“The Star 8” ฝ่ ายบญั ชี (บชญ.) 1
ประธานทปี รกึ ษา วาสนา ธชทรงธรรม รก.ผจ.บชญ. ทปี รกึ ษา ทปี รกึ ษา ทปี รกึ ษา ทปี รกึ ษาจรรี ตั น์ ศรรี ตั นา อญั ชลี งามธนาคม ฉตั รนิ เหราบตั ย์ อไุ รวรรณ นกั สอน ผจ.นท.บชญ. นท.บชญ. บจ.บชญ. นท.บชญ. 2
กญั ญาวรี ์ อสุ ายพันธ์ พมิ พพ์ ักตร์ สคุ นธเมธรี ัตน์ การศกึ ษา : ปรญิ ญาโท การศกึ ษา : ปรญิ ญาโทอายงุ าน : 8 เดอื น (บล.) อายงุ าน : 10 เดอื น (นท.) นุชนาฎ สมทุ รพัฒนพงศ์ การศกึ ษา : ปรญิ ญาตรี อายงุ าน : 3 เดอื น (นท.) * ขอ้ มลู อายุงาน ณ วนั ที 1 พ.ค. 55 ฎารัตน์ แสงวณชิ การศกึ ษา : ปรญิ ญาโท อายงุ าน : 8 เดอื น (บจ.) สธุ าสนิ ี อรโุ ณทัย ธมลวรรณ นริ มติ รมหาปัญญา สชุ าดา วรพงษ์ การศกึ ษา : ปรญิ ญาตรี การศกึ ษา : ปรญิ ญาโท การศกึ ษา : ปรญิ ญาตรีอายงุ าน : 3 เดอื น (บข.) อายงุ าน : 4 เดอื น (นท.) อายงุ าน : 9 เดอื น (บข.) 3
ประธานเจา้ หนา้ ทบี รหิ าร การเงนิ (ปธง.) คณุ สรุ งค์ บลู กลุ ผชู ้ ว่ ยกรรมการผจู ้ ัดการใหญ่ ผชู ้ ว่ ยกรรมการผจู ้ ัดการใหญ่ การเงนิ องคก์ ร (ผงญ.) บัญชอี งคก์ ร (ผชญ.)ฝ่ ายกลยทุ ธแ์ ละนโยบาย ฝ่ ายบญั ชี (บชญ.) การเงนิ (นงญ.) ฝ่ ายบรหิ ารการเงนิ • สว่ นบัญชเี จา้ หนกี4 ารคา้ บจ (บงญ.) • สว่ นบัญชเี จา้ หนที4 ั5วไป นท • สว่ นบญั ชลี กู หนี4 บล ฝ่ ายผลู ้ งทนุ สมั พันธ์ • สว่ นบัญชขี าย บข (ลสญ.) • สว่ นบัญชที รัพยส์ นิ ทสฝ่ ายการเงนิ บรษิ ัทในเครอื ฝ่ ายบญั ชบี รหิ าร (บบญ.) ชก (งบญ.) ชน • สว่ นบัญชบี รหิ าร ธกก ชญ ฝ่ ายประกนั ภยั และบรหิ าร • สว่ นบญั ชบี รหิ าร ธกน งง ทรพั ยส์ นิ (ปภญ) • สว่ นบญั ชบี รหิ าร สนญ • สว่ นรายงานทางการเงนิ นภ ภท กลมุ่ บรษิ ัท ปตท 4 ฝ่ ายภาษี (ภษญ.) • สว่ นนโยบายและวางแผนภาษี • สว่ นภาษีและกองทนุ ฝ่ ายนโยบายและระบบ บญั ชี (นบญ.)
5 ชัน 16-17 ปตท. สาํ นักงานใหญ่ * ขอ้ มลู ณ วนั ที 1 พ.ค. 55 ฝ่ ายบญั ช(ี บชญ.) (89 คน) ฝ่ าย ประจําฝ่ าย (1 คน) รับผดิ ชอบงานบญั ชเี จา้ หน4ี บญั ชลี กู หน4ี บัญชที รัพยส์ นิ และบัญชขี าย ของทัง4 ปตท. ใหม้ ปี ระสทิ ธภิ าพ ถกู ตอ้ ง และสอดคลอ้ งกับระเบยี บ ขอ้ บังคบั และนโยบายบัญช/ี มาตรฐานการบญั ชที ร5ี ับรองทั5วไปบัญชเี จา้ หนที4 ั5วไป บัญชที รัพยส์ นิ บัญชเี จา้ หนก4ี ารคา้ บญั ชขี าย บัญชลี กู หนี4 นท. (29 คน) ทส. (10 คน) บจ. (12 คน) บข. (23 คน) บล. (13 คน) 5
บจ. • วเิ คราะห,์ ควบคมุ และตรวจสอบการบนั ทกึ บญั ชแี ละอนุมตั กิ ารเบกิ จา่ ยเงนิ สําหรับคา่ ซอื4 สนิ คา้ /นท. ผลติ ภณั ฑ/์ วตั ถดุ บิ คา่ ใชจ้ า่ ยอนื5 ๆเพอ5ื การผลติ ใหถ้ กู ตอ้ งตามมาตรฐานบญั ชี ระเบยี บของปตท.บข. และกฎหมายภาษีทส.บล. • วเิ คราะหแ์ ละจดั ทํารายงานวเิ คราะหเ์ จา้ หนกี4 ารคา้ และจัดทํารายละเอยี ดประกอบงบสง่ สตง. • วเิ คราะห,์ ควบคมุ และตรวจสอบการบนั ทกึ บญั ชแี ละอนุมตั กิ ารเบกิ จา่ ยเงนิ ใหบ้ คุ คลภายนอกและ พนักงานนอกเหนอื จากคา่ สนิ คา้ เพอื5 การผลติ /ผลติ ภณั ฑ/์ วัตถดุ บิ ใหถ้ กู ตอ้ งตามมาตรฐานบญั ชี ระเบยี บของปตท. และกฎหมายภาษี • วเิ คราะหแ์ ละจดั ทํารายงานวเิ คราะหเ์ จา้ หน4ี และจดั ทํารายละเอยี ดประกอบงบสง่ สตง. • วเิ คราะห,์ ควบคมุ และตรวจสอบการบนั ทกึ บญั ชขี าย,ตน้ ทนุ สนิ คา้ ขาย,สนิ คา้ คงเหลอื ,รายได ้ ธรุ กจิ เสรมิ และรายการรบั ชาํ ระเงนิ ใหถ้ กู ตอ้ งตามมาตรฐานบญั ชพี รอ้ มทงั4 จัดทํารายงานยอดขาย และกําไรขนั4 ตน้ และรายละเอยี ดประกอบงบสง่ สตง. • วเิ คราะหผ์ ลแตกตา่ งระหวา่ งตน้ ทนุ จรงิ กบั Standard Cost และ รับผดิ ชอบงานขาย NGV ตาม สถานบี รกิ าร • วเิ คราะห,์ ควบคมุ และตรวจสอบการบนั ทกึ บญั ชแี ละกระบวนการจดั การทรัพยส์ นิ ,พสั ดแุ ละ งานระหวา่ งกอ่ สรา้ งใหถ้ กู ตอ้ งตามมาตรฐานบญั ชี • จัดทํารายงานทรพั ยส์ นิ ,รายละเอยี ดประกอบงบสง่ สตง.พรอ้ มทงั4 วเิ คราะหร์ ายการทรัพยส์ นิ ทมี5 ี ขอ้ มลู ทางบญั ชแี ตกตา่ งกบั ขอ้ มลู ตามประมวลรัษฎากร • วเิ คราะห,์ ควบคมุ และตรวจสอบการบนั ทกึ บญั ชี ลกู หนรี4 ายตวั ,การรับชาํ ระดว้ ยตราสาร,เงนิ รบั ลว่ งหนา้ คา่ ขายนํ4ามนั ฝาก, เงนิ ฝากธนาคาร และการรบั เงนิ เบด็ เตล็ด • จัดทํา customer statement ,วเิ คราะหแ์ ละคํานวณการตงั4 สํารองหนส4ี ญู การตดั หนี4 และทํา รายงานวเิ คราะหล์ กู หน4ี และจัดทํารายละเอยี ดประกอบงบสง่ สตง. 6
การประชมุ กลมุ่ ครงัC ที วนั ที วาระการประชุม % การเขา้ รว่ มประชมุ ประธานทป5ี รกึ ษา เขา้ รว่ มประชมุ 1 4 เม.ย. 55 รวบรวมปัญหาจากแตล่ ะสว่ นนําเสนอประธานทป5ี รกึ ษา 100% 2 8 พ.ค. 55 เขยี นโครงรา่ งโครงการเตรยี มนําเสนอประธานทป5ี รกึ ษา 3 11 พ.ค. 55 นําขอ้ มลู ทจ5ี ะเสนออาจารยน์ ําเสนอประธานทป5ี รกึ ษา 100% 4 21 พ.ค. 55 พบอาจารยท์ ปี5 รกึ ษา ครัง4 ท5ี 1 5 23 พ.ค. 55 รวบรวมขอ้ มลู เพม5ิ เตมิ และแกไ้ ขโครงการกอ่ นเขา้ อบรม 100% 6 7 ม.ิ ย. 55 รวบรวมขอ้ มลู เพม5ิ เตมิ และแกไ้ ขโครงการหลงั เขา้ อบรม 7 12 ม.ิ ย. 55 นําเสนอความคบื หนา้ และขอความเห็นจากทป5ี รกึ ษา 75% 8 13 ม.ิ ย. 55 นําเสนอความคบื หนา้ และขอความเห็นจากทป5ี รกึ ษา 9 14 ม.ิ ย. 55 ประชมุ สรปุ ความกา้ วหนา้ โครงการ 75% 10 18 ม.ิ ย. 55 นําเสนอความคบื หนา้ และขอความเห็นจากประธานทปี5 รกึ ษา 11 22 ม.ิ ย. 55 พบอาจารยท์ ปี5 รกึ ษาครัง4 ที5 2 100% 12 10 ก.ค. 55 แกไ้ ขขอ้ มลู เตรยี มนําเสนอประธานทปี5 รกึ ษา 13 26 ก.ค. 55 ขอคําแนะนําจากประธานทปี5 รกึ ษาและทปี5 รกึ ษา 100% 14 30 ก.ค. 55 พบอาจารยท์ ปี5 รกึ ษาครัง4 ท5ี 3 15 10 ส.ค. 55 จัดทํารปู เลม่ เสนอคณะกรรมการฯ 100% 16 28 ส.ค. 55 สรปุ โครงการ เตรยี มนําเสนอ ผชญ. 100% 100% 88% 100% 100% 88% 100% 100% 7
การคน้ หาหวั ขอ้ เรอื5 งทจี5 ะปรับปรงุลาํ ดบั หวั ขอ้ KPI Loss ชวั โมงการทํางาน ผเู้ สนอ 1 การพัฒนาระบบการจัดทําใบ - Reduce time to perform 16 ชว5ั โมงตอ่ เดอื น สธุ าสนิ ี (บข.) 2 แจง้ หนี4 คา่ ใชจ้ า่ ยพนักงาน accounting processes and 3 ชว5ั โมงตอ่ เดอื น ฎารัตน์ (บจ.) 3 กญั ญาวรี ์ (บล.) Secondment financial statements 6 – 8 ชว5ั โมงตอ่ เดอื น 4 การปรับปรงุ กระบวนการยนื ยัน preparation ธัญพร (ทส.) ยอดเจา้ หนแ4ี ละลกู หนก4ี ารคา้ 80 ชวั5 โมงตอ่ เดอื น การจัดทํางบกระทบยอดเงนิ - Internal control effectiveness ฝากธนาคาร - Reduce time to perform accounting processes and การพัฒนาระบบการสง่ ขอ้ มลู ระหวา่ งหน่วยงาน financial statements preparation - Reduce time to perform accounting process and financial statements preparation 8
ลาํ ดบั หวั ขอ้ KPI Loss ชวั โมงการทํางาน ผเู้ สนอ 5 การปรับปรงุ การบันทกึ รับสง่ - Internal control effectiveness 724 ชวั5 โมงตอ่ เดอื น นุชนาฎ (นท.) 6 120 ชว5ั โมงตอ่ เดอื น เอกสาร - Reduce time to perform พมิ พพ์ ักตร์ 7 การสรา้ งระบบการแจง้ ผลการ accounting process and ระยะเวลารอขอ้ มลู ประมาณ (นท.) 6 เดอื น 8 ชําระเงนิ แกค่ คู่ า้ financial statements ธมลวรรณ (บข.) การปรับปรงุ กระบวนการสง่ preparation 2,400 ชวั5 โมงตอ่ เดอื น ขอ้ มลู การคํานวณคา่ ตอบแทน สชุ าดา (นท.) พน4ื ทเี5 ชา่ ทําสถานบี รกิ ารนํ4ามัน - Reduce time to perform และ NGV แกก่ ารทา่ อากาศ accounting processes and ยานแหง่ ประเทศไทย ให ้ หน่วยงาน สตง. (ผตู ้ รวจสอบ financial statements preparation บญั ชบี รษิ ัท ปตท.) - Reduce time to perform ลดเวลาของกระบวนการตรวจ accounting processes and จา่ ยแบบมที ะเบยี นคมุ สญั ญา financial statements preparation - Time to verify vouchers and approve of payments - Internal control effectiveness 9
การคดั เลอื กปญั หาของกลมุ่ หวั ขอ้ ประเมนิ ☺= 5 =3 =1 % KPI 10 - 20 % KPI ≤ 10 เกณฑก์ ารใหค้ ะแนน นโยบาย % KPI ≥ 20 คอ่ นขา้ งมาก ปานกลาง ความเรง่ ดว่ น มาก สามารถแกไ้ ขได ้ 75% สามารถแกไ้ ขได ้ 50% ผลทค5ี าดหวัง สามารถแกไ้ ขได ้ 100% คอ่ นขา้ งสงู ปานกลาง สามารถปฏบิ ัตไิ ด ้ สงู หวั ขอ้ รูปแบบ นโยบาย ความ ผลที สามารถ คะแนน ลาํ ดบั โครงการ เรง่ ดว่ น คาดหวงั ปฏบิ ตั ไิ ด้1. การพัฒนาระบบการจดั ทําใบแจง้ หน4ี คา่ ใชจ้ า่ ยพนักงาน ☺Secondment ODOP 12 42. การปรับปรงุ กระบวนการยนื ยนั ยอดเจา้ หนแี4 ละลกู หนกี4 ารคา้ TA TA ☺ 14 33. การจดั ทํางบกระทบยอดเงนิ ฝากธนาคาร ODOP ☺ 12 44. การพัฒนาระบบการสง่ ขอ้ มลู ระหวา่ งหน่วยงาน ODOP ODOP ☺ 14 35. การปรับปรงุ การบนั ทกึ รบั สง่ เอกสาร ODOP 10 56. การสรา้ งระบบการแจง้ ผลการชําระเงนิ แกค่ คู่ า้ TA ☺ ☺ 16 27. การปรบั ปรงุ กระบวนการสง่ ขอ้ มลู การคํานวณคา่ ตอบแทนพนื4 ที5 ☺ 10 5เชา่ ทําสถานบี รกิ ารนํ4ามนั และ NGV แกก่ ารทา่ อากาศยานแหง่ประเทศไทย ใหห้ น่วยงาน สตง. (ผตู ้ รวจสอบบญั ชบี รษิ ัท ปตท.) ☺ ☺ ☺ 18 18. ลดเวลาของกระบวนการตรวจจา่ ยแบบทะเบยี นคมุ สญั ญา 10
ลดเวลาของกระบวนการตรวจจ่าย ประเภทมีทะเบยี นคุม สัญญา 11
มลู เหตจุ งู ใจในการทาํ กจิ กรรม ทางตรง ทางออ้ มTIME COST QUALITY เป็ นการลดเวลา - ลดขนัC ตอนของการตรวจสอบ ในการคน้ หาและ - สามารถลดคา่ ใชจ้ า่ ยทางออ้ มได้ และระยะเวลาการทาํ งานใหล้ ดลงจดั เก็บทะเบยี นคมุ สญั ญา ปจั จบุ นั เชน่ ลดจาํ นวนชวั โมงในการทาํ งานได้ กวา่ 2,400 ชวั โมงตอ่ เดอื นใชเ้ วลาในการคน้ หาเฉลยี ประมาณ 55 นาทตี อ่ รายการ, เป็ นการนํา Software ทาํ ใหพ้ นกั งานสามารถพฒั นางานอนื ๆ ทมี อี ยมู่ าใชอ้ ยา่ งคมุ้ คา่ และสามารถลดพนCื ที ไดอ้ ยา่ งมปี ระสทิ ธภิ าพ 1 ชวั โมงตอ่ รายการ (ประมาณ ในการจดั เก็บเอกสารทะเบยี นคมุ ฯ - ลดความเสยี งของการสญู หายของขอ้ มลู 2,600 รายการตอ่ เดอื น) ซงึ ในปจั จบุ นั ใชพ้ นCื ทใี นการจดั เก็บประมาณ 20% โดยสอดคลอ้ งกบั นโยบาย -ลดโอกาสผดิ พลาดในการบนั ทกึ และสามารถนําสง่ งานใหก้ บั ของหนว่ ยงานดา้ นลดคา่ ใชจ้ า่ ย การคํานวณมลู คา่ ภาษหี กั ณ ทจี า่ ยหนว่ ยงานถดั ไปไดร้ วดเร็วขนCึ ตรง - ลดความเสยี งจากการเสยี คา่ ปรบั จา่ ยเงนิ ลา่ ชา้ , ภาษมี ลู คา่ เพมิ และมลู คา่ คงเหลอื ตาม ตามเป้ าหมาย KPI ทตี งัC ไว้ SAFETY สญั ญา อกี ทงัC ลดความผดิ พลาด คอื ไมเ่ กนิ 5 วนั ทาํ การ สามารถลดอบุ ตั เิ หตทุ เี กดิ ระหวา่ งการคน้ หา ทอี าจเกดิ จากลายมอื เขยี นไมช่ ดั เจน ทะเบยี นคมุ ได้ เชน่ เอกสารหลน่ ทบั , กระดาษบาด เป็ นตน้ - ผปู้ ฏบิ ตั งิ านสามารถทาํ งานทดแทนกนั ได้ในบางครงัC กระบวนการทาํ งานอาจ เนอื งจากการจดั เก็บทะเบยี นคมุ เป็ น ตดิ ขดั หรอื ลา่ ชา้ ในบางขนCั ตอน เชน่ ใชเ้ วลา 1-2 วนั มาตรฐานเดยี วกนัในการคน้ หาทะเบยี นคมุ บางสญั ญา จงึ ไมส่ ามารถดาํ เนนิ การ ขนCั ตอ่ ไปได้ MORALE ENVIRONMENT ลดชวั โมงการทาํ งานลว่ งเวลาลง ลดการใชก้ ระดาษและพนCื ทใี นการจดั เก็บเอกสาร ทาํ ให้ สง่ ผลตอ่ บรรยากาศการทาํ งาน สงั คมมสี ภาพแวดลอ้ มทดี ี เนอื งจากลดปรมิ าณการตดั และทศั นคตติ อ่ การทาํ งานทดี ี ตน้ ไม้ และตอบสนองตอ่ นโยบาย TAGNOC ขององคก์ ร 12
ทะเบยี นคมุ สญั ญา คอื ????ทะเบยี นคมุ สญั ญา หมายถงึ แบบฟอรม์ ทใ5ี ชใ้ นการบนั ทกึ รายละเอยี ดสําคญัของการจา่ ยเงนิ ในแตล่ ะงวด เพอื5 สะดวกตอ่ การตรวจสอบ และควบคมุ การจา่ ยเงนิ ใหเ้ ป็ นไปตามสญั ญา 13
As Is การตรวจจา่ ยประเภทใชท้ ะเบยี นคมุ สญั ญา การตรวจจา่ ยตามสญั ญาทม5ี คี วามซบั ซอ้ น และมกี ารจา่ ยเงนิ มากกวา่ 1 งวด ฝ่ ายบญั ชจี ะใชเ้ ครอ5ื งมอื ทเ5ี รยี กวา่ “บนั ทกึ การตรวจจา่ ย” หรอื “ทะเบยี นคมุ สญั ญา” ในการคมุ การจา่ ยเงนิ ตามสญั ญานัน4สญั ญาทใ5ี ชท้ ะเบยี นคมุ ในปัจจบุ นั แบง่ ไดเ้ ป็ น 3 ประเภท ดงั นี4สญั ญาจัดซอื4 เชน่ จัดซอ4ื อะไหล่ compressor, สญั ญาจัดซอื4 เครอื5 งกําเนดิ ไฟฟ้า, สญั ญาจัดซอ4ื packaging สําหรับผลติ ภัณฑห์ ลอ่ ลน5ื , และสญั ญาจัดซอื4 สารเตมิ แตง่ นํ4ามัน เป็ นตน้สญั ญาจัดจา้ ง เชน่ จา้ งตรวจสอบสถานี NGV, สญั ญาจา้ งรักษาความปลอดภยั, สญั ญาจา้ งกอ่ สรา้ ง เป็ นตน้สญั ญาเชา่ เชน่ เชา่ ใชร้ ถยนตเ์ พอ5ื เดนิ ทางปฏบิ ัตงิ านโครงการวางทอ่ กา๊ ซ NGV 14
ปรมิ าณของทะเบยี นคมุ สญั ญาในปัจจบุ นัปรมิ าณทะเบยี นคมุ สญั ญาของ 3 สว่ นงาน(บญั ชเี จา้ หนกี4 ารคา้ ,บญั ชเี จา้ หนี4ทวั5 ไปและบญั ชที รัพยส์ นิ ) ในฝ่ ายบญั ชี (บชญ.)อายขุ อง จาํ นวน (รายการ) ซอืC จา้ ง เชา่สญั ญา1 ปี 680 50 338 2921 < X <5 ปี 418 43 145 230> 5 ปี 506 2 110 394รวม 1,604 ขอ้ มลู ณ วนั ท5ี 31 พ.ค. 2555 95 593 916* ข้อมลู ณ วนั ที 31 พ.ค. 55 15
ปรมิ าณของทะเบยี นคมุ สญั ญา1,7001,6001,5001,4001,3001,2001,1001,000 2553 2554 2555 เพมิ ขนCึตงั4 แตป่ ี 2553 -2555 ทะเบยี นคมุ สญั ญามปี รมิ าณทกุ ปี และคาดการณว์ า่ มแี นวโนม้ ทจี5 ะเพมิ5 ขนึ4 เรอ5ื ยๆเนอื5 งจากมแี ผนการขยายการลงทนุ ในอนาคต 16
ขนั4 ตอนการตรวจจา่ ยประเภทใชท้ ะเบยี นคมุ สญั ญา1.รับใบสาํ คัญ 3.ตรวจสอบ 5.บนั ทกึ 7.จัดเกบ็ จ่าย รายละเอยี ดฯ รายละเอยี ดฯ ทะเบียนคุมหน่วยงานจัดหาพัสดฯุ 2.หาทะเบยี น 4.ตรวจสอบ 6.อนุมตั ิ คุม รายการทาง เอกสาร บญั ชี 17
ขนั4 ตอนการตรวจจา่ ยประเภทใชท้ ะเบยี นคมุ สญั ญา1. พนักงานธรุ การรับใบสําคญั จา่ ยจากหน่วยงานจัดหาพัสดุเป็ นขนัC ตอนทสี ามารถ เวลาทใี ช้ เฉลยี ตอ่ 1 รายการ บทวเิ คราะห์ ปญั หาทเี กดิ ขนCึ ลดเวลาได ้ (นาท)ี ไมพ่ บปัญหา เนอื5 งจากปัจจบุ นั มรี ะบบ 1 ไมส่ ามารถลดเวลาได ้ ควบคมุ การรับ-สง่ เอกสารทมี5 ี ประสทิ ธภิ าพอยแู่ ลว้ 18
2. การหาทะเบยี นคมุ สญั ญาเป็ นขนัC ตอนทสี ามารถ เวลาทใี ช้ เฉลยี ตอ่ 1 บทวเิ คราะห์ ปญั หาทเี กดิ ขนCึ ลดเวลาได ้ รายการ(นาท)ี สามารถลดเวลาได ้ • เสยี เวลาในการหาทะเบยี นคมุ เนอื5 งจาก 56 จัดเก็บไมเ่ ป็ นมาตรฐานเดยี วกนั • ทะเบยี นคมุ สญั ญาทใี5 ชเ้ สร็จแลว้ ไมเ่ ก็บใน ตําแหน่งเดมิ • ทะเบยี นคมุ ชํารดุ /สญู หาย สญั ญาใหม่ ทางหน่วยงานจัดหาฯสง่ ใบสําคญั จา่ ยเงนิ พรอ้ มแนบสญั ญาตวั จรงิ และเอกสารอน5ื ๆทเี5 กยี5 วขอ้ ง 1 .จัดทําทะเบยี นคมุ สญั ญา โดยศกึ ษารายละเอยี ดของสญั ญา 2 .สําเนาสญั ญาสว่ นทสี5 ําคัญเก็บไวแ้ นบกับทะเบยี นคมุ 3 .บนั ทกึ รายละเอยี ดสําคญั ลงในทะเบยี นคมุ เพอ5ื ใชเ้ ป็ นเอกสารอา้ งองิ ในการตรวจครัง4 ตอ่ ไป• สญั ญาเดมิ : คน้ หาทะเบยี นคมุ สญั ญาจากตเู ้ ก็บเอกสาร สญั ญาใหม่ สญั ญาเดมิ 19
ตวั อยา่ งสภาพปัญหา“การจดั เก็บไมเ่ ป็ นไปในมาตรฐานเดยี วกนั ” – เป็ นขนั4 ตอนทใ5ี ชเ้ วลามากทส5ี ดุ ถงึ 56 นาที เนอื5 งจากใชเ้ วลานานในการ หาทะเบยี นคมุ สญั ญา ซง5ึ เป็ นปัญหาทเ5ี กดิ ขนึ4 กับทกุ คนทใี5 ชท้ ะเบยี นคมุ สญั ญา 20
ตวั อยา่ งสภาพปัญหา“การไมท่ ราบสถานะของทะเบยี นคมุ ” – ไมท่ ราบวา่ ทะเบยี นคมุ อยทู่ ไ5ี หน ในหอ้ งผอู ้ นุมัติ ตเู ้ อกสาร หรอื บนโตะ๊ ของพนักงาน หรอื ปนไปกบั ทะเบยี นคมุ ของพนักงานคนอน5ืผ้อู นมุ ตั ิ ในตู้ บนโต๊ะ ปนกนั 21
3. ตรวจสอบความถกู ตอ้ งระหวา่ งเงอื5 นไขตามสญั ญาจากทะเบยี นคมุ กบั ใบแจง้ หนี4 ใบกํากบั ภาษี ใบสําคญั จา่ ย และเอกสารแนบอนื5 ๆ เชน่ รายงานตรวจรับเป็ นขนัC ตอนทสี ามารถ เวลาทใี ช้ เฉลยี ตอ่ 1 บทวเิ คราะห์ ปญั หาทเี กดิ ขนCึ ลดเวลาได ้ รายการ(นาท)ี - ไมส่ ามารถลดเวลาได ้ เนือ5 งจากตอ้ งใชค้ วาม 38 ละเอยี ดรอบคอบในการตรวจสอบสญั ญาและ เอกสารแนบอน5ื เพอื5 การตรวจจา่ ยทถ5ี กู ตอ้ งตาม ระเบยี บการเงนิ ของ ปตท. 22
4. ตรวจสอบความถกู ตอ้ งอน5ื ๆ เชน่ – รหสั บญั ชี ใหถ้ กู ตอ้ งตามมาตรฐานบญั ชี – ภาษีมลู คา่ เพมิ5 ภาษีหกั ณ ทจี5 า่ ย ภาษีเงนิ ไดน้ ติ บิ คุ คล ใหถ้ กู ตอ้ งตามกฎหมาย ภาษี เป็ นขนัC ตอนที เวลาทใี ช้ เฉลยี ตอ่ 1 รายการ บทวเิ คราะห์ ปญั หาทเี กดิ ขนCึสามารถลดเวลาได ้ (นาท)ี - ไมส่ ามารถลดเวลาได ้ เนือ5 งจากตอ้ งใช ้ 21 ความละเอยี ดรอบคอบในการตรวจสอบ ขอ้ มลู ใหถ้ กู ตอ้ งครบถว้ นตรงตามมาตรฐาน บัญชแี ละกฎหมายภาษี 23
5. บนั ทกึ รายละเอยี ดของใบสําคัญจา่ ยงวดนัน4 ลงในทะเบยี นคมุ สญั ญา พรอ้ มแนบ เอกสารทัง4 หมดกับทะเบยี นคมุ สญั ญาสง่ ใหผ้ มู ้ อี ํานาจอนุมัตใิ บสําคญั จา่ ยเป็ นขนCั ตอนทสี ามารถ เวลาทใี ช้ เฉลยี ตอ่ 1 รายการ บทวเิ คราะห์ ปญั หาทเี กดิ ขนCึ ลดเวลาได ้ (นาท)ี 5 สามารถลดเวลาได ้ เนอื5 งจาก • ความผดิ พลาดในการบนั ทกึ ปัจจบุ ันทะเบยี นคมุ ถกู บันทกึ • รายการและการคํานวณตัวเลขใน ทะเบยี นคมุ สญั ญา ดว้ ยมอื ลายมอื เขยี นอา่ นออกยาก 24
6 . ผมู ้ อี ํานาจอนุมตั ใิ บสําคญั จา่ ยตรวจสอบเอกสารและ อนุมตั ใิ บสําคญั จา่ ยสง่ ให ้ หน่วยงานการเงนิ เพอ5ื ดําเนนิ การจา่ ยเงนิ ใหเ้ จา้ หน4ีเป็ นขนัC ตอนทสี ามารถ เวลาทใี ช้ เฉลยี ตอ่ 1 รายการ บทวเิ คราะห์ ปญั หาทเี กดิ ขนCึ ลดเวลาได ้ (นาท)ี - ไมส่ ามารถลดเวลาได ้ เน5อื งจากตอ้ งใช ้ 20 ความละเอยี ดรอบคอบในการตรวจสอบ เพอื5 การจา่ ยเงนิ ทถี5 กู ตอ้ ง 25
7. จัดเก็บทะเบยี นคมุ ทตี5 รวจจา่ ยเรยี บรอ้ ยแลว้ เขา้ ตเู ้ ก็บเอกสารตามตําแหน่งเดมิเป็ นขนCั ตอนทสี ามารถ เวลาทใี ช้ เฉลยี ตอ่ 1 รายการ บทวเิ คราะห์ ปญั หาทเี กดิ ขนCึ ลดเวลาได ้ (นาท)ี สามารถลดเวลาได ้ • การจัดเก็บไมเ่ ป็ นไปในมาตรฐาน 8 เดยี วกัน • เปลอื งพนื4 ทใ5ี นการจัดเก็บเอกสาร 26
แผนผงั แสดงทางเดินเอกสารของการตรวจจ่ายประเภทใชท้ ะเบยี นคุมสญั ญา หน้างาน บชญ การเงนิ สญั ญา(ต้นฉบบั ) สญั ญา(ต้นฉบบั ) ตู้เกบ็ เอกสาร สญั ญา(ต้นฉบบั )สญั ญาแก้ไข(ต้นฉบบั ) สญั ญาแก้ไข(ต้นฉบบั ) สญั ญาแก้ไข(ต้นฉบบั ) A ใบสาํ คญั จา่ ย ใบสาํ คญั จ่าย ใบสาํ คญั จ่าย ทะเบียนคมุ สญั ญา สญั ญา(สาํ เนา) สญั ญาแก้ไข(สาํ เนา) ทะเบียนคมุ สญั ญา สญั ญา(สาํ เนา) สญั ญาแก้ไข(สาํ เนา) สญั ญา(ต้นฉบบั ) สญั ญาแก้ไข(ต้นฉบบั ) ใบสาํ คญั จ่าย ทะเบียนคมุ สญั ญา สญั ญา(สาํ เนา) สญั ญาแก้ไข(สาํ เนา) ตู้เกบ็ เอกสาร 27 A
ขนั4 ตอนการตรวจจา่ ยประเภทใชท้ ะเบยี นคมุ สญั ญาข,ันตสอดนั 4ส: ว่ นเวลาเฉลยี ทใี ชต้ อ่ รายขก,ันตาอรน 5: ข,ันตอน 6:ตรวจสอบรายการทางบัญชี อนุมัติเอกสาร บันทกึ รายละเอยี ดฯ 20 นาท(ี 13.42%)21 นาท(ี 14.09%) 5 นาท(ี 3.36%) ข,ันตอน 3: ข,ันตอน 7:ตรวจสอบรายละเอยี ดฯ จัดเกบ็ ทะเบียนคุมฯ 38 นาที (25.50%) 8 นาท(ี 5.37%) ข,ันตอน 2: ข,ันตอน 1: หาทะเบียนคุม รับใบสาํ คัญจ่าย 1 นาท(ี 0.67%) 56 นาที (37.58%) รวมเวลาทใี ช้ในการตรวจจ่ายต่อ 1 รายการ คือ 149 นาที 28หมายเหตุ เกบ็ ข้อมูลเป็ นระยะเวลา 40 วันทาํ การ ตังแต่วนั ที 19 เม.ย. - 15 มิ.ย. 2555
ตารางการเกบ็ ขอ้ มลู เวลาทใี5 ชใ้ นขนั4 ตอนการหาทะเบยี นคมุ ฯ (นาท)ีวันที นท. ทส. บจ. วันที นท. ทส. บจ. วันที นท. ทส. บจ. วันที นท. ทส. บจ.1 68 29 23 11 100 39 31 21 174 22 29 31 55 26 222 115 37 29 12 95 27 29 22 88 35 25 32 160 38 303 87 25 35 13 70 22 39 23 197 28 32 33 85 27 364 192 24 29 14 145 29 26 24 132 37 22 34 106 28 275 116 35 34 15 93 34 24 25 87 22 29 35 67 33 376 100 21 30 16 189 32 21 26 189 21 30 36 193 21 217 75 33 23 17 98 27 35 27 75 33 34 37 155 37 208 82 22 20 18 225 20 23 28 91 33 33 38 78 21 259 54 36 21 19 127 31 36 29 70 26 36 39 124 34 3010 79 26 24 20 106 29 28 30 74 24 30 40 40 22 25 เวลาทใี ชเ้ ฉลยี 56 นาท/ี รายการ 29** รวมเวลาทีหยุดพกั การหาทะเบียนคุมแล้วไปปฏบิ ัตงิ านอืนแทนจนกระทงั พบทะเบยี นคุมหมายเหตุ เก็บขอ้ มลู จากผใู้ ชง้ านจากทกุ สว่ นงานทใี ชท้ ะเบยี นคมุ จํานวนทงัC สนCิ 17 คนสว่ นงานละ 10 รายการตอ่ วนั
ปรมิ าณงานตรวจจา่ ยในปัจจบุ นั • จากการสํารวจขอ้ มลู เป็ นระยะเวลา 1 เดอื น ของ 3 สว่ นในฝ่ ายบญั ชที ใ5ี ชท้ ะเบยี น 30 คมุ สญั ญาแสดงเป็ นกราฟโดยเฉลยี5 ดงั นี4รายการ ปริมาณ voucher200150100 ปริมาณ voucher 50 วนั ที 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 จากรปู จะเห็นไดว้ า่ ชว่ งตน้ เดอื นและปลายเดอื นจะมปี รมิ าณงานคอ่ นขา้ งมาก ซง5ึ เป็ นชว่ งของการปิดบญั ชี ทําใหเ้ กดิ work load และตอ้ งทํางานลว่ งเวลาเพอ5ื ใหส้ ามารถตรวจจา่ ยไดท้ ันตามกําหนดเวลา
สรปุ ขนั4 ตอนทส5ี ามารถลดเวลาได ้ 5.บนั ทกึ 7.จดั เกบ็ รายละเอยี ดฯ ทะเบียนคุม 5 นาที 8 นาที2.หาทะเบียนคุม 56 นาที 31
เป้ าหมายกจิ กรรม48 25ทปี ระชมุ ลงความเห็นวา่ ขนCั ตอนที 2, 5 และ 7 สามารถลดเวลาได้ 55 นาทตี อ่ รายการ หรอื คดิ เป็ น 55/69 นาที = 80% ลดเวลาของกระบวนการตรวจจา่ ยประเภทมที ะเบยี นคมุ สญั ญาลง 55 นาท/ี รายการ หรอื 80% (สาํ หรบั 3 ขนัC ตอนที สามารถลดเวลาได)้ ภายในระยะเวลา 4 เดอื น 32
แผนการดาํ เนนิ กจิ กรรมWe are now 33
วเิ คราะหท์ างเลอื กสําหรบั การปรบั ปรงุ กระบวนการตรวจจา่ ยทเี ป็ นสญั ญา ระด ับทีต้องการ หวั ขอ้ ประเมนิ (นาท ี)Theme หวั ขอ้ จดุ รกุ (วธิ กี าร เวลาทใี ช้ ตน้ ทนุ การ ระยะ ความ ผลการ ผลการ สาํ รวจ ระด ับปัจจุบ ัน (นาที) แกป้ ญั หา) ในการ นาํ ไปใช้ เวลาที สามารถ ประเมนิ ตดั สนิ Gap (นาที) นาํ มาใช้ ในการ ทาํ งานใน ปฏบิ ตั ิ แตล่ ะ นําไป ขนัC ตอน พฒั นา ตอ่ เนอื งลดเวลา เวลาการ 8 56 48 1. คน้ หาสญั ญาในของ หากระบวน ทะเบยี น รปู แบบ soft file ที 5 นาที 0 บาท 3 เดอื น ไมไ่ ด ้การตรวจ คมุจา่ ย ถกู จดั เก็บใน file 16ประเภทมี ขนัC ตอนทะเบยี น กลางชอืคมุ 2สญั ญา “FileZilla” 2. พฒั นาT-Code ใหมใ่ นระบบ SAP 3 นาที 1-2 ลบ. 8 เดอื น ได ้ ใหส้ ามารถเรยี กดู 12 ขอ้ มลู จากเลขที สญั ญาไดท้ นั ที 3. พฒั นาระบบ Legacy ซงึ เก็บ 3 นาที 3-4 แสน 12 เดอื น ได ้ สญั ญาในรปู แบบ 14 soft file ให้ สามารถเรยี กดู สญั ญาไดท้ นั ที 5 คะแนน สมั พนั ธม์ าก 3 คะแนน สมั พนั ธ์ปานกลาง 1 คะแนน สมั พนั ธ์นอ้ ย 34
วเิ คราะหท์ างเลอื กสําหรบั การปรบั ปรงุ กระบวนการตรวจจา่ ยทเี ป็ นสญั ญา ระด ับทีต้องการ หวั ขอ้ ประเมนิ (นาที) Theme หวั ขอ้ จดุ รกุ (วธิ กี าร เวลาทใี ช้ ตน้ ทนุ การ ระยะ ความ ผลการ ผลการ สํารวจ ระด ับปัจจุบ ัน (นาที) แกป้ ญั หา) ในการ นําไปใช้ เวลาที สามารถ ประเมนิ ตดั สนิลดเวลาของ Gap (นาที) นาํ มาใช้ ในการกระบวนการ ทาํ งานใน ปฏบิ ตั ิ 16ตรวจจา่ ย แตล่ ะ นาํ ไปประเภทมี ขนCั ตอน พฒั นา 12ทะเบยี นคมุ ตอ่ เนอื งสญั ญา เวลาบนั ทกึ 3 5 2 1.บนั ทกึ ขอ้ มลู ใน รายละเอยี ด ของ MS Excel แทน 3 นาที 0 บาท 2 สปั ดาห์ ไมไ่ ด ้ ใบสําคญั จา่ ยใน ทะเบยี นคมุ ฯแบบ ทะเบยี นคมุ สญั ญา กระดาษ 2. ใช้ MS Access แทนทะเบยี นคมุ ฯ 3 นาที 0 บาท 7 เดอื น ไมไ่ ด ้ แบบกระดาษ ขนCั ตอน 3. พฒั นา T-Code 0 นาที 1-2 ลบ. 8 เดอื น ได ้ ในระบบ SAP ให้ 0 นาที 3-4 แสน 5 สามารถดงึ ขอ้ มลู 12 จาก database มา 5 คะแนน สมั พนั ธ์มาก จดั ทาํ ทะเบยี นฯ 12 เดอื น ได ้ 14 4. พฒั นาระบบ Legacy ใหส้ ามารถ ดงึ ขอ้ มลู จาก database ทบี นั ทกึ ไวเ้ มอื เรมิ สญั ญา มา จดั ทาํ ทะเบยี นฯ 3 คะแนน สมั พนั ธ์ปานกลาง 1 คะแนน สมั พนั ธน์ อ้ ย 35
วเิ คราะหท์ างเลอื กสําหรบั การปรบั ปรงุ กระบวนการตรวจจา่ ยทเี ป็ นสญั ญา ระด ับทีต้องการ หวั ขอ้ ประเมนิ (นาท ี)Theme หวั ขอ้ จดุ รกุ (วธิ กี าร เวลาทใี ช้ ตน้ ทนุ การ ระยะ ความ ผลการ ผลการ สาํ รวจ ระด ับปัจจุบ ัน (นาที) แกป้ ญั หา) ในการ นาํ ไปใช้ เวลาที สามารถ ประเมนิ ตดั สนิ Gap (นาที) นาํ มาใช้ ในการ ทาํ งานใน ปฏบิ ตั ิ แตล่ ะ นาํ ไป ขนัC ตอน พฒั นา ตอ่ เนอื งลดเวลา เวลา 3 85 1. จดั เก็บสญั ญาในของ จดั เก็บกระบวน ทะเบยี น รปู แบบ soft file ที 2 นาที 0 บาท 3 เดอื น ไมไ่ ด ้การตรวจ คมุจา่ ย สญั ญา file กลางชอื 16ประเภทมีทะเบยี น ขนัC ตอน “FileZilla” โดยคมุสญั ญา 7 แยกตามรหสั เจา้ หนCี 2. พฒั นาT-Code 0.5 นาที 1-2 ลบ. 8 เดอื น ได ้ 12 ใหม่ ในระบบ SAP 0.5 นาที 3-4 แสน 12 เดอื น ได ้ 14 ใหส้ ามารถเรยี กดู ขอ้ มลู ไดท้ นั ที 3.จดั เก็บสญั ญาใน ระบบ Legacy ให้ สามารถเรยี กดู สญั ญาไดท้ นั ที 5 คะแนน สมั พนั ธม์ าก 3 คะแนน สมั พนั ธ์ปานกลาง 1 คะแนน สมั พนั ธ์นอ้ ย 36
Scenario I. ปญั หาการควบคมุ ความถกู ตอ้ งครบถว้ น ของทะเบยี นคมุ สญั ญาแบบ Excel หมวด ความเป็ นไปไดใ้ นทางปฏบิ ตั ิ รายละเอยี ด ไอเดยี สาํ หรบั ขจดั อปุ สรรค โอกาสใน คา่ ใชจ้ า่ ย Man- ความ ระยะ และผลขา้ งเคยี ง การขจดั hour สามารถ เวลา อปุ สรรค ทาง เทคโนโลย ี ขอ้ มลู ใน excel อาจ • กําหนดใหผ้ ใู ้ ชง้ านตอ้ ง ได ้ ไดร้ ับการ ลงทะเบยี นเพอื5 ขอ username/อปุ สรรค เปลยี5 นแปลง/แกไ้ ข password ในการเขา้ ถงึ ไฟลท์ ี5 จากบคุ คลทไี5 มม่ ี เก็บขอ้ มลู สทิ ธใ~ิ นการใชข้ อ้ มลู • กําหนดใหม้ ี transaction logs เก็บขอ้ มลู เพอื5 ใชใ้ นการ ตรวจสอบประวตั กิ ารใช/้ แกไ้ ข ขอ้ มลู การลบขอ้ มลู โดย มกี าร backup ขอ้ มลู โดย ได ้ ไมไ่ ดต้ ัง4 ใจ กําหนดเป็ นนโยบายเพอ5ื ให ้ ปฏบิ ัตเิ ป็ นมาตรฐาน 37
Scenario I. ปญั หาการควบคมุ ความถกู ตอ้ ง ครบถว้ นของทะเบยี นคมุ สญั ญาแบบ หมวด Excel (ตอ่ ) ความเป็ นไปไดใ้ นทางปฏบิ ตั ิ รายละเอยี ด ไอเดยี สาํ หรบั ขจดั โอกาสใน คา่ ใชจ้ า่ ย Man-hour ความ ระยะ อปุ สรรคและผลขา้ งเคยี ง การขจดั สามารถทาง เวลา อปุ สรรค เทคโนโลย ีอปุ สรรค ขอ้ มลู ตดิ ไวรัส มกี าร backup ขอ้ มลู โดย ได ้ คอมพวิ เตอร์ กําหนดเป็ นนโยบายเพอ5ื ให ้ ปฏบิ ัตเิ ป็ นมาตรฐาน --ผลขา้ งเคยี ง - - -- - Scenario ผลตดั สนิ ใช้ ไมใ่ ช้ผลการ สามารถป้ องการความผดิ พลาดหรอื สญู หายประเมนิ ของขอ้ มลู ในทะเบยี นคมุ สญั ญาแบบ Excel ได้โดยรวม 38
การกําหนดสทิ ธกิ ารเขา้ ถงึ ขอ้ มลู ยังไมเ่ ปิดสทิ ธิการเขา้ ถงึ ขอ้ มลู เปิดสทิ ธแิ ลว้ ดขู อ้ มลู ได ้ 39
Transaction logs แสดงผลขอ้ มลู ไดเ้ ป็ นรายวนัเก็บ logs เป็ น รายการ 40
การ Backup ขอ้ มลู Backup ขอ้ มลู แบบ daily basis 41
Scenario II. ปญั หาทางดา้ นการใชง้ าน ทะเบยี นคมุ สญั ญาแบบ Excel หมวด ความเป็ นไปไดใ้ นทางปฏบิ ตั ิ รายละเอยี ด ไอเดยี สาํ หรบั ขจดั โอกาสใน คา่ ใชจ้ า่ ย Man- ความ ระยะ อปุ สรรคและ การขจดั hour สามารถ เวลา ผลขา้ งเคยี ง อปุ สรรค ทาง เทคโนโลย ีอปุ สรรค ผใู ้ ชง้ านบางคนอาจ จัดใหม้ กี ารสอื5 ความ ได ้ ไมค่ นุ ้ เคยกับ อบรมวธิ กี ารใชง้ าน วธิ กี ารใชท้ ะเบยี นคมุ รวมถงึ จัดทําคมู่ อื ทอ5ี ยใู่ นระบบ ใหก้ บั ผใู ้ ชง้ านที5 คอมพวิ เตอร์ เกย5ี วขอ้ งผลขา้ งเคยี ง - - --- --ผลการ สามารถลดปญั หาทางดา้ นการใชง้ าน ผลตดั สนิ Scenarioประเมนิ ทะเบยี นคมุ สญั ญาแบบ Excel ได้ ใช้ ไมใ่ ช้โดยรวม 42
43
หมายเหตุ เก็บขอ้ มลู (เวลาเฉลยี5 ) จากผใู ้ ชง้ านจากทกุ สว่ นงานทใี5 ชท้ ะเบยี นคมุ จํานวนทัง4 สนิ4 17 คน (เก็บขอ้ มลู จากสญั ญาซอ4ื /จา้ ง/เชา่ วันละ 15 รายการ จาก 3 หน่วยงาน ในเดอื นกรกฎาคม 2555 เป็ นระยะเวลา 5 วันทําการ)เป้ าหมาย ตอ้ งการลดเวลาการ หลงั การปรบั ปรงุ ลดได้ 44ตรวจจา่ ยฯของ 3 ขนั4 ตอนทสี5 ามารถ 63.75 นาที คดิ เป็ น 92%ลดเวลาไดล้ ง 55 นาที หรอื 80% เกนิ เป้ าหมาย 8.75 นาทีของเวลาเดมิ หรอื 12% ของเวลาเดมิ
1. จดั ทาํ ทะเบยี นคมุ สญั ญาแบบ Excel เพอื ใชเ้ ป็ นมาตรฐานเดยี วกนั • มกี ารออกแบบทะเบยี นคมุ สญั ญาใหมใ่ นรปู แบบ Excel และจัดเกบ็ ไวท้ ไี5 ฟลก์ ลาง (FileZilla) เพอ5ื ใหผ้ ใู ้ ชง้ านทกุ คนสามารถใชง้ านไดเ้ ป็ นมาตรฐานเดยี วกนัรปู แสดงทจ5ี ัดเก็บทะเบยี นคมุ สญั ญาแบบ Excel รปู แสดงทะเบยี นคมุ สญั ญาใหม่ ในรปู แบบ Excel 45
2. จดั ทาํ คมู่ อื การใชง้ าน FileZilla และ Work Instruction • โดยแบง่ รายละเอยี ดเป็ น 6 หวั ขอ้ ดงั นี4 – A การสรา้ ง Username/Password – B การสรา้ ง Folder เพอ5ื เก็บสญั ญาและทะเบยี นคมุ สญั ญา – C วธิ กี ารบนั ทกึ รายละเอยี ดตา่ งๆในทะเบยี นคมุ สญั ญาแบบ Excel – D การแกไ้ ข/การแสดงผลขอ้ มลู ในทะเบยี นคมุ สญั ญา – E การสแกนสญั ญา/เอกสารเขา้ FileZilla ผา่ นระบบ e-afc – F การลบ Folder และ File ขอ้ มลูคู่มือการใช้งาน FileZilla 46
3. การกาํ หนดหนา้ ที และ ความรบั ผดิ ชอบของผมู้ สี ว่ นเกยี วขอ้ ง • ผดู ้ แู ลระบบ ผใู ้ ชง้ าน และ ผใู ้ หค้ ําปรกึ ษาผดู้ แู ลระบบ ผใู้ ชง้ าน ผใู้ หค้ าํ ปรกึ ษา• เปิดสทิ ธใ~ิ นการเขา้ ใชง้ าน FileZilla • รบั ผดิ ชอบในการสรา้ ง/แกไ้ ข/ • อบรมการใชง้ าน FileZillaใหเ้ ฉพาะผทู ้ ม5ี สี ว่ นเกยี5 วขอ้ งกบั การ ปรบั ปรงุ ขอ้ มลู บน FileZilla ให ้ เบอ4ื งตน้ แกผ่ ใู ้ ชง้ านทกุ สว่ นงานที5ตรวจจา่ ยประเภทใชท้ ะเบยี นคมุ ถกู ตอ้ งครบถว้ นทกุ ครงั4 ทที5 ําการ เกย5ี วขอ้ งสญั ญา ตรวจจา่ ยฯ • ใหค้ ําปรกึ ษาแกผ่ ใู ้ ชง้ านระบบ• บํารงุ รักษาระบบ เชน่ การ Update • ตรวจสอบขอ้ มลู บน FileZilla FileZilla เมอื5 มขี อ้ สงสยัและ Back up ขอ้ มลู อยา่ งสมํา5 เสมอ เป็ นประจําเพอื5 ใหข้ อ้ มลู ทนั สมยัและควบคมุ ใหร้ ะบบทํางานอยา่ ง เสมอตอ่ เนอ5ื งและมปี ระสทิ ธภิ าพ 47
4. จดั อบรมการใชง้ าน FileZilla ใหก้ บั ผใู้ ชง้ าน • วตั ถปุ ระสงค์ : เพอ5ื ใหผ้ ใู ้ ชง้ านมคี วามรู ้ ความเขา้ ใจ ในการใช ้ FileZilla เพอื5 การตรวจ จา่ ยประเภทใชท้ ะเบยี นคมุ สัญญา และนําไปใชใ้ นการทํางานประจําวนั ไดอ้ ยา่ งรวดเร็ว และถกู ตอ้ ง • รปู แบบการอบรม : นําเสนอดว้ ย PowerPoint โดยผใู ้ หค้ ําปรกึ ษาประจําสว่ นงาน และ ทํา workshop เพอื5 ทดสอบความเขา้ ใจในตอนทา้ ยของการอบรม • ผเู้ ขา้ อบรม : พนักงานจากสว่ นงาน นท., บจ., และ ทส. ทเี5 กย5ี วขอ้ งกบั การตรวจจ่าย ประเภทใชท้ ะเบยี นคมุ สญั ญา • เนอCื หาการอบรม : หวั ขอ้ ตามคมู่ อื การใชง้ าน FileZilla 48
ภาพแสดงการเปรยี บเทยี บขนั4 ตอนและเวลากอ่ นและหลงั ปรับปรงุ Before1.รับใบสาํ คญั 2.หาทะเบียน 3.ตรวจสอบ 4.ตรวจสอบ 5.บันทกึ 6.อนุมัติ 7.จัดเกบ็ จ่าย คุมด้วยมือ รายละเอียดฯ รายการทาง รายละเอยี ดฯเขียน เอกสาร ทะเบียนคุมด้วย 56 นาที บัญชี ในทะเบียนคุม มอื 5 นาที 8 นาที After 7.จัดเกบ็ ทะเบียนคุมใน1.รับใบสาํ คัญ 2.หาทะเบียน 3.ตรวจสอบ 4.ตรวจสอบ 5.บันทกึ 6.อนุมัติ จ่าย คุมจาก รายละเอียดฯ รายการทาง รายละเอยี ดฯใน เอกสาร Excel Filezilla 0.25 นาที 2 นาที บัญชี Excel 3 นาที 49
60 56 50 ผลทางตรงทีไดร้ บั 40 38นาที 30 21 20 Old2010 2 8 New 1 23 53 0.25 0 4567 1 ขันตอนขนCั ตอนที 2 (หาทะเบยี นคมุ ) สามารถลดเวลาได้ 54 นาที (96%)ขนCั ตอนที 5 (บนั ทกึ รายละเอยี ด) สามารถลดเวลาได้ 2 นาที (40%)และขนCั ตอนที 7 (จดั เก็บทะเบยี นคมุ ) สามารถลดเวลาได้ 7.75 นาที (97%) 3 ขนCั ตอนของกระบวนการตรวจจา่ ยประเภทมที ะเบยี นคมุ สญั ญาสามารถ ลดเวลาลงได้ 63.75 นาทตี อ่ รายการ หรอื ลดลง 92%หมายเหตุ เก็บขอ้ มลู (เวลาเฉลย5ี ) จากผใู ้ ชง้ านจากทกุ สว่ นงานทใี5 ชท้ ะเบยี นคมุ จํานวนทัง4 สนิ4 17 คน(เก็บขอ้ มลู จากสญั ญาซอื4 /จา้ ง/เชา่ 50วนั ละ 15 รายการ จาก 3 หน่วยงาน ในเดอื นกรกฎาคม 2555 เป็ นระยะเวลา 20 วนั ทําการ)
Search
