DESARROLLO DE CONTENIDOSDATOS INFORMATIVOS:NOMBRE DEL CURSO: SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL QUIPUXSECCIÓN INTRODUCCIÓNSUBSECCIÓN 1.- PRESENTACIÓN DEL CURSOUNIDAD 1.- VIDEO DE PRESENTACIÓNEste curso tiene como objetivo que los participantes aprendan a desenvolversedentro del ambiente de trabajo del Sistema de Gestión Documental Quipux. Sebusca que estos adquieran la habilidad de generar un documento nuevo y loenvíen a un remitente en específico, así como dar el trámite adecuado sobre undocumento recibido. El participante podrá generar y/o ejecutar tareas, ademásde informar sobre su ejecución.Lo señalado será puesto en práctica haciendo uso del ambiente decapacitación del Sistema Quipux, con un caso de estudio, así como sereforzarán los conocimientos adquiridos con evaluaciones de preguntas deopción múltiple.BienvenidosUnidad 2.- Cómo vamos a trabajar (Copiar de otros cursos)Subsecciones ForosSECCIÓN 1: BANDEJA DE SALIDA Y TAREASSUBSECCIÓN 1.- .INTRODUCCIÓNUnidad 1.- Texto en plataforma: INTRODUCCIÓNEsta sección busca que los participantes gestionen las opciones deelaboración, envío, reasignación e impresión de documentos, opciones que seagrupan en lo que se conoce como «Bandeja de Salida» del Sistema deGestión Documental Quipux.Se hará una descripción de las funcionalidades de dichas opciones, las quepermiten a una institución pública generar sus propios documentos y poderrealizar su posterior envío a servidores públicos de esta, o a otra institución o aun ciudadano, como respuesta a un documento que se ha recibido.El Acuerdo Ministerial 718, que apalanca la gestión de la correspondenciainterna, externa e interinstitucional de documentos digitales y físicos a travésdel Sistema de Gestión Documental Quipux (SGDQ), dicta el instructivo paranormar el uso obligatorio del SGDQ en las entidades de la AdmimistraciónPública Central.
Cabe señalar que la administración del Sistema de Gestión DocumentalQuipux, refiriéndose como administración a las actividades encaminadas agarantizar la disponibilidad de acceso a este sistema, recae en la Subsecretaríade Tecnologías de la Información de la Secretaría Nacional de laAdministración Pública, conforme lo señalado en el Acuerdo Ministerial 781.Al término de esta sección, el participante podrá gestionar las opciones deelaboración, envío, reasignación e impresión de documentos; así comogestionar y/o ejecutar tareas, además de informar sobre su cumplimiento.UNIDAD 2.- FLUJODiseñar el flujo en secuencia ojo verificar si va a aquí esta informaciónLa «Bandeja de Salida» del Sistema Quipux automatiza los siguientesprocesos:De lo observado en la figura anterior, se puede inferir que una vez que seelabora un documento nuevo este debe ser firmado. Si la persona que elaborael documento no firma el mismo, debe reasignar dicho documento a la personaque finalmente lo firmará.El Sistema Quipux tiene la opción de firma electrónica de documentos, con lasventajas que esto conlleva. El firmar electrónicamente un documento haceposible que este sea enviado de forma directa al destinatario, sin necesidad deimprimirlo.Si no se dispone de firma electrónica, se debe imprimir el documento y firmarlomanualmente, para proceder a enviarlo desde el sistema y en forma física.UNIDAD 3.- VIDEO TUTORIAL Ingreso al Sistema de Gestión DocumentalQuipux
DISEÑAR EL CUADRO: ESTRUCTURA DEL SISTEMASECCIÓN • Sección superior:SUPERIOR • Marcada con el número 1 en la figura anterior, esta sección está conformada por el logo del Sistema Quipux, la barra de información del usuario autenticado y los botones de «Firm. Elec.», «Ayuda» y «Salir». A continuación se describe las funcionalidades de los botones mencionados: SECCIÓN • Sección izquierda:IZQUIERDA • Marcada con el número 2 en la figura anterior, esta sección contiene el menú de opciones, que variarán de acuerdo al perfil asignado al usuario. Las opciones desplegadas constituyen los diferentes tipos de bandejas (ejemplo: «Bandeja de Salida») disponibles en el sistema, además de las opciones de administración y las opciones especiales agrupadas en «Otros». Adicionalmente se cuenta con la opción «NUEVO» para crear un nuevo documento.SECCIÓN • Sección derecha:DERECHA • Marcada con el número 3 en la figura anterior, en esta sección se visualiza la funcionalidad de cada opción de la sección izquierda. Por defecto se visualiza el contenido de la «Bandeja Recibidos».A CONTINUACIÓN PDFIngreso al Sistema de Gestión Documental QuipuxEl Sistema Quipux es una aplicación basada en web, es decir, que se puedeacceder al mismo a través de un navegador de Internet. Concretamente, sedebe usar el navegador Mozilla Firefox. El uso de otros navegadores nogarantiza un adecuado funcionamiento del sistema.
En el navegador, se debe digitar la siguiente dirección URL:www.gestiondocumental.gob.ecUna vez ingresada la dirección URL, se presentará la siguiente pantalla:La primera pantalla del sistema nos muestra varias opciones. Se tienedisponible las opciones de «Ayuda, Soporte y Capacitación», «Procedimientos»e «Implantación del Sistema Prueba».Adicionalmente se muestra la opción de «Ingresar al sistema». Al hacer clicsobre este botón, se desplegará la pantalla de ingreso al sistema, como semuestra en la figura siguiente:
A través de esta pantalla, los usuarios pueden autenticarse en el sistema parapoder ingresar. Cada entidad dispone de un administrador Quipux institucional,que habilita a los usuarios nuevos para que puedan ingresar al sistema.Estructura del SistemaLa figura siguiente muestra la pantalla de trabajo del sistema. Dispone de tressecciones definidas, en las que se encuentran distribuidas las funcionalidades.Sección superior:Marcada con el número 1 en la figura anterior, esta sección está conformadapor el logo del Sistema Quipux, la barra de información del usuario autenticadoy los botones de «Firma. Elec.», «Ayuda» y «Salir». A continuación se describelas funcionalidades de los botones mencionados:
Firma Electrónica: Al hacer clic sobre este botón, se ingresa al aplicativo quepermite verificar y ver un documento firmado electrónicamente, firmarelectrónicamente un documento y validar el certificado digital contenido en undispositivo Token USB.Ayuda: Al hacer clic sobre este botón, el sistema permite descargar losmanuales de usuarios.Salir: Al hacer clic sobre este botón, la sesión de usuario autenticado finaliza yel sistema regresa a la pantalla de ingreso.Respecto a la barra de información del usuario autenticado, si un usuariodispone de cargos múltiples, se mostrará una lista desplegable con todos loscargos asociados al mismo.Sección izquierda:Marcada con el número 2 en la figura anterior, esta sección contiene el menúde opciones, que variarán de acuerdo al perfil asignado al usuario. Lasopciones desplegadas constituyen los diferentes tipos de bandejas (ejemplo:«Bandeja de Salida) disponibles en el sistema, además de las opciones deadministración y las opciones especiales agrupadas en «Otros».Adicionalmente se cuenta con la opción «NUEVO» para crear un nuevodocumento.Sección derecha:Marcada con el número 3 en la figura anterior, en esta sección se visualiza lafuncionalidad de cada opción de la sección izquierda. Por defecto se visualizael contenido de la «Bandeja Recibidos».SUBSECCIÓN 2 NUEVO DOCUMENTOSUNIDAD 1.- VIDEO TUTORIAL: Elaboración de Nuevo DocumentoA CONTINUACIÓN TEXTO EN PDF Elaboración de Nuevo DocumentoLa opción «NUEVO» en la sección izquierda permite a una institución públicagenerar sus propios documentos en el Sistema Quipux, ya sea para difusióninterna o para envío externo (otras instituciones públicas o ciudadanos). Estaopción se usa cuando no existe un documento antecedente en la «BandejaRecibidos», al que se le deba dar una contestación.Al hacer clic sobre la opción «NUEVO» se visualiza el formulario para lageneración de documentos. Las dos pestañas «Información del Documento» y«Anexos» disponen de las herramientas para generar un docuemento nuevo.En las siguientes subsecciones se tratará con más detalle el funcionamiento deestas pestañas. La siguiente figura muestra la funcionalidad de la opción«NUEVO».
A continuación se realizará un estudio sobre la Norma Técnica EcuatorianaNTE INEN 2410:2011 «DOCUMENTACIÓN. ELABORACIÓN DE OFICIOS,OFICIOS CIRCULARES, MEMORANDOS, MEMORANDOS CIRCULARES YCIRCULARES. REQUISITOS», cuyas recomendaciones están incluidas en elSistema Quipux para la generación de un documento nuevo.El objetivo de la norma NTE INEN 2410:2011 es establecer los requisitos parala elaboración de oficios, oficios circulares, memorandos, memorandoscirculares y circulares, de gestión administrativa pública, en formato impreso odigital.La norma técnica realiza algunas definiciones que deben ser tomadas encuenta, cuando se genera un nuevo documento. Estas definiciones son: • Abreviatura: Representación reducida de una palabra mediante la supresión de letras finales o centrales, y que suele cerrarse con punto. • Acrónimo: Abreviatura conformada por diferentes letras iniciales y no iniciales de una razón social. • Anexo: Textos y elementos que acompañan a los documentos. • Asunto: Síntesis del contenido del texto. • Bloque: Partes que componen el documento. • Clasificación del documento: Nivel de seguridad de los documentos. • Circular: Textos de igual contenido dirigidos a un grupo de personas para dar conocimiento de algo. • Código de referencia: Conjunto de letras y números que identifican al documento.
• Copia: Fiel reproducción del documento para conocimiento de uno o más destinatarios.• Datos del destinatario: Título, nombres y apellidos completos, cargo, ubicación o modo de entrega a la o las personas a quienes se remite el documento.• Datos del firmante: Título, nombres y apellidos completos, cargo de la persona que firma el documento.• Datos de la entidad remitente: Información que permita localizar y comunicarse con la entidad emisora del documento.• Dependencia interna: Comprende todas las unidades administrativas definidas en una estructura orgánica funcional.• Despedida: Palabra o frase final de cortesía.• Destinatario: Organización, persona natural o jurídica a quien se remite el documento.• Elaborador: Es la persona responsable que redacta, transcribe o digita el contenido del documento.• Elementos: Partes que pueden distinguirse separadamente del documento.• Entidad: organización, persona natural o jurídica.• Espacio: Distancia horizontal de escritura o espacio vacío entre letra y letra.• Fecha: Día, mes y año de emisión del documento.• Firma: Nombre y apellido, o título, que una persona escribe de su propia mano en un documento, para darle autenticidad o para expresar que aprueba su contenido.• Firmante: Responsable del contenido del documento.• Interlínea: Distancia vertical entre dos renglones de un escrito, correspondiente al espacio que ocuparía una línea de texto.• Líneas especiales: Información de referencias, anexos copias e iniciales de identificación de las personas que participan en la elaboración del documento.• Logotipo: Identificación de la entidad mediante grupos de letras, abreviaturas, guarismos, gráficos, imágenes, eslóganes, etc, fundidos en un solo bloque para facilitar la composición tipográfica.• Lugar: Nombre del sitio geográfico en donde se elabora el documento.• Memorando: Comunicación escrita codificada, de carácter interno, de autoridades superiores o inferiores y viceversa. Si hay más de un destinatario el memorando se debe denominar «memorando circular».• Modelo: Esquema que define la distribución de zonas para la elaboración de los documentos.• Oficio: Comunicación escrita codificada, de carácter externo que se utiliza en las relaciones entre organismos nacionales e internacionales, organizaciones, entidades y personas naturales o jurídicas. Si hay más de un destinatario, el oficio se debe denominar «oficio circular».• Remitente: Entidad que emite el documento.• Renglón: Serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal en una sola línea.• Rúbrica: Rasgo o conjunto de rasgos de forma determinada, que como parte de la firma pone cada cual después de su nombre o título, y que a
veces va sola, esto es, no precedida del nombre o título de la persona que rubrica. • Rúbrica abreviada: Rasgo o conjunto de rasgos que en ciertas actuaciones judiciales o administrativas se usa para indicar la responsabilidad del contenido del documento sin necesidad de firmar. • Saludo o vocativo: Línea de cortesía. • Sigla: Abreviatura conformada por la letra inicial de cada palabra de los nombres propios de personas, entidades, unidades de gestión, etc. • Texto: Cuerpo del documento que contiene el tema tratado. • Zona: Área predeterminada para la diagramación del papel.La norma técnica incluye requisitos para la elaboración de memorandos yoficios, como son la diagramación (modelo que incluye zonas para colocarlogos, códigos de referencia, asunto, texto de documento, despedidas, etc.) ymárgenes. Estos requisitos ya están automatizados en el Sistema Quipux, porlo que nos enfocaremos en revisar algunas recomendaciones respecto de laredacción del asunto y texto del documento.UNIDAD 2.- TEXTO EN PLATAFOMA: REDACCIÒN DE UN DOCUMENTO( diseñar en un cuadro Vane )Recomendaciones de redacciónPara el Asunto:El Asunto constituye la síntesis del tema del oficio o memorando, expresadacomo máximo en dos líneas, sin afectar el sentido se puede suprimir artículos,conjunciones y preposiciones.Para el texto del documento:El texto del documento se inicia con una interlínea de saludo, que en elSistema Quipux incluye por defecto la frase «De mi consideración:», que puedeser editada por el elaborador del documento.El texto se escribe con interlineado sencillo y a una interlínea entre párrafos.Debe ser redactado de forma clara, breve y directa; de preferencia se expresaen primera persona del plural (nosotros) o impersonal, así se trate de un únicofirmante.Siempre que se responda o se derive a otro trámite debe hacerse referencia alnúmero y fecha del documento o al número de trámite. Cabe señalar que elSistema Quipux de forma automática relaciona los números de trámites a losque se contesta.Se debe procurar tratar un solo tema por cada documento que se genere. Seutiliza tratamiento de «usted». No se debe usar abreviaciones y si se utilizansiglas deben constar junto a su significado. Se debe evitar errores técnicos,ortográficos, gramaticales y de puntuación.La «Despedida» es la expresión que cierra el tema, se escribe a una interlíneadespués del texto. Por defecto el Sistema Quipux incluye como despedida la
frase «Con sentimientos de distinguida consideración», frase que puede sereditada por el elaborador del documento.Cuando no se dispone de firma electrónica, se deben considerar algunosaspectos generales: • Para documentos impresos, cuando el texto del documento ocupe más de una página, el firmante de rubricar abreviadamente debajo del último renglón limitando lo escrito en cada página, con el fin de proteger la integridad de la información y la firma del documento. • La última página debe contener, como mínimo, el párrafo final del texto o parte de este antes de la despedida. • La redacción debe respetar las reglas de gramática, sintaxis y ortografía de la lengua española.PEGAR IMAGEN DE UN DOCUMENTO DE QUIPUX ( Vane)UNIDAD 3.- EVALUACIÓN 1. ¿Qué se dispone en el Acuerdo Ministerial 718, emitido por la SNAP? a. Norma el uso obligatorio del sistema Quipux en las entidades de la Administración Pública Central. b. Dispone el uso obligatorio del sistema Quipux en todas las instituciones públicas. c. Da a conocer el instructivo de uso opcional del sistema Quipux en las instituciones públicas. d. Las respuestas anteriores son verdaderas. 2. ¿Qué ventajas tiene el firmar electrónicamente un documento generado en el sistema Quipux? a. Hace posible que el documento sea enviado de forma directa al destinatario, sin necesidad de imprimirlo. b. Se puede identificar de forma rápida al firmante del documento. c. Se puede verificar de forma rápida la autenticidad del documento. d. Las respuestas anteriores son verdaderas. 3. ¿Cuál es el objetivo de la Norma Técnica INEN 2410:2011 “DOCUMENTACIÓN. ELABORACIÓN DE OFICIOS, OFICIOS CIRCULARES, MEMORANDOS, MEMORANDOS CIRCULARES Y CIRCULARES. REQUISITOS.” a. Establecer requisitos para el envío y recepción de documentos. b. Disponer el uso obligatorio del sistema Quipux en las instituciones públicas. c. Establecer requisitos para uso de firma electrónica. d. Establecer requisitos para la elaboración de oficios, oficios circulares, memorandos, memorandos circulares, de gestión administrativa pública, en formato impreso o digital. 4. ¿Qué recomendación realiza la Norma Técnica INEN 2410:2011, respecto del “Asunto”? a. Debe iniciar con una interlínea de saludo. b. Debe hacer referencia al número y fecha del documento al que se da contestación. c. Se debe escribir con interlineado sencillo y a una interlínea entre párrafos.
d. Debe ser expresada en máximo dos líneas, y se puede suprimir artículos, conjunciones y preposiciones sin afectar el sentido.UNIDAD 4.- VIDEO TUTORIAL: NUEVO DOCUMENTOA CONTINUACIÓN PDF NUEVO DOCUMENTOAl hacer clic sobre la opción «NUEVO», se visualiza el formulario que permite lageneración de documentos. Se había señalado que la generación de undocumento nuevo se hace a través de dos pestañas: «Información delDocumento» y «Anexos». Se dispone de una tercera pestaña denominada«Opciones de Impresión», que sirve para configurar la impresión de undocumento generado, y que es de utilidad cuando se haga envíos físicos dedocumentación.En el formulario también se dispone de los botones «Buscar De/Para», «VistaPrevia», «Aceptar» y «Cancelar». A continuación se detalla la funcionalidad decada pestaña y botón.Pestaña Información del DocumentoEn la pestaña, se puede ingresar la siguiente información: Remitente («De»),Destinatario principal («Para») y Destinatario adicional («Copia a»), a través delbotón «Buscar De/Para». Por defecto se visualiza como datos del Remitente,los del usuario que ha ingresado al sistema y que ha hecho clic sobre la opción«NUEVO».Mediante el botón «Buscar De/Para» se selecciona el Remitente y Destinatarioy, una vez seleccionados, en el formulario de generación de documentos sepodrá visualizar los siguientes datos informativos: Nombre, Título, Cargo eInstitución en la que laboran. Otros campos que se pueden ingresar en lapestaña son Tipo de Documento, Categoría, Tipificación, Asunto y Cuerpo delDocumento. La figura siguiente muestra lo explicado con más detalle.Se dispone además de los siguientes campos:
Tipo de Documento: Permite seleccionar de la lista desplegable, el tipo dedocumento que se va a generar en el Sistema Quipux. Los tipos posibles son«Acuerdo», «Circular», «Memorando», «Oficio» y «Resolución».Categoría: Permite la selección de la categoría que clasifica al documento quese va a generar a través del Sistema Quipux. La categoría define la urgencia detiempo en que se debe tramitar el documento. Las opciones posibles son«Extemporáneas», «Normales», «Personales» y «Urgentes».Tipificación: Permite clasificar la documentación según el contenido deldocumento y debe ser escogida de la lista desplegable que dispone estecampo. La opción por defecto es «Sin tipificación».Asunto: Permite el ingreso del asunto del documento que se está generando.El asunto de un documento describe en una frase corta, la materia que se trataen este. En este campo se pueden ingresar hasta 250 caracteres.Cuerpo del Documento: Permite el ingreso del texto del cuerpo deldocumento generado. Este campo es un editor de textos. Carpetas VirtualesEl Sistema Quipux dispone de la opción de carpetas virtuales que, aunque elnombre puede sugerir que sirve para almacenar documentos, más bien es unafuncionalidad diseñada para clasificar documentos. A través del uso decarpetas virtuales, los usuarios del Sistema Quipux pueden clasificar susdocumentos para una mejor organización y búsqueda simplificada.Como se ha mencionado antes, cada institución pública dispone de unadministrador institucional Quipux, rol que por lo general recae sobre unservidor público del área de Tecnologías de la Información. Es el administradorinstitucional Quipux quien tiene el perfil necesario para crear carpetas virtualesde acuerdo a las necesidades de las diferentes áreas de la institución.Esta funcionalidad fue creada para que el usuario pueda clasificar documentosque se encuentran en las bandejas «Recibidos» y «Enviados», para que labúsqueda de documentos se haga a través de las carpetas virtuales y no desdelas bandejas en mención.La figura siguiente muestra un ejemplo de carpetas virtuales, creadas por tiposde documentos.
Para utilizar esta funcionalidad, primero el área requirente debe definir lascarpetas virtuales que necesita, para que este requerimiento pase aladministrador institucional Quipux y proceda a su creación. Una vez creadaslas carpetas virtuales, para clasificar un documento en las carpetas, se debenrealizar los siguientes pasos: 1. Ingresar a la Bandeja «Recibidos» o «Enviados», seleccionar el documento que se desea asociar a una carpeta virtual y hacer clic en la opción «Carpetas Virtuales», como muestra la figura: 2. En la pantalla de las carpetas virtuales, realizar la búsqueda del nombre de la carpeta virtual a la cual se desa asociar el documento seleccionado. Marcar el nombre de la carpeta completo, una vez que se despliegue y hacer clic en «Aceptar». La figura siguiente muestra esta acción.
Pestaña «Anexos»Los Anexos son archivos agregados, inherentes o concernientes al documentoque se está generando a través del Sistema Quipux. Para anexar archivos sedeben realizar los siguientes pasos: 1. Guardar la información del documento que se está elaborando, haciendo clic sobre el botón «Aceptar». 2. Al desplegarse la pantalla de «Datos del Documento», donde se muestra por defecto el resumen general del documento, se debe hacer clic en la pestaña «Anexos». 3. En el formulario de Anexos, se visualiza los siguientes campos para el ingreso de los archivos anexos al documento: «Archivo», «Descripción» y «Medio de Almacenamiento». Se dispone de los botones «Examinar» y «Grabar Anexos». Para buscar el archivo a ser anexado, se debe hacer clic sobre «Examinar».
4. Una vez seleccionado el archivo a ser anexado, se debe hacer clic sobre el botón «Grabar Anexos». El archivo aparecerá en el campo superior del formulario de Anexos.En el formulario de Anexos se puede visualizar varios campos: «Archivo»,«Descripción», «Medio de Almacenamiento», además de los botones:«Examinar» y «Grabar Anexos». A continuación su descripción:Archivo: visualiza el nombre del archivo que se ha seleccionado como anexodel documento generado.Botón Examinar: permite seleccionar el archivo en cualquier dispositivo dealmacenamiento, entre ellos se tiene: discos duros, memorias flash, etc.Descripción: permite ingresar un texto corto que describa el contenido delarchivo anexo.Medio de Almacenamiento: permite seleccionar el formato del archivo anexo,que puede ser de dos tipos: electrónico o físico. Un archivo anexo de tipoelectrónico, está grabado en formato digital y está almacenado en CD, DVD,flash memory, etc. Un archivo anexo de tipo físico está grabado en formatoanalógico y pueden ser: hojas fotocopiadas, hojas impresas, folletos,poligrafiados, libros, etc.Botón Grabar Anexos: al hacer clic izquierdo sobre este botón, habrá anexadoel(los) archivo(s) seleccionado(s) al documento que se ha generado.Al anexar un archivo, se puede visualizar información como nombre delarchivo, fecha de carga, usuario que realizó la carga, medio dealmacenamiento, tamaño del archivo y la descripción. También se dispone delbotón para eliminar el archivo anexado. La figura siguiente muestra lodetallado.
Algo importante que se debe tener en cuenta es que, si un documento fueenviado sin los anexos, se puede ir a la «Bandeja de Enviados», seleccionar eldocumento y adjuntar los archivos faltantes. Si el documento es un memorandoo es un oficio firmado electrónicamente, el destinatario que ya recibió esedocumento podrá acceder a los nuevos documentos adjuntos añadidos. Opciones de ImpresiónEsta pestaña permite la configuración del diseño impreso de un documentogenerado a través del Sistema Quipux. Esto se logra con la selección de loscampos que se necesite imprimir. Para este efecto se dispone de un formularioque permite realizar dicha configuración, ver la figura siguiente:
Este formulario dispone de una Sección de Información General y ademásagrupa campos afines en las siguientes cuatro secciones: «Datos Generalesdel Documento», «Información Destinatario», «Saludo» y «DespedidaFirmante». A continuación se detalla la funcionalidad de cada una de ellas:Sección Información GeneralEsta sección permite realizar la configuración general del diseño impreso, através de la selección de tres parámetros: «Tipo de Impresión», «Ajustar Texto»y «Utilizar Plantilla». A continuación se detalla la funcionalidad de cada uno deellos:Tipo de Impresión: es una lista desplegable que permite seleccionar elformato de impresión a realizar con los datos disponibles del(los)Destinatario(s) de un documento. Las opciones posibles son siete. Ver lasiguiente figura.Se debe escoger la opción de impresión que se adapte a las necesidadesespecíficas del diseño impreso. Esto dependerá también de si se deseaguardar la formalidad que exigen ciertos documentos oficiales. Por defecto,estará seleccionada la primera opción.
Ajustar texto: es una lista porcentual desplegable que permite decidir si eldocumento se ajusta completamente (100 %) a una sola hoja de tamaño A4, osi se realiza una ampliación o reducción del contenido del documento en +/- 20% respectivamente. Por defecto está seleccionado el 100 %.Utilizar Plantilla: es una casilla de verificación que permite decidir si eldocumento generado a través del Sistema Quipux va a utilizar la plantilladefinida para la impresión del documento. Una plantilla consta del logo, elnombre, la dirección y los teléfonos de una institución de la AdministraciónPública. La plantilla debe ser usada únicamente cuando no se dispone de hojasmembretadas de la institución, o cuando no se va a firmar manualmente eldocumento. Debe seleccionar la casilla de verificación con un clic izquierdo delratón, el ícono de la casilla cambiará de a . Por defecto la casilla estáseleccionada.Sección Opciones Generales del DocumentoSección solo para Oficios, que permite realizar una configuración general deldiseño impreso, esto es, la ocultación de campos y el tipo de letra a imprimir.Esta acción se realizará con la selección o no de su respectiva casilla deverificación. La configuración que se puede realizar es en «Ocultar Número deOficio», «Ocultar Asunto», «Imprimir documento en letra itálica», «OcultarReferencia», «Ocultar Anexos» y «Ocultar Sumilla».Sección Información DestinatarioEsta sección permite seleccionar la ubicación de los datos del Destinatariodentro del diseño impreso. Las opciones posibles son dos: «Cabecera» y «Piede Página». Por defecto está seleccionada la primera opción. En los camposque visualice el ícono de un lápiz, indica la posibilidad de hacer cambios en lainformación que contiene el campo que lo visualiza. Si hace clic izquierdo sobredicho ícono, podrá realizar los cambios que desee.Sección SaludoEsta sección permite editar el saludo que sugiere este formulario para el diseñoimpreso del documento con el ícono . Si usa el ícono le permitevisualizar el nombre de la ciudad que se encuentra almacenado en el SistemaQuipux. Activar este último ícono dependerá de si el Destinatario tiene domiciliolaboral en la misma ciudad o no.Sección Despedida FirmanteEsta sección permite seleccionar la ubicación de los datos de despedida delfirmante del documento generado, dentro del diseño impreso. Las opcionesposibles son dos: Izquierda y Centro. Por defecto está seleccionada la primeraopción.
Además se puede editar o configurar la ocultación de los campos: «Despedida»y «Frase Despedida». La acción de ocultación se realizará con la selección ono de su respectiva casilla de verificación.UNIDAD 5.- VIDEO TUTORIAL BOTÓN BUSCAR DE/PARACuadro en plataformaSección Sección Sección Superior Central (2) Inferior (1), Botón (3), Buscar De/ParaA CONTINUACIÓN PDF Botón «Buscar De/Para»Al hacer clic izquierdo sobre este botón, se visualizará el formulario que permitebuscar y registrar el Remitente y Destinatario(s) del documento que se estágenerando, dicho formulario se encuentra dividido en tres secciones: SecciónSuperior (1), Sección Central (2) y Sección Inferior (3), como lo muestra lafigura siguiente.
Sección Superior (1): En esta sección se visualizará el formulario que permitebuscar a una persona y/o seleccionar a una lista de envío. Los campos que seencuentran en el formulario son «Tipo de Usuario», «Datos Usuario»,«Institución», «Nombre de Lista» y «Listas Seleccionadas»; además seencuentran visibles y habilitados los enlaces «Borrar nombre de la lista»,«Editar lista» y el botón «Buscar». A continuación se detalla la funcionalidad decada uno:Tipo de Usuario: permite seleccionar al tipo de usuario que se busca comoRemitente o Destinatario, de la lista desplegable que dispone este campo.Existen tres opciones posibles: «Servidor Público», «Ciudadano» y «Todos losUsuarios», siendo la primera la opción la que se visualiza por defecto (ver lafigura siguiente):Datos Usuario: permite ingresar una cadena de texto a buscar, para ubicar alRemitente o Destinatario. Se puede buscar por cédula, nombre, cargo, correoelectrónico, institución o área.Institución: permite seleccionar la institución de la Administración Pública a laque pertenece el Remitente o Destinatario que se está buscando. Debe usar lalista desplegable que dispone este campo, por defecto se visualiza el nombre«<< Todas las Instituciones >>» (ver la figura siguiente):
Botón Buscar: Luego de ingresar información en los campos «Datos Usuarioy/o Institución», debe hacer clic izquierdo sobre el botón «Buscar» para iniciarel proceso de búsqueda y presentar los resultados encontrados en la SecciónCentral (2). Ver la figura siguiente:Nombre de Lista: permite seleccionar una Lista de Envío como Destinatariodel documento que se está generando. Una Lista de Envío se define como laagrupación afín de usuarios, por ejemplo, que tengan el mismo perfil. Debeusar la lista desplegable que dispone este campo, ver figura siguiente:
Listas Seleccionadas: visualiza el nombre de la Lista de Envío que se haescogido en el campo anterior. A la derecha de este campo se encuentran losenlaces «Para» y «Copia», que nos permiten añadir a los destinatarios de lalista seleccionada al documento que estamos elaborando. Adicionalmenteestán los enlaces «Borrar nombre de lista» y «Editar lista» (ver figura anterior).Sección Central (2): visualiza los datos informativos de las «PERSONAS ENLA LISTA». Este es un listado de las personas encontradas en la búsquedatanto de Remitente como de Destinatario, ya sea de personas o de Listas deEnvío. Dichos datos son «Tipo», «Nombres», «Institución», «Título», «Puesto»,«Área», «E-mail», «Uso» y «Colocar como». A continuación se detalla lafuncionalidad de cada uno de ellos:Tipo: visualiza el tipo de persona que se ha encontrado. Existen dos tiposposibles: «(Serv.)» para Servidor público y «(Ciu.)» para Ciudadano.Nombres: visualiza los nombres y apellidos de la persona encontrada.Institución: visualiza el nombre de la institución en donde labora la personaencontrada. Puede ser del sector público o privado.Título: visualiza el título académico de la persona encontrada sin el detalle desu especialización. Se incluye además el tratamiento de cortesía que diferenciael género de la persona, visualizará por ejemplo: Señor Ingeniero, SeñoraDoctora, etc.Puesto: visualiza la denominación del puesto en el que labora la personaencontrada.Área: visualiza la denominación del área de trabajo de la persona encontrada.E-mail: visualiza la dirección de correo electrónico de la persona encontrada.Uso: visualiza una iconografía semaforizada (con colores: verde, amarillo yrojo) que grafica el tiempo que ha transcurrido desde el último ingreso al SGDQa la fecha actual, de la persona encontrada. Los iconos posibles de visualizarson los siguientes:
Este icono representa el último ingreso al Sistema Quipux, dentro de losúltimos siete días. Este icono representa el último ingreso al Sistema Quipux, entre ocho ytreinta días atrás. Este icono representa el último ingreso al Sistema Quipux, hace treinta yun días o más. Este icono representa que la persona encontrada puede firmardocumentos electrónicamente.Colocar como: permite seleccionar si a la persona encontrada se la colocacomo Remitente o Destinatario. Dicha selección se la hace a través de un clicizquierdo sobre alguno de los siguientes botones que se encuentran visibles yhabilitados: «De», «Para» y «Copia». El primer botón define el Remitente,mientras que los restantes definen a los Destinatarios. El uso de estos botonesvisualiza los datos informativos de los mismos, en la Sección Inferior (3) que sedescribe a continuación.Sección Inferior (3): visualiza los datos informativos de los «DATOS ACOLOCAR EN EL DOCUMENTO», quiere decir del Remitente, Destinatario(s)y Copia(s). Dichos datos se encuentran descritos en la Sección Central (2) dela sección 1.4.1. Además se encuentran visibles y habilitados los botones«Aceptar» y «Cancelar».Si en el campo «Tipo de Usuario» se ha escogido la opción «Ciudadano», sepresentará un nuevo botón denominado «Crear Ciudadano», que deberá serusado cuando un Ciudadano Destinatario de un documento generado no seencuentre registrado en el Sistema Quipux.Si tiene la necesidad de usar la funcionalidad de este botón, haga clic izquierdosobre el mismo y visualizará el formulario que le permite crear un nuevoregistro de Ciudadano (ver figura siguiente):
El Registro de Ciudadano debe ser creado con el número de cédula o con elnúmero de RUC. Si no dispone de esos datos, el Sistema Quipux puedeasignar un número propio que es un número secuencial generado por el mismosistema. Para esta última alternativa debe seleccionar la casilla de verificaciónrespectiva que lleva por título «No tiene No. De cédula», debe hacerlo con unclic izquierdo del ratón, el ícono de la casilla cambiará de a .Si hace clic sobre el botón «Aceptar», se habrá creado el nuevo registro deCiudadano y visualizará el mensaje de confirmación respectivo. Si hace clicsobre el botón «Regresar», no se habrá creado el nuevo registro de Ciudadano,perderá toda la información ingresada y regresará a la pantalla anterior. Botón «Vista Previa»Al hacer clic izquierdo sobre este botón, se abrirá una nueva ventana con unavista previa del documento que se está generando a través del SistemaQuipux, siempre y cuando no tenga bloqueado los Pop-up.Si tiene este tipo de bloqueo, visualizará el respectivo mensaje informativo enla parte superior de la pantalla. Para proceder al desbloqueo, se debe ingresara la configuración del navegador de Internet y chequear la opción de «Permitirventanas emergentes». Botón «Aceptar»Una vez que se ha generado el nuevo documento y se ha ingresado susrespectivos anexos, debe hacer clic izquierdo sobre el botón «Aceptar», paragrabar dichos datos; si no ha ingresado datos que son obligatorios, visualizaráel respectivo mensaje informativo. El documento permanecerá con el estado«En Edición» y se almacenará en la sección de Bandejas que se encuentranubicadas en la parte superior del menú de opciones, bajo la denominación «EnElaboración».Cada uno de los documentos generados tendrá asignado un Número deDocumento único, que consta de 5 partes: código alfabético de la instituciónque genera el documento + código de área en donde labora el usuario conpermisos de «Bandeja de Salida» + año en curso + secuencial numérico + lapalabra «TEMP» que describe la generación de un documento internotemporal. Cada una de estas partes estará separada por un guion.
La acción inmediata de activar el botón «Aceptar» es visualizar los botones deacción múltiple: «Regresar», «Eliminar», «Editar», «Reasignar», «Informar»,«Firmar & Enviar», «Nueva Tarea», «Copiar» y «Carp. Virtual». Cuando elcursor del ratón pase por sobre alguno de ellos, cambiará de color azul a colortomate, alertando así el botón que estaría listo para activarse.Visualizará además la información resumen de la pestaña «Información delDocu.», que incluye una vista previa del documento generado con una marcade agua que dice «Borrador», ya que el estado actual del documento es «EnEdición». También se visualiza las siguientes pestañas: «Anexos»,«Recorrido», «Carpetas», «Documentos (Docs.) Asociados y Metadatos». Verla figura siguiente:En la información resumen de la pestaña «Información del Docu.», se puedevisualizar el siguiente icono: , que indica la posibilidad de hacer cambios enla parametrización o información que contiene el campo que lo visualiza. Sihace clic izquierdo sobre dicho icono, podrá realizar los cambios que desee.Cuando un documento tiene la Categoría de «Urgente», visualizará el símbolode exclamación en color rojo (!) en la Bandeja en que se encuentra.Por defecto el «Nivel de Seguridad» de un documento es «Público», lo cualpermite que este sea visualizado por cualquier persona que esté involucrada enel trámite y los jefes del área de estos usuarios. Cuando un documento tiene el
«Nivel de Seguridad» configurado como «Confidencial» solo tienen acceso aeste los usuarios involucrados (Destinatarios, Remitentes, Copias y UsuarioActual).En la opción de «Notas», se podrá colocar texto adicional, que será visible paratodas las personas involucradas en el trámite del documento.UNIDAD 6-. VIDEO TUTORIAL Botones de Acción MúltipleA CONTINUACIÓN PDF Botones de Acción MúltipleLos botones de acción múltiple se pueden usar para un documentoinmediatamente después de su generación en el Sistema Quipux, luego de laactivación del botón «Aceptar», o se lo puede realizar con posterioridad,ubicando y seleccionando al documento en la Bandeja en que se encuentre.Dicha Bandeja visualizará sus botones inherentes.Una forma básica de selección de un documento se realiza a través de sucasilla de verificación (ver figura siguiente).Para ejecutar dicha acción, debe hacer clic izquierdo sobre el ícono , quecambiará a (ver figura siguiente):A continuación se detalla la funcionalidad de cada botón:
Permite regresar a la pantalla anterior. Permite eliminar el documento generado. Al activar este botón sevisualizará el formulario que permite realizar dicha acción (ver la figurasiguiente):Este formulario permite registrar en comentario la razón de la eliminación deldocumento; aunque no es obligatorio que esto se haga, se recomienda su uso.Al hacer clic en el botón «Aceptar», se eliminará el documento generado y sevisualizará el mensaje de confirmación respectivo.Todo documento eliminado en el SGDQ se podrá encontrar en la Bandeja«Eliminados» que se encuentra en el grupo de «Otras Bandejas». Permite editar toda la información ingresada durante la generación deun nuevo documento, tanto en la pestaña «Información del Docu.», como en laspestañas «Anexos» y «Opciones de Impresión». Si activa este botón con un clicizquierdo del ratón, visualizará el formulario de edición respectivo, ver figurasiguiente.
Con la acción «Editar» visualizará la particularidad de la Versión en fecha yhora del Cuerpo del Documento que se va a editar (ver figura anterior).Para grabar todos los cambios que haga en dicho formulario, debe hacer clicizquierdo sobre el botón «Aceptar»; caso contrario, si no desea grabarlos, hagaclic izquierdo sobre el botón «Cancelar». Permite traspasar el trámite a otro usuario. La reasignación dedocumentos se hace solamente entre usuarios de la misma institución, de lamisma área o de otra área, respetando la estructura orgánica funcional. Alactivar este botón se visualizará el formulario que permite realizar esta acción.Ver la figura siguiente:Este formulario visualiza los siguientes campos: «Área», «Usuario», «FechaMáxima de Trámite», «Operaciones» y «Comentario»; además se encuentranvisibles y habilitados los siguientes botones: «Aceptar» y «Regresar». Acontinuación se detalla la funcionalidad de cada uno de ellos:Área: visualiza el nombre del área de trabajo del usuario.Usuario: visualiza la lista desplegable de los usuarios activos del área antesdescrita.La reasignación de documentos se lo hace solamente entre usuarios de lamisma Institución y de la misma Área, siempre respetando la estructuraorgánica funcional definida en la parametrización del Sistema Quipux, es decir,se puede realizar esta acción a los pares (usuarios) del mismo nivel, o un nivelmás arriba o un nivel más abajo.Fecha Máxima de Trámite: permite seleccionar la fecha límite para cumplircon el trámite solicitado en la reasignación del documento. Para ingresar lafecha, debe usar la utilidad calendario que se desplegará al hacer clic izquierdoen el botón que se encuentra a la derecha de este campo.
Por defecto, este campo muestra la fecha actual. En esta utilidad puedeseleccionar el año, el mes y el día que desee registrar y siempre estará en elformato dd/mm/aaaa.Comentario: campo para insertar texto, que sirve para dar indicaciones osugerencias al usuario a quien se le está reasignando el documento generado.Botón Aceptar: al hacer clic sobre este botón, habrá ejecutado la reasignacióndel documento y visualizará el mensaje de confirmación respectivo.Al usuario que reasignó el documento, se le notificará vía correo electrónicosobre el particular. Permite firmar manualmente y electrónicamente (si tiene el permisoasignado y un Certificado Digital) el documento generado en el Sistema Quipuxy enviarlo al destinatario. Al activar este botón, se visualizará el formulario quepermite realizar esta acción con el ingreso de un comentario, de ser necesario.Ver la figura siguiente:Solamente el usuario Remitente puede firmar el documento y existen dosformas de hacerlo: con firma electrónica y con firma manual.Respecto de la firma electrónica, en una sección posterior se tratará con másdetalle esta opción. A continuación veremos la opción de firma manual de undocumento.UNIDAD 7. Texto en plataforma Documento firmado manualmente:Un documento se deberá firmar manualmente cuando el Remitente no disponede un Certificado Digital o cuando los destinatarios son de tipo Ciudadano. Elprocedimiento a seguir es el siguiente: • Si desea puede ingresar un Comentario. • Haga clic izquierdo sobre el botón «Aceptar» y habrá ejecutado la acción de envío de documentos con firma manual.
• El documento firmado manualmente se almacenará en la Bandeja «Por Imprimir», en donde se deberá concretar la acción de imprimir el documento para obtener el documento físico y que el Remitente proceda a firmarlo manualmente.Se visualizará el respectivo mensaje de confirmación.Cabe señalar que el número de documento de estado en «En Edición» cambiacuando un documento se ha enviado a su Destinatario y se encuentra en elnuevo estado de «Enviado». Permite asignar una tarea específica relacionada al trámite deldocumento generado. La descripción de esta funcionalidad, se la realizará endetalle en las siguientes subsecciones. Permite realizar una copia del contenido del documento generado através del Sistema Quipux, para poder generar un nuevo documento con unnuevo Destinatario. Al activar este botón, se visualizará el formulario quepermite realizar esta acción. Ver la figura a continuación:Como se visualiza en este formulario, los únicos campos que se han copiadocon su información son Remitente, Tipo de Documento, Asunto y Cuerpo del
Documento. Este último campo indica la última Versión en fecha y hora delmismo. Permite incluir un documento en una carpeta virtual. La estructurade estas carpetas la crea el administrador institucional Quipux. Al activarse estebotón se visualizará el formulario que permite realizar esta acción. Ver lasiguiente figura:En el campo «Buscar Carpeta Virtual» podemos hacer la búsqueda ingresandolos primeros caracteres del nombre de la carpeta e inmediatamente se nosdesplegarán todas las opciones existentes. Ver la figura siguiente:Se puede incluir un comentario y luego dar clic en el botón «Aceptar»; ver lafigura siguiente:
Finalmente, el documento ya se encuentra incluido en la carpeta virtualseleccionada y nos muestra una pantalla de confirmación.Unidad 8.- VIDEO TUTORIAL: SEGUIMIENTO DE UN DOCUMENTODISENAR CUADRO PESTAÑA RECORRIDOPESTAÑA CARPETAS SEGUIMIENTO PESTAÑA DE UN ETIQUETAS DOCUMENTO PESTAÑA DOCUMENTOS ASOCIADOS A CONTINUACIÓN PDF Pestaña RecorridoEsta pestaña permite visualizar la hoja de ruta del documento generado através del SGDQ. Se visualiza todas las acciones que se han realizado sobre eldocumento. Observar la figura siguiente:
La columna «No. Días» lleva la cuenta de los días que van pasando desde lacreación del documento a la fecha en que cada acción es tomada en el sistemaQuipux. Cada acción que se describe viene acompañada de su respectivoComentario, que brinda el detalle de las acciones realizadas.La columna «Comentario», en la acción de «Firmar y Enviar», muestra el enlace«Ver documento», que permitirá visualizar la información de la Pestaña«Información del Docu.» y la vista previa del documento enviado.Si se ha realizado la acción «Enviar Físico» sobre un documento generado enel Sistema Quipux, se visualizará, en la columna «Comentario» el enlace «Vertraspaso de documento físico» que permite visualizar el acta de traspaso dedocumentos físicos, que se encuentra en formato PDF.Se encuentra además visible y habilitado el botón «Imprimir», que permitirárealizar la impresión de la información de esta pestaña. Dicha impresión puedeo no incluir los comentarios, lo que dependerá de si ha seleccionado larespectiva casilla de verificación. Al hacerlo con un clic izquierdo del ratón, elícono de la casilla cambiará de a . Pestaña «Carpetas»Esta pestaña permite incluir en carpetas virtuales disponibles en el SGDQ eldocumento generado; ver la figura siguiente:
Para incluir el documento en alguna carpeta virtual, haga clic izquierdo delmouse sobre el botón que se encuentra visible y habilitado: «Incluir en CarpetaVirtual». Al activar este botón visualizará el formulario que permite realizar estaacción. Ver la figura anterior.Primero debe ubicar la carpeta virtual, navegando con los botones y ;luego debe seleccionar la carpeta usando el enlace «Seleccionar». Cuide deescoger una carpeta en estado Activo (ver la figura siguiente). Contestaciónvisualizará la nueva ubicación del documento y para confirmarla debe hacer clicizquierdo sobre el botón «Aceptar» que se encuentra visible y habilitado. Sidesea cancelar este proceso, use el botón «Cancelar».Si usó el botón «Aceptar», en la pestaña «Carpetas» visualizará el documentodentro de la carpeta virtual seleccionada, junto a todos los documentos que sehayan incluido en esta. Pestaña «Documentos Asociados»La pestaña «Docs. Asociados» permite asociar documentos al documentogenerado a través del SGDQ. Ver la figura siguiente:
Para asociar documentos debe activar con un clic izquierdo el botón «AsociarDocumentos», que se encuentra visible y habilitado. Al hacerlo visualizará elformulario que permite realizar dicha acción. La funcionalidad «AsociarDocumentos» sirve para asociar un documento registrado con anterioridad(antecedente) o posterioridad (consecuente) al nuevo documento que se estágenerando (ver la figura siguiente):Primero debe buscar al documento que va a asociar y luego escoger la acciónde ponerlo como «Antecedente» o como «Consecuente». Esta acción sepresenta como un enlace, por lo que se activará al hacer clic izquierdo sobre elmismo.Cuando haya definido estas acciones, visualizará las acciones asociadas aldocumento generado a través del Sistema Quipux. Ver la figura siguiente:Si hace clic izquierdo sobre el botón «Cancelar» no asociará documentos yregresará a la pantalla anterior. Si hace clic izquierdo sobre el botón «Aceptar»,se habrá asociado el documento seleccionado al documento generado a travésdel Sistema Quipux, siempre y cuando confirme esta acción con el botón«Aceptar» del respectivo mensaje de confirmación.La acción confirmada se visualizará en la pestaña «Docs. Asociados» y podráseguir asociando documentos (ver la figura siguiente).
Pestaña «Etiquetas»Esta opción nos permite definir etiquetas al documento. Las etiquetas sondatos estructurados que describen la información, el contenido, la calidad, lacondición y otras características del documento generado.La pestaña «Etiquetas» permite definir etiquetas al documento generado através del sistema Quipux (ver la figura siguiente).Primero debe dar clic sobre el botón «Definir Etiquetas». Inmediatamente seabrirá la pantalla para definir la etiqueta. Luego, escogemos la etiquetarequerida de la Lista y clic en el botón «Guardar» (ver la figura siguiente).Cabe señalar que la lista de etiquetas disponibles las debe crear previamenteel administrador institucional Quipux, previo a un requerimiento específico decada área de la institución. Es similar a la creación de carpetas virtuales.Las etiquetas sirven para clasificar los documentos que se encuentran en lasdiferentes bandejas.UNIDAD 9 .- EVALUCIÓN : CUESTIONARIO 1. ¿Para la generación de un nuevo documento, a que opción se le debe dar clic? a. Opción “NUEVO” b. Bandeja “Recibidos” c. Bandeja “Enviados” d. Ninguna de las anteriores. 2. ¿Qué información se puede ingresar en la pestaña “Información del Documento”? a. Remitente
b. Destinatario principal c. Destinatario adicional d. Todas las anteriores 3. ¿Mediante que botón se puede seleccionar el Remitente y Destinatario de un documento? a. Vista Previa b. Aceptar c. Buscar De/Para d. Cancelar 4. ¿En el formulario de generación de documentos, qué datos informativos del Remitente se puede visualizar? a. Nombre b. Título c. Cargo e Institución en la que labora d. Todas las anterioresSUBSECCIÓN 3.- NUEVO DOCUMENTO: Proceso de Trámite de unDocumento RecibidoUNIDAD 1.- Proceso de Trámite de un Documento RecibidoDISEÑAR EL FLUJO PARA QUE SE DESPLIEGUE EN SECUENCIAEl proceso de trámite de un documento recibido automatiza los siguientesprocesos:UNIDAD 2 VIDEO TUTORIAL: NUEVO DOCUMENTO: Proceso de Trámitede un Documento RecibidoA continuación pdf PROCESO DE TRÁMITE DE UN DOCUMENTO RECIBIDOComo se esquematiza en el flujo, la gestión de la correspondencia interna,externa e interinstitucional de documentos se lo debe de realizar desde laBandeja «Recibidos» que se encuentra en el menú Bandejas (ver la figurasiguiente).
En dicha Bandeja visualizará la lista paginada de los documentos recibidos. Allado izquierdo de cada uno de estos se pueden visualizar íconos que orientanal usuario de la Bandeja «Recibidos» sobre las características del documento.Ver la figura siguiente.A continuación se detalla la funcionalidad de dichos íconos: Representa la Categoría «Urgente» del documento recibido. Representa que el usuario de la Bandeja «Recibidos» es DestinatarioPrincipal o Destinatario con copia del documento recibido. Representa que se ha recibido un documento reasignado por el usuarioDestinatario original. Representa que el documento reasignado está vencido, ya que se hacumplido la fecha máxima para su trámite. Representa que el documento recibido está firmado digitalmente.Solo los documentos que su contenido no ha sido revisado se presentarán enformato de «Negrita». Cuando requiera dar trámite a un documento recibido,debe primero seleccionar al documento para visualizar la información delmismo, y para hacerlo existen dos formas nuevas a parte de la detalladaanteriormente a través de la casilla de verificación: la primera es hacer clic
izquierdo sobre el enlace «Fecha Documento»; la segunda, hacer clic izquierdosobre el ícono , que permite visualizar la información resumen deldocumento en una nueva ventana.Cuando haya realizado dicha acción, visualizará la pestaña «Información delDocu.» y los botones de acción múltiple que se puede realizar sobre eldocumento seleccionado. Ver la figura siguiente:Los campos «Nivel de Seguridad», «Carpetas Virtuales» y «Notas» visualizanel ícono , que significa que se puede realizar una modificación a losparámetros ingresados en ellos.El trámite de primera instancia que se puede dar a un documento recibido es através de alguna de las siguientes acciones: «Responder», «Reasignar» o«Archivar»; para este efecto se encuentran visibles y habilitados los botonesrespectivos. A continuación se detalla la funcionalidad de cada uno: Acción «Responder» Este botón permite elaborar un documento de Respuesta sobre eldocumento recibido.Cuando active este botón con un clic izquierdo del ratón, se visualizará elformulario que permite realizar dicha acción. Ver la figura siguiente:
El formulario de respuesta ya visualiza la información de los siguientes campos:«Para», «De», «Copia a», «No. Referencia», «Asunto» y «Cuerpo delDocumento».El campo «Cuerpo del Documento» se llena con el texto del documento dereferencia, para que el usuario responsable de dar trámite al documentorecibido pueda utilizar dicha información como guía para la redacción deldocumento de respuesta.Note que al lado derecho del campo «No. Referencia» se muestran dos iconos,que se detallan a continuación: Permite visualizar en línea el Documento de Referencia. Permite descargar el Documento de Referencia.Cualquier dato de este documento puede ser editado mientras se encuentre enelaboración. Acción «Reasignar»Esta función ya fue explicada en la subsección de botones de acción múltiple. Acción «Archivar» Permite Archivar un documento cuando su trámite ha finalizado ocuando no se va a realizar un documento de respuesta.
Si hace clic izquierdo sobre este, visualizará el formulario que permite realizardicha acción, debe ingresar un comentario que describa los motivos del archivodel documento. Ver la figura siguiente:Si hace clic izquierdo sobre el botón «Regresar», no se habrá ejecutado laacción de Archivar el documento y regresará a la pantalla anterior.Si hace clic izquierdo sobre el botón «Aceptar», se habrá ejecutado la acción deArchivar el documento y visualizará el respectivo mensaje de confirmación.Los documentos archivados saldrán de la Bandeja «Recibidos» y se ubicaránen la Bandeja «Archivados» del grupo «Otras Bandejas».UNIDAD 3.- VIDEO TUTORIAL: BANDEJAS Y ACCIONESCUADRO EN PLATAFORMA AL DAR CLICK EN CADA CÍRCULO SEDESPLIEGA EL PDF CORRESPONDIENTE)BANDEJA BANDEJA BANDEJA BANDEJA BANDEJA BANDEJA BANDEJA BANDEJA BANDEJA «EN «RECIBID «ELIMINA «NO «REASIGN «ARCHIVA «NFORMA «POR «COMPARELABORA OS» DOS» ENVIADOS ADOS» DOS» DOS» IMPRIMIR TIDOS» CIÓN» » »A CONTINUACIÓN PDF Bandejas y Acciones
Se cuenta con varias Bandejas que se encuentran en la Sección Izquierda (2)definida en las secciones del Sistema Quipux. Dicha sección contiene el menúde opciones disponibles y que permiten ubicar los documentos según el Estadoen el que se encuentran.Al seleccionar un documento e ingresar a su información, se visualizará lapestaña «Información del Docu.» y sobre ella se desplegarán los botones deacción que se pueden ejecutar, los mismos que varían dependiendo de laBandeja en donde se encuentra el documento. Bandeja «En Elaboración»Es la bandeja en donde se almacenan los documentos que se estánelaborando en el Sistema Quipux y que se encuentran en el estado «EnEdición», mientras el documento se encuentra en dicho estado puede sermodificado.La relación numérica (1/5) en la figura de ejemplo, significa que existen cinco(5) documentos en total en la Bandeja y que un (1) documento todavía no estáleído.Al ingresar a esta bandeja se presenta un listado paginado de los documentosque están en elaboración y el formulario que permite listarlos. Dicho formulariovisualiza el campo de «Texto a Buscar», «Tipo de Documento» y además elbotón que se encuentra habilitado: «Buscar». A continuación se detalla lafuncionalidad de cada uno de ellos:Texto a Buscar: se debe ingresar el Asunto, Número de Documento o Númerode Referencia del documento que se va a buscar.Botón Buscar: al hacer clic izquierdo sobre este botón, se desplegarán losresultados de la búsqueda, basado en el campo de «Texto a Buscar».Tipo de Documento: los resultados de la búsqueda se pueden filtrar por tipode documento a consultar, que se lo debe seleccionar de la lista desplegableque dispone este campo, por defecto se visualiza «Todos». Esta es una nuevafuncionalidad incorporada en la última versión del Sistema Quipux. Ver la figurasiguiente:
Existe un filtro adicional que permite mostrar los documentos según su estatusde lectura,; las opciones posibles son: «No leídos», «Leídos» o «Todos»; pordefecto está seleccionada la opción «Todos»; ver la figura siguiente:Los datos principales que se visualiza en el listado son De, Para, Asunto,Fecha de Documento, Número de Documento, Número de Referencia, Tipo deDocumento y Usuario Anterior. Se puede seleccionar uno o varios documentossobre los cuales se puede realizar las acciones de Eliminar, Reasignar,Informar o Firmar/Enviar, ver figura siguiente:Cuando requiera realizar una acción sobre un documento de esta Bandeja,debe primero seleccionar el documento para visualizar su información.Cuando haya realizado dicha acción, visualizará el formulario de la pestaña«Información del Docu.» y los botones de acción múltiple que se puede ejecutarsobre el documento seleccionado que se encuentra en estado «En Edición»;ver la figura siguiente:
Las funcionalidades de los botones de acción múltiple se detallaron conanterioridad. Bandeja «Recibidos»En esta bandeja se encuentran los documentos que el usuario recibe y quedeben ser tramitados, mediante la acción responder o reasignar; ver la figurasiguiente:Al seleccionar un documento en particular dando clic sobre la fecha deldocumento, se ingresa a la información de dicho documento y se tienedisponibles los botones de acción múltiple, como se muestra en la figurasiguiente:
La funcionalidad de los botones de acción múltiple fueron descritas ensubsecciones anteriores. Para complementar la explicación, a continuación sedescribe la funcionalidad del botón «Dar Físico»: Permite al usuario elaborar un acta de traspaso de documentos yanexos físicos cuando se van a trasladar de un área a otra.Al activar esta funcionalidad, se visualizará el formulario que permite realizaresta acción con el ingreso de un comentario, de ser necesario. Ver la figurasiguiente:Este formulario visualiza los siguientes campos: «Área», «Usuario»,«Responsable Traslado», «Estado del Documento» y «Comentario»; además seencuentran visibles y habilitados los botones «Aceptar» y «Regresar». Acontinuación se detalla la funcionalidad de cada uno:Área: ingresar el área de trabajo de la persona que va a recibir físicamente losdocumentos y/o anexos. Debe usar la lista desplegable de áreas que disponeeste campo.
Usuario: ingresar el nombre de la persona que va a recibir físicamente losdocumentos y/o anexos físicos. Debe usar la lista desplegable de usuarios porárea que dispone este campo.Responsable Traslado: ingresar el nombre de la persona responsable detrasladar de los documentos y/o anexos físicos.Estado Documento: se debe ingresar la apreciación del estado físico de losdocumentos y/o anexos físicos. Las opciones posibles son «Bueno», «Regular»y «Malo»; para escoger el estado indicado debe hacer clic izquierdo sobre elícono, que cambiará a . Por defecto estará seleccionado el estado «Malo».Comentario: permite ingresar un comentario, en donde se va a detallar conmayor exactitud que documentos y anexos se están entregando.Botón Aceptar: al hacer clic izquierdo sobre este botón, habrá ejecutado laacción de «Dar Físico», visualizará el mensaje de confirmación respectivo y lavista previa del Acta de Traspaso de Documentos Físicos generada. Bandeja «Enviados»Cuando un documento es firmado y enviado, dicho documento sale de laBandeja «En Elaboración» y se coloca en la Bandeja «Enviados» del grupodenominado Bandejas. Cuando ingrese a dicha Bandeja visualizará el listadopaginado de los documentos envidos. Ver las figuras siguientes:Si en esta Bandeja revisa la información de un documento previamenteseleccionado, visualizará que el estado del mismo cambió de «Edición» a
«Enviado», además de todos los botones de acción que se pueden ejecutarsobre el mismo. Ver la figura siguiente:Note además que en este estado del documento, la vista previa del mismo alactivar el enlace «Ver Documento», ya no visualiza la marca de agua«Borrador».Las funcionalidades de los botones de acción múltiple fueron descritas en lassubsecciones anteriores. Para complementar la explicación, a continuación sedescribe la funcionalidad del botón «Sobre»: Permite imprimir el sobre en el cual se enviará físicamente eldocumento generado a través del Sistema Quipux. Al activar esta funcionalidadse visualizará el formulario que permite realizar dicha acción. Ver la figurasiguiente:Este formulario visualiza las siguientes secciones de campos: «Destinatario aimprimir en el sobre», «Datos a imprimir», «Configuración de Impresión» y«Vista Previa»; además se encuentran visibles y habilitados los botones
«Imprimir» y «Regresar». A continuación se detalla la funcionalidad de cadauno de ellos:Destinatario a imprimir en el sobre: visualiza el nombre del destinatario aimprimir en el sobre. Dicho nombre viene de la selección del documento en laBandeja «Enviados».Datos a imprimir: visualiza la lista de datos que se pueden imprimir en elsobre acompañados de su respectiva casilla de verificación: Título, NombreCompleto, Cargo, Empresa, Dirección, Ciudad y Teléfono. Si ha seleccionadola casilla se imprimirá dicho dato; la selección se realiza con un clic izquierdodel ratón, el ícono de la casilla cambiará de a .Esta sección visualiza además otros íconos que cumplen con una funciónespecífica, que se detalla a continuación: Permite visualizar la dirección del Destinatario del documento, sea de unFuncionario o de un Ciudadano. Dicha dirección se encuentra almacenada enel Sistema Quipux. La funcionalidad de este ícono sirve para cuando ladirección ha sido modificada en este formulario y se desea volver a tener ladirección registrada originalmente. Permite editar la información de los campos que lo visualizan.Configuración de Impresión: visualiza las opciones de tamaño del sobre, alcual se ajustará la configuración de la impresión del Sistema Quipux. Lasopciones posibles son: «Sobre Oficio», «Sobre Mediano» y «Sobre Pequeño»;para escoger el tamaño indicado debe hacer clic izquierdo sobre el ícono ,que cambiará a . Por defecto estará seleccionado el «Sobre Oficio».Vista Previa: al activar este botón con un clic izquierdo, visualizará la vistaprevia de la información a imprimir en el sobre; este campo es un editor detextos. Ver la figura siguiente:Botón Imprimir: al activar este botón con un clic izquierdo, visualizará lainformación a imprimir en el sobre en formato PDF, de acuerdo a laconfiguración realizada. Ver la figura siguiente:
Para ejecutar la acción imprimir debe seleccionar el ícono respectivo con unclic izquierdo del ratón. Visualizará el formulario que le permite seleccionar laimpresora que va a usar, entre otras propiedades.Bandeja «Eliminados»Al ingresar a la Bandeja «Eliminados» podrá visualizar la lista paginada detodos los documentos Anulados y Eliminados y el formulario que permitelistarlos. Ver las figuras siguientes:
Los documentos de estado «Eliminado» son documentos que se eliminaroncuando estaban en la Bandeja «En Elaboración»; los de estado «Anulado» sondocumentos que se eliminaron cuando estaban en la Bandeja «Por Imprimir».Cuando seleccione el documento que se ha eliminado, visualizará lainformación resumen, además de todos los botones de acción que se puedenejecutar sobre el mismo. Ver la figura siguiente:Botón Regresar: Regresa a la ventana anterior, donde se encuentra el listadode documentos eliminados.Botón Eliminar: Este botón permitirá eliminar definitivamente de esta bandejasolo los documentos que se hayan borrado desde la Bandeja «EnElaboración», razón por la que tienen asignado un número secuencial temporal.Los documentos enviados con firma manual que se eliminan desde la Bandeja«Por Imprimir» pasan a la Bandeja de «Eliminados». Una vez en esta bandejaya no se podrá eliminar definitivamente del SGDQ, porque ya tienen un númerosecuencial de documento asignado, el cual será anulado y no se podráreutilizar.Botón Restaurar: Este botón permite Restaurar un documento eliminado, esdecir, devolverlo a la Bandeja previa a la acción «Eliminar». Al activar estafuncionalidad se visualizará el formulario que permite realizar dicha acción. Verla figura siguiente:
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