gerer-un-parc-informatique-pierre-le_bel-ISBN 2-922889-08-4

PROCEOER A L'ACQUISITION O'UN BIENAPPEL D'OFFRES - SYSTEME MERXMICRO-ORDINATEURS ET COMPOSANTSNumero de reference 99999Code d'ident. d'origine PU.OX.QC.888888.C77777Numero d'avisd'appel d'offres 10-02-03Publie 10103/2003ReviseFermeture 10105/2003 10:00 AM HAE (Heure Avancee de l'Est)Elements assocles NonCategorie Materiel et logiciel informatiqueType de soumission Avis de projet de rnarche/Avts d'appelRegion de livraison d'offres (APM)Region de I'avisd'appel d'offres QUEBECType d'accordMethode de sollicitation QUEBECValeur estlrneeNom de I'organisation 500001 $ - 1000000 $NIBSs Organisation ACCESSOIRES DE MICRO-ORDINATEUR, AUTRE, DISPOSITIFS SOURIS, PANNEAUX A MULTIFONCTIONS, INTERFACES SPECIAUX, ACCES- SOl RES POUR MICRO-ORDINATEUR, CLAVIERS, CRAYON ELECTRONIQUE, SOURIS, ETC. 143

CHAPITRE 5 • Appel d'offres sur invitation qui s'adresse a un nombre limite de foumisseurs, les invitant a presenter leur soumis- sion. Ces appels d' offres concement generalement celles dont le montant estime est inferieur a 25 000 $. Dans le cas d'un appel a des services professionnels (personnel ayant une formation sanctionnee par un diplome de niveau universitaire de premier cycle reconnu par le ministere de l'Education), ilest possible de proceder via ces appels d' offres pour autant que les fournisseurs invites soient inscrits dans le Fichier des foumisseurs quebecois ; • Appel de candidatures avec prix, consistant a inviter des foumisseurs a soumettre leur experience et celie de leurs sous-contractants, accornpagnees de leurs principales realisations afin d' appuyer leur candidature et a soumettre un prix pour la realisation du proje ; ~ Appel de candidatures sans prix, invitant des foumis- seurs a soumettre leur experience et celie de leurs sous- contractants ainsi que leurs principales realisations afin d' appuyer leur candidature pour la realisation du projet; • Appel de proposition avec prix, invitant des fournisseurs a presenter une proposition de realisation et a soumettre un prix pour la realisation du projet.144

PROCEOER A L'ACQUISITION O'UN BIENL'appel d'offres commence par une introduction definissant lesconditions generales des soumissions attendues. On y trouvehabituellement :• l'objet de l'appel d'offres indiquant : les fournisseurs invites, le sujet de l'invitation, l' organisation concemee ;a• les instructions relatives la transmission de la soumission : delai de l'appel d' offres, lieu de reception des offres, regles de presentation des offres (identification sur l'enveloppe : nom du foumisseur, objet de la soumission, nom du representant de l' organisation) ;• l'identification du representant de l'organisation avec son titre et ses coordonnees ;t les avertissements sur les trucages des offres concernant les pratiques commerciales illegales en vertu de la loi sur la concurrence du Canada. Pour les details de cette loi, nous VOllS suggerons de consulter le site suivant : http://lois.justice.qc.ca/fr/C-34/index.htmlaVous trouverez la page suivante un exemple d'appel d'offresillustrant les conditions generales d'une soumission. 145

CHAPITRE 5SOUMISSION # 10-02-03L'organisation X demande des soumissions pour l'acquisitionde micro-ordinateurs et composants de micro-ordinateurs.Les soumissionnaires pourront se procurer les documents acompter de (8) heures le 10 mars 2003 au Service desressources materielles.Seules seront considerees aux fins d'octroi du contrat, lessoumissions des entreprises ayant leur place d'affairesdans la province de Quebec ou, lorsqu'un accord intergou-vernemental est applicable, au Quebec au dans une provinceou un territoire vise par cet accord.Les soumissions (l'original) dans des enveloppes cachetees,clairement Lndd.quea \"SOUMISSION ORDINATEURS\" etadressees a l'Organisation X au Service des ressourcesmaterielles, 999, rue Notre-Dame, Sherbraoke (Quebec) J6YiPS seront re9ues jusqu'a dix (10) heures, le 10 avril 2003pour etre ouvertes a la meme heure aux locaux de l'organi-sation X. Le cadran d'estampillage en fera foi.Le soumissionnaire devra joindre a sa soumissian la garan-tie f Lrianic.exe de 35 000$ exigee sous Lr urie des formessuivantes: cheque vise a l'ordre de l'Organisatian X au uncautionnement de soumission d'une compagnie d'assuranceetabli au meme montant, valide pour une periode de 60 joursde la date d'ouverture des soumissionsi a defaut de quoila soumission sera rejetee.Un depot ou une lettre d'engagement d'une institutionfinanciere ou d'une compagnie d'assurance reconnue a l'ef-fet qu'un cautionnement d'execution sera ernisen faveur de146

PROCEOER A L'ACQUISITION O'UN BIENl'Organisation X si l'adjudication du contrat est faite ausoumissionnaire.L'organisation X ne s'engage a accepter ni la plus basse,ni aucune des soumissions reyues et ouvertes et se reserveIe droit d'accepter les soumissions en tout ou en partie.Leg documentg de goumiggiong peuvent etre recupereg viainternet ahttp://www.organisationX.qc.ca/soumis/090203.pdf etconsultes via MERX: http://www.merx.comPaul Lebrun, responsableOrganisme Client : Lebrun, PaulNom de la compagnie : ORGANISATION XAdresse de l'agence:999, RUE KING OUESTVille SHERBROOKEProvince QCCode postal J6Y IPSNumero de telephone: (819)333-1111Nurnero de telecopieur (819)333-1112Adresse de courriel [email protected] 147

CHAPITRE 5 Le corps de l'appel d'offres est le cahier des charges ou devis. 11 definit les caracteristiques specifiques de l'objet de l'appel. Nous vous presentons ici un modele de devis representatif dans lequel on retrouve les 10 points suivants : 1. Description du besoin 1.1. Contexte de realisation du mandat 1.1.1. contexte organisationnel : presentation de l' orga- nisation et de ses composantes 1.1.2. objectifs poursuivis pour l' objet de l' appel d'offres 1.1.3. contexte technologique : pare informatique, plate-forme bureautique et reseau 1.1.4. structure de realisation : roles et responsabilite des differents intervenants du projet 1.2. Duree du contrat : d' acquisition de licences, de services professionnels, de contrat d'entretien, etc. 1.3. Conditions de livraison : delais, endroits, emballage et expedition 2. Devis technique 2.1. Description detaillee des travaux a realiser 2.1.1. biens livrables a produire, a livrer ou type de service a fournir 2.1.2. liste des exigences a rencontrer 2.1.3. etapes de realisation et envergure du mandat (debut, duree, fin et parfois montant maximal) 2.1.4. eventuellement, lieu d' execution du travail dans le cas de ressources extemes 2.2. Environnement technologique 2.2.1. configuration materielle et logicielle des postes de travail148

PROCEOER A L'ACQUISITION O'UN BIEN 2.2.2. configuration materielle et logicielle des serveurs 2.2.3. configuration du reseau 2.2.4. systemes de bases de donnees 2.2.5. service de messagerie 2.2.6. infrastructure materielle et logicielle du reseau 2.2.7. environnement de developpement 2.2.8. architecture des services Internet et intranet 2.3. Etapes de validation des biens ou des solutions offertes 2.3.1. bane d'essais : environnement du laboratoire d'essais 2.3.2. tests d' acceptation: jeux d' essais technologiques et fonctionnels 2.3.3. projet pilote: site pilote, test d'utilisation en production 2.4. Services professionnels requis : elaboration d' architec- ture technologique et fonctionnel 2.5. Services de support et d'entretien : service d'entretien, rnises a jour, depannage, processus d' escalade, forma- tion, documentation, engagements du fournisseur, cession du contrat3. Conditions particulieres 3.1. Confidentialite des renseignements personnels en respect de la loi sur l' acces aux documents des orga- nismes publics et sur la protection des renseignements personnels 3.2. Engagement de confidentialite via un formulaire de confidentialite a remplir par le personnel ceuvrant sur le projet 3.3. Programme degalite dans l'emploi selon les criteres du programme provincial ou federal dont le sournission- naire doit signer un formulaire 149

CHAPITRE 5 3.4. Protection relative aux brevets et aux droits d'auteur 3.5. Assurance- responsabilite civile que le sournissionnaire doit detenir 3.6. Garantie de fourniture au client du code source (even- tuellement) durant un certain nombre d' annee 4. Instructions aux fournisseurs 4.1. Recevabilite d'une sournission, c'est-a-dire rejet ou acceptation d'un soumission selon certains criteres eu egard au soumissionnaire 4.2. Examen des documents d' appel d' offres et rejet des soumissions en cas de manque de documents indiques dans la liste des documents requis 4.3. Elaboration et presentation des soumissions et rejet des soumissions ne respectant pas les instructions relatives au formulaire de soumission 4.4. Sous-traitance dont les travaux et obligations relevent du soumissionnaire 4.5. Garantie de soumission consistant en un depot en garantie d'une somme d' argent du soumissionnaire qui lui sera rendue apres un delai pre-etabli 4.6. Garantie d' execution consistant en un depot en garantie d'une somme d'argent du soumissionnaire qui lui sera remise apres l'execution du mandat 4.7. Delai de validite de la soumission garantissant le prix pendant une periode donnee 4.8. Retrait d'une soumission avant la date et l'heure fixees pour la reception des sournissions 4.9. Propriete de la soumission (generalement des sa recep- tion, celle-ci appartient a l' organisation ayant fait l' ap- pel d' offres)150

PROCEOER A L'ACQUISITION O'UN BIEN 4.10. Conformite de la soumission a diverses conditions a remplir pour eviter le rejet (exemples : redaction en francais, sans rature, etc) 4.11. Choix de l' adjudicataire, c'est-a-dire determination de la soumission conforme la plus basse a partir des prix soumis ou selon les modalites de calculs prevus 4.12. Defaut du fournisseur : en cas de refus du contrat ou d'incapacite de fournir la garantie d'execution, le four- nisseur subit des penalites monetaires allant jusqu' a la perte du depot place en garantie 4.13. Conditions prealables a la conclusion des contrats se trouvant au chapitre 2 du reglement sur les contrats d' approvisionnement, de construction et de services des ministeres et des organismes publics5. Analyse des soumissions 5.1. Prix soumis exprimes en dollars canadiens 5.2. Ouverture des soumissions et renseignements divulgues a une date et une heure predeterminees 5.3. Adjudication du contrat au soumissionnaire ayant presente la soumission conforme la plus basse6. Conditions generales 6.1 Responsabilite du fournisseur envers les dommages causes par lui, ses employes et ses sous-contractants au cours de l'execution du mandat 6.2. Registre des depenses tenu a jour par le foumisseur et indiquant toutes les depenses et les heures relatives a l'execution du mandat 6.3. Verification du controleur des finances lors des demandes de paiement 151

CHAPITRE 5 6.4. Conflits d'interets : le foumisseur doit eviter toutes situations qui mettraient en conflit son interet et l'interet de I' organisation 6.5. Cession de contrat : les droits et obligations ne peuvent etre cedes a un autre fournisseur sans l'autorisation de l'organisation 6.6. Lien d' emploi : le fournisseur est la seule partie patro- nale concernant son personnel et/ou le personnel de sous-contractants 6.7. Lois et reglements a respecter par le fournisseur 6.8. Situation de force majeure: en cas de retard dfi a ce genre de situation, l'organisation peut prolonger les delais du mandat ou le resilier 6.9. Conditions de paiement definissant la chronologie des paiements durant la realisation du mandat 7. Liste des documents requis, indiquant les documents a retourner et a fournir lors de l'envoi de la soumission 8. Renseignements supplementaires : personnes responsables du sournissionnaire, attestation du nombre d' employes 9. Instructions relatives au formulaire de soumission decri- vant en detail la facon de le remplir 10. Formulaires de signature en annexe 10.1 Engagement de confidentialite et de responsabilite 10.2. Formulaire de soumission 10.3. Cautionnement de soumission 10.4. Lettre de garantie irrevocable 10.5. Programme d'obligation contractuelle - egalite dans l'emploi152

APROCEDER L'ACQUISITION D'UN BIEN La preparation et I'elaboration d'un appel d'offres est done un travail exigeant beaucoup de temps et de rigueur. II faut se rappe- ler que les sournissionnaires n'ont que l'appel d'offres pour comprendre le besoin veritable de l'organisation et lui proposer des solutions. La plupart des elements composant 1'appel d'offres sont reutili- sables pour d'autres appels d'offres. L'introduction et les points 1 et 2 concernent plus specifiquement le sujet de l'appel d' offres, tandis que les autres points (3 a 10) sont relativement standard et done, utilisables dans tous les appels d' offres de ce type.2. Soumission A partir de l'appel d' offres, le soumissionnaire doit etre en mesure d' evaluer les ressources materielles et humaines neces- saires a la realisation du mandat avec une marge de profit raison- nable tout en maintenant un prix competitif. La comprehension du besoin exprime est essentielle et doit etre clairement demontree dans la sournission. Le soumissionnaire analyse en detail le besoin en regard de sa capacite et de son cout de production. Une fois le cofit de production etabli, il s'octroie une marge de profit qui tient compte de la competition s'il veut remporter l'appel d' offres. La sournission doit absolument respecter toutes les instructions indiquees, repondre a toutes les exigences mentionnees et inclure tous les documents ou preuves exiges dans l'appel d'offres. Ceci est primordial, car tout manquement a 1'un des points peut entrai- ner le rejet de la soumission. 153

CHAPITRE 5 On retrouve habituellement dans les sounussions les 5 points suivants: 1. Introduction qui presente succinctement la raison de la soumission en regard a l'appel d'offres 2. Presentation de l'entreprise 2.1. Presentation generale de l' entreprise soumissionnaire 2.2. Services et solutions offerts par le soumissionnaire 2.3. Structure administrative de l'entreprise 2.4. Valeur ajoutee de l'entreprise 3. Description detaillee de la proposition 3.1. Comprehension du mandat, du contexte et approche de realisation 3.1.1. comprehension et contexte du mandat 3.1.2. approche de realisation 3.1.3. mecanisme de validation permettant de garantir la qualite des services ou des produits 3.1.4. moyens envisages pour Ie transfert d' expertise du soumissionnaire au personnel de l'organisation 3.1.5. plan de travail 3.1.6. pertinence et adequation de la proposition par rapport aux besoins exprimes dans l'appel d'offres 3.2. Experience du foumisseur 3.2.1. expertise du soumissionnaire dans le domaine concerne 3.2.2. liste des projets realises par le soumissionnaire et de meme nature que celui qui fait le sujet de l'appel d' offres 3.2.3. connaissance et expertise de I'environnement technologique concerne 3.3 Competences du responsable du projet designe par Ie soumissionnaire (experience, expertise)154

PROCEDER A L'ACQUISITION D'UN BIEN 3.4. Specialistes proposes par le soumissionnaire 3.4.1. specialiste 1 (experience, expertise) 3.4.2. specialiste 2 (experience, expertise) 3.4.n. specialiste n (experience, expertise) 3.5. Assurance qualite 3.5.1. demarche d' assurance-qualite 3.5.2. groupe d'assurance-qualite du soumissionnaire 3.5.3. normes de qualite 3.6. Capacite de releve du fournisseur 3.6.1. responsable de projet de releve 3.6.2. specialistes de releve 3.6.3. releves internes ou/et banque de ressources4. Conditions d'admissibilite et de conformite (liste des condi- tions et instructions qui seront respectees par le soumission- naire) : 4.1. Conditions generales 4.2. Conditions particulieres 4.3. Instructions aux fournisseurs 4.4. Instructions relatives a la transmission de la soumission 4.5. Documents, lettres, formulaires, signatures a fournir5. Annexes 5.1. Autorisation de signature 5.2. Programmed'egalite a l'emploi 5.3. Certificats requis 5.4. Curriculum vitae des ressources proposees 5.5. Curriculum vitae des ressources de releve 5.6. Fiches descriptives des projets du point 3.2.2. 155

CHAPITRE 5 Certaine parties composant la soumission sont reutilisables pour d' autres soumissions. Les points 2, 3.2, 3.5 et 5 sont relativement standard dans toute soumission.3. Choix de la soumission L'organisation recoit en un lieu, une date et une heure determines, toutes les soumissions concernant l'appel d' offres. Les soumis- sions ne respectant pas le lieu et les delais fixes sont automati- aquement retournees I' expediteur, Les organisations du secteur prive retiendront generalement la soumission qui offrira le meilleur rapport qualite/prix tandis que celles du secteur public doivent evaluer les soumissions en respectant certaines regles bien precises. Ces regles sont clairement decrites dans l' appel d' offres et ont pour but d' eliminer toutes preferences en favorisant la transpa- rence dans le choix du soumissionnaire. L'attribution de la soumission est soit basee sur le prix le plus bas, soit etablie par un systeme de points. Dans ce cas, une evaluation des soumis- sions est faite a l'aide d'un systeme de points avec une note de passage. Le prix soumis se trouve dans les enveloppes cachetees des soumissionnaires. Seules les enveloppes cachetees des soumissions ayant atteint la note de passage seront ouvertes et la soumission ayant le prix de plus bas sera alors choisie. Voyons le deroulement detaille du choix d'une soumission dans le secteur public. 1. Reception des soumissions. 2. Remise des soumissions et de la grille d'analyse aux membres composant le cornite de selection quelques jours avant la156

PROCEDER A L'ACQUISITION D'UN BIEN rencontre du comite (un ou deux membres de la direction concernee, un membre d'une autre organisation gouveme- mentale, un membre d'une direction gerant les contrats). 3. Reunion du comite de selection Pour chaque soumission: 3.1. Verification d'admissibilite et de conformite : ,/ En cas de conformite, on continue le processus, ./ Sinon, la soumission est rejetee et l'enveloppe de prix cachetee est retournee au soumissionnaire. 3.2. Pour chaque point de la grille d'analyse : 3.2.1. Les membres du comite comparent leur note. 3.2.2. Les membres s'entendent sur une note. 3.3. Les membres verifient le cumul des notes: ,/ La soumission obtient la note de passage, on continue le processus, ./' Sinon, la soumission est rejetee et l'enveloppe de prix cachetee est retoumee au soumissionnaire. 3.4 Ouverture des enveloppes de prix cachetees pour les soumissions retenues. 3.5. Choix du soumissionnaire selon le prix le plus bas. 3.6. Communication du resultat aux soumissionnaires retenus.4. Contrats et garanties Une fois la soumission acceptee, le fournisseur et l'organisation doivent signer le contrat liant les deux parties pour I' execution des services ou produits. La plupart des clauses du contrat sont semblables a l'appel d' offres et en soumettant une proposition, le fournisseur accepte ces clauses. 157

5CHAPITRE Les principales clauses de contrat concement : a• Detail du bien informatique ou des services livrer ou exe- cuter: • quantite et caracteristiques du bien informatique ~ detail des services • Modalites de paiements : • montant et echeance des versements • conditions de paiement II facturation taxes et frais • Delais et conditions de livraison : • date(s) de livraison prevuets) • modalite de livraison II controle de qualite II Duree des services ~ Cautionnement d' execution de contrat, • Responsabilite du fournisseur en cas de dommages : • causes par le fournisseur • causes par un sous contractant ~ Registre des depenses : ~ contenu • frequence II Cession de contrat • Resiliation Situation de force majeure Droits de propriete intellectuelle II Droits sur les licences158

PROCEOER A L'ACQUISITION O'UN BIENOn retrouve aussi dans les appels d' offres les principales clausesrelatives aux garanties variant selon les types de contrat :t Achat ou location de biens materiels ou logiciels portee t duree • controle de qualite • reparation ou remplacement • renouvellement lieu de services • reserve de biens pour reparation ou remplacement J delai d'intervention Prestation de services debut et fin des services evaluation des services • acceptation des services • reprise des travaux • personnel de releve confidentialite delais et penalites responsabilite du fournisseuraAfin de prevenir les risques economiques et juridiques relies uncontrat, il est toujours preferable de s'adjoindre une expertisejudiciaire tant lors de l'ecriture de I' appel d' offres et du contratque durant l' execution de celui-ci. 159

CHAPITRE 55. Reception Habituellement, les clauses concernant la reception des biens informatique sont inscrites dans I' appel d' offres et acceptees par les soumissionnaires. Y figurent egalement les informations rela- tives au lieu de livraison des biens. Dans le cas d'une organisation geographiquement implantee dans plusieurs regions, les couts de livraison peuvent etre importants. Lors d'un achat ou d'une location d'un bien informatique, le processus de la reception du bien est determinant. C' est le debut du cycle de vie d'un bien dans Ie pare informatique de l' organi- sation. On peut representer les etapes de ce processus par ce diagramme de la page suivante. La reception d'un bien logiciel peut differer d'une livraison d' equipement, car les logiciels sont de plus en plus telecharges via internet. Le bien est alors accepte, inventorie et paye Iorsque Ie telechargement est termine et Ie fonctionnement du logiciel teste. A ala reception d'equipement. le technicien affecte la reception des biens informatiques execute Ies taches suivantes : n verifie si le materiel livre correspond au bon de livraison accompagnant Ie bien. Si Ia verification est positive, il remet une copie signee du bon de Iivraison au livreur. En cas de veri- fication negative, il signale I'erreur au livreur et indique le probleme sur Ie bon de livraison afin d' en informer le fournis- seur. Cette verification est tres importante, car si une partie du materiel est manquante et que le bon de livraison a ete signe sans annotation, le fournisseur considere que la livraison est realisee et complete;160

PROCEOER A L'ACQUISITION O'UN BIEN PROCESSUS DE RECEPTION Reception du bien inform atique Verification du bon de livrai son et du bien livre Retour Entreposage au du bienfourni sseur informatique Avis aufourni sseur• II transmet Ie bon de livraison au gestionnaire du pare infor- matique qui le compare au bon de commande. Si la commande est complete ou s' est effectuee selon les termes du contrat, I'information est transmise a la comptabilite pour paiement de la facture. Dans le cas contraire, le responsable communique avec le foumisseur pour faire corriger la situation; 161

CHAPITRE 5 • II deb aIle le materiel et eventuellement I'identifie au moyen d'une etiquette ou en gravant l'identification (voir le chapitre 2 : Identification du bien materiel); • II inscrit les donnees du materiel recu dans le systeme d'in- ventaire; t II range le materiel dans l'entrepot ou celui-ci sera prepare plus tard en vue de son utilisation. Lors de livraisons massives (par exemple, 100 micro-ordinateurs et 100 ecrans de 21 pouces), le materiel est range le plus rapide- ment possible en entrepot pour des questions de securite. Les trois derniers points mentionnes ci-dessus seront effectues ulte- rieurement, mais dans un laps de temps restreint, car le materiel n'existe pas officiellement dans l'organisation tant qu'il n'est pas repris dans le systeme d'inventaire. Dans le cas d'un achat de service professionnel, 1'appel d'offres acontient des clauses relatives la prestation de services concer- nant particulierement la livraison de biens livrables tels que des rapports, des etudes, des etapes de realisation. Ces biens livrables sont aussi evalues, testes et approuves, Les paiements preetablis sont en suite effectues. Les clauses de prestation de service precisent les informations concernant le lieu de travail du projet qui peut etre : entierement chez le fournisseur; at entierement dans l'organisation un endroit precise; a• partiellement chez le fournisseur et I'interieur de I'organisa- tion seIon les etapes de realisation. Des clauses de prestation de service precisent les biens informa- tiques et les services de secretariat qui seront fournis par le four- nisseur et par l'organisation.162

PROCEDER A L'ACQUISITION D'UN BIEN6. Licences logicielles Le contrat d'une licence logicielle est la preuve legale du droit a l'utilisation d'un logiciel donne. L'acheteur doit done garder cette licence tant qu'il detient ce logiciel et respecter les conditions d'utilisation qui y sont rattachees. n est a noter que l' acceptation des clauses et conditions du contrat logiciel est souvent inherente au bris du sceau qui ferme I' embal- lage du CD-ROM d'un logiciel. Lorsque le gestionnaire du pare procede a I'acquisition de licences logicielles, il fait face a un eventail de programmes de licences de plus en plus complexes et diversifies. Le choix du programme doit etre fait en fonction des couts et des specificites des besoins de l'organisation. Nous traiterons ici succintement de trois programmes de licences tres representatifs de l' ambiguite du choix qui s' offre au gestionnaire du pare informatique : • Microsoft pour pc et serveur ainsi que les logiciels Microsoft; • Novell pour son environnement reseautique ; Oracle pour son environnement de base de donnees.Licences Microsoft Microsoft offre une telle variete de programmes de licences qu' il est parfois difficile meme pour un initie de bien les identifier et d' en maitriser toutes les subtilites. n y a d'abord le Contrat de licence Utilisateurfinal (CLUP) c'est-a-dire le contrat permettant a un utilisateur d'installer et d'utiliser un logiciel particulier sur un ordinateur; II y les contrats de licences d'Acces client (CAL) impliquant des licences par serveur de differents types (SQL Serveur, 163

CHAPITRE 5 Small Business Serveur, SNA Serveur, Windows 2000 Serveur, Windows Nt Serveur, etc.). On parle ici de licences: par poste, perrnettant un nombre illimite de postes pour autant qu'ils aient chacun une licence de ce type, • par serveur, perrnettant un nombre de postes limites par le nombre de licences concurrentes admises (p. ex. 50 postes concurrents), • par processeur, perrnettant un nombre illimite de postes par serveur (mono processeur); • Les contrats de Licences OEM concement les equipements neufs comprenant des logiciels ; • La cle de Licence en volume perrnet d'installer le meme produit sur un nombre determine de postes. Cela perrnet la creation d'une image qui sera reproduite sur plusieurs postes. On note ici une economie monetaire a I' achat tout en facilitant la dissemination du produit sur les postes de l'organisation. Les programmes de licences concernes par cette cle sont : Microsoft Accord School (ecole de niveau primaire), • Microsoft Accord Campus (eccles d'enseignement supe- rieur), • Microsoft Open Education (etablissements gerant d'autres etablissements scolaires), • Eleves Etudiants Enseignants (EEE) (personnes du secteur de l' education), • Open, Open 6.0, OSL 6.0 (destinees a la petite et moyenne entreprise), • Select 6.0, Accord Entreprise 6.0, Accord Entreprise 6.0 Souscription (destinees a la grande entreprise) ; Finalement, il existe une multitude de forrnule d' achat, de location, d' enregistrement de licences et de mises a jour.164

PROCEOER A L'ACQUISITION O'UN BIENLicences Novell Novell offre simplement trois types de licences qui sont : Novell VolumeLicence Agreement (VLA) Cette licence pennet l' achat non contractuel de licences logi- cielles sur une periode de deux ans pourvu que le montant total des achats soit d'au moins 10 000 $; II Novell Corporate License Agreement (CLA) Cette licence pennet de contracter l'achat de licences logi- acielles sur une periode de deux ans partir de previsions d' achats. Le montant initial minimal des achats doit etre de 25 000 $ et les previsions minimales de 100 000 $. Ces condi- tions font en sorte que le prix de ces licences est moindre que les VLA; Novell Master Licence Agreement (MLA) Cette licence pennet de contracter l'achat de licences logi- cielles sur une peri ode de deux ans pourvu que le montant d' achat minimal atteigne 700 000 $. Le prix d'achat des licences et les services optionnels varient selon un systeme de pointage attribuant des niveaux d' adhesion aqui correspondent des montants de remise. Le niveau d' adhe- sion est defini par le montant de la commande initiale des achats.Licences Oracle La societe Oracle offre trois types de licences basees sur la duree d'utilisation de la licence: Licence Perpetuelle pennettant l'utilisation de la licence a un prix donne et ce, tant que l' acheteur debourse 22 % du prix de vente pour le contrat de support annuel (obligatoire); 165

CHAPITRE 5 ~ Licence de 4 ans permettant l'utilisation de la licence a un prix donne pour une periode maximale de quatre ans pourvu que l'acheteur debourse 22 % du prix de vente pour le contrat de support annuel (obligatoire). Le prix total de ce type de licence represente 60 % de celui d'une licence perpetuelle ; ~ Licence de 2 ans permettant l'utilisation de la licence a un prix donne pour une periode maximale de deux ans pourvu que l'acheteur debourse 22 % du prix de vente pour le contrat de support annuel (obligatoire). Le prix total de ce type de licence represente 35 % de celui d'une licence perpetuelle. Le prix des licences depend de quatre facteurs qui sont : ~ Licence par utilisateur et ce, peu importe le nombre de serveurs. Elle est a recommander pour les applications client- serveur; ~ Licence par processeur et ce, peu importe le nombre d'utili- sateurs. n faut considerer qu'un poste de travail represente un processeur. Elle est a recommander pour les applications centralisees ; ~ Licence Standard Edition qui impose un minimum de 5 utili- sateurs pour les licences par utilisateur et un maximum de 4 processeurs pour les licences par processeur. Le prix unitaire d'une licence par utilisateur represente environ 2 % du prix d'une licence par processeur; Licence Entreprise Edition pour toutes les entreprises qui ont plus de 4 licences par processeur. Le prix unitaire d'une licence par utilisateur represente environ 2 % du prix d' une licence par processeur. Les prix unitaires de ces deux licences sont trois fois plus eleves que la Licence Standard Edition.166

PROCEOER A L'ACQUISITION O'UN BIENActlvltesd' apprentissageIt Association de termes Appel d'offres A. Invite les fournisseurs de biens et de services a presenter une SOUmISSlon. B. S'adresse a un nombre limite de fournisseurs. C. Convie les fournisseurs de services a soumissionner pour un projet. D. Invite les fournisseurs de biens et de services a repondre aux exigences d'une solution informatique demandee. E. Demande aux fournisseurs de soumettre un echeancier et un prix pour les biens et services cherches, 1. Appel de candidatures 2. Appel de propositions 3. Appel de soumissions 4. Appel d'offres 5. Appel d' offres sur invitation 167

CHAPITRE 5• Association de termes Appel d'offres A. Description detaillee des services professionnels attendus d'une societe contractante. B. Date de debut et de frn de la prestation des services profes- sionnelles. C. Le produit des services professionnels appartient au client. D. La date de livraison du premier bien livrable est clairement indiquee, E. Les fautes commises par le contractant sont entierement a sa charge. a1. Detail du bien informatique ou des services livrer ou executer, 2. Delais et conditions de livraison. 3. Duree des services. 4. Responsabilite du foumisseur en cas de dommages. 5. Droits de propriete intellectuelle.168

PROCEDER A L'ACQUISITION D'UN BIENt Vrai ou faux? 1. Le secteur public traite les appels d' offres differemment du secteur prive. 2. Un cahier de charges ou devis forme Ie corps de l'appel d'offres. 3. La plupart des autres parties de l'appel d'offres sont reutili- sables. 4. Le soumissionnaire n' a pas a se soumettre aux conditions particulieres d'un appel d'offres, il suffit de se conformer aux conditions generales. 5. Un cautionnement de soumission est une garantie financiere foumie par le sournissionnaire. 6. En deposant sa sournission, le fournisseur accepte par le fait meme les clauses de l'appel d' offres. 7. Le cautionnement dexecution est une prime qui est remise au fournisseur s'il respecte les delais. 8. Les biens informatiques livres sont immediatement entre- poses, ce n'est que le lendemain que quelqu'un d'autre verifie Ie contenu de la livraison. 9. La correspondance entre le bon de livraison et le bon de commande permet d' autoriser le paiement, le cas echeant, 10. Les biens informatiques de tous genres doivent etre evalues, verifies et controles avant que l'on autorise implicitement le paiement. 169

CHAPITRE 5Phrases it completer • De facon generale, la survient lorsque le contactant fait defaut a ses obligations contractuelles. Le contractant est alors remunere au prorata des travaux executes. • Le contractant n'est aucunement responsable de tout delai, retard ou defaut dans l' execution du present mandat en raison de greve, incendie ou autres catastrophes et cas fortuit ou toute cause de meme nature, independante de la volonte ou sans la faute du contractant. n s'agit ici de _ • Afin de respecter les regles de , le contractant s'engage ace qu'aucun de ses employes ne divulgue, sans y etre autorise par le client, les donnees, analyses ou resultats obtenus en vertu du contrat. • Les droits et obligations prevus dans le contrat ne peuvent etre cedes, vendus ou transportes, en tout ou en partie sans l' auto- risation ecrite du client. On retrouve cette enonce dans la clause concernant la _170

PROCEDER A L'ACQUISITION D'UN BIENt Un est l'ensemble des documentsservant a la preparation et presentation de la soumission et al' attribution du contrat. Ces documents comprennent la defi-nition des besoins, Ies instructions des fournisseurs, les condi-tions generales, Ie fonnulaire de soumission et si necessaire,des annexes et fonnulaires.• Le contractant doit tenir un encou-rues dans I'execution du contrat ainsi que des heures affecteesa la realisation du contrat.A. la fin du contrat ou a tout moment juge opportun, le clientse reserve Ie droit de proceder a afin demesurer : Ie respect des echeances, la qualite des ressources ducontractant , la qualite des services rendus.Le est la periode comprise entre lemoment ou le client place un appel de service au contractantet le moment ou celui-ci corrige le probleme. En cas de depas-sement de cette clause, le client peut imposer des penalites aucontractant. 171

t Interpretation des clauses d'un contrat Analyse; les clauses suivantes et dites avec vos mots ce que signi- fie chacune. 1. Par la presente, le sous-traitant convient et s'engage expresse- ment, pendant une periode de deux (2) ans a compter de la adate de l'entente, ne pas, directement ou indirectement, entrer en affaires ou solliciter tout client de I'entreprise InfoSOFf. Le sous-traitant convient que s'il contrevient au present enga- gement et ne remedie pas a ce defaut dans les dix (10) jours de la reception d'un avis ecrit d'InfoSOFf, une injonction sera emise, sans prejudice a tout autre recours. 2. En contrepartie de l' obtention du contrat, l'entrepreneur renonce a tout droit qu'il pourrait avoir pour le travail accom- pli ou a etre accompli, services rendus ou a etre rendus, ou materiel et equipement fournis ou a etre fournis, pour ou en relation avec les edifices, materiaux, equipernents et proprietes relies au dit contrat. 3. L'entrepreneur ne pourra pas ceder le contrat ni donner en sous-traitance une partie quelconque des travaux sans avoir obtenu au prealable le consentement ecrit du proprietaire et toute cession ou adjudication en sous-traitance faite sans un tel consentement sera nulle; toutefois, a moins de dispositions contraires du contrat ou d'instructions contraires du proprie- taire, l'entrepreneur pourra donner en sous-traitance les parties des travaux qu'il est d'usage de donner en sous-trai- tance dans I'execution de contrats semblables. 172

PROCEOER A L'ACQUISITION O'UN BIEN Aucune cession ou adjudication en sous-traitance ne degage l' entrepreneur de l'une quelconque des responsabilites qui lui incombent en vertu du contrat ni n'impose de responsabilite au proprietaire a l' egard du cessionnaire ou du sous-traitant.4. L'entrepreneur devra accorder au proprietaire le droit de reproduire, utiliser et reveler aux fins du proprietaire, dans sa forme modifiee, toutes les parties ou une partie des rapports, dessins, photocopies, donnees et renseignements techniques qui, aux termes du contrat, doivent etre livres. 173

CHAPITRE 5• Analyse de cas - Choix de la soumission Analyse: et evalue: individuellement chaque soumission.et inscri- vez sur leformulaire qui suit les soumissions, les notes obtenues pour chaque soumissionnaire. Puis en groupe, commentez et compare: les notes pour choisir le meilleur soumissionnaire.ASREGE DE L' APPEL D'OFFRES Le Cegep de Trois-Rivieres demande des soumisstons pour I' achat de 300 micro-ordinateurs de type Pentium IV pour les divers laboratoires destines a ses etudiants. Le document d' appel d' offres sera disponible au Service de l'approvisionnement, local B-015 a compter du lundi 31 mars 2003 a 13 h 30. Les soumissions, dans des enveloppes cachetees et adressees au soussigne, seront recues au Service de l' approvisionnement du Cegep de Trois-Rivieres (local B-015) jusqu'a 12 h, Ie vendredi 24 mai 2003 pour etre ouvertes publiquement au meme endroit, le meme jour et a la meme heure. Les soumissions devront etre accompagnees d'un cheque certifie, egal a cinq pour cent (5 %) du montant de la soumission a l'ordre du Cegep de Trois-Rivieres, ou d'un cautionnement de soumis- sion donne par une institution financiere legalement habilitee a se porter caution, etabli au meme montant, valide pour une periode de trente (30) jours de la date d'ouverture des soumissions. Seules seront considerees aux fins d' octroi du contrat, les soumis- sions presentees par des entreprises ayant un etablissement au Quebec ou, lorsqu'un accord intergouvememental est applicable, au Quebec ou dans une province ou un territoire vise par cet accord. Les entreprises devront avoir une experience d' au moins 5 ans dans la fourniture de micro-ordinateurs. De plus,174

PROCEOER A L'ACQUISITION O'UN BIEN 3 membres au moins de leur personnel doivent avoir une certifi- cation Microsoft emise depuis plus d'un an. Le Cegep de Trois-Rivieres ne s'engage a accepter aucune des sourrussions recues.SOUMISSION DE LA SOCIETE « MICRO PARTENAIRE INC. » {ABREGEE} La presente soumission vise a repondre a l'appel d'offre numero : 34281 relatif a la dotation de 300 micro-ordinateurs par le Cegep de Trois-Rivieres . L'entreprise «Micro partenaire inc. », ici soumissionnaire, a son siege social au Quebec et est un des principaux fournisseurs de micro-ordinateur au Quebec depuis plus d'une dizaine d'annee. Notre offre de service inclut tant la vente de materiel informa- tique que le support et le conseil aux entreprises. L'equipe de direction appuyee par une equipe de marketing et de soutien technique est constarnment a l' ecoute de ses clients afin d' offrir un produit et un service de qualite. L'entreprise «Micro partenaire inc.» comprend que le Cegep de Trois-Rivieres desire faire I' acquisition de 300 micro-ordinateurs de type Pentium IV pour desservir sa clientele etudiante, Notre firme est en mesure de vous fournir la derniere generation de Pentium IV de la marque Hewlett-Packard. Nos techniciens ont recu la formation sur l'entretien de ces equipements directe- ment du constructeur ce qui assure a notre clientele un service optimal. Le prix unitaire des micro-ordinateurs est de 2200 $. Les princi- paux composants sont : processeur Intel Pentium IV 3.0 GHZ 512k NW 800, un disque de 80 Go, RAM 256 Mo DDR 333 MHz., lecteur et graveur de CD. 175

CHAPITRE 5 Vous trouverez ci-inclus dans l'enveloppe cachetee contenant notre soumission adressee au Service de l'approvisionnement du Cegep de Trois-Rivieres (local B-015) , un cheque certifie egal a cinq pour cent (5 %) du montant de la soumission a l'ordre du Cegep de Trois-Rivieres. Nous avons une experience d'au moins 10 ans dans la fourniture de rnicro-ordinateurs. Vous trouverez ci-joint les curriculum vitae de notre responsable du soutien technique qui a pres de 12 ans d' experience dans les composants materiels des rnicro-ordina- teurs et de nos deux techniciens certifies MCP par la societe Microsoft.Points d'evaluation Obligatoire Note CommentairePresentationde la firme non _/5Serviceset solutions offerts non _/10Comprehensiondu rnandat non _/5Suivi des instructions oui _/5Etablissementau Quebec oui _/5Experienced'au mains de 5 ans oui _/10Certificationd'au mains 3 techniciens oui - /10Total des notes (note de passage 30/50) _/50Prix du soumissionnaire $176

PROCEOER A L'ACQUISITION O'UN BIENSOUMISSION DE LA SOCIETE «GMS» {ABREGEE} La presente soumission est en relation avec l'appel d' offres numero : 34281 concernant l'achat de 300 micro-ordinateurs par le Cegep de Trois-Rivieres. GMS, le soumissionnaire, fait partie du groupe «Morgan aAssociate» dont le siege social est Toronto, mais qui a un abureau d'affaires Montreal depuis 5 ans. Nous sommes le prin- cipal revendeur au Quebec des produits mM avec qui nous main- tenons un partenariat au niveau du soutien technique de ces produits. C'est done dire que nous eonnaissons parfaitement ee que nous vendons. En plus de l'equipe marketing, notre bureau de Montreal est en amesure d' offrir le soutien technique partout au Quebec grace son equipe de soutien chevronne et a nos sous-traitants dans les principales villes du Quebec qui sont qualifies selon nos criteres tres severes. GMS est en mesure de fournir au Cegep de Trois-Rivieres, 300 micro-ordinateurs de type Pentium IV pour desservir sa clientele etudiante. Les micro-ordinateurs concernes par cette soumission sont des Pentium IV de notre partenaire IBM dont le prix unitaire est de 2100 $. Les prineipaux eomposants sont : processeur Intel Pentium IV, 2,80 GHz 512K NW 800, un disque de 60 Go, RAM 512Mo DDR 333 MHz., lecteur et graveur de DVD. 177

CHAPITRE 5 Vous trouverez dans l'enveloppe cachetee contenant notre soumission adressee au Service de l' approvisionnement du Cegep ade Trois-Rivieres (local B-015), un cheque certifie egal cinq apour cent (5%) du montant de la soumission l'ordre du Cegep de Trois-Rivieres. Vous trouverez ci-joint les curriculum vitae de quatre de nos techniciens certifies MCP par la societe Microsoft.Points d'evaluation Obligatoire Note CommentairePresentationde la firme non _/5Services et solutions offerts non _l10Comprehensiondu mandat nonSuivi des instructions oui ..»Etablissementau Quebec ouiExperienced'au moins de 5 ans oui _l5Certificationd'au mains 3 techniciens oui _/5Total des notes (note de passage 30/50) _/10Prix du soumissionnaire _/10 _/50 $178

PROCEOER A L'ACQUISITION O'UN BIENSOUMISSION DE LA SOCIETE «EXPERT MICRO» (ABREGEE) aCette soumission repond l'appel d'offre numero : 34281 relatif a l'acquisition de 300 micro-ordinateurs par Ie Cegep de Trois- Rivieres , La societe «Expert micro» est une entreprise quebecoise dont Ie asiege social est Trois-Rivieres et qui est specialise dans la vente et le soutien technique de micro-ordinateur depuis plus de 15 ans. L' equipe de direction, appuyee par une equipe de representants aux ventes et de techniciens de soutien technique, est consciente que la clientele recherche aupres de ses fournisseurs la compe- tence et I'experience. Nous sommes persuades que nous repon- dons aces attentes et notre clientele fidele depuis des annees nous Ie confirme tous les jours. Nous sommes done persuades de satisfaire la demande du Cegep ade Trois-Rivieres relative l'acquisition de 300 micro-ordina- ateurs de type Pentium IV destines sa clientele etudiante. Nous vous offrons le summum en matiere de micro-ordinateurs, soit des Pentiums IV du constructeur Dell qui a recemment gagne ades prix d'excellence propos de ces produits. Notre entreprise etant revendeur de produits Dell, nos techniciens ont re9u une tres bonne formation sur l' entretien de ces equipements. Le prix unitaire des micro-ordinateurs est de 2400 $. Les princi- paux composants sont : processeur Intel Pentium IV 3.0 GHz 5I2K NW 800, un disque de 60 Go, RAM 256 Mo DDR 333 MHz., lecteur et graveur de DVD. 179

CHAPITRE 5 Vous trouverez ci-inclus dans l'enveloppe cachetee contenant notre soumission adressee au Service de l' approvisionnernent du aCegep de Trois-Rivieres (local B-OI5), un cheque certifie egal acinq pour cent (5 %) du rnontant de la sournission l'ordre du Cegep de Trois-Rivieres. Vous trouverez ci-joint les curriculum vitae de 6 de nos techni- ciens qui sont tous certifies MCP par la societe Microsoft. Nous somrnes persuades de vous cornpter bientot parmi notre clientele.Points d'evaluatlon Obligatoire Note CommentairePresentationde la firme non _/5Services et solutions offerts non _/10Comprehensiondu mandat non _ISSuivi des instructions oui _ISEtablissementau Quebec oui _/5Experienced'au moins de 5 ans oui _110Certificationd'au moins 3 techniciens oui _/10Total des notes (note de passage30/50) _ISOPrix du soumissionnaire $190

PROCEDER A L'ACQUISITION D'UN BIENLaboratoire informatique• Entree en inventaire des biens informatiques Vous venez de verifier la derniere reception de marchandise et tout semble etre correct. Vous avez note le materiel suivant : • 20 micro-ordinateurs de marque Dell, t 20 ecrans 17 de marque Optiquest, t 20 souris, t 20 claviers, • 20 systemes d' exploitation Windows XP, • 20 suites bureautique Microsoft Office XP, • 2 imprimantes laser Hewlett-Packard, • 1 modem externe de 56 Kb. Vous devez identifier les equipements nouvellement recus, faire les inscriptions necessaires dans votre systeme d'inventaire et mettre les equipements en entrepot. Malheureusement, il semble que le systeme d'inventaire n'existe pas encore dans l' organisation. Corrigez cela en creant votre propre systeme d'inventaire. Pour ce faire, utilisez un logiciel de base de donnees comme «Access» et creez : les tables ou les fichiers de reference necessaires, une table ou un fichier contenant les elements de I' inventaire, une table ou un fichier contenant les informations relatives aux utilisateurs (20 noms), un ecran de saisie de l'inventaire, un rapport indiquant le contenu de l'inventaire selon le numero d'inventaire ou le nom de l'utilisateur, 181

CHAPITRE 5 Les champs indiques dans le formulaire de saisie manuel de la page suivante devront se retrouver dans la table ou le fichier de l'inventaire. Servez-vous de vos connaissances et de votre imagination pour ainscrire les informations dans les champs remplir. aPour l'instant, vous ne pourrez attribuer les equipemente aucun autilisateur, ni les lier un poste de travail puisqu'ils sont mis en entrep6t.182

PROCEOER A L'ACQUISITION O'UN BIENNumero d'identification du bien _Nurnero de serle __Description: _ _Categorie __ Type:Marque Modele:Etat: Localisation:Nurnero du poste lieMemoire : Mo Disque : GoProcesseurAdresse IP : Vitesse : Mhz _ Adresse Mac: _Nom de I'utilisateur : _DepartementServiceTelephoneDate de la prise d'inventairePrepare parVerifie par 183

CHAPITRE 5Recherche d'information A l'aide de livres, de revues specialisees et de sites Internet, redi- ge: un rapport de recherche d'une page ou deux sur les sujets suivants: • Dressez et expliquez le plan du site MERX qui se specialise dans les appels d'offres gouvemementaux. • Obtenez le formulaire pour s'inscrire dans le Fichier des four- nisseurs quebecois et comrnentez les diverses exigences. • Reperez et decoupez dans un grand quotidien deux appels d' offres pour des biens informatiques. • Visitez le site mentionne dans ce chapitre et prenez connais- sance de la loi sur la concurrence du Canada. Notez et expli- quez au moms cinq pratiques comrnerciales pouvant etre jugees illegales, • Quelles differences y a-t-il a publier des avis de publicites et des avis d' attribution en utilisant le Journal officiel des Communautes europeennes (JOCE) plutot que le Bulletin officiel des annonces des marches publics (BOAMP) ? Quel sera le prix total de l'achat de 10 licences du SGBD Oracle par utilisateur en Standard Edition sous un contrat de licence de quatre ans ?184

CHAPITRE 6Comprendre Iecycle d'utilisationA son arrivee dans l'organisation, un nouvel equipement est d'abordprepare, puis attribue a un utilisateur. On procede alors a son installation.Durant son cycle d'utilisation, un equipement installe peut connaitre desproblemes requerant l'intervention du soutien technique. II peut aussi fairel'objet (parfois plusieurs fois et ce, jusqu'a sa cession) d'une migrationad'environnement de travail, d'une mise niveau ou d'un deplacement.Comme nous l'avons mentionne au premier chapitre, c'est dans ce cycleque s' effectuent plus de 50 % des depenses informatiques d'une organisa-tion relativement aux postes de travail client.

CHAPITRE 61. Preparation La preparation d'un bien informatique est la premiere etape de son cycle d'utilisation. Bien geree, cette etape permet l'utilisation effi- cace de l'ensemble des biens du pare par une standardisation de la configuration de base des equipements, tenant compte des proce- dures et des politiques de l'organisation. Les politiques et proce- dures de travail impliquees ici sont definies en tenant compte des elements suivants : • entrepots, • configuration, politique de securite,Entrepots Nous avons vu precedemment que les biens informatiques sont mis en inventaire des leur reception. Les logiciels telecharges sont enre- gistres sur le reseau dans des dossiers determines tandis que les autres biens sont places en entrepot. Dans les grandes organisations, les biens informatiques peuvent etre places dans : • plusieurs entrepots repartis sur differents sites faisant la recep- tion de nouveaux biens. Ils sont alors conserves dans ces entrepots jusqu' a leur installation ou leur cession. L'organisation choisit eventuellement ses fournisseurs en fonction de la proxi- mite de leurs points de service qui desserviront ses sites. Les informations concernant l'inventaire sont habituellement centra- lisees au site principal de I' organisation. Les principaux avantages de cette approche sont les economies de transport, la rapidite de livraison, la rapidite de reponse aux demandes, l'encouragement aux entreprises locales.186

COM PRENDRE LE CYCLE D'UTILISATION La gestion d'un pare informatique decentralise de la sorte requiert un suivi assidu des mouvements de l'inventaire, ainsi qu'une tres bonne communication entre les intervenants des differents sites de l' organisation;• un entrepot central ou les nouveaux biens sont recus et mis en inventaire. Une fois la preparation et l'attribution des biens effec- tuees, ceux-ci sont expedies dans Ies differents sites de I'organi- sation pour etre installes. Ces biens demeurent en inventaire jusqu' a leur cession et c' est a ce moment qu' ils reviennent a I' en- trepot central pour la fin de leur cycle de vie. Les principaux avantages de cet entrepot centralise sont la plus grande facilite de suivi de tous les biens recus par I' organisation, une plus grande liberte dans le choix du fournisseur sans contrainte de point de service situe pres d'un des sites de l'orga- nisation, Ia centralisation du controle des biens informatiques faisant l'objet d'une cession.En plus des nouveaux biens, nous trouvons dans ces entrepots :• des biens materiels ayant deja servi, des biens materiels obsoletes, des biens materiels de retour de reparation, des logiciels sur differents supports (disquettes, CD-ROM, DVD, etc.), des biens materiels et logiciels destines aux prets, une reserve composee de : biens materiels et logiciels pour repondre a des urgences • composants materiels (memoire, disque, clavier, souris, etc.)Une reserve de biens informatiques fait partie de l'entrepot. II est anoter ici que la gestion de la reserve d'un pare informatique, bienqu' ayant certaines similitudes avec la gestion des stocks, est tres 187

CHAPITRE 6 adifferente de celle-ci. La reserve se compose de biens utiliser selon les besoins dans l'organisation tandis que le stock est generalement aforme de biens destines la vente. Les biens de la reserve permet- tent de repondre rapidement aux demandes et aux urgences sans attendre la livraison des biens concernes. Prenons ici deux exemples couramment rencontres dans une organi- sation: 1. un poste de travail (micro-ordinateur, ecran, clavier, souris) est commande pour un utilisateur. Afm de satisfaire le besoin le plus rapidement possible, le gestionnaire du pare informatique decide de prendre dans la reserve un poste de travail et les peripheriques ademandes, puis de proceder l'installation. Apres sa reception, le poste de travail commande ira remplacer celui qui a ete pris dans la reserve. La rotation des biens est ainsi assuree. 2. un ordinateur tombe en panne. La carte-mere doit etre remplacee. L' appareil etant encore sous garantie, il doit etre arenvoye chez le fabric ant. Entretemps, on pretera l'utilisateur un appareil similaire provenant de la reserve. Lorsque le bien sera repare, il ira remplacer celui qui a ete pris dans la reserve afin d' assurer de nouveau la rotation des biens. Dans le cas qui nous interesse, soit la reserve, la quantite minimale d'equipement conservee en entrepot est fixee dapres les observa- tions anterieures des mouvements de l'inventaire. Les biens compo- sant generalement cette reserve sont : • des micro-ordinateurs de bureau (entre 1 et 3 % du nombre de postes installes) ; • des micro-ordinateurs portables (entre 1 et 3 % du nombre de portables installes) ; des imprimantes (entre 1 et 3 % du nombre d' imprimantes installees) ;1AA

COM PRENDRE LE CYCLE D'UTILlSATION • des claviers et des souris (entre 1 et 3 % du nombre de rnicro- ordinateurs installes) ; • de la memoire (5 barrettes de memoire par type de memoire).Configuration La preparation efficace d'un equipement informatique implique plusieurs elements : la configuration standardisee, • la bibliotheque d'images, le parametrage standard.CONFIGURATION STANDARDISEE La configuration des equipements et des logiciels consomme beau- coup de temps et de ressources, mais sa qualite est essentielle, tant pour l'equipe de soutien des utilisateurs, en minirnisant ses inter- ventions, que pour l'utilisateur qui dispose d'un equipement stable. Avant d' etre standardisee, une configuration est verifiee, tant du point de vue local que reseau, afin de s'assurer de son bon fonction- nement dans I' environnement operationnel de I' organisation. Chaque configuration standard doit etre bien documentee afin de permettre un transfert de connaissances entre les membres de l'equipe de soutien des utilisateurs.BIBLIOTHEQUE D'IMAGES Les differentes configurations que l'on retrouve dans l'organisation sont centralisees dans un dossier donne ou un serveur de configura- tion. Chaque configuration est ensuite transformee en image. Plusieurs logiciels tel que «Ghost» de Norton ou l'utilitaire de «Zenworks» permettent de faire cette image de la configuration d'un micro-ordinateur precis. n est important de sauvegarder 1'image sous un nom reprcsentatif de cette configuration. Ces 189

CHAPITRE 6 images peuvent etre nombreuses, car elles sont differentes pour chaque type et modele d' equipements ainsi que pour chaque version des logiciels. Par exemple, imaginons que l'organisation utilise des micro-ordina- teurs de marque Hewlett Packard et de modele Vectra sene 1 fonc- tionnant sous Windows 98, et Vectra serie 2 dont quelques-uns fonctionnent sous Windows 2000 et d' autres sous Windows XP. Nous aurons ainsi 3 images dans notre bibliotheque dont les noms pour- raient etre : hpvectral_98, hpvectra2_2000, hpvectra2_XP. Il est a noter que ces images ne sont pas la solution parfaite, car pour un equipement donne, il n' est pas rare que les composants different d'un poste a l'autre. Ces changements sont generalement mineurs et demandent de petits correctifs lors de la preparation du poste. Toutes ces procedures sont en general documentees,PARAMETRAGE STANDARD La normalisation des parametres des principaux logiciels et progi- ciels permet d'en standardiser l'utilisation et d'harmoniser la forma- tion des utilisateurs. Ces parametres concement habituellement les options par defaut ainsi que les personnalisations telles que le format de papier de l'imprimante, l'affichage du systeme monetaire desire, le format de la date, etc.Politique de securite Cette politique conceme les mesures de securite a prendre a propos du materiel, des donnees et des logiciels. Plusieurs elements de cette politique doivent etre pris en compte dans la preparation des biens informatiques. En effet, selon certaines statistiques, il y a eu pres de 330 000 ordi- nateurs perdus ou voles en Amerique du Nord durant l' annee 2001. La majorite des acces illegaux aux reseaux des organisations sont190

COMPRENORE LE CYCLE O'UTILISATION dus a des portables voles. Les donnees contenues dans les disques durs de ces equipements voles sont parfois confidentielles ou strate- giques pour le proprietaire du bien ou pour son entreprise. Des mesures de protection sont done absolument necessaires :PROTECTION MATERIELLE CONTRE LE VOL L'entrepot doit etre securitaire et de preference disposer d'un systeme d' alarme. Les biens doivent etre identifies de la facon la plus indelebile possible. Dans ce but, la methode la plus simple est Ie burin age des equipements. II existe aussi des autocollants tres resistants, mais peu fiables, de meme que des plaques en metal ultra resistant aux abra- sifs, aux temperatures excessives, a I' eau et a differentes solutions chimiques. De plus, si I' on reussit a enlever cette plaque, une empreinte chimique indelebile est fusionnee sur le boitier de l' appa- reil et signale que I' appareil est vole. Les equipements peuvent etre fixes au mobilier au moyen de diffe- arents types de cables. Ces cables ne resistent pas un voleur equipe de pinces coupantes. Certains produits sont pourvus d'un avertisseur sonore sensible au mouvement qui s'amorce lors d'une secousse. L'installation d'un mouchard dans un micro-ordinateur, un portable ou un PDA (Personnal Digital Assistant) fait en sorte qu'il est apossible de localiser le voleur des qu'il accede Internet. Ce mouchard est presque indetectable et resiste au formatage.PROTECTION DES DONNEES Les donnees contenues dans un ordinateur peuvent etre protegees de differentes facons, lors de la preparation des postes de travail. Peu importe la sophistication des procedures et des logiciels installes, la securite commence d' abord par les utilisateurs. Certains quittent leur bureau en laissant leur poste de travail en fonction sans ecran de 191

CHAPITRE 6 veille, ou bien transmettent a d' autres collegues leur code et leur mot de passe ou pire, les inscrivent sur un papier colle sur leur ecran. L'acces aux donnees du poste peut facilement etre protege par des codes d' acces et des mots de passe et ce, au niveau du BIOS, du demarrage de Windows, ainsi qu'a l'ecran de veille. Un logiciel antivirus doit etre installe dans les postes de travail, ainsi que dans les PDA (PersonnalDigital Assistant) afin de les proteger des logiciels espions et chevaux de Troie et bien sur, de proteger les donnees et les programmes du poste. Dans le cas d'un poste de travail transfere a un autre utilisateur, il faut reinstaller une image sur ce poste. De cette facon, le poste retrouve sa configuration d' origine et ne contient plus de traces de donnees de l'utilisateur precedent. La meme procedure doit etre suivie au retour de pret des pastes de travail utilises temporairement. Si Ie poste de travail est obsolete et destine a la cession, le disque doit etre nettoye de toutes traces de donnees. Nous reviendrons sur ce sujet dans le chapitre 7. Les logiciels de cryptage des donnees constituent la meilleure protection qui puisse etre installee sur un paste de travail. TIssont presque sans faille, car ils necessitent au mains l'utilisation d'un maxi ordinateur pour avoir une chance de percer le cryptage. Les organisations publiques et privees doivent tenir compte des lois qui regissent le domaine de la securite des donnees. Vous trouverez dans les sites WEB dont l'adresse suit une quantite d'informations sur le sujet : http://lois.justice.gc.calfr/index.html http://www.autoroute.gouv.qc.ca http://Iexinter.netilois/loi_informatique_et_libertes.htm http://www.cru.frlsecurite192