การบริหารสถานศึกษาสไตล์ “Benchmarking”

การบรหิ ารสถานศกึ ษาสไตล์ “Benchmarking” ดร.พจน์ พจนพาณิชย์กลุ

การบริหารสถานศึกษาสไตล์ “Benchmarking” ดร.พจน์ พจนพาณิชยก์ ลุ “Benchmarking” เป็นเครื่องมือทางการบริหารจัดการ เพื่อนำ องค์กรไปสู่ความเป็นเลิศ ในการดำเนินงาน (Best Practice) โดยการนำ องค์ความรู้ทางการบริหารจัดการองค์กรของตน และผลสำเร็จจากการ ดำเนินงานของกิจการหรือองค์กรของตนไปเปรียบเทียบกับองค์กรอื่นหรือ กิจการอื่น เพื่อศึกษาข้อมูลและกลยุทธ์ในการบริหารงาน ทั้งนี้เพื่อให้ได้ แนวคดิ และขอ้ เสนอแนะ ในการกำหนดทิศทางในการปรบั ปรุงงาน และการ บริหารงานให้บรรลุผลดียิ่งขึ้น เป็นการบริหารงานโดยการศึกษาจาก ความสำเร็จของผู้อ่ืน ตามปกติแนวคิดการบริหารงานแบบ Benchmarking ถกู นำมาใช้ในองคก์ รธุรกิจเป็นส่วนใหญ่ โดยมีชือ่ เรยี กว่า “การเปรียบเทียบ ส่คู วามเป็นเลิศ” การเปรียบเทียบตามวธิ ีการของ Benchmarking สามารถ ทำได้หลายระดับ เช่น เปรียบเทียบกับคู่แข่งในธุรกิจเดียวกัน เปรียบเทียบ กับหน่วยงานในองค์กรเดียวกัน เปรียบเทียบกับหน่วยงานที่มีลักษณะการ ทำงานเหมือนกัน เปรียบเทียบกับกระบวนการผลิตของบริษัทอื่น หรืออาจ เปรียบเทียบกับนโยบายของบริษัทอื่นเป็นต้น สำหรับกรณีของการบริหาร จดั การสถานศกึ ษาแลว้ การนำแนวคิด Benchmarking มาใชใ้ นการบริหาร สถานศึกษา จะช่วยให้เกิดการพัฒนา (Development) และการ เปลย่ี นแปลง (Change) ไปสสู่ ิง่ ท่ีดกี ว่า ท้งั สภาพแวดลอ้ มทางกายภาพของ สถานศึกษา รวมทั้งบุคลากรทั้งในระดับบริหารและระดับปฏิบัติการใน สถานศึกษานั้น ๆ ในการนี้จำเป็นต้องเริ่มต้นจากกระบวนการเปรียบเทียบ (Benchmark) กับผู้ที่ดีกว่าหรือดีที่สุดเป็นอันดับแรก ซึ่งวงการบริหาร

2 ทวั่ ไปตา่ งยอมรับกนั ว่า “Benchmark” เป็นขั้นตอนมาตรฐานสากลที่ทำได้ โดยง่าย วงการศึกษาก็เช่นเดียวกัน สถานศึกษาเป็นหน่วยงานที่รับผิดชอบ ในการจดั การศึกษา และเพื่อให้การพัฒนางานเขา้ ส่มู าตรฐานทั้ง ๓ ด้าน คือ มาตรฐานด้านการบริหารโรงเรียน มาตรฐานด้านการเรียนการสอน และ มาตรฐานด้านคุณภาพนักเรียน ได้อย่างมีคุณภาพ ผู้บริหารโรงเรียน ครู คณะกรรมการสถานศึกษา และผู้เกี่ยวข้อง จึงควรแสวงหาเทคนิคและ วิธีการมาประยุกต์ใช้ให้เหมาะสมกับสถานการณแ์ ละสภาพแวดล้อมของแต่ ละท้องถิ่น และ Benchmark คือ วิธีการหนึ่งที่จะนำมาประยุกต์ใช้ในการ บริหารสถานศึกษาเพื่อเขา้ สูม่ าตรฐานท่ีกำหนดได้ ทำไมตอ้ ง Benchmarking หัวใจสำคัญของการทำ Benchmarking อยู่ตรงที่ทำให้องค์กรมี วธิ ีการปรับปรุงท่ีชัดเจน เปน็ รูปธรรม เพราะใชอ้ งค์กรท่ีเหนือกว่าเป็นตัวต้ัง และนำมาเปรียบเทียบหรือเทียบเคียง ซึ่งเป็นการเปรียบเทียบที่มิใช่การ ลอกเลียนแบบ เป็นการเปรียบเทยี บเพือ่ ใหเ้ รารู้ว่าองคก์ รของเราอยู่ห่างชน้ั กับองค์กรนนั้ ๆ แคไ่ หน และตอ้ งทำอยา่ งไรบ้างจงึ จะสามารถบรรลุเป้าหมาย ได้ตามต้องการ ซึ่งแนวทางที่ได้มาจากการรวบรวมข้อมูล ศึกษา วิเคราะห์ ถึงรูปแบบการดำเนินงาน กระบวนการ และวิธีที่องค์กรแม่แบบใช้แล้ว ประสบความสำเร็จ จากน้ันนำมาเปรยี บเทยี บกับองคก์ รของตนเพ่ือให้เขา้ ใจ ถึงข้อแตกต่าง และแนวทางปฏิบัติ เพื่อนำมาปรับปรุงการดำเนินงานของ องค์กร ด้วยวิธีการของ Benchmarking จะช่วยใหอ้ งคก์ รไดแ้ นวทางปฏิบัติ โดยลดความผิดพลาดอันอาจเนื่องมากจากการดำเนินงาน หรือการ คาดการณ์ผิด ทั้งนี้เนื่องจากองค์กรแมแ่ บบ สามารถดำเนินงานจนบรรลุผล สำเร็จมาแล้ว และยงั เป็นการช่วยประหยดั ทรัพยากรในการบริหารจัดการได้

3 อีกทางหนึ่งด้วยโดยเฉพาะวงการศึกษาที่มีสถานศึกษาหลายแห่งประสบ ผลสำเร็จในการบริหารจัดการตามเกณฑ์มาตรฐานจนได้รับรางวัลมาแล้ว ดงั นั้นการนำ Benchmarking มาใช้ในการบรหิ ารสถานศกึ ษาถอื ว่า มีความ เหมาะสมอย่างย่ิง รูปแบบของการทำ Benchmarking ในสถานศึกษา ๑. การเปรียบเทียบกับคู่แข่งขัน (Competitive Benchmarking) เปน็ การทำ Benchmarking ท่ที ำการศึกษากระบวนการทำงาน หนา้ ที่ และ กิจกรรมต่างๆ รวมทั้งการดำเนินงานและข้อมูลในมติต่าง ๆ ระหว่าง สถานศึกษาของตนกบั สถานศึกษาอ่ืน (ค่แู ข่งขนั ) ท่ีมศี ักยภาพโดยตรงเพ่ือที่ ผู้บริหารจะได้เห็นจุดอ่อนของตน ความแตกต่างในความสามารถและ ศักยภาพ ตลอดจนวิธีการดำเนินงาน เพื่อที่จะสามารถพัฒนาสถานศึกษา ของตนเองให้เทา่ เทยี มหรือเหนอื กว่าสถาบันการศึกษาต้นแบบท่ีดีท่สี ุดได้ ๒. การเปรียบเทียบภายในองค์กร (Internal Benchmarking) โดย การทำ Benchmark เปรียบเทียบกันระหว่างหน่วยงานหรือกระบวนการ ตา่ งๆ ภายในสถาบนั การศึกษา เพ่อื ทำการศกึ ษาและวเิ คราะห์ปัญหาเพ่ือให้ เป็นต้นแบบ (Prototype) ในการพัฒนาการ และเพื่อการเปรียบเทียบใน รปู แบบอืน่ ตอ่ ไป ๓. การเปรียบเทียบตามหน้าที่ (Functional Benchmarking) เป็น การเปรียบเทียบการดำเนนิ งานในแต่ละหน้าท่ี (Function) ที่เราสนใจ โดย ไมค่ ำนึงถึงความแตกต่างของความเป็นสถาบันการศึกษาหรือหน่วยงานของ องค์กร เป็นการปฏบิ ัติท่วั ทงั้ องคก์ าร เนอื่ งจากการ Benchmark ตามหน้าท่ี จะช่วยลดความยุ่งยากในการหาคู่เปรยี บเทยี บ (Benchmarking Partner)

4 ซึ่งเราสามารถคัดเลือกคู่เปรียบเทียบได้จากองค์กร หรือหน่วยงานที่มิใช่ เพียงสถาบันการศึกษาเท่านั้น แต่จะทำการเปรียบเทียบจากหน้าที่การ ปฏิบัติงาน โดยการเลือกองค์กรที่มีการปฏิบัติงานดีที่สุด (Best Practice) มาเป็นแม่แบบในแต่ละหน้าที่ ก่อนกระจายหรือขยายผลไปยังส่วนอื่นของ องคก์ ร ๔. การเปรียบเทียบทั่วไป (Generic Benchmarking) เป็นการ ดำเนินงานท ี่ ให ้คว าม สำ คั ญก ับกระบ วนการ เฉพาะ (Specific Benchmarking) เป็นการดำเนินงานที่ให้ความสำคัญกับกระบวนการ เฉพาะ (Specific Process) ที่ใช้กันอย่างทั่วไปในการจัดการศึกษาและ สถาบันการศึกษา โดยกระบวนการต่าง ๆ อาจมีการดำเนินงานที่เกี่ยวข้อง กับหลายหน้าท่ี การ Benchmark ท่วั ไปจะเป็นประโยชน์ในการบริหารและ พัฒนากระบวนการต่างของสถาบันการศึกษาให้ทันสมัยและมีประสิทธภิ าพ อยเู่ สมอ ขอ้ จำกดั ของการทำ Benchmarking ๑. ผู้บริหารสถานศึกษาไม่รู้ปัญหาที่แท้จริงของตนเอง ทำให้ไม่ สามารถกำหนดออกมาได้ว่าจะเปรียบเทียบกับอะไร หรือแก้ปัญหาด้านใด ดังนัน้ ผูบ้ รหิ ารและบคุ ลากรภายในสถานศึกษาที่จะทำการ Benchmarking ต้องรู้รายละเอียดเกี่ยวกับสถาบันการศึกษาของตนเป็นอย่างดี เพื่อจะได้ ทราบว่าตนมจี ุดเด่น หรอื จดุ ด้อยอยา่ งไร มคี วามตอ้ งการทจ่ี ะแก้ปัญหาด้าน ใด

5 ๒. สถาบนั การศกึ ษาท่ีจะเลอื กเป็นแม่แบบในการทำ Benchmarking น้นั ควรเป็นสถาบันการศึกษาที่ได้รับการยอมรับว่าประสบความสำเร็จอยู่ใน ระดับหนึ่ง เพื่อจะได้นำจุดเด่นดังกล่าวมาปรับปรุงในส่วนของ สถาบนั การศกึ ษาท่ีจะทำการปรับปรงุ ๓. ข้อมูลทีต่ ้องการจะทราบจากสถาบนั การศึกษาที่เราต้องการศึกษา อาจหามาได้หลายวิธีการ แต่วิธีที่ดีที่สุดก็คือ ข้อมูลที่ได้จากภายใน สถาบันการศึกษาแม่แบบนัน้ ซึ่งตามปกติสถาบันการศึกษาแม่แบบ มักเปน็ สถาบนั ทีไ่ ด้รบั รางวัลและมคี วามตอ้ งการเผยแผ่ข้อมูลของตนอยแู่ ล้ว ๔. ไม่เข้าใจการทำ Benchmarking อยา่ งแทจ้ ริง ผ้บู รหิ ารบางคนคิด วา่ เปน็ การลอกกระบวนการ วธิ กี ารของแม่แบบมาใช้ โดยขาดการวิเคราะห์ ให้เหมาะสมกับสถาบันการศึกษาของตน (ซึ่ง Benchmarking เป็น เครอื่ งมอื บรหิ ารสำหรับองค์กรที่ต้องการพฒั นาและปรบั ปรุงการทำงานให้มี ประสิทธิภาพมากขึ้น ดังนั้นความสำคัญของ Benchmarking อยู่ตรงที่ทำ ให้องค์กรมีแนวทางที่จะเดินไปถึงเป้าหมายอย่างชัดเจน เพราะใช้องค์กร ของต้นแบบเป็นตัวเปรียบเทียบ จากนั้นนำมาวิเคราะห์และปรับปรุงให้ เหมาะสมกับองคก์ รกอ่ นนำไปใช้) หน้าที่ของผูบ้ ริหารในการบริหารสถานศึกษาสไตล์ “Benchmarking” ๑. หน้าที่ด้านการวางแผน (Planning) หน้าที่ด้านการวางแผนเป็น หน้าที่ ที่เกี่ยวข้องกับการกำหนดเป้าหมาย (Goals) วัตถุประสงค์ (Objective) กลยุทธ์ (Strategies) และแผนงาน (Plan) เป็นการกำหนด เป้าหมายและกลยุทธ์ต่าง ๆ และจัดทำแผนงานเพื่อประสานกิจกรรมต่างๆ

6 ที่จะกระทำในอนาคต เป็นการเตรียมการเพื่อให้ประสบความสำเร็จ ลดวาม เสย่ี งที่อาจเกดิ ขน้ึ ในอนาคต ดังนั้นในการทำหน้าที่ด้านการวางแผนของผู้บริหารในการบริหาร สถานศึกษาสไตล์ “Benchmarking” ต้องมีการเทียบเคียงกับสถานศึกษา ในระดับเดียวกันกับสถานศึกษาของตนเพ่ือศกึ ษารปู แบบ และเทคนิควธิ ีการ ในการวางแผน อันจะนำไปสู่ความสำเร็จในการบริหารจัดการสถานศึกษา ของตน อาทิเช่น การกำหนดเป้าหมายในการปฏิบัติงานให้แก่บุคลากรใน สถานศึกษา โดยยึดสถานศึกษาต้นแบบเป็นหลัก และทำการกำหนด เป้าหมายสถานศึกษาของตนให้อยู่ในระดับเดียวกันหรือระดับที่ใกล้เคียง เป็นตน้ ๒. หน้าทดี่ า้ นการจัดองค์กร (Organizing) เปน็ การพิจารณาถึงงานท่ี จะต้องกระทำ ใครเป็นผู้ทำงานนั้นต้องมีการจัดกลุ่มงานอย่างไร ใครต้อง รายงานใคร และใครเป็นผู้ตัดสินใจ นั่นคือการมอบหมายหน้าที่ความ รับผิดชอบ และกำหนดสายการบงั คับบญั ชา ดังนั้นในการทำหน้าที่ด้านการจัดองค์กรของผู้บริหารในการบริหาร สถานศึกษาสไตล์ “Benchmarking” ต้องมีการเทียบเคียงกับสถานศึกษา ในระดับเดียวกันกับสถานศึกษาของตน อีกทั้งควรมีการเทียบเคียงภายใน สถาบันการศึกษาเอง เพื่อใหบ้ คุ ลากรเกิดความรูส้ ึกตื่นตวั อยู่ตลอดเวลาการ จัดสายการบังคับบัญชา ควรมีความยืดหยุ่นพร้อมรับต่อการเปลี่ยนแปลง ควรมีการศึกษาด้านการจัดโครงสรา้ งองค์กรของสถาบันการศึกษาท่ปี ระสบ ความสำเร็จในการบริหารจัดการ เพื่อนำมาปรับปรุงโครงสร้างการบริหาร องค์กรภายในสถาบันการศึกษาของตน

7 ๓ . ห น้ า ท ี ่ ใ นก า ร ช ั ก น ำ ( Leading) เ ป ็ นก า ร นำ แล ะ จ ู ง ใ จ ผู้ใต้บังคับบัญชา การสั่งการ การเลือกช่องทางการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ มากทส่ี ดุ และการขจดั ความขัดแยง้ หรอื เป็นการกระต้นุ ให้พนักงานใช้ความ พยายามอย่างเต็มที่ ที่จะทำให้เกิดความสำเร็จ รวมทั้งแก้ไขปัญหาต่างๆท่ี เกดิ ข้นึ ในการทำหน้าที่ด้านการชักนำของผูบ้ ริหารในการบรหิ ารสถานศึกษา สไตล์ “Benchmarking” นั้น ควรใช้รูปแบบการเปรียบเทียบทั่วไป (Generic Benchmarking) เป็นการดำเนินงานที่ให้ความสำคัญกับ กระบวนการเฉพาะ (Specific Benchmarking) หน้าที่ด้านการชักนำเป็น หนา้ ทท่ี างการบริหารท่ีต้องอาศัยทั้งศาสตร์ และศิลป์ในการปฏิบัติ ผู้บริหาร ควรทำการศึกษาทักษะและวิธีการจากประสบการณ์และความสำเร็จของ ผบู้ รหิ ารสถานศกึ ษาที่นำมาเป็นแม่แบบ และนำมาประยุกต์ใหเ้ ข้ากับตนเอง ทัง้ นย้ี งั ตอ้ งคำนงึ ถึงความเหมาะสมตอ่ สถานการณ์และปัจจัยแวดลอ้ มตา่ ง ๆ อีกด้วย ๔. หน้าที่ในการควบคุม (Controlling) เป็นการตรวจสอบกิจกรรม ต่างๆ ที่ได้กระทำไว้ เพื่อให้แน่ใจว่าการดำเนินงานได้เป็นไปตามมาตรฐาน หรือแผนที่วางไว้ รวมทั้งแก้ไขข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นให้ถูกต้องอีกด้วย การ ควบคุมจะนำมาซึ่งความมีมาตรฐาน และความสำเร็จของการปฏิบัติงาน และด้วยวธิ ีการท่ีหลากหลายของการควบคมุ ตามหลกั ของการบรหิ ารจัดการ หนึ่งในนั้นคือ การควบคุมด้วยการเปรียบเทียบ (Comparisons) เป็นการ เปรยี บเทียบจากมาตรฐาน หรอื คแู่ ขง่ ดังนั้นในการทำหน้าที่ด้านการควบคุมของผู้บริหารในการบริหาร สถานศึกษาสไตล์ “Benchmarking” จึงมิใช่เรื่องแปลกใหม่ แต่เป็นแนว

8 ปฏบิ ตั ิทผ่ี ูบ้ รหิ ารมีหนา้ ที่ทต่ี อ้ งกระทำ แต่การควบคมุ ด้วยการเทียบเคยี งตาม หลกั การของ Benchmarking จะเปน็ การควบคมุ ในระดับองค์กร หรือระดับ สถานศึกษาเป็นหลัก ซึ่งจะมีความแตกต่างจากการควบคุมในระดับภายใน องค์กรหรือการควบคุมระดับปฏิบัติงาน ผู้บริหารสถานศึกษาต้องการ เทียบเคียงสถานศึกษาของตนกับสถานศึกษาที่นำมาเป็นแม่แบบ และ ทำการศกึ ษาแนวทางท่สี ถานศกึ ษาแม่แบบดำเนินงานจนสามารถผ่านเกณฑ์ มาตรฐานทางการศึกษาตามระเบียบข้อบังคับ และนำมาปรับใช้กับ สถานศึกษาของตน ทั้งนี้การควบคุมด้วยการเทียบเคียงควรอยู่ในระดับ มาตรฐานเดียวกัน ยกเว้นจะเป็นการเทียบเคียงเพื่อยกระดับมาตรฐานของ ตน ก็มีความจำเป็นที่จะต้องเทียบเคียงกับกับสถานบันการศึกษาที่มี มาตรฐานที่สูงกว่า โดยมาตรฐานหลักมี ๓ ด้าน คือ มาตรฐานด้านการ บรหิ ารโรงเรียน มาตรฐานด้านการเรียนการสอน และมาตรฐานด้านคณุ ภาพ นกั เรียน โดยสรุป ผู้บริหารเป็นบุคคลที่มีความสำคัญต่อการดำรงอยู่และ พัฒนาการของสถานศึกษา สถานศึกษาจะเข้าสู่มาตรฐานทั้ง ๓ ด้าน (มาตรฐานด้านการบริหารโรงเรียน มาตรฐานด้านการเรียนการสอน และ มาตรฐานด้านคณุ ภาพนกั เรยี น) หรอื ล้มเหลวข้นึ อย่กู ับความร้คู วามสามารถ และการตัดสินใจของผู้บริหารสถานศึกษาโดยตรง ซึ่งในการบริหาร สถานศึกษาสไตล์ “Benchmarking” นั้น นอกจากหน้าที่ทางการบริหารที่ ผู้บริหารต้องปฏิบัติแล้ว ผู้บริหารควรมีบทบาทสำคัญ คือ การเป็นผู้ริเร่ิม ผู้บริหารสถานศกึ ษาจะต้องเป็นผู้นำในการเปลี่ยนแปลงและสร้างนวัตกรรม ใหม่ของสถานศึกษา และมีส่วนร่วมทั้งทางตรงและทางอ้อม ในการสร้าง องค์การเรียนรู้โดยเฉพาะการเป็นส่วนสำคัญในการวางแผนและดำเนินการ ของสถานศึกษา ผู้บริหารสถานศึกษาต้องส่งเสริมและสนับสนุนการ

9 ด ำเนินการ ข องโคร งการ พ ัฒนาสถานศึกษาอย่ างเต ็มความสามาร ถ ทั้ ง ทางตรงและทางอ้อม โดยการสนับสนุนทั้งในด้านงบประมาณ ทรัพยากร การให้ความสำคัญและกำลังใจแก่บุคลากรในสถานศึกษา และที่ขาดไม่ได้ คือ การเป็นต้นแบบหรือตัวแบบเพื่อการเทียบเคียง (Benchmarking) ที่ดี ให้แก่บุคลากรในสถานศึกษา เพื่อให้บุคลากรในสถานศึกษามองเห็นภาพที่ เป็นรูปธรรม และกล้าที่จะปฏิบัติตาม อันจะนำไปสู่ความสำเร็จของการ บริหารสถานศึกษาสไตล์ “Benchmarking” ต่อไป

10 อา้ งองิ บญุ ดี บุญญากจิ และกมลวรรณ ศิริพานชิ . (๒๕๔๕). Benchmarking ทางลดั ส่คู วาม เปน็ เลศิ ทางธรุ กจิ . (พมิ พค์ ร้ังที่ ๒). กรงุ เทพฯ: อินโนกราฟฟกิ ส์. พจน์ พจนพาณชิ ยก์ ุล. (๒๕๔๘). เอกสารบรรยายสรุปวชิ าการจดั การ. ปราจนี บุรี: ม.ป.ท. พีรศักด์ิ วรสุนทโรสถ. (๒๕๔๔). วัดรอยเท้าช้าง (พมิ พ์คร้งั ท่ี ๔). กรงุ เทพฯ: ศรเี มือง การพมิ พ์. สถาบันพัฒนาวสิ าหกิจขนาดกลางและขนาดยอ่ ม. (๒๕๕๓). องคค์ วามรใู้ นการ ประกอบธุรกจิ : Benchmarking. คน้ เมอื่ ๘ กรกฎาคม ๒๕๕๓, จาก http://www.ismed.or.th/SME/