หน่วยที่ 1 ภาพรวมการทำงานของโปรแกรม

บทที 1 ประโยชน์ของการใช้ซอฟท์แวรอ์ ีอารพ์ ี และ ภาพรวมการทาํ งานของ Smartbiz Accounting และ Payroll 1. ซอฟทแ์ วรอ์ ีอารพ์ ี คืออะไร มีประโยชน์อย่างไร ? ปัจจบุ นั เราจะเหน็ ว่าในองคก์ รขนาดใหญ่ มกี ารนําออี ารพ์ ซี อฟทแ์ วรม์ าใชง้ าน เพอื บรหิ ารทรพั ยากรขององคก์ รใหเ้ กดิ ประโยชน์มากทสี ดุ แลว้ ERP Software นีคอื อะไร และมี ประโยชน์อยา่ งไรบ้าง ? ความหมายของการวางแผนทรพั ยากรองคก์ รจากวบ็ ไซต์ www.whatiserp.net โดย ขยายความจากคาํ เตม็ ของ Enterprise Resource Planning (ERP) ดงั นี Enterprise หมายถงึ ขอบเขตของกระบวนการดาํ เนินธรุ กจิ แมว้ ่าโดยทวั ไปคาํ วา่ Enterprise จะหมายถงึ องคก์ ร ขนาดใหญ่ แต่ในทนี ีมไิ ดห้ มายถงึ ตวั องคก์ รโดยเน้นทขี นาด เนืองจาก ปัจจบุ นั นีการวางแผน ทรพั ยากรองค์กรไดถ้ กู นํามาใชใ้ นองคก์ รทุกระดบั และกระบวนการดาํ เนนิ ธรุ กจิ ในปัจจุบนั ได้ ขยายขอบเขตออกไปนอกองคก์ รทางนิตนิ ยั แลว้ Resource Planning หมายถงึ ความสามารถ ของระบบในการนํามาใชใ้ นการวางแผนการ ใชท้ รพั ยากร โดยครอบคลมุ ทรพั ยากรทใี ชใ้ นทกุ กระบวนการดาํ เนนิ ธุรกจิ เช่น สนิ คา้ อาคาร อปุ กรณ์ เครอื งจกั ร พนกั งาน ค่คู า้ เป็นตน้ โดย การนําการวางแผนทรพั ยากรองคก์ รนีมาใชใ้ นการกาํ หนด แผนงานจากฐานขอ้ มลู ทเี กยี วขอ้ ง กบั ทรพั ยากรทงั หลายเหล่านัน เพอื การใชป้ ระโยชน์อยา่ งบงั เกดิ ผล และมปี ระสทิ ธภิ าพ การ วางแผนทรพั ยากรองคก์ ร จงึ เป็นระบบทมี ลี กั ษณะดงั นี • เป็นระบบงานทางดา้ นคอมพวิ เตอรท์ ี ครอบคลุมทวั ทงั องคก์ ร ใชใ้ นการจดั การทรพั ยากร และสารสนเทศทงั หมดขององคก์ ร สาํ หรบั ทกุ ๆ หน้าทใี นองค์กร โดยเป็นการทาํ งานที แบง่ ปันขอ้ มลู รว่ มกนั • เป็นโครงสรา้ งพนื ฐาน ทางดา้ นซอฟตแ์ วรข์ ององคก์ รแบบบรู ณาการ เพอื สนบั สนุน กระบวนการในการดาํ เนนิ ธรุ กจิ ทงั หมดขององคก์ ร • เป็นระบบทกี ลา่ วถงึ การมององคก์ รและสว่ นต่างๆ ภายในองคก์ รแบบองค์ รวมมากกวา่ เป็นแบบแยกส่วนกนั ประโยชน์ของการวางแผนทรพั ยากรองคก์ ร การวางแผนทรพั ยากรองคก์ รถกู นํามาใชเ้ พอื ประโยชน์ในดา้ นตา่ งๆ โดยเหตผุ ลทผี บู้ รหิ าร เลอื กใชก้ ารวางแผนทรพั ยากรองคก์ ร มกั จะเป็นประโยชน์ดงั นี คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 1

• การบูรณาการขอ้ มลู ทางการเงนิ ขององคก์ ร เพอื ใหผ้ บู้ รหิ ารเขา้ ใจภาพรวมของฐานะทาง การเงนิ และผลการดาํ เนนิ งานขององคก์ ร ชว่ ยใหก้ ารตดั สนิ ใจของผูบ้ รหิ ารเป็นไปดว้ ยความ รวดเรว็ บนฐานขอ้ มลู กลางชดุ เดยี วกนั ทกุ ฝ่าย • การบรู ณาการฐานขอ้ มลู เพอื ใชใ้ นการปฏบิ ตั งิ านทงั องคก์ ร โดยผใู้ ชร้ ะบบการวางแผน ทรพั ยากรองคก์ รทุกฝ่ายจะสามารถแบง่ ปันขอ้ มลู กนั ได้ และเป็นขอ้ มลู ทที นั สมยั จงึ ช่วยให้ สามารถทาํ งานไดอ้ ยา่ งมปี ระสทิ ธภิ าพ เช่น กรณีการรบั คาํ สงั ซอื จากลูกคา้ จะตอ้ งมกี ารเกบ็ ฐานขอ้ มลู ลกู คา้ พรอ้ มทอี ยใู่ นการจดั สง่ เมอื ผา่ นกระบวนการออกใบรบั คาํ สงั ซอื แลว้ ฝ่าย คลงั สนิ คา้ กต็ ้องการใชข้ อ้ มลู การสงั ซอื ในการเตรยี มการสง่ ของ ฝ่ายจดั สง่ กต็ อ้ งการขอ้ มลู ทอี ยู่ ของลกู คา้ ในการจดั ส่ง และฝ่าย บญั ชลี กู หนีต้องใชฐ้ านขอ้ มลู ลกู คา้ ในการดาํ เนนิ การเกบ็ เงนิ เช่นกนั ซงึ การแบ่งปันฐานขอ้ มลู ลกู คา้ กจ็ ะทาํ ใหเ้ กดิ ประสทิ ธภิ าพ ลดความผดิ พลาด และ ตรวจสอบได้ • การเพมิ ความรวดเรว็ ในการผลติ โดยเฉพาะกจิ การโรงงาน ตอ้ งการผลติ สนิ คา้ ใหต้ รงตาม ความตอ้ งการของลูกคา้ ใหท้ นั เวลาในตน้ ทนุ ทแี ขง่ ขนั ได้ จากประสทิ ธภิ าพการผลติ การลดการ สญู เสยี และการจดั ซอื ทมี ปี ระสทิ ธภิ าพ การนําการวางแผนทรพั ยากรองคก์ รมาใชจ้ ะทาํ ใหเ้ กดิ การทาํ งานทเี ป็นมาตรฐานเดยี วกนั จะชว่ ยใหก้ ารวางแผนการผลติ เป็นไปไดอ้ ยา่ งรวดเรว็ และ สามารถทาํ ใหก้ ระบวนการการผลติ สามารถสง่ ต่อกนั ไดอ้ ยา่ งไหลลนื เป็นการเพมิ ผลติ ผล เพมิ ประสทิ ธภิ าพ ลดคา่ โสหยุ้ ลดความ สญู เสยี (waste) และสง่ มอบสนิ คา้ ไดท้ นั ตามกาํ หนด • การลดปรมิ าณสนิ คา้ คงคลงั จากการนําการวางแผนทรพั ยากรองคก์ รมาใชใ้ นการวาง แผนการผลติ จะชว่ ยใหก้ ารวางแผนการจดั ซอื วตั ถดุ บิ และแผนการใชเ้ ครอื งจกั รสอดคลอ้ ง ประสานกนั ทาํ ใหส้ ามารถลดรกั ษาปรมิ าณสนิ คา้ คงคลงั (safety stock) ลงไดอ้ ยา่ งมาก ทงั สนิ คา้ สาํ เรจ็ รปู วตั ถดุ บิ และงานระหวา่ งทาํ แต่ยงั สามารถสง่ มอบสนิ คา้ ไดต้ ามกาํ หนดมากขนึ การลดปรมิ าณสนิ คา้ คงคลงั ทาํ ให้ ลดตน้ ทุนทางการเงนิ และลดตน้ ทนุ จากการสญู เสยี ในระบบ ทงั หมด เชน่ ตน้ ทนุ ทางดา้ นการเงนิ ของการ รกั ษาปรมิ าณสนิ คา้ คงคลงั ในระดบั สงู ลดการ สญู เสยี จากสนิ คา้ หมดอายุ หรอื ลา้ สมยั หรอื การเชา่ คลงั สนิ คา้ รวมทงั ลดโอกาสจากการ โจรกรรมอกี ดว้ ย ซงึ ตน้ ุทนเหลา่ นี ไมเ่ พยี งเป็นตน้ ทนุ ทสี งู เทา่ นนั แต่ ถอื เป็นปัจจยั สาํ คญั ที กระทบตอ่ ความสามารถในการแขง่ ขนั ของกจิ การตา่ งๆ จํานวนไมน่ ้อย • การบรหิ ารผลตอบแทนพนักงาน การวดั ผลประกอบการและการจดั สรรผลประโยชน์ของ ศนู ย์ รบั ผดิ ชอบ (responsibility center) หรอื หน่วยธรุ กจิ อยา่ งเป็นระบบ จะชว่ ยขจดั ปัญหาการ สอื สาร ระหว่างองคก์ รกบั พนักงานลงได้ ------------------------------ ทมี า ‘สมควร วานิชสมั พนั ธ,์ ชดุ วชิ า 99701 ธรุ กจิ อเิ ลก็ ทรอนิกสแ์ ละการประยกุ ต์ หน่วยที 7 การวางแผนทรพั ยากร องคก์ ร: มหาวทิ ยาลยั สโุ ขทยั ธรรมาธริ าช 2 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

ในทนี ี ขอยกตวั อยา่ ง FORMULA ERP ซงึ เป็น ออี ารพ์ ซี อฟทแ์ วรพ์ ฒั นาโดยคนไทย ทาํ งานได้ หลาย Platform ,Multi OS , Multi DBMS มกี ารพฒั นาตอ่ เนือง ตงั แต่ Filebase , Client/server และ Cloud , ซอฟทแ์ วร์ Formula ERP ประกอบดว้ ย ระบบตา่ งๆ ดงั นี 1. ซอฟทแ์ วร์ บญั ชกี ารเงนิ ( ในภาพจะเขยี นว่า Back Office ) ซงึ มี 8 ระบบหลกั 2. ซอฟทแ์ วรก์ ารผลติ MRP ใชใ้ นการบรหิ ารความตอ้ งการวตั ถดุ บิ เชน่ FORMULA MRP , Smartbiz MRP 3. ซอฟทแ์ วรบ์ รหิ ารทรพั ยากรบคุ คล HRM ประกอบดว้ ย 3 ระบบหลกั ๆคอื 1. ซอฟทแ์ วรเ์ งนิ เดอื น Payroll เช่น Formula Payroll , Smartbiz Payroll 2. ซอฟทแ์ วรบ์ นั ทกึ เวลาทาํ งาน Time Attendant เชน่ Formula TA 3. ซอฟทแ์ วรบ์ รหิ ารงานบคุ คล HRM เช่น Formula HRM 4. ซอฟทแ์ วร์ Business Intelligence หรอื BI เชน่ Formula BI ,Smartbiz BI นอกจากนี กย็ งั มี ซอฟทแ์ วรเ์ ฉพาะธรุ กจิ เชน่ Point of Sale (POS) , FORMULA BOQ , ซอฟทแ์ วรบ์ รหิ ารความสมั พนั ธล์ กู คา้ CRM , ซอฟทแ์ วรท์ ใี ชง้ านกบั Mobile device ตา่ งๆ เชน่ Mobile Approve , ซอฟทแ์ วร์ MRPII เพอื บรหิ ารการผลติ ขนาดใหญ่ และ Cloud ERP เป็นตน้ มกี ารเชอื มต่อกบั หน่วยงานราชการ เชน่ ส่งขอ้ มลู งบการเงนิ e-Filing ใหก้ บั กรมพฒั นาธรุ กจิ การคา้ , รองรบั การทาํ e-Payment มาตรฐานกลาง IS0 20022 ของธนาคารแหง่ ประเทศไทย , การยนื ภาษใี หก้ บั กรมสรรพากร , การนําสง่ เงนิ สมทบใหก้ บั สาํ นักงานประกนั สงั คม เป็นตน้ คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 3

ในหนงั สอื เลม่ นี จะกลา่ วเพยี งบางสว่ นของออี ารพ์ ซี อฟทแ์ วร์ คอื 1. ซอฟทแ์ วรบ์ ญั ชกี ารเงนิ ( Accounting & Financial ) 2. ซอฟทแ์ วรเ์ งนิ เดอื น ( Payroll ) 3. ซอฟทแ์ วรส์ รา้ งรายงานอจั ฉรยิ ะ ( Business Intelligence ) ทงั นี จะไมไ่ ดพ้ ดู ถงึ ซอฟทแ์ วรก์ ารผลติ ซงึ มอี ยใุ่ นชดุ โปรแกรม Smartbiz All และ Smartbiz BOQ สาํ หรบั ธุรกจิ กอ่ สรา้ ง ซงึ อยใู่ นชดุ ตดิ ตงั เดยี วกนั การนําซอฟทแ์ วรบ์ ญั ชกี ารเงนิ มาใชใ้ นองคก์ ร กเ็ พอื สนบั สนุนในการทาํ งาน 3 ดา้ นหลกั ๆ คอื 1. ใชส้ นบั สนุนการปฏบิ ตั งิ านประจาํ วนั เชน่ รายงานสนิ คา้ คงเหลอื ซงึ นํามาใชพ้ จิ ารณาการ สงั ซอื หรอื รายงานยอดขายสนิ คา้ ทสี ามารถนํามาใชต้ ดั สนิ ใจในการสง่ เสรมิ การขาย 2. เป็นการใหข้ อ้ มลู สาํ หรบั ผบู้ รหิ ารเพอื ใชใ้ นการวเิ คราะห์ วางแผน และ ตดั สนิ ใจ เชน่ การ วเิ คราะหย์ อดขายเพอื หาแนวโน้มของตลาด ,การวเิ คราะหต์ น้ ทนุ เพอื การบรหิ ารจดั การ ตน้ ทนุ 3. เป็นการใหข้ อ้ มลู พนื ฐานตามกฎหมายแก่ผใู้ ชภ้ ายนอก เชน่ รายงานทางการเงนิ , งบ กระแสเงนิ สด 2. ภาพรวมและความสามารถโดยย่อของโปรแกรม Smartbiz Accounting , Business Intelligence และ Payroll ในหนงั สอื นี จะพดู ถงึ การทาํ งานของ ระบบบญั ชีการเงิน และ ระบบเงินเดือน โดยองิ จาก โปรแกรม Smartbiz All ซงึ ประกอบดว้ ย 3 โปรแกรม คอื 1.โปรแกรมบญั ชกี ารเงนิ Smartbiz Accounting และ Business Intelligence 2.โปรแกรมเงนิ เดอื น Smartbiz Payroll 3.โปรแกรมการผลติ Smartbiz MRP โปรแกรมบญั ชี Smartbiz Accounting สามารถทาํ งานรว่ มกบั โปรแกรม Smartbiz DBD Connect ซงึ เป็นโปรแกรมใชจ้ ดั ทาํ งบการเงนิ สาํ หรบั Auditor และสง่ งบการเงนิ ทตี รวจสอบแลว้ เป็น e-Filing เพอื ใชน้ ําสง่ งบการเงนิ ใหก้ รมพฒั นาธุรกจิ การคา้ โดยไม่ตอ้ งกรอกแบบฟอรม์ เหมอื นแบบกอ่ น ** Smartbiz DBD Connect ไดร้ บั รางวลั “ นวตั กรรมเชอื มโยงระบบบญั ชกี บั ระบบการนําสง่ งบ การเงนิ ผา่ นอเิ ลก็ ทรอนิกส์ (DBD e- filing) 4 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

Smartbiz กรมพฒั นาธุรกจิ การค้า DBD Connect e - Filing โปรแกรมบญํ ชี Smartbiz Accounting ประกอบดว้ ยระบบหลกั และระบบสนบั สนุน ดงั นี 1.ระบบซอื และวเิ คราะหซ์ อื ( Purchase Order system ) : PO 2.ระบบเจา้ หนี และวเิ คราะหห์ นี ( Account Payable system ) : AP 3.ระบบขายและวเิ คราะหข์ าย ( Sale Order system ) : SO 4.ระบบลกู หนี และวเิ คราะหห์ นี ( Account Receivable system ) : AR 5.ระบบบรหิ ารสนิ คา้ คงคลงั ( Inventory Control system ) : IC 6.ระบบเชค็ และรายการธนาคาร ( Cheque and Bank transaction system ) : CQ 7.ระบบบญั ชแี ยกประเภท ( General Ledger system ) : GL 8.ระบบสนิ ทรพั ยแ์ ละคา่ เสอื มราคาสนิ ทรพั ย์ ( Fixed Assets and Depreciation system) : FA 9.ระบบเงนิ ทดรองจา่ ย ( Cash Advance system) : AC 10.ระบบเงนิ สดยอ่ ย ( Petty Cash system ) : PE 11. ระบบบํารงุ รกั ษาขอ้ มลู ( Maintenance system ) 12. ระบบรกั ษาความปลอดภยั ( Security system ) 13. กาํ หนดโครงสรา้ งองคก์ ร และแกไ้ ขคณุ สมบตั ิ ( Organization structure andConfiguration) คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 5

นอกจากนี ยงั มคี วามสามารถอนื ๆ ทเี พมิ จากงานบญั ชโี ดยทวั ไป รองรบั การทาํ งาน ในยคุ ใหม่ เชน่ Cloud Report เพอื ใชด้ รู ายงานวเิ คราะหข์ าย – ซอื – ลกู หนี – เจา้ หนี มากถงึ 10 กว่ารายงาน ผา่ น Smartphone ไดท้ นั ที , Mobile Approve ใช้ Approve เอกสารผ่าน Smartphone และยงั รองรบั การทาํ งานรว่ มกบั Smartbiz auditor เพอื ส่งงบการเงนิ e-Filing ตาม format ของกรมพฒั นาธรุ กจิ การคา้ ไดท้ นั ที , Business Intelligence ใชท้ าํ กราฟ ออกแบบ รายงานสาํ หรบั ผบู้ รหิ าร ,Work Flow Designer เพอื วางระบบบญั ชี ชว่ ยใหท้ าํ งานไดค้ รบตาม ขนั ตอนลดการเรยี นรขุ้ องพนกั งานเขา้ ใหมเ่ ป็นตน้ 2.1 ความสามารถโดยรวมของ Smartbiz Accounting และ Business Intelligence 1. เลอื กเขา้ เมนูได้ 4 วธิ ี คอื เขา้ ตาม WorkFlow มาตรฐาน , เขา้ ตาม My Workflow ที ออกแบบเอง , เขา้ ตาม list เมนู หรอื shortcut เขา้ เมนูอยา่ งรวดเรว็ ดว้ ยรหสั เมนู ภาพแสดง หน้าจอการเขา้ ดว้ ย Work Flow ทโี ปรแกรมเตรยี มให้ ภาพแสดง การเขา้ แบบ short cut โดยใช้ รหสั เมนู ในการคน้ หา 6 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

2. ออกแบบ WorkFlow เองได้ไมจ่ าํ กดั และออกแบบ WorkFlow ไดห้ ลาย level เช่น Flow หลกั flow ยอ่ ย , สาํ หรบั องคก์ รทมี กี าร turn over ของพนกั งานสงู การมี My workflow จะช่วย ลดการเรยี นรขู้ องพนักงานใหม่ ทาํ ใหพ้ นกั งานใหมส่ ามารถทาํ งานตามขนั ตอนทถี กู ตอ้ งได้ โดย เดนิ ตาม My workflow ทวี างระบบเอาไว้ 3. มี Operational Business intelligence ทาํ ใหส้ ามารถเรยี กดรู ายงานวเิ คราะหไ์ ดท้ นั ที หลงั จากการบนั ทกึ รายการคา้ เขา้ ไปในระบบ สามารถสรา้ งรายงานในรปู แบบกราฟ chart ต่างๆ อยา่ งสวยงาม , ออกแบบรายงานเองได้ โดยเลอื กฟิลดท์ จี ะมาออกรายงาน จดั ตาํ แหน่ง row ,column หลาย level รวมถงึ การ drilldown ดขู อ้ มลู ในรายงานทอี อกแบบ ภาพแสดงการเลอื กฟิลหดท์ จี ะใหแ้ สดง เมอื Drill down ดขุ อ้ มลู ทสี นใจ ภาพแสดงรายงานทอี อกแบบไวแ้ ละทาํ HighLight ขอ้ มลู ทตี อ้ งการใหเ้ หน็ ชดั เจน คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 7

4. รองรบั การทาํ Mobile Approve เพอื สง่ รายการขอ approve เอกสารผา่ นมอื ถอื เชน่ Sale Order , Purchase Order , Quotaion , Purchase Request ใหผ้ บู้ รหิ ารเพอื ทาํ การอนุมตั ผิ า่ น มอื ถอื ไดส้ ะดวก โดยทผี บู้ รหิ ารหรอื เจา้ ของ ไมต่ อ้ งเดนิ ทางมาoffice ใหเ้ สยี เวลา สามารถ ทาํ งานทไี หนกไ็ ด้ เวลาใดกไ็ ด้ ( Anywhere Anytime) 8 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

5. รองรบั การทาํ งานยคุ ใหม่ Cloud Computing โดยตงั เวลาในการ upload และ import ไดอ้ ตั โนมต้ ดิ ว้ ย Crystal Cloud Upload ทแี ถมมาใหฟ้ รกี บั Smartbiz Accounting คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 9

ภาพแสดงรายงานทไี ดจ้ าก Cloud Report application โดยใช้ Smartphone 6. เชอื มต่อกบั Smartbiz DBD Connect เพอื ทาํ Audit และสง่ e-Filing ใหก้ บั กรม พฒั นาธรุ กจิ การคา้ ไดท้ นั ที หน้าจอแสดงการสง่ งบการเงนิ เป็น e-Filing จาก Smartbiz DBD Connect ใหก้ บั กรมพฒั นาธุรกจิ การคา้ 10 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

7. รองรบั การซอื – ขาย – รบั ชาํ ระหนี-จ่ายชาํ ระหนีในสกลุ เงนิ ต่างประเทศได้ (Multi Currency) และการทาํ Revalue เพอื รบั รู้ กาํ ไร-ขาดทนุ จากอตั ราแลกเปลยี น ณ สนิ งวดบญั ชไี ด้ 8. รองรบั การบนั ทึกรายการแบบ MANY TO MANY ซงึ เหนือชนั กว่าซอฟทแ์ วรท์ เี พงิ จะเรมิ ซงึ มกั ใหร้ ะบบทาํ ไดเ้ พยี งแค่ ONE TO MANY หรอื MANY TO ONE 9. กาํ หนดสทิ ธไิ ดห้ ลายระดบั เช่น ตามโครงสรา้ งองคก์ ร ,ตามตาํ แหน่งงาน หรอื กาํ หนดสทิ ธิ ระดบั ฟิลดส์ าํ หรบั ฟิลดท์ สี าํ คญั อาทิ ต้นทนุ สนิ คา้ ,สทิ ธใิ นการApproveเอกสาร 10. สามารถกาํ หนดสทิ ธกิ ารใชง้ านโดยเหน็ ภาพรวมทงั หมดทเี คยกาํ หนดสทิ ธเิ อาไวแ้ ละ พมิ พอ์ อกมาตรวจสอบได้ คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 11

11. สามารถคาํ นวณตน้ ทนุ ไดอ้ ยา่ งถูกตอ้ งอยา่ งแท้จรงิ แมว้ ่าจะบนั ทึกเอกสารสลบั ลาํ ดบั รายการหรอื วนั ทีกต็ าม 12. สามารถเรมิ งานไดท้ นั ทโี ดยไม่จาํ เป็นต้องใส่ยอดยกมาของงวดกอ่ น เพราะสามารถมา บนั ทกึ ภายหลงั ได้ ทาํ ใหไ้ ม่ตอ้ งรอรวบรวมขอ้ มลู ของงวดก่อนใหค้ รบถว้ นหรอื ถกู ตอ้ งเรยี บรอ้ ยก็ สามารถเรมิ ระบบใหมไดท้ นั ที 13.สามารถทาํ ON-LINE UPDATE และ ON-LINE CORRECTION และเลอื กทจี ะ POSTโดย อตั โนมตั เิ มอื บนั ทกึ รายการ หรอื จะพกั รอไวต้ รวจสอบรายการใหถ้ ูกตอ้ งกอ่ นกไ็ ด้ 12 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

14. สามารถเกบ็ ขอ้ มลู ได้ไม่จาํ กดั ปี และพมิ พด์ ขู อ้ มลู ไดโ้ ดยทนั ที ไมต่ อ้ งยกยอดมาหรอื โอน รายการตา่ ง ๆ แมจ้ ะเป็นรายการขา้ มงวด โปรแกรมกจ็ ะคาํ นวณใหอ้ ยา่ งถูกตอ้ ง เพราะการ ทาํ งานเป็นแบบ ONLINE TRANSACTION PROCESSING แตกส็ ามารถเลอื กบนั ทกึ รายการ เป็นแบบ BATCH ไดเ้ ชน่ กนั ทาํ ใหเ้ รมิ การทาํ งานในรอบบญั ชใี หมไ่ ดท้ นั ที ไมต่ อ้ งโอนกลบั ไป กลบั มา และยงั เรมิ รอบบญั ชใี หมไ่ ดท้ นั ที ถงึ แมบ้ ญั ชขี องปีเกา่ จะยงั ไมเรยี บรอ้ ย 15. สามารถบนั ทกึ VOUCHER แบบ COMPOUND ENTRY (เดบติ และเครดติ กรี ายการกไ็ ด)้ และยงั จดั กลมุ่ บญั ชี ใหย้ นั กนั เป็น VOUCHER ชดุ ๆ ไดใ้ นใบเดยี วกนั อยา่ งอตั โนมตั ิ เพอื ให้ สามารถออกบญั ชรี ปู ตวั T ไดอ้ ยา่ งสมบรณู ์ และตรวจกลบั ไปยงั เอกสารตน้ ตอไดอ้ ย่างถกู ต้อง ตรงตามประกาศของกรมสรรพากร 16. สามารถบนั ทกึ รายการรบั สนิ คา้ เขา้ คลงั เพอื ขาย แลว้ จงึ ยอ้ นกลบั มาบนั ทกึ ตน้ ทุนในภาย- หลงั ได้ หรอื จะบนั ทกึ รายการขายก่อนแลว้ จงึ คอ่ ยบนั ทกึ รบั สนิ คา้ เขา้ คลงั (กรณีทจี ําเป็นตอ้ ง ทาํ งานยอ้ นหลงั ) 17. สามารถแก้ไขรหสั ทุกอย่างได้โดยใช้เวลาเพียงเสียววินาที ไมว่ ่าจะเกบ็ ขอ้ มลู มากขนาด ไหนกต็ าม ทาํ ใหไ้ มเ่ สยี ขอ้ มลู ทบี นั ทกึ มาแลว้ หลายๆ ปี และยงั สะดวกต่อการปรบั ระบบบญั ชี หรอื แกไ้ ขรหสั ต่างๆได้ เมอื ตอ้ งการเปลยี นแปลงในอนาคต 18. สามารถ Load เอกสารทคี ลา้ ยๆ กนั มาเป็นตน้ ฉบบั ไมต่ อ้ งคยี ใ์ หมท่ กุ ครงั ลดเวลา ในการทาํ งาน ภาพแสดงการ load รายการเดมิ ทคี ลา้ ยๆกนั มาเป็นตน้ ฉบบั ไมต่ อ้ งคยี ใ์ หมท่ งั หมด 13 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

19.เชอื มโยงกบั ระบบการผลติ Smartbiz MRP สง่ และรบั ขอ้ มลู จากระบบผลติ อาทิ สง่ ขอ้ มลู การขายใหร้ ะบบผลติ เพอื ทาํ การวางแผนการผลติ ลว่ งหน้า , รบั ขอ้ มลู การสงั ซอื วตั ถุดบิ ทวี าง แผนการผลติ ไวเ้ พอื ทาํ การสงั ซอื วตั ถุดบิ มาใหท้ นั กบั ทวี างแผน , สง่ ขอ้ มลู สนิ คา้ สาํ เรจ็ รปู ทผี ลติ เสรจ็ จากฝ่ายผลติ ใหฝ้ ่ายขาย ฯลฯ 20.เชอื มโยงกบั ระบบเงนิ เดอื น Smartbiz Payroll รองรบั การบนั ทกึ บญั ชจี ากระบบเงนิ เดอื น 14 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

2.2 การเชือมโยงกนั ระหว่างระบบ และขนั ตอนการทาํ งาน Smartbiz Accounting การเชอื มโยงการทาํ งานกนั ระหวา่ งระบบตา่ งๆ จะไดด้ งั ภาพ การเรมิ ตน้ ใชง้ าน Smartbiz Accounting จะมขี นั ตอนการใชอ้ ยู่ 4 ขนั ตอนหลกั ๆ ดงั ภาพ คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 15

1. การกาํ หนดโครงสร้างองคก์ ร ( Organization Structure ) เป็นการกาํ หนด รายละเอยี ดของบรษิ ทั , สาํ นักงานใหญต่ งั อย่ทู ไี หน , มฝี ่าย และแผนกใดบา้ ง นอกจากนี ยงั มี การกาํ หนดนโยบายทางบญั ชที สี าํ คญั ซงึ จะกาํ หนดไวท้ ฐี านขอ้ มลู บรษิ ทั จะมผี ลต่อการทาํ งาน ทงั บรษิ ทั เชน่ ทฐี านขอ้ มลู บรษิ ทั มใี หก้ าํ หนดวธิ กี ารบนั ทกึ บญั ชสี นิ คา้ ว่าเป็นแบบ Perpetual หรอื Periodc , กาํ หนดการตรี าคาสนิ คา้ สาํ เรจ็ รูป เป็นแบบ FIFO หรอื Avarage และกาํ หนดไว้ ทฐี านขอ้ มลู สาขา จะมผี ลเฉพาะสาขานนั ๆ เนืองจากแตล่ ะสาขาอาจจะทาํ งานแตกต่างกนั เชน่ การทาํ งานวา่ จะเป็น แบบ Batch หรอื Online โดยกาํ หนดรปู แบบการ Post ของสาขานันๆ 2. การบนั ทึกฐานช้อมลู ของระบบต่างๆ ( Setup Master files ) เป็นการเตรยี ม ฐานขอ้ มลู ของระบบตา่ งๆ ทถี กู เรยี กใชง้ านซาํ ๆ เอาไวเ้ ป็น Master files เชน่ ในระบบขาย Mastef files ทตี ้องเตรยี มก็คอื รายชอื ลูกคา้ ซงึ จะถกู ใชง้ านซําๆ เมอื ทาํ การบนั ทกึ รายการคา้ ต่างๆ เช่น ขายสด ,ขายเชอื ทาํ ให้ไมต่ ้องคยี ร์ ายชอื ลกู คา้ ซาํ ๆ ทกุ ครงั ทที าํ การขาย หรอื ใน ระบบบรหิ ารสนิ คา้ คงคลงั Master files ทตี อ้ งเตรยี ม กค็ อื รายชอื สนิ คา้ , รายชอื หน่วยนบั ของ สนิ คา้ เป็นตน้ 3. การบนั ทึกยอดยกมาก่อนเรมิ ใชง้ านโปรแกรม ( Set Balance data ) เป็นการ บนั ทกึ ยอดยกมาของรายการคา้ ทเี กดิ ขนึ ก่อนทมี าเรมิ ใชง้ านโปรแกรม แต่ถา้ ธรุ กจิ ใด เรมิ ใช้ โปรแกรมพรอ้ มกบั การจดทะเบยี นจดั ตงั บรษิ ทั ฯกจ็ ะไมต่ อ้ งทาํ ขนั ตอนนี ตวั อยา่ งยอดยกมาของระบบต่างๆ ยอดยกมาทจี ะมาบนั ทกึ เขา้ ในระบบบรหิ ารสนิ คา้ คงคลงั กค็ อื ยอดสนิ คา้ คงเหลอื ยกมา ซงึ เราจะไดจ้ าก รายงานมลู ค่าสนิ คา้ คงเหลอื ของรอบบญั ชกี ่อนนํามาบนั ทกึ เป็นยอดยก มาในรอบบญั ชนี ี ยอดยกมาทจี ะมาบนั ทกึ เขา้ ในระบบลกู หนี กค็ อื รายการใบสง่ ของทยี งั คา้ งชาํ ระ , ใบ ลดหนี ทยี งั คา้ งชาํ ระจากรอบบญั ชกี ่อน ยอดยกมาทจี ะมาบนั ทกึ เขา้ ในระบบบญั ชแี ยกประเภท กค็ อื ยอดยกมาของบญั ชี ต่างๆ โดยเอาตวั เลขมาจากงบแสดงฐานะทางการเงนิ ของรอบบญั ชกี อ่ น 4. บนั ทึกรายการค้า (Entry Transactions ) เป็นการบนั ทกึ รายการคา้ ต่างๆ ที เกดิ ขนึ ซงึ จะเกยี วขอ้ งกบั การทาํ งานในระบบต่างๆ เชน่ 16 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

4.1. ระบบซือ (PO) จะมกี ารบนั ทกึ รายการคา้ ทเี กยี วกบั การซอื สนิ คา้ และบรกิ าร อาจจะเรมิ ตงั แต่ การทาํ ใบเสนอขออนุมต้ จิ ดั ซอื , การสงั ซอื สนิ คา้ , การซอื สนิ คา้ และบรกิ าร ทงั การซอื สด ซอื เชอื , การสง่ คนื สนิ คา้ ใหผ้ จู้ าํ หน่ายและไดร้ บั ใบลดหนีมาจากเจา้ หนี เป็นตน้ โดยมี Flow การทาํ งาน ดงั ภาพ ดา้ นลา่ ง ภาพทเี หน็ ดา้ นบน คอื ภาพของการทาํ งานครบทุกขนั ตอน แตใ่ นการทาํ งานจรงิ อาจจะไมไ่ ดท้ าํ ทกุ ขนั ตอน ซงึ เป็นไปได้ 3 แบบ ดงั ภาพ Purchase Order System design Flow ของเอกสาร ใน SmartBiz ใหเ้ ขา้ กบั Business Flow ของแตล่ ะบรษิ ทั Flow 1 ใบ สง่ สนิ คา้ INV Flow 2 ใบ ใบ สงั ซอื สง่ สนิ คา้ PO INV Flow 3 ใบเสนอ ใบ ใบ ขอจดั ซอื สงั ซอื สง่ สนิ คา้ PR PO INV คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 17

4.2. ระบบขาย (SO) จะมกี ารบนั ทกึ รายการคา้ ทเี กยี วกบั การขายสนิ คา้ และบรกิ าร อาจจะเรมิ ตงั แต่ การทาํ ใบเสนอราคา , การรบั คาํ สงั ขาย , การขายสนิ คา้ และบรกิ าร ทเี ป็นการ ขายสด , ขายเชอื , การรบั คนื สนิ คา้ จากลกู คา้ และออกเป็นใบลดหนีใหก้ บั ลกู หนี เป็นตน้ โดยมี Flow การทาํ งาน ดงั ภาพ ภาพทเี หน็ ดา้ นบน คอื ภาพของการทาํ งานครบทุกขนั ตอน แตใ่ นการทาํ งานจรงิ อาจจะไมไ่ ดท้ าํ ทุกขนั ตอน ซงึ เป็นไปได้ 3 แบบ ดงั ภาพ Sale Order System design Flow ของเอกสาร ใน SmartBiz ใหเ้ ขา้ กบั Business Flow ของแตล่ ะบรษิ ทั Flow 1 ใบ สง่ สนิ คา้ INV Flow 2 ใบ ใบ สงั ขาย สง่ สนิ คา้ SO INV Flow 3 ใบเสนอ ใบ ใบ ราคา สงั ขาย สง่ สนิ คา้ QS SO INV 18 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

4.3. ระบบเจา้ หนี (AP ) จะมกี ารบนั ทกึ รายการคา้ ทเี กยี วกบั การรบั วางบลิ , การ จ่ายชาํ ระหนีคา่ สนิ คา้ และคา่ บรกิ ารใหก้ บั เจา้ หนี โดยจา่ ยเป็นเชค็ /เงนิ โอน , การบนั ทกึ รายการ ภาษหี กั ณ ทจี า่ ยสาํ หรบั งานบรกิ าร เพอื พมิ พใ์ หเ้ จา้ หนี เป็นตน้ ภาพทเี หน็ ดา้ นบน คอื ภาพของการทาํ งานครบทุกขนั ตอน แต่ในการทาํ งานจรงิ อาจจะไมไ่ ดท้ ํา ทกุ ขนั ตอน ซงึ เป็นไปได้ 2 แบบ ดงั ภาพ Account Payable System design Flow ของเอกสาร ใน SmartBiz ใหเ้ ขา้ กบั Business Flow ของแตล่ ะบรษิ ทั Flow 1 ใบรบั ใบเสร็จ Flow 2 วางบลิ รบั เงนิ ใบเสร็จ รบั เงนิ คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 19

4.4. ระบบลูกหนี (AR ) จะมกี ารบนั ทกึ รายการคา้ ทเี กยี วกบั การตดิ ตามหนี โดย จดั ทาํ ใบวางบลิ ซงึ มที งั แบบจดั ทาํ เองทลี ะใบ หรอื ใหโ้ ปรแกรมสรา้ งใบวางบลิ ใหอ้ ตั โนมตั ิ สาํ หรบั invoice คา้ งชาํ ระทงั หมดของลกู หนีทกุ ราย , การรบั ชาํ ระหนีคา่ สนิ คา้ และคา่ บรกิ าร จากลกู หนี และรายการเชค็ รบั หรอื ใบโอนเงนิ , การบนั ทกึ รายการภาษหี กั ณ ทจี า่ ยสาํ หรบั งานบรกิ าร เป็นตน้ ภาพทเี หน็ ดา้ นบน คอื ภาพของการทาํ งานครบทุกขนั ตอน แตใ่ นการทาํ งานจรงิ อาจจะไมไ่ ดท้ าํ ทุกขนั ตอน ซงึ เป็นไปได้ 2 แบบ ดงั ภาพ Account Receiveable System design Flow ของเอกสาร ใน SmartBiz ใหเ้ ขา้ กบั Business Flow ของแตล่ ะบรษิ ทั Flow 1 ใบ ใบเสร็จ Flow 2 วางบลิ รบั เงนิ ใบเสร็จ รบั เงนิ 20 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

4.5. ระบบบริหารสินค้าคงคลงั (IC ) สว่ นใหญ่แลว้ การเพมิ ขนึ หรอื ลดลงของ สนิ คา้ คงคลงั จะไดม้ าจากการบนั ทกึ รายการซอื ขาย ในระบบซอื และระบบขาย ซงึ โปรแกรมจะ ทาํ การ update Inventory balance ใหอ้ ตั โนมตั ิ โดยผใู้ ชง้ านไมต่ อ้ งมาบนั ทกึ รายการซําซอ้ น อกี แต่การเพมิ ขนึ หรอื ลดลงของสนิ คา้ อาจเกดิ จากกรณอี นื ๆ ไดอ้ กี เช่น - สนิ คา้ แตกหกั ชาํ รดุ ทาํ ใหต้ อ้ งตดั สนิ คา้ ทชี าํ รดุ ออกมาจากคลงั กจ็ ะบนั ทกึ ปรบั ปรุง ยอดใหถ้ กู ตอ้ ง โดยใชใ้ บปรบั ยอดสนิ คา้ - ทาํ การตรวจนบั สนิ คา้ ประจาํ ปี เมอื ตรวจนบั จาํ นวนสนิ คา้ ทมี อี ยจู่ รงิ ไดเ้ ทา่ ไหร่ กจ็ ะ มาบนั ทกึ ใบตรวจนับสนิ คา้ เพอื ตรวจสอบกบั จาํ นวนสนิ คา้ ในระบบ - การเบกิ วสั ดสุ นิ เปลอื งสาํ หนักงานไปใชง้ าน - บางธุรกจิ ทมี คี ลงั สนิ คา้ หลายคลงั อาจจะมกี ารบนั ทกึ โอนสนิ คา้ ระหว่างคลงั ตา่ งๆ โดยใชใ้ บโอนสนิ คา้ ระหว่างคลงั -ธุรกจิ ผลติ อาจทาํ การบนั ทกึ เบกิ วต้ ถดุ บิ ไปใชใ้ นการผลติ , การบนั ทกึ รบั สนิ คา้ สาํ เรจ็ รปุ ทผี ลติ เสรจ็ แลว้ เขา้ คลงั เป็นตน้ 4.6. ระบบเชค็ และเงินฝากธนาคาร (CQ ) Flow การทํางานในระบบเชค็ เป็นดงั ภาพล่าง ซงึ โดยทวั ไป เรามกั จะบนั ทกึ รายการเชค็ รบั เชค็ จา่ ยไปพรอ้ มกบั การบนั ทกึ ใบเสรจ็ รบั เงนิ ใน คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 21

ระบบลกู หนี ระบบเจา้ หนี ไปแลว้ ซงึ รายการเชค็ ทบี นั ทกึ จากระบบลกู หนี ระบบเจา้ หนี กจ็ ะมา ปรากฎใหเ้ หน็ ทรี ะบบเชค็ และเงนิ ฝากนีดว้ ย แต่ยงั มบี างกรณีทเี ราจะมาบนั ทกึ รายการในระบบเชค็ โดยตรง เช่น - นําฝากเชค็ รบั ทถี งึ กาํ หนดนําฝาก โดยทาํ เป็นใบนําฝาก (Payin) - ปรบั ปรงุ สถานะของเชค็ รบั ว่าผ่านบญั ชี โดยทาํ การปรบั ปรุงสถานะเชค็ รบั ตามวนั ทที เี ชค็ ไดผ้ า่ นบญั ชแี ลว้ - ปรบั ปรุงสถานะของเชค็ จา่ ยว่าผา่ นบญั ชแี ลว้ โดยทาํ การปรบั ปรงุ สถานะเชค็ จา่ ย ตามวนั ทที เี จา้ หนนี ําเชค็ มาขนึ เงนิ - ปรบั ปรุงสถานะของเชค็ รบั ทไี ม่ผา่ นบญั ชี (เชค็ เดง้ ) โดยทาํ การปรบั ปรงุ สถานะของเชค็ และระบสุ าเหตุทไี มผ่ า่ นบญั ชี ตามเอกสารทไี ดจ้ ากธนาคาร - ปรบั ปรงุ สถานะของเชค็ จา่ ยทไี มผ่ า่ นบญั ชี (เชค็ เดง้ ) โดยทาํ การปรบั ปรงุ สถานะของเชค็ และระบุสาเหตทุ ไี มผ่ า่ นบญั ชี ตามเอกสารทไี ดจ้ ากธนาคาร - บนั ทกึ ใบถอนเงนิ จากบญั ชอี อมทรพั ย์ เพอื นําฝากเขา้ บญั ชกี ระแสรายวนั สาํ หรบั เชค็ ทไี ดจ้ า่ ยออกไป ซึงเรามกั จะทาํ ไปพรอ้ มกบั การบนั ทกึ ใบสาํ คญั ลงบญั ชี 4.7. ระบบสินทรพั ยแ์ ละคา่ เสือมราคาสินทรพั ย์ ( FA ) การทาํ งานในระบบนี จะ เป็นการคาํ นวณคา่ เสอื มราคาสนิ ทรพั ย์ โดยผใู้ ชง้ านเพยี งแค่สงั ประมวลคา่ เสอื มราคาสนิ ทรพั ย์ ในชว่ งเดอื นทตี อ้ งการเทา่ นัน แลว้ โปรแกรมกจ็ ะทาํ การคาํ นวณคา่ เสอื มราคาใหล้ ะเอยี ดตาม 22 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

จํานวนวนั ของแตล่ ะเดอื น และทาํ การลงบญั ชใี หอ้ ตั โนมตั ไิ ปยงั ระบบบญั ชแี ยกประเภทใหด้ ว้ ย แต่ในกรณีทผี ใู้ ชง้ าน ต้องการปรบั ปรงุ ตวั เลขคา่ เสอื มราคาทไี ดจ้ ากการคาํ นวณ จะตอ้ งมาทาํ การปรบั ปรงุ ทรี ะบบสนิ ทรพั ยใ์ หเ้ รยี บรอ้ ยก่อน แลว้ โปรแกรมจะ update รายการไปลงบญั ชใี ห้ ถูกตอ้ ง 4.8.ระบบบญั ชีแยกประเภท ( GL) ในระบบบญั ชแี ยกประเภทนี จะมี flow การ ทาํ งานดงั ภาพลา่ ง คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 23

4.8.1.การตรวจสอบยอ้ นกลบั รายการและเอกสารทบี นั ทกึ มาจากระบบอนื ( Trace back ) ในระบบนี จะมเี มนูทใี ชใ้ นการบนั ทกึ เอกสาร คอื เมนูบนั ทกึ รายการรายวนั โดยจะมสี มดุ รายวนั ใหเ้ ลอื กเขา้ ทาํ งาน ซงึ สว่ นใหญร่ ายการรายวนั เหล่านี จะเกดิ จากการลงบญั ชอี ตั โนมตั มิ า จากระบบตา่ งๆ ตามภาพทแี สดงการเชอื มโยงระหวา่ งระบบตา่ งๆ ในหวั ขอ้ กอ่ นหน้านี จะเหน็ ว่ามกี ารบนั ทกึ บญั ชอี ตั โนมตั มิ าจากระบบต่างๆ เขา้ มาทรี ะบบบญั ชแี ยกประเภท ระบบซือ เมอื ทาํ รายการขายเชอื , ลดหนีเงนิ เชอื จะบนั ทกึ บญั ชอี ตั โนมตั ิ โดยมา สรา้ งใบสาํ คญั ซอื เชอื ไวใ้ นสมดุ รายวนั ซอื เชอื หรอื เมอื ทาํ การซอื สด ,ลดหนีเงนิ สด จะลงบญั ชที สี มดุ รายวนั เงนิ สดจ่าย ระบบเจา้ หนี เมอื ทาํ การจ่ายชาํ ระหนี โปรแกรมจะบนั ทกึ บญั ชอี ตั โนมตั ิ โดยมา สรา้ งใบสาํ คญั เงนิ สดจา่ ย ไวใ้ นสมดุ รายวนั เงนิ สดจา่ ย ระบบขาย เมอื ทาํ รายการขายเชอื , ลดหนีเงนิ เชอื จะบนั ทกึ บญั ชอี ตั โนมตั ิ โดย มาสรา้ งใบสาํ คญั ขายเชอื ไวใ้ นสมดุ รายวนั ขายเชอื หรอื เมอื ทาํ การขายสด ลด หนีเงนิ สด จะลงบญั ชที สี มดุ รายวนั เงนิ สดรบั ระบบลูกหนี เมอื ทาํ การรบั ชาํ ระหนี โปรแกรมจะบนั ทกึ บญั ชอี ตั โนมตั ิ โดยมา สรา้ งใบสาํ คญั เงนิ สดรบั ไวใ้ นสมดุ รายวนั เงนิ สดรบั ระบบเชค็ และเงินฝากธนาคาร เมอื ทาํ การนําฝากเชค็ (Payin) โปรแกรมจะ สรา้ งใบสาํ คญั ทวั ไป ไวใ้ นสมดุ รายวนั ทวั ไป 4.8.2, การบนั ทกึ รายวนั และบนั ทกึ เอกสารประกอบการลงบญั ชไี ปพรอ้ มกนั นอกจากรายการรายวนั ทเี กดิ จากการลงบญั ชอี ตั โนมตั ทิ เี กดิ จากการบนั ทกึ รายการคา้ จากระบบอนื ๆ แลว้ ในโปรแกรม Smartbiz นี ยงั สามารถบนั ทึกรายการคา้ ต่างๆ ได้เอง โดยบนั ทึกเป็นเอกสารประกอบการลงบญั ชี ขณะบนั ทึกรายการรายวนั เชน่ 24 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

1. บนั ทกึ ตงั คา้ งจ่ายค่านํา คา่ ไฟ คา่ โทรศพั ท์ 3 รายการ แต่จดั ทาํ ใบสาํ คญั ซอื เชอื (Voucher) 1 ใบ เรากจ็ ะมาบนั ทกึ ในระบบบญั ชแี ยกประเภท ทเี มนู “บนั ทกึ รายการ รายวนั ” และเขา้ ไปบนั ทกึ ใบแจง้ หนีทงั 3 รายการ ซงึ ในทนี ี เราจะเรยี กว่า “เอกสาร ประกอบการลงบญั ช”ี โดยเขา้ ไปทหี น้าเอกสารประกอบการลงบญั ชี (กดปุ่ม F7-link) 2. บนั ทกึ ใบเสรจ็ จา่ ยคา่ นํา ค่าไฟ ฯ ทเี คยตงั หนีไว้ ซงึ เป็นใบเสรจ็ 3 รายการ แตม่ ี ใบสาํ คญั จ่าย (Voucher) เพยี ง 1 ใบ เรากจ็ ะมาบนั ทกึ ในระบบบญั ชแี ยกประเภท ที เมนู “บนั ทกึ รายการรายวนั ” และเขา้ ไปบนั ทกึ ใบเสรจ็ ทงั 3 ใบ โดยใบเสรจ็ นีตดั ชาํ ระ ใบสง่ ของ/ใบแจง้ หนี หรอื ใบสง่ ของ/ใบกาํ กบั ภาษ/ี ใบแจง้ หนีทไี ดต้ งั หนีไว้ 3. บนั ทกึ ขายสด-ขายเชอื สนิ คา้ แบบไมบ่ นั ทกึ รายการสนิ คา้ เชน่ รายการทไี มต่ อ้ งการ ควบคมุ ยอดสนิ คา้ คงเหลอื กจ็ ะบนั ทกึ เฉพาะสว่ นหวั ไมต่ อ้ งบนั ทกึ รายการสนิ คา้ 4. บนั ทกึ ซอื สด ซอื เชอื สนิ คา้ แบบไมบ่ นั ทกึ รายการสนิ คา้ เชน่ รายการทไี ม่ตอ้ งการ ควบคมุ ยอดสนิ คา้ คงเหลอื กจ็ ะบนั ทกึ เฉพาะสว่ นหวั ไมต่ อ้ งบนั ทกึ รายการสนิ คา้ 5. เมอื ทาํ ใบเสรจ็ รบั เงนิ ทเี ป็นงานบรกิ าร จะบนั ทกึ ใบเสรจ็ และใบภาษหี กั ณ ทจี า่ ย รวมถงึ เชค็ รบั ไปพรอ้ มกนั กจ็ ะบนั ทกึ ทรี ายการรายวนั และบนั ทกึ เอกสาร ประกอบการลงบญั ชี ทงั ใบเสรจ็ , ใบหกั ณ ทจี ่าย , เชค็ รบั ไปพรอ้ มกนั เอกสารประกอบการลงบญั ชที ไี ดบ้ นั ทกึ ไวจ้ ากหน้า F7-Link นี จะไปปรากฎทรี ะบบ นนั ๆ ดว้ ย เชน่ บนั ทกึ invoice ซอื สดสนิ คา้ ทหี น้าเอกสารประกอบการลงบญั ชี F7-Link ที ระบบบญั ชแี ยกประเภท เมอื เขา้ ไปทรี ะบบซอื เล่มซอื สดสนิ คา้ กจ็ ะเหน็ invoice ซอื สดใบนีดว้ ย สาํ หรบั รายละเอยี ดการทาํ งานใน 4 ขนั ตอนหลกั ตามทกี ลา่ วมาแลว้ นนั จะอธบิ ายในบทถดั ไป คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 25

2.3 ความสามารถโดยย่อของ Smartbiz Payroll รองรบั พนักงานรายเดอื น และรายวนั ตดิ ตงั ไดไ้ มจ่ าํ กดั บรษิ ทั , แตล่ ะบรษิ ทั รองรบั รายชอื พนกั งานไดถ้ งึ 200 คน รองรบั การใหเ้ งนิ เพมิ กบั พนักงาน เชน่ คา่ ลว่ งเวลา , โบนัส , เบยี ขยนั และกาํ หนด วธิ กี ารคาํ นวณภาษใี หเ้ หมาะสม โปรแกรมชว่ ยคาํ นวณรายการเงนิ เดอื นใหอ้ ตั โนมตั ิ และคาํ นวณภาษี ไดร้ วดเรว็ สามารถปรบั เพมิ ตาํ แหน่งใหพ้ นักงาน หรอื เพมิ คา่ ตําแหน่ง ใหแ้ บบรายบุคคล หรอื ให้ พรอ้ มกนั ทงั แผนกได้ แกไ้ ขคา่ ลดหยอ่ น และอตั ราภาษเี งนิ ไดบ้ ุคคลธรรมดา ใหต้ รงกบั ประกาศสรรพการใน แต่ละปีไดเ้ อง กาํ หนดอตั ราประกนั สงั คมทตี ่างกนั ได้ 2 ชว่ งเวลา ใน 1 ปี เชน่ 6 เดอื นแรก อตั รา 3% , 6 เดอื นหลงั เป็น 4% เพมิ ใหก้ าํ หนด อายกุ ารทาํ งานสงู สดุ ของผปู้ ระกนั ตนทหี ยุดการสง่ เงนิ สมทบ เพมิ รายงานตรววจสอบการคาํ นวณภาษขี องพนักงาน (อยใู่ กล้กบั เมนู สงั คาํ นวณภาษ)ี กาํ หนดอตั ราเงนิ กองทนุ สาํ รองเลยี งชพี ตามอายกุ ารทํางานของพนกั งาน มรี ายงานตรววจสอบการคาํ นวณภาษขี องพนกั งาน สามารถกาํ หนดอตั ราเงนิ กองทนุ สาํ รองเลยี งชพี ตามอายกุ ารทาํ งานของพนกั งาน มรี ายงานทตี อ้ งยนื กบั สาํ นกั งานประกนั สงั คมทตี อ้ งใชง้ าน เชน่ รายงาน สปส.1-10 นําสง่ เงนิ สมทบ , รายงาน สปส.6-09 แจง้ การลาออกของพนกั งาน , สปส.1-03 และ 1- 03/1 เมอื มพี นักงานเขา้ ใหม่ มรี ายงานทตี อ้ งนําสง่ สรรพากร เชน่ ภ.ง.ด.1 ภาษเี งนิ ไดใ้ นแตล่ ะเดอื น , ภ.ง.ด.1 ก ภาษเี งนิ ไดท้ งั ปี , หนงั สอื รบั รองหกั ภาษณี ทจี า่ ย 50 ทวิ , รายงานการคาํ นวณเพอื ชว่ ย ในการกรอกแบบภ.ง.ด.91ฯลฯ รองรบั การจ่ายเงนิ เดอื นผา่ นบญั ชธี นาคารตาม format ธนาคาร เชน่ ธ.ธนชาติ , กรุงเทพ ,ไทยพาณิชย์ ฯลฯ รองรบั การออกรายงานสง่ หน่วยงานขา้ งนอกทงั พมิ พเ์ ป็นกระดาษ หรอื Export file สง่ ทาง Internet 26 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.