GUIA DE USUARIO LEGALIZACIÓN CAJAS MENORES

GUÍA DE USUARIO Cliente Decameron All Inclusive Hotels and Resorts Nombre del proyecto: Somos+ ERP UNA SOLUCION QUE NOS INTEGRA Fase de implementación: Diseño Equipo de proyecto: Elisa García Francy Angulo Fátima Mejía Nidia Alarcón Zaida Angarita Jackson Suarez Yanina Silva Versión: 1.1 Fecha: 05 de noviembre 2019 1

CONTENIDO CONTENIDO ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2 Proceso Apertura Cajas Menores ---------------------------------------------------------------------------------------- 3 2

APERTURA Y LEGALIZACIÓN DE CAJAS MENORES Proceso Apertura y Legalización de Cajas Menores Esta transacción se utiliza para realizar la Apertura de la Caja Menor y legalización de la Caja Menor ❖ Tesorería Corporativa ❖ Custodio de Caja ❖ Cuentas por Pagar Pasos a seguir NOMENCLATURA DEL DOCUMENTO Tipo Descripción Transacciones Una transacción es cualquier intercambio financiero entre su negocio y sus clientes o proveedores. Las transacciones se crean a partir de registros o Entidades se introducen en formularios. Cada transacción genera un flujo de dinero entre ciertas cuentas y se registra en libros diarios y mayores contables. Se define como entidad cualquier Cliente, Cliente potencial, Cliente Interesado, Empleado, Proveedor creado en el sistema. Información adicional que permite tener un mejor entendimiento del proceso que se va a detallar. Especificaciones técnicas que se recomienda seguir para un mejor manejo del sistema. Usuario involucrados en cada uno de los procesos. Símbolo de Recordatorios. Se mostrará una ayuda (Tip) para facilitar el manejo dentro de la herramienta. * Símbolo que identifica que un campo es obligatorio, si no se llenan estos campos el sistema no me permitirá continuar con el proceso. Marcar o desmarcar un campo de verificación (check box). Campo de selección única. 3

Símbolo que hace referencia a poder editar el registro. Identifica que un campo es de lista, se podrá seleccionar un valor dentro de esa lista. Dentro de los formularios podemos encontrar campos de fecha, este símbolo indica que el sistema muestra un calendario para facilitar la selección de la fecha. Identifica que un campo es de lista, se podrá dar click y hacer una búsqueda del valor de lista por el nombre. Identifica la creación de nuevos valores de lista, únicamente los Usuario con el permiso de creación de valores de lista podrán visualizar este símbolo. Link a un registro, se abrirá el registro en modo Ver. Usuario que genera la solicitud 1. Coloque el puntero del mouse sobre la sección de Transacciones, Empleados, Informes de gastos 4

2. Abre el formulario 3. Se despliega la lista de EMPLEADO 4. Se diligencia la fecha del día que se está realizando la transacción 5. La Fecha de Vencimiento es un campo automático 6. Se selecciona el check box 7. El campo Método de Pago, es heredado de los datos del Empleado, si para esta transacción es necesario cambiar el Método de Pago, se despliega el campo y se selecciona 8. En la columna del campo Categoría desplegar la lista 5

9. Se elige la Categoría 10. Se Selecciona la MONEDA de la factura 11. En el campo IMPORTE, se escribe el Valor de la factura 12. Se diligencia el campo NOTA, se escribe un concepto de la factura 6

13. En el campo TERCERO, se selecciona el tercero de la factura 14. Se adjunta el archivo en el campo “adjuntar archivo” se da click en el (+). 15. Se despliega la ventana: en el campo “nombre del archivo”, escribir el nombre 16. Seleccionar el archivo a adjuntar Nota: aparece a nivel de línea el archivo 17. Se da click en el campo 18. Se da click en el campo a nivel de línea 7

19. deshabilitar el checkbox, para dejar la caja menor en curso 20. Se da click en el campo “guardar” 21. Queda la transacción en estado de aprobación del supervisor pendiente Usuario aprobador de la solicitud 1. El usuario (quien realice la aprobación) ingresa al recordatorio 2. Selecciona el informe pendiente de aprobar 8

3. Da click en el botón aprobar Usuario de Cuentas por Pagar 1. Ingresa al usuario de cuentas por pagar, al informe de gastos. 2. Selecciona el informe pendiente de aprobación 3. Abrirá el informe de gastos pendiente de Aprobación contable 4. Se da click en el botón 5. Se marca el checkbox 6. Se habilita el campo de CUENTAS, y se selecciona la cuenta por pagar 7. Se da click en el botón 9

8. Revisar el impacto contable 10