ABS - Carga Masiva Encabezado Lista de Precios

GUÍA DE USUARIO CARGA MASIVA ENCABEZADO LISTA DE PRECIOS Cliente Decameron All Inclusive Hotels and Resorts Fase de implementación: Diseño Nombre del proyecto: Somos+ ERP UNA SOLUCION QUE NOS INTEGRA Equipo de proyecto: Elisa García Carlos Torreblanca Sandra Moreno Francy Angulo Fátima Mejía Diana Triana Emirson Obando Nidia Alarcón Zaida Angarita Yanina Silva Angélica Watts Versión: 1.0 Fecha: Contenido NOMENCLATURA DEL DOCUMENTO ................................................................................................. 3 CARGA MASIVA ENCABEZADO LISTA DE PRECIOS............................................................................. 4

Tipo NOMENCLATURA DEL DOCUMENTO Transacciones Descripción Una transacción es cualquier intercambio financiero entre su negocio y sus clientes o proveedores. Las transacciones se crean a partir de registros o se introducen en formularios. Cada transacción genera un flujo de dinero entre ciertas cuentas y se registra en libros diarios y mayores contables. Se define como entidad cualquier Cliente, Cliente potencial, Cliente Interesado, Entidades/Maestros Empleado, Proveedor creado en el sistema. Información adicional que permite tener un mejor entendimiento del proceso que se va a detallar. Especificaciones técnicas que se recomienda seguir para un mejor manejo del sistema. Roles involucrados en cada uno de los procesos. Símbolo de Recordatorios. Se mostrará una ayuda (Tip) para facilitar el manejo dentro de la herramienta. Símbolo que identifica que un campo es obligatorio, si no se llenan estos * campos el sistema no me permitirá continuar con el proceso. Marcar o desmarcar un campo de verificación (check box). Campo de selección única. Símbolo que hace referencia a poder editar el registro. Identifica que un campo es de lista, se podrá seleccionar un valor dentro de esa lista. Dentro de los formularios podemos encontrar campos de fecha, este símbolo indica que el sistema muestra un calendario para facilitar la selección de la fecha. Identifica que un campo es de lista, se podrá dar click y hacer una búsqueda del valor de lista por el nombre.

Identifica la creación de nuevos valores de lista, únicamente los roles con el permiso de creación de valores de lista podrán visualizar este símbolo. Link a un registro, se abrirá el registro en modo Ver. CARGA MASIVA ENCABEZADO LISTA DE PRECIOS Cerrar Contrato Es posible generar cargas masivas de Listas de Precios. En este manual revisaremos la Carga Masiva del Encabezado de las Listas de Precio Pasos a seguir: 1 Primero se debe preparar el archivo Excel con los datos de los registros a cargar 2 Para la carga del encabezado se debe indicar en cada columna: • Subsidiaria • Proveedor • Ubicación • Contrato, en caso de requerirse 3 Se sugiere cargar los datos anteriores con el ID generado por el sistema, debido a que es más ágil y directa la carga de los registros 4 Una vez se ha llenado la información requerida, guardar el archivo en formato CSV (comma separated value : valores separados por coma) 5 Para realizar el cargue del archivo ir por : Configuración>Importar/Exportar>Importaciones Guardadas CSV 6 El sistema despliega la lista de las Importaciones Guardadas 7 Seleccionar la Importación llamada: “Cargue Encabezado Lista de Precios” 8 El sistema despliega la información de esta Importación Guardada 9 Confirmar el mapeo de los campos, y que el external ID del archivo esté mapeado con el external ID del registro en el sistema Es posible editar el archivo CSV resultante de la Importación, para consultar los registros cargados exitosamente o los errores presentados

10 Al terminar el mapeo, el sistema indica que se está ejecutando la importación. 11 Una vez terminada la importación, el sistema muestra el resultado, indicando cuántos registros se subieron exitosamente El archivo para Carque del Encabezado de la lista de precios debe contener : External ID (consecutivo), Subsidiaria, Proveedor, Ubicación y Contrato en caso de requerirse Se recomienda cargar con los IDs de estos campos para que el cargue sea mas eficiente

Los IDs de arriba corresponden a los datos que aparecen aqui (solo informativos) Guardar el archivo en formato CSV, en este caso se guardan solo los 3 primeros registros que son los que se desean cargar

Eliminar estas filas que no aplican Dejar solo los 3 registros a cargar

Para Consultar el ID de los Proveedores vaya por Listas >> Relaciones >> Proveedores El sistema despliega la Lista de Proveedores registrados, y en la Columna de ID Interno se puede verificar el número de ID que le corresponde al Proveedor

Para Consultar los IDs de Subsidiarias vaya por Configuración >> Empresa >> Subsidiaria El sistema despliega la lista de Subsidiarias configuradas Al lado izquierdo del nombre de la Subsidiaria, aparece el ID Interno

Para Consultar los IDs internos de las Ubicaciones, vaya por Configuracion >> Empresa >> Ubicaciones El sistema despliega las Ubicaciones configuradas y al lado izquiero aparece el número de ID Interno de la Ubicación Los anteriores corresponden a los external IDs que se incluyen en el archivo de carga masiva

El Rol Autorizado es DEC- Comprador Para importar un archivo en formato CSV ir por : Configuración>Importar/Exportar>Im portaciones Guardadas CSV El sistema despliega una nueva ventana

El sistema muestra la lista de las importaciones guardadas Seleccionar la importación guardada llamada: \"Cargue Encabezado Lista de Precios\"

Se despliega la información de la importación Seleccionar el archivo de carga CSV preparado anteriormente con la información del Encabezado de las Listas de Precio a cargar

Seleccionar el Archivo Archivo CSV previamente preparado Continuar

Indicar que se van a adicionar registros Continuar

Validar el mapeo de los campos a cargar El sistema muestra los campos mapeados

Mapear el External ID del Archivo, con el External ID del registro en el sistema Continuar

Continuar El sistema confirma que se inicia el procesamiento

El sistema indica que se subieron correctamente 3 registros Se puede ver la respuesta en el CSV. En caso que no se hubieran cargado los registros, en este archivo aparecen los errores

Ver el archivo En el excel se indica que se cargaron todos los registros de forma satisfactoria

De esta forma se cargan todos los registros