คู่มือการใช้ Microsoft Teams

คู่มอื การใชง้ าน Microsoft Teams

คาํ นาํ สารบญั หน้า 1 เคร%ืองมือการปฏิบัติงานฉบับน4ี จัดทาํ ข4ึนเพ%ือให้บุคลากรใช้เป็นเคร%ืองมือช่วย หัวข้อเร*ือง I เสริมสร้างความร้คู วามเข้าใจในการปฏบิ ตั ิงานของโปรแกรมMicrosoft Teams โดย ทาํ ความร้จู ักกบั Microsoft Teams 4 แสดงถึงข4ันตอนการปฏบิ ัติงาน การเข้าใช้งานโปรแกรม การสร้างและใช้งาน เมนูใน การเข้าใช้งานโปรแกรม 5 ส่วนของ FeatureTeams การสร้างTeams การเข้าร่วม Teams การสร้างรหัสสาํ หรับ การสร้างและใช้งาน Microsoft Teams 6 เข้าร่วม Teams การสร้าง Channel การใช้งาน Service tab การใช้งาน Conversation เมนูในส่วนของ Feature Teams 10 Tab เคร%ืองมอื ใช้ในการสนทนา และการจัดการ Files เพ%ือให้เข้าใจง่าย การสร้าง Teams 11 การเข้าร่วม teams คณะผู้จัดทาํ หวังเป็นอย่างย%ิงว่าเอกสารคู่มอื การใช้โปรแกรมMicrosoft Teams การสร้างรหัสสาํ หรับเข้าร่วม Teams 12 น4ีจะเป็นประโยชน์ใช้เป็นแนวทางในการปฏบิ ตั งิ านให้มปี ระสทิ ธภิ าพย%ิงข4นึ ต่อไป การสร้าง Channel 14 การใช้งาน Service tab 16 คณะผู้จัดทาํ การใช้งาน Conversation Tab \\] เคร*ืองมอื ใช้ในการสนทนา 28 การจัดการ Files

1 2 ทาํ ความรู้จกั กบั Microsoft Teams การเขา้ ใชง้ านโปรแกรม Microsoft Teams คือเคร%ืองมือท%ถี ูกออกแบบมาเพ%ือเป็นส%อื กลางในการ หลังจากท%ที างผู้ดูแลระบบของทา่ นเปิ ด service Teams ของระบบ Office ทาํ งานในด้านต่างๆ เช่น การติดต่อส%อื สาร การนัดหมาย การประชุม การประกาศ 365 ขององค์กรทา่ นแล้ว ทา่ นจะสามารถเข้าถงึ แอพพลิเคช%ัน Teams ได้สอง และติดตามข่าวสาร เป็นต้น โดยเป็นเหมือนศูนย์กลางในการเข้าถึงบริการต่างๆ วิธหี ลักๆดงั น4ี ท%ีมีอยู่ในตัวระบบ office jkl เช่น จัดการสนทนา ไฟล์ และเคร%ืองมือของคุณ ท4งั หมดในพ4ืนท%ที าํ งานของทมี ทเี ดยี ว รวมท4งั สามารถเข้าถงึ Sharepoint OneNote !. เขา้ ผ่าน Web Application powerBI และPlanner ได้ในทนั ทสี ร้างและแก้ไขเอกสารได้โดยตรงจากแอป ทาํ ให้ ทมี ของคุณมีส่วนร่วมอยู่เสมอด้วยการรวมอเี มล ค้นหาท%วั บุคคล ไฟล์และสนทนา ได้อย่างอจั ฉริยะจาก Microsoft Teams

3 4 7. เขา้ จาก Desktop หรือ Mobile Application หลังจากท%เี ข้าโปรแกรม Teams การสร้างและใชง้ าน Microsoft Teams จากในข้อy แล้วน4ัน ทา่ นสามารถ download Application Teams for Desktop หรือ Mobile ได้จากเมนูท%อี ยู่มุมด้านขวา Menu สาํ หรับกลุ่มเมนูหลักของตัวโปรแกรม Teams จะอยู่ในแถบด้านซ้ายมือใน โซนสเี ข้มๆเป็นหลักซ%ึงจะประกอบด้วย -Activity สาํ หรับเรียกดูกจิ กรรมต่างๆท%ที า่ นทาํ งานอยู่ในระบบ (เสมอื น News Feed) -Chat สาํ หรับสนทนากบั ผู้ใช้งานอ%นื ๆ ท4งั แบบเด%ยี วและแบบกล่มุ -Teams พ4ืนท%กี ารทาํ งานสาํ หรับกลุ่มของทา่ น (จะอธบิ ายละเอยี ดในหัวข้อถดั ไป) -Meetings เรียกดูตารางนัดหมายและสร้างการประชุม -File เรียกดู file ของทา่ นท%เี กบ็ อยู่ในส่วยต่างๆในท%เี ดยี ว -Assignments หากท่านสร้างพ4ืนท%ีกลุ่มในรูปแบบ classesหรือเป็ นสมาชิกท่านสามารถ สร้าง Assignment หรือตรวจสอบงานท%ที า่ นส่งไปแล้วได้

5 6 เมนูในส่วนของ Feature Teams การสร้าง Teams โดยสาํ หรับเมนูในส่วนของ Feature Teams จะแบ่งหลักเป็น j ส่วนดงั น4ี y. กดป่ ุม Join or create a teams จากด้านล่างของเมนู 1. Team กลุ่มสาํ หรับพ4ืนท%กี ารทาํ งานของทมี ต่างๆ ท%ที า่ นเป็นสมาชิกอยู่ †. จากน4ันกด Create Teams 2. Channel หัวข้อย่อย สําหรับแบ่งหมวดหมู่หรือหัวข้อภายในทีมอีก ช4ันหน%ึง 3. Services Tab ฟังช%ันการทาํ งานต่างๆของ office365 ท%รี วมมาให้ใช้งาน เม%อื ทา่ นกด Create Teams จะพบประเภทในการสร้าง Teams อยู่ ‡ ประเภท

7 8 2.1 Classes เหมาะสาํ หรับการสร้างช4ันเรียนและให้นักเรียนเข้ามาส่งงาน รวมถึง 3. ต4ังช%ือและระบุรายละเอียดของกลุ่มงานหรือทมี ของท่าน รวมถึงต4ังค่า การสร้ าง assignment ติดตามและตรวจสอบรายงานของนักเรียน สร้ าง ชนิดของทมี ของทา่ นดงั น4ี แบบทดสอบ แบบสาํ รวจ สามารถเชิญอาจารย์ท่านอ%ืน เข้ามาร่วมเป็นอาจารย์ใน A. Public เปิ ดให้เข้าถงึ สาํ หรับผู้ใช้ทุกคนในองคก์ รของทา่ น กลุ่มได้ B. Private ให้สทิ ธเิ ฉพาะบางคนท%จี ะเข้าถงึ ได้โดยเจ้าของทมี อนุญาต 2.2 PLCs เหมาะสาํ หรับสมาชิกท%ีเป็ น นักวิชาการศึกษา ผู้ทีเก%ียวข้องกับการ วางแผนการศึกษาซ%ึงทีมประเภทน4ีจะสนับสนุนการทาํ งานร่วมกันบนเอกสาร ออนไลน์ พูดคุยแลกเปล%ียนประชุมออนไลน์ แบ่งปันข้อมูลท%ีเก%ียวข้องในการ ทาํ งาน 2.3 Staff Members เหมาะสาํ หรับกลุ่มท%มี ี leader ในการควบคุมข่าวสารควบคุม ลิขสทิ ธ‹สิ มาชิกในการเข้าถึง เอกสารบางงานเท่าน4ัน แบ่งปันสถานะความก้าวหน้า รายงานประชุมออนไลน์ และบนั ทกึ วิดโิ อการประชุมออนไลน์ 2.4 Anyone เหมาะสาํ หรับสโมสร ชมรม ชุมนุม หรือ staff ท%ตี ้องทาํ งานร่วมกบั กลุ่มตัวแทนนักศึกษา ในการสร้างข่าวประชาสัมพันธ์ แบ่งปันข้อมูลประชุม ออนไลน์แบบย่อยและแบบกลุ่ม ต4งั ค่าลิขสทิ ธ‹สิ มาชิกในทมี

9 10 4. เพ%ิมสมาชิกในทมี โดยการใช้ช%ือผู้ใช้ ช%ืออเี มล หรือ mail group จากน4ันกด Add การเขา้ ร่วม teams 5. หากท่านต้องการ แก้ไขหรือต4ังค่าใดๆสาํ หรับทีมของท่าน ให้ท่านกดท%ีป่ ุม option บริเวณขวามอื ของช%ือทมี น4ันๆ ผู้ใช้งานสามารถเข้าร่วมทมี ได้ j ช่องทาง คือ A. Leader ของทมี เชิญให้เข้ากลุ่ม ทา่ นจะอยู่ในกลุ่มโดยอตั โนมตั ิ B. กลุ่มท%ีสร้างแบบสาธารณะ ท่านสามารถคลิกเพ%ือเข้าร่วมทีมได้ โดยอตั โิ นมตั ิ C. ได้รับรหัสสําหรับเข้าร่วมกลุ่ม เม%ือได้รับรหัสแล้วไปท%ีพบ หน้าต่างการเข้าร่วมกลุ่ม ดงั ภาพ

11 12 การสร้างรหสั สาํ หรบั เขา้ ร่วม Teams การสร้าง Channel ผู้ใช้งานท%เี ป็นเจ้าของกลุ่มสามารถสร้างรหัสเข้าร่วมกลุ่มได้ โดยไปท%ตี 4ังค่า สาํ หรับ channel เปรียบเสมือนกลุ่มย่อยท%ีอยู่ภายใต้ Team อีกช4ันหน%ึงซ%ึง (setting) คลิก Generate การออกแบบในการบ่งกลุ่ม Team และตวั channel น4ันข4นึ อยู่กบั ความต้องการใน การใช้งานรปู แบบข้อกาํ หนดของการเข้าถงึ ข้อมูลขององค์กรท่าน หรือออกแบบได้ ตามท%ที า่ นใช้งานสะดวก เช่น มกี ารสร้าง Team ช%ือ IT จากน4ันมกี ารแบ่ง channel ตามฝ่ ายการทาํ งาน เช่น Dev, Wed, Server, Network เป็นต้น ซ%ึงแทนท%จี ะได้ สร้างแยกไปเป็นทมี อ%นื ๆ เน%ืองจากทุกคนยังถอื เป็นสมาชิกกลุ่มหลักอย่าง IT อยู่ เพียงแต่แบ่งช่องทางย่อยในการทาํ งานเทา่ น4ัน โดยหลังจากท%สี ร้าง Team เสรจ็ ตวั โปรแกรมจะมี channel General มาให้โดยอตั โนมตั ิ

13 14 1. คลิกขวาท%ที มี ของทา่ นเลือก Add channel การใชง้ าน Service tab 1. จากในหน้าจอของ Team น4ันด้านบนจะมี tab ท%จี ะเป็นตวั เรียกใช้ service ต่างๆของ office365 ให้ทา่ นเลือกเปิ ดใช้ได้ตามต้องการ 2. ต4งั ช%ือและระบุรายละเอยี ดของ channel 2. กดท%เี มนูเคร%ืองหมาย บวก เพ%ือทาํ การเพ%ิม service อ%นื ๆท%โี ปรแกรม รองรับและให้บริการอยู่

15 16 j. หลังจากท%เี ลือก service แล้วระบบจะให้ทา่ นเลือก source data ท%เี ก%ยี วข้อง การใชง้ าน Conversation Tab หรือให้สร้างข4ึนใหม่ (เมนูจะแตกต่างกันไปตามแต่ละ Service) เช่น กรณีน4ี ผู้เขยี นเลือกเป็น word และดงึ เอาข้อมูลท%มี อี ยู่ในแล้ว OneDrive Business จาก y. เลือก Channel ของ Team ท%ที ่านต้องการจะสนทนาหรือแจ้งข้อมูลต่างๆ ใน Office365เองตัวโปรแกรมจะทาํ การเรียกใช้หรือแสดงผลลัพธข์ 4ึนในหน้าจอ จากน4ันหน้าจอทางขวามอื จะแสดงเมนูท%ใี ช้สาํ หรับสนทนาข4นึ มา ใน tabน4ันๆทันทีฉะน4ันท่านสามารถสลับไปใช้งาน serviceอ%ืนๆ ได้อย่างง่าย เพียงแค่กดสลับไปท%ี tab อ%ืนๆ ท%ีต้องการโดยท%ีไม่ต้องออกจากโปรแกรมหรือ สลับหน้าจอไปมา

17 18 †. ท่านพิมพ์ข้อความลงในกล่องเมนูด้านล่างโดยสามารถใช้ตัว @ แล้วตามด้วย ช%ือของบุคคลเพ%ือเป็นการ Mention โดยตรงถงึ บุคคลน4ันๆ c. แทรก Ernotion, Stickers ต่างๆ d. สร้าง meeting แบบ ad-hoc j. ภายใต้เมนูกล่องข้อความทา่ นสามารถใช้ฟังกช์ %ันอ%นื ๆ ได้ดงั น4ี A. การแก้ไขรปู แบบอกั ษรเช่นขนาดตวั หนาตวั เอยี งเลขท%ลี าํ ดบั การแบ่งหน้าเป็นต้น ‡. การโต้ตอบการสนทนา B. การแทรกไฟล์แนบ ท่านสามารถกดป่ ุม replyท%อี ยู่ภายใต้แต่ละหัวข้อของการสนทนาก่อนหน้าเพ%ือสาํ หรับ พูดคุยภายใต้หัวข้อความได้หากไม่ต้องการท%จี ะข4นึ หัวข้อใหม่

19 20 เครอUื งมอื ใชใ้ นการสนทนา นอกจากน4 ีผ้ ูใช้ งานสามารถค้ นหาข้ อความหรือไฟล์เอกสารจากข้ อความ สนทนาได้จากช่องค้นหาด้านบนระบบจะแสดงข้อความบุคคลและไฟล์ท%ี การใชง้ าน chat เก%ยี วข้องกบั คาํ ค้นหา เป็นเคร%ืองมือการสนทนาด้วยข้อความส่วนตัวผู้ใช้งานสามารถส%อื สารกบั คนภายในสถาบนั ได้ด้วยการคลิกท%ี New chat และพิมพ์ช%ือผู้ท%ตี ้องการจะ ส%อื สารระบบรายช%ือจะทาํ การค้นหาช%ือให้โดยอตั โนมตั ิ รายช%ือบุคคลอ%นื ๆ หรือประวัตกิ ารสนทนากบั บุคคลน4ันคร4ังก่อนหน้าในเมนูด้านซ้ายมอื

21 22 ภายในห้องแชท ผู้ใช้งานสามารถปรับแต่งข้อความ แนบไฟล์หรือนัดหมายได้ ในฟังก์ชันการโทรด้วยเสียงผู้ใช้งานสามารถแชร์เอกสารหรือหน้าจอ ผ่านไอคอน เหมอื นการสนทนาแบบกลุ่มจากคาํ ส%งั ท%อี ยู่ ภายใต้กล่องข้อความ Open sharetray ดงั ภาพ รวมถึงการค้นหาไฟล์ และแอพพลิเคช%ันท%ีแชร์ร่วมกันภายในข้อความผ่าน ภาพท%ี x แสดงหน้าจอหรือไฟล์ท%ตี ้องการแชร์กบั ผู้สนทนา conversation tab การโทรดว้ ยเสียง (call) ผู้ใช้งานสามารถโทรหาผู้สนทนาได้ด้วยเสยี ง โดยไม่เสยี ค่าใช้จ่าย เพียงอปุ กรณ์ จาํ เป็นต้องเช%ือมต่ออนิ เตอร์เนต็ ผ่านเมนู Audio call

23 24 การโทรดว้ ยภาพและเสียง (video call) ภาพท%ี x แสดงหน้าจอการแชร์เอกสารพรีเซน็ ตก์ บั ผู้สนทนา ผู้ใช้งานสามารถโทรด้วยภาพและเสียง โดยไม่เสียค่าใช้จ่าย คล้ายกับการโทรด้วย นอกจากน4ีผู้ใช้งานยังสามารถพักสายการโทร ส่งต่อการโทรไปยังบุคคลอ%ืนได้จาก เมนู เสียง แต่ฟังก์ชันการโทรด้วยภาพและเสียง ผู้ใช้งานจาํ เป็ นต้องมีกล้องท%ีอุปกรณ์ more actions ดงั ภาพ more actions ได้เหมอื นกบั การโทรด้วยเสยี ง ภาพท%ี x แสดงหน้าจอการโทรหาผู้สนทนาด้วยภาพและเสยี ง

25 26 การแชรไ์ ฟลน์ าํ เสนอหรือหนา้ จอ ผ้ ูใช้ งานสามารถแชร์เอกสารการนําเสนอหรือหน้ าจอกับผ้ ูร่ วมสนทนาได้ แม้ จะ ไม่ได้โทรด้วยเสยี งหรือโทรด้วยภาพและเสยี ง ด้วยฟังกช์ ัน Open sharetray หากผู้ใช้งานเจอสญั ลักษณ์การแชร์ไฟล์นาํ เสนอ ดังภาพให้ผู้ใช้งานคลิก Acceptเพ%ือรับไฟล์ การนาํ เสนอ การเพมิd ผูร้ ่วมสนทนา ผู้ใช้งานสามารถเพ%ิมผู้ร่วมสนทนาได้โดยคลิกท%เี มนูAdd people

27 28 จากน4ันพิมช%ือผู้ร่วมสนทนาในช่อง Invite someone ระบบจะทาํ การค้นหารายช%ือ การจดั การ Files ท%ตี รงกับคาํ ค้นหาเม%ือเจอช%ือท%ตี ้องการให้ ทาํ การคลิกท%ชี %ือ จากน4ันระบบทาํ การ โทรหาผู้ร่วมสนทนาดงั กล่าว y. เลือกเมนู Files จากด้านซ้ายมอื ของเมนูหลัก †. ระบบจะแสดง Files ท%ที า่ นเป็นเจ้าของอยู่ หรือ มสี ่วนเก%ยี วข้อง โดยแบ่งตามแหล่งท%เี กบ็ ข้อมูล เช่น จาก OneDrive ของทา่ นเอง หรือจากใน Teams ต่างๆ

29 30 j. ให้ท่านคลิกขวา หรือ กดป่ ุม Option ด้านหลังสุดของไฟล์ท%ีท่านต้องการ l. กดท%ปี ่ ุม Schedule a meeting จากน4ันระบุรายละเอยี ดการประชุม เช่น หัวข้อ เพ%ือทาํ การเปิ ดแก้ไข Download หรือ get link เพ%ือนาํ ไป share ต่อให้บุคคล สถานท%ชี ่วงวันและเวลา รายละเอยี ดของการประชุม อ%นื k. ระบุช%ือผู้เข้าร่วมประชุม หรือ สามารถเลือกจาก Team หรือ Channelได้ โดยตรงเช่นกัน ซ%ึงจะเป็ นการส่งถึง สมาชิกในทีมน4ันๆ และ Post ลงไปยัง การนัดหมายการประชุม conversation ให้อตั โนมตั ิ ‡. เลือกเมนู Meetings จากด้านซ้ายมอื ของเมนูหลัก a. หากทา่ นมนี ัดหมายการประชุมอยู่แล้ว ให้ทา่ นกดท%ปี ่ ุม Joinเพ%ือเข้าร่วมประชุม —. ภาพตัวอย่างหน้าจอของการประชุม โดยจะให้ท่านเลือกเปิ ดปิ ดไมค์ แสดง content ต่างๆ และด้านขวามอื จะมชี ่องให้ทา่ น chat ได้ด้วยเช่นกนั

อ้างองิ คณะผูจ้ ดั ทาํ file:///C:/Users/User/Downloads/Mannual_Team_npu%20(2).pdf !. นางสาววิจิตรา เสาทอง 01!23424!45 2. นางสาวศศินภิ า แตม้ ทอง 01!23424!43 1. นางสาวเชษฐสุดา สิงคะเวหน 01!23424!24 5. นางสาวจิรวรรณ สญั จรดี 01!23424!25 G. นางสาววรินทรา พมิ วงั วงศ์ 01!23424!12