gerer-un-parc-informatique-pierre-le_bel-ISBN 2-922889-08-4

COMPRENDRE LE CYCLE DE VIE D'UN BIEN2. L' ACQUISITIONLe gestionnaire du pare informatique d'une organisation gouveme-men tale recoit deux demandes de materiel informatique qui, apresanalyse, feront l' objet d' appels d' offres distinctes. La premieredemande, emanant de Ia division infographique, eoneeme Ie besoind'un logiciel de traitement d'image tandis que la deuxieme, prove-nant de la division de la production, propose I' achat de 15 micro-ordinateurs et de 4 imprimantes reseau, • Quelles informations doivent-elles etre reprises dans les deux appels d'offres ? • Expliquez en quelques mots les raisons pour lesquelles les deux appels d'offres peuvent differer au niveau de la complexite. Pour quelles raisons les appels d'offres gouvemementales sont-elles soumises it des procedures tres elaborees d'analyse des soumissions ? Quelles informations doivent-elles eire inscrites dans les deux contrats d' achats ? 93

CHAPITRE 3 3. L'UTILISATION Les dix micro-ordinateurs de la derniere generation precedemment demandes par la division marketing ont ete recus et inscrits dans l'inventaire de l'organisation. Pour l'instant, ces micro-ordinateurs sont places en entrepot en attente d'une attribution. • Quels preparatifs devront-ils eire effectues par des techni- dens de l'organisation sur ces micro-ordinateurs ? • Un de ces micro-ordinateurs est attribue a un nouvel utilisa- teur tandis qu'un autre est attribue a un utilisateur dont le poste de travail est trop lent. En quoi les procedures d'instal- lation seront-elles differentes ? • Enumere: trois raisons expliquant des CO/Itssupplementaires en cas d'attribution d'un nouveau logiciel a un utilisateur disposant du meme poste de travail depuis trois ans. • Enumere: cinq evenements qui peuvent survenir aces nouveaux micro-ordinateurs durant leur cycle d'utilisation.94

COMPRENDRE LE CYCLE DE VIE D'UN BIEN4. LA CESSIONLe remplacement du materiel obsolete est maintenant termine et legestionnaire du pare doit proceder a la cession de 120 micro-ordi-nateurs, de 130 moniteurs, de 150 souris, de 25 imprimantes et de10 modems. Afin de simplifier le processus, il vend le tout a unmarchand de materiel usage.~ Quelques semaines plus tard, un utilisateur signale au gestion- naire du parc que ses donnees personnelles ont ete retrouvees chez un client du marchand de materiel usage. ~ Explique: les raisons probables d'un tel probleme.~ Deux mois plus tard, le gestionnaire du pare recoit un avis de la societe «Les logiciels ABC» lui indiquant que l'organisation utilise pres de 120 licences de plus que le nombre initialement prevu au contrat d'utilisation du logiciel ABC. La societe demande a l' organisation de prendre les mesures imediates pour corriger la situation, sans quoi une facturation de ces licences sera effectuee. Quelles sont les raisons possibles d'un tel evenement ? Indique; les mesures que I'organisation devrait prendre pour corriger Lasituation. Quelle autre methode le gestionnaire du pare informatique aurait-il pu employer pour proceder a Lacession de ces biens informatiques ? 95

CHAPITRE 3Recherche d'information A l'aide de livres, de revues specialisees et de sites Internet, redige: un rapport de recherche d'une page ou deux sur les sujets suivants : • Decrire la mission d' au moins trois organismes qui recyclent les vieux equipements informatiques. • Presenter une entreprise commerciale privee specialisee dans la vente d' ordinateurs recycles. Donner des exemples de prix de modeles recents d'ordinateurs et d'imprimantes. Exposer les avantages et les desavantages des ordinateurs recycles. • Les ordinateurs contiennent certaines substances pouvant etre dommageables pour l'environnement. Decrire l'etat de la situa- tion actuelle : les menaces sur l' ecosysteme, les solutions des fumes specialises en rebuts informatiques, les politiques envi- ronnementales actuelles et a venir.96

CHAPITRE 4Planifierl'evolution du pareinformatiqueLa premiere phase du cycle de vie d'un bien informatique debute par l'ex-pression de son besoin. Ce besoin parvient au gestionnaire du pare infor-matique sous la forme d'une demande via l'un de ces differents medias:lettre, message vocal ou electronique ou forrnulaire de demande.Le gestionnaire du parc informatique commence alors l'analyse de lademande en fonction des procedures et des politiques de I' organisation. SiIe besoin est juge pertinent et necessaire, Ie gestionnaire du pare informa-tique analyse les differentes solutions pour repondre au besoin. Cinq de cessolutions sont identifiees et commentees dans ce chapitre.Nous aborderons ici la notion de la budgetisation ainsi que celie de laplanification financiere, car la planification de l' evolution du pare infor-matique est liee pour une part importante aux ressources financieres del' organisation.

CHAPITRE 41. Identification du besoin Les demandes proviennent des differents intervenants de l'organisa- tion comme: • le gestionnaire du pare informatique, qui planifie les operations affectant une importante partie du pare informatique, en collabo- ration avec la direction de l'informatique et la direction finan- a aciere. Ces operations consistent, entre autres, des mises aniveau d'une partie du pare, une migration de la suite bureau- tique version X vers une autre version ou a une expansion du reseau ; • une direction de l'organisation, dans le cadre d'une operation specifique, Par exemple, l'implantation d'une nouvelle applica- ation informatique qui requiert une mise niveau des postes concernes etJou l'achat de materiel ou de logiciels ; • l'equipe de soutien technique signalant une defectuosite defini- tive d' equipement necessitant un remplacement ; • un utilisateur reclamant un achat de materiel ou de logiciel. Afin de pouvoir gerer efficacement I' arrivee heteroclite des demandes, le gestionnaire du pare informatique doit etablir une poli- tique de traitement des demandes de biens informatiques, adaptee aux besoins de l'organisation. De plus, il doit, par souci d' efficacite, minimiser les situations exigeant des complements d'information aupres des demandeurs. Cette politique doit preciser differents elements parmi lesquels : a• la designation des personnes autorisees faire une demande au gestionnaire du pare informatique; a• les supports utiliser pour l'acheminement de la demande, (par exemple courriel ou lettre et formulaire de demande); It les procedures et les delais de traitement;98

PLANIFIER L'EVOLUTION DU PARe INFORMATIQUEDans plusieurs organisations, seuls les gestionnaires ou les respon-sables de departement ou de service peuvent faire parvenir unedemande au gestionnaire du parco Ceci leur permet d' exercer unmeilleur controle sur l'utilisation du materiel informatique dans leurservice ainsi que sur leur budget de depenses informatiques. Decette facon, une premiere validation de la demande est effectuee parle gestionnaire demandeur.Le support utilise pour transmettre la demande doit laisser une tracetangible: c'est la raison du choix d'une lettre ou d'un courriel.L'element primordial de la demande reste le formulaire sur lequel ontrouve toutes les informations necessaires a propos de la demande etdu demandeur. Les donnees du formulaire permettent d'evaluer lademande au niveau de la pertinence et de l'environnement informa-tique de I'organisation, de verifier le respect des contraintes budge-taires et finalement d'amorcer le processus de l'acquisition. Nousverrons les details du formulaire dans la prochaine section de cechapitre.Le gestionnaire du pare informatique doit aussi elaborer une poli-tique concernant les equipements, comprenant un catalogue deproduits enumerant les biens informatiques materiels et logiciels quisont normalises dans l'entreprise. Ce catalogue facilite la definitiondu besoin de l'utilisateur en delimitant ses choix et permet d'assurerl'homogeneisation du pare et un service de soutien technique plusefficace.Toutes les demandes recues par le gestionnaire du pare doivent rece-voir une reponse rapide. Souvent, cette reponse est seulement unaccuse de reception indiquant que la demande est en traitement etqu'une reponse ala demande suivra bientot. Cela rassure le deman-deur sur l'attention avec laquelle le gestionnaire traite sa demande.Le delai du traitement de la demande doit etre defini en fonction dutype de demande et peut varier selon le delai d' analyse et les delaisde reponse des fournisseurs. 99

CHAPITRE 42. Analyse de la demande L'analyse de la demande se base sur la description succincte de la lettre ou du courriel et sur le detail du formulaire de demande. Ce formulaire doit contenir les informations essentielles a l'analyse du besoin, mais doit aussi etre simple a remplir. II arrive frequemment que le formulaire de demande rebute les demandeurs par sa longueur et ses demandes d' elements non essentiels. Reduit a sa plus simple expression, le formulaire devrait contenir au moins les informations suivantes : It date de la demande II nom du demandeur (gestionnaire/departements/service) It nom de la direction/departement II nom du service/section It expression detaillee du besoin II raison (pourquoi) II bien demande (quoi) II delai (quand) II signature du demandeur, date de signature II signature du gestionnaire, date de signature. D' autres informations, non essentielles au sens de la comprehension de la demande, mais utiles pour le delai de traitement, peuvent s'ajouter, telles que numeros de telephone et adresse du demandeur, codes d'identification propre a la direction, etc. Les principales etapes du traitement d'une demande sont II la reception de la demande et du formulaire qui permet de veri- fier si le demandeur est une personne autorisee et si les elements d'information du formulaire sont complets;100

PLANIFIER L'EVOLUTION DU PARe INFORMATIQUE• l'enregistrement de la demande, qui constitue le debut de son traitement. Dans un systeme informatise, cet enregistrement represente la premiere trace de vie d'un bien dans le pare infor- matique. Un accuse de reception est envoye au demandeur et a son gestionnaire, Ies avisant que la demande est bien recue et en voie de traitement;• I' analyse de la demande, qui porte surtout sur le bien informa- tique materiel ou logiciel. Cette analyse peut etre relativement simple dans le cas d'un bien normalise et plus longue et complexe dans le cas d'un bien non normalise; ./ Si le bien est mentionne dans le catalogue des biens norma- lises, l'analyse porte principalement sur: • la pertinence du bien pour repondre au besoin, • le prix du bien, • la necessite ou non d'une formation des utilisateurs, ./ Si le bien n' est pas normalise, il faut alors : ./ verifier si un produit normalise peut repondre au besoin exprime, ./ sinon, verifier si ce produit : • repond au besoin, II fonctionne sous l'environnement de I'organisation, II est disponible a un prix acceptable, • necessite ou non une formation; la redaction d'un document d'analyse proposant une reponse optimale au besoin exprime. Ce document est destine au deman- deur afin de recevoir son approbation de la solution retenue et du cout estime ; la reception de I'approbation de la solution par le gestionnaire (demandeur) demarre le processus d' acceptation budgetaire pour la realisation de la solution; 101

CHAPITRE 4 It l'acceptation budgetaire fmalise cette etape du cycle de vie d'un bien informatique et sera suivie de celie de l'acquisition du bien. Un avis est envoye au demandeur lui indiquant que le gestion- naire du pare informatique procedera a l'acquisition du bien. Ces etapes de traitement paraissent a priori relativement simples, mais plusieurs de ces phases sont iteratives. Voici quelques exemples: ,/ L'expression du besoin par le demandeur exige souvent quelques rencontres afin de mieux cemer le besoin reel. ,/ Le bien demande peut ne pas repondre au besoin exprime et il faut alors trouver une solution plus adequate. ,/ Le bien demande peut ne pas etre compatible avec I'environ- nement de l'organisation et il faut alors trouver un bien compatible. ,/ Le gestionnaire peut demander des explications complemen- taires a propos des solutions proposees. ,/ Le budget alloue a l'acquisition de biens informatiques peut etre insuffisant pour permettre l' achat du bien demande ou de la solution proposee. Le diagramme ci-contre permet de visualiser les etapes du traite- ment d'une demande.102

PLANIFIER L'EVOLUTION DU PARe INFORMATIQUEETAPES DU TRAITEMENT D'UNE DEMAN DE EXPRESSION DE LA DEMANDE ACCUSE DE RECEPTION DE LA DEMANDE RECEPTION ENREGISTREMENT DE LA DEMANDE ANALYSE DE LA DEMANDECATALOGUEDE BIENS NOUVEAU BIEN INFORMATIQUE INFORMATIQUES VALIDATIONDU BESOIN ET DE LENVIRONNEMENT SOLUTIONS-PRIX PROPOSESAU GESTIONNAIRE ACCEPTATIONDU GESTIONNAIRE VALIDATIONDU AVIS D'ACQUISITION BUDGET D'ACQUISITION AU GESTIONNAIRE DEBUT DE LA PHASE D'ACQUISITION 103

CHAPITRE 43. Reponse au besoin Lors de la recherche d'une reponse a un besoin exprime, le gestion- naire du pare informatique doit envisager toutes les solutions offertes par le marche. Le choix d'une solution est souvent facile pour les demandes usuelles, mais peut etre difficile dans les cas de demande inhabituelle. Une politique d'acquisition de biens infor- matiques peut faciliter la determination d'une reponse selon le type de demandes. Des considerations relatives aux ressources humaines, materielles et financieres sont des contraintes importantes dans le choix de la solu- tion. Les principales solutions d' acquisition offertes aux organisa- tions sont : , l'achat, , la location, t le credit-bail, , la formule «Cle en main», • les ressources externes.Achat L'achat de biens informatiques est la solution la moins coflteuse a moyenne et longue echeance. Elle permet le plein controle du pare informatique et des impacts de tous les changements materiels etJou logiciels au sein de l'organisation. La decision de mettre a niveau le materiel en cas de besoins specifiques releve du gestionnaire du pare et n'est pas entravee par des considerations contractuelles comme dans le cas d'un contrat de location. Pensons a une mise a niveau des postes de travail exigee par l'implantation d'un logiciel developpe a l'interne. Si I' organisation est proprietaire des postes de travail, le gestionnaire du pare precede simplement aux mises a jour requises, sinon il devra negocier avec la fmne de location un amendement au contrat afin d' obtenir les changements requis.104

PLANIFIER L'EVOLUTION DU PARe INFORMATIQUE Les mises a niveau materielles et logicielles impliquent souvent une formation des utilisateurs. Comme nous I'avons vu, Ies cotits de formation sont une part importante des depenses informatiques d'une organisation. II est done essentiel de planifier et de controler ces mises a niveau en fonction des contraintes budgetaires et humaines de I' organisation. L'achat d'un nouveau bien informatique est souvent precede d'une periode d'evaluation et de test. Cette periode ainsi que celle de I'im- plantation permettent au personnel de la direction informatique, dont l'equipe de soutien technique, de developper une expertise sur le produit. Celle-ci est d'ailleurs indispensable pour une utilisation optimale du bien informatique, accompagnee d'une assistance effi- cace des utilisateurs. Des mesures fiscales concernant I' achat de biens informatiques, telles que l'amortissement et la deduction des interets des emprunts d'achat de biens informatiques, sont avantageuses pour les organi- sations.Location La location de biens informatiques est une methode d' acquisition relativement couteuse mais qui offre des avantages interessants aux entreprises. En general, la location a tres court terme d'un bien informatique, malgre des mensualites elevees, est plus avantageuse que son achat. Prenons le cas d'un projet exclusif d'une duree de trois mois exigeant I'utilisation de biens informatiques non usueis dans l' orga- nisation. Ce projet necessite un serveur dont la capacite de traitement et de stockage est largement superieure aux besoins habituels de l'organi- sation. Le prix d' achat de ce serveur avec toutes les specifications 105

CHAPITRE 4 demandees est de 80 000 $. Son prix de location est de 10 000 $ par mois tout compris. En cas d'achat, l'organisation doit en plus tenir compte du cout d' entretien et de mise a jour de cet equipement et de son environnement logiciel. Nous pouvons constater qu'il est plus interessant de louer l'equipe- ment pour trois mois au prix de 30 000 $ plutot qu'a celui d'un investissement de 80 000 $ pour acquerir un equipement qui ne sera rapidement plus utilise. Cet exemple demontre aussi que plus la periode de location s' allonge, moins la location devient avanta- geuse. En effet, une location de plus de 8 mois rendra le cout de location superieur au coflt d' acquisition. La location permet aussi de preserver les liquidites et les capacites d'investissement de l'organisation. Celle-ci n'a pas a supporter un coflt d' achat eleve, mais elle doit payer des mensualites affectant Ie budget de fonctionnement plutot que celui de l'investissement. La marge de manoeuvrefinanciere ainsi degagee permet d'investir dans d'autres secteurs ou activites de l'organisation. En cas de location s'echelonnant sur plusieurs annees, le gestion- naire du pare doit controler les clauses de renouvellement des biens informatiques par lesquelles la firme de location s'engage a faire evoluer les biens informatiques au terme d'un delai predefini. L'organisation s'assure ainsi d'avoir un pare informatique corres- pondant aux technologies les plus recentes. Le cout associe au soutien technique est nettement diminue, car les utilisateurs dispo- sent d' equipements recents et done plus fonctionnels. Si le contrat de location a pour objet les equipements d'un seul construe- teur/concepteur, cela aura pour effet d'homogeneiser les biens infor- matiques de l' organisation, ce qui diminue aussi les besoins de soutien technique des utilisateurs. En cas de location, l'adequation de l'equipement au besoin des utili- sateurs peut etre optimisee si les clauses concernant cet aspect sont106

PLANIFIER L'EVOLUTION DU PARe INFORMATIQUEsoigneusement negociees et inscrites dans le contrat. En effet, dansle cas d' achat, le gestionnaire du pare prevoira les achats en fonctiondu temps de vie utile du bien. Dans le cas de 1'achat d'un rnicro-ordinateur, un processeur de vitesse moyenne peut etre suffisant aumoment present, mais souvent le gestionnaire du pare choisira unprocesseur plus rapide ou de niveau superieur s'il est disponible, caril deviendra utile dans le futuro 11y a ici inadequation entre l'acqui-sition et le besoin, done une surcharge de cout pour l'organisation,mais a moyen terme, cela constituera un excellent investissement.Autre avantage, la cession des biens informatiques en location deve-nus obsoletes rel eve de la firme de location et non de l'organisation.De plus, la gestion budgetaire est plus facile, car toutes les locationssont gerees par un budget de fonctionnement et les montants sontreguliers et connus.En conclusion de la comparaison entre achat et location, nousconstatons que la plupart des organisations preferent la solutiond' achat. Dans des circonstances particulieres, certaines optent pourla location a court terme ou moyen terme.Une nouvelle forme de location ou de droit d'utilisation de bienslogiciels se repand de plus en plus. En effet, la societe Microsoftoffrait deja a partir de 5 micro-ordinateurs l'acquisition des droitsd'utilisation d'une partie de ses produits au moyen du programmeOpen garantissant un niveau tarifaire avantageux pendant 2 ans.Depuis l'annee 2002, Microsoft propose la formule de location«Open Subscription Licence (OSL) », pour un minimum de10 micro-ordinateurs, donnant droit a la mise a jour de Windows, lasuite Office et les licences dacces aux principaux serveurs(BackOffice) de Microsoft. Cette formule a des incidences sur lemontant des investissements et Ie budget de fonctionnement, sur lecoflt du soutien technique, sur les coflts de formation et sur les cofltsde mise a jour de logiciel. 107

CHAPITRE 4Credit-bail Le credit-bail ressemble a la location. La principale difference se situe a la fin du contrat de location : une option de rachat au prix residuel du bien informatique est offerte a l' organisation, ce qui peut etre parfois avantageux dans le cas des petites entreprises. Comme la valeur residuelle des biens informatiques n'est pas comprise dans le calcul des couts de location en credit-bail, ces cofits sont souvent moins eleves que ceux d'une location normale. Generalernent, le service d'assistance est compris dans le cout mensuel du credit-bail, alors que ce service n' est pas incIus dans les locations normales.Formule Cle en main La formule «Cle en main» consiste a acquerir une solution complete, prete a etre installee et mise en exploitation par une fume externe ayant l' expertise de cette solution. L'utilisation de cette formule est particulierement interessante dans le cas ou les ressources internes de l'organisation ne disposent pas de I' expertise necessaire a l'installation et la mise en production de la solution. Dans ce cas, l'organisation s'assure que la solution sera operation- nelle et que le personnel interne sera forme par l'installateur, d' abord a propos de l'administration ou du fonctionnement du bien, et par la suite, developpera l'expertise necessaire a le faire evoluer si necessaire, Bien que couteuse, cette formule est souvent prefe- rable et plus economique et efficaee que l'apprentissage et lim- plantation d'une nouvelle solution informatique realisee uniquement par le personnel de l'organisation.Ressources externes Les ressources externes font partie de nombreuses solutions possibles et repondent a des besoins particuliers, parfois vitaux, d' une organisation, particulierement dans la gestion du pare infor- matique.106

PLANIFIER L'EVOLUTION DU PARe INFORMATIQUE Ces ressources peuvent etre gerees directement par un membre designe du personnel interne. Elles participent a la realisation d'une solution soit en cas de manque temporaire de personnel interne, de manque d' expertise particuliere, en cas de besoin de formation specifique ou simplement pour une operation massive de courte duree. Les entreprises travaillant en sous-traitance peuvent aussi faire partie d'une solution de grande ampleur. Le soutien des utilisateurs et meme la gerance du pare informatique dans son ensemble peuvent etre realises par des sous-traitants. Dans certaines organisa- tions en periode de transition, on assiste au cctoiement des ressources internes et des firmes de sous-traitance. Cette situation est rarement viable et est souvent source de conflits entre les deux types de ressources. Plusieurs organisations voient de nombreux avantages ala sous-trai- tance, principalement dans le fait d' avoir un service informatique repondant aux besoins sans avoir a le gerer. Par contre, d' autres organisations y voient un risque de perte d' autonomie et un cout trop eleve et ne s'adresse ala formule de sous-traitance qu'avec parci- monie principalement pour des solutions «Cle en main».4. Budqetlsatlon En debut d' annee financiere, la direction generale en collaboration avec la direction de l'administration, alloue des budgets aux diffe- rents departements composant l'organisation. Afin de faciliter la repartition budgetaire et de pouvoir repondre aux besoins fmanciers de chaque service, ceux-ci doivent realiser une prevision budgetaire de leurs besoins. 109

CHAPITRE 4 Cette prevision fera l'objet de controles posterieurs afin de compa- rer les resultats anticipes et les resultats reels. Ces controles servent a mesurer les ecarts entre les budgets prevus et les depenses effec- tuees en fonction des objectifs des directions. A partir de cette mesure determinant Ie taux de realisation des objectifs, I'organisa- tion reajuste au besoin les objectifs vises et/ou les budgets qui y sont affectes. Prenons le cas d'une prevision concernant un projet de developpe- ment. Les principaux postes de depenses relatifs aux ressources humaines sont detailles dans le tableau suivant. TABLEAU: PREVISIONS BUDGETAIRES Ressources humainesType de ressources Nb. de jours Cout par jour ccut totalGestionnaire de projet 100 700 70000Analystes 180 500 90000Programmeurs 400 350 140000Techniciens 30 350 10500Personnels de secretariat 50 300 15000Analystes experts externes 24000 20 1200coat total 349500110

PLANIFIER L'EVOLUTION DU PARe INFORMATIQUECe projet de developpement a fait l'objet d'un controle a un momentdonne de sa realisation. Un taux de realisation pour chaque type deressources humaines est ajoute afin de mieux deceler les ecarts entrele previsionnel et le reel. Le tableau suivant illustre l'etat de la situa-tion.Le tableau montre un leger depassernent des depenses pour troistypes de ressources, signalant ainsi soit des previsions erronees, soitle besoin d'un meilleur suivi pour ces types de ressources. Pour lestrois autres types de ressources, ces donnees indiquent une sureva-luation des previsions, principalement celles des analystes. TABLEAU: CONTROlE BUDGETAIRE Ressources humaines Taux Nb. de jours Cout total de reali-Type de Nb. jours sation Prevo Prevo Ecart Estim. Estim. Ecartressources realises init. actual. init. actual.Gestionnaire 53 60% 100 88 (12) 70000 61600 (8400)de projet 100 70% 180 143 (37) 90000 71500 (18500) 250 50%Analystes 40% 400 500 100 140000 175000 35000 10Programmeurs 40% 30 25 (5) 10500 8750 (1750) 30Techniciens 50 75 25 15000 22500 7500 15Personnel de 50% 20 30 10 24000 36000 12000secretariatAnalystesexpertsexternesCoOt total 349 500 375 350 25 850 111

CHAPITRE 4 Les budgets qui nous interessent sont les budgets d'exploitation et, plus particulierement dans ce chapitre, ceux des acquisitions. Les budgets d'exploitation sont habituellement faciles a determiner car leur plus grande partie est composee de montants recurrents connus et de la masse salariale. Les budgets d' acquisition sont plus previ- sionnels et se basent sur les besoins planifies tels que les operations de mise a jour des biens informatiques et l'estimation des besoins non encore exprimes. La validation du budget d' acquisition est une des etapes du traite- ment d'une demande. Nous verrons ici les principales operations du cycle comptable et budgetaire qui regissent l'acquisition de la solu- tion choisie en reponse au besoin exprime. Avant d'entrer dans les operations comptables, nous supposons que la demande a ete soumise, validee, estimee, que les ressources monetaires necessaires sont disponibles dans le budget du demandeur et que la demande a finalement ete acceptee. 1. L'enregistrement dans le journal general est la premiere opera- tion du cycle comptable de l'acquisition d'un bien. Elle est subdivisee en trois etapes : • La decision d' enregistrer ou non l'operation. La politique comptable definit generalement les biens ou les montants sus- ceptibles d'etre enregistres, L'organisation peut decider que toute transaction d'un montant inferieur a 100$ n'a pas a etre enregistree, Plus les organisations sont importantes et plus cette limite est elevee ; • La determination des comptes a crediter ou debiter et les montants concemes ; L'enregistrement chronologique des operations dans le jour- nal general. 112

PLANIFIER L'EVOLUTION DU PARe INFORMATIQUE2. Le report au grand livre consiste a reporter les ecritures du jour- nal general dans le grand livre. Cela permet de rnieux visualiser les informations comptables de chaque compte.3. L'etablissement de la balance de verification est subdivisee en trois etapes : • La verification de l'adequation entre les soldes debiteurs et les soldes crediteurs des comptes du grand livre; ~ La presentation des comptes sous la forme d'une balance de verification. Cela consiste en une liste des comptes du grand livre en distinguant dans une colonne les soldes debiteurs et dans une autre colonne, les soldes crediteurs ; • La verification de l' egalite mathematique entre les soldes debiteurs et les soldes crediteurs.4. L'etablissement du bilan est une representation sous un format different de la balance de verification reprenant les notions d' ac- tif et de passif. ITrepresente l' etat financier de l' organisation a une date donnee. D'un cote sont inscrits tous les comptes de l' ac- tif, suivis du total des actifs. De I' autre, on retrouve l'inscription de tous les comptes du passif ainsi que I' avoir des actionnaires suivi du total des passifs et de l' avoir des actionnaires. L'equation comptable reprenant I'cgalite entre l'actif et Ie passif plus l' avoir des actionnaires est le propre de tous les bilans. ACTIF = PASSIF + AVOIR DES ACTIONNAlRES 113

CHAPITRE 4Exemple MID de visualiser les principales operations du cycle budgetaire qui regissent l'acquisition d'un bien, voici un exemple detaille. Edificel8 inc. est une nouvelle entreprise specialisee dans la reno- vation d' edifice. Les operations suivantes se sont deroulees depuis l'ouverture datant du 15 mai 2003 : 15 mai : Depot d'un montant de 500 000 $ des trois proprietaires de l'entreprise (Beaudry, Allard, Lapointe). Ce groupe de proprietaire s' identifie sous I' appellation «BAL». 20 mai : Achat au comptant chez Mobilier Nouveau de cinq bureaux pour le personnel au prix unitaire de 1 500 $. 25 mai : Achat au comptant de cinq rnicro-ordinateurs (ecran, clavier, souris, environnement Windows) au prix unitaire de 2 500 $. 25 mai : Achat au comptant de 5 suites bureautique au prix unitaire de 450 $. a1 juin: Achat credit chez Bureau plus de deux imprimantes laser reseau au prix unitaire de 2 500 $. a10 juin : Achat credit chez Bureau plus d'un traceur de plan (architecte) d'un prix de 15 000 $. Un montant de 2 000 $ est verse au comptant. 15 juin: Remboursement de 2 000 $ sur le traceur.114

PLANIFIER L'EVOLUTION DU PARC INFORMATIQUE1. ENREGISTREMENT DES OPERATIONS Les comptes du grand livre sont : • Encaisse (1) t Mobilier de bureau (5) t Bien informatique materiel (15) t Bien informatique logiciel (20) t Comptes fournisseurs (25) t Groupe BAL (30) JOURNAL GENERALDate Nom des comptes et explications Folio Debit Credit 1 500000 50000015 mai 2003 Encaisse 30 Groupe BAL 5 Montant investi dans I'entreprise 120 mai 2003 Mobilier de bureau 15 7500 Encaisse 1 7500 Achat de bureau (5·1 500 $) 20 125 mai 2003 Bien informatique materiel 12500 12500 Encaisse 15 2250 2250 25 5000 5000 Achat de micro-ordinateurs (5'2 500 $) 1525 mai 2003 Biens informatiques logiciel 1 Encaisse 25 Achat de suite bureautique (5'450 $) 25 11 juin 2003 Bien informatique materiel Comptes fournisseurs Achat de 2 imprimantes (2'2 500 $)10 juin 2003 Bien informatique materiel 15 000 Encaisse 2000 13000 Comptes fournisseurs aAchat d'une imprimante plan15 juin 2003 Comptes fournisseurs 2 000 Encaisse 2000 aRemboursement partiel - imprimante plan 115

CHAPITRE 42. LE REPORT AU GRAND LIVRE ENCAISSE Date Libelle Folio Debit Credit Sol de 15 mai 2003 Jg1 500000 500000 20 mai 2003 Jg1 492500 25 mal 2003 Jg1 7500 480 000 25 mal 2003 Jg1 12500 477 750 10 juln 2003 Jg1 475750 15 juin 2003 Jg1 2250 473750 2000 2000 MOBILIER DE BUREAU Date l.lbelle Folio Debit Credit Solde Jg1 7500 20 mal 2003 7500 BIEN INFORMATIQUE MATERIEL Date Llbelle Folio Debit Credit Solde 25 mai 2003 Jg1 12500 12500 1 juin 2003 Jg1 5000 17500 10 [uin 2003 Jg1 15000 32500 BIEN INFORMATIQUE LOGICIEL Date Libelle Folio Debit Credit Solde 2250 25 mal 2003 Jg1 2250116

PLANIFIER L'EVOLUTION DU PARe INFORMATIQUECOMPTES FOURNISSEURSDate Libelle Folio Debit Credit Solde1 juin 2003 Jg1 5000 500010 juin 2003 Jg1 13 000 18 00015 juin 2003 Jg1 16000 2000GROUPE BALDate Libelle Folio Debit Credit Sol de Jg1 500 00015 mai 20033. LA BALANCE DE VERIFICATION Edifice18 inc. Balance de verification au 15 juin 2003Encaisse 473750Mobilier de bureau 7500Bien informatique materielBien informatique logiciel 32500Comptes fournisseurs 2250Groupe BAL 16000 516000 500000 516000 117

CHAPITRE 44. LE BILAN Edijice18 inc. Actif BilanEncaisse au 15juin 2003Mobilier de bureauBien informatique materiel Passif et avoir des actionnairesBien informatique logiciel 473750 Comptes fournisseurs 16000 7500 Groupe SAL 500 000 32500 2250Total de I'actif Total du passif et de 516000 I'avoir des actionnaires 516 000116

PLANIFIER L'EVOLUTION DU PARe INFORMATIQUEActlvltesd' apprentissage• Association de termes A. Sous forme vocale, ecrite ou electronique, aB. Se fait partir de toutes les solutions offertes sur le marche. C. A la fin du processus de planification. D. Souvent une etape iterative dans laquelle il faut preciser le besoin et son adequation avec l'environnement informatique. E. Apres avoir verifie si le demandeur est une personne autorisee. 1. Analyse de la demande 2. Expression de la demande 3. Acceptation de la demande 4. Resolution de la demande 5. Enregistrement de la demande 119

CHAPITRE 4• Vrai au faux ? 1. La piece primordiale d'une demande pour un bien informatique demeure le formulaire. 2. Un catalogue de produits pour les utilisateurs comporte la liste de tous les equipements existants sur le marche, 3. L'acceptation budgetaire n'est pas requise lorsqu'il s'agit de logiciels, 4. L'achat d'un bien informatique est souvent la moins couteuse des solutions a moyen et a long terme. 5. La location d'un bien informatique permet de repartir une depense sur plusieurs mois. 6. Les cofits de formation representent une part negligeable des depenses informatiques. a7. Les res sources externes font souvent partie des reponses plusieurs besoins en informatique. 8. Le cycle budgetaire est lie au cycle comptable. 9. Avant d'engager une depense pour l'acquisition d'un bien infor- matique, on s'assure que le budget le permet. 10. Les previsions budgetaires ne sont effectuees qu'une fois tous les dix ans.120

PLANIFIER L'EVOLUTION DU PARe INFORMATIQUE• Etude de cas Analyse d'une demande Analyse: les cas suivants, puis reponde: aux questions. 1. Un ordinateur haut de gamme de modele Macintosh est absolu- ment necessaire au service des communications et le budget du departement en perme I' acquisitiont. II servira au a la mise a jour de tout le materiel promotionnel de I'entreprise. La duree du projet est d'une annee. L'ordinateur doit pouvoir communiquer avec le reseau Windows NT. • Est-ce que ce nouvel equipement est un bien informatique normalise? • Apres quelques recherches techniques, pensez-vous que le nouveau poste de travail puisse eire relie au reseau existant ? • Quel sera le type de formation necessaire et qui devra etre forme? Quelle est la meilleure solution I'achat ou Ie credit-bail? Justifie: votre choix. 121

CHAPITRE 4 2. Un programrneur du service infonnatique voudrait utiliser en parallele deux systemes d'exploitation (Windows et Linux) afin de mettre en place un serveur intranet Linux. Il a besoin de Windows pour consulter son courriel, car i1 a un WinModem, et il veut aussi recuperer certains fichiers Word. Deux solutions s' offrent a lui : VMWare qui emule Windows dans un environnement Linux et SAMBA, un service qui pennet l'echange entre les deux systemes d' exploitation. Les deux solutions sont des logiciels gratuits et le programmeur devra suivre un seminaire de trois jours au prix de 2 000 $ pour obtenir l'expertise necessaire pour exploiter ces logiciels. En plus, il aurait besoin d'une semaine pour tester les deux solutions et installer la solution retenue. • Selon vous, est-ce que le projet justifie un tel investissement en temps? • Quels arguments conseillez-vous de fournir a Ladirection des services financiers afin de faire accepter ces depenses ?122

PLANIFIER L'EVOLUTION DU PARe INFORMATIQUE3. La secretaire du president de l'organisation voudrait avoir, en plus de son imprimante personnelle, une irnprimante laser couleur dans son bureau parce que celIe qui est installe a chacun des etages pour repondre aux besoins ponctuels est au bout du corridor. La secretaire dit que l'appareil pourrait etre paye par un compte de depenses du president. • Est-ce un bien repertorie dans le catalogue des bien norma- lises ? Est-ce que Ie bien repond au besoin de I'utilisateur? • Est-ce que Ie budget permet de fa ire cette acquisition? • Meme si vous avez repondu oui a toutes ces questions, expli- que: pourquoi vous ne recommanderiez pas cet achat. D'autres solutions pourraient-elles eire proposees ? 123

CHAPITRE 4• Analyse de cas Choix d'une solution Analyse: les cas suivants, puis reponde; aux questions. 1. L'organisation X se specialise dans la livraison de services comptables aux PME (Petites et Moyennes Entreprises). En plus des services professionnels, elle offre des produits informatiques developpes par son service de developpement d'applications. Le systeme de gestion des appels ne repond plus aux besoins de l'equipe de soutien technique. Celui-ci adresse au service de developpement une demande d'un systeme de gestion des appels de type Help Desk. Le responsable du developpement hesite sur le moyen de satis- faire cette demande : developper une application interne ou ache- ter un produit Cle en main. Afin de prendre la meilleure decision, il examine les facteurs suivants : Un developpernent d'une duree approximative de 4 mois exige- rait les ressources suivantes : • un analyste (salaire annuel de 45 000 $), • deux techniciens (salaire annuel de 30 000 $), Aucune des ressources prevues n'a I'experience de ce genre d' applications. Par contre, ce sont des informaticiens d' expe- riences et tres polyvalents. La presence d'un technicien du service de soutien sera requise durant 1 mois afin de preciser al'objectif et les besoins combler. Durant la periode d'implantation et de formation d'une duree d'un mois, il faut prevoir la presence d'un technicien. L'entretien (cofits recurrents) de ce systeme exigera par annee deux semaines de temps d'analyste et un mois de temps de technicien. 124

PLANIFIER L'EVOLUTION DU PARe INFORMATIQUEDans le cas de l'achat d'un produit Cle en main, le cout d'acqui-sition est de 50000 $ pour le produit, la formation et le soutiendurant la premiere annee, Les cofits recurrents sont de 15 % duprix d' achat et comprennent le soutien telephonique et les misesa jour du produit., Calcule: le cout de developpement d'un systeme developpe par les ressources internes de I' organisation ainsi que les couts recurrents annuels de cette application., Calcuie: le coiit de la solution Cle en main, ainsi que les couts recurrents de cette solution. Compare: les cotas des deux solutions sur une periode de trois ans.• Quelle solution suggeriez-vous au responsable du developpe- ament pour repondre son hesitation ? Expliquez les raisons de votre choix au niveau economique, de I' evolution de systeme et des ressources humaines. 125

CHAPITRE 4 2. L'organisation X se specialisant dans la livraison de services comptables aux PME (Petites et Moyennes Entreprises) a connu cette derniere annee un essor considerable, principalement a cause du rachat d'un competiteur ayant des succursales (8) dans les principales villes du Quebec. Afin d' optimiser le rendement de son acquisition, I' organisation prend la decision de relier en reseau toutes les succursales entre elles, ainsi qu'avec Ie siege social, au cours de I'annee qui vient. A la reception de cette demande de la direction, le responsable du service informatique fait le constat que son service n' a aucune experience en reseau etendu, n'ayant jusqu'ici desservi que le siege social. II hesite entre deux solutions possibles: faire reali- ser le reseau etendu par son service ou donner en impartition l'implantation et la gestion du reseau etendu. Le responsable du service informatique evalue les deux solutions en se basant sur les facteurs suivants SOLUTION INTERNE t Ressources humaines supplementaires affectees d'une facon permanente au projet : .I 1 analyste reseau (60 000 $/an), .I 1 analyste en telecommunication (60000$/an), .I 2 techniciens (30000 $/an), .I Cout de la formation (20000 $) Besoins materiels .I 40000 $ par succursale, comprenant serveur, reseau, liens de telecommunication. .I Couts recurrents annuels estimes a 10000$ par succur- sales et 20000 $ pour Ie siege social (principalement en frais de telecommunication).126

PLANIFIER L'EVOLUTION DU PARe INFORMATIQUEIMPARTITIONDans le cas d'une impartition, les cents annuels sont de 400000$par annee pour une duree de 5 ans.A. Calculez le cout de realisation de la solution interne, ainsi que les couts recurrents annuels de cette solution.B. Compare: les coias de realisation de la solution par les ressources internes et par l'impartition sur une periode de cinq ans.C. Trouvez cinq avantages et cinq inconvenients a jaire realiser le reseau etendu par les ressources internes.D. Trouvez cinq avantages et cinq inconvenients a donner en impartition la realisation et la gestion du reseau etendu.E. Quelle solution vous apparait-elle la plus adequate? Explique: les raisons de votre choix. 127

CHAPITRE 4 3. L'organisation X doit planifier de nouveaux besoins d'equipe- ments a des fins particulieres. Elle prevoit l' achat de 3 micro- ordinateurs avec ecran au plasma de 21 pouces et d'une imprimante laser a utiliser durant la convention annuelle des actionnaires. Elle aura aussi besoin de 20 autres micro-ordina- teurs et de 4 imprimantes laser pour une operation de saisie massive dans le cadre d'un projet d'une duree de 6 mois. Finalement, l'achat de 10 autres micro-ordinateurs et de 2 irnpri- mantes laser est planifie par suite de l'arrivee imminente de 10 nouveaux conseillers. A titre d'information, voici une liste de prix de micro-ordinateurs en location, en credit-bail ou a l'achat. Nom du produit Prix de Location Locationl Credit-bail vente semaine mois Imois (3 ans) IBM Pentium 4 85 $ Imprimante laser 2000 $ 40 $ 45 $ Ecran 17 pouces 3000 $ 55 $ 125 $ 60 $ Ecran plasma 17 pouces 10 $ 17 $ 12 $ Ecran plasma 21 pouces 400 $ 15 $ 33 $ 17 $ 800 $ 23 $ 50 $ 25 $ 1200 $ t Planifie: la meilleure acqutsuion de biens repondant aux besoins au meilleur coat. • Explique: les raisons de votre chou. III Explique: les raisons de vos locations par semaine. • Explique: les raisons de vos locations par mois. Expliquez les raisons de vos locations en credit-bail.128

PLANIFIER L'EVOLUTION DU PARe INFORMATIQUE~Etude de cas Prevision budgetaire - Ressources humaines A) A partir des donnees suivantes concernant un projet d'infor- matisation des appels telephoniques, dresse: un tableau de previ- sion budgetaire pour les ressources humaines. L'equipe de travail du projet est composee de : ~ 1 gestionnaire de projet senior dont le salaire horaire est de 125 $ pour un travail d'une duree de 150jours; • 2 analystes internes dont Ie salaire horaire est de 90 $ pour un travail d'une duree de 400 jours; • 5 programmeurs dont Ie salaire horaire est de 60 $ pour un travail d'une duree de 1000jours ; 1 technicien reseau dont le salaire horaire est de 60 $ pour un travail d'une duree de 100jours; 1 technicien bureautique dont le salaire horaire est de 50$ pour un travail d'une duree de 60 jours; 2 personnes de secretariat dont le salaire horaire est de 40 $ pour un travail d'une duree de 180jours; 3 analystes externes dont Ie salaire horaire est de 100 $ pour un travail d'une duree de 120jours; 1 expert reseau externe dont le salaire horaire est de 250 $ pour un travail d'une duree de 15jours. La duree d'une journee de travail est de 7 heures. 129

CHAPITRE 4 B) A partir des donnees suivantes, dresser un tableau illustrant le controle budgetaire du projet. It le gestionnaire de projet a realise 50 % de son travail en 100 jours; • les deux analystes ont realise 60 % de leur travail en 300 jours ; • les programmeurs ont realise 40 % de leur travail en 500 jours ; • le technicien reseau a realise 70 % de son travail en 60 jours; It le technicien bureautique a realise 50 % de son travail en 40 jours; • les personnes de secretariat ont realise 50 % de leur travail en 100 jours ; • les analystes extemes ont realise 60 % de leur travail en 100 jours; • l' expert reseau exteme a realise 75 % de son travail en 15 jours. C) Commentez les resultats du tableau de controle budgetaire. 130

PLANIFIER L'EVOLUTION DU PARe INFORMATIQUE• Etude de cas Prevision budgetaire - Ressources materlelles A) A partir des donnees suivantes concernant une installation d'in- frastructure reseau (projet d'un an), dresser un tableau de prevision budgetairepour la duree du projet concernant les ressources mate- rielles. Les besoins mensuels suivants ont ete estimes a : • 50 locations de chambres d'hotel a un cout unitaire de 150 $; • 200 repas a un cout unitaire de 30 $ ; It 100 frais de deplacements a un coflt unitaire de 200 $ ; 60 guides de l'utilisateur a un cofit unitaire de 50$; • 5 ordinateurs portables a un cofit de location de 500 $ (prix unitaire) ; 10 telephones portables a un cofit de location de 100 $ (prix unitaire). B) Une revision des besoins mensuels des ressources materielles est effectuee a mi-parcours du projet et modifie l'ampleur des besoins initiaux. A partir des donnees suivantes, dressez un tableau illus- trant le controle budgetaire du projet. Les modifications aux besoins mensuels sont : 10 locations de chambres d'hotel ne sont plus necessaires ; 20 repas additionnels sont a prevoir ; 30 frais de deplacements s' ajoutent; 20 guides de l'utilisateur ne sont plus requis; 2 locations supplementaires d' ordinateur portable sont indis- pensables; 5 telephones portables en location ne sont plus necessaires. C) Commentez les resultats du tableau de controle budgetaire. 131

CHAPITRE 4• Etude de cas Budgetisation Faites les ecritures au journal general, au grand livre, dans la balance de verification et au bilan des donnees suivantes. 1janvier: L'organisation X a ete creee en l' an 2003 par un groupe d' actionnaires qui ont depose un montant de 2 000000 $ dans la caisse de l'entreprise. 5 janvier: Achat a credit de 30 bureaux, fournisseur Le bureau Ai, prix unitaire 1000 $. 5 janvier: Achat a credit de 28 micro-ordinateurs, fournisseur Le micro personnel, prix unitaire 2100 $. Un montant de 10000 $ est verse au comptant. 6 janvier: Achat a credit de 30 suites bureautiques, fournisseur Le micro personnel, prix unitaire de 500 $ et achat au comptant de 5 imprimantes, prix unitaire 3 000$. 15janvier: Achat de papeteries, foumisseur Le papier fin pour une somme de 5000 $. 20 janvier: Versement de 8000 $ en reglement partiel de l'achat des 30 bureaux. 25 janvier: Achat comptant de materiel promotionnel, fournisseur Publicite cite, pour un montant de 20000$. 30 janvier: Versement de 10000 $ en reglement partiel de l'achat des 28 rnicro-ordinateurs. 132

PLANIFIER L'EVOLUTION DU PARe INFORMATIQUELes comptes du grand livre sont• Encaisse (1) Mobilier de bureau (10)• Materiel informatique (20) Logiciel (30)• Materiel promotionnel (40) Groupe d'actionnaires (50) 133

CHAPITRE 4Recherche d'information AI' aide de livre, de revues specialisees et de sites Internet, redige: un rapport de recherche, d'une page au deux, sur les sujets suivants : • Obtenez des estimations de deux fournisseurs connus pour une location de 18 mois du type credit-bail d'un micro-ordinateur recent de type standard. • Obtenez des estimations de deux fournisseurs connus pour l'achat d'un micro-ordinateur recent de type standard. • Obtenez des estimations de deux fournisseurs connus pour l'achat d'une solution Cle en main (logiciel de type Point de vente pour petits commerces) pour la gestion de l'inventaire et de 2 caisses enregistreuses d'un commerce de fruits et legumes.134

CHAPITRE 5Proceder aI'acquisitiond'un bienUn appeZ d'offres est un document invitant des fournisseurs de biensou de services informatiques a presenter une soumission afin derepondre aux besoins et aux exigences de la demande exprimee. Lestermes appeZ de propositions, demande de soumissions ou appeZ desoumissions sont d'autres synonymes egalement utilises selon les uset coutumes des organisations.Ce chapitre traitera des principales composantes d'un appel d'offres etfera un bref comparatif entre les formulaires europeen et canadiend'appel d'offres. La problematique de l'acquisition de licences seraaussi abordee par la description des programmes de licence de troisgrandes entreprises en informatique.

CHAPITRE 51. Appel d' offres Le secteur public traite les appels d' offres differernment du secteur prive. En effet, Ie secteur public est soumis, quels que soient les couts estimes, a des regles bien precises concernant la transparence dans le processus de selection des soumissionnaires et dans la valorisation de la concurrence. Un soumissionnaire repondant aux cahiers des charges et proposant Ie prix Ie plus bas remporte obligatoirement l'appel d' offres. Ceci peut avoir parfois pour effet l'attribution d'un contrat a une societe dont la compe- tence reelle est douteuse, mais qui a propose Ie prix le plus bas. Le secteur prive n' est soumis qu' aux regles commerciales gene- ralement en usage dans Ie marche et Ie choix du soumissionnaire n' est soumis en principe a aucune regle. Que ce soit dans Ie secteur public ou dans le secteur prive, les appels d' offres comportent des regles d' equite plus ou moins pointues dans le choix du soumissionnaire et leur traitement se compose, a peu de choses pres, des memes etapes. Dans le but de couvrir un large eventail des types d'appel d'offres et a titre de comparaison, nous examinerons d' abord les appels d' offres electroniques du marche public europeen (Tenders Electronic Daily), puis les appels d'offres publiques quebecois emis par les organisations gouvernementales, paragouvernemen- tales et municipales via Ie systeme MERX.Marche public europeen Depuis le ler mai 2002, l'utilisation des formulaires standard pour la publication des avis de marche public dans Ie Supplement au Journal officiel de l'Union europeenne («Journal officiel S », «serie S» ou «JO S») est obligatoire. Les formulaires a utiliser se trouvent sur le site SIMAP qui est Ie portail communautaire 136

PROCEDER A L'ACQUISITION D'UN BIENdes marches publics. Les principaux formulaires disponibles surce site sont : • Avis de pre information; • Avis de marche ; • Avis d' attribution de marche ; • Concession de travaux publics; • Avis periodique indicatif; Systeme de qualification; • Avis de concours; Resultats de concours.Les appels d' offres relatifs aux marches publics doivent done etrediffuses dans toute l'Union europeenne. Dans ce but, le <dO S»est disponible sur Internet ainsi que sur CD-ROM.Ces appels d' offres sont emis par les Etats, les collectivites terri-toriales et les organismes de droit public. Ces appels d' offresgenerent un marche annuel de plus de 500 milliards d' euros. Le<dO S» pub lie quotidiennement jusqu'a 750 appels d'offres.De facon generale, les marches publics dont les montants depas-sent un certain seuil doivent faire l'objet d'une publication dansle Journal officiel S en vue de leur diffusion dans toute l'Unioneuropeenne. Les montants minimaux des contrats sont de : 5 000 000 pour les marches publics de travaux; 600 000 pour les fournitures dans le secteur des telecommu- nications; 400000 pour les fournitures dans les secteur de l'eau, de I' energie et des transport; 200000 pour les marches publics de services et de fourni- tures; 125 000 pour les marches passes dans le cadre des accords du GAIT. 137

CHAPITRE 5 Voici un exemple d'appel d'offres concernant l'acquisi- tion de postes de travail, de peripheriques et de logiciel bureautique au moyen du formulaire «Avis de marche ». 5236 Comrnunaute europeenne - Fournitures - Procedure ouverte Paragraphe suivant : I. II. III. IV. VI. F-Grenoble: Materiel informatique 2003/5 236-210494 AVIS DE MARCHE Fournitures SECTION I: POUVOIR ADIUDICATEUR I. I) NOM ET ADRESSE OFFICIELS DU POUVOIR ADJUDICA TEUR: Ville de Grenoble, I I, boulevard Jean-Pain, BP 1066, F-38021 Grenoble Cedex I. 2) ADRESSE AUPR~S DE LAQUELLE DES INFORMATIONS COMPL~MENTAIRES PEUVENT ITRE OBTENUES: 3) ADRESSE AUP~ DE LAQUELLE LES DOCUMENTS PEUVENT ITRE OBTENUS: Ville de Grenoble, service 3A assistance achats, approvisionnement, 2, rue des Peupliers, F-38100 Grenoble. 4) ADRESSE A LAQUELLE LES OFFRESIDEMANDES DE PARTICIPA- TION DOIVENT ITRE ENVOYEES:Ville de Grenoble, direction des appels d'offres, I I, boulevard Jean-Pain, 6e etage, Porte 605, BoTte postale 1066, F-38021 Grenoble Cedex I. 5) TYPE DE POUVOIR ADJUDICATEUR: Niveau regional ou local. SECTION II: OBIET DU MARCH~ II. I) DESCRIPTION 1.1) Type de martha de travaux: 1.2) Type de marche de foumitures: 1.3) Type de rnarche de services 1.4) Accord-cadre: 1.5) Intitule attribua au marche par Ie pouvoir adjudicateur: 1.6) Description/objet du marche: Achat de materiels informatiques. 138

PROCEDER A. L'ACQUISITION D'UN BIEN Pour les services municipaux et les eccles de la ville de Grenoble. Micro-ordinateurs de bureaux. Micro-ordinateurs multimedias. Micro-ordinateurs portables et ordinateurs de poche. 1.7) Ueu d'executlon des travaux, de Iivraisondes foumitures ou de prestation des services: F-Grenoble. 1.8) Nomenclature I.B.I) ClassificationCPV (Vocabulaire Commun Marches Publics): 1.8.2)Autre nomenclature pertinente (CPAlNACElCPC): Nomenclature 36.02. 1.9) Divisionen lots: 1.10) Variantes prises en consideration: Qui. 2) QUANTIT~ OU ~ENDUE DU MARCH~ 2.1) Qua~ ou etendue globale: 2.2) Options. Description et indication du moment ou elles peuvent ~tre exercees: 3) DU~E DU MARCH~OU D~LAID'EXECUTION:SECTION III:RENSEIGNEMENTSD'ORDRES IURIDIOUE.~CONOMIOUE, FINAN-CIERET TECHNIOUEIII. I) CONDITIONS RELATIVESAU MARCH~ I. I) Cautionnement et garanties exiges: 1.2) Modalites essentielles de financement et de paiement etlou references des dispositions applicables: 1.3) Forme juridique que devra rev~tir Ie groupement d'entrepreneurs, de four- nisseurs ou de prestataires de services attributaire du rnarche: Les soumis- sionnaires peuvent presenter une offre, soit en qualite de candidats individuels,soit en qualite de membres d'un ou de plusieurs groupements. lis ne peuvent done pas cumuler les deux qualites. Le rnarche pourra etre attribue a toute forme de groupement. 2) CONDITIONS DE PARTICIPATION 2.1) Renseignements concernant la situation propre de I'entrepreneur/du fournis- seur/du prestataire de services et renseignements et formalites necessaires pour I'evaluation de la capacite economique, flnanclere et technique minimale requise: 2.1.1) Situation juridique - references requises: 2. I.2) Capacite economiClue et financiere - references requlses: 139

CHAPITRE 5 2.1.3) Capacite technique - references requises: 3) CONDITIONS PROPRESAUX MARCHes DE SERVICES 3.1) Prestations reservees i une profession pardcullere: 3.2) Les personnes morales seront tenues d'indiquer les noms et les qualificationsprofessionnelles des membres du personnel charge de I'execution du marche: SECTION IV:PROCEDURE IV.I) TYPEDE PROC~DURE:Ouverte. I. I) Candidats deji selectionnes: 1.2) Justification du choix de la procedure acceleree: 1.3) Publications anterieures relatives au m~me marche 1.3.1)Avis de pre-information relatif au msrne rnarche: 1.3.2)Autres publications anterieures: 1.4) Nombre des entreprises que Ie pouvoir adjudicateur envisage d'invi- ter a presenter une offre: 2) CRIT~RESD'ATTRIBUTION: 3) RENSEIGNEMENTSD'ORDRE ADMINISTRATIF 3.1) Numero de reference attribue au dossier par Ie pouvoir adjudica- teur: Marche n. 03A340. 3.2) Documents contractuels et documents additionnels - conditions d'obtention: Conditions et mode de paiement: Le delai maximum d'envoi des cahiers des charges et des documents cornplementaires est de 4 jours a compter de la reception de la demande. 3.3) Date limite de reception des offres ou des demandes de participa- tion: 26.1.2004. Heure: 16:30. 3.4) Envoi des invitations a presenter une offre aux candidats selec- tionnes: 3.5) Langue(s) pouvant ~tre utilisee(s) dans I'offre ou la demande de participation: Francais. 3.6) Delai minimum pendant lequelle soumissionnaire est tenu de main- tenir son offre: 90 jours a compter de la date limite de reception des offres. 3.7) Modalites d'ouverture des offres 3.7.1) Personnes autorisees a assister a I'ouverture des offres: 3.7.2) Date, heure et lieu:140

PROCEDER A L'ACQUISITION D'UN BIENSECTION VI: RENSEIGNEMENTSCOMPLEMENTAl RESVI. I) AVIS NON OBLIGATOIRE:2) INDICATION SI LE PRESENTMARCH~ A UN CARACT~RE PERIODIQUEET CALENDRIER PREvISIONNEL DE PUBLICATION DES PROCHAINSAVIS:3) CE MARCHE S'INSCRIT DANS UN PROJET/PROGRAMMEFINANCE PAR LESFONDS COMMUNAUTAIRES:4) AUTRES INFORMATIONS: IV.I) Type de procedure.Appel d'offres ouvert Articles 58 a 60. 11.1.10)Des variantes seront-elles prises en consideration? (Ie cas echeant): Les variantes sont autorisees conforrnernent au reglement de la consulta-tion.IV.2) Criteres d'attribution:Les criteres de selection des candidatures sont les suivants:garanties et capacites techniques et flnancieres;references professionnelles.Par ordre decroissant d'importance les criteres de jugement des offres sontles suivant: commercial etc..,);I) Valeur technique:- materiel; configuration, conforrnite au CCTP;- moyens mis en oeuvre pour I'installation;- profil des personnels intervenant (ex. technicien,livreur,- statut du personnel (salarie, intertrnaire etc...);- rnethodologie et moyens pour la fabrication des masters d'installation.2) Assistance technique et service apres-vente: Garantie:- duree:- conditions de garantie;- delais d'intervention;- procedure d'exercice de la garantie.3) Prix.1.2)Adresse aupres de laquelle des informations complementaires peuventetre obtenues: Le delai limite de demande de renseignements est de 8 joursavant la date limite de remise des offres.Pour tout renseignement d'ordre administratif:Vilie de Grenoble Service 3Aassistance achats, approvisionnement, 2, rue des Peupliers, F-381 00Grenoble, tel. 4 76 33 62 46, au pres de Pascale Jacquin.Pour tout renseignement d'ordre technique: DSIT, 5, rue Desaix, F-38000Grenoble, tel. 4 76 86 31 10, aupres de Jean-Pierre Cartier.5) DATE D'ENVOI DU PWENT AVIS: 3.12.2003. 141

CHAPITRE 5Appel d'offres au Quebec Au Quebec, les appels d' offres sont moins complexes a cause du nombre plus restreint d'intervenants. On trouve habituellement les types d'appel d'offres suivants : • Appel d'offres public publie dans au moins un quotidien du Quebec ou lance par l'intermediaire d'un systeme elec- tronique d' appels d' offres auquel les fournisseurs ont acces tel celui du Conseil du tresor du gouvemement du Quebec. Ce systeme porte le nom de MERX et contient des appels d' offres provenant d' organismes federaux et provinciaux. Les foumisseurs interesses a connaitre les appels d' offres emises vont les consulter sur le site suivant : www.merx.com. Vous trouverez ci-contre un exemple d'appel d'offres que l'on peut trouver sur ce site concer- nant l' acquisition de micro-ordinateurs et de composants informatiques. De facon generale, tous les appels d'offres d'un montant estime a plus de 24 999 $ font l'objet d' appels d' offres publics aupres de fournisseurs du Quebec ou de fournis- seurs inscrits au Fichier des foumisseurs quebecois. Les foumisseurs quebecois interesses a s'inscrire dans ce fichier peuvent le faire au moyen du formulaire disponible sur le site suivant : www.tresor.gouv.qc.ca. Dans les cas de montant estime a plus de 100000 $, une invitation est aussi envoyee a des fournisseurs ayant un etablissement au Quebec ou dans un des territoires vises par les accords de liberalisation des marches publics;142