MICROSOFT EXCEL เบอื้ งต้น ดร. วราภรณ์ บญุ ยรตั น์ 1
ส่วนประกอบต่าง ๆ ของ EXCEL 2
ส่วนประกอบต่างๆของโปรแกรม 1. แถบช่ือเรอื่ ง (TITLE BAR) 2. แถบเมนู (MENU BAR) 3. แถบเครอ่ื งมือมาตรฐาน (TOOL BAR) 4. แถบเครอื่ งมอื ตวั อกั ษร 5. กล่องชื่อเซลล(์ NAME BOX) 3
ส่วนประกอบต่างๆของโปรแกรม 6. แถบ FUNCTION WIZARD ใช้ในการเขียนสตู รต่างๆ 7. แถบสตู ร 8. พืน้ ที่ทาํ งาน 9. แถบสถานะ 4
ความรพู้ ืน้ ฐานเก่ียวกบั แผน่ งาน 5
ความรพู้ ืน้ ฐานเกี่ยวกบั แผน่ งาน แผน่ งาน คอื เป็นตารางทป่ี ระกอบดว้ ยเซลลจ์ าํ นวนมากประกอบกนั ใชใ้ นการ ป้อนขอ้ มลู และคาํ นวณคา่ ตวั เลขตา่ ง ๆ ทอ่ี ยใู่ นเซลล์ ในแผน่ งานจงึ ประกอบดว้ ย แถว คอลมั น์ และเซลล์ จาํ นวนมาก 6
ความร้พู ืน้ ฐานเก่ียวกบั แผน่ งาน แถว (Row) คือ แถบแนวนอนซ่ึงมีเซลลจ์ าํ นวนมาเรียงกนั เป็นแนวนอนไวส้ าํ หรับ ระบุตาํ แหน่งของแถว ซ่ึงใชต้ วั เลขในการระบุแถวเริ่มตน้ ที่ 1 สิ้นสุดท่ี 65,536 คอลมั น์(Column) คือ แถบแนวต้งั ใชส้ าํ หรับการระบุตาํ แหน่งของคอลมั น์ ซ่ึงมี ตวั อกั ษรภาษาองั กฤษในการระบุคอลมั น์ มีท้งั หมด 256 คอลมั น์เร่ิมจาก A จนถึง Z แลว้ จะเร่ิมเป็น AA ไปจนถึง IV คอลมั น์สุดทา้ ย เซลล์ (Cell) คือ จุดตดั ของแถวและคอลมั น์เป็นช่องส่ีเหล่ียมซ่ึงถา้ จะ เปรียบไปแลว้ สมุดงาน น้นั เป็นเล่มของสมุด ซ่ึงมีเน้ือหาแผน่ กระดาษไวท้ าํ การเขียนขอ้ มูลคือ แผน่ งาน นน่ั เอง 7
การป้อนและแก้ไขข้อมลู การป้อนข้อมูล 1.ใหค้ ลกิ ทเ่ี ซลลท์ ต่ี อ้ งการจะใสต่ วั เลขหรอื ขอ้ มลู จะปรากฏกรอบสดี าํ ลอ้ มรอบสว่ นทเ่ี ลอื กไว้ 2. จากนนั้ ใหพ้ มิ พข์ อ้ ความลงไป ในทน่ี ้ีจะพมิ พค์ าํ วา่ “โปรแกรมตารางคาํ นวณ MICROSOFT EXCEL”จะปรากฏขอ้ มลู ทพ่ี มิ พใ์ นแถบสตู ร เมอ่ื พมิ พเ์ สรจ็ เรยี บรอ้ ยใหก้ ด ENTER 8
การป้อนและแก้ไขข้อมลู 3. เมอ่ื กด Enter แลว้ จะเหน็ ไดว้ า่ กรอบสดี าํ นนั้ ไดเ้ ลอ่ื นลงมา และจะเหน็ ผลลพั ธข์ องขอ้ ความทพ่ี มิ พ์ ลงไป 9
การป้อนและแก้ไขข้อมลู ☺การปอ้ นตวั เลขนนั เหมือนกบั การปอ้ นขอ้ มลู ลงไป คือ คลกิ ทีเซลลท์ ีตอ้ งการ และพมิ พต์ วั เลขลงไป และกด ENTER ตวั เลขนนั จะถกู จดั ใหอ้ ยชู่ ิดขวาโดย อตั โนมตั ิ ☺หากตวั เลขทีกรอกลงไปมีขนาดยาวเกินทีจะแสดงลงไปในเซลล์ ทาง EXCEL จะปรากฏลกั ษณะของตวั เลขใหอ้ ยใู่ นรูปแบบของเลขยกกาํ ลงั 10
การป้อนและแก้ไขข้อมลู 11
การเลือกเซลล์ การเลือกทลี ะเซลล์ ในการเลอื กทีละเซลลน์ นั ใหค้ ลกิ ทีชอ่ งเซลลท์ ีตอ้ งการ โดยเซลลท์ ีถกู เลอื ก ไวน้ นั จะมีกรอบสดี าํ ลอ้ มรอบอยู่ และตวั ชีเมาสน์ นั จะเป็นเป็นรูป และเซลลท์ ีเลอื กจะปรากฏในชอ่ งชือเซลล์ 12
การเลือกเซลล์ นอกเหนือจากวธิ กี ารคลกิ แลว้ ยงั มอี กี วธิ หี น่ึงคอื การพมิ พช์ อ่ื เซลลท์ ต่ี อ้ งการลงในชอ่ ง ชอ่ื เซลลโ์ ดยตรง และกด ENTER จากนนั้ จะมกี รอบ สเ่ี หลย่ี มดาํ ครอบทเ่ี ซลลท์ ่ี พมิ พเ์ ลอื ก 13
การเลือกเซลล์ การเลือกหลายเซลลท์ ตี ดิ กนั การเลอื กเซลลห์ ลายเซลลท์ ต่ี ดิ กนั นนั้ สามารถจะเลอื กไดโ้ ดยการคลกิ ทเ่ี ซลล์ แรกคา้ งไว้ และลากเมาสไ์ ปปลอ่ ยทเ่ี ซลลส์ ดุ ทา้ ยทต่ี อ้ งการ จะเกดิ พน้ื ทแ่ี ร เงาขน้ึ มาครอบบรเิ วณเซลลท์ เ่ี ลอื ก 14
การบนั ทึกและเปิ ดสมดุ งาน การสรา้ งสมดุ งานใหม่ เมอ่ื ตอ้ งการสรา้ งสมดุ งานขน้ึ มาใหม่ ซง่ึ เน้ืองานของงานชน้ิ ใหมแ่ ละงาน ชน้ิ เกา่ ไมม่ คี วามเกย่ี วขอ้ งกนั สามารถทาํ ไดด้ งั น้ี คอื คลกิ ท่ี แฟ้ม เลอื กคาํ สงั่ สรา้ ง หรอื กด CTRL + N หรอื คลกิ ท่ี บนแถบเครอ่ื งมอื 15
การบันทกึ และเปิ ดสมุดงาน เม่ือสมุดงานใหม่ถูกสร้างข้ึนมา จะปรากฏชื่อของสมุดงานใหม่วา่ Book 2 ตามลาํ ดบั ของงานเพราะงานของสมุดงานจะต้งั ช่ือ Book ข้ึนตน้ และตามดว้ ยลาํ ดบั ของงาน 16
การบันทกึ และเปิ ดสมุดงาน การบนั ทกึ สมุดงาน เมอ่ื เสรจ็ สน้ิ การสรา้ งสมดุ งานแตล่ ะครงั้ ควรจะทาํ การบนั ทกึ งานนนั้ เกบ็ ไว้ เพอ่ื ป้องกนั การสญู หายของไฟลโ์ ดยไมต่ งั้ ใจ และสะดวกต่อการเปิดเรยี กใชง้ านในครงั้ ต่อไปในการบนั ทกึ สมดุ งานนนั้ มคี าํ สงั่ ในการบนั ทกึ อยู่ 2 คาํ สงั่ คอื 1. บนั ทึกแฟ้มเป็น (SAVE AS) ใชใ้ นการบนั ทกึ สมดุ งานใหมท่ ย่ี งั ไมไ่ ดม้ กี ารตงั้ ชอ่ื หรอื เป็นการบนั ทกึ ไวใ้ นชอ่ื สมดุ งานอน่ื ทต่ี ่างไปกบั ชอ่ื เดมิ ทม่ี กี ารบนั ทกึ ไวแ้ ลว้ 2. บนั ทึก (SAVE) ใชใ้ นการบนั ทกึ สมดุ งานทไ่ี ดม้ กี ารบนั ทกึ ไวแ้ ลว้ ขณะใชง้ าน อยู่ โดยบนั ทกึ เป็นชอ่ื สมดุ งานเดมิ 17
การบันทกึ และเปิ ดสมุดงาน การสลับไปยังสมุดงานอนื 1. ทดลองเปิดสมดุ งานเก่าขน้ึ มาสกั 2-3 สมดุ งาน โดยใชค้ าํ สงั่ แฟ้ม > เปิ ดหรอื คลกิ ท่ี 2. เมอ่ื ดทู ่ี ทาสกบ์ าร์ จะพบกบั ป่มุ ของรายการสมดุ งานทไ่ี ดเ้ ปิดขน้ึ มา 3. และเมอ่ื คลกิ ดทู เ่ี มนู หน้าต่าง จะพบรายชอ่ื ของสมดุ งานทเ่ี ปิดอยเู่ หมอื นกบั ท่ี ทาสกบ์ ารใ์ หค้ ลกิ เลอื กทร่ี ายชอ่ื สมดุ งานทต่ี อ้ งการ 18
การแก้ไขข้อมูลในแผ่นงาน การแก้ไขข้อมูลในเซลล์ เมื่อไดท้ าํ การป้อนขอ้ มูลลงในเซลลแ์ ลว้ พบวา่ ขอ้ มูลที่พิมพล์ งไปน้นั ผดิ พลาด และตอ้ งการแกไ้ ขขอ้ มูลภายในเซลลน์ ้นั ใหแ้ กไ้ ขดงั น้ีคือ 19
การแก้ไขข้อมูลในแผ่นงาน การลบข้อมูลภายในเซลล์ ลบข้อมูลภายในเซลล์โดยใช้ฟิ ลด์แฮนเดลิ้ 1. เลอื กเซลลท์ ต่ี อ้ งการจะลบขอ้ มลู และนําตวั ชเ้ี มาสไ์ ปวางไวเ้ หนือจุดสเ่ี หลย่ี มเลก็ ทอ่ี ยมู่ มุ ขวา ดา้ นลา่ งของกรอบทค่ี รอบเซลลไ์ ว้ ลกั ษณะตวั ชเ้ี มาสจ์ ะเปลย่ี นไปเครอ่ื งหมาย + 2. ลากเมาสใ์ หค้ รอบบรเิ วณทจ่ี ะลบจะปรากฏแถบแรเงาสเี ทา เมอ่ื ลากขน้ึ แลว้ ใหป้ ลอ่ ย 3. เซลลน์ นั้ จะถกู ลบออก 20
การแก้ไขข้อมูลในแผ่นงาน การยกเลิกคาํ สงั่ สดุ ท้าย หากไดท้ าํ การแกไ้ ขขอ้ มลู ผดิ พลาด หรอื ลบขอ้ มลู ทใ่ี ชอ้ อกไปโดยไมต่ งั้ ใจ ไมต่ อ้ งตกใจวา่ ขอ้ มลู นนั้ จะหายไป ซง่ึ ทาง Excel นนั้ ไดม้ คี าํ สงั่ ยกเลกิ คาํ สงั่ สดุ ทา้ ย เพอ่ื ใหก้ ลบั ไป ทาํ งานตามคาํ สงั่ ครงั้ ลา่ สดุ ได้ โดยใชค้ าํ สงั่ Undo หากตอ้ งการยกเลกิ คาํ สงั่ มากกวา่ 1 ขนั้ ตอน ใหค้ ลกิ ท่ี ป่มุ เรอ่ื ย ๆ จนถงึ ขนั้ ตอน เดมิ หรอื คลกิ ท่ี และเลอื กขนั้ ตอนการยกเลกิ 21
การแก้ไขข้อมูลในแผ่นงาน การยา้ ยขอ้ มลู ในเซลล์ 1. คลกิ หรอื ลากเมาส์ ใหค้ ลุมบรเิ วณทต่ี อ้ งการจะทาํ การยา้ ยเซลล์ 22
การแก้ไขข้อมูลในแผ่นงาน 2. เลอ่ื นตวั ชเ้ี มาสไ์ ปทข่ี อบเสน้ สดี าํ ทค่ี รอบคลุมอยลู่ กั ษณะตวั ชเ้ี มาสจ์ ะเปลย่ี นไปเป็น 3. ให้ คลกิ ทเ่ี สน้ ขอบสดี าํ และทาํ การเลอ่ื นไปวางยงั ตาํ แหน่งทต่ี อ้ งการ 23
การแก้ไขข้อมูลในแผ่นงาน การย้ายข้อมลู ด้วยแถบเครอ่ื งมือ หากไมแ่ น่ใจในการลากเมาสเ์ พอ่ื ยา้ ยขอ้ มลู วา่ จะวางตาํ แหน่งทต่ี อ้ งการถกู หรอื ไม่ ใน Excelสามารถยา้ ยขอ้ มลู ไดด้ ว้ ยแถบเครอ่ื งมอื ซง่ึ สามารถยา้ ยไดด้ งั น้ี 1. คลกิ หรอื ลากเมาสใ์ หค้ ลมุ บรเิ วณทต่ี อ้ งการจะทาํ การยา้ ยเซลล์ 2. คลกิ ทป่ี ่มุ จะปรากฏเสน้ ประลอ้ มรอบเซลลท์ เ่ี ลอื ก 3. คลกิ ทเ่ี ซลลท์ ต่ี อ้ งการจะวางเป็นตาํ แหน่งใหม่ และคลกิ ทป่ี ่มุ เพอ่ื วางขอ้ มลู ทเ่ี ลอื กจะถกู24 ยา้ ยมาวางไวท้ เ่ี ซลล์ (ตาํ แหน่ง) ใหม่
การแทรกแถวและคอลมั น◌์ แทรกเซลล์ 1. คลิกท่ีเซลลท์ ่ีตอ้ งการแทรกเซลล์ และคลิกขวา เลือกคาํ สงั่ แทรก 25
การแทรกแถวและคอลมั น◌์ 2. จะปรากฏหน้าตา่ งแทรกขน้ึ มา ใหเ้ ลอื กลกั ษณะของการแทรกเซลล์ ซง่ึ มคี วาม แตกต่างกนั ไปดงั น้ี - เล่ือนเซลล์ไปทางขวา คือการแทรกเซลลใ์ หม่หนา้ เซลลเ์ ก่าเซลลท์ ี่ถูกแทรกจะถูกเล่ือนไปทางขวา 26 - เล่ือนเซลล์ลง คือการแทรกเซลลใ์ หม่อยบู่ นเซลลเ์ ก่า เซลลท์ ่ีถูกแทรกน้นั จะถูกเล่ือนลงมาขา้ งล่าง - ทั้งแถว คือการแทรกเซลลท์ ้งั แถว - ท้ังคอลมั น์ คือการแทรกเซลลท์ ้งั คอลมั น์
การแทรกแถวและคอลมั น◌์ 3. ใหค้ ลกิ เลอื กลกั ษณะการเลอื กเซลล์ โดยในทน่ี ้ีจะเลอื กคลกิ เลอ่ื นเซลลล์ ง 4. คลกิ ตกลง จะปรากฏเซลลท์ เ่ี ลอื กแทรกเขา้ มา 27
การแทรกแถวและคอลมั น◌์ แทรกแถว 1. ใหค้ ลกิ ขวาทห่ี วั แถวทต่ี อ้ งการจะแทรกแถวเขา้ ไปเพม่ิ 28
การแทรกแถวและคอลมั น◌์ 2. คลกิ เลอื กคาํ สงั่ แทรก 3. จะปรากฏแถวทถ่ี กู แทรกเขา้ ไปโดยอตั โนมตั ิ 29
การแทรกแถวและคอลมั น◌์ การแทรกคอลมั น์ 1. คลกิ ขวาทห่ี วั คอลมั น์ทต่ี อ้ งการแทรกไปทงั้ คอลมั น์ 2. เลอื กคาํ สงั่ แทรก 30
การแทรกแถวและคอลมั น◌์ 3. คอลมั น์จะถกู แทรกเขา้ มาโดยอตั โนมตั ิ และคอลมั น์เดมิ จะถกู เลอ่ื นไปดา้ นขวา 31
การลบแถวหรือคอลมั น์ การลบแถว 1. คลกิ ขวาทห่ี วั แถวทต่ี อ้ งการจะลบ 2. เลอื กคาํ สงั่ ลบ 3. แถวทเ่ี ลอื กจะถกู ลบไปอตั โนมตั ิ 4. หากตอ้ งการลบหลายแถวใหค้ ลกิ ทห่ี วั แถว แลว้ ลากหวั แถวทต่ี อ้ งการลบ คลกิ ขวา เลอื กคาํ สงั่ ลบ 32
การลบแถวหรอื คอลมั น์ การลบคอลมั น์ 1. คลกิ ขวาทห่ี วั คอลมั น์ทต่ี อ้ งการจะลบ 2. เลอื กคาํ สงั่ ลบ 3. คอลมั น์ทเ่ี ลอื กจะถกู ลบไปอตั โนมตั ิ 4. หากตอ้ งการลบหลายคอลมั น์ใหค้ ลกิ ทห่ี วั คอลมั น์ แลว้ ลากคอลมั น์ทต่ี อ้ งการลบ คลกิ ขวา เลอื กคาํ สงั่ ลบ 33
การใช้สตู รและฟังกช์ นั การคาํ นวณใน Excel จะคาํ นวณตามลาํ ดบั ความสาํ คญั ของเครอ่ื งหมาย โดยจะเรมิ่ คาํ นวณตงั้ แตเ่ ครอ่ื งหมายดงั ตอ่ ไปน้ี ( ) เครอ่ื งหมายวงเลบ็ ^ เครอ่ื งหมายยกกาํ ลงั * / เครอ่ื งหมายคณู และหาร + - เครอ่ื งหมายบวกและลบ 34
การใช้สตู รและฟังกช์ นั สร้างสูตรโดยอ้างองิ ตาํ แหน่งเซลล์ ทุกครงั้ ทจ่ี ะทาํ การสรา้ งสตู รคาํ นวณจะตอ้ งเรมิ่ ตน้ ดว้ ยเครอ่ื งหมาย = เสมอ จากนนั้ กต็ าม ดว้ ยเซลลห์ รอื ตวั เลขเรมิ่ ตน้ ทต่ี อ้ งการจะนํามาคาํ นวณ ตามดว้ ยเครอ่ื งหมายในการ คาํ นวณ และสดุ ทา้ ยคอื เซลลห์ รอื ตวั เลขทจ่ี ะใชเ้ ป็นตวั คาํ นวณอกี ตวั เลข จากนนั้ กดแป้น Enter กจ็ ะไดผ้ ลลพั ธท์ ถ่ี กู ตอ้ ง ดงั ภาพตวั อยา่ ง 35
การใช้สตู รและฟังกช์ นั การคาํ นวณอ้างองิ ตาํ แหน่งเซลล์แบบ Relative โดยปกตเิ วลาทเ่ี ราสรา้ งสตู รนนั้ จะไมน่ ิยมพมิ พเ์ ป็นตวั เลขเขา้ ไป เชน่ ถา้ มตี วั เลข 1000 อยใู่ นเซลล์ A1และเลข 9 อยใู่ นเซลล์ B1 ถา้ หากตอ้ งการจะเอาเลขทงั้ สองตวั น้ีมาคณู กนั เราจะไมส่ รา้ งสตู ร =1000*9 แตเ่ ราจะสรา้ งสตู รเป็น =A1*B1 เน่ืองจากวา่ ถา้ หา กวา่ ในเซลล์ A1 หรอื B1 มกี ารเปลย่ี นแปลงคา่ กจ็ ะทาํ ใหผ้ ลลพั ธเ์ ปลย่ี นไปตามโจทย์ โดยอตั โนมตั ิ และถา้ หากวา่ ในบรรทดั อน่ื ๆ หรอื เซลลอ์ น่ื ๆ ทม่ี สี ตู รเหมอื นกนั กส็ ามารถท่ี จะก๊อบป้ีสตู รดงั กลา่ วไปไดท้ นั ที โปรแกรมกจ็ ะทาํ การเปลย่ี นตาํ แหน่งเซลลใ์ หโ้ ดย อตั โนมตั เิ ชน่ ในชอ่ ง D3 เราสรา้ งสตู ร B3*C3 ถา้ หากก๊อบป้ีเซลล์ D3 ลงไปไวท้ ่ี D4 สตู รกจ็ ะเปลย่ี นเป็น B4*C4และถา้ หากก๊อบป้ีลงไปเซลลอ์ น่ื ๆ อกี กจ็ ะเปลย่ี นสตู ร ลกั ษณะน้ีไปเรอ่ื ย ๆ โดยอตั โนมตั ซิ ง่ึ จะเป็นความสมั พนั ธห์ รอื ทเ่ี รยี กวา่ Relative 36
การใช้สตู รและฟังกช์ นั การคาํ นวณอ้างองิ ตาํ แหน่งเซลล์แบบ Absolute ลกั ษณะการสรา้ งสตู รแบบ Relative นนั้ จะเหมาะสาํ หรบั สตู รทม่ี กี ารยดื หยนุ่ ไปตาม เซลลท์ เ่ี ราไดก้ ๊อบป้ีสตู ร แตถ่ า้ หากกรณที เ่ี ราตอ้ งการจะกาํ หนดใหเ้ ซลลใ์ ดเซลลห์ น่ึงเป็น คา่ คงทไ่ี วน้ นั้ โดยทเ่ี วลาก๊อบป้ีสตู รไปไวท้ ไ่ี หนกต็ ามเซลลน์ นั้ กจ็ ะตอ้ งคงทต่ี ลอดเวลา ซง่ึ เราสามารถลอ็ คเซลลน์ นั้ ไวไ้ ดโ้ ดยในขณะทส่ี รา้ งสตู รนนั้ เมอ่ื ไดค้ ลกิ เซลลท์ จ่ี ะล๊อคเรยี บ รอ้ ยแลว้ ใหก้ ดแป้น F4 ทนั ทเี ซลลน์ นั้ กจ็ ะถกู ลอ็ ค เชน่ ในเซลล์ E3ตอ้ งการจะสรา้ งสตู ร D3*C1 แต่ตอ้ งการกาํ หนดให้ C1 เป็นคา่ คงทเ่ี มอ่ื สรา้ งสตู รและหลงั จากทค่ี ลกิ ทเ่ี ซลล์ C1 เรยี บรอ้ ยแลว้ ใหก้ ดแป้น F4 ทนั ทโ่ี ปรแกรมกจ็ ะทาํ การใสเ่ ครอ่ื งหมาย $ ไวท้ เ่ี ซลล์ C1 เป็น $C$1 นนั่ หมายถงึ เซลลน์ ้ีไดถ้ กู ลอ็ คไวเ้ รยี บรอ้ ยแลว้ นนั่ เอง และถา้ หากวา่ มกี าร ก๊อบป้ีสตู รไปยงั เซลลอ์ ่นื ๆ เชน่ E4สตู รกจ็ ะเปลย่ี นเป็น D4*$C$1 ลกั ษณะการสรา้ ง สตู รทม่ี เี ซลลใ์ ดเซลลห์ น่ีงเป็นคา่ คงทน่ี นั้ เราจะเรยี กวา่ Absolute 37
การใช้สตู รและฟังกช์ นั การคาํ นวณอ้างองิ ตาํ แหน่งเซลล์แบบ Absolute 38
การใช้คณุ สมบตั ิคาํ นวณอตั โนมตั ิ เลอื กเซลลท์ ต่ี อ้ งการ 2 เซลลข์ น้ึ ไปตดิ กนั สงั เกตทแ่ี ถบสถานะจะมกี ารคาํ นวณผลรวมให้ อตั โนมตั ิ หากตอ้ งการดคู ณุ สมบตั คิ าํ นวณอตั โนมตั ติ า่ ง ๆ ทน่ี อกเหนือจากผลรวม เชน่ คา่ เฉลย่ี หรอื คา่ มากทส่ี ดุ น้อยทส่ี ดุ ใหค้ ลกิ ขวาทแ่ี ถบสถานะและเลอื กคณุ สมบตั คิ าํ นวณ อตั โนมตั ติ ามทต่ี อ้ งการ 39
การใส่กล่มุ ตวั เลขเพ่ือหาผลรวม 1. คลกิ ทท่ี า้ ยเซลลท์ ต่ี อ้ งการหาผลรวมของกลุม่ เซลล์ 2. คลกิ ท่ี เพอ่ื ทาํ การรวม 3. จากนนั้ จะปรากฏเสน้ ประลอ้ มรอบกลมุ่ เซลลท์ ต่ี อ้ งการคาํ นวณ และสตู รในการคาํ นวณ ปรากฏทเ่ี ซลลท์ เ่ี ลอื ก 4. กด Enter จะแสดงผลรวมทงั้ หมด 40
การเรียกใช้ฟังกช์ นั ฟังกช์ นั คอื สตู รทม่ี กี ารกาํ หนดไวแ้ ลว้ เพอ่ื ทาํ การคาํ นวณโดยใชค้ า่ เฉพาะทเ่ี รยี กวา่ อารก์ ิวเมนต์ ในลาํ ดบั เฉพาะ หรอื โครงสรา้ ง ในการทจ่ี ะใสฟ่ ังกช์ นั จาํ เป็นทต่ี อ้ งทราบวา่ ฟังกช์ นั มกี ารทาํ งานและสว่ นประกอบใดบา้ ง ดงั น้ีคอื = ชื่อฟังกช์ นั (อารก์ ิวเมนตท์ ี่ 1, อารก์ ิวเมนตท์ ่ี 2…., อารก์ ิวเมนตส์ ดุ ท้าย) 1. ในการเขยี นฟังกช์ นั ตอ้ งมเี ครอ่ื งหมาย = เรม่ิ ตน้ เสมอเหมอื นการใสส่ ตู ร 2. ขอ้ มลู ในการคาํ นวณฟังกช์ นั นนั้ ตอ้ งอยใู่ นเครอ่ื งหมายวงเลบ็ ( ) เสมอ 3. ใสค่ า่ ของอารก์ วิ เมนตต์ ่าง ๆ ทต่ี อ้ งการใหม้ กี ารคาํ นวณเกดิ ขน้ึ โดยใสเ่ ครอ่ื งหมาย , หรอื เครอ่ื งหมาย ; คนั่ หากไมไ่ ดใ้ สเ่ ครอ่ื งหมาย = หรอื ( ) ฟังกช์ นั ทใ่ี สจ่ ะกลายเป็น ขอ้ ความทนั ที 41
การเรียกใช้ฟังกช์ นั ตวั อย่าง =SUM (D4,D5) เป็นการรวมคา่ ของเซลล์ D4 และ D5 เครอ่ื งหมายจุลภาค (,) หมายถงึ การกาํ หนดเซลล์ (อารก์ วิ เมนต)์ ในการคาํ นวณทลี ะเซลล์ =SUM (D4:D6) นนั้ หมายถงึ การรวมคา่ ของเซลล์ D4 ถงึ D6 เครอ่ื งหมายจดุ คู่ (:) หมายถงึ กาํ หนดเซลลแ์ รกถงึ เซลลส์ ดุ ทา้ ยในการคาํ นวณ 42
Function Average, Max, Min Function Average ฟังกช์ นั Average เป็นฟังกช์ นั ทใ่ี ชใ้ นการหาคา่ เฉลย่ี ของตวั เลขชว่ งหน่ึง โดยมรี ปู แบบ ของสตู รดงั น้ี =AVERAGE(Number1:Number…) 43
Function Average, Max, Min Function Maximum และ Minimum ฟังกช์ นั Maximum เป็นฟังกช์ นั ทใ่ี ชใ้ นการหาคา่ มากทส่ี ดุ ของตวั เลขชว่ งหน่ึง สว่ น Minimum เป็นฟังกช์ นั ทใ่ี ชใ้ นการหาคา่ น้อยทส่ี ดุ โดยมรี ปู แบบของสตู รดงั น้ี = MAX (Number1:Number…) = MIN (Number1:Number…) 44
Function IF ตอ้ งการใหค้ ดิ คา่ คอมมชิ ชนั ใหพ้ นกั งานขายในบรษิ ทั โดยมเี งอ่ื นไขวา่ ถา้ พนกั งานคนใด ใหส้ ว่ นลดลกู คา้ เกนิ จากทบ่ี รษิ ทั กาํ หนดจะไมไ่ ดค้ อมมชิ ชนั โดยใหแ้ สดงคาํ วา่ “NoCommission” แตถ่ า้ ไมเ่ กนิ จะไดค้ อมมชิ ชนั จากยอดขายทข่ี ายได้ เพราะฉะนนั้ จากโจทยน์ ้ีแตกออกมาไดว้ า่ อะไรคือเงื่อนไข ถา้ พนกั งานขายใหส้ ว่ นลดลกู คา้ เกนิ 10% ถ้าเงื่อนไขเป็นจริง พนกั งานขายคนนนั้ จะไมไ่ ดค้ อมมชิ ชนั โดยใหแ้ สดงคาํ วา่ “No Commission” ถ้าเง่อื นไขเป็นเทจ็ พนกั งานขายคนนนั้ จะไดค้ อมมชิ ชนั ตามอตั ราทบ่ี รษิ ทั กาํ หนดไวค้ อื 1% 45
Function IF จากน้นั เร่ิมเขา้ การใชง้ านฟังกช์ นั IF โดยมีข้นั ตอนการทาํ งานดงั ต่อไปน้ี 1. เลือกเซลลท์ ่ีจะใส่ผลลพั ธ์ จากตวั อยา่ งคือเซลล์ F5 2. คลิกป่ ุม Paste Function บนทูลบาร์ 3. ดา้ นซา้ ยเลือกกลุ่มฟังกช์ นั Logical หรือ All ส่วนดา้ นขวาเลือกฟังกช์ นั IF แลว้ คลิกป่ ุม OK 46
Function IF 4. ใสเ่ งอ่ื นไขทต่ี อ้ งการในชอ่ ง Logical Test 5. ใสค่ าํ สงั ่ คาํ นวณทต่ี อ้ งการถา้ เงอ่ื นไขเป็นจรงิ ในชอ่ ง Value_if_true 6. ใสค่ าํ สงั ่ คาํ นวณทต่ี อ้ งการถา้ เงอ่ื นไขเป็นเทจ็ ในชอ่ ง Value_if_false แลว้ คลกิ ป่มุ OK จะไดต้ วั อยา่ งดงั รปู 47
Function IF 7. จากนนั้ จะไดผ้ ลลพั ธด์ งั รปู แลว้ ใชว้ ธิ กี ารก๊อบป้ีผลลพั ธจ์ ากเซลลแ์ รกไปยงั เซลลอ์ น่ื ของ พนกั งานคนตอ่ ไป 48
การจดั รปู แบบแผน่ งาน จดั รูปแบบตวั อกั ษรโดยรวม 1. เลอื กเซลลท์ ต่ี อ้ งการ จากนนั้ คลกิ เมนู Format แลว้ เลอื กคาํ สงั ่ Cells 2. คลกิ แถบ Font จากนนั้ เลอื กรปู แบบต่าง ๆ และขนาดตามทต่ี อ้ งการ แลว้ คลกิ ป่มุ OK 49
การจดั รปู แบบแผน่ งาน เปลย่ี นแบบตวั อกั ษร 1. เลอื กเซลลท์ ต่ี อ้ งการจะเปลย่ี นแบบตวั อกั ษร 2. คลกิ ลกู ศรจาก Drop Down ของ Font บนทลู บาร์ 3. จากนนั้ เลอื กรปู แบบทต่ี อ้ งการ 50
Search
