หน่วยที่ 3

ผู้แต่ง พนิ รัฎ สตี ลวรางค์



สาระสาคัญ การติดตงั้ โปรแกรมบญั ชีสาเร็จรูป Smartbiz แบ่งขนั้ ตอนการติดตัง้ ออกเป็ น 2 ส่วน คือการติดตงั้ ซอฟท์แวร์พืน้ ฐาน และการติดตงั้ โปรแกรมบญั ชีสาเร็จรูป โปรแกรม Smartbiz เป็นโปรแกรมท่ีถกู ออกแบบมาให้สามารถใช้ได้ทงั้ ภาษาไทย และภาษาอังกฤษ เม่ือทาการติดตงั้ โปรแกรมSmartbiz All version 10.2 ครัง้ แรกจะแสดงช่ือเมนแู ละ หน้าต่างการทางานเป็ นภาษาอังกฤษและใช้ปี ค.ศ. ซ่ึงผู้ใช้สามารถเปล่ียนเมนูเป็ น ภาษาไทยและใช้ ปี พ.ศ. ได้

เครื่องคอมพวิ เตอร์สาหรับการติดตงั้ จะต้องมีคณุ สมบตั ดิ งั นี ้ การติดตงั้ โปรแกรม Smartbiz Accounting แบ่งขนั้ ตอนการติดตงั้ ออกเป็ น 2 ส่วน คือ การติดตงั้ ซอฟท์แวร์พืน้ ฐาน และการติดตงั้ โปรแกรมบญั ชี สาเร็จรูปในที่นีจ้ ะเป็ นการตดิ ตงั้ โปรแกรม Smartbiz Version 10.2

โปรแกรม Smartbiz เป็ นโปรแกรมที่ถูกออกแบบมาให้สามารถใช้ได้ทัง้ ภาษาไทยและภาษาองั กฤษ เม่ือติดตงั้ โปรแกรมจะแสดงช่ือเมนู และหน้าต่างการ ทางานเป็ นภาษาอังกฤษ และใช้ปี ค.ศ. ดังนัน้ หากผู้ใช้ต้องการเปล่ียนเมนูเป็ น ภาษาไทย และใช้ ปี พ.ศ. ในการบนั ทกึ รายการบญั ชี จะต้องดาเนินการดงั นี ้ 1. การเปลย่ี นเมนเู ป็ นภาษาไทยให้เข้าที่ Organization Structure หวั ข้อ Configuration เลือกเมนู Change Screen Interface’s Language และ Change Menu’s Language เลอื กเป็ น Thai 2. เม่ือทาการเปล่ียนภาษาของโปรแกรม เรียบร้อยแล้วให้ Log out ออก จากโปรแกรมก่อนแล้วจึงเข้าใช้โปรแกรมใหม่อีกครัง้ หนึ่ง โปรแกรมจึงจะแสดงเมนู เป็ นภาษาไทย 3. การเปลย่ี นปี ค.ศ. เป็ น ปี พ.ศ. ให้เข้าที่ Organization Structure หวั ข้อ Configuration เลอื กเมนู Set Century Mode (B.E/C.E) โดยเลอื กเป็ น B.E.

หากตดิ ตงั้ โปรแกรมไมส่ าเร็จอาจเกิดจากสาเหตดุ งั นี ้ 1. เคร่ืองคอมพิวเตอร์ (Hardware) หรือระบบปฏิบตั กิ าร (OS) ไมต่ รง ตาม System Requirement 2. มีการตดิ ตงั้ โปรแกรมป้ องกนั ไวรัส (บางโปรแกรม) หรือโปรแกรม ป้ องกนั การรันอตั โนมตั ฉิ ะนนั้ หากตดิ ตงั้ ไมส่ าเร็จให้ปิ ดโปรแกรมป้ องกนั ไวรัส หรือโปรแกรมป้ องกนั การรันอตั โนมตั ิเสียก่อน 3. มีการกาหนดคา่ ท่ี Windows ไม่ให้ Drive CD-ROM รันอตั โนมตั ิ ให้ เข้าไปคลิกท่ี Drive CD-ROM หรือเข้าไปคลิกท่ี Setup.bat หรือ Setup.exe หรือ Dotnetsetup.bat 4. Window XP บางรุ่นไม่มีโปรแกรม Visual Foxpro Library ให้ติดตงั้ โปรแกรม”Fox9Library.exe“ (CD-ROM:\\InstallFile\\SetupFile\\swprequirement\\)

5. CD-ROM อาจมีปัญหา ให้ลองคดั ลอก (copy) ไฟล์ทงั้ หมดไปไว้ ในฮาร์ดดสิ แล้วตดิ ตงั้ โปรแกรมจากฮาร์ดดสิ โดยคลกิ ที่ไฟล์ Setup.exe หรือ Setup.bat 6. มีการกาหนดสิทธิ์ไว้ที่ Window ให้เป็ น User Account แบบ Limited คอื หาก UserAccount ที่ใช้ Log in เข้า Windows เป็ น User ที่ไม่ได้ ตงั้ สทิ ธิไว้จะไมม่ ีสทิ ธิ์ในการตดิ ตงั้ โปรแกรมใดๆ 7. โปรแกรม Windows ที่ติดตัง้ ไว้แล้ว ไม่ได้ติดตัง้ ไว้ที่ Drive C:\\WINDOWS 8. โปรแกรม Windows ติดตงั้ แบบ Ghost ไม่ได้ Setup จากแผ่น Windows ทาให้อาจเกิด Error เมื่อเข้าโปรแกรม หรือเม่ือใช้งาน

การยกเลกิ หรือถอนการติดตงั้ โปรแกรมออกทาได้โดยลบไฟล์ ดงั นี ้ 1. ไฟล์โปรแกรม ซงึ่ ปกติจะกาหนดไว้ท่ี C:\\Program Files\\ช่ือ โปรแกรม.WIN เชน่ C:\\ProgramFiles\\SMARTBIZALL.WIN 2. ไฟล์ข้ อมูล ซึ่งปกติจะกาหนดไว้ ท่ี C:\\ช่ือ โปรแกรม.WIN\\FMDATA เชน่ C:\\SMARTBIZ.WIN\\FMDATA

โปรแกรมโดยทว่ั ไปจะให้ทาการลงทะเบียนทันทีเม่ือติดตัง้ เสร็จ สาหรับโปรแกรมนีส้ ามารถใช้งานโดยไม่ลงทะเบียนได้ แต่เมื่อครบ 6 เดือน จะต้องทาการลงทะเบียน Online ซงึ่ ทาเพียงครัง้ เดียวเท่านนั้ หาก ผู้ใช้งานลืมลงทะเบียน ภายใน 6 เดือน เม่ือเข้าใช้ งานโปรแกรมจะ เปล่ียนเป็ น Mode “Read Only” ซง่ึ ทาให้ View รายการเดิมได้ แต่ไม่ สามารถเพ่ิมรายการใหม่ หรือแก้ไขรายการเก่าได้ จึงแนะนาว่าควร ลงทะเบียนก่อนครบ 6 เดือน โดยต้องตอ่ Internet ไว้ด้วย

1. เข้าตาม Work Flow ท่ีโปรแกรมเตรียมให้ วิธีนีเ้หมาะสาหรับผ้เู ริ่ม ใช้งานโปรแกรม ประกอบด้วย Overview Flow แสดงภาพรวมการใช้งาน โปรแกรม และ Work Flow ของ 8 ระบบหลกั ซง่ึ จะเน้นการทางานในขนั้ ตอน การเตรียมฐานข้อมลู การบนั ทึกยอดยกมาเมื่อเร่ิมต้นใช้งานครัง้ แรก และการ บนั ทกึ รายการค้า 2. เข้าตาม My Work Flow คอื Work Flow ท่ีผ้ใู ช้งานจดั ทาขึน้ มาเอง ได้ หรือได้รับการออกแบบมาจากท่ีปรึกษา หรือผ้วู างระบบบญั ชีคอมพิวเตอร์ ออกแบบไว้เพ่ือทางานเฉพาะ ซง่ึ ผ้ใู ช้งานสามารถออกแบบ Work Flow เองได้ ไม่จากดั และออกแบบ Work Flow ได้หลาย Level ซงึ่ การมี My WorkFlow จะ ช่วยลดการเรียนรู้ของพนักงานใหม่ ทาให้พนักงานใหม่สามารถทางานตาม ขนั้ ตอนท่ีถกู ต้องได้โดยเดินตาม My Work Flow ท่ีวางระบบเอาไว้

3. เข้าตาม Menu เหมาะกบั การพิมพ์รายงานและ Export File ตา่ งๆ เนื่องจากโปรแกรมมีรายงานให้เลือกใช้จานวนมาก อาจใสใ่ น Work Flow แบบที่ 1 ได้ไม่หมด การเข้าเมนมู ี 2 ตาแหน่ง คือ เมนดู ้านล่าง เป็ น วิธีการเข้าแบบเมนทู ่ีแนะนาให้ใช้ และเมนดู ้านบน 4. เข้าโดยการค้นหาด้วยรหัสเมนู (Short cut) โดยการพิมพ์ รหสั เมนู ที่ชอ่ ง Search menu แล้วกดป่ มุ ค้นหา

การ Copy ข้อมลู เพ่ือย้ายไปทาเครื่องอื่นหรือจดั เก็บไว้ตาแหน่งอื่น และการนาข้อมลู ที่ Copy ไว้มาใช้ เป็ นการ Backup ข้อมลู วิธีหนึ่ง แตท่ าได้ รวดเร็วและง่ายกวา่ การใช้ Backup1 ในโปรแกรม สามารถทาได้โดยไมต่ ้องเข้า ใช้งานโปรแกรม Smartbiz เช่น การ Copy ข้อมลู เพ่ือต้องการย้ายไปทางาน เคร่ืองอ่ืนการ Copy ข้อมลู เก็บไว้ก่อนจะติดตงั้ โปรแกรม Version ใหม่ โดย เลือกตดิ ตงั้ แบบ Update ข้อมลู เดมิ การ Copy ข้อมลู เพื่อสง่ ให้สานกั งานบญั ชี สาหรับโปรแกรมที่ไม่รองรับ Accounting Online แบบที่มีในโปรแกรม Smartbiz เป็ นต้น 1. เปิดไดรฟ์ ท่ีเก็บข้อมลู บริษัท 2. เลือก Folder ช่ือบริษัทท่ีต้องการ 3. เลือกคาสง่ั Copy 4. เปิ ดตาแหนง่ ที่จะใช้เก็บข้อมลู ท่ีคดั ลอกมา 5. เลือกคาสง่ั Paste

เมนกู ารบารุงรักษาข้อมลู (Maintenance Data System) เป็ นเมนู สาหรับการทาสาเนาข้อมลู และการนาข้อมลู กลบั มาใช้เมื่อจาเป็ น รวมทงั้ การ จดั เรียงข้อมลู และการสงั่ ให้โปรแกรมทาการคานวณคา่ สถิตติ า่ งๆ ใหมอ่ ีกครัง้ ได้แก่ 1. การ Backup ข้อมลู เพอ่ื ทาสาเนาข้อมลู 2. การ Restore ข้อมลู กลบั มาใช้เม่ือจาเป็ น 3. การ Reindex 4. การ Recalculate – ประมวลผลข้อมลู สถิติ 5. การ Lock ข้อมลู ห้ามแก้ไข และการยกเลกิ การ Lock ข้อมลู