หน่วยที่ 7

ผู้แต่ง พนิ รัฎ สตี ลวรางค์

สอนโดย อ.พชั รพร มากมณี วชิ าการใช้ คอมพวิ เตอร์ในงานบัญชี

สาระสาคัญ การบนั ทกึ รายการรายวนั (Entry Transaction) เป็ นการบนั ทกึ รายการค้าต่างๆ ที่เกิดขึน้ ในแต่ละวนั เช่น ซือ้ ขาย สินค้าหรือบริการ การจ่ายชาระหนี ้ และการรับชาระ หนี ้รวมทงั้ การทารายการฝากถอนเงินกบั ธนาคารซ่งึ โปรแกรมบญั ชี Smartbiz จะมีการ เชื่อมโยงระหว่างระบบต่างๆ โดยผู้ใช้สามารถบันทึกรายการรายวันที่ระบบย่ อยที่ เก่ียวข้องแล้วโปรแกรมจะทาการลงบญั ชีท่ีระบบบญั ชีแยกประเภทให้อตั โนมัติ หรือจะ บนั ทกึ ท่ีระบบบญั ชีแยกประเภทโดยตรงก็ได้

การบนั ทกึ รายการรายวนั (Entry Transaction) เป็ นการบนั ทึกรายการค้า ตา่ งๆ ที่เกิดขนึ ้ ในแตล่ ะวนั เช่น ซอื ้ ขาย สนิ ค้าหรือบริการ การจ่ายชาระหนี ้การ รับชาระหนี ้ การจ่ายค่าใช้จ่ายต่างๆ รวมถึงการทารายการฝากถอนเงินกับ ธนาคารโดยโปรแกรมบญั ชี Smartbiz จะเตรียมสมดุ รายวนั ไว้ให้ 5 เลม่ ได้แก่ สมดุ รายวนั ทว่ั ไป สมดุ รายวนั เงินสดจ่าย สมดุ รายวนั เงินสดรับ สมุดรายวนั ซือ้ เช่ือ และสมุดรายวนั ขายเชื่อ ให้เลือกเข้าทางานซ่ึงส่วนใหญ่รายการรายวัน เหล่านีจ้ ะเกิดจากการลงบญั ชีอตั โนมตั ิมาจากระบบต่างๆ ตามภาพแสดงการ เช่ือมโยงระหว่างระบบต่างๆ ซ่ึงจะเห็นว่ามีการบนั ทึกบญั ชีอัตโนมัติมาจาก ระบบตา่ งๆ เข้ามาที่ระบบบญั ชีแยกประเภทโดยผ้ใู ช้สามารถบนั ทกึ รายการราย วนั ที่ระบบย่อยที่เก่ียวข้องแล้วโปรแกรมจะทาการลงบัญชีที่ระบบบญั ชีแยก ประเภทให้อตั โนมตั ิ หรือจะบนั ทกึ ที่ระบบบญั ชีแยกประเภทโดยตรงก็ได้



เมื่อมีการซือ้ ขายสนิ ค้าหรือบริการ การจ่ายชาระหนี ้การรับชาระหนี ้การจ่าย ค่าใช้จ่ายต่างๆ รวมถึงการทารายการฝากถอนเงินกับธนาคาร ผู้ใช้สามารถบันทึก รายการเหล่านีใ้ นระบบย่อยแต่ละระบบเพื่อให้โปรแกรมลงบญั ชีให้อตั โนมัติ โดยเข้า ระบบที่เก่ียวข้องแล้วเลอื กใช้เมนใู นกลมุ่ Entry Transaction ของระบบนนั้ ๆ ดงั นี ้ 1. ระบบซือ้ (Purchase Order System) จะมีการบนั ทกึ รายการที่เก่ียวกบั การซือ้ สินค้าและบริการอาจจะเริ่มตงั้ แต่ การทาใบเสนอขออนุมัติจัดซือ้ การสงั่ ซือ้ สินค้า การซือ้ สินค้าและบริการทงั้ การซือ้ สด ซือ้ เชื่อ การส่งคืนสินค้า และได้รับใบลด หนีจ้ ากเจ้าหนี ้ 2. ระบบขาย (Sales Order System) จะมีการบนั ทกึ รายการค้าและการ จัดทารายงานท่ีเก่ียวกับการขายสินค้าและบริการ อาจจะเริ่มตงั้ แต่การทาใบเสนอ ราคา การรับคาสงั่ ขาย การขายสนิ ค้าและบริการ ทีเ่ ป็ นการขายสด ขายเชื่อ การรับคนื สินค้าจากลกู ค้าและออกเป็ นใบลดหนีใ้ ห้กบั ลกู หนีเ้ป็ นต้น

3. ระบบลูกหนี้ (Account Receivable System) การบนั ทึก รายการในระบบลกู หนีจ้ ะทาใบวางบิลหรือไม่ทาก็ได้และเมื่อถึงกาหนดชาระ หนีก้ ็จะเตรียมใบเสร็จรับเงินเพื่อไปรับเงินจากลกู หนีห้ ลงั จากท่ีได้รับชาระหนี ้ อาจจะเป็ นเช็คเงินสด หรือการโอนเงินเข้าบญั ชีเงินฝากธนาคาร รวมถึงกรณี ถกู หกั ภาษี ณ ท่ีจา่ ยด้วย 4. ระบบเจ้าหนี้ (Account Payable System) การบนั ทึกรายการ ในระบบเจ้าหนี ้ มีขัน้ ตอนวิธีการเช่นเดียวกับการบันทึกรายการในระบบ ลกู หนี ้ถ้าเจ้าหนีท้ าใบวางบิลมาก็จะทาใบรับวางบิลก่อน และเมื่อถึงกาหนด ชาระหนีก้ ็จะบนั ทึกรายการใบเสร็จรับเงิน ซง่ึ การจ่ายชาระหนีอ้ าจจะเป็ นเงิน สด เช็ค หรือการโอนเงินเข้าบญั ชีเงินฝากธนาคาร รวมถึงกรณีหกั ภาษี ณ ท่ี จ่าย ก็จะมาบนั ทกึ รายละเอียดการจ่ายเงิน

5. ระบบเช็ค และเงินฝากธนาคาร (Cheque and Bank Account System) ระบบเช็คและเงินฝากธนาคารเป็ นระบบท่ีเชื่อมโยงกับ ระบบขาย ระบบซือ้ ระบบลกู หนี ้ ระบบเจ้าหนี ้ ซึ่งที่ผ่านมาจะเห็นว่าส่วน ใหญ่จะบนั ทึกรายการรับเงินจากลกู หนี ้และรายการจ่ายชาระเงินให้เจ้าหนี ้ ได้จากระบบนนั้ เมื่อบนั ทึกรายการรับเงิน ซ่ึงอาจเป็ นเช็ค เงินสด หรือการ โอนเงินเข้าบญั ชี ก็จะมาเป็ นรายการในระบบเช็คและเงินฝากให้อตั โนมตั ิ แต่อย่างไรก็ตามอาจจะมีรายการเช็คหรือรายการธนาคารอื่นๆ ซึ่งเป็ น รายการภายในของบริษัทและต้องการบนั ทึกเพื่อให้รายการในบญั ชีเงินฝาก ครบถ้วน

6. ระบบสินทรัพย์และค่าเส่ือมราคา (Fixed Assets and Depreciation) การทางานในระบบสนิ ทรัพย์เป็ นการคานวณคา่ เสื่อมราคา สินทรัพย์ โดยผู้ใช้งานเพียงแค่สงั่ ประมวลค่าเส่ือมราคาสินทรัพย์ในช่วง เดือนท่ีต้องการเท่านนั้ แล้วโปรแกรมก็จะทาการคานวณค่าเสื่อมราคาให้ ละเอียดตามจานวนวนั ของแต่ละเดือน และทาการลงบญั ชีให้อตั โนมตั ิไป ยงั ระบบบญั ชีแยกประเภทให้ด้วย แต่ในกรณีท่ีผู้ใช้งานต้องการปรับปรุง ตวั เลขค่าเสื่อมราคาที่ได้จากการคานวณต้องมาทาการปรับปรุงที่ระบบ สินทรัพย์ให้เรียบร้อยก่อน แล้วโปรแกรมจะ Update รายการไปลงบญั ชีให้ ถกู ต้อง

การบนั ทกึ รายการรายวนั ในระบบบญั ชีแยกประเภท จะบนั ทกึ ที่เมนู ลงรายวนั และผ้ใู ช้จะต้องเลือกสมดุ รายวนั ท่ีจะบนั ทึกรายการ ซ่ึงโปรแกรม เตรียมไว้ให้ 5 เล่ม ได้แก่ สมดุ รายวนั ทวั่ ไป (GJ) สมดุ เงินสด-จ่าย (PC) สมดุ ซือ้ เชื่อ (PD) สมดุ เงินสดรับ (SC) และสมดุ ขายเช่ือ (SD) และการ บนั ทึกรายการในระบบบญั ชีแยกประเภท มีป่ มุ ฟังก์ชนั่ ท่ีสาคัญสาหรับการ บนั ทกึ รายการ ดงั นี ้ F2-สมดุล สง่ั ให้โปรแกรมทาการคานวณยอดเงินด้านเดบิต และ เครดติ ให้ดลุ กนั โดยจะนายอดที่ทาให้ดลุ ไปใสท่ ่ีรายการบญั ชีสดุ ท้าย F4-ลบบรรทดั ใช้ลบรายการยอ่ ยบรรทดั ท่ีไม่ต้องการ F5-พมิ พ์ สง่ั พิมพ์ Voucher ใบท่ีทารายการอยู่ F7-Link ใช้สาหรับเข้าไปดเู อกสารประกอบการลงบญั ชีที่ทามาจาก ระบบอื่น หรือเข้าไปบนั ทกึ เอกสารเพม่ิ เตมิ

การบันทึกรายการรายวันในระบบบัญชีแยกประเภท กรณีท่ีมีเอกสาร ประกอบการบันทึกบัญชี ผู้ใช้จะต้องเลือกประเภทของเอกสารให้ถูกต้อง ซ่ึงกลุ่มของ เอกสารประกอบการลงบญั ชีท่ีนิยมใช้โดยทว่ั ไปจะแบ่งออกเป็ น 2 กล่มุ หลกั ๆ คือ กล่มุ ท่ี ขนึ ้ ต้นด้วยตวั P กลมุ่ นีจ้ ะเกี่ยวข้องกบั ระบบซือ้ และระบบเจ้าหนี ้และกลมุ่ ท่ีขึน้ ต้นด้วยตวั S กลมุ่ นีจ้ ะเก่ียวข้องกบั ระบบขายและระบบลกู หนี ้ดงั นี ้