ประเภทและการทำงานกับข้อมูล

โปรแกรมตารางงาน ภาควชิ าคอมพวิ เอตธ์ ุรกิจ วอศ.มค. โปรแกรมตารางงาน : ครูจุฬาลักษณ์ ถาไชยลา

64 ใบความรู้ที่ 3 การแก้ไขและการตกแตง่ ข้อมลู ผู้สอน : จุฬาลักษณ์ ถาไชยลา ***************** 1. การแก้ไขขอ้ มลู บนเซลล์ (Edit Data) - เลอื่ นไปยงั เซลลท์ ีต่ อ้ งการแกไ้ ข - พมิ พ์ข้อมูลใหมจ่ ะทับข้อมูลเกา่ ทนั ที - หรอื ดับเบิลคลิกทต่ี วั อักษรท่ีตอ้ งการแกไ้ ข แล้วแก้ไขขอ้ มลู - หรือ กดปมุ่ F2 แลว้ แกไ้ ขข้อมลู - หรอื คลิกที่ข้อมูลบนแถบสูตร แล้วแกไ้ ขข้อมูล โปรแกรมตารางงาน : ครูจฬุ าลกั ษณ์ ถาไชยลา

65 2. การคน้ หาและแทนท่ีข้อมลู 1. คลกิ แถบเมนู Home 2. คลกิ Find & Select ทอ่ี ยใู่ นกล่องขอ้ ความ Editing เมนูจะปรากฏข้นึ มา 3. คลิก Replace พิมพ์ขอ้ ความทต่ี อ้ งการค้นหา และแทนท่ี คลิก เพอ่ื ค้นหาและทนที่ทง้ั หมด ขอ้ ความเดิมจะถกู แทนทด่ี ้วยข้อความใหม่ และรายงานว่าแทนที่ทั้งหมดก่ขี อ้ ความ โปรแกรมตารางงาน : ครูจฬุ าลกั ษณ์ ถาไชยลา

66 3. การตรวจสอบความถกู ตอ้ งของข้อมูล การตรวจสอบความถูกตอ้ งของขอ้ มูลมีความสาคัญอยา่ งยิ่งเพ่ือไมใ่ หเ้ กิดการผิดพลาดในการจดั พิมพ์ ขอ้ มูล Microsoft Office Excel มีความสามารถในการตรวจสอบความถูกต้องของ ขอ้ มลู เช่น ตรวจสอบขอ้ มูลกอ่ น พมิ พ์ลงไปในเซลล์เพือ่ ตรวจสอบและปอ้ งกันการพมิ พ์ขอ้ มลู ผดิ พลาด ตรวจสอบข้อมูลที่จัดพมิ พ์ลงไปในเซลล์เพ่ือแจ้ง เตือนข้อผดิ พลาด และสามารถกาหนดเงอื่ นไขการตรวจสอบการแจง้ เตอื นตามทีต่ ้องการ 1. วิธีการตรวจสอบความถกู ต้องของขอ้ มลู ยกตวั อย่างเช่น ตวั อย่างท่ี 1. การปอ้ นข้อมูลอายุ โดยกาหนดเง่อื นไขปอ้ นเฉพาะตัวเลข 15-20 เทา่ นัน้ มีข้นั ตอนดงั น้ี 1. ใชเ้ มาส์คลกิ คลมุ ดาเซลล์ทตี่ ้องการตรวจสอบ 2. เลอื กแท็บข้อมูล (Datat) 3. เลือกแท็บ การตรวจสอบความถกู ตอ้ งของขอ้ มลู (Data Validation) 4. เลือกรายการ การตรวจสอบความถกู ต้องของข้อมลู (Data Validation…) โปรแกรมตารางงาน : ครูจุฬาลกั ษณ์ ถาไชยลา

67 5. เลือกแท็บการต้ังคา่ (Setting) 6. เลอื กจานวนเตม็ (Decimal) 7. เลือกอย่รู ะหว่าง (Between) 8. พิมพ์ตัวเลข 15 9. พมิ พต์ ัวเลข 20 10. เลือกแทบ็ ขอ้ ความท่ีใส่ (Input Message) 11. พมิ พ์ชอ่ื เร่อื งตามที่ตอ้ งการ (อายุ) 12. พมิ พข์ อ้ ความทีต่ ้องการ (15 – 20) โปรแกรมตารางงาน : ครูจฬุ าลกั ษณ์ ถาไชยลา

68 13. เลอื กแท็บการแจง้ เตอื นผิดพลาด (Error Alert) 14. เลอื กหยุด (Stop) 15. พิมพช์ อ่ื เรอ่ื ง (Title : อายุ) 16. พมิ พ์ขอ้ ความ (Error Message : 15 – 20 ปีเทา่ นั้น) 17. ตกลง (OK) คอลัมน์อายุ จะมีขอ้ ความเตือนให้ใส่ข้อมูลในช่วงทีก่ าหนด โปรแกรมตารางงาน : ครูจุฬาลกั ษณ์ ถาไชยลา

69 ตวั อยา่ งท่ี 2. การปอ้ นข้อมูลโดยกาหนดเง่ือนไขปอ้ น หมายเลขโทรศัพท์ ซ่งึ มจี านวนตวั เลข 10 ตัว เท่านนั้ 1. ใช้เมาส์คลกิ คลุมดาเซลล์ท่ตี ้องการตรวจสอบ 2. เลือกแท็บข้อมลู (Data) 3. เลือกแท็บ การตรวจสอบความถกู ต้องของข้อมูล (Data Validation) 4. เลอื กรายการ การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล (Data Validation…) 5. เลือกแท็บการตง้ั ค่า (Settings) โปรแกรมตารางงาน : ครูจฬุ าลกั ษณ์ ถาไชยลา

70 6. เลือกความยาวของขอ้ ความ (Text length) 7. เลือกเท่ากับ (Equal to) 8. พิมพต์ วั เลข 10 9. เลือกแท็บข้อความท่ีใส่ (Input Message) 10. พมิ พ์ชื่อเรือ่ งตามทต่ี อ้ งการ (โทรศพั ท)์ 11. พมิ พข์ อ้ ความทต่ี อ้ งการ (ตวั เลข 10 ตวั ) โปรแกรมตารางงาน : ครูจฬุ าลกั ษณ์ ถาไชยลา

71 12. เลอื กแทบ็ การแจง้ เตือนขอ้ ผดิ พลาด (Error Alert) 13. เลอื กหยุด (Stop) 14. พมิ พช์ ่อื เรื่อง (โทรศพั ท์) 15. พิมพ์ขอ้ ความ (ตวั เลข 10 ตัว) 16. ตกลง (OK) คอลมั นห์ มายเลขโทรศพั ท์ จะมขี อ้ ความเตือนใหใ้ สข่ ้อมูลตามท่ีกาหนด โปรแกรมตารางงาน : ครูจุฬาลกั ษณ์ ถาไชยลา

72 4. การกาหนดรปู แบบและขนาดตวั อกั ษร เพ่ือให้ขอ้ ความที่กรอกไว้ในเซลลต์ า่ งๆบนเวิรก์ ชตี สามารถจดั รูปแบบให้เหมาะสมตามความต้องการ ซ่ึง นอกจากจะทาใหเ้ กดิ ความสวยงามแลว้ ยังใชเ้ พื่อเน้นถึงความสาคัญของขอ้ มลู ดว้ ย เช่น การทาหวั ข้อรายการเปน็ ตวั หนา และใหญก่ วา่ เน้อื หาปกตเิ ปน็ ต้น ซงึ่ การจดั การรูปแบบขอ้ ความสามารถทาได้ดังนี้ 1. เลอื กเซลล์ลช์ ว่ งของเซลล์ข้อความ หรืออักขระที่ตอ้ งการจัดรปู แบบ 2. บนแท็บ หนา้ แรก ในกลุ่ม แบบอักษร ให้ทาดงั ต่อไปน้ี 2.1 เม่อื ต้องการเปลี่ยนแบบอกั ษร ใหค้ ลิกแบบอกั ษรท่ีคุณตอ้ งการในกลอ่ ง แบบอักษร 2.2 เม่ือตอ้ งการเปล่ยี นขนาดแบบอกั ษร ให้คลิกขนาดแบบอกั ษรทค่ี ุณต้องการในกลอ่ ง ขนาดแบบ อักษร หรือคลกิ เพ่ิมขนาดแบบอักษร หรอื ลดขนาดแบบอกั ษรจนกวา่ ขนาดที่คณุ ตอ้ งการจะแสดงขนึ้ ในกล่อง ขนาด แบบอักษร วิธีกาหนดลกั ษณะตัวอักษร 1. เลือกตาแหน่ง A1 เพอ่ื เปลยี่ นขนาดชื่อเรือ่ ง 2. กาหนดลักษณะตัวอักษร เป็นชนิด Th Saraban PSK โปรแกรมตารางงาน : ครูจุฬาลกั ษณ์ ถาไชยลา

73 3. เลือกขนาดอักษร 24 ตัวหนา ตวั เอยี ง จะได้ผลลพั ธ์ ดงั นี้ การจดั แนวดว้ ยเครอ่ื งมือบนแท็บรบิ บอน ในแท็บหนา้ แรก มีกลมุ่ การจดั แนวสาหรับจดั ตาแหนง่ ขอ้ ความ เชน่ ชดิ บน กึง่ กลาง ชดิ ล่าง ชดิ ซ้าย ชิดขวา เป็นต้น วิธกี ารจดั แนว 1. ขยายความกวา้ งของแถวท่ี 1 ให้มากขึน้ โดยนาเคอร์เซอรไ์ ปวางไวท้ ี่เสน้ ระหวา่ งแถวที่ 1 และท่ี 2 สงั เกตเห็นเคอรเ์ ซอรเ์ ปล่ยี นเป็นรปู ลูกศร 2 ทางชี้บน-ล่าง แล้วกดเมาส์คา้ งและลากขยายลงมาพอประมาณ โปรแกรมตารางงาน : ครูจฬุ าลกั ษณ์ ถาไชยลา

74 2. คลกิ ที่ตาแหน่ง A1 และพมิ พ์คาว่า “รหัสประจาตัว” 3. กดปุ่ม Ctrl + Enter 4. บนแทบ็ หน้าแรก ไปทก่ี ลุ่มจดั แนว และลองคลิกป่มุ คาสงั่ ในกลมุ่ น้ี เช่น ปมุ่ จดั ชิดดา้ นบน ปุ่มจัดตรงกลาง ปมุ่ กง่ึ กลาง ปมุ่ การวางแนว เปน็ ต้น 5. มกี ารเปลย่ี นแปลงตาแหน่งเมอ่ื คลิกป่มุ ตา่ ง ๆ ในลกั ษณะตา่ ง ๆ กัน ตามป่มุ ที่คลิก เช่น ผลการคลกิ ปมุ่ จดั ตรงกลางและการวางแนว มีดงั น้ี โปรแกรมตารางงาน : ครูจุฬาลกั ษณ์ ถาไชยลา

75 การเปลี่ยนรปู แบบและลกั ษณะตวั อกั ษร โดยใช้ การจัดรปู แบบเซลล์ ใน Excel มหี น้าจอสาหรบั จัดรูปแบบเซลล์ โดยเฉพาะ ซงึ่ รวมการกาหนดรูปแบบหลายลักษณะไว้ดว้ ยกัน ซ่ึงมี วธิ ีการ ดังน้ี 1. ตาแหนง่ A1 พิมพ์คาว่า คะแนนสอบกลางภาค 2. กดปมุ่ Ctrl + Enter เพอ่ื เปลยี่ นสถานะจากการปอ้ นคา เปน็ พรอ้ ม และจะสังเกตเหน็ วา่ กรอบสีเ่ หล่ยี ม ยงั คงอยูท่ ตี่ าแหน่ง A1 เหมือนเดมิ 3. คลิกขวาท่ี A1 และเลือก จดั รปู แบบเซลล.์ .. (Format Cells…) โปรแกรมตารางงาน : ครูจฬุ าลกั ษณ์ ถาไชยลา

76 4. จะเกิดเมนูยอ่ ย ซงึ่ สามารถเลอื กลักษณะตา่ ง ๆ ใน เซลล์ ได้  ตวั เลข (Number) คอื การกาหนดรูปแบบตวั เลข เชน่ จะใหม้ ที ศนิยมก่ตี าแหน่ง จดั รปู แบบเปน็ วนั ท่ี หรอื สกลุ เงิน เป็นต้น  การจัดแนว (Alignment) คือ การส่ังชดิ ซ้าย ชิดขวา หรอื จดั กง่ึ กลาง เซลล์ อกั ษรแนวตัง้ แนว เอียง หรือถ้าข้อความยาวเกินไปจะจดั การอย่างไร เชน่ ย่อให้เลก็ ลง หรือผสานเซลลใ์ ห้ครอบคลมุ ขอ้ ความทง้ั หมด เป็นตน้  แบบอกั ษร (Font) คอื การกาหนด ชนิดตัวอักษร (fonts) ลักษณะ และขนาด ตลอดจนสีของ ตัวอกั ษร โปรแกรมตารางงาน : ครูจฬุ าลกั ษณ์ ถาไชยลา

77  เส้นขอบ (Border) คือ การกาหนดลักษณะเสน้ ขอบ ของเซลลน์ น้ั ๆ ใช้สาหรับการกาหนดเส้น ตาราง หรอื เส้นใต้ เปน็ ตน้  การเติม (Fill) คอื การกาหนดลวดลายพ้นื หลงั และสีพืน้ หลงั  ปอ้ งกัน (Protection) คือ การกาหนดใหร้ ับหรือไม่สามารถรับข้อมูลได้ และสามารถกาหนดไม่ให้ แสดง เซลล์ นัน้ ๆ กไ็ ด้ ซึง่ จะมีผลกต็ ่อเมื่อมกี ารป้องกนั แผ่นงานไวแ้ ลว้ (โดยไปท่ี แท็บ “ กลุ่ม “ตรวจทาน” ปมุ่ “ป้องกันแผน่ งาน”) การจัดตัวหนังสือเอยี ง การพิมพ์ตวั หนงั สือเอยี ง หรอื เรียงตามแนวตั้ง สามารถทาได้จากหนา้ ตา่ ง การจัดรปู แบบเซลล์ ของ Excel ดังนี้ 1. พิมพข์ อ้ ความท่ีตอ้ งการ และคลกิ ขวาที่ เซลล์ น้ัน 2. คลิกขวา เลือก จัดรปู แบบเซลล.์ .. 3. คลิกเลอื กแท็บ การจดั แนว 4.คลิกเลอื่ นทิศทางของเข็ม ในกลุ่ม การวางแนว ตามองศาทตี่ อ้ งการ 5. จะไดต้ วั หนังสือเอียง ตามตอ้ งการ โปรแกรมตารางงาน : ครูจฬุ าลกั ษณ์ ถาไชยลา

78 6. การเปลี่ยนแบบอักษร เลือกท่แี ทบ็ Font 5. การแทรกแถวและคอลมั น์ โปรแกรมตารางงาน : ครูจฬุ าลกั ษณ์ ถาไชยลา

79 5.1 แทรกแถว (Row) 1. คลิกเลอื กแถวทต่ี ้องการแทรก (เลือกแถวเดียวหรอื หลายแถวได)้ 2. คลิกแท็บ Home (หนา้ แรก) 3. คลิกป่มุ Insert (แทรก) 4. จะมีแถวว่างเพิ่มขน้ึ ด้านล่าง สามารถพมิ พขอ้ มูลที่ตอ้ งการแทรกได้ 5.2 แทรกคอลมั น์ (Column) โปรแกรมตารางงาน : ครูจฬุ าลกั ษณ์ ถาไชยลา

80 1. คลิกเลือกคอลัมนท์ ่ีต้องการแทรก (เลอื กคอลัมน์เดยี วหรอื หลายคอลมั น์ได)้ 2. คลกิ แท็บ Home (หน้าแรก) 3. คลกิ ปมุ่ Insert (แทรก) 4. จะมีคอลัมนว์ ่างเพมิ่ ขนึ้ ดา้ นขวา สามารถพมิ พข้อมลู ที่ตอ้ งการแทรกได้ 5.3 การแทรกขอ้ มลู หรือแทรกเซลล์ มขี ้ันตอนดงั น้ี โปรแกรมตารางงาน : ครูจุฬาลกั ษณ์ ถาไชยลา

81 - คลุมบริเวณเซลล์ท่ตี ้องการแทรก - เลอื กเมนู หน้าแรก (Home) เลือกแทรก (Insert) เลอื ก แทรกเซลล์ (Insert cell) ประเภทการแทรก 1. แทรกแล้วเลื่อนเซลล์ไปทางขวา 2. แทรกแลว้ เลือ่ นเซลล์ลง 3. แทรกแถวท่ีเลอื กทง้ั แถว 4. แทรกคอลมั นท์ ี่เลือกทงั้ คอลัมน์ 6. การซ่อน/แสดง แถวและคอลัมน์ การซ่อน/แสดงแถวและคอลัมนน์ นั้ มกั จะทาเพอ่ื ไม่ใหแ้ สดงข้อมูลทต่ี อ้ งการ แต่เป็นการอา้ งอิงขอ้ มูลนนั้ และ ยังชว่ ยในการทางานไดส้ ะดวกย่งิ ข้นึ การซ่อนแถว วิธที ่ี 1 1. คลิกเลือกแถวที่ตอ้ งการซ่อน เช่น แถวที่ 5 2. คลิกที่แท็บ Home (หน้าแรก) 3. เลอื กปุ่มคาสั่ง Format (รูปแบบ) ซึ่งอย่ใู นกลุ่มของ Cell (เซลล)์ จะมีคาสงั่ ย่อย Visibility (การมองเหน็ ) ใหเ้ ลอื ก Hide & Unhide (ซอ่ นและยกเลกิ การซ่อน)และคลิกเลอื กคาส่ัง Hide Rows (ซ่อนแถว) โปรแกรมตารางงาน : ครูจุฬาลกั ษณ์ ถาไชยลา

82 วธิ ีท่ี 2 1. คลิกเลอื กแถวทตี่ อ้ งการซ่อน เชน่ แถวที่ 5 2.คลิกขวาแถวทเ่ี ลือก จะปรากฏเมนลู ัด ให้คลกิ เลือก Hide (ซอ่ น) ทง้ั 2 วธิ จี ะไดผ้ ลลัพธ์ ดังนี้ โปรแกรมตารางงาน : ครูจฬุ าลกั ษณ์ ถาไชยลา

83 การแสดงแถว หลงั จากท่ีซอ่ นแถวแลว้ หากต้องการทจี่ ะแสดงแถวนน้ั ให้ปฏบิ ัติดังน้ี 1.คลิกเลอื กช่วงระหว่างของแถวทท่ี าการซอ่ น (ในทน่ี ซี้ ่อนแถวที่ 5 ไว้ ให้เลือกแถวท่ี 4 ถึงแถวที่ 6) 2.คลิกที่แท็บ Home (หน้าแรก) เลอื กปุม่ คาสง่ั Format (รปู แบบ) ซึ่งอยใู่ นกล่มุ ของ Cell (เซลล์) จะมคี าสั่ง ยอ่ ย Visibility (การมองเหน็ ) ใหเ้ ลอื ก Hide & Unhide (ซอ่ นและยกเลกิ การซอ่ น) และคลกิ เลอื กคาสัง่ Unhide Rows (ยกเลิกการซอ่ นแถว) หรือ 3.คลิกขวาทีแ่ ถวท่ีเลือก แลว้ คลิกคาสง่ั unhide (ยกเลกิ การซ่อน) จะแสดงแถวที่ 5 กลับคนื มาเหมือนเดิม โปรแกรมตารางงาน : ครูจฬุ าลกั ษณ์ ถาไชยลา

84 การซอ่ นคอลมั น์ 1.คลกิ เลือกคอลัมน์ทต่ี อ้ งการซ่อน (คอลัมน์B) 2.คลกิ ทีแ่ ทบ็ Home (หนา้ แรก) เลือกป่มุ คาสั่ง Format (รูปแบบ) ซึ่งอยใู่ นกลุม่ ของ Cell (เซลล์) จะมคี าสง่ั ย่อย visibility (การมองเหน็ ) ใหเ้ ลอื ก Hide & Unhide (ซ่อนและยกเลิกการซ่อน) และคลกิ เลอื กคาสั่ง Hide Columns (ซอ่ นคอลัมน์) หรือ 3.คลิกขวาทีค่ อลมั น์ท่เี ลอื ก จะปรากฏเมนูลดั ให้คลิกเลือก Hide (ซ่อน) โปรแกรมตารางงาน : ครูจุฬาลกั ษณ์ ถาไชยลา

85 ผลลัพธ์จากการซ่อนคอลมั น์ การแสดงคอลัมน์ เม่อื มีการซอ่ นคอลัมนแ์ ลว้ และต้องการท่ีจะแสดงคอลมั น์ใหป้ ฏิบตั ิดังน้ี 1.คลกิ เลอื กชว่ งระหว่างคอลมั น์ท่ที าการซอ่ น (จากตัวอยา่ งการซอ่ นคอลมั น์ ให้เลือก ระหว่างคอลมั น์ A ถึง คอลมั น์ C ) 2.คลิกท่ีแท็บ Home (หนา้ แรก) เลอื กปุม่ คาสัง่ Format (รปู แบบ) ซึ่งอยู่ในกลุ่มของ Cells (เซลล)์ จะมี คาส่งั ย่อย Visibility (การมองเหน็ ) ให้เลือก Hide & Unhide (ซอ่ นและยกเลิกการซอ่ น) และคลกิ เลือกคาสั่ง Unhide Columns (ยกเลิกการซ่อนคอลมั น์) โปรแกรมตารางงาน : ครูจุฬาลกั ษณ์ ถาไชยลา

86 หรือ 3.คลกิ ขวาที่คอลมั นท์ ่เี ลอื ก แลว้ คลิกคาส่งั Unhide (ยกเลิกการซ่อน) คอลัมน์ B จะถกู แสดง โปรแกรมตารางงาน : ครูจุฬาลกั ษณ์ ถาไชยลา

87 7. การเพิม่ แผน่ งาน (Worksheet) เมื่อเปดิ ใช้โปรแกรม Microsoft excel แผน่ งานที่ถกู กาหนดไว้ในสมดุ งานมี 3 แผ่นงาน ถ้าไมเ่ พียงพอสามารถ เพิ่มแผน่ งานข้นึ มาได้อกี สูงสูด 256 แผน่ งานต่อ 1 สมดุ งาน โดยมีข้ันตอนดงั ตอ่ ไปน้ี วธิ กี ารเพ่ิมแผน่ งาน วธิ ีท่ี 1 การใช้แท็บเมนูคาสง่ั สามารถปฏบิ ัตไิ ดด้ ังน้ี 1.คลกิ ท่ีแทบ็ Home (หนา้ แรก) 2.เลือกปุ่มคาสั่ง Insert (แทรก) มีคาส่งั ย่อยใหเ้ ลือกท่คี าสั่ง Insert Sheet (แทรกแผน่ งาน) 3.จะปรากฏ Sheet4 ให้อัตโนมตั ิ โดยจะแทรกอยู่หนา้ แผ่นงานทีผ่ ใู้ ช้ทางานอยู่ (ดงั ภาพ) วธิ ีท่ี2 การใชเ้ มนลู ดั (คลิกขวา) สามารถปฏบิ ัติได้ดงั นี้ 1.คลกิ เลือก Sheet ท่ตี ้องการจะแทรก (คลกิ ท่ี Sheet1 ดังภาพ) 2.คลิกขวา จะปรากฏเมนูลัด เลือก Insert… (แทรก) 3.จะปรากฏ Dialog Box ใหเ้ ลอื กแท็บ General 4.จากนั้นใหเ้ ลอื ก Worksheet 5.คลิกที่ป่มุ OK โปรแกรมตารางงาน : ครูจุฬาลกั ษณ์ ถาไชยลา

88 6.จะปรากฏ Sheet5 ให้อัตโนมัติโดยจะแทรกอยู่หนา้ แผน่ งานทก่ี าลงั ทางานอยู่ โปรแกรมตารางงาน : ครูจฬุ าลกั ษณ์ ถาไชยลา

89 วิธที ี่ 3 การใช้ปุ่ม Icon รปู Insert Worksheet สามารถปฏิบัตดิ ังนี้ 1.คลิกเลือกท่รี ปู Icon Insert Worksheet (แทรกแผ่นงาน) 2.จะปรากฏ Sheet6 ให้อตั โนมตั ิ โดยจะแทรกอยตู่ อ่ ท้ายของแผ่นงานสุดท้ายทมี่ อี ยใู่ นสมดุ งาน (หากมีการ ใชป้ ุ่ม Icon Worksheet ไปเรอ่ื ยๆก็จะเพ่มิ อยตู่ อ่ ท้ายแผน่ งานน้ันๆ) วิธที ี่ 4 การใช้ปมุ่ บนแปน้ พมิ พ์ สามารถปฏบิ ตั ิได้ดังน้ี 1.กดปมุ่ Shift + F11 บนแปน้ พิมพ์ 2.จะปรากฏ Sheet7 ใหอ้ ัตโนมัติโดยจะแทรกอยู่หนา้ แผ่นงานทผ่ี ูใ้ ช้ทางานอยู่ (ดงั ภาพ) 8. การเลือกใชแ้ ผ่นงาน สมดุ งาน 1 เล่ม สามารถมีแผ่นงานได้มากถึง 256 แผ่นงาน สามารถเปิดใชไ้ ดท้ ลี ะแผ่นงาน โดยใช้เมาส์คลกิ เลือกที่ชื่อแผ่นงาน โดยแผน่ งานที่กาลังใช้งานจะเปน็ แถบสีขาว สว่ นแผน่ งานอื่นๆ ที่ไมเ่ ปดิ ใชง้ านจะเป็นแถบสเี ทา (หรือถ้ามีการเปลี่ยนสใี ห้กบั ชอื่ แผ่นงานกจ็ ะเปน็ สีเข้มขน้ึ ) โปรแกรมตารางงาน : ครูจฬุ าลกั ษณ์ ถาไชยลา

90 9. การเปลี่ยนชือ่ แผน่ งาน (Tab Sheet) การเปลี่ยนชื่อของ Tab Sheet สามารถทาไดเ้ พ่อื ใหส้ อดคลอ้ งกับงานที่ทาและเพอ่ื ความสะดวกในการใชง้ าน สามารถทาได้ 3 วธิ ีดังนี้ วิธีท่ี 1 การใช้แท็บคาสง่ั สามารถปฏบิ ัติได้ดงั นี้ 1. คลิกเลือก Sheet1 ที่ตอ้ งการจะเปลยี่ นช่ือ 2. คลิกทแ่ี ท็บ Home (หนา้ แรก) เลอื กปุม่ คาสัง่ Format (รปู แบบ) จะมีคาสั่งยอ่ ยใหค้ ลกิ เลอื ก Rename Sheet (เปลีย่ นช่ือแผ่นงาน) 3. จะเกิดแถบสที ี่ Tab Sheet ทเี่ ลือก 4. พิมพ์ชอ่ื ทตี่ อ้ งการ จากนนั้ กดปมุ่ Enter จะปรากฏผลท่ีได้ (ดงั ภาพ) โปรแกรมตารางงาน : ครูจฬุ าลกั ษณ์ ถาไชยลา

91 วธิ ที ี่ 2 การใช้เมนลู ดั (คลกิ ขวา) สามารถปฏบิ ัตไิ ดด้ งั นี้ 1. คลิกเลือก Sheet ที่ตอ้ งการจะเปลี่ยนช่ือ (คลิกที่ Sheet2 ดงั ภาพ) 2. คลกิ ขวา จะปรากฏเมนูลัด เลอื ก Rename (เปล่ียนชอ่ื ) 3. จะเกดิ แถบสีที่ Tab Sheet ท่ีเลอื ก 4. พิมพช์ ื่อทีต่ อ้ งการ จากนน้ั กดปมุ่ Enter จะปรากฏผลทไ่ี ด้ (ดงั ภาพ) วิธที ่ี 3 การใช้เมาส์ สามารถปฏบิ ัตไิ ด้ดังนี้ 1.ดบั เบิลคลิกท่ี Sheet3 ทตี่ อ้ งการเปล่ยี นชื่อจะเกิดแถบสีท่ี Tab Sheet ทีเ่ ลอื ก 2.พมิ พช์ ่อื ทีต่ อ้ งการ จากน้ันกดปุม่ Enter จะปรากฏผลท่ีได้ (ดังภาพ) โปรแกรมตารางงาน : ครูจุฬาลกั ษณ์ ถาไชยลา

92 10. การลบแผ่นงาน ในกรณที ท่ี างานไปแล้วและไม่ตอ้ งการแผ่นงานนั้น สามารถลบแผ่นงานออกจากสมุดงานได้ โดยมวี ธิ ปี ฏบิ ตั ิ 2 วธิ ดี งั น้ี วิธที ่ี 1 การใชแ้ ทบ็ คาสงั่ สามารถปฏบิ ัตไิ ด้ดงั นี้ 1.คลกิ เลอื ก Sheet4 ทีต่ ้องการจะลบ 2.คลกิ ท่ีแทบ็ Home (หน้าแรก) เลือกปุ่มคาสัง่ Delete ลบ จะมีคาสั่งยอ่ ยให้คลกิ เลอื ก Delete Sheet (ลบแผน่ งาน) 3.แผ่นงานท่ีเลอื กไวจ้ ะถูกลบออกจากสมุดงาน (ดังภาพ) โปรแกรมตารางงาน : ครูจุฬาลกั ษณ์ ถาไชยลา

93 วธิ ีท่ี 2 การใช้เมนูลดั (คลิกขวา) สามารถปฏิบัตไิ ดด้ ังนี้ 1.คลิกเลอื ก Sheet5 ทต่ี ้องการจะลบท่ี Tab Sheet 2.คลกิ ขวา จะปรากฏเมนูลดั เลือก Delete (ลบ) 3.แผ่นงานทไ่ี ด้เลือกไวจ้ ะถูกลบออกจากสมดุ งาน (ดังภาพ) 11. การสลบั ตาแหน่งแผน่ งาน (Tab Sheet) เพ่ือใช้งานใน Sheet เรยี งลาดับตามทีต่ อ้ งการ ผู้ใช้สามารถเรียงลาดับกอ่ น-หลงั ให้กบั Tab Sheet ซ่งึ ทาได้ 2 วธิ ี ดงั น้ี วธิ ที ี่ 1 การใช้เมนูลัด (คลิกขวา) สามารถปฏิบัติไดด้ ังนี้ 1.คลิกเลือก Sheet รายจ่าย ทตี่ อ้ งการย้ายไปไวต้ าแหนง่ แรกสุด หน้ายอดขาย 2.คลิกเมาสค์ ้างไว้ แลว้ ทาการลากเมาสไ์ ป ณ ตาแหน่ง Sheet ทีต่ ้องการ โดย Mouse Pointer จะปรากฏ รปู จากนน้ั ปล่อยเมาส์ (ดงั ภาพ) โปรแกรมตารางงาน : ครูจุฬาลกั ษณ์ ถาไชยลา

94 วิธที ่ี 2 การใช้แท็บคาส่งั สามารถปฏิบัติได้ดงั นี้ 1.คลิกเลอื ก Tab Sheet ท่ีต้องการยา้ ย 2.คลิกที่แท็บ Home (หนา้ แรก) เลอื กปุม่ คาส่ัง Format (รูปแบบ) ทีก่ ลุ่มของ Cell (เซลล์) และในสว่ น ของ Organize Sheets (การจัดการแผน่ งาน) จะมคี าส่งั ย่อยเลอื ก Move or copy sheet…(ยา้ ยหรอื คดั ลอกแผ่นงาน) 3.จะปรากฏ Dialog Box ให้คลกิ เลือกแผน่ งานท่ีตอ้ งการยา้ ย เช่น ต้องการย้าย Sheet7 ไปไวห้ นา้ แผ่นงาน รายรบั 4.คลิกที่ปมุ่ OK sheet7 จะถกู ยา้ มาอยู่หน้า รายรับ โปรแกรมตารางงาน : ครูจฬุ าลกั ษณ์ ถาไชยลา

95 12. การซ่อนและการแสดงแผน่ งาน ถ้าไม่ตอ้ งการใหแ้ สดงแผ่นงานขึ้นมาใหบ้ ุคคลอ่นื ใชง้ านก็ใหป้ ดิ ซอ่ นลงไปด้วยขน้ั ตอนดงั นี้ วธิ กี ารซอ่ นแผน่ งาน 1. คลิกเมาสข์ วาท่ีแผ่นงานท่ีตอ้ งการซ่อน แล้วเลือกคาส่ัง ซอ่ น (Hide) 2. แผ่นงานจะถกู ปิดซ่อนลงไป เช่นต้องการซอ่ นแผน่ งาน ยอดขายสินคา้ วธิ ีการยกเลิกแผ่นงานทซี่ ่อนไว้ การยกเลกิ การซ่อนแผน่ งาน และเรียกแผ่นงานนน้ั กลบั ขึน้ มาใชง้ านอีกครั้งทาไดด้ งั น้ี 1. คลิกเมาสข์ วาบนแถบชอ่ื แผ่นงาน แลว้ เลือกคาส่งั ยกเลิกการซ่อน (Unhide) 2. เลือกแผ่นงานทต่ี ้องการแสดงขน้ึ มา 3. คลกิ ปุ่ม ตกลง (OK) แผ่นงานทีถ่ กู ซ่อนไวก้ จ็ ะแสดงข้ึนมา โปรแกรมตารางงาน : ครูจฬุ าลกั ษณ์ ถาไชยลา

96 13. การเปลีย่ นสีแผ่นงาน (Tab )Sheet เพอื่ ความสะดวกในการแยกรายละเอียดต่างๆ ของงานทที่ าได้อยา่ งเปน็ ระเบียบและใชง้ านได้อย่างรวดเรว็ ยง่ิ ข้ึน ผใู้ ช้สามารถกาหนดสใี หก้ ับ Tab Sheet ซง่ึ ทาได้ 2 วธิ ี ดงั น้ี วธิ ที ี่ 1 การใชแ้ ท็บคาสั่ง สามารถปฏบิ ตั ิได้ดงั นี้ 1. คลิกเลือก Tab Sheet (รายจา่ ย) ทต่ี ้องการจะกาหนดสี 2. คลิกท่ีแท็บ Home (หนา้ แรก) เลอื กปุ่มคาส่ัง Format (รปู แบบ) ทกี่ ลุ่มของ Cells (เซลล)์ และส่วนใน ของ Organize Sheets (การจัดการแผ่นงาน) จะมคี าสั่งยอ่ ยเลือก Tab Color (สแี ท็บ) และจะปรากฏ Dialog Box ของ Tab Color ใหเ้ ลือกสี (เลือกสแี ดง) 3. หากตอ้ งการสีเพิม่ เตมิ ใหค้ ลกิ เลอื กที่ More Colors 4. คลกิ ท่ีป่มุ OK ก็จะได้ผลตามท่ีตอ้ งการ ถา้ กาลงั ใช้แผ่นงาน จะเห็นสอี อ่ น ถา้ แผน่ งานไมถ่ ูกเลือกใช้ จะเห็นเป็นสีเข้ม โปรแกรมตารางงาน : ครูจฬุ าลกั ษณ์ ถาไชยลา

97 วิธที ่ี 2 การใช้เมนลู ัด (คลกิ ขวา) สามารถปฏิบัติไดด้ งั นี้ 1. คลิกเลือกที่ Tab Sheet (เลอื กรายรบั ) ทีต่ อ้ งการจะกาหนดสี 2. คลกิ ขวาท่ี Sheet จะปรากฏเมนลู ดั เลือก Tab Color (สีแท็บ) จะปรากฏ Dialog Box ของ Tab Color ให้เลอื กสีทต่ี อ้ งการ (เลือกสีเขียว) 3. หากตอ้ งการสีเพิม่ เตมิ ใหค้ ลกิ ท่ี More Colors 4. คลกิ ที่ปุ่ม OK ก็จะได้ผลตามท่ีต้องการ (ดงั ภาพ) 14. การปอ้ งกันแผน่ งานและยกเลกิ การปอ้ งกันแผ่นงาน วิธกี ารปอ้ งกันแผน่ งาน 1. คลิกแท็บ ตรวจทาน (Review) 2. คลิกเลือก ปอ้ งกันแผน่ งาน (Protect Sheet) 3. กาหนดรหสั ผา่ นที่ตอ้ งการ 4. คลิกปมุ่ ตกลง (OK) 5. ยนื ยันรหสั ผา่ นทีไ่ ดส้ ร้างขนึ้ 6. คลกิ ปุ่ม ตกลง (OK) โปรแกรมตารางงาน : ครูจุฬาลกั ษณ์ ถาไชยลา

98 การยกเลกิ การป้องกนั แผน่ งาน การยกเลิกการป้องกนั แผ่นงานนน้ั ทาไดด้ งั ขัน้ ตอนตอ่ ไปน้ี วิธีการยกเลิกการป้องกันแผ่นงาน 1. คลกิ แท็บ ตรวจทาน (Review) 2. คลิกเลือก ยกเลิกการป้องกนั แผ่นงาน (Unprotect Sheet) 3. พมิ พร์ หัสผ่านท่ีกาหนดไว้ 4. คลิกปมุ่ ตกลง (OK) โปรแกรมตารางงาน : ครูจฬุ าลกั ษณ์ ถาไชยลา

99 15. การปอ้ งกนั เซลลข์ อ้ มูลหรอื กล่มุ เซลล์ข้อมลู การป้องกนั ขอ้ มูลบางส่วน กรณที ีต่ อ้ งการปอ้ งกันขอ้ มลู เพียงบางส่วนของชีท เชน่ ป้องกันส่วนทไ่ี ดก้ าหนดสตู ร การคานวณไว้ แต่สว่ นอื่น ๆ ต้องการใหส้ ามารถป้อนข้อมลู หรือแก้ไขขอ้ มลู ได้ ขั้นตอนที่ 1 : ยกเลกิ การล็อกเซลล์ทง้ั หมด โดยปกติเซลลท์ กุ เซลล์จะถูกล็อก การป้องกนั จะป้องกนั เซลลท์ ่ีล็อก ดังน้นั เมื่อต้องการปอ้ งกัน เพยี งบางสว่ นของชที จึงต้องยกเลกิ การล็อกเซลล์ทง้ั หมดกอ่ น 1. เลือกทกุ เซลล์ 2. แท็บ Home 3. เครื่องมอื Format 4. เลอื ก Lock Cell (เพอ่ื ยกเลิกการลอ็ กเซลล์) ขนั้ ตอนที่ 2 : เลอื กลอ็ กเฉพาะบางเซลล์ 1. เลอื กกลุ่มเซลล์ที่ต้องการจะลอ็ ก 2. แทบ็ Home 3. เลอื ก Format 4. เลือก Lock Cell (เพอ่ื ทาการลอ็ กเซลล์ท่ีเลอื ก) โปรแกรมตารางงาน : ครูจุฬาลกั ษณ์ ถาไชยลา

100 ข้ันตอนที่ 3 : ปอ้ งกันเซลล์ 1. แท็บ Review 2. เลือก Protect Sheet 3. กาหนดรหสั ปอ้ งกนั 4. คลกิ ปุม่ OK 5. กาหนดรหสั ปอ้ งกนั ซ้า 6. คลิกปมุ่ OK เมือ่ ปอ้ งกนั ข้อมูลแลว้ เฉพาะกลมุ่ เซลลท์ ี่ลอ็ กเท่าน้ันจะไมส่ ามารถแก้ไขข้อมลู ได้ สว่ นเซลล์อ่ืน ๆ จะทาการปอ้ น ขอ้ มลู หรอื แกไ้ ขขอ้ มูลได้ โปรแกรมตารางงาน : ครูจฬุ าลกั ษณ์ ถาไชยลา

101 16. การตรึงแถวและคอลัมน์ และยกเลิกการตรึงแนว การตรึงแถวและคอลมั นเ์ พือ่ ทวี่ ่าเม่อื เล่ือนบานหน้าตา่ งเหล่าน้นั จะคงอยู่ ส่ิงนม้ี ีประโยชน์สาหรับส่วนหัวเพือ่ ให้ เห็นส่วนหัวไมว่ า่ จะเลื่อนไปทีใ่ ดในสเปรดชีต วธิ ีการตรึงแถว 1. เลือกแถวท่ีด้านบนสุด 2. ไปท่ี มมุ มอง (View) ท่ีแถบรบิ บอน (Ribbon) ดา้ นบน 3. กดเลือกไอคอน ตรึงแนว (Freeze Panes) ตามภาพ 4. จากนั้นเลือก ตรงึ แนวแถวบนสดุ (Freeze Top Row) ตามภาพ เมื่อทาการตรงึ แถวแลว้ ทาการเล่ือนตารางลงมาดา้ นลา่ งก็จะเหน็ แถวท่ีตรงึ ไวเ้ ล่อื นตามลงมาตามภาพดา้ นลา่ ง โปรแกรมตารางงาน : ครูจุฬาลกั ษณ์ ถาไชยลา

102 วธิ กี ารตรึงคอลมั นแ์ รก 1. ไปท่ี มุมมอง (View) ท่แี ถบริบบอน (Ribbon) ดา้ นบน 2. เลอื ก ตรงึ แนว (Freeze Panes) ตามภาพ 3. จากนน้ั เลอื ก ตรงึ คอลมั น์แรก (Freeze First Column) ตามภาพ เมื่อทาการตรงึ คอลมั นแ์ ลว้ จะเหน็ เสน้ จางๆทแ่ี สดงขนึ้ ระหว่างคอลมั น์ A และ B แสดงวา่ คอลมั นแ์ รกถกู ตรงึ อยู่ ตามภาพดา้ นลา่ ง โปรแกรมตารางงาน : ครูจุฬาลกั ษณ์ ถาไชยลา

103 วิธกี ารตรึงสองคอลมั น์แรก 1. ใหเ้ ลือกคอลัมน์ที่สาม 2. ไปที่ มมุ มอง (View) ท่ีแถบรบิ บอน (Ribbon) ดา้ นบน 3. กดเลือกไอคอน ตรึงแนว (Freeze Panes) ตามภาพ 4. จากน้ันเลือก ตรึงแนว (Freeze Panes) ตามภาพ เมื่อทาการตรงึ คอลมั นแ์ ลว้ จะเหน็ เสน้ จางๆทแ่ี สดงขนึ้ ระหวา่ งคอลมั น์ B และ C แสดงวา่ สองคอลมั นแ์ รกถกู ตรงึ แลว้ ตามภาพดา้ นลา่ ง โปรแกรมตารางงาน : ครูจฬุ าลกั ษณ์ ถาไชยลา

104 วธิ กี ารเลิกตรงึ แถวและคอลัมน์ 1. ไปท่ี มุมมอง (View) ทแี่ ถบรบิ บอน (Ribbon) ด้านบน 2. กดเลือกไอคอน ตรึงแนว (Freeze Panes) ตามภาพ 3. จากนัน้ เลอื ก ยกเลิกการตรึงแนว (Unfreeze Panes) ตามภาพ 4. จะแสดงแผ่นงานครบทุกแถวและทกุ คอลมั น์ *********************** โปรแกรมตารางงาน : ครูจฬุ าลกั ษณ์ ถาไชยลา