หน่วยที่ 9

ผู้แต่ง พนิ รัฎ สตี ลวรางค์



สาระสาคัญ เม่ือผ้ใู ช้งานบนั ทึกรายการในแต่ละวนั เรียบร้อยแล้วควรพิมพ์รายงานเพ่ือช่วย ในการตรวจสอบรายการออกมาด้วย และเม่ือตรวจสอบรายงานเรียบร้อยแล้วก็ควรพิมพ์ รายงานเพ่ือเกบ็ ไว้เป็นHard Copy เผ่ือไว้ด้วย ซงึ่ โปรแกรมได้เตรียมเคร่ืองมือเพื่อช่วยใน การดรู ายงาน และการพิมพ์รายงานตา่ งๆ ไว้ หลายอยา่ ง เช่น การ Lock ข้อความในแนว คอลมั น์และแนวนอนให้คงที่ หรือการแสดงลายกระดาษเพ่ือช่วยในการดูรายงานที่มี ข้อมลู ในแนวยาวทาให้การดรู ายงานงา่ ยขนึ ้ เป็นต้น

เมื่อผ้ใู ช้งานบนั ทึกรายการในแตล่ ะวนั เรียบร้อยแล้วควรพิมพ์รายงาน เพ่ือช่วยในการตรวจสอบรายการออกมาด้วย และเม่ือตรวจสอบรายงาน เรียบร้อยแล้ว ก็ควรพิมพ์รายงานเพื่อเก็บไว้เป็ นHard disk Copy เผ่ือไว้ด้วย รายงานที่มีให้ในระบบจะแบง่ เป็น 3 ประเภทหลกั ๆ ได้แก่ 1. รายงานเพื่อการตรวจสอบรายการเอกสาร เพื่อใช้ตรวจสอบความ ครบถ้วนของเอกสาร และเก็บเป็ นสาเนากระดาษไว้ เป็ นการ Backup หลงั จาก บนั ทกึ รายการเข้าไปแล้ว 2. รายงานเพื่อการติดตามงาน เช่น รายการสินค้าค้างรับ รายงาน สนิ ค้าค้างสง่ 3. รายงานเพือ่ การวิเคราะห์ จะเป็นรายการที่เกิดจากการรวมยอดจาก หลายๆ เอกสาร เพ่ือนามาใช้เป็ นข้อมูลประกอบในการบริหารงาน หรือ วางแผนในอนาคต

รายงานของระบบบริหารสินค้าคงคลัง รายงานของระบบซือ้ ได้แก่ ได้แก่ 1. รายงานเพ่ือตรวจสอบรายการ 1. รายงานเพ่ือการตรวจสอบ เอกสาร รายการเอกสาร 2. รายงานเพ่ือช่วยในการตดิ ตาม 2. รายงานเพ่ือการตดิ ตามงาน งาน 3. รายงานเพ่ือการวเิ คราะห์ 3. รายงานวเิ คราะห์เพ่ือช่วยในการ บริหารงาน รายงานของระบบขาย ได้แก่ รายงานของระบบลูกหนี้ ได้แก่ 1. รายงานเพื่อตรวจสอบรายการ 1. รายงานเพื่อตรวจสอบรายการ เอกสาร เอกสาร 2. รายงานเพื่อชว่ ยในการตดิ ตามงาน 2. รายงานเพ่ือช่วยในการติดตามงาน 3. รายงานวิเคราะห์เพ่ือช่วยในการ 3. รายงานวเิ คราะห์เพ่ือช่วยในการ บริหารงาน บริหารงาน

รายงานของระบบเจ้าหนี้ ได้แก่ 1. รายงานเพ่ือตรวจสอบรายการเอกสาร 2. รายงานเพ่อื ช่วยในการตดิ ตามงาน 3. รายงานวิเคราะห์เพ่อื ช่วยในการบริหารงาน รายงานของระบบเช็คและเงนิ ฝากธนาคาร ได้แก่ รายงานท่ีใช้ในการตรวจสอบว่าข้อมลู ท่ีเราบนั ทึกเข้าไปนนั้ ครบถ้วน และ ถกู ต้องเพียงใด มีให้เลือกพิมพ์หลายรายงาน เช่น รายงานเช็ครับเรียงตาม วนั ท่ีเช็ค รายงานสถานะเช็ครับแยกตามลกู ค้ารายงานเช็คจ่ายเรียงตามวนั ท่ี จ่ายเชค็ รายงานเช็คจ่ายเรียงตามเลขที่เช็ค รายงานสถานะเช็คจ่ายแยกตาม เจ้าหนี ้รายงาน Bank statement ทะเบียนเช็ครายวนั เรียงตามบญั ชีและ เลขท่ี Voucher

รายงานของระบบบัญชีแยกประเภท ท่จี าเป็ นและมักจะต้อง ใช้งานกนั ส่วนใหญ่ มีดงั นี้ 1. รายงานรายวันเรียงวนั ท่ี 2. รายงานรายวันเรียงเลขท่ี 3. บัญชีแยกประเภทแบบ 3 ช่อง 4. รายการแยกประเภท 5. รายวันเรียงวันท่ี (บญั ชีเป็ นแนวคอลัมน์ Dr-Cr) 6. รายวันเรียงวันท่ี 7. รายการรายวนั ท่ยี ังไม่ Post

โปรแกรมได้เตรียมเครื่องมือเพ่ือช่วยในการดูรายงาน และการพิมพ์ รายงานต่างๆ ไว้หลายอย่าง เช่น การ Lock ข้อความในแนวคอลมั น์ และ แนวนอนให้คงท่ี หรือการแสดงลายกระดาษเพ่ือช่วยในการดรู ายงานที่มีข้อมลู ในแนวยาวทาให้การดรู ายงานงา่ ยขนึ ้ เป็ นต้น 1. การ Lock ข้อความในแนวคอลมั น์ และแนวนอน เพื่อเล่อื นตามไป กบั ข้อความสว่ นอื่น 2. การให้แสดงเส้นแบง่ แนวกระดาษ 3. การ Zoom เพ่ือดขู ้อมลู 4. การแสดงลายกระดาษบนจอภาพ และการแสดงลายกระดาษเมื่อสงั่ พมิ พ์ทางเครื่องพมิ พ์

5. การตงั้ รอยพบั กระดาษ สาหรับคอลมั น์ท่ีไม่ต้องการแสดง 6. การสงั่ พบั กระดาษ หรือยกเลิกการพบั กระดาษ 7. การ Mark เคร่ืองหมายท่ีต้องการเน้น หรือการใช้ปากกาไวท์บอร์ด 8. การสง่ั ให้พิมพ์ลายนา้ จากไฟล์รูปภาพที่สร้างไว้

การพิมพ์ รายงานออกทาง จอภาพเป็ นการเรียกดูรายงานทาง จอภาพก่อนสง่ั พิมพ์ ซง่ึ สามารถส่ังพิมพ์ ได้ จากทุกระบบ เช่น การส่ังพิมพ์ ร า ย ง า น ภ า ษี ข า ย จ า ก ร ะ บ บ ภาษีมลู คา่ เพ่ิม เมื่อระบุ Option ในการ ดขู ้อมลู เรียบร้อยแล้ว ให้กดป่ ุม OK ท่ี อยู่ด้านล่าง จะขึน้ หน้าต่างมาให้เลือก การพมิ พ์ ให้คลิกเลือกท่ีช่อง “จอภาพ”

การสงั่ ให้โปรแกรมพิมพ์ หน้าต่างการเลือกหวั ข้อในการพมิ พ์ (เลือก รายงานออกเป็ นไฟล์ประเภท ออกเป็ นไฟล์) และเลือกชนิดของไฟล์ ตา่ งๆ เช่น Text file , Excel หรือ REP เป็ นต้น ซึ่งไฟล์ท่ีส่ังพิมพ์นี ้ สามารถจดั เก็บและเรียกดเู พ่ือสง่ั พิมพ์เป็ นเอกสารภายหลงั ได้ เช่น การสงั่ พิมพ์รายงานภาษีขายจาก ร ะ บ บ ภ า ษี มู ล ค่ า เ พ่ิ ม เ มื่ อ ร ะ บุ Option ในการดขู ้อมลู เรียบร้ อย แล้ว ให้กดป่ มุ OK

1. เลอื กรูปแบบและขนาดตวั อกั ษร (Font) โดยการกดป่ มุ Ctrl+F 2. เลือกชนิดเคร่ืองพิมพ์ พร้ อมทัง้ ตัง้ ค่าการพิมพ์ ได้แก่ การ กาหนดขนาดกระดาษ และการวางแนวการพิมพ์ ถ้าต้องการพิมพ์แนวตัง้ เลือก “Portrait” และถ้าต้องการพิมพ์แนวนอน เลือก “Landscape” เม่ือ เลอื กแล้ว คลกิ ป่ มุ OK 3. กาหนดกัน้ หน้ าในการพิมพ์รายงาน โดยการใส่ตัวเลขท่ี ต้องการในช่อง “กัน้ หน้ าซ้าย” เมื่อกาหนดรายละเอียดในการพิมพ์ เรียบร้อยแล้ว คลกิ ป่ มุ Print

1. การส่ังพมิ พ์รายงานรายวนั เรียงตามวันท่ี (ทุกเล่ม) ได้แก่ 1.1 เข้าท่ี ระบบบญั ชีแยกประเภท ➠รายงาน ➠พิมพ์รายวนั เรียง ตามวนั ท่ี 1.2 เลอื กการพิมพ์สมดุ รายวนั “ทกุ เลม่ ” 1.3 กาหนดช่วงวันที่ของรายงานในช่อง “ตัง้ แต่วันท่ี” เมื่อกาหนด รายละเอียดแล้ว กดป่ มุ OK 2. การส่ังพมิ พ์รายงานงบกาไรขาดทนุ (บนั ทกึ บัญชีแบบ Periodic) ได้แก่ 2.1 เข้าท่ี ระบบบญั ชีแยกประเภท ➠พิมพ์งบการเงิน ➠พิมพ์งบ กาไร-ขาดทนุ (บนั ทกึ บญั ชีแบบ Periodic) 2.2 จะมีหน้าตา่ งให้เลอื กแบบฟอร์มงบ เลือก “Automatic” 2.3 กาหนดช่วงวนั ท่ีของรายงาน ในช่อง “ตงั้ แต่วนั ท่ี” เมื่อกาหนด รายละเอียดแล้ว กดป่ มุ OK

3. การส่ังพิมพ์รายงานงบแสดงฐานะการเงนิ ได้แก่ 3.1 เข้าท่ี ระบบบญั ชีแยกประเภท ➠พิมพ์งบการเงิน ➠พิมพ์งบแสดง ฐานะการเงนิ 3.2 จะมีหน้าตา่ งให้เลือกแบบฟอร์มงบ เลือก “Automatic” 3.3 กาหนดวันท่ีของรายงาน ในช่อง “ณ วันท่ี” และเลือกพิมพ์เฉพาะ “บญั ชีท่ีมียอดเคลอื่ นไหว” 3.4 เมื่อกาหนดรายละเอียดแล้ว กดป่ มุ OK 4. การส่ังพิมพ์รายงานสนิ ค้าและวัตถดุ บิ แบบ FIFO ได้แก่ 4.1 เข้าท่ี ระบบบริหารสินค้าคงคลงั ➠รายงานสินค้าและ Pricelist ➠ พมิ พ์รายงานสนิ ค้าและวตั ถดุ ิบแบบ FIFO 4.2 กาหนดช่วงวนั ท่ีของรายงาน ในช่อง “ตงั้ แต่วนั ท่ี” และเลือก “พิมพ์” ยอดยกมา 4.3 เมื่อกาหนดรายละเอียดแล้ว กดป่ มุ OK

5. การส่ังพมิ พ์รายงานการ์ดลูกหนี้ ได้แก่ 5.1 เข้าท่ี ระบบลกู หนี ้➠พิมพ์รายงาน ➠การ์ดลกู หนี ้ 5.2 กาหนดช่วงวนั ที่ของรายงาน ในช่อง “ตงั้ แต่วนั ท่ี” และเลือก “พิมพ์” ยอดยกมา 5.3 เม่ือกาหนดรายละเอียดแล้ว กดป่ มุ OK 6. การส่ังพมิ พ์รายงานการ์ดเจ้าหนี้ ได้แก่ 6.1 เข้าท่ี ระบบเจ้าหนี ้➠พิมพ์รายงาน ➠การ์ดเจ้าหนี ้ 6.2 กาหนดช่วงวนั ท่ีของรายงาน ในช่อง “ตงั้ แต่วนั ท่ี” และเลือก “พิมพ์” ยอดยกมา 6.3 เม่ือกาหนดรายละเอียดแล้ว กดป่ มุ OK

7. การส่ังพมิ พ์รายงาน Bank Statement ได้แก่ 7.1 เข้าที่ ระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร ➠พิมพ์รายงาน ➠รายงาน Bank Statement 7.2 กาหนดชว่ งวนั ท่ีของรายงาน ในช่อง “ตงั้ แตว่ นั ที่” 7.3 เม่ือกาหนดรายละเอียดแล้ว กดป่ มุ OK