มูล บนอินเตอร์เนต็ การประยกุ ตใ์ ชโ้ ปรแกรมสาเร็จรูปดา้ นงานเอกสารดว้ ยโปรแกรม Microsoft Word การจดั เอกสารและการนาเอกสารมาใชง้ าน การประยกุ ตใ์ ชโ้ ปรแกรม คานวณทางธุรกิจดว้ ยโปรแกรม Microsoft Excel การจดั รูปแบบขอ้ มลู การแกไ้ ข ลบ คดั ลอก และเคล่ือนยา้ ยขอ้ มลู การพิมพข์ อ้ มูลจากโปรแกรมคานวณและการ ประยกุ ตใ์ ชใ้ นการนาเสนอ การประยกุ ตใ์ ชโ้ ปรแกรมจดั การฐานขอ้ มูลดว้ ยโปรแกรม Microsoft Access การสร้างรายงานจากโปรแกรมจดั การฐานขอ้ มูลและการดูแล ฐานขอ้ มูล คณะผเู้ รียบเรียงหวงั เป็นอยา่ งยงิ่ วา่ หนงั สือเลม่ น้ี จะเป็นหนงั สือ ประกอบการเรียนท่ีเป็นประโยชนต์ ่อการสอนของคณะอาจารย์ และการเรียนรู้ของ นกั ศึกษา เพื่อใหเ้ กิดการศึกษาทดั เทียมกบั ระดบั สากล เรียบเรียงโดย ฐาณิการ์ เมฆา อมั รินทร์ กริชส้นั
สารบญั 1 บทท่ี 1 คอมพิวเตอรแ์ ละอปุ กรณโ์ ทรคมนาคม 1 2 1.1 ความรูเ้ บอื้ งตน้ เก่ยี วกบั คอมพวิ เตอรแ์ ละระบบสารสนเทศ 3 1.2 บทบาทความสาคญั เทคโนโลยสี ารสนเทศในประเทศไทย 3-4 1.3 ระบบสารสนเทศ 5 1.4 องคป์ ระกอบของระบบสารสนเทศ 6-7 1.5 ระดบั ผใู้ ชส้ ารสนเทศ 7 1.6 ประเภทของเทคโนโลยสี ารสนเทศ 8-9 1.7 ลกั ษณะการใชเ้ ทคโนโลยีสารสนเทศ 1.8 ประโยชน์เทคโนโลยสี ารสนเทศ 10 บทท่ี 2 ระบบเครือขา่ ยและเทคโนโลยีสารสนเทศ 10-11 12-13 2.1 ความหมายระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ 2.2 การควบคุมการสื่อสาร 14 บทที่ 3 การสืบคน้ ขอ้ มลู บนอินเตอรเ์ น็ต 15 15-16 14 16 16-17 3.1 การสืบคน้ ขอ้ มลู 17 3.2 การคน้ ควา้ ดว้ ยการใช้ Search Engine 18-19 14 3.3 ประเภทของ Search Engine 3.4 การสบื คน้ ขอ้ มลู แบบใชค้ ียเ์ วริ ด์ 3.5 หลกั การใชค้ าคน้ หาขอ้ มลู 3.6 การสืบคน้ ขอ้ มูลภาพ 3.7 การเปิดเวบ็ โดยใช้ Favorites 3.8 การบนั ทึกเน้ือหาที่เป็นตวั อกั ษร (Copy)
บทที่ 4 การประยกุ ตใ์ ชโ้ ปรแกรมสาเรจ็ รปู 20 ดา้ นงานเอกสาร ดว้ ยโปรแกรม Microsoft Word 20 21 4.1 ความหมายของการประมวลผลคา 22 4.2 คุณลกั ษณะของโปรแกรมประมวลผลท่ีดี 23 4.3 ประโยชนข์ องโปรแกรมประมวลผลคา 4.4 ความหมาย Microsoft Office Word 2007 24 บทที่ 5 การจดั เอกสารและการนาเอกสารมาใชง้ าน 24-25 25 5.1 การบริหารงานเอกสารและการจดั เกบ็ เอกสาร 25-26 5.2 องคป์ ระกอบของการบริหารงานเอกสาร 26 5.3 แนวทางการกาหนดอายกุ ารเกบ็ รักษาเอกสาร 5.4 ระบบการจดั เกบ็ เอกสาร 27 บทท่ี 6 การประยกุ ตใ์ ชโ้ ปรแกรมทางธรุ กิจ 27 27 ดว้ ยโปรแกรม Microsoft Excel 27-28 29-33 6.1 ความรู้พ้ืนฐานเก่ียวกบั Microsoft Excel 2007 34-38 6.2 ลกั ษณะทว่ั ไปของโปรแกรม Excel 6.3 คุณลกั ษณะของโปรแกรม Excel 39 6.4 องคป์ ระกอบของ โปรแกรม Excel 6.5 คุณลกั ษณะใหม่ 39-40 40-41 บทที่ 7 การจดั รปู แบบขอ้ มลู การแกไ้ ข้ ลบ คดั ลอก 41-47 และเคลอื่ นขอ้ มลู 7.1 การจดั รูปแบบประเภทของขอ้ มูล 7.2 เปิ ดใช้ หรือปิ ดใชง้ านโหมดแกไ้ ข 7.3 แทรก ลบ หรือ แทนเน้ือหาของเซลล์
บทที่ 8 การพิมพข์ อ้ มลู จากโปรแกรมคานวณ 48 และการประยกุ ตใ์ ชใ้ นการคานวณ 48 49-51 8.1 นาเสนอในรูปตารางคานวณ 8.2 นาเสนอในรูปแบบโปรแกรมนาเสนอ 52 บทที่ 9 การประยกุ ตใ์ ชโ้ ปรแกรมจดั การฐานขอ้ มลู 52 53 ดว้ ยโปรแกรม Microsoft Access 55-56 53-54 54-55 9.1 ความหมายของ Access 9.2 ฐานขอ้ มูลเชิงสมั พนั ธใ์ น Access 56-62 9.3 ส่วนประกอบของฐานขอ้ มูลใน Access 62-68 9.4 การเริ่มตน้ สร้างไฟลฐ์ านขอ้ มูลใน Access 2010 68 9.5 การคน้ หาและนาแมแ่ บบไปใช้ 69-76 9.6 การสร้างฐานขอ้ มูล 9.7 คุณสมบตั ขิ องตารางและคุณสมบตั ขิ องเขตขอ้ มูล 77 9.8 การจดั การขอ้ มูลดว้ ย Query 9.9 การสร้าง Query เบ้ืองตน้ 77 78 บทท่ี 10 การสรา้ งรายงานจากโปรแกรม 78-81 81-82 จดั การฐานขอ้ มลู และการดแู ลฐานขอ้ มลู 82-83 83-84 10.1 ความรู้พ้นื ฐานเกี่ยวกบั ฐานขอ้ มูลและหลกั การออกแบบฐานขอ้ มูล 84-87 10.2 จุดประสงคเ์ ชิงพฤตกิ รรม 88 10.3 ขอ้ มูลและฐานขอ้ มูล 88-89 10.4 ลกั ษณะของฐานขอ้ มูลแบบสัมพนั ธ์ 89-90 10.5 ประโยชนข์ องระบบฐานขอ้ มูล 90 10.6 ระบบฐานขอ้ มูลใน Access 2007 10.7 ส่วนประกอบของฐานขอ้ มูล Access 2007 10.8 หลกั การออกแบบฐานขอ้ มูลท่ีดี 10.9 กระบวนการออกแบบ 10.10 การกาหนดวตั ถุประสงคข์ องฐานขอ้ มูล 10.11 การบ่งขอ้ มูลในตาราง
1 บทท่ี 1 ควำมรู้เบอื้ งต้นเกยี่ วกับคอมพวิ เตอรแ์ ละอุปกรณ์ โทรคมนำคม เทคโนโลยสี ารสนเทศ (Information Technology: IT) หรอื เทคโนโลยสี ารสนเทศและการสอ่ื สาร (Information and Communication Technologies: ICTs) กค็ อื เทคโนโลยสี องดา้ น หลกั ๆ ทป่ี ระกอบดว้ ย เทคโนโลยรี ะบบคอมพวิ เตอร์ และเทคโนโลยสี อ่ื สารโทรคมนาคมทผ่ี นวกเขา้ ดว้ ยกนั เพอ่ื ใชใ้ นกระบวนการจดั หาจดั เกบ็ สรา้ งและเผยแพรส่ ารสนเทศในรปู ตา่ งๆไมว่ า่ จะเป็นเสยี งภาพภาพเคลอ่ื นไหว ขอ้ ความหรอื ตวั อกั ษร และตวั เลข เพอ่ื เพมิ่ ประสทิ ธภิ าพ ความถกู ตอ้ ง ความแมน่ ยา และความรวดเรว็ ใหท้ นั ตอ่ การนาไปใชป้ ระโยชน์เทคโนโลยสี ารสนเทศ ปัจจุบนั หน่วยงานตา่ ง ๆ ทงั้ ภาครฐั และเอกชนไดน้ าเทคโนโลยี สารสนเทศ ไปประยกุ ตก์ นั อยา่ งกวา้ งขวาง งานประยกุ ตท์ ส่ี าคญั อยา่ งหน่งึ กค็ อื การสรา้ งระบบสารสนเทศแบบตา่ ง ๆ มกี ารนาเคร่อื งมอื และอุปกรณ์ เชน่ คอมพวิ เตอร์ ระบบการสอ่ื สารโทรคมนาคมไปใชใ้ นหน่วยงานหรอื ธุรกจิ ตา่ ง ๆ มงุ่ ไปทก่ี ารคดิ คน้ วธิ กี ารจดั เกบ็ ขอ้ มลู จากแหลง่ ขอ้ มลู การจดั ระบบขอ้ มลู ใหผ้ ใู้ ช้ สามารถใชข้ อ้ มลู รว่ มกนั ไดอ้ ยา่ งรวดเรว็ รวมถงึ การจดั ทารายงาน ตลอดจนการ จดั ทาผลลพั ธข์ องขอ้ มลู ใหส้ ามารถคน้ คนื ไดอ้ ยา่ งมปี ระสทิ ธภิ าพ
2 บทบาทความสาคญั เทคโนโลยสี ารสนเทศในประเทศไทย เทคโนโลยสี ารสนเทศเรม่ิ ใชง้ านในประเทศไทยเมอ่ื ไมน่ านมาน้ีเอง โดยในปี พ.ศ.2507 มกี ารนาคอมพวิ เตอรเ์ ขา้ มาใชใ้ นประเทศไทยเป็นครงั้ แรก และในขณะนนั้ เทคโนโลยสี ารสนเทศยงั ไมแ่ พรห่ ลายนกั จะมเี พยี งการใชโ้ ทรศพั ท์ เพ่อื การตดิ ตอ่ สอ่ื สารและนาคอมพวิ เตอรม์ าชว่ ยประมวลผลขอ้ มลู งานดา้ น สารสนเทศอ่นื ๆ สว่ นใหญ่ ยงั คงเป็นงานภายในสานักงานทย่ี งั ไมม่ อี ปุ กรณ์และ เครอ่ื งมอื ดา้ นเทคโนโลยมี าชว่ ยมากนักเมอ่ื มกี ารประดษิ ฐค์ ดิ คน้ อุปกรณ์ชว่ ยงาน สารสนเทศ เชน่ เครอ่ื งถ่ายเอกสาร โทรสาร และไมโครคอมพวิ เตอร์ อาชพี ของ ประชากรกป็ รบั เปลย่ี นมาสงู่ านดา้ นสารสนเทศมากขน้ึ สานักงานเป็นแหลง่ ทม่ี ี การใชเ้ ทคโนโลยสี ารสนเทศมากทส่ี ดุ เชน่ การใชค้ อมพวิ เตอรท์ าบญั ชเี งนิ เดอื น และบญั ชรี ายรบั รายจา่ ยการตดิ ตอ่ สอ่ื สารภายในและภายนอกโดยใชโ้ ทรศพั ท์ และโทรสาร การจดั เตรยี มเอกสารดว้ ยการใชเ้ ครอ่ื งถ่ายเอกสารและคอมพวิ เตอร์ งานดา้ นสารสนเทศมแี นวโน้มขยายตวั ทค่ี อ่ นขา้ งสดใสเพราะเทคโนโลยดี า้ นน้ี ไดร้ บั การสง่ เสรมิ สนับสนุนอยา่ งเตม็ ท่ี มกี ารวจิ ยั และพฒั นาใหเ้ กดิ ผลติ ภณั ฑใ์ หม่ ออกมาตอบสนองความตอ้ งการของมนุษยอ์ ยตู่ ลอดเวลา เทคโนโลยที ใ่ี ชใ้ น ระบบสารสนเทศ ทก่ี าลงั ไดร้ บั ความสนใจอยา่ งมากในขณะน้ี คอื เทคโนโลยสี อ่ื ประสม (Multimedia) ซง่ึ รวมขอ้ ความ ภาพ เสยี ง และวดี ที ศั น์เขา้ มาผสมกนั เทคโนโลยนี ้ีกาลงั ไดร้ บั การพฒั นาในอนาคตเทคโนโลยแี บบสอ่ื ประสมจะชว่ ย เสรมิ และสนบั สนุนงานดา้ นสารสนเทศใหก้ า้ วหน้าตอ่ ไป เป็นทค่ี าดหมายวา่ อตั รา การเตบิ โตของผทู้ างานดา้ นเทคโนโลยสี ารสนเทศ จะมมี ากขน้ึ แนวโน้มของเทคโนโลยสี ารสนเทศคอ่ ย ๆ กลายมาเป็นระบบรวม โดยใหค้ อมพวิ เตอรร์ ะบบหน่ึงทางานพรอ้ มกนั ไดห้ ลาย ๆ อยา่ ง นอกจากใช้ ประมวลผลขอ้ มลู ดา้ นบญั ชแี ลว้ ยงั ใชง้ านจดั เตรยี มเอกสารแทนเครอ่ื งพมิ พด์ ดี ใชร้ บั สง่ ขอ้ ความหรอื จดหมายกบั คอมพวิ เตอรท์ อ่ี ยหู่ า่ งไกลซง่ึ อาจอยคู่ นละซกี โลกในลกั ษณะทเ่ี รยี กวา่ “ไปรษณียอ์ เิ ลก็ ทรอนิกส์ ” (Electronic Mail หรอื E- Mail)
3 ระบบสารสนเทศ ระบบสารสนเทศ หมายถงึ ระบบทอ่ี าศยั เทคโนโลยคี อมพวิ เตอร์ เขา้ มาจดั การกบั ขอ้ มลู ในองคก์ ร เพอ่ี ใหบ้ รรลุเป้าหมายทต่ี อ้ งการอยา่ งมี ประสทิ ธภิ าพ ประกอบดว้ ย บคุ ลากร ฮารด์ แวร์ ซอรฟ์ แวร์ เครอื ขา่ ยการสอ่ื สาร และทรพั ยากรดา้ นขอ้ มลู สาหรบั จดั เกบ็ รวบรวม ปรบั เปลย่ี น และเผยแพร่ สารสนเทศเพอ่ื การนามาใชป้ ระโยชน์ในองคก์ ร องคป์ ระกอบของระบบสารสนเทศประกอบด้วยดงั นี้ 1.Hardware หมายถงึ อปุ กรณ์ทเ่ี กย่ี วขอ้ งในการจดั กระทากบั ขอ้ มลู ทงั้ ทเ่ี ป็น อปุ กรณ์คอมพวิ เตอร์ และอปุ กรณ์อน่ื ๆ เช่น เครอ่ื งคอมพวิ เตอร์ เครอ่ื งคดิ เลข 2. Software หมายถงึ ชุดคาสงั่ หรอื เรยี กใหเ้ ขา้ งา่ ยวา่ โปรแกรมทส่ี ามารถสงั่ การใหค้ อมพวิ เตอรท์ างาน ในลกั ษณะทต่ี อ้ งการภายใตข้ อบเขต ความสามารถทเ่ี ครอ่ื งคอมพวิ เตอร์ หรอื โปรแกรมนัน้ ๆ
4 3. User หมายถงึ กลุ่มผคู้ นทท่ี างานหรอื เกย่ี วขอ้ งกบั ระบบสารสนเทศ 4. Data หมายถงึ ขอ้ เทจ็ จรงิ ตา่ ง ๆ ทอ่ี าจอยใู่ นรปู แบบต่าง ๆ ไมว่ า่ จะเป็นตวั หนังสอื แสง สี เสยี ง สญั ญาณอเิ ลก็ ทรอนิกส์ ภาพ วตั ถุ หรอื หลาย ๆ อยา่ งผสมผสานกนั ซง่ึ ขอ้ มลู ทด่ี จี ะตอ้ งตรงกบั ความตอ้ งการของผใู้ ช้ 5. Procedure หมายถงึ ขนั้ ตอน กระบวนการตา่ ง ๆ ในการปฏบิ ตั งิ านในระบบ สารสนเทศ เมอ่ื ทงั้ 5 สว่ นดงั กลา่ วขา้ งตน้ ทางานประสานกนั สง่ ผลใหข้ อ้ มลู เกดิ การประมวลผล และนาไปใชป้ ระโยชน์ นัน่ กค็ อื สารสนเทศนัน่ เอง ซง่ึ สารเสนทศน้ีจะเป็นสารสนเทศทด่ี ี จะตอ้ งเป็นสารสนเทศทม่ี คี วามถกู ตอ้ งตรงกบั ความตอ้ งการของผใู้ ชแ้ ละทนั เวลาในการ ใชง้ าน กลา่ วโดยสรปุ กค็ อื กระบวนการสารสนเทศเป็นกระบวนการทท่ี าใหเ้ กดิ สารเสน เทศขน้ึ มานัน่ เอง ซง่ึ จะตอ้ งประกอบดว้ ยองคป์ ระกอบสาคญั 5 สว่ น นัน่ คอื
5 ระดบั ผใู้ ช้สารสนเทศ สามารถแบง่ ผใู้ ชร้ ะบบสารสนเทศตามการบรหิ ารจดั การไดเ้ ป็น 3 ระดบั คอื 1. ระดบั สงู เกย่ี วขอ้ งกบั ผบู้ รหิ ารระดบั สงู ซง่ึ มหี น้าทใ่ี นการกาหนดนโยบาย และวางแผนใหอ้ งคก์ รบรรลุเป้าหมายทต่ี อ้ งการ แหล่งสารสนเทศทน่ี ามาใชจ้ ะ เป็นขอ้ มลู ทช่ี ว่ ยในการตดั สนิ ใจไดง้ า่ ยขน้ึ โดยมที งั้ สารสนเทศภายในและ ภายนอกองคก์ ร เพอ่ื วเิ คราะหแ์ นวโน้มและสถานการณ์โดยรวม 2. ระดบั กลาง เกย่ี วขอ้ งกบั ผใู้ ชง้ านในงานระดบั การบรหิ ารและจดั การองคก์ ร ซง่ึ มหี น้าทร่ี บั นโยบายมาจากผบู้ รหิ ารระดบั สงู มาสานต่อใหไ้ ดบ้ รรลุเป้าหมายท่ี กาหดไวร้ ะบบสารสนเทศทใ่ี ชม้ กั ไดม้ าจากแหล่งขอ้ มลู ภายใน เช่น รายงาน ยอดขาย ระบบสารสนเทศจงึ จาเป็นตอ้ งจดั อนั ดบั ทางเลอื กแบบต่างๆไว้ โดยใช้ คา่ ทางสถติ มิ าช่วยพยากรณ์ หรอื ทานายทศิ ทางไวด้ ว้ ย 3. ระดบั ปฏิบตั ิการ ผใู้ ชก้ ลมุ่ น้ีจะเกย่ี วขอ้ งกบั การผลติ หรอื การปฏบิ ตั งิ านหลกั ขององคก์ ร เช่น การผลติ หรอื ประกอบสนิ คา้ งานทวั่ ไปทไ่ี มจ่ าเป็นตอ้ งใชก้ าร วางแผนหรอื ระดบั การตดั สนิ ใจมากนกั ขอ้ มลู หรอื สารสนเทศในระดบั น้ี จะถกู นาไปประมวลผลในระดบั กลางและระดบั สงู ตอ่ ไป
6 ประเภทของเทคโนโลยีสารสนเทศ 1.เทคโนโลยคี อมพวิ เตอร์ คอมพวิ เตอรเ์ ป็นเครอ่ื งอเิ ลก็ ทรอนิกสท์ ส่ี ามารถ จดจาขอ้ มลู ต่าง ๆ และปฏบิ ตั ติ ามคาสงั่ ทบ่ี อก เพอ่ื ใหค้ อมพวิ เตอรท์ างานอยา่ ง ใดอยา่ งหน่ึงให้ คอมพวิ เตอรน์ นั้ ประกอบดว้ ยอุปกรณ์ต่าง ๆ ต่อเชอ่ื มกนั เรยี กวา่ ฮารด์ แวร์ (Hardware) และอุปกรณ์ฮารด์ แวรน์ ้ีจะตอ้ งทางานรว่ มกบั โปรแกรมคอมพวิ เตอรห์ รอื ทเ่ี รยี กกนั วา่ ซอฟตแ์ วร์ (Software) กระบวนการการจดั การระบบสารสนเทศ เพ่อื ใหไ้ ดส้ ารสนเทศ ตามตอ้ งการอยา่ งรวดเรว็ ถกู ตอ้ ง แมน่ ยา และมคี ณุ ภาพ ดงั แผนภาพ ต่อไปน้ีคอื 2. เทคโนโลยที างดา้ นการสอ่ื สารคมนาคม เทคโนโลยสี อ่ื สารโทรคมนาคม ใช้ ในการตดิ ตอ่ สอ่ื สารรบั /สง่ ขอ้ มลู จากทไ่ี กล ๆ เป็นการสง่ ของขอ้ มลู ระหวา่ ง คอมพวิ เตอรห์ รอื เครอ่ื งมอื ทอ่ี ยหู่ ่างไกลกนั ซง่ึ จะชว่ ยใหก้ ารเผยแพรข่ อ้ มลู หรอื สารสนเทศไปยงั ผใู้ ชใ้ นแหล่งตา่ ง ๆ เป็นไปอยา่ งสะดวก รวดเรว็ ถกู ตอ้ ง ครบถว้ น และทนั การณ์ ซง่ึ รปู แบบของขอ้ มลู ทร่ี บั /สง่ อาจเป็นตวั เลข (Numeric Data) ตวั อกั ษร (Text) ภาพ (Image) และเสยี ง (Voice)เทคโนโลยที ใ่ี ชใ้ นการ สอ่ื สารหรอื เผยแพรส่ ารสนเทศ ไดแ้ ก่ เทคโนโลยที ใ่ี ชใ้ นระบบโทรคมนาคมทงั้ ชนิดมสี ายและไรส้ าย เชน่ ระบบโทรศพั ท์ โมเดม็ แฟกซ์ โทรเลข ดาวเทยี ม วทิ ยกุ ระจายเสยี ง วทิ ยโุ ทรทศั น์ เคเบล้ิ ใยแกว้ นาแสง และคลน่ื ไมโครเวฟ เป็น ตน้
7 3. เทคโนโลยรี ะบบสอ่ื สาร หมายถงึ ระบบการสอ่ื สาร และเครอื ขา่ ย ทเ่ี ป็นสว่ นเช่อื มในการแลกเปลย่ี นขอ้ มลู อเิ ลค็ ทรอนิคสใ์ นรปู แบบขอ้ มลู ดจิ ติ อล เช่น เครอื ขา่ ยโทรศพั ทด์ จิ ติ อล ระบบสอ่ื สารเคเบลิ ใยแกว้ (fiber optic system) รวมถงึ เครอื ขา่ ยคอมรพวิ เตอรร์ ะบบ WAN (wide area network) เช่น เครอื ขา่ ย Internet เป็นตน้ เทคโนโลยสี ารสนเทศสามารถจาแนกตามลกั ษณะการใช้งานได้เป็น 6 รปู แบบ 1. เทคโนโลยที ใ่ี ชใ้ นการเกบ็ ขอ้ มลู เช่น ดาวเทยี มถา่ ยภาพทางอากาศ กลอ้ งดจิ ติ อล กลอ้ งถ่ายวดี ที ศั น์ และเครอ่ื งเอกซเรย์ เป็นตน้ 2. เทคโนโลยที ใ่ี ชใ้ นการบนั ทกึ ขอ้ มลู จะเป็นสอ่ื บนั ทกึ ขอ้ มลู ตา่ ง ๆ เช่น เทปแมเ่ หลก็ จานแมเ่ หลก็ จานแสงหรอื จานเลเซอร์ และบตั รเอทเี อม็ เป็นตน้ 3.เทคโนโลยที ใ่ี ชใ้ นการประมวลผลขอ้ มลู ไดแ้ ก่ เทคโนโลยคี อมพวิ เตอรท์ งั้ ฮารด์ แวร์ และซอฟตแ์ วร์ 4. เทคโนโลยที ใ่ี ชใ้ นการแสดงผลขอ้ มลู เช่น เครอ่ื งพมิ พ์ จอภาพ และพลอตเตอร์ เป็น ตน้ 5. เทคโนโลยที ใ่ี ชใ้ นการจดั ทาสาเนาเอกสาร เชน่ เครอ่ื งถ่ายเอกสาร ไมโครฟิลม์ เป็น ตน้ 6. เทคโนโลยสี าหรบั ถา่ ยทอดหรอื สอ่ื สารขอ้ มลู ไดแ้ ก่ ระบบโทรคมนาคมตา่ ง ๆ เชน่ โทรทศั น์ วทิ ยกุ ระจายเสยี ง โทรเลข และระบบเครอื ขา่ ยคอมพวิ เตอรท์ งั้ ระยะใกลแ้ ละ ไกล
8 ประโยชน์ที่ได้จากเทคโนโลยีสารสนเทศ 1. ช่วยใหต้ ดิ ต่อสอ่ื สารระหวา่ งกนั อยา่ งสะดวกรวดเรว็ โดยใชโ้ ทรศพั ท์ เครอื ขา่ ย คอมพวิ เตอรแ์ ละอนิ เทอรเ์ น็ต 2. ชว่ ยในการจดั ระบบขา่ วสารจานวนมหาศาล ซง่ึ ผลติ ออกมาในแตล่ ะวนั 3. ชว่ ยใหเ้ กบ็ ขอ้ มลู ไวใ้ นรปู ทส่ี ามารถเรยี กใชไ้ ดค้ รงั้ แลว้ ครงั้ เลา่ อยา่ งสะดวก 4. เพม่ิ ประสทิ ธภิ าพการผลติ ขอ้ มลู เชน่ ช่วยนกั วทิ ยาศาสตร์ วศิ วกร ในการ คานวณตวั เลขทย่ี งุ่ ยาก ซบั ซอ้ นซง่ึ ไมส่ ามารถทาใหส้ าเรจ็ ไดด้ ว้ ยมอื 5. สามารถจดั ระบบอตั โนมตั เิ พ่อื เกบ็ เรยี กใชแ้ ละประมวลผลขอ้ มลู 6. สามารถจาลองแบบระบบการวางแผนและทานาย เพ่อื ทดลองกบั สงิ่ ทย่ี งั ไม่ เกดิ ขน้ึ 7. อานวยความสะดวกในการเขา้ ถงึ ขอ้ มลู ดกี วา่ สมยั กอ่ น ทาใหผ้ ใู้ ชม้ ี ทางเลอื กท่ี ดกี วา่ มปี ระสทิ ธภิ าพกวา่ และสามารถแขง่ ขนั กบั ผอู้ ่นื ไดด้ กี วา่ 8. ช่วยใหม้ กี ารตดั สนิ ใจทด่ี ขี น้ึ จากการมสี ารสนเทศประกอบการตดั สนิ ใจและ พจิ ารณาทางเลอื กภายใตเ้ งอ่ื นไขตา่ ง ๆ 9. ลดคา่ ใชจ้ า่ ยซง่ึ เป็นผลมาจากการใชเ้ ทคโนโลยที ท่ี นั สมยั ทาใหป้ ระหยดั เวลาการ ทางานหรอื ลดคา่ ใชจ้ ่ายในการทางานลง 10. พฒั นาคณุ ภาพการเรยี นการสอนโดยมกี ารคน้ ควา้ ผา่ นระบบเครอื ขา่ ย เพม่ิ โอกาสใหน้ กั ศกึ ษาสามารถสบื คน้ ขอ้ มลู ไดจ้ ากสถานทอ่ี น่ื นอกมหาวทิ ยาลยั เป็น การฝึกใหร้ จู้ กั เรยี นรดู้ ว้ ยตน้ เองมากขน้ึ ปัจจยั ที่ทาให้เกิดความล้มเหลวในการนาเทคโนโลยีสารสนเทศ มาใช้ ปัจจยั ของความลม้ เหลวหรอื ความผดิ พลาดทเ่ี กดิ จากการนาเทคโนโลยสี ารสนเทศ มาใชใ้ นองคก์ ร มสี าเหตุหลกั 3 ประการ ไดแ้ ก่
9 1.การขาดการวางแผนทด่ี พี อ โดยเฉพาะอยา่ งยงิ่ การวางแผนจดั การ ความเสย่ี งไมด่ พี อ ยงิ่ องคก์ รมขี นาดใหญม่ ากขน้ึ เทา่ ใด การจดั การความเสย่ี งยอ่ มจะมี ความสาคญั มากขน้ึ เป็นเงาตามตวั ทาใหค้ า่ ใชจ้ า่ ยดา้ นน้เี พม่ิ สงู ขน้ึ 2. การนาเทคโนโลยที ไ่ี มเ่ หมาะสมมาใชง้ าน การนาเทคโนโลยสี ารสนเทศเขา้ มาใชใ้ น องคก์ รจาเป็นตอ้ งพจิ ารณาใหส้ อดคลอ้ งกบั ลกั ษณะของธุรกจิ หรอื งานทอ่ี งคก์ รดาเนินอยู่ หากเลอื กใชเ้ ทคโนโลยที ไ่ี มส่ อดรบั กบั ความตอ้ งการขององคก์ รแลว้ จะทาใหเ้ กดิ ปัญหาตา่ ง ๆ ตามมา และเป็นการสน้ิ เปลอื งงบประมาณโดยใชเ่ หตุ 3. การขาดการจดั การหรอื สนบั สนุนจากผบู้ รหิ ารระดบั สงู การทจ่ี ะนาเทคโนโลยี สารสนเทศเขา้ มาใชง้ านในองคก์ ร หากขาดซง่ึ ความสนบั สนุนจากผบู้ รหิ ารระดบั สงู แลว้ ก็ ถอื วา่ ลม้ เหลวตงั้ แตย่ งั ไมไ่ ดเ้ รมิ่ ตน้ การไดร้ บั ความมนั ่ ใจจากผบู้ รหิ ารระดบั สงู เป็นกา้ วยา่ ง ทส่ี าคญั และจาเป็นทจ่ี ะทาใหก้ ารนาเทคโนโลยสี ารสนเทศมาใชใ้ นองคก์ รประสบ ความสาเรจ็ การนาเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ไม่ประสบความสาเรจ็ ในด้าน ผใู้ ช้งานนัน้ 1. ความกลวั การเปลย่ี นแปลง กลา่ วคอื ผคู้ นกลวั ทจ่ี ะเรยี นรกู้ ารใชเ้ ทคโนโลยสี ารสนเทศ รวมทงั้ กลวั วา่ เทคโนโลยสี ารสนเทศจะเขา้ มาลดบทบาทและความสาคญั ในหน้าทก่ี ารงาน ทร่ี บั ผดิ ชอบของตนใหล้ ดน้อยลง จนทาใหต้ อ่ ตา้ นการใชเ้ ทคโนโลยสี ารสนเทศ 2. การไมต่ ดิ ตามขา่ วสารความรดู้ า้ นเทคโนโลยสี ารสนเทศอยา่ งสม่าเสมอ เน่อื งจาก เทคโนโลยสี ารสนเทศเปลย่ี นแปลงรวดเรว็ มาก หากไมม่ นั ่ ตดิ ตามอยา่ งสม่าเสมอแลว้ จะ ทาใหก้ ลายเป็นคนลา้ หลงั และตกขอบ จนเกดิ สภาวะชะงกั งนั ในการเรยี นรแู้ ละใช้ เทคโนโลยสี ารสนเทศ 3. โครงสรา้ งพน้ื ฐานดา้ นเทคโนโลยสี ารสนเทศของประเทศกระจายไมท่ วั ่ ถงึ ทาใหข้ าด ความเสมอภาคในการใชเ้ ทคโนโลยสี ารสนเทศ หรอื เกดิ การใชก้ ระจกุ ตวั เพยี งบางพน้ื ท่ี ทาใหเ้ ป็นอุปสรรคในการใชง้ านดา้ นตา่ ง ๆ ตามมา เช่น ระบบโทรศพั ท์ อนิ เทอรเ์ น็ต ความเรว็ สงู
10 บทที่ 2 ระบบเครอื ข่ำยและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ ระบบเครือขำ่ ยคอมพวิ เตอร์ ระบบเครอื ขา่ ยคอมพวิ เตอร์ ( Computer Network ) หมายถงึ การเช่ือมตอ่ คอมพิวเตอรต์ งั้ แต2่ เคร่อื งขนึ้ ไปเขา้ ดว้ ยกนั ดว้ ยสายเคเบลิ หรอื ส่อื อ่นื ๆทาใหค้ อมพวิ เตอร์ สามารถรบั ส่งขอ้ มลู แกก่ นั และกนั ไดใ้ นกรณีท่เี ป็นการเช่ือมต่อระหว่างเคร่อื งคอมพวิ เตอร์ หลายๆ เครอ่ื งเขา้ กบั เคร่อื งคอมพิวเตอรข์ นาดใหญ่ท่เี ป็นศนู ยก์ ลาง เราเรยี กคอมพิวเตอร์ ท่เี ป็นศนู ยก์ ลางนวี้ า่ โฮสต(์ Host)และเรยี กคอมพวิ เตอรข์ นาดเล็กท่เี ขา้ มาเช่ือมตอ่ วา่ ไคลเอนต(์ Client)ระบบเครอื ข่าย(Network)จะเช่ือมโยงคอมพวิ เตอรเ์ ขา้ ดว้ ยกนั เพ่อื การติดตอ่ ส่ือสารเราสามารถส่งขอ้ มลู ภายในอาคารหรอื ขา้ มระหว่างเมืองไปจนถงึ อีก ซีกหนง่ึ ของโลกซง่ึ ขอ้ มลู ตา่ งๆ อาจเป็นทงั้ ขอ้ ความรูปภาพเสียงกอ่ ใหเ้ กดิ ความสะดวก รวดเรว็ แกผ่ ใู้ ชซ้ ่งึ ความสามารถเหล่านที้ าใหเ้ ครอื ข่ายคอมพวิ เตอรม์ ีความสาคญั และ จาเป็นต่อการใชง้ านในแวดวงต่างๆแลว้ ทาไมเราถงึ ตอ้ งใชเ้ ครอื ขา่ ยหรอื ระบบ คอมพวิ เตอรเ์ ครอื ขา่ ย ระบบเครือขำ่ ยชนิดตำ่ งๆ ระบบเครอื ขา่ ย สามารถเรยี กได้ หลายวิธี เช่นตามรูปแบบ การเช่ือมต่อ (Topology) เช่น แบบบสั (bus), แบบดาว (star), แบบวงแหวน (ring) หรอื จะเรยึ กตาม ขนาด หรอื ระยะทางของระบบก็ได้ เช่นแลน (LAN), แวน (WAN), แมน (MAN)นอกจากนรี้ ะบบเครอื ข่ายยงั สามารถเรยี กไดต้ ามเทคโนโลยที ่ใี ชใ้ นการส่งผ่าน ขอ้ มลู เช่นเครอื ขา่ ย TCP/IP, เครอื ขา่ ย IPX, เครอื ขา่ ยSNA หรอื เรยี กตาม ชนิด ของขอ้ มลู ท่มี กี ารส่งผา่ น เช่นเครอื ข่าย เสยี งและวดิ ีโอ
11 เรายงั สามารถจาแนกเครอื ขา่ ยไดต้ ามกลมุ่ ทใ่ี ชเ้ ครอื ขา่ ยเช่นอนิ เตอรเ์ น็ต (Internet),เอก็ ซต์ รา้ เน็ต (Extranet), อนิ ทราเน็ต (Intranet), เครอื ขา่ ยเสมอื น (Virtual Private Network) หรอื เรยี ก ตามวธิ กี าร เช่อื มตอ่ ทางกายภาพ เชน่ เครอื ขา่ ย เสน้ ใยนาแสง, เครอื ขา่ ยสายโทรศพั ท,์ เครอื ขา่ ยไรส้ าย เป็นตน้ จะเหน็ ไดว้ า่ เราสามารถ จาแนก ระบบเครอื ขา่ ย ไดห้ ลากหลายวธิ ี ตามแตว่ า่ เราจะพดู ถงึ เครอื ขา่ ยนนั้ ในแงม่ ุมใด เราจาแนก ระบบเครอื ขา่ ย ตามวธิ ที น่ี ิยมกนั 3 วธิ คี อื รปู แบบการเชอ่ื มตอ่ (Topology),รปู แบบการสอ่ื สาร (Protocol), และ สถาปัตยกรรมเครอื ขา่ ย (Architecture) การจาแนกระบบเครอื ขา่ ย ตามรปู แบบการเช่อื มตอ่ (Topology) จะบอกถงึ รปู แบบ ทท่ี า การ เชอ่ื มตอ่ อุปกรณ์ ในเครอื ขา่ ยเขา้ ดว้ ยกนั ซง่ึ มรี ปู แบบทน่ี ยิ มกนั 3 วธิ คี อื แบบบสั (bus) ในระบบเครอื ขา่ ยโทโปโลยแี บบ BUS นบั วา่ เป็นแบบโทโปโลยที ไ่ี ดร้ บั ความนยิ มใชก้ นั มากทส่ี ุดมา ตงั้ แตอ่ ดตี จนถงึ ปัจจุบนั เหตผุ ลอยา่ งหน่งึ กค็ อื สามารถตดิ ตงั้ ระบบ ดแู ล รกั ษา และตดิ ตงั้ อุปกรณ์เพมิ่ เตมิ ไดง้ า่ ยไมต่ อ้ งใชเ้ ทคนคิ ทย่ี งุ่ ยากซบั ซอ้ น ลกั ษณะการ ทางานของเครอื ขา่ ยโทโปโลยแี บบ BUS คอื อุปกรณ์ทุกช้นิ หรอื โหนดทกุ โหนด ใน เครอื ขา่ ยจะตอ้ งเชอ่ื มโยงเขา้ กบั สายสอ่ื สารหลกั ทเ่ี รยี กวา่ \"บสั \" (BUS) เมอ่ื โหนดหน่งึ ตอ้ งการจะสง่ ขอ้ มลู ไปใหย้ งั อกี โหนด หน่งึ ภายในเครอื ขา่ ย ขอ้ มลู จากโหนดผสู้ ง่ จะถูกสง่ เขา้ สสู่ ายบสั ในรปู ของแพก็ เกจ ซง่ึ แตล่ ะแพก็ เกจจะประกอบดว้ ยตาแหน่งของ ผสู้ ง่ และ ผรู้ บั และขอ้ มลู
12 การควบคมุ การส่ือสารภายในเครอื ขา่ ยแบบ BUS มี 2 แบบคอื แบบดาว (star) เป็นหลกั การสง่ และรบั ขอ้ มลู เหมอื นกบั ระบบโทรศพั ท์ การควบคมุ จะทาโดยสถานี ศนู ยก์ ลาง ทาหน้าทเ่ี ป็นตวั สวติ ชงิ่ ขอ้ มลู ทงั้ หมดในระบบเครอื ขา่ ยจะตอ้ งผา่ นเครอ่ื ง คอมพวิ เตอรศ์ นู ยก์ ลาง(Center Comtuper)เป็นการเช่อื มโยงการตดิ ตอ่ สอ่ื สารทม่ี ี ลกั ษณะคลา้ ยกบั รปู ดาว(STAR)หลายแฉกโดยมศี นู ยก์ ลางของดาว หรอื ฮบั เป็นจุด ผา่ นการตดิ ตอ่ กนั ระหวา่ งทุกโหนดในเครอื ขา่ ย ศนู ยก์ ลาง จงึ มหี น้าทเ่ี ป็นศนู ยค์ วบคมุ เสน้ ทางการสอ่ื สารทงั้ หมดนอกจากน้ีศนู ยก์ ลางยงั ทาหน้าทเ่ี ป็นศนู ยก์ ลางขอ้ มลู อกี ดว้ ย การสอ่ื สารภายในเครอื ขา่ ยแบบ STAR จะเป็นแบบ 2 ทศิ ทาง โดยจะอนุญาตใหม้ เี พยี ง โหนดเดยี วเท่านัน้ ทส่ี ามารถสง่ ขอ้ มลู เขา้ สเู่ ครอื ขา่ ยไดจ้ งึ ไมม่ โี อกาสทห่ี ลายๆโหนดจะ สง่ ขอ้ มลู เขา้ สเู่ ครอื ขา่ ยในเวลาเดยี วกนั เพอ่ื ป้องกนั การชนกนั ของสญั ญาณขอ้ มลู เครอื ขา่ ยแบบ STAR เป็นโทโปโลยี อกี แบบหน่ึง ทเ่ี ป็นทน่ี ิยมใชก้ นั ในปัจจบุ นั ขอ้ ดขี อง เครอื ขา่ ยแบบSTARคอื การตดิ ตงั้ เครอื ขา่ ยและการดแู ลรกั ษาทาไดง้ า่ ยหากมโี หนดใด เกดิ ความเสยี หายกส็ ามารถตรวจสอบไดง้ า่ ยและศนู ยก์ ลางสามารถตดั โหนดนัน้ ออก จากการสอ่ื สารในเครอื ขา่ ยได้
13 แบบวงแหวน (ring) เครอื ขา่ ยแบบ RING เป็นการสง่ ขา่ วสารทส่ี ง่ ผา่ นไปในเครอื ขา่ ย ขอ้ มลู ขา่ วสารจะ ไหลวนอยใู่ นเครอื ขา่ ย ไปในทศิ ทางเดยี วเหมอื นวงแหวนหรอื RING นัน่ เองโดย ไมม่ จี ดุ ปลายหรอื เทอรม์ เิ นเตอรเ์ ช่นเดยี วกบั เครอื ขา่ ยแบบ BUSในแต่ละโหนด หรอื สเตชนั่ จะมรี พี ตี เตอรป์ ระจาโหนด 1 เครอ่ื ง ซง่ึ จะทาหน้าทเ่ี พม่ิ เตมิ ขา่ วสารท่ี จาเป็นตอ่ การสอ่ื สารในสว่ นหวั ของแพก็ เกจขอ้ มลู สาหรบั การสง่ ขอ้ มลู ออกจาก โหนด และมหี น้าทร่ี บั แพก็ เกจขอ้ มลู ทไ่ี หลผา่ นมาจากสายสอ่ื สาร เพอ่ื ตรวจสอบ วา่ เป็นขอ้ มลู ทส่ี ง่ มาใหโ้ หนดตนหรอื ไมถ่ า้ ใช่กจ็ ะคดั ลอกขอ้ มลู ทงั้ หมดนนั้ สง่ ตอ่ ไป ใหก้ บั โหนดของตนแตถ่ า้ ไมใ่ ชก่ จ็ ะปลอ่ ยขอ้ มลู นนั้ ไปยงั รพี ตี เตอรข์ องโหนดถดั ไป โทโปโลยีแบบผสม (Hybridge Topology) เป็นเครอื ขา่ ยการสอ่ื สารขอ้ มลู แบบผสมระหวา่ งเครอื ขา่ ยแบบใดแบบหน่ึงหรอื มากกวา่ เพ่อื ความถกู ตอ้ งแน่นอน ทงั้ น้ีขน้ึ อยกู่ บั ความตอ้ งการและภาพรวมของ องคก์ ร
14 บทท่ี 3 การสืบค้นข้อมลู บนอินเตอรเ์ น็ต การสืบคน้ ข้อมูล การนาความรเู้ กย่ี วกบั อนิ เทอรเ์ น็ต มาประยกุ ตใ์ ชใ้ นการศกึ ษาหาความรู้ ไดแ้ ก่ การสบื คน้ ขอ้ มลู ทางอนิ เทอรเ์ น็ต โดยการใชง้ านอนิ เทอรเ์ น็ตเกย่ี วกบั การศกึ ษาน้จี ะสามารถแบง่ เน้อื หาออกเป็น 3 ระดบั ดงั น้ี 1.การสบื คน้ ขอ้ มลู ทางอนิ เทอรเ์ นต็ 2. การนาขอ้ มลู จากอนิ เทอรเ์ นต็ มาใชง้ าน 3. การสรา้ งแหลง่ ขอ้ มลู ดว้ ยตนเอง การคน้ ควา้ ด้วยการใช้ Search Engine การใชง้ านงานอนิ เทอรเ์ นต็ ทน่ี ยิ มใชก้ นั อยา่ งมาก จะไดแ้ กก่ ารเขา้ เยย่ี มชม เวบ็ ไซตต์ า่ งๆ เพอ่ื หาความรู้ แตก่ ารเขา้ เยย่ี มชมนนั้ ในกรณที เ่ี รารวู้ า่ เวบ็ ไซตเ์ หลา่ นนั้ มชี ่อื วา่ อะไร เน้อื หาของเวบ็ มงุ่ เน้นเกย่ี วกบั สงิ่ ใด เราสา สามารถทจ่ี ะเขา้ เยย่ี มชมไดท้ นั ท่ี แตใ่ นกรณีทเ่ี ราไมท่ ราบชอ่ื เวบ็ เหลา่ นนั้ แต่ เรามคี วามตอ้ งการทจ่ี ะคน้ หาเน้อื หาบางอยา่ ง มวี ธิ กี ารจะเขา้ สบื คน้ ขอ้ มลู ได้ โดยการใชค้ วามสามารถของ Search EngineSearch Engine จะมหี น้าท่ี รวบรวมรายช่อื เวบ็ ไซตต์ า่ งๆ เอาไว้ โดยจดั แยกเป็นหมวดหมู่ ผใู้ ชง้ าน เพยี งแตท่ ราบหวั ขอ้ ทต่ี อ้ งการคน้ หาแลว้ ป้อน คาหรอื ขอ้ ความของหวั ขอ้ นนั้ ๆ ลงไปในชอ่ งทก่ี าหนด คลกิ ป่มุ คน้ หา เทา่ นนั้ ขอ้ มลู อยา่ งยอ่ ๆ และ รายช่อื เวบ็ ไซตท์ เ่ี กย่ี วขอ้ งจะปรากฏใหเ้ ราเขา้ ไปศกึ ษาเพมิ่ เตมิ ไดท้ นั ที Search Engine แตล่ ะแหง่ มวี ธิ กี ารและการจดั เกบ็ ฐานขอ้ มลู ทแ่ี ตกตา่ งกนั ไป ตามประเภทของ Search Engine ทแ่ี ตล่ ะเวบ็ ไซตน์ ามาใชเ้ กบ็ รวบรวมขอ้ มลู ดงั นนั้ การทจ่ี ะเขา้ ไปหาขอ้ โดยวธิ กี าร Search นนั้ อยา่ งน้อยเราจะตอ้ งทราบ วา่ เวบ็ ไซตท์ จ่ี ะเขา้ ไปใชบ้ รกิ าร ใชว้ ธิ กี ารหรอื ประเภทของ Search Engine อะไร เน่อื งจากแตล่ ะประเภทมคี วามละเอยี ดในการจดั เกบ็ ขอ้ มลู ตา่ งกนั ไป
15 ประเภทของ Search Engine 1. Keyword Index 2. Subject Directories 3. Metasearch Engines การสืบคน้ ข้อมลู แบบใช้คียเ์ วิรด์ การสบื คน้ แบบใชค้ ยี เ์ วริ ด์ ใชใ้ นกรณีทต่ี อ้ งการคน้ ขอ้ มลู โดยใชค้ าทม่ี คี วามหมาย ตรงกบั ความตอ้ งการ โดยมากจะนิยมใชค้ าทม่ี คี วามหมายใกลเ้ คยี งกบั เน้ือเรอ่ื งท่ี จะสบื คน้ ขอ้ มลู การสบื คน้ ขอ้ มลู การสบื คน้ แบบใชค้ ยี เ์ วริ ด์ มวี ธิ กี ารคน้ หาไดด้ งั น้ี 1.เปิดเวบ็ เพจ ทใ่ี หบ้ รกิ ารในการสบื คน้ ขอ้ มลู โดยพมิ พช์ อ่ งเวบ็ ทช่ี อ่ ง Address www.yahoo.com เองจะมฟี รเี วบ็ ไซต์ ทร่ี จู้ กั กนั ในนาม http://www.geocities.com ซง่ึ มจี านวนหลาย100000 เวบ็ ใหค้ น้ หาขอ้ มลู เอง โดยเฉพาะ www.sanook.com เป็นเวบ็ ของคนไทย www.siamguru.com เป็นเวบ็ ของคนไทย 2. ทช่ี ่อง คน้ หา พมิ พข์ อ้ ความตอ้ งการจะคน้ หา ในตวั อยา่ งจะพมิ พค์ าวา่ วทิ ยาศาสตร์ 3. คลกิ ป่มุ คน้
16 4. จากนัน้ จะปรากฏรายช่อื ของเวบ็ ทม่ี ขี อ้ มลู 5. คลกิ เวบ็ ทจ่ี ะเรยี กดขู อ้ มลู หลกั การใช้คาในการคน้ หาขอ้ มลู การสบื คน้ แบบใชค้ ยี เ์ วริ ด์ เชน่ ถา้ ตอ้ งการจะสบื คน้ เกย่ี วกบั ประวตั ศิ าสตรค์ วาม เป็นมาของเครอ่ื งคอมพวิ เตอร์ การคน้ หาจงึ ตอ้ งการเน้ือหาทเ่ี จาะลกึ การสรา้ งคา คยี เ์ วริ ด์ ตอ้ งใชค้ าทเ่ี จาะลกึ ลงไปเพอ่ื ใหไ้ ดข้ อ้ งมลู ทเ่ี ฉพาะคามากยงิ่ ขน้ึ การสืบค้นขอ้ มูลภาพ ในกรณีทน่ี ักเรยี นตอ้ งการทจ่ี ะคน้ หาขอ้ มลู ทเ่ี ป็นภาพ เพอ่ื นามาประกอบกบั รายงาน มวี ธิ กี ารคน้ หาไฟลภ์ าพไดด้ งั น้ี 1. เปิดเวบ็ www.google.co.th 2. คลกิ ตวั เลอื ก รปู ภาพ 3. พมิ พก์ ลุ่มช่อื ภาพทต่ี อ้ งการจะคน้ หา (ตวั อยา่ งทดลองหาภาพเกย่ี วกบั เสอื ) 4. คลกิ ป่มุ คน้ หา 5. ภาพทคี น้ หาพบ 6. การนาภาพมาใชง้ าน ใหค้ ลกิ เมาสด์ า้ นขวาทภ่ี าพ > Save Picture as
17 7. กาหนดตาแหน่งทจ่ี ะบนั ทกึ ทช่ี ่อง Save in 8. กาหนดชอ่ื ทช่ี ่อง File Name 9. คลกิ ป่มุ Save การบนั ทึก การบนั ทกึ ช่อื เวบ็ (Favorites) ใชใ้ นกรณที เ่ี ปิดเวบ็ เพจ็ ทน่ี ่าสนใจมาศกึ ษา ในกรณี ทจ่ี ะกลบั มาศกึ ษาใหมใ่ นวนั ต่อไป เราตอ้ งบนั ทกึ ช่อื เวบ็ เกบ็ ไวท้ ่ี Favorites เพอ่ื เรยี กใชง้ านในครงั้ ต่อไป มวี ธิ กี ารกาหนดไดด้ งั น้ี 1. คลกิ เมนู Favorites > Add Favorites 2. กาหนดชอ่ื ทช่ี อ่ ง Name 3. คลกิ ป่มุ OK การเปิ ดเวบ็ โดยใช้ Favorites หลงั จากทส่ี รา้ ง Favorites มาแลว้ ในกรณที เ่ี รยี กใชง้ าน โดยการเปิดเวบ็ ผา่ นทาง Favorites มวี ธิ กี ารสรา้ งไดด้ งั น้ี 1. คลกิ เมนู Favorites > คลกิ ทเ่ี วบ็ ทบ่ี นั ทกึ เป็น Favorites เกบ็ ไว้
18 การบนั ทึกเนื้อหาที่เป็นตวั อกั ษร (Copy) ในกรณที ต่ี อ้ งการจะบนั ทกึ เน้ือในสว่ นทเ่ี ป็นตวั อกั ษรเกบ็ ไวเ้ พ่อื นาไปประกอบกบั รายงาน โดยมวี ธิ กี ารกาหนดไดด้ งั น้ี 1.เปิดเวบ็ ทต่ี อ้ งการจะบนั ทกึ เน้ือหา 2. ป้ายดาเลอื กขอ้ ความทจ่ี ะบนั ทกึ เกบ็ ไว้ 3. คลกิ เมาสด์ า้ นขวาทต่ี วั อกั ษร คลกิ คาสงั่ Copy 4. จากนนั้ เปิดโปรแกรมบนั ทกึ ตวั อกั ษร โดยคลกิ ป่มุ Start > Program > Accessories > Notepad
19 5. นาตวั อกั ษรทค่ี ดั ลอกเกบ็ ไวม้ าวาง โดยคลกิ เมนู Edit > Paste 6. จากนนั้ บนั ทกึ ไฟลเ์ กบ็ ไว้ โดยคลกิ เมนู File > Save 7. กาหนดตาแหน่งในการบนั ทกึ ภาพทช่ี อ่ ง Save in 8. กาหนดชอ่ื ทช่ี ่อง File Name 9. คลกิ ป่มุ Save
20 บทที่ 4 การประยกุ ตใ์ ช้โปรแกรมสาเรจ็ รปู ด้านงานเอกสาร ด้วยโปรแกรม Microsoft word ความร้พู นื้ ฐานการใช้โปรแกรม Microsoft Word 2007 โปรแกรม Microsoft Office Word 2007 เป็นโปรแกรมประมวลผลคาทน่ี ิยมใช้ กนั มากอยู่ ในปัจจุบนั น้ี เพราะมคี ุณลกั ษณะทด่ี ี เชน่ การจดั รปู แบบสะดวกรวดเรว็ ฯลฯ และ มปี ระโยชน์ตอ่ การจดั เกบ็ เอกสารและการปรบั แกไ้ ข พน้ื ฐานการใชโ้ ปรแกรมตงั้ แตก่ าร เปิด สว่ นประกอบตา่ ง ๆ เช่น แทบ็ เมนู แทบ็ เครอ่ื งมอื มมุ มอง ฯลฯ และการจดั การไฟลเ์ อกสาร เชน่ การเปิด การปิด การบนั ทกึ และการออกจากโปรแกรม ฯลฯ อกี ทงั้ ยงั รองรบั ภาษาไทย ไดด้ ว้ ย 1. ความหมายของการประมวลผลคา การประมวลผลคา หรอื Word Processing คอื การนาคาหลาย ๆ คามาเรยี งกนั ใหอ้ ยใู่ น รปู แบบทก่ี าหนด ซง่ึ เราสามารถกาหนดไดว้ า่ จะใหม้ กี ต่ี วั อกั ษรตอ่ หน่งึ บรรทดั หรอื หน้าละก่ี บรรทดั กนั้ ระยะหน้าระยะหลงั เทา่ ใด และสามารถแกไ้ ขเพมิ่ เตมิ ไดอ้ ยา่ งสะดวก จนกวา่ จะพอใจ แลว้ จงึ สงั ่ พมิ พเ์ อกสารนนั้ ๆ ออกมากช่ี ุดกไ็ ด้ โดยทุกชุดทอ่ี อกมาจาก เครอ่ื งพมิ พจ์ ะเหมอื นกนั ทกุ ประการ เสมอื นกบั การถา่ ยเอกสารหรอื การก๊อปป้ี แตค่ วามจรงิ แลว้ เอกสารทกุ แผน่ จะถกู พมิ พ์ ออกมาจากเครอ่ื งพมิ พอ์ ยา่ งสวยงามและปราณตี เพราะ ปราศจากรอ่ งรอยของขดู ลบใด ๆ และนนั ่ ยอ่ มหมายถงึ การใชเ้ ครอ่ื งคอมพวิ เตอรใ์ นการ ทางาน โดยเราจะตอ้ งทาการพมิ พข์ อ้ มลู ตา่ ง ๆ ซง่ึ เป็นเอกสาร บทความ รายงาน จดหมาย ฯลฯ เขา้ ไปเกบ็ ไวใ้ นหน่วยความจาของเครอ่ื ง คอมพวิ เตอร์ หลงั จากนนั้ เราสามารถใชค้ าสงั ่ ตา่ ง ๆ เขา้ ไปจดั การแกไ้ ข ดดั แปลง หรอื เพมิ่ เตมิ ขอ้ มลู เหลา่ นนั้ ไดต้ ลอดเวลา โปรแกรม (Program) หรอื ชุดคาสงั ่ ทท่ี าใหเ้ ราสามารถทางานกบั เอกสาร และสงั ่ งานตา่ ง ๆ น้ไี ด้ มชี ่อื เรยี กวา่ โปรแกรมเวริ ด์ โปรเซสซง่ิ (Word Processing) หรอื โปรแกรมประมวลผลคา
21 2. คณุ ลกั ษณะของโปรแกรมประมวลผลคาที่ดี 2.1 มรี ะบบขอความช่วยเหลอื (Help) โปรแกรมประมวลผลคาทด่ี ี ควรจะมรี ะบบขอวามช่วยเหลอื ทจ่ี ะคอย ช่วยให้ คาแนะนาชว่ ยเหลอื ใหผ้ ใู้ ชส้ ามารถทางานไดอ้ ยา่ งสะดวก และรวดเรว็ 2.2 มรี ะบบอตั โนมตั ิ โปรแกรมประมวลผลคาทด่ี คี วรจะมรี ะบบอตั โนมตั ทิ จ่ี ะชว่ ยใหผ้ ใู ช้ สามารถ ทางานกบั เอกสารไดอ้ ยา่ งสะดวกสบายมากขน้ึ 2.3 การใช้ข้อมลู รว่ มกนั กบั โปรแกรมอืน่ ๆ ได้ โปรแกรมประมวลผลคาทด่ี ี ควรจะมคี วามสามารถในการนางานทส่ี รา้ ง ดว้ ย โปรแกรมอ่นื ๆ มาใชง้ านรว่ มกบั โปรแกรมได้ 2.4 เรียนร้กู ารใช้งานได้ง่าย การเรยี นรวู้ ธิ กี ารใชง้ านโปรแกรม ไมค่ วรจะตอ้ งใชเ้ วลานานเกนิ ไป สาหรบั การ เรยี นรู้ ควรมบี ทเรยี นชว่ ยสอน หรอื สาธติ (Demo) เกย่ี วกบั ขนั้ ตอน ตา่ ง ๆ ในการใชง้ านของ โปรแกรม เพ่อื ใหส้ ามารถเรยี นรกู้ ารใชง้ านโปรแกรมได้ อยา่ งรวดเรว็ 2.6 จดั รปู แบบเอกสารได้สะดวก โปรแกรมประมวลผลคาทด่ี ี ควรจะมเี ครอ่ื งมอื ทช่ี ่วยใหก้ ารจดั รปู แบบ ของเอกสารได้ สะดวก และรวดเรว็ ซง่ึ ควรจะมคี วามสามารถทจ่ี ะจดั รปู แบบได้ รวดเรว็ มขี นั้ ตอนในการ จดั รปู แบบทไ่ี มย่ งุ่ ยาก 2.7 กาหนดรปู แบบตวั อกั ษรได้หลายแบบ หลายขนาด โปรแกรมประมวลผลคาทด่ี ี ควรจะมคี ณุ สมบตั ใิ นการเปลย่ี นแปลง และกาหนด รปู แบบของตวั อกั ษร และขนาดของตวั อกั ษรไดห้ ลายรปู แบบ รวมทงั้ ตวั อกั ษรพเิ ศษต่าง ๆ ท่ี ไมม่ บี นแป้นพมิ พด์ ว้ ย 2.5 มรี ะบบการคน้ หา และแทนที่คา โปรแกรมประมวลผลคาทด่ี ี ควรจะระบบการคน้ หา และการแทนทค่ี า เพอ่ื ใหผ้ ใู้ ช้ สามารถทจ่ี ะทาการคน้ หาคา เพ่อื การแกไ้ ข หรอื ทาการแทนทไ่ี ด้ สะดวก และรวดเรว็ ยง่ิ ขน้ึ
22 3. ประโยชน์ของโปรแกรมประมวลผลคา 3.1 การจดั เกบ็ เอกสาร การจดั เกบ็ เอกสารทพ่ี มิ พข์ น้ึ ดว้ ยกระดาษนัน้ อาจจะสญู หายหรอื ฉีก ขาดไดง้ า่ ย แต่ การจดั เกบ็ เอกสารในรปู ของไฟลข์ อ้ มลู คอมพวิ เตอรน์ นั้ ขอ้ มลู ต่าง ๆ จะอยคู่ รบถว้ นตราบเท่าทส่ี อ่ื ทใ่ี ชใ้ นการเกบ็ บนั ทกึ ขอ้ มลู 3.2 การค้นหาและการเรียกใช้ขอ้ มลู โปรแกรมประมวลผลคาจะมคี วามสามารถในการคน้ หาขอ้ ความหรอื คา ทเ่ี รา ตอ้ งการไดอ้ ยา่ งรวดเรว็ และยงั สามารถคน้ หาขอ้ ความหรอื คา แลว้ แทนทด่ี ว้ ย ขอ้ ความหรอื คาใหม่ ไดโ้ ดยอตั โนมตั ิ ตลอดจนการเรยี กใชแ้ ฟ้มขอ้ มลู กท็ าไดโ้ ดยงา่ ย และสะดวก เพยี งแตท่ ราบชอ่ื ไฟล์ และตาแหน่งทจ่ี ดั เกบ็ กส็ ามารถเรยี กใชไ้ ฟลไ์ ด้ โดยสะดวกรวดเรว็ ไมย่ งุ่ ยากเหมอื นกบั การคน้ หา และเรยี กใชเ้ อกสารธรรมดา ซง่ึ ชว่ ยใหป้ ระหยดั เวลาและคา่ ใชจ้ ่าย 3.3 การทาสาเนา การทาสาเนาเอกสารดว้ ยเครอ่ื งพมิ พด์ ดี จะตอ้ งใชก้ ระดาษคารบ์ อน และ สามารถ ทาสาเนาไดเ้ พยี งครงั้ ละ 3-4 แผน่ เทา่ นนั้ ในขณะทก่ี ารทาสาเนาดว้ ยเครอ่ื ง คอมพวิ เตอร์ สามารถทา ไดอ้ ยา่ งไมจ่ ากดั และทุกสาเนามคี วามชดั เจนเทา่ เทยี มกนั 3.4 การเปลี่ยนแปลงแก้ไขเอกสาร การพมิ พเ์ อกสารดว้ ยเครอ่ื งพมิ พด์ ดี มกั จะมกี ารพมิ พผ์ ดิ อยเู่ สมอ ๆ ทา ใหเ้ สยี เวลา ในการแกไ้ ขเอกสาร ซง่ึ เป็นเรอ่ื งทค่ี อ่ นขา้ งยงุ่ ยาก นอกจากน้ีเอกสารท่ี พมิ พด์ ว้ ยเครอ่ื งพมิ พด์ ดี กไ็ ม่ สวยงามเทา่ ทค่ี วร และจะปรากฏรอ่ งรอยของการแกไ้ ข ขดู ลบ แตถ่ า้ ใชเ้ ครอ่ื งคอมพวิ เตอรใ์ นการ พมิ พเ์ อกสาร ปัญหาตา่ ง ๆ เหลา่ น้ีจะหมด ไป ซง่ึ ชว่ ยใหป้ ระหยดั เวลาและคา่ ใชจ้ า่ ย 3.5 การจดั รปู แบบเอกสาร โปรแกรมประมวลผลคามคี วามสามารถในการจดั ทารปู แบบเอกสารได้ อยา่ งดแี ละ มปี ระสทิ ธภิ าพ
23 4. มีอะไรใหมใ่ น Microsoft Office Word 2007 Microsoft Office Word 2007 จะชว่ ยคณุ สรา้ งเอกสารทด่ี เู ป็นมอื อาชพี โดยการจดั ชดุ เครอ่ื งมอื แบบครอบคลุมสาหรบั การสรา้ งและการจดั รปู แบบ เอกสารของคณุ ไวใ้ นสว่ นตดิ ตอ่ ใหม่ ความสามารถในการตรวจทาน การใส่ ขอ้ คดิ เหน็ และการเปรยี บเทยี บอยา่ งละเอยี ดจะชว่ ยใหค้ ณุ 4.1 สร้างเอกสารท่ีดเู ป็นมอื อาชีพ Office Word 2007 ไดจ้ ดั เตรยี มเครอ่ื งมอื การแกไ้ ขและการทบทวนไว้ สาหรบั การ สรา้ งเอกสารทส่ี ละสลวยไดง้ า่ ยดายกวา่ ทเ่ี คย 4.2 ใช้เวลาในการเขียนมากขึน้ แต่ใช้เวลาในการจดั รปู แบบน้อยลง สว่ นตดิ ตอ่ ทค่ี า นึงถงึ ผลลพั ธใ์ หมน่ ้ีจะเสนอเครอ่ื งมอื ใหค้ ณุ ในเวลาท่ี คณุ จาเป็นตอ้ งใชด้ ว้ ยรปู แบบทช่ี ดั เจนและมรี ะเบยี บ ช่วยประหยดั เวลาและใช้ ความสามารถทท่ี รง ประสทิ ธภิ าพของ Word ไดอ้ ยา่ งเตม็ ทด่ี ว้ ยการเลอื กจากแกล เลอรลี กั ษณะ รปู แบบตาราง รปู แบบ รายการ ลกั ษณะพเิ ศษทางกราฟิก และอน่ื ๆ ทก่ี าหนดไวล้ ่วงหน้า 4.3 เพ่ิมองคป์ ระกอบท่ีจดั รปู แบบไว้แล้วด้วยการคลิกเพียงสองสามครงั้ Office Word 2007 ไดน้ าแบบเอกสารสาเรจ็ รปู มาใชส้ าหรบั การเพมิ่ เน้ือหาท่ี จดั รปู แบบไวแ้ ลว้ ลงในเอกสารของคณุ 4.4 ส่ือสารท่ีมปี ระสิทธิภาพมากขึน้ ดว้ ยกราฟิ กท่ีให้ผลกระทบสงู คณุ ลกั ษณะแผนภมู แิ ละไดอะแกรมแบบใหมจ่ ะรวมรปู รา่ งแบบสามมติ ิ ความ โปรง่ ใส เงาทต่ี กกระทบ และลกั ษณะพเิ ศษอ่นื ๆ ไว้ 4.5 นาลกั ษณะหน้าตาใหมไ่ ปใช้กบั เอกสารของคณุ ทนั ที เมอ่ื บรษิ ทั ของคณุ ปรบั ปรงุ ภาพลกั ษณ์ของบรษิ ทั คณุ สามารถปฏบิ ตั ิ ตามไดท้ นั ที ในเอกสารของคณุ ดว้ ยการใช้ 'ลกั ษณะดว่ น' และ 'ชดุ รปู แบบ เอกสาร' คณุ สามารถเปลย่ี นแปลง
24 บทที่ 5 การจดั เอกสารและการนาเอกสารมาใช้งาน การบริหารงานเอกสารและการจดั เกบ็ เอกสาร สานกั งานทงั้ ในภาคเอกชนและรฐั บาลมกั จะมเี อกสารเขา้ – ออกหลายประเภทเป็นจานวน มากซง่ึ มคี วามสาคญั มากน้อยแตกตา่ งกนั เอกสารบางช้นิ มปี ระโยชน์ในการนาขอ้ มลู ไปใชใ้ น โอกาสตอ่ ไปนอกจากนนั้ ยงั ใชเ้ ป็นหลกั ฐานในการอา้ งองิ ฉะนนั้ ถา้ สานกั งานแหง่ ใดตอ้ งการ ดาเนนิ การดา้ นเอกสารอยา่ มปี ระสทิ ธภิ าพจาเป็นตอ้ งใชห้ ลกั การบรหิ าความหมายของคา ตา่ ง ๆ ทเ่ี กย่ี วขอ้ งกบั การบรหิ ารงานเอกสารรและการจดั เกบ็ เอกสารทด่ี มี รี ะบบเพอ่ื ใหน้ า ขอ้ มลู มาใชไ้ ดอ้ ยา่ งรวดเรว็ ความหมายของคาตา่ ง ๆ ทเ่ี กย่ี วขอ้ งกบั การบรหิ ารงานเอกสาร เอกสาร (Records) หมายถงึ กระดาษทใ่ี ชใ้ นธรุ กจิ หนงั สอื แบบฟอรม์ แผนทแ่ี ละวตั ถุอน่ื ๆท่ี บรรจขุ อ้ ความทงั้ ยงั อาจรวมถงึ สอ่ื กลางทใ่ี ชใ้ นการจดั ทาขอ้ มลู ตา่ งๆของธุรกจิ ดว้ ยเชน่ จดหมายโตต้ อบบตั รเทปหรอื ไมโครฟิลม์ เป็นตน้ การจดั เกบ็ เอกสาร(Filling)หมายถงึ กระบวนการจดั ระบบจาแนกและเกบ็ เอกสารใหเ้ ป็น ระเบยี บสะดวกในกานามาใชเ้ มอ่ื ตอ้ งการซง่ึ ถอื วา่ เป็นเพยี งสว่ นหน่งึ ของการบรหิ ารงาน เอกสาร(Records management) เทา่ นนั้ บริการงานเอกสาร(Records management)หมายถงึ การดาเนินงานเอกสารใหบ้ รรลุ วตั ถุประสงคต์ ามลาดบั ขนั้ ตอนคอื การวางแผนการกาหนดหน้าทแ่ี ละโครงสรา้ งการจดั เกบ็ เอกสารการกาหนดระบบการจดั เกบ็ เอกสารการเกบ็ รกั ษาการควบคมุ งานเอกสารและการ ทาลายเอกสารจงึ มคี วามสมั พนั ธก์ บั เอกสารทุกขนั้ ตอนตามวงจรเอกสาร(Records cycle) โดยเรมิ่ จากการสรา้ งเอกสาร(Created)การจาแนกเอกสารและการนาไปใช้ necessary) (Classified and utilization) การจดั เกบ็ เอกสาร(Stored)การนากลบั มาอา้ งองิ เมอ่ื จาเป็น (Retrieved when
25 ตลอดจนการเกบ็ เอกสารกลบั คนื หรอื ทาลายเอกสาร (Returned to storage or destroyed)จงึ จาเป็นทจ่ี ะตอ้ งหามาตรการทเ่ี หมาะสม มาใชก้ บั ขนั้ ตอนทงั้ 5ขนั้ ตอนวงเอกสารในสหรฐั อเมรกิ าไดว้ จิ ยั ตน้ ทุนการผลติ และ การเกบ็ เอกสารพบวา่ มมี ลู คา่ ประมาณ10-40%ของตน้ ทุนในงานสานกั งานถา้ สามารถบรกิ ารงานเอกสารไดอ้ ยา่ งมปี ระสทิ ธภิ าพแลว้ จะทาใหต้ น้ ทนุ ดา้ นน้ีลดลง ได้ องคป์ ระกอบของการบริหารงานเอกสาร การบรหิ ารงานเอกสรในทน่ี ้ีไดแ้ บง่ งานหรอื หน้าทใ่ี นความรบั ผดิ ชอบของผบู้ รกิ าร งานเอกสารได้ ดงั ต่อไปน้ี (1) การวางแผน (2) การกาหนดหน้าทแ่ี ละโครงสรา้ งของงานเอกสาร (3) การออกแบบระบบการจดั เกบ็ เอกสาร (4) การเกบ็ รกั ษา (5) การควบคมุ งานเอกสาร (6) การทาลายเอกสาร แนวทางการกาหนดอายกุ ารเกบ็ รกั ษาเอกสาร มีดงั นี้ 1) ตามพระราชบญั ญตั กิ ารบญั ชี ใหเ้ กบ็ รกั ษาบญั ชแี ละเอกสารประกอบการ ลงบญั ชไี วไ้ มน่ ้อยกวา่ 10 ปี นบั แตว่ นั ปิดบญั ชี 2) ตามประกาศกระทรวงพาณิชย์ ใหเ้ กบ็ รกั ษาบญั ชแี ละเอกสารการลงบญั ชี สาหรบั ปีนัน้ มาแลว้ ไมน่ ้อยกวา่ 5 ปี นบั แต่วนั ปิดบญั ชี หรอื วนั ทล่ี งรายการครงั้ สดุ ทา้ ยในบญั ชเี งนิ สด ในกรณที ไ่ี มม่ กี ารปิดบญั ชตี อ้ งมหี นังสอื ของกรมสรรพากร แสดงวา่ ไดช้ าระภาษคี รบถว้ นแลว้ สาหรบั ปีนัน้ ๆ และมกี ารยน่ื คาของอนุญาตต่อ สานกั งานบญั ชกี ลางกอ่ นทาลาย
26 3) ตามกฎหมายแรงงาน ใหน้ ายจา้ งซง่ึ มลี กู จา้ งรวมกนั ตงั้ แต่ 10 คนขน้ึ ไป เป็นประจา จดั ทาทะเบยี นลกู จา้ งและเอกสารเกย่ี วกบั การคานวณคา่ จา้ งเป็น ภาษาไทยและเกบ็ ไว้ ณ สถานทท่ี างานพรอ้ มทจ่ี ะใหพ้ นักงานตรวจแรงงานตรวจได้ ทะเบยี นลกู จา้ งนนั้ อยา่ งน้อยตอ้ งมรี ายการตอ่ ไปน้ี ชอ่ื – สกุล เพศ สญั ชาติ วนั เดอื นปีเกดิ อายุ ทอ่ี ยปู่ ัจจบุ นั วนั ทเ่ี รมิ่ จา้ ง อตั ราคา่ จา้ งและประโยชน์ตอบแทน วนั สน้ิ สดุ ของการจา้ ง ใหน้ ายจา้ งเกบ็ รกั ษาทะเบยี นลกู จา้ งไวไ้ มน่ ้อยกวา่ 2 ปี นับแต่ วนั สน้ิ สดุ ของการจา้ งลกู จา้ งแตล่ ะราย 4) เอกสารทต่ี อ้ งเกบ็ เอาไวต้ ลอดไป ไดแ้ ก่ เอกสารกอ่ ตงั้ บรษิ ทั ทะเบยี น หนุ้ สว่ น ทะเบยี น และขอ้ ปฏบิ ตั ติ า่ ง ๆ รวมทงั้ รายงานการประชุม 5) เอกสารทต่ี อ้ งเกบ็ ไว้ 10 ปี ไดแ้ ก่ เอกสารประกอบการลงบญั ชี เอกสารการชาระ ภาษอี ากร ใบเสรจ็ รบั เงนิ 6) เอกสารทต่ี อ้ งเกบ็ ไว้ 5 ปี ไดแ้ ก่ สญั ญาเงนิ กทู้ ช่ี าระเสรจ็ สน้ิ แลว้ หลกั ฐานการ จ่ายคา่ จา้ งเงนิ เดอื น 7) เอกสารทต่ี อ้ งเกบ็ ไว้ 1 ปี ไดแ้ ก่ เอกสารทวั่ ไปทไ่ี มม่ คี วามสาคญั 8) เอกสารทต่ี อ้ งเกบ็ ไว้ 2 ปี ไดแ้ ก่ หลกั ฐานการจา่ ยคา่ แรง บรกิ าร คา่ เชา่ ต่างๆ และทะเบยี นประวตั พิ นกั งานทอ่ี อกแลว้ ระบบการจดั เกบ็ เอกสาร เอกสารมคี วามสาคญั ตอ่ กจิ การ ในระยะเรมิ่ แรกของการตงั้ สานกั งานใหม่ ความสาคญั ของการเกบ็ เอกสารยงั มไี มม่ ากนัก แตเ่ มอ่ื หน่วยงานมอี ายมุ ากขน้ึ และ มขี นาดใหญ่ขน้ึ ปรมิ าณเอกสารจะเพมิ่ ขน้ึ ตามการจดั เกบ็ เอกสารและการบรหิ าร เอกสารจงึ มคี วามสาคญั ตอ่ กจิ การเพราะกจิ การตอ้ งนาขอ้ มลู มาวเิ คราะหแ์ ละนาผล ของการวเิ คราะหม์ าพจิ ารณาแกไ้ ขปรบั ปรงุ กจิ การ
27 บทที่ 6 การประยกุ ตใ์ ช้โปรแกรมคานวณทางธรุ กิจด้วยโปรแกรม Microsoft Excel ความร้พู นื้ ฐานเกี่ยวกบั โปรแกรม Microsoft Excel 2007 โปรแกรม Excel เป็นโปรแกรมทอ่ี านวยความสะดวกในการทางานเกย่ี วกบั การพมิ พ์ งาน ตาราง การคานวณขอ้ มลู และฐานขอ้ มลู Excel 2007 มสี ว่ นตดิ ตอ่ ผใู้ ชโ้ ฉมใหม่ มแี มแ่ บบ ใหม่ แถบเครอ่ื งมอื ตา่ ง ๆ และมคี ณุ ลกั ษณะใหมท่ ส่ี ามารถสรา้ งประสทิ ธผิ ลงานไดอ้ ยา่ ง รวดเรว็ Excel 2007 ทาใหเ้ ราสามารถเรม่ิ ใชง้ านสว่ นตดิ ตอ่ ผใู้ ชโ้ ฉมใหม่ แมแ่ บบใหม่ และ คณุ ลกั ษณะใหมท่ ส่ี ามารถสรา้ งประสทิ ธผิ ลไดอ้ ยา่ งรวดเรว็ 1. ความรพู้ นื้ ฐานเกี่ยวกบั โปรแกรมตารางงาน (Microsoft Excel) 1.1 ลกั ษณะทวั ่ ไปของโปรแกรม Excel โปรแกรมตารางงาน หรอื โปรแกรมสเปรดชตี (Spread Sheet) หรอื ตารางคานวณ อเิ ลก็ ทรอนิกส์ เป็นโปรแกรมทอ่ี านวยความสะดวกในการทางานเกย่ี วกบั การคานวณ ขอ้ มลู แสดง ขอ้ มลู ในลกั ษณะเป็นคอลมั น์ หรอื เป็นชอ่ งตาราง ซง่ึ เราสามารถบนั ทกึ ขอ้ มลู ตา่ ง ๆ โดยสว่ นมาก มกั จะเป็นตวั เลขลงในตารางสเ่ี หลย่ี มทแ่ี บง่ ออกเป็นช่องเลก็ ๆ มากมาย เรยี กวา่ เซลล์ (Cell) พรอ้ ม ทงั้ สามารถใสส่ ตู รลงในเซลลบ์ างเซลลเ์ พอ่ื ให้ โปรแกรมทาการคานวณหาผลลพั ธจ์ ากขอ้ มลู ท่ี 1.2 คณุ สมบตั ิของโปรแกรม Excel โปรแกรม Excel มคี ุณสมบตั ิ ดงั ตอ่ ไปน้ี 1.สรา้ งและแสดงรายงานของขอ้ มลู ตวั อกั ษร และตวั เลข โดยมคี วามสามารถในการ จดั รปู แบบใหส้ วยงามน่าอ่าน
28 2.อานวยความสะดวกในดา้ นการคานวณตา่ ง ๆ เช่น การบวก ลบ คณู หาร ตวั เลขและยงั มฟี ังกช์ นั ่ ทใ่ี ชใ้ นการคานวณอกี มากมาย เขน่ การหาผลรวมของตวั เลขจานวน มาก การหาคา่ ทางสถติ แิ ละการเงนิ การหาผลลพั ธข์ องโจทยท์ างคณติ ศาสตร์ เป็นตน้ 3.สรา้ งแผนภมู ิ (Chart) ในรปู แบบตา่ ง ๆ เพอ่ื ใชใ้ นการแสดงและการเปรยี บเทยี บ ขอ้ มลู ไดห้ ลายรปู แบบ เชน่ แผนภมู คิ อลมั น์ (Column Chart หรอื Bar Chart) แผนภมู เิ สน้ (LineChart) แผนภมู วิ งกลม (Pie Chart) ฯลฯ 4.มรี ะบบขอความช่วยเหลอื (Help) ทจ่ี ะคอยชว่ ยใหค้ าแนะนา ช่วยใหผ้ ใู้ ชส้ ามารถ ทางานไดอ้ ยา่ งสะดวกและรวดเรว็ เช่น หากเกดิ ปัญหาเกย่ี วกบั การใชง้ านโปรแกรม 5.มคี วามสามารถในการคน้ หาและแทนทข่ี อ้ มลู โดยโปรแกรมจะตอ้ งมี ความสามารถในการคน้ หาและแทนทข่ี อ้ มลู เพอ่ื ทาการแกไ้ ขหรอื ทาการแทนทข่ี อ้ มลู ได้ สะดวกและรวดเรว็ 6. มคี วามสามารถในการจดั เรยี งลาดบั ขอ้ มลู โดยเรยี งแบบตามลาดบั จาก A ไป Z หรอื จาก 1 ไป 100 และเรยี งยอ้ นกลบั จาก Z ไปหา A หรอื จาก 100 ไปหา 1 7. มคี วามสามารถในการจดั การขอ้ มลู และฐานขอ้ มลู ซง่ึ เป็นกลมุ่ ของขอ้ มลู ขา่ วสาร ทถ่ี ูก รวบรวมเขา้ ไวด้ ว้ ยกนั ในตารางทอ่ี ยใู่ น Worksheet ลกั ษณะของการเกบ็ ขอ้ มลู เพอ่ื ใชเ้ ป็น ฐานขอ้ มลู มนโปรแกรมตารางงานจะเกบ็ ขอ้ มลู ในรปู แบบของตาราง โดยแตล่ ะแถวของ รายการจะ เป็นระเบยี นหรอื เรคอรด์ (Record) และคอลมั น์จะเป็นฟิลด์ (Field) 2. ส่วนติดต่อผใู้ ช้ท่ีปรบั ปรงุ ใหม่ของ Excel 2007 Excel 2007 ใชส้ ว่ นตดิ ตอ่ ผใู้ ชท้ อ่ี อกแบบมาใหม่ เพอ่ื ชว่ ยใหส้ ามารถทางานไดเ้ รว็ ขน้ึ มี ประสทิ ธผิ ลมากขน้ึ สามารถเรยี นรไู้ ดเ้ รว็ ขน้ึ และคน้ หาไดเ้ รว็ ขน้ึ สว่ นตดิ ตอ่ ใหมน่ ้ี ไดแ้ ก่ แมแ่ บบ ใหม่ ใชเ้ รม่ิ ตน้ ทางานอยา่ งรวดเรว็ และการใชพ้ น้ื ทม่ี าตรฐานซง่ึ เรยี กวา่ Ribbon แทนเลเยอร์ (Layers) ของเมนูและแถบเครอ่ื งมอื ทพ่ี บในรนุ่ กอ่ นหน้าน้ี ทาใหส้ ามารถหากลมุ่ ของคาสงั ่ ท่ี เกย่ี วขอ้ งกนั ไดเ้ รว็ ขน้ึ เน่อื งจากแทบ็ ทใ่ี ชใ้ นนนั้ จะวางคาสงั ่ ตา่ ง ๆ ไวใ้ นสว่ นหน้า โดยทไ่ี มไ่ ดเ้ รยี ง ซอ้ นลงในเมนูเหมอื นก่อน ทาใหไ้ มต่ อ้ งเสยี เวลาคน้ หา และสามารถจดจา ตาแหน่งคาสงั ่ ไดด้ ขี น้ึ
29 องคป์ ระกอบที่สาคญั ของส่วนติดต่อใหมใ่ น Excel 2007 ประกอบดว้ ย 2.1 แมแ่ บบใหม่ แมแ่ บบใหมจ่ ากเมนูเรมิ่ (Start) สรา้ งเอกสาร Microsoft Office จะเปิดหน้าต่าง แมแ่ บบใหม่ หรอื ใชแ้ มแ่ บบ Microsoft Office Online จากปุ่ม Office ทร่ี ายการ สรา้ ง แลว้ ไปท่ี ตดิ ตงั้ แมแ่ บบของฉนั แมแ่ บบ Microsoft Office Online ซง่ึ มี หวั ขอ้ ตา่ ง ๆ ไดแ้ ก่ เดน่ งบประมาณ ปฏทิ นิ รายงานคา่ ใชจ้ า่ ย ใบแจง้ หน้ี รายการ แผน แพลนเนอร์ กาหนดการ ประกาศ สเตชนั เนอรี ใบ บนั ทกึ เวลา ฯลฯ หรอื จะ ไปทเ่ี วบ็ ไซตข์ อง Microsoft Office แลว้ ดาวน์โหลดมาเกบ็ ไวใ้ นเครอ่ื งกไ็ ด้ รปู แสดงการเปิดแมแ่ บบ Excel 2007 จากปุ่มเรม่ิ \\สรา้ งเอกสาร Microsoft Office
30 2.2 ป่ มุ Office ป่มุ Office คอื ปุ่มทใ่ี ชค้ วบคมุ คาสงั่ หลกั เกย่ี วกบั การสรา้ งแฟ้ม การเปิดแฟ้ม การ บนั ทกึ การบนั ทกึ เป็น การพมิ พ์ การสง่ การจดั เตรยี ม การประกาศ การปิด เอกสาร ล่าสดุ และ ตวั เลอื กของ Excel รปู แสดงป่มุ Office ทใ่ี ชค้ วบคมุ คาสงั่ หลกั 2.3 แถบเคร่ืองมอื ใหมท่ ี่ใช้ควบคมุ คาสงั่ ในโปรแกรม 2.3.1 Ribbon Ribbon คอื แถบเครอ่ื งมอื ชดุ คาสงั่ ทแ่ี บง่ เป็นแทบ็ ๆ อยสู่ ว่ นบนของหน้าต่าง รอง จากแถบชอ่ื (Title bar) ซง่ึ มาแทนแถบเมนูในโปรแกรมเก่า รปู แสดง Ribbon แถบเครอ่ื งมอื ชุดคาสงั่
31 2.3.2 ป่ มุ คาสงั ่ ปุ่มคาสงั ่ เป็นปุ่มไอคอนทใ่ี ชส้ งั ่ งาน ซง่ึ อยใู่ นกลมุ่ ชุดคาสงั ่ บนแทบ็ คาสงั ่ 2.3.3 แทบ็ คาสงั ่ แทบ็ คาสงั ่ คาสงั ่ ตา่ ง ๆ จะแสดงและรวมอยดู่ ว้ ยกนั เพอ่ื ใหส้ ามารถหาปุ่มคาสงั ่ ทต่ี อ้ งการ ใชไ้ ดต้ ามตอ้ งการ เรมิ่ ตน้ มอี ยู่ 7 แทบ็ คอื หน้าแรก แทรก เคา้ โครงหน้ากระดาษ สตู ร ขอ้ มลู ตรวจทาน และมมุ มอง ทแ่ี ทบ็ ชุดคาสงั ่ ใด ๆ มจี ุดมมุ ทางดา้ นลา่ งขวามอื จะเป็นท่ี เปิดกลอ่ ง โตต้ อบของชุดคาสงั ่ นนั้ ๆ รูป แสดงแทบ็ ชดุ คาสงั่ คาสงั่ และจดุ มมุ ทางดา้ นล่างขวามอื ทเ่ี ปิดกลอ่ งโตต้ อบ 2.3.4 แทบ็ คาสงั ่ ตามบริบท แทบ็ คาสงั ่ ตามบรบิ ท เป็นแทบ็ คาสงั ่ ทจ่ี ะปรากฏตามบรบิ ทของงาน คอื วตั ถุท่ี กาลงั ทางาน ดว้ ยหรอื งานทก่ี าลงั ทาอยู่ แทบ็ น้จี ะมสี สี นั และมคี าสงั ่ ทเ่ี หมาะสาหรบั นาไปใชก้ บั สงิ่ ท่ี เรา กาลงั ทางานอยมู่ ากทส่ี ดุ รูป แสดงแทบ็ คาสงั่ ตามบรบิ ท ทป่ี รากฏตามบรบิ ทของงาน
32 2.3.5 แถบเคร่ืองมอื ด่วน แถบเครอ่ื งมอื ดว่ น เป็นแถบเครอ่ื งมอื มาตรฐานเดยี วทป่ี รากฏใน Ribbon เพอ่ื ให้ เขา้ ถงึ คาสงั่ ทจ่ี าเป็นมากทส่ี ดุ อยา่ งทนั ใจในคลกิ เดยี ว เช่น บนั ทกึ เลกิ ทา ฯลฯ โดย สามารถ เพม่ิ เตมิ คาสงั่ ได้ จากรายการคาสงั่ เพมิ่ เตมิ … และการเพมิ่ โดยคลกิ ขวาท่ี ป่มุ คาสงั่ ของ Ribbon รปู แสดงแกลเลอรี ตวั ควบคมุ ใหมท่ แ่ี สดงตวั เลอื กแบบเหน็ ภาพ เมอ่ื นาเมาสเ์ ล่อื นผา่ นไป 2.3.7 แถบเครือ่ งมอื ขนาดเลก็ แถบเครอ่ื งมอื ขนาดเลก็ มอี งคป์ ระกอบคลา้ ยกบั แถบเครอ่ื งมอื โดยจะปรากฏ เป็น แบบโปรง่ ใสอยเู่ หนือขอ้ ความทเ่ี ราเลอื ก เมอ่ื เลอ่ื นเมาสไ์ ปทแ่ี ถบเครอ่ื งมอื จะแสดง ใหเ้ หน็ ชดั ขน้ึ เพ่อื ใหเ้ ราสามารถใชก้ ารจดั รปู แบบไดอ้ ยา่ งงา่ ยดาย เชน่ ตวั หนาหรอื ตวั เอยี ง หรอื เปลย่ี นแบบ อกั ษร
33 รปู แสดงแถบเครอ่ื งมอื ขนาดเลก็ โปรง่ ใสอยเู่ หนือขอ้ ความทเ่ี ลอื ก 2.3.8 แทรกแผน่ งาน แทรกแผน่ งาน ซง่ึ แผน่ งานเป็นพน้ื ทก่ี ารพมิ พง์ าน ทใ่ี หม้ าเรมิ่ ตน้ 3 แผน่ งาน แต่ สามารถเพม่ิ แผน่ งานไดโ้ ดยงา่ ย เมอ่ื คลกิ แผน่ งานแทรกแผน่ งานทไ่ี ดใ้ หม้ าใหม่ รปู แสดงแทรกแผน่ งานไดโ้ ดยงา่ ย 2.3.9 แถบสถานะ แถบสถานะ คอื แถบทอ่ี ยดู่ า้ นล่างสดุ ของหน้าต่าง ซง่ึ จะแสดงขอ้ มลู สถานะ ทงั้ ยงั มปี ่มุ ตา่ ง ๆ ของมมุ มองทางดา้ นขวามอื ทใ่ี ชส้ ลบั มมุ มอง และมมุ มองยอ่ /ขยาย ได้ รปู แสดงแถบสถานะและมมุ มอง
34 3. คณุ ลกั ษณะใหม่ 3.1 ส่วนติดต่อผใู้ ช้ที่มงุ่ เน้นท่ีผลลพั ธ์ สว่ นตดิ ต่อผใู้ ชใ้ หมท่ ม่ี งุ่ เน้นทผ่ี ลลพั ธจ์ ะช่วยใหเ้ ราทางานใน Microsoft Excel ได้ อยา่ งงา่ ยดาย คาสงั่ และคณุ ลกั ษณะต่างๆ ทม่ี กั จะถกู ฝังอยใู่ นเมนูและแถบเครอ่ื งมอื ทซ่ี บั ซอ้ น ต่อไปน้ีจะคน้ หาไดง้ ายขน้ึ บนแทบ็ ทม่ี งุ่ เน้นทง่ี านซง่ึ มกี ลุม่ ของคาสงั่ และ คณุ ลกั ษณะแบง่ ตาม ตรรกะ หลาย ๆ กล่องโตต้ อบจะถกู แทนทด่ี ว้ ยแกลเลอรแี บบ หล่นลงทแ่ี สดงตวั เลอื กทพ่ี รอ้ มใชง้ าน และคาแนะนาเครอ่ื งมอื แบบอธบิ ายหรอื การ แสดงตวั อยา่ งกจ็ ะมจี ดั เตรยี มไวใ้ หเ้ พ่อื ช่วยใหเ้ ราเลอื ก ตวั เลอื กไดอ้ ยา่ งถกู ตอ้ ง ไมว่ า่ เราจะทากจิ กรรมใดในสว่ นตดิ ต่อผใู้ ชใ้ หม่ ไมว่ า่ จะเป็นการจดั รปู แบบหรอื การ วเิ คราะหข์ อ้ มลู Excel จะแสดงเครอ่ื งมอื ทม่ี ปี ระโยชน์ทส่ี ดุ ทจ่ี ะทาใหง้ านนนั้ เสรจ็ สมบรู ณ์ 3.2 แถวและคอลมั น์เพ่ิมเติมและข้อจากดั ใหมอ่ นื่ ๆ เพอ่ื จะทาใหเ้ ราสามารถสารวจปรมิ าณขอ้ มลู จานวนมากในแผน่ งาน Excel 2007 สนับสนุนแถวถงึ 1 ลา้ นแถว และคอลมั น์ถงึ 16,000 คอลมั น์ต่อแผน่ งาน โดยเฉพาะ อยา่ งยงิ่ เสน้ ตาราง Excel 2007 คอื 1,048,576 แถวกบั 16,384 คอลมั น์ ซง่ึ ใหเ้ รา มแี ถวมากกวา่ ทม่ี ใี น Excel 2003 ถงึ 1,500 เปอรเ์ ซน็ ตแ์ ละคอลมั น์มากกวา่ ถงึ 6,300 เปอรเ์ ซน็ ต์ และสาหรบั เราทก่ี าลงั นึกสงสยั คอลมั น์จะสน้ิ สดุ ท่ี XFD แทนทจ่ี ะ เป็น IV แทนทจ่ี ะเป็นการจดั รปู แบบ 4,000 ชนิด ขณะน้ีเราสามารถใชไ้ ดไ้ มจ่ ากดั จานวนใน สมดุ งานเดยี วกนั และจานวนการอา้ งองิ เซลลต์ อ่ เซลลก์ เ็ พม่ิ ขน้ึ จาก 8,000 เป็น จานวนจากดั ตาม หน่วยความจาทม่ี อี ยู่ เมอ่ื ตอ้ งการปรบั ปรงุ ประสทิ ธภิ าพของ Excel การจดั การหน่วยความจาไดเ้ พม่ิ ขน้ึ จาก หน่วยความจา 1 กกิ ะไบต์ ใน Excel 2003 เป็น 2 กกิ ะไบตใ์ น Excel 2007 นอกจากน้ี เรายงั จะพบวา่ การคานวณแผน่ งานทม่ี สี ตู รมากมายทาไดอ้ ยา่ งรวดเรว็ ขน้ึ เน่ืองจาก Excel 2007 สนับสนุนตวั ประมวลผลแบบคแู่ ละชปิ เซตแบบหลายเธรดExcel 2007 ยงั สนับสนุนสถี งึ 16 ลา้ นสี อกี ดว้ ย
35 3.3 ชุดรปู แบบของ Office และลกั ษณะของ Excel 2007 ใน Excel 2007 เราสามารถจดั รปู แบบขอ้ มลู ในแผน่ งานของเราไดอ้ ยา่ งรวดเรว็ ดว้ ย การนาชุดรปู แบบไปใช้ และโดยใชล้ กั ษณะทเ่ี ฉพาะเจาะจง ชดุ รปู แบบตา่ งๆ สามารถใชร้ ว่ มกนั ได้ ตามโปรแกรม 2007 Office release อ่นื ๆ เช่น Microsoft Office Word และ Microsoft Office PowerPoint เป็นตน้ ในขณะทล่ี กั ษณะต่าง ๆ ไดร้ บั การออกแบบขน้ึ เพอ่ื เปลย่ี นแปลงรปู แบบ 3.4 การจดั รปู แบบตามเงอื่ นไขเพิ่มเติม ใน 2007 Office release เราสามารถใชก้ ารจดั รปู แบบตามเงอ่ื นไขเพอ่ื ใส่ คาอธบิ าย ประกอบแบบมองเหน็ ไดใ้ หก้ บั ขอ้ มลู ของเราเพ่อื วตั ถปุ ระสงคท์ งั้ ในการ วเิ คราะหแ์ ละการนาเสนอ เมอ่ื ตอ้ งการคน้ หาขอ้ ยกเวน้ และกาหนดตาแหน่ง แนวโน้มทส่ี าคญั ในขอ้ มลู ของเราอยา่ งงา่ ยดาย เรา สามารถใชแ้ ละจดั การกบั กฎ การจดั รปู แบบตามเงอ่ื นไขต่างๆ ซง่ึ นาการจดั รปู แบบทม่ี องเหน็ ได้ แบบเพมิ่ เตมิ มาใชก้ บั ขอ้ มลู ทต่ี รงกบั กฎนัน้ ๆ ในรปู แบบของการไลร่ ะดบั สี แถบขอ้ มลู และชดุ ไอ คอนได้ นอกจากน้ี การจดั รปู แบบตามเงอ่ื นไข 3.5 การเขียนสตู รอยา่ งงา่ ย การปรบั ปรงุ ดงั ต่อไปน้ีทาใหก้ ารเขยี นสตู รใน Office Excel 2007 งา่ ยยง่ิ ขน้ึ แถบสตู รแบบปรบั ขนาดได้ แถบสตู รจะปรบั ขนาดใหร้ องรบั สตู รทย่ี าวและซบั ซอ้ น ไดโ้ ดยอตั โนมตั ิ ซง่ึ ป้องกนั ไมใ่ หส้ ตู รครอบคลมุ ขอ้ มลู อน่ื ในแผน่ งานของเรา เรา ยงั สามารถเขยี น สตู รไดย้ าวขน้ึ โดยมรี ะดบั ทซ่ี อ้ นกนั มากกวา่ ทเ่ี ราสามารถทาได้ ใน Excel รนุ่ กอ่ นหน้า
36 3.6 สตู ร OLAP และฟังกช์ นั คิวบใ์ หม่ เมอ่ื เราทางานกบั ฐานขอ้ มลู หลายมติ ิ (เช่น บรกิ ารการวเิ คราะห์ SQL Server) ใน Office Excel 2007 เราสามารถใชส้ ตู ร OLAP เพอ่ื สรา้ งรายงานทถ่ี กู ผกู ไวก้ บั ขอ้ มลู OLAP โดยมี รปู แบบอสิ ระและซบั ซอ้ นได้ ฟังกช์ นั ควิ บใ์ หมจ่ ะใชเ้ พ่อื แยกขอ้ มลู OLAP (ชดุ ขอ้ มลู และคา่ ) จาก บรกิ ารการวเิ คราะหแ์ ละแสดงขอ้ มลู OLAP ในเซลล์ สตู ร OLAP อาจถกู สรา้ งขน้ึ เมอ่ื เราแปลงสตู ร ใน PivotTable เป็นสตู รในเซลล์ หรอื เมอ่ื เรา ใชก้ ารทาใหส้ มบรู ณ์อตั โนมตั สิ าหรบั อารก์ วิ เมนตข์ อง ฟังกช์ นั ควิ บเ์ มอ่ื เราพมิ พส์ ตู ร ตา่ งๆ 3.7 การเรียงลาดบั และการกรองที่ปรบั ปรงุ ขนึ้ ใน Office Excel 2007 เราสามารถจดั เรยี งขอ้ มลู ในแผน่ งานของเราไดอ้ ยา่ งรวดเรว็ เพอ่ื คน้ หาคาตอบทเ่ี ราตอ้ งการโดยใชก้ ารกรองและการเรยี งลาดบั ทไ่ี ดป้ รบั ปรงุ เพมิ่ เตมิ แลว้ ตวั อยา่ งเชน่ ขณะน้ีเราสามารถเรยี งลาดบั ขอ้ มลู ตามสแี ละตามระดบั มากกวา่ 3 (และมากถงึ 64) ระดบั นอกจากน้ี เรายงั สามารถกรองขอ้ มลู ตามสหี รอื ตามวนั ท่ี แสดง รายการมากกวา่ 1,000 รายการในรายการแบบหล่นลงของตวั กรองอตั โนมตั ิ เลอื ก หลายรายการเพ่อื กรอง และกรองขอ้ มลู ใน PivotTable 3.8 การเพ่ิมคณุ สมบตั ิให้กบั ตารางของ Excel ใน Office Excel 2007 เราสามารถใชส้ ว่ นตดิ ตอ่ ผใู้ ชใ้ หมเ่ พอ่ื สรา้ ง จดั รปู แบบ และ ขยายตาราง Excel (หรอื คอื รายการ Excel ใน Excel 2003) ไดอ้ ยา่ งรวดเรว็ เพอ่ื จดั ระเบยี บขอ้ มลู ใน แผน่ งานของเราเพ่อื ใหท้ างานไดง้ า่ ยขน้ึ หน้าทก่ี ารใชง้ านใหมห่ รอื ท่ี ไดร้ บั การปรบั ปรงุ สาหรบั ตารางนัน้ รวมถงึ คณุ ลกั ษณะต่อไปน้ี แถวสว่ นหวั ของตาราง แถวสว่ นหวั ของตารางสามารถเปิดหรอื ปิดได้ เมอ่ื สว่ นหวั ของ ตารางถกู แสดง สว่ นหวั ของตารางยงั คงมองเหน็ ไดพ้ รอ้ มกบั ขอ้ มลู ในคอลมั น์ของตาราง ดว้ ย การแทนทส่ี ว่ นหวั ของแผน่ งานเมอ่ื เราเล่อื นไปเรอ่ื ยๆ ในตารางแบบยาว
37 3.9 ลกั ษณะหน้าตาใหมข่ องแผนภมู ิ ใน Excel 2007 เราสามารถใชเ้ ครอ่ื งมอื การสรา้ งแผนภมู ใิ หมเ่ พอ่ื สรา้ งแผนภมู ทิ ม่ี ี ลกั ษณะเป็นมอื อาชพี ทส่ี อ่ื สารขอ้ มลู ไดอ้ ยา่ งมปี ระสทิ ธภิ าพไดอ้ ยา่ งงา่ ยดาย และ โดยตามชุด รปู แบบทถ่ี กู นาไปใชก้ บั สมดุ งานของเรา ลกั ษณะหน้าตาใหมท่ ท่ี นั สมยั ของแผนภมู นิ ัน้ รวมถงึ ลกั ษณะพเิ ศษ เช่น สามมติ ิ ความโปรง่ ใส และเงาจาง เป็น ตน้ 3.10 การสร้างแผนภมู ิที่ใช้รว่ มกนั การใชแ้ ผนภมู ิ Excel ในโปรแกรมอ่นื ใน 2007 Office release การสรา้ งแผนภมู ิ จะถกู ใชร้ ว่ มกนั ระหวา่ ง Excel, Word และ PowerPoint แทนทจ่ี ะใชค้ ณุ ลกั ษณะ การสรา้ งแผนภมู ทิ ม่ี อี ยู่ ใน Microsoft Graph ขณะน้ี Word และ PowerPoint ได้ รวมคณุ ลกั ษณะการสรา้ งแผนภมู ทิ ม่ี ี ประสทิ ธภิ าพของ Excel เขา้ ไวด้ ว้ ยกนั และ เน่ืองจากแผน่ งาน Excel ถกู ใชเ้ ป็นแผน่ ขอ้ มลู แผนภมู ิ สาหรบั แผนภมู ใิ น Word และ PowerPoint การสรา้ งแผนภมู ทิ ใ่ี ชร้ ว่ มกนั จงึ มหี น้าทก่ี ารใชง้ านของ Excel มากมาย รวมทงั้ การใชส้ ตู ร การกรอง การเรยี งลาดบั และความสามารถในการ เชอ่ื มโยง แผนภมู ไิ ปยงั แหล่งขอ้ มลู ภายนอก เชน่ Microsoft SQL Server และ บรกิ ารการวเิ คราะห์ (OLAP) เพอ่ื ใหไ้ ดข้ อ้ มลู ล่าสดุ ในแผนภมู ขิ องเรา สาหรบั แผน่ งาน Excel ทม่ี ขี อ้ มลู แผนภมู ขิ องเราอาจเกบ็ อยู่ ในเอกสาร Word หรอื งานนาเสนอ PowerPoint หรอื ในแฟ้มทแ่ี ยกตา่ งหากเพอ่ื ลดขนาดเอกสารของ เรา 3.11 PivotTables ท่ีใช้งานงา่ ย ใน Excel 2007 นัน้ PivotTable จะใชง้ านงา่ ยกวา่ ใน Excel รนุ่ ก่อนหน้า โดยใช้ สว่ น ตดิ ต่อผใู้ ชใ้ หมข่ อง PivotTable ขอ้ มลู ตา่ งๆ ทเ่ี ราตอ้ งการแสดงเกย่ี วกบั ขอ้ มลู ของเราจะแสดงขน้ึ มา ดว้ ยการคลกิ เพยี งไมก่ ค่ี รงั้ เราไมต่ อ้ งลากขอ้ มลู ไปยงั โซนท่ี จะปลอ่ ยซง่ึ มกั จะไมใ่ ชเ่ ป้าหมายงา่ ยๆ อกี ตอ่ ไป เราพยี งแคเ่ ลอื กเขตขอ้ มลู ท่ี ตอ้ งการดใู นรายการเขตขอ้ มลู PivotTable ใหมแ่ ทนเทา่ นนั้
38 3.12 การเช่ือมต่อกบั ขอ้ มลู ภายนอกอยา่ งรวดเรว็ ใน Excel 2007 เราไมจ่ าเป็นตอ้ งทราบชอ่ื เซริ ฟ์ เวอรห์ รอื ฐานขอ้ มลู ของแหล่งขอ้ มลู ขององคก์ รอกี ตอ่ ไป เพราะเราสามารถใช้ ‘เปิดใชด้ ว่ น’ เพ่อื เลอื กจากรายการ แหลง่ ขอ้ มลู ทผ่ี ดู้ แู ละ 3.13 รปู แบบแฟ้มแบบใหม่ รปู แบบแฟ้มจาก XML ใน 2007 Microsoft Office system Microsoft ไดแ้ นะนา รปู แบบแฟ้มใหมส่ าหรบั Word, Excel และ PowerPoint ทเ่ี รยี กวา่ รปู แบบ Microsoft Office Open XML โดยรปู แบบแฟ้มแบบใหมเ่ หล่าน้ีจะชว่ ยอานวยความ สะดวกใหก้ บั การรวมกบั แหลง่ ขอ้ มลู ภายนอก และยงั ใหข้ นาดแฟ้มทล่ี ดลงรวมทงั้ การกคู้ นื ขอ้ มลู ทไ่ี ดร้ บั การปรบั ปรงุ อกี ดว้ ย 3.14 ประสบการณ์การพิมพท์ ่ีดีขึน้ มมุ มองเคา้ โครงหน้ากระดาษ นอกจากมมุ มอง ปกติ และมมุ มอง แสดงตวั อยา่ งตวั แบง่ หน้า แลว้ Excel 2007 ยงั มมี มุ มอง เคา้ โครงหน้ากระดาษ ดว้ ย เราสามารถใช้ มมุ มองน้ีสรา้ ง แผน่ งานในขณะทค่ี อยดวู า่ แผน่ งานนัน้ จะมลี กั ษณะหน้าตาอยา่ งไรใน รปู แบบทพ่ี มิ พอ์ อกมา ใน มมุ มองน้ี เราสามารถทางานกบั สว่ นหวั สว่ นทา้ ย และการ ตงั้ คา่ ระยะขอบหน้ากระดาษทเ่ี หมาะสม ในแผน่ งาน และวางวตั ถุ 3.15 วิธีการใหมใ่ นการใช้งานร่วมกนั การใช้ Excel Services เพ่อื ใชง้ านของเรารว่ มกนั ถา้ เราเขา้ ถงึ Excel Services ได้ เรา สามารถใช้ Excel Services เพ่อื ใชข้ อ้ มลู แผน่ งาน Excel 2007 ของเรารว่ มกบั ผใู้ ชร้ ายอน่ื ๆ ได้ เชน่ ผบู้ รหิ ารและผถู้ อื หุน้ ในหน่วยงานของเรา เป็นตน้
39 บทที่ 7 การจดั รปู แบบข้อมลู การแก้ไข ลบ คดั ลอก และเคล่ือนย้ายข้อมลู 1. การจดั รปู แบบประเภทของขอ้ ลู 1.Number ตวั เลข เชน่ ตวั เลขปกตทิ วั่ ไป 10, 2.3, 1/2, 1.234E+03 หรอื ตวั ทอ่ี าจ ไมเ่ หมอื นตวั เลข แต่จรงิ ๆเป็นตวั เลขอยา่ ง 10:21, 21 มกราคม 2526 2.Text ตวั อกั ษร เช่น ชา้ ง, มา้ , cow, I love my pen 3.Logic ตรรกะ มอี ยู่ 2 อยา่ งคอื TRUE, FALSE 4.Error ขอ้ ผดิ พลาด เช่น #DIV/0!, #VALUE!, #REF! 5.Array อาเรย์ เป็นชุดของขอ้ มลู เชน่ {1,2,3;4,5,6} โดยเราสามารถตรวจสอบวา่ ขอ้ มลู ทเ่ี ราสนใจอยใู่ นประเภทไหนไดง้ า่ ยๆ โดยใช้ Function =TYPE(ช่องทต่ี อ้ งการตรวจสอบ) ผลลพั ธท์ อ่ี อกมาจะเป็นรหสั ตวั เลข ซง่ึ มคี วามหมายดงั น้ี -1 = Number (ตวั เลข) -2 = Text (ตวั อกั ษร) -4 = Logic (ตรรกกะ) : -16 = Error (ผดิ พลาด) -64 = Array (อาเรย์ 2. การแก้ไขข้อมลู บนเซลล์ คณุ สามารถแกไ้ ขเน้ือหาของเซลลใ์ นเซลลไ์ ดโ้ ดยตรง คณุ ยงั สามารถแกไ้ ขเน้ือหา ของเซลลไ์ ด้ ดว้ ยการพมิ พใ์ นแถบสตู ร
40 เมอ่ื คณุ แกไ้ ขเน้ือหาของเซลล์ Excel กาลงั ทางานในโหมดแกไ้ ข ฟีเจอร์ บางอยา่ ง Excel ทางานตา่ งกนั หรอื ไมพ่ รอ้ มใชง้ านในโหมดแกไ้ ข ภาพโดยรวม เมอ่ื Excel อยใู่ นโหมดแกไ้ ข word ทแ่ี กไ้ ข ปรากฏขน้ึ ทม่ี มุ ล่างซา้ ยของหน้าต่าง โปรแกรม Excel ดงั ทแ่ี สดงในภาพประกอบต่อไปน้ี ในโหมดแกไ้ ข คาสงั่ ตา่ ง ๆ จะไมพ่ รอ้ มใชง้ าน ตวั อยา่ งเช่น เมอ่ื Excel อยใู่ นโหมด แกไ้ ข คณุ ไมส่ ามารถนาการจดั รปู แบบตามเงอ่ื นไขไปใช้ หรอื เปลย่ี นการจดั แนวของ เน้ือหาของเซลล์ นอกจากน้ี แป้นลกู ศรทางานคอ่ นขา้ งมคี วามแตกตา่ งกนั เมอ่ื Excel อยใู่ นโหมดแกไ้ ข แทนทจ่ี ะยา้ ยเคอรเ์ ซอรจ์ ากเซลลเ์ ซลลเ์ ป็น ในโหมดแกไ้ ข แป้น ลกู ศรยา้ ยเคอรเ์ ซอรไ์ ปรอบ ๆ ในเซลล์ เปิ ดใช้งาน หรอื ปิ ดใช้งานโหมดแก้ไข ใชโ้ หมดแกไ้ ข และไมม่ สี ง่ิ ใดเกดิ ขน้ึ นัน้ อาจถกู ปิดใชง้ าน คณุ สามารถเปิด หรอื ปิดใช้ งานโหมดการแกไ้ ข ดว้ ยการเปลย่ี นตวั เลอื ก Excel 1.คลกิ ป่มุ Microsoft Office คลกิ ตวั เลอื กของ Excel แลว้ คลกิ ประเภท ขนั้ สงู 2.ภายใตต้ วั เลอื กการแกไ้ ข เลอื กทาอยา่ งใดอยา่ งหน่ึงตอ่ ไปน้ี -เมอ่ื ตอ้ งการเปิดใชง้ านโหมดแกไ้ ข เลอื กกลอ่ งกาเครอ่ื งหมายอนุญาตใหแ้ กไ้ ขใน เซลลไ์ ดโ้ ดยตรง
41 -เมอ่ื ตอ้ งการปิดใชง้ านโหมดแกไ้ ข ยกเลกิ เลอื กกลอ่ งกาเครอ่ื งหมายอนุญาต แกไ้ ขในเซลลไ์ ดโ้ ดยตรง เข้าส่โู หมดแก้ไข เมอ่ื ตอ้ งการเรม่ิ การทางานในโหมดแกไ้ ข ทาอยา่ งใดอยา่ งหน่ึงต่อไปน้ี: -คลกิ สองครงั้ ทเ่ี ซลลท์ ม่ี ขี อ้ มลู ทค่ี ณุ ตอ้ งการแกไ้ ขน้ีเรมิ่ โหมดแกไ้ ข และจดั ตาแหน่งเคอรเ์ ซอรใ์ นเซลลใ์ นตาแหน่งทต่ี งั้ ทค่ี ณุ คลกิ สองครงั้ เน้ือหาของเซลลจ์ ะ แสดงในแถบสตู ร -คลกิ เซลลท์ ม่ี ขี อ้ มลู ทค่ี ณุ ตอ้ งการแกไ้ ข แลว้ คลกิ ทต่ี าแหน่งใดๆ กไ็ ดบ้ นแถบ สตู ร น้ีเรมิ่ โหมดแกไ้ ข และจดั ตาแหน่งเคอรเ์ ซอรใ์ นตาแหน่งทต่ี งั้ ทค่ี ณุ คลกิ แถบ สตู ร -คลกิ เซลลท์ ป่ี ระกอบดว้ ยขอ้ มลู ทค่ี ณุ ตอ้ งการแกไ้ ข และจากนนั้ กด F2น้ีเรมิ่ โหมดแกไ้ ข และจดั ตาแหน่งเคอรเ์ ซอรอ์ ยทู่ จ่ี ุดสน้ิ สดุ ของเน้ือหาของเซลล์ แทรก ลบ หรอื แทนเนื้อหาของเซลล์ 1.เมอ่ื ตอ้ งการแทรกอกั ขระ คลกิ ในเซลลท์ ค่ี ณุ ตอ้ งการแทรกอกั ขระเหลา่ แลว้ พมิ พอ์ กั ขระใหม่ 2.การลบอกั ขระ คลกิ ในเซลลท์ ค่ี ณุ ตอ้ งการลบออก แลว้ กด BACKSPACE หรอื เลอื กอกั ขระแลว้ กด DELETE 3.เมอ่ื ตอ้ งการแทนอกั ขระทเ่ี ฉพาะเจาะจง เลอื กเหลา่ นัน้ จากนนั้ พมิ พอ์ กั ขระใหม่ 4.เมอ่ื ตอ้ งการเปิดโหมดพมิ พท์ บั เพ่อื ใหม้ กี ารแทนทอ่ี กั ขระทม่ี อี ยดู่ ว้ ยอกั ขระตวั ใหมข่ ณะทค่ี ณุ พมิ พ์ ใหก้ ด INSERT 5.เมอ่ื ตอ้ งการเรม่ิ บรรทดั ใหมข่ องขอ้ ความทจ่ี ดุ ระบใุ นเซลล์ คลกิ ในตาแหน่งคณุ ตอ้ ง การแบง่ บรรทดั แลว้ กด ALT + ENTER
42 ยกเลิก หรือเลิกทาการแก้ไข ก่อนทค่ี ณุ กด ENTER หรอื TAB และก่อน หรอื หลงั จากทค่ี ณุ กด F2 คณุ สามารถกด ESC เพ่อื ยกเลกิ การแกไ้ ขใด ๆ ทค่ี ณุ ทากบั เน้ือหาของเซลล์ หลงั จากทค่ี ณุ กด ENTER หรอื TAB คณุ สามารถเลกิ ทาการแกไ้ ขของคณุ ดว้ ยการ กด CTRL + Z หรอื ดว้ ยการคลกิ ยกเลกิ บนแถบเครอ่ื งมอื ดว่ น ปรบั เปลย่ี นวธิ แี สดงเน้ือหาของเซลล์ หลงั จากทค่ี ณุ แกไ้ ขเน้ือหาของเซลล์ คณุ อาจตอ้ งการปรบั ปรงุ วธิ จี ะแสดง 1.บางครงั้ เซลลอ์ าจแสดง# น้ีอาจเกดิ ขน้ึ เมอ่ื เซลลป์ ระกอบดว้ ยตวั เลข หรอื วนั และ ความกวา้ งของคอลมั น์ไมส่ ามารถแสดงอกั ขระทงั้ หมดทจ่ี าเป็นตอ้ งใชร้ ปู แบบ ตวั อยา่ ง สมมตวิ า่ เซลลท์ ่ี มรี ปู แบบ\"mm/dd/yyyy\" วนั ประกอบดว้ ย 12/31/2007 อยา่ งไรกต็ าม คอลมั น์จะเฉพาะกวา้ งพอทจ่ี ะแสดงอกั ขระทห่ี กเท่านนั้ เซลลจ์ ะแสดง# เมอ่ื ตอ้ งการดเู น้ือหาทงั้ หมดของเซลลท์ ม่ี รี ปู แบบปัจจุบนั คณุ ตอ้ งเพมิ่ ความกวา้ งของ คอลมั น์ เปลย่ี นความกวา้ งของคอลมั น์ 2.คลกิ เซลลท์ ค่ี ณุ ตอ้ งการเปลย่ี นความกวา้ งคอลมั น์ 3.บนแทบ็ หน้าแรก ในกล่มุ เซลล์ ใหค้ ลกิ รปู แบบ 4.ภายใต้ ขนาดเซลล์ ใหเ้ ลอื กทาอยา่ งใดอยา่ งหน่ึงต่อไปน้ี -เมอ่ื ตอ้ งการปรบั ขอ้ ความทงั้ หมดใหพ้ อดใี นเซลล์ ใหค้ ลกิ ปรบั ความกวา้ งของ คอลมั น์พอดอี ตั โนมตั ิ
43 -เมอ่ื ตอ้ งการระบคุ วามกวา้ งคอลมั น์ใหม้ ขี นาดใหญ่ขน้ึ คลกิ ความกวา้ งคอลมั น์ แลว้ พมิ พค์ วามกวา้ งทค่ี ณุ ตอ้ งการในกล่อง ความกวา้ ง คอลมั น์ 5.ถา้ มหี ลายบรรทดั ของขอ้ ความในเซลล์ ขอ้ ความบางอยา่ งอาจไมส่ ามารถแสดง ในแบบทค่ี ณุ ตอ้ งการ คณุ สามารถแสดงหลายบรรทดั ของขอ้ ความภายในเซลล์ โดย การตดั ขอ้ ความ การตดั ข้อความในเซลล์ 1.คลกิ เซลลท์ ค่ี ณุ ตอ้ งการตดั ขอ้ ความ 2.บนแทบ็ หน้าแรก ในกลุ่ม การจดั แนว ใหค้ ลกิ ตดั ขอ้ ความ ออกจากโหมดแกไ้ ข เมอ่ื ตอ้ งการหยดุ ทางานในโหมดแกไ้ ข ทาอยา่ งใดอยา่ งหน่ึงต่อไปน:้ี 1.กด ENTER Excel ออกจากโหมดแกไ้ ข และเลอื กเซลลด์ า้ นลา่ งเซลลป์ ัจจุบนั ได้ โดยตรง คณุ สามารถระบวุ า่ การกด ENTER เลอื กเซลลท์ อ่ี ยตู่ ดิ กนั ต่างกนั 2.คลกิ ป่มุ Microsoft Office คลกิ ตวั เลอื กของ Excel แลว้ คลกิ ประเภท ขนั้ สงู 3.ภายใตต้ วั เลอื กการแกไ้ ข เลอื กทาอยา่ งใดอยา่ งหน่ึงต่อไปน:้ี -เมอ่ื ตอ้ งการทาใหส้ ว่ นทเ่ี ลอื กยงั คงอยใู่ นเซลลท์ ค่ี ณุ กาลงั แกไ้ ข ยกเลกิ เลอื ก กล่องกาเครอ่ื งหมายหลงั จากกด Enter ยา้ ยสว่ นทเ่ี ลอื ก -การควบคมุ ทศิ ทางของสว่ นทเ่ี ลอื ก เลอื กกล่องกาเครอ่ื งหมายหลงั จากกด Enter ยา้ ยสว่ นทเ่ี ลอื ก คลกิ ลกู ศรอยถู่ ดั จากทศิ ทาง แลว้ เลอื กทศิ ทางจากรายการ 4.กด TABซง่ึ หยดุ โหมดแกไ้ ข และเลอื กเซลลท์ างดา้ นขวาของเซลลป์ ัจจบุ นั การกด SHIFT + TAB เลอื กเซลลไ์ ปทางซา้ ย 5.คลกิ ทเ่ี ซลลอ์ ่นื Excel ออกจากโหมดแกไ้ ข และเลอื กเซลลท์ ค่ี ณุ คลกิ 6.กด F2 Excel ออกจากโหมดแกไ้ ข และปล่อยใหเ้ คอรเ์ ซอรอ์ ยทู่ ไ่ี หนนัน้
44 3. การคดั ลอกเซลล์ ลบ และเคลอื่ นย้ายขอ้ มลู สามารถใชค้ าสงั่ ตดั คดั ลอก และ วาง ใน Microsoft Office Excel เพ่อื ยา้ ยหรอื คดั ลอกเซลลท์ งั้ เซลลห์ รอื เน้ือหาของเซลลไ์ ด้ นอกจากน้ี คณุ ยงั สามารถคดั ลอก เน้ือหาหรอื แอตทรบิ วิ ตท์ เ่ี จาะจงจากเซลลไ์ ดอ้ กี ดว้ ย ตวั อยา่ งเชน่ คณุ อาจคดั ลอก เฉพาะคา่ ผลลพั ธข์ องสตู รโดยไมร่ วมตวั สตู รเอง หรอื อาจคดั ลอกเฉพาะสตู รกไ็ ด้ Excel จะแสดงเสน้ ขอบการยา้ ยทเ่ี ป็นภาพเคลอ่ื นไหวรอบๆ เซลลท์ ถ่ี กู ตดั หรอื คดั ลอก เมอ่ื ตอ้ งการยกเลกิ เสน้ ขอบการยา้ ย ใหก้ ด ESC ยา้ ยหรอื คดั ลอกทงั้ เซลล์ เมอ่ื คณุ ยา้ ยหรอื คดั ลอกเซลล์ Excel จะยา้ ยหรอื คดั ลอกเซลลท์ งั้ เซลล์ รวมทงั้ สตู ร และคา่ ผลลพั ธ์ รปู แบบเซลล์ และขอ้ คดิ เหน็ ของเซลล์ ใหเ้ ลอื กเซลลท์ ค่ี ณุ ตอ้ งการจะ ยา้ ยหรอื คดั ลอก วิธีการเลือกเซลลห์ รือช่วงเซลลเ์ ดียว ใหค้ ลกิ ทเ่ี ซลล์ หรอื กดแป้นลกู ศรเพ่อื ยา้ ยไปยงั เซลลน์ ัน้ ช่วงของเซลล์ คลกิ ทเ่ี ซลลแ์ รกในช่วง แลว้ ลากไปยงั เซลลส์ ดุ ทา้ ย หรอื กด SHIFT คา้ งไวข้ ณะกด แป้นลกู ศรเพอ่ื ขยายสว่ นทเ่ี ลอื ก คณุ ยงั สามารถเลอื กเซลลแ์ รกในชว่ งของเซลล์ แลว้ จงึ กด F8 เพอ่ื ขยายสว่ นทเ่ี ลอื ก โดยใชป้ ่มุ ลกู ศรได้ เมอ่ื ตอ้ งการหยดุ การขยายสว่ นทเ่ี ลอื ก ใหก้ ด F8 อกี ครงั้ ช่วงกวา้ งของเซลล์ คลกิ เซลลแ์ รกในชว่ ง จากนนั้ ใหก้ ด SHIFT คา้ งไวใ้ นขณะทค่ี ณุ คลกิ เซลลส์ ดุ ทา้ ย ในช่วง คณุ สามารถเล่อื นเพ่อื ทาใหม้ องเหน็ เซลลส์ ดุ ทา้ ย
Search
