booklet ISO 9001 2015 updt

BOOKLET PENSIJILAN MS ISO 9001 : 2015 BAHAGIAN AKAUN KEMENTERIAN KEWANGAN JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA (BA MOF)LATAR BELAKANG MS ISO 9001 : 2015 NILAI BERSAMA JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA ( JANM )• Satu standard bertulis yang menjelaskangaris panduan dan keperluan asas dalamsatu sistem pengurusan kualiti. SPECIAL• Sistem kerja yang terancang berasaskankeperluan piawaian antarabangsa. Sistem S : Mengutamakan Pelanggan ( Satisfying thekerja yang terancang akan mempunyai customer )proses-proses yang dikenalpasti, proses- Komited dalam menyampaikanproses tersebut didokumenkan, perkhidmatan yang berkualiti dan ungguldilaksanakan dan dikawal. untuk memenuhi kehendak pelanggan.• Sistem tersebut akan menghasilkan produkdan perkhidmatan yang konsistenkualitinya. P : Profesionalisme ( Professionalism ) Kebolehan untuk mempamerkan kualiti• Sistem kerja yang terancang di mana dan kompetensi.proses-proses dikawal bagi menghasilkanperkhidmatan yang konsisten kualitinya, inilebih dikenali sebagai Sistem PengurusanKualiti; dan EC : Kerja Berpasukan ( Esprit de Corp ) Bekerjasama sebagai satu pasukan bagi• MS ISo 9001:2015 akan hanya dikenali membentuk semangat kekitaan (sense of belonging) untuk mencapai Visi dan Misi.selepas Sistem Pengurusan Kualiti itu diberi IA : Integriti dan Akauntabiliti ( Integrity andpengiktirafan pensijilan. Accountability ) Beretika tinggi dalam melaksanakan tugas.RASIONAL PELAKSANAAN MS ISO 9001:2015 DIBA MOF L : Kesetiaan ( Loyalty ) Setia kepada Jabatan, Kerajaan dan• Untuk memastikan BA MOF memberi Negara. perkhidmatan yang konsisten daripada segi kualiti. DASAR KUALITI• Sebagai usaha meningkatkan kualiti Bahagian Akaun, Kementerian Kewangan perkhidmatan / produk BA MOF. (BAMOF) komited untuk memberikan perkhidmatan perakaunan dan kewangan yang• Sebagai usaha untuk memantapkan sistem berkualiti dan bersesuaian dengan konteks penyampaian perkhidmatan kepada organisasi dalam mencapai halatuju strategik pelanggan BA MOF. dan objektif organisasi.• Untuk meningkatkan persepsi pelanggan BA MOF komited dalam memenuhi keperluan dan stakeholder terhadap BA MOF. pelanggan dan pihak berkepentingan melalui• Untuk meningkatkan imej BA MOF. Page | 1SKOP PENSIJILAN MS ISO 9001 :2015 DI BA MOFProses Bayaran bagi Pusat Tanggungjawab (PTJ)di bawah Kementerian Kewangan Malaysia.

BOOKLET PENSIJILAN MS ISO 9001 : 2015BAHAGIAN AKAUN KEMENTERIAN KEWANGAN JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA (BA MOF) Penambahbaikan Sistem Pengurusan Kualiti 8. Memastikan 85% Dokumen Akaun secara konsisten dan berterusan. Dasar Kualiti ini Terimaan (DAT) diterima sebelum atau dimaklumkan kepada kakitangan dan pihak pada 10 haribulan berikutnya. berkepentingan melalui saluran yang sesuai. 9. Memastikan setiap pegawai menghadiriOBJEKTIF KUALITI sekurang-kurangnya tujuh (7) hari kursus dalam setahun. Objektif Kualiti diwujudkan berdasarkan KPI BA MOF yang telah ditetapkan oleh Jabatan UNIT-UNIT YANG TERLIBAT Akauntan Negara Malaysia. • Unit Bayaran • Unit Akaun Objektif Kualiti BA MOF ialah : • Unit Gaji • Unit Latihan dan Khidmat Nasihat 1. Memproses bayaran dalam tempoh • Unit Pentadbiran dan Kewangan empat ( 4 ) hari kalendar daripada tarikh • Unit Teknikal baucar bayaran / fail tuntutan diterima • Unit Naziran PTJ daripada Jabatan Kerajaan atau Agensi. Page | 2 2. Mengurus keperluan harian dana Pejabat Perakaunan di mana baki bank tidak boleh negatif. 3. Memastikan gaji penjawat awam dibayar pada tarikh gaji yang telah ditetapkan dalam Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia. 4. Cetakan Cek dilaksanakan dalam tempoh satu hari bekerja selepas nombor spool diterima daripada Unit Bayaran. 5. Mengurus penggantian cek / EFT yang ditolak / dibatalkan dalam tempoh tujuh (7) hari daripada terima permohonan. 6. Memindahkan akaun untuk cek / EFT terbatal yang lebih daripada 6 tahun ke akaun hasil sekurang-kurangnya empat (4) kali setahun. 7. Melakukan naziran ke atas PTJ eSPKB setahun sekali bagi setiap PTJ.

BOOKLET PENSIJILAN MS ISO 9001 : 2015 BAHAGIAN AKAUN KEMENTERIAN KEWANGAN JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA (BA MOF)JAWATANKUASA PEMANDU MS ISO 9001:2015 DI KETUA AUDIT MOHD TAUFIK BIN HJ AHMADBA MOF JURUAUDIT SITI MARIAM BINTI MAT NOH ZYERULLIDA BINTI SHAHARUDINPENGERUSI ROSLAN BIN A. RAHMAN EN. ARMI AFIFI BIN AZMI OMAR AZREE BIN ALIPENYELARAS/ RAMSIAH BINTI ISMAIL ANURATHA A/P DAMOTHRANKETUA ZAINAB BINTI AHMADPENGURUSAN ZUHAIRI BIN THALIP NURAZHARIAH BINTI ISMAILRISIKO & TENGKU NOR FATHIHAH BTANALISA TENGKU BAHARUDDIN KETUA-KETUA SHARIFAH BINTI SAMATTIMBALAN MASHITAH BINTI ABD HAMID SEKSYEN KETUA SEKSYEN PERAKAUNANKETUA MOHD SHUKRY BIN MD TAIB PENGURUSANPENGURUSAN HALIZA BINTI HASHIMRISIKO & AZMAN BIN ABDULLAH KETUA SEKSYEN PERUNDINGANANALISA MOHD AZIZI BIN MOHD AZPAR KETUA SEKSYEN PEMANTAUANSETIAUSAHA RAMSIAH BINTI ISMAIL KETUA SEKSYEN PERAKAUNANPENOLONG KEWANGANSETIAUSAHA NURHANANI BINTI HAMZAHKETUA KETUA SEKSYEN PENTADBIRANPENGAWAL DAN KEWANGANDOKUMENTIMBALANKETUAPENGAWALDOKUMENKETUA AHMAD MUHYIDDIN BIN Senarai Jawatankuasa dikemaskini pada 01 JUN 2017KOORDINATOR HASHIMFAIL MEJA HARIYATI BINTI JUSOHTIMBALANKETUA NORBAINI BINTI IBRAHIMKOORDINATORFAIL MEJA RUHIL HAYAT BINTI MOHD ABIDKOORDINATORKEPUASANPELANGGANDAN PROMOSITIMBALANKOORDINATORKEPUASANPELANGGANDAN PROMOSI Page | 3

BOOKLET PENSIJILAN MS ISO 9001 : 2015BAHAGIAN AKAUN KEMENTERIAN KEWANGAN JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA (BA MOF)PERANAN PASUKAN AUDIT DALAMAN MS ISO Prosedur Kerja ( 40 )9001:2015 BA MOF Arahan kerja memperincikan sesuatu Pasukan Audit Dalam MS ISO 9001:2015 BA MOF tindakan yang dinyatakan dalam prosedur. ditubuhkan untuk menentukan: Arahan kerja mengikut unit adalah seperti berikut; 1. Pematuhan kepada kehendak-kehendak MS ISO 9001 : 2015 dan kehendak- a) Unit Bayaran 1. Baucar Bayaran kehendak lain yang ditetapkan oleh BA MOF, dan Elektronik 2. Keberkesanan pelaksanaan Sistem 2. Bayaran Pukal Pengurusan Kualiti. 3. Bayaran KirimanDOKUMENTASI SISEM PENGURUSAN KUALITI(SPK) MS ISO 9001:2015 BA MOF Wang Manual Kualiti 4. Larian Bayaran Gaji BA MOF telah mewujudkan dan menyenggara b) Unit Akaun 1. Permohonan Dana Manual Kualiti yang mengandungi; 2. Penghantaran (a) Manual Kualiti; (b) Senarai Induk Dokumen Kualiti; Electronic Fund (c) Pemetaan Proses Perniagaan BA MOF; (d) Carta Organisasi BA MOF; Transfer (EFT) ke (e) Senarai PTJ dan Pejabat Pemungut; (f) Dasar Kualiti BA MOF; Bank Melalui Sistem (g) Objektif Kualiti BA MOF; (h) Daftar Penilaian Risiko dan Peluang. RCMS Maybank Prosedur (5 ) 3. Notifikasi 1. Prosedur Kawalan Dokumen Pembayaran 2. Prosedur Kawalan Rekod 3. Prosedur Audit Dalaman Electronic Fund 4. Prosedur Kawalan Ke Atas Perkhidmatan Transfer EFT (AK File) Yang Tidak Memenuhi Keperluan Yang Ditetapkan 4. Notifikasi Penolakan 5. Prosedur Tindakan Pembetulan Yang Tidak Menepati Spesifikasi Pembayaran EFT (CR File) 5. Penggantian Electronic Fund Transfer (EFT) Terbatal 6. Penggantian Cek Terbatal c) Unit 1. Pengurusan Latihan Pentadbiran 2. Penurunan Kuasa dan 3. Pendaftaran Aset Kewangan 4. Pelupusan Aset 5. Penerimaan Stok / Inventori 6. Pengeluaran Stok / Inventori Page | 4

BOOKLET PENSIJILAN MS ISO 9001 : 2015 BAHAGIAN AKAUN KEMENTERIAN KEWANGAN JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA (BA MOF) 7. Penilaian Pembekal 2. Bantuan Teknikal (Perisian eSPKB) 8. Pembelian Terus 3. Bantuan Teknikal ePerolehan Dalam (Perisian GFMAS) Talian Bekalan 4. Bantuan Teknikal (Perisian Rangkaian) 9. Pembelian Terus 5. Cetakan Cek ePerolehan Luar 1. Pelaksanaan Naziran Talian Bekalan eSPKB 10. Pembelian Terus 2. Pelaksanaan Naziran Terimaan ePerolehan Dalam g) Unit Naziran 3. Pelaksanaan Auditan Talian Perkhidmatan DAT 11. Pembelian Terus ePerolehan Luar Talian Perkhidmatan 12. Penyediaan Belanjawan Bagi 2 Tahun Sekalid) Unit Gaji 1. Semak dan Kunci Masuk Perubahan Gaji 2. Potongan Gaji 3. Pembayaran Gaji 4. Potongan Gaji Dan Laporan Potongan 5. Menyedia Akaun Penyelesaian Cek / EFT Terbatal 6. Pentadbiran Gajie) Unit Latihan 1. Permohonan Token dan Khidmat Nasihat Sistem Pengurusan Kawalan Belanjawan Elektronik (eSPKB) 2. Proses Capaian Pengguna Pengurusan Kawalan Belanjawan Elektronik (eSPKB) 3. Khidmat Nasihat Unicenterf) Unit Teknikal 1. Set Up Capaian eSPKB di PTJ Page | 5